Qu es?

Una gua metodolgica es la sistematizacin y documentacin de un proceso,

actividad, prctica, metodologa o proceso de negocio.

La gua describe las distintas operaciones o pasos en su secuencia lgica,

sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de
realizarse.

Una gua metodolgica debe necesariamente basarse en una experiencia

probada (incorporando informacin de soporte) y debe incorporar las claves
del xito para su implementacin.

Gua Cmo se realiza?

Metodolgica
RECOPILACIN DE
INFORMACIN

OBJETIVOS, ALCANCE
ELABORACIN DE
Y AUDIENCIA
LA GUA

DIFUSIN APROBACIN

EDICIN Y DISEO

1. Definicin de objetivo, alcance y audiencia

El primer paso en la elaboracin de una gua metodolgica o how-to debe ser
dar respuesta a las preguntas siguientes:

1. Objetivo: Qu queremos conseguir con la gua? Es necesario definir

el objetivo principal que perseguimos, por ejemplo: documentar una
metodologa o un proceso a efectos de la estandarizacin del proceso, o para
su replicacin.

2. Audiencia: Cul es la audiencia objetivo? Es necesario identificar a qu

receptores queremos dirigir la gua how-to y qu esperamos de ellos. Por
ejemplo, para que a partir de ella el receptor pueda aplicar una solucin a
un problema especfico.

3. Alcance: Qu conocimiento queremos sistematizar y diseminar? Es

necesario identificar a alto nivel los contenidos y mensajes clave que vamos
a incluir en la gua how-to, por ejemplo: sistematizacin de una metodologa,
las lecciones aprendidas, el contexto del proyecto, etc.
 4. Preguntas claves a formular internamente:

Para quin es la gua metodolgica? Qu quieren saber y por qu? La organizacin que quiere
realizar la guia metodologica est interesada principalmente en algn tema o rea en concreto?
Desea examinar slo un proceso/modelo de negocio o varios para poderlos comparar y
contrastar?Cmo va a emplearse la informacin?
Los motivos para llevar a cabo la gua metodolgica son de carcter interno o externo? Quin
ser la audiencia para esta gua? Tiene por objeto fomentar el aprendizaje? Compartir o mostrar
prcticas y modelos? Explicar? Replicar? Resaltar alguna parte del proceso/modelo de negocio?
Quin va a compartir los resultados y con quin?
Qu extensin y estilo deber tener? En qu medios o canales de comunicacin se deber
presentar? Deber presentarse como un relato? A modo de informe tcnico? En forma de
lecciones fundamentales?
5. Seleccin del consultor responsable de realizar la gua. Entre las consideraciones importantes a
tener en cuenta se incluyen:

Determinar si los responsables son internos o externos al Proyecto, si fueran internos: hasta
que punto van a ser objetivos y neutrales vs si fueran externos? Qu tan fcil les va a ser
comprender y sistematizar la experiencia desarrollada por otros?.
Si se opta por comisionarlo, se va emplear a una persona o a un equipo consultor?
Si se opta por un consultor externo, en el proceso de seleccin se deben tener en cuenta varios
criterios, incluyendo: su familiaridad con el proyecto seleccionado, tema o rea, conocimiento del
idioma y experiencia. Es fundamental que el consultor, adems de ser experto en sistematizacin,
conozca el rea o materia de trabajo.
Cualquiera que sea la seleccin, el principio fundamental para todos los que desarrollan un how
to guide o gua metodolgica es que sean receptivos para poder aprender de aquellos con los que
estn trabajando. Esta actitud favorece el desarrollo de un proceso recproco de aprendizaje entre
el sistematizador y el sistematizado.

El trabajo de documentacin de una gua metodolgica requiere asimismo de una serie de

capacidades fundamentales como son:

Saber redactar
Saber escuchar
Saber recopilar informacin
Tener capacidad de anlisis
Tener capacidad de reflexin
Tener experiencia previa en sistematizacin

2. Recopilacin de la informacin
En esta fase se debe recopilar y analizar el material que se emplear para la realizacin de la gua.
Posibles fuentes de informacin:

Documentacin del proyecto: memorndums de donantes, informes de misin, informes de

consultores, informes de seguimiento de proyectos (PSR), informes de evaluacin (intermedios y
finales), lneas de base realizadas, informacin del sistema de seguimiento y evaluacin del proyecto,
bitcoras del proyecto, visitas tcnicas, etc.
 Entrevistas y/o grupos de discusin con especialistas u otros actores involucrados en la materia.

Cuestionarios o encuestas para recopilar datos especficos.

Otros productos de conocimiento realizados anteriormente para el proyecto.

Documentos relevantes sobre la temtica o el contexto del proyecto de fuentes externas, que
puedan aportar informacin adicional.

Como producto de esta revisin se deber producir un documento borrador con la posible estructura
de la gua, con una extensin no superior a las 2 pginas. Este primer documento debe mantenerse
deliberadamente breve para poder dar una instantnea de lo que se va a documentar en la gua final.

3. Elaboracin de la gua
Estructura. A modo orientativo se presentan los apartados con los que debera contar una how to
guide o gua metodolgica:

Prlogo (opcional): el prlogo es un escrito breve utilizado para explicar al lector las motivaciones
que llevaron a la creacin de la gua, o bien para destacar algunos aspectos que se consideran
determinantes y relevantes para su interpretacin.

Resumen ejecutivo: la gua metodolgica o how-to debe contener un apartado inicial no superior
a dos prrafos que sintetice de manera clara el contenido y el alcance de la gua.

Introduccin: este apartado debe presentar a alto nivel la temtica de la gua. La introduccin debe
contener una breve descripcin de:

el contexto en el que se desarrolla el proceso, actividad, prctica o metodologa

los antecedentes y problemticas a las que responde el proyecto
los objetivos del proceso, actividad, prctica o metodologa. De tenerlos identificados, es
recomendable indicar tambin los resultados alcanzados, as como sus beneficios en cuanto a
eficiencia y eficacia.
Cuerpo de la gua: este es el apartado principal de una gua how-to, y debe describir secuencial
y detalladamente los pasos que se llevaron a cabo durante el proceso, actividad, prctica o
metodologa. Este apartado debe contener:

1. Enfoque metodolgico (si aplica)

2. Identificacin de las fases principales

3. Identificacin de las actividades que componen cada fase, de manera secuencial y ordenada
 4. Descripcin detallada de cada una de las actividades, presentando de manera simple y concisa:

el objetivo de la actividad
el detalle de las tareas a realizar
las herramientas y tcnicas a utilizar
los resultados esperados
factores de xito y fracaso
actores involucrados
presupuesto asociado (si aplica)

Al final de cada fase se recomienda incluir un pequeo checklist con las actividades obligatorias,
para asegurar que se han cumplido todos los pasos necesarios antes de progresar a la siguiente
fase.

Conclusiones y consideraciones: este apartado destaca los puntos clave de la gua y, en caso de
existir, las recomendaciones para la implementacin del proceso, actividad, prctica o metodologa.
En las conclusiones se deben recoger las lecciones aprendidas resultado de aplicar el proceso,
actividad, prctica o metodologa en otros proyectos.

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un proceso o una
o varias experiencias a travs de la reflexin y el anlisis crtico. Los resultados de esta experiencia o
proceso pueden ser positivos o negativos. Para documentar una leccin aprendida hay que tener en
cuenta:

Las lecciones deben expresar las relaciones entre el resultado de una experiencia y los factores
crticos o condiciones que pueden haber incidido sobre su xito o lo obstaculizaron.
Las lecciones deben permitir identificar tendencias y relaciones causa-efecto para un contexto
especfico.
Las lecciones deben ser propositivas (sugerir recomendaciones).

Revisin. Es recomendable realizar una revisin previa a la edicin de la gua. Hay que tener en
cuenta que el proceso de revisin lleva tiempo. Se sugiere transitar por las siguientes etapas:

Realizar una comprobacin inicial, con todos aquellos sobre el terreno cuyos comentarios hayan
sido citados en la gua, para asegurarse que estn de acuerdo con el modo en que los mismos han
sido empleados y compartidos, especialmente si han sido citados directamente en testimonios o
historias de vida. Con frecuencia no es necesario enviar el documento en su totalidad sino slo las
partes que correspondan a sus contribuciones.
La participacin de amigos crticos (peer reviewers) colegas de confianza o asesores externos,
ajenos al desarrollo de la gua pero familiarizados con su objetivo y que, por tanto, pueden comentar
sobre el mismo y debatir. Si un grupo de investigadores estn trabajando juntos, una forma til de
revisar su trabajo es intercambindose las partes del trabajo entre ellos.
Mantener estrechas conversaciones y compartir informacin con quien ha encargado la gua
para obtener sus impresiones y comentarios, y asegurarse de que el trabajo est abordando
adecuadamente los objetivos originales de la investigacin.
En la revisin emplear a un panel de expertos en el tema o rea de la gua metodolgica, con
capacidad para poder comentar de un modo crtico y confirmar los resultados.

Adaptar el material al pblico destinatario. Para asegurarse de que la informacin que se ha

 recopilado es la adecuada, se debe haber identificado cuidadosamente cules son las necesidades
de sus distintos destinatarios. La informacin se puede adecuar a pblicos internos y/o pblicos
externos.

Para lograr un material adaptado a diversos tipos de pblico, es importante que, durante la
redaccin de los diversos apartados de la gua, se visualicen los materiales que sirvan de apoyo a
esos apartados y que pueden ser:

Infografas: Tenemos datos, hechos, que puedan ser representados grficamente?

Flujos de actividades, procesos, etc.
Entrevistas: Se podra extraer una pequea entrevista de apoyo a un apartado de la gua
metodolgica?
Imgenes: Qu imagen o imgenes pueden representar mejor el apartado que estamos
redactando?
Testimonios: Qu testimonios podemos escoger para fortalecer la presentacin de la gua como
una buena prctica?
Otros recursos (mapas, grafismo, ilustraciones...): Qu nos evoca el apartado que estamos redactando?

4. Aprobacin
Previo a su difusin, la gua requerir la aprobacin de la organizacin contratante as como del FOMIN.
En este ltimo caso, se deber involucrar al especialista FOMIN a cargo de la supervisin del Proyecto,
as como cualquier otra instancia de aprobacin que el FOMIN defina.

5. Edicin y diseo
Una vez aprobado el texto final por todas las partes involucradas, se recomienda fuertemente proceder
al envo del mismo a un editor/periodista para que proceda a revisar la edicin as como posibles
errores gramaticales y ortogrficos. Finalizado el proceso de edicin, se debe enviar el texto a diseo
grfico para formatearlo y disearlo utilizando como ejemplos las plantillas facilitada por el FOMIN (que
se pueden descargar de la herramienta online).

Finalizados los procesos de edicin y diseo se sugiere el envo de la gua editada y diseada para la
aprobacin del Especialista FOMIN a cargo de la supervisin del proyecto.

6. Difusin
La difusin es fundamental para garantizar que la gua llega a su pblico objetivo. Para ello, ser
necesario seleccionar y utilizar los canales de comunicacin ms efectivos para llegar a ese pblico.

6.1. Canales de comunicacin. Cada canal de comunicacin requiere un tipo de formato y mensaje
diferente, de ah la importancia de contar con material diverso de la gua (audiovisuales, imgenes,
testimonios, entrevistas, etc.).

6.2. Productos comunicacionales derivados de la gua metodolgica. Como ya hemos sealado

anteriormente, los testimonios e historias de vida pueden ser empleados para dar apoyo
comunicacional a la gua. Pero adems pueden utilizarse, en algunos casos, fuera de la publicacin
como material para carteles, presentaciones, sitio web, difusin en redes sociales, etc. Por ello, es
conveniente incluir una lista de testimonios e historias de vida que el investigador considere relevantes,
aunque no sean utilizados en la publicacin.
Las entrevistas que se han realizado durante la visita tambin pueden
constituir, en s mismas, un material para su publicacin de forma
independiente en webs, revistas, etc., por lo que es importante realizar una
lista de las entrevistas realizadas y la localizacin del material de la entrevista.

La galera audiovisual tambin es un producto fundamental de apoyo a la

publicacin, ya que servir para ilustrar otros productos comunicacionales y
canales, como la web, artculos para revistas, presentaciones, etc.

6.3. Medicin de impacto. Es importante contar con las herramientas

adecuadas para medir el impacto de cada accin de difusin, y as comprobar
si realmente estamos llegando a nuestro pblico objetivo y la opinin de ste
sobre la gua metodolgica.

Por ello, para cada canal de comunicacin que establezcamos en la difusin,

se acompaar de los indicadores o la/s herramienta/s adecuada/s para medir
ese impacto.

Caractersticas:
Formato: pueden existir varios formatos, por ejemplo publicaciones, guas
interactivas o multimedia, etc.

Longitud: si es una publicacin, se recomienda que la gua tenga un mximo

de 50 pginas de longitud

Periodicidad: de acuerdo con la previsin del plan de ejecucin del proyecto.

Responsable de la elaboracin: consultor y/o consultores contratado/s y la

agencia ejecutora

Responsable de la validacin: agencia ejecutora en colaboracin con el jefe

de equipo FOMIN de supervisin del proyecto.