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VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DEL PROGRAMA DE PASANTA
DEDICATORIA. ....................................................................................................V
AGRADECIMIENTO. ...........................................................................................VI
INTRODUCCIN .................................................................................................. 1
CAPITULO I
Diagnostico. ................................................................................................................ 3
Planteamiento del problema. ....................................................................................... 3
Justificacin.................................................................................................................3
Alcance....................................................................................................................... 4
Objetivo general. ........................................................................................................ 4
Objetivos especficos. ................................................................................................. 4
CAPITULO II
Marco Terico. ........................................................................................................... 9
Antecedentes de la organizacin. .............................................................................. 9
Antecedentes de la investigacin. ............................................................................ 11
Bases tericas. .......................................................................................................... 13
CAPITULO III
Marco metodolgico. ................................................................................................ 29
Tipo de investigacin. ............................................................................................... 29
Tcnicas de recoleccin de datos. ............................................................................ 31
Poblacin y Muestra ................................................................................................. 32
Problema a Resolver ................................................................................................. 32
CAPITULO IV
Anlisis de los Resultados. ...................................................................................... 40
CAPITULO V
CONCLUSIONES. ................................................................................................. 59
RECOMENDACIONES. ....................................................................................... 60
RESEA BIBLIOGRAFICA. ............................................................................... 61
ANEXOS ................................................................................................................62
A Factura centralizada........................................................................................63
B Registro factura centralizada .......................................................................... 64
C Consumo de almacn ...................................................................................... 65
D Registro de consumo de almacn. .................................................................. 66
E Registro de provisin. ..................................................................................... 67
F Plan de trabajo..................................................................................................68
DEDICATORIA
A mi abuela por haberme inculcado con sus historias y enseanzas, parte de lo que
soy y de lo que siempre ser.
Y a todas aquellas personas que con sus palabras de aliento, amistad y apoyo han
hecho de mi mundo un lugar ms ameno en el cual estar.
.
AGRADECIMIENTO
A Dios ante todo por darme fuerzas da a da y nunca dejarme desfallecer en medio
del camino, y por todas las bendiciones y la vida tan hermosa, llena de dicha y
felicidad que me ha dado.
A la Lcda. Gabriela Kolosovas, por abrirme las puertas, apoyarme y guiarme durante
todo el periodo de Pasanta.
INTRODUCCIN
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CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Esta empresa posee una estructura organizativa conformada por varias reas,
dentro de las cuales se encuentra la direccin de Administracin y Finanzas a la cual
est adscrito el Departamento de contabilidad y costos; y el de comercializacin y
ventas. El Departamento de Contabilidad y costos, se encarga de Coordinar las
actividades de contabilizacin de las cuentas del Balance General y Estado de
Resultados, garantizar la emisin de los Informes costos de la empresa: Informe
Bsico de Costos (Estructura y mano de obra) y Gastos de Estructura (todas las
direcciones y gerencias generales) en trminos de cantidad, calidad y oportunidad a
travs de la consolidacin de todas las transacciones que impliquen movimiento de
clases de costos (erogaciones, reversos) y anlisis de variaciones presentes en la
ejecucin presupuestaria, coordinar la toma fsica de los inventarios de repuestos y
suministros, mediante la estricta supervisin de las cuentas de inventario, balances,
elaboracin del presupuesto flexible, comparaciones de precios reales vs. estndar,
con la finalidad de suministrar al Departamento de Contabilidad y costos la
informacin requerida para la realizacin de los diferentes informes de gestin
presentados a los distintos entes de la empresa y de mantener un stock fsico de
maquinarias y repuestos y suministros acorde con la valoracin monetaria reflejada
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Los gastos generales representan aquellas erogaciones generadas por las empresas
en el desarrollo de sus actividades administrativas y el resto de los servicios
(publicidad no comercial, entrenamiento, seguros, telfono, mantenimiento de
edificios y reas verdes) asociados a dichas actividades, los mismos pueden ser
ordinarios o extraordinarios. El manejo y control de estos gastos son de gran
importancia ya que no estn ligados directamente a la prestacin del servicio de
alquiler de maquinaria pesada y por lo tanto, no son recuperables.
En la ejecucin del presupuesto de este nuevo ejercicio contable (Julio 2010- junio
2011) se ha observado como los gastos generales han aumentado progresivamente
hasta un 17 % sobre el presupuesto y la tendencia es que sigan en ascenso. Esto se
debe a factores de aumentos de precios de repuestos estratgicos y transporte dentro
del patio de la maquinaria, aumentos de sueldos y salarios segn convencin
colectiva, erogaciones no previstas, incrementos en los consumos y trabajos
extraordinarios en mejoras de infraestructura, principalmente en las Gerencias de
Mantenimiento industrial, comunicaciones y relaciones industriales.
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1.2.- Justificacin
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1.3.-Objetivos
1.3.1.-Objetivo General
1.3.2.-Objetivos Especficos
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1.4.- Alcance
1.5.- Limitaciones
LIMITACIONES
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CAPITULO II
MARCO TERICO
Misin
Visin
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Estructura Organizacional
PRESIDENTE
ASESOR JURIDICO
LABORAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE COMERCIALIZACIN
CONTABILIDAD Y Y VENTAS
COSTOS
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Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clsico
ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, ms especficamente, como parte
de un sistema total de administracin que incluye:
Sistemas de Planeacin.
Sistemas Presupuestales.
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Organizacin.
Las normas contables requieren que los gastos se contabilicen siguiendo el criterio
de devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre
el hecho econmico que lo genera, con independencia de si fue pagado o cobrado, o
de su formalizacin mediante un contrato o cualquier otro documento.
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Segn Gomez R. (1994) Las etapas del presupuesto son las siguientes:
Formulacin:
Ejecucin:
Control:
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Evaluacin:
Segn Gomez R. (1994) Las diferencias entre presupuesto pblico y privado son
las que se enumeran a continuacin:
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1) Por la forma como se enfocan los ingresos y gasto. Los servicios pblicos son
privativos del Estado, debido a que, por una parte, si son demasiado
productivos, seran una fuente desproporcionada de enriquecimientos en
manos de particulares. Otros servicios, por el contrario, son tan poco
lucrativos que nadie se ocupara de ellos.
Gastos
Segn Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Definen el gasto como
aquellos costos que han producido un beneficio y que luego se acaban, es decir, el
valor sacrificado que realiza la empresa para adquirir bienes o servicios mediante la
reduccin bruta de los activos.
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Los autores Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Clasifican los gastos de
la siguiente forma:
Son los gastos que se componen de cuentas reguladas por las decisiones de tipo
poltico, tomadas en los altos niveles administrativos. No se relacionan directamente
con la tasa de produccin; por lo tanto, la elaboracin del presupuesto de estos gastos
asume un carcter diferente al de los gastos de fabricacin.
Se denominan gastos de operacin en estos rubros por el origen de las partidas, las
cuales son incurridas por las operaciones que realiza una entidad.
Gastos Generales:
Gastos de Venta:
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Gastos Fijos:
Gastos Variables:
Gastos Semivariables:
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Segn Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) los elementos esenciales de un
sistema efectivo de control de gastos son:
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Para Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Dos trminos diferentes, costo y
gasto, a menudo se emplean en el mismo sentido. El costo se define como un desembolso
que se registra en su totalidad como un activo, y se convierte en un gasto cuando rinde sus
beneficios en el futuro. El gasto se define como un desembolso que se consume
corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio.
Otra de las diferencias es que los costos estn relacionados en forma directa con la
obtencin de un ingreso para la empresa, mientras que los gastos en los que incurre la
empresa, no estn relacionados con los ingresos operacionales, pero son necesarios para
que la empresa pueda operar.
Para Koontz H y Weihritch H. (1998) Debido a que los planes son el punto de
referencia para la creacin de controles por parte de los administradores, el primer
paso del proceso de control es lgicamente establecer planes. Sin embargo, puesto
que los planes varan en lo que se refieren a su grado de detalle y complejidad, es
preciso establecer normas especiales debido a que los administradores no pueden
vigilarlos. Por definicin, las normas son sencillamente criterios de desempeo,
existen muchos tipos de normas, entre las mejores se encuentran las metas u objetivos
verificables.
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con toda precisin qu hacen los subordinados, la evaluacin del desempeo real o
esperado se facilita enormemente.
Correccin de desviaciones:
Indica tambin Koontz H y Weihritch H. (1998) Que las normas deben reflejar los
diversos puestos de una estructura organizacional. Si el desempeo se mide en
correspondencia con ellas, es ms fcil corregir desviaciones. En la asignacin de
labores individuales o grupales, los administradores deben saber donde exactamente
aplicar medidas correctivas.
Registros contables
Segn Catacora F. (1996) El Registro Contable son todos los libros o documentos
que contienen todas las actividades de una empresa, que contienen o justifica una
transaccin, asiento o cuenta, ejemplo: libros de Contabilidad, Facturas, Plizas o
Comprobantes, Reportes, Informes Internos, entre otros.
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Gestin Financiera (FI): Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
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Estados Financieros
Procedimientos
Los procedimientos son aquellos que nos sirven de gua y de consulta para
conocer en forma secuencial y ordenada como dos o ms personas realizan un
trabajo. Ante esto, Catacora (1996) lo define como " La realizacin de una serie de
labores en forma orgnica y guardando una sucesin cronolgica en la manera de
realizar las labores" (pag.23). Por lo tanto, los procedimientos son un conjunto de
instrucciones que son establecidos para realizar alguna actividad, regular las
actividades administrativas en la empresa y establecen las pautas a seguir en
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MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
Para Catacora F. (1996) Son importantes debido a que por medio de ellos, todos
los trabajos o actividades que se realicen en una empresa se pueden efectuar en forma
eficiente, efectiva y econmica. Adems los procedimientos representan una
herramienta prctica para la simplificacin y especificacin del trabajo.
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Tipos de procedimientos
- Recepcin de inventario
-Fabricacin de productos
- Registro de estimaciones
- Distinciones de registros
Procedimientos no contables: Son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son los siguientes:
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Variable
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Cuadro N 1
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CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
Aplicada
Descriptiva
Por medio de ella se pudo obtener informacin acerca de los pasos que se llevan a
cabo en la realizacin del presupuesto, su ejecucin o registros a travs del tiempo y
la gestin mensual, con el fin de tener una idea de los acontecimientos. Al respecto
Tamayo y Tamayo (1993) comenta que: Esta comprende la descripcin, registro e
interpretacin de la naturaleza actual, composicin o proceso de los fenmenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o
cosa, se conduce o funciona en el presente, la investigacin descriptiva trabaja sobre
realidades de hecho y sus caracterstica es la de presentarnos una interpretacin
correcta (pg.35).
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Diseo de Investigacin
De campo
Poblacin y Muestra.
La poblacin que conforma esta investigacin son quince (15) analistas de costos
de las dems gerencias o departamentos y diecisis (16) analistas de la gerencia de
contabilidad y costos. Mediante la opinin de los mismos se obtendrn informacin
adicional para soportar el trabajo de investigacin.
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Observacin Directa
Esta tcnica permiti recolectar en forma presencial los datos e informes para
identificar las variaciones presentes en la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al presupuesto, mediante
esto se puede deducir las explicaciones para indicar las posibles soluciones. Se utilizo
la observacin directa, debido a que es el tipo de investigacin donde el investigador
se encuentra en el sitio o lugar de la problemtica. Al respecto Tamayo y Tamayo
(1993) comentan que la observacin directa es aquella en la cual el investigador
puede observar y recoger datos mediante su propia observacin. (pg.115).
Entrevista no estructurada
Por medio de esta tcnica se indag acerca de las explicaciones de las variaciones
negativas con respecto al presupuesto econmico actual, para as tener una idea ms
clara de cuales fueron las razones de estos desvos y poder indicar las posibles
decisiones futuras. Adems se obtuvo informacin acerca de las actividades que
realizan los tres analistas correspondientes a gastos generales, registros contables,
elaboracin de presupuesto y emisin de informes. Al respecto Sabino, C (1987)
comenta que una entrevista No estructurada Se realiza sin prever las preguntas, es
decir, que ni las preguntas ni las respuestas estn predeterminadas completamente
(pg. 80)
Revisin Bibliogrfica
Universidad Nacional Abierta (1990), Es una tcnica cuyo propsito esta dirigida
principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para esto se realiza dentro las
condiciones que asegure la obtencin y autenticidad de la informacin que busca con
relacin al estudio o tema en particular. (Pg. 52).
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Para llevar a cabo este trabajo result necesario acudir a fuentes bibliogrficas
que permitieron ampliar los conocimientos acerca del tema en estudio. Esta tcnica
se basa en la obtencin de informacin mediante la revisin de material bibliogrfico
tales como: textos, manuales de la organizacin, tesis e informes.
Castro (2003) No son ms que las diferentes operaciones que se pueden realizar
con los datos obtenidos a travs de los instrumentos de recoleccin. (pg.77)
Fichas: Este instrumento fue utilizado por el investigador para anotar las
respuestas dadas por los analistas de la gerencia de contabilidad y costos y los
responsables de las Direcciones en estudio.
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Castro (2003) Se refiere a las distintas tcnicas que se pueden utilizar con el fin
de interpretar los datos obtenidos. (pg.78)
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CAPITULO IV
ANALISIS DE RESULTADOS
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Los gastos generales estn conformados por los siguientes rubros principales:
- Alquileres
- Gastos de computo o sistemas
- Gastos de Oficina
- Movilidad, viajes y hotelera
- Mantenimiento/Conservacin
- Servicios de terceros
- Seguros
- Donaciones
- Restos
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RESPONSABLE ACCIN
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2.- Evaluar que los gastos incurridos en el segundo semestre del ao 2010 estn
registrados correctamente en el sistema SAP (Sistemas de Aplicaciones y
Productos)
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6 XX XX
Gasto Generales Direccin Gerencia o
departamento
Ejemplo:
6 10 01
Gasto Generales Presidencia Oficina del presidente
6XX XX XXX
Identifica el Nmeros fijos Especifica el tipo
Grupo de Gasto no utilizados de Gasto
actualmente, necesarios
para SAP
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Ejemplo:
608 00 802
Servicios Intervalo de 00 Consumo Telefnico
Necesario para SAP
Los registros contables en SAP pueden ser originados en cuatro formas, la cuales
se detallaran a continuacin:
Los analistas de costos, realizan adems de las provisiones otros registros que
aunque no disminuya o aumente los gastos, permite corregir malas imputaciones,
estos son conocidos como reclasificaciones. Existen varios casos de reclasificaciones,
que son:
- De un centro de costo a otro centro de costo, pero manteniendo el mismo
detalle de gasto.
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Para registrar el traspaso se debe conocer con precisin los siguientes aspectos:
Provisiones.
Para realizar el asiento de provisin se debe seguir el siguiente esquema:
- El analista debe tener una autorizacin por escrito (correo con fondo de
seguridad) del usuario que requiera la provisin.
- Se tiene que conocer el nombre del proveedor, el monto, la fecha, nmero de
factura y que servicio prest para la empresa.
- Esta cuenta se maneja en bolvares pero se debe saber la conversin en
dlares.
- El registro contable no se podr realizar despus del ltimo de cada mes en
cierre.
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Reverso-Provisin.
Al realizar el reverso de una provisin, el analista debe saber con precisin los
posteriores aspectos:
a) Destacar cuales gastos entraron y estn provisionados en meses anteriores.
b) Esta transaccin se realiza el ltimo da de cada mes, que se est cerrando.
c) Observar que la factura corresponda con la provisin realizada en cuanto a
la fecha, servicio prestado y numero de factura.
d) El reverso de la provisin se efectuara por el monto exacto provisionado.
Cuadro N 2
Resumen de registros en SAP en el perodo Julio-diciembre 2010
Conceptos Cantidad
Facturas descentralizada 320
Factura centralizadas 116
Recepcin de almacenes 64
Total 500
Fuente: Sistema SAP
Cuadro N 3
Clasificacin de registros en SAP en el perodo Julio-Diciembre 2010
Registros
N Errneos Errneos no
Buenos Total
reclasificados reclasificados
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Cuadro N 4
GASTOS GENERALES POR DIRECCIN
Acumulado
Direcciones En miles de Bs.
Real PEA Var
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Cuadro N 5
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Grafico 1. Representacin porcentual de cuantas personas estn de acuerdo con el procedimiento para
la elaboracin del presupuesto de Gastos Generales.
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Cuadro N 7
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
24 SI 77,42%
7 NO 22,58%
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3) Conoce usted los rubros o partidas que conforman los Gastos Generales y que
cuentas contables estn asociadas a los mismos?
Cuadro N 8
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
21 SI 67,74%
10 NO 32,26%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 3. Representacin porcentual de acuerdo a los rubros o partidas que conforman los gastos
generales y las cuentas contables asociadas a los mismos.
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Anlisis: en este punto de determin que existe un 68 % de los analistas que conocen
cada uno de los rubros o partidas que conforman lo Gastos Generales, particularmente
incluye a los 16 analistas que conforman el Departamento de contabilidad y costos, el
resto, 32 % de los analistas afirma que no estn familiarizados con los conceptos y su
ubicacin dentro de los rubros, as como las cuentas contables asociadas a los
mismos, y al momento de elaborar el presupuesto o imputar algn gastos suelen
confundirse.
Cuadro N 9
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
31 SI 100,00%
0 NO 0,00%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.
Grafico 4. Representacin porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que existen muchos
registros contables que han sido mal registrado por desconocimiento de los conceptos que contemplan
los gastos generales.
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5) Considera que los sistemas que permiten la gestin mensual de los Gastos
Generales, son de fcil navegacin?
Cuadro N 10
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
26 SI 83,87%
5 NO 16,13%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 5. Representacin porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que los sistemas que
permiten la gestin mensual de los gastos comparando con el presupuesto, son de fcil navegacin.
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Cuadro N 11
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
17 SI 54,84%
14 NO 45,16%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 6. Representacin porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que algunas de las
variaciones no relacionadas con extraordinarias, ocurridas durante el segundo semestre del 2010
pudieron haber sido evitadas antes de la elaboracin del presupuesto.
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Cuadro N 12
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
12 SI 38,71%
19 NO 61,29%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 7. Representacin porcentual de acuerdo a que algunas de las variaciones ocurridas durante el
segundo semestre del 2010 podrn se mejoradas durante el primer semestre 2011, originando al final
del ejercicio 10-11 una compensacin y por lo tanto una variacin mas pequea.
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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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RESEA BIBLIOGRAFICA
POLIMENI R., Fabozzi F., Adelber A., (1994). Contabilidad de Costos. Editorial
Normos S.A. Colombia.
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Anexo E. Provisin.
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Anexo F
PLAN DE TRABAJO
Actividades Semanas
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Induccin a las
Actividades x x
Entrenamient
o general en
cuanto a la
normativa x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
laboral y fiscal
vigente
Induccin para
el uso del x x
sistema SAP
Clasificacin,
codificacin y
registro
x x x x
contable de las
transacciones
diarias
Preparacin de
la
documentacin
soporte de los x x x x x x
gastos
generales
incurridos
Correcto
archivo y
resguardo de la
documentacin x x x
soporte de los
gastos
incurridos
Elaboracin de
conciliaciones x x
bancarias
Anlisis de las
principales
x x x x
cuentas
contables
Registro y
asiento de
operaciones x x x x x x x x x
contables en el
sistema SAP
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