CAPITULO I

EL PROBEMA

Planteamiento de Problema

La empresa ALMACN ELIAS C.A. es una empresa dedicada a la compra

y venta de todo tipo de calzados, durante aos ha sido pionera en cuanto
importacin de calzados desde hace 3 dcadas. Aun as sus procesos
administrativos no se llevan adecuadamente. En la actualidad la tienda cuenta
con tres departamentos; departamento de Almacn, departamento de
Recursos Humanos y el de departamento de Administracin y Caja.

El departamento de administracin y caja se encarga de manejar y operar

las polticas, normal, sistemas y procedimientos de control necesario para
salvaguardar los recursos financieros de la entidad y atendiendo con
oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los diferentes
compromisos contrados por la organizacin, cuidando que la documentacin
que soporta los egresos cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de
control interno, bsicamente en este departamento se evidencia un escenario
de desorganizacin, existe problemas de confusin al realizar las actividades
ya que estas deben ser estandarizadas para que el cliente no sienta el cambio
entre la atencin de una persona u otra.

Desde el principio que se fund la empresa ALMACN ELIAS C.A. el rea

de caja ha contando con un mismo sistema sencillo y antiguo, sin ningn
procedimiento administrativo, solo se actualiza cada vez que el jefe lo amerita
pero sin embargo el sistema sigue contando con lo mismo (efectivo, dbito y
crdito), no es como en las otras empresas que su sistema es ms actualizado.
El sistema de la empresa no cuenta con una pgina EXCEL donde se le hara
ms fcil a la hora de cerrar caja ya que como se sabe en dicha pgina se
realza la sumatoria total de las ventas del da o mes, en caso de la sumatoria
de ventas mensuales.

En la actualidad siguen contando con el sistema A2 Administrativo dicho

sistema solo realiza la facturacin diaria, es decir solo muestra lo que es;
efectivo, dbito y crdito al momento de realizar el cierre de caja lo cual se
conoce como el Reporte Z, tambin cuenta con un cuaderno doble lnea
donde verifican las ventas del da con el sistema y as las vendedoras se guan
al momento de reclamar sus comisiones. La facturacin tambin son
realizadas a mano ya que es obligatorio por el SENIAT, aparte que tambin es
obligatorio para la tienda ya que el sistema se cae por falta seal y en caso
que se vaya la luz.

La empresa no cuenta con una caja chica y tienen un mal manejo

administrativo. Todo el dinero que entra en efectivo a travs de las ventas
canceladas en efectivo, sale como prstamos a los encargados y empleados
de la tienda, dichos prstamos son anotados en el cuaderno doble lnea con
el nombre del encargado o empleado, fecha y el monto de dinero que se le
prest. As lo expres Tenias Johana. Encargada y Administradora de la
empresa ALMACN ELIAS C.A.

Para resolver la problemtica planteada es conveniente que cada uno de

los procedimentales administrativos estn previamente estandarizados ya que
es de suma importancia para la salud organizacin al que cada empleado
conozca a profundidad los procedimientos que debe desarrollar en su cargo
sobre todo los que manejan el efectivo debido al que como toda empresa
comercial el flujo de efectivo es primordial para la estabilidad de la
organizacin. Para lo anterior planteado es necesario saber:

Por qu sera necesario un Manual de procedimientos administrativos

para el control interno en el rea de caja de la tienda ALMACN ELIAS
C.A?
 Para poder dar respuestas a este problema expuesto se sistematiza de la
siguiente manera:

Cmo se realiza actualmente el control interno en el rea de caja de la

tienda ALMACN ELIAS C.A?

Cuales son las normas necesarias para el control interno en el rea de caja
de la tienda ALMACN ELIAS C.A?

Cules son los factores internos y externos que presenta actualmente el

control interno en el rea de caja de la tienda ALMACN ELIAS C.A?

Cules acciones podran aplicarse para el control interno del rea de caja?

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Proponer un Manual de procedimientos administrativos para el control

interno del rea de caja de la tienda ALMACN ELIAS C.A. Ubicada en la
calle Fajardo de Porlamar, Municipio Mario-Edo. Nueva Esparta.

Objetivos Especficos

Describir los procedimientos actuales del control interno en el rea de

caja de la tienda ALMACN ELIAS C.A.

Indicar las normas necesarias para el control interno en el rea de caja de

la tienda ALMACN ELIAS C.A.

Determinar las fortalezas y debilidades de los procesos actuales del

control interno en el rea de caja de la tienda ALMACN ELIAS C.A

Localizar las acciones que podran aplicarse para el control interno del
rea de caja
Justificacin de la Investigacin

En la actualidad las empresas comerciales se han visto en problemas,

debido a la falta de implementacin y aplicacin de controles internos que
garanticen la eficiencia, confiabilidad, productiva y la proteccin de todos los
recursos de la entidad. La importancia de tener controles internos en las
organizaciones, ha ido incrementada, en las ltimas dcadas, debido a lo fcil
y seguro que resulta medir la eficacia y productividad de la empresa y cada
uno de sus departamentos de esta.
Con la realizacin del presente estudio, se espera disear los controles
internos en el rea de efectivo en una empresa comercial, con la finalidad de
proteger el efectivo, garantizando la exactitud y confiabilidad de las
informaciones financieras. Esto debido a que para cualquier empresa de
compra y venta, el efectivo es la sangre que le da vida a la organizacin, de
ah se desprende la importancia que tiene la buena administracin del dinero,
mediante la aplicacin de sistemas y controles internos en el rea de efectivo
que contribuyan a salvaguardar los activos, garantizando as la concentracin
de todos los mtodos que son parte de los controles internos aplicados a las
actividades diarias de la empresa.
El control interno en el rea de caja en una empresa comercial comprende:
la obtencin oportuna y confiable de la informacin financiera, que a su vez
analiza, previene, anticipa, proporciona los procedimientos y las medidas para
monitorear las principales actividades comerciales de la empresa, avalando
deteccin de errores y reduciendo la oportunidad de que ocurran fraudes.
En cuanto la empresa Almacenes Elas, C.A, aun cuando tiene muchos
aos en el ramo de la venta ha crecido de forma desorganizada sin ningn tipo
de parmetros y ha causado muchas veces que la compaa no tenga claro el
destino de ciertos fondos y que los socios en algn momento se vieron en la
obligacin de cubrir, se presupone que si existieran los procedimientos
necesarios escritos en un manual esto no sucedera.
 Por otro lado un manual es una herramienta administrativa que ayuda a la
organizacin de la empresa, ya que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de la misma; a travs de estos se logra evitar errores
que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa. Los
manuales pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando
la duplicidad de funciones, En los manuales de procedimientos son
consignados, metdicamente tanto las acciones como las operaciones que
deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa.
Adems, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lgico y en
un tiempo definido, en el caso del rea de caja de Almacenes Elas, C.A.,
unificara los criterios de cada empleado haciendo que los procesos sean ms
especficos y con un rango mnimo de error.
Tericamente esta investigacin se justifica debido a que se realiza con el
propsito es aportar al conocimiento existente sobre la aplicacin del control
interno como instrumento de evaluacin de procedimientos en distintas reas
de la empresa comercial, cuyos resultados de esta investigacin podr
sistematizarse en una propuesta para ser incorporado como conocimiento a
las ciencias de la administracin, ya que se estara demostrando que el uso
de dichos procedimientos mejora el desempeo de la empresa.
Por otra parte esta investigacin se justifica metodolgicamente ya que se
aplicara una investigacin proyectista apoyada en una investigacin de campo
que resultara en la elaboracin de una propuesta para la realizacin de un
manual de procedimientos enfocado en el control interno del rea de caja de
Almacenes Elas, C.A.
A nivel prctico, esta investigacin viene a representar una oportunidad
importante para la institucin objeto de estudio, de abordar con precisin
cules son los problemas que actualmente se presentan en la aplicacin de
los procesos de control en el rea de caja que han facilitado su permanencia
en el tiempo. Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de
que a travs de su ejecucin, se abren las posibilidades de mejoramiento de
los procedimientos de control interno y manejo de caja hasta ahora utilizados
por la institucin y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la
atencin de clientes.
Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor, puesto que
servir para poner en prctica los conocimientos adquiridos en la
universidad, en relacin a los procesos de manejo y control de interno, as
como tambin