Alcance de un Proyecto.

1. Definicion:

A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo, por lo
que este debe seguir el criterio de ser SMART. Que significa esto?

S (Specific) Tiene que estar claramente definido sin ambigedades

M (measurable) Medible. Debe ser posible definir unos parmetros cuantificables que
permitan evaluar el avance y la consecucin del objetivo.

A (Achievable) Tiene que existir una forma que posibilite su consecucin.

R (Realista) Tiene que ser factible su consecucin con los recursos y plazo disponibles.

T (Time-related) Tiene que tener una duracin determinada.

2. Definir el alcance de un proyecto.

Porque es importante que el objetivo quede definido? Pues bsicamente porque todas las
actividades que componen el proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir este objetivo,
por lo que los recursos, plazos, costes, tareas, etc que necesitemos considerar en el proyecto van a
depender de este. A parte este objetivo va determinar la finalizacin del proyecto (y el cobrar
cuando el proyecto se realiza para terceros), por lo que una indefinicin en este punto puede
implicar dificultades para cerrar este.

3. Cmo definir el alcance del proyecto?

Vista la importancia de definir el alcance del proyecto, la siguiente pregunta es cmo lo podemos
definir correctamente; pues bien, podemos proponer algunos mtodos (aunque seguramente
haya ms):

Descripcin con texto en el contrato (proyecto externo) o project charter (proyecto

interno)

A travs de una matriz de responsabilidad

De forma grfica con una Table Top Drawing

A. Descripcin del alcance con texto

Como su nombre indica consiste en definir con palabras el alcance del proyecto. Este es el mtodo
que se usa cuando redactamos una oferta, la cual muchas veces puede estar vinculada a una RFQ
(Request For Quotation), que no es ms que la definicin del alcance que hace el cliente (o
nosotros) a la hora de comprar. En un proyecto interno este documento se sustituye por el project
charter.
Cuando se describe el alcance mediante palabras es importante que la descripcin sea lo ms
concisa y directa posible, asegurndose que el documento generado contenga todos los puntos
para que el objetivo pueda ser considerado SMART.

Al redactar estos documentos es importante incluir tanto lo que forma parte del alcance como lo
que est fuera de este, ya que en caso de duda muchas veces nos va a tocar hacer ms de lo que
fue inicialmente considerado para poder obtener la certificacin final y cobrar.

B. Matriz de responsabilidad

Como su nombre indica es una matriz que muestra quin es el responsable de las diferentes tareas
que forman parte del proyecto. Aunque en muchos manuales este documento se muestra como
una forma de distribuir y definir responsabilidades entre los integrantes del equipo de proyecto,
en la fase de inicializacin puede tambin usarse para definir los lmites entre nuestro alcance y el
alcance de otros.

La matriz de responsabilidad se conoce comnmente como matriz RASCI o RACI, utilizando las
siglas de los diferentes roles que se pueden asumir delante de una determinada tarea:

R (Responsable) Es la persona responsable de su ejecucin, bien directamente o bien

conjuntamente o supervisando un equipo

A (Aprobador) Es la persona que aprueba el resultado de la tarea y da esta por concluida

una vez considere que se han conseguido los objetivos de esta

S (Soporte) Es la persona que da soporte en la ejecucin de la tarea aunque no es

responsable de ella. En la matriz RACI esta figura se omite.

C (Consultor) Es la persona que ayuda en la ejecucin de la tarea sin participar en ella,

dando simplemente consultora, sin participar en la ejecucin.

I (Informado) Indica la persona que debe estar informada de los avances y ejecucin de
la tarea, sin que ella participe en ella.

Una vez definidos los diferentes roles, confeccionar la matriz de responsabilidades consiste en
listar las diferentes tareas que componen el proyecto, para lo cual nos basaremos en las tareas
principales definidas en la WBS, e indicar el rol que asume cada persona. La siguiente imagen
muestra un ejemplo de matriz de responsabilidad:
En el apartado de recursos puedes encontrar una plantilla para confeccionar esta matrizy usarla en
tus proyectos.

C. Table Top Drawing

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance del proyecto y como este se
distribuye entre los diferentes integrantes. Este documento consiste en una representacin
esquemtica del proyecto, mostrando los componentes o reas principales que lo componen en
diferentes colores en funcin de quien sea el responsable. Igual que la matriz de responsabilidad,
es una herramienta que tanto puede usarse para definir el lmite del alcance en la fase de
inicializacin como para definir responsabilidades dentro del equipo del proyecto.

La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un diagrama visual, facilita ver el proyecto
en su conjunto y detectar puntos de interaccin entre los diferentes integrantes del proyecto, que
sern aquellos donde potencialmente pueden surgir ms problemas.
Los tres mtodos que se han propuesto en este artculo no son los nicos que existen, ni tampoco
excluyentes entre s, lo que implica que podemos utilizar diferentes mtodos con el objetivo de
clarificar mejor el alcance. Esto s, en el caso de utilizar diferentes mtodos conjuntamente, es
importante asegurarse de que estos sean coherentes entre s.

4. Alcance del producto vs el alcance del proyecto.

El alcance del producto lo podemos entender como las caractersticas o funcionalidades que
tendr el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto. Estas caractersticas
son de tipo tcnico, caractersticas relacionadas al plazo de finalizacin (plazo de entrega) y
caractersticas de costo final del producto o servicio. Las funcionalidades que tendr el producto o
servicio se originan a partir de una serie de requisitos dados por el cliente o la organizacin
ejecutante, que indican cmo se quiere el producto o servicio. Por lo tanto, para saber si el alcance
del producto se cumpli, se verifica y evala que todos los requisitos dados estn incluidos dentro
del producto o servicio resultante, es decir que sea tal cual el cliente lo solicit. De esta forma se
certifica que el alcance del producto sea el correcto y se logre la satisfaccin final del cliente.

El alcance del proyecto por su parte son las actividades o trabajo que deben llevarse a cabo para
poder entregar el producto o servicio con las caractersticas o funcionalidades requeridas de
acuerdo a los requisitos dados por el cliente o la organizacin ejecutante. Es decir, es todo el
esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance del producto. Entre las distintas
actividades que incluye el alcance del proyecto se pueden encontrar, por ejemplo: gestin de
tiempos, gestin de costos, adquisicin del personal necesario, gestin de calidad, gestin de
proveedores, etc.

Adems de estas actividades, se encuentran las actividades para elaborar el producto o servicio en
s. Para saber si el alcance del proyecto se cumpli, se mide contra el plan de direccin del
proyecto (tambin conocido como plan de gestin del proyecto), que contiene la lnea base del
alcance. El plan de direccin del proyecto es el documento principal que contiene los planes de
cada rea de conocimiento (llamados planes subsidiarios) y que gua todo el proyecto.

Por lo tanto se puede decir que como las actividades para elaborar el producto o servicio son una
de las diferentes actividades que se ejecutarn en el proyecto, el alcance del producto est
contenido dentro del alcance del proyecto, tal como lo muestra el siguiente grfico:
Para aclarar ms el tema, veamos un ejemplo.

Un importante ejecutivo nos ha encomendado la realizacin de un proyecto el cual tiene como

objetivo final la construccin de un escritorio para la nueva oficina que quiere implementar.

Durante las distintas reuniones con el ejecutivo, ste nos ha dado una serie de caractersticas que
debe tener el escritorio que desea, las cuales son las siguientes:

- Escritorio de 4 patas
- 2 cajones, que tenga llave cada uno
- De color negro
- Base de vidrio templado.

Todas esas caractersticas mencionadas son los requisitos del cliente que deben ser plasmados en
el producto final, en este caso el escritorio. Estas caractersticas forman parte del alcance del
producto. Al final del proyecto, el ejecutivo revisar y verificar el producto para comprobar que
sea tal y como lo pidi. Si el escritorio fue fabricado como se solicit, se puede decir que se
cumpli con el alcancel del producto. De lo contrario se tendrn que volver a revisar los requisitos
del cliente para construirlo apegado a ellos.

Para la construccin del producto, adems de realizar las actividades para construir el escritorio,
se deben considerar otras actividades como por ejemplo: determinar el tiempo y costos de
fabricacin del escritorio; conseguir al personal necesario como carpinteros, ebanistas, ayudantes;
buscar proveedores para conseguir los materiales como madera, clavos, pegamento, pintura, etc.
Todas estas actividades forman el alcance del proyecto, es decir todo el esfuerzo que se realizar
para finalmente entregar el escritorio.