OBLIGACIONES TRIBUTARIAS RELACIONADAS CON LOS

LIBROS CONTABLES

Qu libros de contabilidad deben llevar las personas naturales o jurdicas?

Los libros de contabilidad exigidos de acuerdo con las normas tributarias varan segn el
tipo de contribuyente, la categora de renta que genera y el nivel de ingresos que percibe.

Deben llevar libros de contabilidad los trabajadores independientes con Rentas de

Cuarta Categora?

S. Los profesionales y trabajadores independientes estn obligados a llevar un Libro de

Ingresos.

Estn obligadas a llevar libros contables las personas que se encuentran en el Rgimen
nico Simplificado?

No, las personas que se encuentran en el Rgimen nico Simplificado (RUS) no tienen la
obligacin de llevar registros contables. En el caso que se contrate personal en relacin de
dependencia, debern llevar el libro de planillas y cumplir con las obligaciones propias del
empleador.

Estn obligadas las que se encuentran en el Rgimen Especial a la Renta (RER)?

S, deben llevar Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos. Adems, debern

llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relacin de
dependencia y un Libro de Retenciones sealado en el inciso e) del Artculo 34- Decreto
Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con
contratos de locacin de servicios normados por la Legislacin civil.

Qu libros contables deben llevar las personas que se encuentran en el Rgimen

General?

Deben llevar libros y registros contables las personas naturales, sociedades conyugales,
sucesiones indivisas y personas jurdicas, segn lo detallado en el siguiente cuadro:

Libros Contables - Rgimen General

PERSONAS NATURALES, SOCIEDADES CONYUGALES Y SUCESIONES INDIVISAS

a. Si los ingresos brutos anuales no - Libro de ingresos y gastos, Libro de

 exceden de 100 UIT (S/. 310,000 Inventario y Balances,
para el ao 2003) - Registro de Ventas e Ingresos y Registro de
Compras.

b. Si los ingresos brutos anuales Contabilidad completa

exceden a 100 UIT (S/. 310,000
para el ao 2003)

PERSONAS JURDICAS

Deben llevar contabilidad completa

(Incluidos los Registros de Compras y Ventas e Ingresos)

Adems, debern llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal

en relacin de dependencia y un Libro de Retenciones sealado en el inciso e) del Artculo
34- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores
independientes con contratos de locacin de servicios normados por la Legislacin civil.

Se deben legalizar los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios?

S. Los libros de actas, as como los registros y libros contables relacionados con asuntos
tributarios debern ser legalizados por los notarios pblicos del lugar del domicilio fiscal
del deudor tributario o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz,
cuando corresponda.

Cmo se efecta la legalizacin?

Se efecta colocando una constancia en la primera hoja de los libros contables con la
siguiente informacin: Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, nombres y
apellidos o denominacin o razn social del deudor tributario, nmero de Registro nico
del Contribuyente (RUC); denominacin del libro o registro; nmero de folios de que
consta; fecha y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario o juez, segn sea el caso.

Asimismo, el notario pblico o el juez, segn sea el caso, debern sellar todas las hojas del
libro o registro, las que debern estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven
utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas.

Cuando se lleva la contabilidad por medios informticos, se deber prever un aproximado

de hojas que se utilizarn en el ejercicio para proceder a la legalizacin de las hojas
sueltas, continuas o computarizadas. Si faltaran hojas para terminar el ejercicio, se deber
volver a legalizarlas y si stas sobraran, se proceder a la anulacin de las mismas.
Deben llevar los jueces y notarios un control de los libros y registros que legalicen?

S, los notarios pblicos y los jueces deben llevar un registro cronolgico de las
legalizaciones que otorgan. En dicho registro, deben indicar el nmero de la legalizacin,
los nombres y apellidos o la denominacin o razn social del deudor tributario, el nmero
de Registro nico del Contribuyente (RUC), la denominacin del libro o registro que se ha
legalizado, el nmero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la
legalizacin. En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr
contener adicionalmente caracteres distintos, como las letras, entre otros.

Qu libros y registros contables relacionados con asuntos tributarios se deben

legalizar?

Se deben legalizar los siguientes libros y registros:

a. Libro de Inventarios y Balances, Libro Mayor, Libro Diario, Libro de Caja, Libro de
Retenciones, Libro de Ingresos y/o Gastos, Libros Auxiliares de Control de Activos
Fijos, Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras y Registro de Inventario
Permanente valorizado o no valorizado.
b. Libros de Actas, los de Junta General y de Directorio a que se refiere la Ley General
de Sociedades.

Existe la obligacin de llevar libro de planillas de remuneraciones?

Los empleadores cuyos trabajadores se encuentran sujetos al rgimen laboral de la

actividad privada estn obligados a llevar Planillas de Pago, segn el Artculo 1 del D.S. N
001-98-TR.

El primer libro de planillas o las hojas sueltas sern autorizados por el Sector respectivo,
de conformidad con el Reglamento sobre Unificacin y Simplificacin de Registros para
Acceder a la Empresa Formal, aprobado mediante Decreto Supremo N 118-90-PCM.

Tratndose del segundo libro y posteriores, as como de las hojas sueltas respectivas, la
autorizacin corresponder a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se
encuentra ubicado el centro de trabajo.

Cundo se deben legalizar los libros y registros contables?

Los libros de actas, as como los registros y libros contables deben ser legalizados antes de
su uso, incluso cuando stos ltimos sean llevados en hojas sueltas, continuas o
computarizadas.

Para la legalizacin del segundo y siguientes libros o registros de una misma

denominacin, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior o que ste se ha
perdido o destruido. En los casos de libros o registros concluidos, la acreditacin se
efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada
por notario del primer y ltimo folio del mencionado libro o registro.

Se debe comunicar la prdida o destruccin de libros y registros contables?

S, los deudores tributarios que hubieran sufrido la prdida o destruccin por siniestro,
asalto y otros, de libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, respecto de
tributos no prescritos, debern comunicar tales hechos a la SUNAT, dentro de los quince
(15) das hbiles siguientes a su ocurrencia.

La referida comunicacin deber contener el detalle de los libros, registros, documentos y

otros antecedentes contables y tributarios, as como el perodo al que corresponden.

Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros contables, se deber indicar la fecha

en que fueron legalizados, adems del nombre del notario que efectu la legalizacin o el
nmero del Juzgado en que se realiz la legalizacin, de ser necesario.

En todos los casos se deber adjuntar copia de la constancia expedida por la autoridad
competente, certificando la ocurrencia de los hechos.

Se deben rehacer los libros y registros contables perdidos o destruidos?

Los deudores tributarios tendrn un plazo de sesenta (60) das calendario para rehacer los
libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que
constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. Dicho plazo ser contado a
partir del da siguiente de ocurridos los hechos.

Slo en el caso de que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario

requiera un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgar la prrroga
correspondiente, previa evaluacin.

Se deben empastar las hojas sueltas, continuas o computarizadas utilizadas en la

contabilidad?

S, los registros y libros que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas
debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. El empaste se deber
efectuar, como mximo, dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable
siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros y registros,
incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se efectuar
tachndolas o inutilizndolas de manera visible.

Se deben conservar los libros y registros?

S, el Cdigo Tributario establece como obligacin del deudor tributario conservar los
libros y registros, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias.
La obligacin de conservar los libros y registros contables est en relacin al plazo que
tiene la Administracin Tributaria para determinar la deuda tributaria, as como a la accin
para exigir su pago y aplicar sanciones, la que prescribe a los cuatro (4) aos.

Puede la SUNAT verificar la prdida o destruccin de los libros y registros contables?

S, la SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente haya sufrido la prdida
o destruccin referidas, a efectos de acogerse al cmputo del plazo sealado. De
verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT
podr utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta, en
aplicacin de lo sealado en el Cdigo Tributario.

Qu infracciones se encuentran relacionadas con la obligacin de llevar libros

contables?

Las infracciones son:

Omitir llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las
leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT u otros
medios de control exigidos por las leyes y reglamentos.
Llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes,
reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de
control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones
establecidas en las normas correspondientes.
Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos gravados, o
registrarlos por montos inferiores.
Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar
las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por
las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT.
Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de
contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por
Resolucin de Superintendencia de la SUNAT.
No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros
libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por la Resolucin de
Superintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a
llevar contabilidad en moneda extranjera.
No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros,
registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; as como los
sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnticos o
los micro archivos.
 TABLA DE IMPUESTOS DEL RUS.