Sie sind auf Seite 1von 30

Diplomatura de Estudio Gerencia de Proyectos y Calidad

PLANIFICACIN Y DESARROLLO DE
LA GERENCIA DE LA COMUNICACIN
DOCENTE: GINO BIBOLOTTI CHUMPITAZ
PMP, PRINCE2
Email: gbibolotti@pucp.pe
Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados
GENERACIN DE
EXPECTATIVAS

LOGROS DEL CURSO


Capacidad 1: Aplica procesos y tcnicas para planificar, definir y controlar las
comunicaciones en un plan de gestin.

Evaluacin Pesos
Indicador de Logro
Trabajos Aplicativo 1: Plan de gestin
de las comunicaciones, matriz de las 0.40
Elabora un avance del Plan de Gestin comunicaciones.
1 de las Comunicaciones y Matriz de
Comunicaciones del proyecto. Trabajos Aplicativo 2: Informe de
rendimiento del proyecto elaborado
0.30
de acuerdo al caso de estudio
propuesto.
Comunica el informe elaborado sobre
2 el rendimiento del proyecto, segn el Examen Final 0.20
caso de estudio propuesto.
Asistencia Puntual 0.10

Capacidad 2: Asiste puntualmente a clases.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


GENERACIN DE
EXPECTATIVAS

TEMARIO DE SESIONES

Sesin Temario
Planificacin de la Gestin de las
1
Comunicaciones

Gestin de las Comunicaciones


2
Control de las Comunicaciones

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


GENERACIN DE
EXPECTATIVAS

PRE REQUISITOS

SESIN N Venir preparados con

SESIN 1 Leer 10.1 de la Gua del PMBOK p. 289 - 297

Leer 10.2 de la Gua del PMBOK p. 297 303


SESIN 2
Leer 10.3 de la Gua del PMBOK p. 303 308

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


GENERACIN
EXPECTATIVAS

SESIN 1
PRODUCTO ESPERADO:
Gua de Trabajo Aplicativo N 1:
Elaboracin del Plan de Gestin de las
Comunicaciones
Matriz de Comunicaciones del Proyecto.

TEMARIO:
Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


SABERES
PREVIOS

Qu sabemos del tema?

Qu es la comunicacin?
Cundo nos comunicamos y para qu?
Por qu es relevante en un proyecto?

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONFLICTO
Introduccin COGNITIVO

10 Gestin de las Comunicaciones

Qu diferencia un
proyecto que planifica las
comunicaciones frente a
otro que no lo hace?

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
TERICA
Introduccin
Comunicacin

Proceso donde el emisor y el receptor


establecen una conexin en un momento
y espacio determinado para transmitir,
intercambiar o compartir ideas,
informacin o significados comprensibles
para ambos.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Introduccin TERICA

10 Gestin de las Comunicaciones


Modelo bsico de la comunicacin

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Introduccin TERICA

10 Gestin de las Comunicaciones


Dimensin de la comunicacin (Verbal y No-Verbal)
Albert Mehrabian (1971) establece En un mensaje hablado:
que existen tres elementos en la
7% es transmitido por palabras.
comunicacin interpersonal:
palabras, tono vocal 38% a travs de tonos vocales.
(paralingstica) y movimientos 55% por la expresin facial o
corporales (quinsica). corporal.

Esta es la regla de las 3 Vs porque En un mensaje escuchado:


incluye elementos verbales, vocales
50% es recordado en 1 - 2 das.
y visuales tambin es conocida
como la regla del 7%-38%-55% 25% es recordado en 2 meses.

Fuente: Viyai K. Verma.. The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II), pagina 19

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


Introduccin
10 Gestin de las Comunicaciones
Dimensin de la comunicacin No Verbal (lenguaje corporal)

LENGUAJE DEL CUERPO INTERPRETACIN


Incertidumbre o riesgo
Sealar Agresividad
Agresividad
Suspirar Impaciencia,
Rascarse (cabeza o cara) aburrimiento y pena
Inclinarse (hacia adelante) Inters

Recostarse (manos atrs de la Superioridad y


cabeza) confianza

Cerrar puos / Cruzar brazos Expectativa


Actitud defensiva
Sobarse (las manos)

Fuente: Viyai K. Verma.. The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II), pagina 43

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Introduccin TERICA

10 Gestin de las Comunicaciones


Comunicacin No Verbal

Autor: Teresa Bar


https://www.youtube.com/watch?v=8v-Y96bZVCo

Tema:
El saludo para cada
situacin.
Duracin: 6 min.
Video

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Introduccin TERICA

10 Gestin de las Comunicaciones


Barreras, Filtros y Bloqueadores de la Comunicacin

Idioma

Incorrecta
Cultura
decodificacin

Contenido del
Distancia mensaje

Posicin o
estatus Hostilidad
organizacional

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


Introduccin CONSTRUCCIN
TERICA

10 Gestin de las Comunicaciones


Comunicacin Efectiva
Para mejorar la calidad de la comunicacin se deben considerar las siguientes tcnicas:

Seguimiento

Escucha activa Empata

Simplificar el Regulacin del flujo


lenguaje de informacin

Buscar el mejor Utilizacin de


momento retroinformacin

Fomentar la
Repeticin
confianza

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Introduccin TERICA

10 Gestin de las Comunicaciones


Escucha Activa (Receptor)

Comportamiento No-
Comportamiento Verbal
Verbal
Preguntar para clarificar Hacer contacto visual
(retroalimentacin o (Oculsica) .
feedback) y juntar Ser expresivo y estar alerta.
informacin. Expresiones faciales
Resumir entre intervalos (Quinsica), contacto corporal,
(parafrasear o paraphrasing) uso de espacio (Proxmica) y
Pedir ejemplos. tiempo (Cronmica).
Conocer el sentir del que
habla.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
TERICA

Introduccin
10 Gestin de las Comunicaciones

Permite asegurar la generacin oportuna y apropiada


de la recoleccin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin y disposicin final de la informacin del
proyecto.
Esta rea de conocimiento es el que demanda la
mayor parte del tiempo del director de proyectos.
A travs de las comunicaciones se genera y
mantienen las relaciones entre los miembros del
equipo.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
TERICA
Introduccin
10 Gestin de las Comunicaciones
Procesos

10.1.
10.2. 10.3.
Planificar la
Gestionar las Controlar las
Gestin de las
Comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones

Planificacin
Ejecucin
Control

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Conceptos Generales TERICA

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Autor: Len Tripp


https://www.youtube.com/watch?v=u0G8PNpBrR8

Tema:
Proceso de creacin de la
Matriz de las
comunicaciones.
Duracin: 7 min.
Video

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


Herramientas y/o Tcnicas
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

El anlisis de los requisitos de


comunicaciones da como resultado la
suma de las necesidades de informacin
de los interesados en el proyecto.

Los recursos del proyecto se utilizan slo


Anlisis de
requisitos de para comunicar informacin que
comunicaciones
contribuya al xito, o cuando una falta de
comunicacin pueda llevar al fracaso.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Herramientas y/o Tcnicas TERICA

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

X = N(N-1) / 2
X = Nmero mximo de canales de comunicacin
(indicador de complejidad de las comunicaciones)

N = Total nmero de interesados del proyecto

Cantidad de canales de comunicacin


Anlisis de en un equipo de 5 individuos:
requisitos de
comunicaciones Cada persona se comunica con 4
individuos: 5x4=20
Los canales son bidireccionales:
20/2 = 10 (solo se requieren la
mitad)

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Herramientas y/o Tcnicas TERICA

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Puntos a evaluar al momento de seleccionar la


tecnologa.
La urgencia de la necesidad de la informacin.
La disponibilidad de la tecnologa.
El personal previsto para el proyecto.
Tecnologa de
las
La duracin del proyecto.
comunicaciones El entorno del proyecto. fsico o virtual?
Sensibilidad y confidencialidad de la
informacin

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


Herramientas y/o Tcnicas
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones
Incluyen:
TIPO DESCRIPCIN

Interactivo Reuniones, telfono

E-mail, fax
(Asegura la distribucin;
Mtodo de Empujar o Push pero NO asegura que el
comunicacin mensaje sea recibido o
entendido por el receptor)

Intranet, servidor de
Jalar o Pull
contenidos

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Salidas TERICA

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones


1. Determinar las necesidades de informacin
de cada interesado.
2. Considerar el tamao y complejidad del
proyecto.
3. Establecer la forma de comunicacin
a. Qu informacin necesita?
b. Cundo la necesita?
Plan de gestin de c. Cmo se le dar la informacin?
las comunicaciones
d. Quin le dar la informacin?
e. Cul ser el procedimiento de
escalamiento?

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
Salidas TERICA

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

4. La planificacin de las comunicaciones debe


realizarse en forma temprana.
5. Una inadecuada planificacin puede
generar los siguientes problemas:
a. Demora en la entrega de informacin.
b. Fuga de informacin sensible a
personas equivocadas.
Plan de gestin de
las comunicaciones
c. Falta de involucramiento de los
interesados.
d. Conflictos.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


Salidas
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Se pueden actualizar :
El cronograma del proyecto
El registro de interesados

Actualizaciones a
los documentos
del proyecto

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


CONSTRUCCIN
TERICA

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones


Matriz de Comunicaciones
1. Se debe tomar como base el Plan de Comunicaciones
(aspecto: interesados).
2. A partir de la necesidad de comunicacin del interesado se
completa la matriz:
a. Qu informacin se le entregar a cada interesado?
(identificar nombre especfico del documento, informe, acta,
etc.)
b. Quin ser el responsable que genere y asegure la
entrega de la informacin? (definir nombre o cargo)
c. Qu mtodo de comunicacin se utilizar?
d. Con qu frecuencia?
e. Cul ser el procedimiento de escalamiento?

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


TRANSFERENCIA

TRABAJO APLICATIVO 1
10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Indicaciones:
En base al proyecto que cada grupo desarrolla para el trabajo
integrador, elabora el PLAN DE GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES y MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL
PROYECTO.

Producto:
Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Matriz de Comunicaciones del proyecto.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


TRABAJO APLICATIVO 1 EVALUACIN DEL
PRODUCTO

10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones


Elaboracin del Plan de Gestin de las Comunicaciones
y Matriz de Comunicaciones del Proyecto
PUN.
N CRITERIOS DE EVALUACIN CAL. RETROALIMENTACIN
MX.
Identificacin de los mtodos o tecnologas para
1. 2
transmitir la informacin.
Determinacin de las personas que recibirn la
2. 4
informacin y de los responsables de entregarla.
3. Definicin de la frecuencia de comunicacin. 2
Identificacin de la informacin a ser
4. 2
comunicada.
Identificacin de potenciales restricciones o
5. 2
bloqueadores de la comunicacin.
Llenado de al menos dos registros de la Matriz de
6. las Comunicaciones de acuerdo a los interesados 8
seleccionados.
Puntaje total: 20

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


FORMULACIN DE
Gestin de las Comunicaciones CONCLUSIONES

10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones


CONCLUSIONES

La comunicacin en el proyecto es una pieza clave para


la gestin exitosa del proyecto

Requiere de mucha dedicacin de tiempo, se debe


mantener una escucha activa para apoyar a una
adecuada gestin de las comunicaciones.

Es muy importante planificarlo en la etapa temprana y


que vaya adecundose a los resultados, ciclo de vida y
cambios propios del proyecto.

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados


Diplomatura de Especializacin Avanzada en
Gerencia de Proyectos y Calidad

PLANIFICACIN Y DESARROLLO DE
LA GERENCIA DE LA COMUNICACIN
DOCENTE: GINO BIBOLOTTI CHUMPITAZ
PMP, PRINCE2
Email: gbibolotti@pucp.pe

Instituto para la Calidad PUCP 2016. Todos los derechos reservados