CASO DE ESTUDIO ARTICULACIN CON LA MEDIA TCNICA.

DESCRIPCIN DE LA SITUACIN

Con relacin al proceso Articulacin con la Media, en el centro de Gestin de Mercados Logstica
y Tecnologas de la Informacin CGMLTI del SENA, se presenta la siguiente situacin:

Actualmente, la inscripcin de los colegios que quieren participar en el programa de Articulacin

debe hacerse directamente en el SENA, esto por cuanto no se cuenta con un sistema especfico
para esto, lo que lo hace que el proceso sea demorado por la verificacin de la informacin
entregada por el Colegio, aplazando por un tiempo indefinido su vinculacin al programa y la
inscripcin de los estudiantes a los diferentes titulaciones que puedan ofrecer de acuerdo con sus
capacidades.

Se requiere tener un medio ms eficiente para tener mayor control de los instructores que estn
asignados a los diferentes colegios adscritos al Centro, en cuanto a su desempeo, puntualidad y
seguimiento al contenido programtico establecido para cada programa Aunque existe un
supervisor asignado por el Colegio, no siempre se tiene comunicacin directa con la Coordinacin
de articulacin y por tanto no se pueden realizar las respectivas correcciones o registrar
novedades dentro de los procesos de formacin con prontitud.

La elaboracin de informes es un poco dispendiosa, lo cual hace que con frecuencia no se

entreguen a tiempo o la informacin suministrada no este actualizada.

PARA RESOLVER LA PRIMERA ACTIVIDAD

Usted aprendiz del programa Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin ha sido

seleccionado para dar solucin a los inconvenientes que se presentan en la coordinacin de

Articulacin, a travs de la implementacin de un Sistema de Informacin que apoye los procesos

que all se realizan.

Basados en la informacin suministrada, deber disear los instrumentos de recoleccin de

informacin que le permitirn conocer los procesos, datos, usuarios involucrados, etc. Que
intervienen en las actividades descritas, para dar solucin a la problemtica presentada. Para
conseguirlo realice las siguientes tareas:

1. Establezca los objetivos de la recoleccin de datos.

2. Identifique los stakeholders involucrados en el proceso.

3. Identifique la tcnica de recoleccin de datos, que crea conveniente, de acuerdo con el objetivo
propuesto.

4. Elabore los instrumentos de recoleccin necesarios para el levantamiento de informacin.

5. Presente esta informacin en un documento.

PARA RESOLVER LA SEGUNDA ACTIVIDAD

Basado en este caso de estudio y teniendo en cuenta que, el Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA, dentro del proceso Misional Gestin de Formacin Profesional Integral (SENA,

http://comunica.sena.edu.co/red/_img/map01.jpg, 2014) posee la Articulacin entre la

Educacin Media y la Educacin Superior como un proceso de mejoramiento acadmico, realice:

1. La construccin del mapa de procesos del rea de Articulacin (para esto identifique los

procesos Estratgicos, Misionales y de Apoyo involucrados siguiendo el ejemplo de los materiales

de estudio ) ,

2. El diagrama de flujo o de proceso cruzado ( nicamente del proceso seleccionado en el caso de

estudio) y

3. La caracterizacin del proceso del caso de estudio

RESPUESTA

1. Establezca los objetivos de la recoleccin de datos.

R/: Recolectar la informacin que permita observar, plantear y efectuar un software que admita
agilizar y controlar las inscripciones, instructores asignados, y poseer comunicacin directa con la
coordinacin de articulacin. A su vez genere un reporte de los informes que se quieran obtener
Porque el programa busca que los jvenes fortalezcan sus competencias bsicas y ciudadanas, y
desarrollen las competencias especficas necesarias para continuar su formacin.

Objetivo general

Recoger informacin para analizar y despus con estos datos disear una aplicacin que permita
agilizar los procesos, entre el SENA y los colegios, haciendo utilizacin del internet para minimizar
los tiempos en inscripcin, poder de esta manera controlarlos instructores y los programas
educativos de una manera eficaz.

Objetivos especficos
 Conocer de una manera intrnseca los procesos internos que se ejecutan enla articulacin de la
medida

. Conocer las diversas instituciones sumerjas en el proceso de la articulacin dela medida

Conocer los datos utilizados entre el SENA y los colegios para los procesos dela articulacin de la
medida.

Determinar los datos necesarios para la inscripcin de los colegios alumnos y todas las personas
involucradas en este proceso

. Comprender el proceso mediante el cual se hace seguimiento y control a los instructores y

programas adscritos en los colegios pertenecientes a Articulacin con la Media Tcnica del SENA.

2. Identifique los stakeholders involucrados en el proceso.

Los STAKEHOLDERS involucrados en el proceso son los siguientes:

Centro de Formacin SENA.

Coordinacin de Articulacin.

Supervisor asignado por el colegio.

Instructores Asignados por el SENA.

Aprendices (Estudiante de grado 10 y 11 del plantel educativo).

3. Identifique la tcnica de recoleccin de datos, que crea conveniente, de acuerdo con el objetivo
propuesto.

R/: Entrevista a un grupo de personas del rea de Coordinacin de articulacin

. Anlisis de formatos de inscripcin de colegios

4. Elabore los instrumentos de recoleccin necesarios para el levantamiento de informacin.

R/: lista de chequeo que registra la informacin de Los STAKEHOLDERS involucrados en el proceso

Nombre del Proyecto Diseo y construccin de software a la medida para el sector empresarial 4-
72 Formulacin de Proyecto LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUAR:
5. Presente esta informacin en un documento.

Instrumentos de recoleccin de datos - Proyecto

Con relacin a la microempresa contrato 4-23 se presenta la siguiente situacin:

Actualmente, la informacin es manejada a travs de correos certificados y es transmitida a

travs de correo electrnicos.

Se requiere tener un medio ms eficiente para tener mayor acceso y control de la

informacin que est asignada a las diferentes dependencias de la microempresa.

Cuando se requiere consultar la informacin manejada por cualquier dependencia es necesario

que la persona encargada de esa actividad deba enviarla por correo lo cual es algo muy incmodo
ya que no se posee la informacin en tiempo real y lo que demorara la toma de decisin en un
momento dado.

OBJETIVO

Objetivo General

Acumular la informacin que permita observar, plantear y efectuar un software que permita
agilizar, tener acceso en tiempo real y controlar toda informacin manejada en cualquieras de las
dependencias de la microempresa.

Objetivos Especficos

Crear una base de datos con la informacin detallada de los procesos y transacciones que se
realizaran para la radicacin de datos para la empresa.

Asignarle a cada empleado un usuario y contrasea (login password) para un mayor control de
la informacin manejada y limitarle acceso a otras que no estn autorizados por un administrador
para el software de gestin llamado orfeo.

IDENTIFICAR LOS STAKEHOLDERS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO.

Los STAKEHOLDERS involucrados en el proceso son los siguientes:

Director General.

Tcnico en sistema

departamento de radicacin.
 Departamento de Gestin documental.

IDENTIFICAR LA TCNICA DE RECOLECCIN DE DATOS, QUE CREA CONVENIENTE, DE ACUERDO

CON EL OBJETIVO PROPUESTO.

Para desarrollar y alcanzar los objetivos anteriormente descritos, se realizara las siguientes
tcnicas:

Encuesta:

Encuestar al director Gerente o al tcnico de la empresa, para tener una mejor claridad para
desarrollar un software de gestin a la medida requerida por los usuarios.

ELABORAR LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN NECESARIOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE

INFORMACIN.

Cuestionario:

Qu personal tendran acceso a la informacin?

Quin sera la dependencia o el encargado de administrar toda la informacin?

Qu dependencias manejaran el software?

Cada cunto se debe generar un reporte de los procesos y transacciones realizadas?

Cul sera la informacin que tendra acceso cada dependencia?