P-Proy-Ing-002-V1 - Gestión Docs. Tecnicos de Ingenieria PDF

Cdigo:
P-PROY- ING-002 Versin: 1

Fecha: Diciembre 2013
GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

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PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Pgina 1 de 31
TCNICOS DE INGENIERA E IDENTIFICACIN DE
INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS TCNICOS DE INGENIERA E
IDENTIFICACIN DE INFRAESTRUCTURA.
P-PROY-ING-002
Versin: 1
HISTORIA DEL DOCUMENTO

VERSIN DESCRIPCIN ELABOR REVIS APROB FECHA
Para implementacin en Comit Gte. Centro de
1 Gte. Ingeniera: 06/12/2013
PRE Estandarizacin Excelencia: N.
O.Mago
Centro de Excelencia* Benitez /
Este documento ha sido generado para uso exclusivo de PACIFIC RUBIALES ENERGY, compaas del Grupo o de sus Contratistas mientras tengan contratos
vigentes. La informacin contenida en este documento es propiedad intelectual de PRE y es de carcter reservado. Ninguna parte de este documento o sus anexos
puede ser reproducida o utilizada sin la aprobacin escrita de PRE o su representante AUTORIZADO.
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INFRAESTRUCTURA
*Este procedimiento fue elaborado con la participacin de los integrantes del

Comit de Estandarizacin del Centro de Excelencia y colaboradores de la
Gerencia de Ingeniera y de Proyectos Mayores de la Vicepresidencia de
Proyectos de PACIFIC RUBIALES ENERGY, descritos a continuacin:
ELABOR REVIS APROB
COMIT DE GERENCIA DE VICEPRESIDENCIA DE
ESTANDARIZACIN INGENIERA: PROYECTOS:
CENTRO DE EXCELENCIA Oswaldo Mago (PRE- Eduardo Lima (PRE).
PROYECTOS: MPC)
Colaboradores: GERENCIA DEL

GERENCIA
Nelly Josefa Len (PRE) CORPORATIVA DE
CENTRO DE
Mara del Pilar Ruiz (MPC) EXCELENCIA-
CALIDAD:
Martha Liliana Torres (PRE) PROYECTOS:
Javier Olmos Racero
Monica Alejandra Molano (PRE)
Nelson Jos Benitez
(PRE) (PRE)
Silvia Milena Rendon (PEG)
Saul Edson Ramirez (MPC)
John Henry Castaeda (MPC)
Diego Camilo Pedraza (MPC)
Andres Fernando Carvajal
(MPC)
Ruben Daro Gomez (MPC)
Eduardo Antonio Diaz (MPC)
Paul Palma Valdivia (PER)
Jorge Eduardo Ariza (PRE)
Sergio Ferrer (PEG)
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INFRAESTRUCTURA
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 4
2. ALCANCE 4
3. REFERENCIAS 4
4. TRMINOS Y DEFINICIONES 5
5. ROLES Y RESPONSABILIDADES 7
6. DESARROLLO 9
6.1. CICLO DE VIDA DOCUMENTAL 9
6.1.1. CREACIN Y MODIFICACIN DE DOCUMENTOS 9
6.1.2. EMISION DE DOCUMENTOS 15
6.1.3. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS 16
6.1.4. CAMBIOS EN LOS DISEOS 18
6.1.5. EMISIN DEL DOSSIER DE INGENIERA 18
6.1.6. POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL APLICABLE A LOS DOCUMENTOS TCNICOS 18
6.2. ESTRUCTURAS DE CODIFICACIN 19
6.2.1. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS Y PLANOS. 19
6.2.2. IDENTIFICACIN DE INFRAESTRUCTURA. 22
7. ANEXO TABLAS 31
8. REGISTROS 31
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INFRAESTRUCTURA
1. OBJETIVO
Establecer la metodologa y los requerimientos para la codificacin, identificacin,

emisin y control de informacin tcnica de ingeniera de Proyectos, as como para la
codificacin e identificacin de sistemas, equipos e instrumentos, aplicables al
desarrollo de Proyectos de Ingeniera de la Gerencia de Proyectos de PACIFIC
RUBIALES ENERGY, a fin de asegurar el cumplimiento de polticas, normas,
regulaciones, estndares, buenas prcticas de diseo de la industria, que contribuyan
al logro eficaz de los objetivos del negocio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el personal de la Gerencia de Proyectos en las

Unidades de Negocio de PACIFIC RUBIALES ENERGY, Proveedores,
CONTRATISTAS y Colaboradores de la Corporacin PRE, involucrados en el
desarrollo y ejecucin de proyectos de ingeniera.
El sistema de codificacin e identificacin debe ser aplicado a la totalidad de la

informacin tcnica que se genere durante el desarrollo de los proyectos de
ingeniera a lo largo de las etapas de maduracin, desde su concepcin hasta la
puesta en marcha y entrega de las instalaciones al operador.
3. REFERENCIAS
Manual de Gestin Integral del Proceso de Proyectos de Instalaciones de

Superficie (P-PROY-001).
Procedimiento de Gestin de Cambios en Proyectos (P-PROY-Q-007).
Procedimiento para Elaboracin Dossier de Ingeniera (P-PROY-ING-003).
Piping Class de PRE
ISO 9000:2005: Sistemas de Gestin de Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
ISO 9001:2008: Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos.
ANSI/ISA-5.1-2009 Instrumentation Symbols and Identification
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4. TRMINOS Y DEFINICIONES
PRE: Corporacin Pacific Rubiales Energy.
CDT: Centro de Documentacin Tcnica de Proyectos.
Pre-FEED (Preliminary Front End Engineering Design): Comprende la

etapa de concepto del Proyecto.
FEED (Front End Engineering Design): Comprende la Ingeniera

Conceptual (en la fase de Conceptualizacin), y la Ingeniera Bsica (en la
fase de Definicin). As mismo las fases anteriores son el input para la
implantacin del proyecto o ciclo EPCC.
FEL (Front End Loading), el IPA1 define el ciclo FEL como el ciclo de
definicin detallada de los objetivos del proyecto de capital cumpliendo con
los objetivos del negocio. Las fases FEL para la definicin y desarrollo de los
proyectos de PRE, est compuesta por las siguientes tres fases:
Planificacin del negocio (Visualizacin), Seleccin de alternativas
(Conceptualizacin) y Planificacin del Proyecto (Definicin).
EPCC (Engineering, Procurement, Construction & Commissioning) que

abarca las fases de Ingeniera de Detalle, Procura, Construccin y
Comisionamiento (arranque y puesta en marcha del proyecto).
Ingeniera Conceptual: La ingeniera conceptual, maneja la idea del

proyecto, revisando las diferentes alternativas tecnolgicas para desarrollar
un proyecto, su posible ubicacin desde el punto de vista estratgico, de
servicios industriales, fuentes de las materias primas, terrenos probables
etc., y seleccionar la mejor alternativa desde el punto de vista tcnico,
econmico, financiero y de riesgos. Permite realizar un estimado de costos,
que da una idea del orden de magnitud para el proyecto en cuestin.
Ingeniera Bsica: desarrolla el proceso a partir de la alternativa tecnolgica

definida en la ingeniera conceptual, lo que permite afinar an ms el
presupuesto del proyecto. Aqu se plantea y se actualiza el plano de
distribucin de planta y equipos (Plot Plan), los requerimientos de servicios
1
Independent Project Analysis Inc. (IPA)
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INFRAESTRUCTURA
industriales / auxiliares, planos de tubera e instrumentacin y control

(P&IDs) del proceso, diagramas unifilares, con los cuales es posible elaborar
el listado de equipos, listado de instrumentos, y definicin y validacin de
especificaciones tcnicas para compra y/o fabricacin de materiales y
equipos de larga entrega (Take Off, Material Requisition - MRs, Request For
Quotation - RFQs, Data Sheets - Hojas de Datos, interconexiones de
equipos y planta (Tieins) entre otros). En esta fase se inicia los procesos de
Compra de Equipos Mayores y de Largo Tiempo de Entrega (ELE).
Ingeniera de Detalle: En la ingeniera de detalle se desarrolla el diseo de

lo que finalmente se determin para el proyecto a partir del FEED (la
ingeniera conceptual y bsica), permitiendo el afinamiento mximo del
presupuesto del proyecto, al poderse calcular con un alto grado de precisin
las cantidades de obra, materiales, equipos, instrumentacin y control etc.
Con esta ingeniera se generan los documentos finales para construccin y
compras, as como las especificaciones para la construccin del proyecto.
Entregable: Corresponde a cualquier producto medible y verificable que se

elabora para completar un proyecto o parte de un proyecto. En los Proyectos
de ingeniera se refiere al documento tcnico fsico o electrnico, resultado
del desarrollo de la ingeniera en cualquier etapa del proyecto, segn se
haya establecido dentro del alcance contractual.
Estndar/Especificacin: En PRE corresponde a un documento tcnico

(de Ingeniera, Procura, Fabricacin de Materiales y/o Equipos, Montaje,
Instalacin, Construccin, Puesta en Operacin, Inspeccin, Pruebas y
Ensayos, Operacin, Mantenimiento, etc.), que define y rene un conjunto
de reglas, criterios, modelos, requisitos y requerimientos mnimos aceptables
y/o particulares de PACIFIC RUBIALES ENERGY, que deben cumplir los
productos, procesos y procedimientos, para el cumplimiento de polticas,
cdigos, normas regulaciones, buenas prcticas de la industria, aplicables a
los proyectos, y que permiten estandarizar el trabajo, los mtodos y los
procesos de tal manera que estos estndares contribuyan a elevar el nivel
de conocimiento de la organizacin y la eficiencia de las inversiones del plan
de negocio.
Modulo WEB - Sistema de Gestin y Repositorio Documental de

Proyectos: Plataforma y base de datos virtual y centralizada para el
repositorio de la informacin de proyectos de Ingeniera, montada bajo un
software de aplicacin Web.
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Documento: Informacin y su medio de soporte. NTC-ISO 9000:2005, 3.7.2.

En PRE se refiere al entregable fsico o en medio digital que contiene datos
aprobados (documentos tcnicos, especificaciones, procedimientos,
registros planos, informes, CDs, cintas de video y/o audio, DVDs, etc., que
como conjunto, se denominan documentacin).
Documentos Tcnicos de Ingeniera: Son aquellos documentos

relacionados con las entradas y/o las salidas (entregables) de la ingeniera
de un proyecto de acuerdo con el alcance definido.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u

obligatoria. NTC-ISO 9000:2005, 3.1.2.
Nota 1: generalmente implcita significa que es habitual o una prctica comn para la
organizacin, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo
consideracin est implcita.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeadas. NTC-ISO 9000:2005, 3.7.6.
Revisin: Actividades de control y aseguramiento sistemtico del diseo,

definidas por la organizacin, con el fin de evaluar la capacidad de los
resultados del tema objeto de revisin, para evidenciar el cumplimiento de
un requisito y asegurar un objetivo establecido.
Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de

que un entregable cumple con los requisitos, especificaciones y/o
condiciones establecidas, corroborando que no existan contradicciones ni
ambigedades entre diferentes documentos. Su objetivo es proporcionar la
certidumbre de que los resultados de una actividad de diseo y desarrollo ha
cumplido los requisitos de entrada para esa actividad.
5. ROLES Y RESPONSABILIDADES
El Gerente de Ingeniera de PRE: es responsable de velar por el

cumplimiento de los requerimientos definidos en el presente documento, y
delega las funciones de su implementacin y verificacin en los Contratistas
de ingeniera y los respectivos Coordinadores de Ingeniera segn
corresponda. Adems es responsable de suministrar a los CONTRATISTAS
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de ingeniera la informacin y requerimientos de PRE para el buen ejercicio

de su trabajo.
Administrador de Contrato de PRE: es responsable de facilitar al

aplicacin de este procedimiento y de administrar las relaciones con el
CONTRATISTA desde la adjudicacin del contrato hasta su cierre,
enfocndose principalmente en asegurar que el CONTRATISTA ofrezca el
servicio y entregue los productos acordados, de acuerdo con los trminos
contractuales.
Equipo de Aseguramiento de Ingeniera de PRE: Lo conforman los

funcionarios de Pacific Rubiales de las distintas disciplinas, que se encargan
de revisar y/o verificar, de manera aleatoria, que los documentos tcnicos
emitidos por el CONTRATISTA de ingeniera, posean la calidad determinada
y correspondan con la lista de productos entregables definidos en el contrato
y la orden de servicio respectiva.
Contratista de Ingeniera: Es responsable de:
o Seguir los lineamientos y guas establecidas por Pacific Rubiales

Energy para la codificacin, identificacin, gestin, emisin y
presentacin de los documentos tcnicos que originen.
o Garantizar la confiabilidad (consistencia y precisin) de los documentos
y su entrega oportuna.
o Seguir los lineamientos dados por Pacific Rubiales Energy para la
correcta codificacin e identificacin de equipos, tuberas, instrumentos,
cables y toda la infraestructura que est incluida en los trabajos de
ingeniera desarrollados.
o Certificar la aplicacin y estricto cumplimiento de este procedimiento de
codificacin, asegurado dentro de sus procesos de control de calidad.
o El CONTRATISTA tendr la responsabilidad de verificar que la
informacin entregada en todos los documentos de proyectos de origen
externo, que se reciban de forma fsica o electrnica, cumplan con este
procedimiento de identificacin.
El Director del Proyecto del Contratista de Ingeniera: es responsable de

que el equipo de trabajo del CONTRATISTA ejecute las actividades
necesarias a fin de que se produzcan los entregables del contrato, y se
satisfagan los requerimientos y las expectativas de Pacific Rubiales
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INFRAESTRUCTURA
contenidas en este documento. Acta como el punto focal de contacto, por

parte del CONTRATISTA, para la ejecucin del contrato.
6. DESARROLLO
6.1. CICLO DE VIDA DOCUMENTAL
6.1.1. CREACIN Y MODIFICACIN DE DOCUMENTOS
6.1.1.1. Disposiciones Generales
PRE y el CONTRATISTA, debern definir desde el principio del proyecto

(Kick-off Meeting / reunin de inicio), un plan de comunicaciones que
establezca cules son las autoridades para la revisin, verificacin,
aprobacin y cambios de los documentos tcnicos de ingeniera del proyecto
y cules son los canales oficiales para la entrega y distribucin de esta
informacin.
De acuerdo al alcance y a los requerimientos tcnicos del proyecto, se

definir un listado de entregables para el desarrollo de la ingeniera. Este
Listado de Entregables debe mantenerse permanentemente actualizado
durante todo el servicio y disponible para su consulta en el Mdulo WEB,
registrando en l el estado de la revisin vigente para cada entregable,
incluyendo enlaces o hipervnculos hacia ellos dentro del mismo Mdulo
WEB, de manera que al finalizar la orden de servicio, facilite la validacin y
se garantice que todos los documentos que estn en este listado se han
emitido en su versin final.
Para la creacin de nuevos planos y documentos se debe tener en cuenta el

numeral 6.2.1, en donde se detalla los pasos para la codificacin de los
mismos.
Para la identificacin de infraestructura (equipos, lneas, instrumentos,

cables, etc.) se debe tener en cuenta el numeral 6.2.2, Identificacin de
infraestructura.
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INFRAESTRUCTURA
Durante el desarrollo de ingenieras y etapas de maduracin de proyectos, el

responsable de la emisin de un entregable, deber generar la versin, bajo
el sistema de codificacin establecido en el numeral 6.1.1.2 de este
procedimiento.
El titulo de los planos de ingeniera (plot-plan, planimetras, diagramas de

tubera e instrumentacin, etc.) no debe estar relacionado con el proyecto
mediante el cual est siendo creado o modificado, sino con la facilidad que
se muestre en el mismo.
El tamao, contenido y las caractersticas de los cajetines deben estar de

acuerdo a los formatos estndar de PRE.
6.1.1.2. Estados de Revisin de Documentos Tcnicos de Proyectos
Durante el ciclo de revisin de los documentos, se irn produciendo las distintas

revisiones (Rev.) o versiones de cada uno de estos, hasta su aprobacin final de
acuerdo a los siguientes lineamientos:
ID ESTADO DE REVISIN
VERSIONES PRELIMINARES
Revisin A+ consecutivo 1,2,..: IDC (Inter discipline
A1, A2,
document check, Emitido para verificacin/comentarios
A3An.
internos o interdisciplinaria del documento).
B1, Revisin B+ consecutivo = IFC (Issued for Coments /
B2,B3Bn. Emitido para Comentarios del Cliente)
VERSIONES LIBERADAS
C1, C2, Revisin C+ consecutivo = IFQ (Issued for Quotation /
C3Cn. Emitido para Cotizacin/Procura). (Nota 1).
0 (cero) AFC / FI (Notas 1 y 2)
1,2,3.n. CAFC / FI (Notas 1 y 2).
VERSIONES POST-CONSTRUCCION (Nota 4)
Z Revisin Z As Built. Aplica para entregables en versin 0.
Aplica para versiones 1 en adelante. Ejemplo:
1Z, 2Z Si el entregable est en revisin 1 su actualizacin de cmo
construido ser 1Z.
Nota1: Las Versiones Liberadas, se consideran emitidas y aprobadas para dar continuidad a la
siguiente fase de Ingeniera/Desarrollo del proyecto, as:
CONCEPTUAL BASICA/IFQ*
BASICA DETALLE/IFQ*
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INFRAESTRUCTURA
DETALLE CONSTRUCCION AFC (Approved for Construction)/CAFC (Change Approved for

Construction)/IFQ*
*En cualquier fase, es factible generar entregables emitidos para Cotizacin/Procura (IFQ).
Nota 2: Cualquier entregable que no da continuidad a una fase siguiente (Informes, Reportes,
Bases de Diseo, etc.), se considera como Emisin Final FI (Final Emission).
Nota 3: revisiones posteriores a la revisin 0 de documentos no utilizados para construccin,
mantendrn la misma descripcin de revisin, identificando los cambios segn lo descrito en el
numeral 6.1.1.4.
Nota 4: Actualizacin de Como Construido.
6.1.1.3. Modificacin de Planos y Documentos Existentes
El siguiente procedimiento aplica para planos y documentos existentes (creados

previo al inicio de los trabajos de ingeniera) que deban ser modificados a
consecuencia de nuevos proyectos.
A este respecto existen dos posibles escenarios de aplicacin, a saber:
A. Ingenieras inconclusas o archivadas (No construidas. Versiones 0, 1, 2,

etc.)
La Modificacin genera nuevas versiones as:

01, 12, 23, etc.
B. Proyectos que han cumplido su ciclo de vida completo (se construyeron y

disponen de documentacin en versiones Post-Construccin. Versiones Z,
1Z, 2Z, etc.)
La Modificacin genera nuevas versiones as:

Z1, 1Z2, 2Z3, etc.
Criterios:
Los planos NO cambiarn de nombre ni de nmero, con el fin de conservar

la historia del mismo.
Cuando se emite un plano LA PRIMERA VEZ (instalacin nueva), se sigue

la secuencia que corresponda segn el numeral 6.1.1.2. del presente
procedimiento, por ejemplo, para la emisin de un plano y/o documento
dentro de una ingeniera de detalle:
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INFRAESTRUCTURA
ACTUALIZACION APROBADA PARA M.D./A.B.A

1 31/08/10 R.A. K.M. C.R.
CONSTRUCCIN .
M.D./A.B.A
0 18/06/10 APROBADO PARA CONSTRUCCIN R.A. K.M. C.R.
.
EMISIN PARA COMENTARIOS DEL M.D./A.B.A
B1 20/01/10 R.A. K.M. C.R.
CLIENTE .
EMITIDO PARA COMENTARIOS M.D./A.B.A
A1 16/12/09 R.A. K.M. C.R.
INTERNOS .
REV. FECHA DESCRIPCIN DIBUJO DISEO REVIS APROB
Cuando sea necesario realizar una modificacin de las facilidades

mostradas en un plano mediante un nuevo trabajo de ingeniera, la nueva
empresa de ingeniera procede a subir el cajetn de revisin original y a
eliminar parte de la historia, ya que esta se encuentra en la ingeniera
original. Este cajetn queda ubicado en la parte superior conservando los
datos de la empresa originaria del plano, y el nmero de revisin final de
dicho plano dentro de esta ingeniera, que para el ejemplo dado: es revisin
1 (Ver Ejemplo: Esquema de manejo de cajetines de versiones en planos
de ingeniera). En dicho cajetn superior, se indicar el nmero de la orden
de servicio o nmero de contrato (para no perder la historia del plano).
Debajo del cajetn anterior, se adicionar un cajetn inferior con la historia

del nuevo trabajo de ingeniera (actual), cuyo espacio servir para registrar
el histrico de revisiones del nuevo proyecto que est desarrollando la
modificacin.
Una vez terminada la Orden de Servicio que modifica el plano, se volver a

actualizar el cajetn superior con la ltima revisin, comenzando as de
nuevo el proceso.
Cdigo:

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INFRAESTRUCTURA
Ejemplo: Esquema de manejo de cajetines para revisin de planos de ingeniera

modificados
Cdigo:

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INFRAESTRUCTURA
6.1.1.4. Emisiones actualizacin aprobada
Las modificaciones a planos y documentos, realizadas de manera posterior a la

emisin final de ingeniera (actualizacin aprobada para Ingeniera Bsica,
actualizacin aprobada para Ingeniera de Detalle, actualizacin aprobada para
Construccin), deben ser identificadas bajo los siguientes lineamientos:
En el caso de los planos la identificacin se realizara mediante un tringulo

que contenga el nmero de la revisin y la modificacin estar encerrada en
una nube.
Ejemplo;
En el caso de los documentos la actualizacin se identifica mediante la

incorporacin de un tringulo con el nmero de la revisin que se est
realizando.
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
Ejemplo:
6.1.2. EMISION DE DOCUMENTOS
Todos los documentos tcnicos de ingeniera provenientes del desarrollo de los

proyectos, deben cargarse de forma digital, en el Mdulo Web de Gestin
Documental de Proyectos de PRE.
En caso de que la emisin se realice por medios fsicos (papel, CDs, DVDs,
cintas, USBs, etc.) los documentos tcnicos de proyectos (originales y/o copias),
debern tramitarse a travs del Centro de Documentacin Tcnica (CDT), del
rea de Gestin Documental de Proyectos PRE, para su control y distribucin.
El documento soporte para la remisin y recepcin de los documentos, en forma

fsica, entregados por terceros y recibidos en el Departamento de Proyectos, es el
TRANSMITTAL (Documento de Remisin de Documentos) que contendr la
relacin de todos los documentos remitidos y recibidos, y en el cual se obtendrn
las firmas del remitente y destinatario durante su proceso de distribucin. El CDT
colocar sello de recibido a este documento:
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
Centro de Documentacin Tcnica de

CDT:
Proyectos
6.1.3. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS
Una vez recibido el documento, el/los responsables de su verificacin, procede(n) a

realizar el anlisis y validacin de la creacin, modificacin o anulacin del
documento, dentro de los plazos pactados por la coordinacin de proyecto. Es de
aclarar que el proceso de revisin de toda la documentacin debe ser efectuado
por la empresa CONTRATISTA la cual es responsable del control de calidad
tcnica de los documentos emitidos.
La verificacin efectuada por el personal de PRE, se podr realizar efectuando

comentarios directamente sobre el documento fsico (en copia dura) y/o tambin de
forma digital, mediante la utilizacin de la herramienta de Flujos de Trabajo del
Mdulo Web de Gestin Documental de Proyectos o su equivalente.
Si el documento es verificado en medio en fsico, es necesario incluir el sello (en

Copia dura), para su respectivo trmite:
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
El sello permite especificar si existen comentarios o no, y si existen, aclarar si se da

va libre para que se efecten estos cambios para la emisin de una nueva versin
o Rev. del documento.
Como regla general, para realizar comentarios a documentos, se debe tener en

cuenta el cdigo de colores mostrado a continuacin:
ROJO INCLUIR CAMBIO
VERDE BORRAR
AMARILLO CONFIRMAR DISEO
AZUL OBSERVACIN PARA ANLISIS
La verificacin y generacin de comentarios por PRE y/o sus asociadas, no

releva al responsable de los diseos o planos. El CONTRATISTA de Ingeniera
es el Responsable por la calidad, integridad y seguridad de sus diseos y/o
clculos de ingeniera.
PRE y sus asociadas a travs de su Gerente de Ingeniera, aseguran que el

CONTRATISTA de ingeniera cumpla con las Polticas de HSE-Q, los datos y
requerimientos de entrada, los cuales deben ser revisados y comentados por el
CONTRATISTA y en caso que detecte o encuentre mejoras sustanciales a la
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
calidad, seguridad y/o integridad de los datos o requerimientos de entrada, est

obligado y comprometido a someter su mejora o propuesta a PRE y/o sus
asociadas, antes de comenzar sus actividades derivadas de su propuesta.
6.1.4. CAMBIOS EN LOS DISEOS
Los cambios en los diseos deben Identificarse, documentarse, revisarse,

verificarse y validarse. La revisin de los cambios del diseo debe incluir la
evaluacin del efecto de los cambios (riesgo asociado).
Deben mantenerse registros de los cambios, independientemente de que
estos sean solicitados por el CONTRATISTA del proyecto o por Pacific
Rubiales Energy.
Los cambios de las ingenieras deben ser aprobados por los niveles de
autoridad correspondientes, de acuerdo a Procedimiento de Gestin de
Cambios en Proyectos (P-PROY-Q-007), de Pacific Rubiales Energy.
Deben actualizarse todos los documentos afectados por el cambio
aprobado.
Los cambios aprobados en los diseos deben ser comunicados a las partes
interesadas para su ejecucin y seguimiento.
6.1.5. EMISIN DEL DOSSIER DE INGENIERA
El Dossier de Ingeniera deber elaborarse de acuerdo al Procedimiento de

Elaboracin del Dossier de Ingeniera (P-PROY-ING-003) de PRE, el cual
establece los requerimientos y lineamientos para la elaboracin y compilacin de la
Ingeniera desarrollada para un proyecto, y define las actividades que debe cumplir
el CONTRATISTA para la emisin, revisin, aprobacin y distribucin del dossier,
as como su entrega oficial a PACIFIC RUBIALES ENERGY.
6.1.6. POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL APLICABLE A LOS

DOCUMENTOS TCNICOS
Toda la documentacin tcnica de los proyectos debe cumplir con los

lineamientos de identificacin y control definidos en este procedimiento.
Ninguna documentacin tcnica podr ser divulgada y distribuida sin previa
autorizacin por parte de INGENIERA de PRE.
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
La documentacin tcnica debe ser divulgada y distribuida en su versin

vigente indicando el estado de la revisin actual, fecha y el sitio de
almacenamiento para su consulta.
El nico canal oficial para solicitud y distribucin de la informacin tcnica
del proyecto es a travs del rea de Gestin Documental de Proyectos PRE.
INGENIERA y el rea de Gestin Documental de Proyectos PRE, deben
asegurar la disponibilidad y entrega de la informacin tcnica de ingeniera
para construccin, incluyendo un listado actualizado de entregables de
ingeniera.
La informacin tcnica producto del resultado de los cambios aprobados en
los diseos, debe ser actualizada en los medios en que se disponga la
informacin (repositorio documental, CDTs, etc.), comunicada y distribuida a
las partes interesadas para su ejecucin y seguimiento. Se debern recoger
las copias obsoletas.
6.2. ESTRUCTURAS DE CODIFICACIN
6.2.1. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS Y PLANOS.
Todos los documentos tcnicos y planos de ingeniera de proyectos, debern

identificarse de acuerdo a la estructura de identificacin descrita en los numerales
6.2.1.1 y 6.2.1.2 del presente procedimiento. Las tablas anexas referenciadas en
este documento, sern mantenidas y actualizadas a travs de la Gerencia del
Centro de Excelencia de la Vicepresidencia de Proyectos, y su custodia estar a
cargo de la Gerencia Corporativa de Calidad de PACIFIC RUBIALES ENERGY.
Los lineamientos de identificacin y codificacin, sern entregados y divulgados

mediante este procedimiento a los CONTRATISTAS de la Ingeniera, en las
reuniones de inicio de los trabajos (o Kickoff Meeting).
La informacin entregada por las empresas de Ingeniera, deber ser clara y

fcilmente identificable, de tal manera que tenga una buena trazabilidad y cumpla
con las siguientes consideraciones:
a) Los documentos de ingeniera fsicos y electrnicos, debern estar

codificados segn este procedimiento.
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
b) Las Hojas de Datos (Data Sheets); Requisiciones de Materiales o Equipos,

y Especificaciones Tcnicas, que requieran ser dirigidas al exterior,
debern ir en idioma ingls y espaol.
6.2.1.1. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE INGENIERA
AAA - AAA - AAA - AAAA - AAA - AAA - AAA - 9999 - A9

9. No. de Revisin:
Cdigo del Tipo de
Revisin del
Documento. Ver
seccin 6.1.1.2.
8. Consecutivo del
Documento:
Nmero consecutivo de cuatro
(4) dgitos
7. ID de Tipo de Documento:
(Ver Tabla VIII, Anexo)
6. ID de Disciplina: (Ver Tabla VII, Anexo)
5.ID de rea Funcional: (Ver Tabla V. Anexo)
4. ID de reas Generales / Planta. (Ver Tabla No. IV, Anexo)
3. ID de Programa / Bloques / Campo: (Ver Tabla III, Anexo)
2. ID de Unidad de Negocio: (Ver Tabla II, Anexo)
1. ID de Pas: (Ver Tabla I, Anexo)
Ejemplo:
ID Programa / ID reas
ID de Unidad ID rea ID ID Tipo de Consec. No.
ID de Pas Bloques / Generales /
de Negocio Funcional Disciplina Documento Doc. Revisin
Campo Planta
COL MPC RUB CPF2 CRU MEC ETE 0001 B1
COL-MPC-RUB-CPF2-CRU-MEC-ETE-0001-B1
Ejemplo: Documentos Estndares Corporativos

ID Unidades de ID Programa / ID rea ID ID Tipo de Consecutivo No.
Negocio Bloques / Campo Funcional Disciplina Plano Plano Revisin
PRE STD GEN MEC ETE 0001 0
PRE-STD- GEN-MEC-ETE-0001-0
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.1.2. IDENTIFICACIN DE PLANOS
AAA - AAA - AAA - AAAA - AAA - AAA - AAA - 9999 - 99de99 - A9

10. No. de
Revisin: Cdigo
del Tipo de
Revisin del
Documento. Ver
seccin 6.1.1.2
9. Consecutivo de Hoja
8. Consecutivo del Plano:
Nmero consecutivo de cuatro (4) dgitos
7. ID de Tipo de Plano: (Ver Tabla IX, Anexo)
6. ID de Disciplina: (Ver Tabla VII, Anexo)
5. ID rea Funcional: (Ver Tabla V. Anexo)
4. ID de reas Generales / Planta: (Ver Tabla IV, Anexo)
3. ID de Programa / Bloques / Campo: (Ver Tabla III, Anexo)
2. ID de Unidad de Negocio: (Ver Tabla II, Anexo)
1. ID de Pas: (Ver Tabla I, Anexo)
Ejemplo:
ID reas
ID de Unidad ID Programa / ID rea ID ID Tipo Consecutivo Consec No.
ID de Pas Generales /
de Negocio Bloques / Campo Funcional Disciplina de Plano Plano Hoja Revisin
Planta
COL MPC RUB CPF2 CRU TUB LAY 0001 1de2 0
COL-MPC-RUB-CPF2-CRU-TUB-LAY-0001-1de2-0
Ejemplo: Planos Estndares Corporativos

ID Unidades de ID Programa / ID rea ID ID Tipo de Consecutivo Consecutivo No.
Negocio Bloques / Campo Funcional Disciplina Plano Plano Hoja Revisin
PRE STD GEN TUB LAY 0001 1de2 0
PRE-STD- GEN-TUB-LAY-0001-1de2-0
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2. IDENTIFICACIN DE INFRAESTRUCTURA.
6.2.2.1. CODIFICACIN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS
AAA - AAA - 999 - AAAA - XXX - A

6. Sufijo
Consecutivo (sufijo) alfanumrico
opcional, para distinguir sub equipos
duplicados o pares de instrumentos:
(A, B,CZ)
5.Consecutivo Nmero de Orden del Equipo o Instrumento:
Del000 al ZZZ- El primer carcter es el consecutivo para el

No. de Paquete / Tren de Proceso o /Elctrica: Nivel de
Tensin de voltaje (H) High - (L) Low (M) Medium). El
segundo carcter para el consecutivo del Equipo Principal
dentro del paquete o tren. Y el tercer carcter se utiliza para
consecutivo de equipos o instrumentos asociados a un
Equipo Principal. Utilizar cifras de 1 en 1, As: 1,2...9. Si el
nmero de Paquetes o Trenes de Proceso; Equipos Principales,
e Instrumentos, sobrepasan de 9, se continuar utilizando
despus de 9, caracteres alfabticos, iniciando desde A, as: A;
BZ.
4.Sigla de Identificacin del Tipo de Equipo/Instrumento

Segn normas ANSI / ISA S5.1 Instrument Symbols and Identification y/o Tabla X
del Anexo.
3. Cdigo de Sistema de Proceso: (Ver Anexo, Tabla VI)
2. ID de reas Generales / Planta: (Ver Anexo Tabla IV)
1. ID de Programa / Bloques / Campo: (Ver Anexo Tabla III)
Ejemplo de Identificacin de Equipos / Instrumentos:
ID reas Cdigo de Sigla de Identificacin del

ID Programa / No. Consecutivo del
Generales / Sistema de Tipo de Sufijo
Bloques / Campo Equipo / Instrumento
Planta Proceso Equipo/Instrumento
RUB CPF2 320 PIT 021
RUB-CPF2-320-PIT-021
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2.2. CODIFICACION DE DIAGRAMAS DE LAZO DE INSTRUMENTOS
AAA- AAA - 999 - A - XXX

5. Consecutivo del Loop / Lazo
Del000 al ZZZ- El primer carcter es el
consecutivo para el No. de Paquete o Tren
de Proceso. El segundo carcter para el
consecutivo del Equipo Principal dentro del
paquete o tren. Y el tercer carcter se utiliza
para consecutivo del Lazo Asociado a un
equipo Principal. Utilizar cifras de 1 en 1,
As: 1,2...9. Si el nmero de Paquetes o
Trenes de Proceso; Equipos Principales, o
Lazos, sobrepasan de 9, se continuar
utilizando despus de 9, caracteres
alfabticos, iniciando desde A, as: A; BZ.
4. Variable Medida (de proceso).
Primera letra del TAG N. de todos los instrumentos del lazo.
(Segn ISAS5.1)
3. Cdigo de Sistema de Proceso (Ver Anexo. Tabla VI)
2. ID reas Generales / Planta. (Ver Anexo. Tabla IV)
1. ID de Programa / Bloques / Campo: (Ver Anexo. Tabla III)
Ejemplo:
ID Programa / Bloques ID reas Cdigo de Sistema Sigla No. Consecutivo

/ Campo Generales / Planta de Proceso Variable del Lazo
RUB CPF2 320 P 021
RUB-CPF2-320-P-021
<Por facilidad y simplificacin, el Tag de identificacin de

equipo/Instrumento/Lazo dentro de una misma facilidad, puede obviar los
campos 1 y 2 en planos y listados (ID de Programa / Bloques / Campo e ID de
rea/Planta)>
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2.3. CODIFICACIN DE ISOMTRICOS / TUBERA
- AAA - 999 - 99999 - A9A9 - AA

6. Aislamiento
ET Prevencin de enfriamiento,
condensacin, evaporacin
HT Lnea caliente
IA Aislamiento Acstico
IC Proteccin al Frio
IH Conservacin de Energa
N None
PC Estabilidad de proceso
PP Proteccin Personal
RP Reduccin de presin,
descargas en caso de
incendio
5. Especificacin (Segn Piping Class -

PRE)
4. Nmero Consecutivo de Lnea de Flujo (5 Dgitos)
3. Cdigo de Sistema de Proceso (Ver Anexo. Tabla VI)
2. Identificacin de los Fluidos (segn Piping Class-PRE)
1. Dimetro Nominal (En pulgadas)
Ejemplo:
Dimetro Identificacin del No.
Cdigo de Especificacin
Nominal en Fluido Consecutivo de Aislamiento de la
Sistema de (Segn Piping Class-
Pulgadas de la (Segn Piping Class- la Lnea de Lnea de Flujo
Proceso PRE)
Lnea de Flujo PRE) Flujo
1/2 INA 780 00150 A1A1 N
1/2-INA-780-00150-A1A1-N
Nota: El nombre del archivo electrnico del isomtrico se asignar de acuerdo a la

anterior estructura.
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2.4. CODIFICACION DE CAJAS DE DUCTOS
A - A 999 - A
4. Clase
E Elevada
S Subterrnea
3.Consecutivo
(Segn planta, tres caracteres numricos de la caja)
2.Servicio
C Control
F Sistema Fuego y Gas
I Instrumentacin
P Potencia.
T Telefona
1.Tipo de Caja
C Conexiones terminales
D Distribucin
E Equipo
G Gabinete (En una sala)
H Halado (Tiro o Paso)
R Rack (En una sala)
T Terminal de Conexin
Ejemplo:
Tipo de Caja Servicio Consecutivo Clase

H P 001 E
H-P001-E
Tipo de Caja = H (Halado)

Servicio = P (Potencia)
No. Consecutivo: 001
Clase: E. Clase (Elevada).
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2.5. CODIFICACION DE DUCTOS Y BANDEJAS PORTACABLES
AA 99 - A A - 999
5.TAG del Elemento
Consecutivo segn servicio y
clase de servicio
4.Clase de Servicio
Para Servicio P (Potencia):
H Alta tensin. Voltaje > 13.2 KV
L Baja Tensin. 220 V < Voltaje <= 1000 V
M Media Tensin. 1000 V < Voltaje <= 13.2 KV
S Servicios Auxiliares. Voltaje <= 220 V
Para Servicio I (Instrumentacin):
A Seales Anlogas
C Comunicaciones.
D Seales Digitales
F Protocolo de Comunicacin (FOUNDATION
FIELDBUS)
P Pulsos
T RTD
R Reserva
3.Servicio del Ducto / Bandeja

C Control y/o Monitoreo.
I Instrumentacin
P Potencia
R Reserva (Se aplica a otros servicios)
T Telefona
2.Dimetro del Ducto/ Bandeja

Cdigo Ductera Bandejas
Portacables
05
01 1
02 2
03 3
04 4
15 15 cm
20 20 cm
30 30 cm
40 40 cm
60 60 cm
90 90 cm
1. Tipo de Canalizacin
Cdigo Canalizacin
C Conduit
CT Bandeja Portacables
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
Ejemplo:
Tipo de Dimetro Servicio del Clase de TAG

Canalizacin del Ducto Ducto Servicio (Consecutivo)
C 02 P S 001
La identificacin de la Planta o rea es opcional:

Por lo que el Tag quedara: CPF2-C02-PS-001.
Planta CPF2.
Tipo de canalizacin C.
Dimetro (2)02.
Servicio (Potencia) P.
Clase de Servicio (auxiliar) S.
Consecutivo 001.
6.2.2.6. CODIFICACIN DEL BANCO DE DUCTOS

BD - A 999 - A
4. TIPO
P Principal
S Secundario
3.Consecutivo
(Segn planta, tres caracteres numricos del banco)
2.Especialidad
I Instrumentacin
E Electricidad
C Comunicaciones
1. Invariable
Ejemplo:
Tipo de
Especialidad Consecutivo Clase
Banco
BD I 001 P
Tipo de Banco = BD (invariable).

Especialidad = I (instrumentacin).
No. Consecutivo: 001.
Clase: P (primario).
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2.7. CODIFICACIN DE CAJA DE CONEXIONADO (JUNCTION BOX)
AAA - AAA - 999 - JB X - XX

5. Tipo: 6.
A: Seales Anlogas. Consecutivo
D: Seales Digitales. caja de
C: Comunicaciones. conexionado
F: Foundation Field Bus.
T: Termocuplas.
RTD: RTD.
R: Reserva (cualquier otro
tipo)
4. Invariable
3. Cdigo de Sistema de Proceso : (Ver Anexo, Tabla VI)
2. ID reas Generales / Planta: (Ver Anexo. Tabla IV)
1. ID de Programa / Bloques / Campo: (Ver Anexo. Tabla III)
Ejemplo:
No. Consecutivo
ID Programa / Bloques ID reas Cdigo de Sistema
Invariable Tipo Caja de
/ Campo Generales / Planta de Proceso conexionado
RUB CPF2 320 JB A 01
RUB-CPF2-320-JBA-01
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
6.2.2.8. CODIFICACION DE CABLES
999-AA- - A A - 99
XXXX
4.Consecutivo
Consecutivo segn servicio y clase de servicio.
3.Clase de Servicio
Para Servicio P (Potencia):
H Alta tensin. Voltaje > 13.2 KV
L Baja Tensin. 220 V < Voltaje <= 1000 V
M Media Tensin. 1000 V < Voltaje <= 13.2 KV
S Servicios Auxiliares. Voltaje <= 220 V
Para Servicio I (Instrumentacin):
A Seales anlogas
C Comunicaciones
D Seales Digitales
F Protocolo de Comunicacin (FOUNDATION
FIELDBUS)
O Fibra ptica
P Pulsos
R Reserva (se aplica a otros servicios)
T RTD
2.Servicio del Conductor

C Control
D Datos
I Instrumentacin de Proceso
P Potencia
R Reserva (Se aplica a todos los servicios)
T Telefona (Voz y Datos)
1. Tag del Equipo
Ejemplo:
Servicio del Clase de
Tag del Equipo (Consecutivo)
Conductor Servicio
340-DP-110A P S 01
Para el Tag del equipo: Dentro de la Facilidad, en los listados de cables se puede
obviar, Cdigo de Zona y Cdigo de rea.
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
340-DP-110A-PS-01
Tag del Equipo 340-DP-110A,

Servicio (Potencia) P.
Clase de Servicio (auxiliar) S.
Consecutivo 01.
Otro Ejemplo:
340-LS-111A-ID-01
Tag del Equipo 340-LS-111A,
Servicio (Instrumentacin) I,
Clase de Servicio (Digital) D,
Consecutivo 01.
Cdigo:

Controlado
INFRAESTRUCTURA
7. ANEXO TABLAS
ANEXO 1.: TABLAS CORPORATIVAS PARA CODIFICACION DE

DOCUMENTOS TCNICOS E INFRAESTRUCTURA DE PROYECTOS.
8. REGISTROS
N/A

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GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

HISTORIA DEL DOCUMENTO

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*Este procedimiento fue elaborado con la participacin de los integrantes del

Colaboradores: GERENCIA DEL

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

Establecer la metodologa y los requerimientos para la codificacin, identificacin,

Este procedimiento aplica a todo el personal de la Gerencia de Proyectos en las

El sistema de codificacin e identificacin debe ser aplicado a la totalidad de la

Manual de Gestin Integral del Proceso de Proyectos de Instalaciones de

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

PRE: Corporacin Pacific Rubiales Energy.

CDT: Centro de Documentacin Tcnica de Proyectos.

Pre-FEED (Preliminary Front End Engineering Design): Comprende la

FEED (Front End Engineering Design): Comprende la Ingeniera

EPCC (Engineering, Procurement, Construction & Commissioning) que

Ingeniera Conceptual: La ingeniera conceptual, maneja la idea del

Ingeniera Bsica: desarrolla el proceso a partir de la alternativa tecnolgica

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

industriales / auxiliares, planos de tubera e instrumentacin y control

Ingeniera de Detalle: En la ingeniera de detalle se desarrolla el diseo de

Entregable: Corresponde a cualquier producto medible y verificable que se

Estndar/Especificacin: En PRE corresponde a un documento tcnico

Modulo WEB - Sistema de Gestin y Repositorio Documental de

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

Documento: Informacin y su medio de soporte. NTC-ISO 9000:2005, 3.7.2.

Documentos Tcnicos de Ingeniera: Son aquellos documentos

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

Revisin: Actividades de control y aseguramiento sistemtico del diseo,

Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de

El Gerente de Ingeniera de PRE: es responsable de velar por el

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

de ingeniera la informacin y requerimientos de PRE para el buen ejercicio

Administrador de Contrato de PRE: es responsable de facilitar al

Equipo de Aseguramiento de Ingeniera de PRE: Lo conforman los

Contratista de Ingeniera: Es responsable de:

o Seguir los lineamientos y guas establecidas por Pacific Rubiales

El Director del Proyecto del Contratista de Ingeniera: es responsable de

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

contenidas en este documento. Acta como el punto focal de contacto, por

6.1. CICLO DE VIDA DOCUMENTAL

6.1.1. CREACIN Y MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

6.1.1.1. Disposiciones Generales

PRE y el CONTRATISTA, debern definir desde el principio del proyecto

De acuerdo al alcance y a los requerimientos tcnicos del proyecto, se

Para la creacin de nuevos planos y documentos se debe tener en cuenta el

Para la identificacin de infraestructura (equipos, lneas, instrumentos,

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

Durante el desarrollo de ingenieras y etapas de maduracin de proyectos, el

El titulo de los planos de ingeniera (plot-plan, planimetras, diagramas de

El tamao, contenido y las caractersticas de los cajetines deben estar de

6.1.1.2. Estados de Revisin de Documentos Tcnicos de Proyectos

Durante el ciclo de revisin de los documentos, se irn produciendo las distintas

GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS-INGENIERA

DETALLE CONSTRUCCION AFC (Approved for Construction)/CAFC (Change Approved for

6.1.1.3. Modificacin de Planos y Documentos Existentes

El siguiente procedimiento aplica para planos y documentos existentes (creados

A este respecto existen dos posibles escenarios de aplicacin, a saber:

A. Ingenieras inconclusas o archivadas (No construidas. Versiones 0, 1, 2,