Este artculo pretende ser una gua para principiantes para explicar qu son

los procedimientos y notas tcnicas, qu apartados tienen y cmo crearlos, emitirlos y

modificarlos.

1. Tipos de documentos de una empresa: Normas, manuales,

procedimientos, notas tcnicas

Las empresas y organizaciones utilizan para funcionar

diferentes tipos de documentos. Entre ellos, tenemos normas, manuales,
procedimientos, notas tcnicas, guas, dossieres, informes, registros, etc. Todos estos
estn incluidos en el llamado Sistema Documental, o Sistema de Gestin Documental,
que incluye las reglas sobre cmo crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos.
Aqu tienes de forma resumida cules son los principales tipos de documentos de una
organizacin:

Documentos creados desde fuera de la empresa:

Normativa, legislacin y reglamentos: Esta es la base legal que se debe cumplir. La
dicta el poder legislativo y ejecutivo del Estado, y en el caso espaol se divide en:
Disposiciones con carcter legislativo (leyes orgnicas, leyes ordinarias, reales
decretos legislativos, reales decretos-ley, etc.), y reglamentos (reales decretos, entre
otros).
Normas y estndares: Son normas que la empresa se compromete a cumplir.
Generalmente son normas ISO (internacionales), europeas (EN), y en el caso de
Espaa, normas UNE. Por ejemplo, tenemos la norma ISO 9001 sobre los requisitos
de los sistemas de gestin de calidad, que es una de las ms usadas.
Especificaciones tcnicas: Son documentos que pueden provenir de nuestro cliente,
o de nuestra propia empresa. En ellos se indica qu requisitos debe cumplir un
producto o servicio deforma detallada.
Documentos creados por la empresa:
Manuales: Son documentos de primer nivel donde se definen los aspectos
generales de la gestin empresa. Por ejemplo, el Manual de Gestin de Calidad
define los principios del Sistema de Gestin de Calidad (SGC), el Manual de Medio
Ambiente, el Manual de Seguridad y Salud A veces estos manuales se suelen
juntar en un Manual de Gestin Integrado.
Procedimientos operativos: Son documentos donde se explica cmo se desarrolla
una actividad o proceso. Suelen ser los documentos ms comunes, son de obligado
cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para desarrollar cualquier Sistema
de Gestin.
 Notas Tcnicas e instrucciones: Son documentos de detalle que desarrollan ms a
fondo el contenido de una actividad. Estn sobre todo enfocados al trabajo en campo.
Guas: Son documentos orientativos similares a los procedimientos y notas tcnicas,
pero con la salvedad de que NO son de obligado cumplimiento.
Registros: Son documentos donde se deja constancia de lo que se ha hecho
respecto a un proyecto, proceso o actividad en un momento dado. Entre ellos estn
los informes, que son resmenes detallados de cmo se ha realizado una tarea o un
evento.
Planes de calidad: Son documentos que se suelen elaborar al principio de un
proyecto, en muchos casos cuando un cliente lo solicita. En los planes de calidad se
detalla cmo se va a realizar la gestin de calidad en el proyecto (incluyendo cules
son los procedimientos aplicables, PPI, ). Tambin existen otros tipos de planes,
como el Plan de Seguridad y Salud, y el Plan de Medio Ambiente.
Dosieres / Dossiers: Son agrupaciones de documentacin. Normalmente se usan
para guardar en un mismo archivador toda la informacin (planes, registros) sobre
un proyecto ya acabado, para poder certificar que las actividades se han realizado
conforme a los procedimientos.
En el caso de realizar proyectos para un cliente, muchas veces se exige que se
elabore y entregue un Plan de Calidad al principio del proyecto, y un Dossier final de
calidad al acabar.

Otros tipos de documentos: Actas de reunin, programas, comunicaciones,

estudios, instrucciones, listas, manuales de uso, memorias, notas, planos, partes de
desviacin, cartas y correspondencia

2. Partes de un procedimiento
Una vez definido qu es un procedimiento, pasamos a detallar qu apartados debe
incluir:

Portada: La primera pgina del procedimiento suele incluir el ttulo, cdigo, fecha de
redaccin, numero de versin (o revisin), ndice de contenido, nmero total de
pginas, nombre y firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado
(y de quien realiza el control de calidad, si aplica).
Distribucin: Aqu se nombran los departamentos o personas a las que se les debe
distribuir el procedimiento una vez emitido.
Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propsito y contenido
del procedimiento. Adems, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que
no incluye) el mismo.
Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboracin del
presente procedimiento. (por ejemplo la legislacin aplicable, el manual de gestin
integrada u otros procedimientos relacionados con el procedimiento actual).
Definiciones: Las definiciones de las palabras tcnicas que se usen en el contenido
del procedimiento.
Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o departamentos)
encargados de realizar las actividades que se describen en el procedimiento.
Desarrollo (o Descripcin): La parte donde se describe la actividad a realizar. Este
apartado es el ms importante del procedimiento, y el que ms espacio suele ocupar.
De hecho, se podra decir que todos los apartados anteriores slo sirven para definir y
acotar lo que se va a incluir en este apartado.
Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que
ocupa demasiado espacio como para incluirlo en el apartado de descripcin. Se
suelen poner aqu tablas, planos, esquemas, etc.
De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y slo son
realmente imprescindibles la portada y la descripcin con el desarrollo del contenido.

Acerca de otros documentos como notas tcnicas o guas, muchas veces suelen
seguir el mismo ndice que los procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es
similar.

3. Redactar, codificar, emitir, distribuir, archivar y modificar

procedimientos y otra documentacin
Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En
cada organizacin esto se hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas
comunes.

A continuacin te exponemos los aspectos ms importantes a la hora de redactar un

procedimiento:

Se debe codificar con un cdigo nico que lo identifique.

Se debe indicar quin lo ha redactado, revisado y aprobado, y en su caso, quin ha

hecho el control de calidad. Esto se suele hacer aadiendo a la portada una casilla
con las firmas, o si se emite digitalmente, indicndolo as.

Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.

Procedimientos, notas tcnicas, informes y cualquier otro tipo de documentos y

registros que sean susceptibles de ser auditados en el futuro, debern quedar
archivados y disponibles para su consulta.

Para modificar un documento, se suelen usar nmeros de versiones (o revisiones).

De forma que al hacer una nueva revisin, se debe indicar qu cosas se han
cambiado respecto a la revisin anterior (con una tabla resumen de control de
cambios o resaltando de otro color en el propio documento los prrafos nuevos o
modificados). Las revisiones suelen estar numeradas empezando por la revisin cero
(versin inicial) y aadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el
documento (1, 2 ,3).

Por ltimo, se debe asegurar que las personas que lo usan, dispongan de la revisin
en vigor del documento.
4. Ejemplo de procedimiento
A continuacin tienes un ejemplo de portada de un procedimiento. En este caso sera
la portada de la revisin 2, y se ha optado por poner una tabla con el control de
cambios debajo del ndice.

Para que este ejemplo de procedimiento se pudiera usar, faltaran los nombres y
firmas en las casillas de abajo, y que fuera emitido, distribuido y aadido al archivo.