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RECOMMANDATIONS ............................................................................................... 41
ANNEXES
INTRODUCTION
Au dbut des annes 1990, le Sous-comit des archivistes de la CREPUQ, sensible
lmergence des rseaux dinformation et de communication institutionnels, a men une
tude concernant la gestion des documents numriques dans les tablissements
universitaires du Qubec. Ses conclusions, publies dans louvrage La gestion des
archives informatiques (1994), indiquaient clairement que les principes et les mthodes
relatifs lidentification, la classification et au reprage des documents, de mme qu
la gestion de leur cycle de vie en fonction dun calendrier de conservation sappliquaient
aux documents numriques et ceci, ds leur cration.
Cest dans cet esprit que le Sous-comit des archivistes a form le Groupe de travail sur
la gestion des documents numriques en lui confiant le mandat de vrifier ltat
davancement de la gestion de ces documents et dactualiser sa vision en rapport avec les
applications concrtes qui existent maintenant dans ce domaine ou qui feront lobjet
dimplantations dans un avenir prochain. Il a voulu galement faire dresser un portrait
raliste des avenues de dveloppement possibles en regard des besoins et exigences
universitaires, lgislatives ou rglementaires et prsenter des mthodes mettre en place
dans limmdiat pour favoriser lmergence dune gestion adquate des documents
numriques produits ou reus par les tablissements universitaires dans le cadre de leurs
activits.
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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)
Les rsultats des travaux raliss par le groupe de travail dmontrent quil est maintenant
possible de rpondre ces conditions; tarder le faire entranerait une rgression et une
svre dgradation de la gestion de linformation documentaire lchelle des institutions.
cet gard, les impacts ngatifs sont dj prsents et suffisamment importants pour que
lon y apporte une attention immdiate et des solutions appropries.
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Une quarantaine de personnes ont particip cette journe dtude.
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DFINITIONS
Afin d'viter toute confusion quant au sens des termes utiliss, voici les dfinitions
que les auteurs ont retenues :
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La dfinition de document numrique ninclut pas les documents sur supports analogiques, mme sils ne
peuvent tre lus quavec des appareils dits lectroniques . Sont donc exclus, par exemple, les rubans et
cassettes sonores et audiovisuels non numriques. Par contre, les reproductions numriques de documents
analogiques sont incluses dans la dfinition de document numrique; par exemple, des reproductions de
documents photographiques ou textuels sur cdrom. Toutefois, avec ces rserves et sauf indication
contraire, lectronique est synonyme de numrique dans le texte, tellement certaines expressions comme
courrier lectronique et fichier lectronique sont devenues courantes.
3
Tir de : La gestion des documents adapte linforoute gouvernementale, Rapport synthse du Chantier
en ingnierie documentaire. Gouvernement du Qubec, Conseil du trsor, Janvier 1999 (Collection en
ingnierie documentaire : 1).
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1. PROBLMATIQUE
La dcision dentreprendre une rflexion sur les documents numriques
institutionnels repose essentiellement sur le constat dune faiblesse concernant la
gestion, le contrle et la prservation long terme des documents issus des
technologies de linformation. Actuellement, ces problmes sont exacerbs par le
fait qu chaque jour, sans systme cohrent de gestion des documents
numriques, des centaines demploys crent, dans le cadre de leurs activits et
de leurs fonctions, des documents, des rapports, des mmos, des publications, des
procdures, etc., en utilisant pour ce faire des ordinateurs communiquant en
rseaux locaux et avec le monde extrieur.
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Il sagit donc dune ressource essentielle qui, dans sa forme lectronique, ne peut
prsentement rpondre aux impratifs daccessibilit, de scurit, de conservation
et dlimination scuritaire auxquels les universits sont soumises. Les
consquences sont de trois ordres. Les gestionnaires ne peuvent reprer leur
information temps; les informaticiens, eux, ne savent quoi effacer pour
redonner leur environnement la performance que les utilisateurs en attendent; et
lorganisation manque son devoir de se pourvoir doutils lui permettant de
consigner linformation administrative et dasseoir ses droits. Ainsi, non seulement
la prise de dcision devient hasardeuse, linformation critique ntant pas toujours
disponible ou mme connue, mais il y a galement un risque de se retrouver avec
une discontinuit dans les archives institutionnelles et une diminution de la
protection des intrts juridiques, financiers et administratifs des universits. Qui
plus est, le mode de gestion institutionnel, caractris par le roulement rgulier de
la majorit des administrateurs, vient accentuer ces problmes.
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Bearman, D. et Cox, R. Functional Requirements for Evidence in Electronic Recordkeeping, Univ. of
Pittsburgh School of Information Sciences, 1994.
5
Duranti, L. et Eastwood, T. The Preservation of the Integrity of Electronic Records. UBC, School of Library,
Archival and Information Studies. 1997. http://www.interpares.org/UBCProject/index.htm.
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A Methodology for Evaluating Recordkeeping Systems The Indiana University Electronic Records Project.
University Archives, Indiana University Bloomington Libraries. Avril 1998.
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Toutes ces recherches, bien que trs diffrentes, notent les mmes dfis face la
gestion des documents numriques. Ceux-ci devraient pouvoir :
Servir de preuve, cest--dire :
identifier le crateur du document et son modificateur;
assurer sa non rpudiation;
identifier les dates de cration et de modification du document;
dmontrer son authenticit (non altration).
tre conservs long terme, ce qui implique galement :
tre facilement copis dun support un autre (volution du march et
supports obsoltes);
tre accessibles;
demeurer identiques leur tat premier (formatage et ditique);
tre comprhensibles cest--dire conserver le contexte dans lequel ils ont
t crs (par exemple, la rponse une lettre doit, pour tre intelligible,
tre jointe ou faire le lien avec la lettre dorigine).
tre ractivs et complts par dautres transactions, si besoin est.
Sans simplifier outre mesure les rsultats de ces recherches, on peut tout de
mme relever, dans leurs conclusions, quils convergent vers un consensus. En
effet, ils soulignent peu prs tous :
limportance des mtadonnes8 qui doivent tre attribues tout document
numrique en vue den faire un objet compltement document en lui-mme,
cest--dire auquel sont attachs des renseignements concernant le contenu, le
contenant et le contexte du document;
la ncessit de capter ces mtadonnes au moment de la cration du
document (plus grande valeur de preuve, moins de risque de perte et cots
moindres);
lintrt de recueillir les mtadonnes de faon automatique donc en les
gnrant le plus possible au moyen du circuit de production en vigueur.
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http://www.prov.vic.gov.au/vers/standards/standards.htm.
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Les mtadonnes deviennent, dans Internet, un mcanisme utilis dans plusieurs protocoles pour vhiculer
une information qui reste externe un contenu, tout en y tant rattache, par exemple la signature
numrique dun document. Tir de : La gestion des documents adapte linforoute gouvernementale,
Rapport synthse du Chantier en ingnierie documentaire. Gouvernement du Qubec, Conseil du trsor,
Janvier 1999 (Collection en ingnierie documentaire : 1).
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Du point de vue des universits, il suffit de comprendre que la Loi, par ailleurs
abstraite et rdige en une langue peu usuelle en matire lgislative, est fonde
sur cinq principes qui garantissent une trs grande souplesse sur le plan des choix
technologiques. Ces principes sont les suivants :
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Il sagit donc dune rvolution et il faudra que les universits shabituent lide
que toute compilation dinformation constitue dsormais clairement un
document ; document quelles devront souvent conserver en vertu de la Loi sur
les archives ou quelles souhaiteront parfois avoir mieux conserv afin de pouvoir
lutiliser en preuve dans un quelconque litige. Labsence doutils de conservation
utiles, srs et volutifs, tient donc dsormais du risque que les tablissements
universitaires ont le devoir de grer dans leur meilleur intrt.
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Il est important de noter que, sauf dans quelques cas particuliers auxquels
certaines rgles sappliquent, la forme dun document peut tre modifie sans en
affecter la valeur juridique. Par exemple, une photo peut tre transfre sur un
cdrom, un texte peut tre numris sans en affecter les consquences
juridiques, condition bien sr que lintgrit de linformation contenue au
document soit assure. En pratique, jusqu ce que les tribunaux aient clarifi
certaines questions relatives lintgrit du contenu, et en particulier dtermin
quel type de preuve les satisfera cet gard, il y aura lieu de documenter
adquatement de tels transferts, de faon ce que les individus y ayant procd
puissent tmoigner du fait quils ont t produits selon les rgles de lart.
La Loi prvoit quil nest pas ncessaire de faire la preuve que le systme
informatique utilis pour conserver un document en assure lintgrit, moins que
la personne contestant ladmission de ce document en preuve offre une preuve
convaincante du contraire. Cependant, jusqu ce que lon puisse tirer des
enseignements de la jurisprudence, qui sera sans aucun doute dveloppe par les
tribunaux ce sujet, il vaudra mieux tre en mesure de faire la preuve par
tmoins des caractristiques propres aux systmes utiliss et des garanties
dintgrit quils offrent. Il est peu probable que les tribunaux se satisfassent du
matriel publicitaire ou du tmoignage de vendeurs de systmes informatiques
pour conclure que le transfert dun document dun support un autre offre les
garanties ncessaires en ce qui concerne lintgrit du contenu du document. Sans
doute assistera-t-on la naissance dune nouvelle catgorie de tmoins experts,
qui les parties feront appel afin de tmoigner des caractristiques des systmes
informatiques utiliss pour la conservation de documents mis en preuve.
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SYSTMES ET LOGICIELS
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Electronic Document Management Systems.
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Recordkeeping Management Systems.
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Un coup dil rapide sur les systmes acquis par des organismes dont lenvergure
se rapproche de celle des universits permet de constater quau Qubec, les
dveloppements concernant la gestion des documents numriques intgre sont
amorcs. En effet, des essais ou projets-pilotes sont mens, depuis quelque
temps, dans certaines de ces grandes entreprises qubcoises. Ainsi, Hydro-
Qubec, qui possde Documentum, a test le logiciel LiveLink de OpenText.
Tlglobe, qui possde Lotus Notes depuis dj quelques annes, semble regarder
du mme ct. Alcan utilise les produits FileNet. Les grandes compagnies
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titre dexemple de cots se situent, en haut de gamme, les produits tels que
Documentum, FileNet et Open Text dont le prix peut varier de 700 $ 1 200 $ par
utilisateur selon les services retenus et, lautre bout de lchelle, SharePoint
environ 50 $ par utilisateur aprs lachat dune version, pour le serveur, au cot de
8 000 $. Par ailleurs, la compagnie Eastman offre un produit qui s'intgre
compltement Outlook et qui permet de faire de la gestion de documents, de la
numrisation et une mthode simple de gestion des processus (workflow) ad hoc.
Le volet serveur cote environ 1 500 $ et, pour la suite, environ 100 $ par poste.
Une autre solution, Domino.doc engendre des cots d'environ 18 000 $ pour le
serveur et de 15 $ par poste. Par la suite, il est possible d'ajouter certaines
composantes, dont celle servant grer les dlais de conservation. Il est noter
que les prix demeurent en troite corrlation avec la formule de dploiement
choisie par ltablissement et que mme dans un contexte particulier, ils sont fort
probablement ngociables selon le nombre de postes impliqus.
FORMATS ET SUPPORTS
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Notons que les supports les plus courants incluent entre autres, le CD, le DVD, le
SAN (regroupement de disques durs partags en rseau). Les formats, pour leur
part, concernent les techniques dencodage des donnes et incluent les formats
propritaires tels que Word, pdf, etc., et les formats ouverts tels que XML, TIFF et
autres.
Mais que faire des supports actuels tels que disques durs, CD-ROM et autres qui
nexisteront plus dans quelques annes sous leur forme prsente? On peut dj
constater que le CD-ROM, qui se voit progressivement remplac par le DVD-ROM,
le sera galement, dans un avenir plus ou moins loign, par le DVD-ROM haute
dfinition. Le pass tant souvent garant de lavenir, on na qu se rappeler les
rubans magntiques de 2 400 pieds des salles dordinateurs dautrefois, les
disquettes de 8 pouces des anciens appareils de traitement de texte Micom et AES,
ou encore les cartes perfores Hollerith des premires perforatrices, pour constater
quil est donc essentiel de se prmunir contre lobsolescence assure des supports
informatiques par un programme de migration priodique.
SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE11
Pour une conservation plus long terme des donnes, les informaticiens ont
recours ce quils dsignent comme de larchivage qui consiste dans le transfert
des donnes, tabli selon certaines rgles, sur un mdium de plus longue dure,
tel le CD-ROM. Il sagit ici de donnes juges de valeur durable, en consquence il
ny a aucun recyclage des mdias. Lentreposage de ces supports se fait galement
en lieu sr, mais les donnes seront rcupres sur demande plutt que sur une
base rgulire, comme dans le cas des sauvegardes.
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Le sens du terme archivage dans un contexte informatique diffre, en termes de fonctionnalits, de celui
rfrant au contexte de la gestion des documents administratifs, la porte du premier tant nettement plus
limite.
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Pour leur part, les formats ouverts tels XML, XLS, Unicode, PNG, TIFF, XLINK et
SGML, ont t labors par des organismes de normalisation caractre public et
vocation internationale (ISO, W3C, etc.). Leur survie est assure par le besoin
commun de maintenir laccessibilit aux documents plutt que par la rentabilit
des logiciels qui les supportent.
Dans tous les cas, il peut savrer utile de produire le document dans le format
dans lequel il sera conserv, afin dviter des tapes de conversion superflues.
Cette mthode de production sapplique bien aux documents bureautiques, aux
courriels et aux pages Web; par contre, elle est plus difficile mettre en
application dans le cas de bases de donnes.
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Les lments dune stratgie comblant les divers besoins de conservation sont
reprsents ici sous forme de tableau :
Dure de conservation en
Format
fonction du calendrier de Services requis
initial
conservation
Courte dure (moins de 5 ans) Propritaire stockage sur serveur;
limination au dlai prescrit;
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Pareil systme12 repose donc sur la prise en charge dun document cr, ou d'une
transaction mene, jusqu son enregistrement institutionnel dans une vote ou un dpt
virtuel qui sera, selon les tablissements universitaires, local ou centralis. Plusieurs
fonctions constituent des tapes qui pourront, selon ltablissement, tre considres
comme obligatoires ou optionnelles.
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Voir le schma du modle, page suivante.
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On trouvera lAnnexe 2, titre dexemple, une liste des mtadonnes qui pourraient tre requises pour les
besoins de la gestion des documents numriques.
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Rapport final du Groupe de travail sur les thses lectroniques. Confrence des recteurs et des principaux
des universits du Qubec, 2001. 73 p.
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3.6 CERTIFICATION
Il est possible quune autorit de certification soit ncessaire dans
laccomplissement de certaines activits ou de certains mandats particuliers. Cette
autorit, ou agent de certification, fait en sorte de placer la cl publique de chaque
utilisateur et l'information permettant de l'identifier dans un certificat, ou un
message, qui est lui-mme sign par cette autorit de certification et rendu
accessible dans un rpertoire public. Ainsi, deux autorits se faisant confiance au
sein d'une mme structure, il s'ensuit que tous les signataires sont certifis
authentiques, par le seul fait de vrifier le certificat de l'agent de certification.
3.7 DIFFUSION
Dans la poursuite du processus, linformation cre doit normalement tre diffuse
au moyen de lapplication approprie. Il peut sagir dun systme de messagerie,
dune application de bureautique (comme par exemple des fichiers de traitement
de textes conservs dans un rpertoire dont laccs pourrait tre partag) ou
encore de la mise en ligne de documents (comme par exemple la publication sur le
Web ou dans un intranet).
3.8 INDEXATION
Afin de favoriser lexploitation par les moteurs de recherche, le contenu des
documents eux-mmes a tout avantage tre index.
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Le moyen le plus appropri pour assurer lorganisation des dossiers est le recours
un systme institutionnel de classification documentaire. Celui-ci, bas sur une
structure hirarchique et logique compltement indpendante des applications
avec lesquelles les documents numriques sont crs ou reus, assure un
regroupement des documents selon un modle proche des fonctions et des
activits autant que des processus administratifs et acadmiques de
ltablissement concern.
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La version finale de ces fichiers serait ainsi gele de faon les protger contre
toute modification possible. Toute action excute sur les fichiers sera journalise
de manire la documenter et assurer lauthenticit de linformation.
3.12 RECHERCHE
Un moteur de recherche assurera le reprage des fichiers. Ce moteur devra
permettre deffectuer diffrents types de recherches sur les fichiers : noms des
fichiers, codes ou numros de dossiers, noms de rpertoires correspondant la
structure de classification ou des dossiers, contenu des fichiers (recherche par
mots-cls et recherche plein-texte) ou encore, mtadonnes des fichiers.
3.13 SLECTION
Une fois les dlais de conservation aux stades actif et semi-actif couls, une
slection des fichiers devra tre effectue de manire liminer ceux dont la
destruction est permise par le calendrier de conservation de ltablissement.
Bien quil ny ait pas encore de norme internationale ISO dans le domaine de la
conservation prenne, lindustrie, par lentremise du Consortium W3 a, ds 1998,
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recommand le format XML pour les documents et les donnes sur le Web. Cet
ensemble de rgles, de lignes directrices et de conventions, produit des fichiers qui
sont faciles gnrer et lire par un ordinateur et qui vitent les piges courants
tels que la dpendance par rapport certaines plates-formes. Le format XML est
issu de la norme ISO 9069 traitant de lchange des documents de type SGML,
comme ceux que lon voit sur le Web. Il permet de consulter des donnes sans que
lusager ne soit tenu de possder lapplication (ou le logiciel) qui les a produites.
Au Qubec, le mme format a t choisi pour la conservation prenne des thses
lectroniques, le format de diffusion privilgi tant le pdf.
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4. PLAN DACTION
Suite lexamen des contextes juridique et technologique et la prsentation du modle
propos pour assurer la gestion des documents numriques, il convient de proposer un
plan daction qui permettra chaque tablissement de dvelopper ses propres
orientations stratgiques et de mettre en place un systme structur dans son institution.
Il est important de prciser que la dmarche propose ne prtend pas constituer une voie
unique, une solution parfaite, prendre ou laisser. Elle ne reprsente pas non plus un
processus raliser obligatoirement dans lordre inscrit, bien que certaines tapes doivent
videmment tre franchies avant dautres. Chaque tablissement pourra considrer et
appliquer le plan daction selon son propre rythme, en tenant compte de sa ralit et de
ses ressources. Aprs avoir inscrit la gestion des documents numriques dans ses
priorits institutionnelles, il pourra donc adopter et amorcer la ralisation dun plan
daction gnral qui lui permettra de faire un premier pas en avant (ou de poursuivre ses
efforts) dans ce domaine.
MANDAT
INTERVENANTS CONCERNS
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Cette quipe, pilote par lunit responsable de la gestion des documents et des
archives, sera compose de gestionnaires de documents, darchivistes,
dinformaticiens, ainsi que des producteurs et utilisateurs de documents qui seront
impliqus au fur et mesure du processus danalyse des sries de documents.
CHANCIER ET RESPONSABILITS
DOCUMENTS
Cette opration devra tre effectue avec la collaboration des units productrices
de documents: units de gestion (administration, ressources humaines,
financires, mobilires et immobilires, information et communication) et units
dexploitation (affaires tudiantes, services communautaires, enseignement,
recherche et cration).
Les sries de documents identifies comme prioritaires devraient idalement
tre slectionnes parmi plusieurs catgories de documents numriques :
bases de donnes, fichiers bureautiques, courriels, Web, etc., afin de tester le
systme propos en fonction du plus grand nombre de critres.
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RGLES DE CONSERVATION
FONCTIONNALITS ET MTADONNES
Pour chaque srie de documents cible, il faudra analyser les processus en place et
les fonctionnalits souhaites en matire daccs et de prservation des
documents :
par une analyse du cheminement de ces documents (en rapport avec les
diffrentes tapes du modle de gestion des documents numriques: cration,
diffusion, indexation, classification, conservation);
par une tude de la pertinence de lutilisation de feuille de style, signature
lectronique, certification, etc.;
par lvaluation et lidentification des besoins de scurit et des droits daccs
aux documents numriques.
RESSOURCES
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Le devis devra prciser les donnes concernes et leur organisation, les rsultats
souhaits ainsi que les ressources humaines, matrielles et logicielles impliques.
Il permettra dexpliquer le produit recherch auprs des fournisseurs de services et
servira de point de rfrence pour lquipe responsable qui aura ensuite effectuer
une slection.
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La grille dvaluation devra tenir compte de diffrents aspects tels que les cots
dacquisition, dimplantation et de maintenance du systme, la compatibilit avec
lenvironnement et les systmes prsents dans ltablissement, la fiabilit ou la
maturit technologique du logiciel, le degr de scurit du systme et des donnes
qui y sont gres, la convivialit du produit, la modularit de ses fonctions et les
possibilits de personnalisation, le degr dautonomie requis pour ces oprations,
la date de livraison et la dure de limplantation, les divers services clients offerts,
etc. Cette grille dvaluation pourra, videmment, tre complte par dautres
critres plus spcifiques certains tablissements.
Cette analyse permettra dorienter lquipe sur le choix du logiciel, de formuler ses
recommandations la direction de ltablissement en vue de la ralisation du
projet-pilote.
PARTENARIAT INTER-TABLISSEMENTS
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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)
Le projet-pilote envisag portera sur une srie de documents, mais pourra aussi
concerner un secteur ou un regroupement dunits au sein du milieu universitaire.
La culture de ltablissement, ainsi que les ressources et les projets en
dveloppement dans le secteur des technologies de linformation (TI), devront tre
considrs dans le choix du cadre dun projet-pilote. Chaque institution pourra
adopter une dmarche diffrente en fonction de ces facteurs et dautres
considrations qui leur sont spcifiques.
Appuye par les diverses analyses menes et particulirement par les rsultats du
projet-pilote, lquipe responsable aurait avantage mettre en place diverses
mesures transitoires afin de faciliter limplantation du nouveau systme.
Ladoption finale dun systme de gestion des documents numriques devra tre
appuye par une valuation de ses capacits remplir les attentes qui ont t
dfinies lors de lanalyse des besoins, la ralisation du devis et surtout les
commentaires exprims par les usagers, particulirement ceux recueillis dans le
cadre du projet-pilote.
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POLITIQUE INSTITUTIONNELLE
PROGRAMME
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PLAN DE COMMUNICATION
VEILLE TECHNOLOGIQUE
Pour ce faire, il faudra notamment configurer les postes de travail, savoir les lier
au systme et attribuer les droits daccs aux diffrents utilisateurs. Ensuite, on
devra assurer la formation du personnel, en dveloppant leurs comptences et leur
expertise en gestion des documents numriques, notamment en assurant la
formation des usagers, en leur offrant du soutien, en attribuant des responsabilits
spcifiques en la matire, etc. Cette formation sera trs importante et permettra
dassurer la gestion du changement des habitudes et procdures de travail des
utilisateurs.
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CONCLUSION
Contrairement aux systmes de gestion de documents sur support analogique (papier),
dvelopps et mis en place dans les tablissements universitaires depuis plusieurs
annes, qui ont fait la preuve de leur efficacit, la gestion des documents numriques
ncessite encore une attention et un dveloppement spcifiques. En effet non seulement
les principes et pratiques en ce domaine sont peu connus et mettent en cause des
quipements qualifis de rvolutionnaires par bon nombre dusagers, mais leur gestion
adquate cre galement des impacts importants sur la gestion des documents
analogiques.
Les rsultats de la rflexion collective mene dans le prsent rapport dmontrent la force
et les avantages dune action concerte et des changes dexpertises raliss au sein de
la CREPUQ. Ce travail devrait se poursuivre, dans le meilleur intrt de tous. Il apparat
clairement quun bon systme de gestion des documents numriques constituera non
seulement un moyen efficace de satisfaire aux exigences du mandat des secrtaires
gnraux, mais pourra galement constituer une valeur ajoute pour les tablissements
universitaires.
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RECOMMANDATIONS
la suite de cette rflexion collective, le Sous-comit des archivistes recommande :
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ANNEXES
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Confrence des recteurs et des principaux des universits du Qubec. Rapport final du
Groupe de travail sur les thses lectroniques. Montral, CREPUQ, 2001. 73 p.
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The Dublin Core Metadata Initiative. [en ligne] http://dublincore.org/ (25 fvrier 2004)
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