AUDITORIA DE COSTOS Y PARA QUE SIRVE

Como lo establece el trmino, auditar es revisar. Una auditora financiera revisa las cuentas de
una empresa para ver si se ajustan a lo normativo y si, en conjunto, reflejan razonablemente la
situacin de la empresa. Dentro de ese mbito, el auditor financiero tambin hace una revisin
de las cuentas de costos del modelo contable, para ver si las apropiaciones fueron las
pertinentes y si los saldos reflejan los movimientos habidos en el inventario. Pero, en materia
de costos, basta con eso? No. Esa parte puede ser de inters del rea contable de una
empresa pero no es, o no debera ser, de inters del empresario ms all de asegurarse de
que las cosas anden bien en su seccin de contabilidad. Qu le debera interesar al
empresario o al gerente en materia de costos? Para qu pedira una Auditora de Costos
(AC)? Qu ganara con ella?

a) Para limpiar opciones, comencemos por la menos importante de sus motivaciones:

puede querer saber si lo estn haciendo bien sus Contadores. En este caso, puede
bastarle con las conclusiones de su Auditor Financiero, que sacar conclusiones a
partir de las apropiaciones y de los saldos de las cuentas de Mayor. Si esa es su
motivacin, con ello puede quedar tranquilo y convencerse de que todo anda bien y
tiene un Contador eficiente.

b) Luego, puede querer saber si sus procesos son los adecuados o el uso de sus
equipos lo es. En este caso ser necesario determinar su funcin de produccin (por
regresin estadstica) y calcular las opciones de uso de su tecnologa (las distintas
derivadas de esa funcin). Para ello hay herramientas matemticas y de Investigacin
de Operaciones (IO) que se lo podrn decir. Por esta va la AC podr identificar que por
cada unidad de uso de equipo en sus procesos ha perdido US$ 0,54 por producto y si
en cada unidad produce 5.000 piezas entonces estamos hablando de una prdida por
este concepto de US$ 2.700.- Si la unidad de uso es un turno/da entonces en 200
turnos/da/ao la prdida llegar a US$ 540.000 slo por la manera como se hacen las
cosas. Cree que una Auditora de Costos o AC le puede costar tanto? Cree que vale
la pena ahorrar esa AC y perder esos US$ 540 mil? Si usted cree que la cosa es muy
difcil no es necesario que se sumerja en las matemticas; basta con que observe los
niveles de llenado de las botellas en su lnea de produccin y calcule cunto le cuesta
ese sobrellenado sobre el estndar en todas las botellas (vasitos, bolsitas, etc.)
producidas en un ao. Se sorprender.

c) Otra opcin para practicar una AC es determinar si los insumos son los adecuados.
Este caso es muy corriente en operaciones de fabricacin de alimentos para humanos
o animales, y se puede encarar por el lado de la especificacin (que sea el insumo
pertinente) o del origen y precio (que lo estn consiguiendo de la fuente pertinente).
Nuevamente haga clculos: una diferencia de US$ 0,29 en cada kilo de insumo y
considerando que son 4.000 las unidades finales que se obtienen de ese kilo, y por
950.000.000 de unidades que se producen y venden en un ao, dan US$ 68.875 de
prdida. Cree que 950 millones de unidades es algo estratosfrico e irreal? Cunto
cree que produce al ao una fbrica de tapitas de botellas de soda? O de viales de
penicilina un laboratorio? Y de muchos otros productos?

c) Una cuarta opcin para necesitar una AC tiene que ver con su organizacin. El que
los insumos sean o no los adecuados no es solamente verificar la frmula de su
producto (que generalmente es un secreto industrial) o si su insumo A es mejor que
uno B (que su qumico debe saberlo porque es el mejor) sino tambin incluye la
manera como la empresa se abastece de ese insumo, cmo lo compra, lo almacena, lo
transforma. Ah hay una enorme fuga de costos que los empresarios no detectan por
estar contentos de cmo se hacen las cosas en su organizacin, generalmente a su
manera.

d) Finalmente, una quinta opcin tiene que ver con quienes hacen las cosas en su
empresa, con su personal. Trabajadores no motivados, cansados, estresados, no van a
rendir como debieran. Y si no rinden de dnde cree que van a venir sus ingresos?
Acaso las ventas perdidas o las fallas de calidad, devoluciones de clientes, o los
desperdicios en la fbrica producen ingresos? Determinar el grado de responsabilidad y
alineamiento del equipo de trabajadores hacia los procesos y las estrategias de la
empresa es materia de una AC. Nuevamente unos pequeos clculos: sus ingresos
anuales por ventas son US$ 5.000.000 y sus costos directos US$ 3.500.000.- Si
detecta desmotivacin y desalineamiento y aplica un programa antiestrs y mejora
ambos parmetros en apenas 1% su Margen aumenta en US$ 85.000.- Cree que una
AC le costar tanto como le ahorrar? Cree que vale la pena?

Obviamente, si usted prefiere mantenerse en la primera opcin, est en su derecho de

hacerlo.