14

LOCAL
E A DATA
fundamental que, ao
definir o local, voc faa
a visita tcnica para
01
avaliao das condies
e necessidades de
infraestrutura.
Leve tambm em consi-
derao a facilidade de
acesso. Ou seja, garanta
que a entrada e sada
dos convidados sejam
confortveis.
OBJETIVOS
DA CONVENO
Construa um planejamento
02
consistente para que o evento
tenha fora e atratividade
para os convidados.
Leve em Contedo
considera-
Agenda
o
Recepo
Palestras
Atraes
 03
Antes de negociar preo e
prazo de pagamento,
importante que seja perfei-
tamente alinhado o escopo
esperado de cada um dos
fornecedores.
Ao selecionar seus forne-
cedores, leve em conside-
SEJA rao (e se possvel, pea
comprovao) a experincia
que os mesmos j possuem
TRANSPARENTE prestando especificamente o
servio que ser necessrio
em seu evento.

Acompanhe todo o processo,

do comeo ao fim - e de perto!
04 Para garantir a qualidade de um
evento necessrio trabalhar
com uma equipe que se des-
taque em suas atividades.
Portanto, evite chamar uma
pessoa para realizar mais de uma
funo para no comprometer a
importante ter profissionais para:
Coordenao de produo geral
Coordenao de montagem
Produtor de logstica/transporte
Produtor artstico
Produtor de alimentos e bebidas
qualidade do trabalho.
REAS Produtor da rea tcnica/house mix
Diretor de palco

ESPECFICAS Produtor de credenciamento/ recepo

Produtor de servios gerais
 05
NO
comum vermos casos de contratos que
O JURDICO no so assinados pela agilidade do
processo e necessidade de entrega rpida
do servio prestado.
No caia nesse erro. Contratos so uma
forma de garantir que os acordos sejam
cumpridos. Eles zelam tanto pelo contratante
quanto pelo contratado.
importante lembrar que necessria a
legislao de todo o evento junto aos rgos
pblicos, com pagamentos das taxas
necessrias e que licenas e alvars devem
ser providenciados com muita antecedncia.
06
TEMA CENTRAL
importante que o evento gire
em torno de um tema.

Isso faz com que as linguagens

visuais de todos os materiais
do evento tenham um link,
marcando os convidados.
07 LINGUAGEM VISUAL
Providencie:
Com o tema central definido, Cenografia
conte com o visual para aumentar Peas grficas
o engajamento da audincia e Materiais de comunicao
fazer com que as pessoas Apresentaes dos
retenham mais as mensagens. palestrantes
 08
Como aumentar as chance dos
convidados reterem as principais
mensagens de sua conveno?
Ao criar apresentaes que contenham
roteiros que levem benefcios para os
convidados, solues visuais que ajudam
a contar a histria e encham os olhos
da audincia, voc aumenta
consideravelmente suas chances de
sucesso.
Lembre-se que as convenes so
formadas por muitas apresentaes.
Quando elas no apresentam um
diferencial, um benefcio e no so
atraentes, acabam tornando o seu
evento em uma tortura.
DIVERSIFIQUE

09
Para o contedo da sua con-
veno no ficar maante,
procure mesclar as palestras
e at dividi-las em painis dife-
rentes, respeitando o inte-
resse da sua audincia.
Uma forte ferramenta Alm de serem timos
1
VDEOS
que capta a ateno para mostrarem informa-
da audincia. es tcnicas, substitu-
em apresentaes e
humanizam o discurso.
INTEGRAO
Promova reas como lounges
para engajar as pessoas con-
versarem e trocarem experin-
cias. O resultado uma empresa
mais prxima e colaborativa.

Convenes so oportunidades
de ouro para unir times e, princi-
palmente, reas.
 Palestras de famosos alm
de chamar a ateno, d um
dinamismo ao evento.

A audincia gosta do fato de

ter um contato mais prximo
com pessoas pblicas e com
certeza ouviro o que elas tem
a dizer. So timas ferramentas
para passar mensagens que a
gesto j est sem credibi-

12
lidade de passar.

PALESTRANTE
FAMOSO
 1
3 De nada adianta voc investir
muitos dgitos e muito tempo na
organizao do seu evento se
os apresentadores da sua
empresa

informaes.
no

no verbal aumentam a
estiverem
preparados para transmitir as

Tcnicas de linguagem verbal e

credibilidade de quem est no

palco, alm de facilitar a cone-
xo com a audincia.

fundamental que os
apresentadores da sua
empresa passem por um
processo de coach antes desse
OS PALESTRANTES momento decisivo.
 CHECK-LIST
E VALIDAO
Toda produo deve ter um check-list (validado
pelos responsveis) com os itens do
planejamento.
Ao montar o seu, considere:
Todos os itens do planejamento
Informaes sobre escopo contratado de cada item
Informao com layouts (se necessrio)
Quem a pessoal responsvel por cada um dos itens
Alm do check-list, no pode faltar
os seguintes documentos de produo :
Cronograma de montagem
Agenda de programao do dia do evento
Telefones teis (equipe/fornecedores)
Roteiro do palco
Esses so apenas alguns dos principais passos para
alcanar uma conveno no estado da arte.
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