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Cmo se hace...?/ Organizar el archivo de los documentos de una empresa

Introduccin

Tipos de archivadores:
Facturas de proveedores Faxes recibidos y emitidos
Facturas de clientes Correspondencia
Documentos de caja y bancos Fiscal: impuestos
Pedidos de clientes y proveedores Laboral: nminas, contratos, etc.
Presupuestos de clientes y proveedores Otros archivadores
Albaranes Otros registros auxiliares

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Introduccin:
Existe una gran diferencia sobre cmo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen
es despus de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese
documento sea de varios aos atrs.

Dnde est la diferencia?

Est en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de mtodo.

En las empresas pequeas, lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la documentacin que llega a la empresa.

A veces ocurre que los papeles estn repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrs, la mesilla de
noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueo), sobre las mesas y en un sin n de lugares de difcil descripcin.

As pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla
caja de cartn es suciente. La idea es que no se pierda ninguno y que estn todos juntos y localizables para ser contabilizados,
tramitados o archivados.

Si alguien quiere llevarse algn documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la
fotocopia junto con una hoja dnde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar rmada
por la persona que se lo ha llevado.

Con ello, en la prctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras,
etc.

A continuacin describimos cmo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para que cumpla la doble misin que
tiene encomendada:

1.-Que los documentos estn bien guardados

2.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fcilmente y no slo quien los ha archivado.

Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para
cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.
Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendr diez
archivadores slo para los bancos. nicamente si tiene muy pocos movimientos en algn banco, podr compartir archivador con otro
banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.

En el lomo de cada archivador tendr escrito de qu se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nminas, seguros
sociales, etc. Al nal de cada ao, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacos para iniciar el nuevo
ao, y se pasan a unos archivadores denitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.

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Facturas de proveedores:
Una vez comprobadas las facturas que le envan los proveedores con los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercanca recibida
y vericadas las operaciones matemticas y contabilizadas, tendr que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se
deben guardar por orden correlativo, por el nmero asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999., nunca por orden alfabtico o por
proveedores o en las carpetas independientes, por la dicultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.

La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un nmero correlativo
(obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho nmero lo da (o debera darlo) el programa de contabilidad y el contable lo
escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fcilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece
como un libro con todas su hojas numeradas.

Cmo se encuentra ahora una factura si estn todas mezcladas?. Muy sencillo: ayudndonos de la informtica. Si usted desea encontrar
todas las facturas de un determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene ms que entrar en la contabilidad, pulsar "ver mayor" y
escribir el nombre del proveedor. All, en su cha, aparecen todos los nmeros de las facturas que le ha mandado dicho proveedor.
Entonces va al archivador y como estn ordenadas por nmero las encuentra rpidamente. Esto funciona perfectamente.

Si es de otros aos, tendr que buscar en los archivadores denitivos ya que los documentos, cada ao, los ir quitando de los
archivadores temporales y los incorporar a los denitivos (cajas de cartn) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.

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Facturas de clientes:
Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada ao y una vez contabilizada, se guarda correlativamente
en el archivador de facturas de clientes.

La localizacin de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los proveedores.

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Documentos de caja y bancos:

Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30
archivadores.

No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se
deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.

Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos
localizar el justicante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy
prctico que los justicantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, as incluso sin acudir a la contabilidad se pueden
comprobar los movimientos del banco.

Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los
justicantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar rmadas y cada cosa debidamente justicada. Se ordenan por orden
de fechas.

Para la localizacin de un justicante, como estn ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para los bancos: lo vemos en la
contabilidad y luego fcilmente lo localizamos.

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Pedidos de clientes y proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que hemos realizado a
nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".

Dentro de cada archivador les vamos asignando un nmero que nos sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden. Debemos
tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el nmero del pedido y el
importe del mismo para poderlos localizar a travs de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con una aplicacin
informtica es todava mejor. Lo importante es tenerlos localizados fcilmente.

Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en caso de duda, se localice
enseguida y adems tener concentrada toda informacin en un solo archivador.

Comentaremos ms adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de emitidos, as como uno de cartas comerciales.
Ahora bien todo lo relacionado con los pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si adems queremos guardar una copia en
el archivador de faxes o de cartas estar ms controlado.

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Presupuestos de clientes y proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro para guardar los presupuestos que nos han dado
nuestros proveedores. Todo lo comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.

No se recomienda separarlos por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes. Tampoco hacerlo por clientes. Aunque sea
duplicar informacin, en caso de tener un cliente o proveedor muy importante, o con muchas ofertas, se pueden hacer copias y esta copia,
si lo deseamos, guardarla junto con otros datos del cliente.

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Albaranes:
Es necesario tener un archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar agrupados por proveedores (y no por fechas) los
pendientes de comprobacin. Cuando llegan las facturas se verican con los albaranes y luego o bien se destruyen (si la factura tiene el
mismo detalle que el albarn no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien, se grapan a la misma.

No suele ser necesario tener un archivador con los albaranes de los clientes porque suelen quedar guardados automticamente dentro
del ordenador. Ahora bien, si los listamos porque queremos que nos rmen cada albarn como comprobante de la entrega de la
mercanca, podemos guardarlos en un archivador independiente, ordenados por nmero como las facturas. Si se desea tambin es
posible guardar juntos los de cada cliente.
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Faxes recibidos y emitidos:

Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las facturas. Es decir, conforme van llegando, se
les va dando entrada y asignando un nmero.

Luego, para localizar un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la localizacin ser fcil. En caso contrario, puede
tener una hoja al comienzo del archivador para ir notando la fecha, el nombre y el nmero de entrada para poderlos localizar a travs de
esta lista.

Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.

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Correspondencia:

El archivador de correspondencia es ms libre, depende principalmente del tipo de Empresa. Una forma de hacerlo es por orden
alfabtico A/Z, y previa seleccin de cartas, publicidad, etc. Adems es aconsejable:

1) Eliminar lo superuo o no importante, ya que todos los das se reciben documentos de todo tipo.

2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivndolas grapadas con sus asociados.

3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada por materias
relacionadas con nuestra Empresa.

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Fiscal: impuestos.
Para una buena organizacin y control de todos los documentos relacionados con los Impuestos debe guardarlos en el archivador de
IMPUESTOS (tantos archivadores como necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:

I.V.A. 1 Trimestre Ao --, 2T, 3T, 4T y Resumen.

I.R.P.F. 1T, 2T, 3T, 4T

Impuesto de sociedades y pagos a cuenta

Otras declaraciones a Hacienda

Impuestos vehculos

Impuestos especiales

Impuestos Ayuntamiento

Otros

Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados y mantener el archivador operativo y
manejable al retirar la documentacin con los cierres del ejercicio econmico.

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Laboral: nminas, seguros sociales, contratos, seguridad, etc.

Debemos tener tantos archivadores como necesite y como siempre, perfectamente rotulados en el lomo para su identicacin.

Guardar las nminas rmadas, ordenadas por meses.

Los seguros sociales TC-1 y TC-2 por meses.

Los contratos de los trabajadores y chas del personal con todos los datos de los mismos, por orden alfabtico.

La prevencin de seguridad y riesgos laborales. Ante la importancia y cantidad de documentos de este apartado ser necesario un
archivador por orden alfabtico para los trabajadores:

Declaracin IRPF y situacin familiar trabajador.

Entrega de EPI y de Informacin de seguridad.

Revisiones mdicas y controles.

Reuniones.

Aceptacin normas laborales.

Datos de las empresas a las que presta sus servicios.

Etc.

Y otro archivador para la empresa con los planes de seguridad, la empresa asociada de prevencin, los calendarios de revisin,
vacunacin, planes de formacin, normas

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Otros archivadores:
Segn la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algn archivador suplementario o quizs en lugar de archivador una
caja blanca de archivo denitivo: por ejemplo las constructoras uno para cada proyecto que ejecute, etc.

Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma idea:
Que todos los documentos estn bien guardados y que se encuentren fcilmente por cualquier persona de su empresa.

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Otros registros auxiliares:

Estos controles que proponemos no son archivadores sino registros auxiliares de contabilidad que pueden ayudarnos en el control de los
siguientes documentos:

Efectos comerciales
Cheques y pagars
Recibos bancarios
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Efectos comerciales

Para los efectos o letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un registro auxiliar del tipo Control de Letras.

N orden Cliente N efecto Importe Vencimiento Pago Banco Incidencias

N de orden.- Es un nmero correlativo del 1 al innito

Vencimiento: Fecha vencimiento del efecto
Pago.- Es la fecha en la que pagan el efecto
Banco: Banco en el que negociamos el efecto
Incidencias.- Anotaremos las que tengamos
El resto de los apartados ya se explican por s mismos.

Este simple registro nos facilita:

Saber si hemos girado al cliente el importe facturado.

Controlar los vencimientos, 30 - 45- 60- 90

Saber en qu banco hemos negociado los efectos,

El da que hemos negociado los efectos

Si en lugar de negociar en bancos, hemos ENDOSADO los efectos a otro proveedor, en la casilla del banco anotamos el proveedor.

Llevar seguimiento de vencimientos, por si se devuelven, o hay que renovar antes del vencimiento, por problemas de liquidez de
nuestro cliente en un determinado momento.

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Cheques y pagars

Cada vez que se hace un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos relativos al mismo.

N documento Fecha Concepto Importe Otros

Este apartado est al principio o al nal de cada talonario de cheques o pagars, y nos permite el control de todos los cheques emitidos.
Si hay error al imprimir el cheque, o nos confundimos al rellenarlo, debemos anotar tambin en el registro ANULADO, NULO, DESTRUIDO,
etc.

Adems, si deseamos tener un justicante del mismo para contabilidad se debe hacer un documento con todos los datos del mismo y
dejarlo junto con los documentos pendientes de contabilizar:

Banco

N de cuenta

N de documento

Fecha

Concepto
 Importe

Firma de la persona que ha emitido el cheque

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Recibos bancarios

Una forma de cobro bastante sencilla y utilizada es el recibo bancario, similar en su forma a un efecto comercial o letra de cambio pero
sin timbre del Estado.

Hecha la factura a nuestro cliente, acordamos cobro aplazado: pasamos el cobro de la misma mediante un recibo: a la vista, al
vencimiento que detallamos.... etc. con todos los datos bancarios facilitados por nuestro cliente: banco, nmero de Cta. (20 dgitos).

El registro es similar a la letra de cambio

N recibo Cliente Importe Vencimiento Banco Pago Otros

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