Gestin de compras y

aprovisionamiento

Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la

evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado.

Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de

aprovisionamiento involucrados. Tambin es necesario considerar temas como
la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer
con stos y los contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio
Estratgico y cada contrato.

Las empresas de cualquier sector de la economa experimentan

constantemente la accin de nuevos competidores, realidad que est exigiendo
a los empresarios, tanto proveedores como comerciantes, aplicar estrategias
logsticas diferentes a las tradicionales para continuar vigentes, seguir
creciendo y aumentar su participacin en el mercado.

Esto depende de la visin del futuro que tenga la alta gerencia, de los recursos,
las estrategias y la expectativa de rentabilidad que tenga una compaa como
resultado de su operacin. Quien compra bien vende bien, reza un viejo
adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organizacin es
mediante las negociaciones con la contraparte. El comprador trata de lograr
mejores condiciones (precio, calidad y garanta en los bienes adquiridos) y el
vendedor de hacer una venta con buenos mrgenes para su compaa.
Finalmente, el balance de la transaccin es el resultado del trabajo en equipo
asumido por las reas de compras, marketing y ventas.

Las tendencias en estrategias logsticas para el rea de compras y

aprovisionamiento, segn estudios del IAC, estn orientadas a entablar,
mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan
insumos de calidad, segn criterios definidos de servicio y diseo. En este
contexto, la tendencia predominante consiste en reducir el nmero de
proveedores, con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como
control de calidad, almacenamiento, transporte, diseo y consecucin de
nuevos insumos. Aunque no es un factor crtico, el precio sigue siendo un
aspecto relevante en la seleccin de los proveedores.

Beneficios de una adecuada estrategia

Generalmente, los beneficios de una adecuada estrategia de aprovisionamiento

son reduccin de la base de proveedores, acuerdos a largo plazo,
comunicacin abierta, frecuencia en las respuestas y filosofa de mejoramiento
continuo. De esta manera la organizacin asegura que el producto adquirido
cumple los requisitos especificados. El tipo y alcance del control aplicado al
proveedor y al producto deben depender el impacto del artculo adquirido en su
posterior realizacin sobre el producto/servicio final. El Centro de Comercio
Internacional establecer un sencillo y completo modelo de compras y
aprovisionamiento, que incluye la totalidad de la Cadena de Aprovisionamiento
(ver figura). Este se inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de
la empresa compradora, definida en la misin, visin y valores; que garantizan
una gestin adecuada de la estrategia de aprovisionamiento, en concordancia
con los objetivos estratgicos de la compaa; y con la formulacin de un plan
de suministros, con las especificaciones y requerimientos de insumos; para
luego continuar con el anlisis del mercado de proveedores, nacionales y
extranjeros.

Cultura corporativa

Requerimiento y plan de Suministros

Analizar Mercado de Suministros
Plan Estratgico de Aprovisionamiento
Evaluar/Homologar Proveedores
Obtencin y Seleccin de Ofertas
Negociacin
Gestin de Contratos y Relaciones
Preparacin de Contratos
Gestin Logstica Internacional
Retroalimentacin Gestin de Inventarios
Medicin y Evaluacin del Desempeo

Las estrategias de aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluacin de

los requerimientos y en las condiciones del mercado. Dependern de los
niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento
involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la cantidad y clase
de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer con stos y los
contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio estratgico y cada
contrato. El modelo contempla pautas para la evaluacin y homologacin de
proveedores y para la obtencin y seleccin de ofertas, dependiendo de la
compra a efectuar.

Capacidad de compra

En el ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y

satisfacer las metas financieras, aparecen los estilos, el poder y la capacidad
de los negociadores, fruto de su formacin, experiencia, principios y
convicciones o tambin de las exigencias de su propia organizacin y del
medio; que originan las condiciones acordadas o a veces impuestas por el
poder del ms fuerte.

Negociacin inteligente

Una buena aproximacin a la negociacin inteligente est contenida en el

Mtodo Harvard, en el cual el negociador debe reconocer que:
A) La negociacin se hace con personas con quienes se tiene una relacin de
interdependencia.
B) La negociacin es un proceso en el que se trata de influir en el oponente.
C) Queremos que el oponente tome una decisin especifica que nos conviene.
D) Debemos analizar las situaciones que ayudan a que la otra parte tome la
decisin favorable a nuestros intereses, as como las que la obstaculizan.
E) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo.

El mtodo Harvard, desarrollado por T. Fisher, es tambin conocido como la

negociacin por principios, por intereses o por meritos, en contraposicin a la
negociacin por posiciones.

El Mtodo Harvard consta de siete etapas: La determinacin de la mejor

alternativa, tanto propia como de la contraparte; la fase de exploracin de
intereses de las partes; la generacin de opciones de acuerdo, posteriormente
presentadas en la mesa de negociacin que impliquen beneficios para ambas
partes; los criterios de legitimidad, argumentos o justificaciones; los
compromisos que vienen luego de que las opciones son estudiadas, evaluadas
y aceptadas por contribuir al beneficio mutuo; pasando a formar parte del
acuerdo, de tal forma que sea viable y se cumpla; una buena estrategia de
comunicaciones, que proporciona efectividad al proceso de negociacin; y por
ltimo, la relacin, que se encuentra en constante riesgo durante todo el
proceso de negociacin.

El objetivo mixto de todo el proceso ser afrontar exitosamente sus siete fases,
sin dejar a un lado el mantenimiento de buenas relaciones con las otras partes
negociadoras, con una visin a largo plazo.

Gestin de relaciones con proveedores

Es, bsicamente, la preparacin de los contratos que definen las principales

obligaciones de las partes y determinan el contexto en el cual la relacin de
negocios se llevar a cabo, los trminos afines con el tipo de vnculo
contractual deseado, los aspectos legales, el incumplimiento contractual y la
solucin de disputas.

Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo cumplimiento y

administrar acertadamente la relacin con los proveedores; entendiendo los
temas de gestin del mismo como los toles y responsabilidad de las partes que
los suscriban.

Gestin logstica de distribucin fsica e inventarios

La gestin logstica de Distribucin Fsica Internacional de los productos, desde

el lugar de origen de la compra hasta su destina final, incluye las operaciones
de importacin, distribucin interna, horarios y rutas, seleccin de
transportadores terrestres, martimos o areos, la escogencia de los equipos de
manutencin y embalaje, y la implementacin de mejoras y reduccin de costos
en los procesos logsticos. Una buena administracin de inventarios es clave
para aumentar la eficiencia organizacin, optimizando niveles de stocks y
evaluando oportunidades para reducir la variacin de existencias y los costos
de posesin, lograr altos niveles de servicio a clientes internos y externos,
minimizar ndices de errores de almacenamiento y obtener estndares
internaciones de trazabilidad y calidad. Por ltimo, la evaluacin de compras y
aprovisionamientos requiere identificar las mediciones, segn las necesidades
de cada compaa

Perfil del personal de compras

La importancia del comprador como generales de utilidades, la imagen que se

forma el consumidor por los precios, calidad y variedad en el surtido; el
aumento o disminucin de gastos por manejo de inventarios; el mercado
cambiante y el trato permanente con proveedores, son algunas de las razones
por las cuales una organizacin debe contratar personal de compras.

Este recurso humano debe reunir caractersticas de personalidad, educacin y

liderazgo acordes con sus responsabilidades. Vale la pena citar la siguiente
frase de Peter Drucker. Los ejecutivos que no se esfuerzan por tomar
decisiones acertadas en materia de personal, estarn jugando no solo con el
desempeo de la empresa, sino con el respeto de la misma.

Teniendo claro cmo mantener y optimizar la capacidad de negociacin para

alcanzar la visin de cada compaa, es factible desarrollar procesos internos
apropiados para satisfacer a las partes, y generar una buena imagen ante los
clientes y accionistas; con el fin de lograr el xito financiero desde la
perspectiva de un sistema y una estrategia de compras y aprovisionamientos
ptima.

En este contexto, la tendencia predominante consiste en reducir el nmero de

proveedores, con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como
control de calidad, almacenamiento, transporte, diseo y consecucin de
nuevos insumos. Aunque no es un factor crtico, el precio sigue siendo un
aspecto relevante en la seleccin de los proveedores.