You are on page 1of 70

Gua para el Desarrollo de un

Plan de Accin
para la Gestin Racional
de las Sustancias Qumicas

Borrador de trabajo

Edicin de marzo 2009


Para mayor informacin, srvase contactar:

Programa para la Gestin de Sustancias Qumicas y Desechos


Instituto de las Naciones Unidas para la Formacin Profesional e Investigaciones
(UNITAR)
Palais des Nations
CH-1211 GINEBRA 10
Suiza
FAX + 41 22 917 80 47
Correo electrnico: pops@unitar.org
Pgina Web: www.unitar.org/cwm
INDICE

INTRODUCCION ................................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.


Introduccin y Consideraciones Generales sobre la Formacin ........................................... 1
Introduccin al Desarrollo del Plan de Accin ..................................................................... 6

MODULO 1. PARA EMPEZAR: TAREAS PREPARATORIAS Y OTRAS CONSIDERACIONES


GENERALES............................................................................................................................. 14

MODULO 2. DEFINICION EL PROPOSITO Y EL ALCANCE DEL PLAN DE ACCION .................... 19


Module 2.A. Planteamiento del Problema y de la Meta ...................................................... 20
Module 2.B. Anlisis de la Situacin y de los Vacos ........................................................ 22
Module 2.C. Establecimiento de Objetivos e Indicadores .................................................. 24

MODULO 3. PLANIFICACION DETALLADA: ACTIVIDADES, PLAZOS, RECURSOS, ETC. . ... 27

MODULO 4. IMPLEMENTACION Y EVALUACION DEL PLAN DE ACCION ................................ 36


Modulo 4.A. Logrando un compromiso de alto nivel ......................................................... 37
Modulo 4.B. Implementacin de las Actividades y el Seguimiento y la Evaluacin ........ 40

ANEXOS

Anexo 1: Jerarqua del Plan de Accin ............................................................................... 43

Anexo 2.A.: Anlisis de los Actores Interesados ................................................................ 44


Anexo 2.B.: Lista de Posibles Actores Interesados ............................................................. 45
Anexo 2.C.: Principios para Involucrar a los Actores Interesados en el Desarrollo y la
Implementacin del Plan de Accin ............................................................... 48
Anexo 2.D.: Algunos Enfoques para Involucrar a los Actores Interesados ........................ 51

Anexo 3: Posibles Trminos de Referencia para los Grupos de Trabajo Encargados del
Desarrollo del Plan de Accin ........................................................................ 52

Anexo 4: Herramientas para Establecer Prioridades ........................................................... 54

Anexo 5: Herramientas para Evaluar Opciones .................................................................. 56

Anexo 6: Informar al Ministro: Breves Instrucciones sobre Notas Informativas


Ministeriales ................................................................................................... 58

Anexo 7: Elementos de un Comunicado de Prensa ............................................................. 59

Anexo 8: Perspectivas de los Donantes ............................................................................... 60

Anexo 9: Glosario ............................................................................................................... 63


Introduccin

INTRODUCCIN

Introduccin y Consideraciones Generales sobre la Gua

Antecedentes y Fundamento

Ante las muchas cuestiones que plantea la gestin de sustancias qumicas, los pases
necesitan hoy da un enfoque flexible y estratgico para que sus proyectos y programas
tengan xito. Valerse de aquellos procesos, instrumentos y tcnicas de desarrollo de planes
de accin de probada eficacia puede proporcionar la estructura, focalizacin, coherencia y
control necesarios para desarrollar y alcanzar objetivos concretos. Entender y abarcar todo
aquello que implica la planificacin y puesta en marcha de un proyecto y saber cmo
incrementar las probabilidades de xito forman la base del desarrollo de un plan de accin.

El desarrollo de un plan de accin permite a un equipo centrar la labor en las prioridades y


compartir una misma visin; se trata de perseguir un mismo objetivo, de seguir las mismas
pautas hasta alcanzarlo, de compartir medios de seguimiento de los resultados (que
garanticen la transparencia), y de ser capaces de adaptarse adecuadamente a cualquier
cambio. Si bien es verdad que todo ello puede en un principio llevar su tiempo, a largo plazo
el desarrollo de un plan de accin permite ahorrar tiempo, esfuerzos y recursos y reducir las
probabilidades de fracaso.

En el mbito de la economa, se ha reconocido desde siempre el valor de las competencias


necesarias para desarrollar un plan de accin y el principio general de planificacin racional.
Hoy en da, el valor del desarrollo de planes de accin, cualquiera que sea el mbito, es
tenido en cuenta por los pases donantes, las agencias que otorgan financiamiento, las
organizaciones intergubernamentales que proporcionan asistencia, y asimismo por los
expertos en gestin de sustancias qumicas (muchos de ellos han hecho hincapi en la
necesidad de capacitacin al respecto). Adems, los principios que recoge el presente
documento, como son la propiedad nacional/local, la amplia participacin de actores
interesados, etc., se basan en evaluaciones de la cooperacin internacional, en cuanto a
capacitacin se refiere, recabadas durante dcadas pasadas.

Las orientaciones que vienen definidas en este documento son de ndole general. El enfoque
de un pas a la hora de desarrollar un plan de accin depende de su peculiar contexto
nacional o de sus sistemas culturales, polticos y administrativos. Interpretar y modificar el
proceso, los instrumentos, etc., que se contempla en el presente documento ha de hacerse
teniendo presente el contexto particular del pas de que se trate, de modo que quede
garantizado que el desarrollo del plan de accin se lleve a cabo de forma ptimamente
eficiente y eficaz y, en la medida de lo posible, sin generar situaciones conflictivas. En
determinados casos, el compromiso habr de obtenerse antes de desarrollar el plan de accin
propiamente dicho. En otros casos, resultar imprescindible identificar de qu modo puede
integrarse el plan de accin en las prioridades del pas y a quines pedir dicho compromiso.
Por otra parte, cabe destacar que ha de valorarse las pasadas experiencias nacionales/locales
y obrar en base a lo que ya se ha venido aprendiendo.

1
Introduccin

Objetivos de la Gua

Esta gua pretende ayudar a quienes trabajan en el mbito de la gestin de sustancias


qumicas y desechos para capacitarlos en las asignaturas del desarrollo racional y la
definicin de planes de accin realistas para cualquier tipo de proyecto; se trata asimismo de
aprender a colaborar de manera efectiva y transparente con los actores interesados, de
incrementar la competitividad a escala internacional cuando se somete peticiones de
financiacin y, por ltimo, de llevar a cabo el plan, sorteando posibles escollos y sabiendo
aprovechar las oportunidades que vayan surgiendo en el transcurso del mismo.

Con vistas a alcanzar estos objetivos, el presente documento proporciona las necesarias
orientaciones sobre procesos, instrumentos y tcnicas de desarrollo de planes de accin, de
tal modo que los lectores.

identifiquen y entiendan los componentes de un proyecto y el correspondiente valor del


desarrollo de un plan de accin;
amplien conocimientos sobre desarrollo de planes de accin; y
apliquen dichos conocimientos en sus respectivos proyectos.

Terminologa

Los trminos que se emplea en esta gua son corrientes, pero cabe notar que no hay
terminologa que sea universal en este mbito. Tratndose de desarrollo de planes de accin
podra por ejemplo decirse planificacin de proyectos; a la vez, palabras como blancos,
metas, objetivos y estrategias suelen emplearse en otros mbitos y su significado puede
variar de un campo a otro. Cabe recomendar que los planes de accin de desarrollo
nacionales proporcionen una relacin de los trminos, de concertado significado, que habr
de emplearse, de modo que todos los actores interesados y los revisores entiendan los planes
de accin cuando los lean y los apliquen. El Anexo 9 recoge precisamente los trminos
empleados en la presente gua.

Alcance y Contenido de la Gua

Esta gua est pensada para ampliar conocimientos en desarrollo de planes de accin de
diversas categoras de actores (tanto gubernamentales como no gubernamentales) que obran
en el mbito de la gestin de sustancias qumicas y desechos.

A continuacin una breve resea de lo que contiene este documento (ms adelante se incluye
asimismo un diagrama que expone de modo resumido y sinptico en qu consiste el proceso
de elaboracin de un plan de accin).

Introduccin: Se aborda el concepto de desarrollo de planes de accin en su conjunto y el


hecho de que facilita la accin a la hora de hallar cules son las prioridades en la gestin
nacional de las sustancias qumicas

Mdulo 1. Para empezar: tareas preparatorias y dems consideraciones generales: destaca


cules son las cuestiones organizativas que posiblemente haya que abordar antes de que el
equipo entre de lleno en el desarrollo de un plan de accin.

2
Introduccin

Mdulo 2. Definicin del propsito y del alcance del plan de accin: se trata de guiar a los
participantes en la edificacin de los cimientos del plan de accin.

Mdulo 3. Planificacin detallada: actividades, plazos, recursos, etc: los participantes


aprenden a entender los diversos componentes y detalles que han de desarrollar en la
elaboracin de un plan de accin exhaustivo y eficiente.

Mdulo 4. Aplicacin y evaluacin del plan de accin: se estudia la vertiente marketing


del plan de accin, asegurndose los recursos necesarios y atenindose a las imperiosas
etapas que han de seguirse para garantizar una exitosa aplicacin.

3
Introduccin

Resumen del Proceso para desarrollar un Plan de Accin

- Consideraciones preliminares
- Identificar e involucrar a los actores
gubernamentales
Mdulo 1
Para empezar: - Identificar e involucrar a los actores no
tareas preparatorias y gubernamentales
consideraciones
- Crear un grupo de trabajo para el
generales desarollo de un plan de accin
Desarollo de un Plan de accin

- Plantear el problema y fijar la meta


Mdulo 2 - Analizar la situacin y las dificultades
Definicin del propsito - Fijar objetivos e indicadores
y del alcance del
plan de accin

- Definir las actividades


- Desglosar las actividades en tareas
- Estudiar el orden de actividades y tareas
- Fijar cronogramas realistas
Mdulo 3
- Fijar las etapas clave del proyecto
Planificacin detallada:
actividades, plazos, - Definir el presupuesto
recursos, etc
- Asignar responsibilidades
- Presentar el plan de accin

- Evaluar los obstculos potenciales al


compromiso de los actores
Aplicacin del Plan

- Sensibilizar sobre los beneficios que se


pueden obtener del hecho de actuar y
comprometerse
Mdulo 4
- Garantizar adecuados recursos
Aplicacin
humanos y financieros
y evaluacin
del plan de accin - Implementar las actividades planeadas
- Seguir, evaluar y reaccionar
- Informar sobre los resultados

4
Introduccin

Propuesta de formacin

Esta gua, que sirve de base a la propuesta de formacin de UNITAR en cuanto


a desarrollo de planes de accin, utiliza conceptos claves del desarrollo de
planes de accin, ejemplos especficos sacados de la gestin de sustancias
qumicas, y una gama de herramientas y ejercicios que permitirn a los
participantes realiazr las distintas fases del desarrollo de un plan de accin.

Durante el taller de formacin, cada fase propondr sesiones interactivas que


permitirn a los participantes experimentar las etapas ms significativas del
proceso que representa el desarrollo de un plan de accin. En los casos en que,
antes del taller, ya se haya creado un grupo de trabajo o seleccionado temas para
un plan de accin, los participantes tendrn la ocasin de profundizar su trabajo
durante las sesiones de grupo.

5
Introduccin

Introduccin al desarrollo de un plan de accin

Objetivos del aprendizaje

Este mdulo trata del concepto del desarrollo de un plan de accin, animando a los lectores a
que:

se vayan familiarizando con el concepto general de desarrollo de un plan de accin; y


valoren debidamente el desarrollo de un plan de accin y el potencial que conllevan tales
herramientas/tcnicas en diversos planos, por ejemplo cuando se trata de desarrollar un
plan de accin en el marco de un Plan de Aplicacin Nacional para el Convenio de
Estocolmo, cuando se prepara propuestas para donantes externos, o cuando se planifica
e implementa proyectos nacionales de gestin de las sustancias qumicas.

Enfoque del mdulo

Los temas clave para este mdulo son la definicin del desarrollo de un plan de accin y los
elementos que lo componen, los beneficios concretos que se pueden sacar del desarrollo de
un plan de accin y las opciones de presentacin. Se examina los siguientes planteamientos:

Qu es un plan de accin?
Elementos de un plan de accin
Beneficios potenciales del desarrollo de un plan de accin
Principios clave del desarrollo y de la aplicacin de un plan de accin
Presentar un plan de accin

Qu es un plan de accin?

Mediante un plan de accin, lo que se pretende es proporcionar un base clara u hoja de


ruta para la implementacin de actividades destinadas a tratar las cuestiones prioritarias que
se haya identificado. Este tipo de instrumento de planificacin resulta especialmente til
cuando determinada iniciativa involucra a diversas categoras de grupos o personas que
posiblemente no estn acostumbrados a trabajar juntos y que no comparten necesariamente
las mismas perspectivas ni los mismos intereses.

En un plan de accin debidamente preparado, ha de destacarse la meta especfica que debe


perseguirse, las actividades correspondientes que ha de llevarse a cabo, los plazos, los
recursos que resultarn necesarios, las respectivas responsabilidades que asumirn los
participantes y los detalles del seguimiento y evaluacin. Los tres pilares principales de un
plan de accin son: calidad, coste y tiempo. Es importante que el plan de accin no venga a
ser una instantnea de una situacin determinada en un momento dado. Por lo contrario, el
plan de accin ha de poderse modificar, pues se trata de un proceso evolutivo (conviene
adecuar el plan a los cambios a medida que van surgiendo).

El desarrollo de un plan de accin puede interpretarse asimismo como planificacin de


proyecto. No obstante, en la presente gua se ha optado por hacer mencin nicamente del
trmino desarrollo de un plan de accin por ser el que suele emplearse en el mbito de la
gestin de sustancias qumicas.

6
Introduccin

Un plan de accin tiene un inicio y un punto final, en lo cual difiere con un programa, que
por antonomasia transcurre en el tiempo. Sin embargo, las labores programticas en su
conjunto pueden tambin valerse de los principios presentados en esta gua y que a priori van
encaminados a establecer planes de accin.

Elementos de un plan de accin

Los elements clave de un plan de accin incluyen:

Anlisis de la situacin y anlisis de necesidades;


Metas y objectivos; y
Relacin de actividades y tareas, plazos, recursos, responsabilidades correspondientes.

El cuadro que viene ms adelante proporciona un posible sumario de lo que viene a ser un
plan de accin. En el Anexo 1 figura un diagrama que jerarquiza el plan de accin.

Beneficios potenciales del desarrollo de planes de accin

Un desarrollo racional de planes de accin facilita la coordinacin de actividades, gua a los


participantes en la consecucin de los objetivos y supone resultados ms predecibles. Si se
aplica debidamente, el desarrollo de un plan de accin permite tener el proyecto bien
sujeto.

Los beneficios potenciales de una planificacin racional son:

compartir un mismo objetivo en el marco del plan de accin;


lograr una mayor comprensin del proceso de planificacin;
conseguir una mayor transparencia en la planificacin e aplicacin (y evaluacin) de un
proyecto;
anticipar, identificar y tratar las dificultades logsticas que vayan surgiendo;
facilitar la comunicacin, la coordinacin, el compromiso y el trabajo en equipo;
tener mayores posibilidades de recolectar fondos para un proyecto;
obtener mayores resultados y optimizar el empleo de los recursos (especialmente el tiempo
y el dinero);
mantener altos los nimos y la dedicacin de los participantes;
facilitar la aplicacin sistemtica y el seguimiento de un plan de accin; y
facilitar una clara evaluacin del impacto de un plan de accin.

Otros beneficios afines del desarrollo de un plan de accin son:

Desarrollar colectivamente el plan de accin: Trabajar con grandes y heterogneos grupos


de personas en el marco de una iniciativa especfica y garantizar el xito de la operacin
puede llegar a ser todo un desafo. Desarrollar un plan de accin de modo participativo
implica que el equipo se hace cargo de sus responsabilidades y se hace dueo del proyecto,
captando qu papel ha de desempear cada uno en la aplicacin del proyecto en su conjunto.

Poner al da el plan de accin: Durante el desarrollo de un plan de accin, los participantes


pueden anticipar y tratar cuestiones relativas a la logstica del proyecto. Durante la fase de

7
Introduccin

aplicacin, el plan de accin facilita asimismo el seguimiento de las actividades de


aplicacin y por ende permite reaccionar con presteza ante las oportunidades o los problemas
que vayan surgiendo. Adems, la puesta al da peridica del plan de accin contribuye en la
elaboracin de informes sobre los avances del proyecto, lo cual redunda en una
comunicacin ms fluida dentro del equipo de aplicacin, y de hecho tambin en la
comunicacin con los donantes. Por ltimo, tambin se ve facilitada la evaluacin del xito
del proyecto cuando ste puede darse por concluido.

8
Introduccin

Posible tabla de contenidos de un plan de accin

Resumen

Resumen del fundamento del plan de accin, incluyendo una relacin de acciones para
las personas con poder de decisin (quin debe hacer qu cosa en base a este
documento) (2 pginas)

1. Introduccin e Historial

Fundamento y contexto del plan de accin


Presentacin breve de los participantes y del proceso de preparacin (2-3 pginas)

2. Anlisis de la Situacin y Anlisis de los Vacos

Resumen de la situacin y de las dificultades (el anlisis detallado de la situacin y


dificultades puede ser incluido como Anexo) (2-3 pginas)

3. Meta y Objetivos

Relacin de las metas y objetivos del plan de accin (1 pgina)

4. Propuesta de Estrategia de Aplicacin

Descripcin detallada de la propuesta de actividades, tareas, responsibilidades, etc.,


adems de los detalles de seguimiento y evaluacin (las propuestas de cronogramas y
presupuesto pueden ser incluidas en el anexo) (10-20 pginas)

5. Propuesta de Etapas Siguientes y Seguimiento

Descripcin breve de las etapas que tendrn que ser realizadas para poder implementar
el plan de accin (esta seccin sirve para aclarar quin debe hacer qu cosa) (1-2
pginas)

Anexos

Mandato del grupo de trabajo del plan de accin (incluyendo nombres y direcciones
para poder contactar a los miembros)
Anlisis detallado de la situacin y de las dificultades (20-30 pginas)
Carta Gantt/Carta PERT para la aplicacin del plan de accin
Propuesta de presupuesto

9
Introduccin

Principios clave del desarrollo de planes de accin y de su aplicacin

El proceso de un plan de accin lleva su tiempo, desde la idea primigenia acerca de una
accin pasando por su completo desarrollo y su aplicacin efectiva, hasta su evaluacin
final. Todo ello requiere:

planificacin preparatoria para el desarrollo del plan de accin (tratndose de un Plan


Nacional de Aplicacin PNI en el marco del Convenio de Estocolmo puede durar
meses);
desarrollar el plan de accin propiamente dicho (un par de aos en caso de un PNI); e
implementar el plan de accin, llevar el seguimiento y la revisin (siempre que sea
necesario) (puede durar aos e incluso decenios tratndose de un PNI).

Se sabe por experiencia que este largo proceso sale ganando si se aplica la siguiente
estrategia:

tener visin de porvenir (conviene pararse a pensar de vez en cuando en la conclusin del
proceso);
ir paso a paso (demasiada planificacin o demasiados proyectos demasiado amplios puede
resultar contraproducente); y
mirar hacia atrs (conviene detenerse de vez en cuando para revisar lo acontecido,
averiguar qu se puede mejorar y adecuar el plan de accin a la experiencia que se va
adquiriendo).

Presentacin del plan de accin

Desarrollar un plan de accin permite visualizar el proyecto con claridad, destacando, inter
alia, actividades, plazos y recursos. El plan puede visualizarse de diversas maneras. A
continuacin se detalla algunos de los enfoques ms corrientes:

Carta Gantt

Una de los instrumentos que suele utilizarse en la gestin de un proyecto para visualizar la
planificacin en el tiempo y los avances efectivos es la llamada carta Gantt1. Permite abarcar
todo el proyecto de un vistazo.

Dicha carta da la lista de cada actividad y cada tarea, representadas mediante una barra
horizontal. Estas barras (Gantt o tarea) quedan ubicadas a lo largo de una escala temporal,
la cual figura en la parte superior del cuadro Gantt. La longitud de cada barra representa el
tiempo que se considera necesario para llevar a cabo una actividad o una tarea; la colocacin
de la barra representa las fechas de inicio y fin.

1
La carta Gantt chart fue ideada por Henry Laurence Gantt (1861-1919), ingeniero en mecnica, consultor en
gestin y asesor industrial, en la segunda dcada del siglo XX. Este tipo de carta se ha ganado hoy da el estatus
de herramienta de uso corriente en el mbito de la gestin de proyectos; en su da, en los aos 10 y 20 del siglo
XX, fue todo un hallazgo de relevancia mundial. Ms adelante las cartas Gantt sirvieron por ejemplo en
proyectos de infraestructuras, destacando el Hoover Dam (inciado en 1931) y en el marco de la red de
autopistas interestatales de los Estados Unidos (iniciada en 1956).

10
Introduccin

Las barras de enlace de una carta Gantt tambin reflejan las relaciones existentes (o
interdependencias) entre las tareas; por ejemplo permite saber si una tarea especfica puede
iniciarse antes de que otra haya concluido. Una carta Gantt puede asimismo incorporar datos
presupuestarios y datos sobre recursos humanos.

Las cartas Gantt pueden elaborarse sencillamente en un folio o mediante un procesador de


texto, por ejemplo Microsoft Word. Existen soportes lgicos especficos de planificacin que
facilitan el proceso, por ejemplo Microsoft Project.

Carta PERT (Project Evaluation Review Technique chart Carta tcnica de revisin de
evaluacin de un proyecto )

Cuando lo ms importante es centrarse en las relaciones existentes entre actividades y tareas


antes que en la programacin en el tiempo, la carta PERT, tambin llamada carta de red
(network chart), puede resultar ms til que la carta Gantt. La carta PERT muestra las
interdependencias entre tareas. En una carta PERT, cada tarea o actividad queda
representada en una casilla (tambin llamada ndulo) que contiene la informacin bsica
acerca de la actividad o la tarea. Las tareas dependen las unas de las otras para darse por
concluidas, o sencillamente se siguen unas a otras en una secuencia de acontecimientos y
vienen conectadas mediante lneas de enlace. La carta PERT brinda una representacin
grfica de la manera en que las actividades y tareas quedan vinculadas unas a otras dentro
del proyecto.

Si se usan conjuntamente, las cartas PERT y Gantt proporcionan informacin adicional sobre
las actividades, las tareas y la planificacin temporal de un proyecto.

Aunque se pueda desarrollar cartas PERT valindose de soportes lgicos especficos como
es el Microsoft Project, los soportes lgicos de representacin grfica como son Microsoft
Visio o PowerPoint pueden facilitar su elaboracin.

Se presenta ms adelante algunos ejemplos de cartas Gantt y PERT.

11
Introduccin

Ejemplo de carta Gantt

Plan de Accion para la Implementacion Regulatoria del SGH para el 2008

ID Tarea Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1 Actividad 1: Consultaciones tcnicas
2 Revisin de estndares tcnicos existentes
3 Preparar enmiendas de acuerdo con el SGA
4 Actividad 2: Anlisis economic
5 Revisar el impacto econmico de la implementacin del SGA (costos y beneficios)
6 Reportar al comit de implementacin del SGA
7 Actividad 3: Redaccin de regulaciones
8 Revisar regulaciones existentes en todos los sectores
9 Redactar enmiendas y nuevas regulaciones (como sea apropiado) de acuerdo al SGA
10 Revisar las regulaciones actualizadas
11 Presentar las regulaciones de implementacin a las autoridades para su aprobacin
12 Actividad 4: Proceso regularorio iniciado
13 Implementar regulaciones aprobadas
14 Regulaciones/estndares basados en SGA entran en vigor
15 Actividad 5: Implementacin y supervisin
16 Iniciar uso de herramientas basadas en el SGA en todos los sectores (regulaciones/estndares seguidos)
17 Aumentar la sensibilizacin/capitacin de nuevos procedimientos (incluyendo regulaciones/estndares)
18 Inspectores/agencias asegurando el uso del nuevo estndar
19 Retroalimentacin del cumplimiento/uso de las autoridades regulatorias

12
Introduccin

Ejemplo de carta PERT

UNITAR Desarrollo de un sitio Web para la Seguridad Qumica

Planificacin Ejecucin

Los arreglos
tcnicos del sitio
han sido definidas

Primera versin El sitio Web


Decisin de crear Consideraciones Un anlisis de la
un sitio Web sobre organizacionales situacin ha sido del sitio Web se funciona
seguridad qumica han sido tratadas realizado hace disponible

El contenido y la
estructura del sitio
han sido definidos

Designar un Designar a las


Realizar un anlisis Preparar el
coordinador tcnico instituciones
institucional servidor
implicadas

Redactar trminos Realizar un anlisis


Seleccionar el Obtener
de referencia para el de la informacin
contenido aprobacin
diseador del sitio
Web

Desarrollar plan de Elegir una


Realizar un anlisis Lanzar
trabajo para preparar estructura, formato
tcnico oficialmente el
el sitio Web y estilo
sitio Web

13
Module 1: Para Empezar: tareas Preparatorias y Otras Consideraciones Generales

MDULO 1. PARA EMPEZAR: TAREAS PREPARATORIAS Y OTRAS CONSIDERACIONES


GENERALES

Objetivos del aprendizaje

Este mdulo destaca algunas de las cuestiones organizativas elementales que puedan surgir
antes de que el equipo empiece a desarrollar el plan de accin propiamente dicho.

Eje central del mdulo

Estas son las cuestiones clave que ha de debatirse en el marco de este mdulo:

Consideraciones liminares
Identificar e involucrar a los actores gubernamentales
Identificar e involucrar a los actores no gubernamentales
Crear un grupo de trabajo para el desarrollo del plan de accin

Consideraciones preliminares

Ante todo, el equipo de proyecto debe decidir del nmero de planes de accin que habr de
desarrollar. Es importante que se anteponga aquellos tpicos o planteamientos que ataen
concretamente al pas de que se trate, de modo que resulte un nmero factible de planes de
accin por desarrollar. Por ejemplo, tratndose de desarrollar planes de accin en el marco
del Plan Nacional de Aplicacin del Convenio de Estocolmo, puede desarrollarse un mnimo
de 17 posibles planes de accin (o estrategias y dems planes semejantes). Dado este
contexto, cada parte ha de determinar qu planes de accin son esenciales y cules son de
segundo plano.

Otra consideracin clave atae a la obtencin de los recursos necesarios en el proceso de


desarrollo de los planes de accin. En determinados casos, ha de establecerse, en el marco
del proyecto, un presupuesto para el desarrollo del o de los planes de accin (por ejemplo las
actividades apoyadas por el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM) bajo el
Convenio de Estocolmo). En otros casos, deber obtenerse otros recursos especficos (ya
sean internos o externos) para el desarrollo de los planes de accin. Existe todo una gama de
tcnicas e instrumentos que pueden facilitar esta labor. Por ejemplo, puede que se deba
concienciar sobre los problemas que plantean las sustancias qumicas a personas con poder
de decisin y a la opinin pblica en general; se trata de hacerle ganar puestos a estas
cuestiones en el ranking de prioridades de un pas determinado y a la vez de asegurarse de
que quienes tienen la responsabilidad de las cuestiones relativas a sustancias qumicas
entiendan los procesos de toma de decisiones acerca de la atribucin de recursos
gubernamentales, ampliando adems su pericia en asuntos de financiacin externa
(especialmente sobre los pormenores de los procesos de obtencin de dicha financiacin)2.
El Mdulo 4 recoge y amplia algunos de estos conceptos.

2
UNITAR ha elaborado una gua al respecto en Financial Resource Mobilisation for the Sound Management
of Chemicals: Guidance Note - Working Draft (2001). Vase www.unitar.org/cwm

14
Module 1: Para Empezar: tareas Preparatorias y Otras Consideraciones Generales

Acerca de lo que se ha dicho anteriormente, nunca es demasiado pronto para ir pensando en


eventuales fuentes de financiacin para la aplicacin de un plan de accin y asimismo en los
presupuestos de proyecto correspondientes. Integrar las actividades de gestin de sustancias
qumicas dentro de las prioridades nacionales elementales, como son las estrategias de
reduccin de la pobreza o las estrategias nacionales de desarrollo sostenible, es un enfoque
posible para dar a conocer el plan de accin. Cabe aadir al respecto que conviene examinar
o repasar la lista de quienes podran financiar la aplicacin del plan de accin, ms all de la
financiacin nacional. Pueden ser fuentes de financiacin, por ejemplo, la Comisin Europea
o el FMAM. Tambin puede resultar til estudiar qu tipo de presupuesto de aplicacin es el
ms correcto o el ms realista (por ejemplo financiacin para actividades del FMAM, beca
UNITAR). Tales consideraciones permiten asegurarse de que el plan de accin incluye un
presupuesto adaptado a la realidad.

Identificar e involucrar a los actores gubernamentales

Ha de identificarse a los actores gubernamentales, es decir a quienes cabra involucrar en el


proceso de desarrollo del plan de accin. Estos socios potenciales, que asumen funciones
directamente ligadas a las cuestiones planteadas en el plan de accin, son los ms fciles de
identificar. Tambin pueda haber socios para quienes establecer esta relacin no resulte tan
obvio. Por ejemplo, los altos funcionarios de un Ministerio de Hacienda no asumen
necesariamente funciones ligadas a la gestin de sustancias qumicas, pero puede que tomen
decisiones que repercuten muy directamente en el xito del plan de accin. Si existe un foro
para dialogar y coordinar en el plano interministerial3, puede que sea ste un mecanismo
eficiente a la hora de identificar socios potenciales.

Identificar e involucrar a los actores no gubernamentales

Involucrar a los actores no gubernamentales puede:

Llevar a tomar mejores decisiones;


Fomentar la aceptacin de las decisiones; y
Promover la responsabilizacin, y por ende la credibilidad.

No todas las partes no gubernamentales interesadas o implicadas (que llamaremos ms


adelante actores interesados) habrn de estar directamente involucradas en el desarrollo e
aplicacin de un plan de accin. Sin embargo, es importante entender quines son los actores
interesados en un tema determinado y asegurarse de que se tiene en cuenta su planteamiento
y sus preocupaciones. Involucrar a los principales actores interesados puede resultar de suma
relevancia desde un punto de vista prctico, ya que sus actuaciones y su grado de
compromiso posiblemente sean esenciales para la aplicacin y el xito del plan de accin.

3
Puede hallarse mayores detalles acerca del dilogo y la coordinacin interministerial, y tambin ejemplos de
entidades designadas para fomentar el dilogo y la coordinacin, y asimismo algunas caractersticas comunes
de dichos esfuerzos recabadas echando mano de la experiencia de los pases en un documento de UNITAR
titulado Developing and Sustaining an Integrated National Programme for Sound Chemicals Management.
See vase www.unitar.org/cwm

15
Module 1: Para Empezar: tareas Preparatorias y Otras Consideraciones Generales

Entre otras cuestiones importantes que ha de tenerse en cuenta desde el inicio en lo referente
al compromiso de los actores interesados, destacan las siguientes:

Ha tenido lugar una clara declaracin de objetivos e intenciones para obtener el


compromiso del actor implicado?
Se ha formulado con claridad cules son los plazos que ha de cumplirse para dar por
concluido el proceso y se ha dejado sentado cules haban de ser las etapas? Ha
quedado claro cules seran las actividades interinas?
El proceso ha sido aceptado por todos los actores interesados (inclusive por ejemplo de
qu modo habr de gestionarse la informacin o cules sern los principios que habr
que respetar)?
Los actores interesados tienen una idea clara de lo que se espera de ellos? Se les ha
propuesto diversas posibilidades de actuacin de modo que su participacin cuadre con
sus intereses?
Entre los actores interesados que se ha seleccionado, constan aquellos que estn
especialmente interesados en el plan de accin que se ha propuesto y son
representativos de los sectores, intereses y/o regiones correspondientes?
Se ha conseguido la adecuada financiacin de modo que quede garantizado el proceso de
compromiso del actor implicado (como para cubrir la produccin de informacin, los
costes generados por las reuniones, los requisitos de capacitacin, etc.)?
Acaso algn actor implicado precisa mayores esfuerzos de capacitacin, o ayuda para
participar (por ejemplo informacin, gastos de viaje, costes de interpretacin o algn
aparato especial)?
Se ha desarrollado algn mecanismo de evaluacin y comentarios acerca del compromiso
del actor implicado?

Los instrumentos que puede emplearse para llevar un anlisis de los actores interesados
(una evaluacin de quines podran involucrarse o desearan hacerlo), as como el debate
sobre los grupos de actores interesados, sobre los mecanismos de participacin, etc. figuran
en los Anexos 2.A a 2.D.

Involucrar a los actores implicados

El apoyo y la dedicacin de los actores implicados para con el plan de accin es


esencial para garantizar el buen desarrollo y la exitosa aplicacin del plan. El
Convenio de Aarhus, por ejemplo, afirma que el desarrollo sostenible slo se
puede alcanzar gracias al compromiso y la participacin activa de todos los
actores implicados, y vincula la responsabilidad gubernamental a la proteccin
del medio ambiente. El Convenio se basa en el Principio 10 de la Declaracin
de Ro, que establece el derecho del pblico a tener acceso a la informacin, a
participar en la toma de decisiones y a obtener justicia en las cuestiones
medioambientales.

Cada vez ms, los donantes (como el Fondo Mundial para el Medio Ambiente
(FMAM)) animan a los actores implicados a involucrarse concretamente en
esfuerzos como el desarrollo y la aplicacin de un plan de accin. En el
Convenio de Estocolmo, por ejemplo, los Artculos 7 (Planes de aplicacin) y
10 (Informacin, sensibilizacin y formacin del pblico) llaman
explcitamente a los actores implicados para que se involucren en la aplicacin
del Convenio.

16
Module 1: Para Empezar: tareas Preparatorias y Otras Consideraciones Generales

Crear un grupo de trabajo para el desarrollo del plan de accin

Desarrollar un plan de accin debe considerarse una gran oportunidad de adquirir


experiencia, de ampliar conocimientos y competencias y de contribuir a la resolucin de la
problemtica de que se trate. Parte de las reflexiones que ha de hacerse a lo largo del proceso
de tareas y consideraciones preparatorias es la constitucin de un grupo de trabajo para el
desarrollo del plan de accin. La seleccin de los integrantes de este grupo puede basarse en
los procesos definidos en las secciones anteriores Identificar e involucrar a los actores
interesados. Aunque no todos los actores interesados vayan a formar parte del grupo de
trabajo, es importante que se d un equilibrio de intereses para contribuir al proceso.

El grupo de trabajo debera reunirse rpidamente dentro del proceso de plan de accin y
elaborar (o aprobar) su mandato, un plan de trabajo y un presupuesto. Elaborar el mandato,
el plan de trabajo y el presupuesto permite asegurarse de que cada miembro del grupo de
trabajo est conforme con los aspectos administrativos y organizativos ms relevantes a la
hora de desarrollar un plan de accin. Este seccin tan slo trata del desarrollo del plan de
accin; el plan de accin propiamente dicho incluir detalles sobre aplicacin.

Mandato

El mandato debera llevar detalles operativos breves sobre diversas cuestiones organizativas
y administrativas que ataen al desarrollo del plan de accin (los mandatos que cabe
recomendar constan en el Anexo 3). Dichas cuestiones son: quines son los integrantes del
grupo de trabajo para el desarrollo del plan de accin, de qu modo obrar conjuntamente el
grupo de trabajo y en qu forma se tomar las decisiones oportunas.

Plan de trabajo

Un plan de trabajo pormenoriza aspectos del desarrollo del plan de accin, tales como:

resultados esperados (es decir objetivos que se ha fijado, primer borrador del plan de
accin) ;
la secuencia de actuaciones y plazos del proceso (por ejemplo cundo tendrn lugar las
reuniones, cundo estar listo el anlisis de situacin) as como los procedimientos de
seguimiento para garantizar que el procesos no descarrila;
etapas clave (puntos de referencia para el seguimiento, por ejemplo cundo ha de
terminarse determinadas actividades de planificacin).

En casos en que varios planes de accin estn siendo preparados a la vez, por ejemplo en el
marco del proceso NIP o como parte de un programa nacional integrado para la gestin
racional de sustancias qumicas, debera desarrollarse un mecanismo para la coordinacin
entre los distintos grupos de trabajo para el desarrollo de planes de acin, y asimismo entre
los planes de accin existentes y otros planes de accin (vase Mdulo 4 para mayor
informacin al respecto).

Presupuesto

El presupuesto debera aportar una estimacin detallada de los costes de varios elementos del
plan de trabajo anteriormente mencionado que requieren recursos (por ejemplo gastos de las
reuniones, viajes, apoyo al secretariado). En la mayora de los casos, siempre y cuando se

17
Module 1: Para Empezar: tareas Preparatorias y Otras Consideraciones Generales

incluya a los actores interesados, los recursos que se precisa para el desarrollo de un plan de
accin no son excesivos.

Evaluar el proceso de desarrollo del plan de accin

Se recomienda hacer una evaluacin del desarrollo del plan de accin para
ayudar a identificar las fuerzas y las flaquezas del proceso. Este ejercicio puede
proveer una importante herramienta de conocimientos para el desarrollo de
planes de accin adicionales a realizar en el futuro. Adems, el hecho de
identificar las fuerzas y las flaquezas que existan en el proceso de desarrollo
del plan de accin puede dar informaciones y contribuir a la eficacia de la fase
de aplicacin.

18
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

MDULO 2. DEFINIR EL PROPSITO Y EL ALCANCE DEL PLAN DE ACCIN

Objetivos de aprendizaje

Este conjunto de mdulos lleva a los participantes a edificar los cimientos del plan de
accin, lo cual consiste por ejemplo en fijar la meta y los objetivos y en realizar un anlisis
de la situacin actual y de las dificultades encontradas por el pas de que se trate.

Eje central del mdulo

Este conjunto de mdulos se centra en:

plantear el problema y fijar la meta


realizar un anlisis de situacin y un anlisis de dificultades
fijar objetivos y definir indicadores

Existe una extensa terminologa acerca de la planificacin de proyectos en general. Se ha


procurado que la terminologa que se emplea en este documento (vase Anexo 9) sea lo ms
apropiada posible en este contexto de los procesos de gestin de sustancias qumicas.

19
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Mdulo 2.A. Plantear el Problema y Fijar la Meta

Plantear el problema

Cuando uno emprende el desarrollo de un plan de accin, conviene empezar estableciendo


Planteo del problema (problem statement). El planteo del problema es una breve resea del
problema especfico que el plan de accin debe encarar. Tiene que constar de los datos
contextuales necesarios para determinar qu es lo ms relevante. El planteo del problema
resalta la necesidad del plan de accin, lo cual constituye un factor esencial para las personas
con poder de decisin.

El planteo del problema puede estar basado en, entre otras cosas: decisiones en el plano
internacional, como es la redaccin de un convenio; un accidente u otro elemento que lleg a
llamar la atencin de la opinin pblica o de los medios de comunicacin acerca de algn
aspecto de la gestin de sustancias qumicas; o la identificacin, por medio de procesos
existentes en el plano nacional (por ejemplo, la preparacin de un Perfil Nacional), de
riesgos o carencias notables en la estructura de gestin de sustancias qumicas, como puede
ser la falta de pruebas para residuos de plaguicidas en la alimentacin.

Ejemplos de planteo del problema incluyen:

Segn el Sistema Armonizado Global para la Clasificacin y el Etiquetado de las


Sustancias Qumicas (GHS): Sustancias qumicas peligrosas son producidas,
importadas y utilizadas sin que se d informacin esencial alguna sobre los riesgos que
comportan. En algunos casos, puede hallarse productos qumicos en estanteras de
tiendas con un etiquetado equivocado o incompleto, o con etiquetado que avisa del
peligro en lenguas o con smbolos que no entiende la mayor parte de la poblacin.

Para los Registros de Emisiones y Transferencia de Contaminantes (RETC): Quedan claros


los impactos negativos en el medio ambiente de las emisiones de sustancias qumicas,
pero carecemos de informacin acerca de los lugares de donde proceden dichas
emisiones, lo cual dificulta el desarrollo de medidas para contrarrestar los efectos de
dichas emisiones.

Fijar la meta

Trabajando en base al planteo del problema, es posible fijar una meta para el plan de accin.
La meta ha de ser una asercin concisa que describa el propsito del plan de accin (el
resultado que se pretende alcanzar). Las metas tienen que ser realistas y no ambiciosas en
exceso.

Los ejemplos de posibles objetivas incluyen:

Eliminacin de los BPC hasta lograr que dejen de ser utilizados o almacenados.

Plena aplicacin de un sistema nacional de clasificacin y etiquetado de las sustancias


qumicas, en conformidad con el Sistema Armonizado Global.

20
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Desarrollo de un RETC que se mantenga al da.

En algunos casos, la meta viene predeterminada; por ejemplo, el ser Parte en un convenio
exige que se cumpla con determinados compromisos, lo cual puede conformar la meta. En
otros casos, la meta habr de fijarse atenindose a la peculiar situacin del pas de que se
trate; por ejemplo, a modo de reaccin ante un problema nacional o una decisin nacional de
implementar un programa, como es el RETC.

Qu es el Fortalecimento de Capacidades?

El trmino fortalecimiento de capacidades se utiliza en muchos contextos, a


veces sin pensar demasiado en lo que significa. En los ltimos aos, los
expertos de distintos pases se han acercado a una definicin comn del
trmino y se entiende ahora, de manera general, que el fortalecimiento de
capacidades es el conjunto de acciones necesarias para mejorar la capacidad
de personas, instituciones y sistemas de tomar y aplicar decisiones y de cumplir
sus funciones de manera efectiva, eficiente y duradera.

21
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Mdulo 2.B. Realizar un Anlisis de Situacin y un Anlisis de Vacos

Anlisis de situacin

Se trata de averiguar cul es la situacin o el estado en que se halla el lugar donde se va a


llevar a cabo el plan de accin, cules son los desafos y cules las oportunidades para
alcanzar los objetivos que se haya fijado. Efectuar un anlisis de situacin permite contestar
muchas preguntas de esta ndole y proporciona la base del debate sobre prioridades del plan
de accin. Las averiguaciones clave de un anlisis de situacin son : el identificar las
estructuras existentes ms relevantes, en base a las cuales podr construirse o intensificar las
relaciones de cooperacin, y asimismo el descubrir potenciales duplicaciones. El proceso
del anlisis de situacin puede dividirse en dos partes, que son la recoleccin de datos y el
anlisis de la informacin que se ha recabado.

Para identificar qu tipo de informacin habr de recabarse para el anlisis de situacin,


resulta til escrutar la meta en su conjunto. Por ejemplo, tratndose del objetivo
Eliminacin de los BPC hasta lograr que dejen de ser utilizados o almacenados,
convendra estudiar la situacin actual del pas en lo referente a aspectos legales y cuestiones
administrativas relevantes, como son las prcticas de control e informacin o las normativas.
Tambin debera examinarse las cuestiones operativas importantes, tal como la
infraestructura para el mantenimiento y eliminacin, la produccin de sustancias alternativas,
etc. Todo ello resultar til ms adelante a la hora de analizar las diferencias entre la
situacin presente y la situacin que se pretende lograr.

La informacin en materia de anlisis de situacin puede obtenerse por medio de: literatura,
comunicaciones individuales, entrevistas, reuniones de grupos, visitas de sitios web, etc. El
Perfil Nacional de Gestin de Sustancias Qumicas, si se ha preparado uno, puede ser un
buen punto de partida del anlisis. No obstante, cabe apuntar que un anlisis de situacin no
debera consistir nicamente en leerse la literatura que existe sobre la cuestin.

Tener en cuenta las Prioridades

Durante todo el desarrollo de un plan de accin, se debe tener en cuenta las


prioridades. Por ejemplo, como parte del anlisis de situacin, el grupo de
trabajo para el desarrollo del plan de accin puede empezar a identificar las
cuestiones ms preocupantes. Igualmente, al emprender el anlisis de
dificultades, el grupo puede descubrir dificultades o falencias que deberan
recibir una atencin prioritaria. Por ejemplo, al desarrollar un plan de accin
para reducir los COP producidos no intencionalmente, una prioridad puede ser
la sensibilizacin al respecto de la quema a cielo abierto de los desechos
municipales. Existe une gran variedad de guas y herramientas para ayudar a los
pases a establecer prioridades. Se da algunos ejemplos en el Anexo 4.

22
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Qu es un Perfil Nacional?

Un Perfil Nacional de la Gestin de Sustancias Qumicas es una evaluacin


completa de la infraestructura nacional, relacionada a aspectos legales,
institucionales, administrativos y tcnicos de la gestin de sustancias qumicas,
y la comprensin de la naturaleza y extensin de la disponibilidad de productos
qumicos en el pas. Este es un pre-requisito importante para crear capacidades
nacionales de una manera sistemtica.

Orientacin sobre la preparacin de un Perfil Nacional que puede ayudar a


preparar un anlisis de situacin, es ofrecida en el documento gua de UNITAR
Preparacin de un Perfil Nacional para Evaluar la Infraestructura Nacional
para la Gestin de Sustancias Qumicas. Orientacin adicional est disponible
en la Nota Gua Preparando/Actualizando un Perfil Nacional como parte del
Plan de Aplicacin del Plan de Implementacin del Convenio de Estocolmo.
Estos documentos pueden encontrarse en www.unitar.org/cwm

Aunque cada plan de accin puede ser diferente, hacerse algunas preguntas puede ayudar a
organizar el anlisis de situacin. Las preguntas pueden incluir :

Qu instrumentos legales, polticas y/o mecanismos no regulatorios relevantes existen?


Qu instituciones, ministerios o agencias gubernamentales relevantes existen?
Qu industrias, grupos de inters pblico y cuerpos de investigacin relevantes existen?
Qu infraestructura tcnica relevante (incluyendo acceso y uso de informacin) existe?
Qu nivel de sensibilizacin, entendimiento y competencia tienen los trabajadores en el
gobierno y el pblico en general sobre el tema para el que se est desarrollando el plan
de accin?
Qu recursos financiero/humano (aunque se tenga solamente una comprensin preliminar
de esto en esta etapa) pueden estar disponibles para la implementacin del plan de
accin?

Anlisis de vacos

Basndose en los resultados del anlisis de situacin, debera ser posible identificar dnde es
que la situacin actual no est cumpliendo con la meta establecida y los posibles requisitos
relacionados respondiendo a la pregunta Qu est faltando?

Esto puede incluir la identificacin de vacos o necesidades en, entre otras, legislacin,
ejecucin de legislacin, capacidad analtica, recursos humanos y materiales.

Habiendo desarrollado un dibujo ms completo de la situacin del pas a travs de un


anlisis de situacin y vacos, puede ser til o necesario modificar la meta de manera que se
refleje de una mejor forma la situacin actual. Sin embargo, si la meta es establecida por un
acuerdo internacional, entonces la nica opcin que puede existir es fortalecerla.

23
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Mdulo 2.C. Estableciendo Objetivos e Indicadores

Estableciendo objetivos

Basado en lo que se encuentra durante el anlisis de situacin y de vacos, se podr tener ms


claro qu se necesita lograr para cumplir la meta. Esto brindar la direccin que se necestia
para establecer los objetivos.

Los objetivos plantean, a un nivel ms detallado que la meta, los resultados que se espera
que el plan de accin alcance respondiendo a la pregunta Qu se necesita lograr para
llegar de donde estamos ahora a donde queremos estar?. Algunos objetivos pueden
alcanzarse solamente al final del proyecto; otros pueden ser alcanzados a lo largo del
camino. Se debera tener en cuenta el principio de iniciar con pequeos pasos (como se
discuti en el mdulo de introduccin. Ver tambin el apartado sobre Objetivos SMART).
Los objetivos, as como las metas, pueden ser reconsiderados si es necesario.

A continuacin se presentan algunos ejemplos de metas y los posibles objetivos


relacionados:

Para la meta, Eliminacin de PCBs en uso y almacenamiento

Para el 2008 se ha completado un inventario de PCBs para todos los tipos de PCBs en uso
actualmente en el pas.

Para el 2009 se ha desarrollado un programa para remplazar los PCBs en transformadores.

Para la meta, Implementacin completa de un sistema nacional para clasificar y etiquetar


sustancias qumicas, consistente con el Sistema Globalmente Armonizado

Para el 2007 se ha creado legislacin para facilitar el nuevo sistema y ha entrado en vigor

Para el 2008 se ha realizado la capacitacin sobre el nuevo sistema a las partes


involucradas est completa en el 2008

Para la meta, Desarrollo de un RETC operacional

Para el 2007 se ha fortalecido el intercambio de informacin electrnico sobre las


emisiones de sustancias qumicas

Para el 2008 se ha desarrollado y completado un perodo de reporte de un grupo


seleccionado de sustancias qumicas

24
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Objetivos SMART

Los objetivos bien desarrollados son objetivos SMART (segn las siglas en
ingls. El significado de la palabra smart en ingls es inteligente objetivos
inteligentes): Especfico (palabra en ingls specific), Mensurable (palabra en
ingls measurable), Asignable/acordado (de las palabras en ingls
assignable/agreed), Realista (de la palabra en ingls realistic) y dependiente del
tiempo (de la palabra en ingls time-dependant).

Se deben evitar objetivos muy ambiciosos estos pueden quebrantar el xito


del plan de accin. Por esto es importante evaluar la viabilidad de los objetivos
y seleccionar los que son alcanzables con los medios disponibles (o dentro del
presupuesto que puede ser movilizado). Un ejemplo de un objetivo poco realista
es Laboratorio de anlisis de metales totalmente funcional dentro de un ao,
con 10,000 dlares americanos de presupuesto. Un resultado decepcionante e
insatisfactorio de un plan de accin que se basa en objetivos inalcanzables es
realizar un documento que resulta en un poco ms que un documento de
ejercicio. Haciendo regularmente preguntas como Es esto particularmente
realista? y Ser esto efectivo? durante el desarrollo del plan de accin
permitir permanecer centrado y finalmente, obtener el xito.

Definicin de indicadores de rendimiento

El xito del plan de accin puede ser medido por el grado en que sus objetivos son
cumplidos. La definicin de indicadores de rendimiento para cada objetivo especifica cmo
se deber medir y verificar ese cumplimiento.

Un indicador puede definirse como una medida o estadstica que brinda informacin sobre
un cambio. Puede tratar varios factores: (i) Calidad: el tipo o naturaleza del cambio; (ii)
Cantidad: el alcance o extensin del cambio, qu tanto o cunto; y (iii) Tiempo: el tiempo en
que el cambio tiene que suceder. Usar indicadores en diferentes etapas del plan de accin
puede ayudar al equipo del proyecto a comprender dnde se encuentran y qu tan bien estn
progresando hacia el cumplimiento de los diferentes objetivos.

Los indicadores deberan decir lo mximo posible con el menor costo posible. Indicadores
simples se pueden plantear preguntando Cmo sabremos si hemos alcanzado el objetivo?
Algunos criterios que se pueden utilizar para crear indicadores efectivos son:

Viabilidad: un indicador debera ser adecuado en terminus de costo, equipo, capacidades y


tiempo requeridos para hacer la medicin;
Relevancia y exactitud: un indicador debera reflejar de manera exacta qu es lo que est
midiendo;
Sensibilidad: un indicador debera poder detector cambios en perodo de tiempo deseado;
Imparcialidad: un indicador no debera tener ms de una interpretacin sobre lo que se
est midiendo y qu datos se estn siendo recolectados debera tener definiciones
operacionales claras que sean independientes de la persona que realiza la medicin; y
Adecuado: el nmero de indicadores para un resultado especfico deberan ser el mnimo
necesario para asegurar el progreso hacia el resultado final.

25
Mdulo 2: Definicin del Propsito y el Alcance del Plan de Accin

Los indicadores que son ms fciles de medir son aquellos que se refieren a acciones. Por
ejemplo, un indicador que puede ser utilizado para medir el objetivo Entre el 2008 y el
2020 ser establecido un programa para reemplazar los transformadores que contienen
PCBs, puede ser Nmero de transformadores que contienen PCBs utilizados cada ao
despus del 2008. Para el objetivo Demostrar que el proyecto capacitar exitosamente al
personal de laboratorios un indicador podra ser Tiempo de respuesta para un anlisis de
laboratorio.

Usualmente los indicadores requieren de una respuesta binaria una respuesta de s o no


la cual brinda el enfoque ms simple, pero a la vez todava asegura la evaluacin efectiva
del impacto. Un ejemplo de un indicador binario es: Para el 2008 el Parlamento ha
adoptado la legislacin para el reemplazo de transformadores con PCBs.

Tambin es posible plantear indicadores ms complejos, pero generalmente es ms difcil y


costoso alcanzarlos. Por ejemplo, un indicador relacionado a exposicin, tal como la de
dioxinas y furanos o PCBs, puede costar muchos cientos de dlares americanos para una
nica medicin. Tales indicadores son pocas veces utilizados en un plan de accin amplio,
pero pueden ser tiles para objetivos de alcance ms limitado. Por ejemplo, un indicador
para el objetivo Para el 2011, el sitio X contaminado con plaguicidas debe someterse a
remediacin podra ser Niveles de plaguicidas relevantes en muestras de alimentos de las
poblaciones vecinas medidos en el 2011, 2016 y 2021. En estos casos, podra ser ms
razonable basarse en bases de datos de efectos a la salud, tales como envenenamientos o
enfermedades ocupacionales; sin embargo, crear estas bases de datos es un trabajo de largo
plazo.

26
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

MDULO 3. PLANIFICACIN DE LOS DETALLES: ACTIVIDADES, PLAZOS, RECURSOS Y MS

Objetivos del Aprendizaje

Al haber identificado los objetivos, este modulo gua a los participantes en la comprensin
de los varios componentes y detalles que deben ser desarrollados para preparar un plan de
accin. Esto incluye:

Seleccionar actividades que permitirn alcanzar efectivamente los objetivos del plan de
accin;
Trabajar sobre varios detalles prcticos relacionados a la implementacin;4 y
Entender la utilidad de los grficos Gantt y PERT (y considerar los varios software
disponibles para prepararlos).

Enfoque del mdulo

Este modulo se enfoca en:

Determinacin de actividades
Desglose de actividades en tareas
Consideracin del orden de actividades y tareas
Estimacin de plazos realistas para las actividades
Desarollo de hitos del proyecto
Definicin del presupuesto
Asignacin de responsabilidades
Presentacin del plan de accin

4
Notar que las herramientas y ejercicios presentados ms adelante no son una prescripcin, sino que pueden ser
modificados para adaptarse a necesidades particulares del pas, la situacin nacional, etc.

27
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Identificacin y Evaluacin de Opciones

La necesidad de determinar opciones existe en todas las etapas del proceso de


desarrollo del plan de accin. Por ejemplo, determinar qu partes interesadas
sern involucradas en la decisin de las tareas que sern requeridas para llevar a
cabo cada actividad. Para cualquier plan de accin, un rango de opciones puede
ser posible para alcanzar la meta o el objetivo. Por ejemplo, para llevar a cabo
una reforma legislativa para implementar una ley integrada efectiva para la
gestin racional de sustancias qumicas, el pas podra tener varias opciones,
entre otras: (i) desarrollar una nueva ley completa; (ii) reformar leyes existentes
y rellenar los vacos con nuevas leyes; o (iii) dejar las leyes existentes en su
lugar y rellenar los vacos con una mezcla de nuevas leyes e iniciativas
voluntarias.

Adems, las opciones pueden incluir una combinacin de medidas, tales como
medidas legales (p.ej. modificacin de una ley existente); medidas
administrativas (p.ej. asegurar que exista personal calificado dedicado a
implementar el plan de accin); y medidas operacionales (llevar a cabo
actividades de capacitacin y formacin para asegurar que la opcin es
implementada exitosamente).

En algunos casos ser necesario evaluar formalmente las diferentes opciones


disponibles. *Esto puede incluir la evaluacin de opciones contra un grupo de
criterios de evaluacin (tomando en cuenta las necesidades especficas del pas,
circunstancias, recursos), tales como:

Urgencia/Tiempo: Podr la opcin tratar las necesidades de salud y


ambiente que deben ser atendidas de manera urgente?
Viabilidad: Puede la opcin ser llevada a cabo de manera razonable
considerando los factores socio-econmicos, etc.? Existen otros factores
que hacen a la opcin poco realista?
Asequibilidad: Es asequible el costo estimado para implementar la accin?
Eficiencia y Efectividad: Hace la opcin el uso ptimo de recursos? Qu
grado de impacto tendr la opcin en el alcance de la meta/objetivo?
Costo-beneficio: Lograr la opcin un grado de impacto que valdr la
pena, de acuerdo a su costo?
Seguimiento: Es posible medir el progreso hacia el logro de la opcin?

* En el Anexo 5 se presenta una herramienta que puede ser utilizada para


evaluar opciones.

28
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Determinacin de actividades

En el Mdulo 2 los participantes desarrollaron un fuerte entendimiento de la situacin y los


vacos e identificaron objetivos claros para el plan de accin. Las actividades necesarias para
alcanzar los objetivos pueden ser planteadas ahora. En algunos casos, las actividades
solamente tratarn un objetivo, mientras que en otros casos permitirn cumplir varios
objetivos.

Las actividades son el nivel ms alto de accin en la jerarqua de un plan de accin (ver
Anexo 1) establecen el camino para el cual los detalles son desarrollados. Una actividad se
puede definir como un elemento de trabajo llevado a cabo durante el curso del proyecto. Una
actividad tiene una duracin, un costo y requisitos de recursos.

Un enfoque para identificar y seleccionar actividades para un proyecto inicia con una sesin
de lluvia de ideas. Miembros de grupos de trabajo pueden identifica todas las actividades las
cuales creen necesarias para alcanzar el objetivo(s). Estas sugerencias pueden ser
recolectadas y comparadas, brindando una lista extensa que puede ser posteriormente
evaluada para desarrollar un grupo efectivo y lgico de actividades. Tambin puede ser
importante consultar con quienes (miembros de grupos de trabajo, otras organizaciones, etc.)
han tenido experiencia en el pasado con planes de accin similares.

Considerando Posibles Donantes y Presupuestos de Proyectos Asociados

Desarrollar una idea sobre quin puede financiar el plan de accin (p.ej. la
Comisin Europea, el Fondo Mundial para el Medio Ambiente (GEF, por sus
siglas en ingls)) y qu tipo de presupuesto es realista (p.ej. fondo habilitador
del GEF, subvencin de UNITAR) es un ejercicio til para asegurar que el plan
de accin incluya un rango apropiado de presupuesto.

Otro asunto que se debe tener en mente es si algunas actividades se pueden


iniciar mientras se espera financiamiento. En otras palabras, si se toma
considerablemente ms tiempo del que se esperaba para movilizar los fondos
para actividades especficas, an sern deseadas las actividades una vez que
los recursos han sido obtenidos? En este caso, puede ser til considerar dos
posibles vas: un grupo de actividades si los recursos se obtienen rpido y un
diferente grupo de actividades si los recursos se retrasan. Una analoga til es
un tren de alta velocidad entre ciudades y un tren ms lento regional. Ambos
llegan al mismo destino, pero viajan a diferentes velocidades.

Desglosando las actividades en tareas

Ya que las actividades son generalmente elementos grandes, se necesitar desglosarlas en


tareas ms manejables. Las actividades debern ser desglosadas solamente a un nivel que
permita a los grupos de trabajo del plan de accin estimar efectivamente el tiempo y los
recursos necesarios y brinde informacin suficiente para los responsables de cada actividad o
tarea especfica. Desglosar las actividades en mucho detalle da mucho nfasis al papel de
planificacin y hace difcil la obtencin de una visin general. De acuerdo a diferentes
experiencias, se ha demostrado que es difcil controlar ms de 10-20 tareas por actividad.

29
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Identificando a los frutos al alcance de la mano

A menudo las personas que se preocupan ms por los asuntos de gestin de


sustancias qumicas y ven claramente la necesidad de mejora son aquellos que
trabajan al nivel tcnico o de gestin directa. Qu se puede hacer a este nivel, y
ser reflejado en un plan de accin, para iniciar un esfuerzo nacional concertado
para mejorar la manera en que las sustancias qumicas son gestionadas en el
pas? Sin descontar la necesidad de atraer el apoyo y compromiso de alto nivel,
existen algunos pasos que pueden ser tomados al nivel de trabajo para
desencadenar una accin. Se puede lograr mucho cuando las personas que
trabajan en la gestin de sustancias qumicas da a da ven oportunidades para
mejorar y deciden tomar accin. Mientras que algunas opciones requerirn
apoyo a nivel poltico y recursos adicionales, otras pueden ser alcanzadas con
medios modestos y a travs de buena voluntad y dedicacin. Los beneficios de
los frutos al alcance de la mano, cuando se combinan, pueden tener un efecto
acumulativo o pueden reforzarse unos a los otros, permitiendo as iniciar un
cambio sistemtico a una escala ms grande. on a larger scale. Adems, este
principio puede aplicarse ms all del nivel trabajador a todos los niveles de
toma de decisiones donde se puede tomar accin.

Consideracin del orden de las actividades y tareas

Con una lista de actividades y tareas requeridas para completar el plan de accin, es
importante evaluar como se la relacionan las unas con las otras para determinar la secuencia
de implementacin necesaria e identificar las dependencias existentes. En otras palabras,
cules actividades/tareas pueden iniciar inmediatamente? Cules actividades/tareas
necesitan ser completadas antes de que otras puedan iniciar? Existen actividades/tareas que
necesitan iniciar al mismo tiempo?

Estructura de Desglose de Trabajo

Una herramienta comn de planificacin para desglosar las actividades en


partes ms manejables es la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS por sus
siglas en ingls - Work Breakdown Structure). Esto comprende la
representacin del plan de accin como una jerarqua de actividades y tareas.
Una WBS se crea primero realizando un listado de las actividades; colocando
bajo cada actividad las diferentes tareas requeridas para la actividad respectiva;
y de esta manera hasta alcanzar el nivel de detalle deseado. El WBS es tambin
la base para los grficos Gantt y PERT.

Actividad: Reempacar y almacenar 100 toneladas de plaguicidas


obsoletos de una manera segura ambientalmente
Tarea: Obtener materiales de empaque aprobados por NU
adecuados para el almacenamiento de sustancias
qumicas a largo plazo
Tarea: Reempacar (cuando sea posible) y etiquetar las
existencias
Tarea: Transportar las existencias reempacadas

Tarea: Almacenar en una instalacin bien diseada, segura y


controlada por un ao30
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Estimacin de plazos realistas para las actividades

La estimacin de cunto tiempo requerir cada actividad/tarea es clave en el desarrollo de un


plan de accin. Aunque en esta etapa la duracin de cada actividad/tarea puede ser solamente
una estimacin (est preparado para modificar el plan de accin durante su implementacin),
la duracin de cada actividad/tarea debe ser estimada cuidadosamente para asegurar que el
plan de accin es lo ms exacto posible.5 La revisin de proyectos previos puede brindar una
visin general de plazos realistas, y segn experiencias anteriores, se ha demostrado que es
la forma ms eficiente de aprender a planificar de manera realista. Adems, en donde las
actividades o tareas son de naturaleza tcnica, puede ser necesario consultar con quienes
tienen el conocimiento tcnico o experiencia para realizar estimaciones realistas. Se ha
demostrado que es importante al estimar plazos, que se estime algn tiempo extra en caso de
que pueda darse un evento o una situacin inesperada.

Si ya los fondos se encuentran disponibles para el plan de accin, puede ser posible en esta
etapa no solo estimar las tiempos de inicio y fin para cada actividad/tarea, sino que tambin
se podran establecer las fechas especficas para cada una. Cuando esto no sea posible, se
puede usar un formato independiente de fechas especficas, tales como mes 1, mes 2, etc.

Desarrollo de hitos del proyecto

Los hitos del proyecto son puntos de referencia que marcan claramente eventos distinguibles
en el plan de accin, que pueden ser usados para monitorear el progreso durante la
implementacin. Son puntos predeterminados que permiten saber si el proyecto est
encaminado segn lo que se haba planificado. Los hitos ms simples de un proyecto son las
fechas estimadas para el inicio y el fin de una actividad. Por ejemplo, Inventario de
plaguicidas obsoletos actualizado.6

Definicin del presupuesto

Generalmente, se necesita una serie de recursos para implementar el plan de accin. Estos
pueden incluir, entre otros: recursos humanos, instalaciones, equipo y materiales. Otros
costos pueden incluir viajes, capacitaciones, etc.

Para determinar los recursos requeridos para completar cada actividad y sus tareas
relacionadas, realice las siguientes preguntas:

Cuntas personas se requieren?


Qu tipo de conocimiento/experiencia es necesario que tengan?
Es necesario algn equipo, instalacin, servicio o material en particular?
Existe algn otro requerimiento especial que necesite ser considerado?

5
Una subestimacin del tiempo requerido para una actividad o tarea puede ser causado por una serie de errores
de clculo, tales como: dejar por fuera actividades o tareas esenciales; no tomar en cuenta de forma exacta la
interdependencia entre ciertas actividades o tareas; no contabilizar el tiempo necesario para solicitar y recibir
equipo y no tomar en cuenta la competencia entre recursos, p.ej. programar a la misma persona o el mismo
equipo para actividades o tareas simultneas.
6
La diferencia entre los hitos del proyecto y los indicadores es que los hitos del proyecto monitorean el
programa del plan de accin, mientras que los indicadores miden el grado de efectividad del plan de accin
para alcanzar los objetivos.

31
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

La revisin de proyectos anteriores puede brindar una visin de los requerimientos de


recursos para un proyecto.

Es importante ser lo ms exacto posible cuando se estiman los requerimientos de recursos en


esta etapa. Los donantes de fondos experimentados podrn fcilmente detectar un estimado
poco realista. Adems, entre ms exactos sean las estimaciones, menos problemas se
encontrarn durante la implementacin del proyecto (y la necesidad de solicitar fondos
adicionales). Se puede detallar ms sobre cada recurso definido considerando lo siguiente:

Recursos humanos: conocimiento y habilidades (incluso para la gestin de la actividad);


das de trabajo requeridos por persona; costo estimado;
Instalaciones: tipos; espacio y tiempo requerido; costo estimado;
Equipo: tipos; tiempo requerido; costo estimado;
Servicios: tipos (p.ej. costos de viajes, traducciones); cantidad; costo estimado;
Materiales: tipos; cantidad; costo estimado; y
Algn requerimiento especial: habilidades nicas; recursos, etc.

Al obtener un total de costos para cada actividad y tarea, se obtendr un costo estimado del
plan de accin.7

En caso de que no todos los recursos solicitados para el proyecto sean aprobados, busque
compromisos que no amenacen la meta y los objetivos del proyecto. Por ejemplo, si un plan
de accin sobre Fortalecimiento de los Inventarios de PCBs con un presupuesto de 25,000
dlares americanos solamente recibe 10,000 dlares americanos, puede que se necesiten
revisar de nuevo las expectativas, de manera que la meta sea desarrollar un inventario de
PCBs ms completo y exacto, en lugar de uno perfecto. Adems, debera ser posible, con
menos del financiamiento ptimo, iniciar algunas actividades de implementacin del plan de
accin que puedan ser tratadas ms temprano. Estas actividades deberan, si es posible,
alcanzar al menos uno de los objetivos del plan de accin.

A continuacin se presenta una Matriz de Requerimientos de Recursos, la cual puede ser til
para identificar y registrar los diferentes costos del plan de accin.

7
Tambin se deben considerar los recursos en especie

32
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Matriz de Requerimientos de Recursos

Una Matriz de Requerimientos de Recursos es una herramienta que puede ayudar a trazar los diferentes
costos del plan de accin. Tambin puede ayudar a preparar los presupuestos del plan y los diferentes
esfuerzos de movilizacin de recursos. Asignar el presupuesto para el gestor del plan de accin, as
como monitorear y controlar el plan de accin tambin puede verse favorecido con el uso de esta
matriz. Los recursos tambin pueden ser integrados en un grfico Gantt.

Actividades
y Tareas de Recursos Servicios, Recursos
la Estructura Instalaciones Equipo Materiales, Costos totales
Humanos especiales
de Desglose etc.
de Trabajo

Actividad: Reempacar y almacenar 100 toneladas de plaguicidas obsoletos de una manera segura
ambientalmente
Tarea: Conductos Camiones Materiales Combustible Persona por 10
Obtener calificado para de empaque das/salario
materiales de (persona por transporte diario: $xx
empaque 10 das) Persona por 20
aprobados
Trabajador das/salario
por NU
(persona por diario: $xx
adecuados
para el 20 das) Camiones: $xx
almacenamie Materiales de
nto de empaque: $xx
sustancias
Combustible: $xx
qumicas a
largo plazo
Tarea: Trabajador Ropa Persona por 40
Reempacar (persona por protectora das/salario
(cuando sea 40 das) (guantes, diario: $xx
posible) y mascaras, Persona por 5
Encargado
etiquetar las traje, etc.) das/salario
(persona por
existencias diario: $xx
5 das)
Ropa protectora:
$xx
Tarea: Conductos Camiones Combustible Persona por 16
Transportar calificado para das/salario
las (persona por transporte diario: $xx
existencias 16 das) Persona por 56
reempacadas das/salario
Trabajador
(persona por diario: $xx
56 das) Persona por 8
Encargado das/salario
(persona por diario: $xx
8 das) Camiones: $xx
Combustible: $xx
Tarea: Personal de Instalaciones Equipo de Persona por 730
Almacenar almacenami para supervisi das/salario
en una ento y almacenamient n (sistema diario: $xx
instalacin vigilancia o a largo plazo de Instalaciones: $xx
bien (personas alerta)
diseada, por 730 .
segura y das)
controlada
por un ao

Nota: Las actividades que se muestran aqu tienen propsitos ilustrativos y no estn completas.
Nota: Los das se refieren al nmero de das a tiempo completo que sern requeridos para completar la actividad
o la tarea. Por ejemplo, una persona por 5 das puede significar una persona trabajando por cinco das o dos
personas trabajando de forma simultnea por dos das y medio. Tambin es importante estimar los costos de los
das de trabajo para cada tipo particular de recurso humano requerido. Por ejemplo, una persona por 1 da que sea
un encargado va a ser seguramente ms costoso que el mismo 33 tiempo requerido para un trabajador.
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Asignacin de responsabilidades

Este paso ayuda a determinar, de manera preliminar, quin ser responsable de cada
actividad o tarea. Esto demuestra a los donantes de fondos que en principio se ha obtenido el
acuerdo y compromiso de parte de los participantes del plan de accin. En esta etapa (ya que
puede que los recursos financieros y humanos an no estn totalmente asegurados), puede
ser importante asumir que los participantes identificados estarn disponibles para participar
segn lo acordado en este paso, aunque se tenga en mente, en realidad, que las
responsabilidad seguramente necesitarn algn ajuste.

Las preguntas clave incluyen:

Quin tiene el conocimiento adecuado?


De quin se requiere compromiso?
Se han tomado en cuenta la capacidad, las habilidades y la experiencia de cada miembro
de los grupos de trabajo, partes involucradas, etc. antes de asignar las responsabilidades
para las actividades y tareas?
Entiende cada participante lo que le ser solicitado?

Matriz de Asignacin de Responsabilidades

Varias herramientas se pueden utilizar para facilitar este paso, incluyendo la Matriz de Asignacin de
Responsabilidades. Las responsabilidades tambin pueden ser integradas en el grfico Gantt.

Persona/I Persona/Instituc.: Persona/Instituc.: Persona/Instituc.:


1. Actividade
s y Tareas nstituc.: Ministerio del Unidad de Grupo de
de la Ministerio Ambiente Coordinacin de Asesoramiento
Estructura de Proyectos Tcnico

Actividad: Reempacar y almacenar 100 toneladas de plaguicidas obsoletos de una manera segura
ambientalmente
Tarea: Obtener Organizar el Seleccionar los Brindar asesoramiento
materiales de transporte materiales de empaque en materiales de
empaque que sern utilizados (p) empaque
aprobados por NU
adecuados para el
almacenamiento de
sustancias
qumicas a largo
plazo
Tarea: Reempacar Obtener Contratar a trabajadores Planificar el proceso de
(cuando sea ropa adecuados reempaque y etiquetado
posible) y etiquetar protectora Supervisin de que la
las existencias tarea se cumpla (p)

Tarea: Transportar Seleccionar una Brindar asesoramiento


las existencias compaa de transporte sobre compaas de
reempacadas transporte que puedan
dar un buen servicio
para transporte de
materiales peligrosos

Tarea: Almacenar Brindar Seleccionar una Desarrollar y entregar Brindar asesoramiento


en una instalacin asesorami instalacin adecuada propuestas sobre sobre la instalacin
bien diseada, ento sobre posibles instalaciones adecuada y disear un
segura y controlada posibles plano
Contratar y dirigir al
por un ao instalacion personal de Organizar el equipo de
es almacenamiento z vigilancia
vigilancia (p)
Nota: (p) indica qu persona o institucin tiene la responsabilidad
34 primaria de cada actividad (lder).
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

Presentacin del Plan de Accin8

Grfico Gantt

Un grfico Gantt puede ser utilizado para brindar una visin grfica del plan de accin. Esto
es til para poder comunicar eficientemente el contenido del plan de accin a financiadores
potenciales, as como una herramienta para los miembros del equipo de proyecto para
evaluar sus esfuerzos durante la implementacin (ver el mdulo de introduccin).

Grfico PERT

Cuando es ms importante enfocarse en las relaciones entre actividades y tareas, en lugar del
programa, el grfico PERT, tambin conocido como el grfico de red, puede ser ms til.
Esta herramienta es til para diseminar e implementar el plan de accin.

Los grficos PERT y Gantt utilizados en conjunto pueden brindar informacin


complementaria de las actividades, tareas y programa del proyecto (ver mdulo de
introduccin).

Obteniendo la aprobacin del plan de accin

En esta etapa, el plan de accin debera ser validado formalmente por todos los miembros del
grupo de del plan. Esto permite asegurar el compromiso hacia el plan, aumentando la
posibilidad de xito de la implementacin del proyecto.

Considerando la Armonizacin entre Planes de Accin

Cuando se han preparado varios planes de accin al mismo tiempo, como parte
de un esfuerzo ms grande, como la preparacin del PNI del Convenio de
Estocolmo, es importante asegurar que los diferentes planes de accin estn
coordinados y armonizados. Por ejemplo:

Estn las diferentes partes de los planes de accin suficientemente


armonizadas, con respecto a estructura, terminologa, etc.?

Pueden algunas actividades ser comunes para ms de un plan de accin?


Identificar estas actividades comunes y desglosarlas en tareas puede ser de
gran ayuda para realizar estimaciones de recursos humanos y financieros
realistas. Puede ser importante considerar las referencias cruzadas entre
actividades relacionadas (tanto dentro de un mismo plan de accin, como
entre diferentes planes de accin), o realizar un comentario general en el
texto indicando que pueden existir posibilidades de combinar actividades y
que esas posibilidades sern revisadas en ms detalle antes de la
implementacin.

8
Se puede encontrar orientacin sobre los grficos PERT y Gantt disponible de UNITAR en Desarrollo de
Grficos PERT y Gantt, Manual Borrador. Vea www.unitar.org/cwm

35
Mdulo 3: Planificacin de los detalles: Actividades, Plazos, Recursos y Ms

MDULO 4. IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DEL PLAN DE ACCIN

Objetivos del Aprendizaje

Este grupo de mdulos gua a los participantes en la promocin del plan de accin,
garantizar los recursos y tomar los pasos necesarios para asegurar la implementacin exitosa.

Enfoque del mdulo

Este grupo de mdulos se enfoca en:

Mdulo 4.A. Obteniendo Compromiso de Alto Nivel

Evaluacin de obstculos potenciales


Sensibilizacin sobre los beneficios potenciales de tomar accin y mejorar el compromiso
Garantizar recursos humanos y financieros adecuados

Mdulo 4.B. Implementacin de Actividades y Monitoreo y Evaluacin

Implementando las actividades planificadas


Supervisin, evaluacin y respuesta
Reportando resultados

36
Mdulo 4: Implementacin y Evaluacin del Plan de Accin

Mdulo 4.A. Obteniendo Compromiso de Alto Nivel

Obtener el compromiso de los tomadores de decisiones a nivel nacional es necesario en


varias etapas del proceso de desarrollo del plan de accin: en el inicio, en momentos crticos
identificados durante el proceso y al final, cuando el plan de accin ha sido finalizado.
Existen diferentes formas de compromiso, tales como los acuerdos formales, directivas
ministeriales, etc. El compromiso de tomadores de decisiones externos puede ser tambin
necesario despus de obtener la aprobacin nacional.

Evaluacin de los obstculos potenciales para el compromiso

Un componente importante para obtener un compromiso a alto nivel es la evaluacin de


obstculos potenciales o cuellos de botella. Estos obstculos pueden incluir: prioridades en
competencia, lo cual puede amenazar el apoyo hacia el plan de accin; falta de
sensibilizacin y diseminacin del tema o el asunto; y mandatos contradictorios o duplicados
(o falta de mandatos) relacionados al plan de accin. Estos obstculos puede que ya hayan
sido identificados y abordados durante el proceso de desarrollo del plan de accin. En otros
casos, esto necesitar ms atencin.

Sensibilizacin sobre los beneficios potenciales de tomar accin y mejoramiento del


compromiso

En esta etapa ser necesario comunicar las intenciones del plan de accin a aquellas personas
que tienen poder de decisin sobre su implementacin. Informar sobre el plan de accin es
una buena manera de obtener apoyo.

El plan de accin por s solo brinda una breve visin de las acciones propuestas y puede
contener informacin antecedente sobre el plan de accin, tal como el fundamento para su
desarrollo, beneficios anticipados, vnculos con otras prioridades nacionales y un resumen de
cmo se desarroll el plan de accin9; resultados clave, actividades y tareas principales; y
una visin general de los procedimientos de supervisin y evaluacin. Una actividad esencial
es entregar un borrador del plan de accin a tiempo y de manera apropiada a quienes tienen
una influencia sobre su aprobacin. Tambin es importante modificar el material para
abordar a diferentes audiencias. Por ejemplo, un resumen del plan de accin (o una nota
ministerial breve; ver Anexo 6) que plantea la necesidad de accin, algunas de las
actividades propuestas y los resultados esperados ser probablemente suficiente para una
audiencia de alto nivel. Un comunicado de prensa ser probablemente el documento ms
apropiado para promover el plan de accin a travs de los medios o para comunicar de
manera exhaustiva al pblico (ver Anexo 7).

Una posibilidad para abordar la difusin de la relevancia de un plan de accin a los


tomadores de decisiones y finalmente obtener compromiso y cooperacin, es sealar que
muchas metas nacionales podrn verse alcanzadas por el plan de accin. Algunos ejemplos
de preguntas relevantes en el caso de planes de accin preparados como parte del PNI del
Convenio de Estocolmo pueden incluir:

9
El brindar detalles de los involucrados, ministerios, etc. que fueron parte del desarrollo del plan de accin, as
como informacin sobre el proceso de desarrollo en s (como el nmero de reuniones, lecciones aprendidas,
criterios utilizados para la priorizacin, etc.) pueden ser un registro histrico del proceso y de esta manera se
pueden compartir los detalles con los potenciales donantes.

37
Mdulo 4: Implementacin y Evaluacin del Plan de Accin

Contienen los planes de accin elementos que sean tiles para la gestin de un rango ms
amplio de sustancias qumicas, tales como plaguicidas o qumicos industriales en
general?
Hay elementos que puedan ser utilizados para facilitar el logro de metas nacionales en
una agenda de desarrollo ms amplia? Por ejemplo, los asuntos de sustancias qumicas
estn usualmente relacionados a la agricultura, salud, agua, energa o an ms general,
asuntos de pobreza (ver el texto sobre Institucionalizacin del Proyecto ms
adelante).

Garantizar recursos humanos y financieros adecuados

La meta y los objetivos del plan de accin no sern alcanzados si no se garantizan los
recursos financieros y humanos. Las prioridades para la gestin de sustancias qumicas
siempre competirn por recursos con otros temas importantes. Por lo tanto, los tomadores de
decisiones (tanto nacionales como externos10) que son responsables de la comisin de
recursos humanos y financieros no solo necesitan ser conscientes y entender lo que el plan
de accin busca, sino que necesitan expresar su apoyo mediante la asignacin de recursos
adecuados.

Otros asuntos que se deben considerar son:

Se pueden asignar obligaciones a los sectores no gubernamentales, como la industria, para


remover un poco de presin sobre el gobierno, con respecto a la implementacin del
plan de accin?

Tiene el plan de accin el apoyo de alto nivel, y ser ese apoyo comunicado claramente a
los donantes externos?

Incluye el plan de accin prioridades? Esto puede ayudar a que los donantes comprendan
los asuntos ms importantes del plan de accin.

Se han planteado las necesidades de recursos de forma realista y de la manera ms


completa posible?

10
Para conocer sobre las perspectivas de las instituciones donantes y de agencias para el desarrollo, con
respecto a la asistencia en creacin de capacidades para la seguridad qumica, ver Anexo 8.

38
Mdulo 4: Implementacin y Evaluacin del Plan de Accin

Institucionalizacin del proyecto

En algunos casos, la institucionalizacin del proyecto puede ser esencial para el


xito a largo plazo de un plan de accin. En otros casos, el plan de accin puede
ser de un alcance especfico o de una duracin limitada, para lo cual la
institucionalizacin del proyecto puede resultar poco adecuada. Este concepto
va ms all de la garanta de recursos humanos y financieros una nica vez:
significa asegurar que las actividades bajo el proyecto sean vistas como una
parte normal de cmo un gobierno lleva a cabo su trabajo. Los indicadores de
un plan de accin institucionalizado exitosamente pueden ser, por ejemplo, un
compromiso financiero de largo plazo por los tomadores de decisiones y el
establecimiento de un cuerpo permanente que supervise el trabajo.

En relacin a esto, asegurar el compromiso constante es esencial para que


cuando se terminen los fondos para el plan de accin, el pas se dedique a
construir o crear sobre ese plan de accin, por ejemplo, estableciendo una lnea
de presupuesto constante dentro de su presupuesto nacional.

Tambin es importante explorar los vnculos entre los asuntos de sustancias


qumicas y la otra variedad de temas relacionados al desarrollo social y
econmico sostenible tales como, entre otros: la proteccin de la salud humana;
los beneficios econmicos de un ambiente ms limpio para atraer inversiones
dentro del pas; fomento de la agricultura sostenible para el mercado interno y el
cumplimiento con requerimientos de exportacin para mercados externos; y la
contribucin que la gestin de sustancias qumicas puede hacer para reforzar el
marco legislativo y poltico del pas. Un enfoque til es integrar la gestin de
sustancias qumicas dentro de las prioridades nacionales, tales como las
estrategias de reduccin de la pobreza. El como relacionar los asuntos de
gestin de sustancias qumicas a asuntos de reduccin de pobreza y desarrollo
sostenible deben ser consideradas en toda etapa del proceso de desarrollo del
plan de accin.

39
Mdulo 4: Implementacin y Evaluacin del Plan de Accin

Mdulo 4.B. Implementacin de las Actividades y Supervisin y Evaluacin

Implementando las actividades planificadas

Teniendo ya la aprobacin y el apoyo hacia el plan de accin, la fase de implementacin


puede iniciar con las actividades y detalles desarrollados en el plan de accin. Algunos de los
pasos clave para la implementacin del plan de accin pueden ser:

Seleccin de un lder del equipo de trabajo y los miembros del equipo;


Llevar a cabo una reunin del equipo de trabajo para poner en marcha la implementacin
del plan de accin (discutir la meta, los objetivos, las actividades, los posibles retos,
etc. para asegurar que todos los miembros comprendan y estn de acuerdo con el plan
de accin); y
Acordar la metodologa de trabajo y los pasos a seguir (incluyendo los mtodos de
comunicacin)

Tambin puede ser til preparar un informe de inicio o introduccin de 1-2 pginas, que
resuma la meta, los objetivos, las actividades principales, as como la lista de participantes.

Supervisin, Evaluacin y Respuesta

La fase de supervisin de la implementacin asegura que el plan de accin original se ajusta


al cronograma planteado. Dado que varios factores pueden afectar la calidad, el tiempo y los
costos relacionados a la implementacin del plan de accin, un sistema de supervisin
preventivo asegura poder encausar el proyecto (ver Mdulo 3, seccin de los hitos del
proyecto).

Algunas preguntas que pueden ayudar en la supervisin del proyecto pueden ser:

Se han alcanzado los hitos del proyecto de acuerdo al cronograma?


Han sido algunas actividades ms desafiantes de lo esperado y afect esto su calidad?
Hay momentos en que los costos estimados han excedido lo esperado?

En varias etapas del proyecto, tambin se debera evaluar el grado de xito en alcanzar los
objetivos (y finalmente la meta) del plan de accin. Esto se puede lograr utilizando los
indicadores de rendimiento (definidos en el Mdulo 2.C). Si los indicadores de rendimiento
se alcanzan, se puede decir con seguridad que los objetivos y por lo tanto la meta, estn
siendo/han sido alcanzados.

Si los indicadores de rendimiento demuestran que algunos objetivos no han sido alcanzados,
puede resultar necesario evaluar qu fall y desarrollar un plan de accin revisado. A largo
plazo, la evaluacin del impacto del proyecto brinda una visin de las lecciones que pueden
ser aprendidas para llevar a cabo esfuerzos futuros (tales como el desarrollo y la
implementacin de futuros planes de accin).

La supervisin y la evaluacin del plan de accin estn basadas en tres pasos fundamentales:

40
Mdulo 4: Implementacin y Evaluacin del Plan de Accin

Medicin de progreso: El lder del equipo del proyecto debera tener un mecanismo para
estar constantemente consciente del estado del proyecto. A travs de la comunicacin
con los miembros del equipo, el lder del equipo sabe si las actividades planificadas son
implementadas a tiempo y dentro de los estndares de calidad y el presupuesto
acordados (basndose en los hitos del proyecto, el cronograma planificado, el
presupuesto, etc.). Alcanzar los hitos del proyecto es una buena medicin del progreso
del proyecto. Adems, evaluar la efectividad del proyecto cada cierto perodo de
tiempo, basndose en los indicadores de rendimiento, brindar una indicacin del grado
de xito a la fecha, de acuerdo al impacto esperado y de si el proyecto tiene la
direccin adecuada hacia el cumplimiento de los objetivos y la meta.

Anlisis de la situacin: Cuando no se obtiene el progreso segn el plan, se debera


analizar la situacin para determinar la causa de cualquier desviacin positiva o
negativa.

Determinacin de la accin necesaria: Los resultados del proceso de supervisin y


evaluacin pueden revelar que es necesaria accin adicional para remediar la situacin.
Esto puede requerir la modificacin del plan de accin.

Una supervisin y evaluacin efectivas brindan la informacin necesaria para medir el


progreso; permite que ese progreso sea comunicado sistemticamente a los miembros del
equipo del proyecto, partes involucradas, donantes, etc.; y brinda la justificacin para
realizar cualquier ajuste al plan de accin.

Actualizacin del Plan de Accin

Es importante recordar que el plan de accin no es un documento esttico;


debera ser un documento vivo que puede ser modificado para responder a
cualquier desviacin del plan original. Cuando se requiere una actualizacin, lo
siguiente puede facilitar el proceso:

Discutir cambios propuestos con los miembros del equipo del proyecto;
Revisar el plan de accin para analizar la nueva situacin y la respuesta
acordada; y
Circular el plan de accin revisado entre los miembros del equipo del
proyecto para su aprobacin.

Informe de Resultados

Los informes de resultados pueden ser una herramienta importante tanto para supervisar el
progreso, como para posteriormente evaluar el impacto, brindando un marco estndar para
registrar la fase de implementacin del plan de accin. De manera similar a cmo se explic
en la seccin sobre obtener compromiso de las partes involucradas, puede ser necesario crear
versiones alternas del informe de progreso (y una final) para alcanzar de una manera ms
adecuada a las diferentes audiencias.

41
Mdulo 4: Implementacin y Evaluacin del Plan de Accin

Los informes de progreso pueden incluir:11

Propsito y alcance del proyecto;


Progreso del proyecto, basndose en los hitos del proyecto (enfocado a la calidad, el
tiempo y los costos de las actividades) y los indicadores de rendimiento (enfocndose
en calidad, cantidad y los aspectos de tiempo relacionados al impacto esperado);
Desviaciones del plan original y las razones;
Plan revisado (cuando aplique);
Informe financiero ; y
Presupuesto revisado (cuando aplique).

Al lograr los resultados esperados, el proyecto debera ser terminado cerrando las cuentas
financieras del proyecto, preparando un informe final del proyecto formas y realizando una
reunin final del equipo de trabajo.

El informe final es una herramienta til para registrar la historia completa del proyecto,
describiendo lo que el proyecto ha logrado y comunicando los resultados del proyecto a los
miembros del equipo, a los donantes y a cualquier otra parte interesada. Tambin el informe
puede ser un requerimiento por los donantes del plan de accin (junto con varios informes de
progreso a lo largo del proyecto).

El informe final puede incluir:

El propsito y el alcance del proyecto;


La evaluacin del proyecto en trminos de implementacin (utilizando los hitos del
proyecto) e impacto (utilizando los indicadores de rendimiento);
Las desviaciones del plan original y razones (calidad, tiempo, costo, etc.);
Informe final (una evaluacin de las necesidades de recursos esperadas inicialmente vrs.
los recursos que fueron realmente utilizados, y la justificacin de la diferencia);
Una visin general de las fortalezas y debilidades del proyecto (lecciones aprendidas);
Una lista de publicaciones ; y
Las conclusiones.

En algunos casos, como por ejemplo cuando se trabaja bajo convenios, ya la forma o el
formato de informe estn establecidos.

11
Adaptado de la Organizacin Mundial de la Salud. 2004. Manual del Taller de Planificacin (Borrador).

42
Anexo 1: La Jerarqua del Plan de Accin

Anexo 1: La Jerarqua del Plan de Accin

Problema Planteado Breve descripcin del problema especfico que tratar el


plan de accin. Plantea la necesidad de tomar accin.

Meta Propsito del plan de accin declarado de forma concisa.

Objetivo Objetivo Objetivo Resultados especficos que se esperan lograr con el plan
de accin, dentro de un plazo determinado.

Actividad Actividad Actividad Los elementos de trabajo realizados durante el curso del
proyecto. La actividad tiene una duracin esperada, un
costo y necesidades de recursos especficos (en algunos
casos, las actividades tratarn un solo objetivo, mientras
que en otros casos tratarn varios objetivos)

Tarea Tarea Tarea Subdivisin de una actividad; es la unidad ms pequea de


trabajo en un proyecto.

43
Anexo 2.A.: Anlisis de las Partes a ser Involucradas

Anexo 2.A.: Anlisis de las Partes a ser Involucradas

La identificacin y participacin de las partes interesadas son ampliamente discutidas en el


Mdulo 1. Para poder determinar quin debera estar involucrado o puede desear estar
involucrado, se pueden plantear las siguientes preguntas:

Quin puede verse afectado por el plan de accin y en qu medida?


Cules son sus intereses y posiciones (expresas, implcitas o escondidas)?
Quin tiene la informacin, la experiencia o nuevos puntos de vista que puedan ser de
utilidad?
Quin estuvo/est involucrado en iniciativas o planificaciones similares? Quin
contribuye activamente al desarrollo de nuevas polticas o proyectos? Tienen alguna
habilidad especial?
Quin ha demostrado anteriormente inters en estar involucrado en iniciativas/esfuerzos
similares?
Quin ms puede estar interesado en preparar el plan de accin?
Estn todos los intereses representados en proporcin a su importancia?
Pueden algunas partes involucradas obstruir la toma de decisiones o frustrar la
implementacin? Cmo puede prevenirse esto?

A continuacin se muestra una tabla simplificada para categorizar a las partes a ser
involucradas, la cual puede ayudar con el anlisis. Despus de identificar a las partes a ser
involucradas, sus intereses, etc., puede ser til dividirlas en cuatro categoras: quienes
desearan participar completamente o quienes cuya participacin activa determinaran la
credibilidad del proceso; quines desean tener un papel ms limitado; quienes simplemente
desean ser informados de los progresos; y quienes no desean ser involucrados. Esta
categorizacin puede ayudar en los asuntos de organizacin.

Quin? Qu? Por qu? Cmo?

Nombre de la Intereses, Razones para Posible papel


parte a ser posiciones, ser incluidos
involucrada mandatos
oficiales, etc. de
las partes

44
Anexo 2.B.: Lista de Verificacin de Posibles Involucrados

Anexo 2.B.: Lista de Verificacin de Posibles Involucrados

Ministerios relacionados a la gestin racional de sustancias qumicas

La gestin de sustancias qumicas es un campo diverso, el cual abarca asuntos de salud


pblica, proteccin ambiental, economa, industria, agricultura, proteccin laboral,
relaciones internacionales y comercio. Como resultado de esto, un amplio rango de
ministerios y agencias gubernamentales tienen responsabilidades relacionadas a la gestin de
sustancias qumicas.

Los ministerios relacionados o que pueden tener un papel en la gestin de sustancias


qumicas incluyen a los Ministerios de Agricultura, Comercio, Aduanas, Economa,
Ambiente, Finanzas, Asuntos Internacionales, Salud, Industria, Justicia, Trabajo, Trabajos
Pblicos, Telecomunicaciones y Transporte. Otras entidades gubernamentales (tales como
agencias centrales o consejos) pueden tambin tener inters, incluyendo a quienes son
responsables del desarrollo e implementacin de leyes, regulaciones, polticas, actividades
relacionadas a la gestin de sustancias qumicas a lo largo de su ciclo de vida y/o aspectos de
la prevencin y control de la contaminacin.

La asignacin de responsabilidades puede variar entre pases. Los pases pueden utilizar
diferentes nombres para los ministerios/agencias. En la mayora de casos:

Los Ministerios de Agricultura estn generalmente involucrados con el uso de


agroqumicos para garantizar el suministro de alimentos;

Las Autoridades de Aduanas son generalmente responsables de asegurar que sustancias


qumicas no entren o salgan del pas si es regulado por la legislacin de pases, tarifas o
deberes;

Los Ministerios de Ambiente generalmente estn involucrados con los efectos directos e
indirectos de las liberaciones de sustancias qumicas al ambiente como emisiones y
desechos al aire, el agua y el suelo;

Los Ministerios de Economa tienen un papel central en la asignacin de recursos


financieros para actividades relacionadas con sustancias qumicas;

Los Ministerios de Asuntos Internacionales usualmente coordinan todos los aspectos


internacionales de la gestin de sustancias qumicas, tales como la participacin en
acuerdos y convenios internacionales relevantes y algunas veces apoyo externo;

Oficinas gubernamentales de publicaciones generalmente estn involucradas en la


publicacin y distribucin de leyes, regulaciones y otros documentos gubernamentales,
y pueden cumplir un papel importante en la sensibilizacin al pblico;

Los Ministerios de Salud estn principalmente involucrados con los impactos a corto y
largo plazo de las sustancias qumicas (incluyendo las emergencias y los
envenenamientos) en la salud del pblico en general o de grupos especficos de la
poblacin;

45
Annex 2.B.: Checklist of Possible Stakeholders

Los Ministerios de Industria estn usualmente involucrados en la produccin de sustancias


o productos qumicos y la introduccin de tecnologas de produccin ms limpia;

Los Ministerios de Justicia o Asuntos Legales estn generalmente involucrados en el


desarrollo y ejecucin de leyes y regulaciones, y usualmente tratan los asuntos
concernientes al acceso de la informacin, la proteccin de la informacin
confidencial, asuntos forenses y de crimen y accidentes/terrorismo;

Los Ministerios de Trabajo estn generalmente involucrados con los asuntos de salud
ocupacional y seguridad laboral relacionados al uso y manejo de sustancias qumicas
en el lugar de trabajo;

Los Ministerios de Planificacin tratan primariamente con la planificacin econmica (y


desarrollo regional/uso de suelos). Este ministerio tambin puede tratar con la donacin
o recepcin de apoyo para el desarrollo, el cual puede incluir las sustancias qumicas
para uso agrcola, tcnico o apoyo financiero para el desarrollo de industrias qumicas,
o asistencia tcnica para la gestin de sustancias qumicas;

Los Ministerios de Ciencia y Tecnologa juegan un papel importante en la decisin de


futuras direcciones y asignacin de recursos para la investigacin y, al menos de forma
indirecta, en las acciones sobre las sustancias qumicas;

Los Ministerios de Comercio son generalmente responsables de regular la importacin y


exportacin de sustancias qumicas y usualmente tienen la autoridad para emitir
permisos de comercio relevantes; y

Los Ministerios de Transporte estn generalmente involucrados con el transporte y


almacenamiento seguro de sustancias qumicas durante su fase de distribucin.

Las partes fuera del gobierno a ser involucradas

Las sustancias qumicas juegan un papel en casi todos los aspectos de la vida moderna.
Como resultado, muchos individuos y grupos de la sociedad tienen inters y son
potencialmente afectados por la manera en que las sustancias qumicas son manejadas y
utilizadas. Quienes producen, venden y usan productos qumicos desde gerentes
industriales hasta comerciantes y amas de casa tienen responsabilidades relacionadas al uso
prudente y correcto que hagan de las sustancias qumicas. Usuarios, trabajadores y otros
pueden estar interesados en los beneficios, as como los riesgos, asociados a las sustancias
qumicas. Por esto, un plan de accin exitoso requiere que quienes estn fuera del gobierno
estn involucrados. Si los intereses privados y pblicos no apoyan y/o no participan, incluso
el programa gubernamental mejor planificado resultar en un simple documento poco
funcional.

46
Anexo 2.B.: Lista de Verificacin de Posibles Involucrados

La mayora de involucrados pueden identificarse en categoras. Estas categoras pueden


incluir:

Asociaciones de industrias y empresas;


Sector agrcola (p.ej. agricultores, asociaciones de agricultores, cooperativas);
Minoristas y distribuidores;
Profesionales de la salud;
Trabajadores y sindicatos;
Grupos de inters pblico (p.ej. grupos ambientalistas, grupos de proteccin al
consumidor);
Institutos de investigacin y academia;
Organizaciones de mujeres;
Comunidades; y
Ciudadanos

47
Anexo 2.C.: Principios para Involucrar a los Interesados en el Desarrollo y la Implementacin del Plan de Accin

Anexo 2.C.: Principios para Involucrar a los Interesados en el Desarrollo y la


Implementacin del Plan de Accin

La siguiente es una visin general de los principios y procesos clave que deben ser
considerados en los esfuerzos para buscar involucrar a las personas de inters en el
desarrollo y la implementacin del plan de accin.12

Transparencia

El principio clave subyacente para la cooperacin exitosa es la transparencia. En casos en


que existen grupos encargados de la toma de decisiones y de la bsqueda de las opiniones de
los involucrados, las personas que brindan informacin para la toma de decisiones necesitan
tener la oportunidad de que sus puntos de vista sean adecuadamente escuchados,
considerados y respondidos especialmente si la decisin tomada es contraria a lo que se
busca. Para poder maximizar la transparencia, los tomadores de decisiones deben comunicar
adecuadamente las razones de la decisin y los factores relacionados que fueron
considerados. Hacer menos que esto por ejemplo, tomar una decisin sin brindar las
razones que existen puede provocar desconfianza entre los que brindaron informacin y
puede afectar su futura participacin en los procesos.

Asegurando que los Papeles y Responsabilidades estn Claros

Todos los involucrados necesitan tener papeles y responsabilidades claras. La coordinacin


con las partes involucradas debera iniciar con el desarrollo de trminos de referencia
racionales. Estos trminos de referencia son, en efecto, las reglas base de su participacin.
Estos pueden describir cmo se tomarn las decisiones por ejemplo, por consenso cuando
es posible y por oficiales de gobierno cuando no es posible. Los trminos de referencia
tambin deben aclarar si los involucrados deben recibir retroalimentacin e informacin de
sus respectivas circunscripciones, o simplemente dar lo mejor de s mismos, a travs de sus
propias experiencias, para representar lo que ellos piensan que es la visin de sus
circunscripciones.

Amplia Participacin

Uno de los elementos clave para mejorar la participacin de los involucrados es asegurar su
participacin, cuando es posible y apropiado, en todo el proceso de gestin (p.ej. desde la
toma de decisiones y desarrollo del plan de accin, hasta su implementacin o revisin). Es
de particular importancia la inclusin de los involucrados en las etapas tempranas y
formativas, especialmente cuando se necesitan tomar decisiones en el desarrollo de polticas
pblicas. La participacin de los involucrados lo ms temprano posible en el proceso puede
resultar en la identificacin de asuntos que de otra manera habran podido pasar
desapercibidos o no ser considerados importantes, pero que llega a probarse que son de
importancia significativa para ciertas partes involucradas. Adems, cuando la participacin
de los involucrados ocurre exclusivamente en las etapas tardas de las discusiones o del
desarrollo de polticas, quienes no estuvieron presentes en el principio, usualmente son

12
Adaptado de Turner, Brandon. Public Participation in Environmental Impact Assessment: Recommenda-
tions for Improvement. International Journal of Environmental Education and Information, 19 (2), 2000.

48
Anexo 2.C.: Principios para Involucrar a los Interesados en el Desarrollo y la Implementacin del Plan de Accin

incapaces de influenciar la seleccin de decisiones alternativas o variables clave, ya que las


decisiones clave seguramente habrn sido tomadas anteriormente.

Para facilitar una amplia participacin, las discusiones deben ocurrir con las partes
involucradas presentes siempre que sea posible. Los involucrados que conocen los lmites de
su influencia en el proceso (si tienen trminos de referencia claros) sern capaces de brindar
su aporte libremente, con el entendimiento de que puede que sus recomendaciones no sean
siempre adoptadas. An as, el proceso siempre se ver beneficiado de su participacin.

Comunicacin de Dos Vas

De manera que se pueda obtener la mxima ganancia de la participacin de las partes


involucradas en la gestin de sustancias qumicas, debe existir una relacin de comunicacin
entre el gobierno y las partes involucradas. La participacin de los involucrados se puede ver
seriamente amenazada si estas relaciones son una mero flujo de informacin de una va
desde los tomadores de decisiones lderes (p.ej. gobierno) hacia el resto de involucrados,
en lugar de caracterizarse por una comunicacin de dos vas. Existen una variedad de
maneras para involucrar y facilitar una relacin interactiva entre los involucrados (y el
gobierno), que pueden ser utilizadas estratgicamente para complementar todas las etapas de
la gestin de sustancias qumicas. Esto incluye anuncios, folletos, medios de comunicacin,
exhibiciones, cuestionarios y encuestas, contactos personales, personal para enlace con la
comunidad, comits consultivos de la comunidad, presentaciones, mesas redondas, talleres y
reuniones pblicas.

Revelacin de la informacin a tiempo y de manera clara

Otro factor que puede afectar ampliamente el grado y eficacia de la participacin de las
partes interesadas en la gestin de sustancias qumicas es la provisin de informacin que
cubre las diferentes necesidades de las varias partes interesadas e involucradas. Los
documentos que estn escritos de manera clara y materiales relacionados son de crucial
importancia para las partes interesadas. El proporcionar la informacin a tiempo es tambin
vital- especialmente en trminos de crear la confianza para aquellos que son nuevos en el
proceso. Las barreras de lenguaje y la posible falta de conocimiento tcnico entre las partes
interesadas tambin deben ser abordadas.

A pesar de que cuenten con el suficiente acceso a la informacin an si la informacin ha


sido escrita con la idea de alcanzar a un amplio pblico - algunas partes interesadas pueden
an encontrar desconcertante la a menudo naturaleza tcnica de la gestin de las sustancias
qumicas. Mientras que los individuos representantes de las partes interesadas que participan
en relativamente altos niveles estarn probablemente familiarizados con los aspectos
relacionados con las sustancias qumicas, aquellos que participan en otros niveles pueden
tener menos conocimientos. El poco entendimiento de la gestin de las sustancias qumicas
devaluar sin duda la disponibilidad de literatura y documentacin de calidad. Otros medios
para mejorar la participacin de las partes involucradas que trabajan tratando con estos
aspectos es la educacin de las partes interesadas.

49
Anexo 2.C.: Principios para Involucrar a los Interesados en el Desarrollo y la Implementacin del Plan de Accin

Educacin de las partes interesadas

El educar a las partes interesadas en la gestin de sustancias qumicas puede incentivar a que
se involucren de una manera ms activa y efectiva en darle forma a los resultados de las
actividades de gestin de las sustancias qumicas y para proteger sus intereses. A menudo,
ciertas partes interesadas, tales como el pblico, no estn informados adecuadamente de su
papel potencial en la gestin de las sustancias qumicas. Varios mtodos pueden ser usados
para mejorar tal deficiencia, los cuales pueden incluir programas de capacitacin de las
partes interesadas, participacin por medio de computadoras, casas abiertas, lenguaje claro,
lneas telefnicas, publicaciones y videos educacionales. Entre ms educacin sea brindada
por entidades crebles para el interesado, ms confianza se depositar en el conocimiento que
est siendo entregado y la persona interesada se sentir cmoda en participar del desarrollo e
implementacin del plan de accin.

Financiamiento adecuado

A pesar de estar dotados con las suficientes habilidades y materiales para hacer
contribuciones informadas y significativas, ciertas partes interesadas pueden estar en
desventaja relacionada con su participacin, debido a la falta de recursos financieros. Los
recursos insuficientes pueden tener un impacto importante en la participacin de ciertas
partes interesadas, reduciendo considerablemente la efectividad y credibilidad de la
participacin y desanimando su participacin. Por ejemplo, en las etapas tempranas del
desarrollo del programa de gestin de las sustancias qumicas, ciertos grupos pueden requerir
consejos tcnicos sobre las caractersticas de la materia en cuestin para asegurar que los
aspectos clave y polmicos estn identificados. Adems, otros costos, tales como viticos,
incurridos como parte del proceso de participacin, pueden debilitar severamente a ciertos
grupos de interesados, tales como el pblico, quien inevitablemente no contar con los
recursos comparables a los grupos privados como aquellos de representantes de la industria.

A pesar que los responsables de desarrollar las polticas y programas relacionados con las
sustancias qumicas contribuyen a la toma de decisiones, en algunos casos, puede ser
relativamente fcil obtener el consenso de los participantes para algunas decisiones, aun en
un campo polticamente cargado como es el de la gestin de las sustancias qumicas. Este
proceso puede ser un pilar efectivo para una plataforma sustentable para la gestin integrada
de las sustancias qumicas siempre y cuando los participantes sientan que han sido tratados
de igual manera en una mesa redonda y que la estructura de quien obtiene el poder de
decisin final y todas las reglas bsicas estn claras a lo largo del proceso.

50
Anexo 3: Posibles Trminos de Referencia para los Grupos de Trabajo Encargados del Desarrollo del Plan de
Accin

Anexo 2.D.: Algunos Enfoques para Involucrar a los Actores Interesados

Enfoques para
Involucrar a los Definicin Ejemplos Ventajas
Actores Interesados

Comunicacin de Recoleccin de Encuestas, Oportunidad para


dos vas informacin bsica y cuestionarios, interactuar con los
respuesta a tiempo a discusiones por actores interesados y
las preguntas y Internet, talleres, adaptar la evaluacin
consultas del pblico. documentos de para abordar asuntos
discusin, lneas de especficos de manera
retroalimentacin. ms directa.

Cuerpos consultivos Un grupo de corto Juntas cientficas Brindar ideas y


plazo con el mandato consultivas, paneles recomendaciones
de reunir opiniones de de expertos, comits informadas de varios
expertos sobre cierto consultivos de sectores involucrados,
tema programa. foros para el pblico
para influir en
decisiones.

Consulta con los Un proceso facilitados Reuniones de Involucramiento de


actores interesados para fomentar el consulta, facilitadores
dilogo y obtener teleconferencias, profesionales que
retroalimentacin del grupos de enfoque, lideren la discusin y
pblico. Los actores reuniones de busquen un terreno
interesados pueden comunidades, comn pueden crear
participar del diseo e audiencias. confianza y demostrar
implementacin. el compromiso del
gobierno a la apertura
y transparencia.

Alianzas Proceso participativo Talleres conjuntos, co- Los facilitadores


en el que dos o ms produccin de ayudan a asegurar
partes aceptan una materiales que todas las voces
responsabilidad educacionales, sean escuchadas. Las
conjunta de varios entrega conjunta de organizaciones
aspectos del proceso. servicios. representantes
comparten la
informacin con sus
miembros y actan en
su nombre.

Toma de decisiones Enfoque en el que dos Grupo de trabajo Los actores


conjunta o ms partes toman conjunto para la interesados
decisiones sobre una redaccin de usualmente estn
poltica, programa y/o documentos gua, involucrados desde
proceso y comparten junta de directores una etapa temprana y
la responsabilidad y la involucrados, comparten la
rendicin de cuentas programas co- propiedad del proceso
del resultado. patrocinados, mesas y del resultado.
redondas, creacin de
consenso.
Fuente: Adaptado de Health Canada. Documento Gua sobre Participacin Pblica (Borrador) 1 Octubre 1999.

51
Anexo 3: Posibles Trminos de Referencia para los Grupos de Trabajo Encargados del Desarrollo del Plan de
Accin

Anexo 3: Posibles Trminos de Referencia para los Grupos de Trabajo Encargados del
Desarrollo del Plan de Accin

1. Breve Introduccin y Antecedentes de la Iniciativa

Directrices bsicas para el plan de accin


Fuerzas motrices/asuntos clave del tema prioritario

2. Objetivos del Grupo de Trabajo Encargado del Desarrollo del Plan de Accin

Redaccin del plan de accin


Obtencin del apoyo de ministerios para el desarrollo del plan de accin

3. Estructura Organizacional

Nombre, posicin, institucin y detalles de contacto para cada uno de los siguientes:

Presidente del grupo de trabajo


Secretara del grupo de trabajo
Otros miembros del grupo de trabajo
Personas adicionales de apoyo/instituciones de apoyo

4. Responsabilidades de los Miembros del Grupo de Trabajo del Plan de Accin

4.1 Responsabilidades del presidente del grupo de trabajo

Supervisin e informe del progreso y resultados segn el plan de trabajo de desarrollo del
plan de accin
Facilitacin de las reuniones del grupo de trabajo
Asegurar que todos los miembros son escuchados de forma igualitaria (segn lo acordado)

4.2 Responsabilidades de la secretara del grupo de trabajo

Coordinacin del grupo de trabajo del plan de accin


Arreglo y preparacin de las reuniones del grupo de trabajo
Provisin de las instalaciones y materiales para las reuniones del grupo de trabajo
Preparacin y distribucin de los informes de las reuniones del grupo de trabajo
Registro de las actas de las reuniones del grupo de trabajo y su presentacin al lder del
grupo de trabajo
Actuar como un punto focal a travs del cual la informacin fluya

4.3 Responsabilidades de otros miembros del grupo de trabajo

Responsabilidades communes:

Participacin en las reuniones del grupo de trabajo del plan de accin


Informe a la secretara del grupo de trabajo del plan de accin
Informe a las respectivas circunscripciones

52
Anexo 3: Posibles Trminos de Referencia para los Grupos de Trabajo Encargados del Desarrollo del Plan de
Accin

Provisin de conocimientos, experiencia e informacin


Contribucin a la preparacin del plan de accin
Implementacin de tareas segn lo acordado por el grupo de trabajo

Responsabilidadaes para miembros especficos:

Preparacin de informacin y datos sobre temas especficos


Ser presidente/anfitrin de las reuniones en una base rotativa peridicamente

5. Procedimientos Operacionales

Lista de lugar (es) y cronograma de reuniones del grupo de trabajo


Establecimiento de subgrupos de trabajo (si es necesario)
Toma de actas de las reuniones del grupo de trabajo
Detalles concernientes al proceso y rotacin de la presidencia del grupo de trabajo
Mecanismos de discusin (p.ej. mesa redonda, seminario)
Procedimientos de toma de decisiones (p.ej. consenso)

53
Anexo 4: Herramienta para Establecer Prioridades

Anexo 4: Herramienta para Establecer Prioridades

Existen varias directrices y herramientas sobre priorizacin. Por ejemplo, directrices sobre
evaluacin de prioridades como parte de la preparacin del PNI del Convenio de Estocolmo
se brindan en el documento del PNUMA/Banco Mundial Orientacin para el Desarrollo de
un Plan Nacional de Implementacin para el Convenio de Estocolmo.13

Un ejemplo de una herramienta de priorizacin que puede ser utilizada para clasificar los
asuntos o temas de preocupacin se muestra a continuacin. Para esta herramienta, se brinda
un grupo de simples criterios de decisin ante los cuales se pueden evaluar los varios asuntos
que quieren ser priorizados. Sin embargo, el mejor grupo de criterios sera el que acuerda el
grupo de trabajo.

Matriz de Priorizacin

Clasificar los asuntos ante los siguientes criterios permitir una comparacin simple de la
importancia relativa de cada uno y debera, por lo tanto, facilitar las discusiones posteriores
del grupo con respecto al establecimiento, confirmacin o revisin de las prioridades. An
as, esta herramienta no debe ser vista como un fin por s misma. Es ante todo una
herramienta de evaluacin. La simple suma de valores asignados a cada asunto no tomar en
cuenta los diferentes pesos de criterios particulares.

Asunto Criterio Clasificaci


n de la
Escala del Nivel de Capacidad prioridad 3
problema preocupaci para
n 2 abordar el
problema
adecuadam
ente 2

- Asunto 1

- Asunto 2

- Asunto 3

- Asunto 4

- Asunto 5

- Asunto 6

1
Insertar: local, regional, nacional o global.
2
Insertar: bajo, medio o alto.

13
Ver www.pops.int/documents/implementation/nips/guidance/default.htm

54
Anexo 4: Herramienta para Establecer Prioridades

3
Dar clasificacin relativa de 1 a 5 a el (los) problema (s) que estn siendo enfrentados por el
pas (1 = problemas ms severos; 2 = problemas de segundo valor de severidad, etc). La
misma clasificacin puede darse a diferentes asuntos, si es apropiado.

Dado que la priorizacin puede darse en varias etapas del desarrollo del plan de accin y por
lo tanto en diferentes contextos, la tabla que se brinda arriba tiene utilidad limitada.
Generalmente debera ser utilizada despus de un anlisis de situacin o durante un taller de
establecimiento de prioridades. En otras situaciones, pueden existir otros criterios que sean
ms apropiados. Por ejemplo, como parte de la preparacin del PNI del Convenio de
Estocolmo, un pas puede desear priorizar sus planes de accin. Los criterios que pueden ser
relevantes para este ejercicio pueden incluir la urgencia del asunto, las limitaciones de
tiempo para alcanzar las obligaciones hacia el Convenio o las oportunidades de sinergias con
otras prioridades nacionales (p.ej. reduccin de la pobreza, asuntos de salud).

55
Anexo 5: Herramientas para Evaluar Opciones

Anexo 5: Herramientas para Evaluar Opciones

Matriz para Evaluacin de Opciones

Una herramienta que puede facilitar la evaluacin de opciones es la Matriz para Evaluacin
de Opciones. Segn lo discutido anteriormente, se puede utilizar un rango de criterios para
facilitar la evaluacin. Por lo tanto, es necesario considerar el contexto especfico del plan de
accin y determinar qu criterios son los ms adecuados. Para el ejemplo que se presenta
abajo, el impacto y los recursos han sido seleccionados a manera de ilustracin.

En este ejemplo cada opcin puede ser evaluada de acuerdo a su grado de impacto y los
recursos que necesita, permitiendo de esta manera una comparacin. El impactose refiere
al efecto positivo estimado que la opcin va a tener en el plan de accin. Recursos
necesariosse refiere a los recursos que se necesitan para completar la opcin. Sin embargo,
antes de estimar los requerimientos de recursos es til definir el trmino recursos ya que
puede incluir costos de trabajo, tiempo necesario para capacitar a los participantes, dinero
para los gastos de material, la contratacin de personal especializado, etc.

Ubicar las opciones en la matriz permite identificar cules opciones brindan el nivel ms alto
de resultados por el costo ms bajo.14* El cuadrante superior izquierdo es la regin de alto
impacto/bajos recursos lo ms deseado. El cuadrante inferior derecho es la regin de bajo
impacto/altos recursos las opciones que deberan ser evitadas. Los otros dos cuadrantes
(bajo impacto/bajos recursos y alto impacto/altos recursos) contienen signos de pregunta
porque la seleccin de las opciones que caen en estas regiones es ms difcil y
probablemente slo se podr hacer basndose en la meta y la direccin a largo plazo del
plan.

Alto
1
2
+ ?

Impacto 3

? -

Bajo
Recursos necesarios
Bajo Alto

14
La seleccin de las mejores opciones basndose en la matriz no es final, sino que necesita ser adaptada a
cada contexto nico. Por ejemplo, pueden haber casos en el que existen muchos recursos disponibles y puede
que sea deseable seleccionar una opcin con un alto impacto, a pesar de sus altos requerimientos de recursos.

56
Anexo 5: Herramientas para Evaluar Opciones

Para ilustrar la herramienta anterior, las posibles evaluaciones de las opciones descritas
arriba para llevar a cabo una reforma legislativa para implementar una ley integrada efectiva
sobre la gestin de sustancias qumicas han sido trazadas en la matriz:

1. Desarrollo de una ley completa, en medio del cuadrante superior derecho


2. Reforma de leyes existentes y rellenar vacos con nuevas leyes
3. Dejar las leyes existentes y rellenar los vacos con una mezcla de leyes nuevas e
iniciativas voluntarias

Anlisis Multi-Criterio

Otra posibilidad para evaluar opciones es realizar un anlisis multi-criterio, utilizando ms


de dos variables como se muestra abajo. Tambin con esta herramienta es necesario
seleccionar los criterios ms apropiados para una situacin particular.

Al usar esta herramienta, la evaluacin de opciones ante el siguiente grupo de criterios


permitir una comparacin simple de las ventajas y desventajas relativas de cada una y por
lo tanto, debera facilitar posteriores discusiones del grupo. An as, esta herramienta no
debe ser vista como un fin por s misma. Es ante todo una herramienta de evaluacin. La
simple suma de los nmeros asignados a cada opcin no toma en cuenta los diferentes pesos
asignados a cada criterio particular.

Criterio Opcin 1 Opcin 2 Opcin 3 Opcin 4

Urgenica/aspectos de tiempo 4 3 2 1

Practicabilidad/viabilidad 1 3 4 5

Asequibilidad 4 4 3 2

Eficiencia y efectividad 2 4 2 1

1 = el criterio da una muy mala valoracin a la opcin


2 = el criterio da mala valoracin a la opcin
3 = el criterio no da una mala valoracin a la opcin, pero tampoco la apoya
4 = el criterio apoya la opcin
5 = el criterio apoya altamente la opcin

57
Anexo 6: Informar al Ministro: Breves Instrucciones sobre Notas Informativas Ministeriales

Anexo 6: Informar al Ministro: Breves Instrucciones sobre Notas Informativas


Ministeriales

Los Ministros de gobierno, dada la naturaleza de su profesin, tienen tiempo muy limitado
para abordar un gran nmero de asuntos, muchos de los cuales requieren decisiones
informadas. La Nota Informativa Ministerial ha evolucionado en muchos pases como una
herramienta efectiva para informar, hacer recomendaciones y mantener informados a los
Ministros y otros oficiales mayores sobre asuntos importantes.

Cuando un pas se encuentra desarrollando planes de accin para la gestin de sustancias


qumicas, los detalles deberan ser comunicados regularmente a los oficiales mayores. Una
clara comunicacin es muy importante cuando se necesitan decisiones que afectarn en el
futuro la direccin del trabajo con sustancias qumicas en el pas.

TITULO FECHA

ASUNTO
Las notas informativas deberan brindar:
xxxc xxxx xx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx xx
xxx xx xx xx x xxx xx xxx. Una declaracin sucinta del caso o asunto;
Los antecedentes esenciales, la situacin
ANTECEDENTES
xxxc xxxx xx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx xx actual del asunto; y
xxx xx xx xx x xxx xx xxx. Las recomendaciones o direcciones
SITUACIN ACTUAL
buscadas, si existe alguna.
xxxc xxxx xx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx xx
xxx xx xx xx x x xx xx xxx. xxxc xxxx xx xxxx xxxx
xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx xx xxx xx xx xx x xxx xx
Las notas informativas no deberan exceder
xxx. dos pginas y deben ser claras y exactas.
RECOMENDACION
xxxc xxxx xx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx xx Se debera utilizar un formato en puntos, a
xxx xx xx xx x xxx xx xxx. menos de que se solicite de alguna otra
xxxc xxxx xx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx xx
xxx xx xx xx x xxx xx xxx. manera. Las notas informativas deberan
siempre tener una fecha clara.
ACCION O DECISION RECOMENDADA
xxxc xxxx xx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xx xxxxxx xx
xx xxx xx xx xx x xxx xx xxx. La figura es un ejemplo de una nota
Nombre, ttulo, nmero de telfono, firma
informativa, posibles ttulos y formato de
texto sugerido.

Todas las notas informativas deberan ser aprobadas por oficiales mayores de acuerdo a los
procedimientos del ministerio. El nombre, el ttulo y el nmero de telfono del oficial que
prepara la nota informativa y de la persona que la ha aprobado deberan aparecer en la
seccin inferior de la nota informativa, junto con sus firmas.

58
Anexo 7: Elementos de un Comunicado de Prensa

Anexo 7: Elementos de un Comunicado de Prensa

A continuacin se presenta un ejemplo anotado de un comunicado de prensa que puede ser


utilizado para promocionar un plan de accin, un evento de planificacin o cualquier otro
asunto importante relacionado a la gestin de sustancias qumicas que debe ser comunicado
al pblico de manera masiva.

Membrete :
El comunicado de prensa debera darse en un Ministerio o cualquier otro tipo de
documento oficial
Una introduccin estndar para un comunicado de prensa:
PARA ENTREGA INMEDIATA
A quin contactar para ms informacin. Incluir la direccin y el nmero de telfono:
Contacto:_____________________
Oficial de prensa:______________
Divisin de Comunicacin, Ministerio Lder: _________________
Nombre y nmero de telfono de contacto:__________________________
Breve ttulo que atraiga la atencin del lector:
Por ejemplo: Pas X expone plan para proteger a los ciudadanos y al ambiente de
sustancias qumicas peligrosas
Iniciar con el lugar y la fecha, seguidos por una introduccin que cubra todos los
puntos principales:
Nombre de la ciudad, nombre del pas, fecha y ao
Una cita de un representante de gobierno es til (lo ideal sera la cita de un
Ministro):
Un ejemplo de cita: Este nuevo plan, una vez que est implementado, ser un paso
concreto hacia el desarrollo sostenible de nuestro pas
Incluir informacin del porqu este evento es tan importante como para ser anunciado
en la prensa:
Ejemplo de antecedentes: Este plan de accin sobre plaguicidas fue desarrollado como
parte de un proyecto del Instituto de las Naciones Unidas para la Formacin Profesional
e Investigaciones (UNITAR), con financiamiento del gobierno Suizo, para Desarrollar y
Mantener un Programa Integrado para la Gestin de Sustancias Qumicas y Desechos.
Este es un nuevo proceso diseado para asegurar que nuestro pas pueda planificar y
trabajar junto con todos los sectores del gobierno y de la sociedad para fortalecer, leyes,
polticas y prcticas para la gestin de sustancias qumicas. Todos los aos, las personas
y el ambiente estn expuestos a sustancias qumicas peligrosas. Este esfuerzo, cuando sea
implementado, ayudar a minimizar o prevenir el dao provocado por las sustancias
qumicas, mientras se asegura que su uso de manera segura contine brindando muchos
beneficios a nuestra sociedad. El proyecto, que inicio en el pas en mazo de 2004
concluir en septiembre de 2005.
Concluir con la informacin de contacto:
Para ms informacin contactar a (nombre, nmero de telfono, direccin electrnica
(si existe).

59
Anexo 8: Perspectivas de los Donantes

Anexo 8: Perspectivas de los Donantes

A travs de los aos se ha acumulado experiencia y conocimientos considerables para la


creacin de capacidades para la gestin racional de las sustancias qumicas. Reconociendo
esto, algunas perspectivas de las instituciones donantes y agencias de desarrollo han sido
recientemente compiladas en un documento llamado Apoyo en la Creacin de Capacidades
para la Seguridad Qumica: una Perspectiva de las Instituciones Donantes y las Agencias de
Desarrollo.15 Algunos mensajes importantes del documento son:

Es necesario demostrar de mejor forma en las polticas gubernamentales del rea de


cooperacin para el desarrollo el valor aadido de la seguridad qumica para la salud y
la proteccin del ambiente y hacer evidente de forma convincente que el manejo y uso
seguros de las sustancias qumicas es un prerrequisito esencial para el desarrollo
econmico y social sostenible.

Generalmente, los donantes no consideran los asuntos de gestin de sustancias qumicas


como asuntos aislados, sino que los toman en cuenta como partes integrales de los
programas y proyectos de asistencia de desarrollo, considerando entre otras cosas, los
asuntos econmicos, ecolgicos y sociolgicos. Consecuentemente, las propuestas para
los proyectos de seguridad qumica deben estar vinculados a las estrategias nacionales
de desarrollo sostenible del pas receptor, en referencia a la Agenda 21, el Plan de
Accin de la Cumbre Mundial sobre el Desarrollo Sostenible, los Objetivos de
Desarrollo del Milenio y otros instrumentos y declaraciones internacionales relevantes.

Los enfoques de apoyo al desarrollo deberan reconocer las obligaciones y contribuciones


compartidas para la gestin racional de sustancias qumicas de los productores,
distribuidores, usuarios, gobiernos y, cuando sea apropiado, de las organizaciones
internacionales hacia los proyectos propuestos. Esto incluye contribuciones de
presupuesto y en especie de todos los actores involucrados en los programas de trabajo,
p.ej. si el programa afecta actividades que ya se encuentran en implementacin o
mecanismos/instituciones que ya se encuentran instalados.

Los proyectos de creacin de capacidades deben asegurar que alcancen a todos los actores
interesados que se encuentran directamente involucrados en el uso o manejo de
sustancias qumicas. Cuando por ejemplo, se escoge un enfoque de entrenar a los
entrenadores, la meta final es la implementacin efectiva del programa y debe ser
documentada y supervisada.

El valor aadido de los componentes de un proyecto de gestin de sustancias qumicas al


proceso de desarrollo de los pases deber ser claramente descrito. Las actividades que
abordan la seguridad qumica pueden ser entonces integradas de mejor manera a los
programas y proyectos de desarrollo ya existentes. La mayora de proyectos
relacionados con sustancias qumicas sern entonces abordados bajo las prioridades de
desarrollo y no sern presentados a los donantes como algo aparte.

15
Este documento, preparado a travs del Comit Permanente del Foro IFCS, puede ser descargado de:
www.who.int/ifcs/documents/saicm/donor_persp_en.pdf

60
Anexo 8: Perspectivas de los Donantes

Si un programa o proyecto ya se han iniciado en un sector relacionado, los asuntos de


seguridad qumica deberan ser integrados en este programa/proyecto, en lugar de
desarrollarse o implementarse aparte. Ejemplos:
Una evaluacin de los programas y proyectos de desarrollo permitirn identificar
elementos con componentes de gestin de sustancias qumicas y posibles
vnculos con asuntos de seguridad qumica, p.ej. la asistencia tcnica para la
infraestructura de hospitales debera abordar la minimizacin de desechos y
disposicin ambientalmente racional de los residuos, para evitar, entre otras
cosas, la incineracin no controlada con emisiones altas de dioxinas/furanos y
mercurio.
El anlisis de ciclo de vida de las sustancias qumicas puede ser un enfoque
complementario para identificar otras reas de intervencin relevantes, p.ej. si las
sustancias qumicas son importadas y producidas en un lugar y utilizadas en otro
lugar, los programas/proyectos planificados y existentes en el sector de
transportes deberan considerar tambin el transporte y almacenamiento de
mercancas peligrosas.
Se deberan identificar sistemticamente y documentar dentro de las propuestas de
proyectos las sinergias entre los diferentes acuerdos ambientales multilaterales,
por ejemplo, el fortalecimiento del control de la importacin/exportacin de
sustancias qumicas no se debera enfocar slo en sustancias qumicas de
consentimiento informado previo, sino en todas las sustancias qumicas y
desechos txicos, para apoyar la creacin de control fronterizo y esquemas de
registro de todas las sustancias txicas.

Se debera llevar a cabo trabajo en el rea de creacin de capacidades e iniciar y basarse en


el anlisis de la infraestructura existente y de las actividades de creacin de
capacidades existentes que cubren todos los aspectos relevantes de la gestin de
sustancias qumicas, por ejemplo desarrollando o actualizando un Perfil Nacional, de
acuerdo al proceso desarrollado por UNITAR/IOMC y aplicando un enfoque de
participacin de todos los interesados.

Se deberan llevar a cabo programas de apoyo al intercambio de informacin y la


coordinacin a nivel nacional, entre organizaciones internacionales, secretaras de
acuerdos ambientales multilaterales y donantes. Una herramienta de intercambio de
informacin, como INFOCAP, debera ser utilizada sistemticamente por todos los
involucrados.

Los programas de trabajo sobre sustancias qumicas planificados o terminados deberan ser
puestos a disposicin por los pases receptores y las diferentes instituciones donantes
antes de que inicien otros programas nuevos, para evitar la duplicidad.

Se deberan crear indicadores que brinden informacin de los efectos en la seguridad


qumica vinculados a la metas de desarrollo sostenible y que permitan la supervisin de
efectos, por ejemplo, dando seguimiento y reportando el progreso en el logro de
resultados y finalmente, el logro de las metas de desarrollo sostenible.

El progreso en la creacin de capacidades para la seguridad qumica debera ser evaluado


con indicadores mensurables. La documentacin de logros y del progreso medidos con
indicadores, la supervisin del impacto y la revisin de la implementacin deberan ser

61
Anexo 8: Perspectivas de los Donantes

un prerrequisito para identificar prioridades para futuras actividades y nuevos


programas.

Estas consideraciones tambin estn en lnea con experiencias ms amplias fuera del campo
de gestin de sustancias qumicas16, las cuales han sido resumidas a los siguientes elementos
clave:

Involucrar a los actores interesados desde el inicio;


Integrar y tomar en cuenta de las actividades ya existentes;
Armonizacin intersectorial entre donantes y receptores;
Utilizar cada vez ms tecnologas modernas y de comunicacin;
Desarrollar nuevas formas de cooperacin, tales como la cooperacin descentralizada entre
autoridades locales.

16
Cumbre Mundial sobre el Desarrollo Sostenible Johannesburgo, Sudfrica, 26 de agosto 4 de septiembre
2002: sesiones de plenaria de las alianzas, discusiones sobre Agua, Energa, Salud, Agricultura y Biodiversidad
(WEHAB, por sus siglas en ingls), informe del presidente de la reunin.
www.johannesburgsummit.org/html/documents/summit_docs/0902_conf16_add2.pdf

62
Anexo 9: Glosario

Anexo 9: Glosario

Plan de Accin:
Un plan de accin presenta los elementos esenciales de un proyecto: la meta z los objetivos a
ser alcanzados, las actividades relacionadas que deben llevarse a cabo, los plazos, los
requerimientos de recursos, las responsabilidades entre los participantes y los detalles de
evaluacin.

Actividad:
Un elemento de trabajo realizado durante la duracin del proyecto. Una actividad tiene una
duracin esperada, un costo y requerimientos de recursos. Las actividades generalmente
estn divididas en tareas. En algunos casos, las actividades solamente abordarn un objetivo,
mientras que en otros casos permitirn alcanzar mltiples objetivos.

Presupuesto:
Una estimacin detallada de los costos para los varios componentes del plan de trabajo para
el plan de accin.

Compromiso:
Una decisin formal para proveer recursos (p.ej. humanos, financieros) para un propsito
particular.

Grfico Gantt:
Frecuentemente usado la gestin de proyectos, el grfico Gantt es un grfico de barras
horizontales que brinda una ilustracin grfica de un cronograma que permita planificar,
coordinar y supervisar actividades especficas en un proyecto.

Anlisis de vacos:
Identificacin (basada en los resultados del anlisis de situacin) de dnde la situacin actual
no est alcanzando la mera establecida y sus posibles requisitos respondiendo a la pregunta
Qu est faltando? o Qu necesita hacerse para ir de donde estamos a donde queremos
estar? Esto puede incluir la identificacin de vacos en, entre otras: la legislacin, la
capacidad analtica y los recursos materiales y humanos.

Meta:
Una declaracin consistente que describa el propsito del plan de accin.

Indicadores:
Informacin que permite evaluar el grado en que se estn logrando los objetivos. Deben ser
relevantes (que realmente representen lo que se quiere), confiables (basados en estadsticas
exactas) y claros (fciles de comprender).

Fase de implementacin:
La fase del proyecto en la cual las actividades y tareas del plan de accin son llevadas a
cabo.

63
Anexo 9: Glosario

Perfil nacional (para la gestin de sustancias qumicas):


Una evaluacin completa de la infraestructura nacional legal, institucional, administrativa y
tcnica para la gestin de sustancias qumicas, teniendo en cuenta la naturaleza y extensin
de la disponibilidad y uso de sustancias qumicas en el pas.

Objetivos:
Los objetivos platean a un nivel ms detallado que la meta, los resultados especficos que se
esperan del plan de accin dentro de un plazo particular. Deben ser lo suficientemente
detallados como para dar una visin general de qu se desea exactamente sin definir
demasiado los pasos especficos para lograr el fin. Los objetivos se vinculan hacia arriba
con una meta y hacia abajo con las actividades. Algunos objetivos pueden lograrse solo al
final del proyecto, otros se pueden lograr a lo largo de la implementacin.

Grfico PERT:
Es una herramienta de gestin de proyectos utilizada para tener un cronograma, organizar y
coordinar las tareas dentro del proyecto. El grfico PERT tiene la ventaja de que ilustra los
vnculos entre actividades, tareas, etc.

Hitos del proyecto:


Un evento clave que brinda una medida del progreso en la implementacin del plan de
accin. Los hitos ms simples son las fechas estimadas para completar ciertas actividades
importantes.

Proyecto:
Una serie de actividades y tareas interrelacionadas que se llevan a cabo para lograr una meta
y un resultado especficos. Un proyecto tiene un inicio y un final.

Informe de progreso:
Descripcin de lo que sucede con el plan de accin. Puede mostrar lo que el plan de accin
ha logrado a intervalos de tiempo especficos, las razones de cualquier desviacin del plan
original e incluye asuntos financieros.

Recurso:
Cualquier cosa necesaria para completar una actividad o tarea. Esto puede incluir: recursos
humanos, instalaciones, equipo, materiales, etc.

Anlisis de situacin:
Una investigacin de la situacin en la cual el plan de accin ser llevado a cabo. Brinda una
visin y gua de cules son los retos y las oportunidades que existen.

Actor interesado:
Un individuo, grupo u organizacin que puede estar interesado o afectado por las decisiones
o iniciativas sobre la gestin de sustancias qumicas.

Anlisis de actors interesados:


Un ejercicio para identificar a las partes interesadas o afectadas por el plan de accin,
iniciativa, etc. y para evaluar su grado de inters.

64
Anexo 9: Glosario

Participacin de los actores interesados:


La participacin de los interesados en el proceso de toma de decisiones y la implementacin
del proyecto, plan , etc. Esta participacin puede tener varios niveles, tales como la
comunicacin de dos vas, la toma de decisiones conjunta, etc.

Tarea:
Una subdivisin de la actividad, es la unidad ms pequea del trabajo en un proyecto.

Trminos de referencia:
En el contexto de un plan de accin, brindan los detalles operacionales, administrativos y
organizacionales para el desarrollo de un plan de accin.

Plan de trabajo:
Brinda los detalles sobre la secuencia de eventos, plazos, hitos y resultados esperados.

65
El Instituto de las Naciones Unidas para la Formacin Profesional e Investigaciones
(UNITAR) fue establecido en 1965 como un organismo autnomo de las Naciones Unidas,
con el objetivo de fortalecer la efectividad de las Naciones Unidas a travs de capacitacin e
investigacin apropiadas. UNITAR es dirigido por un Consejo de Directores y administrado
por un Director Ejecutivo. El Instituto es apoyado por contribuciones voluntarias de los
gobiernos, organizaciones intergubernamentales, fundaciones y otras fuentes no
gubernamentales.

A partir del 1 de julio de 1993, segn la resolucin 47/277 de la Asamblea general de las
Naciones Unidas, la sede de UNITAR se encuentra en Ginebra. UNITAR tiene las siguientes
funciones:

o Asegurar la relacin con organizaciones y agencias de la Naciones Unidas y con


las misiones permanentes acreditadas en Ginebra, Nueva York y otras ciudades
sede de instituciones de las Naciones Unidas, y establecer y fortalecer la
cooperacin con facultades e instituciones acadmicas.

o Conducir programas de capacitacin en diplomacia multilateral y cooperacin


internacional para diplomticos acreditados ante las Naciones Unidas y
funcionarios nacionales, involucrados en trabajo relativo a las actividades de las
Naciones Unidas.

o Desarrollar un amplio rango de programas de capacitacin en el rea del


desarrollo social y econmico, lo cual incluye:

a. Programa de Capacitacin en Diplomacia Multilateral, Negociaciones y


Resolucin de Conflictos;
b. Programas de Capacitacin sobre Gestin Ambiental y Gestin de Recursos
Naturales;
c. Programa de Capacitacin sobre la Gestin de Deuda con nfasis especial
sobre los aspectos legales;
d. Programa de Capacitacin sobre Control de Desastres;
e. Programa de Capacitacin sobre Mantenimiento, Construccin y Edificacin
de la Paz.

Direccin: Direccin postal:


Maison internationale de l'environnement
(MIE) UNITAR
11-13 chemin des Anmones Palais des Nations Tel.:+41 22 917 1234
1219 Chtelaine/GE CH-1211 Ginebra 10 Fax:+41 22 917 8047
Suiza Suiza http://www.unitar.org