Manuel dutilisation simplifi

Alpha Salon

TABLE DES MATIRES

1. INFORMATIONS GNRALES
1.1. Touches du clavier
1.2. Gestion des compagnies, administrateurs et utilisateurs
1.3. Menu principal et sous-menus
1.4. Fentres
1.4.1. Slection dun enregistrement
1.4.2. Slection de plusieurs enregistrements
1.4.3. Recherche dun enregistrement
1.4.4. Listes droulantes
1.4.5. Botes de recherche
1.4.6. Calendrier
1.4.7. Impression
1.4.8. Aide
1.5. Messages

2. OPRATIONS
2.1. Configuration
2.2. Cration dune compagnie
2.3. Gestion dune compagnie
2.4. Prfrences
2.5. Dpartement
2.6. Terminal
2.7. Facturation
2.8. Fermeture de caisse
2.9. Rapports de taxes
2.10. Achat fournisseur
2.11. Commande client
2.12. Bilan mdical
2.13. quipement
2.14. Poste de travail
2.15. Regroupement
2.16. Cahier de rendez-vous
2.17. Planification de rendez-vous
2.18. Gestion de la paie
2.19. Paiement
2.20. Envoi de courriels Clients / Fournisseurs
2.21. Archives
2.22. Cumulatifs
2.23. Importation
2.24. Coordonnes
2.25. Maintenance
2.26. Alpha Salon version dmo
1. INFORMATIONS GNRALES
1.1. Touches du clavier

Il ny a pas de touches de fonctions pour travailler dans lapplication

Alpha Salon. Les touches F1, F2, etc. ne servent pas dans lapplication, de mme
que les combinaisons de touches Alt et Ctrl .

Mais il faut connatre certaines touches de base du clavier. La touche Tab sert
se dplacer dun champ lautre ou dun contrle lautre, mais nactive pas les
boutons de commande. Elle permet de lire ce quon a crit dans un champ
lorsquon quitte ce champ pour se dplacer un autre champ.

Pour slectionner un bouton de commande, il faut appuyer sur la touche Entrer

quand le bouton est activ (bouton entour dun carr) ou se servir de la souris.
Dailleurs, lapplication est conue pour fonctionner avec la souris car celle-ci est
rapide et simple dutilisation et ne ncessite pas de liste de touches retenir pour
faire fonctionner lapplication.

Donc, en rsum, aucune liste de touches retenir; lutilisation de la souris permet

en plus de garder une main libre pour accder au clavier.

1.2. Gestion des compagnies, administrateurs et utilisateurs

Avant de dmarrer Alpha Salon, vous devez choisir une personne qui sera le
gestionnaire principal de toute lapplication et de toutes les compagnies qui seront
cres. Ce gestionnaire portera le nom Gestion des compagnies et aura son
propre mot de passe. Il aura accs au support technique, aux consultations
darchives des compagnies, la cration de nouvelles compagnies et au code
daccs pour installer le logiciel et les diffrents modules complmentaires.

Le gestionnaire ne gre pas les compagnies mais dlgue plutt des

administrateurs pour chaque compagnie. Chaque administrateur de compagnie
dlguera ensuite des utilisateurs ainsi que les droits se rapportant chaque
utilisateur.

Chaque action de lutilisateur (ajout, modification et suppression) sera inscrite

avec chaque enregistrement des bases de donnes. Ainsi, il sera plus facile de
savoir si chaque action pose par les utilisateurs comporte une erreur ou ne se
conforme pas aux mthodes de travail proposes par ladministrateur. Cela
apporte aussi une meilleure scurit et une trace de chaque action pose dans
lapplication. Chaque utilisateur a son propre mot de passe et il est fortement
conseill de ne pas le divulguer qui que ce soit pour une question de scurit.
Quelquun dautre pourrait se servir de votre nom et de votre mot de passe pour
 excuter des actions dans lapplication qui pourraient causer des prjudices trs
srieux par manque de connaissance de lapplication, surtout au niveau du dossier
mdical des clients.

Il est recommand de changer son mot de passe tous les mois pour une meilleure
confidentialit et scurit.

Au dmarrage dAlpha Salon, vous devez choisir une compagnie dans la premire
liste droulante. Cest dans cette liste que vous pouvez choisir Gestion des
compagnies pour avoir accs dautres commandes non-accessibles par les
administrateurs et les utilisateurs des compagnies.

Ensuite, vous devez choisir un utilisateur. Chaque compagnie possde sa propre

liste dutilisateurs, lexception du mode Gestion des compagnies , qui ne
possde quun utilisateur portant aussi le nom Gestion des compagnies . Un
employ nest pas automatiquement un utilisateur. Vous devez crer un utilisateur
en choisissant un employ dans la liste et un mot de passe pour quil devienne un
utilisateur de lapplication.

Ensuite, vous devez entrer le mot de passe qui, sil est valide, affichera les
boutons correspondants. Vous pouvez aussi choisir votre langue de travail.

vitez de travailler sous le nom dutilisateur Administrateur mme si vous

tes le seul utilisateur de cette compagnie. Il est prfrable de crer un autre nom
dutilisateur.

Dans le menu principal, cliquez dans le haut sur le logo Alpha Salon pour
accder la fentre propos de .

1.3. Menu principal et sous-menus

Dans le menu principal, les boutons apparaissant au bas de lcran servent :

1. accder au dossier de la compagnie, 2. accder aux options de configuration de
la compagnie, 3. accder aux rapports dimpression et, 4. accder aux archives.

Les autres boutons plus au centre de lcran (Agenda, Transactions, Ressources,

Rpertoires, Prfrences) vous permettent de faire apparatre les sous-menus
correspondants droite.

Appuyez sur le bouton dun sous-menu pour ouvrir la fentre correspondant

votre choix.
1.4. Fentres

louverture dune fentre, on aperoit une grille de donnes comprenant tous les
enregistrements dans la table (une base de donnes contient plusieurs tables).
Certaines fentres nont pas de grille de donnes ou de recherche louverture.
Parfois il sagit de la suite dun enregistrement en particulier comme Client
bilan mdical .

On peut agrandir ou diminuer la largeur des colonnes de la grille de donnes en

positionnant le curseur de la souris sur la ligne de sparation entre deux champs.
Le curseur se changera en une flche deux ttes. Vous pourrez alors rduire une
colonne ou lagrandir selon votre choix. Vous pouvez masquer toutes les colonnes
que vous ne dsirez pas voir ou agrandir celles o vous ne voyez pas toutes les
donnes dans le champ.

En sortant de la fentre, chaque utilisateur conserve ses paramtres concernant la

largeur des colonnes dans la grille de donnes. Pour rtablir la largeur des
colonnes par dfaut, cliquez en haut droite de la grille de donnes sur le mot
Grille par dfaut .

En entrant dans une fentre, vous tes en mode consultation. Le mode de travail
prsentement en cours est indiqu en bas au centre de la fentre. Dans le mode
consultation, on ne peut faire aucun ajout, modification ou suppression
lenregistrement affich. Mais en revanche, on peut imprimer ou consulter laide.

Pour effectuer une action particulire lenregistrement en cours, il vous faut

appuyer sur les boutons de commande correspondants situs droite de la fentre.
En appuyant sur les boutons Ajouter ou Modifier , tous les autres boutons
daction disparaissent de lcran, de mme que le bouton Fermer . Pour ces
deux modes (ajout, modification), il ny a que deux possibilits de sortie, soit
Annuler ou Enregistrer . Dans ces deux modes, la grille de donnes sur le
premier onglet est barre de mme que la recherche, le slecteur et le dplacement
dans les enregistrements et ce pour une question de scurit des donnes.

Une toile rouge situe ct dun champ de saisie ou un titre de champ en

caractres gras indique une saisie obligatoire pour pouvoir enregistrer
lenregistrement en cours.

Pour suivre la trace des plus rcentes modifications ou lajout dun enregistrement
par un utilisateur, choisissez longlet Administrateur et consultez la section
Dernier ajout / modification effectu par . Le jour et lheure de la modification
ou de lajout sont aussi indiqus.

Pour accder longlet Administrateur , vous devez possder les droits requis
dans la fentre des utilisateurs, accessible uniquement par ladministrateur de la
compagnie.
Dans la section au bas de chaque fentre, on retrouve le nom de lutilisateur en
cours et le nom de lenregistrement sur lequel on se trouve prsentement. Ainsi,
lorsquon se dplace dans un onglet en particulier, on sait toujours sur quel
enregistrement on se situe (ex. : n dossier et nom du client, n produit et
description, etc.). De plus, on retrouve aussi le nom de la compagnie dans laquelle
on travaille prsentement et le dpartement.

1.4.1. Slection dun enregistrement

On peut accder un enregistrement en particulier en faisant dfiler la grille de

donnes ( laide du curseur droite), puis slectionner lenregistrement dsir en
cliquant gauche de lenregistrement.

On peut aussi faire dfiler les enregistrements (un la suite de lautre) en se

servant du slecteur denregistrement situ en bas au centre, au-dessus de
laffichage du mode en cours. On peut aller lenregistrement suivant ou
prcdent, au premier ou au dernier enregistrement dun seul clic.

On peut aussi apercevoir au centre du slecteur, le numro de lenregistrement en

cours et le nombre denregistrements dans la table.

1.4.2. Slection de plusieurs enregistrements

Lors dune slection de clients, employs et fournisseurs dans la bote de

recherche, il y a plusieurs mthodes de slection.

1.- Ex. = Tous les clients : cocher simplement la case Tous les client-e-s et
appuyer sur Ok .

2.- Slection des clients concernant la publicit :

Pour envoyer de la publicit aux clients qui le dsirent, cocher simplement

la case Clients pub (oui) et appuyer sur le bouton Ok .
Pour envoyer de la publicit aux clients qui ne le dsirent pas, cocher
simplement la case Clients pub (non) et appuyer sur le bouton
Ok .

3.- Slection dun certains nombres de clients selon certains critres :

Pour slectionner les clients dune ville en particulier, cliquer sur lentte
de colonne Ville pour effectuer un tri ascendant (de A Z). Ensuite
pour choisir tous les clients dune ville, cliquer gauche de la grille de
donnes sur le premier client, faites dfiler la grille de donnes en vous
 servant de la barre de dfilement droite et descendez jusquau dernier
client choisi. Tenez la touche Shift enfonce et cliquez sur le dernier
client toujours gauche de la grille de donnes. Tous les clients
slectionns apparatront dans un fond bleu. Par la suite, cocher la case
Clients slection et appuyer sur le bouton Ok .
P.S. : noubliez pas de coche la case Clients slection
Pour slectionner plusieurs clients : cliquer gauche sur le premier client
choisi et en tenant la touche Shift enfonce, cliquer gauche sur le
dernier client. Tous les clients choisis se suivent avec cette mthode.
P.S. : noubliez pas de cocher la case Clients slection
Pour slectionner plusieurs clients : cliquer gauche sur le premier client
choisi et en tenant la touche Ctrl enfonce, cliquer gauche sur chaque
client dsir sans ncessairement quils se suivent.
P.S. : noubliez pas de cocher la case Clients slection

Vous pouvez slectionner des clients selon les critres des colonnes offertes en
cliquant simplement sur lentte dune colonne pour effectuer un tri ascendant (de
A Z) et re-cliquer sur cette mme colonne pour effectuer un tri descendant (de Z
A).

1.4.3. Recherche dun enregistrement

Pour commencer une recherche, on doit choisir sur quelle colonne doit seffectuer
la recherche en cliquant sur lentte de la colonne dans la grille de donnes. En
cliquant pour la premire fois sur lentte dune colonne dans la grille de donnes,
le champ est tri de faon ascendante (de A Z). Si on clique nouveau sur la
mme colonne, le tri seffectuera de faon descendante (de Z A). Dans la bote
de recherche, le champ gauche indique sur quelle colonne on a cliqu (tri) et
droite de ce champ, un petit symbole ( = ascendant, = descendant) indique le
type de tri.

La recherche par Caractre signifie que chaque caractre saisi indique les
premiers caractres dun champ en particulier. Quand le ou les premiers caractres
ne sont pas trouvs, le curseur de la grille de donnes se positionne au dbut de la
grille.

La recherche par Mot signifie que vous recherchez un mot en particulier

contenu dans un champ renfermant un ou plusieurs mots. Chaque mot trouv
marquera tout lenregistrement sur fond bleu. Cette recherche peut seffectuer en
mode ascendant (de A Z) ou descendant (de Z A). Appuyer sur le bouton
Dslectionner compltement gauche pour tout dslectionner les
enregistrements marqus. Cette forme de recherche est trs diffrente de la
recherche par caractre qui seffectue en utilisant les premiers caractres
seulement.
1.4.4. Listes droulantes

Les listes droulantes fonctionnent en cliquant sur le bouton gauche du champ

de slection dun choix et en bougeant le curseur situ droite de la liste de haut
en bas. Il suffit ensuite de cliquer sur un choix pour quil apparaisse dans le
champ correspondant.

Une autre faon de procder est davoir le contrle activ ou en cliquant avec la
souris sur le bouton de la liste et ensuite appuyer sur une touche du clavier pour
accder la premire lettre du mot choisi. Chaque fois que vous appuyez sur la
mme lettre du clavier, les mots commenant par cette lettre dfileront lun aprs
lautre. Rendu au dernier mot commenant par cette lettre, la slection
recommence au premier mot commenant par la mme lettre.

1.4.5. Botes de recherche

En cliquant sur le bouton gauche du champ de slection dun enregistrement,

une bote de recherche peut safficher. Les botes de recherche permettent de
retrouver et de slectionner un enregistrement en utilisant des critres de
recherche. La recherche seffectue alors de la mme faon que dans la grille de
donnes.

Mais pour choisir un enregistrement en particulier, vous devez cliquer gauche de

lenregistrement slectionn et appuyer sur le bouton OK , ou cliquer deux fois
gauche de lenregistrement. De cette faon, vous choisissez un enregistrement et
fermez la fentre en mme temps. Lenregistrement slectionn apparatra au bas
de la bote de recherche.

Parfois, en bas dune grille de donnes, une case cocher apparatra pour choisir
la liste des enregistrements selon le genre de recherche que lon effectue et
laction souhaite. Noubliez pas de cocher la case approprie si vous choisissez
loption ci-dessus. Ne cliquez pas deux fois gauche non plus si vous choisissez
cette option.

De plus, on pourra choisir par slection un certain nombre denregistrements en

tenant appuy le bouton gauche de la souris et en slectionnant les
enregistrements gauche dans la grille de donnes et en dfilant jusqu
lenregistrement dsir. Vous pouvez trier les enregistrements avant de faire une
slection denregistrement.

Dans la fentre Client, employ ou fournisseur , noubliez pas de cocher la

case Client, employ ou fournisseur Slection multiple pour que la recherche
reconnaisse ce genre de slection. La slection multiple nest disponible que dans
la fentre Client, employ ou fournisseur .
Si certains champs se situent plus droite, lorsque vous cliquez gauche, la grille
se repositionne gauche. Alors pour voir les champs plus droite qui constituent
votre recherche, vous devrez masquer certains champs en amenant le curseur de la
souris en haut de la grille de donnes entre deux champs sur la ligne de sparation.
Le curseur se changera en une flche deux ttes. Rduisez alors ou agrandissez
les colonnes selon votre choix, pour masquer toutes les colonnes que vous ne
dsirez pas voir et agrandir celles o vous ne voyez pas toutes les donnes dans le
champ.

1.4.6. Calendrier

La bote du calendrier est accessible en appuyant sur le bouton droite des

champs requrant une date. On ne peut pas crire de date manuellement laide
du clavier dans un champ Date , et ce pour une meilleure scurit de saisie et
de compatibilit avec le choix de pays et de format de date choisi dans le panneau
de configuration.

En ouvrant la bote du calendrier, le curseur se positionne automatiquement sur le

jour.

Pour slectionner une autre date dans la mme anne en cours, appuyer sur les
petites flches en haut du calendrier, vers la gauche ou la droite selon le cas.
Chaque clic sur une de ces flches dplace le calendrier dune priode dun mois.

Pour slectionner une autre anne, il suffit de choisir une anne dans la liste en
haut du calendrier ou inscrire lanne directement dans le champ appropri et
ensuite choisir le mois et le jour dans le calendrier.

Vous pouvez choisir la case cocher Aucune date pour mettre un champ
Date en blanc ou vide.

Appuyer sur le bouton OK pour accepter la date choisie (inscrite en haut

droite du calendrier), ou appuyer sur le bouton Annuler pour ne pas modifier
le champ Date .

Lorsquil y a deux champs de date dans une fentre (ex. : date de dbut et date de
fin), il faut choisir les deux dates sparment, cest--dire suivre la procdure
dcrite ci-dessus pour chaque champ.

1.4.7. Impression

En appuyant sur le bouton Imprimer dans une fentre, vous accderez aux
choix dimpression disponibles selon la fentre slectionne. Vous pouvez
accder aux choix dimpression dans le menu principal en appuyant sur le bouton
Rapports en bas du formulaire.

la droite des choix dimpression, divers critres de slection apparaissent en bas

de la fentre des impressions selon le choix dimpression slectionn.

Les dates ne sont pas obligatoires. Sil ny a aucune date de saisie, limpression se
fait sans critre sur les dates. Si vous nentrez que la date de dbut, le rapport ne
comportera que les donnes pour une journe. Si vous nentrez que la date de fin,
limpression se fait sans critre sur les dates.

Il est aussi possible de slectionner loption Tous les choix pour slectionner
tous les enregistrements.

Aprs avoir choisi les diffrents critres, selon le cas, on peut ensuite appuyer sur
le bouton Aperu pour voir le rapport lcran sans limprimer. Dans
laperu, on peut exporter le rapport sous format Adobe Acrobat (*.pdf), Microsoft
Word (*.doc), Microsoft Excel (*.xls), ou en Document RTF (*.rtf) , ou encore
limprimer directement laide dune imprimante. Dautres choix sont disponibles
dans l Aperu , comme la recherche dun mot ou une phrase lintrieur du
rapport, le Zoom selon diffrents pourcentages. Le nombre de pages dun
rapport est inscrit au bas dans laperu. Pour naviguer dune page lautre,
servez-vous des boutons correspondants en haut gauche.

Si dans la fentre des choix dimpression, vous appuyez sur le bouton

Imprimer , le rapport sera imprim directement limprimante par dfaut ou
selon les choix dans la configuration de lapplication. Par contre, cette mthode ne
vous indique pas le nombre de pages dun rapport. Utilisez cette fonction
judicieusement pour viter dimprimer inutilement un rapport contenant plusieurs
pages.

1.4.8. Aide

En appuyant sur la touche daide dans une fentre quelconque, laide souvre
selon la fentre choisie.

Quand laide est ouverte, vous pouvez consulter la fiche en cours ou en choisir
une autre dans la liste gauche.

Lors de la lecture dune fiche daide, vous pouvez lire une autre fiche relie
cette fiche en cliquant sur les mots souligns en bleu travers le texte. Pour
revenir une fiche prcdente, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant
dans la liste des boutons en haut gauche.
 Pour rechercher un mot daide spcifique, vous pouvez vous servir des diffrents
onglets prvus cette fin gauche.

Pour changer la langue (franais, anglais, espagnol), il faut fermer le logiciel

Alpha Salon et le rouvrir en choisissant la langue en bas de lcran dans la page
daccueil. Ainsi, la langue de laide sera dans la langue choisie au dbut.

1.5. Messages

Lorsque vous travaillez avec Alpha Salon, diffrents messages saffichent, soit
pour vous indiquer la russite dune opration (ex. : Enregistrement russi ), la
ncessit de saisir certains champs obligatoires, pour confirmer la suppression
dun enregistrement, pour vous informer de limpossibilit de se connecter la
base de donnes, ou tout autre message concernant lapplication.

Certains de ces messages sont automatiss pour un nombre de secondes dtermin

dans la bote de configuration, dans longlet Messages . Ce qui signifie que les
messages de confirmation et de suppression apparaissent un certain nombre de
secondes avant de disparatre compltement. Pour ce faire, il faut aller dans la
configuration de lapplication (bouton Config en bas dans le menu principal et
choisir longlet Messages .

Certains messages signalent une erreur dans lapplication. Dans ce cas, consultez
le support technique par courriel, pour lavertir de ce message derreur. Pour ce
faire, dans la page daccueil, choisissez Gestion des compagnies et son mot de
passe et ensuite appuyez sur le bouton Support . En ouvrant le formulaire, vous
tes directement dans lenvoi de courriel pour nous faire part des erreurs
survenues dans le logiciel ou pour nous envoyer vos commentaires pour amliorer
le logiciel. Noubliez pas dappuyer sur le bouton Envoyer cette demande de
support technique en bas du formulaire.
2. OPRATIONS
2.1. Configuration

Dans le menu principal, appuyez sur le bouton Config pour accder la

fentre des choix doptions concernant lapplication Alpha Salon. Cest la
premire chose que vous devriez faire quand vous entrez dans lapplication. La
configuration sapplique pour chaque compagnie. Si vous crez une nouvelle
compagnie, vous devrez modifi sa configuration.

Dans longlet Messages / Courriel vous pouvez dterminer le nombre de

secondes que les message de confirmation et de suppression apparatront avant de
disparatre automatiquement. vitez de cocher aucun message car sil y a des
suppressions importantes, il serait plus prudent dafficher un message avant de
supprimer. De plus, vous pouvez dterminer la langue de travail louverture de
lapplication Alpha Salon. Vous devrez dterminer aussi dans cet onglet, le
courriel de lexpditeur (votre adresse de courriel) ainsi que le nom du serveur de
courriel sortant de votre fournisseur internet (SMTP). Pour ce dernier point, vous
devrez demander le nom du serveur de courriel votre fournisseur internet.

Dans longlet Imprimantes/Terminal , vous pouvez choisir les imprimantes

selon les choix dimprimantes disponibles pour votre poste de travail. Pour ce qui
de votre terminal (votre ordinateur), cest cet endroit que vous pouvez changer
le nom de votre terminal ainsi que laccs une base de donnes sur le rseau.

Dans longlet Facturation , vous pouvez choisir dimprimer une facture aprs
lenregistrement de celle-ci ou daccorder des remises en argent sur carte de dbit
et de crdit. Vous pouvez aussi ajouter un message qui apparatra en bas de
chaque facture.

Dans longlet Horaire , vous devez dterminer un horaire de base pour tous les
nouveaux employs. Ceci sert acclrer la cration de lhoraire de travail dun
nouvel employ. De plus, vous pouvez dcider si vous activez les horaires de
travail des employs, cest--dire si vous activez la gestion des paies des
employs.

Dans longlet Horaire - salon , vous devez dterminer les heures douverture de
votre salon. Si une journe votre salon est ferm, laissez les champs vides.
Noubliez pas de choisir une priode de travail dans lagenda. Nous vous
recommandons de travailler avec des priodes de 15 minutes et dviter de
changer la priode continuellement, car certains rendez-vous risquent de ne pas
concorder avec les heures de fin ou de dbut dautres rendez-vous.

En rsum, vous devriez aller consulter cette fentre avant de travailler avec
lapplication Alpha Salon.
2.2. Cration dune compagnie

Seul le gestionnaire principal peut crer des compagnies. Pour cela, il suffit de
cliquer sur le bouton Cies dans la premire fentre louverture dAlpha
Salon, en choisissant comme compagnie dans la premire liste droulante le choix
Gestion des compagnies , en choisissant ensuite lutilisateur Gestion des
compagnies et en entrant le bon mot de passe.

louverture de la fentre de cration de compagnie, on aperoit au centre le

rpertoire o sont situes les compagnies cres. Dans le deuxime onglet, on peut
voir le nom de la compagnie slectionne, son nom de rpertoire et le rpertoire
par dfaut de toutes les compagnies.

On peut ajouter une nouvelle compagnie, modifier le nom dune compagnie (car
cest cet endroit seulement que lon peut modifier le nom dune compagnie),
supprimer une compagnie et tout son rpertoire ou copier une compagnie. On peut
aussi Rcuprer une compagnie dune archive soit pour crer une nouvelle
compagnie ou pour remplacer une compagnie existante.

Lorsquune compagnie est cre, elle renferme dj certaines tables remplies

denregistrements par dfaut (ex. : prfrences, produits, etc.).

On peut crer autant de compagnies que lon veut, il ny a aucune limite.

2.3. Gestion dune compagnie

Au dmarrage dAlpha Salon, vous devez choisir une compagnie dans la premire
liste droulante. Appuyez sur le bouton Entrer pour pouvoir grer la
compagnie choisie et selon lutilisateur en cours que vous avez slectionn
prcdemment.

Dans la fentre qui souvre aprs avoir appuy sur le bouton Entrer , vous
pouvez voir le nom de la compagnie slectionne au centre de lcran. Ce nom de
compagnie sera inscrit dans lentte de tous les rapports dimpression.

Pour changer le nom dune compagnie, vous devez aller dans la cration des
compagnies (seul le gestionnaire principal a les droits requis, dans Gestion des
compagnies ).

Dans le deuxime onglet Grand livre , vous pouvez entrer diffrents numros
de compte de grand livre pour ceux qui possdent le logiciel comptable F1000-
Acomba et le nom du rpertoire o se situe le logiciel pour fins dexportation. Ce
 fichier peut trs bien servir pour diffrentes oprations comptables selon vos
choix.

Dans longlet Taxes , vous pouvez contrler jusqu trois taxes maximum. Si
les taxes sont dj comprises dans le prix de vos produits et services, nentrez pas
de nom et de taux de taxes dans cet onglet.

Vous pouvez choisir la langue par dfaut, partir dune slection de trois langues.
Cest toujours la premire langue qui est par dfaut.

Dans longlet Administrateur , vous pouvez voir les taxes perues

mensuellement et annuellement pour chaque taxe cre au pralable.

Vous pouvez aussi dcider du mois de votre dbut danne fiscale.

2.4. Prfrences

Les fentres de prfrences servent uniquement remplir les diffrentes listes

droulantes dans certaines fentres (ex. : Catgorie client dans le formulaire
Clients, Catgorie produit dans le formulaire Produits, etc).

Dans la fentre de prfrences Catgorie client dans longlet

Administrateur , vous pouvez accorder des rabais sur les produits et services.
De plus, vous pouvez aussi consulter les ventes mensuelles et annuelles par
produit et service et les cumulatifs des mois prcdents.

Dans les fentres de prfrences Catgorie produit et Catgorie service ,

dans longlet Administrateur , vous pouvez indiquer un n compte de Grand
livre pour ceux qui possdent le logiciel Acomba Fortune 1000. De plus, vous
pouvez aussi consulter les ventes mensuelles et annuelles et les cumulatifs des
mois prcdents.

Dans les fentres de prfrences Sous-catgorie produit , Sous-catgorie

service , Mode de paiement , Type de service et Dpartement , dans
longlet Administrateur , vous pouvez seulement consulter les ventes
mensuelles et annuelles et les cumulatifs des mois prcdents.

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les prfrences que vous dsirez. De
mme, vous pouvez aussi les imprimer.

2.5. Dpartement
 Le dpartement sert dlimiter les employs par groupe demploys. Lorsque
vous slectionner un dpartement louverture dAlpha Salon, seulement les
employs de ce dpartement seront disponible dans le formulaire des employs,
dans la facture, pour la cration dun utilisateur ou autres.

Ladministrateur seulement peut voir tous les employs dans le formulaire des
employs peu importe le dpartement.

Le dpartement peut servir aussi pour voir les ventes par dpartement des produits
et services dans une priode de temps choisie.

On peut crer des dpartements dans le menu Prfrences .

2.6. Terminal

La notion de Terminal sert surtout pour la fermeture de caisse. Le terminal est

lordinateur sur lequel le logiciel Alpha Salon est install. Que ce soit pour un
ordinateur local ou en rseau, vous devez attribuer un numro et un nom de
terminal chaque ordinateur dans le fichier de Configuration pour entrer dans
Alpha Salon lorsquil est enregistr.

Les terminaux en rseau peuvent tre consulter par le Gestion des

compagnies en appuyant sur le bouton support et terminal . Vous pouvez
voir les terminaux qui sont connects dans Alpha Salon.

2.7. Facturation

louverture de la fentre des factures, vous pouvez consulter toutes les

anciennes factures laide des diffrents modes de recherche ou de slection par
Dpartement ou par dates.

Lorsque vous aurez choisi un client pour crer une nouvelle facture, vous pouvez
consulter son Historique des ventes par produits et services dans longlet
appropri.

Pour ajouter une facture, appuyer sur le bouton Ajouter . Le client par dfaut
est le client Caisse . Vous pouvez changer ce client en appuyant sur le bouton
gauche du nom du client.

Ensuite vous pouvez changer lemploy qui rdige la facture ( la droite du

client).
Par la suite, pour saisir un item, appuyez sur les boutons P pour choisir un
produit, S pour choisir un service, ou R pour choisir un regroupement de
produits et/ou services. La bote de recherche souvre pour vous permettre de faire
un choix. Noubliez pas que vous pouvez cliquer deux fois la gauche dun
produit, dun service ou dun regroupement pour le slectionner et
automatiquement refermer la bote de recherche.

Aprs avoir choisi litem, vous pouvez saisir la quantit. Notez que par dfaut, la
quantit est de un (1). Vous pouvez par la suite choisir lemploy qui a effectu le
service et choisir une rgion si le type de service est lectrolyse . Par dfaut, la
rgion dlectrolyse est Autre .

Quand votre enregistrement est complet, appuyez sur le bouton en haut et

compltement gauche de la ligne de saisie (bouton avec un crochet ) pour
ajouter cet enregistrement dans la grille de donnes du bas. Aucune saisie ou
modification nest permis dans la grille de donnes pour une question de gestion
et de scurit.

Pour modifier un enregistrement (une ligne de saisie), cliquez dans la grille de

donnes sur la ligne dsire ( gauche). La ligne apparatra dans le haut de lcran,
vous permettant deffectuer les modifications. Appuyez de nouveau sur le bouton
avec un crochet pour accepter les modifications.

Pour supprimer une ligne, cliquer dans la grille de donnes sur la ligne dsire (
gauche). La ligne apparatra dans le haut, et ensuite appuyer sur le bouton
gauche (avec un X). La ligne sera supprime de la grille de donnes. Vous pouvez
aussi cliquer deux fois rapidement sur la ligne supprimer dans la grille de
donnes. Un message apparatra vous demandant si vous dsirez supprimer cet
enregistrement.

Toutes ces commandes seffectuent lors de lajout dune nouvelle facture

seulement. Aucune facture dj enregistre auparavant ne peut tre modifie ou
supprime. Dailleurs, les boutons correspondants napparaissent pas lorsque vous
consultez les factures prcdentes.

Avant denregistrer une facture, vous devez saisir un ou des modes de paiement
en bas gauche. Le champ Montant d doit tre gal ou plus grand que zro
pour pouvoir enregistrer la facture. Vous pouvez slectionner jusqu trois modes
de paiement pour une seule facture. Noubliez pas daller ajouter vos modes de
paiement sils napparaissent pas dans la liste de modes de paiement disponibles.
Cest ici que vous pouvez slectionner un mode de paiement par coupon rabais ou
certificat cadeau.

Notez aussi que seuls les modes de paiement Comptant ou Carte de dbit
acceptent des montants plus levs que le montant de la facture. Vous pouvez
aussi faire une remise en argent sur les cartes de crdit si vous avez cocher
loption correspondantes dans le formulaire de configuration dans longlet
Facture . Vous remarquerez alors que le montant dans Argent remis sera
plus grand que zro. Donc vous devrez remettre ce montant au client selon vos
choix concernant ce mode de paiement.

La prsence dune petite toile rouge ct du nom du client indique que ce client
bnficie dun escompte ou dun rabais sur la totalit de la facture. Si le prix dun
produit ou dun service apparat en rouge, cela signifie quil sagit dun prix
spcial.

Vous remarquerez que lorsque vous choisissez un-e client-e, il se peut qu droite
du formulaire apparaisse une action comm. client . Cette action signifie que ce
client a des commandes client, cest--dire des factures ouvertes qui ne sont
pas comptabilises. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fentre apparatra
avec une liste des commandes client de ce client. Les commandes apparaissent
dans la liste du haut et la liste du bas prsente les articles composant la commande
client slectionne. Pour consulter une sous-commande client, cliquez une seule
fois gauche de la commande dans la liste du haut.

Pour slectionner une commande client ou plusieurs, il suffit de double-cliquer

gauche sur chaque commande client que lon dsire ajouter la facture et ensuite
appuyer sur le bouton OK . Notez bien que lors de lenregistrement de la
facture, les commandes client slectionnes seront dtruites.

Pour crditer une facture, on peut se servir de la commande Renversement

pour annuler une facture dj enregistre. On ne peut pas annuler ou renverser
une facture plus dune fois. Tous les produits ou services et les diffrents
cumulatifs seront ajusts en consquence.

Vous pouvez ajouter des Notes pour chaque facture cre dans lapplication.
Le champ Notes ainsi cr est diffrent sur chaque facture, ce qui nest pas le
cas pour le message apparaissant au bas de chaque facture. Le message qui
apparat en gnral sur toutes les factures, est situ dans la fentre de
configuration dans la section Facture . Ce message peut tre chang
loccasion soit pour indiquer un message de la compagnie, pour annoncer des
rabais sur certains produits ou services, pour indiquer les heures douverture selon
certaines priodes, etc.

Si dans la configuration de lapplication, dans longlet Facture vous avez

coch la case Imprimer la facture automatiquement aprs lenregistrement , la
facture simprimera tout de suite aprs la russite de lenregistrement. Vous
pouvez choisir aussi dans cet onglet, quelle imprimante imprimera la facture
coupon et limprimante par dfaut. Seules les imprimantes branches votre poste
ou sur un serveur seront listes. Si vous utilisez un tiroir caisse qui est branch sur
une imprimante coupon, le tiroir souvrira de lui-mme aprs lenregistrement
automatique de la facture et impression.
 Notez que vous pouvez rimprimer une facture dj enregistre auparavant sur
une imprimante coupon ou autre.

2.8. Fermeture de caisse

La fermeture de caisse seffectue dans la fentre des impressions de rapport car

normalement aprs avoir effectu la fermeture de caisse, on imprime le rapport
lors du choix de fermeture de caisse Z . Cette commande remet zro tous les
cumulatifs lintrieur de plusieurs bases de donnes, exemples : taxes perues,
revenus du mois, catgories de produits, etc.

On peut aussi consulter le rapport de fermeture de caisse lcran sans fermeture

de caisse en choisissant la case cocher Lecture . On peut aussi choisir un
rapport de caisse Sommaire ou Dtaill . Le rapport dtaill signifie quil
va imprimer un rsum de toutes les factures gnres depuis la date de la
dernire fermeture de caisse en plus du sommaire (criture comptable).

On peut imprimer le rapport de fermeture de caisse sur du papier coupon ou sur

une feuille de format lettre (8 X 11).

On peut aussi consulter la liste des anciennes fermetures de caisse par ordre
chronologique. Pour consulter danciennes fermetures de caisse, il faut aller dans
le formulaire de la compagnie dans longlet Fermeture caisse . Appuyer sur le
bouton situ droite. Une boite de dialogue pour rechercher un fichier de
fermeture de caisse saffiche. Choisissez un fichier dans la liste et appuyer sur
Ouvrir . Si vous dsirez limprimer, appuyez sur le bouton Imprimer ce
rapport de fermeture de caisse situ en bas du formulaire.

Chaque fois que vous effectuez une fermeture de caisse Z , cela gnre un
fichier dans le rpertoire Fermeture Caisse dAlpha Salon pour chaque
compagnie pour fin darchives. Ces fichiers peuvent tre consults laide des
logiciels WordPad ou le bloc notes, et tre imprims nouveau.

Un autre fichier est gnr si on a rpondu Oui au champ Export GL dans

la fentre de la compagnie, dans la section Grand Livre . Ce fichier est
compatible avec le logiciel comptable F1000-Acomba et ce dans le rpertoire
spcifi dans lautre champ situ droite. Cest en ouvrant ce logiciel comptable
que vous pourrez importer ce ou ces fichiers dans les comptes du Grand livre.
Ce fichier peut trs bien servir diffrentes gestions comptables.

2.9. Rapports de taxes

 Pour obtenir le rapport des taxes perues, consultez le rapport dimpression
Administrateur selon les droits que vous dtenez par rapport la fentre des
utilisateurs.

Vous pouvez choisir le rapport de taxes par jour et les ventes de la journe. Vous
pouvez aussi le choisir pour un mois ou pour une priode dfinie (indiquer la date
de dbut et la date de fin).

2.10. Achats - fournisseur

La fentre des achats fournisseur sert effectuer tous les achats selon les champs
Quantit en main et Quantit minimum dans la table Produits .

Les achats seffectuent automatiquement en appuyant sur le bouton Ajouter .

La liste droulante du haut indique les fournisseurs chez qui vous dsirez
commander (acheter) les produits selon linventaire en main. Chaque fois que
vous choisissez un fournisseur dans la liste du haut, les produits commander
(acheter) apparaissent dans la grille de donnes du bas. Cette liste de produits
commander (acheter) peut tre modifie volont. Comme par exemple, vous
pouvez enlever des produits commander (acheter) et en rajouter dautres,
modifier les quantits des produits commander (acheter), etc. Des messages
spcifiques peuvent apparatre, indiquant si le produit est dj en commande
(achat) dans un autre commande (achat), si le produit ne doit plus tre command
(achet), etc.

Pour ajouter un produit, appuyer sur le bouton P pour choisir un produit. La

bote de recherche souvre pour faire un choix. Noubliez pas que vous pouvez
cliquer deux fois la gauche dun produit pour effectuer ce choix et
automatiquement refermer la bote de recherche.

Aprs avoir choisi votre article, vous pouvez saisir la quantit commander
(acheter). Notez que par dfaut, la quantit se rapporte la quantit commander
(acheter) dans la fentre des produits mais peut tre modifie selon vos
prfrences.

Quand votre enregistrement est complet, appuyez sur le bouton en haut et

compltement gauche de la ligne de saisie (bouton avec un crochet ) pour
ajouter cet enregistrement dans la grille de donnes du bas. Aucune saisie ou
modification nest permise dans la grille de donnes pour une question de gestion
et de scurit.

Pour modifier un enregistrement (une ligne de saisie), cliquez dans la grille de

donnes sur la ligne dsire ( gauche). La ligne apparatra dans le haut de lcran,
 vous permettant deffectuer les modifications. Appuyez de nouveau sur le bouton
avec un crochet pour accepter les modifications.

Pour supprimer une ligne, cliquez dans la grille de donnes sur la ligne dsire (
gauche). Appuyez ensuite sur le bouton gauche (avec un X) lorsque la ligne
apparat en haut de lcran. La ligne sera supprime de la grille de donnes. Vous
pouvez aussi cliquer deux fois rapidement sur la ligne supprimer dans la grille
de donnes. Un message apparatra vous demandant si vous dsirez supprimer cet
enregistrement.

Une commande (achat) non reue peut tre modifie en tout temps. Mais assurez-
vous que la commande (achat) na pas dj t envoye au fournisseur.

Toute commande (achat) reue ne peut tre modifie.

Lorsque vous rentrerez les produits commands, cliquez sur longlet Liste des
achats et ensuite, cliquez sur non reues dans la bote Achat .
Slectionnez un achat non reues dans la grille de donnes. Un bouton va
apparatre droite sintitulant Rception . Appuyez sur ce bouton pour
recevoir un achat. Entrez le nombre de produits reus et appuyez sur le bouton
OK . Cela a pour but de mettre votre inventaire de produits jour et de mettre
cet achat comme tant reu et non modifiable.

2.11. Commande client

Une commande client est en fait une facture ouverte . Ce qui veut dire que lon
peut ajouter ou supprimer des articles car elle ne fait pas partie intgrante du
systme comptable. Ce nest quune facture tampon que lon efface quand on
la ajoute la facture ou que lon dcide de la supprimer tout simplement.

Il y a 2 faons de crer une commande client. La premire consiste aller dans le

menu principal et slectionner Transaction / Commande client , puis ajouter
des produits, services ou regroupements et enregistrer la commande client.

Dans lautre mthode, la commande client est cre automatiquement lors de la

prise de rendez-vous. Une commande client est cre avec le service demand. On
peut par la suite ajouter dautres services ou produits ou regroupements qui
peuvent tre rservs jusqu la visite du client ou de la cliente pour son rendez-
vous.

Lorsque nous sommes lintrieur dune commande client, on peut appuyer sur le
bouton Facturer pour ouvrir la facturation avec la commande client dj
ajoute. On peut galement ajouter dautres services ou produits ou
regroupements.
 On peut faire linverse aussi, cest--dire ouvrir la facturation et choisir un client
qui a des commandes client. Pour savoir si un client ou une cliente a des
commandes client, choisissez un client dans le haut de la facture et regardez
droite si les mots comm. client apparaissent. Si oui, cliquez pour ouvrir la
fentre des commandes client de ce client seulement. Choisissez une ou des
commandes que vous dsirez ajouter la facture. Notez quen enregistrant la
facture avec des commandes client, ces commandes seront dtruites.

2.12. Bilan mdical

Pour accder au bilan mdical dun client, il vous faut passer par la fentre
Clients et choisir un client dans la grille de donnes du premier onglet de la
fentre en cliquant gauche dans la grille de donnes ou avec les autres
commandes disponibles (comme le slecteur ou la recherche).

Ensuite, quand vous avez choisi un client, appuyer sur le bouton Mdical situ
droite dans la fentre Clients .

louverture de la fentre du bilan mdical du client choisi, vous pouvez

effectuer un choix dans la liste droulante situe en haut gauche pour choisir le
type de service dsir (bronzage, coiffure, lectrolyse, esthtique et
massothrapie).

Sil ny a pas de bilan mdical cr pour ce client, le bouton Ajouter droite

sera accessible, mais pas les boutons Modifier et Supprimer .

Si le bilan mdical de ce client a dj t cr, seuls les boutons Modifier et

Supprimer seront disponibles. Vous pouvez ajouter des antcdents mdicaux
dans la section du haut et dans le champ Notes au-dessus sil napparat pas
dans la liste des antcdents mdicaux (cases cocher) ou pour inscrire un
commentaire ou pour approfondir un antcdent mdical comme Allergies .

Dans les onglets situs plus bas, diffrents choix soffrent vous selon le type de
service choisi dans la liste en haut gauche.

Vous pouvez aussi saisir seulement des traitements si vous le dsirez sans entrer
dantcdents mdicaux ou dautres donnes.

Vous pouvez consulter la liste des factures de services effectus pour le client
slectionn dans longlet Historique .

Si vous appuyez sur le bouton Supprimer , tous les antcdents mdicaux du

client, les autres choix divers et les traitements seront supprims. Les factures
 ( Historique ) ne sont jamais supprimes et peuvent tre consultes en tout
temps mme si le client na pas de bilan mdical.

Dans le type de service lectrolyse , vous devez choisir une rgion dans la liste
au centre et gauche de la fentre pour entrer des donnes dans les diffrents
onglets. Cela sapplique aussi pour les traitements et les historiques.

2.13. quipement

Les quipements concernent tous les appareils desthtique et dlectrolyse en

fonction dans votre salon. Dans le formulaire des quipements via le menu
principal Ressources , vous devez saisir obligatoirement le n quipement, le
n modle ainsi que la description et labrviation.

Labrviation est trs importante car elle est utilise diffrents endroits dans
lagenda, par exemple dans la description du rendez-vous et dans lentte de la
grille de donnes dans longlet disponibilit . Cest pourquoi il est trs
important de donner une abrviation trs explicite pour diffrencier chaque
quipement et poste de travail.

Notez aussi dans longlet Administrateur , le prix de lquipement et le temps

dutilisation bas sur la facturation. Ce temps dutilisation est dtermin dans le
formulaire Service, onglet Info et le champ quipement utilis ainsi que la
dure standard. Sil ny a pas de rendez-vous factur, le temps dutilisation ne sera
pas comptabilis. Le temps dutilisation est calcul selon lheure de dbut et
lheure de fin dun rendez-vous seulement.

2.14. Poste de travail

Les postes de travail concernent toutes les cabines de traitement en fonction dans
votre salon. Dans le formulaire des postes de travail via le menu principal
Ressources , vous devez saisir obligatoirement le n poste ainsi que la
description et labrviation.

Labrviation est trs importante car elle est utilise diffrents endroits dans
lagenda, par exemple dans la description du rendez-vous et dans lentte de la
grille de donnes dans longlet disponibilit . Cest pourquoi il est trs
important de donner une abrviation trs explicite pour diffrencier chaque poste
de travail et quipement.

Notez aussi dans longlet Administrateur , le temps dutilisation bas sur la

facturation. Sil ny a pas de rendez-vous factur, le temps dutilisation ne sera
 pas comptabilis. Le temps dutilisation est calcul selon lheure de dbut et
lheure de fin dun rendez-vous seulement.

2.15. Regroupement

Le formulaire des regroupements dans le menu principal Ressources sert

regrouper des produits et/ou services comme par exemple un forfait . Vous
pouvez y ajouter autant de produits ou de services que vous dsirez.

Vous pouvez afficher les produits et services inclus dans le regroupement sur la
facture en cochant la case imprimable ou ne pas cocher cette case pour
afficher uniquement un prix total pour lensemble du regroupement. Lorsque vous
ajoutez un produit ou un service, vous pouvez changer le prix unitaire pour crer
un forfait prix rduit et ce votre gr.

Un regroupement a un champ contenant un code-barre comme pour les produits et

services. Dans la facture, il est reprsent par le bouton contenant la lettre R
ct du bouton P pour produit et S pour service.

Dans longlet Administrateur , vous pouvez accorder un escompte sur la vente

de mme quattribuer une commission sur la vente votre gr. De plus, vous
pouvez voir les quantits vendues ainsi que les montants totaux des ventes.

2.16. Carnet de rendez-vous

En entrant dans le carnet de rendez-vous, vous tes dans longlet Liste des
rendez-vous en date daujourdhui. Vous pouvez choisir une journe en cliquant
sur une date dans le calendrier du haut. Si rien napparat dans la grille de donnes
et que le message suivant saffiche : Le salon est ferm aujourdhui , cela
signifie que vous ne pouvez pas prendre de rendez-vous cette journe-l.

Pour modifier les heures douverture et de fermeture de votre salon, vous devez
aller dans la configuration du logiciel (menu principal bouton config dans le
bas) dans longlet Horaire salon . cet endroit, vous pouvez choisir la
priode pour le carnet de rendez-vous; la priode recommande et qui est
slectionne par dfaut est de 15 minutes. Plus bas, vous pouvez saisir les heures
de dbut et de fin pour chaque journe de la semaine. Si pour une journe votre
salon est ferm, laissez les champs vides. Notez aussi que lheure de dbut
minimum est 6h00 et lheure de fin maximum est 23h00, le tout tant sur un
format de 24h00.
Notez bien que si vous avez choisi une priode de 15 minutes et quaprs un
certain temps vous dcidez de mettre cette priode 10 minutes, cest normal que
certains rendez-vous affichs nindiqueront pas rellement lheure de fin des
rendez-vous. Cest pourquoi il est important de choisir un format de priode pour
lagenda et de le conserver. Nous vous recommandons dadopter la priode de
15 minutes.

Dans la liste des rendez-vous, quand vous dsirez prendre un rendez-vous il suffit
de cliquer sur la case de lheure de dbut de votre rendez-vous et dans la colonne
de lemploy choisi. Si plusieurs employs sont dans la grille de donnes, vous
pouvez rduire le nombre demploys en cochant dans le haut de la grille de
donnes les choix doptions suivant Tous, BZ = bronzage, CO = coiffure, EL =
lectrolyse, ES = esthtique, MA = massothrapie ou par Dpartement . Tout
ceci fonctionnera si vous avez dpartag vos employs par type de service offert
(voir Employ onglet Horaire dcrit plus haut). Ces choix sont trs pratiques
surtout si vous avez plusieurs employs.

Notez bien dans le bas du formulaire gauche, il y a un petit icne de calendrier

marqu dun X rouge ou non. Cest pour masquer le calendrier du haut ou
pour le faire rapparatre votre gr.

Une toile * dans le carnet de rendez-vous indique que lemploy nest pas
disponible. Si un client dsire un rendez-vous avec un employ spcifique mais
que cet employ a des toiles * sur lheure de rendez-vous, vous pouvez quand
mme prendre un rendez-vous mais noubliez pas daviser votre employ pour sa
disponibilit pour ce rendez-vous.

Si vous regardez droite du formulaire, il ny a aucun bouton ajouter, modifier

ou supprimer . Cest que la prise de rendez-vous se fait dans un autre formulaire
(dcrit plus bas) qui apparat lorsque vous cliquez une fois dans la grille de
donnes des rendez-vous.

Dans longlet Historique , vous pouvez voir tous les rendez-vous dune journe
sous forme dune ligne dans la grille de donnes. Vous pouvez choisir une journe
en la slectionnant dans le calendrier du haut ou choisir une plage de journe en
choisissant date de dbut et date de fin . Vous pouvez choisir un employ
ou tous les employs dans la liste droulante gauche au milieu du formulaire. Si
vous dsirez consulter un rendez-vous plus spcifiquement, double-cliquez
gauche sur une ligne dans la grille de donnes. Vous pouvez agrandir ou diminuer
les colonnes de la grille de donnes et la remettre par dfaut en cliquant sur
lexpression grille par dfaut .

Dans longlet Disponibilit , vous pouvez apercevoir lutilisation des

quipements et des postes de travail par employ ou tous les employs selon le
choix effectu dans la liste droulante (dans lentte de la grille de donnes). Vous
pouvez choisir une date en la slectionnant dans le calendrier dans le haut du
 formulaire. Il est important de saisir des abrviations trs explicites pour les
quipements et postes de travail. Si vous choisissez un seul employ, vous pouvez
apercevoir les numros de ses rendez-vous gauche de la grille de donnes. Notez
bien dans le bas du formulaire gauche, il y a un petit icne de calendrier
marque dun X rouge ou non. Cest pour masquer le calendrier du haut ou
pour le faire rapparatre votre gr.

Il ny a rien dans longlet Administrateur pour linstant. Cet onglet est rserv
pour un dveloppement futur.

La description des rendez-vous dans longlet Liste des rendez-vous se dcrit

comme suit : la premire ligne est le nom du client; la deuxime ligne est le
n tlphone du client; la troisime ligne est le service et la quatrime ligne est
labrviation du poste de travail et de lquipement sil y a lieu. Chaque ligne
commence par le n rendez-vous. Si la dure du rendez-vous est trs courte, vous
nobtiendrez pas tous les renseignements. Vous pouvez galement consulter les
rendez-vous dans longlet Historique .

2.17. Planification de rendez-vous

La planification de rendez-vous se fait en cliquant dans une cellule dans la grille

de donnes du carnet de rendez-vous. louverture de ce formulaire, vous
apercevez la date du rendez-vous (non modifiable), ainsi que lheure de dbut du
rendez-vous (non modifiable aussi) et lheure maximum pour ce rendez-vous
par rapport la disponibilit de cet employ qui offre le service. Vous voyez aussi
dans le haut le nom de lemploy (non modifiable aussi). Ces non modifiable
ne sont que pour la prise dun rendez-vous pour la premire fois. Si vous revenez
par la suite dans ce rendez-vous, vous pourrez modifier tous les champs sauf celui
du client en appuyant sur le bouton modifier . Vous pouvez aussi supprimer
ce rendez-vous en appuyant sur le bouton correspondant.

Vous choisissez un client en appuyant sur le bouton en dessous du nom du

client et l souvre la bote de recherche dans laquelle vous pouvez choisir un
client ou bien le crer. Double-cliquez gauche sur le client que vous dsirez
choisir ou cliquez une seule fois et appuyez sur le bouton OK . Quand vous
avez choisi votre client, vous verrez dans la planification les renseignements
concernant ce client.

Par la suite, choisissez un service en appuyant sur le bouton en dessous du

service offert . Dans la bote de recherche qui souvre, vous pouvez choisir un
service mais vous ne pouvez pas crer un nouveau service. Double-cliquez
gauche sur le service que vous dsirez choisir ou cliquez une seule fois et appuyez
sur le bouton OK . Si vous choisissez un service lectrolyse , vous devez
choisir une rgion pour ce service seulement.
 Si le service choisi contient une dure standard (min.) , celle-ci sajoutera
automatiquement lheure de fin du rendez-vous. Vous pouvez modifier quand
mme lheure de fin de ce rendez-vous.

Vous devez choisir lheure de fin de ce rendez-vous en respectant lheure

maximum pour la disponibilit de lemploy offrant ce service ainsi que le
format inscrit en-dessous des champs heures . Vous pouvez dpasser cette
heure maximum mais un message vous avertira en consquence.

Vous pouvez choisir un poste de travail et un quipement uniquement

aprs avoir inscrit lheure de dbut et de fin. Aprs avoir choisi ces heures, les
listes droulantes des postes de travail et quipements seront actives. Vous ntes
pas oblig de choisir un poste et un quipement. Notez bien que seulement les
postes de travail et les quipements disponibles seront affichs dans ces listes.
Vous pouvez consulter leurs disponibilits dans le carnet de rendez-vous dans
longlet disponibilit .

Le n rendez-vous sera octroy seulement aprs lenregistrement du rendez-vous.

Quand la planification est complte, appuyer sur le bouton enreg pour
enregistrer ce rendez-vous ou sur le bouton annuler pour simplement annuler
ce rendez-vous.

Lorsque vous entrez nouveau dans un rendez-vous dj cr, vous apercevez un

bouton dans le bas du formulaire intitul comm. . Il sagit de la commande
client cre lorsque vous crez un rendez-vous. En fait, chaque fois quun rendez-
vous est cr, une commande client est galement gnre. Celle-ci peut sappeler
une facture ouverte mais qui nest pas comptabilise. On peut la modifier ou la
supprimer en allant dans le menu principal, menu Transactions et commande
client ou appuyer sur ce bouton dans la planification de rendez-vous pour
ajouter dautres produits et/ou services.

En ce qui concerne la modification, seuls les rendez-vous de la journe mme ou

des jours suivants peuvent tre modifis. Vous pouvez modifier tous les champs
sauf le client. Un rendez-vous peut tre dplac en changeant la date et/ou les
heures, mais lapplication fera une vrification pour viter les conflits dhoraire,
de disponibilit dun employ, de poste de travail et dquipement. Si vous
modifiez un rendez-vous autre que le champ RV a eu lieu , le numro du
rendez-vous sera chang ainsi que la commande client. Les rendez-vous dj
passs peuvent tre modifis mais seulement le champ RV a eu lieu . Si un
rendez-vous a eu lieu et quil est coch oui il ne peut plus tre modifi.

2.18. Gestion de la paie

La gestion de la paie sert grer la paie de chaque employ selon diffrents
modes de salaire. En ouvrant le formulaire, on aperoit une grille de donnes
comme les autres formulaires. Dans le milieu du formulaire, vous voyez
semaine du qui vous permet de choisir une semaine en choisissant dans le
calendrier (en appuyant sur le bouton calendrier) une semaine en cliquant sur une
journe de la semaine concerne. Ceci affichera les employs qui ont t pays
(enregistrer = coch) ou qui nont pas t pays. Si vous choisissez une semaine
o tous les employs ont t pays, vous ne pouvez modifier ces enregistrements.

Dans longlet Horaire de travail , cest cet endroit que vous pouvez modifier
lhoraire dun employ selon son temps de travail de la semaine. Remarquez les
blocs avant-midi, aprs-midi et soir . Ils comportent des heures de dbut et de
fin quil faut respecter et ce en format de 24 heures.

Dans longlet Absence , cest ici que lon enregistre les absences des employs
ainsi que la raison de labsence. Notez quen inscrivant une absence, cela ne
change pas les horaires de lemploy cit ci-dessus. Vous devez changer son
horaire en consquence des absences. On ajoute des absences de la mme faon
quon ajoute des produits ou services dans une facture ou une commande client.
Vous pouvez supprimer des absences seulement dans la semaine courante.

Choisissez une date de dbut et de fin ainsi que lheure de dbut et de fin. Quand
votre enregistrement est complet, appuyez sur le bouton en haut et compltement
gauche de la ligne de saisie (bouton avec un crochet ) pour ajouter cet
enregistrement dans la grille de donnes du bas. Aucune saisie ou modification
nest permise dans la grille de donnes pour une question de gestion et de scurit.

Pour modifier un enregistrement (une ligne de saisie), cliquez dans la grille de

donnes sur la ligne dsire ( gauche). La ligne apparatra dans le haut de lcran,
vous permettant deffectuer les modifications. Appuyez de nouveau sur le bouton
avec un crochet pour accepter les modifications.

Pour supprimer une ligne, cliquez dans la grille de donnes sur la ligne dsire (
gauche). Appuyez ensuite sur le bouton gauche (avec un X) lorsque la ligne
apparat en haut de lcran. La ligne sera supprime de la grille de donnes. Vous
pouvez aussi cliquer deux fois rapidement sur la ligne supprimer dans la grille
de donnes. Un message apparatra vous demandant si vous dsirez supprimer cet
enregistrement.

Dans le dernier onglet Administrateur , vous pouvez voir le total de la paie de

chaque employ selon que vous les payez par taux horaire, salaire de base et/ou
commission. Ces modes de salaires sont dtermins dans le formulaire
Employ . Vous pouvez aussi ajouter un montant positif ou ngatif dans le
champ Ajustement . Quand la semaine est termine, vous pouvez lenregistrer
en cochant la case gauche enregistrer la semaine mais la semaine doit tre
termine pour lenregistrer.
 chaque nouvelle semaine, lapplication cre automatiquement un nouvel
enregistrement pour chaque employ pour la gestion de la paie. Si vous ne dsirez
pas vous servir de la gestion de la paie et que lapplication ne cre pas de nouvel
enregistrement toutes les semaines, vous devez aller dans la configuration du
logiciel (menu principal bouton config) dans longlet Horaire - employ et
dans le bas de la page vous cochez non la rubrique Activer les horaires de
travail des employ-es .

2.19. Paiement

Pour effectuer le paiement aux employs, il vous faut aller dans le menu principal,
menu Transactions et choisir le sous-menu Paiements . Seul
ladministrateur peut accder ces menus.

louverture de la fentre des paiements, notez quil ny a pas de grille de

donnes, ni de recherche. Pour voir les paiements dj effectus, appuyer sur le
bouton Imprimer .

Pour effectuer un paiement, choisissez dans la liste du haut Payer un-e employ-
e ou Payer tous les employ-es et ensuite appuyer sur le bouton ajouter .
Dans le champ plus bas, vous verrez apparatre le mot Tous les employs si
vous choisissez de payer tous les employs en mme temps ou le nom dun
employ si vous payez un employ individuellement. Pour choisir un employ,
appuyer sur le bouton contenant une jumelle et slectionner dans la liste un
employ.

Vous devez par la suite choisir une semaine payer en appuyant sur le bouton
calendrier en bas du formulaire et en slectionnant nimporte quelle journe de
la semaine payer pour choisir une semaine. Notez bien que la grille de donnes
affiche seulement le ou les employ-es dont les semaines ont t enregistres.

2.20. Envoi de courriels Clients / Fournisseurs

Pour effectuer un envoi de courriel un ou des clients selon certains choix

denvois, il vous suffit daller dans le menu principal et appuyer sur le bouton
Rpertoires et ensuite droite, appuyez sur le bouton clients courriel ou
fournisseurs courriel .

En entrant dans le formulaire clients courriel ou fournisseurs courriel ,

vous vous apercevrez quil ny a pas de grille de donnes louverture. Vous
arrivez plutt dans une fentre Envoi de courriels . Pour envoyer un courriel,
appuyer sur le bouton ajouter situ droite, ensuite dans la liste du haut,
 choisissez une slection dans slectionnez un choix denvoi de courriel . Par la
suite, selon le choix effectu, vous devrez remplir certains champs dans la mme
section pour finaliser votre choix denvoi de courriel.

Dans adresse de lexpditeur , slectionnez une adresse de courriel. Ladresse

du destinataire se remplira selon le ou les choix effectus dans la liste du haut. Par
la suite, dans le champ Objet vous pouvez crire un cours texte pour indiquer
un intitul. Dans le champ corps du message , vous pouvez crire un message
plus long et dtaill. Vous pouvez aussi ajouter des documents attachs selon
votre convenance.

Quand tous les champs ont t saisi, appuyez sur le bouton envoyer situ
droite.

Si vous envoyez plusieurs envois de courriels, il est normal que cela prenne un
certain temps.

Dans longlet Aucun RV , il affiche dans lenvoi que vous venez deffectuer
pour confirmer les rendez-vous, la liste des clients qui nont pas dadresse de
courriel dans leur fiche respective et ce par date. Vous devrez appeler par
tlphone ces clients pour confirmer leur rendez-vous.

Dans longlet Aucun Pub , il affiche dans lenvoi que vous venez deffectuer
la liste des clients qui nont pas dadresse de courriel dans leur fiche respective et
ce par date.

Dans longlet Envoi PUB / RV , il affiche dans lenvoi que vous venez
deffectuer la liste des clients qui ont reus un courriel de publicit ou pour
confirmer un rendez-vous selon la case coche en bas droite et ce par date.

Dans longlet Administrateur , vous pouvez effectuer la suppression des

courriels dj envoys selon diffrents choix dans la liste et ce jusqu une date
saisie.

Pour lenvoi de courriels pour les fournisseurs, cela ressemble lenvoi de

courriels aux clients mais seulement pour lenvoi de commande ou un message
quelconque. De mme, vous pouvez consulter la liste des fournisseurs qui nont
pas de dadresse de courriel ou la liste des courriels envoys et ce par date. Vous
pouvez supprimer des courriels envoys dans longlet Administrateur .

2.21. Archives
 Les archives servent sauvegarder les donnes de votre compagnie pour une
question de scurit (back-up). Pour archiver votre compagnie, il suffit daller
dans le menu principal, dans le bas du formulaire et appuyer sur le bouton
Archives .

Il y a deux faons dattribuer un nom darchivage, en slectionnant la mthode

par dfaut ou personnalis . La compagnie archive par dfaut portera
le nom Cie , suivi du numro du rpertoire de votre base de donnes, suivi de
la date et de lheure darchivage. Ainsi vous pouvez archiver les donnes de votre
compagnie plusieurs fois par jour sans problme tout en sachant lheure
darchivage.

Lautre mthode est personnalis , ce qui veut dire que vous donnez un nom
votre archive de compagnie (ex. : SalonBeaute). Le nom ainsi choisi crera une
archive portant le nom Cie suivi du numro du rpertoire de votre base de
donnes, suivi dun trait soulign et du nom que vous avez inscrit dans la bote
darchives (ex. : Cie02_SalonBeaute.mdb).

Ces archives sont conserves dans le sous-rpertoire Database\Archives du

rpertoire Alpha Salon.

Elles peuvent tre consultes en appuyant sur le bouton Archives au bas de la

premire fentre de choix des compagnies et des utilisateurs. Choisissez ensuite
larchive que vous dsirez consulter dans la liste apparaissant lcran. Seul le
Gestionnaire des compagnies peut consulter les archives.

Les archives ne sont accessibles quen mode consultation. Aucun ajout,

modification ou suppression nest autoris. Mais lon peut en revanche imprimer
des rapports pour fins de consultation.

Vous pouvez copier par la suite ces archives sur un cdrom ou sur un autre
ordinateur comme un serveur par exemple.

Larchive dune compagnie peut tre rcupre par le Gestionnaire des

compagnies , soit pour crer une nouvelle compagnie ou pour remplacer une
compagnie existante. Il est bien important de faire attention ce genre
dopration, surtout lors dun remplacement de compagnie.

2.22. Cumulatifs

Dans la plupart des modules de lapplication (produits, services, catgories,

clients, etc.), vous pouvez consulter diffrents cumulatifs par mois et par anne
dans la section Administrateur . Cela vous permet une meilleure gestion de
votre compagnie. Les cumulatifs mensuels et annuels sont conservs chaque
 anne et peuvent tre consults en choisissant une anne dans la liste droulante
dans le haut du formulaire.

Il se peut qu loccasion des cumulatifs apparaissent ailleurs que dans la section

Administrateur . Lors dune fermeture de caisse Z , certains de ces
cumulatifs se remettent zro. Il peut y avoir des cumulatifs numriques ou
montaires (ex. : quantit de produits vendus, revenus de vente par produit, taxes
perues, etc.)

2.23. Importation

Limportation des donnes des diffrentes versions de Alpha Salon et de

lancienne version Estele ou de la version ducationnel se fait dans le
formulaire des importations dans le menu Gestion des Compagnies , et en
appuyant sur le bouton support . Selon la version que vous possdez ou que
vous voulez acqurir, vous pouvez importer vous-mme les anciennes donnes
dans votre nouvelle version de Alpha Salon. Il sagit pour cela de choisir longlet
correspondant ce que vous dsirez.

Notez que longlet Estele est pour lancienne version sous format DOS .
Cette version nexporte que quelques tables vers Alpha Salon, soit : client,
employ, fournisseur, catgorie produit, produit, catgorie service, service et
compagnie.

Pour ce qui des autres versions dAlpha Salon vers Alpha Salon, toutes les tables
sont importes sans exception.

Pour les coles ou les institutions denseignement aux adultes, ils peuvent se servir
de longlet ducationnel pour transfrer les nouveaux lves dans la table
Employs de Alpha Salon sils utilisent le logiciel Jade Tosca du Ministre
de lducation.

Lorsque vous importez des donnes, il serait important de crer une nouvelle
compagnie pour une question de scurit, afin de ne pas mettre en pril votre
compagnie actuelle. Vous devez choisir une source et une destination et
choisir dans le haut la version dsire dimportation.

2.24. Coordonnes

Le formulaire coordonnes reprsente les coordonnes de votre compagnie

principale. Cette compagnie principale peut possder plusieurs compagnies dans
Alpha Salon. Si vous dsirez modifier ces coordonnes, il vous suffit daller dans
 Gestion des Compagnies , appuyez ensuite sur le bouton support et
finalement sur la commande coordonnes droite du formulaire. lintrieur
de ce formulaire, vous inscrivez directement vos modifications dans les champs
correspondants et appuyez ensuite sur le bouton enreg pour enregistrer vos
modifications.

2.25. Maintenance

La maintenance sert restructurer certaines tables de la base de donnes de toutes

vos compagnies par rapport aux terminaux et aux cumulatifs. Si vous rencontrez
des problmes lenregistrement dans certains formulaires, il serait bon
deffectuer une maintenance.

2.26. Alpha Salon version dmo

Lorsque que vous utilisez la version dmo, quelques commandes sont limites.
Vous pouvez crer jusqu 50 factures et 10 clients, mais aucun employ. Le seul
employ disponible est l Administrateur et l Utilisateur . Tous les
rapports dimpression qui seront imprims auront comme nom de compagnie
Alpha Salon dmo .

Pour enregistrer le logiciel, louverture de celui-ci choisissez dans la liste des

compagnies Gestion des compagnies , dans la liste des utilisateurs Gestion
des compagnies et entrer le mot de passe. Dans la version dmo, un seul bouton
apparatra lcran Support . Cliquez sur ce bouton pour accder au support
technique. Cliquez ensuite sur le bouton Code daccs . Dans la bote du code
denregistrement, choisissez la version du logiciel dsir Choix dapplication .
Ensuite, choisissez 3 Options supplmentaires minimum. Vous pouvez cocher
la case Plan de service qui vous fera bnficier de certains avantages comme
les mises jour gratuites pendant un an. Notez que le plan de service comporte
des frais supplmentaires.

Quand tous vos choix ont t slectionns, appuyez sur le bouton Gnrer
pour que lapplication gnre la clef envoyer pour vous enregistrer. Par la suite,
vous recevrez une clef denregistrement que vous inscrirez dans le champ droite
de la clef gnre. Appuyez sur le bouton Enreg. pour enregistrer votre
application dAlpha Salon.

Notez quil est trs important de respecter les minuscules et les majuscules dans
les clefs denregistrement. Faites attention aussi au zro (0) et la lettre O
majuscule. Le zro est moins large que la lettre O majuscule.
Quand votre clef est valide, lapplication est dbarre au complet. Vous pouvez
maintenant crer une compagnie et effectuer vos diffrentes saisies de donnes
pour le dmarrage (ex. : catgories, produits, services, modes de paiement, etc.).

Notez aussi que cette bote de code denregistrement sert aussi entrer dautres
codes pour dverrouiller certaines fonctionnalits ou modules de lapplication
Alpha Salon.