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Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of 1
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
ndice
Inicio........................................................................... 3
- Introduccin
- Objetivo
Cierre.................................................. 37
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Bienvenida
El programa del proyecto, conocido en ingls como project schedule, es la
informacin en detalle de la duracin de actividades, secuencias, recursos, metas
intermedias y ruta crtica. Debe desarrollarse para alcanzar la utilizacin ptima de
los recursos involucrados en un proyecto, incluyendo personas, tiempo y
presupuesto.
El programa del proyecto tiene como base una correcta estimacin de la duracin de
las actividades, considerando los recursos que se le van a asignar, la experiencia en
actividades similares y el ambiente especfico en el que se desarrolla. Una vez que se
consideran todos estos factores, se integran en un programa detallado que conformar
la gua principal de ejecucin y control.
Introduccin
Objetivo
Al finalizar el estudio del tema sers capaz de:
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7. Registro de riesgos
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2. Recursos en un proyecto
Ejemplos de este tipo de recursos son: papelera, pintura, cemento, aceite, comida
para los trabajadores, uniformes y viajes.
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Con un ejemplo sencillo de una actividad como la de pintar una pared se puede
ilustrar la diferencia. Analiza la siguiente situacin.
Supn que para pintar una pared se requiere un pintor, el cual es un recurso no
consumible porque se puede utilizar para pintar otras paredes. Se requiere tambin un
litro de pintura, considerada como un recurso consumible porque se queda en la
pared, ya no se puede utilizar para otra pared.
Contando con ambos recursos se estima que la pared ser pintada en 8 horas. Si en
lugar de un pintor llegan dos pintores, lo ms probable es que la pared ser pintada en
la mitad del tiempo (aproximadamente).
De acuerdo con lo anterior, los recursos no consumibles son los que se deben
revisar y considerar en la estimacin de la duracin de las actividades.
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3. Tcnicas de estimacin
Experiencia
Este conocimiento debe ser producto del trabajo realizado durante mucho tiempo,
en el cual se han planeado las actividades y se ha revisado el desempeo de los
recursos y los resultados finales. De esta manera, se puede estimar que una pared de
ciertos metros cuadrados va a ser pintada en 8 horas por un pintor, pero para que la
estimacin tenga un buen nivel de certeza debe ser emitida por un pintor o un
supervisor con muchos aos de experiencia pintando paredes.
Mtodo de clculo
prcticamente imposible pensar que 8 pintores van a pintar la pared en una hora (8/8)
porque los pintores no tendran espacio suficiente para realizar su trabajo.
Por ejemplo, si un analista le toma el tiempo a un pintor durante una hora, y pinta 1
m2, deber estimar preliminarmente que en 8 horas pinta 8 m2 y considerar el
rendimiento para la estimacin final.
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Como se puede observar, a mayor nmero de veces que se hace la actividad, mayor es
la productividad. Por ejemplo, cuando se han pintado 400 paredes se obtiene una
productividad aproximada de 1,100 m2 por semana, mientras que si se han pintado 800
paredes se estima una productividad de 1,700 m2 por semana.
El calendario laboral es el que establece los das laborales por semana y los das
de descanso obligatorio. La estimacin de la duracin de una actividad debe
distinguir si es en das laborables, lo que se conoce como das hbiles, o si incluye
das no laborables, lo que se conoce como das naturales.
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Siguiendo con el ejemplo del pintor, imagina que se le asigna la tarea de pintar 80 m2 de barda.
Se estima que puede pintar 8 m2 en un da laboral de 8 horas, incluido el rendimiento. Por lo
tanto, el pintor tardara 10 das naturales en terminar el trabajo, esto si trabaja todos los das sin
descansar ninguno. Entonces, si empieza su trabajo el lunes, terminar de pintar la barda el
mircoles de la semana siguiente.
Por otra parte, si se considera que descansa los domingos, es decir, trabaja de lunes a sbado y
empieza la actividad el lunes, el pintor terminar su trabajo el jueves de la semana siguiente. Si
adems coincide que ese jueves es festivo y, por lo tanto, es descanso obligatorio (por ejemplo 16
de septiembre), la duracin de la actividad ser de 12 das naturales, aunque sigue siendo de 10
das hbiles.
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obtendr una duracin diferente si se trabaja medio turno, turno completo u horas
extras.
Continuando con la labor del pintor, ahora considera que el pintor asignado para pintar los 80 m2
de pared trabaja jornadas de medio tiempo (4 horas diarias) en lugar de tiempo completo (8
horas diarias). Entonces la duracin de la actividad ser de 20 das hbiles o de 24 das naturales.
Si por el contrario, el pintor trabaja 2 horas extras diariamente, en total 10 horas al da,
terminar de pintar en 8 das hbiles (80/10) o en 10 das naturales, si se atraviesa el 16 de
septiembre.
Herramientas de software
4. Presentacin de resultados
De acuerdo al PMBOK Guide, los resultados (outputs) del proceso de estimacin
de recursos son los siguientes:
Requerimientos de recursos por actividad
Es la hoja o tabla de recursos que identifica la cantidad y tipo de recursos que se
requieren para cada actividad o paquete de trabajo. Las hojas o tablas de recursos
pueden anexar la documentacin que se utiliz como base para las estimaciones, as
como las suposiciones que se hicieron al determinar el tipo de recursos, su
disponibilidad y las cantidades asignadas.
La estructura de la divisin de recursos
Es una estructura de los recursos identificados por categora y tipo. La estructura
de la divisin de recursos es til para organizar y reportar datos del programa de
proyecto con la utilizacin de los recursos.
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Listas de actividades.
Atributos de las actividades.
Calendarios de recursos.
Los documentos del proyecto que se pueden actualizar como resultado de la
estimacin de la duracin de las actividades pueden ser los siguientes:
Atributos de las actividades.
Suposiciones hechas al desarrollar los estimados de recursos y duraciones.
Conclusin
Introduccin
Por experiencia se sabe que por ms esfuerzo que se haga en la programacin del
proyecto siempre va a haber variaciones con respecto a la ejecucin.
Objetivo
1. Fuentes de informacin
2. Tcnicas y herramientas
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A continuacin se muestra el proyecto con una red de actividades en los nodos (se
sugiere consultar el curso Definicin y secuenciacin de actividades, para mayor
profundidad en el tema de redes).
Como se muestra en la red, la actividad 1. Comprar las piezas tiene dos actividades
sucesoras que se ejecutan en paralelo, la 2 Ensamblar piezas y la 3 Estimar
precio. Una vez que ambas actividades han concluido, se realiza la actividad 4
Vender la pieza.
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Por lo anterior, la secuencia de actividades 1-2-4 define la duracin total del proyecto
(8 das) y esta secuencia es la ruta crtica del proyecto. Las actividades que forman
parte de la ruta crtica se conocen como actividades crticas. La ruta inferior (1-3-
4) no es crtica, sin embargo, como las actividades 1 y 4 forman parte de la ruta crtica,
la nica actividad que no es crtica es la 3.
Como la actividad 3 se puede demorar hasta dos das o iniciar dos das despus, se
dice que tiene holgura. Por definicin, la holgura (en la terminologa en ingls se le
conoce como slack) es un tiempo de reserva que tienen las actividades no crticas
para iniciar despus, o para demorarse sin que se altere la duracin total del
proyecto.
Cuando se hace el anlisis para identificar la ruta crtica, se debe tener en cuenta
la duracin de las actividades, as como su inicio y terminacin. Como se ha
ejemplificado con la actividad 3 que tiene holgura, sta puede iniciar hasta dos das
despus, es decir, tiene un inicio ms temprano y un inicio ms tardo.
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Como se puede observar, el inicio temprano de la primera actividad, y por lo tanto del
proyecto, es el lunes a las 8:00 am y la terminacin ms temprana de la ltima
actividad es el mircoles de la semana siguiente a las 4:00 pm, por lo tanto, la
duracin es de 8 das hbiles, 10 das naturales.
Al terminar el paso hacia atrs, se debe verificar que el inicio tarde (ITa) de la
actividad 1 quede igual que su inicio temprano (ITe), de lo contrario, algn clculo
de fechas en los nodos est equivocado.
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En la figura anterior se marcaron con rojo las flechas que unen las actividades que no
tienen holgura (1-2-4) que son las actividades crticas. Es decir, la ruta crtica tambin
se puede definir como aquella secuencia de actividades que no tienen holgura.
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Anlisis de recursos
El anlisis de recursos consiste en revisar cantidad y tipo de recursos asignados a las
actividades para verificar que sean suficientes para cumplir con la duracin y el costo
del proyecto.
A continuacin se muestra un diagrama de Gantt con actividades que son parte de
un proyecto para construir una casa.
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Cuando los proyectos tienen muchas actividades en paralelo y con una gran cantidad
de recursos, se necesitan tcnicas para hacer el anlisis. La ms conocida es el
diagrama de carga de trabajo, histograma de recursos, o como se le conoce en
ingls resource load diagram.
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Semanas
Actividades Resp. 1 2 3 4 5
1. Bsqueda Bibliog. AZ
2. Estado del arte
3. Diseo de metodologa JP y AZ
4. Experimentacin AZ y RP
5. Reporte de resultados JP y AZ
Hs.
24
20
Rec. Tiempo Disp. Smbolo 16
AZ 4 Hs
JP 12
4 Hs
RP 4 Hs 8
4
0
1 2 3 4 5
Semanas
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Una vez concluido el diagrama de carga de trabajo se analiza para ver las posibles
restricciones de recursos.
Del diagrama obtenido se observa que hay restricciones del recurso AZ, ya que est
asignado al proyecto 4 horas diarias y en la semana 3 se necesitan 8 horas.
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Esta sobrecarga fue propiciada por los traslapes entre las actividades, como se
remarca en la siguiente figura:
Semanas
Actividades Resp. 1 2 3 4 5
1. Bsqueda Bibliog. AZ
2. Estado del arte
3. Diseo de metodologa JP y AZ
4. Experimentacin AZ y RP
5. Reporte de resultados JP y AZ
Hs.
24
20
Rec. Tiempo Disp. Smbolo 16
AZ 4 Hs
JP 12
4 Hs 4h 4h
RP 4 Hs 8
4
4h 4h
0
1 2 3 4 5
Semanas
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Para lograr balancear la carga de trabajo de AZ, sin incrementar el costo del proyecto
por horas extras, o sin exigir a AZ el doble del tiempo asignado, se hace la nivelacin
de recursos, como se muestra en la siguiente figura.
La nivelacin permite adems tener un perfil de carga de trabajo ms constante.
Este tipo de curvas, conocidas como curvas S por su forma, son muy utilizadas por
compaas que desarrollan proyectos donde se involucran muchos recursos humanos
y se requiere llevar un buen control de asignaciones, por ejemplo, las compaas de
ingeniera o de instalaciones elctricas y mecnicas.
Como ltima tcnica para el desarrollo del programa del proyecto se revisar la
compresin del programa, la cual consiste en reducir la duracin del proyecto sin
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La compresin del programa se puede lograr mediante las siguientes dos tcnicas:
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Debe notarse que a pesar de haber asignado un segundo pintor, el nmero total de
horas de pintor no se reduce, ya que la duracin se recort a la mitad. En otras
palabras, se siguen asignando 40 horas pintor (1.5 das*2 pintores*8 h/da +1 da*2
dos pintores*8 h/da).
En la prctica, la reduccin a la mitad de tiempo, por lo general, no sucede y por lo
tanto, se invierte un poco ms de horas de recurso. Finalmente, se podra decidir
pintar la cocina con un solo pintor para terminar en los cinco das inicialmente
programados, y asignar al segundo pintor en algn otro proyecto.
El diagrama de Gantt quedara de la siguiente forma:
Para conocer la forma como se ven impactados los costos al momento de realizar un
anlisis de compresin, se sugiere consultar el curso Control de Costos.
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El programa del proyecto puede presentarse a nivel ejecutivo, es decir, sin detallar
todas las actividades, y aunque puede presentarse en forma de tabla, normalmente se
presenta en alguna de las siguientes grficas.
Grficas de Gantt. Se pueden presentar a nivel ejecutivo, como la que se muestra a
continuacin.
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Redes de proyectos
Se pueden presentar para ofrecer una mayor claridad en la secuencia de
actividades.
A continuacin, el diagrama de red correspondiente a los grficos anteriores (para
detalles de construccin y anlisis de los diagramas de red se recomienda consultar el
curso Definicin y secuenciacin de actividades). En el diagrama no se aprecian los
datos de cada nodo, solamente se presenta para ilustracin de la red y la ruta crtica
(en rojo).
Esp eci f i c ar
St a r t : 1 0/ 09/ 07 I D: 1
Res : I ngenie r o
St a r t : 1 2/ 09/ 07 I D: 2
St a r t : 1 4/ 09/ 07 I D: 3
Res : I ngenie r o
St a r t : 1 7/ 09/ 07 I D: 4
Res : I ngenie r o
St a r t : 2 1/ 09/ 07 I D: 7
Res : C om pr ador
St a r t : 0 3/ 10/ 07 I D: 8
Res : C om it Com p r as
Pr e par ar espac i o
Sel ecci on ar pr oveedo r
St a r t : 1 0/ 10/ 07 I D: 10
St a r t : 0 9/ 10/ 07 I D: 9
Finis h: 15/ 10/ 07 Dur : 4 da ys
Finis h: 09/ 10/ 07 Dur : 1 da y
Res : I ngenie r o
Res : C om pr ador
St a r t : 1 0/ 10/ 07 I D: 11
Res : C om pr ador
O r den de com pr a
I D: 12
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Actualizacin de documentos
Los documentos del proyecto que se pueden actualizar como resultado del
desarrollo del programa incluyen, pero no estn limitados a lo siguiente:
Requerimiento de recursos por actividad. La nivelacin de recursos puede
afectar significativamente las estimaciones preliminares en tipo y cantidad de
recursos requeridos.
Atributos de las actividades. Se actualizan para incluir cualquier correccin a
requerimientos de recursos y cualquier otra revisin generada en el proceso de
desarrollo del programa
Calendarios. El calendario de cada proyecto puede usar diferentes unidades
de calendario (das, semanas, meses) como base para programar el proyecto.
Registro de riesgos. El registro de riesgos puede necesitar actualizarse para
reflejar oportunidades y amenazas percibidas durante el proceso de
programacin.
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Conclusin
En este tema se han revisado las tcnicas y herramientas para el desarrollo del
programa del proyecto (project schedule).
El programa es uno de los elementos ms importantes en la administracin de
proyectos. La informacin requerida para elaborarlo incluye datos del alcance, listas
y atributos de actividades y recursos. Se requiere, adems, informacin detallada
sobre los recursos a asignar, tal como el calendario y la jornada laboral, la categora y
tipo de recursos.
Con la informacin anterior, se integra un programa de trabajo que se analiza para
alcanzar los mejores resultados. El anlisis de la ruta crtica es parte esencial de la
optimizacin del programa, porque permite identificar las actividades prioritarias
en trminos de su duracin y su impacto en la duracin total del proyecto.
La asignacin y nivelacin de recursos es til para lograr una carga de trabajo
balanceada de los recursos asignados. Las herramientas de compresin (crashing)
de la ruta crtica y traslapes (fast tracking) posibilitan la obtencin de una duracin
ptima del proyecto considerando los riesgos de calidad y el costo.
El programa del proyecto se presenta a todos los niveles de la organizacin, a
nivel ejecutivo o detallado. Esto tiene como finalidad que los participantes del proyecto
y los tomadores de decisin (stakeholders) tengan una visin clara y detallada de las
actividades, duraciones, recursos, supuestos y restricciones.
Una vez autorizado el programa con todos estos elementos y caractersticas, se
establece la lnea base, a partir de la cual se establecer el control de avance y se
medirn las posibles desviaciones del proyecto.
Cierre
Una vez conocidas las fuentes de informacin, las tcnicas y herramientas
necesarias, as como la presentacin de resultados del programa de trabajo, se
tienen los elementos necesarios para elaborar un plan detallado (programa) del
proyecto.
El desarrollo del programa de trabajo puede ser un ejercicio muy intenso para
proyectos con alta utilizacin de recursos. Sin embargo, tambin puede llevarse a
cabo omitiendo algunos de los anlisis mostrados en este curso, si los proyectos son
en general pequeos, con pocos recursos, y todas o casi todas las actividades en
secuencia.
Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of 37
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
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