ENFOQUE SISTEMICO EN

LA ADMINISTRACION

1
 La administracin es la fragmentacin, el anlisis, la
secuencia, la aplicacin especfica, el aspecto cerebral
izquierdo, ligado al tiempo, del autogobierno efectivo.

Stephen Covey

2
 Enfoque Sistemtico
La Teora General de Sistemas est estrechamente relacionada con el trabajo del
bilogo alemn Ludwig Von Bertalanffy sobre los sistemas abiertos. Es una
poderosa herramienta que permite la explicacin de los fenmenos que suceden
en la realidad mediante el anlisis de sus totalidades e interacciones internas y
externas.

El enfoque de sistemas integra las partes hasta alcanzar una totalidad lgica o de
una independencia o autonoma relativa con respecto a la totalidad mayor de la
cual forma parte. Conceptos totalizantes han sido indispensables en biologa
(organismo), sicologa (individuo), ciencias polticas (nacin) y antropologa
(cultura).

Existen dos mtodos para el estudio de la teora general de sistemas.

El primero se logra mediante la observacin del universo emprico donde se

manifiesta el fenmeno de inters, seleccionando variables multidisciplinarias que
permitan construir un modelo terico relevante al fenmeno en estudio.

El segundo mtodo se logra mediante la jerarquizacin de campos empricos,

segn la complejidad de sus individuos bsicos o unidades de conducta, para
desarrollar un nivel de abstraccin apropiado a cada uno de ellos; por ejemplo, un
ordenamiento jerrquico de los sistemas que nos rodean lo presenta Kennth E.
Boulding: estructuras estticas, sistemas dinmicos simples, sistemas cibernticos

3
o de control, sistemas abiertos, gentico sociales, estructuras sociales y los
sistemas trascendentes.

Qu es un sistema?
Un sistema es una entidad que fundamenta su existencia y sus funciones como un
todo mediante la interaccin de sus partes. El comportamiento de los distintos
sistemas depende de cmo se relacionen sus partes, ms que de las propias
partes. As, podemos comprender muchos sistemas diferentes sirvindonos de los
mismos principios.

Tipos de sistemas
Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologas para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas caractersticas bsicas.

a. En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden ser fsicos o abstractos.

- Sistemas fsicos o concretos: compuestos de equipos, maquinaria y objetos y

elementos reales. En resumen, estn compuestos de hardware. Pueden
describirse en trminos cuantitativos de desempeo.

- Sistemas abstractos: compuestos de conceptos que, muchas veces, slo existen

en el pensamiento de las personas.

b. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea,

pues son hermticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no
reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en ste. No reciben ningn
recurso externo ni producen algo para enviar afuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados, en la acepcin precisa del trmino. Los autores han denominado
sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente
determinista y programado y operan con muy pequeo intercambio de materia y
energa con el ambiente.

- Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente a travs

de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian
materia y energa con el ambiente, continuamente. Son eminentemente
4
adaptativos, pues, para sobrevivir, deben readaptarse constantemente a las
condiciones del medio. Mantienen un juego recproco con las fuerzas del
ambiente, y la calidad de su estructura se optimiza cuando el conjunto de
elementos del sistema que se organiza, aproximadamente, a una operacin
adaptativa. La adaptacin es un proceso continuo de aprendizaje y auto
organizacin.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, los que
estn aislados de su ambiente, cumplen el segundo principio de la termodinmica,
segn el cual Una cierta cantidad (de energa) llamada entropa tiende a
aumentar al mximo. La conclusin obtenida es que existe una Tendencia
general de los eventos de naturaleza fsica a dirigirse a un estado de mximo
desorden. En cambio, un Sistema abierto mantiene por s mismo sus
componentes en un continuo flujo de entrada (insumo) y salida (producto), en un
estado de equilibrio qumico y termodinmico obtenido a travs de la
homeostasis. Por lo tanto, los sistemas abiertos Evitan el aumento de la entropa
y pueden desarrollarse hacia un estado de creciente orden y organizacin
(entropa negativa). A travs de la interaccin ambiental, los sistemas abiertos
Restauran su propia energa y reparan las rdidas en su propia organizacin.

El concepto sistema abierto puede aplicarse en diversos niveles: el individuo, el

grupo, la organizacin o la sociedad, yendo desde un microsistema hasta un
macro-sistema; en trminos ms amplios, va de la clula al universo.

Parmetros de los sistemas

El sistema se caracteriza por una serie de parmetros o constantes arbitrarias que
determinan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un
sistema especfico o de un componente del mismo. Los parmetros de los
sistemas: son entrada o insumo (imput), procesamiento o transformacin
(throughput), salida, resultado o producto (output) retroaccin, retroalimentacin o
retroinformacin (feedback) ambiente (environment):

5
a. Entrada o insumo: Es la fuerza o impulso de arranque o partida del sistema,
suministrada por el material, la informacin o la energa necesarios para la
operacin de ste.

b. Salida, producto o resultado: Es la finalidad para la cual se reunieron elementos

y relaciones del sistema. Los resultados de un sistema son las salidas. stas
deben ser congruentes (coherentes) con el objeto del sistema. Los resultados de
los sistemas son finales (concluyentes), mientras que los resultados de los
subsistemas son intermedios.

c. Procesamiento, procesador o transformador: Es el fenmeno que produce

cambios; es el mecanismo de conversin de entradas en salidas. Cuando se tiene
poca informacin sobre el procesador, se pueden hacer ciertas inferencias a partir
de observaciones controladas: se controlan determinados insumos y se observan
los resultados subsiguientes hasta obtener un nmero suficiente de posibilidades y
combinaciones que permitan concluir sobre lo que hacer y lo que no hacer.

d. Retroalimentacin, retroaccin, retroinformacin o alimentacin de retorno: Es la

funcin del sistema que busca comparar la salida con un incierto o un estndar
previamente establecido. La retroalimentacin tiene por objeto controlar el estado
de un sistema sujeto a un monitor (monitoreo). Este trmino implica gua, direccin
y seguimiento. As, la retroalimentacin es un subsistema planeado para sentir la
salida (registrando su intensidad o calidad) y, en consecuencia, para compararla
con un estndar o criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de
dicho estndar o criterio.

e. Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema. El sistema abierto

recibe entradas del ambiente, las procesa y efecta nuevas salidas hacia el
ambiente, de modo que existe, entre ambos,

sistemas y ambiente una constante interaccin. El sistema es influenciado por el

ambiente a travs de las entradas, y lo influencia, a su vez, a travs de las salidas.
Sin embargo, la misma influencia del sistema sobre el ambiente regresa al sistema
a travs de la retroalimentacin. Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe
adaptarse al ambiente mediante una constante interaccin. De esta manera, la
viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad para
adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente
externo, el cual le sirve como fuente de energa, material e informacin.

6
f. Homeostasis o Estado de equilibrio. En tanto sistema abierto, la organizacin
necesita conciliar dos procesos opuestos e imprescindibles para su supervivencia:

- Homeostasis. Tendencia del sistema a permanecer esttico o en equilibrio,

manteniendo su statu quo interno.

- Adaptabilidad. Cambio en la organizacin del sistema, en su interaccin o en los

estndares necesarios para lograr un nuevo y diferente estado de equilibrio con el
ambiente externo, pero alterando su statu quo interno. La homeostasis garantiza la
rutina del sistema, mientras que la adaptabilidad lleva a la ruptura, al cambio y la
innovacin. Rutina y ruptura, permanencia e innovacin, estabilidad y cambio son
los procesos que la organizacin debe llevar a cabo para garantizar su viabilidad.

g. Frontera o lmite. Es la lnea que demarca lo que est dentro y lo fue est fuera
del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe fsicamente. Los sistemas
sociales tienen fronteras que se superponen. Es el caso de un individuo que es
miembro de dos organizaciones al mismo tiempo: el sistema A y el sistema B.

Segn Perrow las organizaciones son Entidades estables, duraderas, con lmites
bien precisos y caractersticas bien marcadas que las distinguen de todo lo dems
de su alrededor. Las organizaciones tienen una planta fsica, una direccin y unos
individuos que forman parte de ellas y trabajan all diariamente durante cierto
tiempo y despus regresan a casa. La organizacin existe en los fines de semana
y los das festivos, aunque no est presente la fuerza de trabajo.

h. Morfognesis. El sistema organizacional, a diferencia de los sistemas

mecnicos y an de los sistemas biolgicos, tiene capacidad para modificar sus
formas estructurales bsicas, propiedad morfognica de las organizaciones que,
segn Buckley, es su principal caracterstica identificadora.

i. Sistema abierto. El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones

con el ambiente y conserva constantemente el mismo estado (autorregulacin), a
pesar de que las materias y la energa que lo integran se renuevan de modo
continuo. El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple
aglomeracin de elementos separados, sino un sistema definido que posee
integridad y organizacin.

La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos.

Muchos autores establecen analogas entre la empresa y los organismos vivos,
destacando que la empresa aumenta en tamao por el crecimiento de las partes,
7
recibe elementos y los procesa en productos y servicios. En este proceso hay una
entrada y una salida, y un proceso intermedio necesario para la vida..

8
9