ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORA

ANGELA YESENIA ZAPATA ZAPATA

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1465412)

2017
ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

ANGELA YESENIA ZAPATA ZAPTA

Aprendiz

GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS

Tutor

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2017
 INTRODUCCION
En los comienzos de la era de la informacin afine de los aos 1990, los
documentos se recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos.
Actualmente, el desarrollo exponencial de la informacin y las nuevas
herramientas tecnolgicas provoco un aumento desmesurado de los nuevos
documentos digitales y paralelamente tambin se expandi el crecimiento de los
documentos en papel. A medida que pasa el tiempo es cada vez ms imperioso la
necesidad de organizarlos .Por lo tanto, se hace fundamental la necesidad de contar
con una gestin adecuada pues, a mayor crecimiento de informacin mayor es el
caos que genera.
En Colombia los procesos archivsticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000, del
Archivo General de la Nacin, la cual insta a las entidades pblicas y privadas con
funciones pblicas, a elaborar programas de gestin documental dentro
del concepto de archivo total en el cual se controla los documentos desde su
elaboracin hasta su disposicin final orientado principalmente por las Tablas
de Retencin Documental.
Por consiguiente, la Organizacin Documental es el principal centro de eficiencia y
mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que
habitualmente realizan trmites con documentos, ya que permite replantear
acciones y estrategias en el uso de los sistemas de informacin, con el fin de
obtener resultados ptimos en los problemas organizacionales.
 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Definicin:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
 1. PRODUCCIN

2. RECEPCIN 8. DISPOSICIN
FINAL

MAPA MENTAL DE
PROCESO DE GESTION 7. CONSERVACIN
3. DISTRIBUCIN
DOCUMENTAL

(PGD)

4. TRMITE
6. CONSULTA
MITE

5. ORGANIZACIN
CONCLUSIONES

El desafo de la gestin documental es buscar soluciones muy adecuadas que

funcionen y nuevas tecnologas para con ello garantizar su originalidad e
integridad. Tambin debe tener en cuenta que un buen que un buen sistema de
administracin de documentos permite almacenar y recuperar informacin, esto es
vital para la permanencia de cualquier organizacin o institucin sin importar su
tamao. La gestin documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de
tiempo, recepcin y organizacin debidamente de los documentos ya que es una
tarea clave que nos permite ahorrar tiempo y dinero al buscar un documento o
informacin, tambin nos permite conservar los documentos teniendo como base
la Ley General de Archivos. Como recurso, la gestin documental provee
informacin, y como activo, proveen documentacin. Si utilizamos sistemas
automatizados para archivarla informacin, stos nos ayudan a localizar el
documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la
organizacin o fuera de sta.