Conceptos Bsicos de Access

Qu es Access?
01/01/2012

Mario Luis Burgos Calle

Mario Luis Burgos Calle 18/10/12

Que es Access?

Access es una aplicacin que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener
Access necesitas instalar una versin de Office que lo contenga. Es bastante habitual que en
una distribucin del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo tienen. Por
ejemplo Office Profesional incluye Access.

Esa aplicacin es un sistema de gestin de base de datos que utiliza por defecto el motor de
base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz
preparada para gestionar cualquier base de datos, no slo una base de datos Access. Los
sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier
base de datos. A travs de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando
un lenguaje de programacin o una aplicacin como Access. Por ejemplo, podramos
conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access.

Access nos permite definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que
normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que
est incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access podemos crear este tipo de bases
de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a travs de la
aplicacin. Access dispone de numerosos mtodos y asistentes para definir cualquier
elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y realizar
la administracin y gestin de los datos.

Se puede conectar tambin a otros tipos de programas como Microsoft visual basic o studio
los cuales son programas que sirven para crear programas de Windows estos programas se
pueden conectar directamente a bases de datos permitiendo asi la posibilidad de poder crear
programas tales como los que se utilizan en las cajas registradoras del megamaxi que con
un cdigo ya guardado en una base de datos de Access se puede obtener la informacin del
producto.

Como crear una base de datos?

Microsoft Access proporciona dos mtodos para crear una base de datos. Se puede crear
una base de datos en blanco y agregarle ms tarde las tablas, formularios, informes y otros
objetos; ste es el mtodo ms flexible pero requiere que cada elemento de la base de
datos sea definido de forma separada. El segundo mtodo consiste en usar un Asistente
que crea en una sola operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de
base de datos elegido por el usuario; sta es la forma ms sencilla de empezar a crear una
base de datos. En ambos casos, despus de haber creado su base de datos podr
modificarla y extenderla cuando lo desee.

Crear una base de datos sin usar un asistente: 1) Al iniciar Microsoft Access aparece
automticamente un cuadro de dilogo con opciones para crear una nueva base de datos o
abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de dilogo, haga clic en Base de
datos en blanco y luego en Aceptar. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el
cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego
haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General. 2) Especifique un
nombre y una ubicacin para la base de datos y haga clic en Crear.
Despus de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para
definir los objetos que formarn su base de datos.