Lecture et criture 1 du franais

Dossier: Correspondance administrative

La lettre commerciale
Gnralits
La lettre commerciale est utilise dans dinnombrables cas allant dune simple demande de
renseignements une tude du march, en passant par des rclamations, des remerciements, des
annulations, des confirmations, des paiements, etc.
Elle sert toujours un but prcis.

Une lettre commerciale ou administrative se distingue dune lettre personnelle par sa prsentation et
son style. Elle est tape la machine et rdige dans un style formel. Le nous est gnralement
utilis au lieu du je car lexpditeur crit au nom de la compagnie pour laquelle il travaille.

Conventions
La disposition de la lettre commerciale franaise rpond des normes prcises, tablies par
lAssociation Franaise de normalisation (AFNOR). Elle comporte plusieurs parties:

Len-tte
Des renseignements bien dtermins de lexpditeur: la raison sociale, la branche dactivit, la
forme juridique de la socit, ladresse exacte du sige social et dventuelles filiales ou
succursales, le numro de tlphone, le numro du compte chques postal (compte courant postal,
CCP, le numro dinscription au Registre du Commerce (R.C.) (de Kamer van Koophandel).
Les rfrences
Notre (Nos) rfrence(s) = N/rf. 529/AT 15
Votre (Vos) rfrence(s) = V/rf. MPT/br
Lobjet de la lettre
Normalement cette indication est place gauche, au-dessus de lappellation, et prcde du mot
Objet.
Les pices jointes
Les pices jointes, les annexes = P.J.: 1 prospectus
Le plus souvent, ces renseignements sont reports au bas de la feuille.
Le lieu et la date
Le nom du mois est toujours crit en toutes lettres : Paris, le 9 septembre 2001
Le nom et ladresse du destinataire
Nom et titre Messieurs DUMONT & FILS
Numro, rue 4, rue Albert 1er
Numro (de code) postal lieu de destination F 80041 AMIENS CEDEX 07
Lappellation
Monsieur,
Madame,
Mademoiselle,
Monsieur le Directeur,
Messieurs, (lorsquon sadresse une socit)
Lappellation est toujours suivie dune virgule.
Le corps de la lettre
Le corps de la lettre comporte trois parties
1. Lintroduction: une phrase ou un alina qui introduit le sujet et rfre une autre lettre, une
offre, un entretien tlphonique etc. Dans lexemple ci-dessus
En rponse votre lettre du 16 courant
Suite votre offre du 3 courant
2. Llaboration: un ou plusieurs alinas qui exposent le sujet, le fond de la lettre.
 3. La conclusion: une phrase ou un alina qui en gnral exprime un espoir ou lexpression
explicite dtre la disposition du client.
La formule de politesse
Une salutation finale, en harmonie avec le texte, termine la lettre. Les Franais tiennent
normment une formule de politesse adquate. Elle doit correspondre aux relations existantes
entre les deux partenaires.
La signature
La signature est appose au bas de la lettre droite.
Un employ non fond de pouvoir, autoris par son chef signer certaines lettres peu importantes,
fera prcder sa signature de p.o. (= par ordre). Il pourra aussi porter la mention Pour devant le
nom ou le titre de son chef.

Conseils
Langage et style
Le langage doit tre :
Soign et courtois: pas de mots familiers
Concis: pas de phrases trop longues ou trop lourdes
Logique: mots de liaison appropris
Vari: pas de rptitions
Clair: vocabulaire prcis

Remplacez des expressions comme Cest urgent par Il est urgent , a par cela (ou mieux,
prcisez plutt que dutiliser cela), peut-tre que par il se peut que.
Prfrez linversion du sujet et du verbe au est-ce que: Serait-il possible , Pourriez-vous me
renseigner sur
Nutilisez pas les gens et vitez le on.
Nemployez pas des mots imprcis tels que choses, personne mais prcisez ce dont il sagit.
Des verbes tels que faire, dire, mettre, voir, aller peuvent tre remplacs suivant le contexte
par des verbes plus prcis.
Attention : quand vous employez le nous dans votre lettre, il faut garder le nous dans la formule
de politesse (Nous vous prions ).
Il faut retenir que le tact et la courtoisie ont autant dimportance que les faits eux-mmes.
Voici toute une srie de conseils et dexemples pour trouver le degr de courtoisie dsir en
France.

Commencer la lettre
Si lon ne connat pas la personne ou si lon entretient des relations
purement formelles : Monsieur, Madame, etc.
Si on connat dj bien la personne : Cher Monsieur, Chre Madame,
Si la personne a un titre, le mentionner : Monsieur le Maire, Monsieur
le Directeur, Monsieur le Dput, (Cher) Matre (pour un avocat,
(Cher) Docteur (pour un mdecin).
Ne pas mettre le nom de famille, ni le prnom !

Rpondre une lettre Comme suite votre lettre du ., nous .

Nous vous remercions de votre lettre du .
Nous avons bien reu votre lettre du
Votre lettre du . a retenu toute notre attention.
Cest avec beaucoup dintrt que nous avons / jai pris connaissance
de votre lettre du
En rponse votre courrier du
Par votre lettre du .vous .
Je mempresse de rpondre votre lettre du
Nous vous accusons rception de votre lettre du
Votre lettre du nous est bien parvenue et

Exprimer sa satisfaction Nous sommes (trs) heureux (heureuse) de

 Cest avec grand plaisir que
Jai le plaisir de

Exprimer son regret Nous regrettons (vivement) de

A notre grand regret, nous
Nous sommes dans la pnible obligation de
Il nous est malheureusement impossible de
Nous dplorons le fait de
Nous sommes navr(e) de

Exprimer sa surprise Nous avons t tonns dapprendre, par votre lettre du , que
Ecrire pour sinformer Auriez-vous lamabilit de bien vouloir me / nous renseigner sur /
me / nous faire connatre le
Je me permets de vous crire pour vous demander quelques
renseignements concernant
Nous vous serions reconnaissants de / Je vous serais
reconnaissant(e) de bien vouloir nous / madresser votre
documentation sur
Je dsirerais avoir de plus amples informations en ce qui concerne
Je prends la libert de madresser vous pour savoir si

Ecrire pour informer Nous vous informons que / Je vous informe que
Nous tenons / Je tiens vous faire savoir que
Nous vous crivons / Je vous cris pour vous annoncer que

Ecrire pour confirmer Nous vous crivons / Je vous cris pour vous confirmer
et assurer Nous sommes toujours disposs / Je suis toujours dispos(e)
Nous ferons de notre mieux pour / Je ferai de mon mieux pour
Nous ferons tout notre possible pour / Je ferai tout mon possible pour..
Je veillerai
Soyez assur que nous ferons de notre mieux pour

Ecrire pour rclamer Nous vous informons qu ce jour nous navons toujours pas reu
Je vous prie de bien vouloir dans les plus brefs dlais
Veuillez nous faire parvenir au plus tt
Nous sommes en droit dexiger rparation pour
A dfaut de recevoir (votre rglement) dans un dlai de (15 jours)
nous nous verrons dans lobligation de

Ecrire pour sexcuser Nous vous prions / Je vous prie de bien vouloir mexcuser de
Je vous prsente toutes mes excuses pour
Vous voudrez bien nous / mexcuser de

Ecrire pour remercier Nous vous remercions / Je vous remercie beaucoup de

Si lon veut insister on reprend dans la formule finale de politesse :

Recevez encore, cher Monsieur, mes remerciements les plus
chaleureux.
Je vous prie dagrer, Monsieur, lexpression de ma profonde
gratitude.
En vous remerciant encore, je vous prie dagrer, Monsieur
lexpression de mes sentiments distingus.

Se rfrer un document Conformment (aux)

Officiel Ainsi quil est stipul dans le
Me fiant (aux)
 Joindre un document - dans la mme lettre :
Veuillez trouver ci-joint/ci-inclus
- dans une autre lettre :
Nous vous adressons /Je vous adresse sous pli spar
Nous vous adressons / Je vous adresse par le mme courrier

Terminer la lettre On fait souvent prcder la salutation finale dune formule dusage se
rapportant au sujet de la lettre. En voici quelques exemples :

A lavance, nous vous remercions trs vivement

En vous remerciant par avance de lattention que vous voudriez bien porter cette
lettre..
Avec mes remerciements anticips
Dans lattente de votre (prompte) rponse
Toujours dvous vos ordres, nous vous prsenterons
Dans lespoir dune rponse favorable
Esprant recevoir bientt votre ordre
En attandant le plaisir de vous lire
Avec encore toute mes flicitations
En vous priant de bien vouloir prendre ma lettre/candidature/ offre en
considration

On doit continuer la phrase finale par les formules de politesse suivantes. Ces phrases peuvent tre
galement utilise sans les introductions cites ci-dessus. Ne choisissez pas au hasard !

Attention : dans la salutation vous reprenez la formule employe dans lappellation,

donc Monsieur, Madame, Messieurs, Monsieur le directeur, etc).
Attention : quand vous employez le nous dans votre lettre, il faut garder le nous
dans la formule de politesse (Nous vous prions ).

Assez neutre et formel

Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.
Veuillez agrer, Monsieur, nos sincres / meilleures salutations.

Formel
Nous vous prions dagrer, Monsieur, lassurance de nos sentiments dvous.
Veuillez agrer, Monsieur, lexpression de notre sincre dvouement.

Un peu plus amical, mais toujours formel

Je vous prie dagrer, Monsieur, lexpression de mes sentiments distingus / mes
meilleurs sentiments.
Nous vous prions dagrer, Monsieur, lexpression de nos sentiments distingus /
nos meilleurs sentiments.
Je vous prie de croire, Monsieur, mes sentiments les meilleurs.

Plus chaleureux, mais toujours formel

Je vous prie dagrer, cher Monsieur, mes cordiales salutations.

Formules plus simples qui peuvent tre utilises occasionnellement :

Recevez, Monsieur, nos salutations bien sincres.
Salutations distingues.
Avec nos sentiments les meilleurs.
Sincrement dvous.
Evitez Sincrement vtre. Cest un anglicisme.
La lettre de motivation

Exemple:

Marc CHAUVIN
25, rue Monmartre
75018 PARIS
Tel : 45 63 95 25
GROUPE TEL PRESSE
Monsieur Ren VERGNOL
26 rue du Sentier
75002 PARIS

Paris, le 5 mai 2013

Monsieur,

La presse sest fait rcemment lecho de votre souhait dintensifier vos activits en Espagne.
Cest dans ce contexte que je vous adresse ma candidature pour un poste de charg dtudes.

Diplm de lEcole Europenne des Affaires, ma formation sest droule chaque anne dans
trois langues et dans trois pays diffrents : jai choisi la filire Oxford-Madrid-Paris. Mes connaissances
de la langue et de la culture espagnoles sont donc sans quivoque.

De plus, mes tudes ont t ponctues par plusieurs stages marketing dans des entreprises
locales. Jai notamment effectu une analyse de march et dfini des options stratgiques pour la
diffusion en Espagne de produits laitiers franais.

Je serais heureux de vous rencontrer afin de vous exposer plus en dtail mes comptences, et,
dans cette attente, veuillez agrer, Monsieur, lexpression de mes salutations distingues.

(votre signature crit lencre)

Gnralits

La lettre de motivation est un acte de candidature (spontan ou pas) pour obtenir un emploi, un stage
dans une entreprise, une place dans certains tablissements denseignement. Cest une lettre
daccompagnement obligatoire de toute candidature ct dautres lments tels un curriculum vitae,
des lettres de recommandation, le rsultat des tests, des rsultats scolaires, etc.
Dans la lettre, le candidat exprime librement sa motivation profonde et prsente ses points forts. La
lettre doit inciter le lecteur rencontrer le candidat ou lire les autres documents.
Elle doit donc rpondre aux attentes du lecteur cest dire rpondre de faon efficace aux questions
quil se pose. Quest ce que ce candidat mapporte de plus ?, Puis-je me fier ce candidat ?
La lettre doit tre comprhensible, personelle, intressante, valorisante et cible.

Conventions

Structure.
La structure de la lettre de motivation est libre et dpendra notamment de la situation prsente. Voici
toutefois quelques exemples de structures possibles:
candidature spontane: choix du secteur ou (et) choix de lentreprise,
choix du poste sollicit,
projets moyen terme,
tudes et emplois effectus

demande de stage : tudes effectues,

dsir de faire un stage,
ouverture divers emplois,
 choix du secteur ou (et) choix de lentreprise

rponse une annonce: tudes et emplois effectus,

matrise des qualits recherches,
gots pour le secteur ou (et) pour lentreprise,
prdillections pour le poste propos
Important : donnez pour chaque lment un ou plusieurs arguments et
une ou plusieurs preuves.

Mise en page

Limitez votre texte environ 200 mots (une page de prfrence, deux au maximum).
Inscrivez vos propres nom, prnom et adresse en haut et gauche de la page.
Inscivez, dessous votre adresse, votre numro de tlphone avec ventuellement les heures
auxquelles on peut vous joindre ou la mention rpondeur enregistreur.
Utilisez de prfrence des enveloppes longues.

Conseils

Langage et style

Le langage doit tre simple, direct et positif.

Exprimez-vous la premire personne et non pas la troisime personne : Ce poste permet un
dbutant , Voici la candidature dun tudiant vnzulien qui cherche .., mais: Ce poste me
permettrait de
Evitez des superlatifs en parlant de vous-mme : Jai t trs apprci lors de mon stage.
Utilisez le mode indicatif pour tout ce que vous voulez exprimer fermement comme ntant pas
ngociable : Je serai disponible partir du 1er septembre de cette anne. Je souhaite travailler
pour tel service car..
Utilisez le mode conditionnel pour ce que vous voulez faire sentir comme tant ngociable : Je
souhaiterais plutt travailler dans un service marketing , Jaimerais commencer le plus tt
possible..>
Faites des phrases courtes. Plus une phrase est courte, mieux elle se retient !
Ayez un style actif. Dites Je recevrai mon diplme le 15 juillet, ne dites pas Mon diplme devrait
me parvenir le 15 juillet.
Dites (en parlant de lentreprise) votre offre demploi, ne dites pas votre demande demploi.
Evitez des phrases creuses : Trs interess par votre offre demploi, je me permets de vous
adresser cette lettre de motivation.
Evitez les digressions (vous navez quune page, deux au maximum)

Liens
http://adminet.com/epv/modeles.html
http://www.ac-creteil.fr/sms/bimotiv.htm#fiche
Source: http://worldwidewriting.ruhosting.nl/Francais/documents/lettredemotivation.pdf