11 de Agosto de 2016

CONVOCATORIA INTERCAMBIO DE JVENES MODALIDAD LARGO PLAZO GENERACIN

2017-2018

El Gobernador de Distrito 4185 Jorge Luna Carbajal en conjunto con el Presidente del Comit
Distrital del Programa de Intercambio (Chairman) de Jvenes Agustn Melgar Garca, convocan a
todos los clubes del Distrito a participar en el Programa de Intercambio de Jvenes de Rotary para
la promocin 2017-2018, patrocinando a jvenes de ambos sexos, que tengan las caractersticas
para ser embajadores de buena voluntad, en los pases y distritos con los cuales nuestro distrito
tiene acuerdos para intercambio largo bajo las siguientes:

BASES PARA LOS CLUBES:

1. Haber ledo, comprendido y aceptado lo estipulado en el manual del Programa de Intercambio

de Jvenes de RI y su Reglamento. Dichos documentos se pueden consultar en la pgina
www.rotary.org (Se anexa a la presente convocatoria el manual del programa de Intercambio).
Esta misma informacin se anexa en la pgina web del programa de intercambio de jvenes
www.yep.org.mx y del Distrito 4185 y www.rotary4185.org
2. Estar al corriente en el pago de las cuotas obligatorias RI, al Distrito 4185 y a la Revista Rotaria,
correspondientes al semestre Julio/Diciembre 2016. Esta informacin deber anexarse junto con
la solicitud del joven, con los comprobantes de pago respectivos. De no anexar esta informacin
NO SE PROCESAR LA SOLICITUD CORRESPONDIENTE. Asimismo no debern tener pendientes
empatamientos por las aportaciones de 500 USD de las generaciones anteriores, de ser as ,
primero debern comprobar los empates y tendrn que haber sido aprobados por el Comit
Distrital de Fundacin Rotaria, recordndoles que de acuerdo con las convocatorias anteriores,
toda contribucin debi efectuarse al Fondo Anual (SHARE) empatndose con Dlares Y NO CON
PUNTOS.
3. Tener dentro de la estructura del club un Comit de Intercambio de Jvenes; encabezado por un
Oficial de comit (YEO Youth Exchange Officer siglas en ingls), mismo que deber ser enviado a
este comit a la direccin de correo electrnico yep4185@gmail.com. Esta informacin de cada
YEO deber enviarse a ms tardar el 30 de Agosto de 2016.
4. Asistir al Seminario de Capacitacin Distrital sobre el Programa de Intercambio de Jvenes para
Funcionarios de Clubes. Se requiere la asistencia del Presidente del Programa de Intercambio de
Jvenes del Club (YEO). Estos seminarios se llevarn a cabo durante el mes de Agosto uno en la
Ciudad de Cuernavaca, el da 13 de Agosto, y otro en la Ciudad de Tehuacn el da 27 . El evento
tendr un Costo de 200.00. La informacin se publicar en nuestro sitio web www.yep4185.org.mx
y www.rotary4185.org
5. Entregar en tiempo y forma la Solicitud para Intercambio de Jvenes de Rotary as como toda la
documentacin requerida por el Comit de Intercambios Distrito 4185; por cada uno de los
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jvenes que se pretenda patrocinar. La fecha lmite de recepcin de dicha documentacin es 28 de
Octubre de 2016. Los detalles de entrega, as como de llenado de solicitudes se darn a conocer
en el seminario mencionado en el punto anterior, as como en nuestro sitio web. Se entregarn 1
formatos impreso y uno escaneado nicamente EN INGLS, el cual se enviar a la direccin de
correo electrnico de cada coordinador.
6. Presentar en una sesin de club a los padres y jvenes aspirantes interesados en participar en el
Programa de Intercambio, previa seleccin, tomando en cuenta el entorno familiar, el
aprovechamiento escolar, estado de salud, capacidad de comunicacin, adaptabilidad, buena
conducta y edad.
7. Presentar a la Familia Anfitriona por cada joven aspirante que se pretenda patrocinar y una
familia emergente. En el caso de que en el club haya quedado pendiente de recibir algn Inbound
de ao anterior, se proporcionar la misma informacin. Adicionalmente cada YEO visitar
personalmente el domicilio del joven a patrocinar y revisar que el cuarto que se ofrecer a su
contraparte cuente con las condiciones necesarias, bajo ningn motivo se podr compartir una
cama, es posible compartir cuarto siempre y cuando sea del mismo sexo y menores de edad los
hermanos anfitriones. El Club proporcionar al comit de intercambio a travs de su coordinador,
FOTOGRAFAS de la casa y la recmara.
8. Capacitar a sus jvenes aspirantes para los exmenes de seleccin en las reas de cultura
general, conocimientos bsicos de Rotary Internacional e ingls, as como exmenes
psicomtricos. Se proporcionar una gua antes del examen.
9. Presentar un(a) consejero(a) que puede ser rotario o No rotario (dependiendo el sexo del
inbound) por cada uno de los jvenes aspirantes.
10. Cubrir al comit de intercambio de jvenes, las cuotas especificadas en el rubro Finanzas por
cada uno de los jvenes aspirantes en las fechas sealadas.
11. Vigilar que todos sus jvenes aspirantes junto con sus padres, asistan LA JUNTA DE
ORIENTACIN DE OUTBOUNDS para el Programa de Intercambio y asistan a todas y cada una de
las reuniones que el Comit de Intercambios del Distrito 4185 convoque en relacin al Programa.
12. Capacitar a sus jvenes aspirantes acerca de los proyectos de servicio del club para que funjan
como promotores y embajadores en sus distritos anfitriones. Asimismo debern proporcionar
banderines del club para intercambiar con su club anfitrin y familias.
13. Una vez que se reciban las solicitudes de los(as) contrapartes, deben cumplimentar con los
documentos que se indiquen y firmar la Forma de Garanta de los(as) jvenes del extranjero
(Inbounds) que llegarn a su club como contrapartes de sus jvenes intercambistas (Outbounds).
14. Recibir y asistir en todo lo que sea necesario a los jvenes extranjeros (Inbounds) que lleguen a
su club. Desde la recepcin en el aeropuerto hasta su despedida al trmino de su ao de
intercambio.
15. Velar porque los jvenes, tanto Inbounds como Outbounds, familias anfitrionas y dems
voluntarios del programa en su club, cumplan con la normatividad del programa y respeten lo
establecido en el reglamento del Programa de Intercambio de Rotary Internacional y del Distrito
4185.
16. Cumplir y hacer cumplir cabalmente a todos los involucrados y voluntarios en el Programa, la
normativa para la proteccin a la juventud, la cual se incluye en las secciones 2.110, 17.060 y
41.060 del Rotary Code of Policies.
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 FINANZAS

El Club Rotario anfitrin/patrocinador se compromete ante el Gobernador del Distrito 4185 y ante
el Comit Distrital del Programa de Intercambio de Jvenes, a vigilar que los padres biolgicos y/o
tutores de los futuros jvenes de Intercambio (Outbounds), den cumplimiento a los aspectos
financieros aqu especificados, recordndoles que el CLUB es OBLIGADO SOLIDARIO en este
aspecto de lo siguiente:

A. La inscripcin al Programa de Intercambio de Jvenes de RI: $3,500.00 (Tres mil quinientos

pesos 00/100 M.N.) ms dos pagos de$ 16,000.00 (Dieciseis mil pesos 00/100 M.N.) en efectivo
que sern cubiertos, de acuerdo al siguiente calendario:

Inscripcin al enviar el formato de solicitud. Es requisito para acudir a la fecha de examen, se

proporcionar un nmero de referencia para realizar el pago por cada uno de los aspirantes,
mismo que le otorgar su coordinador de zona. Importante anexar comprobante de pago de
inscripcin junto con el paquete de solicitud de intercambio.

1er. Pago.- Al cuarto da despus de la notificacin del pas anfitrin del estudiante Outbound.
2do.Pago.-A ms tardar el ltimo da del mes de mayo del 2017.

B. Un donativo a Fundacin Rotaria $ 500.00 USD (quinientos dlares americanos) en efectivo, el

cual se deber hacer directamente al COORDINADOR DE ZONA correspondiente (ver organigrama
en el sitio web), El club patrocinador ser quien deber empatar la misma aportacin de la familia
para hacer una donacin de $1,000 USD (mil dlares americanos) al Fondo Anual (SHARE) de
contribuciones anuales, enviando comprobante del mismo, y despus de haber realizado la
aportacin, el Coordinador le entregar los 500 usd, previa entrega del comprobante de Rotary.
En caso de no aportar dentro del club, se OFERTAR entre todos los clubes del Distrito 4185.

Los clubes que tengan pendiente el empate de la generacin 2016-2017 o no hayan reembolsado
al distrito los $500.00 USD, no podrn patrocinar estudiantes hasta que no hayan aclarado esta
situacin. El empatamiento se har a ms tardar el 12 de Mayo del 2017. IMPORTANTE ACLARAR
QUE NO SE PUEDE EMPATAR CON PUNTOS, NICAMENTE CON USD. LA ENTREGA DE FORMAS
DE GARANTA A LOS ESTUDIANTES ESTAR CONDICIONADA AL CUMPLIMIENTO DEL DONATIVO
A LA FUNDACIN ROTARIA

Las cuotas para la generacin 2017-2018 fueron aprobadas en la Junta de Acuerdos y

Resoluciones el da 14 de Mayo de 2016 en Mrida Yucatn, y que fueron presentadas por la
Chairwoman 2017-2018 Jaqueline Cervantes Rodrguez. Ningn Club est autorizado a cobrar
cuotas o donativos adicionales a las familias.

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C.: Las 11 mesadas estn incluidas en el inciso A correspondiente a pagos. Estas mesadas se
entregarn mensualmente a ms tardar los das 10, desde septiembre 2017 hasta julio 2018.
Ninguno de los pagos mencionados en los incisos A,B y C sern reembolsados por motivo de
regreso anticipado del Outbound. Ni tampoco se entregarn al inbound las mesadas restantes
en caso de regreso anticipado.

D. Los padres biolgicos debern cubrir los gastos de:

transportacin rea y terrestre de su hijo(a) al pas asignado
pasaporte
visa
Pliza de seguro
Ropa, pines, souvenirs
Y todo lo que fuere necesario.

E. Los jvenes Outbounds, debern llevar consigo un Fondo de Emergencia de $400.00 USD
(cuatrocientos dlares americanos) en efectivo o la cantidad que indique el distrito del pas
asignado; mismo que deber entregar al funcionario de club que indique su Club Anfitrin en
cunto llegue. En caso de tenerse que utilizar todo o una parte del fondo por alguna emergencia,
los padres biolgicos deben obligatoriamente que restituirlo de inmediato. Al trmino del
intercambio, este deber ser reembolsado al 100% al inbound.
F. Es conveniente que para los gastos extras del Inbound como pudieran ser, ropa, viajes tursticos
culturales o cualquier otra eventualidad, les provean de una tarjeta de dbito para as tener un
lmite de dinero disponible.
G. Sin excepcin, los jvenes Inbound y Outbound, deben contar pliza de Seguro que tenga la
cobertura indicada por Rotary, sobre este punto durante el proceso se proveer de informacin.

DE LOS REQUISITOS DE LOS CANDIDATOS

1. Tener 14 aos 6 meses cumplidos al momento de presentar el examen y no ms de 17 aos 4

meses.
2. No es requisito ser hijo de rotarios
3. Tener un promedio acadmico mnimo de 8.0 SIN APROXIMACIN en el ciclo escolar actual y
el inmediato anterior. No se admitirn estudiantes con promedio menor al indicado bajo
ninguna circunstancia, favor de no presentar solicitud que no cubra este requisito. No se admitirn
cartas de la escuela con promedio y se recibir nicamente la boleta oficial de la SEP o del sistema
en el que se estudia con detalle de materias.
4. Ser buen estudiante, lder en su comunidad, responsable, que posea caractersticas para ser un
digno Embajador de Buena Voluntad.
5. Ser patrocinado por un club Rotario del Distrito 4185
6. Que sea sociable, con adaptabilidad para entornos diversos, que conozca los reglamentos del
programa y que est en constante participacin y colaboracin con su club Rotario patrocinador y
de ser posible con algn programa para jvenes como INTERACT, ROTARACT o RYLA.
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7. Contar con el apoyo econmico y moral de sus padres biolgicos (o tutores)
8. Que el candidato resida en uno de los 5 estados del Distrito 4185 (Puebla, Morelos, Tlaxcala,
Guerrero o Veracruz). No se permitir poner direccin de algn familiar o amigo de la familia. En
caso de comprobarse que se proporciona una direccin falsa, se cancelar la participacin en el
programa. NO SE PUEDEN PATROCINAR JVENES QUE RESIDAN FUERA DE NUESTRO DISTRITO.
9. Entrevistarse con el Coordinador de Zona correspondiente (ver sitio web) para comenzar a
llenar el formato de solicitud de intercambio largo. (Se anexa a esta convocatoria, favor de leer
detenidamente el instructivo)
10. Una vez aceptada la plaza en el pas anfitrin, es obligatorio asistir a la Junta de Orientacin
para Outbounds junto con sus padres, es un requisito INDISPENSABLE para participar en el
programa. La fecha y lugar ser comunicado a los jvenes en sus correos electrnicos.
11.- Es importante que los jvenes proporcionen un correo electrnico que utilicen regularmente,
NO SE PODR CAMBIAR este dato, ya que al ponerlo en la solicitud, ser el correo de contacto con
el comit y con el distrito que los reciba en el extranjero. Los aspirantes debern checar su correo
con regularidad una vez enviada su solicitud.

DE LAS FAMILIAS ANFITRIONAS

1. Leer y comprender el manual de informacin para familias anfitrionas (se anexa a esta
convocatoria). Se firmar una carta, en la cual se atiene a lo estipulado en este documento.
2. Deben residir en algunos de los 5 estados del distrito 4185. El domicilio que proporcionen
deber ser de la familia anfitriona, en ningn caso se aceptar poner la direccin de algn familiar,
de darse esta situacin y ser descubierta por el Comit, se perder el derecho a participar en el
programa.
3. Conocer a los funcionarios del club y del distrito que le correspondan
4. Ofrecer un ambiente seguro, limpio y acogedor para el estudiante que reciben (inbound). Los
miembros del comit realizarn visitas de verificacin.
5. Proporcionar alimento, transporte, convivencia familiar y apoyo durante el perodo que el
estudiante resida en su domicilio. El estudiante no deber pagar por comida, transporte o artculos
de primera necesidad, ya que es un miembro de la familia y deber ser tratado como tal. De
comprobarse que se cobran estos servicios al inbound o que no cumple con la responsabilidad
como familia, se solicitar el regreso anticipado del extranjero al joven outbound a su distrito
anfitrin.
6. Proporcionar un curso de espaol bsico. En el caso de los Outbounds que vayan a Taiwan, sus
familias pagarn un curso de 60 horas de espaol a los inbounds Taiwaneses, en reciprocidad a los
cursos que ellos recibirn en esa nacin.
7. Completar la forma de garanta del estudiante asignado (inbound) con las firmas requeridas y
enviarlas en el menor tiempo posible al coordinador correspondiente. (ver directorio anexo).
8. Inscribir al inbound en la escuela que previamente haya acordado con el coordinador de zona
correspondiente, siendo recomendable que sea una escuela que acepte a estudiantes extranjeros
y que tenga un buen nivel acadmico, asimismo se conseguir una carta de aceptacin de la
institucin educativa. Se debern cubrir el costo del ciclo escolar completo del primer estudiante
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que reciba, as como los tiles y uniforme (en su caso) para lo cual se deber firmar una carta
compromiso. En ningn caso se aceptar que los hijos de la familia anfitriona acudan a una
institucin particular y se enve a una escuela pblica a los jvenes inbounds. En este caso el
Comit inscribir a alguna escuela que se tenga convenio (ESTE CONVENIO EXCLUYE DE
MENSUALIDADES, UNICAMENTE INCLUYE INSCRIPCIN DEL AO O LOS DOS SEMESTRES DEL
CALENADRIO ESCOLAR) y se cargar la mensualidad a los padres anfitriones EN CASO DE NO
EXISTIR CONVENIO.
9. Recibir al estudiante en el aeropuerto junto, (previa coordinacin) con el comit de intercambio
de jvenes, asimismo despedir al estudiante en el aeropuerto, esto significa trasladarlo y cubrir los
gastos, en ningn caso se admitir que los jvenes paguen por su traslado al aeropuerto o que la
familia no los lleve al aeropuerto al trmino de su intercambio.
10. Asegurarse que asista regularmente a la escuela y obtener reporte de calificaciones de parte
de la institucin educativa. No se aceptarn las inasistencias a menos que sean por causas
justificadas y acordadas con los consejeros, yeos y coordinadores. La familia anfitriona es la
responsable del aprovechamiento escolar del inbound.

DE LA SELECCIN DE LOS ESTUDIANTES

1. Se tomar en cuenta el promedio acadmico que proporcione la institucin educativa en la que

se encuentre inscrito el aspirante, el cual deber ser mnimo de 8.0 (ocho punto cero) durante el
ciclo escolar inmediato anterior y el parcial del actual. No se admitirn bajo ninguna circunstancia
candidatos con promedio menor.
2. Ser Socio de un Club Interact (cuando en la Ciudad exista) o asistir a un seminario RYLA, otorga
medio punto adicional a la evaluacin final (solamente vale uno de los dos, no se acumula si se
cumplen ambos). Se verificar si el aspirante ha sesionado por lo menos dos meses antes de
entregar la solicitud con un INTERACT.
3. La forma de evaluacin es la siguiente:
y de Rotary)

4. Los resultados sern enviados por parte de la Oficina del Gobernador de Distrito a los clubes
que patrocinaron jvenes para el programa.
5. El lugar y fecha de la evaluacin ser proporcionado el da del Seminario mencionado en el
punto 4 del apartado BASES PARA LOS CLUBES.

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OBSERVACIONES

1. Si es cancelado el Intercambio a solicitud de los padres biolgicos, deber ser por escrito antes
del 31 de enero del 2017. No tendr derecho al reembolso de la inscripcin.
2. Asignado el pas anfitrin al joven, lo cual se estima sea en el mes de abril 2017, los padres
tendrn un plazo de diez das a partir de la fecha que se le d a conocer el pas asignado, para
cancelar su participacin por no estar de acuerdo con la asignacin del pas o cualquier otra causa,
siendo esta cancelacin por escrito. No tienen derecho a ningn reembolso. Ya que las
contrapartes (jvenes del extranjero Inbound) ya estarn empatadas.

3. Se tienen plazas aseguradas para los primeros 80 lugares de la evaluacin. Los dems estarn
sujetos a la disponibilidad de plazas que se consigan con los distritos con los cuales se logren
convenios.

4. Cualquier situacin o contingencia no prevista, ser resuelta por el Gobernador de Distrito en

consulta con el Comit de Intercambio de Jvenes

5. El incumplimiento de las familias en sus responsabilidades con sus inbounds, podr resultar en
la terminacin anticipada del intercambio de sus hijos en el extranjero.

6.-Los clubes que consigan plazas directas debern comunicar esta situacin al comit de
intercambio de jvenes a ms tardar el 5 de septiembre. Los jvenes debern llenar la solicitud en
las mismas fechas y requisitos que todos los aspirantes y cumplir con todo el proceso. No se
admitirn solicitudes despus de esta fecha. Este tipo de intercambio deben ser autorizados
previamente por el distrito 4185.

7.-No existen cobros adicionales ms que los mencionados en el apartado FINANZAS de esta
convocatoria, ningn socio rotario o club podrn solicitar a los aspirantes cantidades adicionales a
las mencionadas anteriormente. Cualquier situacin deber comunicarse por escrito a este
comit.

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Atentamente,

JORGE LUNA CARBAJAL AGUSTN MELGAR GARCA

Gobernador de Distrito 2016-2017 Chairman Programa Intercambio de Jvenes
2014-2017

OMAR FALCN ABURTO JAQUELINE CERVANTES RODRGUEZ

Gobernador Electo 2017-2018 Chairwoman Programa Intercambio de Jvenes
2017-2018

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