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Manual de Usuario

Mdulo de Logstica en Web


Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versin del Aplicativo 16.04.00


De fecha 28 de octubre de 2016
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

INDICE
I. INTRODUCCIN ..................................................................................................... 3

II. OBJETIVO ............................................................................................................... 3

III. ACCESO AL SIGA EN WEB (Ajuste) .................................................................... 4

Acceso al Mdulo de Logstica .......................................................... 5

IV. DESCRIPCIN DEL MDULO ............................................................................... 6

Barra de Men ..................................................................................... 7

Barra de Herramientas ........................................................................ 7

Navegacin de Ventanas .................................................................... 8

V. FUNCIONALIDAD DEL MODULO .......................................................................... 8

Administracin .................................................................................... 9

5.1.1. Cambiar Clave (Ajuste)..................................................................................... 9


5.1.2. Cerrar Sesin .................................................................................................. 10

Programacin .................................................................................... 10

5.2.1. Registro del C.N. por Centro de Costo (Ajuste) ........................................... 10

Pedidos .............................................................................................. 31

5.3.1. Registro del Pedido ........................................................................................ 31


5.3.1.1. Pedidos Programados .............................................................................. 31
5.3.1.2. Pedidos de Compra de B/S ...................................................................... 46
5.3.2. Autorizacin del Pedido ................................................................................. 62

Almacenes ......................................................................................... 76

5.4.1. Entradas al Almacn ...................................................................................... 76


5.4.2. Atencin de Pedidos ...................................................................................... 99
5.4.3. Inventario Inicial de Almacn ...................................................................... 107
5.4.4. Kardex del Almacn ..................................................................................... 114
5.4.5. Inventario Fsico del Almacn ..................................................................... 140
5.4.6. Ubicacin Fsica ........................................................................................... 150
5.4.6.1. Maestro de Ubicacin Fsica.................................................................. 151
5.4.6.2. Asignacin de Cdigo de ubicacin Fsica (CUF) con tem................ 159

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

I. INTRODUCCIN

La Oficina General de Tecnologa de la Informacin OGTI, del Ministerio de Economa y


Finanzas, ha considerado conveniente desarrollar un aplicativo informtico en Web del
Mdulo de Logstica del Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA, como una
herramienta til para la Gestin Logstica de las Entidades del Estado, con la finalidad de
facilitar a cada Centro de Costo de la Unidad Ejecutora registrar en las diferentes fases de
la Programacin del Cuadro de Necesidades (Requerido, Programado Anteproyecto y
Aprobado) los bienes y servicios que requerir para el cumplimiento de sus Metas, en
concordancia con las normas presupuestales; asimismo, permite el control y administracin
de los Pedidos Programados y No Programados, as como, la atencin de los mismos por
el rea correspondiente. Adems, registrar las Entradas al Almacn, Atencin de Pedidos,
Inventario Inicial de Almacn, Kardex de Almacn y las Ubicaciones Fsicas, para contribuir
de esta manera, a la descentralizacin de los procesos y acceso a la informacin a travs
de Internet, en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales.

II. OBJETIVO

El presente manual tiene como objetivo guiar a los distintos Usuarios y Operadores
responsables de la ejecucin del gasto pblico, en el uso y operatividad del Mdulo de
Logstica en Web, permitiendo realizar el registro de los Cuadros de Necesidades, llevar el
control de sus requerimientos Programados y No Programados, Autorizacin de los
mismos y las operaciones del Almacn, as como, utilizar diversos reportes que contribuyen
a la toma de decisiones, permitiendo mejorar la calidad y desempeo del gasto pblico.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

III. ACCESO AL SIGA EN WEB (Ajuste)

En esta seccin se detalla el procedimiento para el acceso al SIGA en Web, as como, al


Mdulo de Logstica en Web.

Para ello, la Unidad Ejecutora deber contar con una direccin IP pblica y un dominio en
internet.

Al ingresar al link, el Usuario visualizar la ventana de Inicio de Sesin al SIGA en Web, en


la cual se ingresar el Usuario y Contrasea de acceso previamente registrados en el
Mdulo Administrador del SIGA.

Asimismo, seleccionar la Unidad Ejecutora, activando la barra de despliegue .

Nota: La clave se diferencia entre maysculas y minsculas. Adems, es de uso


personal e intransferible, es responsabilidad del usuario la confidencialidad de la misma.

Seguidamente, dar clic en Aceptar

Para el caso de usuarios nuevos que ingresen por primera vez al sistema o si su clave fue
modificada por el usuario ADMIN o si su clave ha caducado, el Sistema mostrar por nica
vez la ventana Cambio de Clave de Usuario, donde se registrar los nuevos Datos de
Acceso.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB


Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones sealadas
en el numeral 5.1.4 del Manual de Usuario del Mdulo Administrador.

El Sistema presentar la ventana principal, mostrando los iconos de acceso a los Mdulos
del SIGA en Web, de acuerdo al acceso otorgado en el Perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador del SIGA.

Acceso al Mdulo de Logstica

Para acceder al Mdulo de Logstica, dar clic en el cono Logstica .

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Al ingresar, se presentar la ventana principal del Mdulo de Logstica en Web, en la cual


se visualizar los Sub Mdulos y Opciones que han sido adecuados para su ejecucin en
los browsers Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, entre otros.

IV. DESCRIPCIN DEL MDULO

En la parte superior izquierda de la ventana principal, se mostrar la siguiente informacin:

Nombre del Mdulo al que est accediendo el Usuario.


Versin del SIGA en Web.
Barra de Men

En la parte superior derecha de la ventana principal, se mostrar lo siguiente:

Nombre de la Unidad Ejecutora


Usuario que est accediendo al Sistema
Icono Seleccin de Mdulo : De acuerdo a los accesos otorgados al Usuario
se desplegar las opciones para acceder a los siguientes Mdulos: Mdulo de
Logstica, Mdulo de Viticos, Mdulo de PpR.
Icono Salir : Permite salir del Sistema, retornando a la ventana de Inicio de
Sesin.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Barra de Men

La Barra de Men incluye un conjunto de Sub Mdulos y Opciones utilizadas para operar
el Mdulo de Logstica.

Su descripcin y funcionalidades se detallan a continuacin:

Nombre Descripcin

Administracin Permite realizar la modificacin de clave de Usuario y Cerrar la


Sesin del Usuario, retornando a la ventana de Inicio de Sesin.

Programacin Permite a cada Centro de Costo registrar en las diferentes fases de


la Programacin del Cuadro de Necesidades (Requerido,
Programado Anteproyecto y Aprobado) los bienes y servicios que
requerir para el cumplimiento de sus Metas.
Pedidos Permite realizar el registro de los Pedidos Programados y No
Programados en el Cuadro de Necesidades.

Almacenes Permite al responsable del Almacn registrar la Atencin de los


Pedidos solicitados por los Centros de Costo de la Unidad Ejecutora,
que previamente han sido Aprobados, generando el Pedido
Comprobante de Salida PECOSA, asimismo, permite el registro del
Maestro de Ubicacin Fsica.

Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la


operatividad del Mdulo.

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La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuacin:

: Permite retornar a la ventana principal del Mdulo.

: Permite salir del Mdulo y retornar a la ventana de Inicio de Sesin.

: Despliega las opciones de acceso a los Mdulos a los cuales el Usuario tenga
acceso.

Navegacin de Ventanas

En la parte inferior de las ventanas de las opciones de este Mdulo, se podr visualizar
una barra de paginacin que permiten al Usuario desplazarse por las pginas de los
registros consultados, siempre y cuando se cuente con un mayor nmero de registros de
los mostrados en pantalla.

La funcionalidad de cada icono se describe a continuacin:

: Permite retornar a la pgina inicial.

: Permite ir a la pgina anterior.

: Indica el nmero de pgina actual y la cantidad total de pginas que contienen


informacin. Adems, permite ir a una pgina especfica, ingresando el
nmero en el recuadro.

: Permite ir a la pgina siguiente.

: Permite ir a la ltima pgina.

: Indica el intervalo de registros mostrados en la pgina actual, as como la


cantidad total de registros.

V. FUNCIONALIDAD DEL MODULO

En esta seccin, se describe las funcionalidades de cada una de las opciones contenidas
en los Sub Mdulos del Mdulo de Logstica en Web.

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Administracin

El Sub Mdulo Administracin contiene las opciones: Cambiar Clave y Cerrar Sesin.

5.1.1. Cambiar Clave (Ajuste)

Esta opcin permite al usuario cambiar su clave de acceso actual. El cambio de clave
automticamente afectar a todos los Mdulos del Sistema a los que tenga acceso.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Administracin Cambiar Clave.

El Sistema presentar la ventana Cambiar Clave, en la cual el Usuario registrar los


siguientes datos:
Clave Actual: Ingresar la clave actual de acceso al Sistema.

Nueva Clave: Ingresar la nueva clave de acceso.

Repita nueva clave: Volver a ingresar la nueva clave de acceso.

Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones sealadas
en el numeral 5.1.4 del Manual de Usuario del Mdulo Administrador.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Luego, dar clic en el botn . El Sistema mostrar un mensaje al Usuario


confirmando la modificacin de la clave:

5.1.2. Cerrar Sesin

Esta opcin permite cerrar la sesin del Usuario, retornando a la ventana de acceso al
Sistema.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Administracin Cerrar Sesin.

Programacin

El Sub Mdulo Programacin contiene la opcin del Registro del Cuadro de Necesidades,
la cual se describe a continuacin:

5.2.1. Registro del C.N. por Centro de Costo (Ajuste)

Esta opcin permite a los Centros de Costo de la Unidad Ejecutora, registrar en las
diferentes fases de la Programacin del Cuadro de Necesidades (Requerido, Programado
Anteproyecto y Aprobado) los bienes, servicios que requerir para el cumplimiento de sus
Metas, en concordancia con las normas presupuestales.

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El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Programacin Cuadro de Necesidades


(CN) Registro C.N: por Centro de Costo, como se muestra a continuacin:

Validacin: Para poder realizar el registro del Cuadro


de Necesidades, el Usuario deber tener asignado en
el perfil del Usuario el(los) Centro(s) de Costo
correspondiente(s), caso contrario se mostrar el
siguiente mensaje al Usuario :

El Sistema presentar la ventana Registro del C.N. por Centro de Costo, mostrando los
Centros de Costos que registrarn sus Cuadros de Necesidades:

1. En la seccin izquierda de la ventana se mostrarn los Centros de Costo principales


(de primer nivel), indicando el Cdigo, Nombre y Fase de Programacin.

2. En la seccin derecha de la ventana se mostrarn los Centros de Costos


dependientes, indicando el Cdigo, Descripcin y Fase de Programacin.

Asimismo, en la cabecera de la cada columna Centro de Costo y Descripcin, contiene


un campo de bsqueda que permitir filtrar la informacin, ingresando el dato en el campo
de bsqueda correspondiente y dando Enter.

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Insertar Centro de Costo dependiente

Para insertar un Centro de Costo dependiente, en el filtro Ao, seleccionar el ao de


Programacin y luego dar clic en el icono Nuevo Centro de Costo :

El Sistema mostrar la ventana Registro de Centro de Costo, en la cual el Usuario


marcar con un check el (los) Centro(s) de Costo a insertar, luego dar clic en el botn
Grabar .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK:

Los Centros de Costo insertados, se visualizarn en la ventana principal:

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

De la misma manera para Eliminar un Centro de Costo Dependiente, el Usuario


seleccionar el Centro de Costo correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Centro
de Costo .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la eliminacin:

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL CUADRO DE NECESIDADES

Para realizar el registro del Cuadro de Necesidades, el Usuario ingresar a la carpeta


amarilla del Centro de Costo correspondiente:

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar la ventana Registro Cuadro de Necesidades por Centro de Costo,


mostrando en la cabecera el Ao de Programacin, Centro de Costo, Responsable y
Nmero de personas asignadas a dicho Centro. Asimismo, cuenta con campos de
bsqueda por Genrica de Gasto, Fuente de Financiamiento, Meta, Tarea, Tipo Bien,
Activo Fijo, Saldo, Fase, e Item, como se muestra a continuacin:

Para insertar items al Cuadro de Necesidades, el Usuario realizar el siguiente


procedimiento:

1. En la seccin Items, dar clic en el icono Nuevo Item .

2. El Sistema mostrar la ventana Registro de Items, el la cual el Usuario


seleccionar los siguiente datos:

Programa: Seleccionar si el Programa es de tipo Actividad o Proyecto,


activando la barra de despliegue .

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Para las Unidades Ejecutoras que trabajan con Metas Estratgicas, esta
opcin permitir seleccionar si el Programa es de Tipo de Actividad o
Proyecto pero relacionado a la Meta Estratgica.

Meta: Seleccionar la Meta, activando la barra de bsqueda . En esta lista


se mostrarn las Metas cargadas en el Mdulo de Configuracin a travs
de la Interfase SIAF.

Tarea: Seleccionar la Tarea, activando la barra de bsqueda . En la lista


se mostrarn las Tareas asignadas al Centro de Costo, con los siguientes
datos: Descripcin de la Tarea, Tipo Tarea y Tipo Uso

Para Centros de Costo que trabajan con Tareas Estrategicas, en la lista


adicionalmente se mostrar el cdigo del Sub Producto (SProducto):

Nota: Solo se visualizarn las Tareas Comunes, Estratgicas y Personalizadas,


relacionadas a la Meta y Fuente de Financiamiento seleccionada.
Tipo de tem: Permite seleccionar el Tipo de tem (Suministros, Activo fijo,
Servicio. u Obras), activando la barra de despliegue . Para las Metas PpR,
no se mostrar el tipo Obras.

Tipo Uso: Seleccionar el Tipo de Uso que se le dar al insumo. Para las
Metas Programticas, en la lista se visualizar el tipo de Uso en funcin a la
Tarea previamente seleccionada:

Para el caso de las Metas Estratgicas, se podr seleccionar el tipo de Uso


de los tems, activando la barra de despliegue .

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Dist. Mens: Permite indicar si la distribucin mensual de los tems se


realizar automticamente por el Sistema o ser registrado manualmente
por el Usuario:

o S: el Sistema distribuir automticamente la cantidad de tems a


en todos los meses del ao.
o No: el Usuario seleccionar el Mes correspondiente.

Nmero Ambientes: Muestra el nmero de ambientes del Centro de Costo


registrado en el Mdulo de PpR.

Meta Fsica: Muestra la Meta Fsica y la Unidad de Medida de la Meta


Estratgica registrada en el Mdulo de PpR.

3. Luego se deber de realizar la bsqueda de los tems. Para ello, en el campo


Descripcin tem ingresar la descripcin de al menos tres (3) caracteres y luego
dar Enter.

En la ventana se mostrar la relacin de los tems que coinciden con la bsqueda


realizada, con la siguiente informacin: Cdigo tem, Descripcin, Cantidad,
Indicador de seleccin si el tem tiene Obligacin de Pago y/o Previsin, Unidad de
Medida, Precio y Clasificador de Gasto.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

4. Seguidamente, marcar con un check el (los) tem (s) a programar. En la columna


Cantidad ingresar la cantidad requerida. Para el caso de tems que pertenecen a
un Kit, si estos son de tipo de clculo 4, automticamente se mostrar la cantidad
que fue personalizada en el Mdulo de PpR, pero con opcin a modificar una
cantidad menor o igual. Luego dar clic en el botn Grabar .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK:

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

5. Para salir de la ventana, dar clic en el botn Salir . En la ventana del


Registro Cuadro de Necesidades por Centro de Costo, se visualizar la relacin
de las Tareas (Sub Productos en PpR) que cuentan con tems programados:

Para visualizar los tems programados de un Sub Producto, el Usuario dar clic en
el icono de despliegue . Automticamente, se mostrarn los tems programados
con la siguiente informacin: Cdigo tem, Descripcin tem, Clasificador de Gasto,
Unidad de Medida, Monto Total, Precio, Cantidad Total, Cantidad Unitaria, y
Distribucin mensual.

Asimismo, en la parte inferior de la ventana, se muestra una leyenda, indicando en


funcin al color del texto del tem, si pertenece a Gasto General, Kit, Catlogo, o
Cuadro de Necesidades.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

OBLIGACION DE PAGO Y PREVISIONES PRESUPUESTALES EN CUADRO DE


NECESIDADES

En el Cuadro de Necesidades, tambin se podr registrar las obligaciones de pago y las


previsiones de recursos presupuestales para tres aos, incluyendo el ao de la
programacin.

Para ello, si el item programado, tiene alguna obligacin de pago de contratos de aos
anteriores y/o se va a programar su previsin para los siguientes tres aos, en la ventana
Registro de Items, se marcar con un check el campo Pr. del item programado.

Nota: El procedimiento tambin aplica para las Metas PpR.

Al dar clic en el icono Grabar y luego en Salir , se podr visualizar el item


agregado, el siguiente paso, es seleccionar el item y dar clic en el cono Editar Item.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

En la ventana Edicin de Item, adems, de mostrase el monto programado distribuido


mensualmente, se mostrarn los campos para el registro de la Obligacin de Pago y la
Previsin Presupuestal.

Primero, se deber seleccionar el Tipo de Obligacin o Previsin, pudiendo ser: Contrato,


Proceso de Seleccin u Otros, activando la barra de despliegue del campo Tipo
Obligacin/Previsin.

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Asimismo, se podr registrar el nmero del documento del Tipo seleccionado.

Seguidamente, para el caso de bienes o activo fijo, se proceder a registrar la cantidad en


los aos correspondientes, el monto ser calculado en base a la cantidad y el precio
referencial existente en el Catlogo Precio; para el caso de servicios, se registrar el monto.
Luego, dar clic en el icono Grabar .

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Validacin: Si se tiene tems registrados como


Obligacin/Previsin, pero no se tiene monto o
cantidad registrada en alguna de esas opciones,
al salir de la ventana Registro Cuadro de
Necesidades por Centro de Costos, el Sistema
mostrar el siguiente mensaje al Usuario :

Asimismo, en la ventana Datos de Item, se podr cambiar el indicador de Obligacin de


Pago y Previsin, marcando con un check o desmarcando el campo Pago/Prevencin.

ACTUALIZACIN DE DATOS

Para Modificar las cantidades programadas, el Usuario seleccionar el tem


correspondiente y dar clic en el icono Editar tem .

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El Sistema mostrar la ventana Edicin de tem, en la cual el Usuario podr modificar el


las cantidades programadas de manera mensualizada. Luego dar clic en el botn Grabar
.

Para Eliminar un tem programado, el Usuario seleccionar el tem correspondiente y


dar clic en el icono Eliminar tem .

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la eliminacin:

CONSULTAS

Se podr consultar lo siguiente:

Resumen Presupuestal.- Para consultar el Resumen del Presupuesto


Programado, el Usuario dar clic en el icono Resumen Presupuestal , como se
muestra a continuacin:

El Sistema mostrar la ventana Resumen Presupuestal, en la cual el Usuario


seleccionar el tipo de visualizacin de la informacin:

- Nivel tarea - S.- Al seleccionar esta opcin, la informacin ser mostrada


a nivel de Tarea, incluyendo la siguiente informacin: Cdigo de la Tarea,
nombre de la tarea, monto del CN, Obligacin de Pago, Previsin de
recursos presupuestales y Monto total. Asimismo, al dar clic en el icono de
despliegue se podr consultar el Presupuesto Programado a nivel de
Fuente/Rubro, Grupo, Meta y Clasificador de Gasto. La informacin
mostrada es

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- Nivel tarea - No.- Al seleccionar esta opcin, la informacin ser mostrada


a nivel de Fuente/Rubro, incluyendo la siguiente informacin: Cdigo de la
Fuente/Rubro, nombre de la Fuente/Rubro, monto del CN, Obligacin de
Pago, Previsin de recursos presupuestales y Monto total. Asimismo, al dar
clic en el icono de despliegue se podr consultar el Presupuesto
Programado a nivel de Grupo, Meta y Clasificador de Gasto.

Consulta de ID de Kit.- A travs de esta opcin, el Usuario podr consultar el


detalle de los tems, as como, el ndice de Identificacin del tem (ID) que
pertenecen a un Kit del Mdulo de PpR. Para ello el Usuario seleccionar el tem
correspondiente y dar clic en el icono Consulta de ID de Kit .

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar la ventana Consulta de ID de Kit, mostrando la siguiente


informacin: Cdigo tem, Descripcin, Unidad de Medida, Precio, ID, Tipo Clculo,
C.U., Cantidad y Stock.

Criterios de Bsqueda del C.N.:

La ventana del Registro del Cuadro de Necesidades por Centro de Costo, cuenta con
criterios de bsqueda que permitir filtrar la informacin mostrada del Cuadro de
Necesidades, para ello el Usuario seleccionar los siguientes filtros y seleccionar la
opcin correspondiente activando la barra de despliegue :

Genrica de Gasto: Permite filtrar la informacin por Todas o una Genrica de Gasto
Programada.

Fuente de Financiamiento: Permite filtrar la informacin por Todas o una Fuente de


Financiamiento Programada.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Meta: Permite filtrar la informacin por Todas o una Meta Programa.

Tarea: Permite filtrar la informacin por Todas o una Tarea Programa.

Tipo de Bien: Permite filtrar la informacin por Todos o un Tipo de Bien.

Activo Fijo?: Al seleccionar la opcin S, la informacin se filtrar slo por los


Activos Fijos Programados, al seleccionar No, mostrar Todos los tems.

Tipo Meta: Permite filtrar la informacin por Todos o un Tipo de Meta (Meta
Programtica o Meta PpR).

Tipo Bloqueo: Permite filtrar la informacin que se encuentran con o sin bloqueo en
el Mdulo de PpR, o ambas opciones.

tem: A travs de este campo, el Usuario podr realizar la bsqueda de tems


Programados. Para ello, ingresar el texto a buscar y luego dar Enter. En la ventana
slo se visualizarn los Sub Productos que contienen tems cuya descripcin coincide
con el texto buscado. Para visualizar los tems, dar clic en el icono de despliegue
:

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Nota: La bsqueda se realizar sobre la informacin mostrada en la ventana, en


funcin a los filtros previamente seleccionados.

REPORTES

Para visualizar los reportes del Cuadro de Necesidades, dar clic en el cono Imprimir ,
como se muestra a continuacin:

El Sistema mostrar la ventana Imprimir, en la cual el Usuario seleccionar la opcin de


reporte a imprimir:

Luego, seleccionar la informacin que requerir mostrar en el reporte, seleccionando los


siguientes filtros de seleccin: Fase de Programacin, Tipo Bien, FF/Rubro, Clasificador de
Gasto, Tipo (Por Cantidades o Valores), Detalle (Por tem o Clasificador), Tipo Meta, Meta,
Tipo Tarea, Tarea, Grupo, Clase, Familia, tem. Luego dar clic en el botn Imprimir
.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema presentar la ventana Seleccin tipo Reporte, en la cual el Usuario


seleccionar el tipo de archivo en el que se mostrar la informacin, que puede ser PDF o
Excel. Luego dar clic en el botn Imprimir .

A continuacin se hace la descripcin de cada reporte:

Reporte Cuadro de Necesidades Mensualizado: Este reporte muestra la relacin de


bienes y servicios programados mensualmente, en Cantidad y/o Valor, por Fuente de
Financiamiento, Meta, Tarea y Clasificador de Gasto, de acuerdo a los filtros
seleccionados, indicando adems el valor total anual.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Reporte Cuadro de Necesidades Trimestral: Este reporte muestra la relacin de


bienes y servicios programados trimestralmente, en Cantidad y/o Valor, por Fuente de
Financiamiento, Meta, Tarea y Clasificador de Gasto, de acuerdo a los filtros
seleccionados, indicando el valor total anual.

Reporte Cuadro de Necesidades por Tareas Mensualizado: Este reporte muestra


la relacin de los bienes y servicios programados mensualmente en Cantidad y/o
Valor, por Tarea, Fuente de Financiamiento y Meta, de acuerdo a los filtros
seleccionados, indicando el valor total anual.

Consolidado de Cuadro de Necesidades Mensualizado: Este reporte muestra la


informacin consolidada de los bienes y servicios programados mensualmente, en
Cantidad y/o Valor por Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto, de
acuerdo a los filtros seleccionados, indicando el valor total anual.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Pedidos

El Sub Mdulo Pedidos contiene las opciones: Registro del Pedido y Autorizacin del
Pedido, cuyas funcionalidades se describen a continuacin

5.3.1. Registro del Pedido

Esta opcin contiene las siguientes sub opciones: Pedidos programados y Pedidos de
compra de B/S.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos Registro del Pedido.

5.3.1.1. Pedidos Programados

Esta opcin permite a los Usuarios de los Centros de Costo generar sus requerimientos de
los bienes programados en el Cuadro de Necesidades, para ser atendidos por el Almacn,
de acuerdo al stock disponible.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos Registro del Pedido Pedidos
Programados, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Pedidos Programados,


mostrando en la parte superior de la ventana los filtros de seleccin: Ao Mes, Centro de
Costo, Nro Pedido y Estado; as mismo, se muestra la relacin de los Pedidos Programados
generados por el Centro de Costo.

Ao: Permite filtrar en pantalla los Pedidos por Ao . Por defecto mostrar el ao
de ejecucin del Sistema. Para seleccionar otro ao, activar la barra de despliegue
.

Mes: Permite filtrar en pantalla los Pedidos por Todos o por un mes, activando la
barra de despliegue .

Tipo: Por defecto muestra tipo Bien.

Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo solicitante del Pedido, activando


la barra de despliegue .

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Nro. Pedido: Permite realizar una bsqueda por nmero de Pedido. Ingresar el
nmero en la caja de bsqueda y dar Enter.

Estado: Permite filtrar en pantalla los Pedidos por Todos o un Estado del Pedido.

Responsable: Muestra automticamente el responsable del Centro de Costo


seleccionado.

REGISTRAR PEDIDO PROGRAMADO

Para registrar un Pedido Programado, dar clic en el icono Insertar Pedido .

El Sistema presentar la ventana Editar Pedido, con los siguientes campos para su
registro:

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

N Pedido: Muestra el nmero correlativo del Pedido, autogenerado por el Sistema,


pudiendo ser editado por el Usuario, siempre y cuando se tenga configurado la
opcin en Parmetro de Configuracin Inicial del Mdulo de Logstica Cliente -
Servidor.

Tipo: Por defecto muestra tipo Bien.

Estado: Por defecto muestra Pendiente.

Fecha: Seleccionar la fecha del registro del Pedido. Por defecto se mostrar la
fecha actual, pudiendo ser editada por el Usuario dando clic en el icono Calendario
.

Fecha de Autorizacin: Si el Pedido se encuentra autorizado, se mostrar la fecha


de autorizacin.

Meta: Seleccionar la meta a la cual se afectar el gasto del Pedido, dando clic en
el icono Buscar . Se mostrarn las metas relacionadas con el Centro de Costo.

Tarea: Seleccionar la tarea dando clic en el icono Buscar . Se mostrarn las


tareas relacionadas a la meta seleccionada.

Tipo de Uso: Por defecto mostrar el tipo de uso Consumo Institucional, caso
contrario podr activar la barra de despliegue para visualizar los tipos de Uso
relacionados a la Tarea.

: Marcar con un check si el destino del Pedido es una Entidad


Externa. Se activar el campo Destino en la cual seleccionar el lugar de entrega.
En la barra de despliegue se listarn los destinos registrados en la Tablas de
Logstica del Mdulo de Logstica del SIGA Cliente Servidor.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Entregar a: Seleccionar el empleado al cual se le entregar el Pedido, activando la


barra de despliegue .

Motivo: Ingresar el motivo que origina el Pedido.

Luego , dar clic en el botn . En la ventana se mostrar el registro del pedido en


estado Pendiente.

Insertar Bienes

Para registrar los items a solicitar en el Pedido, marcar el circulo del Pedido y dar clic
en el icono Insertar Bien del campo derecho de la ventana.

El Sistema presentarla ventana Seleccin de Items. Para visualizar los items, en el


campo Buscar Por seleccionar el tipo de bsqueda activando la barra de despliegue e
ingresar el dato a buscar. Se podr realizar la busqueda por: Codigo del item, Descripcion,
Unidad de medida, Clasificador y Nombre Comn. Para ejecutar la busqueda dar Enter.

se mostrarn solo los items registrados en el Cuadro de Necesidades y que coinciden con
la bsqueda realizada, seleccionar l (los) item(s) y registrar la cantidad a solicitar en la
columna Cantidad.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Validacin: Si la cantidad solicitada


del tem supera el monto programado
en el Cuadro de Necesidades para el
mes del Pedido, el Sistema mostrar
un mensaje al Usuario:

Seguidamente, dar clic en el botn . En la ventana principal se mostrarn los items


insertados.

Modificar datos del tem

Para modificar los datos de un tem, marcar el circulo del tem correspondiente y dar clic
en el icono Editar Bien del campo derecho de la ventana.

-36-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema presentar la ventana Detalle del tem, en la cual el Usuario podr registrar las
Especificaciones Tcnicas del tem, as como, consultar las cantidades Programadas en el
Cuadro de Necesidades.

Registrar Especificaciones Tcnicas del tem

Para registrar las Especificaciones Tcnicas del tem, en la parte Central de esta ventana,
dar clic en el icono Insertar Especificaciones Tcnicas .

Se Presentar la ventana Especificaciones Tcnicas, en la cual se ingresar el rubro y


las especificaciones tcnicas, luego dar clic en el botn Grabar .

-37-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Para ingresar otro Rubro, se deber dar clic nuevamente en el icono Insertar
Especificaciones Tcnicas .

Consultar detalle de lo Programado

Para consultar las cantidades Programadas del tem, ingresar al botn


.

Se presentar la ventana Programado, con las cantidades mensualizadas del tem


Programado en el Cuadro de Necesidades.

-38-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Eliminar tem

Para eliminar un tem del Pedido, marcar el circulo del tem correspondiente y dar clic
en el icono Eliminar Bien del campo derecho de la ventana.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la eliminacin:

Modificar Pedido

Para modificar los datos generales del Pedido, marcar el circulo del Pedido
correspondiente y dar clic en el icono Editar Pedido del campo izquierdo de la ventana.

-39-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema presentar la ventana Editar Pedido, en la cual realizar las modificaciones


correspondientes.

VB Jefe

Para dar VB a la solicitud del Pedido, el Usuario responsable de la autorizacin del


Pedido, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el icono VB del
Jefe .

El estado del Pedido cambiar de Pendiente a VB Jefe.

-40-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Para retornar al estado Pendiente, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar
clic en el icono Pendiente .

Consultar Pedido

Cuando el Pedido se encuentra con estado VB Jefe, no se podr editar o eliminar el


Pedido, solo se podr consultar la informacin, dando clic en el icono Ver Pedido del
campo izquierdo de la ventana. Para consultar la informacin del (los) item(s) dar clic en el
icono Ver Detalle Bien del campo correspondiente.

Eliminar Pedido

Para eliminar un Pedido, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el
icono Eliminar Pedido del campo izquierdo de la ventana.

-41-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la eliminacin:

Nota: Si el Pedido se encuentra en estado VB Jefe, no se podr modificar o eliminar.

COPIA DE PEDIDO

El Sistema permite copiar la informacin de los Pedidos registrados en el Sistema (datos


generales, tems y cantidades) para la creacin de otros, para ello marcar en el circulo
del Pedido que se requiere copiar y dar clic en el icono Copiar Pedido .

-42-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la copia del Pedido:

El Sistema generar un nuevo Pedido en estado Pendiente, con los mismos datos del
Pedido copiado, pudiendo ser modificado por el Usuario.

REPORTES

Para obtener los reportes de Pedidos Programados, dar clic en el icono Imprimir . El
sistema presentar la ventana Seleccin de Reporte, con las siguientes opciones:

-43-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Formato de Registro de Pedido.- Muestra el formato de solicitud de pedido, con la


siguiente informacin: cdigo, descripcin, especificaciones tcnicas, cantidad
solicitada y unidad de medida del tem, as como, un campo para la firma del solicitante
del pedido y la firma del Jefe del Centro de Costo que autoriza la solicitud de pedido.

Adicionalmente, marcando con un check en el campo Visualizar Clasificador


se visualizar en la solicitud del Pedido el clasificador de gasto de
los tems.

Relacin de Pedidos.- Muestra la relacin de los pedidos programados por un rango


de fechas.

Al seleccionar este reporte, se activarn los filtros: Tipo, Desde y Hasta:

Tipo: Tipo Bien.

-44-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Desde: Fecha inicial de bsqueda de los pedidos.


Hasta: Fecha final de bsqueda de los pedidos.

El reporte muestra la siguiente informacin: nmero y fecha del pedido, cdigo y


descripcin del Centro de Costo y estado del pedido.

Relacin de tems de Pedidos.- Muestra la relacin de los tems solicitados, por


pedido y rango de fechas.

Al seleccionar este reporte, se activarn los filtros: Tipo, Desde, Hasta, Grupo, Clase,
Familia e tem:

Tipo: Permite Seleccionar el Tipo Bien (Bien o Servicio).

Desde: Permite seleccionar la Fecha inicial de bsqueda de los pedidos.

Hasta: Permite seleccionar la Fecha final de bsqueda de los pedidos.

Grupo: Permite seleccionar el grupo de los tems a buscar, activando la barra


de despliegue .

Clase: Permite seleccionar la clase de los tems a buscar, activando la barra


de despliegue .

Familia: Permite seleccionar la familia de los tems a buscar, activando la barra


de despliegue .

tem: Permite seleccionar el tem a buscar, activando la barra de despliegue


.

El reporte muestra la siguiente informacin: fecha, nmero y estado del pedido, cdigo
y descripcin del Centro de Costo, unidad de uso, cantidad solicitada y cantidad
autorizada del tem, as como el nmero y fecha de la PECOSA.

-45-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Relacin de PECOSAS.- Muestra la relacin de las PECOSAS generadas por un


rango de fechas.

Al seleccionar este reporte, se activarn los filtros Desde y Hasta:

Desde: Permite seleccionar la Fecha inicial de bsqueda de las PECOSAS.

Hasta: Permite seleccionar la Fecha final de bsqueda de las PECOSAS.

El reporte muestra la siguiente informacin: fecha, nmero y estado del pedido, cdigo
y descripcin del Centro de Costo, unidad de uso, cantidad solicitada y cantidad
autorizada del tem, as como el nmero y fecha de la PECOSA.

5.3.1.2. Pedidos de Compra de B/S

-46-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

En esta opcin, permite generar los pedidos de bienes y servicios No Programados en el


Cuadro de Necesidades y que debido a la importancia del requerimiento para el
cumplimiento de las metas institucionales, requieren ser adquiridos e incorporados al PAO
actualizado para su adquisicin.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos Registro del Pedido Pedidos
de Compra de B/S, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos de


Compra, mostrando en la parte superior los filtros: Ao Mes, Tipo, Centro Costo, Nro
Pedido y Estado, as mismo, muestra la relacin de los Pedidos No Programados
generados por el Centro de Costo.

Ao: Permite filtrar en pantalla los Pedidos por Ao . Por defecto mostrar el ao
de ejecucin del Sistema. Para seleccionar otro ao, activar la barra de despliegue
.

Mes: Permite filtrar en pantalla los Pedidos por Todos o un mes, activando la barra
de despliegue .

Tipo: Permite seleccionar el tipo de insumo a solicitar (Bien o Servicio), activando


la barra de despliegue .

-47-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Centro Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo solicitante del Pedido,


activando la barra de despliegue .

Nro. Pedido: Permite realizar la bsqueda de un pedido por nmero, ingresndolo


en la caja de bsqueda y dar Enter.

Estado: Permite filtrar en pantalla los Pedidos por Todos o un Estado del Pedido.

Responsable: Muestra automticamente el responsable del Centro de Costo


seleccionado.

REGISTRAR PEDIDO NO PROGRAMADO

Para registrar un Pedido No Programado, dar clic en el icono Insertar Pedido del campo
izquierdo de la ventana.

El Sistema presentar la ventana Editar Pedido, con los siguientes campos para su
registro:

-48-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

N Pedido: Muestra el nmero correlativo del Pedido, autogenerado por el Sistema,


pudiendo ser editado por el Usuario, siempre y cuando se tenga configurado la
opcin en Parmetro de Configuracin Inicial del Mdulo de Logstica Cliente -
Servidor.

Tipo: Por defecto muestra el tipo de tem solicitado (Bien o Servicio).

Estado: Por defecto muestra Pendiente.

Fecha: Seleccionar la fecha del registro del Pedido. Por defecto mostrar la fecha
actual, pudiendo ser editada por el Usuario dando clic en el icono Calendario .

Fecha de Autorizacin: Si el Pedido se encuentra autorizado, mostrar la fecha


de autorizacin.

Meta: Seleccionar la meta a la cual se afectar el gasto del Pedido, dando clic en
el icono Buscar . Se mostrarn las metas relacionadas con el Centro de Costo.

FF/Rubro: Seleccionar la fuente de financiamiento a la cual se afectar el gasto del


Pedido, activando la barra de despliegue .

Tarea: Seleccionar la tarea dando clic en el icono Buscar . Se mostrarn las


tareas relacionadas a la meta seleccionada.

Tipo de Uso: Por defecto mostrar el tipo de uso Consumo Institucional, caso
contrario podr activar la barra de despliegue para visualizar los tipos de Uso
relacionados a la Tarea.
: Marcar con un check si el destino del Pedido es una Entidad
Externa. Se activar el campo Destino en la cual seleccionar el lugar de entrega.

-49-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

En la barra de despliegue . Solo se listarn los destinos registrados en la Tablas


de Logstica del Mdulo de Logstica del SIGA Cliente Servidor.

Entregar a: Seleccionar el empleado al cual se le entregar el Pedido, activando la


barra de despliegue .

Motivo: Ingresar el motivo que origina el Pedido.

PECOSA PPA? : Al marcar con un check este campo, permitir listar solo los
tems que se hayan ingresado al almacn especializado de medicamentos mediante
PPA (pedido provisional de almacn).

Luego, dar clic en el botn Grabar . En la ventana se mostrar el registro del


Pedido en estado Pendiente.

Insertar Bienes

Para registrar los items a solicitar, marcar el circulo del Pedido y dar clic en el icono
Insertar Bien del campo derecho de la ventana.

El Sistema presentar la ventana Seleccin de Items. Para visualizar los items, en el


campo Buscar Por seleccionar el tipo de bsqueda activando la barra de despliegue e
ingresar el dato a buscar. Se podr realizar la busqueda por: Codigo del item, Descripcion,
Unidad de medida, Clasificador y Nombre Comn. Para ejecutar la busqueda dar Enter.

En la ventana se mostrarn los items que coinciden con la bsqueda realizada, seleccionar
l (los) item(s) y registrar la cantidad a solicitar en la columna Cantidad.

-50-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Validaciones:

a. Si el tem seleccionado con tiene precio estimado,


no se podr solicitar y el Sistema mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:

b. Si el tem registrado, se encuentra Programado en


el Cuadro de Necesidades, el Sistema solicitar
se ingrese la justificacin del porque se est
solicitando como un Pedido No Programado, caso
contrario continuar con la verificacin de las
siguientes validaciones.

Luego, dar clic en el botn .

Validacin: Si el monto total del Pedido superara el


Saldo Presupuestal SIAF disponible a nivel de
Fuente/Rb, Meta, Genrica y Clasificador de Gasto,
el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

-51-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

En la ventana principal se mostrarn los items insertados.

Asi mismo, se podr modificar la justificacion de la solcitud del item(s) Programado(s) en


el Cuadro de Necesidades, marcando el circulo del tem correspondiente y dando clic
en el icono Justificacin del campo derecho de la ventana principal.

Nota: El icono Justificacin solo se mostrar al seleccionar aquellos tems que se encuentran
Programados en el Cuadro de Necesidades.

-52-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Ingresando al botn , se podr consultar la Disponibilidad Presupuestal por Fuente


/ Rb, Meta, Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.

Modificar datos del tem

Para modificar los datos de un tem, marcar el circulo del tem correspondiente y dar clic
en el icono Editar Bien del campo derecho de la ventana.

El Sistema presentar la ventana Detalle del tem, en la cual el Usuario podr modificar la
cantidad solicitada y registrar las Especificaciones Tcnicas del tem, as como.

-53-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Registrar Especificaciones Tcnicas del tem

Para registrar las Especificaciones Tcnicas del tem, en la parte central de la ventana, dar
clic en el icono Insertar Especificaciones Tcnicas .

Se presentar la ventana Especificaciones Tcnicas, en la cual se ingresar el rubro y


las especificaciones tcnicas, luego dar clic en el botn Grabar .

Para ingresar otro Rubro, se deber dar clic nuevamente en el icono Insertar
Especificaciones Tcnicas .

Eliminar tem

Para eliminar un tem del Pedido, marcar el circulo del tem correspondiente y dar clic
en el icono Eliminar Bien del campo derecho de la ventana.

-54-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la eliminacin:

Modificar Pedido

Para modificar los datos generales, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar
clic en el icono Editar Pedido del campo izquierdo de la ventana.

El Sistema presentar la ventana Editar Pedido, en la cual realizar las modificaciones


correspondientes.

-55-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

VB Jefe

Para dar VB a la solicitud de un Pedido, el Usuario responsable de la autorizacin,


marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el icono VB del Jefe .

Validacin: De no contar con saldo presupuestal, no


se podr dar VB al Pedido y el Sistema mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:

Al dar clic en el botn OK, el Sistema mostrar un


reporte detallando de las especficas de gasto sin
saldo presupuestal:

-56-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El estado del Pedido cambiar de Pendiente a VB Jefe.

Para retornar al estado Pendiente, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar
clic en el icono Pendiente .

Consultar Pedido

Cuando el Pedido se encuentra con estado VB Jefe, no se podr editar o eliminar el


Pedido, solo se podr consultar la informacin, dando clic en el icono Ver Pedido del
campo izquierdo de la ventana. Para consultar la informacin de un item dar clic en el item
correspondiente y dar clic en icono Ver Detalle Bien del campo derecho de la ventana.

-57-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Eliminar Pedido

Para eliminar un Pedido, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el
icono Eliminar Pedido del campo izquierdo de la ventana.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la eliminacin:

Nota: Si el Pedido se encuentra en estado VB Jefe, no se podr modificar o eliminar.

COPIA DE PEDIDO

El Sistema permite copiar la informacin de los Pedidos registrados en el Sistema (datos


generales, tems y cantidades) para la creacin de otros, para ello marcar en el circulo
del Pedido que se requiere copiar y dar clic en el icono Copiar Pedido .

-58-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la copia del Pedido:

El Sistema generar un nuevo Pedido en estado Pendiente, con los mismos datos del
Pedido copiado, pudiendo ser modificado por el Usuario.

REPORTES

Para visualizar los reportes de Pedidos No Programados, dar clic en el botn Imprimir El
sistema presentar la ventana Seleccin de Reporte, con las siguientes opciones:

-59-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Formato de Registro de Pedido.- Muestra el formato de solicitud de Pedido de


Compra, con la siguiente informacin: Cdigo, Descripcin, Especificaciones tcnicas,
Cantidad solicitada y Unidad de medida, as como, un campo para la firma del
solicitante del Pedido y un campo para la firma del Jefe del Centro de Costo que
autoriza la solicitud de Pedido.

Relacin de Pedidos.- Muestra la relacin de los Pedidos No Programados por rango


de fechas.

Al seleccionar este reporte, se activarn los filtros: Tipo, Desde y Hasta:

Tipo: Permite seleccionar el Tipo Bien (Bien o Servicio).

Desde: Permite seleccionar la Fecha inicial de bsqueda de los pedidos.

Hasta: Permite seleccionar la Fecha final de bsqueda de los pedidos.

El reporte muestra la siguiente informacin: Nmero, Fecha del Pedido, Cdigo del
Centro de Costo, Descripcin del Centro de Costo y estado del Pedido.

-60-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Relacin de tems de Pedidos.- Muestra la relacin de los tems solicitados por


Pedido y rango de fechas.

Al seleccionar este reporte, se activarn los filtros: Tipo, Desde, Hasta, Grupo, Clase,
Familia e tem:

Tipo: Permite seleccionar el Tipo Bien (Bien o Servicio).

Desde: Permite seleccionar la Fecha inicial de bsqueda de los pedidos.

Hasta: Permite seleccionar la Fecha final de bsqueda de los pedidos.

Grupo: Permite seleccionar el grupo de los tems a buscar, activando la barra


de despliegue .

Clase: Permite seleccionar la clase de los tems a buscar, activando la barra


de despliegue .

Familia: Permite seleccionar la familia de los tems a buscar, activando la barra


de despliegue .

tem: Permite seleccionar el tem a buscar, activando la barra de despliegue


.

El reporte muestra la siguiente informacin: Fecha, Nmero del Pedido, Estado del
Pedido, Cdigo del Centro de Costo, Descripcin del Centro de Costo, Unidad de uso,
Cantidad solicitada del tem, Cantidad autorizada del tem, Nmero y Fecha de
PECOSA.

Relacin de PECOSAS.- Muestra la relacin de las PECOSAS generadas por rango


de fechas.

-61-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Al seleccionar este reporte, se activarn los filtros Desde y Hasta:

Desde: Permite seleccionar la Fecha inicial de bsqueda de las PECOSAS.

Hasta: Permite seleccionar la Fecha final de bsqueda de las PECOSAS.

El reporte muestra la siguiente informacin: Fecha, Nmero de Pedido, Estado del


Pedido, Cdigo del Centro de Costo, Descripcin del Centro de Costo, Unidad de uso,
Cantidad solicitada del tem, Cantidad autorizada del tem, Nmero y Fecha de
PECOSA.

5.3.2. Autorizacin del Pedido

Esta opcin permite al rea de Logstica o la que haga sus veces el tratamiento que deben
dar al Pedido Programado y No Programado, tomando la decisin si se compra todo o una
parte, si se deniega total o parcialmente, si se genera PECOSA total o parcial.

Adems, proporciona informacin de la Disponibilidad Presupuestal y Saldos del


Presupuesto Compromiso Anual PCA por cada Pedido.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos Autorizacin del Pedido.

Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Autorizacin de Pedidos,


mostrando la cantidad de Pedidos de bienes y servicios de los Centros de Costos que se
encuentran pendientes de Autorizacin.

-62-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

En la parte superior de la ventana se muestra el filtro Ao, que permite filtrar por ao, la
informacin mostrada en la ventana, asimismo, en la parte superior de cada columna se
cuenta con un campo de bsqueda por: Cdigo de Centro de Costo, Descripcin, Sede,
Responsable, N Personas que laboran en el Centro de Costo, Cantidad de Pedidos de
bienes pendientes de Autorizacin y Cantidad de Pedidos de servicios pendientes de
Autorizacin.

Para efectuar la Autorizacin de los Pedidos, el Usuario responsable ingresar a la carpeta


amarilla del Centro de Costo correspondiente.

El Sistema presentar la ventana Autorizacin de Pedidos, mostrando la relacin de los


Pedidos, en funcin a los filtros seleccionados en la parte superior de la ventana.

-63-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Identificador de Procedencia del Pedido

Existen dos tipos de procedencia de Pedidos que son Pedidos Programados (C.N.) y
Pedidos No Programados (P.C.), eso se puede identificar en la columna Tipo en cada
uno de los Pedidos mostrados en la relacin mostrada en ventana.

Identificador de tem para Compra o Atencin por Almacn

Al seleccionar un Pedido, en la parte izquierda de la ventana se mostrar los tems


correspondientes al Pedido.
Cuando un tem de Tipo bien no cuenta con Stock en Almacn es identificado para
Compra (PPTAL), caso contrario, es identificado para ser atendido por Almacn
(STOCK).


Nota: Para que el Sistema muestre este indicador, se deber tener configurado en Parmetros
de Configuracin Inicial del Mdulo de Logstica Cliente servidor el valor 1 S-Validacin de
Pedidos no Programados en la opcin Validacin de Registro de Pedido No Programado.

-64-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR PEDIDO DE COMPRA


Para autorizar un Pedido de Compra de bienes o servicios, existen dos tipos de
procedimientos: Automtica y Manual.

En forma Automtica:

Para realizar la Autorizacin de un Pedido de Compra en forma automtica, realizar el


siguiente procedimiento:

1. En el campo Fecha Aut. Ped. registrar la fecha de Autorizacin del Pedido dando clic
en el icono Calendario .

2. Seleccionar un tem del Pedido y dar clic en el icono Para Compra .

3. El Sistema realizar automticamente la Autorizacin para Compra por la cantidad


total solicitada de cada tem del Pedido. Asimismo, el estado cambiar de VB Jefe a
Aprobado.

-65-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

En forma Manual:

Para realizar la Autorizacin de un Pedido de Compra en forma manual, realizar el siguiente


procedimiento:

1. En el campo Fecha Aut. Ped. registrar la fecha de Autorizacin del Pedido dando clic
en el icono Calendario .

4. Seleccionar el tem a autorizar y dar clic en el icono Editar tem .

Nota: Para autorizar un Pedido de Compra, ste deber encontrarse en estado VB


Jefe.

2. El Sistema presentar la ventana Detalle del tem, en la cual en la seccin


Autorizacin de Pedidos marcar con un check el campo Compras e ingresar la
Cantidad Aprobada en el campo Cant. Aprobada.

-66-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

3. Seguidamente, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK:

Validacin: Si el pedido es una solicitud de


Pedido Programado, y la cantidad aprobada
supera a la programado en el ao, el Sistema
no lo autorizar y mostrar el siguiente mensaje
al Usuario :

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIN DE ATENCIN DE PEDIDO POR ALMACN

Para autorizar la atencin de un Pedido de bienes por Almacn, realizar el siguiente


procedimiento:

-67-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

1. En el campo Fecha Aut. Ped. registrar la fecha de Autorizacin del Pedido dando clic
en el icono Calendario .

2. Seleccionar el tem a autorizar y dar clic en el icono Editar tem .

Nota: Para autorizar un Pedido para Atencin por Almacn, ste deber
encontrarse en estado VB Jefe.

3. El Sistema presentar la ventana Detalle del tem, en la cual en la parte superior de


la ventana seleccionar el Almacn y Cuenta Contable, activando la barra de despliegue
y en la seccin Stock al mes ingresar la cantidad Aprobada para Atencin por
Almacn.

Asimismo, al dar clic en el icono Especificaciones Tcnicas , el Usuario podr


registrar informacin tcnica de cada tem.

-68-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

4. Seguidamente, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente


mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK:

5. Luego, se proceder a Aprobar el Pedido, dando clic en el icono Autorizar .

6. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la Aprobacin.

7. El estado del Pedido cambiar de VB Jefe a Aprobado.

-69-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Proceso de validacin de Control de Lotes y Fecha de Vencimiento

- Sin Lote:

Para los tems que trabajan Sin control de Lote, el Sistema presentar los datos
a nivel de Fecha de Movimiento y Marca, indicando adems el Precio Promedio
o Precio PEPS (segn el mtodo de Valuacin aplicado por la Entidad) , Saldo y
Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrar las cantidades x Aprobar, permitindole el Sistema ingresar
cantidades en uno o varios registros.

- Con Lote:

Para los tems que trabajan Con Lote, el Sistema presentar los datos a nivel de
Fecha de Expiracin, indicando adems la Fecha de Movimiento , Marca, Saldo
y Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrar las cantidades x Aprobar, permitindole el Sistema ingresar
cantidades en uno o varios registros.

Denegar Solicitud de tem para Compra

Para denegar algn tem solicitado para Compra, seleccionar el tem correspondiente y dar
clic en el icono Editar tem

-70-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema presentar la ventana Detalle del tem, en la cual en la seccin Autorizacin


de Pedidos marcar con un check el campo Compra y en el campo Cant. Aprobada
ingresar la cantidad Cero (0), luego, dar clic en el icono Grabar .

El estado del tem cambiar de VB Jefe a Denegado.

Modificacin de la Reserva de Pedidos para Compra

A continuacin se describen los casos que modificarn la Reserva de Pedidos para


Compra, durante la etapa de Autorizacin:

-71-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

1. Si la cantidad o monto Autorizado de un tem de Tipo bien o servicio, es menor a lo


solicitado, el Sistema liberar la Reserva del Pedido por el monto no aprobado, para
la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al tem.

2. Si la cantidad o monto de un tem de tipo Bien o Servicio es denegado, el Sistema


liberar la Reserva por el monto denegado, para la Fuente de Financiamiento, Meta y
Clasificador de Gasto asociados al tem.

3. Si un tem de tipo Bien es identificado para Compra, pero se aprueba para ser Atendido
por Almacn, el Sistema liberar la Reserva por el monto originado durante el registro
del Pedido, para la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados
al tem.

-72-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

4. Si un tem de tipo Bien es identificado para ser atendido por Almacn, pero se aprueba
para ser Atendido para Compra, el Sistema generar la Reserva del Pedido, por la
Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al tem.

Nota: Para este ltimo caso, la Reserva podra generar que el Saldo Disponible se muestre en
negativo.

Es necesario considerar que la Reserva del Pedido se liberar o generar una vez que se
seleccione alguno de los siguientes iconos: Autorizar o Para Compra , segn
corresponda.

-73-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Desautorizar Pedido para Compra

Para desautorizar un Pedido para Compra, seleccionar un tem del Pedido y dar clic en el
icono Desautorizar .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para efectuar
la desaprobacin del Pedido:

El estado del Pedido cambiar de Aprobado a VB Jefe.

-74-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Consulta PCA

Para consultar los Saldos de la Programacin de Compromiso Anual PCA disponible para
el Pedido seleccionado, dar clic en el icono Consulta PCA .

El Sistema presentar la ventana PCA, la cual permite consultar la siguiente informacin:


Monto PCA, Monto Reserva Presupuestal, Monto Reserva Compromiso anual, Monto Fase
Compromiso y Saldo PCA, a nivel de Fuente de Financiamiento/Rubro, Categora y
Genrica del Gasto.

Disponibilidad Presupuestal

Para consultar los Saldos presupuestales para el Pedido seleccionado, dar clic en el icono
Disponibilidad Presupuestal .

-75-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema presentar la ventana Disponibilidad Presupuestal, la cual permite consultar


la siguiente informacin: Marco Presupuestal, Reserva Presupuestal, Reserva
Compromiso Anual, Fase Compromiso y Saldo Presupuestal a nivel de Fuente de
Financiamiento/Rubro, Meta, Clasificador de Gasto y Centro de Costo.

Almacenes

El Sub Mdulo Almacenes contiene las opciones de Entradas al Almacn, Atencin de


Pedidos, Inventario Inicial de Almacn, Kardex del Almacn y Ubicacin Fsica, los cuales
se detallan a continuacin:

5.4.1. Entradas al Almacn

Esta opcin permite registrar las Entradas al Almacn provenientes de rdenes de


Compras o por Notas de Entrada al Almacn NEA.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes Entradas al Almacn, como


se muestra a continuacin:

-76-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Entradas a Almacn,


conteniendo en la cabecera los filtros de bsqueda: Ao, Mes y Tipo de Presupuesto:

Ao: Permite filtrar la informacin por Ao, activando la barra de despliegue .

Mes: Permite filtrar la informacin por Mes, activando la barra de despliegue .

Tipo Ppto: Permite filtrar la informacin por Tipo de Presupuesto (Institucional o


Encargos), activando la barra de despliegue .

Asimismo, la cabecera de cada columna cuenta con un campo de bsqueda que permitir
filtrar la informacin por: Almacn, Tipo Ingreso, Correlativo, Nmero Gua, Nombre/Razn
Social, y Nmero de Orden, los cuales se describen a continuacin:

-77-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Almacn: Permite filtrar la informacin, activando la barra de despliegue y


seleccionando el Almacn correspondiente.

Tipo Ingreso: Permite filtrar la informacin por Todos o un Tipo de Movimiento de


Entrada, activando la barra de despliegue .

Correlativo: Permite filtrar la informacin por el Nmero Correlativo, para ello en


el campo de bsqueda, ingresar el nmero correspondiente y dar Enter.

N Gua: Permite filtrar la informacin por Nmero de Gua, para ello en el campo
de bsqueda, ingresar el nmero correspondiente y dar Enter.

Nombre/Razn Social: Permite filtrar la informacin por Nombre o Razn Social


del Proveedor, para ello en el campo de bsqueda, ingresar el nombre
correspondiente y dar Enter.

N Orden: Permite filtrar la informacin por Nmero de Orden, para ello en el


campo de bsqueda, ingresar el nmero correspondiente y dar Enter.

-78-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ENTRADA A ALMACN

Para registrar una Entrada a Almacn, el Usuario deber realizar el siguiente


procedimiento:

1- Dar clic en el icono Insertar entrada a Almacn , como se muestra a continuacin:

2- El Sistema presentar la ventana Entrada a Almacn, en la cual el Usuario registrar


los siguiente datos:

Correlativo: Muestra el nmero correlativo de la Entrada al Almacn, el


cual puede ser modificado por el Usuario.

Ao: Muestra el ao de la Entrada al Almacn.

Estado: Muestra el estado de la Entrada al Almacn.

Tipo de Ingreso: Seleccionar el Tipo de Ingreso al Almacn, pudiendo ser


mediante Orden de Compra o Nota de Entrada al Almacn. Los tipos de
Nota de Entrada que presenta en Sistema son Ingreso Produccin,
Donacin, Transferencia Externa, Devolucin a Almacn, Diferencia de
Inventario, Otros, Producto Terminado.

-79-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Fecha de Ingreso: Registrar la fecha de Ingreso de los bienes al Almacn,


ingresando al icono Calendario .

Tipo de Documento: Muestra el Tipo del documento, en funcin al Tipo


de Ingreso previamente seleccionado.

Clase / N Doc. Prov / Nota Entrada: Registrar el Nmero de documento


con el cual el Proveedor entrega los bienes, de acuerdo al Tipo de
documento de compra o el nmero de NEA.

Presupuesto: Muestra el tipo de Presupuesto indicado en la Orden de


Compra.

Procedencia: Para las rdenes de Compra, por defecto la procedencia


ser Proveedor. Para el caso de NEA ser Empleado, para la NEA por
Transferencia Externa indicar Externo.

Almacn: Muestra el Almacn indicado en la Orden de Compra. En el


caso de NEA se seleccionar el Almacn, activando la barra de despliegue
.

Recibido por: Muestra el Nombre del empleado que recibir los bienes
indicado en el Pedido Origen.

Destino de Uso: Para la entrada con NEA, seleccionar el destino de Uso


del bien, si la entrada es por Orden de Compra, se mostrar por defecto el
Tipo de Uso correspondiente al Pedido Origen.

Observacin: Permite registrar alguna observacin o comentario.

N O/C N Documento: Para Ingresos por Compra, se deber


seleccionar la Orden de Compra, activando el icono de bsqueda o
ingresando al icono Buscar . El sistema mostrar la relacin de
rdenes de compra con su respectivo contratista.

Para el caso de NEA, se deber registrar el nmero de documento


correspondiente.

Nombre/Razn Social: Para las rdenes de Compra, se mostrar el


nombre del Proveedor registrado en la Orden:

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Para las Entradas con NEA se seleccionar el Proveedor activando el


icono de bsqueda . Para NEA Producto Terminado, no se registrar
el Nombre/Razn Social del Proveedor.

Fecha Orden: Para las Entradas por OC, se mostrar la fecha de emisin
de la misma.

Si el Tipo de Ingreso es NEA Transferencia Externa, se registrar adicionalmente los


siguientes campos:

Estratgico: Marcar con un check si la Entrada al Almacn son tems


Estratgicos.

3- Registrado los datos de la Entrada a Almacn, dar clic en el cono Guardar . El


Sistema mostrar la ventana Detalle , en la cual se tendr en cuenta lo siguiente:

a. Tipo de Ingreso por Compra.- Si el tipo de ingreso es por Compra, en la


ventana se visualizarn los datos de los tems de la Orden de Compra. Asimismo,
para registrar la Marca y Cuenta Contable. el Usuario seleccionar el tem
correspondiente y dar clic en el icono Editar tem .

El Sistema mostrar la ventana tem de Entrada a Almacn, mostrando la


siguiente informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Indicador si es Activo Fijo
(S/N), Marca del Fabricante, Cantidad Recibida, Cantidad de Uso, Situacin por
tem (entrega Total/Parcial), Precio Unitario, Valor Total, Nmero y Situacin de
la Orden de Compra, Cantidad Solicitada y Cantidad Recibida. Asimismo, en la

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parte inferior de la ventana se indican los campos Tipo de Uso, Clasificador de


Gasto, Cuenta Contable, Cantidad Recibida y Cantidad Uso.

Asimismo, el Usuario podr registrar los siguientes datos:

Marca: Para seleccionar la marca del bien, en el campo Fabricante,


activar la barra de despliegue y seleccionar la marca correspondiente:

Cuenta Contable: Si el tem est asociado a una sola cuenta contable,


esta se mostrar por defecto en la columna Cuenta. De estar asociado a
ms de una cuenta, el Usuario deber seleccionarla, ingresando a la
carpeta amarilla y activando la barra de bsqueda .


Nota: A partir del ao 2016, para los tems que son activos fijos, se
considerar a la cuenta de depreciacin cuando su precio sea mayor a de la
UIT.

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b. Tipo de Ingreso por NEA.- Si el tipo de ingreso es por NEA, el Usuario deber
registrar los tems que conforman la Entrada a Almacn. Para ello, deber seguir
el siguiente procedimiento:

- En la ventana Detalle, dar clic en el icono Insertar Item.

- Se mostrar la ventana tem de Entrada de Almacn, en la cual el Usuario


registrar los siguientes datos:

Act. /Proy.: Seleccionar si es Actividad o Proyecto, activando la


barra de despliegue .

Familia: Seleccionar la Familia, activando la barra de bsqueda .


Se podr realizar una bsqueda por Cdigo, Descripcin y Alcance.

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tem: Seleccionar el tem, activando la barra de bsqueda . Se


podr realizar una bsqueda por Cdigo de tem, Descripcin,
Unidad de Medida y Nombre Comn.

Activo Fijo: Muestra S, si el tem es un Activo Fijo, caso contrario


mostrar N.

Marca: Seleccionar la Marca activando la barra de despliegue .

Cantidad de Uso: Registrar la cantidad del tem.

Precio Unitario: Se mostrar automticamente, al registrar el Valor


Total.

Valor Total: Registrar el Valor Total.

Cuenta: Seleccionar la Cuenta Contable, activando la barra de


bsqueda . A partir del ao 2016, si el tem es un activo fijo y su
precio es mayor a de la UIT, se considerar a la cuenta de
depreciacin.

- Luego, dar clic en el cono Grabar .

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Especificaciones Tcnicas del tem.-

Para registrar las Especificaciones Tcnicas del bien, seleccionar el tem


correspondiente y dar clic en el icono Especificaciones Tcnicas .

El Sistema mostrar la ventana Especificaciones Tcnicas del tem, en la cual el


Usuario registrar las especificaciones correspondientes:

Editar tem

Para editar un tem de la Entrada a Almacn, seleccionar el registro correspondiente


y dar clic en el icono Editar tem, como se muestra a continuacin:

El Sistema presentar la ventana tem de Entrada a Almacn, en la cual el Usuario


realizar las ediciones correspondientes y luego dar clic en el icono Grabar .

-85-
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Eliminar tem

Para eliminar un tem, el Usuario seleccionar el registro correspondiente y dar


clic en el icono Eliminar Item , como se muestra a continuacin:

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S para


efectuar la eliminacin.

4- Finalmente, se proceder a dar Conformidad a la Entrada a Almacn, ingresando al


botn Conformidad .

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El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
dar la Conformidad:

5- Seguidamente, se mostrar la ventana Conformidad de Entrada de Almacn, en la


cual el Usuario registrar el Nmero de documento de Referencia, Fecha del
documento, Responsable y Glosa; luego dar clic en el icono Grabar .

Validacin: La opcin de Conformidad no se


encuentra disponible para Almacenes
especializados de Medicamentes, mostrando el
siguiente mensaje al Usuario:

GENERAR ACTIVO FIJO

S el tem de la Entrada al Almacn es un activo fijo (tem o tems Conjunto), se activar


el botn Generar Activo , el cual permite transferir los activos al Mdulo de
Patrimonio, registrndolos automticamente en la opcin Altas Institucionales con su
marges respectivo.

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Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar
clic en OK, para efectuar la generacin:

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en Aceptar, para
finalizar el proceso.

Asimismo, el botn se mostrar cmo Actualizacin Activo .

Para el caso de los Activos Fijos (tems Conjuntos), al transferir los activos al Mdulo de
Patrimonio, se registrar los tems desagregados por cdigo marges correspondiente,
como se muestra en la siguiente ventana:

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Actualizacin de Activos

El botn Actualizacin de Activo permitir actualizar los datos de los activos


fijos.

Para ello en la ventana Actualizacin de Activos, seleccionar el Tipo de Actualizacin a


realizar: Actualizacin Individual o Actualizacin Masiva de datos.

a. Actualizacin Individual de datos: Para actualizar los datos de un activo fijo,


seleccionar el tem correspondiente y, luego dar clic en el icono Editar
Activo, mostrndose la ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario podr
actualizar el Cdigo de Barras, Marca, Modelo, Nmero de Serie,
Caractersticas, y Medidas; luego dar clic en el icono Grabar .

b. Actualizacin Masiva de datos: Para actualizar masivamente los datos de


todos los activos fijos de la Entrada al Almacn, dar clic en el icono
Actualizacin Masiva de Datos, mostrndose la ventana del mismo nombre,
en la cual el Usuario podr actualizar la Marca, Modelo, Nmero de Serie,
Caractersticas, y Medidas; luego dar clic en el icono Grabar .

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CONSULTAS

La ventana principal presenta los botones de consulta: Pedidos Origen y Datos


Generales, los cuales se detallan a continuacin:

Consultar Pedidos de Origen: Ingresando al botn , el Usuario


podr consultar los Pedidos de Origen de la Orden de Compra, con los
siguientes datos: Ao, Tipo Pedido, Nmero de Pedido, Cdigo y Nombre del
Centro de Costo.

Nota: Esta botn solo se activa para el Tipo de Ingreso O/C.

Consultar Datos Generales: Ingresando al botn , el Usuario


podr consultar los datos ingresados inicialmente en la ventana Entrada a
Almacn.

Cabe sealar, que slo se permitir modificar la informacin si el registro se


encuentra en estado Pendiente.

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Eliminar Entrada al Almacn

Para eliminar una Entrada al Almacn, el Usuario seleccionar el registro


correspondiente y, luego dar clic en el icono Eliminar Entrada a Almacn.

Nota: El icono Eliminar Entrada a Almacn, solo se activar cuando el registro se


encuentre en estado Pendiente.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en el botn OK,
para efectuar la eliminacin.

TEMS CON MODELO

Para consultar la relacin de Marcas y Modelos correspondientes a los tems de la


Estrategia Sanitaria de Inmunizaciones ESNI, ingresar al icono tems con Modelo,
como se muestra a continuacin:

-91-
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Se presentar la ventana Consulta Maestro de tems con Modelo, mostrando el Cdigo,


Descripcin, Marca, y Modelo de los tems ESNI.

Cabe sealar, que en la parte superior de cada columna, se podr realizar una bsqueda
por Cdigo, Descripcin del tem, Marca y Modelo. Para ello, ingresar el dato a buscar y
luego dar Enter.

REPORTES

Para obtener los reportes, en la ventana Entradas al Almacn dar clic en el cono Imprimir
. El Sistema mostrar la ventana Seleccin de Reporte, con las siguientes opciones:

Formato de Entrada a Almacn: Este reporte muestra el formato de Ingreso por


Compra o Ingreso por NEA, el cual depender del registro que seleccione el
Usuario, mostrando los siguientes datos en la cabecera: Nmero de Gua,

-92-
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Entregado por, Tipo de Ingreso (Por Compra o NEA), Recibido por,


Observaciones, Moneda, Fecha, Almacn, Orden de Compra / NEA, Tipo de
Presupuesto, Tipo de Cambio y Tipo de Uso.

Asimismo, el detalle muestra la siguiente informacin a nivel de Cdigo,


Descripcin y Marca del tem, Clasificador de Gasto, Cuenta Contable, Unidad de
Medida, Tipo Uso, Cantidad, Lote, Fecha de Expiracin, Cantidad Total, Precio
Unitario y Valor Total.

Al final del reporte, cuenta con campos para la firma del Responsable de
Abastecimiento y Servicios Auxiliares, y Responsable del Almacn.

Reporte de Entradas al Almacn: Este reporte muestra la relacin de las


Entradas al Almacn, en funcin a los filtros de seleccin, cuya descripcin se
detalla a continuacin:

Almacn: Permite seleccionar Todos o un Almacn, activando la barra


de despliegue .

Tipo: Permite seleccionar Todos o un Tipo de Ingreso, activando la barra


de despliegue .

-93-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Desde: Permite seleccionar la fecha de inicio de obtencin de la


informacin, activando el icono Calendario .

Hasta: Permite seleccionar la fecha de fin de obtencin de la informacin,


activando el icono Calendario .

Ttulo: Muestra el ttulo que se mostrar en el reporte, pudiendo ser


editado por el Usuario.

Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el cono Imprimir para visualizar
el Reporte de Entradas al Almacn, el cual muestra informacin a nivel de
Cdigo y Descripcin del Almacn con los siguientes datos: Tipo de Ingreso
(OC/NEA), Correlativo, Nmero de Gua, Fecha, Nombre / Razn Social, Nmero
de Orden, Expediente SIAF, Valor y Estado. Asimismo, el Total por Almacn y
Total Ingresado.

Reporte Detallado de Entradas al Almacn: Este reporte muestra la relacin


detallada de las Entradas al Almacn, en funcin a los filtros de seleccin, cuya
descripcin se detalla a continuacin:

Almacn: Permite seleccionar Todos o un Almacn, activando la barra de


despliegue .

-94-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Tipo: Permite seleccionar Todos o un Tipo de Ingreso, activando la barra de


despliegue .

Desde: Permite seleccionar la fecha de inicio de obtencin de la


informacin, activando el icono Calendario .

Hasta: Permite seleccionar la fecha de fin de obtencin de la informacin,


activando el icono Calendario .

Ttulo: Muestra el ttulo que se mostrar en el reporte, pudiendo ser editado


por el Usuario.

Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el cono Imprimir para visualizar
el Reporte Detallado de Entradas al Almacn, el cual muestra informacin a
nivel de Cdigo y Descripcin del Almacn, con los siguientes datos: Tipo de
Ingreso (O/C o NEA), N O/C o NEA, Fecha, Nombre de Proveedor, Cdigo y
Descripcin del tem, Marca, Modelo, Cuenta Contable, Unidad de Uso,
Cantidad, Precio Unitario, Valor Total y Total General.

Luego de seleccionar los filtros y registrar las fechas respectivas, dar clic en
el cono Imprimir para visualizar el Reporte de Pedido Provisional de
Almacn, el cual muestra informacin a nivel de Cdigo y Descripcin del
Almacn, con los siguientes datos: Nmero, Fecha y Destino de PPA, Cdigo
y Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Nmero de
Lote, Fecha de Vencimiento, Cantidad del Lote y Cantidad Total.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Reporte de IGV: Este reporte muestra los montos de I.G.V. de las rdenes de
Compra de las Entradas al Almacn, en funcin a los filtros de seleccin, cuya
descripcin se detalla a continuacin:

Almacn: Permite seleccionar Todos o un Almacn, activando la barra de


despliegue .

Desde: Permite seleccionar la fecha de inicio de obtencin de la


informacin, activando el icono Calendario .

Hasta: Permite seleccionar la fecha de fin de obtencin de la informacin,


activando el icono Calendario .

Ttulo: Muestra el ttulo que se mostrar en el reporte, pudiendo ser editado


por el Usuario.

Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el cono Imprimir para visualizar
el Reporte de IGV, el cual muestra en la cabecera la siguiente informacin:
Destino de Uso, Tipo Presupuesto y Periodo. Asimismo, muestra el siguiente
detalle: Nmero de la O/C, Nombre del Proveedor, Cdigo y Descripcin del tem,
Marca e Importe del IGV.

-96-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Reporte de Entradas de tems con Modelo al Almacn: Este reporte muestra


la relacin de las Entradas al Almacn de los bienes con Modelo, en funcin a los
filtros de seleccin, cuya descripcin se detalla a continuacin:

Almacn: Permite seleccionar Todos o un Almacn, activando la barra de


despliegue .

Tipo: Permite seleccionar Todos o un Tipo de Ingreso, activando la barra de


despliegue .

Desde: Permite seleccionar la fecha de inicio de obtencin de la


informacin, activando el icono Calendario .

Hasta: Permite seleccionar la fecha de fin de obtencin de la informacin,


activando el icono Calendario .

Ttulo: Muestra el ttulo que se mostrar en el reporte, pudiendo ser editado


por el Usuario.

Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el cono Imprimir para visualizar
el Reporte de Entradas de tems con Modelo al Almacn, el cual muestra la
siguiente informacin del periodo seleccionado, a nivel de Almacn, Nmero y

-97-
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Fecha de Orden de Compra o NEA, y Proveedor: Cdigo y Descripcin del tem,


Marca, Modelo, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidad, Precio Unitario, Valor
Total y Total General.

Resumen de ubicacin Fsica por tem: Este reporte muestra el resumen de


las Ubicaciones Fsicas de los tems en Almacn.

Al dar clic en el cono Imprimir se visualizar el Resumen de Ubicacin


Fsica de tem, el cual muestra la siguiente informacin del periodo
seleccionado, a nivel de Almacn y Tipo de Movimiento: Nmero correlativo,
Cdigo y Descripcin del tem, Ubicacin Fsica, y Unidad de Medida.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

5.4.2. Atencin de Pedidos

En esta opcin permite al responsable del Almacn registrar la Atencin de los Pedidos
solicitados por los Centros de Costo de la Unidad Ejecutora, que previamente han sido
Aprobados, generando el Pedido Comprobante de Salida PECOSA.

Permite adems, generar el formato de la PECOSA, la misma que contiene los datos
registrados para su emisin, mostrando tambin el Clasificador de Gasto correspondiente.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes Atencin de Pedidos.

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Atencin del Pedido,


mostrando la relacin de los Pedidos, en funcin a los filtros seleccionados en la parte
superior de la ventana.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DE PEDIDOS

Para realizar la Atencin de Pedidos, el Usuario deber realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar un Pedido en Estado Aprobado. El Usuario podr atender el Pedido de


dos maneras :

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Atencin Total

Para atender un pedido totalmente, seleccionar un tem del pedido y registrar


la Fecha de Atencin, dando clic en el icono Calendario ; luego, dar clic en
el icono Atencin Total .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK,


para efectuar la Atencin del Pedido y todos sus tems:

En la ventana Atencin del Pedido, en la columna Atendido se mostrarn


todos los tems marcados con un check ; as como, la Cantidad Atendida y
Fecha de Pecosa.

Atencin Parcial

Para atender un pedido parcialmente, seleccionar el tem del pedido


correspondiente, registrar la Fecha de Atencin dando clic en el icono
Calendario ; luego, dar clic en el icono Editar tem .

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Se presentar la ventana Detalle del tem, en la cual se registrar la cantidad


que se atender en Almacn, las mismas que pueden ser menores o iguales a
la cantidad autorizada.

Asimismo, al dar clic en el icono Especificaciones Tcnicas , el Usuario


podr registrar informacin tcnica de cada tem.

Luego, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente mensaje


al Usuario, al cual dar clic en OK.

En la ventana Atencin del Pedido, se mostrar los tems marcados con un check
en la columna Atendido, as como, la Cantidad Atendida y Fecha de Pecosa.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Procedimiento para la Generacin de PECOSA

Para generar un Pedido Comprobante Salida - PECOSA, deber realizar el siguiente


procedimiento:

1. Seleccionar el pedido correspondiente y un tem del mismo; luego dar clic en el


icono Generar .

2. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario al cual dar clic en OK, para
efectuar la generacin de la PECOSA:

3. El Sistema mostrar la ventana Generacin de PECOSA, con el nmero correlativo


de PECOSA, el cual puede ser modificado por el Usuario, siempre y cuando, se
tenga configurado en Parmetros de Configuracin Inicial del Mdulo de
Logstica Cliente Servidor, el valor 1 Activo en la opcin Edicin de
Correlativo PECOSA.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

4. Luego dar clic en el icono Grabar .

El estado del Pedido pasar de Aprobado a Pecosa por Firmar o Pecosa Parcial
por Firmar, segn sea el caso; asimismo, se mostrar el nmero de la Pecosa.

Validacin: La fecha de Atencin del Pedido, no


debe ser menor a la fecha de la ltima PECOSA
generada, caso contrario el Sistema mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:


Nota: Con este procedimiento se afectar el Kardex del tem, Valuacin y las Cuentas
Contables.

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFIRMACIN DE LA ENTREGA DEL PEDIDO

Al momento que se entrega fsicamente los bienes al usuario, el responsable del


Almacn confirmar en el Sistema la entrega de los mismos. Para ello realizar el
siguiente procedimiento:

1. Seleccionar un tem del pedido correspondiente, seleccionar la Fecha de


Conformidad ingresando al icono Calendario ; y luego, dar clic en el icono
Confirmar .

-103-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

2. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la confirmacin de la generacin de la Pecosa:

3. El estado del Pedido pasar de Pecosa por Firmar o Pecosa Parcial por Firmar a
Pecosa o Pecosa Parcial, segn sea el caso; asimismo, se marcar cada tem con
un check en la columna Conf indicando que ya fue entregado fsicamente.

REPORTES

Se podrn obtener los reportes que se detallan a continuacin:

Relacin de Pedidos.- Este reporte permite obtener la relacin de los pedidos, en


funcin a los filtros seleccionados en la ventana Atencin del Pedido, para ello dar clic
en el icono Imprimir de la seccin de relacin de pedidos.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El reporte muestra la siguiente informacin agrupada por Tipos de Pedido (Pedido de


Compra y Pedidos Programados): Nmero de Pedido, Fecha de Requerimiento, Fecha
de Atencin, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo solicitante del Pedido.

Pedido Comprobante de Salida.- Esta opcin permite obtener el formato del Pedido
Comprobante de Salida PECOSA, para ello seleccionar el registro del pedido
correspondiente y dar clic en el icono Imprimir de la seccin del detalle del pedido,
como se muestra a continuacin:

Se presentar la ventana Reportes, el Usuario seleccionar la opcin Pedido


Comprobante de Salida, si se requiere visualizar el clasificador de gasto de los tems,
se marcar con un check el campo Visualizar Clasificador.

El formato de PECOSA, muestra la siguiente informacin: Nmero de PECOSA,


Unidad Ejecutora, Centro de Costo, Nombre de la persona a quien se entrega el
pedido, Nmero de Pedido, Tarea, Almacn, Destino y Justificacin.

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Adems, muestra la Cadena Funcional (Meta/Mnemnico, Funcin, Divisin


Funcional, Grupo Funcional, Producto/Proyecto, Actividad/Actividad de Inversin/
Obra y Cdigo Meta).
Asimismo, al lado izquierdo del formato muestra los Artculos Solicitados, el cual
contiene el Nmero correlativo de los registros, Cdigo, Cantidad solicitada,
Descripcin del tem y Unidad de Medida. Tambin mostrar la informacin de la
Orden de Despacho (Lote, Fecha de Expiracin, Marca, Cantidad entregada, Valor
(Precio Unitario, Total).

En la parte inferior, contiene los campos para la firma del Solicitante, Responsable
de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, Responsable de Almacn y Persona que
recibe los bienes. Adems un campo para el registro de la fecha.

Resumen de Ubicacin Fsica de tem.- Esta reporte permite obtener el resumen de


la Ubicacin Fsica de los tems del pedido seleccionado, para ello dar clic en el icono
Imprimir de la seccin del detalle del pedido, como se muestra a continuacin:

Se presentar la ventana Reportes, el Usuario seleccionar la opcin Resumen de


Ubicacin Fsica de tem.
El reporte, muestra la siguiente informacin: Nmero correlativo de registro, Cdigo
tem, Descripcin tem, Ubicacin fsica, y Unidad de Medida.

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5.4.3. Inventario Inicial de Almacn

En esta opcin, el Usuario podr registrar el Inventario Inicial del Almacn, cuyo saldo
deber estar debidamente conciliado con los Estados Financieros al 31 de diciembre del
Ejercicio anterior.

Adems, presenta reportes con informacin de los bienes por Grupo y Clase, Descripcin
del Bien, Cuenta Contable, Bienes con Lote, Bienes sin Lote y Fecha de Vencimiento.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Inventario Inicial de


Almacn, como se muestra en la siguiente ventana:

Previamente, antes de ingresar a esta opcin, deber verificarse en el Sub Mdulo Tablas,
opcin Parmetros Ejecutora, que el campo Inventario Inicial de Almacn se encuentre
en el ao actual y mes de enero.

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Inventario Inicial del Almacn,
la misma que muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Almacn y
Tipo de Uso.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

a. Filtros

Almacn: Permite seleccionar un Almacn. Activando la barra de despliegue


, se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador.

Tipo Uso: Permite seleccionar un Tipo de Uso activando la barra de despliegue


.

b. Campos

Ao: Indica el ao del Inventario Inicial.

Mes: Muestra el mes correspondiente al Inventario Inicial.

Presupuesto: Por defecto muestra Presupuesto Institucional.

Fecha de Ingreso: Indica la fecha de registro del Inventario Inicial.

Estado: Muestra el Estado del Inventario (Pendiente/Conforme).

PROCESO DE REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL

Luego de seleccionar los filtros necesarios, el Usuario contar con 2 formas para realizar
el registro del Inventario Inicial:

Ingreso Manual.
Traslado del Kardex final del ao anterior.

-108-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

1. Ingreso Manual

El Usuario podr incorporar tems del Inventario Inicial realizando el siguiente


procedimiento:

a. Dar clic en el icono Nuevo tem, como se muestra a continuacin:

b. El Sistema presentar la ventana Registro de tem, en la cual el Usuario


seleccionar el Grupo, Clase, Familia, Bien, ingresando al icono Bsqueda del
filtro correspondiente. Asimismo, registrar la Cantidad, Precio Unitario, y Cuenta
Contable del tem; luego, dar clic en el botn Grabar .

c. El tem registrado, se visualizar en la ventana principal, con los siguientes datos:


Descripcin, tem, Marca, Unidad de Medida, Cuenta, Inventario Inicial (Cantidad,
Precio, Valor).

Editar tem

Para editar los datos de un tem de Inventario Inicial, seleccionar el tem


correspondiente, y luego dar clic en el icono Editar tem.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar la ventana Edicin de tem, en la cual el Usuario podr modificar


la Cantidad, Precio Unitario, y Cuenta Contable.

Eliminar tem

Para eliminar un tem de Inventario Inicial, seleccionar el tem correspondiente, y


luego dar clic en el icono Eliminar tem.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la eliminacin:

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Dar Conformidad al Inventario Inicial

Terminado de registrar el Inventario Inicial, proceder a darle conformidad, dando clic


en el icono Kardex , como se muestra a continuacin:

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la eliminacin:

El estado del Inventario pasar de Pendiente a Conforme, como se muestra a


continuacin:

REPORTES

Para obtener los reportes del Inventario Inicial, el Usuario dar clic en el cono Imprimir
de la ventana principal:

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Se presentar la ventana Imprimir , que al activar la barra de despliegue del filtro Reporte,
se mostrar las siguientes opciones, las cuales se detallan a continuacin:

Asimismo, al seleccionar una opcin de reporte, el Sistema mostrar la ventana Seleccin


tipo Reporte, en la cual el Usuario seleccionar el tipo de archivo de visualizacin, que
puede ser PDF o Excel.

Inventario Inicial por Grupo y Clase: Este reporte Muestra la relacin de tems, a
nivel de Grupo y Clase, indicando los siguientes datos: Cdigo y Descripcin del tem,
Marca, Cuenta Contable, Unidad, Cantidad, Precio y Valor Total.

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Inventario Inicial por Descripcin del Bien: Este reporte muestra la relacin de tems
por Cdigo y Descripcin, indicando los siguientes datos: Marca, Cuenta Contable,
Unidad, Cantidad, Precio y Valor Total.

Inventario Inicial por Cuenta Contable: Este reporte muestra la relacin de tems
por Mayor y Sub Cuenta Contable, indicando los siguientes datos: Cdigo y
Descripcin del tem, Marca, Unidad, Cantidad, Precio y Valor Total.

Inventario Inicial con Lote: Este reporte muestra la relacin de tems con Lote,
indicando los siguientes datos: Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta
Contable, Unidad, Cantidad, Detalle del Lote (Nmero, Fecha de Expiracin y
Cantidad).

Reporte de tems con control de lote asignado, sin lote y fecha de expiracin
registrado: Este reporte muestra la relacin de tems que deberan tener datos de
Lote y Fecha de Vencimiento, pero no han sido registrados, indicando la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable y Unidad Medida.

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5.4.4. Kardex del Almacn

En esta opcin, el Sistema permite contar con informacin del Saldo Inicial de los bienes,
movimientos de Entradas y Salidas y el saldo final por Almacenes, en un perodo
determinado, para su verificacin y control.

Presenta adems, diversos reportes que contienen informacin necesaria para el control
del movimiento de Almacenes.

El ingreso esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Kardex del Almacn, como se
muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Kardex del Almacn, indicando
el Mtodo del Proceso del Almacn (Mtodo Precio Promedio).

En la parte superior de la ventana muestra los filtros: Presupuesto, Almacn, Ao, Mes,
Tipo de Uso, y Familia; los cuales se detallan a continuacin:

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Filtros:

Ppto: Permite seleccionar un Kardex que se encuentre dentro del Presupuesto


Institucional o del Presupuesto por Encargo.

Almacenes: Permite seleccionar un Almacn. Activando la barra de despliegue


se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador.

Ao: Permite seleccionar un ao activando la barra de despliegue .

Mes: El Usuario puede seleccionar un mes activando la barra de despliegue .

Tipo de Uso: Permite seleccionar un Tipo de Uso activando la barra de despliegue


.

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Familia: Permite seleccionar Todas o una Familia de tems, activando el icono


Bsqueda .

Asimismo, presenta filtros de bsqueda, los mismos que pueden realizarse por
Descripcin tem, Cdigo tem, y cuenta Contable. Para ello el Usuario ingresar
el dato a buscar y luego dar Enter para ejecutar la bsqueda.

Actualizar Saldos Kardex

Para realizar el reproceso de los saldos del Kardex, dar clic en el icono Actualizar Saldos
. Esto se realizar cuando se haya realizado algn extorno en entrada o salida del tem
y este cambi de precio o cantidad, con este reproceso actualizara los saldos.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar OK, para efectuar el
reproceso de los saldos:

-116-
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Seguidamente, se mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la actualizacin de precio en la PECOSA:


Nota: Esta actualizacin se realizar si se tiene configurado el parmetro Actualizacin de la
PECOSA en el Reproceso de Kardex la opcin 1 Actualiza Pecosa, en Tablas Parmetros -
Parmetros de Configuracin Inicial.

Terminado la actualizacin, el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

REPORTES

Para visualizar los reportes del Kardex, el Usuario dar clic en el cono Imprimir ,
mostrndose las siguientes opciones, las cuales se detallan a continuacin:

Resumen del Kardex: Esta opcin permite obtener el Resumen del Kardex de
Almacn por Cantidades, Cantidades - Valores, Lote, Grupo Bien, y Clasificador.
Cada reporte se detalla a continuacin:
Al dar clic en el cono Imprimir , el Sistema presentar la ventana Filtro Resumen
del Kardex, la misma que contiene las siguientes opciones: Cantidades, Cantidades

-117-
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Valores, Resumen del Kardex por Lote, Grupo Bien, Resumen del Kardex por
Clasificador. Asimismo, se visualizan los filtros Almacn, Mes y Tipo de Uso, los
cuales podrn ser seleccionados activando la barra de despliegue . Adems
contiene los filtros Grupo, Clase, Familia e tem, los cuales podrn ser seleccionados
dando clic en el icono bsqueda , para que muestre todos los datos.

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono Imprimir


, el Sistema mostrar el reporte respectivo.

- Cantidades: Este reporte muestra el Resumen del Kardex de Almacn por


Cantidades, conteniendo la siguiente informacin segn filtros seleccionados y
Orden seleccionado (Cdigo o Alfabtico): Cdigo tem, Descripcin, Marca,
Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidades (Saldo Anterior, Entradas,
Salidas y Saldo Actual).

- Cantidades, Valores: Este reporte muestra el Resumen del Kardex de


Almacn por Cantidades y Valores, conteniendo la siguiente informacin segn
filtros seleccionados y Orden seleccionado (Cdigo o Alfabtico): Cdigo tem,

-118-
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Descripcin, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidades (Saldo


Anterior, Entradas, Salidas y Saldo Actual), y Valores (Entradas, Salidas, Saldo
Actual y Precio Promedio).

- Resumen de Kardex por Lote: Este reporte muestra el Resumen del Kardex
de Almacn por Lote, conteniendo la siguiente informacin segn filtros y
Almacn (Principal o Secundario) seleccionado: tem, Descripcin, Marca,
Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidades (Saldo Anterior, Entradas,
Salidas, Saldo Actual), Lote (Nmero, Fecha de Vencimiento y Saldo).

- Grupo Bien: Este reporte muestra el Resumen del Kardex de Almacn


agrupado por Grupo Bien, conteniendo la siguiente informacin segn filtros
seleccionado: tem, Descripcin, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso,
Cantidades (Saldo Anterior, Entradas, Salidas, Saldo Actual), Valores (Saldo
Anterior, Entradas, Salidas, Saldo Actual), y Precio Promedio.

-119-
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Existencia en Almacn: Esta opcin permite obtener la Existencia en Almacn


por Cantidades, Cantidades Valores, Cantidades por Lote, Cantidades Valores
por Lote, Vencimiento de Bienes, y Rotacin de Bienes. Cada reporte se detalla a
continuacin:

Al dar clic en el cono Imprimir , el Sistema presentar la ventana Filtro


Existencia del Almacn, la misma que contiene las siguientes opciones:
Cantidades, Cantidades-Valores, Cantidades por Lote, Cantidades Valores por
Lote y con las alternativas, Vencimiento de Bienes, ordenados por Lote o Fecha
de Vencimiento, y Rotacin de Bienes, con el filtro cantidad de movimientos.
Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Tipo de Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue .

El Usuario deber registrar la fecha de Inicio y la fecha Final, luego seleccionar


los filtros Grupo, Clase Familia e tem, dando clic en el botn bsqueda , para
que muestre los datos.

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono Imprimir


, el Sistema mostrar el reporte respectivo.

-120-
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- Cantidades: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Existencias de


Almacn, conteniendo la siguiente informacin: tem, Marca, Fecha, Tipo de
Transaccin, Nmero de Documento, Nmero de O/C y Proveedor, Cantidades
(Entradas, Salidas, Saldo) y Comentario.

- Cantidades - Valores: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte


Existencia valoradas de Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento y O/C,
Cantidades (Entradas, Salidas, Saldo), Precio Unitario, Valores (Entradas,
Salidas, Saldo) y Precio Promedio.

- Cantidades por Lote: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte


Existencia de Almacn por Lote, conteniendo la siguiente informacin: tem,
Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, Nmero de O/C y
Proveedor, Cantidades (Entradas, Salidas y Saldo) con sus respectivos totales.

-121-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

- Cantidades Valores por Lote: En esta opcin, el Sistema presentar el


reporte Existencias Valoradas de Almacn por Lote, conteniendo la
siguiente informacin: tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de
Documento, Nmero de O/C y Proveedor, Cantidades (Entradas, Salidas y
Saldo), Valores (Entradas, Salidas y Saldo), con sus respectivos totales.

- Vencimiento de Bienes: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte


Vencimiento de Bienes, conteniendo la siguiente informacin: tem, Marca,
Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, O/C, Proveedor y Saldo.

- Rotacin de Bienes: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte


Vencimiento de Bienes, conteniendo la siguiente informacin: tem, Cdigo,
Descripcin Unidad de Medida, Marca, Cuenta Contable y Fecha del ltimo
Movimiento.

-122-
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Detalle del Almacn: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el cono Imprimir
el Sistema presentar la ventana Filtro Detalle de Almacn, la misma que
contiene las siguientes opciones: Cantidades Valores, Cantidades Valores por
Lote. Los mismos que pueden seleccionarse Con o Sin Usuario los filtros Almacn
y Tipo de Uso, los cuales podrn ser seleccionados activando la barra de
despliegue .

El Usuario deber registrar la fecha de Inicio y la fecha Final, luego seleccionar


los filtros Grupo, Clase Familia e tem, dando clic en el botn de bsqueda .

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono Imprimir


, el Sistema mostrar el reporte solicitado.

- Cantidades Valores, (sin check en Usuario): En esta opcin, el Sistema


presentar el reporte Detalle de Almacn, conteniendo la siguiente
informacin: tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento
y O/C, Cantidades (Entradas, Salidas y Saldo), Precio Unitario, y Valores
(Entradas, Salidas, y Saldo), Precio Promedio, Centro de Costo y Destino.

- Cantidades Valores, (con check en Usuario): En esta opcin el Sistema


presentar el reporte Detalle de Almacn conteniendo la siguiente
informacin: Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, O/C,
Cantidades (Entradas, Salidas, Saldo) y Precio Unitario, Valores (Entradas,

-123-
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Salidas, Saldo), Precio Promedio, Centro de Costo, Destino, Fecha de Registro


y Usuario.

- Cantidades Valores por Lotes: En esta opcin el Sistema presentar el


reporte Detalle de Almacn por Lote conteniendo la siguiente informacin:
tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, O/C,
Proveedor, Precio Unitario, Cantidades (Entradas, Salidas y Saldo), Valores
(Entradas, Salidas, Saldo), Centro de Costo y Destino.

Reporte Contable del Almacn: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el


cono Imprimir el Sistema presentar la ventana Filtro Contable del
Almacn, la misma que contiene las siguientes opciones: Resumen Contable sin
Transferencia, Resumen Contable, Resumen Contable por tem, Movimientos por
Cuenta Contable, Resumen Contable PECOSA con filtro de Almacn Principal o
Secundario. Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Mes, los cuales podrn
ser seleccionados activando la barra de despliegue .

-124-
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Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono Imprimir


, el Sistema mostrar el reporte solicitado.

- Resumen Contable sin Transferencias: En esta opcin el Sistema presentar


el reporte Resumen Contable del Almacn Sin Transferencia conteniendo
la siguiente informacin: Cuenta Contable, Denominacin, Saldo Anterior,
Valores (Entradas y Salidas) y Saldo Actual.

- Resumen Contable: En esta opcin el Sistema presentar el reporte


Resumen Contable del Almacn conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Contable, Denominacin, Saldo Anterior, Valores (Entradas y Salidas)
y Saldo Actual.

-125-
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- Resumen Contable por tem: En esta opcin el Sistema presentar el reporte


Resumen Contable del Almacn por tem conteniendo la siguiente
informacin: Cuenta Contable, tem, Unidad Uso, Saldo Anterior, Valores
(Entradas y Salidas) y Saldo Actual.

- Movimiento por Cuenta Contable: Al seleccionar esta opcin el Sistema


activa los siguientes campos: Movimiento (Ingreso, Egreso). Y agrupado por
(Cuenta / tem / Documento, Cuenta / Documento / tem y Documento / Cuento
/ tem). Asimismo, se visualizan los filtros Almacn, Mes y Tipo de Uso, que
podrn ser seleccionados activando la barra de despliegue .

El Usuario deber seleccionar los filtros Grupo, Clase Familia, tem y Cuenta
dando clic en icono Bsqueda . Adicionalmente, en el Campo Titulo el
Usuario podr editar el Ttulo del Reporte.

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono


Imprimir , el Sistema mostrar el reporte solicitado.

-126-
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o Cuenta tem / Documento: En esta opcin el Sistema presentar el


Reporte de Entradas de Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Mayor, Sub Cuenta, tem, Nmero de Orden de Compra y Gua/Nea,
Tipo de Movimiento, Marca, Unidad de Medida, Precio, Cantidad y Valor
Total en Soles.

o Cuenta/ Documento / tem: En esta opcin, el Sistema presentar el


Reporte de Entradas de Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Mayor, Sub Cuenta, Nmero de Orden de Compra y Gua/Nea, tem,
Marca, Unidad de Medida, Precio, Cantidad y Valor Total en Soles.

o Documento/ Cuenta / tem: En esta opcin el Sistema presentar el


Reporte de Entradas de Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
Nmero de Orden de Compra, Gua/Nea, Mayor, Sub Cuenta, tem, Marca,
Unidad de Medida, Precio, Cantidad y Valor Total en Soles.

-127-
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- Resumen Contable PECOSA: En esta opcin el Sistema presentar el reporte


Resumen Contable de PECOSAS, conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Contable, Denominacin y Valor.

Estadstica de Consumo: Al seleccionar esta opcin dando clic en el cono


Imprimir , el Sistema presentar la ventana Seleccin de Filtros, la misma
que contiene las opciones: Por Almacn y Por Centro de Costo. Asimismo, se
visualizan los filtros Ao Inicio, Ao Fin, Mes Inicio, Mes Fin, Almacn,
Clasificador y Centro de Costo. Adems contiene el campo Tipo de Bien, donde
se presentan las opciones Suministros, Activos y Todos los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . Finalmente se podr filtrara
por Grupo, Clase, Familia, tem y Empleado, dando clic en el icono Bsqueda
.

-128-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono Imprimir


, el Sistema mostrar el reporte solicitado.

- Por Almacn: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Estadstica de


Consumo del Almacn, conteniendo la siguiente informacin: Cdigo y
Descripcin del tem, Unidad Uso, Cuenta Contable, Ao, Meses seleccionados
y Total.

- Por Centro de Costo: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte


Estadstica de Consumo por Centro de Costo conteniendo la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Unidad Uso, Clasificador de Gasto,
Cuenta Contable, Meses seleccionados y Total, Cantidad y Valor.

-129-
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Distribucin de Bienes por Destino: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el


cono Imprimir el Sistema presentar la ventana Filtro de Distribucin de
Bienes por Destino, la misma que contiene las siguientes opciones: Distribucin
de Bienes por Destino, Distribucin de Bienes por Destino Trimestral, Distribucin
de Bienes por Destino Mensual, Resumen por Destino y Tarea, Resumen por
Tarea, Distribucin de PECOSA por Bienes y Destino, Distribucin de Bienes
Entregados por Personal y Destino. Los reportes se pueden obtener por Almacn
Principal o Secundario, y para el caso de las Unidades Ejecutoras que manejen
PpR pueden obtenerse por SISMED.

Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar la
fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.

Luego seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino, Centro de
Costo; ejecutando el icono bsqueda . Adicionalmente, en el Campo Ttulo el
Usuario podr editar el Ttulo del Reporte.

-130-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono


Imprimir , el Sistema mostrar el reporte solicitado.

- Distribucin de Bienes por Destino: En esta opcin el Sistema presentar el


reporte Distribucin de Bienes por Destino, conteniendo la informacin:
Destino, Centro de Costo, Tarea, Grupo, tem, Descripcin, Unidad de Uso,
Cantidad y Valor.

- Distribucin de Bienes por Destino Trimestral: En esta opcin, el Sistema


presentar el reporte Distribucin de Bienes por Destino Trimestral,
conteniendo la siguiente informacin: A nivel de Destino, Tarea y Grupo: tem,
Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad, Valor y Total.

- Distribucin de Bienes por Destino Mensual: En esta opcin, el Sistema


presentar el reporte Distribucin de Bienes por Destino Mensual,
conteniendo la siguiente informacin a nivel de Destino, Centro de Costo, Tarea
y Grupo: tem, Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad, Valor de los Meses
seleccionados y Total.

-131-
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- Resumen por Destino y Tarea: Al seleccionar esta opcin se activan las


siguientes opciones de Reportes: Slo con Destino, Solo Sin Destino, Todos y
Nivel Destino, donde seleccionar el nivel del Reporte. Asimismo, se visualizan
los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser seleccionados
activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar la fecha inicio
en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.

Luego deber seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino,
Centro de Costo y Tarea ejecutando el botn bsqueda o marcando con un
check en Todos, para mostrar todos los datos. Adicionalmente, en el Campo
Titulo el Usuario podr editar el Titulo del Reporte

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono


Imprimir , el Sistema mostrar el reporte solicitado.

-132-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

- Slo Destino: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen


por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin: Distribucin de
los bienes con Destino, Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.

- Sin Destino: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Resumen


por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin: Distribucin de
los bienes sin Destino, Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.

- Todos: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen por


Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin: Distribucin de los
Bienes con Destino y Sin Destino, Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.

-133-
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- Resumen por Tarea: Al seleccionar esta opcin, se activarn las siguientes


opciones de Reporte: Slo con Destino, Slo Sin Destino y Todos. Asimismo,
se visualizan los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar
la fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.

Luego, deber seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino,
Centro de Costo y Tarea dando clic en el botn de bsqueda .
Adicionalmente, en el Campo Titulo el Usuario podr editar el Ttulo del
Reporte.

Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono


Imprimir , el Sistema mostrar el reporte solicitado.

- Con Destino: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen


por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin de los bienes
Distribuidos con Destino: Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.

-134-
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- Sin Destino: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Resumen


por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin de los bienes
distribuidos sin Destino: Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.

- Todos: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen por


Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin de los Bienes
distribuidos con Destino y Sin destino: Cdigo y Descripcin de la Tarea y
Valor.

- Distribucin de PECOSA por Bienes y Destino: Al ingresar a esta opcin


seleccionar los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . Asimismo, registrar la
fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.

Luego, deber seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino,
Centro de Costo y Tarea, dando clic en el botn de bsqueda .
Adicionalmente, en el Campo Titulo el Usuario podr editar el Ttulo del
Reporte.

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Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Dando clic en el cono Imprimir el Sistema presentar el reporte


Distribucin de PECOSAS por Bienes y Destino, conteniendo la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Fecha, Tipo Transaccin,
Documento Nmero, Cantidad y Valor.

Reporte con Saldos Negativos: En esta opcin, dando clic en el cono Imprimir
el Sistema presentar el reporte Saldos Negativos en el Kardex, conteniendo
la siguiente informacin a nivel de Almacn e tem: Marca, Fecha, Tipo, Nmero
de Documento, Nmero de Orden de Compra, Precio, Cantidades (Inventario,
Entradas, Salidas), el Precio Promedio e Importe Saldo.

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Reporte Stock Mnimo: En esta opcin, dando clic en el cono Imprimir el


Sistema presentar el reporte Stock Mnimo de Bienes, conteniendo la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Unidad Uso, Marca, Cuenta Contable,
Stock Mnimo, Stock Actual y Diferencia de stock.

Reporte Inventario Valorizado: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el cono


Imprimir el Sistema presentar la ventana Seleccin de Filtros, la misma que
contiene la opcin: Tipo de Uso o por Cuenta Contable y tipo de Uso. Asimismo,
se visualizan los filtros Almacn y Tipo de Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar la
fecha final en el campo Hasta.

Luego seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia e tem, dando clic en el botn
bsqueda .

-137-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Dando clic en el cono Imprimir el Sistema presentar el reporte Inventario


Valorizado, conteniendo la siguiente informacin de acuerdo al Almacn y Fecha
seleccionados: Destino de Uso, Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta
Contable, Unidad de Uso, Stock Actual, Precio y Valor Total.

Si se selecciona la opcin Cuenta Contable y tipo de Uso, el reporte agrupara por


Cuenta Contable y Tipo de Uso

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Diferencia de Valores entre PECOSA vs Almacn: En esta opcin, dando clic


en el cono Imprimir el Sistema presentar el Listado de Diferencia de
Valores entre PECOSA vs Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Clasificador, Movimiento. Almacn (Precio
y Valor), PECOSA (Precio/Valor), Diferencia, Nmero de PECOSA, Nmero de
Pedido y Fecha de PECOSA.

Diferencia de tems entre PECOSAS vs Almacn: En esta opcin, dando clic


en el cono Imprimir el Sistema presentar el Listado de Diferencia de tems
entre PECOSAS vs Almacn, conteniendo la siguiente informacin: Nmero de
PECOSA, Centro de Costo, tem y Descripcin.

Reserva de tems de Almacn: En esta opcin, dando clic en el cono Imprimir


el Sistema presentar el Reporte Reserva de tems de Almacn, conteniendo
la siguiente informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Tipo de Pedido, Nmero
de Pedido, Fecha Aprobado, Centro de Costo y Cantidad Aprobado.

-139-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Ubicacin Fsica de tem x Kardex: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el


cono Imprimir el Sistema presentar el reporte Ubicacin Fsica de tems del
Kardex, conteniendo informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Uso,
Marca y Ubicacin Fsica.

5.4.5. Inventario Fsico del Almacn

En esta opcin se registrar el Inventario Fsico de cada Almacn en una fecha


determinada, con la finalidad de realizar una conciliacin de saldos y determinar el estado
de los bienes.
El ingreso esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes- >Inventario Fsico del
Almacn, como se muestra en la siguiente ventana:

-140-
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Al ingresar a esta opcin el Sistema presenta la ventana Inventario Fsico, la misma que
muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Ao, Almacn, Tipo de Uso
y Estado.

Ao: Permite seleccionar un ao activando la barra de despliegue .

Almacenes: Permite seleccionar Todos o un Almacn activando la barra de


despliegue , se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el
Mdulo Administrador.

PROCESO DE CARGA DE INVENTARIO

Para registrar una nuevo Inventario Fsico, realizar el siguiente procedimiento:

1- Dar clic en el icono Nuevo Inventario, como se muestra a continuacin:

2- El Sistema presentar la ventana Registro de Inventario Fsico, la misma que


est conformada por los siguientes campos y Filtros: Nro. de Inventario, Fecha,
Mes del Inventario Fsico, Almacn, Tipo de Uso, Jefe de Almacn, Director,
Responsable, Inventariados, Observaciones.

-141-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Usuario deber registrar la informacin solicitada en esta ventana. Los campos


que se muestran son los siguientes:

Fecha: Se registrara la fecha que se inicia el inventario fsico.

Inventario Fsico a: Se seleccionara el mes de corte que se va a realizar el


inventario.

Almacn: Se seleccionara el sub almacn que se va a realizar el inventario


fsico.

Tipo de Uso: Permite seleccionar el tipo de Uso

Jefe de Almacn: Muestra el jefe del Almacn seleccionado.

Director: Se seleccionara el personal responsable de la Direccin.

Inventariador: Registrar el personal responsable del Inventario Fsico.

Observaciones: Se podr digitar observaciones del porque se est realizando


el inventario Fsico.

-142-
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3- Luego, dar clic en el botn Grabar .

El inventario generado se visualizar en la ventana Inventario Fsico del


Almacn.

4- Seguidamente, se proceder a realizar el proceso de Carga del Inventario, para


ello realizar el siguiente procedimiento:

a. Ingresar a la carpeta amarilla del registro del Inventario Fsico


correspondiente:

b. Se presentar la ventana Inventario Fsico de Almacn, en la cual el


Usuario dar clic en el icono Traer Kardex.

-143-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

c. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar OK, para


proceder con el traslado de la informacin del Kardex:

El Sistema trasladar la informacin existente en el Kardex, mostrando en


la ventana Inventario Fisico del Almacn los siguientes datos: tem,
Descripcin, Unidad de Uso, Marca, Precio Promedio, Cuenta Contable,
Inventario Fsico, Stock Actual, Cantidad de Ms, Cantidad de Menos,
Cantidad Buena y Cantidad Defectuosa.

d. Proceder a registrar las cantidades encontradas en el Inventario,


seleccionando el tem correspondiente; y luego, dando clic en el icono Editar
tem .

Se presentar la ventana Edicin de tem en la cual el Usuario registrar


la Cantidad encontrada en el Inventario Fsico y la Cantidad Buena; luego,
dar clic en el botn Grabar .

-144-
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La Cantidad encontrada en el Inventario Fsico, la Cantidad Buena y la


Cantidad Defectuosa se mostrar en la ventana Inventario Fsico del
Almacn. La informacin registrada en el campo Inventario Fsico ser
comparada con el Stock Actual y si hubiese alguna diferencia sobrante o
faltante se visualizarn en el campo Cantidad de Mas o Cantidad de Menos.

Para visualizar los datos de un tem segn Catlogo, el Usuario deber seleccionar
en el registro a consultar y dar clic en el icono Catlogo tem.

El Sistema mostrar la ventana Catlogo de tems, con la informacin del Catlogo


del registro seleccionado.

-145-
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PROCEDIMIENTO DE INCORPORAR / ELIMINAR ITEMS DEL INVENTARIO

El Usuario podr incorporar o eliminar tems del Inventario Fsico realizando el siguiente
procedimiento:

1- Dar clic en el icono Nuevo Item , como se muestra a continuacin:

2- El Sistema presentar la ventana Registro de tem, en la cual el Usuario registrar


el Grupo, Clase, Familia, Bien, Marca y Cuenta, as como la Cantidad Inventario
encontradas en el Almacn, Cantidad Buena, y Cantidad Saldo Fsico; luego dar clic
en el botn Grabar .

-146-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

3- El Sistema mostrar la ventana principal con el nuevo registro.

Eliminar tem Inventario Fsico

Para eliminar un tem del Inventario Fsico, seleccionar el registro correspondiente y


luego dar clic en el icono Eliminar tem , como se muestra a continuacin:

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar OK, para efectuar la
eliminacin:

PROCEDIMIENTO PARA CERRAR EL INVENTARIO FSICO

El Usuario podr realizar el cierre del inventario, realizando el siguiente procedimiento:

1. Dar clic en el icono Cerrar Inventario , como se muestra a continuacin:

-147-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
cerrar el Inventario Fsico.

El estado del Inventario Fsico pasar de Pendiente a Cerrado, como se muestra


a continuacin:

Asimismo, cuando el Inventario Fsico se encuentra Cerrado, no se podrn


realizar modificaciones y/o eliminaciones, o registrar tems nuevos; solos se podr
acceder a la informacin a modo de consulta, seleccionando el registro
correspondiente y dando clic al icono Ver tem .

Para volver a Abrir el Inventario Fsico, el Usuario dar clic en el icono Abrir
Inventario .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
proceder a Abrir el Inventario:

-148-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

REPORTES

Para visualizar los reportes de Inventario Fsico de Almacn, el Usuario dar clic
en el cono Imprimir , como se muestra a continuacin:

El Sistema presentar la ventana Imprimir, en la cual el Usuario seleccionar el


reporte correspondiente; as como, seleccionar el tipo de archivo a visualizar, que
puede ser PDF o Excel. A continuacin se detalla cada reporte:

Corte Documentario.- Este reporte permite obtener el Corte Documentario, el


mismo que contiene la siguiente informacin: tem, Descripcin, Unidad de Uso,
Marca, ltimo Documento (Tipo Nmero, Fecha), Ultimo Movimiento (Entrada
Cantidad y Salida Cantidad) y Saldo de Kardex ( Total Cantidad).

-149-
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Inventario Fsico de Existencia.- Este reporte muestra el Inventario Fsico de


Existencias, mostrando los siguientes datos: tem, Descripcin, Unidad de Uso,
Marca, Precio Promedio, Inventario Fsico (Cantidad y Valor), Saldo Fsico
(Cantidad y Valor), Saldo Kardex (Cantidad y Valor), Diferencias (Cantidad de
ms, Cantidad de Menos, y Valor) y Estado del Bien (Cantidad Buena y Cantidad
Defectuosa).

Inventario Fsico por Ubicacin Fsica.- Este reporte permite obtener el


Inventario Fsico por Ubicacin Fsica, mostrando los siguientes datos: tem,
Descripcin, Marca, Unidad de Medida, Inventario Fsico y Cantidad Buena

5.4.6. Ubicacin Fsica

Esta opcin permite registrar las Ubicaciones Fsicas de los Almacenes de la Unidad
Ejecutora, con el objetivo de poder asignar dichas ubicaciones a los tems para su ubicacin
ms rpida.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes Ubicacin Fsica.

-150-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Esta opcin contiene las sub opciones: Maestro de Ubicacin Fsica e tem por Ubicacin
Fsica, como se muestra a continuacin:

5.4.6.1. Maestro de Ubicacin Fsica

Esta opcin permite al responsable del Almacn crear el maestro de Ubicacin Fsica, para
facilitar la ubicacin de los tems en los Almacenes en forma inmediata. Este sistema es
empleado en la mayor parte de Almacenes, tanto en el Sector Pblico como en el Sector
Privado.

Cada Ubicacin Fsica estar identificada por un Cdigo de Ubicacin Fsica (CUF), el cual
se compondr por una combinacin de nmeros y letras, como se detalla a continuacin:

Zona de Almacenaje: Las zonas de almacenaje son divisiones del Almacn o Sub
Almacn y estarn identificadas por una letra en mayscula. Ejemplo: A, B, C, etc.

Estantes: Se usan para colocar los artculos. Estos sern identificados por tres
nmeros fijos. Ejemplo: 001, 002, 003, etc. Se tiene dos tipos de Almacenaje (Con
Estante y Sin Estante).

-151-
Manual de Usuario Mdulo de Logstica en WEB

Fila: Son las divisiones horizontales del estante, se identificarn mediante una letra
en Mayscula. Ejemplo el A, B, C, etc.

Columna: Son las divisiones verticales del estante y se identificarn como mximo
por tres nmeros fijos. Ejemplo: 001, 002, 003, etc.

Casillas: Son los casilleros del estante y estarn identificadas por una letra en
mayscula. Ejemplo el A, B, C, etc. Este campo es Opcional.

Creacin de Cdigo de Ubicacin Fsica (CUF)

Para crear los cdigos de las Ubicaciones Fsicas de los Almacenes, realizar el siguiente
procedimiento:

1. Ingresar a la opcin Maestro de Ubicacin Fsica siguiendo la siguiente ruta:


Almacenes Ubicacin Fsica Maestro de Ubicacin Fsica.

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2. Al ingresar a esta sub opcin, el Sistema presentar la ventana Maestro de Ubicacin


Fsica, en la cual se deber seleccionar el Almacn donde se registrar el CUF,
activando la barra de despliegue del filtro Almacn.

3. Primero, se proceder a crear la Zona de Almacenaje dando clic en el icono Insertar


Zona .

4. El Sistema presentar la ventana Mantenimiento de Zonas, la misma que est


conformada por los siguientes campos y filtros: Almacn, Zona de Almacenaje, Tipo
de Almacenaje y Estado.

5. El Usuario deber registrar los siguientes datos solicitados en esta ventana,

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Zona de Almacenaje: Registrar un cdigo (solo una letra) y la descripcin de


la Zona.

Tipo de Almacenaje: Seleccionar el tipo de Almacenaje, segn sea el caso,


puede ser Con Estante o Sin Estante.

Estado: Por defecto el estado de la Zona a registrar es Activo.

6. Luego, dar clic en el icono Grabar . En la ventana principal se visualizar la Zona


creada, mostrando los siguientes datos:

Zona: Cdigo y Descripcin de la Zona.

Tipo Alm.: Se mostrar marcado con un check si el Tipo de Almacenaje


es Con Estante.

Estado: Estado de la Zona (Activo o Inactivo)

Para Modificar los datos de una Zona, se seleccionar la Zona correspondiente y


dar clic en el icono Editar Zona .

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El Sistema mostrar la ventana Mantenimiento de Zonas, en la cual se realizar las


modificaciones que se requiera.

Para Eliminar una Zona con todos sus C.U.F. registrados, seleccionar la Zona
correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Zona .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la eliminacin:

Validacin: Si la Zona estuviera asignada en


algn tem, el Sistema no efectuar la
eliminacin y mostrar el siguiente mensaje al
Usuario:

7. Si el Tipo de Almacenaje es Con Estante, se podr registrar los Cdigos de las


Ubicaciones Fsicas, dando clic en el icono Insertar CUF .

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8. El Sistema presentar la ventana Mantenimiento de C.U.F., en la cual el Usuario


registrar los siguientes datos solicitados en esta ventana:

Estante: Registrar un cdigo (mximo tres nmeros).

Fila: Registrar un cdigo (solo una letra).

Columna: Registrar un cdigo (mximo tres nmeros).

Casillero: Registrar un cdigo (solo una letra). No es obligatorio, por defecto


se considerara la letra A como un solo casillero entre la columna y la fila.

Estado: Por defecto crea el C.U.F. con estado Activo.

9. Luego, dar clic en el icono Grabar .

En la ventana principal se visualizar el C.U.F. creado, mostrando el Cdigo del


Estante, Fila, Columna, Casillero y Estado.

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Para Modificar los datos de un C.U.F., seleccionar el registro correspondiente y dar


clic en el icono Editar CUF .

El Sistema mostrar la ventana Mantenimiento de C.U.F., en la cual se realizar las


modificaciones que se requiera.

Nota: Si la Ubicacin Fsica estuviera asignada en algn tem, los campos de esta ventana
se mostrarn inactivos, no permitiendo modificaciones.

Para Eliminar una C.U.F., seleccionar el registro correspondiente y dar clic en el


icono Eliminar CUF .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la eliminacin:

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Validacin: Si la Ubicacin Fsica estuviera


asignada a algn tem, el Sistema no efectuar la
eliminacin y mostrar el siguiente mensaje al
Usuario:

Filtros: En la parte superior de la ventana, se muestra los siguientes filtros de


seleccin: Almacn, Zona y Almacenaje; que permitirn filtrar la informacin mostrada
en la ventana:

Almacn: Permite filtrar la informacin por Almacn. Activando la barra de


despliegue se mostrarn los Almacenes asignados al Perfil del Usuario en el
Mdulo Administrador.

Zona: Permite filtrar la informacin por Todas o una Zona de Almacenaje.


Activando la barra de despliegue se mostrarn todas las zonas registradas.

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Almacenaje: Permite filtrar la informacin por Tipo de Almacenaje (Con Estante,


Sin Estante o Ambos), activando la barra de despliegue.

REPORTE

Para visualizar el reporte de la Relacin de Cdigos de Ubicacin Fsica, dar clic en el


cono Imprimir .

El reporte muestra la siguiente informacin: Almacn, Cdigo de Ubicacin Fsica, Cdigo


de Zona de Almacenaje, Nombre de Zona de Almacenaje, Estante, Fila, Columna, Casillero
y Estado.

5.4.6.2. Asignacin de Cdigo de ubicacin Fsica (CUF) con tem

El ingreso a la opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Ubicacin Fsica - tem por


ubicacin Fsica como se muestra en la siguiente ventana:

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Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana tem por Ubicacin Fsica,
la misma contiene en la cabecera los filtros de seleccin: Ao y Almacn.

Filtros

Ao: Permite seleccionar un ao, activando la barra de despliegue .

Almacn: Permite seleccionar un Almacn o Sub Almacn. Activando la barra


de despliegue . Solo se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del
Usuario en el Mdulo Administrador.

PROCESO DE ASIGNACION DE ITEM CON EL CUF

Existen dos formas de asignacin del tem con el CUF, estas son:

Asignacin por tem


Asignacin masiva

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Asignacin por tem

Marcar con un check el o los tems a asignar la ubicacin y luego dar clic en el icono
Insertar C.U.F.:

El Sistema presentar la ventana Asignacin de CUF, mostrando la relacin de las


Ubicaciones Fsicas del Almacn (Zona, Almacenaje, Estante, Fila Columna, Casillero)
Almacn, y Zona de Almacenaje).

El Usuario seleccionar con un check el o las ubicaciones donde se almacenar el o


los bienes; luego, dar clic en el icono Grabar .

En la ventana tem por Ubicacin Fsica se visualizar el CUF de los tems asignados.

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Para eliminar una asignacin, el Usuario marcar con un check el o los registros
correspondientes y luego dar clic en el icono Eliminar C.U.F. .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en OK, para
efectuar la eliminacin:

El CUF asignado al tem, se eliminar, como se muestra a continuacin:

Exportar a Excel

Para exportar al Excel la informacin de las asignaciones de las Ubicaciones Fsicas


de los tems, dar clic en el icono Exportar a Excel .

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El Sistema presentar la ventana Guardar Como, en la cual el Usuario dar nombre


al archivo y seleccionar la ruta donde se guardar; luego, dar clic en el botn
Guardar .

Verificar que el archivo Excel se haya grabado en la ruta correspondiente

El archivo Excel contendr la siguiente informacin: Ubicacin Fsica, Cdigo tem,


Descripcin del tem, Marca, Unidad de Medida, y Estado.

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REPORTE

Para visualizar el reporte, el Usuario dar clic en el cono Imprimir de la ventana


principal, mostrndose la Relacin de los tems con su cdigo de ubicacin Fsica.

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Autor: Oficina General de Tecnologas de la


Informacin - SIGA
Fecha de Publicacin: 20/12/2016

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