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PLAN DE GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS

Codensa

Edwin Cruz
Julian Angel
Valentn de Mollinedo
Edna Maritza corredor
Jorge Ivan Diaz

Universidad EAN
Gestin Organizacional de proyectos
PLAN DE GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS CODENSA 2019
Filosofa Open Power

PLAN DE GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS EN


CODENSA

1. Planeacin Estratgica de CODENSA 2

1.1. Objetivos estratgicos de CODENSA 2

1.2. Misin 2

1.3. Visin 3

1.4. Valores corporativos: 3

1.5. Composicin Societaria. 4

2. Marco de la Gestin Organizacional de Proyectos 5

2.1. Justificacin de la Gestin Organizacional de proyectos en CODENSA 5

2.2. Misin de la GOP en CODENSA 6

2.3. Visin de la GOP en CODENSA 6

2.4. Objetivos y metas de la GOP 7

2.5. Habilitadores Organizacionales 8

2.6. Anlisis de Madurez por reas de Conocimiento 9

2.7. Anlisis de Grupos por reas de Conocimiento 17

2.8. Clasificacin de Madurez Organizacional en la Direccin de proyectos. 18

2.9. Alcance del nuevo nivel de Madurez al 2019 19

2.10. Activos del Portafolio 23

2.11. Necesidades de Formacin 23

3. Plan de Implementacin de la GOP 25

4. Modelo de Gestin de Portafolio 26

4.1. Identificacin: 26

4.2. Generacin de Alternativas: 27

4.3. Formulacin y evaluacin de Alternativas: 27

4.4. Priorizacin: 27

4.5. Autorizacin: 28

4.6. Evaluacin: 28
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Elaborado por: Edwin Cruz, Julin Angel, Maritza Corredor, Valentin de Mollinedo, Jorge Diaz
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5. Interrelacin reas del conocimiento con la GOP 29

1. Planeacin Estratgica de CODENSA

1.1. Objetivos estratgicos de CODENSA

Competitividad
Entendemos la competitividad en trminos de Excelencia Operacional, traducida en
excelencia en la calidad y la atencin al cliente, excelencia tcnica en todas las
actividades y funciones que adelantamos (disponibilidad, calidad del servicio y control
de prdidas), logrando operar de forma ptima el negocio y convirtindonos en lderes
frente a nuestros competidores.

Crecimiento
Entendemos el crecimiento como la base indispensable para mantenernos como
lderes del sector elctrico, lo cual haremos incrementando nuestra participacin en
mercados actuales (penetracin de mercado) o incursionando en nuevos mercados
segn la caracterstica de cada uno de nuestros negocios y clientes.

Sostenibilidad
Entendemos como sostenibilidad el crecimiento responsable, es decir, la integracin
de las oportunidades sociales y ambientales en nuestra estrategia y modelo de
gestin, posibilitando la consecucin de los objetivos del negocio y maximizando la
creacin de valor a largo plazo, promoviendo el respeto por las comunidades en que
operamos.

1.2. Misin

Ofrecer un servicio de energa que exceda las expectativas de nuestros clientes,


mediante un equipo humano excelente, motivado y comprometido, y gracias a un ptimo
uso de los recursos.
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1.3. Visin

Ser la empresa de energa lder de Colombia; que un inversionista quiera confiarnos


sus recursos, un usuario de energa quiera ser nuestro cliente y un trabajador nuestro
empleado.

1.4. Valores corporativos:

A. Desarrollo de personas: aseguramos las oportunidades de desarrollo con


base en el mrito y en el aporte profesional.

B. Trabajo en equipo: fomentamos la participacin de todos para lograr un


objetivo comn, compartiendo la informacin y los conocimientos.

C. Conducta tica: actuamos con profesionalismo, integridad moral, lealtad y


respeto a las personas. orientacin al cliente: centramos nuestro esfuerzo en
la satisfaccin del cliente, aportando soluciones competitivas y de calidad.

D. Innovacin: promovemos la mejora continua y la innovacin para alcanzar la


mxima calidad desde criterios de rentabilidad. orientacin a resultados:
dirigimos nuestras actuaciones hacia la consecucin de los objetivos del
proyecto empresarial y de la rentabilidad para nuestros accionistas, tratando
de superar sus expectativas.

E. Comunidad y Medio ambiente: nos comprometemos social y culturalmente


con la comunidad. adaptamos nuestras estrategias empresariales a la
preservacin del medio ambiente.

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1.5. Composicin Societaria.

CODENSA en Colombia se encuentra dirigida por el Grupo ENEL con un poder de votacin
del 57,14%, la empresa de energa de Bogot con un 42,8% de poder de votacin y
accionistas minoritario con un 0,024% del voto en sus decisiones directivas. 4

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2. Marco de la Gestin Organizacional de Proyectos

2.1. Justificacin de la Gestin Organizacional de proyectos en CODENSA

La nueva directriz del Grupo ENEL a nivel internacional bajo la filosofa OPEN POWER
busca por medio de un efecto cascada el redireccionamiento estratgico en todas sus
compaas energticas a nivel mundial haciendo frente a los nuevos retos de la produccin
de energa, definida por Francesco Starace, CEO director del grupo ENEL como una
empresa moderna de servicios pblicos, abierta, flexible, receptiva y capaz de liderar la
transicin energtica.

El concepto de Apertura que sintetizamos en el trmino OPEN POWER, nos sita como un
grupo innovador y sostenible, que se dedica a expandir y aumentar el contenido tecnolgico
de todas sus operaciones, para conseguir la seguridad del abastecimiento y mejorar los
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servicios energticos a escala mundial. Eso tambin significa aprovechar el valor de nuestra
infraestructura mediante el intercambio de conocimientos.

De acuerdo a este nuevo panorama para CODENSA en Colombia es prioritario desarrollar la


cultura de Gestin Organizacional de proyectos bajo el nuevo enfoque OPEN POWER, que
refleja una nueva forma de plantearse como compaa frente a su entorno, con una actitud
abierta y colaborativa, integrando la sostenibilidad como eje fundamental en su estrategia de
negocio, de tal forma de crear valor compartido con las comunidades basndose en cuatro
puntos clave: acceso a la electricidad, desarrollo econmico social, educacin y cambio
climtico.

2.2. Misin de la GOP en CODENSA

La GOP lidera y alcanza un soporte de gestin eficaz al entorno multi - proyectos del grupo
ENEL en Colombia para incrementar la madurez organizacional en la gestin activa del
portafolio y afrontar los nuevos retos estratgicos de la filosofa OPEN POWER:
Crecimiento, Sostenibilidad y Competitividad.

2.3. Visin de la GOP en CODENSA

El grupo ENEL a travs de la GOP permitir que en un trmino de 2 aos se establezca


un entorno cultural eficiente y eficaz que mediante la participacin activa del portafolio se
satisfaga la adecuada comunicacin y alineamiento entre las diferentes reas geogrficas
y funcionales desde la perspectiva de la filosofa OPEN POWER
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2.4. Objetivos y metas de la GOP

Con el fin de facilitar el alineamiento de todas las reas y actividades de la organizacin


con la nueva estrategia y filosofa se propone balancear adecuadamente los proyectos que
se ejecutan de acuerdo a la filosofa OPEN POWER establecer los siguientes ejes
estratgicos para el GOP:

Competitividad
Incrementar a un 80% la cantidad de proyectos ejecutados con enfoque en
investigacin y desarrollo de produccin elctrica limpia y sostenible; para finales de
2019.

Crecimiento
Aumentar en un 50% la participacin en el mercado para que su posicionamiento en
el sector energtico y distribucin de gas en Latinoamrica se encuentre en los
primeros lugares para finales de 2019.

Sostenibilidad
Reducir a un 20% los proyectos que no aporten al cumplimiento de los ejes
estratgicos de la filosofa OPEN POWER: competitividad, crecimiento y
sostenibilidad; para finalizar el prximo semestre.

Objetivo GOP
Objetivo Meta
Estratgico Narracin Objetivo GOP Indicador

Incrementar a un Incrementar la % de incremento de


80% la cantidad de cantidad de proyectos
proyectos proyectos ejecutados con
ejecutados con ejecutados con enfoque en
enfoque en enfoque en investigacin y
investigacin y investigacin y desarrollo de 80%, 31-12-
Competitividad desarrollo de desarrollo de produccin elctrica 2019
produccin produccin limpia y sostenible
elctrica limpia y
sostenible; para
finales de 2019.
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Objetivo GOP
Objetivo Meta
Estratgico Narracin Objetivo GOP Indicador

Aumentar en un Aumentar la % de incremento de


50% la participacin en participacin en el
participacin en el el mercado mercado para que
mercado para que su posicionamiento
su posicionamiento en el sector
en el sector energtico
50%.
Crecimiento energtico y 30/12/2019
distribucin de gas
en Latinoamrica
se encuentre en los
primeros lugares
para finales de
2019.

Reducir a un 20% Reducir la % de reduccin de


los proyectos que ejecucin de los proyectos
no aporten al proyectos que ejecutados que no
cumplimiento de los no aporten al aporten al
ejes estratgicos cumplimiento de cumplimiento de los
de la filosofa los ejes ejes estratgicos
20%.
Sostenibilidad OPEN POWER: estratgicos 30/12/2017
competitividad,
crecimiento y
sostenibilidad ;
para finalizar el
prximo semestre.

2.5. Habilitadores Organizacionales

Los Habilitadores Organizacionales son buenas prcticas en el entorno cultural, tecnolgico,


estructural y de recursos humanos que se pueden potenciar para generar los cambios
requeridos por la filosofa OPEN POWER en Colombia.

De acuerdo al anlisis realizado mediante una encuesta aplicada los resultados para
CODENSA son:
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Existe una cultura organizacional sobre gestin y gerencia de proyectos respaldada por la
junta directiva ENEL, sin embargo, se debe de trabajar en un sistema tecnolgico que permita
controlar y monitorear las iniciativas desde su planeacin hasta la evaluacin final en entornos
virtuales y de mltiples ubicaciones geogrficas, en este sentido se debe de capacitar al
personal y consolidar un sistema estructural que permita un mayor nivel de madurez
organizacional.

CATEGORA PORCENTAJE

Cultura 57%

Estructura 50%

RRHH 46%

Tecnologa 45%

2.6. Anlisis de Madurez por reas de Conocimiento

Para el Anlisis de Madurez de CODENSA se tomaron las reas de conocimiento de la gua


del PMBok para la gerencia y direccin de portafolio, proyectos y programas junto con el
modelo propuesto por Sigifredo Arce que propone de 0 a 5 en referencia al nivel de madurez
desde lo desconocido hasta lo optimizado.
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En el rea de conocimiento de la integracin se cuenta con un 54,80% de madurez


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general, en la cual se encontr que por motivos de tiempos y la cantidad de proyectos

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ejecutados no se daba el tiempo especfico para la capacitacin de los equipos de


proyectos y en diferentes ocasiones las reas de apoyo no daban el respaldo total a
los proyectos en curso por problemas en la planificacin de recursos desde el
portafolio.

En el rea de conocimiento de la Calidad se encontraron falencias en la Organizacin


con respecto a la valoracin cualitativa de la Competencia, ya que todos sus esfuerzos
se centran en la resolucin de tcticas estratgicas desde una perspectiva tcnica
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financiera, a su vez una falencia sobre la documentacin de las lecciones aprendidas


y su uso en formulaciones actuales.

En el rea de conocimiento de la Costos se encontr que existen proyectos que


financia directamente la operacin sin tener un previo proceso de gestin de portafolio
que permita verificar su alineacin con la nueva filosofa OPEN POWER.
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2.7. Anlisis de Grupos por reas de Conocimiento

De Acuerdo al anlisis anterior CODENSA en Colombia es fuerte en gestin del Tiempo,


Integracin, Adquisiciones y debe de fortalecer mediante una gestin activa de portafolio la
Comunicacin, Interesados y la gestin del Alcance.

A su vez debe de trabajar en la Administracin de sus procesos y la mejora continua de sus


procesos para poder responder a la nueva directriz estratgica OPEN POWER.
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2.8. Clasificacin de Madurez Organizacional en la Direccin de proyectos.

En una Escala de 1 a 8 Condensa se encuentra en un nivel de madurez general del 50%


oscilando entre el Nivel IV-Gestin de portafolio y V. Aceptacin de los interesados

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2.9. Alcance del nuevo nivel de Madurez al 2019

De acuerdo a las evaluaciones realizadas a los principales interesados de CODENSA se


busca por medio de la implementacin de la Gestin organizacional de los proyectos pasar
del 47,44% al 76,40% a un nivel de madurez que administre su GOP, clasificada en el nivel
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VI: El equipo de proyecto entrega segn cronograma.

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47,44% Repetible 76,40% Administrado

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Como conclusin la estrategia de implementacin de la GOP buscar hacer nfasis en las


reas de conocimiento: Comunicaciones, Riesgos y Costos.

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2.10. Activos del Portafolio

2.11. Necesidades de Formacin

INTERESADO METODOLOGA PROCESOS HERRAMIENTAS HABILIDADES

Socios Cursos sobre Procesos de Presentacin Liderazgo


direccin de alineamiento semestral de Toma de
organizaciones Estratgico resultados decisiones

Alta Direccin Cursos sobre Procesos de Junta general, Planeacin


direccin de alineamiento comisiones Estratgica.
organizaciones Estratgico especficas.
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INTERESADO METODOLOGA PROCESOS HERRAMIENTAS HABILIDADES

Gerente de Cursos Procesos de Informes de


portafolio especficos y Gestin de evaluacin Evaluacin
seminarios de portafolio oportuna de la financiera,
Gerencia de seleccin, factibilidad.
portafolio priorizacin y
desempeo de
los componentes
del Portafolio

Gerentes Seminarios Mejoramiento Desarrollo de Administracin y


Funcionales tcnicos continuo y reuniones para gestin.
entrenamiento divulgacin de Liderazgo
en sistema de sistema de
gestin de gestin de
calidad calidad

Gerentes de Cursos Revisin de Plataforma de Liderazgo


proyecto especficos y lecciones entrenamiento Negociacin
seminarios aprendidas. en gestin de
tcnicos y de Procesos de proyectos
GdP. planificacin,
control y
seguimiento
de proyectos

Equipos de Cursos Procesos de Plataforma Trabajo en


trabajo especficos y ejecucin de virtual de equipo.
seminarios proyectos competencias. Competencias
tcnicos Seminarios tcnicas.
relacionados
con la
naturaleza de
cada proyecto.

Empleados Cursos sobre Procesos Reuniones y Trabajo en


(Operaciones continuidad de relacionados Plataforma de equipo.
Continuas) la operacin y con la entrenamiento Competencias
mejoramiento operacin operacionales.
continuo

Proveedores Charla sobre Proceso de Plataforma de conocimiento de


manejo de gestin de compras de la la plataforma de
plataforma y compras entidad compras
sistema de
contratacin de
la entidad.
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3. Plan de Implementacin de la GOP

La implementacin de la GOP se har de acuerdo a las recomendaciones de la gua de


gobernanza elaborada en el PMI que propone el siguiente modelo:

a. Evaluacin: De acuerdo a los activos de la organizacin y de forma horizontal


y vertical en toda la organizacin se realizar la evaluacin de las necesidades
y metas del modelo de gobernanza, lo que se traducir en el Plan de
implementacin.
b. Plan: En esta etapa conforme a la evaluacin se planificarn los requisitos de
gobernabilidad para definir roles, responsables e identificar los procesos que
permitan la gobernanza estratgica de la organizacin.
c. Implementacin: En esta etapa se controla el cambio sobre el plan de la GOP
de tal forma que permita medir mediante los indicadores acordados el nivel de
la gobernabilidad deseada.
d. Mejora: como parte de un proceso de mejora continua se evalan los
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entregables de la etapa A, B y C.

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4. Modelo de Gestin de Portafolio

Se propone una gestin ms sistematizada para la gestin de Procesos de Portafolio acorde


con el nivel de madurez identificado y los requerimientos impuestos por la nueva filosofa
corporativa y las caractersticas ms comunes de los proyectos ejecutados en CODENSA.
Las tareas fundamentales del mismo se repartirn entre la nueva PMO y la Junta Directiva de
acuerdo al siguiente ciclo de vida:

4.1. Identificacin:

Se considerar el mrito de cualquier propuesta razonable proveniente tanto del interior (reas
funcionales, empleados, directivos...) como del exterior (clientes y otros stakeholders) de la
organizacin que se remita a la PMO para proyectos con un costo igual o superior a los
$350.000 USD.
Los proyectos de menor costo los podrn ejecutar internamente las reas funcionales con sus
presupuestos propios y sin la necesidad de autorizacin de la PMO. Para estos casos se
evaluarn los proyectos internamente frente a las metas del rea funcional.
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4.2. Generacin de Alternativas:

Todos los nuevos proyectos e iniciativas propuestas debern incluir un apartado en el que se
justifique su impacto en la nueva filosofa OPEN POWER, argumentada de manera que facilite
su comparacin con otros proyectos. No se tendrn en cuenta nuevas iniciativas que carezcan
de esta justificacin.
La generacin de alternativas se basar en la metodologa de marco lgico con un especial
nfasis en la elaboracin del rbol problemtico y las diferentes opciones de solucin
disponibles. Esta tarea ser realizada por un formulador o formuladores de la PMO o por
empleados de un rea funcional que hayan sido encargados para la tarea.

4.3. Formulacin y evaluacin de Alternativas:

La elaboracin de los casos de negocio ser dirigida por la PMO que se encargar de
conformar los equipos, garantizar los recursos y contratar los servicios que requieran la
elaboracin de los diferentes estudios.
Se aplicar una metodologa de puertas de decisin para realizar las necesarias cribas entre
todas las iniciativas recibidas de acuerdo en tres fases:
Prefactibilidad
Factibilidad
Evaluacin
La evaluacin incluir los indicadores econmicos y financieros de cada alternativa junto con
el valor generado en cada rea estratgica para la organizacin.

4.4. Priorizacin:

Se propone una metodologa matricial de priorizacin en la que se tendrn en cuenta los


puntajes de valor generado en cada uno de los criterios establecidos por la Comisin de
Estrategia a partir de los objetivos y metas de la organizacin. Estas matrices se revisarn
ao a ao con la retroalimentacin obtenida durante las fases de ejecucin de los proyectos
y cada vez que se realice algn cambio en la estrategia corporativa.
La PMO elaborar un ranking final de iniciativas que se entregar al Comit de Estrategia para
su autorizacin.
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4.5. Autorizacin:

Las autorizaciones se realizarn por parte de la Comisin de Estrategia que ser nombrada
por la Junta Directiva y que contar con un Director de Portafolio (habitualmente miembro de
la junta) y cuatro delegados elegidos entre los Directores y Gerentes de las reas
involucradas.
La Comisin realizar el balanceo final y seleccionar los proyectos a iniciar en reuniones de
carcter anual en funcin de los presupuestos y recursos disponibles. La PMO seleccionar
los equipos de Portafolio y preparar las actas de constitucin de los proyectos con sus
correspondientes nombramientos para someterlos a la aprobacin final del Director de
Portafolio.

4.6. Evaluacin:

Las evaluaciones se realizarn por parte de la Comisin de Gestin de los Resultados que
ser nombrada por la Junta Directiva y que contar con un director de Desempeo
(habitualmente miembro de la junta) y cuatro delegados elegidos entre los Directores y
Gerentes de las reas involucradas (distintos a los de la Comisin Estratgica).
Su funcin es confirmar la obtencin de los beneficios prometidos por los diferentes proyectos,
validar que el caso de negocio y sus supuestos siguen siendo vlidos y proveer la
retroalimentacin a la GOP. En ningn caso tendrn la autoridad para cancelar o suspender
proyectos. Su funcin es consultiva y de apoyo a la comisin Estratgica.

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5. Interrelacin reas del conocimiento con la GOP

REAS DE LA GESTIN DE INTERRELACIN


PROGRAMAS

Gestin de las comunicaciones Proponer Formatos y configurar un sistema


de presentacin y entrega de informes.
Responsables y periodicidad. Centrado en
Beneficios.

Gestin Financiera Coordinacin de disponibilidad con los


recursos del rea financiera. Objetivos del
rea funcional.

Gestin de la Integracin Otorgando los poderes necesarios al


gerente de proyecto. Coordinador de
programas.

Gestin de Adquisiciones Involucrando al rea logstica:


1. asignacin parcial de alguien de
logstica al equipo.
2. servicios del rea al proyecto.

Gestin de Calidad Aseguramiento: supervisin tcnica con


reas funcionales
Control: comunicacin con cliente /
stakeholder.

Gestin de Recursos Coordinar con la gestin de portafolio,

Gestin de Riesgos Tutoras y empoderamiento sobre gestin


de riesgos en el equipo.

Gestin del Cronograma Cumplimiento de las fechas estipuladas

Gestin del Alcance Control y seguimiento a los entregables,


impacto y/o productos estipulados en los
proyectos
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