Resolucion 00208 (250116) Manual Único de Gestión Documental para La Policía Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICA NACIONAL
SECRETARIA GENERAL
RESOLUCIN NMERO____00208__ DEL____25 ENE 2016____
Por la cual se actualiza el Manual nico de Gestin Documental para la Polica

Nacional
EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de las facultades legales y
C O N S I D E R A N D O:
Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones" en su artculo 21 establece
que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en
cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
Que el Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006 Por el cual se modifica

parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, en su artculo 2
numeral 8, faculta al Director General de la Polica Nacional de Colombia, para
expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos necesarios para
administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional y puede delegar esta
funcin de conformidad con las normas legales vigentes.
Que mediante Resolucin 02764 del 26 de junio de 2008, se adopta el Programa

de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin.
Que el Decreto 1080 del 16 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el
Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura" en su ttulo II. PATRIMONIO
ARCHIVSTICO prev el captulo I Sistema nacional de archivos, II. Evaluacin de
documentos de archivo, III. Archivos de entidades privadas que cumplen funciones
pblicas, IV Red Nacional de Archivos, V. Gestin de Documentos, VI. El Sistema
de Gestin Documental, VII. La Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo,
VIII Articulacin con otros Organismos y Entidades del Estado, IX. Transferencias
Secundarias, X. Transferencia de documentos de las dems ramas del poder
pblico y de los rganos autnomos y de control, XI. Procedimiento para realizar
las transferencias de documentos de conservacin permanente, XII. Contratacin
del Servicio de Custodia de Documentos de Archivo por Parte de Entidades
Pblicas y Privadas que cumplen Funciones Pblicas. Ttulo III. Captulo I.
Directrices Generales para la Publicacin de Informacin Pblica.
Que la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pbica Nacional y se
1DS - RS - 0001 Aprobacin: 28-04-2014

VER: 1
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 2,
continuacin.
__________________________________________________________________
dictan otras disposiciones instituye en su artculo 15 el Programa de Gestin
Documental.
Que teniendo en cuenta la nueva reglamentacin legal resulta imperioso actualizar

el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional.
R E S U E L V E:
Artculo 1. Actualizar el Manual nico de Gestin Documental para la Polica

Nacional (PGD); con el propsito de cumplir con el ordenamiento legal vigente.
Artculo 2. MANUAL NICO DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LA POLICA

NACIONAL. La Estructura del Manual nico de Gestin Documental para la
Polica Nacional, estar compuesta por los siguientes captulos, as:
CAPTULO I
GENERALIDADES
Artculo 3. Finalidad. El presente manual tiene como propsito presentar los

pasos generales sobre la organizacin de los Archivos de Gestin, Intermedios y
Centrales en las diferentes dependencias que integran la Polica Nacional,
estableciendo que las oficinas productoras de la Institucin con fundamento en la
Tabla de Retencin Documental (TRD) aprobada, velarn por la conformacin,
organizacin, preservacin y control de los Archivos de Gestin de la misma,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normativa archivstica vigente.
De acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002

Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico, es deber de cada servidor
pblico custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su
empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebida.
Este manual permite dar alcance al Programa de Gestin Documental establecido

en el Que el Decreto 1080 del 16 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide
el Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura" en su ttulo II Patrimonio
archivstico, captulo V Gestin de Documentos, articulo 2.8.2.5.10, y lo estipulado
en el Artculo 15 y 17 de la Ley Estatutaria 1712 de 2014 Por medio de la cual se
crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica
Nacional y se dictan otras disposiciones.
Artculo 4. Definicin. Generar pautas en cuanto a la organizacin, conservacin,

salvaguarda y custodia de los acervos documentales, dando aplicacin a lo
normado por el Archivo General de la Nacin mediante la Ley 594 del 14 de julio
de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones, la cual establece las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado, comprendindose la administracin
pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas; de igual forma, en esta Ley se normaliza el Sistema Nacional de
Archivos, la categorizacin de los archivos pblicos y privados, la administracin
de los archivos, la gestin, el acceso, consulta y conservacin de los documentos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Artculo 5. Alcance. Comprende el ciclo vital de la gestin de los documentos al
interior de la institucin, comprometiendo a todas las unidades y funcionarios de la
Polica Nacional.
Artculo 6. Objetivo general. Establecer y ejecutar las actividades

administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin recibida y producida por la Polica Nacional, con el fin de
facilitar su utilizacin y conservacin, teniendo en cuenta las disposiciones legales
vigentes en materia archivstica y la optimizacin de los recursos asignados.
Artculo 7. Pblico al que va dirigido. Este documento est dirigido a todos los
funcionarios que integran la Institucin tanto en la parte operativa como
administrativa, permitiendo el uso de parmetros y polticas que debern ser
implementadas en todas las unidades policiales a nivel nacional en desarrollo del
Proceso de Gestin Documental.
Artculo 8. Responsabilidades del dueo del proceso. La Secretara General

como duea del proceso de primer nivel Gestin Documental tiene la
responsabilidad de disear las directrices, lineamientos y controles que garanticen
la ejecucin, verificacin y cumplimiento del mismo, atendiendo al desarrollo de la
poltica de salvaguarda, conservacin, recuperacin y acceso a la documentacin
custodiada por los archivos y en busca de su articulacin para alcanzar el
cumplimiento de las funciones asignadas.
Artculo 9. Responsabilidades de los actores del proceso. Es responsabilidad

de todos los servidores pblicos de la Institucin dar cumplimiento a lo establecido
en el Proceso de Gestin Documental y en cada uno de los apartes del presente
documento, igualmente dar cumplimiento a lo normado por el Archivo General de
la Nacin, como ente rector de la funcin archivstica en Colombia. Dentro de las
responsabilidades dadas por ste ente se definen las siguientes:
Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones" en su artculo 4 titulado Principios
Generales, literal D, precisa:
Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,

conservacin, uso y manejo de los documentos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos.

Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que
ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los

funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la
tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia,
especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad
democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aquella que
forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
Artculo 10. Responsabilidad de los servidores pblicos en la entrega de los
acervos documentales. Los funcionarios que integran la Institucin tanto en la
parte operativa como administrativa, que tengan a su cargo archivos, expedientes,
legajos, acervos documentales, informacin o cualquiera de las definiciones
establecidas para los documentos, debern realizar la entrega de los mismos por
medio de los Inventarios nicos Documentales, los cuales debern ser
entregados a los funcionarios que reciban la dependencia, el cargo o los procesos
desarrollados por los funcionarios salientes, lo anterior conforme a lo establecido
en el acuerdo 038 del 20 de diciembre de 2002 Por el cual se desarrolla el
artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, as:
Artculo Primero: Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y

archivos. El servidor pblico ser responsable de la adecuada conservacin,
organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del
ejercicio de sus funciones.
Artculo Segundo: Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o

desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los
documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad
de la gestin pblica.
Artculo Tercero: La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se

refiere el artculo anterior, se har de conformidad con la Tabla de Retencin
Documental. Para tal efecto, se diligenciar el Formato nico de Inventario, en
concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17,
18 y 19, sealados en el presente artculo. Del numeral 10 se excepta lo
relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con
estado de conservacin.
Artculo Quinto: Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen

omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestin, sin los
procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por
las consecuencias de esta omisin.
Pargrafo. Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin

producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos pblicos son de
propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las
sanciones previstas por la Ley.
Artculo 11. Gestin Documental de la Polica Nacional. Conjunto de

actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por la Institucin, desde su
origen hasta su disposicin final, con el objetivo de facilitar su consulta y
conservacin.
Artculo 12. Unidades comprometidas en la implantacin del proceso de

gestin documental.
1. Direcciones
2. Oficinas Asesoras
3. Regiones de Polica, Metropolitanas, Departamento y Escuelas de
Formacin.
4. Secretara General (rea de Archivo General y Grupos de Gestin
Documental)
continuacin.
__________________________________________________________________
Artculo 13. Componentes de la Gestin Documental en la Polica Nacional.
La Gestin Documental en la Polica Nacional est conformada por los
documentos de archivo, fondo documental, los actores del sistema en los
diferentes niveles de la entidad y el soporte tecnolgico; todos ellos
fundamentados en una adecuada gestin de procesos y una eficiente
administracin de recursos.
Artculo 14. Objetivos especficos de la Gestin Documental en la Polica

Nacional. Los objetivos de la Gestin Documental en la Polica Nacional, son los
siguientes:
Conservar el patrimonio documental de la Polica Nacional, como fuente de la

cultura e historia organizacional.
Garantizar la validez procesal del documento.
Garantizar la gestin transparente, responsable, eficiente y eficaz, para el
desarrollo del conocimiento organizacional.
Soportar los procesos institucionales con informacin confiable y oportuna.
Facilitar el acceso a los documentos.
Modernizar y estandarizar tcnicamente el proceso y los procedimientos
documentales.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin
a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, as como
la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.
Regular el manejo y organizacin del sistema de Gestin Documental a partir
de la nocin de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad,
confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Articular el funcionamiento del Proceso de Gestin Documental en la Polica
Nacional, en el desarrollo bsico de la aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental, organizacin, transferencias primarias y secundarias,
recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final
de los documentos.
Artculo 15. Proceso de la Gestin Documental. La Gestin Documental en las

diferentes entidades pblicas as como en la Polica Nacional, debe comprender
como mnimo los siguientes procesos:
a) Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin

y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de
formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su
registro en el sistema de gestin documental. Este proceso se encuentra
enmarcado en el procedimiento Control de Documentos.
b) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma

de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el
trmite, proceso en que acta y los resultados esperados. Este proceso se
encuentra enmarcado en el procedimiento Control de Registros.
c) Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones,
la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta
de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento
hasta la resolucin de los asuntos. Este proceso se encuentra enmarcado en el
procedimiento Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos.
continuacin.
__________________________________________________________________
d) Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento
en el sistema de Gestin Documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
correspondiente, adecuado, ordenarlo y describirlo. Este proceso se encuentra
enmarcado en el procedimiento Archivo de Gestin.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para

transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o
conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y
los metadatos descriptivos. Este proceso se encuentra enmarcado en el
procedimiento Transferencias Documentales.
f) Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier etapa

del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin,
de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las
tablas de valoracin documental. Este proceso se encuentra enmarcado en los
procedimientos de Realizar Disposicin Final, Archivo de Gestin y Central o
Intermedio.
g) Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a

los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Este
proceso se encuentra enmarcado en los procedimientos de Realizar Disposicin
Final, Archivo de Gestin y Archivo Central o Intermedio.
h) Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin

de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o
definitiva). Este proceso se encuentra enmarcado en los procedimientos de
Transferencias Secundarias, Realizar Disposicin Final, Archivo de Gestin,
Archivo Central o Intermedio y Archivo Histrico.
Artculo 16. Caractersticas de los Sistemas de Gestin Documental. La

gestin adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las
funciones de las entidades pblicas, sus dependencias y funcionarios, as como
en la normalizacin de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos,
de acuerdo con reglas especficas. Para lograr lo anterior, es necesario que los
sistemas de gestin de documentos respondan mnimo a las siguientes
caractersticas:
a) Conformidad. Los sistemas de informacin, incluyendo los sistemas de gestin

de documentos electrnicos (SGDE), deben respaldar la gestin de la informacin
a partir de los procesos administrativos de las entidades.
b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestin documental deben permitir la inte-

roperabilidad con los otros sistemas de informacin, a lo largo del tiempo, basado
en el principio de neutralidad tecnolgica, el uso de formatos abiertos y estndares
nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias
competentes.
c) Seguridad. Los sistemas de gestin documental deben mantener la

informacin administrativa en un entorno seguro.
continuacin.
__________________________________________________________________
d) Metadescripcin. Se debe procurar la generacin de metadatos normalizados,

sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
e) Adicin de contenidos. El sistema de gestin documental debe permitir que

sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin
que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
f) Diseo y funcionamiento. La creacin y captura de documentos en el sistema

debe ser de fcil manejo para los usuarios, hacindola tan simple como sea
posible.
g) Gestin Distribuida. Los sistemas de gestin documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de
gestin documental).
h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestin de documentos electrnicos

(SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretacin y comprensin de los documentos electrnicos en su contexto
original, as como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier
momento.
i) Neutralidad tecnolgica. El Estado garantizar la libre adopcin de

tecnologas, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestacin de servicios, contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopcin sea armnica con el desarrollo ambiental
sostenible.
Artculo 17. mbito de Aplicacin El presente manual es de aplicacin para las

Direcciones, Oficinas Asesoras, Regiones de Polica, Metropolitanas,
Departamentos, Escuelas de Polica y dems unidades policiales del orden
administrativo y operativo que se creen con posterioridad a la expedicin del
presente Manual.
Artculo 18. Lineamientos para la reconstruccin del Patrimonio Documental
Integridad de los expedientes: los expedientes debern ser conformados

respetando los principios archivsticos, con la totalidad de los documentos que los
integran.
Reconstruccin de expedientes: proceso tcnico que debe adelantarse con

aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran
incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.
Determinacin de la prdida total o parcial de expedientes: de acuerdo con

las evidencias materiales de la prdida parcial o total de los expedientes, se debe
proceder a verificar los instrumentos de consulta y registro con los que cuente la
entidad responsable de la custodia, tales como inventarios documentales,
sistemas de registro y control de prstamo de expedientes, as como testimonios y
evidencias aportadas por los titulares de los expedientes o la informacin aportada
continuacin.
__________________________________________________________________
por las autoridades para identificar cules son los expedientes que se han perdido
parcial o totalmente.
De la reconstruccin: advertida la prdida total o parcial de los expedientes y su
identificacin, incluidos los casos en que la prdida haya sido parcial, se realizar
un diagnstico integral de los mismos para determinar, cules son los expedientes
que deben ser intervenidos y posteriormente reconstruidos.
Instrumentos y tramites a utilizar para facilitar la reconstruccin de los

expedientes: se debern utilizar instrumentos archivsticos como: Inventarios
Documentales, Cuadros de Clasificacin, Tablas de Retencin Documental,
Tablas de Valoracin Documental, Sistemas de Registro y Control de
Correspondencia y Comunicaciones Oficiales; generados tanto por la entidad
responsable de adelantar el proceso de reconstruccin como de entidades en las
que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten la
labor, con el fin de lograr en lo posible, la reconstruccin total o parcial de los
expedientes, segn corresponda.
Procedimiento para la Reconstruccin de Expedientes. Para la reconstruccin

de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Informar, de manera inmediata la prdida de los expedientes al jefe directo

en las Direcciones, Oficinas Asesoras, Regiones de Polica, Metropolitanas,
Departamentos y Escuelas de Formacin, dejando constancia por parte del
jefe inmediato de las seccionales, distritos, estaciones, subestaciones,
puesto de polica, CAI, reas y/o Grupos que tengan a su cargo los
expedientes.
2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscala General de la Nacin,

toda vez que los archivos e informacin pblica son bienes del Estado.
3. Cumplido el procedimiento establecido en el presente manual, se proceder

a realizar la apertura de la investigacin por prdida de expediente;
establecindose en ella la informacin que se debe reconstruir.
4. Los seores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Comandantes de

Regin, Metropolitanas, Departamentos, Escuelas de Formacin y
Organismos Especializados, debern realizar un seguimiento peridico
sobre el avance de la reconstruccin de los expedientes hasta que
culminen todas las acciones que correspondan.
5. Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o

autenticadas segn el caso, se proceder a conformar el o los expedientes
dejando constancia del procedimiento realizado, el cual har parte integral
del mismo.
Requerimiento a terceros: cuando se identifique en los diferentes instrumentos

archivsticos que la informacin para la reconstruccin de los expedientes se
continuacin.
__________________________________________________________________
encuentra en poder de terceros, el funcionario competente solicitar a quin la
tiene en su poder, expida copia autentica o copia con la anotacin que "el
documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos", para que
forme parte del expediente reconstruido.
Prctica de pruebas: el funcionario competente, practicar las pruebas que
estime conducentes y pertinentes, conforme lo establecido en la normatividad
vigente que regule la materia, con el fin de lograr la integridad, veracidad y
autenticidad de la informacin contenida en los expedientes.
La prctica de pruebas puede consistir en visitas de inspeccin a los archivos y/o

sistemas de informacin donde se pueda constatar informacin para la
correspondiente reconstruccin.
Valor probatorio de los expedientes reconstruidos: el valor probatorio de los

expedientes reconstruidos, ser la que le asignen las normas legales vigentes.
Autenticidad de los expedientes reconstruidos: el funcionario competente

encargado del procedimiento de reconstruccin durante la ejecucin del mismo
deber asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con requisitos de
autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.
Principio de prueba por escrito: cuando con los instrumentos archivsticos

disponibles no sea posible la reconstruccin total de los expedientes, se dar
aplicacin al principio de prueba por escrito.
Deber de denunciar: conforme lo dispone el ordenamiento penal colombiano,

toda persona tiene el deber de denunciar ante la autoridad competente cuando
conozca de la comisin de delitos que deban investigarse de oficio. Si es servidor
pblico y es el competente, iniciar la correspondiente investigacin; si no lo es
poner en conocimiento de la autoridad correspondiente para que se adelanten las
investigaciones a que haya lugar, de conformidad con lo preceptuado en el
numeral e) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
Deber de reconstruccin: el funcionario una vez tenga conocimiento de la

prdida de los documentos proceder de ser competente a la reconstruccin de
los expedientes.
Incumplimiento de la normatividad archivstica: cuando se advierta la prdida

total o parcial de los expedientes y no sea posible su reconstruccin por no contar
la Entidad o Institucin, con los correspondientes instrumentos archivsticos o por
incumplimiento de las mismas, esta ser sancionada conforme lo ordena el articulo
35 literal a de la Ley 594 de 2000 o norma que lo modifique, adicione o derogue.
Lo anterior sin perjuicio de las dems sanciones que disponga el ordenamiento

legal vigente.
Apoyo de organismos de control: cuando exista prdida total o parcial de los

expedientes, el funcionario que adelante la reconstruccin dar cumplimiento a lo
establecido en el artculo 51 de la Ley 594 de 2000 o norma que lo modifique,
adicione o derogue.
Se deber verificar en las diversas dependencias de la institucin, con el fin de

agotar las instancias pertinentes para efectos de acceder a una copia de los
continuacin.
__________________________________________________________________
mismos, con el propsito de servir como soporte para la reconstruccin del
expediente.
Al momento de iniciar esta reconstruccin se deber tener en cuenta:
Qu dependencias participaron en el trmite?.

Quin elabora el documento?.
Dnde puede haber copia del documento o expediente?.
En qu medios o soportes (disquete, CD, disco ptico, PC, USB, medio
electrnico) pueden haber antecedentes?.
En qu otros documentos (libros, actas, informes, entre otros), puede haber
indicios o antecedentes?.
Artculo 19. Normatividad Aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se

tom como referencia la siguiente normativa:
Acuerdo 007 del 15 de octubre de 2014 Por medio del cual se establece los
lineamientos para la reconstruccin de expedientes y se dictan otras
disposiciones.
CAPTULO II
COMIT DE ARCHIVO Y COMITS DE GESTIN DOCUMENTAL.
Artculo 20. Comit de Archivo Polica Nacional. El Comit de Archivo Polica

Nacional es un grupo asesor de la Alta Direccin de la entidad, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo y realizar la toma de decisiones en
los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, de conformidad con la Ley
594 de 2000 y dems normas reglamentarias.
Artculo 21. Conformacin Comit de Archivo Polica Nacional. Estar

conformado por:
Secretario General, quien lo presidir.

El jefe del rea de Archivo General, quien actuar como secretario tcnico.
El jefe del rea Jurdica o quien haga sus veces.
El jefe de la Oficina de Planeacin o la dependencia equivalente
El jefe de la Oficina de Telemtica o quien haga sus veces.
El jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, quien tendr
voz pero no voto.
Podrn asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comit (funcionario de
otras dependencias de la Institucin, especialistas, historiadores o usuarios
externos entre otros).
Artculo 22. Funciones. Son funciones del Comit de Archivo las siguientes:
Asesorar a la Alta Direccin de la entidad en la aplicacin de la normativa

archivstica vigente.
Aprobar la poltica de gestin de documentos e informacin de la entidad.
continuacin.
__________________________________________________________________
Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retencin Documental que realicen
las diferentes unidades policiales.
Aprobar las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin
Documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos para su convalidacin y al Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, para su registro.
Responder por el registro de las Tablas de Retencin Documental o Tablas de
Valoracin Documental en el Registro nico de Series Documentales que para
el efecto cree el Archivo General de la Nacin.
Llevar a cabo estudios tcnicos tendientes a modernizar la funcin archivstica
de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las
tecnologas de la informacin en la gestin de documentos electrnicos, de
conformidad con lo establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Aprobar el programa de gestin de documentos fsicos y electrnicos
presentado por el rea de Archivo de la Institucin.
Aprobar el Plan de Aseguramiento Documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
Revisar e interpretar la normativa archivstica que expida el Archivo General de
la Nacin Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales,
adoptando las decisiones que permitan su implementacin al interior de la
respectiva entidad, respetando siempre los principios archivsticos.
Evaluar y dar concepto sobre la aplicacin de las tecnologas de la informacin
en la Institucin teniendo en cuenta su impacto sobre la funcin archivstica
interna y la gestin documental.
Aprobar el Programa de Gestin Documental de la entidad.
Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la funcin
archivstica.
Apoyar el diseo de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten
la gestin de documentos e informacin, tanto en formato fsico como
electrnico.
Aprobar la implementacin de normas tcnicas nacionales e internacionales
que contribuyan a mejorar la gestin documental de la entidad.
Consignar las decisiones en las actas respectivas que debern servir de
respaldo a las deliberaciones y determinaciones tomadas.
Hacer seguimiento a la implementacin de las Tablas de Retencin
Documental y Tablas de Valoracin Documental, as como al Modelo Integrado
de Planeacin y Gestin, en los aspectos relativos a la gestin documental.
La Alta Direccin podr asignar funciones adicionales, siempre que estas se

relacionen con el desarrollo de la normativa colombiana en materia de archivos y
gestin documental.
Artculo 23. Comits de Gestin Documental. El Comit de Gestin Documental

es un grupo asesor de la Alta Direccin en cada una de las Direcciones, Oficinas
Asesoras, Regiones de Polica, Metropolitanas, Departamentos, Escuelas de
Polica; responsable de aplicar y desarrollar las polticas y los programas de
trabajo establecidos en el despliegue del Proceso de Gestin Documental, as
como las directrices emanadas por el Comit de Archivo de la Polica Nacional, de
conformidad con lo reglamentado en la Ley 594 de 2000 y dems normas
complementarias.
Artculo 24. Conformacin Comit de Gestin Documental. En cada Direccin,

Oficina Asesora, Regin de Polica, Polica Metropolitana, Departamento de
continuacin.
__________________________________________________________________
Polica, Escuela de Polica y unidades policiales del orden administrativo y
operativo, se conformar un Comit de Gestin Documental que ser integrado
por:
El Director o Subdirector de la unidad correspondiente o quien haga sus veces;

quien lo presidir.
El Jefe de Gestin Documental, quien actuar como secretario tcnico.
El Asesor Jurdico o quien haga sus veces.
El Jefe de Telemtica o quien haga sus veces.
El Jefe de Planeacin o quien haga sus veces.
El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, quien tendr voz pero no
voto.
Podrn asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comit (funcionario de
otras dependencias de la Institucin, especialistas, historiadores o usuarios
externos entre otros).
Pargrafo: Los Comit de Gestin Documental de las Regiones de Polica,

podrn apoyarse en las reuniones, con la presencia de los asesores jurdicos de
las Metropolitanas o Departamentos de sus jurisdicciones, quienes facilitan el
asesoramiento jurdico y la toma de decisiones en el marco del mismo, siempre y
cuando la Regional de Polica no cuente con el personal suficiente para la
conformacin de este comit.
Artculo 25. Funciones. Son funciones de los Comits de Gestin Documental las
siguientes:
Asesorar a la Alta Direccin de la unidad en la aplicacin de la normativa

archivstica vigente, permitiendo la toma acertada de decisiones.
Cumplir con las disposiciones emanadas por el Comit de Archivo de la Polica
Nacional.
Dar aplicabilidad al ordenamiento legal dispuesto por la Ley 594 del 14 de julio
de 2000 Ley General de Archivos y el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos
Presentar trimestralmente al Comit de Archivo de la Polica Nacional, las
debilidades, avances y fortalezas en la gestin de los documentos, la
organizacin y la conservacin de los archivos de acuerdo a la normativa
vigente, realizando el seguimiento correspondiente.
Hacer seguimiento al cumplimiento de las polticas y normas archivsticas.
Evaluar las Tablas de Retencin Documental -TRD de las dependencias que
integran la unidad, emitiendo concepto favorable para la presentacin de la
propuesta de modificacin de TRD, ante el Comit de Archivo de la Polica
Nacional.
Presentar al Comit de Archivo de la Polica Nacional, las propuestas de
mejoramiento que se evidencien en la unidad, relacionadas con la funcin
archivstica.
Consignar las decisiones en las actas respectivas que debern servir de
respaldo a las deliberaciones y determinaciones tomadas.
Valorar las solicitudes de eliminacin documental que presenten las
dependencias teniendo en cuenta los tiempos de retencin establecidos en la
TRD, verificando los valores que posea de acuerdo al ciclo vital de los
documentos.
Artculo 26. Periodicidad. Tanto el Comit de Archivo de la Polica Nacional

como los Comits de Gestin Documental, se reunirn ordinariamente dos veces
continuacin.
__________________________________________________________________
por ao (en los meses de abril y octubre) y extraordinariamente por convocatoria
de su presidente, levantando el acta correspondiente de cada reunin, la cual
llevar la firma de todos los asistentes.
Artculo 27. Normatividad aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se

Decreto 1080 del 16 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto
nico Reglamentario del Sector Cultura" en su ttulo II PATRIMONIO
ARCHIVSTICO, captulos I sistema nacional de archivos.
CAPTULO III
RADICACIN Y RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Artculo 28. Radicacin de documentos. Es el procedimiento por medio del cual

las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el
propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la Ley.
a) Recepcin de Documentos por Ventanilla: es la actividad mediante la cual el

funcionario encargado de la recepcin documental de la Institucin, debe
controlar la admisin de los documentos remitidos por una persona natural o
jurdica, verificando que estn completos y que correspondan a lo anunciado
para efectos de su radicacin y registro, a fin de iniciar los trmites
correspondientes.
b) Horario de atencin al pblico: el horario de atencin al pblico en las

ventanillas de radicacin, se establecer de acuerdo a las necesidades de cada
unidad y deber fijarse en un lugar visible y de fcil acceso para los usuarios.
c) Seleccin: consiste en separar la correspondencia dependiendo del nivel de

clasificacin de la informacin, por lo que se deber tener en cuenta lo
siguiente:
Los documentos con carcter confidencial sern escaneados en su portada.

Posteriormente se deber indexar la informacin en la plantilla solicitada por la
herramienta tecnolgica, colocando los datos de relevancia del documento a
radicar, asignndole al mismo un nmero de consecutivo en el aplicativo
dispuesto para tal fin, entregando al peticionario copia debidamente radicada.
Cuando un documento es allegado a la ventanilla dirigido directamente a su
titular, debe radicarse en los sistemas manuales o automatizados para tal fin y
entregarse al destinatario correspondiente.
Los documentos como acciones de tutelas, cumplimiento, solicitudes del
congreso y derechos de peticin, se les dar prioridad en la radicacin y
digitalizacin teniendo en cuenta los tiempos de respuesta.
Los ttulos valores que sean allegados sin oficio remisorio, se elaborar un
documento relacionando sus datos, debido a que no se pueden alterar con
sticker ni anotaciones.
continuacin.
__________________________________________________________________
No se permite el recibo de formatos como: CD, USB, Casetes o planos, entre
otros, sin la debida comunicacin oficial que permita identificar el remitente y
destinatario.
Pargrafo: cuando una comunicacin no est firmada, ni presente el nombre del

responsable de su contenido, se considerar annima y ser registrada en el
sistema con la mayor informacin disponible para remitir a la oficina de su
competencia, quien determinar las acciones o trmite correspondiente.
d) Apertura: Consiste en abrir los sobres y efectuar una nueva seleccin de la

documentacin a fin de separar la correspondencia que tiene nivel de
clasificacin de la informacin, comprobando la existencia de anexos y
elementos adjuntos enunciados, para lo cual se deber tener en cuenta lo
siguiente:
Para la documentacin que sea allegada en sobre sellado, se deber activar el

protocolo de seguridad establecido por la unidad para la revisin y apertura de
los documentos antes de ser recibidos por la ventanilla de radicacin; para el
caso de los sobres sellados que se identifiquen con un nivel de clasificacin de
la informacin establecidas por las leyes de proteccin de datos, se aplicar las
medidas de seguridad pertinentes en el mismo protocolo y se proceder a su
recepcin sin realizar la apertura del mismo.
Se verificar que la gua corresponda a los documentos que contiene el sobre
y se realizar la clasificacin de acuerdo a la competencia del trmite.
En caso de que falte algn documento relacionado y su medio de ingreso sea
el correo certificado, se recibe, se deja constancia del faltante y se da aviso
inmediato al jefe de la dependencia correspondiente del trmite, quien debe
tomar las acciones pertinentes.
La documentacin con niveles de clasificacin de la informacin pasa a la
persona encargada de su trmite, quien para efectos de procedimiento, se
regir por lo establecido en las leyes correspondientes, dependiendo la
naturaleza de la misma.
La documentacin rutinaria contina su trmite normal.
e) Registro: Consiste en estampar sobre el documento, el sello de registro y

distribucin, para lo cual se deber tener en cuenta lo siguiente:
El rtulo, sello o manuscrito de recibo del documento, se debe estampar en la

parte superior derecha de la cara principal del documento, sin daar el
contenido.
El rtulo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como mnimo
los siguientes datos: nombre de la entidad, nmero de radicacin, remitente,
fecha y hora.
Si se anexan CD, planos, etc., se les colocar un identificador con el mismo
nmero del radicado del documento al cual pertenecen.
Artculo 29. Recepcin de Documentos. Este proceso atiende a la radicacin de

documentos y comunicaciones, tanto de entrada como de salida que se asemeja
al trmite dado a un acto administrativo, haciendo uso de un nico consecutivo
que har parte del cdigo de radicacin establecido en la Institucin.
La recepcin de las comunicaciones oficiales por correo o entrega personalizada,

ser nicamente por la ventanilla nica de radicacin, incluyendo algunas tareas
tales como:
continuacin.
__________________________________________________________________
a) Recepcin de Documentos por Fax: en lo que respecta a la recepcin de
documentos por fax, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son

idnticos, si el documento est cortado o si diferentes consecutivos pertenecen
a un mismo radicado.
El personal de radicacin debe unir las imgenes cuando pertenezcan a un
mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la
entidad, en caso positivo se eliminar el fax del sistema y se anotar el
radicado que le fue asignado anteriormente al documento.
El funcionario radicar los nuevos documentos incluyendo a la imagen el
radicado generado por el sistema y el identificador correspondiente, para
remitirla a la dependencia respectiva segn la directriz de distribucin, mientras
que su registro se realizar de forma similar a la radicacin por ventanilla.
b) Recepcin de Mensajes de Correo Electrnico: en lo que respecta a la

recepcin de mensajes de datos por medio de cuentas de correo electrnico
se propone tener en cuenta los siguientes aspectos:
La cuenta de correo electrnico institucional recibe los mensajes de datos que

por este medio enven usuarios y los considerados como oficiales.
Frente a la cuenta de correo electrnico institucional, el funcionario
responsable define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse.
Se considerarn oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo
electrnico de funcionarios que sean autorizados para recibir informacin
institucional.
El SGDEA asigna el consecutivo de entrada y el identificador que le
corresponda al mensaje de datos.
c) Numeracin: para cada ao calendario se iniciar una nueva numeracin

partiendo del 00001, por lo que este nmero ser el nico que identificar el
documento.
Todo documento que llegue a la entidad debe ser radicado el mismo da,
atendiendo el orden de llegada, sin separar nmeros de radicado.
d) Trmite de documentos: se define trmite como el proceso que sigue una

comunicacin oficial a travs de las dependencias responsables de su gestin.
Su gestin se hace tanto de manera fsica como virtual. Cada dependencia
designar un responsable del rea de Gestin Documental, quien se
encargar de recibir las comunicaciones oficiales y realizar el reparto de
trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jefe de la dependencia.
e) Planillas de Distribucin: para la distribucin fsica de los documentos, se

emplear la Planilla de Control de Comunicaciones Oficiales (Planilla de
Comunicaciones Oficiales Internas o planillas suministradas por el aplicativo
utilizado para la radicacin de documentos) establecida por la Institucin.
f) Notas Internas: Las notas internas se utilizan como medio de comunicacin

interna dentro de la Institucin en una hoja anexa a la comunicacin oficial.
Estas notas internas reemplazan el uso de sellos en las comunicaciones oficiales

(primero porque se imprime a doble cara atendiendo a la Poltica de Cero Papel y
segundo para no rayar o manchar los documentos, con el fin de propender por el
continuacin.
__________________________________________________________________
valor probatorio del mismo), el formato utilizado corresponder al que haya sido
autorizado y controlado por la entidad.
Pargrafo: Las notas internas de acuerdo a la informacin plasmada en ellas, se

podr disponer de su eliminacin una vez hayan cumplido con el fin o funcin para
la cual fueron producidas, ejemplo: OK, lo pertinente, archivar, guardar, entre
otros; para el caso que la informacin plasmada sea de trascendencia y contengan
disposiciones relevantes, se almacenarn y se conservarn como parte integral de
la unidad documental. Esta informacin deber organizarse de acuerdo a la fecha
de produccin dentro de la misma unidad documental.
Es de aclarar, que las observaciones plasmadas en la nota interna fsica, tambin

debern ser incluidos en el campo comentarios, que se encuentra habilitado en
el sistema de documentos que ha implementado la entidad, con el fin de contar
con la informacin de forma virtual.
Artculo 30. Gestor de Contenidos Policiales GECOP bases para el trmite

de los documentos al interior de la Institucin. Teniendo en cuenta la mejora
continua que se viene adelantando en el Proceso de Gestin Documental en la
Polica Nacional a travs de la implementacin del aplicativo GECOP y con el fin
de dar alcance a lo dispuesto en el marco normativo de la funcin archivstica en
Colombia emanada por el Gobierno Nacional, la Institucin ha encaminado
esfuerzos en la construccin de lineamientos que reglamenten el trmite de los
documentos en medio digital, permitiendo coadyuvar a la sincronizacin de las
acciones de eficiencia administrativa con las polticas de Gobierno en Lnea.
Es por ello, que en busca de implementar nuevas tecnologas que permitan

articular una herramienta de Gestin Documental que realice la identificacin,
simplificacin, racionalizacin y automatizacin de trmites, procesos y
procedimientos que faciliten el acceso y gestin de los mismos, se deber
gestionar de forma digital a travs del aplicativo GECOP la documentacin interna
producida por la Polica Nacional, a excepcin de casos particulares y especficos
en los que la dependencia destino una vez evale el contenido, requiera el
documento fsico en original para dar el trmite correspondiente.
As las cosas y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,

as como la utilizacin adecuada de los medios tecnolgicos que permitan la
reduccin sistemtica en el uso del papel, se deber custodiar y conservar el
documento fsico en original en la unidad y/o dependencia productora,
gestionando a travs del sistema, el documento virtual a la dependencia destino
para su respectivo trmite, a fin de realizar un manejo eficiente de la herramienta y
agilizar los trmites internos en la Institucin.
Artculo 31.Normatividad Aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se

cmo como referencia la siguiente normativa:
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 Por el cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas.
Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental emanada

por el Archivo General de la Nacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
CAPITULO IV
CLASES DE ARCHIVOS
Artculo 32. Definicin. Un Archivo es un conjunto de documentos, sea cual

fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o Institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. Archivo General de la Nacin 2006.
Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos

(elaborados o recibidos) por una persona fsica o moral (pblica o privada) en
virtud de las necesidades de su existencia y en el ejercicio de sus actividades,
conservados inicialmente para servir como prueba y ser utilizados
administrativamente y conservados posteriormente por su valor de informacin
general - Jean-Yves Rousseau y Carol Couture, 1998.
Artculo 33. Archivo de Gestin. Tambin conocido como Archivo de Oficina,
donde se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos
iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten.
Artculo 34. Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los Archivos de Gestin y rene los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su tiempo de retencin.
Artculo 35. Archivo Intermedio. Unidad administrativa en la que se agrupan

documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la unidad
desconcentrada respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo
urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Se debe tener claridad que estas dependencias cumplirn la misma funcin que
un archivo central; cabe anotar que para actividades de disposicin final, deben
contar con la revisin, supervisin y aprobacin del Comit de Gestin
Documental al cual pertenece la Direccin y/o Oficina Asesora; de igual manera,
estos archivos dependern administrativamente de cada una de sus Direcciones u
Oficinas Asesoras respectivas, aplicando los lineamientos particulares que para
ellos se han impartido.
Los Jefes de Gestin Documental de las Metropolitanas y Departamentos

realizarn los acompaamientos que sean necesarios a cada una de los archivos
intermedios, resolviendo las inquietudes que surjan sobre la implementacin del
mismo, teniendo en cuenta los lineamientos impartidos directamente por cada una
de las Direcciones u Oficinas Asesoras.
Por otra parte, las Direcciones y Oficinas Asesoras que tengan unidades
desconcentradas, realizarn las gestiones pertinentes para la adecuacin de
espacios que sern destinados para conservar el acervo documental producido en
ejercicio de sus funciones, el cual estar a cargo de mnimo un funcionario quien
debe contar con el perfil de responsable de archivo.
Los archivos intermedios deben contar con la infraestructura necesaria para

garantizar la preservacin, conservacin y custodia del patrimonio documental,
continuacin.
__________________________________________________________________
debiendo cumplir con las especificaciones tcnicas mnimas establecidas en el
presente manual.
Artculo 36. Archivo Histrico. Archivo al cual se transfiere del Archivo Central o
Intermedio, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de
Archivo o Comit de Gestin documental, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia, la cultura, derechos
humanos y derecho internacional humanitario. Este tipo de archivo tambin puede
conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario,
adquisicin o expropiacin.
El Archivo General de la Polica Nacional de Colombia cumplir con las funciones

descritas como Archivo Histrico, siendo garante de la conservacin y custodia de
la memoria histrica de la Institucin.

Decreto 027 del 31 de octubre de 2007 Por el cual se modifica el Acuerdo

nmero 07 del 29 de junio de 1994.
Acuerdo No 004 del 15 de marzo de 2013, Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboracin, evaluacin, aprobacin e implementacin de la Tablas de
Retencin Documental y la Tablas de Valoracin Documental.

CAPTULO V
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIN

DOCUMENTAL
Artculo 38. Tablas de Retencin Documental (TRD). Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la

cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos,
comunes a cualquier administracin; las especficas hacen referencia a
documentos caractersticos de cada organismo.
Artculo 39. Criterios para la elaboracin. En el proceso de elaboracin de

Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental se debern
tener en cuenta los siguientes criterios:
a. Idoneidad: las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin

Documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idneo y
altamente calificado.
continuacin.
__________________________________________________________________
b. Anlisis contextual: el proceso de evaluacin de documentos debe
considerar las normas legales que le aplican en cada sector (contexto legal) y
el contexto institucional e histrico, que permita establecer su relevancia para
lo sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro.
c. Trazabilidad y control: las entidades debern conservar de manera

permanente todos los soportes e informacin que sirvieron de base para la
elaboracin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de
Valoracin Documental.
Artculo 40. Firmas responsables. Las Tablas de Retencin Documental y las

Tablas de Valoracin Documental debern estar suscritas por el Comandante de
cada una de las Direcciones, Oficinas Asesoras, Regiones de Polica,
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de Formacin Policial.
Artculo 41. Actualizacin. Las tablas de retencin documental debern

actualizarse en los siguientes casos:
a. Cuando existan cambios en la estructura orgnica de la unidad.

b. Cuando existan cambios en las funciones.
c. Cuando la entidad sufra procesos de supresin, fusin, escisin o liquidacin.
d. Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del pas.
e. Cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos.
f. Cuando se generen nuevas series o tipos documentales.
g. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoracin, soportes
documentales y procedimientos que afecten la produccin de documentos.
h. Cuando se incorporen documentos de DDHH y/o DIH.
Artculo 42. Etapas para elaborar Tablas de Retencin Documental.
Primera etapa: Investigacin preliminar sobre la Institucin y fuentes

documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones
legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional,
organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de
grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la
encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las
unidades documentales que producen y/o tramitan. Se debe hacer claridad que
esta actividad es exclusiva para la creacin de TRD de unidades, oficinas o
dependencias que se creen en la entidad.
Segunda etapa: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada:
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin es decir, los

administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries

documentales en cada fase de archivo: Gestin, Central e Histrico con el fin
de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio
continuacin.
__________________________________________________________________
documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento
hasta su disposicin final.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en

la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin

total, seleccin o eliminacin.
La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente,

a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en
otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la
modalidad de muestreo y ser el Comit de Gestin Documental de las
Direcciones, Oficinas Asesoras, Metropolitanas, Regiones de Polica, Escuelas
de formacin y el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de
muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta
el contenido cualitativo de los documentos.
Tercera etapa. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin

Documental para su aprobacin: El Jefe de Archivo preparar la propuesta de
Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries
documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una
introduccin, los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en
su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y
producir un acta avalando la propuesta.
Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus

veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los
archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de
Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin.
Cuarta etapa. Aplicacin: aprobadas las Tablas de Retencin Documental por

la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo
correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la
Entidad, para garantizar su aplicacin.
As mismo proceder la capacitacin y elaboracin de los instructivos que

normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la
preparacin de las transferencias documentales.
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin,

central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin
Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se
adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondientes
Tablas, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacin,
eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por
biodeterioro.
El cronograma lo establecer el Comit de Gestin Documental y Comit de

Archivo segn corresponda la transferencia. Los documentos a eliminar de
acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar
constancia en el acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de
Archivo, el Jefe de Archivo y el funcionario de la dependencia respectiva.
continuacin.
__________________________________________________________________
Quinta etapa. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de Retencin
Documental: el Comit de Gestin Documental y Comit de Archivo segn
corresponda establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de
la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un
plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones
suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y
funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que
surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser
evaluadas por los comits antes mencionados segn corresponda.
Pargrafo: La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su

aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de
series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la
aprobacin, siempre y cuando correspondan a la misma estructura
organizacional sobre la cual se bas la elaboracin de las TRD.
Responsabilidad de Realizar las TRD. Ser responsabilidad de los Grupos de

Gestin Documental de cada unidad, presentar un anteproyecto de Tablas de
Retencin Documental con base en la nueva resolucin de estructura orgnica,
para que sea revisado por el rea de Archivo General quien emitir concepto de
aprobacin siempre y cuando ste cumpla con los parmetros establecidos.
En el evento que el anteproyecto no cumpla con los requisitos establecidos, el

mismo ser remitido nuevamente a la unidad para que esta realice los ajustes
que sean necesarios, de acuerdo con el procedimiento.
Sern responsables de la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental
todos los funcionarios adscritos a la Polica Nacional.
Artculo 43.Tablas de Valoracin Documental (TVD). Las Tablas de Valoracin

Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna
tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final.
Objetivo: servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional

mediante la aplicacin de criterios archivsticos que permitan realizar el plan de
transferencias secundarias.
La clasificacin documental: es la primera actividad dentro de los procesos

tcnicos para abordar la organizacin de los archivos acumulados, se considera
como un paso previo a la valoracin y ordenacin que est directamente
relacionada con la aplicacin del principio de procedencia, dado que se lleva a
cabo de manera simultnea a las actividades de diagnstico e investigacin, sta
se realiza sobre el archivo fsico e implica una primera aproximacin a los
documentos que lo conforman. La finalidad de la clasificacin es el
establecimiento de la produccin documental y su procedencia de modo que se
convierta en insumo de los procedimientos de valoracin. Esta etapa del proceso
se compone de varios pasos:
Limpieza Externa: paso fundamental para iniciar la intervencin del archivo, es la

aplicacin de una limpieza externa general tanto al depsito como a las unidades
de conservacin originales donde se encuentran las unidades documentales
(cajas, carpetas); con el fin de retirar la suciedad acumulada y comenzar la
intervencin de los documentos. Para ello, se emplea una aspiradora que permita
no causar deterioro a la documentacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
Identificacin de Dependencias Productoras de Documentos: realizada la
limpieza externa se verifica el contenido de los documentos que hacen parte del
archivo con el fin de identificar las dependencias que los produjeron y se adelanta
la separacin de estos de acuerdo con la identificacin realizada.
Identificacin de Asuntos: como paso complementario del anterior, para cada

una de las dependencias productoras se identifican los asuntos pertenecientes a
ella, de acuerdo con su produccin documental y el contenido informativo de las
unidades documentales.
Separacin de Documentos con Deterioro Biolgico: simultneamente a la

distribucin por asuntos puede identificarse el material que presente deterioro
microbiolgico y debe realizarse la separacin de stos aislndolos de manera
adecuada del resto de la documentacin para evitar el riesgo de contaminacin.
El material contaminado se lleva a otro lugar, aparte de los dems documentos
aislndolos fsicamente de estos por medio de materiales que eviten no slo la
propagacin al exterior, sino que no contribuyan a que la contaminacin interna,
es decir, no deben envolverse en bolsas plsticas, por ejemplo. Ya que los
documentos contaminados hacen parte de la produccin documental de las
dependencias del archivo, debe identificarse claramente, hasta donde sea posible,
la dependencia a la que pertenecen, el asunto con el que se relacionan y las
fechas extremas de la unidad documental.
Es necesario hacer las consultas con las instancias pertinentes a fin de evaluar el
grado de deterioro, el tipo de contaminacin de los documentos y definir las
acciones a seguir para su recuperacin e incorporacin al acervo documental.
Almacenamiento: como complemento de las acciones anteriores y para contribuir
con la adecuada conservacin de los documentos, entretanto estn en proceso de
organizacin, aquellas unidades que no conservan unidades documentales,
debern almacenar su informacin en cajas y carpetas, con el objeto de
salvaguardar el acervo documental y aplicar el correspondiente trmite. Esta
actividad se realiza solamente de ser necesario y contribuye a tener un acceso
ms rpido a los documentos durante las etapas posteriores.
Artculo 44. Pasos metodolgicos para la elaboracin de las T.V.D
Estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivstico y de conservacin. Es la

fase a travs del cual se identifica y analiza la situacin real del archivo y la
conservacin de documentos, teniendo en cuenta los diferentes factores internos y
externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe
actuar, dependiendo de caractersticas tales como tamao de la organizacin,
volumen documental, naturaleza y uso de la informacin.
Elementos a evaluar. Este procedimiento permitir reunir toda la informacin y

datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y
situaciones referentes al fondo documental sin organizar. Es importante reconstruir
la historia del fondo desde su conformacin partiendo de elementos como
estructura, funciones, flujo, conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico.
Teniendo en cuenta la antigedad de los acervos documentales, se debe realizar

evaluaciones partiendo de fuentes primarias (esta se aplica en los casos en que la
informacin se pueda obtener directamente de las personas que conozcan la
evolucin institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas ms
continuacin.
__________________________________________________________________
detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de organizacin
del fondo acumulado), y secundarias (se aplica para ampliar el conocimiento,
mejorar la comprensin y anlisis del caso en estudio haciendo uso de informacin
documental y bibliogrfica. Este acercamiento se soporta en la bsqueda de Actos
administrativos de creacin de la entidad, organigramas, legislacin histrica de la
entidad y las funciones asignadas a estas).
Dentro de la evolucin estructural histrica se deben precisar elementos como:
Definir el nombre de la entidad orgnica, de donde provienen los documentos.

Restablecer la organizacin jerrquica de la entidad.
Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad orgnica y
a cada una de sus partes.
Definir con precisin los permanentes cambios, o modificaciones que durante
diversos periodos histricos hayan afectado a la entidad.
Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la entidad
orgnica.
Elaboracin de cuadros de clasificacin Documental (C.C.D). Es la

herramienta que permite codificar e identificar cada oficina con sus respectivas
series, subseries y tipologas documentales que se reconstruyeron en el fondo
acumulado, En consecuencia, este se construye a partir del anlisis de la
informacin compilada que ha obtenido de las fuentes documentales.
En la construccin de los cuadros de clasificacin es importante resaltar que la

herramienta permitir la identificacin y la codificacin de las series generales: que
se refieren a los documentos administrativos que son comunes en todas las
dependencias, tambin conocidos como Documentos Facilitativos, ya sea por
informacin, consulta o trmite; y las series especficas: que son los documentos
caractersticos o misionales de cada oficina, con base en sus funciones
especficas.
Las series y subseries documentales deben reflejar los documentos generados o

recibidos en razn a las funciones asignadas a cada dependencia, de acuerdo con
su misionalidad, en consecuencia la ordenacin de estas series deben observar
con todo rigor la aplicacin de los criterios archivsticos.
Los cuadros de clasificacin documental deben estructurarse a partir de los

diferentes actos administrativos que hayan sido expedidos en los diferentes
periodos histricos de las unidades policiales.
Presentacin de la Tabla de Valoracin Documental (TVD). Una vez que se ha

elaborado la propuesta de Tabla de Valoracin Documental TVD para cada
unidad administrativa del fondo acumulado y sugerido el plazo de retencin para
cada serie y/o subserie documental, deber ser sustentada y presentada ante el
Comit de Archivo de la Polica, donde se evaluar para su aprobacin.
Si se presentar sugerencias o cambios antes de la aprobacin final del TVD,

conviene que el Biblioteclogo y Archivista consulte las fuentes primarias y
secundarias, con el fin de verificar con el equipo de trabajo la modificacin a
efectuarse, para poder sustentar nuevamente la propuesta ante el Comit de
Archivo de la entidad, hasta lograr su aprobacin.
Aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental. La aplicacin de las TVD

ser inmediata si la documentacin cumple con los tiempos de retencin
continuacin.
__________________________________________________________________
establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series
evaluadas. Para todos los efectos, se debe elaborar un inventario de la
documentacin que cumpli el tiempo asignado en las TVD con el fin de transferir
est al Archivo Histrico.
Artculo 45. Normativa aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se tom
como referencia la siguiente normativa:
Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente los
decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental.

CAPTULO VI
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
Artculo 46. Principios de Organizacin Documental. Para la organizacin de

los Archivos de Gestin, se deben tener en cuenta lo siguiente:
Principio de Procedencia: conservacin de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen. Permite saber quin produce los
documentos (las unidades administrativas) y por qu razones lo hace (por
asignacin de funciones)1.
Orden Original: ordenacin interna de un fondo documental debe mantener la
secuencia original que dieron los trmites durante la circulacin, tratamiento y
procesamiento de la informacin. (solicitud, respuesta y antecedentes), se
refiere precisamente a la reflexin sobre los hechos o sobre la serie de
actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolucin de
un trmite o problema, que a su vez es una reflexin sobre la secuencia en la
produccin documental2.
El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante

todo su ciclo de vida, asegurando no solo que ste rena la totalidad de los
documentos gestionados durante la etapa activa de tramitacin, sino que refleje
fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el
expediente mismo; y debe aplicarse a todos los documentos de la entidad.
Artculo 47.Caractersticas de los documentos de archivo. Un documento de

archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de
sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo a
unas caractersticas de tipo material y formal.
Son ejemplares nicos que reflejan la actuacin o actuaciones para la

resolucin de un asunto. Son originales o tratados como tales.
Son fuente primaria de informacin.
1
Cartilla de ordenacin Pag. 8.
2 Cartilla de ordenacin Pag. 7.
continuacin.
__________________________________________________________________
Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal,
jurdico) como secundarios (valor informativo e histrico).
Culminados los plazos establecidos debern ser transferidos al Archivo de
Gestin, Central o Intermedio e Histrico.
Forman parte del Patrimonio Documental de la Institucin.
Artculo 48. Criterios para la Organizacin de Archivos de Gestin. La

organizacin de los Archivos de Gestin debe basarse en la Tabla de Retencin
Documental debidamente aprobada.
La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa.
La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua
de produccin, ser el primer que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha
ms reciente de produccin reposara al final de la misma.
Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series
y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin,
consulta y control.
Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin.
Las transferencias P
primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retencin Documental, para ello se elaborar un plan y/o cronograma de
transferencias y se seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el
particular haga el Archivo Central, diligenciando el respectivo Formato nico de
Inventario Documental estandarizado por la Polica Nacional.
La organizacin de la informacin se realizar una vez termine la vigencia o la
gestin de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre.
Clasificacin Documental. Se tomar la Tabla de Retencin Documental (TRD) y

se empezar a clasificar (series y subseries) y agrupar la documentacin que se
refiere a un mismo asunto. (Ejemplo: actas, derechos de peticin, informes,
planes, nminas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios). Este
trmite permite identificar cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el
nombre al que corresponda.
Identificacin de Documentos de Apoyo. Los documentos sobrantes que no

fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras
dependencias, son considerados como documentos de apoyo y no se deben
transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias,
solicitudes de elementos, mantenimiento de equipos o elementos de oficina,
solicitudes de papelera, oficios de trmite, decretos, resoluciones, reglamentos,
listados de personal); es por ello, que se deben identificar en un sitio aparte,
donde puedan ser consultados, si an los necesita.
Pargrafo. Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencin

Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando
pierdan su utilidad o vigencia de acuerdo al tiempo establecido por cada uno de
los funcionarios, dejando constancia en acta suscrita por el respectivo Jefe de
dependencia.
Seleccin Documental. Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos

documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
continuacin.
__________________________________________________________________
fotocopias, duplicados, papel qumico, papel fax, tarjetas de invitacin o
felicitacin, recortes de prensa, entre otros.
Pargrafo. El papel qumico o de fax se retira, debiendo ser reproducido en una

copia para evitar la prdida de la informacin plasmada en el documento,
debiendo dejarse constancia escrita de este hecho en el respectivo inventario
documental.
Ordenacin Documental. La ordenacin de los documentos debe realizarse por

carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer
documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del
expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los mismos.
Para el caso de documentos con nmero de radicado, al momento de ordenarlos

se debe tener en cuenta la fecha de este proceso, el cual ser exhortado para
aquellos documentos que ingresan a la entidad, como son derechos de peticin,
solicitudes de entes judiciales o entidades externas.
Los anexos forman parte de una unidad documental, por lo tanto, al momento de
ordenarlos cronolgicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la
fecha del oficio o radicado del mismo, mas no la fecha de los anexos.
Para la informacin que se encuentre en proceso de organizacin la cual no ha

sufrido perforacin alguna, se recomienda abrir los folios de cada carpeta o
expediente tomando como referencia una hoja tamao oficio, en caso contrario se
deben alinear respetando la fuente original del documento. Al perforar los
documentos se debe tener en cuenta la posicin de la hoja, en el caso de aquellos
documentos que contengan informacin en forma horizontal, se deben ubicar
teniendo en cuenta que el ttulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y
debidamente alineados.
Artculo 49. Sistemas de Ordenacin. Teniendo en cuenta que la ordenacin

debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para
efectuar tales propsitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin
que materializan la idea de secuencia: numricos (simples y cronolgicos),
alfabticos (onomsticos, toponmicos y temticos) y los mixtos o alfanumricos.
Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenacin se subordina a
las caractersticas de cada serie.
Si bien estos sistemas de ordenacin son fciles de comprender, su aplicacin no

ha sido del todo adecuada, pues algunos se han ejecutado indiscriminadamente a
agrupaciones documentales grandes (de fondo o seccin) y no a series
documentales, igualmente se ha desarrollado el mismo sistema de ordenacin a
todas las series sin observar las caractersticas propias de cada una de ellas.
Resulta pues incorrecto ordenar cronolgicamente TODOS los documentos de un
archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, pues se
corre el riesgo de perder no solo toda la clasificacin sino, adems, la secuencia
del trmite original.
Sistema de ordenacin numrico. Los sistemas de ordenacin numrico se

dividen en:
a) Ordinal. Este sistema de ordenacin -quizs el ms fcil de realizar- consiste

en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo
a la numeracin que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los
continuacin.
__________________________________________________________________
usuarios de servicios pblicos.
ENERGA ACUEDUCTO
Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824
b) Cronolgico. Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento

detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la
documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao,
seguido del mes y al final, el da.
Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan en

las series, consecutivo de correspondencia despachada cuya ordenacin puede
ejemplificarse, as:
2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03
Como se ver ms adelante la ordenacin cronolgica es fundamental para

ordenar el expediente (vase el expediente).
Sistema de ordenacin alfabtico. Consiste en la ordenacin de los documentos

por las letras del alfabeto (A Z) y puede ser:
a) Onomstico: La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series

documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por
lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias
Clnicas, los Expedientes Acadmicos de Alumnos. Es ideal para archivos de
gestin pequeos en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido,

segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
ACOSTA LPEZ, Andrs

CASCANTE PREZ, Jos
CHAPARRO MEJA, Mara
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LPEZ GMEZ, Javier
MARTNEZ, Jos
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
b) Toponmico (o Alfabtico Geogrfico). Se ordena la serie documental

alfabticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenacin puede
basarse en el pas, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.
Siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se ajuste a la documentacin y
a las necesidades administrativas.
Ejemplo: se ordenar por nombres de los departamentos las unidades de

conservacin que contienen los expedientes de la serie asistencia tcnica que
presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
continuacin.
__________________________________________________________________
Amazonas
Arauca
Boyac
Cauca
Cesar
Guajira
Putumayo
Valle del Cauca
c) Temtico: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:
Estadsticas.
Informes.
Informes a organismos de control.
Informes de gestin.
Informes estadsticos.
rdenes de Pago.
Sistema de ordenacin Mixtos
a) Alfanumrico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden

alfabtico y numrico cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos que
se cruzan no sern separables, siempre estarn asociados. Por ejemplo los
Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao de
celebracin del contrato y el nombre del contratista, as:
2000 MARTNEZ DURAN, Jorge

2001 MONROY LPEZ, Susana
2001 TORRES GODOY, Guillermo
Tambin se puede ordenar de forma mixta (numrica por documento de

identificacin y alfabtica por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series
documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en
entidades con un nmero elevado de empleados o entidades que prestan servicios
a nmeros elevados de usuarios, como Historias Clnicas y Expedientes
Acadmicos de Alumnos.
12423345 ALVARADO PREZ, Norberto

24125767 GMEZ LPEZ, Juan
24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
41234098 LARA ROA, Flor Alba
Este sistema se puede utilizar en la ordenacin de las series de una dependencia

cuando estn representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina
productora, seguido de los dgitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina
de Secretara General:
SG-01 Actas
SG-01-01 Actas Consejo Directivo
SG-02 Acuerdos
SG-04 Informes
De esta manera se evidencia la ordenacin por oficina con su propia serie,

permitiendo ubicar fsicamente por procedencia y por series documentales.
continuacin.
__________________________________________________________________
a) Ordinal Cronolgico. Aplica este sistema de ordenacin tambin a series
documentales cuyas unidades documentales son numricas simples y a la vez
cronolgicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en
primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus por el
cronolgico, as:
0001 2002, 01, 31

0002 2002, 01, 31
0003 2002, 02, 02
0004 2002, 03, 04
Artculo 50. Organizacin de Expedientes. Se entiende por expediente

administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u
oficina (productor) en la resolucin administrativa de un mismo asunto.
Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por
serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u
oficina, siendo resultado de una misma gestin, actividad o procedimiento.
Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada
uno se refiere a la resolucin de un asunto. Abra un expediente para cada
asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta,
para cada peticin de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)
Determine el ttulo oficial del expediente y de la serie, que suelen estar
establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentacin, etc. Las
series deben identificarse por el tipo de informacin que contienen, y una vez
determinado su ttulo debe mantenerse en el tiempo.
No use como ttulos de series denominaciones como oficios, expedientes
generales, varios, etc.
Los criterios para la formacin de un expediente deben ser uniformes,
constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
Debe evitarse la desmembracin y dispersin de los expedientes y la creacin
de falsas series documentales.
Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la
precaucin de saber si ya ha sido abierto.
No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto
si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer peticin de terceros.
Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del
documento, da y persona a la que se lo ha prestado.
Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la
resolucin de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia
debe ser entendida como documentacin de apoyo informativo, y ser destruida
cuando concluya su utilizacin.
Los expedientes iniciados por un procedimiento y continuados por otro deben
entenderse como produccin documental de la unidad que lo inicia, a la que
debe retornar una vez finalizada su tramitacin.
No debe incluirse como parte del expediente la documentacin de apoyo
informativo, que se ha usado para su resolucin, pero que no forma parte de l
(ej.: fotocopias, catlogos comerciales, fotocopias de otros expedientes,
disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras
constituyan fuente de informacin para las oficinas, despus deben destruirse.
La proliferacin de este tipo de documentacin de apoyo es causa de
desorganizacin de los archivos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Cierre del expediente: El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos
momentos.
Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trmite o

procedimiento administrativo que le dio origen.
Cierre Definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el

tiempo de prescripcin de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante
esta fase se puede agregar nuevos documentos.
Organizacin de documentos al interior de los expedientes y unidades

documentales simples. Los documentos que conforman un expediente se deben
organizar siguiendo la secuencia de la actuacin o trmite, de acuerdo con el
procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarn en el orden en que se
incorporan al expediente.
En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia

numrica o cronolgica en su produccin, se organizarn siguiendo dicha
secuencia.
La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su

etapa de trmite, est obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la
cual se consigne la informacin bsica de cada tipo documental y antes del cierre
realizar la respectiva foliacin. Cuando se genere la transferencia primaria, los
expedientes deben ir acompaados de la respectiva hoja de control al principio de
estos.
Intervencin de Expedientes Cerrados o Transferidos. Los expedientes

cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto
archivos institucionales como a otras entidades, no podrn someterse a ningn
tipo de intervencin archivstica en su ordenacin, que pueda conducir a
decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohbe la foliacin o
refoliacin as como la eliminacin de documentos, la unificacin de expedientes
de procedencias diferentes o la separacin de documentos.
Pargrafo. En caso que los expedientes cerrados o transferidos no cuenten con

hoja de control, no est permitida su elaboracin una vez cerrado el expediente; el
Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit de Archivo de la
entidad, segn el caso, deber adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta
previo anlisis de las implicaciones econmicas de dicha decisin.
Depuracin de Expedientes Cerrados. La depuracin o retiro de documentos de

un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organizacin de acuerdo
con lo sealado en los artculos 12 y 13 del Acuerdo 002 de 14 de marzo de
2014, deber ser autorizado por el Comit Institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comit de archivo de la Entidad, segn sea el caso y constar
en el acta de reunin respectiva en la cual se tom la decisin, nicamente en los
casos sealados a continuacin:
Copias idnticas de un mismo documento de Archivo.

Documentos de Archivo que presenten deterioro biolgico, fsico o
microbiolgico y cuya restauracin no sea tcnicamente posible.
Documentos de Archivo que no correspondan al trmite sobre el cual trata
el expediente.
continuacin.
__________________________________________________________________
Documentos de apoyo.
Expurgo en los archivos de Oficina o Gestin. La mejor eliminacin documental

es la no creacin de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la produccin
documental aplicando criterios de economa y eficacia en la produccin y
conservacin de documentos.
Deben eliminarse en los archivos de oficina o gestin, y nunca deben pasar al

Archivo General:
La documentacin de apoyo informativo, que se ha usado para la resolucin de

un expediente pero que no forma parte de l (ej.: fotocopias, catlogos
comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.)
Copias de textos bibliogrficos
Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo
(ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).
Documentos duplicados (fotocopias)
Artculo 51. Organizacin de Archivos Audiovisuales. Un archivo audiovisual

es un sistema de informacin, una organizacin o una parte de ella que se dedica
a la recepcin, gestin, preservacin, conservacin, organizacin, catalogacin y
circulacin de documentos, con valor cultural e histrico, registrados en soportes
audiovisuales (pelcula, vdeo, cinta magntica, disco lser analgico, CD vdeo,
DVD, etc.) que hacen parte de la memoria institucional y del patrimonio de una
entidad.
Se tendr en cuenta que para la descripcin de este tipo de soportes se deber

contar con un ndice el cual permita identificar el contenido del CD, DVD, cinta de
video (VHS, betacam, etc), entre otros, este ndice debe contener como mnimo la
siguiente descripcin: Nombre, Titulo, Contenido (para las cintas de video se
realiza la descripcin minuto a minuto). Ejemplo: minuto 00:01 a 01:30 graduacin
cadetes curso 088 Compaa Carlos Holgun Mallarino, 01:31 a 05:30 despedida
seor Director General de la Polica Nacional, etc.
Se debe tener en cuenta que para la organizacin de este formato documental, no

se han definido los parmetros necesarios para la administracin y custodia de este
tipo de soportes, dentro del siguiente enunciado se establece la adquisicin de
algunos elementos que permitirn la manipulacin y adecuada administracin de
los mismos, as:
Se podr realizar la adquisicin de un estante que admita ubicar la informacin de

manera horizontal, especificndola por medio de etiquetas identificadas con las
letras del alfabeto, y ubicarla de esta manera segn el ttulo definido por cada
dependencia, ejemplo: informes de actividades, planos, aniversario institucional,
entre otros.
En caso de no contar con la posibilidad de adquirir estantera, se podr tambin

utilizar las libretas de CD o lbum para CD, estos son elementos asequibles y de
bajo costo con los cuales se pueden mantener todos los CD con el mismo formato
y as visualizar su contenido gracias a sus bolsillos transparentes que admiten
almacenar el ndice y verificar el contenido del mismo.
continuacin.
__________________________________________________________________
Artculo 52.Soportes Documentales y su Conservacin
a) Documentos especiales en papel: hace referencia a la gran variedad de

documentos que produce o hacen parte del acervo documental de la Institucin
dado la multiplicidad de funciones enmarcadas dentro de la actividad policial,
algunos de ellos pueden ser: planos, peridicos, revistas, nminas de gran
formato, en consecuencia estos documentos deben gozar de unidades de
conservacin adecuadas para los mismos. Estos documentos de gran formato
deben ser almacenados en cajones cerrados y sin friccin.
b) Fotografas, microfilmes, cintas magnticas y audiovisuales: los

originales deben conservarse en lugares que cuenten con aire acondicionado y
ubicados en cajas de cartn libres de cido.
c) Cintas magnticas: deben ubicarse en espacios que tengan filtros de aire

para evitar la concentracin y propagacin de polvo, ambientes controlados en
cuanto a temperatura y humedad relativa, el mobiliario debe ser aislado de
campos electromagnticos generados por equipos electrnicos, telfonos,
auriculares, micrfonos, etc.
d) Audiovisuales: debido a su fragilidad por su degradacin de factores

intrnsecos ntimamente relacionados con el proceso de revelado y extrnsecos
como qumicos, fsicos y biolgicos; la preservacin de estas pelculas necesita
ambientes climatizados con bajas temperaturas. Se deben tomar medidas en
cuento a exposicin de luz ya que los rayos ultravioletas afectan estos soportes,
por lo que es indispensable la utilizacin de filtros para la iluminacin.
e) Discos compactos: estos documentos para su almacenamiento requieren de

ambientes controlados de temperatura y humedad relativa, cajas protectoras de
plstico para alargar su vida til, se recomienda peridicamente duplicar su
contenido para evitar la prdida de la informacin en ellos contenida.
Artculo 53. Organizacin de Archivos Centrales. En la Ley 594 de 2000 se

define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos Archivos de Gestin de la entidad, porque han
concluido su trmite pero siguen teniendo vigencia, para la consulta. La
organizacin de los archivos centrales e histricos, obedece a lo estipulado en la
TRD, es decir, debe tenerse en cuenta las series documentales y tiempos de
retencin establecidos, entendiendo que los documentos de conservacin
permanente harn parte del Archivo Histrico.
La instalacin de los documentos en el depsito es una tarea ntimamente
relacionada con la organizacin de fondos; consiste en la ubicacin fsica de todo
el fondo en unidades de instalacin, ya sea en cajas, legajos o libros, contando
con la aplicacin de cualquiera de los siguientes mtodos:
Mtodo 1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito,

estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones y series.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difcil solucin. Por un lado

exige la reserva de espacio libre en las estanteras para aadir la documentacin
que se va agregando con el tiempo; ms, como quiera que no es posible prever el
crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy
pequeos y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone
continuacin.
__________________________________________________________________
considerar rgido el cuadro de clasificacin pues no se pueden crear nuevas series
cuando ello resulte imperioso.
Mtodo 2. El sistema de numeracin contina es el ms utilizado e indicado para

todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalacin mediante dgitos
arbigos desde el uno en adelante.
De esta manera se logra un ahorro de espacio mximo, la localizacin de las

unidades de instalacin es rpida, sencilla y sin error, por ser la referencia un
nmero natural. Las transferencias documentales de cada dependencia debern
ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarn en
cajas de archivo, las cuales se numerarn consecutivamente, respetando la
estructura orgnico-funcional y los principios archivsticos; posteriormente debern
ser ubicadas en la estantera correspondiente. Con el fin de facilitar las consultas
en el Archivo Central y ejercer un control de la documentacin, se tendr como
instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto
por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las
modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topogrfica,
de acuerdo al Artculo 14 de la Resolucin No. 026 de 2004 Reglamento de
Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nacin.
Para la aplicacin de este mtodo de organizacin, se recomienda que se reciban

los documentos conforme a la estructura orgnica de la unidad, se ordenen las
series o subseries documentales de tal forma que se evidencie el cumplimiento de
cada una de estas, para evitar traumatismos al momento de realizar la respectiva
eliminacin.
Pargrafo. Es de aclarar que los procedimientos de organizacin se deben
cumplir a cabalidad conforme a lo establecido dentro del procedimiento de Archivo
de Gestin y tener en cuenta que para desarrollar un adecuado proceso de
administracin, custodia y salvaguarda dentro de los archivos centrales se debe
cumplir con cada uno de los captulos establecidos dentro del presente
documento.
Acuerdo No. 042 de Octubre 31 de 2002. Por el cual se establecen los criterios
para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico documental
y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos, ley 594
de 2000.
Acuerdo No. 005 de 2013 de 15 marzo 2013 Por el cual se establecen los
criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en
las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas".
Acuerdo 002 de 14 de marzo de 2014 Por medio del cual se establecen los
criterios bsicos para la creacin, conformacin, organizacin, control y consulta
de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
Resolucin No. 026 de 2004 Reglamento de Correspondencia y Archivo del

Archivo General de la Nacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
CAPTULO VII
FOLIACIN Y ROTULACIN
Artculo 55. Foliacin. El Reglamento General de Archivos de Colombia no

define este trmino. A continuacin se presentan definiciones de otros pases
hispanoamericanos, registradas en Un Diccionario de Terminologa Archivstica:
Acto de numerar los folios por su cara recta (Mxico)
Indicacin numrica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba).
Acto de enumerar los folios solo por su cara recta.
Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar

correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
De igual forma, se enuncian los siguientes conceptos:
Folio: hoja.
Foliar: accin de numerar hojas.
Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin.
Pgina: cara de una hoja... Lo escrito o impreso en una cara...
Paginar: accin de numerar pginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
trminos diferentes sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin
en archivos, este documento se refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual
ratifica la ordenacin.
Requisitos para la Foliacin
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de
Retencin Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliar la
documentacin que por Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea objeto de
conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico, al igual que aquella que
va a ser reproducida en otros soportes.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente

ordenada. La ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que
dieron lugar a su produccin. El nmero uno (1) corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trmite, en consecuencia, corresponde a la fecha
ms antigua.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La

depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, de folios en blanco y
continuacin.
__________________________________________________________________
de documentos de apoyo en los Archivos de Gestin o de oficina. En fondos
acumulados, se har igualmente depuracin.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
En el caso de series documentales simples (Acuerdos, Decretos, Circulares,
Resoluciones, entre otras) la foliacin se ejecutar de manera independiente
por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(Contratos, Historias Laborales, Investigaciones Disciplinarias, Procesos
Jurdicos, entre otras), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin
de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una
unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la
segunda ser la continuacin de la primera.
Materiales utilizados. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra

y blanda, tipo HB B. Otra alternativa es el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra
insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliacin mal
ejecutada.
No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.
Pargrafo. Para aplicacin del presente manual, la foliacin deber realizarse

utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B.
Procedimiento para la Foliacin
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

nmeros.
La foliacin ser hasta mximo 250 folios.
No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.
En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrar
el nmero correspondiente en la cara recta del folio, adicionndole a la
numeracin las letras R/V.
La connotacin R/V, indica que el folio a enumerar contiene informacin por
ambas caras de la hoja, cara Recta y cara Vuelta.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del
folio y en el mismo sentido del texto del documento.
Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible
al soporte papel.
Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren, tendrn el nmero de folio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estn plegados. En el rea de
notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
caractersticas del documento foliado como: tamao, colores, ttulo, asunto,
fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este
material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en
este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia
cruzada.
Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se
encuentren, se numerarn como un solo folio. En el rea de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de ttulo, ao y
nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har la
correspondiente referencia cruzada.
continuacin.
__________________________________________________________________
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a
una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta las caractersticas del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha
de los mismos.
Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando
lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para
cada una de ellas. En el rea de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que
se consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se encuentran adheridas
a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, de la
cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas:
tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se har la correspondiente
referencia cruzada.
Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,
deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes
de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad,
tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
Para el caso de unidades documentales que se genere una foliacin por
impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de
conservacin no haya ms de una diferente, en caso contrario, cuando haya
ms de una, deber volverse a refoliar toda la unidad de conservacin.
En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados
y/o paginados de fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin
necesidad de volver a foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
pginas que contiene.
La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental
en Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si
por el contrario, se encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se
dejar la anotacin respectiva en el rea de notas del instrumento de control o
de consulta. La foliacin de este tipo de documentos debe efectuarse
utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua,
evitando tachones.
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o
proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)
que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos
centrales, pero s dejar la constancia en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen
una funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro
biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar
migracin de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos
digitales CD-disquetes-videos-, planos, peridicos, maquetas, material
probatorios y en diferentes formatos etc.), pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas
del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material
se har la correspondiente referencia cruzada.
continuacin.
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Artculo 56. Rotulacin. Las carpetas utilizadas para el archivo de documentos y

expedientes fsicos en la Institucin, deben identificarse con la informacin y datos
que faciliten la bsqueda y recuperacin de la informacin y en todo caso de
acuerdo con las Tablas de Retencin Documental.
Rtulo de identificacin de carpetas. El rtulo debe ubicarse en la parte inferior

derecha de la carpeta o libro. Este formato ser el que se encuentre controlado y
vigente en la Institucin.
Rtulo de identificacin de cajas. El rtulo debe ubicarse en la parte inferior

derecha de la carpeta o libro. Este formato utilizado ser el que se encuentre
controlado y vigente en la Institucin al momento de realizar la actividad.

CAPTULO VIII
DOCUMENTOS PBLICOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL

DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO
Artculo 58. mbito de aplicacin. Se encuentran obligadas al cumplimiento

del presente Acuerdo, todas las entidades descritas en el artculo 2 de la Ley 594
de 2000, o norma que la modifique, adicione o derogue.
Los Archivos de Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario, que

guarden relacin con lo establecido en el artculo 3 de la Ley 1448 de 2011,
seguirn los lineamientos dispuestos en el Decreto 4800 de 2011 y dems
normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
Artculo 59. Criterios para la identificacin de documentos pblicos relativos

a los derechos humanos y el derecho internacional humanitario.
Criterio funcional. Las Entidades obligadas identificarn dentro de su misin

institucional aquellas funciones relacionadas con la garanta, proteccin y
salvaguardia de los DDHH y el DIH, teniendo en cuenta el contexto de produccin
documental.
Los documentos y archivos que se custodien, produzcan o reciban en virtud de

tales funciones, se identificarn como archivos de DDHH y DIH.
Los documentos as identificados se incorporarn a series documentales que

debern sealar su condicin de informacin de DDHH y DIH, en la Tabla de
Retencin documental. As mismo debern identificar aquellos que cuenten con un
nivel de clasificacin.
De la produccin documental. En la identificacin de series documentales,

expedientes que contienen documentos relacionados con los Derechos Humanos
e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, se tendrn en cuenta, el
contexto de produccin documental principio de funcionalidad identificando las
continuacin.
__________________________________________________________________
actividades que ha desempeado durante el cumplimiento de su actividad
misional.
Artculo 60. Medidas para la proteccin de los documentos pblicos

relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
Inventario documental. Las Entidades obligadas debern sealar dentro de su

inventario documental, aquellos que son producidos en ejercicio de sus funciones,
relacionados a Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional
Humanitario siguiendo los criterios: funcional y de la produccin documental,
enunciados anteriormente.
Pargrafo primero. Este inventario deber dar cuenta de los documentos

trasladados a otras entidades, incluidas las transferencias realizadas por
supresin, fusin, privatizacin o liquidacin.
Responsabilidad de servidores pblicos y contratistas. Las Entidades que

custodien, controlen o tengan en posesin documentos y/o sean responsables
o encargadas del tratamiento de informacin relativa a los Derechos Humanos y
Derecho Internacional Humanitario, verificarn que el presente Capitulo sea
aplicado por los funcionarios pblicos y contratistas.
As mismo y de conformidad con lo ordenado en el artculo 15 de la Ley 594 de

2000, desarrollado por el artculo 24 del Decreto 2578 de 2012, los servidores
pblicos contratistas entregaran un inventario de los documentos de archivo a su
cargo, indicando de manera especfica cuando corresponden a informacin
relativas a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
Obligacin que deber quedar de forma clara y expresa en los respectivos
contratos o disposicin legal que detallen las funciones de quien las ejecuta
conociendo, elaboraran un registro de los documentos y/o archivos y enviarlos a la
Entidad competente.
Recepcin de documentos pblicos. Las entidades del Estado que en su

sistema de informacin o de correspondencia registren documentos relativos a los
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario y no sean de su
competencia, elaborarn un registro de estos, siendo enviados a la entidad
competente.
Artculo 61. Medidas de preservacin de archivos y documentos pblicos
Ajuste de los Tiempos de Retencin Documental. Las Entidades obligadas

ajustarn los tiempos de retencin documental en su Tabla de Retencin o en la
Tabla de Valoracin Documental, para que las series y subseries documentales y
los documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario, consideren en los procesos de Macrovaloracin y Microvaloracin,
criterios como: verdad, justicia y reparacin de las vctimas; acceso a la justicia,
ante Tribunales Nacionales o Extranjeros; imprescriptibilidad de acciones;
jurisprudencia nacional e internacional relativa a Derechos Humanos y Derecho
Internacional Humanitario; la aplicacin del Control de Convencionalidad por
Jueces, Tribunales y Cortes Colombianas, entre otros, de tal forma que estos
criterios de valoracin permitan determinar que los documentos o series
documentales, sern de conservacin total, y tambin pueden conformar el
patrimonio documental de la Nacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
En caso de controversia, el Archivo General de la Nacin, a travs del Comit
Evaluador de Documentos, emitir concepto sobre los documentos que, previa
valoracin, deben ser considerados de conservacin total.
Para efectos de valoracin de documentos de esta naturaleza, debe tenerse en

cuenta que los archivos de Derechos Humanos corresponden a informacin que
en sentido amplio, dan cuenta, relacionan o se refieren a los Derechos Humanos y
al DIH, segn los subsistemas del Sistema Nacional de Derechos Humanos y DIH,
incluidas las acciones de garantas de los derechos econmicos, sociales,
culturales y ambientales; civiles y polticos; internacional humanitario y conflicto
armado; justicia; igualdad, no discriminacin; ciudadana, cultura y educacin en
derechos humanos y paz.
Conservacin de documentos pblicos. En materia de conservacin y

preservacin de documentos e informacin, las entidades obligadas que tengan
en posesin, bajo su control o custodia documentos relativos a los Derechos
Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, verificarn el cumplimiento de
los requisitos establecidos en el artculo 19 Acuerdo 004 del 21 de abril de 2014, lo
reglamentado en la Ley 594 de 2000 en el Ttulo XI y la legislacin
complementaria que se expida sobre la materia, garantizando su acceso,
integridad, autenticidad, veracidad, inalterabilidad, entre otras.
Los archivos centrales e intermedios de las unidades policiales debern cumplir a

cabalidad con las actividades descritas en el presente manual para garantizar la
conservacin de los acervos documentales relacionados y concernientes a los
archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.
Artculo 62. Medidas de acceso a los archivos y documentos pblicos

Acceso a la informacin. Las entidades pblicas que tengan en sus archivos

documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario publicarn en su pgina web, en un vnculo de fcil acceso a los
ciudadanos y en un lenguaje de fcil comprensin, las dependencias con
competencias o funciones en materia de Derechos Humanos y Derechos
Internacional Humanitario, las series y subseries relacionadas con Derechos
Humanos y Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con la normativa
vigente.
Para tal efecto debern elaborar el ndice de informacin clasificada y reservada

que trata el artculo 20 de la Ley 1712 de 2014, sin perjuicio de lo ordenado en el
ltimo inciso del artculo 21 de la Ley 1712 de 2014.
La informacin relativa a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional

Humanitario que pueda considerarse como informacin clasificada o reservada,
deber ajustarse a los criterios de acceso y proteccin de la informacin,
establecidas en las normas y dems disposiciones sobre la materia.
Artculo 63. Archivos y documentos electrnicos relativos a los

Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario y archivos en
soportes distintos al papel.
Gestin de documentos en cualquier soporte. Los documentos e

informacin producidos o recibidos por las Entidades obligadas, debern atender
continuacin.
__________________________________________________________________
lo establecido en la normatividad vigente en la materia, particularmente el Decreto
2609 de 2012 en concordancia con lo dispuesto en el artculo 4 de la Ley 1712 de
2014 o normas que las modifiquen, adiciones o deroguen.
Artculo 64. Medidas complementarias.
Integridad de los fondos. En cumplimiento de los principios de procedencia y de

orden original, as mismo, para mantener la integridad, veracidad, autenticidad y
fidelidad de los documentos de archivo, los archivos de Derechos Humanos y
Derecho Internacional Humanitario, deben conformarse con todos los documentos
que integran cada expediente o acreditan hechos especficos.
En consecuencia, se debe conservar la integridad de las series documentales, sin

retirar tipos documentales de los expedientes. De advertirse que los expedientes o
archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario no cumplen
con los anteriores requisitos, se proceder de inmediato a su reconstruccin.
Transferencias secundarias Las entidades del Estado obligadas que conserven

en sus archivos, documentos pblicos relativos a los Derechos Humanos y el
Derecho Internacional Humanitario debern realizar las transferencias de estas
series al Archivo General de la Nacin o a los Archivos Generales Territoriales, de
conformidad con lo ordenado en el Decreto 1515 de 2013, una vez cumplido su
tiempo de retencin en el Archivo Central de la respectiva Entidad.
El Archivo General de la Polica Nacional, proyectar la elaboracin del

cronograma de transferencias secundarias y ser el responsable directo de la
conservacin de la memoria histrica de la Polica Nacional.

tom como referencia la siguiente normativa, Acuerdo 004 del 21 de abril de 2014
Por la cual se reglamenta la administracin integral, control, conservacin,
posesin, custodia y aseguramiento de los documentos pblicos relativos a los
derechos humanos y el derecho internacional humanitario que se conservan en
archivos de las entidades del estado.
CAPTULO IX
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Artculo 66. Definicin. La Transferencia Documental es el proceso mediante el

cual son trasladadas las series y subseries documentales que de acuerdo con los
criterios establecidos en la Tabla de Retencin Documental -TRD- han cumplido
su tiempo de permanencia (Perodo de Retencin) en el respectivo Archivo de
Gestin o en el Archivo Central o Intermedio.
Artculo 67. Transferencia primaria. Es el proceso mediante el cual las series y

subseries documentales que de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla
de Retencin Documental -TRD- han cumplido su tiempo de permanencia
(Perodo de Retencin), son trasladadas del Archivo de Gestin de las
dependencias al Archivo Central o Intermedio de la unidad.
continuacin.
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Artculo 68. Preparacin fsica de la documentacin.
Limpieza de la documentacin.
Depuracin de la informacin.
Eliminacin del material metlico.
Identificacin del material afectado por biodeterioro.
Revisin y foliacin.
Unidades de conservacin y realmacenamiento.
Diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental.
Artculo 69. Pasos metodolgicos para efectuar la transferencia primaria.

Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias
documentales concertado y elaborado por el Grupo de Gestin Documental de
la unidad. El cronograma de transferencias debe ser acorde a la estructura
orgnica de la unidad.
Siguiendo la metodologa y recomendaciones que haga la unidad de archivo de
la entidad o quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar
cumplimiento al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo en
cuenta lo establecido en la Tabla de Retencin Documental.
Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que segn
la TRD deben transferirse.
Efecte el proceso de seleccin natural. Es decir, retire aquellos documentos
que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones peridicas
(revistas, folletos, peridicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o
fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y
decretos, cuando no formen parte integral del expediente.
Ordenacin de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno
atrs del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera
que el ltimo documento recibido sea el ltimo que contenga la carpeta.
Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen
adecuado de folios.
Ordene los expedientes por aos y secuencialmente siguiendo el cdigo y la
cronologa en forma ascendente.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n),
segn la cantidad que vaya a transferir.
Registre los datos completos, en el Formato nico de Inventario Documental,
teniendo en cuenta que si un expediente est conformado por varias carpetas,
en la columna nmero de orden consignar solamente el nmero que
corresponda consecutivamente y en la columna observaciones, indicar
cuntas carpetas conforman el expediente.
Imprima en original y copia el Formato nico de Inventario Documental y
remita con comunicacin oficial a la unidad de archivo junto con la
documentacin relacionada.
Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de
transferencias.
Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se har oficial
mediante la entrega fsica de la documentacin y su registro en el Formato
nico de Inventario Documental regulado en el Acuerdo 042 de 2002 Emanado
del Archivo General de la Nacin.
Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de la
unidad de Archivo, informara al responsable de la transferencia si la
documentacin est debidamente organizada; en el caso de que no cumpla
con los parmetros el archivo de gestin contar con 5 das hbiles para
realizar la modificacin conforme a las observaciones realizadas por el Jefe
Gestin
continuacin.
__________________________________________________________________
Documental.
Artculo 70. Transferencia secundaria. Es el proceso mediante el cual son

trasladadas del Archivo Central al Archivo Histrico las Series y Subseries
Documentales que de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de
Retencin Documental -TRD- han cumplido su Tiempo de Permanencia o Perodo
de Retencin, de acuerdo a la valoracin e importancia que tenga cada uno de los
documentos como patrimonio histrico de la Institucin.
Artculo 71. Metodologa para realizar las transferencias secundarias. De

conformidad con el Decreto 1080 del 2015 "Por medio del cual se expide el
Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura", que tiene por objeto establecer
las reglas y principios generales que regulan las transferencias secundarias de
documentos de archivo de las entidades del Estado al Archivo General de la
Nacin y que aplican tanto para las transferencias de documentos de archivo
registrados en papel y otros medios anlogos, como para los documentos
electrnicos, independientemente del medio tecnolgico de almacenamiento
utilizado.
Las Direcciones, Oficinas Asesoras, Regiones, Metropolitanas, Departamentos de

Polica y Escuela de formacin Policial, estn en la obligacin de realizar
transferencias secundarias como mnimo cada diez (10) aos al Archivo General
de la Polica Nacional, de los documentos de valor histrico, cientfico, cultural y
de inters institucional (conservacin permanente), que existen en sus Archivos
Centrales.
En tal sentido, la Polica Nacional adopt los lineamientos generales para realizar
las transferencias de documentos de conservacin permanente de los archivos
centrales al Archivo General, conforme los parmetros dispuestos en el Decreto
1080 del 26/05/2015 "Por medio del cual se expide el Decreto nico
Reglamentario del Sector Cultura".
Lineamientos generales. Para la transferencia secundaria de los documentos de

archivo declarados de conservacin permanente al Archivo General de la Nacin
como a los archivos generales territoriales (Archivo General de la Polica
Nacional), debern seguirse los siguientes lineamientos:
1. Las transferencias de documentos de conservacin total o permanente se

harn como mnimo cada diez (10) aos; podr establecerse una periodicidad
menor previo acuerdo entre las unidades y el Archivo General de la Polica
Nacional.
2. El Archivo General deber presentar un cronograma de transferencias

documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas
3. Las unidades que transfieran los documentos debern entregar un informe

tcnico detallando los procesos tcnicos de valoracin y seleccin aplicados a
los documentos a transferir.
4. Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo, debern cumplir

con criterios de organizacin archivstica, siguiendo el principio de
procedencia, orden original, descripcin e integridad de los fondos. En todo
continuacin.
__________________________________________________________________
caso, las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicacin de las
tablas de retencin documental por series documentales, y deben incluir tanto
los expedientes fsicos, como electrnicos e hbridos.
5. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo

General, de los siguientes elementos:
a) Un inventario fsico y en medio electrnico de las series documentales y de

los expedientes a transferir.
b) La base de datos con la descripcin de los documentos a trasferir, la cual

deber cumplir. Con la Norma Internacional para la Descripcin
Archivstica (lSAD).
c) Copia de los medios tcnicos (Digitales, pticos, microfilme, etc.), cuando

este procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD;
dichos medios debern tener una descripcin de su contenido. El Archivo
General de la Nacin reglamentar los aspectos tcnicos correspondientes
a este literal.
6. La documentacin solo podr ser transferida e incorporar al acervo

documental del Archivo General cuando se cumplan las etapas de valoracin,
seleccin y organizacin archivstica.
7. Como constancia de la transferencia se levantar un acta firmada por las

unidades intervinientes y se adjuntar el inventario detallado, de conformidad
con lineamientos establecidos por el Archivo General de la Polica Nacional de
acuerdo con las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin.
Es necesario tomar en consideracin otros criterios que no dependen tanto de las

caractersticas internas de los documentos ni de la unidad que los produjo, sino de
circunstancias externas como las de orden pblico, conflicto armado interno,
violacin a los derechos humanos, delitos de lesa humanidad, inestabilidad
poltica, guerras civiles, entre otros, conduce a la posibilidad de conservar
totalmente la documentacin producida que contenga este tipo de informacin sin
aplicar procesos de seleccin y menos de eliminacin.
Para tal fin, es necesario identificar las series y subseries documentales que han
cumplido su tiempo de permanencia o perodo de retencin y que por sus valores:
histrico, cientfico, cultural, DD.HH y DIH (Captulo Documentos Pblicos
Relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario),
tengan relevancia para la Institucin, aplicando criterios de valoracin y seleccin,
los cuales tratan del conocimiento de la misin institucional que cumple o cumpli
la Unidad dentro de la Polica Nacional y de las particularidades de la produccin
documental generada en cada una de sus unidades; para ello es importante
obtener la suficiente informacin sobre el patrimonio histrico institucional,
procesos archivsticos y las normas que regulan la documentacin.
El ciclo vital. El ciclo vital de los documentos con respecto a su funcionamiento,

su frecuencia y las normas que regulan la produccin, hacen que cuente con
criterios que permitirn determinar si un documento est en su fase activa o
inactiva, la segunda haciendo referencia a documentos que pueden tener o no
valores secundarios
continuacin.
__________________________________________________________________
As mismo, en la valoracin por caractersticas internas de cada asunto o serie
documental, se deber tener en cuenta la importancia que representa la
informacin contenida, tanto para la unidad como para la Institucin y la Nacin;
informacin que den cuenta del origen y desarrollo de las unidades, y si estos
informan sobre las polticas, planes y programas.
Documentos a elegir
Documentos que permitan medir la eficacia o espacio de las actuaciones de

la institucin.
Documentos que informen cmo funciona el organismo (poder, autoridad,

pensamiento.)
Informacin significativa sobre personas, instituciones, minoras,

acontecimientos.
Documentos que contienen informacin sobre funcionarios que impactaron

la institucin.
Documentos que suscriban las necesidades de anlisis cuantitativo o

estadstico.
Documentos que hayan superado la antigedad establecida por las leyes

para ser del patrimonio histrico
Documentos que aporten informacin de personas que han tenido un papel

importante dentro de la institucin.
La seleccin debe basarse en el conocimiento preciso de la conformacin de cada

unidad documental, as como de las caractersticas que la diferencian de otras
unidades documentales de su misma serie y de la informacin que comparte con
otras series.
Entrega y/o Transferencia y Recibo de Documentos y Archivos Electrnicos.

Artculo 2.8.7.5.1. Directrices para la entrega y/o transferencias y recibo de
informacin, documentos y archivos electrnicos. Para la entrega y/o transferencia
y recibo de informacin, documentos y archivos electrnicos o almacenados en
medios magnticos, dispositivos electrnicos, unidades en estado slido o
cualquier otro dispositivo similar, se debern seguir las siguientes instrucciones:
a. Determinar el estado de conservacin de las unidades de almacenamiento.

b. Determinar el volumen de los documentos en informacin (en GB o TB)
c. Organizar la informacin electrnica siguiendo una estructura de archivos
que facilite su transferencia, consulta y administracin.
d. Identificar exteriormente las unidades con el nombre de la informacin, las
fechas extremas y las caractersticas del formato, para facilitar su lectura o
interpretacin. (Decreto 29 de 2015, artculo 25)
Medios electrnicos con documentos digitalizados. Medios electrnicos que

contienen documentos digitalizados se entregarn mediante inventario,
debidamente identificados exteriormente y siguiendo lo sealado en artculo
anterior. (Decreto 29 de 2015, artculo 27)
continuacin.
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Artculo 72. Pasos para realizar la Transferencia Secundaria. El jefe de
Gestin Documental deber realizar un diagnstico para evaluar los fondos
documentales de la unidad que sern objeto de transferencia, donde se
evidencien los documentos que gozan de valores cientfico, cultural, jurdico
histrico, por otra parte se debern tener en cuenta los parmetros dados en el
captulo VII Documentos Pblicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario del presente Manual, lo anterior teniendo en cuenta que
para la identificacin de los fondos documentales, se deber observar los
siguiente criterios de valoracin:
Valor cientfico: cualidad de los documentos que registran informacin

relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor cultural: cualidad del documento que, por su contenido, testimonio, ,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o
desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de
una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.
Valor histrico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles
para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
Valor jurdico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: cualidad atribuida a aquellos documentos

que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un
archivo.
1. Dispositivos: actos administrativos generados por la entidad que llevan

implcita una orden, una determinacin o decisin, una regulacin o
normalizacin de procesos o actividades; estos documentos permiten conocer
las disposiciones, polticas y directrices internas de cada entidad. Ejemplo:
Leyes, los Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Actas, Directivas, Circulares, los
Estatutos, Instructivos, rdenes, Polgramas, entre otros,
2. Actividades: documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de

funciones administrativas. Informes de Gestin, Informes de Actividades,
Proyectos, Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios
Muebles e Inmuebles, Inventarios Documentales, planes de marcha,
inventarios de equipos, informes de novedades entre otros, edificacin e
instalaciones adquiridas por la Institucin, planos, (es posible que algunos de
estos documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse
documentos que gocen de los valores antes enunciados, para realizar el
procedimiento de disposicin final).
3. Misionales: documentos generados en labores misionales tales como

Estudios Tcnicos, Conceptos, Manuales Tcnicos, reglamentos, directivas,
instructivos, orden de servicio, orden del da, entre otros.
4. Se deben considerar algunos casos trascendentales como aquellos donde

se evidencien circunstancias de orden pblico, inestabilidad poltica, guerras
civiles, violencia, violacin de derechos humanos, delitos de lesa humanidad,
ley de vctimas, asesinatos de personalidades, ataques guerrilleros, entre otros
(con el fin de construir la memoria histrica).
continuacin.
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5. Relacionar la clase de soportes en la que est contenida esa informacin,
Ejemplo: (CD, Cintas de video, Planos, fotografas, entre otros)
6. Los Documentos sobre los cuales exista reserva legal, las o restricciones de
acceso, solo podr llevarse a cabo la transferencia una vez cesado la reserva
legal o la entidad a la que pertenecen los documentos, levante dicha reserva y
autorice la consulta al pblico, observando los siguientes parmetros:
a) El rea de Archivo General enviar el Equipo Interdisciplinario competente

de valorar y evaluar el volumen, la clasificacin de la informacin, las
condiciones de conservacin y la calidad de los documentos a transferir,
emitiendo las recomendaciones del caso.
b) Se tendr en cuenta que las unidades comprometidas, una vez realizada la

valoracin por parte del Equipo Interdisciplinario, debern garantizar la
organizacin de los acervos documentales identificados, cumplimiento con
los parmetros establecidos en el Captulo Organizacin de Archivos del
presente manual.
De otra parte, la informacin que presente deterioro biolgico, deber

cumplir con las actividades descritas en el Captulo Conservacin
Preventiva y Uso de Termohigrmetros, del presente manual.
c) Embalaje y condiciones de traslado de los documentos: se tendr en cuenta

que los Comandantes de las unidades policiales comprometidas en las
actividades de transferencias documentales debern garantizar las medidas
de seguridad necesarias para el traslado de los acervos documentales,
teniendo en cuenta los medios logsticos y de transporte dispuestos por la
unidad para la entrega de estos acervos documentales.
d) Cumplir con el Cronograma de Transferencias Documentales establecidos y

notificado por parte del rea Archivo General, fechas en las cuales las
unidades debern efectuar las transferencias secundarias.
Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse que

toda la documentacin este en buen estado de conservacin y limpia, que no
presente deterioro biolgico ni qumico que pueda poner en riesgo la estabilidad
de los documentos. En caso de tener problemas de tipo biolgico es necesario
aislar la documentacin y contactar a un restaurador que pueda encargarse de
controlar el problema y, si es necesario, restaurar aquella documentacin que lo
requiera.
Es indispensable implementar programas de limpieza tanto del espacio como de

la documentacin. Esta ltima siempre deber realizarse en seco y debe existir
personal encargado nicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se
requiere una buena capacitacin sobre el tema para evitar daos.
La limpieza de espacios debe programarse peridicamente para el depsito (de

acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantera (deben retirarse
todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la
acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco,
una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de
programas, resultar necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga
una induccin al personal encargado.
continuacin.
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CAPTULO X
DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS
Artculo 73. Definicin. Es la decisin resultante de la valoracin en cualquier

etapa del ciclo vital del documento, registrada en las Tablas de Retencin y/o
Tablas de Valoracin Documental, con miras a la conservacin total, eliminacin,
seleccin y /o reproduccin (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la
informacin).
Artculo 74. Eliminacin documental. Actividad resultante de la disposicin final

sealada en las tablas de retencin documental (TRD) o de valoracin documental
(TVD), para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Criterios para la eliminacin. La decisin de eliminar documentos, es

responsabilidad del Comit de Gestin Documental de cada unidad. Un
principio fundamental que debe observarse es aquel segn el cual los
documentos que deben eliminarse, correspondern a los sealados en la
Tabla de Retencin Documental o en los asuntos de las Tablas de Valoracin
Documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente

registrada en la correspondiente tabla de retencin. La eliminacin deber
realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Procedimiento para la eliminacin de documentos. Una vez cumplido los

tiempos de retencin, establecidos en las TRD (Tablas de Retencin
Documental) y los principios anteriormente mencionados, el Jefe de Gestin
Documental o el Responsable de Archivo, deber presentar los respectivos
formatos de eliminacin debidamente diligenciados, y se elaborar acta de
eliminacin suscrita por el presidente e integrantes del Comit de Gestin
Documental en cada una de las Direcciones, Oficinas Asesoras, Comandantes
de Regin, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de Polica.
Se tendr en cuenta que los productores de la informacin podrn asistir a reunin

de Comit de Gestin Documental, donde podrn objetar la eliminacin de dicha
informacin correspondiente a las dependencias que integran la unidad Policial,
evidenciando el motivo por el cual, no se puede realizar la eliminacin. Dejando
constancia en la respectiva acta del Comit de Gestin Documental.
Los formatos de eliminacin quedarn adjuntos al acta de eliminacin, dejando

registro fotogrfico de la respectiva eliminacin documental. La eliminacin se
realizar mediante el procedimiento de picado. Con relacin a los residuos se
deber coordinar con el Responsable del Programa de Gestin Ambiental de la
unidad el cual dispondr el manejo de los residuos.
Artculo 75. Microfilmacin. Tcnica que permite, fotografiar documentos y

obtener pequeas imgenes en pelcula. Es de aclarar que este procedimiento se
desarrollar para aquellos documentos de valor histrico, cientfico, cultural,
contable, tcnico, administrativo y/o jurdico de la Institucin; esta actividad ser
continuacin.
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llevada a cabo por el rea de Archivo General de la Polica Nacional o por
unidades que por el nivel de confidencialidad de la informacin lo requieran y
estn en la capacidad tcnica y econmica para hacerlo, tomando las medidas
adecuadas para garantizar as la conservacin de la informacin a manera de
consulta.
La micrografa de documentos con valor legal solo puede operarse dentro del
marco de las condiciones exigidas por la ley o reglamentacin vigente, si se
pretende que el soporte microfilmado conserve el mismo valor que el documento
original.
Las operaciones relativas a la micrografa, (fotografiado, revelado, productos,

utilizados, verificacin de las pelculas) deben someterse a un control de calidad
basada en las normas reconocidas (por ejemplo, ISO/AIIM), tanto respecto del
valor legal como de la conservacin permanente.
La calidad del entorno constituye un factor que no debe descuidarse en el

funcionamiento de un centro de micrografa (limpieza de local, iluminacin
apropiada, medidas de seguridad en el uso de ciertos productos, tranquilidad,
confidencialidad de ciertos documentos).
Tambin es conveniente adoptar medidas de seguridad completa y rigurosa en

cuanto a la conservacin de copias originales de los filmes producidos. La
aplicacin y control de estas medidas depende de los responsables de la
micrografa. Entre las medidas que se recomiendan, cabe mencionar la
diseminacin de los documentos, su depsito en el interior de una bodega a
prueba de desastres naturales o accidentes y, mejor an, su conservacin en un
edificio ubicado en otro lugar. El acceso a los filmes debe ser objeto de un control
permanente y estricto.
Pargrafo. El procedimiento de microfilmacin ser realizado por el rea de

Archivo General y ser aplicado a aquellos documentos de carcter histrico o que
posean valores secundarios. En aquellos casos de unidades policiales que posean
estos equipos, se deber proveer las medidas de conservacin adecuadas para
esta informacin, garantizando as la conservacin de la informacin a manera de
consulta.
Criterios para la microfilmacin.
Parte de archivos organizados, ya que la microfilmacin como cualquiera otra

tecnologa, no es la solucin para el desorden de documentos. De no hacerse
previamente dicho trabajo archivstico, simplemente se trasladaran los
problemas documentales a un nuevo soporte.
Atender lo dispuesto en la legislacin sobre la utilizacin de microfilm, en
especial lo previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80 de
1989 as como las normas tcnicas NTC 3723 y 4080.
Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantacin de esta
tecnologa.
Realizar una correcta preparacin de documentos que elimine arrugas,
dobleces, manchas, y retire ganchos y otros elementos de los papeles.
Planear el contenido de todas y cada una de las microformas utilizadas, de tal
manera que de una a otra se den cortes lgicos, tales como fin de un
expediente o unidad de almacenamiento.
Escoger el sistema de indizacin que se va a utilizar a fin de garantizar una
pronta y oportuna localizacin de la informacin.
continuacin.
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Utilizar microformas, tipos de cmaras, reduccin y formato de filmacin de
acuerdo con el tamao, color y estado de conservacin del documento a
microfilmar.
Usar pelculas de buena calidad y adquirirlas con fechas de vencimiento no
menores a un ao. Almacenarlas, previo a su actualizacin, en condiciones de
humedad y temperatura no superiores a 50 % HR y 21C respectivamente.
Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas
preventivas bimensuales y correctivas cuando sea necesario.
Instalar los equipos en lugares secos, alejados de vibracin y con
estabilizadores de corrientes. Las cmaras planetarias requieren
adicionalmente de penumbra.
Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos bsicos de la
tecnologa y sobre la operacin del equipo.
Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parmetros
establecidos por las normas tcnicas internacionales, en especial las ISO,
ANSI, NMA, etc., y las normas tcnicas nacionales expedidas por el ICONTEC.
Almacenar las pelculas originales o master en condiciones ambientales
controladas, a fin de garantizar su permanencia: HR 35% con tolerancia del
5%. Temperatura 17C con tolerancia de 2C.
Utilizar los microfilmes originales o master nicamente para obtener copias en
pelcula y no para hacer consultas o copias en papel.
Evitar la utilizacin de carretes o cajas metlicas para el almacenamiento
definitivo de microfilmes.
Disponer de equipos lectores que posean sistemas de magnificacin acordes
con las reducciones utilizadas en el momento de microfilmar.
Disponer, en lo posible, de bases de datos con la informacin referencial de los
documentos, que faciliten su bsqueda.
Ventajas de la microfilmacin.
a) Aspectos tcnicos
Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado, los microfilmes

pueden durar 100 aos o ms sin que se altere su composicin fsica y
qumica.
Tecnologa estable: La evolucin de esta tecnologa ha sido estable en los
ltimos 30 aos, otorgndole seguridad y permanencia.
Versatilidad: Puede manejar diferentes tipos de documentacin con
excelente calidad de reproduccin.
b) Aspectos legales
Los Decretos Ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parmetros y
procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se
constituya como medio vlido para transferir documentacin, incluso cuando
se descartan los papeles.
Desventajas de la microfilmacin. Se presentan en aspectos tcnicos, como:
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carcter fotogrfico, el microfilm no

puede mejorar la legibilidad de la informacin que tiene problemas en soporte
papeles.
Lentitud en la bsqueda: Aun partiendo de documentacin organizada y con
apoyo de bases de datos, la recuperacin de un documento microfilmado
puede ser hasta 100 veces ms lenta que en los sistemas informticos.
continuacin.
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Consulta nica: Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la
vez.
Artculo 76. Seleccin. Actividad de la disposicin final sealada en las Tablas de

Retencin o de Valoracin Documental y realizada en el Archivo Central, con el fin
de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su
conservacin permanente.
Criterios para la seleccin.
La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.

La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo
contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita
su conservacin total.
Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe
seleccionarse a travs de muestreo.
Tcnicas y criterios para la seleccin.
El muestreo. El muestreo es una herramienta matemtica que tiene su origen en

las ciencias naturales, y sirve para estudiar grandes volmenes de datos a partir
de una pequea fraccin de estos.
La archivstica recurre al muestreo ante la imposibilidad y/o inconveniencia de

guardar todos los documentos producidos por una Institucin. Este instrumento
permite preservar una muestra representativa de la poblacin de documentos,
como forma de reflejar las funciones y actividades que en ellos se registran.
La finalidad no es averiguar algo sobre la poblacin en cuestin, sino extraer

individuos o unidades que sern preservadas en funcin de la informacin en ellos
contenida, como testimonio para luego eliminar el resto.
Respecto a las tcnicas de seleccin de registros, Hull (1981), habla de cuatro

opciones, dos de ellas de tipo cualitativo, las otras dos de tipo cuantitativo.
Tipo cualitativo:
Toma de ejemplares al azar;

Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un
valor especial a ciertas series con fines de investigacin. Se le atribuye ser
poco objetiva y proporcionar una visin sesgada o tergiversada de la serie.
Tipo cuantitativo:
Muestreo sistemtico que tiene como gua la cronologa, es decir, guardar

ciertos aos, eliminar otros; conservar la produccin de una serie
correspondiente al primer semestre, eliminar la produccin correspondiente al
segundo;
Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una
serie; en este caso es necesario aplicar una frmula estadstica.
Como principio general, la muestra debe ser aplicada a documentacin de

caractersticas homogneas por esta razn la poblacin sobre la cual se tomara la
muestra es la serie o la subserie documental. Otra caracterstica que debe
continuacin.
__________________________________________________________________
acompaar a esta poblacin es la voluminosidad, es decir, la gran produccin de
las series o subseries que se desean seleccionar.
El muestreo es un mtodo eminentemente estadstico y provee resultados

cuantitativos. El muestreo debe ser motivo de anlisis para la administracin, por
esta razn debe contemplarse como tema de importancia en el Comit de Archivo
de las entidades.
Artculo 77. Digitalizacin. Tcnica que permite la reproduccin de informacin

que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilm y
otros), que slo puede ser leda o interpretada por computador.
Criterios de la digitalizacin.
La digitalizacin de documentos en soporte papel, de archivos de gestin y

centrales, se debe hacer para agilizar su bsqueda en casos de consulta
permanente, remota o por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos
y archivos histricos se debe utilizar para mejorar la legibilidad y facilitar el
acceso remoto, pero sin destruir la documentacin original.
El manejo de documentos electrnicos debe incluir procedimientos de
migracin, copias de seguridad o backups, transferencia a formatos analgicos
como el microfilm o el papel, que permita asegurar la permanencia de la
informacin accesible, en especial aquella que por su valor testimonial as lo
requiera, por lo cual las series de documentos digitales tambin deben ser
contempladas en las Tablas de Retencin Documental.
Al aplicar sistemas computacionales se debe ser consciente de los problemas
de la obsolescencia tecnolgica y archivistas e ingenieros de sistemas deben
trabajar en equipo, para crear estrategias y procedimientos que eviten la
prdida de la informacin.
Estudiar la posibilidad de creacin de centros de almacenamiento de
informacin digital que la mantengan actualizada y accesible o que los archivos
centrales e histricos cumplan esta funcin, tal como sucede con los
documentos en papel.
Presionar a los fabricantes como lo han planteado muchos tcnicos y
especialistas para que se creen estndares que eviten la rpida obsolescencia
de los medios, programas y equipos.
Ventajas de la digitalizacin. Se presentan en aspectos tcnicos, como:
Velocidad y facilidad de consulta.

Distribucin en red.
Capacidad de mejorar imgenes de documentos en mal estado.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentacin.
Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez.
Desventajas de digitalizacin. Se presentan en aspectos tcnicos y legales,

como:
a) Aspectos Tcnicos
Conservacin: Los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados
con miras a una larga permanencia.
Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de
digitalizacin exitosos.
Vertiginosa obsolescencia tecnolgica.
continuacin.
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Dependencia tecnolgica: Los diseadores de programas no dan la posibilidad
de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: El cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la
consulta cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.
b) Aspectos legales
Aun cuando la Ley 527 de 1999 o la Ley de Comercio Electrnico y la Ley 594
de 2000 o la Ley General de Archivo, establecen la utilizacin de nuevas
tecnologas en el manejo de los documentos contables y los de las entidades
del Estado respectivamente, es importante considerar que el Prrafo 1 del
artculo 19 de esta ltima estable la obligacin de garantizar la autenticidad,
integridad y la inalterabilidad de la informacin all consignada, aspectos no
del todo resueltos por la tecnologa.
Sistemas hbridos. Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas de las dos

tecnologas, varias empresas han trabajado en sistemas hbridos que permiten
obtener la seguridad del microfilme con la velocidad del servicio de la tecnologa
digital. Por ello han diseado equipos que puedan digitalizar material microfilmado
y microfilmar a partir de la informacin digital, para as mantener la informacin en
dos soportes.
Artculo 78. Conservacin total. En este proceso, la conservacin total se aplica
a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen
por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son
patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
Conforme al Manual de organizacin de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33-

34., entre los criterios de valoracin es necesario tomar en consideracin otros
criterios que no dependen tanto de las caractersticas internas de los documentos
ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas tales como el
desarrollo tecnolgico de la poca, que eventualmente puede determinar un mayor
o un menor volumen de produccin as como la existencia de uno o varios
soportes de informacin. Desde esta perspectiva, es evidente que la
documentacin producida en la primera mitad del siglo XX es sensiblemente
menos voluminosa que la generada a partir de los aos 60.
La anterior consideracin, unida a la prdida de la documentacin por

circunstancias de orden pblico, inestabilidad poltica, guerras civiles, y violencia
durante la primera mitad del siglo XX, conduce a la posibilidad de conservar
totalmente la documentacin producida en esta etapa sin aplicar procesos de
seleccin y menos de eliminacin; se advierte que se aplicar este criterio
despus de depurar dicha documentacin.
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel,

deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su
conservacin permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y
videogrficas, cintas magnticas y otros ms.
Las particularidades artsticas (miniaturas, emblemas grabados) o las

peculiaridades paleogrficas o meramente grficas de un documento pueden
realizar su valor de conservacin. En relacin con el soporte papel y tintas, hay
continuacin.
__________________________________________________________________
que preferir para la conservacin aquellos que presenten mayor garanta y
durabilidad.
Artculo 79. Normatividad aplicada. Para el desarrollo de este captulo se tom

Decretos Ley 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm

en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostticas de los
documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954 Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950

establecen los parmetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para
que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentacin,
incluso cuando se descartan los papeles.
Ley 527 de 1999 Comercio Electrnico Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan
otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.

Manual de organizacin de fondos acumulados emanado por el Archivo General

de la Nacin.
CAPTULO XI
CONDICIONES TCNICAS MNIMAS QUE DEBEN POSEER LAS

INSTALACIONES DESTINADAS PARA ARCHIVOS
Artculo 80. Generalidades. La Polica Nacional en acatamiento a lo previsto en

el Artculo 61 del Reglamento General de Archivos, desarrollado por el Acuerdo
No. 049 de 2000 emanado del Archivo General de la Nacin, debe responder por
la adecuada instalacin y custodia de sus archivos y por la apropiada prestacin
de los servicios archivsticos, para lo cual adoptar las normas de carcter tcnico
relacionadas con edificios y locales destinados a archivos as como a los
procedimientos de control y dems aspectos que garanticen su funcionalidad y la
conservacin de sus fondos documentales, cindose a las directrices tomadas de
la precitada norma
Edificios de archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos

debern cumplir con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio
ambiente, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada
conservacin de los acervos documentales.
Artculo 81. Condiciones. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes

aspectos:
continuacin.
__________________________________________________________________
a) Ubicacin
Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas

de inundacin y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible peligro por
atentados u objetivos blicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su
natural incremento.
b) Aspectos estructurales
Si se utiliza estantera de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y

pisos deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 1200
kilogramos por metro cuadrado, cifra que se debe incrementar si se va a
emplear estantera compacta o de mayor tamao al sealado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignfugos de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin y
corrosin.
Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignfugas, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentacin.
c) Capacidad de Almacenamiento. Los depsitos se dimensionarn teniendo en

cuenta:
La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.

La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del
material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que
establezcan los procesos de retencin y valoracin documental.
d) Distribucin
Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar con

los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.
Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios estarn
fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de
depsito.
Las reas tcnicas tendrn relacin con los de depsitos, tomando en cuenta
el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada,
as como las relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin,
organizacin y tratamiento de los documentos.
e) reas de depsito.
El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las

caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los
siguientes aspectos:
Estantera
Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando
bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes
y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado,
qumicamente estable.
Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja deber soportar un
peso de 100kg/metro lineal.
La estantera total no deber tener ms de 100 metros de longitud.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso, a
techo y entre s.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la
manipulacin y el acceso del operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,
para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una
graduacin cada 7 centmetros o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados
para evitar desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento
de documentos ni de ningn otro material.
Distribucin de estanteras.
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

mnimo de 20 centmetros entre stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo
de 70 centmetros y un corredor central mnimo de 120 centmetros.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la
documentacin acorde con la signatura tipogrfica.
Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda
el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformacin de la documentacin almacenada.
Mobiliario para obras de gran formato.
Adems de las caractersticas anotadas debern dimensionarse para contener

un nmero de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulacin. As las
gavetas de las planotecas tendrn una profundidad de 5 centmetros o menos.
Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la
friccin y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o cada de la
gaveta.
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables

para la conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas

fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o
digital como disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos
continuacin.
__________________________________________________________________
desarrollados acorde con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.
Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas

distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao
y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o
sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la
conservacin de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone
de stos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por
contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento
debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la
documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o
materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe
ser mnimo de 4 centmetros.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas,
cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografas, entre otros, y digitales
como disquetes y C.D., se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en
cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en
una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
Los disquetes y C.D. podrn contar con una unidad de conservacin plstica
en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda
vapores cidos, y no contenga molculas cidas retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o C.D.
Artculo 82. Condiciones ambientales y tcnicas. Los edificios y locales

destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones
ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin,
contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:
a) Temperatura y humedad relativa:
Soporte en papel:
Temperatura de 15 a 20C con una fluctuacin diaria que no exceda los 4C.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria que no exceda del 5%
entre valores mximos y mnimos.
Fotografa blanco y negro:
Temperatura de 15 a 20C.
Para conservacin permanente la temperatura deber ser inferior a 15C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
continuacin.
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Para conservacin permanente de copias en papel 40% de humedad relativa.
Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografa a color:
Temperatura menor a 10C.

Para su conservacin permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0C.
Cintas de audio:
Medios magnticos:
Temperatura 14 a 18C
Discos pticos:
Microfilm:
Filtrado de aire:
Deber impedir el ingreso de partculas slidas y de contaminantes atmosfricos.
b) Mantenimiento: Es indispensable garantizar la limpieza permanente y

adecuada de las instalaciones, de la estantera y de las unidades de
conservacin.
Se debe realizar la evaluacin de riesgos tanto en la edificacin como de aquellos
derivados de actos vandlicos, tanto estos como las medidas de correccin y
reaccin en caso de siniestro se consignarn en el Plan de Prevencin de
Desastres.
En todo caso las especificaciones tcnicas y las condiciones ambientales

sealadas que tambin se aplicarn en los casos de construccin de edificios,
adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo para el correcto funcionamiento de
los archivos pblicos.
c) Ventilacin:
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una
a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber
permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Filtrado de aire. Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso
tanto de partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles
de stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
d) Iluminacin en depsitos:
Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.
Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
e) Seguridad:
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2,
solkaflan o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a
conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades
deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de
almacenamiento (ver anexo 2).
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y
rescate de las unidades documentales.
f) Mantenimiento
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco
y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
Cada ao se deber hacer una revisin completa del estado de las estructuras
por parte de un tcnico especializado y actuar en consecuencia.
Todas las observaciones relativas al estado de las estructuras y suelo es
aconsejable que sean consignadas en un registro en el que se harn constar,
fecha, naturaleza de la anomala registrada, trabajos hechos para remediarla y
su fecha. Tambin se debern consignar informaciones relativas a las cargas
e informarlas inmediatamente al jefe inmediato.
Asegurar unas inspecciones diarias que detecten anomalas fcilmente
visibles tales como: elementos deformados, defectos de verticalidad de la
estantera, debilitamiento del suelo, falta de gatillos de seguridad, cargas
deterioradas o en exceso etc. y proceder a su reparacin inmediata.
g) Sealizacin:
Los pasillos deberan estar sealizados mediante pintura amarilla, delimitando

las zonas de paso y los lmites de las cargas situadas sobre las estanteras.
No se debe almacenar nada en los pasillos de circulacin, la documentacin
debe estar en la estantera debidamente organizada.
h) Pautas para la consulta de documentos: Es necesario establecer algunas

normas a la hora de consultar la documentacin con el fin de protegerla.
Algunas de estas normas son:
continuacin.
__________________________________________________________________
No mojar los dedos con saliva para pasar las pginas.
Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y
monogafas)
Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos.
Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los
consultan.
Lavarse las manos despus de consultar.
No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios
destinados para el almacenamiento de la documentacin.
i) Consideraciones generales:
Planeacin: Se debe analizar al momento de tomar la decisin de construir o
adecuar instalaciones para los archivos en el sentido de que las instalaciones que
pretenden ser adecuadas, adolecen tcnicamente de una estructura adecuada y
digna para los documentos y en este entendido en ocasiones es ms costosa esta
que la misma construccin.
Tamao: Las dimensiones de un edificio para archivo debe partir sobre la base de
calcular las distintas reas de los mismos comenzando por los depsitos para
documentos de distintos soportes, zonas de trabajo, zonas administrativas,
laboratorios, reas de consulta reas sociales (cafetera, auditorios, aulas etc) y
reas de servicios
Como generalidad se recomienda en la distribucin de reas de la siguiente

manera: Los depsitos deben constituir el 60% del rea til de la construccin.
reas privadas: Conformadas por oficinas archivsticas, administrativas, procesos

tcnicos, talleres, laboratorios fotogrficos, laboratorio de microfilmes, zonas de
equipos, reas de apoyo, salida y rutas de evacuacin y emergencia.
reas pblicas: Dedicadas a la atencin de los usuarios conformadas por

recepcin, sala de consulta e investigacin, sala de exposiciones y servicios.
Accesos: Se deben contemplar accesos separados e independientes para el

pbico, para los documentos, para los empleados y parqueaderos.
j) Condiciones generales de los depsitos:

Debern estar aislados entre s y del resto de los espacios por pasillos,
protegidos contra riesgos exteriores y comunicados con los laboratorios,
talleres y salas de lectura mediante vestbulos y puestas corta fuego.
Contarn con salidas de emergencia y evacuacin.
Sealizacin visible.
No es recomendable su emplazamiento subterrneo.
No podr haber puestos fijos de trabajo.
Debern contar con sistemas seguros de detencin y extincin de incendios,
Mantener condiciones constantes y controladas de temperatura y humedad
relativa.
Dotarlos de instrumentos o mecanismos de ventilacin, climatizacin o
deshumidificacin segn sea necesario.
k) Medidas constructivas:
Paredes: Utilizar materiales no porosos que se puedan limpiar y desinfectar
fcilmente; la pared externa debe ser gruesas que retarden el paso de calor.
continuacin.
__________________________________________________________________
Pisos: De materiales lavables, no porosos de tipo industrial o cermico.
Ventanas: Protegidas de la radiacin ultravioleta; instalar filtros que impidan la

entrada de insectos, se recomienda el uso de anjeo.
Puertas: Slidas y dotadas de mecanismos que las mantenga cerradas

permanentemente, cuando se requieran abiertas para mejorar la ventilacin, es
obligatorio dotarlas de contrapuertas construidas de mallas de trama pequea
(anjeo).
Techos: Utilizar material impermeable resistente al calor y la humedad.
Ventilacin: En clima tropical es indispensable el control de la temperatura y

humedad relativa.
Aislamiento: En climas clidos es necesario sistemas de aislamiento contra el

calor, humedad, ruido, contaminacin ambiental.
Iluminacin: Propender por la luz natural en las reas pblicas.

l) Capacidad y espacio de los depsitos: Los depsitos deben estar
construidos para soportar diferentes cargas as:
750 kg/m2 Para instalaciones de estante metlicos fijos de 2.20 metros de

altura
1.300 kg/m2 Para estantes deslizantes o compactos.
800 kg/m2 Para estantes de bibliotecas.
1.600 kg/m2 Para estantes compactos de biblioteca.
Artculo 83. Medidas de proteccin para edificios de archivo. El edificio de

archivo, la documentacin que conserva y el personal que lo habita, deben estar
protegidos contra los embates de la naturaleza y por los daos ocasionados por el
hombre intencionalmente o no. Por lo anterior se deben plantear estrategias
generales de cmo actuar para garantizar la estabilidad y proteccin del acervo
documental que conservan los archivos, teniendo en cuenta los riesgos
arquitectnicos, biolgicos, qumicos o los generados por la misma naturaleza.
a) Factores naturales
Vegetacin: Los arboles de sombro y el recubrimiento de los terrenos aledaos
con pasto o csped atenan el efecto de la radiacin sobre el edificio, sin
embargo, esta situacin puede propiciar la aparicin de insectos, mamferos y
aves que causan dao al acervo documental o al edificio; por lo cual se
recomienda:
No sembrar rboles muy cerca del edificio, estos deben ubicarse por lo menos
cinco (5) metros de las paredes y ventanas.
Los rboles seleccionados no deben ser frutales.
Los rboles no deben ser granes consumidores de agua.
Realizar fumigaciones peridicas
Establecer rutinas regulares de poda de rboles y pastos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Los mamferos: Los mamferos roedores son los responsables de la prdida de
un gran nmero de documentos importantes, ya que roen el cartn, papel, cuero,
pieles y adhesivos de las encuadernaciones para alimentarse o para construir sus
nidos. De igual manera, pueden provocar incendios al roer los cables de las
instalaciones elctricas, la falta de limpieza en los inmuebles proliferan ambientes
propicios para la crianza de los roedores, los cuales pueden trasmitir
enfermedades fatales para el hombre como la leptospirosis, peste bubnica, fiebre
tifoidea e hidrofbica. Para evitar esta situacin se pueden aplicar controles como
los siguientes:
Establecer una rutina de higiene para todas las dependencias del edificio.
Realizar inspecciones continuas sobre los estantes y documentos para detectar
la aparicin de insectos o situaciones que puedan permitir su crecimiento.
Prohibir el consumo de alimentos dentro de las diferentes reas del edificio,
limitando su consumo a un rea restringida, preferiblemente fuera del edificio.
Aplicar peridicamente insecticidas de tipo piretroide sobre los pisos, zcalos y
accesos de aguas negras.
Ventanas, puertas y respiraderos deben mantenerse cerrados en la medida de
lo posible, o cubiertos con telas o mallas para impedir el ingreso de animales.
Inundaciones: Las inundaciones se dividen normalmente, segn su origen, en

inundaciones fluviales, definidas como un desbordamiento de un rio sobre una
planicie, inundaciones causadas por el mar, definidas como un desbordamiento de
agua sobre tierras costeras en las mrgenes de ocanos o pantanos, de igual
manera existen las inundaciones ocasionadas por rupturas de tuberas razones
por las cuales es recomendable que las bodegas destinadas para albergar la
documentacin no se encuentren en stanos, pues son los primeros afectados en
el caso de una inundacin, haciendo difcil la recuperacin de la informacin por
cuanto el secado de estos documentos no se puede hacer de una forma rpida y
eficiente. Algunas medidas de proteccin son las siguientes:
Ubicar los edificios en terrenos ms elevados

Editar terrenos localizados al final de una ladera
El edificio debe incorporar elementos especiales, obedeciendo a las normas
de proteccin y resistencia e inundaciones.
Utilizar recursos adicionales de drenaje del terreno
Evitar el almacenamiento de documentacin cualquiera que fuere su soporte
en reas subterrneas
Construir pisos y paredes con materiales de fcil limpieza.
Movimientos Telricos: Los terremotos (movimientos de la tierra en tres ejes

perpendiculares de manera simultnea) provocan frecuentemente la destruccin
total o parcial de las edificaciones como de lo que ellas contienen. Los daos que
pueden causar son de tipo mecnico. Durante los terremotos las estructuras
entran en colapso debido a tres causales: el estremecimiento, la ruptura y
abertura de las grietas del suelo y paredes, y los desniveles creados entre las
reas afectadas por las grietas.
En un temblor de magnitud 5.1 (escala de Richter), el edificio y sus ocupantes

pasan a correr riesgos. Un terremoto de una magnitud de 7.0 puede llegar a
destruir edificios, puentes, lneas frreas y abrir grandes grietas en el suelo.
Algunas medidas de prevencin pueden ser:
En lugares propensos a estos desastres, los edificios de archivo deben poseer

caractersticas antissmicas y el mobiliario debe ser el adecuado para
continuacin.
__________________________________________________________________
minimizar o reducir al mximo las posibilidades de deterioro de los
documentos que se tienen.
La estantera, elementos ms susceptibles a caer o inclinarse por causa de
movimientos de la tierra deben empotrarse a las paredes para evitar golpes
continuos, cadas o inclinaciones no deseadas.
Las tuberas hidrulicas y sanitarias igualmente pueden quebrarse a causa de
estos desplazamientos y ocasionar inundaciones, por eso nunca se tendrn
dentro de los depsitos.
b) Conflicto armado: son situaciones que generalmente ocasionan grandes

destrozos a los edificios y vctimas humanas, sin que la documentacin sea
ajena y resulte afectada, aunque no sea el blanco directo de ellos. Algunas
medidas para minimizar los riesgos ocasionados por estas situaciones son:
Las construcciones de los edificios debe contemplar proteccin estructural
extra; al menos para las reas y techos que sirven como depsitos
documentales.
Si se tienen depsitos ubicados en pisos superiores, los documentos deben
trasladarse a los inferiores.
Incrementar la capacidad propia de prevenir y combatir incendios o
conflagraciones originadas por las acciones de guerra.
Equipar el edificio de plantas elctricas y tanques de agua adicionales.
Proteger las ventanas y claraboyas mediante la colocacin de telas o mallas.
c) Hurto o vandalismo: Estas acciones son difciles de prever y su ocurrencia
ser frecuente e inherente con la naturaleza humana y estn encaminadas a la
desaparicin total o parcial del acervo documental. Medidas de prevencin y
control:
Dotar las instalaciones del edificio, accesos, depsitos y talleres con vigilancia
permanente bien sea con el personal especializado o mediante sistemas
electrnicos.
El ingreso a todas las reas debe ser controlado y si es el caso restringido a
horarios establecidos.
Instruir al personal para que contribuya con la vigilancia y alerte de inmediato
sobre la ocurrencia de situaciones anmalas.
d) Incendio: El incendio es una de las amenazas ms peligrosas para el acervo

documental, debido a las caractersticas de los soportes celulsicos que lo
componen, fundamentalmente, el fuego constituye una reaccin qumica en la
que el material combustible se mezcla con oxgeno y se calienta hasta el punto
en que se producen los vapores inflamables, El fuego adems tiene un segundo
componente: el agua que se utiliza en la mayora de los casos para sofocarlo,
los cuales causan daos directos como hinchamiento de las fibras, fragilidad,
arrugas, etc. Medidas de prevencin:
Evitar la acumulacin de desechos de construccin, mobiliario, combustibles,
maderas, pinturas, materiales de algodn.
Utilizar en la construccin elementos ignfugos.
Construir muros y puertas de accesos contrafuegos.
Amoblar el lugar con mobiliario metlico, tratado con antioxidantes.
Instalar medios de deteccin y extincin automticos.
Preparar y divulgar un plan de evacuacin del edificio.
Crear brigadas voluntarias contra incendios.
Tener los elementos adecuados para combatir los conatos de incendio que se
puedan presentar.
continuacin.
__________________________________________________________________
Artculo 84. Normatividad aplicada. Para el desarrollo de este captulo se tom
como referencia el Acuerdo 049 del 5 de mayo 2000 Por el cual se desarrolla el
artculo 61 del Captulo 7. Conservacin de Documentos, del Reglamento General
de Archivos, sobre "Condiciones de edificios y locales destinados a archivos".
CAPTULO XII
PROGRAMA DE REPROGRAFA
Artculo 85. Definicin de reprografa. El conjunto de tcnicas de duplicacin

recibe el nombre de reprografa. El trmino nace a mediados de nuestro siglo para
designar los procedimientos electrostticos o electrofotogrficos que permiten la
copia mltiple, de papel a papel, directamente legible, del documento escrito. En
cierto modo, como contraposicin a los sistemas fotogrficos que necesitan el
intermedio negativo para la produccin de la copia que pueda leerse a simple
vista.
En la actualidad, sin embargo, el concepto de reprografa se aplica ya a todas las

tcnicas aptas para la duplicacin de documentos grficos y es en este sentido en
el que nosotros lo utilizaremos.
Artculo 86. Definicin de microfilmacin. Tcnica que permite, fotografiar

documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Es de aclarar que este
procedimiento se desarrollara para aquellos documentos de valor histrico,
cientfico, cultural, contable, tcnico, administrativo y/o jurdico de la institucin,
esta actividad ser llevada a cabo por el rea de Archivo General de la Polica
Nacional o por unidades que por la confidencialidad de la informacin requieran y
estn en la capacidad tcnica y econmica para hacerlo.
El objetivo de la microfilmacin va desde la conservacin, preservacin y

seguridad de documentos importantes, hasta la reduccin de espacios fsicos. El
objetivo de la microfilmacin va desde la conservacin, preservacin y seguridad
de documentos importantes, hasta la reduccin de espacio fsico sin prdida de
informacin. En lo referente a las aplicaciones en gestin de documentos, ha
surgido un fuerte competidor, el disco ptico, que en la medida en que baje sus
costos y estandarice productos, asumir el control de esta rea; esto no significa
que el microfilme vaya a desaparecer, ya que por su duracin, (100 aos o ms)
permanecer como lder en el campo del almacenamiento definitivo de
documentacin escrita.
Se debe aclara que esta actividad ser realizada nicamente por el Archivo
General de la Polica Nacional excluyendo a la Direccin de Investigacin Criminal
e Interpol y la Direccin de Inteligencia Policial, teniendo en cuenta que ellos la
utilizaran para la consulta de sus acervos documentales y de acuerdo a los
niveles de clasificacin de seguridad de la informacin que sean establecidos por
ellos.
Procedimiento para la microfilmacin. Las series documentales o archivos,

usualmente son microfilmados en el orden en el cual fueron credos o mantenidos
originalmente. Sin embargo este periodo de preparacin de documentos, da una
buena oportunidad para hacer los correctivos en la organizacin del archivo.
continuacin.
__________________________________________________________________
Las hojas, paginadas, flderes, folios y otras unidades de archivo mal colocadas,
deben ser ubicadas en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a
las mismas deben ser removidos. Todas las imperfecciones, tales, como,
mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del
documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de ste; si
se microfilman en cmara rotativa documentos reparados con cinta transparente
(preferiblemente de color mate), el operario de la microfilmadora debe
inspeccionar frecuentemente las guas de vidrio, ya que el pegante de la cinta
puede adherirse a estas obstruyendo la trayectoria ptica. Las imperfecciones que
no afectan ningn texto o ilustracin pueden ser ignoradas.
Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo
que pueda hacer una pelcula del archivo tan completo como sea posible. Si las
paginas, documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se
debe microfilmar una tarjeta con el ttulo pgina faltante o documentos
faltantes; si el tamao o forma fsica no permite que ciertos documentos sean
microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado identificando
cada documento y explicando su omisin.
El funcionario encargado de la preparacin y expurgo del archivo deber colocar

las tarjetas apropiadas entre las hojas o paginas antes de que los documentos
sean entregados al operario de microfilmacin.
Despus de que todos los documentos han sido organizados correctamente deben
ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraos. Este
procedimiento es indispensable si se utiliza una microfilmadora rotativa, ya que
tales elementos pueden atorar, rayar, daar la microfilmadora o las guas del
vidrio. En microfilmadoras planetarias se recomienda remover los ganchos, clips,
etc., en caso de documentos que tengan informacin en ambas caras.
En la preparacin se debe determinar el nmero de imgenes o documentos, que

probablemente se puedan acomodar en el rollo de la pelcula; el fin del rollo debe
hacerse en puntos lgicos, teniendo en cuenta el archivo, tema, fecha o volumen.
El nmero de tomas en un rollo se determina por:
1. Longitud de la pelcula
2. Ancho de la pelcula
3. Reduccin
4. Tamao del documento
5. Tamao del rea fotogrfica
6. Orientacin
7. Requerimientos flmicos para cada archivo.
Estos factores determinan la cantidad de pelcula que avanza por cada toma (en
algunas microfilmadoras esta cantidad es fija, en otras es variable), los fabricantes
del equipo deben instruir a sus clientes es este aspecto.
Indizacin de rollos de pelcula. Las pelculas de microfilm deben ser

dispuestas, identificadas e indizadas de modo que un documento individual o una
serie de documentos, pueden ser localizados fcilmente. Los sistemas de
preindizacin requieren realizar trabajos antes de microfilmar. Por ejemplo puede
hacerse foliacin con un nmero secuencial en cada documento. Algunas
microfilmadoras pueden imprimir en el papel un nmero secuencial
automticamente o exponer en la pelcula un cdigo numrico durante la filmacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
Los ndices posteriores o externos se deben hacer a partir de la pelcula. Otros
sistemas de uso frecuente son: tarjetas flash, ttulos, guas, odmetro, contador de
imgenes, marca de imgenes. Para informacin adicional ver NMA C104-1980,
indizacin de microformas y sistemas de recuperacin.
Nmeros Secuenciales. Consiste en dar numeracin consecutiva a cada una de

las imgenes, estos nmeros son microfilmados en cada toma. En este sistema el
ndice se puede preparar antes, durante o despus de la microfilmacin con la
informacin de rollo, las unidades de archivo, los documentos individuales y los
correspondientes nmeros de las tomas. Los ndices de nombre y materia pueden
ser creados luego en la misma forma que lo son para trabajos impresos.
Tarjetas Flash. Son tarjetas de tamao y apariencia inversa a los documentos

(letras blancas en fondo oscuro), filmadas entre los lotes o grupos documentales.
Se recomienda microfilmar en cada ocasin, la tarjeta respectiva. 5 a 8 veces en
fotogramas o imgenes consecutivas, a fin de crear apariencia de un espacio en
blanco, pticamente diferente.
Odmetros. Los odmetros indican la distancia aproximada desde el comienzo de

la pelcula hasta un documento en particular. En este sistema el ndice es
preparado despus de microfilmar a menos que la microfilmadora disponga de un
odmetro y que este d las lecturas correspondientes. Debe tenerse cuidado
debido a que frecuentemente no hay correlacin entre odmetros de diferentes
fabricantes de microfilmadoras y lectores.
Indizacin por marca del Documento. Es una marca o blip que se microfilmar en
lugar adyacente a cada momento o toma, esta marca es contada por un aparato
fotoelctrico en el lector. Para recuperar la informacin es preciso elaborar un
ndice que indique el nmero de rollo y el blip que corresponde a cada documento
o grupo documental. (Para mayor informacin ver ANSI/NMA M88-1979).
Indizacin por Cdigo Binario. La indizacin por cdigo binario o de barra,

amplia prcticamente a infinita las posibilidades de generacin de ndices y su
lectura u operacin es similar a la anterior.
Indizacin por Titulo Gua. En este mtodo se utiliza una tarjeta preparada con
anterioridad, de apariencia diferente a los dems documentos, que describen un
tema en especial o un cambio dentro de un lote de documentos, cuando este no
califica para una separacin, ms visual por otro sistema.
Archivos Unitizados. Aqu se agrupan las microformas que almacenan pequeas

cantidades de documentos, tales como tarjetas de abertura, jackets y microfichas.
Son indizados u organizados despus de microfilmar, especialmente en forma de
ficheros, aunque hay otras posibilidades utilizando el computador.
Inspeccin final de documentos. La persona que prepara los documentos para

microfilmacin debe hacer un chequeo final antes de la filmacin con el objeto de
determinar que la documentacin no haya sido desordenada mientras fue
revisada, que todas las tarjetas estn correctamente en su lugar y que los papeles
estn listos para ser microfilmados. Este chequeo final es un paso de control de
calidad, esencial, porque elimina el riesgo de que la pelcula quede con pginas o
documentos desordenados.
continuacin.
__________________________________________________________________
Secuencia flmica. Los siguientes pasos deben ser tenidos en cuenta en la
microfilmacin observando que los ttulos y tarjetas deben colocarse con la misma
orientacin o direccin en que van los documentos.
Espacio de Seguridad de Enhebrado de Cmara. Depende del tipo de cmara,

para lo cual es conveniente consultar el catlogo de operacin del equipo. En la
mayora de las cmaras es de 50cms. Cuando los niveles de luz ambiental son
altos puede ser necesaria una mayor longitud.
rea de Prueba para el lon de Tiosulfato Residual. Se requiere, adems del

espacio de seguridad, otro para la prueba de in tiosulfato, constituido por un rea
de densidad mnima de 14cms. De longitud en la pelcula de 16 mm. o 7 cms. de
longitud en la pelcula de 35 mm. Estas dimensiones proveen un rea lo
suficientemente grande para permitir dos pruebas de in tiosulfato. Para mayor
informacin ver mtodo de azul de metileno para medir tiosulfato y mtodo
densitmetrico de plata para medir qumicos de pelcula, placas, y papeles, ANSI
PH4.8-1978.
El rea de in tiosulfato no es necesaria en cada rollo ya que esta prueba se hace

en forma peridica (semanal, quincenal, mensual) dependiendo de la produccin.
El rea para la prueba de in tiosulfato es retirada del rollo despus de procesado
para realizar la prueba, teniendo en cuenta anotar el rollo del que fue retirada y el
procesador utilizado, de modo que puedan tomarse los correctivos en caso de que
las pruebas resulten insatisfactorias.
Espacio para Enhebrar el lector o Duplicador. Se debe dejar un mnimo de 500

mm. (20 Pulgadas) para el enhebrado en el lector o el duplicador, con el fin que el
primer fotograma pueda ser ledo o duplicado sin dificultad.
Tarjetas. Todas las tarjetas deben ser organizadas, foliadas y colocadas en la

misma direccin de los documentos a los cuales se refieren.
Tarjetas de Remicrofilmacin. Cuando son rechazadas tomas de un rollo

microfilmado o cuando se advierte material faltante, estos documentos deben ser
remicrofilmados; para ello debern ser agrupados en una secuencia apropiada
como la siguiente:
Comienza la remicrofilmacin para el rollo

Tarjeta tcnica (de resolucin)
La tercera tarjeta debe relacionar o describir los documentos y el rollo y la
secuencia a que pertenecen.
Documentacin para remicrofilmar
Fin de la remicrofilmacin del rollo
Lo remicrofilmado debe ser empalmado en la punta de inicio del rollo al cual

pertenecen los documentos, precediendo la tarjeta de iniciacin.
Tarjeta de Iniciacin. La palabra iniciacin o comienzo debe aparecer en

letras lo suficientemente grandes de modo que en la imagen de la pelcula sean al
menos de 2 mm. (0.08 pulgadas) de alto y puedan ser ledas a simple vista.
Tarjeta Nmero de Rollo. El nmero o cdigo del rollo debe aparecer a

continuacin de la tarjeta de iniciacin y con las mismas caractersticas de sta. El
nmero o cdigo es usado como sistema de indizacin para facilitar la
recuperacin de los documentos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Tarjeta Tcnica. Tambin llamada de resolucin, se incluye para determinar la

capacidad de reproducir detalles de la pelcula. Es importante advertir que existen
diseos diferentes para cmaras rotativas y planetarias.
Tarjetas Especiales. Las siguientes son muestras de tarjetas que pueden ser
necesarias para propsitos especiales.
Hoja de informacin. Indica las especificaciones del sistema de microfilmacin

para propsitos de inspeccin y registro.
Tarjetas restrictivas o de clasificacin. Cualquier restriccin (incluyendo

clasificacin de seguridad) sobre acceso, uso, o reproduccin posterior debe
ser especificada. La fuente de la restriccin (ley, determinacin administrativa,
donacin, derechos de autor) debe ser referida. Si la restriccin se aplica
durante un periodo de tiempo, debe indicarse la fecha finalizacin.
Tarjeta Bibliogrfica. Se usa cuando el material microfilmado est compuesto

por libros. El propsito de esta tarjeta es asegurar que el microfilme reciba la
misma identificacin y descripcin del material original. La tarjeta incluye datos
bibliogrficos ordenados en forma tcnica. Si solamente un segmento de una
publicacin va a ser microfilmado, se describir solamente el ttulo y el autor
con una cita del total de la publicacin original entre parntesis. Debe tenerse
cuidado en describir claramente qu parte de la publicacin aparece en la
pelcula.
Tarjeta de Ttulo. El ttulo ser una descripcin abreviada de los documentos que
se hallan en la pelcula. Debe observar las caractersticas de las tarjetas de las
secciones 1.5.2 y 1.5.3.
Dependiendo del tipo de documento microfilmado la tarjeta de ttulo ser como
sigue:
Archivos no publicados manuscritos. Nombre de la organizacin o

institucin, nombre de la unidad u oficina cuyos archivos estn involucrados y
ttulo de la serie documental, tambin se puede incluir otra informacin como
fecha y nmero de legajo.
Tarjetas de material publicado. Nombre del autor, ttulo del trabajo, lugar y
fecha de la publicacin. El propietario del material original debe dar el nombre
del individuo, organizacin o institucin, unidad organizacional u oficina cuyo
archivo se est microfilmando. Si los originales son documentos que sern
destruidos, este hecho deber incluirse en la tarjeta. Para materiales duplicados
o impresos, la informacin se puede tomar de catlogos u otras publicaciones
de referencia.
Tarjetas Dentro del Texto. Texto se refiere a los documentos o informacin que
son registrados en el microfilme.
Tarjetas miscelneas. Las siguientes son tarjetas que deben ser usadas
dentro del texto cuando sea necesario.
Error
Pgina faltante
continuacin.
__________________________________________________________________
Legajo, edicin o archivo faltante
Mejor documento disponible
Paginacin incorrecta
Las siguientes pginas estn mutiladas
Las siguientes pginas estn ilegibles
Las siguientes pginas estn ilegibles por partes
Remicrofilmacin. Adems de las tarjetas referidas en este captulo hay que
tener en cuenta las que se hallan en el anexo No. 1 formatos, que contemplan
aspectos legales.
Tarjeta Final. Las palabras final o favor rebobinar, se colocarn en una tarjeta
para indicar el fin del rollo y las letras deben tener las caractersticas ya anotadas.
Espacio Libre al Final. Debe quedar libre de fotogramas una longitud de 500 mm.
(20 pulgadas) de pelcula al final, de modo que la ltima imagen pueda ser vista o
duplicada antes de que la punta de la pelcula se suelte de a ranura del carrete.
Reduccin. La seleccin de la reduccin del formato, dependen del uso del

microfilme. En general hay una relacin necesaria entre costos y calidad. Sin
embargo, toda la informacin no puede ser producida legiblemente a las
reducciones ms altas. El usurario debe determinar que documentos, por su
importancia, es necesario reproducir legiblemente en su totalidad.
Las cmaras de las microfilmadoras utilizan normalmente pelcula de alta
resolucin. Si se compara una microfilmadora rotativa y una microfilmadora
planetaria con la misma reduccin y los dems aspectos flmicos iguales, la
microfilmadora planetaria es capaz de reproducir imgenes con mejor legibilidad.
Esta calidad es expresada con un poder resolutivo ms alto.
Las microfilmadoras planetarias y rotativas disponen de diferentes radios de
reduccin. Para establecer la calidad requerida en una operacin de microfilme en
particular, puede hacerse a travs del ndice de calidad o mediante prueba
prctica.
Es importante recordar que usualmente la reduccin es asociada con el formato

utilizado.
Formatos.
Rollo de Pelcula. Si la reduccin necesaria para los formatos de pgina doble IIA
(cine), o IIB (comic) no producen los niveles de calidad y legibilidad requeridos,
entonces se debe escoger un formato que permita una reduccin inferior IA, IB. El
objeto es establecer la reduccin y el formato correspondiente teniendo en cuenta
otros requisitos del sistema, como tamao del documento original, tamao de la
ampliacin, etc.
El formato de filmacin puede ser limitado a la posicin B (comic) si el lector que

se va a utilizar no tiene rotacin de imagen. El tamao de la pantalla del lector
tambin puede afectar la seleccin de reduccin y formato.
Microformas Unitizadas. Esta seccin cubre tarjetas de apertura, microfichas y

jackets.
Tarjetas de Apertura. Algunas tarjetas pueden sr procesadas y perforadas en

equipo de procesamiento de datos electrnicos (EDP). En la mayora de los casos
continuacin.
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las tarjetas son perforadas antes de que la pelcula sea montada a fin de evitar
que se dae. Las tarjetas de apertura estn disponibles en variedad de formatos
para acomodar pelculas de 16 mm. Y 35 mm.
Deben preverse la orientacin y espacio de los bordes de la imagen en un rollo de

microfilme, si la pelcula va a ser cortada y montada en tarjetas de apertura.
Microficha. La microficha puede ser producida por varios mtodos. Una

microfilmadora de repeticin es econmica para aplicaciones de alto volumen que
no requieren revisin o actualizacin. Estas microfilmadoras usan rollos de 105
mm. u hojas de pelcula recortadas.
El tamao nominal de una microficha expuesta es 105x 148 mm. (International

Standards Organization ISO-tamao A6). El sistema de transporte de la pelcula
de una cmara Step and Repeat coloca correctamente esta para exponer una
toma cada vez y producir el nmero deseado de filas y columnas.
El proceso de tiras se hace con una microfilmadora planetaria, utilizada para

aplicaciones de pequeo volumen. Despus de procesada la pelcula es cortada
en tiras y dispuesta en filas y columnas. La pelcula de 16 mm. Puede ser usada
para producir microfichas de 60 tomas; tambin los jackest pueden ser usados
como master para producir microfichas estndar.
Jackets. Hay una gran variedad de tamaos de jackets; para pelcula de 16 y 35

mm. o para una combinacin de ambas, el tamao normal es 105x148 mm. Su
utilidad radica en que pueden ser actualizados agregando o cambiando imgenes.
Pelcula. Generalmente las pelculas para microfilmadora son clasificadas de

acuerdo con la velocidad, contraste y poder de resolucin. El usuario debe seguir
las recomendaciones del fabricante de pelculas, utilizadas en aplicaciones
especficas; las pelculas de alta velocidad y alto contraste en equipo rotativo; las
pelculas de velocidad media, alto contraste y resolucin alta son utilizadas en
ambos tipos de microfilmadoras, planetarias y rotativas. Cuando se requiere mayor
definicin en equipo rotativo puede usarse pelcula de velocidad media, siempre y
cuando se logre la exposicin adecuada.
Las pelculas de tono continuo (contraste bajo) y a color son utilizadas cuando el
sistema requiere registrar tonos continuos o a color de los documentos originales.
En este caso se requiere iluminacin especial.
Instrucciones para el operador de la microfilmadora. Despus de la inspeccin

final de los archivos, deben prepararse las instrucciones especiales que requiera
el operario de la microfilmadora. Si el operario es experimentado o si el trabajo de
microfilmacin hace parte de una serie que ha estado en marcha durante algn
tiempo, las instrucciones no necesitaran ser tan detalladas. Estas instrucciones
deben contener informacin sobre formatos de filmacin, anotaciones para
ndices, reduccin, etc.
Equipos de Microfilmacin. Los equipos de microfilmacin son de varias marcas,

categoras y procedencias. Los principales equipos que componen un sistema de
microfilmacin son: unidades de entrada, de procesamiento y de salida. Adems
se deben considerar algunos accesorios que son importantes en cada sistema.
Los equipos de entrada o microfilmadoras, se pueden clasificar en dos tipos

bsicos: planetarios y rotativos. Existen otros tipos de microfilmadoras que se
continuacin.
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pueden considerar en forma separada. Estos son equipos de repeticin (Step &
Repeat) y equipos de salida de computador (COM Computer Output Microfilm.)
Una cmara de microfilmacin es un instrumento de precisin usado para

microfilmar documentos. Deber tener un medio de ajuste para exposicin
correcto y deber producir microfilme que rena los requisitos del usuario. Dos
tipos de microfilmadoras son usadas: planetaria y rotativa (flujo). Las
microfilmadoras planetarias son necesarias para reproducir ms detalles finos del
documento fuente, para lo cual se requiere una resolucin mayor que no puede
ser obtenida en una microfilmadora rotativa.
Microfilmadora planetaria. En este tipo de cmara, tanto la pelcula como el

documento que estn siendo microfilmados permanecen quietos en el momento
de la exposicin. El equipo consiste en una mesa de trabajo, un sistema de
iluminacin externa, una cmara o unidad de pelcula montada en una columna
vertical y un sistema de control elctrico o electrnico. Este equipo es
generalmente usado para documentos cuyas dimensiones son incompatibles con
la capacidad de entrada de los equipos o cmaras rotativas tales como mapas,
dibujos tcnicos, planos de ingeniera, libros, peridicos, etc.
La principal caracterstica de los equipos planetarios es que producen una calidad

de imagen fotogrfica superior a la de los rotativos.
Los equipos planetarios trabajan comnmente con pelculas de 16 o 35 mm, aun

cuando existen otros que pueden hacerlo con 70 y 105mm, la mayora de los
equipos planetarios trabajan en mtodo simplex.
Mantenimiento del equipo. Antes de microfilmar documentos, el operador deber

inspeccionar la cmara y limpiar la lente y el compartimiento de la pelcula. El
operador tambin deber cerciorarse que la lente este segura en el cuerpo de la
cmara. Se pueden usar una pera de aire o un aspirador para remover las
partculas del interior de la cmara. El operador tambin se debe cerciorar de que
la unidad de la cmara este colocada firmemente en el cuerpo de la cmara y de
que funcione apropiadamente. El rea de trabajo se debe mantener limpia y
ordenada. Las microfilmadoras con alimentadores automticos de papel deben ser
revisadas, aspiradas y sopladas diariamente.
Instalacin y ajuste de la microfilmadora. La microfilmadora debe ser ajustada

de acuerdo a las especificaciones del fabricante, por tcnicos recomendados por
el vendedor. Es importante que la microfilmadora sea instalada a nivel y en un
rea sin vibracin, a fin de obtener mxima calidad. La presencia de vibracin
puede ser determinada examinando las lneas en el centro de la tarjeta de una
serie imgenes de tarjetas de resolucin; si estas lneas se ven borrosas, hay
vibracin afectando la microfilmadora.
Unos caracteres o lneas borrosas pueden indicar vibraciones, pero si es as,

solamente aquellas lneas perpendiculares a la abcisa de vibracin sern
borrosas. La prueba de vibracin deber llevarse a cabo cuando la mayor cantidad
de vibracin ocurra debido a la gente que se mueve alrededor, por operacin del
equipo e influencias externas, etc. Si la vibracin est presente, la microfilmadora
debe ser movida o utilizar material absorbente de vibracin entre la microfilmadora
y el piso. Cuando una microfilmadora deba ser trasladada, los chequeos de
resolucin debern hacerse antes y despus de moverla (ver la tarjeta de
resolucin).
continuacin.
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El operador deber revisar el balance de luz para asegurarse que la iluminacin
sea uniforme. El balance de la luz puede ser revisado para cada reduccin usada
al exponer una hoja de papel blanco lo suficientemente grande para llenar la
imagen. Despus de que la pelcula es procesada, el lmite de densidades dentro
de una toma deber ser minino. Las luces debern ser colocadas para dar el
balance recomendado por el fabricante del equipo. La meta es lograr densidad
uniforme en la imagen del filme de papel en blanco. Se sugiere que cuando una
lmpara se queme o desgaste, todas las lmparas sean remplazadas a fin de
minimizar los problemas de balance de luz.
El operador, particularmente, deber estar atento a la luz ambiental que afectara

adversamente la exposicin directa. Las luces externas altas pueden ser un
problema especfico si se usan sostenedores de vidrio o papeles brillantes, debido
a que estas luces pueden reflejarse en la superficie del vidrio o en el papel
brillante. Tambin pueden ocurrir reflexiones miscelneas causadas por joyas
brillantes, hebillas de cinturn o ropa clara llevada por el operador, o por cajas de
pelcula, documentos u otros objetos dejados en la mesa de trabajo durante la
exposicin.
Un cuarto mltiple para microfilmadoras puede causar un problema si la luz de una

de ellas ilumina las mesas de trabajo de las adyacentes. Se recomienda interponer
algn tipo de divisin entre microfilmadoras adyacentes a lo largo de una misma
pared. No es necesario, sin embargo, que los cuartos de microfilmacin sean
pintados de negro a fin de remover la posibilidad de todas las reflexiones.
Experimentos recientes han mostrado que los cuartos de trabajo para microfilme
pueden ser pintados en colores atractivos con pinturas mate para lograr el mismo
propsito.
Es necesario tener un sistema de luz estable y controlada. En algunas reas

puede ser necesario controlar el voltaje continuamente. Cuando el voltaje varia,
afectara la intensidad de la luz producida por las lmparas y por tanto alterara la
exposicin. Se recomienda para todos los casos utilizar regulador de voltaje.
Microfilmadora rotativa En este tipo de equipo tanto la pelcula como el
documento que estn siendo microfilmados se mueven sincronizadamente durante
la exposicin. Dicha exposicin producir una imagen a lo largo de la pelcula. El
equipo rotativo consiste bsicamente en una cmara o unidad de pelcula, un
mecanismo de transporte de documentos y un conjunto de bombillas que
producen la iluminacin. Todos estos elementos se encuentran encerrados dentro
de un gabinete a prueba de luz externa. Los documentos ingresan a ese gabinete
a travs de una abertura para alimentacin ya sea manual o automtica. Mientras
se encuentran en el interior, cada documento es microfilmado y recibido en una
bandeja receptora externa.
La gran mayora de estos equipos usan pelcula de 16 mm, aun cuando existen
algunos modelos para ser usados con pelcula de 35 mm. Por otra parte, algunos
de ellos aplican solo el mtodo simplex o estndar de microfilmacin y otros
pueden utilizar los tres sistemas: simplex, duo y dplex. Existen otros equipos que
pueden operar con uno o dos rollos simultneamente. A algunos de estos equipos
se les pueden incorporar controles externos, tales como: odmetro, control de
exposicin, endosador, codificador, alimentador automtico, etc.; otros los traen ya
incorporados.
Mantenimiento del equipo. Cada microfilmadora se debe mantener limpia,

especialmente en los espejos y guas de vidrio, y los rodillos de alimentacin se
continuacin.
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debern revisar para limpieza, particularmente si los documentos microfilmados
son viejos, estn cubiertos de carbn o han sido reparados con cinta transparente.
Cada microfilmadora deber ser aspirada una vez por da; sin embargo, si se est
microfilmando material muy sucio o empolvado debe aspirarse con ms
frecuencia. El rea de trabajo debe mantenerse limpia y ordenada.
Instalacin y ajuste de la microfilmadora. Es necesaria un rea libre de

vibracin para instalar microfilmadoras rotativas, pero no es tan crtica como en el
caso de las planetarias.
Algunas microfilmadoras rotativas tienen mesa con ruedas para facilitar su cambio
de sitio. Sin embargo, puesto que este cambio puede alterar ajustes crticos y
resultar en degradacin de las resoluciones se recomienda que, una vez la
alineacin e instalacin estn completas, las microfilmadoras permanezcan fijas.
Cuando una microfilmadora se traslada, es preciso efectuar chequeos de
resolucin, antes y despus de cambiarla de lugar.
Si se observa una prdida de resolucin, lo espejos y lentes deben ser revisados

de nuevo para asegurar que estn todava en el ajuste perfecto. Si no lo estn, se
debe acudir a un tcnico de servicio calificado para que tome una accin
correctiva. Se recomienda una revisin de posibles cambios de voltaje cuando se
mueve el equipo de una fuente de energa (toma de muro) a otra. En algunas
reas pueden ser necesarios chequear y controlar el voltaje continuamente.
Cuando existen fluctuaciones de voltaje, se deben usar reguladores de voltaje

constante, externos o integrales. Se recomienda para todos los casos utilizar
reguladores de voltaje.
Para probar la uniformidad de la iluminacin y la limpieza del sistema ptico, se

debe microfilmar una hoja de papel blanco despus del primer ajuste y
peridicamente. Se recomienda utilizar una tarjeta de resolucin.
Cmaras repetidoras. Esta unidad est diseada para producir microfichas en

forma directa del original. Esta microforma contiene una serie de imgenes en un
rea predeterminada de la pelcula (148 X 105mm.). La produccin de microfichas
directamente del documento original se hace sin pasar por las etapas
anteriormente descritas de empleo de rollos o de creacin de matrices especiales.
La operacin se efecta microfilmando documento por documento en la misma
forma que se emplea para alimentar un equipo planetario. Cada imagen se graba
en la microficha en diferentes posiciones de acuerdo a lo que se requiera en el
momento de microfilmar. Despus de cada exposicin la cmara mueve la pelcula
a la posicin correcta para recibir la siguiente exposicin. Estas cmaras trabajan
tanto con rollos de 105 mm. X 500 pies o con microfichas de 105 x 148 mm.
Cmaras COM (Computer Output Microfilm). Las microfilmadoras de salida de

computador convierten la informacin almacenada en medios magnticos de
computador y la registran directamente en microfilm, eliminando el paso de
impresin en papel o en formas continuas. Las imgenes de informacin del
computador se proyectan en una pantalla o tubo de rayos catdicos desde la cual
son tomadas para ser impresas en la pelcula.
Unidades de revelado. Actualmente, las procesadoras o equipos diseados para

revelar la pelcula expuesta son automticos; ya no se usan los sistemas
manuales o semiautomticos.
continuacin.
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Bsicamente el equipo procesador es un conjunto compuesto por una entrada

para insertar la pelcula expuesta y de una salida de pelcula ya procesada. El
proceso de revelado convencional comprende los siguientes pasos: revelado,
fijado, lavado y secado de la pelcula. Se encuentran unidades de procesamiento
en forma horizontal o vertical.
Lectores. Los lectores o visores de microfilmacin son unidades de proyeccin

ptica fija, las cuales permiten proyectar en forma ampliada las imgenes de
microfilme en pantalla; esta debe estar dispuesta en tal forma que el operador
pueda leer la informacin requerida de acuerdo a las dimensiones reales de los
documentos.
Existen numerosos tipos de unidades de lectura y se encuentra gran variedad de

modelos, de acuerdo a caractersticas especficas de las microformas. Adems, se
encuentran en el mercado unidades que permiten sacar fotocopias de las
imgenes proyectadas en la pantalla, ya sea a tamao original, ampliado o
reducido de acuerdo a la lente que se emplee.
Por ltimo, debemos mencionar un grupo especial de lectores que permite verificar
o insertar porciones de pelculas a las microformas unitarias, tales como los
jackets y las tarjetas de apertura o ventanilla. La seleccin de un determinado
equipo lector depender del sistema aplicable en cada caso.
Lector Impresor. Unidad de lector de microfilme en rollos de 16 mm., 35 mm. y

microfichas, dotado de un dispositivo de impresin que permite mediante un
proceso de fotocopiado interno transferir la imagen del documento localizado en
pantalla a una hoja de papel, garantizando una imagen estable y de excelente
calidad.
Lectores Inteligentes. Constituyen la gama ms sofisticada de las unidades de

lectura para microfilme, por medio de las cuales se hace posible la localizacin
exacta de documentos ubicados en cualquier lugar dentro de un rollo de pelcula,
basados en los cdigos pticos y los datos computarizados que cruzan la
informacin relativa a la localizacin dentro del rollo de un documento especifico,
con lo cual se hace una recuperacin inmediata.
Lectores Digitales. Son unidades de avanzada tecnologa que efectan un

barrido de la imagen en pantalla, la cual puede ser transmitida a una impresora
lser, incluida en una red de cmputo, o transmitida va fax.
Lectores de Consulta. Permiten proyectar la imagen de la pelcula a una pantalla;

es el tipo ms sencillo de lector y se utiliza para la lectura de material microfilmado
nicamente.
Equipos auxiliares o accesorios. Fuera de las unidades bsicas que pueden

conformar un sistema completo de microfilmacin, existe una serie de accesorios
complementarios.
Equipos para Control de Calidad. Son los equipos necesarios para evaluar la
calidad de los microfilmes.
Densitmetro. Este aparato ha sido diseado para medir el ennegrecimiento de la

pelcula (densidad fotogrfica). De estas unidades existen dos tipos bsicos a
saber:
continuacin.
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Por transmisin, los cuales se usan para medir densidades en la pelcula por
transmisin ptica;
Por reflexin, para medir la densidad sobre reflejos de luz sobre superficies no
transparentes, como papel fotogrfico.
Adems del densitmetro se utilizan en el control de calidad los siguientes

equipos: inspectmetro, microscopio, sensitmetro, lupa e instrumental para
dimensiones hiporesiduales.
Duplicadores. Estas unidades estn destinadas a duplicar rollos de pelculas

microfichas, ya sea en pelcula convencional a base de halgenos de plata, as
como pelculas diazo/vesicular.
Los equipos diseados para duplicar pelcula convencional usan una luz normal de
intensidad graduable. Adems, puede ajustarse su velocidad de duplicacin.Esto
se hace para obtener una calidad ptima constante de acuerdo a la calidad de los
originales.
Los duplicadores de pelcula diazo o vesicular trabajan mediante luz ultra-violeta,

la cual es el nico tipo de luz que permite afectar las molculas de sales que
componen parte de su emulsin. En estos equipos se duplican pelculas en
polaridad directa (diazo) o inversa (vesicular).
Insertador. Es un equipo que nos permite introducir el microfilme dentro del jacket
respectivo y adems cortarla. Se utiliza para actualizar la informacin contenida en
cada jacket.
La calidad de los microfilmes
Microfilmacin de documentos. El sistema de lectura, a excepcin de los

orientales, es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, lo que es importante
tener en cuenta en el momento de realizar la microfilmacin. La microfilmacin
debe planearse de tal forma que los documentos queden orientados en una misma
posicin (COMIC IB Y IIB: CINE IAY IIA), en orden de imagen y correcta
secuencia; lo anterior se consigue colocando la cabecera del documento hacia el
frente en posicin de lectura (cine); esto se da en la mayora de los equipos.
En algunas ocasiones y debido al tamao del documento, el operador deber

utilizar las dos posiciones en la forma descrita, con esto se podr garantizar que al
usar el microfilm solo girara en el lector 90 grados.
En algunos documentos traslucidos con informacin por ambas caras, se

necesitara oscurecer el documento colocando por detrs un papel oscuro, lo que
obliga a darle a la pelcula una mayor exposicin.
Densidad de los negativos de cmara. Se denomina densidad el

ennegrecimiento que presentan las imgenes despus del revelado. La densidad
promedio seleccionada para una pelcula se toma de uno de los valores
comprendidos entre las densidades 0.80 y 1.50, todo dependiendo del tipo de
documentos y la reduccin empleada. La densidad deseada se logra mediante el
ajuste de exposicin de las cmaras. Cuando los grados de reduccin aumentan
por encima de una normal de 20.1, es necesario reducir la densidad, con el fin de
que las copias puedan dar caracteres legibles.
continuacin.
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Se recomienda los siguientes cinco (5) grupos de densidad para que cada
institucin fije su norma:
Grupo 1: Libros impresos de alta calidad, alto contraste, peridicos y

mecanografa negra. La densidad no debe ser menor que 1.30, ni mayor que
1.50.
Grupo 2: Originales de lnea fina, escritos con lpiz opaco negro y documentos
con impresiones de contraste alto y caracteres pequeos. La densidad no
debe ser menor que 1.15 ni mayor que 1.40.
Grupo 3: Dibujos a lpiz o tinta, impresiones plidas y muy pequeas tales
como los pies de pgina, impresos en la parte inferior de la misma. La
densidad no debe ser menor que 1.00 ni mayor que 1.20.
Grupo 4: Manuscritos y dibujos de contraste bajo, papel de grabacin con
lneas plidas, lneas coloreadas finas, cartas mecanografiadas con una cinta
gastada y documentos tenues o pobremente impresos. La densidad no debe
ser menor que 0.80 ni mayor que 1.00.
Grupo 5: Aunque no es una prctica general, algunos documentos de
contraste pobre pueden requerir una densidad no menor que 0.70 mi mayor
que 0.85.
Otro de los mecanismos para crear su norma de densidad es la de sumar y restar
0.10 con base en el promedio seleccionado. Los extremos encontrados y los
recomendados en los cinco grupos mencionados se deben interpretar como que
los microfilmes no deben tener densidades superiores o inferiores a stos.
La densidad de base ms conocida como densidad mnima (parte transparente de

la pelcula) no debe exceder la densidad de 0.10. El criterio para seleccionar la
densidad debe estar de acuerdo con la utilizacin del microfilm.
Procedimientos de inspeccin. Existen dos sistemas de evaluacin de la

calidad:
Inspeccin por variables (valores numricos); densidades y resolucin, lo que

requiere equipos de medida como el densitmetro y el microscopio.
Inspeccin por atributos (elementos no medibles), son aquellos que solo se

detectan en forma visual como los velos y documentos doblados; a estos haremos
referencia ms adelante.
Inspeccin por Atributos Es aquella en virtud de la cual la unidad de producto

fijada (rollo, microficha o fotograma) se clasifica simplemente como defectuosa o
no defectuosa, o tambin en la que se suman el nmero de defectos de dicha
unidad con relacin a una especificacin dada.
El grado de disconformidad del producto se puede expresar en trminos de

porcentaje de unidades defectuosa o por el nmero de efectos en cada 100
unidades:
% de efectos= _# de unidades defectuosas x 100

# de unidades inspeccionadas
Defectos por 100 unidades= nmero de defectos x 100

# de unidades inspeccionadas
continuacin.
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La aceptabilidad de los microfilmes vendr determinada por el empleo de planes
de inspeccin, siendo necesario crear una clasificacin de demritos de los
distintos defectos posibles en la unidad del producto, sealndolos por su
gravedad, bajo los dos criterios siguientes:
Defecto Mayor. Es aquel que tiene la probabilidad de ocasionar un fallo o

reducir sustancialmente la aptitud de uso del microfilm; como en el caso de que
la informacin vital quede borrosa o velada. En este caso la microfilmacin se
debe corregir o repetir completamente.
Defecto Menor. Es el que reduce parcialmente el uso del microfilm pero sin
afectar la informacin vital. En esta clasificacin no se repite o corrige el trabajo
pero si se debe vigilar para no dejar llegar el problema a defecto mayor.
Para establecer los planes de inspeccin se debe tener presente los factores
econmicos involucrados, no solo en la inspeccin misma, sino tambin con
relacin a las repeticiones del trabajo.
Dentro de estos costos se pueden mencionar:
Costos unitarios de aceptacin (daos causados por una unidad defectuosa que
no se detecta en la inspeccin).
Costos unitarios de rechazo (costos de encontrar un producto defectuoso en el
lote rechazado, ms los costos de corregir los defectos).
Costos de inspeccionar un solo producto.
Costos de reponer o remplazar un solo producto defectuoso
Otros gastos que se deben considerar son aquellos que afectan las funciones
propias del control de calidad como:
Gastos de proyecto.
Gastos propios de fabricacin (microfilmacin).
Gastos generados para controlar la calidad.
Gastos de proyeccin de producto (mercado-usuarios)
Inspeccin visual La inspeccin visual, se har en un ligar limpio y libre de polvo,
utilizando guantes de algodn, inspector de pelcula (caja de luz y avanzadores de
pelcula), lupa de 12x a 20x y microscopio. El inspector examinara el rollo de
pelcula al menos cada 3 metros (10 pies) utilizando la clasificacin de demritos
del plan establecido.
Generalidades sobre la calidad
De la densidad. Las mediciones de la densidad con hechas para asegurar el

contraste adecuado de las imgenes, controlar el sistema de la iluminacin de las
microfilmadoras y el procesamiento (ver control del procesado).
La densidad de los microfilmes se mide con el densitmetro de trasmisin, el cual

debe estar bien calibrado.
El nmero de mediciones depender de la naturaleza del trabajo, de los

documentos y de las tolerancias que se especifiquen.
continuacin.
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Si no se poseen un densitmetro podr hacerse un modelo para comprarlo en
forma visual con los microfilmes.
De la Reduccin. La seleccin de la reduccin en la que se realizar la

microfilmacin depender del uso que se le d al microfilm. En general, existe una
relacin necesaria entre el costo y la calidad. Sin embargo. Toda la informacin no
puede ser reproducida legiblemente a reducciones altas.
El usuario deber determinar qu informacin de los documentos que se

microfilmen deber reproducirse en forma legible.
Poder de Resolucin. Es la habilidad del sistema de microfilmacin (ptica y

pelcula) para reproducir los detalles ms finos de un documento. Se expresa en
nmero de lneas por milmetro, discernibles (medibles) en una imagen.
Para hacer lectura de resolucin es preciso microfilmar al comienzo y al final del

rollo una tarjeta de resolucin (tarjeta ISO n. 2) de la norma ANSI/ISO 3334. Este
estndar establece que con la ayuda de un microscopio de 50 a 100x de
magnificacin se debe seleccionar el grupo de lneas ms pequeo y de valor ms
alto, en las que se puedan distinguir claramente tanto las lneas horizontales como
verticales. Entonces se multiplica el patrn seleccionado por el radio de reduccin,
con el cual se microfilmo la tarjeta de prueba, y el nmero resultante es la
resolucin expresada en lneas por milmetro.
Recuerde, sin embargo, que no obstante la alta calidad del sistema de produccin
microgrfica no podr mejorar nunca la calidad de los documentos originales.
El nmero mnimo aceptable de lnea por milmetro es de 90.
Control del procesado de pelculas Para el control del procesamiento de las

pelculas es preciso disear un sistema que provea una estabilidad al sistema
microgrfico, lo cual se logra en la medida en que:
Se estandarice y controle la procesadora (fijar una velocidad y temperatura de

revelado; adems reemplazo de qumicos).
Graduar las maquinas microfilmadoras, con respecto a las normas de calidad
que se establezcan para cada caso, partiendo de un procesado estandarizado.
Cualquier cambio en las caractersticas de calidad se har sobre las maquinas
microfilmadoras, a no ser que el proceso de revelado se salga del nivel de
estandarizacin.
Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.
Vigilar y hacer ajustes al sistema cuando se presenten cambios del nmero de
lote de pelcula y qumicos.
Utilizar los mtodos estadsticos de calidad para detectar las fallas del sistema
operativo de la microfilmacin.
Almacenaje y proteccin de microfilmes
Clasificacin de documentos. Los documentos se clasifican de acuerdo con los

requerimientos de retencin establecidos, pudindose clasificar como documentos
de archivo o documentos histricos.
Documentos de Archivo. Registro de informacin producida o recibida por una

persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tienen valor
continuacin.
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administrativo, fiscal o legal, cientfico, econmico, histrico o cultural, que debe
ser objeto de conservacin.
Documento Histrico. Documento nico que por su significado jurdico

autogrfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la Direccin
del Estado, la Soberana Nacional, las Relaciones Internacionales, las actividades
cientficas, tecnolgicas y culturales lo convierte en un documento histrico y
especialmente valioso para el pas.
Almacenaje y proteccin. Hay un nmero considerable de factores que influyen

en el almacenaje de las pelculas fotogrficas, tales como los costos y facilidades
de almacenaje, frecuencia en el uso de los microfilmes, valor de los documentos;
adems, no siempre es posible predecir la durabilidad de la pelcula, por lo tanto
debemos tomar las siguientes providencias:
Proteccin al Fuego. Toda empresa debe tener una norma sobre el valor de los
distintos tipos documentales, como tambin de normas de proteccin y seguridad;
para ello se debe recurrir a las normas existentes en asociaciones internacionales
de seguridad industrial, o a la asociacin nacional americana de proteccin contra
el fuego.
Bvedas de Seguridad Las bvedas o salones de archivo de microfilmes, debe

estar construidos de acuerdo con la localizacin de la empresa y del uso frecuente
de la informacin.
Dentro de las condiciones que deben existir estn las siguientes:
Libre de polvo, por lo tanto sobran los tapetes; el aseo se har con
trapeadores hmedos para no levantar polvo, o utilizar extractores de aire.
La puerta debe ser metlica, igualmente se debe tener presente que dentro
del lugar no puede existir muebles de madera, papeles o materiales
combustibles.
La bveda no debe ser como la de los bancos, pues esta no tiene aire
acondicionado, ni circulacin de aire para las pelculas.
Gabinetes Los gabinetes deben ser metlicos, que tengan orificios en cada uno
de sus compartimientos para garantizar una buena aireacin de los microfilmes y
as evitar la oxidacin y otros problemas.
La pintura de los gabinetes debe ser de tipo horneable, que con el calor no suelte
humedad y que mantenga fuera de distorsin los microfilmes; para tal efecto
puede verse las normas dadas por NATIONAL BOARD OF FIRE UNDER
WRITERS.
Hoy en da son muy prcticos los archivadores rodantes por cuanto dan una alta
capacidad de almacenaje y aireacin; pero hay que tener en cuenta, en los casos
en que estn fabricados con madera, que este elemento es combustible, por lo
tanto el archivo debe prever este condicionamiento de seguridad.
Altas Temperaturas. Las pelculas con base de seguridad (safety film) que estn
almacenadas con humedad relativa de 50% o menos, pueden resistir 250 F
durante 24 horas. A 300 F, pueden ocurrir distorsiones en pocas horas.
Proteccin al agua. Las pelculas deben estar seguras en caso de eventual

inundacin, o de uso de agua en los incendios.
continuacin.
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Los gabinetes generalmente tienen una base sobre la cual descansan los
compartimientos del mismo; en prevencin deben ir sobre otra base (metlica o de
cemento) de unos 10 centmetros de alto con el fin de que el agua no alcance las
pelculas; lo ms practico seria usar parrillas con la altura indicada.
Humedad relativa. La humedad relativa est clasificada segn se trate de

documentacin comercial o de archivo; en la mayora de las empresas los lugares
de almacenamiento de microfilmes es el mismo para ambos tipos, por lo tanto
tendrn prioridad los de calidad de archivo.
Humedad alta Las pelculas de hoy estn diseadas para una humedad no
superior al 50% (HR), pero si logramos que esta sea de 35% o menos, estaremos
minimizando los peligros de hongos y otras enfermedades microscpicas.
Humedad baja. La humedad baja tiene problemas con la pelcula de uso

frecuente, debido a que despus del revelado esta adquiere una fuerza esttica
(se convierte en un imn); este fenmeno tambin puede ser producido por la
frialdad de una humedad baja, por lo tanto, las pelculas de uso diario se rayan
debido a las partculas que las pelculas recogen de la atmosfera. En el caso de
las pelculas de carcter inactivo (seguridad) sera bueno y aconsejable
mantenerlas en baja humedad, pues preserva la pelcula de daos microscpicos
y hongos.
La humedad baja hace que las pelculas tiendan a ser quebradizas, por eso se
recomienda que antes de hacer uso de ellas se aclimaten al ambiente de trabajo;
esto puede durar hasta ocho das.
Otro de los problemas de la humedad baja es el ensortijamiento hacia el lado

emulsionado. Tambin podemos decir que esta concavidad protege el film del
polvo y por ende de rayones.
Por las razones anteriores se ha determinado que las pelculas de calidad de

archivo se clasificacin en activas e inactivas, las primeras con una humedad
relatividad entre 30% y 50% y las inactivas entre 15 y 20%.
Control de la Humedad. Cuando las pelculas requieren de un largo periodo de

conservacin, necesitamos un buen control de humedad. En los lugares de
humedad alta (caso Colombia) podemos reducirla con un buen sistema de aire
acondicionado; con este debera instalarse un filtro de aire a fin de evitar el polvo,
contaminacin gaseosa y otras impurezas del saln asignado para guardar los
microfilmes.
El papel de aluminio es otro gran aislador de humedad; ste podra aplicarse al

forrar las paredes del saln y luego recubrirlo con acero y cemento o viceversa.
No deben usarse deshumidificadores como los cristales de clorato de calcio o las

slicas, ya que causan enfermedades microscpicas, que de acuerdo con las
circunstancias de almacenamiento pueden daar las imgenes.
Hongos. Cuando los microfilmes son almacenados en lugares que tienen

atmsfera con una humedad relativa superior a 60%, estas tienen la tendencia a
adquirir hongos, que pueden crecer en cualquier de las dos caras de la pelcula,
siendo ms dainos en la parte emulsionada; las esporas que forman los hongos
van cubriendo las imgenes y crecen en mayor cantidad cuando el medio
ambiente tiene una humedad relativamente alta.
continuacin.
__________________________________________________________________
Los hongos no se deben quitar por medio del agua o pasndolos nuevamente por
el procesador (ANSI/AIIMMS 45-1990), la razn es que el hongo proviene de la
humedad y al humedecerlos nuevamente estaramos ayudando a su crecimiento;
los hongos tambin crecen en los carretes.
Daos microscpicos. Otros daos microscpicos que se originan y crecen con

la humedad relativa alta son los producidos por los deshumidificadores como la
slica.
La humedad alta tambin puede producir oxidaciones que se aceleran ms

cuando los lugares de almacenamiento estn en zonas industriales, donde
abundan el ozono, los perxidos, el dixido de azufre o los xidos de nitrgeno.
Los carretes plsticos son pues los ms adecuados para evitar las oxidaciones,
las cajas plsticas deben desecharse; las cajas ms prcticas deben ser de un
cartn con mnimo ndice de acidez para evitar contaminacin qumica.
Las cajas de cartn permiten que las pelculas reciban oxigenacin; las cajas
plsticas y metlicas son recomendables en lugares donde hay mucho polvo y
contaminacin ambiental, pero se requiere garantizar una humedad relativa baja
de por lo menos 30%; adems, los gabinetes de almacenaje deben ser aireados
diariamente.
Proteccin contra robo. Hay instalaciones en que los salones de almacenajes

han sido construidos con alarmas y puertas de banco, teniendo en cuenta las
providencias anteriores; otras medidas que se toman con las de plizas de manejo
y la asignacin de pocas personas para que manejen el sistema.
Procesado de permanencia archivstica. El procesado (revelado) es uno de los

factores importantes que afectan la permanencia de las imgenes fotogrficas. Por
lo tanto es importante remover los residuos qumicos en el ltimo lavado del
proceso, este debe hacerse con agua limpia (filtrada) con el fin de evitar
contaminaciones; tambin se debe controlar el secado.
Bao fijador. El propsito del bao fijador en el revelado de las pelculas es el de

darle consistencia y fijeza a la imagen y retirar los cristales de plata no expuestos,
solubulizndolos. Dentro de los componentes del fijador estn el sodio o el
tiosulfato de amino (llamado hipo). Si el hipo o los residuos de plata son retenidos
por la pelcula despus del ltimo lavado, podran ocasionar muchos daos en
malas condiciones de almacenaje, las pelculas cogen un color amarillento o
morado y pueden ir perdiendo las imgenes; estos efectos pueden durar aos
antes de notarse, por lo tanto es necesario evitar que esto suceda, y por ello debe
realizarse dentro de los primeros quince das despus del revelado un test de
hypo residual que nos indicara si la pelcula fue bien lavada. El test con criterio
ms aceptado es de AZUL DE METILENO consignado en la norma ANSI PH 4.8 o
en la norma ISO 417.
Existen en el mercado otros mtodos no tan exactos, pero que dan una indicacin
de lavado como son el Kodak HYPO TEST SOLUTION HT-2 y el SISTEMA
ALTERMAN.
Para los residuos de plata no se ha podido establecer un criterio pero se considera

que si el hypo residual est dentro de los parmetros de almacenaje, tambin lo
estn los residuos de plata.
continuacin.
__________________________________________________________________
NOTA: El uso de qumicos eliminadores de hipo no es recomendado por
microfilmes, debido a que contienen agentes oxidantes que puedan contribuir a la
formacin de microorganismos dainos a la pelcula.
Resumen de los requerimientos para el almacenaje de los microfilmes.
Microfilmes de Documentacin Comercial
Utilizando pelcula de seguridad, ver norma ANSI PH 1.25

Hipo residual: no ms de 3 mcg/cm.2
Temperatura: 70 75 F (21 23.5 C) mximo 90 F (32C)
Humedad relativa: preferible 30 35 %, mximo 60%
Aire acondicionado: no requiere.
Microfilmes con Documentos Histricos (sales de plata)
Ver norma ANSI PH 1.28; PH 1.25; PH 1.41; PH 4.8; PH 4.12

Hipo residual: no ms de 0.7 microgramos por centmetro cuadrado
Temperatura: mximo 70 F (21C)
Humedad relativa: pelcula inactiva 15 20 %
Pelcula activa 30 40 %
Aire acondicionado: esencial
Aire purificado: recomendable
Pelcula Diazo
Humedad relativa: 15 30 %
Temperatura: mximo 21 C
Pelcula Vesicular
Humedad relativa: 15 50 %
Temperatura: mximo 21 C
Pargrafo. Las pelculas DIAZO Y VESICULAR deben estar almacenadas en

reas libres de contaminacin ambiental (reas industriales o donde existan
vapores qumicos) y en lugar diferente a las pelculas de sales de plata.
Artculo 87. Definicin digitalizacin. La digitalizacin de documentos es un

proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelctricas
o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una
imagen digital.
Artculo 88. Principios Documentales. A partir de la realizacin de las funciones,

se crean estructuras documentales conocidas como series, las cuales estn
conformadas por documentos que se relacionan entre s y tienen caractersticas
similares en cuanto a estructura y contenido.
El documento tiene origen y se utiliza a partir de la realizacin de las funciones del

negocio, con el objeto de apoyar los procesos de la entidad dentro de su entorno;
ste, a travs de su estructura y contenido debe satisfacer las necesidades por las
continuacin.
__________________________________________________________________
cuales fue creado y a su vez, reflejar correctamente lo que se comunic o se
decidi.
Para que el documento cumpla con el objetivo por el cual fue creado, la entidad
debe tener polticas y procesos claros en cuanto al manejo del ciclo vital, de tal
forma que no se alteren los principios de autenticidad, confiabilidad, integridad y
disposicin.
El principio de autenticidad se encuentra presente cuando se puede probar que el

documento es lo que pretende ser, es decir, cuando se produce un documento,
ste puede probar que supli una necesidad cumpli con objetivo est
involucrado en una funcin y su estructura es acorde con lo establecido por la
entidad y la legislacin; tambin cuando se puede probar que el documento ha
sido producido por la persona de la cual se afirma que lo produjo y que ha sido
creado en el momento en el que se afirma que lo fue.
El principio de confiabilidad se encuentra presente cuando el documento es una

representacin completa y precisa de las actividades que conforman una funcin
administrativa de la que da testimonio y garantiza el transcurso de las actividades
posteriores.
El principio de integridad de un documento se refiere a que ste se encuentre

completo e inalterado, es decir, un documento se considera ntegro cuando no
contiene enmendaduras, supresiones, anotaciones o adiciones, en el caso de que
se presenten, la entidad debe establecer polticas claras para su realizacin en
cuanto a los responsables, circunstancias, indicaciones, entre otros.
El principio de disponibilidad de un documento se refiere que ste se pueda

localizar, recuperar, presentar e interpretar; es decir, adicional a que el documento
pueda ser prestado, se deben tener los mecanismos necesarios para identificar
los documentos desde su momento de produccin.
Los anteriores cuatro principios son caractersticas fundamentales inalterables que

se deben contemplar desde la produccin hasta la disposicin final del documento
independientemente de sus caractersticas internas o externas, el soporte, los
formatos, entre otros.
Cuando se implementen procesos de digitalizacin se hace necesario que la

entidad defina claramente cmo se pueden establecer los principios del
documento en las imgenes digitales, de tal forma que la validez del documento
tanto en papel como digital sea la misma.
Artculo 90. Captura documental. La captura documental es un proceso que
involucra numerosos elementos. Los documentos deben inicialmente pasar por el
proceso de preparacin documental dadas las caractersticas fsicas del
documento las cuales son de importancia significativa en un proceso de captura.
La creacin de la imagen no slo involucra la digitalizacin sino tambin el

mejoramiento de la misma, optimizando el uso de los equipos y minimizando las
re-digitalizaciones de Ios documentos fuente, obteniendo imgenes aceptables.
Consulta de documentacin va web.
Los documentos digitalizados requieren ndices para la recuperacin, los cuales

pueden ser creados de forma manual o automtica. El control de calidad se debe
aplicar sobre las imgenes y sobre dichos ndices para asegurar legibilidad y
recuperabilidad. Finalmente una vez las imgenes y sus ndices son aceptables,
continuacin.
__________________________________________________________________
stas deben ser liberadas del proceso de captura y pasar al proceso de
almacenamiento.
Antes de obtener la imagen de un documento, se debe determinar las
caractersticas fsicas del papel; se debe conocer el tamao del papel, el
grosor, y la calidad entre otros, para evitar desastres y costos por reprocesos.
Una vez ha sido obtenida la informacin anteriormente descrita, se comparan
las caractersticas del documento original con las especificaciones tcnicas del
escner (si se cuenta con un equipo para ejecutar la digitalizacin) o si por el
contrario es necesario obtener un nuevo equipo.
Artculo 91. Digitalizacin documental. Digitalizar un documento es la

representacin de un documento por un conjunto de sus puntos o muestras, el
resultado se denomina imagen digital del documento. El proceso de digitalizacin
de documentos se obtiene al capturar las "esquinas" donde terminan las lneas o
cambio de direccin de los trazos del documento (letras, nmeros, imgenes,...).
El proceso de digitalizacin de documentos es fundamental para hacer una

representacin digital de los mapas de bits de un documento en papel, mediante
este proceso de digitalizacin se almacena en una base de datos el archivo y
datos o informacin capturada resultantes de digitalizar un documento.
El proceso de digitalizacin de documentos no solo afecta a los documentos en

papel, sino que tambin en su trmino ms amplio tambin contiene otras fuentes
de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografas, Msica, Mapas, Videos,
Seales de TV, Radio, etc Al final el proceso siempre es el mismo y se basa en
convertir un origen no digital (analgico) a una representacin binaria (digital) del
origen.
Actualmente libros impresos estn siendo escaneados mediante tecnologas de

reconocimiento de caracteres pticos (OCR) utilizados por las bibliotecas,
fundaciones y empresas privadas como Google. Tambin los documentos de
texto que tienen algn valor histrico o de investigacin estn siendo digitalizados
por las bibliotecas, en estos casos se sustituyen los microfilms por la digitalizacin
como medio de preservar y facilitar el acceso a los documentos nicos.
Proceso de digitalizacin de documentos. En el proceso de

digitalizacin de documentos son los pasos mediante los que los registros
fsicos, como texto e imgenes se convierten en formatos digitales. En el caso
especfico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso
tiene que realizar:
Captura con Escner del documento fsico.

Indexado de la informacin extrada del documento (metadatos).
Almacenamiento del documento y la informacin asociada para una posterior
bsqueda.
La digitalizacin de documentos es algo imprescindible actualmente para
cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la
informacin debe estar fcilmente disponible.
El proceso de digitalizacin documental, debe garantizar que se cumplan como

mnimo con las caractersticas de Confiabilidad, Mantenibilidad y Disponibilidad.
continuacin.
__________________________________________________________________
Artculo 92. Desempeo del Escner. El desempeo que tenga el dispositivo de
Digitalizacin (Escner) depende bsicamente de la configuracin de la
infraestructura tecnolgica en la que se implemente.
En procesos de digitalizacin masiva, se espera que el tiempo ocioso de los

dispositivos de digitalizacin, sea el menor posible. Por lo anterior, hay que
garantizar que el escner cuente con una plataforma tcnica adecuada y que se
cuente con la materia prima suficiente para que se realice el proceso de
digitalizacin de manera continua (documentos, carpetas, etc., totalmente
organizados y listos).
Si alguna de las 2 variables anteriores falla o tiene problemas, el desempeo del

escner se ver directamente impactado, retrasando el proceso.
Artculo 93. Escner Hardware y Software. La funcionalidad y rendimiento del

escner, dependen directamente de la configuracin de la infraestructura en la
que este sea instalado.
Entre mayor memoria y procesador disponga la Estacin de Trabajo, mejor se

comportar el proceso de digitalizacin y el escner tendr un rendimiento
estable.
A nivel de servidor de archivos, de igual forma, entre mejores caractersticas

tenga este, se har ms fcil y rpido el proceso de indexacin y consulta de las
imgenes.
Es recomendable que para evitar inconvenientes de compatibilidad con los

controladores, tanto la estacin de trabajo como los servidores, se encuentren
actualizados a las ltimas versiones.
Artculo 94. Especificaciones tcnicas de un escner. Dependiendo del tipo

de documentos a digitalizar, debe ser seleccionado el tamao y caractersticas del
scanner. Deben contemplarse como mnimo las siguientes especificaciones
tcnicas.
Volumen Diario Recomendado

Velocidad de Produccin (pginas por minuto a 200 dpi, Bitonal, posicin
horizontal)
Alimentador / Elevador
Software Incluido
Destinos y salidas de Formato de Archivo (TIFF, PDF, RTF, TXT, PDF-A, etc.)
Funciones (Filtros, recortes, rellenos, inclinacin, rotacin, etc.)
Tecnologa de Digitalizacin
Resolucin ptica
Resolucin de Salida (100, 200, 300, 600 dpi)
Compresin de Salida
Anchura Mxima del Documento
Longitud Mxima del Documento
Grosor y peso del papel
Conectividad
Soporte de la interfaz (controladores ISIS, TWAIN, WIA)
Garanta
Requisitos Elctricos
continuacin.
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Consumo de electricidad
Ruido Acstico
Sistemas operativos soportados
Consumibles disponibles
Dimensiones y peso
Artculo 95. Seleccin del escner. Dependiendo del volumen a digitalizar, se
pueden utilizar scanner de escritorio (para volmenes de mximo 500 pginas por
da) o scanner de Produccin (promedio de 4000 pginas diarias).
En el momento de realizar la seleccin de un Scanner, se debe contar con la

informacin suficiente del proceso, de tal manera que se pueda realizar una
evaluacin, anlisis y comparacin de las especificaciones.
Velocidad del Scanner.

Cantidad diaria de documentos que se desean digitalizar.
Tamao de captura de documentos.
Resolucin de Captura.
Ciclo de pginas por da/ Mes.
Color o Blanco y Negro
Formatos de salida Requeridos (TIFF, PDF, etc.)
Simplex y/o Dplex (una o ambas caras)
Tipo de alimentacin de los originales (manual, automtico, cama plana).
Funciones para mejoramiento de imgenes.
Tasas de Compresin
Pargrafo. En el momento de realizar la seleccin del escner tomando como

base la velocidad o ciclo diario del mismo, multiplique el valor por el 70% para
tener un valor ms ajustado a las realidades de estos procesos.
Artculo 96. Caractersticas de la captura. Antes de iniciarse con el proceso de

digitalizacin, es recomendable definir unos estndares de captura de las
imgenes.
Las variables a ser definidas son:
Resolucin (se recomienda entre 200 y 300 DPI)

Formato del Archivo de Salida (recomendable PDF-A con capacidad de
bsqueda).
Color o Blanco y Negro (dependiendo de la caracterstica de los documentos y
el papel en el que se encuentra, debe definirse Escala de grises o B/N).
Artculo 97. Como llegar a la imagen digital. Los medios para llegar a la imagen
digital son el documento, el microfilme y el escaneo directo de los documentos, de
conformidad con el significado de calidad, "aptitud o idoneidad para el uso", o lo
que puede ser lo mismo, "cubrir las necesidades de la Institucin y de sus
usuarios", verificando los elementos que entran en juego en la calidad de la
imagen digital, no sin antes decir que todo esto requiere una verdadera
planeacin de la calidad del manejo documental, en donde se observen todos los
elementos que en ello intervienen.
Artculo 98. Documento. Aunque anteriormente este tema se trat, es
importante mirarlo desde otra ptica, en especial con lo que va a estar
continuacin.
__________________________________________________________________
relacionado con la calidad; por lo tanto, lo primero que se debe considerar es el
documento como medio de informacin y respaldo a la gestin empresarial, y
que en definitiva es el protagonista para la aplicacin de la tecnologa de
conservacin e informacin.
El documento, desde un principio, siempre ha estado manejado en forma fsica,

hasta que entr la tecnologa de la fotocopiadora, del microfilme y
posteriormente el manejo de la imagen digital. Cuando se documentan los
procedimientos y se crean los formatos y los requisitos del funcionamiento
operativo, nunca se piensa en los elementos de calidad que cada uno de los
tipos documentales deben poseer, desde el punto de vista administrativo,
informtico, de conversin y traspaso a otras tecnologas (an se obra de la
misma manera); para el caso que nos atae, estos problemas traen como
consecuencia, otros, dentro de los que podemos mencionar: informacin
inapropiada, falta de legibilidad, formatos con dimensiones que no son propias
para los equipos de conversin, y que tampoco aprovechan las ventajas de la
automatizacin, estos problemas, no los puede remediar la tecnologa, salvo, muy
parcialmente en la imagen digital (desarrugar un documento, dar un poco de
contraste a la escritura), pero ello tiene un costo superior al trabajo base del
sistema.
Para que los documentos tengan una respuesta con calidad por parte de la
tecnologa digital (incluso en el microfilme), se debe emprender una tarea, de
diseo de los documentos, de vigilar el contraste de la informacin, crear una
identificacin de documentos por medio de cdigos de barra (con calidad), y
vigilar el trato que se le da al documento (rasgaduras, arrugas, etc.), por
ltimo, en la medida de lo posible, los archivos empresariales no deben tener
documentos propios generados en fotocopia y en papel de fax.
Dentro del diseo de los documentos, se deben tener presente los tipos y tamaos
de las letras, los colores (tanto en los caracteres como en el papel, las fotografas,
entre otros), ya que en el sistema digital estos factores cuentan en la capacidad de
almacenaje de las imgenes.
Artculo 99. Tecnologa. Para poder manejar y controlar la calidad en los

procesos de conversin del documento a una nueva tecnologa, es preciso
entender que las fotocopiadoras, las microfilmadoras y los escneres, trabajan
bajo principios fotogrficos, es decir, las imgenes se forman por medio de la
iluminacin del documento, en donde por reflexin, la imagen es captada y
grabada en el medio correspondiente (papel, pelcula, discos magnticos); el
color del papel y de las tintas tiene un gran efecto, pues estas caractersticas
se pierden con postratamientos en blanco y negro, y su afectacin de legibilidad
depende del color; es por ello, que se da nfasis a la calidad del documento.
Artculo 100. Recuperacin de la informacin. La recuperacin de la

informacin es bsica en todos los sistemas (archivos, microfilmes e imgenes
digitales), lo ms importante es planear bien el contenido de las bases de
datos, teniendo presente cul ha de ser el uso y las aplicaciones que se
requieren, teniendo presente no establecer caractersticas o parmetros que no
se van a utilizar, y que en muchos casos no van a ser detectados por los
usuarios del producto.
Se deben considerar dentro de las bases de datos: los archivos del Estado,
estos deben seguir los lineamientos del Consejo Internacional de Archivos, con
continuacin.
__________________________________________________________________
miras a poder difundir y recibir informacin a nivel mundial bajo parmetros
estndar, por lo tanto, las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), son un requisito
imprescindible. La empresa privada, por lo general tiene slo necesidades
internas, por lo tanto, y muy seguramente, se acoplarn ms a los Software
comerciales.
Artculo 101. Control de calidad. El control de calidad, puede existir para cada
paso del proceso (preparacin, Digitalizacin, Indexacin y Armado). No
necesariamente se debe implementar en todos y cada uno de ellos, esto depende
del nivel de relevancia que cada paso tenga dentro del proceso para la entidad.
Los ms comnmente utilizados estn sobre el paso de digitalizacin y el de

indexacin. En estas actividades se validar:
Control de Digitalizacin: Se analiza y evala bsicamente la calidad de

imagen.
Visibilidad de la imagen.
Nitidez
Presencia de bordes y manchas.
Fiabilidad con el original.
Control de Indexacin: Orientado bsicamente a asegurar que los ndices

(metadatos) sean correctamente Reconocidos por digitados en el sistema, de
tal manera que los metadatos, resultado de esta actividad, permitan el envo y
publicacin de las imgenes hacia otras soluciones de Gestin Documental,
facilitando su consulta y visualizacin.
Artculo 102. Fiabilidad. El principio de fiabilidad implica confianza, que la

informacin no contenga un error significativo y est libre de sesgo, es decir,
neutral. La informacin no se debe manipular, seleccionar o presentar con el fin
de influir en la toma o cambio de una decisin, en la formacin de un juicio o para
aumentar la probabilidad de ser recibida de forma favorable o desfavorable.
El proceso de digitalizacin, debe garantizar que el resultado (imagen), sea una

fiel copia del original, garantizando su inalterabilidad y perdurabilidad en el tiempo.
Artculo 103. Mantenibilidad. "Este mantenimiento se realiza de 2 maneras (en

equipos y sistemas).
Mantenimiento preventivo o programado.
Mantenimiento programado, que consistente en el restablecimiento del servicio en

caso de fallo. La efectividad del mantenimiento est fuertemente influida por la
tecnologa de base, y por la disponibilidad de las piezas de repuesto (apoyo
logstico).
Para terminar es indispensable reflexionar sobre "el dao econmico derivado de
las averas en piezas y en funcionamiento de estos sistemas, tanto por el creciente
valor de los aparatos como por las cada vez mayores responsabilidades que se
les confa". La fiabilidad cuesta y, en consecuencia, es necesario valorar cada vez
el nivel ms econmico, teniendo en cuenta las ventajas que de l se pueden
derivar.
Artculo 104. Almacenamiento de Imgenes. En flujos de trabajo digital, el

almacenamiento de imgenes puede resultar todo un reto y resultar costoso, pues
continuacin.
__________________________________________________________________
es necesario utilizar como soporte, Hardware, software de gestin de
almacenamiento e infraestructura de red. Las decisiones sobre almacenamiento
tomadas en el proceso de planificacin van a determinar, en gran medida, la
productividad y la eficacia de este flujo de trabajo digital.
Los factores que deben tenerse en cuenta y ser analizados en el momento de la

definicin de los medios de almacenamiento son:
Tamaos y volumen de las imgenes.

Tiempo de acceso a las imgenes.
Uso de imgenes a largo plazo.
Artculo 105. Normatividad Aplicable. Para el desarrollo del presente captulo se

Decretos Ley 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm

en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostticas de los
documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954 Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950

establecen los parmetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para
que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentacin,
incluso cuando se descartan los papeles.
Ley 527 de 1999 Comercio Electrnico Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan
otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.

Manual de organizacin de fondos acumulados emanado por el Archivo General

de la Nacin.
CAPITULO XIII.
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Artculo 106. Definicin. Es la informacin generada, enviada, recibida,

almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, que
permanece almacenada electrnicamente durante todo su ciclo de vida,
producida, por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor cientfico, histrico, tcnico o cultural
y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
Artculo 107. Documento electrnico de archivo. Es el registro de informacin

generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivsticos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Los documentos electrnicos pueden clasificarse de acuerdo a ciertos criterios:
Por su forma de creacin: se divide en documentos nativos electrnicos, cuando

han sido elaborados desde un principio en medios electrnicos y permanecen en
estos durante toda su vida o documentos electrnicos digitalizados, cuando se
toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o
escanean para su utilizacin en medios electrnicos.
Por su origen: pueden ser hechos por la administracin pblica o presentados por
los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato: encontramos documentos ofimticos, cartogrficos,

correos electrnicos, imgenes, videos, audio, mensajes de datos, de redes
sociales, formularios electrnicos, bases de datos, entre otros.
Respecto a estos formatos se presentan a continuacin una serie de

recomendaciones para su buen manejo.
Tabla 1. Recomendaciones para documentos electrnicos segn su forma y

formato:
CLASIFICACIN DESCRIPCIN RECOMENDACIN

Documentos de procesadores de
Definir polticas para su
texto, hojas de clculo, grficos
conversin a formatos y
Documentos etc., que son producidos con
lenguajes estables, de tal
ofimticos distintos programas o paquetes de
manera que no se corrompa la
software y en diferentes versiones
informacin.
del mismo software.
Mapas y planos, algunos de ellos Definir polticas para garantizar
con valores histricos y en muchos su lectura a mediano y largo
casos artsticos. Estos plazo de manera que no estn
documentos, debido a su sujetos a la evolucin del
Cartogrficos naturaleza y origen, deben ser software con el que se
tratados de manera especfica produjeron, es decir, que la
(utilizar un scanner especial, versin siguiente del programa
metadatos particulares, entre permita ver los archivos
otros). generados en la versin anterior.
El correo electrnico (e-mail) es

uno de los servicios en internet que
permite el intercambio de mensajes
entre las personas conectadas a la
red, de manera similar a como
funcionaba el correo tradicional.
Cumplir con todas las
Bsicamente es un servicio que
propiedades de un documento
nos permite enviar mensajes a
electrnico destacando que se
otras personas de una forma
Correos garantice su autenticidad, fecha
rpida y econmica, facilitando el
electrnicos y hora en que se produjo y se
intercambio de todo tipo de
(comunicaciones recibi, as como su
archivos, dando clic en el link
oficiales) procedencia, garantizando que el
adjuntar que aparece en pantalla.
autor de este documento es la
persona que dice ser y que tiene
Los documentos que se adjuntan
la competencia para firmarlo.
comienzan a ser nombrados como
documentos electrnicos de un
archivo, debido a que se incorpora
informacin de alto valor que sirve
como soporte y evidencia para las
entidades. Constituye un tipo de
documentos en el que con mayor
continuacin.
__________________________________________________________________
frecuencia se incluyen datos de
gran valor documental.
Cumplir con las normas que
Los archivos creados en estos establezcan el Gobierno
Imagen, videos y tipos de formatos se admiten como Nacional y la entidad en sus
audio digital pruebas en el sistema judicial normas internas, para garantizar
colombiano su preservacin y valor como
prueba aceptada.
En algunos casos este tipo de Emitir las polticas que se

Mensajes de datos
mensajes pueden ser utilizados establezcan los procedimientos
generados
dentro de algn proceso llevado a vlidos para la toma de los datos
mediante redes
cabo por la administracin (twiter, necesarios y su transformacin a
sociales
facebook, entre otros) formatos que no alteren la
validez de los documentos.
Tratarlos como herramientas que

usuarios puedan utilizar, que se
integran a la informacin que se
maneja electrnicamente, sin
olvidar que su almacenamiento y
gestin debe ser llevada a cabo
Formatos que pueden ser
por el programa que se procesa
diligenciados por los ciudadanos
de entrada al Sistema de
Formularios para revisar trmites en lnea. Por
Gestin de Documentos
electrnicos ejemplo: Formularios de contacto
Electrnicos.
o Formularios para peticiones,
quejas y reclamos.
Emitir las polticas para
establecer los procedimientos
vlidos para la toma de los datos
necesarios y su trasformacin a
formaros que no alterar la
validez de los documentos.
Tabla 2. Otras clases a tomar en cuenta.
CLASIFICACIN DESCRIPCIN RECOMENDACIN
Coleccin datos afines, Establecer cortes de

relacionados entre s y informacin para seleccionar
estructurados de forma tal que de ellos la que deba
permiten el rpido acceso, conservarse a lo largo del
manipulacin y extraccin de plazo o de la forma
ciertos subconjuntos de esos datos permanente y transferirlos al
por parte de programas creados Sistema de Gestin de
para tal efecto o lenguajes de Documentos Electrnicos de
Base de datos
bsqueda rpida. archivo- SGDEA.
Los criterios por seguir para el

establecimiento de los cortes
variaran de acuerdo con el
contenido de la base de datos
y la informacin que deba
conservarse.
Una pgina WEB est compuesta Deben definirse policas para

principalmente por la informacin establecer el tipo de
(texto y/o mdulos multimedia), as contenido que se publica, la
Pginas web como por hipervnculos. Adems, periodicidad de su
puede contener o asociar datos actualizacin, y el
sobre el estilo que debe tener y responsable de producir y
cmo debe visualizarse. Tambin, aprobar la publicacin.
aplicaciones embebidas con las
continuacin.
__________________________________________________________________
que se pueda interactuar para As mismo, se debe tener en
hacerlas dinmicas. cuenta la conservacin de la
informacin, datos y
documentos de archivo
publicado, de forma que se
cuente con el historial de
publicaciones en el sitio WEB.
Artculo 108. Caractersticas del documento electrnico. De acuerdo con la

Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestin de las entidades y
puedan servir de prueba, los documentos electrnicos deben poseer ciertas
caractersticas:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser,

que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o
enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben
implantar y documentar polticas y procedimientos para el control de la
creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los
documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos
estn autorizados e identificados y que los documentos estn protegidos frente
a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u ocultacin no
autorizadas.
Integridad. Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento

electrnico. Es necesario que un documento est protegido contra
modificaciones no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de gestin de
documentos deben decir qu posibles anotaciones o adiciones se pueden
realizar sobre el mismo despus de su creacin y en qu circunstancias se
pueden realizar. No obstante, cualquier modificacin que se realiza debe dejar
constancia para hacerle su seguimiento.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su

presentacin debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los
documentos debe ser suficientemente claro y contener la informacin
necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon y usaron.
Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las
actividades y las funciones de la organizacin. Se deben mantener los vnculos
existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.
Estructura lgica. El concepto de estructura est relacionado con la forma en

que se registra el documento, lo que incluye la utilizacin de signos, el diseo,
el formato, el soporte, etc. En el caso de los documentos electrnicos, se
distingue entre una estructura fsica y una estructura lgica, la estructura fsica
de un documento electrnico es variable y depende del hardware y del
software, es decir, del equipo que se utiliz y el programa en el que se cre; su
estructura lgica (la relacin entre las partes que lo componen) lo hace
inteligible. La estructura lgica del documento electrnico se presenta como un
bloque de datos formado por:
Datos o contenido.
Datos de identificacin para la autenticacin y validacin del documento.
Bloque de metadatos
continuacin.
__________________________________________________________________
La estructura lgica del documento electrnico es:
Es la materia del documento electrnico, es decir el conjunto de datos e

informacin del documento. Dependiendo del formato en el que se cree ser la
forma definitiva del documento.
Firma del documento electrnico. El artculo 7 de la Ley 527 de 1999

establece que cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o
establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relacin con un
mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje

de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobacin.
b) Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito por el
cual el mensaje fue generado o comunicado.
En Colombia se han reglamentado dos mecanismos de firma: la firma

electrnica y la firma digital.
La firma electrnica: corresponde a mtodos tales como cdigos,

contraseas, datos biomtricos o claves criptogrficas privadas, que permitan
identificar a una persona en relacin con un mensaje, siempre y cuando el
mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la
firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, as como cualquier
acuerdo pertinente.
De conformidad con el principio de equivalencia funcional, en los casos que se
exija la firma manuscrita en los documentos elaborados en fsico, es decir en
papel, los documentos electrnicos deben satisfacer el mismo requisito. La
firma electrnica permite proporcionar al documento firmado:
Identificacin del firmante de manera nica, demostrando que es l, y nadie

ms, quien ha firmado el documento.
Identificacin del origen de los datos: el identificado tiene relacin con los
datos consignados, le pertenecen y lo vinculan con el mensaje enviado.
Identificacin de las entidades: permite comparar los datos enviados con los
datos almacenados en las bases de datos y que han sido enviados
anteriormente.
Integridad: asegurar que el contenido de un mensaje de datos ha permanecido

completo e inalterado, independientemente de los cambios que hubiera podido
sufrir el medio en que esta contenido como resultado del proceso de su
trasmisin, archivo o presentacin.
No repudio: es la garanta de que no puedan ser negados los mensajes en una

comunicacin electrnica. Existen dos tipos:
No repudio en origen: de tal manera que el emisor no pueda negar el mensaje

que ha enviado as quiera negar tal comunicacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
No repudio de destino: garantiza al emisor que su comunicacin ha sido
recibida sin que el receptor pueda negar tal comunicacin.
Metadatos del documento electrnico. Los metadatos son los datos que
describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo
y su gestin a lo largo del tiempo.
Firma Digital: De acuerdo con lo establecido por la ley 527 de 1999, es un

equivalente funcional de la firma manuscrita y cuenta con los siguientes
atributos jurdicos:
Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o
el origen del mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje
es realmente quien dice ser.
Integridad: garantiza que el mensaje de datos o informacin electrnica no

haya sido alterado ni modificado.
No repudio: el emisor no podr negar el conocimiento de un mensaje de

datos ni los compromisos adquiridos a partir de ste.
Por lo tanto la firma digital, asocia la identidad de una persona al mensaje o

documento asegurando la integridad del documento o del mensaje.
Artculo 109. Conservacin de los medios electrnicos. Se debe proteger la
informacin almacenada en estos tipos de medios (correo electrnico, CD-ROM o
lector, CD-RW o regrabable, DVD, memoria USB, discos duros externos, etc.).
Para esto es necesario:
a) Los mensajes que llegan por correo electrnico, adems de ser almacenados
en el buzn del correo electrnico institucional, se deben guardar y mantener
en la carpeta electrnica correspondiente de la serie, subserie o tipo
documental, de ser necesario segn su valor.
b) Cambiar peridicamente la contrasea del correo institucional.
c) Depurar la informacin del correo electrnico, que no sea de importancia o no

tenga ningn valor para la Institucin en torno a sus funciones, evitando el
saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se
va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam.
d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar
exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnticos. No se
deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los
discos.
e) En el disco duro del equipo de escritorio o porttil se debe mantener la

informacin que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el
desarrollo de las funciones en cada unidad, evitando la saturacin de
informacin en los equipos.
f) Las memorias USB y discos duros externos deben ser analizadas cada vez
que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que
detecten y eliminen los virus.
continuacin.
__________________________________________________________________
Backup o copias de seguridad. Realizar una migracin peridica de la
informacin importante a medios electrnicos como los mencionados
anteriormente, evita la posible prdida irreparable de la informacin por cualquier
situacin no prevista.
Cuidado para preservacin y archivo de los CD, DVD y otros. Debido al

material utilizado para la fabricacin de los discos DVD y CD, stos medios
resultan ciertamente frgiles, por lo cual es recomendable tomar una serie de
precauciones para conservar los discos en buenas condiciones; pues la fragilidad
de los discos pticos es tal, que un pequeo rasguo, una mancha e incluso una
huella pueden provocar daos irreparables que causarn la imposibilidad de
realizar la lectura o reescritura de los mismos.
Lo primero que se debe hacer, cuando se requiere de un medio para almacenar

material importante como pueden ser fotografas, documentos, e informacin,
es adquirir un disco DVD grabable de buena calidad, es decir fabricado por
alguna de las marcas lderes del mercado, evitando utilizar soportes de marcas
desconocidas y de los llamados alternativos.
Se recomienda utilizar sobres y fundas protectoras para guardar los discos, y
cuando deben ser manipulados jams debemos colocarlos sobre cualquier
lugar apoyando hacia abajo la superficie correspondiente a los datos, es decir
que el modo correcto es dejando siempre hacia arriba la superficie de grabacin
del mismo.
Es aconsejable almacenarlos en algn lugar donde no reciban excesivo calor o
cambios bruscos de temperatura, como as tambin evitar la acumulacin de
polvo en el sitio donde solemos colocar nuestros discos.
De igual manera esta informacin deber estar descrita en el formato nico de
inventario documental dando una trazabilidad si estos pertenecen algn
documento en particular como anexo.
Se debe realizar peridicamente una limpieza de los DVD y CD, despus de
haberlos utilizados, para lo cual se debe utilizar un pao suave que no
desprenda pelusas, apenas humedecido con agua o algn producto especial
para dicha tarea.
Artculo 110. Requisitos de los documentos electrnicos de archivo.
a) Gestin de los documentos electrnicos. Es responsabilidad de las

entidades pblicas cumplir con los elementos esenciales tales como:
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin,
que garanticen que los documentos electrnicos mantengan su valor de
evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos
(hbridos), digitales y electrnicos.
b) Caractersticas. Los documentos electrnicos dependen de su estructura

lgica ms que de la fsica. Los documentos generados y gestionados a travs
de sistemas electrnicos deben tener como mnimo las siguientes
caractersticas:
Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo. Los
cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y
controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser
consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interaccin
genere siempre el mismo resultado.
Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo

continuacin.
__________________________________________________________________
que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo
largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creacin.
Vnculo archivstico. Los documentos de archivo estn vinculados entre s, por

razones de la procedencia, proceso, trmite o funcin y por lo tanto este vnculo
debe mantenerse a lo largo del tiempo, a travs de metadatos que reflejen el
contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la
agrupacin documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente).
Equivalente funcional. Cuando se requiera que la informacin conste por

escrito, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la
informacin que ste contiene es accesible para su posterior consulta.
c) Requisitos para la presuncin de autenticidad de los documentos

electrnicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas
procesales se deben tener en cuenta adems los siguientes requisitos en la
gestin de documentos electrnicos de archivo, para asegurar en el tiempo su
presuncin de autenticidad:
Se debe expresar desde el momento de su creacin los atributos del
documento de archivo, tales como el trmite o asunto al que corresponde, las
nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a
cabo con el documento, la fecha de creacin, la fecha de transmisin, nivel de
acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificacin, transferencia y
disposicin.
Desde el contexto jurdico de acuerdo con lo sealado en el artculo 10 de la
Ley 527 de 1999, segn el cual en toda actuacin administrativa o judicial no se
negar eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo
de informacin en forma de un mensaje de datos.
Desde el contexto administrativo y documental segn las reglas a partir de las
cuales el documento de archivo es creado.
Formas documentales, autenticacin del documento de archivo y su
identificacin de autoridad.
Otra informacin de ayuda a la verificacin de autenticidad a travs de
metadatos.
Establecer procedimientos idneos para asegurar la cadena de preservacin de
los documentos electrnicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el
transcurso del tiempo.
d) Requisitos para la integridad de los documentos electrnicos de archivo.

Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones
o cualquier posibilidad de cambio (de versin o cambio de un formato); as
mismo se debe evitar su alteracin o eliminacin por personas no autorizadas.
En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrnico, por
razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se
debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestin documental y
en el documento, a travs de meta datos.
En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y

confidencialidad de la informacin, se podr utilizar firmas electrnicas o digitales
de acuerdo con lo sealado en las normas vigentes.
continuacin.
__________________________________________________________________
e) Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrnicos de

archivo. Se debe garantizar que un documento electrnico generado por
primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo
de vida, desde su produccin hasta su conservacin temporal o definitiva,
condicin que puede satisfacerse mediante la aplicacin de sistemas de
proteccin de la informacin, salvo las modificaciones realizadas a la estructura
del documento con fines de preservacin a largo plazo.
f) Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrnicos de

archivo. Los documentos electrnicos y la informacin en ellos contenida, debe
estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad est obligada a
conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin
Documental (TRD).
g) Requisitos para la preservacin y conservacin de los documentos

electrnicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas
procesales se deben tener en cuenta, adems, los siguientes requisitos en la
gestin de documentos electrnicos de archivo, para asegurar en el tiempo la
preservacin y la conservacin:
El documento electrnico de archivo debe estar relacionado con las
actividades que desarrolla la organizacin.
Se pueden conservar los documentos de archivo simultneamente en
formato anlogo y digital de acuerdo a criterios jurdicos, las necesidades de
la organizacin y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada
formato.
El proceso de conservar documentos electrnicos de archivo se extiende a lo
largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
Resguardar y mantener la accesibilidad de copias autnticas de documentos
de archivo digitales.
Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirn
durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservacin
entren en aplicacin.
La conservacin de los documentos electrnicos de archivo deben
considerar y atender los principios de preservacin en el tiempo, longevidad
de los medios de almacenamiento, valoracin, vulnerabilidad y disponibilidad,
sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias
responsables del archivo de la misma.
Teniendo en cuenta que el documento electrnico no es el mismo que era, ni
antes de ser almacenado ni despus de su recuperacin, se debe asegurar
que cualquier accin que afecte al modo en que se presentan los
documentos proteja su integridad, a travs del respeto por la cadena de
conservacin.
Proteger la informacin y los datos personales de conformidad con lo
sealado en la Ley 1581 de 2012 y proceder de acuerdo a la norma penal en
caso de alteracin de la misma.
h) Metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo: Los
documentos electrnicos de archivo deben contener como mnimo los
siguientes metadatos:
De contenido:
continuacin.
__________________________________________________________________
Tipo de recurso de informacin.

Tipo documental.
Ttulo del documento.
Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que
proyect el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido,
nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.
Clasificacin de acceso (nivel de acceso).
Fecha de creacin, transmisin y recepcin.
Folio (fsico o electrnico).
Tema o asunto administrativo al que se vincula (trmite).
Palabras clave.
De estructura:
Descripcin.
Formato.
Estado.
Proceso administrativo.
Unidad Administrativa responsable.
Perfil autorizado.
Ubicacin (en el sistema fsico y/o lgico).
Serie/sub-serie documental.
De contexto:
Jurdico-administrativo.
Documental.
De procedencia.
Procedimental.
Tecnolgico.
i) Uso de mecanismos de proteccin y autenticidad de los documentos

electrnicos de archivo. Los sistemas de gestin de documentos
electrnicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun
cuando hayan sido creados con medidas de proteccin como firmas digitales,
mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrnicas y cualquier otro
procedimiento informtico que se creen en el futuro.
j) Neutralidad tecnolgica. En la gestin de documentos electrnicos as

como en los sistemas de gestin documental se deben utilizar estndares
abiertos que no dependan de una tecnologa en particular.
Se debern adoptar mecanismos tecnolgicos adecuados para cumplir con
el proceso de foliado del expediente electrnico, de conformidad con lo
establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y dems normas
reglamentarias.
Artculo 111. Foliacin electrnica. Adems de lo establecido en el art 59 de la

Ley 1437 de 2011, se deben implementar mecanismos para el foliado de los
documentos electrnicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad
continuacin.
__________________________________________________________________
del expediente y los documentos que lo conformen, a partir de los siguientes
requisitos.
Debe garantizar el respeto de principio de orden original.

Debe permitir la identificacin inequvoca de cada documento del
expediente.
Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen
Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrnico,
que en virtud de trmite se archiven en diferentes expedientes, es decir que
cada copia de un mismo documento debe tener su propio foliado
electrnico.
Se debe garantizar la preservacin a largo plazo de los datos y metadatos
que conforman un folio electrnico y el expediente en su conjunto.
Artculo 112. ndice electrnico. Se debe implementar mecanismos tecnolgicos

que permitan llevar un ndice electrnico de sus expedientes electrnicos, el cual
deber:
Permitir la identificacin de la totalidad de los documentos que conforman

un expediente.
Permitir la identificacin de la secuencia de los documentos y el orden
dentro del expediente electrnico.
Garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir la recuperacin
de sus documentos y metadatos.
Garantizar la preservacin a largo plazo de los datos y metadatos que
conforman el ndice electrnico.
Artculo 113. Identificacin y gestin del expediente electrnico. La Polica

Nacional deber adoptar las normas expedidas por el Archivo General de la
Nacin, para la identificacin y gestin de los expedientes electrnicos de archivo.
Artculo 114. Descripcin documental del expediente electrnico. Los

expedientes electrnicos se deben describir desde su tramitacin, teniendo en
cuenta las normas internacionales de descripcin archivstica, los estndares y
normas adoptadas por el Archivo General de la Nacin y las polticas sobre
interoperabilidad que reglamente el Gobierno Nacional.
Artculo 115. Conformacin de unidades documentales simples. Para los

documentos electrnicos que conforman series documentales simples, tambin
aplicar lo establecido en los artculos 3 al 13 del presente Acuerdo.
Artculo 116. Cierre del expediente electrnico. La Polica Nacional deber

utilizar mecanismos electrnicos seguros para garantizar la integridad y
autenticidad en el cierre de los expedientes, tales como estampados de tiempos,
firmas digitales, ndice electrnico, los cuales debern ser preservados en el
tiempo; as como otros mecanismos o procedimientos que se creen en el futuro,
de acuerdo con los avances de tecnologa.
Artculo 117. Depuracin o intervencin de expedientes electrnicos. En el

caso de expedientes electrnicos se prohbe cualquier intervencin al expediente
en cualquier etapa de su tramitacin, as como la seleccin o depuracin de
documentos.
Artculo 118. Preservacin a largo plazo del expediente electrnico o digital.

En la preservacin de los expedientes electrnicos se debern aplicar las
continuacin.
__________________________________________________________________
directrices establecidas en el artculo 29 del Decreto 2609 de 2012 y dems
normas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nacin.
Artculo 119. Cero papel. El concepto de ocinas Cero Papel u ocina sin papel
se relaciona con la reduccin sistemtica y ordenada del uso del papel mediante la
sustitucin de los documentos en fsico por soportes y medios electrnicos.
La ocina Cero Papel no propone la eliminacin total de los documentos en papel.

La experiencia de pases que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado
que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos
ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la
utilizacin de medio fsicos o en papel.
El objetivo de largo plazo que requiere que todas las organizaciones o personas
que intercambien informacin con la administracin pblica, utilicen de forma
exclusiva los medios electrnicos, lo que hace necesario que tengan las
condiciones tcnicas disponibles y que se generalice el uso de estos medios por
cada uno de ellos.
Beneficios en la aplicacin de la poltica del Cero Papel
Procesos y servicios ms eficaces y eficientes.

Aumento de la productividad
Uso ptimo de los recursos.
Buenas prcticas en gestin documental.
Eliminar la duplicidad de documentos.
Disminuir los tiempos de localizacin de la informacin.
Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento.
Para el ambiente
Ahorro del papel
Reduccin de emisin de residuos.

Disminuir el consumo de energa empleada para imprimir, fotocopias etc.
Reducir los residuos contaminantes como tner cartuchos de tintas etc.
Buenas prcticas para reducir el consumo de papel.
Fotocopiar o imprimir a doble cara. Una forma ecaz de reducir el consumo de

papel en la ocina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una.
Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envos, espacio de
almacenamiento, se reduce el peso, son ms cmodos para engrapar, encarpetar
y transportar.
Es recomendable que en la tercerizacin o contratos de servicios de fotocopiado e

impresin, o en la compra de estos equipos se je prioridad a aquellas
fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que puedan fotocopiar por ambas
caras (dplex) de forma automtica.
En el caso de los servidores pblicos, debern utilizar siempre la impresin y

fotocopia a doble cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas,
como las del Sistema de Gestin de Calidad, Programa de Gestin Documental, o
requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar. Se recomienda

continuacin.
__________________________________________________________________
utilizar las funciones de reducir los documentos a diferentes tamaos, que
permitan en una cara de la hoja rena (2) o ms pginas, que para revisin de
borradores resulta adecuado.
Configuracin correcta de las pginas. Muchas de las impresiones fallidas se

deben a que no verificamos la configuracin de los documentos antes de dar la
orden de imprimir, para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las
opciones de revisin y vista previa para identificar elementos fuera de las
mrgenes.
Lectura y correccin en pantalla. Durante la elaboracin de documentos es

comn que se corrija el documento entre dos (2) y tres (3) veces; al hacer la
revisin y correccin en papel se est gastando el doble de papel, por lo anterior
es recomendable realizar estas correcciones en el computador, que
adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar herramientas como revisin
gramatical y ortogrfica.
Evitar copias e impresiones innecesarias. Es importante determinar, antes de

realizar la impresin de mltiples ejemplares de un mismo documento, sin son
realmente indispensables, teniendo en cuenta que existen diversos medios de
difusin de la informacin como es el correo Exchange o el Office Communicator,
entre otros.
Guardar archivos no impresos en el computador. En los casos que no se

requiera copia impresa de los documentos se recomienda almacenarlos en disco
duro del computador, discos compactos DVD, u otros repositorios o medio
tecnolgico que permita conservar temporalmente dicha informacin.
Reutilizar el papel impreso por una cara. Se utilizarn las hojas de papel
usadas por una cara para la impresin de borradores, toma de notas, impresin de
formatos a diligenciar en forma manual, lista de asistencia entre otros.
Reciclar. El reciclaje de papel disminuye los requerimientos de rboles para la

fabricacin de papel reciclado, as como la emisin de elementos contaminantes;
por tal motivo las entidades y los servidores pblicos debern mantener polticas y
acciones que faciliten la seleccin en la fuente y el reciclaje del papel.

Gua 3 Documentos Electrnicos, Gua 4 Expediente Electrnico, Gua 5

Digitalizacin Certificada de Documentos y Gua 6 Sistemas de Gestin de
Documentos Electrnicos, emanadas por el Archivo General de la Nacin.
CAPTULO XIV
CONSERVACIN PREVENTIVA Y USO DE TERMO-HIGRMETROS
Artculo 121. Objetivo. Implementar procedimientos que describen los

lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez
se establecen parmetros para el control de temperatura y humedad relativa en
las instalaciones policiales donde reposan los documentos institucionales, as
como el tratamiento de los factores externos como son la luz, polvo, agentes
continuacin.
__________________________________________________________________
biolgicos que ejercen una accin negativa sobre la conservacin del acervo
documental.
Artculo 122. Alcance. Adoptar los parmetros necesarios que permitan

garantizar la conservacin de los archivos en la Polica Nacional, mediante la
implementacin de herramientas para el control del deterior de los mismos, por
causa de la temperatura y humedad relativa suscitada en los cambios climticos
presentes en la geografa colombiana y dems agentes internos y externos que
puedan afectar la informacin producida por la Institucin.
Artculo 123. Archivos centrales y el patrimonio documental. La Ley 594 de

2000, Ley General de Archivos, se adopt con el propsito de establecer las
reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado
colombiano, teniendo como mbito de aplicacin a la administracin pblica en
sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y
los dems organismos regulados por dicha Ley.
Desde el momento de la emisin de la Ley, se ha hecho un gran esfuerzo por

lograr que las entidades cumplan con las responsabilidades y tareas que les han
sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de preservar la documentacin;
aunque para algunos la conservacin es un proceso aislado, los esfuerzos del
Archivo General de la Nacin por rescatar la importancia de la conservacin como
elemento de la funcin archivstica, han dado frutos. Sin embargo, an falta trabajo
por desarrollar, ya que todava existen archivos en manos de personas con buena
voluntad, pero sin los conocimientos bsicos para llevar a cabo procesos que
aunque son sencillos, generan grandes beneficios para los documentos.
Algunas veces se piensa que solo la documentacin clasificada como histrica o

"antigua" amerita un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se
produce o recibe en nuestras oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el
recorrido que han tenido esos documentos "especiales" que hoy consideramos
dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos, probablemente durante el
desarrollo de tareas administrativas propias de la Institucin y pasaron por un
archivo de gestin, que si bien en ese momento no reciba tal nombre, lentamente
fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un archivo
central. Es aqu donde empezamos a valorar toda la documentacin desde el
primer momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar las comunicaciones
producidas en los archivos de todas las unidades policiales.
El Archivo General de la Polica Nacional, a travs de su Grupo de Administracin

y Conservacin Documental, ha buscado la manera de brindar asesora a todas
las unidades policiales, con el fin de ayudarles a conservar de manera adecuada
sus archivos. Una parte importante de esos archivos lo constituyen todos aquellos
documentos susceptibles de ser declarados como bienes de inters institucional.
Este es un campo al que se le haba dado importancia desde el punto de vista de
la restauracin, con las labores de recuperacin de los fondos documentales.
Nuestra Institucin logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de
su doctrina y legado cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de
pertenencia. Por eso, es necesario cultivar una conciencia institucional para
preservar la informacin. Una forma importante de conservar el pasado es
precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir histrico de
las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras
vivencias policiales y se constituyen por s mismos en portadores de valores
continuacin.
__________________________________________________________________
histricos de referencia material y tecnolgica. Aqu yace la importancia de
conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital.
Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e

insuficiente ya que en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la
informacin se pierde aunque los soportes puedan recuperarse parcialmente y la
cantidad de profesionales en la Institucin, preparados en este campo resulta
bastante limitada e insuficiente en proporcin al volumen documental de la Polica
Nacional. Por fortuna, cada vez cobra ms importancia el desarrollo de la
conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes
volmenes documentales con caractersticas heterogneas, pues propone
soluciones generales de mantenimiento.
La conservacin preventiva se refiere a "las estrategias de orden poltico u

operativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes
de archivo sin entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al
entorno ambiental y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan
inmersos"; en otras palabras, "contempla manejos administrativos, uso de
materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y locales,
sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservacin, manipulacin
y mantenimiento peridico entre otros factores".
Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas

dentro de un programa integral de conservacin, que debe contemplar la
orientacin, planeacin y diseo de estrategias que de manera directa o indirecta
contribuyan con la conservacin del material que custodia y/o produce cada
unidad.
Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a los bienes documentales,
es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y
certeramente en la aplicacin de las estrategias para su desarrollo y as lograr
nuestro objetivo principal: los archivos al servicio del cliente interno y externo.
Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el compromiso

con la unidad, los compaeros y la Institucin a la cual estamos vinculados. Esta
toma de conciencia es a la vez, un compromiso moral, hacindose participe en la
recuperacin del patrimonio documental, meta que se lograr de una parte,
atendiendo a las realidades de nuestro polica y de otra, con la puesta en prctica
de las estrategias investigadas en el campo de la conservacin preventiva.
Artculo 124. Diagnstico integral. La evaluacin de un archivo y de las

condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y control del acervo
que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservacin de
los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusin, fundamento de
la memoria histrica de la Nacin y garante de derechos y deberes ciudadanos al
dar cuenta de las actuaciones de las instituciones.
La falta de organizacin as como las deficiencias en las reas de depsito y la

carencia de sistemas de proteccin, tanto en los archivos de Gestin como en los
Centrales e Histricos, propician el deterioro del material documental. Con el fin de
determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar
procesos de diagnstico integral; este ser la base a partir de la cual se formulen
las medidas de conservacin preventiva que deben aplicarse en los archivos.
continuacin.
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Proponemos esta metodologa para determinar factores y variables que directa o
indirectamente inciden en la conservacin de la documentacin, haciendo especial
nfasis en la evaluacin y control de las situaciones administrativas, las
condiciones ambientales y las caractersticas de la documentacin, abordando la
problemtica derivada de la carencia de organizacin archivstica y la acumulacin
de alteraciones que afectan los soportes.
EI diagnstico garantiza:
Una visin completa de la situacin en la que se encuentra el archivo pues

contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el
cual est la documentacin y de su organizacin.
Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables
que inciden en la preservacin, desde una perspectiva integral, teniendo en
cuenta sus especificidades pues se evala el estado de conservacin por
medio del deterioro presente en los documentos.
Permite la formulacin de programas de conservacin preventiva, dirigidos a
la correccin, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los
factores involucrados, priorizando los relevantes.
Facilita los procesos de gestin documental que deben formular los archivos
atendiendo a los principios rectores de la archivstica de procedencia y orden
natural, y al ciclo vital de los documentos.
Contribuye en la planificacin dando la posibilidad de tomar decisiones
administrativas, permite proyectar presupuestos para la adquisicin de
materiales e insumos y tomar los correctivos que se deben adoptar a nivel de
planta fsica basados en la determinacin de necesidades precisas.
Posibilita la prestacin de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como
de la entidad en general.
Cmo se hace el diagnstico: El Archivo General de la Nacin atendiendo al

desarrollo de la poltica de salvaguarda, conservacin, recuperacin y acceso a la
informacin custodiada por los archivos y en busca de su articulacin para
alcanzar el objetivo comn de hacer de estas instituciones centros de informacin
para la administracin y la cultura, proporciona por medio de la publicacin
Pautas para Diagnstico Integral de Archivos, una propuesta metodolgica
enfocada a la ejecucin de procesos de diagnstico integral. EI diagnstico parte
de la identificacin de las caractersticas particulares y del estudio de los aspectos
en los cuales se encuentran los archivos y que revisten mayor impacto, para luego
de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y las oportunidades de
manejo. As, se podrn identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones
pertinentes, por medio de la formulacin de estrategias, la planeacin y
consecucin del mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los
archivos.
La metodologa que se propone basa sus resultados en el anlisis pormenorizado

de tres grandes bloques temticos: la identificacin de la entidad y del archivo, la
determinacin de su infraestructura fsica y las caractersticas que posee la
documentacin punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organizacin
y finalmente las caractersticas y estado en el cual se encuentra la documentacin.
Esta forma de visualizacin, permite desde el propio desarrollo de los formatos,
entender como estos componentes que a simple vista podran pasar
desapercibidos, son los que tendrn impacto en mayor o menor proporcin y
finalmente son los que llegan a determinar el estado de conservacin de los
bienes documentales.
continuacin.
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La propuesta de aplicacin que presenta el Archivo General de la Nacin, surge
de los planteamientos inciales que se formularon en el "Sistema integrado de
Conservacin", los cuales han logrado enriquecerse con la participacin de
profesionales en restauracin, quienes proporcionan medios con los cuales se
realizan clculos y anlisis automatizados que de otra forma serian complejos.
Esta herramienta aplica principios estadsticos y toma como punto de partida, las
necesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las
variables que determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos.
La experiencia acumulada en los aos de funcionamiento del Laboratorio de

Restauracin del Archivo General de la Nacin, obtenida con los aportes de
restauradores, especialistas en encuadernacin, bilogos, microbilogos y
qumicos, permiten tener la certidumbre que con la aplicacin y anlisis juicioso de
la informacin recopilada en los formatos, se lograr una mejor comprensin de
las situaciones que afectan e inciden en un archivo. As, ser posible desarrollar
planes y programas a fin de lograr la adecuada conservacin, organizacin y
salvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la informacin y siendo de
garantes de los derechos colectivos.
Las unidades que requieran realizar el diagnstico integral de archivo, deben
diligenciar los formatos que se encuentran plasmados en la publicacin Pautas
para Diagnstico Integral de Archivos del AGN. Desde esta ptica se garantizar,
la preservacin y conservacin del legado documental presente en los archivos de
la Institucin.
Artculo 125. Sistema Integrado de Conservacin (SIC). El Sistema Integrado

de Conservacin (SIC), contemplado dentro de la Ley 594 de 2000 o Ley General
de Archivos, en el Captulo XI, se define como el "Conjunto de estrategias y
procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos
establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de
soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin,
desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su
depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital". La implementacin del
SIC es obligatoria en aquellas entidades pblicas o privadas que cumplen
funciones pblicas.
Un Sistema Integrado de Conservacin pretende integrar las tcnicas archivsticas

con las herramientas de conservacin a fin de ofrecer una metodologa que pueda
ser aplicada a cualquier documentacin en su ciclo vital, desde su produccin
hasta su disposicin final.
Es importante anotar que el SIC en cada unidad, debe plantearse de acuerdo con
las necesidades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos
factores intrnsecos y extrnsecos de deterioro que pueden estar afectando la
documentacin y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias.
Este debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en el

cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programa
general planeado de acuerdo con las necesidades de conservacin determinadas
a travs de un diagnstico integral, el personal y los recursos disponibles, deber
prever los costos dentro de los proyectos de inversin institucional; un nuevo
frente de trabajo dentro de los desempeos de la Institucin.
continuacin.
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EI SIC no puede depender nicamente del responsable de archivo o del
funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de todos los
funcionarios, desde jefes de Gestin Documental, Comandantes de Regin,
Metropolitanas de Polica, Departamentos y Directores; y mantener
constantemente un proceso de sensibilizacin a todo nivel, para concientizar de
modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes
de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de la
Institucin.
Principales aspectos a considerar. Para disear el Sistema Integrado de

Conservacin, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, de modo que se
construya un sistema que se ajuste a las necesidades especficas y permita la
correccin de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservacin:
Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo,

tecnologa e importancia, Particularmente se deben contemplar los soportes
diferentes al papel en los cuales se est consignando actualmente la informacin
como los disquetes, las microfichas y las cintas de video, entre otros
Conocimiento de los factores de deterioro de los bienes documentales y sus

mecanismos de control, Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los
procesos de deterioro se podrn tomar medidas preventivas o correctivas segn
las necesidades que existan.
Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y

mantenimiento de los bienes de archivo, Especficamente se deben considerar las
normas sobre acceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy
relacionados con el mantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en
este punto, que la unidad aproveche las herramientas que brinda el Archivo
General de la Nacin a travs de sus publicaciones, las visitas de asistencia
tcnica y los acuerdos que en temas de conservacin se han producido.
Estrategias o programas de conservacin: Las estrategias o programas de

conservacin se formulan con el propsito de desarrollar soluciones integrales de
conservacin y teniendo en cuenta los factores de alteracin presentes y la
intensidad de su manifestacin. Contemplan acciones a desarrollar tanto para
prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicacin debe ser continua
desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos
y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como para
corregirlo.
Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares,

el presupuesto y las posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden
convertirse de ningn modo en camisa de fuerza, sino ms bien cada unidad
determinar cules son las que debe implementar e incluso si requiere de otras
para satisfacer sus propias necesidades. En otras palabras, es a partir del
diagnstico integral que se definen los programas requeridos.
En trminos generales los programas de conservacin consisten en:
Sensibilizacin del personal

Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel,
como electrnicos)
Monitoreo y control ambiental y biolgico
Limpieza de reas y documentos
continuacin.
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Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de
almacenamiento)
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones
Prevencin y atencin de emergencias.
Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que

no se incluye en esta gua por ser tema especfico de una ya existente (Pautas
para el diagnstico integral de archivos, publicacin elaborada por el Archivo
General de la Nacin); pero que es la base para la formulacin de los programas
requeridos que funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.
Sensibilizacin del personal: a travs de esta estrategia, se busca concertar

mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoracin de las fuentes
documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservacin
y organizacin de los archivos.
Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los
archivos y a sus usuarios. Se har especial nfasis en las diferentes instancias en
las que se establecen y aplican los Programas de Gestin Documental y tambin
en las que involucran prstamo, consulta y reprografa, ya que en todas ellas est
involucrada la manipulacin de la documentacin.
Esta sensibilizacin se puede lograr a travs de la programacin de

capacitaciones para los funcionarios, actividades ldicas o incluso resultan de gran
utilidad manuales didcticos y cartillas.
Pargrafo 1. Se deben adoptar los programas de conservacin preventiva en los

archivos de la Polica Nacional con el fin de prevenir la prdida de informacin y
garantizar su disponibilidad; para esta actividad deben adelantar actividades de
carcter preventivo y administrativas. Algunos de los programas presentados
requieren el uso de equipos y elementos como: aspiradores, escobas, bayetillas,
alcohol antisptico, brochas de cerda suave, secadores, ventiladores, papel de
arroz para ruptura de documentos, pegantes libre de cido para el material
fotogrfico, sobres de manila, sobres de acetatos, clips plsticos. (Ver anexo 5).
Pargrafo 2. Para realizar el monitoreo en el cumplimiento del programa de

conservacin preventiva, se encuentra asociado en la Suite Visin Empresarial el
Formato de seguimiento a los programas de conservacin preventiva para los
archivos de la Polica Nacional. (Ver anexo 4)
Artculo 126. Limpieza de reas y documentos. La limpieza de reas y

documentos es una de las principales estrategias por desarrollar en materia de
conservacin preventiva. Debe incluir tanto el control de la carga de polvo
(evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes, cajas y
documentos) y en control de factores que pueden ocasionar la aparicin de
contaminantes de tipo biolgico.
La limpieza debe ser permanente y peridica. Especficamente para las reas de

depsito se debe procurar realizar una limpieza en seco y en hmedo por lo
menos una vez al mes y debe registrarse en formatos diseados con el fin de
hacer seguimiento y control del programa de limpieza.
Eliminacin del polvo: el polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se

almacena sobre estanteras, cajas, carpetas y documentos, puede generar
procesos de corrosin de los soportes que asociados con una humedad relativa y
continuacin.
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temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y la aparicin de
deterioros fsicos y qumicos que en la mayora de los casos resultan irreversibles.
Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relacin con agentes
biolgicos entre los que se encuentran caros y esporas de hongos y bacterias,
que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y
degradacin de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.
Para recordar:
Un buen programa de limpieza puede ser la frmula ms eficaz para prevenir

problemas de deterioro en la documentacin, reduciendo as las
probabilidades de tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en
procesos de restauracin.
EI objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la
suciedad sobre las reas de depsito y manejo documental. Por ello, est
dirigido al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la
documentacin.
Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para
los funcionarios encargados de estas actividades.
La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aporten
humedad a los ambientes. Es necesario que las labores de limpieza se basen
en un instructivo de limpieza de reas y documentos. EI Archivo General de la
Nacin desarroll un instructivo con las pautas mnimas a tener en cuenta, que
podr ajustarse de acuerdo a necesidades particulares, siempre siguiendo los
lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que solo ser para
los espacios, NUNCA para la documentacin, pues esta, requiere de un
trabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los
productos y procesos sobre los soportes.
Artculo 127. Control de contaminantes biolgicos. La estrategia debe incluir la

aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y erradicacin de agentes
biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones
ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes
biolgicos incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.
Esta estrategia ser dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la

custodia de la documentacin. Aunque tambin incluir al pblico que consulta, de
manera que se prevengan hbitos que promuevan la formacin o aparicin de
deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos dentro de las zonas de depsito o
consulta, y el pasar las pginas remojando el dedo en saliva).
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y

actividad del agente contaminante.
Aislar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la
armona de los expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y
referencias cruzadas),
Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de
jardines y rboles).
Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los
espacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.
En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un
restaurador deber realizar el tratamiento individual con productos y procesos
tcnicos.
continuacin.
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Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin,
desinsectacin y desratizacin de reas.
Uso y manipulacin: esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y

mtodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que
componen un archivo. Para lograr una mejor conservacin, es necesario dar
prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de
los diseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.
Almacenamiento y realmacenamiento: es indispensable el uso de mobiliario y

unidades de conservacin acordes con la cantidad, formato, tcnica y uso de los
documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Para la adquisicin de las unidades
correctas, es indispensable el trabajo en grupo con el personal responsable de
compras de la unidad, que debe estar consciente de la importancia que reviste en
el tema de archivos el uso de materiales calidad archivo. Se requiere:
Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos

archivsticos y ms especficamente con los procesos de Gestin Documental
y el ciclo vital; es decir, desde el mismo momento de la produccin del
documento deber contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores
segn sea el caso.
Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta
nicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.
Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de
las unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin
documental y proyectar el crecimiento del volumen de documentacin de
acuerdo con las tablas de retencin documental y las transferencias
programadas.
Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos
especficos, para disear o adquirir unidades que respondan a las
necesidades particulares.
Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario.
Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de
conservacin adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos,
sobres para fotos), que cumplan con los estndares de calidad establecidos
por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.
Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de

conservacin, debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas
relacionados con el tipo de materiales utilizados (adhesivos cidos) y tcnicas
(perforacin de los folios y de prdida de informacin, poco espacio entre
mrgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por
otro lado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los
materiales si an no se han realizado procesos archivsticos y si las Tablas de
Retencin Documental de la entidad no han sido adoptadas o implementadas, ya
que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmacin o digitalizacin, es
imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se
perder el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionarn deterioros
innecesarios (ver anexo 1).
Unidades de conservacin: materiales y diseo: eI Archivo General de la

Polica Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de Administracin y
Conservacin Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo,
son unidades de conservacin que ofrecen mejores garantas preventivas para los
documentos de la Institucin. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de
continuacin.
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las diversas instituciones tanto pblicas como privadas, el Archivo General de la
Nacin de Colombia, sustentado en la NTC 5397:2005 Materiales para
documentos de archivo con soporte de papel, donde se especifican las
caractersticas de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las
cajas y las carpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del pas,
elabor un documento con las caractersticas de calidad que deben cumplir los
materiales con que se fabrican las cajas y las carpetas que van hacer utilizadas
por los diferentes archivos del pas, denominado Gua para la Implementacin de
un Programa de Gestin Documental. (Ver anexo 3).
Artculo 128. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones: con esta

estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las
instalaciones en particular de las reas de manejo documental, debido a la
existencia de espacios inadecuados para el depsito de los documentos, la falta
de capacitacin del personal sobre aspectos de conservacin preventiva y el
deficiente mantenimiento de las edificaciones. Es necesario:
Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales

constructivos y acabados del edificio.
Identificar regularmente factores de alteracin: redes de energa, conduccin
de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que
acumulen polvo y mugre.
Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los
factores de alteracin.
A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y
prioridades de mantenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin
de los espacios de archivo.
Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y
hacer seguimiento, para establecer si es til o debe replantearse. Resulta de
vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes
hidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la
unidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que
pequeos problemas puedan aumentar debido a la demora en la correccin
de dichos percances.
Artculo 129. Prevencin y atencin de desastres: existen muchos factores de

riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depsitos, por lo tanto,
esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el
personal sepa cmo actuar en caso de desastre.
Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin

(durante) y respuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias,
desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la proteccin del
personal y del acervo documental.
Se considera pertinente abordar los artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por
el cual se desarrolla el artculo 64 del Ttulo VII "Conservacin de Documentos", y
del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo", as:
Artculo 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y

situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificacin general
de la preservacin. Un plan programado acertadamente permite una
respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro
tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la edificacin,
continuacin.
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evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro.
Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y
proteccin de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias
de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la respuesta y la
recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del
personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de
vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo
de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin.
Pargrafo: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los

programas adelantados en las unidades por los Comit de prevencin o de Salud
Ocupacional en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un
responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de
reaccin y recuperacin.
Artculo 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del

panorama de riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas
potenciales. Frente a estas situaciones se establecern las medidas preventivas
pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan
de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias.
En trminos generales los archivos debern contar con suficientes extintores

(preferiblemente de agente extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del
agua sobre las tintas solubles es irreversible, mientras que el efecto del agente
extintor limpio o CO2 podr tratarse en procesos de conservacin una vez haya
pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depsito. Para la seleccin de
los lugares donde se ubicaran en el edificio, debern tenerse en cuenta las
siguientes pautas:
La distribucin deber ser uniforme.
Debern ser visibles fcilmente a todas las personas.
Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de bloqueo por
almacenamiento y/o equipos.
Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.
Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.
El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao fsico.
Artculo 130. Otros programas. Aunque se han mencionado las principales

estrategias implementadas par el Archivo General de la Nacin, de acuerdo con
las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programas que
pueden aplicarse y que tambin redundaran en grandes beneficios en caso de ser
bien enfocadas. Entre estas encontramos:
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia: EI objetivo

es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su misma
produccin, a travs de las oficinas de Radicacin y Correspondencia de las
unidades. De esta manera, el programa est dirigido a todo el personal encargado
del manejo documental en la unidad.
Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo

documental en sus tres etapas, para lo cual se requiere la aplicacin del Manual
de Correspondencia (MACO) que establece las pautas que debern ser
cumplidas por todas las reas, en los siguientes aspectos:
Normalizacin en la produccin de tipos documentales: mrgenes, uso de

continuacin.
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papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7), gramaje de mnimo
75 g/m, fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas
estables de escritura e impresin.
Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de
documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones
sobre originales y uso de AZ.
En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con
compartimentos (tipo colmena).
Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia
externa.
Migracin de la informacin a otros soportes: Los procesos de conservacin

preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe normalizarse,
con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y despus
de los procesos de migracin o reproduccin (microfilme, fotografa, fotocopias,
digitalizacin, etc.). La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la
manipulacin de los documentos en procesos reprogrficos, al personal de
depsito (archivo), servicios al pblico y a los usuarios.
Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la documentacin previamente,

teniendo en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y
establecer las acciones de conservacin durante y despus del proceso de
migracin. As mismo es de suma importancia capacitar al personal involucrado
sobre los procesos especficos de conservacin preventiva como manipulacin y
desempaste, si llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo.
En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que esta debe

hacerse con un objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una
moda o en un gasto sin un propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta
que debe realizarse cuando la documentacin cuenta con organizacin desde el
punto de vista archivstico.
EI Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el ciclo vital de los

documentos y sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la
elaboracin de TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundar en la
proteccin de los archivos administrativos e histricos de la Institucin y aportar
las herramientas requeridas para una adecuada conservacin del patrimonio
documental de la Polica Nacional.
Es importante tener claro que ningn proceso que se realice de manera

independiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de
conservacin realizado de manera aislada o solo al momento de realizar una
transferencia al archivo central o histrico, no garantizar la conservacin; la
elaboracin de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas prcticas
de manipulacin y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por
convertirse en un documento ms. El poseer estanteras, cajas y carpetas, en
todos los archivos, sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los
principios de orden original y procedencia, no hace ms que una bonita fachada
para un fondo acumulado, donde es imposible encontrar los documentos en el
preciso instante en que se requieren.
Por este motivo, se ponen a disposicin de los responsables de archivo de las

unidades, las medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa
del ciclo vital. En algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se
repiten, por lo que es necesario que todos los principios envueltos en el tema de
continuacin.
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la Conservacin Preventiva se inculquen en los funcionarios responsables no solo
de custodiar, sino de producir documentos.
Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden, pero tambin es fcil que se d el

proceso inverso y se terminen olvidando las buenas costumbres, para regresar a
esos viejos hbitos que han ocasionado grandes prdidas a la memoria
documental e histrica de muchas instituciones. Por esto es necesario un esfuerzo
arduo y constante de todos los actores involucrados en los archivos.
Artculo 131. La conservacin en el Archivo de Gestin. Desde el punto de

vista archivstico, es importante tener presente que no existe mejor organizacin
que la creacin de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma
de garantizar la conservacin de aquellos documentos que as lo requieren, pues
va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual
implica manejos ms racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento.
EI Archivo de Gestin "comprende toda la documentacin que es sometida a

continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a
los asuntos iniciados"3. En esta fase se desarrollan los procesos de produccin,
recepcin, distribucin y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro del
Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la
misma produccin cuando se deben aplicar principios de conservacin preventiva
para lograr una adecuada preservacin del acervo documental.
La conservacin debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar

materiales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel
(preferiblemente libre de cido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas,
insolubles en agua luego de aplicadas y qumicamente estables); as mismo, la
estructura de los documentos (mrgenes) tambin deben ser reguladas con el fin
de evitar problemas en el momento de almacenar. Existen Normas Tcnicas de
Calidad (NTC 4436: "papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y la durabilidad", y la NTC 2223: "Equipos y tiles de oficina. Tinta
liquida para escribir") que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta
a la hora de hacer la eleccin de los mismos, para evitar problemas en el futuro.
Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicacin

de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y
cumpliendo con ellas. Juegan aqu un papel importante las oficinas responsables
de compras en cada unidad.
En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos aun

dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin
de los archivos. Es importante que en las oficinas se eliminen practicas tan
dainas para los documentos como la perforacin de los documentos y el uso de
material metlico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros y sean
reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento
plstico) aun cuando su costo pueda resultar algo superior. Es necesario recordar,
que la correccin de problemas y deterioros generados por estos elementos
resultar sin duda alguna mucho ms costosa (segn los expertos el costo puede
resultar hasta 3 veces mayor).
3 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, artculo 23.

continuacin.
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Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser
almacenados dentro de AZ o carpetas de yute. Prcticas como esta, sumadas a la
falta de regulacin en las mrgenes de los documentos, causan la prdida de
soporte y de informacin dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningn
documento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que
sern determinadas al interior de la unidad, por el respectivo Comit de Archivo y
por exigencias normativas, ms no por simple preferencia de los funcionarios). En
caso de requerir este sistema de almacenamiento, ser necesario utilizar ganchos
legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las mrgenes no
ocasionen perdida de informacin una vez sea perforado.
Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran

volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas fsicos a la
documentacin (rasgaduras en la zona donde son perforados), as mismo
contienen material metlico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse
y a transmitir dicha oxidacin a los folios. En el caso de Archivos de Gestin, es
posible utilizar carpetas sencillas de cartulina o yute dentro de carpetas colgantes
plsticas, debido al alto costo que implicara contar con carpetas desacidificadas o
de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este almacenamiento ser solo
temporal.
Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de

la unidad, ya que la concepcin comn de que el documento que no se legaje est
en riesgo de perderse, es el denominador comn en las entidades pblicas y
privadas. Sin embargo, dicha prctica no garantiza que un documento no pueda
extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad
de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulacin, conlleve a
arrancar los folios.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede

implementarse el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el
contacto entre los folios y el metal. Esta medida es de carcter temporal, ya que
asla los folios del material metlico, pero debe recordarse que al momento de
transferir la documentacin, deber ser eliminado todo el material metlico. Cabe
anotar que esto ser responsabilidad de cada funcionario y no del personal del
Archivo Central.
Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la

documentacin, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia
para la adquisicin de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el
paso del tiempo y la manipulacin terminan causando fragmentacin e incluso
prdida.
Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima

recomendada para la unidad de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro
aletas tiene una capacidad mxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo
del gramaje del papel), por lo tanto, no deber excederse esta cantidad de manera
que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorndose rpidamente.
Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los
documentos, como "mtodo de prevencin" para que los documentos no se
salgan, ya que la carpeta est diseada para mantenerse cerrada.
En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro

aletas libres de cido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se
recomienda colocar al inicio y al final, una cartulina blanca que actu como
continuacin.
__________________________________________________________________
barrera entre la carpeta y los documentos.
Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la

produccin y estar elaboradas con materiales de conservacin. Esto es de suma
importancia si lo que se pretende es lograr una buena conservacin a travs de
todo el ciclo vital, pues de otra manera, si usamos carpetas cidas e inadecuadas,
se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenarn y
acelerarn el proceso de degradacin natural dentro del papel.
Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de

propalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como
las historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de
su creacin, por la importancia que tienen para los ciudadanos.
Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es

necesario recordar que el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido
comn la prctica de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que
corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa graves
deterioros a la documentacin. Para el almacenamiento, tanto en archivos de
gestin y con ms razn una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si
es el caso, debern utilizarse unidades de conservacin (carpetas) y planotecas
diseadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento
colgantes, ya que la posicin colgante puede generar tensiones al papel, tampoco
aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte
superior o de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico irreversible.
Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede
ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y
eliminacin del material metlico al interior de los archivos de gestin, es
importante resaltar que el Archivo General de la Polica Nacional y su Grupo de
Administracin y Conservacin Documental, han obtenido muy buenos resultados
con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a
todas las unidades policiales. Un buen manejo de la gestin documental NO
depender de si el expediente esta legajado, sino de otros factores, tales como el
control de los documentos (inventario nico documental actualizado, hoja de
control) y la foliacin adecuada.
EI Archivo de Gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para
almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario
recomendado, encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante),
que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido
por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad mxima
que debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario.
Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y
con su respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de
cada unidad o dependencia deber proyectarse el espacio suficiente dentro de
cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los
que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al Archivo Central,
debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin estipulado en la respectiva
Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples deterioros por
almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, cajas en el piso o al interior de
espacios no adecuados como baos, cafeteras y corredores entre otros.
La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a

conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se
continuacin.
__________________________________________________________________
recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformacin, manchas, rasgaduras
y otros problemas. As mismo, no debe consumirse en el lugar donde estn
ubicados los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar
accidentes que ocasionen deterioro a los mismos.
Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios,

se debe evitar el uso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas
adicionales sobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en
aquellas cintas de uso especfico en el campo de la conservacin), tienen un alto
grado de acidez y problemas de oxidacin y amarillamiento con el paso del
tiempo. En la mayora de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin
intervenir. Solo en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de prdida total o
parcial de la documentacin puede implementarse el uso de pequeos puentes en
forma de corbatn, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada
"cinta mgica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes), ubicados al
principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los fragmentos.
Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el dao sea
grave, y el documento sea de gran valor, deber recurrirse a un restaurador
profesional con experiencia para que realice el tratamiento que se requiera.
Nunca deber permitirse que una persona sin conocimiento y experiencia en el
tema de la conservacin, se encargue de hacer este tipo de procesos, pues en la
mayora de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad".
En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y

celuguas, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente,
dentro de las celuguas, los documentos se deben almacenar en carpetas
realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m,
cartulina propalcote de mnimo 320 g/m, cartulina brstol/bond). Se deben utilizar
carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluya adhesivos,
cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con
el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido (rotulo de
identificacin).
Artculo 132. Monitoreo y control ambiental y biolgico. Para lograr una buena
conservacin, es necesario controlar de manera permanente las condiciones
ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes
atmosfricos), en particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y
procesos tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las
condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biolgicos
Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del

archivo, determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su
influencia en la conservacin de la documentacin, utilizando equipos para la
medicin y registro de las condiciones ambientales: luxmetro, monitores UV,
termohigrmetro, datalagger, entre otros; Una vez se evalen las condiciones y
se tenga un buen entendimiento del comportamiento climtico dentro y fuera del
archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de
filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (segn el
caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y
filtros de polvo, entre otros.
Para tener un programa de control de condiciones ambientales no es

indispensable contar con equipos de ltima tecnologa en grandes cantidades, ya
que en lugar de invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer
mediciones puntuales con pocos equipos muy bien calibrados y que el personal
continuacin.
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sepa utilizar y contar con los recursos necesarios para el control de las
condiciones, ya que la toma de datos no es por s sola una solucin.
Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten
con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos
casos, se deber controlar ms que el lograr la temperatura y la humedad relativa
ideales, los niveles de fluctuacin, que no debern exceder los 4C y el 5%
diario; ya que el papel por su naturaleza, tender siempre amoldarse a las
condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada,
producir cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el
soporte.
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello,

debe contarse con sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como
extractores o ventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y
la humedad relativa. Es necesario que se garantice la renovacin continua y
permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos
recomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico.
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una
adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera
nunca quede recostada sobre los muros.
Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminacin. Las radiaciones

visibles y an ms las invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por
ende, la radiacin visible lumnica deber ser igual o menor a 100 lux. En caso de
que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estos debern ser protegidos
con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los
documentos.
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar
documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos
ideales, los depsitos de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese
luz natural, y la ventilacin debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en
casos donde se requiere adecuar los espacios ya existentes, podr pensarse en
soluciones alternativas como las ya propuestas o con persianas (no cortinas de
tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas.
Artculo 133. Utilizacin de termo higrmetros. El control de la temperatura y la

humedad relativa es de vital importancia en la preservacin de los acervos
documentales que son conservados en los archivos de la Institucin, teniendo en
cuenta que la incorrecta medicin de estas variables contribuye al deterioro de los
mismos, en este sentido se debe tener en cuenta que el calor acelera el deterioro
mientras que la humedad relativa fomenta las reacciones qumicas, que
combinadas con la alta temperatura, estimulan el crecimiento de agentes nocivos
como hongos e insectos; de igual forma, una humedad relativa extremadamente
baja, puede conducir a la desecacin y fragilidad de ciertos componentes en los
soportes documentales.
Las fluctuaciones en la temperatura y la humedad son perjudiciales para acervos

documentales, por cuanto sus cambios aceleran el deterioro y conducen a daos
tan visibles como la deformacin del papel y de las cubiertas de libros y similares,
el desmoronamiento de la tinta en escamas y el agrietamiento de emulsiones en
fotografas.
continuacin.
__________________________________________________________________
Por lo anterior, es de suma importancia mantener condiciones ambientales
estables dentro de los rangos recomendados, los cuales debern mantenerse
durante las 24 horas de los 365 das al ao. Una de las condiciones que debe
mantenerse controlada es el sistema de climatizacin (aire acondicionado,
extractores y/o ventiladores); este control permitir la disminucin en los costos
generados por la reparacin de la documentacin que pueda deteriorarse.4
La experiencia indica que la vida til de los materiales se alarga significativamente

si se mantienen niveles de temperatura y humedad relativa moderada y estable, y
si se mantienen, van permitiendo cambios graduales de estas condiciones durante
todo el ao. Es importante precisar que los requerimientos de temperatura y de
humedad relativa de documentos varan de acuerdo al soporte de los diferentes
registros.
As las cosas, el registro de la temperatura y humedad relativa deber medirse

sistemticamente ya que los datos all producidos permiten:
1) Documentar las condiciones ambientales existentes.

2) Apoyar las solicitudes para la instalacin de controles ambientales y
3) Sealar si el equipo de climatizacin disponible est operando
adecuadamente, produciendo las condiciones deseadas5
a) Importancia del control del clima: Aunque no se pueden eliminar todas las
causas del deterioro de los inventarios documentales sin sacrificar el acceso
que se tiene a ellos, s se puede en gran medida desacelerar el deterioro
producido por el ambiente. El control de factores como la luz es relativamente
sencillo, pero el control del clima es ms difcil y se constituye como un hecho
esencial para la preservacin a largo plazo de los acervos documentales.
La humedad relativa es un concepto fundamental del clima, siendo esta una

medida que representa la capacidad del aire de retener humedad; esta
humedad puede provenir del agua aadida al ambiente intencionalmente (por
ejemplo, un humidificador), accidentalmente (goteras o inundaciones),
gradualmente (objetos que absorben humedad, como papel o madera), o
debido a cambios de temperatura (por ejemplo, los causados por el uso de
calefaccin o de aire acondicionado). Los factores anteriores interactan para
incrementar o disminuir la humedad relativa.
Los libros, expedientes, las fotografas y otros tipos de documentos elaborados

en papel son muy vulnerables al dao causado por el ambiente, el calor, la
humedad, la luz y los agentes contaminantes producen reacciones qumicas
destructivas. Un ambiente clido y hmedo favorece procesos biolgicos como
el crecimiento de hongos e insectos, aunque algunos materiales usados en la
produccin de documentos han demostrado ser muy perdurables, hay otros
como el papel de pulpa de madera y las tintas cidas que se deterioran
rpidamente en condiciones adversas.
Una temperatura superior a 20C y una humedad relativa superior al 60%

estimulan el crecimiento de hongos y la actividad de insectos ocasionando
daos adicionales en los niveles de clima extremos; as como el incremento en
la formacin de cidos; una humedad relativa muy baja puede tornar frgil el
papel, los adhesivos, las fotogrficas y otros materiales.
4
Manual de preservacin de bibliotecas y archivos del Northeas Document Conservation Center Pg. 68.
5
Ibid.
continuacin.
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Para evitar el deterioro de la documentacin es necesaria una buena
climatizacin, la regla sera mientras ms fresco sea el clima y mientras ms
cerca del nivel moderado (35 - 45% humedad relativa y 20C de temperatura)
ser mejor.
b) Sistemas de control de las condiciones ambientales: Cuando se trata de

control de las condiciones ambientales en el interior de un edificio,
generalmente la primera iniciativa es la de recurrir a aparatos o instalaciones de
climatizacin; sin embargo, la adopcin de medidas de control de las
condiciones ambientales debe contemplar en primer lugar las deficiencias de
aislamiento trmico de puertas y ventanas del edificio. Despus de tratar
adecuadamente estos aspectos, denominados de control pasivo, se analizaran
las necesidades de control activo mediante aparatos o instalaciones que
permitan estabilizar las condiciones en los niveles requeridos.
Los recursos tcnicos a aplicar para la estabilizacin de las condiciones

ambientales en los niveles requeridos para la conservacin de los acervos
documentales pueden ser muy diferentes aunque siempre hay que tener en
cuenta que la humedad relativa del aire, es el parmetro fundamental. Los
mecanismos a utilizar sern:
Sistemas de control parcial fijos o porttiles: humidificadores y

deshumidificadores utilizados para controlar situaciones desfavorables
puntuales durante cortos perodos de tiempo, o como equipos de
emergencia.
Sistemas centralizados: instalaciones fijas como los diferentes sistemas de
climatizacin, ventilacin forzada, calefaccin y refrigeracin, para controlar
situaciones desfavorables para los diferentes documentos.
c) Determinar el clima adecuado: La forma de determinar el clima adecuado en

un archivo es midiendo y registrando la temperatura y la humedad relativa con
instrumentos diseados para tal fin, mediante la realizacin de mediciones
sistemticas en todas las reas de archivo. Un registro concreto y preciso es la
base sobre la cual se desarrollan un conjunto de pasos prcticos tendientes a
mejorar las condiciones de almacenamiento; esta informacin se constituye en
un argumento vlido para convencer a los directores, jefes de oficinas asesoras,
comandantes de regin, metropolitanas, departamentos, directores de escuelas
y jefes de unidades desconcentradas para la toma de decisiones en cuanto a la
importancia preponderante del control del clima de las instalaciones destinadas
a archivos en la Institucin.
d) Cundo y dnde realizar las mediciones: Si esta actividad depende de una

persona en lugar de un instrumento de registro automtico, se tomarn
muestras de la variacin de las condiciones climticas dejando el registro en el
formato cdigo 1LA-FR-0044 Registro de Temperatura y Humedad Relativa.
Para la toma de las mediciones, se recomienda esperar que estn en los puntos
ms altos y en los ms bajos de temperatura. En los archivos de la Polica se
debe realizar esta medicin tres (3) veces por da como mnimo, as: entre
06:00 a 09:00 horas, entre 13:00 a 15:00 horas y entre 17:00 a 19:00 horas;
esto permitir hacer un seguimiento constante a las posibles variaciones
climticas y tomar las medidas tendientes a su estabilizacin.
La interpretacin de la informacin proporcionada por estos instrumentos se

deber tabular y graficar para evidenciar de manera fcil las fluctuaciones y la
continuacin.
__________________________________________________________________
frecuencia de las mismas. Esto debe hacerse de manera peridica, semanal
preferiblemente, aunque tambin puede realizarse mensualmente, lo que
permitir hacer un seguimiento eficaz a fin de tomar decisiones para estabilizar
la temperatura en las instalaciones donde reposan los acervos documentales.
e) Medidas para enfrentar el incremento de la temperatura
Encender aires acondicionados, extractores, ventiladores entre otros.

Abrir las puertas y ventanas para que las corrientes de aire refresquen las
instalaciones y ayuden a estabilizar la temperatura.
Hacer uso de persianas para evitar la luz solar directa sobre documentos.
Las instalaciones deben contar con rejillas ubicadas entre 10 y 50 cms del piso
que permitan una circulacin de aire en los depsitos de documentos de la
Institucin.
f) Medidas para enfrentar el descenso de la temperatura:
Si se cuenta con un calentador proceder a encenderlo para estabilizar la

temperatura.
Hacer uso del fluido elctrico, encendiendo todas las luces del depsito
documental.
Aislar el depsito documental, cerrando puertas y ventanas para evitar que el
aire frio ingrese a las instalaciones.
g) Medidas para controlar la humedad relativa
Airear las reas durante y despus de las jornadas laborales, en especial

cuando haya un buen nmero de funcionarios en el mismo recinto.
Propender por aislar los focos de produccin de la humedad como son fuentes
de agua, tuberas, sanitarios, dispensadoras de agua, etc.
Establecer una calefaccin moderada.
Evitar instalar muebles, modulares, escritorios, mesas de trabajo, locker
pegados a la paredes ya que esta prctica eleva la cantidad de humedad, si
se dejan despegados el aire circular mejor previniendo la humedad.
En zonas tropicales de climas extremos es indispensable el uso de
deshumidificadores.
Apoyarse con la utilizacin de humidificadores instrumentos que ayudan a
mejorar el ambiente mediante el aumento de la humedad, lo que tambin se
traduce en un menor riesgo de que proliferen los microorganismos causantes
del deterioro documental.
Se debe tener en cuenta que los cambios de temperatura no sean
traumticos, es decir, que se debe moderar el uso y aplicacin de mecanismos
para el control de la misma de una manera progresiva; los cambios abruptos
afectan los acervos documentales.
De las medidas que se adopten para estabilizar las condiciones ambientales
de temperatura y humedad, debe dejarse evidencia documentada en el
formato cdigo 1LA-FR-0044 Registro de Temperatura y Humedad Relativa.
(Una planilla por cada termo higrmetro)
h) Instrumento de medicin:
Termohigrmetro: Instrumento para medir temperatura y humedad ambiente de

forma continuada.
continuacin.
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Seguridad: la seguridad del instrumento constituye una preocupacin, la
mayora de los Termo higrmetros vienen en estuches que pueden taladrarse
para colocarles un cable de seguridad. Asegrese de que el instrumento se
saque del estuche o se sujete adecuadamente para protegerlo de daos
durante esta operacin. El diseo de algunos instrumentos incluye la presencia
de orificios a travs de los cuales puede introducirse una guaya de seguridad.
Mantenimiento: al igual que todo instrumento, los Termo higrmetros deben

ser sometidos a un mantenimiento de rutina. Debe utilizarse el forro para
proteger a los mecanismos del polvo, y el instrumento debe limpiarse
peridicamente siguiendo las instrucciones del manual. Considere la
rehidratacin peridica de su instrumento si el fabricante as lo recomienda.
Nota: En el ao 2013 se dotaron a todas las unidades que cuentan con Archivos
Centrales de termo higrmetros marca CEM modelo DT-172 los cuales cuentan
con el respetivo certificado de calibracin expedido por el fabricante;
posteriormente se realizar la calibracin del equipo cada ao. Es
responsabilidad de las unidades prever los recursos a travs del presupuesto
para la compra o calibracin de sus instrumentos de medicin.
Ubicacin: es importante situar los termo higrmetros por encima del nivel del
suelo (mnimo a 60 centmetros), lejos de los respiraderos y de los equipos de
calefaccin, enfriamiento, humidificacin y deshumidificacin, as como de
puertas y ventanas.
Nota: El control de la temperatura debe ser responsabilidad de una persona

especfica en el rea de almacenamiento, asimismo se deber capacitar a un
suplente para que cubra sus ausencias laborales.
i) Afectacin de los documentos por no aplicar los mecanismos de medicin

adecuada: En caso de presentarse afectaciones a los documentos, se deben
adoptar medidas correctivas de manera inmediata para contrarrestar el posible
deterioro documental, as:
Reduccin de la humedad: Como se indic anteriormente, la humedad da

origen al crecimiento de hongos. Disminuirla resulta esencial para detener
dicho crecimiento.
Evitar subir la calefaccin: Elevar la temperatura no ayuda a secar los
documentos en las zonas de almacenamiento. El calor adicional en presencia
de humedad conduce a que los hongos se desarrollen con ms rapidez.
En documentos que presentan humedad: Normalmente los hongos crecen
sobre los materiales mojados; por lo anterior, se debe proceder a su secado
inmediato, para evitar el crecimiento de los hongos y el deterioro de los
documentos.
Observar los riesgos para la salud: Algunas especies de hongos son txicas
para las personas, la exposicin a los hongos puede conducir a alergias
incluso en personas que no son propensas. Toda persona que trabaje con
objetos contaminados debe protegerse convenientemente con los elementos
de bioseguridad establecidos.
Artculo 134. Recomendaciones en caso de afectacin de los documentos

como consecuencia de un inadecuado manejo de temperatura y humedad
relativa en los archivos.
continuacin.
__________________________________________________________________
a) Averige qu est provocando el crecimiento de hongos: Se debe conocer
la causa del problema, con el propsito de evitar la contaminacin de
documentos que an no estn afectados. Comience buscando una fuente obvia
de humedad, por ejemplo, una filtracin de agua; si no existe tal fuente, utilice
un instrumento de registro para medir la humedad relativa en la zona
correspondiente. En caso de que la humedad sea elevada, podra haber un
desperfecto en el sistema de calefaccin, ventilacin y aire acondicionado, o
bien el rea podra estar sometida a mayor humedad por otra razn, como el
haberse colocado estantes contra un muro exterior. Tambin se pueden
desarrollar hongos en zonas de mala circulacin de aire, o all donde hay
mucho polvo y suciedad que podran constituir su alimento6
Inicie las reparaciones o resuelva el problema lo antes posible; pero si no se

puede llegar a una solucin con rapidez, rescate los documentos y elabore una
estrategia de control mediante la aplicacin de los programas de conservacin
preventiva establecido en la Gua de conservacin preventiva para los archivos
de la Polica Nacional.
b) Tome las medidas necesarias para modificar el ambiente, para evitar el

crecimiento de hongos:Con un trapero o una aspiradora de lquidos y polvo,
elimine el agua estancada. Instale deshumidificadores. Coloque ventiladores
para hacer circular el aire y abra las ventanas (a menos que la humedad sea
ms alta en el exterior)7
c) Ponga en prctica precauciones para el personal y otras personas que

trabajen con objetos contaminados por hongos: Si no se observan hongos
txicos, los archivos pueden ser rescatados por la misma Institucin, pero tenga
cuidado, al manipular objetos contaminados, toda persona deber usar guantes
y ropa plstica desechable adems de una mscara protectora para evitar
posibles afecciones.
Emplee un respirador con filtro de partculas, stos deben limpiarse

peridicamente con alcohol desnaturalizado o para fricciones. Las mscaras
contra polen y polvo que se compran en las farmacias y ferreteras no sirven.
Por el contrario, si no puede usar ropa desechable, asegrese de dejar la ropa
sucia en una zona designada y lvela en agua caliente con cloro.
Algunas personas no pueden usar respiradores los cuales pueden causar

inconvenientes a quienes sufren de asma o problemas al corazn, o a las
mujeres en estado de embarazo. Se recomienda consultar al mdico antes de
emplear un respirador para trabajar con materiales contaminados por hongos.
d) Asle los objetos afectados: Ponga en cuarentena los objetos afectados

trasladndolos a un rea limpia, con una humedad relativa inferior al 45% y
alejada de los documentos. Los objetos deben llevarse en bolsas plsticas
selladas para no traspasar los hongos a otros objetos durante el
desplazamiento, pero no deben permanecer en las bolsas una vez que han
llegado al rea limpia, pues ello crea un microambiente que puede fomentar un
mayor crecimiento de hongos8
En caso de un brote de hongos podra resultar poco prctico el traslado de los

objetos. En esas circunstancias, la zona en que se guardan debe ponerse en
6
Manual de preservacin de bibliotecas y archivos del Northeas Document Conservation Center Pg. 185.
7
Ibd.
8
Ibd.
continuacin.
__________________________________________________________________
cuarentena y sellarse para apartarla del resto del edificio, en la medida de lo
posible.
e) Secado de los materiales: Los materiales mojados deben secarse en un

recinto fresco, seco y con buena circulacin de aire, el mejor sitio para este fin
es el que posee aire acondicionado, pero si no encuentra ninguno, utilice
ventiladores para que circule el aire (no los oriente directamente hacia los
objetos, ya que se pueden daar los materiales y esparcirse an ms las
esporas de hongos). Coloque toallas (los diarios comunes pueden traspasar
tinta a los objetos mojados) debajo de los objetos que se estn secando, para
absorber la humedad, y cambie este material secante con frecuencia teniendo
en cuenta que el secado por aire consume tiempo y atencin9
Los documentos pueden secarse tambin en el exterior, bajo el sol, ya que

tanto la luz del sol como la ultravioleta pueden tornar latentes algunos hongos,
pero la humedad externa debe ser baja. Sin embargo, no olvide que el sol
destie y ocasiona otros daos a los documentos por lo que estos materiales
deben controlarse atentamente y dejarse fuera no ms de una hora.
f) Limpieza los objetos pertinentes:
Cuando un documento presente hongos activos (suaves y cubiertos de

pelusa), se debe consultar con un profesional en la materia, quien usar una
aspiradora especial para evitar que se incrusten todava ms los hongos en el
papel. Las siguientes instrucciones se deben aplicar nicamente a los hongos
pasivos (secos y polvorientos).
Siempre que sea posible, retire el residuo de los hongos en el exterior en vez
de hacerlo en un espacio cerrado. Recuerde que debe usar equipo protector,
como se indic anteriormente. Si le resulta imprescindible trabajar en el
interior, hgalo delante de un ventilador que haga salir el aire contaminado por
una ventana.
Emplee recogedor de partculas de alta eficiencia para frenar las esporas, ya
que las aspiradoras corrientes simplemente descargan las esporas en el aire.
Se puede utilizar tambin una aspiradora comercial de lquidos/polvo si se
llena el estanque con una solucin de fungicida (aerosol desinfectante
antibacterial), diluido segn las instrucciones de la etiqueta.
No aspire directamente objetos frgiles, pues la succin puede daarlos con
facilidad. Los papeles se pueden aspirar a travs de una rejilla plstica sujeta
con pesos; igualmente, en el caso de los libros puede usarse el accesorio de
escobilla de la aspiradora, cubierto con gasa o con una rejilla, para impedir
que se pierdan trozos sueltos. Las cajas se pueden aspirar en forma directa.
Para eliminar las bolsas o los filtros de la aspiradora, sllelos en bolsas
plsticas de basura y squelos del edificio.
Una vez que el material contaminado est seco y el residuo se ve polvoriento,
tome una brocha suave y ancha, como las que se usan para pintar, y cepille
ligeramente los hongos polvorientos para removerlos de la superficie del
objeto, esto debe efectuarse en el exterior o bien los hongos deben cepillarse
hacia la boquilla de una aspiradora.
g) Secar y limpiar las reas donde haya ocurrido el brote de hongos: Lo

puede hacer usted mismo o bien puede contratar una empresa que preste
servicios de deshumidificacin y/o limpieza.
9
Ibd. Pg. 187
continuacin.
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Aspire los estantes y pisos con una aspiradora de lquidos/polvo llena de una
solucin fungicida, luego pseles un pao la solucin similar, djelos secar por
completo antes de volver a colocar los materiales; si permanece un olor a
humedad en la sala, puede colocar envases abiertos de bicarbonato.
h) Devuelva los materiales al rea afectada: Haga esto despus de haber

limpiado cuidadosamente la zona e identificado y tratado la causa del brote de
hongos.
i) Realice el control de las condiciones ambientales para evitar un nuevo

crecimiento de hongos:
Aspire las estanteras y la parte superior de los libros sin cajas colocados
en ellas, o lmpielos con un pao magntico.
Mantenga las ventanas cerradas, de manera que se pueda impedir la
entrada de las esporas activas, y prohba las plantas vivas en las zonas de
almacenamiento, pues tambin son fuente de esporas.
Evite almacenar los documentos en zonas potencialmente hmedas o en
lugares donde pueden acontecer accidentes con agua.
Elabore un plan para la atencin de desastres, que permita actuar en caso
de presentarse una contingencia en las reas destinadas a archivos en la
Institucin.
j) Consideraciones generales: Es importante para garantizar la conservacin
del patrimonio documental de la Institucin que las unidades gestionen la
consecucin de elementos como aires acondicionados, ventiladores,
extractores de aire, deshumidificadores, humidificadores, que permitirn el
mantenimiento de la temperatura y humedad relativa en las instalaciones
donde se albergan documentos.
Para efectos de seguimiento en la aplicacin de los programas de

conservacin preventiva, es necesario el diligenciamiento del formato
Seguimiento a los programas de conservacin preventiva para los archivos de
la Polica Nacional, en el cual se consignarn las actividades que las unidades
deben desarrollar de manera peridica, propendiendo por garantizar la
conservacin del patrimonio documental de la Institucin.

Acuerdo 011 de 1996 AGN. Establece criterios de conservacin y organizacin.
Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos

de archivo del Reglamento General de Archivo sobre restricciones por razones
de conservacin.
Acuerdo 048 de 2000 AGN Desarrolla el artculo 59 del captulo 7 conservacin

de documentos y del reglamento general de archivos sobre conservacin
preventiva, conservacin restauracin documental.
Acuerdo 049 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7
Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre
condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Acuerdo 050 de 2000 AGN. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII conservacin de
documentos del reglamento general de archivos sobre prevencin de deterioro de
los documentos de archivo y situaciones de riesgos.
Acuerdo 056 de 2000 AGN. Sobre acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 037 de 2002 AGN. Por el cual se establecen las especificaciones

tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia,
organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo
de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley General de archivos 594
de 2000.
Acuerdo 38 de 2002 AGN. Desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos

sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y los archivos.
Circular 01 de 2003 AGN. Organizacin y conservacin de los documentos de

archivo.
Instructivo de limpieza y desinfeccin de reas y de documentos de archivo,

(Archivo General de la Nacin).
Manual de preservacin de bibliotecas y archivos del Northeast Document

Conservation Center.
CAPITULO XV
CONSIDERACIONES GENERALES
Artculo 136. Servicios Archivsticos
Consulta de documentos: la consulta de documentos en los archivos de

gestin, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deber
efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su
soporte.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern

ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se
haya delegado esa facultad y slo se permitir cuando la informacin no tenga
carcter de reservado conforme a la Constitucin o a las Leyes. En la
correspondiente oficina se llevara el registro de prstamo y de forma opcional
una estadstica de consulta.
Prstamo de documentos para trmites internos: en el evento que se

requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de prstamo, la
dependencia productora deber llevar un registro en el que se consigne la
fecha del prstamo, identificacin completa del expediente, nmero total de
folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y trmino perentorio para
su devolucin. (formato consulta de documentos) Vencido el plazo, el
responsable de la dependencia productora deber hacer exigible su devolucin
inmediata.
Servicio de referencia: el principal objetivo del servicio de referencia es

conseguir que todas las informaciones requeridas sean satisfechas. Por este
motivo, el archivo debe contar con una seccin especfica, con personal
continuacin.
__________________________________________________________________
especializado en la bsqueda de informacin y con una coleccin de consulta
til. Adems, debe desarrollar las iniciativas y procedimientos que considere
necesarios para facilitar al usuario el acceso a la informacin.
Facilitar la orientacin temtica de los documentos, a travs de guas, ndices,

catlogos, censos, entre otros, y los diferentes servicios que se prestan, as
como los datos donde puedan adquirir informacin.
Servicio de asesora y formacin archivsticas: el proyecto educativo, es la

carta de navegacin con el fin de lograr la formacin integral del talento humano
de la Polica Nacional, mediante el cual se establece la poltica archivstica y los
parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin, como ente rector
de las funcin archivstica en Colombia.
Servicio de reprografa: un servicio que posibilita la reproduccin de los

fondos bibliogrficos y documentales de la Biblioteca y Archivo, siempre de
acuerdo con la norma legal vigente en cuanto a la salvaguarda de los derechos
de autor.
Servicio de informacin: memoria institucional y tcnica: es el servicio de

informacin que tiene la finalidad de resolver problemas cotidianos de
informacin, de estudio o de investigacin gracias a los conocimientos
especficos de las fuentes de informacin. Se trata de un servicio directo y
personalizado al usuario.
Se trata del servicio por excelencia que da sentido a la funcin archivstica, ya

que un buen servicio de referencia se apoya en una buena organizacin de los
acervos documentales y la ms adecuada elaboracin de instrumentos de
acceso a la misma.
Artculo 137. De los Libros
a) Apertura y cierre de libros
De conformidad con lo dispuesto en la Resolucin No. 8614 del 24 de diciembre

de 2012 por la cual se adopta el Programa de Gestin Documental PGD para la
Unidad de Gestin General, Descentralizados, Comando General, Fuerzas
Militares y Polica Nacional, emanada del Ministerio de Defensa Nacional, la
apertura y cierre de libros en la institucin se realizar mediante una anotacin,
con lo cual quedar abolida la Resolucin Ministerial No. 074 de 1919. El modelo a
aplicar ser el siguiente:
Modelo de Apertura
Ciudad y fecha
UNIDAD: Departamento de Polica Caldas (Ejemplo 1)

DEPENDENCIA: Estacin La Dorada
APERTURA: En la fecha y de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 11.5.1

de la Resolucin No. 8614 del 24 de diciembre de 2012 emanada del Ministerio de
Defensa Nacional, se cierra el presente libro que consta de (200) folios tiles, el
cual se destin como (Nombre del Libro Ejemplo: LIBRO DE POBLACIN).
continuacin.
__________________________________________________________________
___________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia
Modelo de Cierre
Ciudad y fecha
UNIDAD: Departamento de Polica Caldas (Ejemplo 1)

DEPENDENCIA: Estacin La Dorada
CIERRE: en la fecha y de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 11.5.1 de la

Resolucin No. 8614 del 24 de diciembre de 2012 emanada del Ministerio de
Defensa Nacional, se abre el presente libro que consta de (200) folios tiles, el
cual ser destinado como (Nombre del Libro Ejemplo: LIBRO DE POBLACIN).
_______________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia
b) Instrucciones generales:
La presente anotacin debe escribirse a mano con lapicero de tinta negra

insoluble; se prohbe para la Apertura o Cierre la utilizacin de hojas impresas.
La letra utilizada deber ser legible para todos los lectores y los escritos elabo-
rados atendiendo a las reglas ortogrficas de la Real Academia.
Para la apertura de un libro foliado se escribir en el primer folio.
Para el cierre del libro se escribir en el ltimo folio til.
En el caso de cierres por trmino de ao, este se escribir en el folio siguiente
de la ltima anotacin registrada en el respectivo libro; y la nueva apertura se
escribir en el folio siguiente.
Tenga en cuenta que debe llenarse con claridad, en orden cronolgico, sin
enmendaduras; est absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la
encuadernacin o foliatura de los libros.
En el evento de que un libro carezca de paginacin, se deber realizar la
foliacin correspondiente.
Para el caso de los libros institucionales que se encuentren preimpresos (libros
que se adquieran previamente con rayados especiales ej. minutas de servicio),
la anotacin de apertura o cierre, deber ser realizada de forma impresa y
pegada en el folio correspondiente, en todo caso la anotacin deber ser
exactamente igual a la establecida en el presente manual.
c) Forrado de libros. Respecto al forrado de libros en la institucin, esta prctica

quedar abolida, por cuanto este procedimiento afecta la conservacin de
estos documentos, debido a los componentes qumicos de los materiales
utilizados para tal fin.
d) Diligenciamiento de libros. Tenga en cuenta que deben diligenciarse con

claridad, en orden cronolgico, sin dejar espacios en blanco entre renglones,
en lo posible sin enmendaduras. Est absolutamente prohibido arrancar hojas
o alterar la encuadernacin o foliatura de los libros. Para lo cual y en caso de
correcciones en un folio, se escribe la palabra ANULADO trazando una lnea
con tinta negra de un extremo al otro.
continuacin.
__________________________________________________________________
En este caso se debe informar por escrito al superior inmediato el motivo por el
cual fue anula dicho folio.
Cuando se trate de errores ortogrficos o de contexto en una anotacin, se

escribir entre parntesis la palabra (correccin) y seguido de ella se escribir
nuevamente la palabra debidamente corregida; queda prohibido el uso de
resaltadores, correctores o cualquier otro medio que pueda alterar la originalidad
de los registros. En todos los libros institucionales la tinta a utilizar ser de negro
e insoluble.
Artculo 138. Estabilidad del personal que labora en los Archivos. Es

importante que los seores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Comandantes
de Regin, Metropolitanas y Departamentos de Polica y Directores de escuelas
de Polica, conozcan, interpreten y practiquen las polticas y planes institucionales
y en el caso particular de la gestin documental, para que se garantice la
estabilidad y permanencia en los cargos de quienes se desempean como jefes
de los diferentes archivos centrales a nivel pas; lo anterior teniendo en cuenta el
gran esfuerzo del Mando Institucional encaminado hacia la consolidacin del
Proceso de Gestin Documental
La estabilidad de los funcionarios permite que los conocimientos adquiridos por

parte de este personal posibiliten una adecuada organizacin y administracin del
patrimonio documental de la Institucin en el mbito nacional.
Por las anteriores consideraciones, el mando institucional dispone que se brinde

estabilidad en el cargo a las personas designadas como Jefes de Gestin
Documental y su equipo de trabajo de las diferentes unidades policiales, de
acuerdo con su formacin y conocimiento tcnico, tecnolgico o profesional,
acreditado en el transcurso del tiempo y posibilitando un ptimo desempeo y
desarrollo de habilidades archivsticas para alcanzar los propsitos institucionales,
mxime, si han recibido la conveniente capacitacin en esfuerzo institucional.
Artculo 139. Obligatoriedad El manual nico de gestin documental para la

polica nacional se desarrollar mediante el presente acto administrativo, ser de
obligatorio cumplimiento teniendo en cuenta las actividades relacionadas con el
Proceso de Gestin Documental.
Artculo 140. Vigencia La presente resolucin rige a partir de la fecha de su

expedicin y deroga la Resolucin 05460 del 22/12/2014 Por el cual se adopta el
Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional as como todas
aquellas disposiciones que le sean contraria a ella.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE:
Dada en Bogot D.C., a los 25 ENE 2016
ORIGINAL FIRMADO
General RODOLFO PALOMINO LOPEZ
Director General de la Polica Nacional
Elaborado por: PT. Bayron Jos Herrera Salcedo
PT. Jhonnatan Alcal Martnez
APA012 Laura Bibiana Briceo Rincn
ASE-06 Clara Josefa Ruiz Lenis
Revisado por: ASE-16 Yenny Alexandra Montao Granados
CT. William Alejandro Moncada vega
TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
CR. Pablo Antonio Criollo Rey
Fecha de elaboracin: 06-12-2015
Ubicacin: //Documentos/resoluciones
continuacin.
__________________________________________________________________
ANEXOS
Anexo 1: Empaste y encuadernacin La Solucin?
Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza

muchas veces de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y
los mtodos por los que se realiza. En ocasiones, no resulta fcil determinar el
paso a seguir con grandes paquetes de documentos. Sin importar cul sea la
cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo es
conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del empaste,
existe una verdad fundamental: un empaste de calidad deficiente trae
consecuencias irreversibles, por lo que se hace necesario evitar que este tipo de
prcticas se vuelvan comunes dentro de nuestros archivos.
Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son mltiples,

consideramos importante mencionar algunos ejemplos con el propsito de que no
se repitan. En algunas ocasiones, la documentacin no se ha preparado
correctamente para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a empastar sin
eliminar primero el material metlico, hacer foliacin y revisarla, desdoblar los
documentos (quedando incluso perdida la informacin por no poder desdoblarlo).
En otros casos, las mrgenes resultan insuficientes y al empastar la informacin
se ha perdido al perforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque no
puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro
problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de
la Nacin, pues se usan costuras conocidas como diente de perro y de nervios
incrustados que causan roturas y prdidas de parte del soporte, causan
desgarros de la unidad y el exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se
incrustan los nervios, generando problemas de tipo qumico, fsico y hasta
esttico.
Al momento de evaluar la necesidad del empaste, deben tenerse en cuenta los

siguientes criterios:
Necesidad: segn la clasificacin archivstica, la frecuencia de uso y la

obligatoriedad del empaste.
Funcionalidad: debe examinarse con cuidado si las mrgenes lo permiten sin
afectar el contenido y el grado de abertura que se requerira para no alterar la
lectura de texto.
Durabilidad: resistencia al uso y estabilidad estructural.
Longevidad: resistencia al deterioro qumico y estabilidad de los materiales
que se usan para el empaste.
Reversibilidad: en lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad
de reemplazarse posteriormente.
A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales,

especficamente el grado de acidez de cartones, papeles y telas; as mismo, la
cubierta debe ser acorde con el tamao y peso de la unidad, si la cantidad de
folios es muy alta, debe partirse en dos o tres parte iguales y empastar de la
misma forma, de manera que no dificulte la abertura.
continuacin.
__________________________________________________________________
Anexo 2: Extintores
Para tener una idea de la mnima cantidad de extintores que debern ubicarse
dentro de un depsito de archivos, se incluye la siguiente tabla.
OCUPACIN OCUPACIN OCUPACIN

Riesgo
Riesgo Leve Riesgo Ordinario*
extraordinario
(bajo) (moderado) (alto)
Clasificacin mnima
2 2 4
Extintor Individual
3000 pies 1500 pies 1000 pies
cuadrados cuadrados cuadrados
rea mxima 280 m 140 m 93 m
Por unidad de A 11250 pies 11250 pies 11250 pies
cuadrados cuadrados cuadrados
1045 m 1045 m 1045 m
Distancia mxima a 75 pies 75 pies 75 pies
recorrer hasta el
22.7 m 22.7 m 22.7 m
extintor
Cuando el rea de un edificio es menor de 3000 pies cuadrados (279 m) debera

colocarse por lo menos un extintor del tamao mnimo recomendado.
*Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificacin entraran la mayora

de los depsitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso nico como
archivo y no como cuarto de san alejo. La cantidad total de combustible de clase
A e inflamables de clase B estn presentes en una proporcin mayor que la
esperada en lugares con riesgo menor (bajo). Estos lugares podran consistir en
oficinas, salones de clase, tiendas de mercanca y almacenamiento, manufactura
ligera, salones de exhibicin de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de
reas de servicio de lugares de riesgos menor (bajo) y depsitos con mercancas
de clase I y II.
Cada entidad deber evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para

implementar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automticos de riego
(sprinklers), entre otros. Teniendo presente que el dao causado a los
documentos en un incendio, sea el menos posible. Ya que en caso de conatos de
incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores,
al mojar la documentacin y causar problemas con las tintas y los soportes.
continuacin.
__________________________________________________________________
Anexo 3: Especificaciones cajas y carpetas de archivo
Especificaciones cajas de archivo
Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la

documentacin del polvo, la contaminacin, los cambios bruscos de humedad
relativa y temperatura, y contribuyen a su adecuada manipulacin y organizacin.
Las cajas han ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseos acordes
con el formato de los documentos.
El Laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin a partir de la

investigacin y revisin de diseos empleados en otros pases y con la asesora
de empresas nacionales ha avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para
Archivo Histrico, Archivo Central y para documentos de mediano y gran formato.
El diseo de las cajas que se recomiendan a continuacin permite por medio del
plegado y el ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al
rasgado. Los siguientes diseos facilitan la produccin en lnea y su posterior
armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metlicos. Cabe aclarar, que las
cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y
en cuanto al material, stas deben ser fabricadas con cartn kraft corrugado de
pared sencilla y cumplir los siguientes requisitos:
Material: Cajas producidas con cartn kraft corrugado de pared sencilla.

Resistencia: El cartn corrugado debe tener una resistencia mnima a la
compresin vertical (RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mnima al
aplastamiento horizontal de 2 Kgf/cm2.
Recubrimiento interno. Debido a la composicin del cartn corrugado, este

material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migracin de cido a los
documentos, el cartn debe contar con un recubrimiento interior constituido por
una pelcula transparente de material inerte con base en ceras neutras, pelculas
polimricas, emulsin de parafinas o ceras vegetales. La pelcula debe ser
qumicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no
presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los
documentos. En ningn caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo nico componente sea parafina. Los recubrimientos que
cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes:
Emulen 50: Emulsin acuosa de polmero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad

200-400 cps.
Mobil-cer-a: Pelcula a base de ceras y parafinas, la cual es usada
tradicionalmente en embalajes para exportacin de flores con el fin de evitar la
deshidratacin.
Adhesn 599: Adhesivo en emulsin de polivinil acetato modificado,
viscosidad 1200-1500 cps.
Dispromul R: Dispersin balanceada con ceras parafnicas, pH 8 - 9,
viscosidad 200 cps mximo MA-003.
Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificacin de
la entidad.
Acabado. El cartn corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de

partculas abrasivas u otras imperfecciones.
continuacin.
__________________________________________________________________
Especificaciones cajas de archivo. Ref.: Archivo Histrico
Dimensiones Ancho: 11,5 Alto: 25,5

x largo: 39 cm.
internas: cm. x cm.
Dimensiones Ancho: 12,5 Alto: 26,5
x largo: 42,5 cm.
externas: cm. x cm.
Medidas que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin
Diseo: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el
deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
Especificaciones cajas de archivo. Ref.: Archivo Central
Dimensiones Ancho: 20 cm.

Alto: 25 cm. x largo: 39 cm.
internas: x
Dimensiones Ancho: 21 cm.
alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
externas: x
Medidas que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.

Diseo: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaa
para su manipulacin.
Pargrafo: Este diseo tambin puede ser utilizado para Archivo Histrico.
Especificaciones cajas de archivo. Ref.: Cajas para documentos de mediano

formato
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones
Largo: 60 cm. X Ancho: 44 cm. X alto: 8 cm.
internas:
Dimensiones
largo: 60,5 cm. X Ancho: 44 cm. X alto: 8,5 cm.
externas:
continuacin.
__________________________________________________________________
Base:
Dimensiones
Largo: 57,5 cm. X Ancho: 41 cm. X alto: 8 cm
internas:
Dimensiones
Largo: 58 cm. X Ancho: 43 cm. X alto: 8,5 cm
internas:
Diseo: iincluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la
consulta y retiro de la documentacin.
Especificaciones cajas de archivo. Ref.: Cajas para documentos de gran

formato
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones Largo: 88 cm.

Ancho: 61 cm. X alto: 8 cm.
internas: X
Dimensiones Largo: 88,5 cm. Ancho:
X alto:8,5 cm.
externas: X 62,5cm.
Base:
Dimensiones
Largo: 87 cm. X Ancho: 59 cm. X alto: 8 cm.
internas:
Dimensiones
Largo: 87,5 cm. X Ancho: 60 cm. X alto:8,5 cm.
externas:
Diseo: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la
consulta y retiro de la documentacin.
Especificaciones carpetas de archivo
Especificaciones carpetas de archivo. Ref. Carpetas con solapas laterales
Dimensiones:
Total: Ancho: 69,5 cm. X Largo: 69,5 cm.

De la base central: Ancho: 22 cm. X Largo: 35 cm.
Ancho: 22 cm. X Largo: 35 cm.
De las aletas laterales:
Ancho: 25,5 cm. X Largo: 35 cm.
De las aletas
Ancho: 22,5 cm X Largo: 17cm.
superiores:
Material:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas

continuacin.
__________________________________________________________________
Deber tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH
7)
Deber estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, perxidos y sulfuro.
Resistente al doblez y al rasgado.
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a
la abrasin y ser insolubles en agua.
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partculas abrasivas u
otras imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2 o
propalcote de mnimo 320 g/m2.
Diseo:
Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan
al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre
los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento.
La capacidad mxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir
adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la

identificacin de su contenido.
DIAGRAMA DE CARPETA
35 cm
22 cm
17 cm
cm 5 cm
cm
22 cm
5
17.5 cm
cm 25.5
cm
5 5
Ref: Carpetas para Archivo de Gestin
Las Carpetas para archivo a adquirir deben cumplir los siguientes requerimientos:
Folder yute de 320 grs.

Tamao oficio.
Fuelle en papel kraff de 4 cm de capacidad con aleta interna para colocar el
gancho.
La aleta que sale de una de las tapas es una sola pieza tapa y aleta.
Unin entre las tapas y aleta con refuerzo completo en papel kraff.
Aleta con perforacin recta para colocar el gancho.
Carpeta con gancho legajador plstico.
Gancho legajador plstico para archivar en 7 y 8 cm.
continuacin.
__________________________________________________________________
En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y
celuguas, productos que se pueden adquirir comercialmente.
Internamente, dentro de las celuguas, los documentos se deben almacenar en

carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240
g/m2, cartulina propalcote de mnimo 320g/m2, cartulina bristol/bond).
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluye
adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de folios
que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se
debe consignar la identificacin de su contenido.
Dimensiones:
Ancho de la cartulina: 45,5 cm.
Largo del pliegue: 35 cm.
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.
Ancho cubierta anterior: 22 cm.
Este ancho incluye una pestaa de 1,5 cm. para identificacin
Pargrafo: No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentacin.
Ref: Carpetas para Documentos de Gran Formato
Los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable

(cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2 o cartulina propalcote de mnimo
320 g/m2). Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y
formato de folios que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el
diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido.
En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentacin de gran

formato se puede utilizar la unin de varias piezas de cartn o cartulina, usando
como bisagras cintas o telas (con alto contenido de algodn o lino), cuyo adhesivo
sea resistentes al paso del tiempo, reversible (fcilmente removibles) y estable en
condiciones ptimas de humedad relativa y temperatura (humedad relativa entre
45% y 60% y temperatura entre 15C y 20C). El color del adhesivo debe ser
continuacin.
__________________________________________________________________
permanente, es decir, no debe decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir
manchas.
Adems, ste no debe contener cloruro de polivinilo (PVC) y debe impedir la
propagacin y contaminacin por microorganismos como hongos y/o bacterias. Se
recomienda el uso de adhesivos polimricos tales como: carboximetil celulosa,
metil celulosa, alcohol polivinlico (PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac). El pH de
los anteriores adhesivos debe ser igual o mayor a 7 (pH 7).
Anexo 4: Formato Seguimiento a los Programas de Conservacin Preventiva.

continuacin.
__________________________________________________________________
Instrucciones de Diligenciamiento
Objetivo: Registrar cada una de las actividades que se realizarn para el

cumplimiento a los programas de conservacin preventiva.
Antes de diligenciar el formato es importante leer las siguientes instrucciones:
PERIODO: Se marca la opcin del periodo en el cual se ejecut la aplicacin de

los programas de conservacin (Trimestre 1, 2, 3, 4.) un formato por trimestre.
PROGRAMAS A APLICAR: Estos estn descritos en el Captulo XI Condiciones

tcnicas mnimas que deben poseer las instalaciones destinadas para archivos
del presente Manual, los cuales no deben ser modificados en ninguno de sus
apartes y deben ser ejecutados en su totalidad.
RESPONSABLE: Jefe de Grupo de Gestin Documental de la unidad o quien este

designe siempre y cuando pertenezca al mismo.
PERIOCIDAD: Se deben ejecutar las acciones establecidas en CAPTULO XIV

Conservacin preventiva y uso de termo-higrmetros as como lo referente al
Anexo N 5 del presente Manual.
EQUIPOS Y/O ELEMENTOS: Se deben registrar los equipos y/o elementos con
los cuales se realizara la tarea o actividad segn lo indicado en el Anexo N 5 del
presente Manual.
REAS ATENDIDAS: Se debe registrar el lugar en el cual se realiz la actividad

preventiva teniendo en cuenta su aplicacin para los Archivos Centrales y de
Gestin de las unidades a nivel nacional (depsitos documentales, oficinas,
dependencias).
EVIDENCIA: Se deben referenciar los antecedentes (informes, actas, planillas,

rdenes) sobre la aplicacin del CAPTULO XIV Conservacin preventiva y uso
de termo-higrmetros, estos registros deben ser conservados en las unidades
productoras para su verificacin posterior.
continuacin.
__________________________________________________________________
Glosario
Administracin de Archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas

a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como
la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura
Archivo Electrnico. Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivsticos.
Archivo Fsico. Conjunto de documentos fsicos, producidos y tratados

archivsticamente por la dependencia del MDN que corresponda, acumulados en
el transcurso de la gestin; opera para las dependencias que no tengan un
sistema electrnico para el manejo de la correspondencia o comunicaciones
oficiales.
Archivo de Gestin. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en

busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Clasificacin de Precedencia. Corresponde al reconocimiento de las jerarquas

para su correcta ubicacin o destinacin en un determinado orden de importancia.
Clasificacin Documental. Fase del proceso de organizacin documental, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnica y funcional de la entidad productora por fondo, seccin, series
y/o asuntos.
Comit de Archivo. Grupo asesor de la Alta Direccin, responsable de cumplir y
hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos.
Comunicaciones Oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
Conservacin de Documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de
archivo.
continuacin.
__________________________________________________________________
Conservacin Preventiva. La conservacin preventiva en archivo, es el conjunto
de polticas, medidas y estrategias orientadas a reducir el nivel de riesgo al cual
estn expuestos los documentos al interior de cualquier tipo de entidad. La
conservacin preventiva se caracteriza por tener un enfoque global e integral
frente a la proteccin documental, esto implica la articulacin de prcticas de
conservacin en la estructura de las entidades y en su respectiva dinmica de
funcionamiento.
Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan

a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trmites para las instituciones.
Descripcin Documental. Fase del proceso de organizacin documental que

consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.
Deterioro. Alteracin de los materiales constitutivos de un objeto, el deterioro

puede ser fsico - mecnico, fsico - qumico o qumico.
Digitalizacin. Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se

encuentra guardada de manera analgica en soportes como papel, video, casetes,
cinta, pelcula, microfilm y otros, en una que slo puede leerse o interpretarse por
computador.
Disposicin Final de Documentos. Decisin resultante de la valoracin hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total,
eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Documentacin de Entrada. Es la que se recibe a travs de la ventanilla de

correspondencia, valijas y correo certificado, dirigida a cualquier dependencia de
la entidad.
Documento. Informacin que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte o caractersticas.
Documento de Apoyo. Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de Archivo. Informacin contenida en cualquier soporte y tipo

documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad
rcord.
Documento Electrnico de Archivo. Registro de la informacin generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.
Documento Facilitativo. Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier

institucin y que cumple funciones de apoyo.
Documento Original. Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
continuacin.
__________________________________________________________________
Documento Pblico. Documento otorgado por un funcionario pblico en ejercicio

de su cargo o con su intervencin.
Eliminacin Documental. Actividad resultante de la disposicin final sealada en
las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
informacin en otros soportes.
Estado de Conservacin. Identificacin de las alteraciones de los materiales

constitutivos, causadas por factores mecnicos, fsicos y/o qumicos que van en
detrimento de la permanencia y funcionalidad del documento.
Expediente. Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor

para su uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque
se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la
unidad bsica de la serie.
Expediente Hibrido: Expediente conformado simultneamente por documentos

anlogos y electrnicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad
documental por razones de trmite y actuacin.
Expediente Digital o Digitalizado: Copia exacta de un expediente fsico cuyos

documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrnico mediante procesos de digitalizacin.
Expediente Virtual: conjuntos de documentos relacionados con un mismo trmite

o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrnicos o
de informacin, que se pueden visualizar simulando un expediente electrnico,
pero no puede ser gestionado archivsticamente, hasta que no sean unificados
mediante procedimiento tecnolgicos seguros.
Expediente Electrnico de Archivo: conjunto de documentos y actuaciones

electrnicos producidos y recibidos durante el desarrollo de uno mismo trmite o
procedimiento acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y
vinculados entre s, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto que les dio origen y que se conservan electrnicamente durante todo
su ciclo vital, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
Factores de Deterioro. Son aquellos aspectos que generan cambios a la
estructura fsica y/o qumica del documento, causando su deterioro, estos se
dividen en factores intrnsecos y extrnsecos.
Fondo. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de

un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo
archivo, una institucin o persona.
Foliado electrnico: Asociacin de un documento electrnico a un ndice

electrnico de un mismo expediente electrnico o serie documental, con el fin de
garantizar su integridad, orden y autenticidad.
Gestin de Documentos de Archivo (Records Management), Gestin de

Documentos, Gestin Documental. rea de gestin responsable de un control
eficaz y sistemtico de la creacin, la recepcin, el mantenimiento, el uso y la
disposicin de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y
mantener en forma de documentos la informacin y prueba de las actividades y
operaciones de la organizacin.
continuacin.
__________________________________________________________________
Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Humedad Relativa (HR%). La Humedad Relativa est relacionada con el

contenido de vapor de agua en el ambiente; cuando un ambiente es muy hmedo,
la Humedad Relativa es alta, mientras que cuando es seco, sta es baja. Este tipo
de variaciones afecta los materiales orgnicos se expresa en porcentaje.
Iluminacin Artificial. Irradiacin lumnica generada por un elemento creado por

el hombre tal como velas, lmparas de gasolina, bombillas elctricas y otros.
Iluminacin Natural. Irradiacin generada por el sol.
ndice electrnico: Relacin de los documentos que conforman un expediente

electrnico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodologa
reglamentada para tal fin.
Infraestructura. Est concebida como todos los elementos del espacio en el cual
funciona el archivo. Su lugar geogrfico, el inmueble y sus alrededores, los
elementos arquitectnicos como cimientos, techos, ventanas, desages, etc.
Inventario Documental. Instrumento de recuperacin de informacin que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Microfilmacin. Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como

pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.
Ordenacin Documental. Fase del proceso de organizacin que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificacin.
Organizacin Documental. Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la

ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.
Preservacin a largo plazo. Conjuntos de principios, polticas, medidas, planes y

estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar a estabilidad
fsica, tecnolgica y de proteccin del contenido intelectual, y de la integridad del
objeto documental, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrnico
(documento electrnico de archivo y documentos digitales independientemente del
tipo y formato) adems de medios magnticos, pticos y extrables en su parte
fsica.
Productor Documental. Hace referencia a todo servidor pblico que en ejercicio

de sus funciones produce informacin documentada, registros de los cuales deben
responder por su organizacin, conservacin, uso y manejo.
Programa de Gestin Documental - PGD. Conjunto de instrucciones en las que

se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin
documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los
documentos.
continuacin.
__________________________________________________________________
Radicacin de Comunicaciones Oficiales. Es el procedimiento por medio del

cual las dependencias de que trata la presente resolucin dejan constancia del
recibo de las comunicaciones oficiales recibidas.
En esta radicacin es obligatorio como mnimo dejar constancia de la
dependencia que recibe la comunicacin oficial, la fecha y hora de recibo, con el
fin de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la ley.
En las dependencias de que trata la presente resolucin que cuenten con un

sistema electrnico que permita asignar un nmero consecutivo a las
comunicaciones oficiales recibidas, llevarn esta radicacin con estas
caractersticas.
Recuperacin de Documentos. Accin y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos
Seguridad de la Informacin. Preservacin de la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de la informacin, adicionalmente puede involucrarse otras
propiedades, tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad.
Seleccin Documental. Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de

valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin
permanente.
Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA). La

gestin de documentos electrnicos de archivo es compleja y exige la correcta
aplicacin de una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema - un
SGDEA - que colme tales necesidades precisa software especializado, que puede
consistir en un mdulo especializado, en varios mdulos integrados, en software
desarrollado a la medida del usuario o en una combinacin de varios tipos de
programas informticos.
Sistema Integrado de Conservacin. Conjunto de estrategias y procesos de

preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivo establecido por la
entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado
mantenimiento de sus documentos, independientemente del soporte, garantizando
la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su
emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito final o sea en cualquier
etapa de su ciclo vital.
Tabla de Retencin Documental - TRD. Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoracin Documental - TVD. Listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, as como una disposicin final.
continuacin.
__________________________________________________________________
Temperatura. Es la medida de una propiedad fsica que en s misma no puede
causar dao directo a los materiales. Sin embargo, el dao a los objetos es el
resultado de temperaturas incorrectas y su interaccin con la Humedad Relativa.
Transferencia Documental. Remisin de los documentos del archivo de gestin
al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de
valoracin documental vigentes.
Transferencia Documental Primaria. Son los traslados de documentos del

archivo de gestin (o de oficina) al central o intermedio, sin alteracin de sus
propiedades, para su conservacin precaucional y cuya frecuencia de uso ha
disminuido o culminado en el proceso de atencin. De trmites. Estas
transferencias toman en cuenta exclusivamente las vigencias y valores primarios
de la documentacin y su carcter es estrictamente institucional.
Transferencia Documental Secundaria. Es el traslado de documentos del

archivo central o intermedio al permanente (o histrico). Estas transferencias
concluyen los procesos de valoracin secundaria en las instituciones y tienen
como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social (cultural e
histrico), ms all de las necesidades institucionales de conservarlos.
Unidad de Conservacin. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de

tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de
conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad archivstica constituida por documentos del mismo

tipo de unidades formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos
formando un expediente (unidad documental compleja).
Valor Primario de los Documentos. Cualidad inmediata que adquieren los
documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de

documentos o un grupo documental, para la entidad productora,
relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor se
encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier
institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa
mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la
toma de decisiones y la planeacin.
Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales

regulados por el derecho comn.
Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el

Tesoro o Hacienda Pblica.
Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los
movimientos econmicos de una entidad pblica.
Valor Secundario de los Documentos. Cualidad atribuida a aquellos

documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben
conservarse en un archivo.
continuacin.
__________________________________________________________________
Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin

relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos,
valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos,
religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin,
tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la
ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos

documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben
conservarse en un archivo.
Valoracin Documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Direccin y conceptualizacin general
Coronel PABLO ANTONIO CRIOLLO REY

Secretario General (E)
Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL

Jefe Oficina de Planeacin
Elaboracin y redaccin
Secretaria General - rea de Archivo General
Grupo de Administracin y Conservacin Documental
Teniente Coronel SANDRA BIBIANA GARRO RAMIREZ

Capitn WILLIAM ALEJANDRO MONCADA VEGA
Subintendente OMAR EDUARDO SANCHEZ BARACALDO
Patrullero BAYRON JOSE HERRERA SALCEDO
ASE-06 CLARA JOSEFA RUIZ LENIS

Resolucion 00208 (250116) Manual Único de Gestión Documental para La Policía Nacional

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

RESOLUCIN NMERO____00208__ DEL____25 ENE 2016____

Por la cual se actualiza el Manual nico de Gestin Documental para la Polica

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA

Que el Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006 Por el cual se modifica

Que mediante Resolucin 02764 del 26 de junio de 2008, se adopta el Programa

1DS - RS - 0001 Aprobacin: 28-04-2014

Que teniendo en cuenta la nueva reglamentacin legal resulta imperioso actualizar

Artculo 1. Actualizar el Manual nico de Gestin Documental para la Polica

Artculo 2. MANUAL NICO DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LA POLICA

Artculo 3. Finalidad. El presente manual tiene como propsito presentar los

De acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002

Este manual permite dar alcance al Programa de Gestin Documental establecido

Artculo 4. Definicin. Generar pautas en cuanto a la organizacin, conservacin,

Artculo 6. Objetivo general. Establecer y ejecutar las actividades

Artculo 8. Responsabilidades del dueo del proceso. La Secretara General

Artculo 9. Responsabilidades de los actores del proceso. Es responsabilidad

Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,

Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos.

Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los

Artculo Primero: Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y

Artculo Segundo: Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o

Artculo Tercero: La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se

Artculo Quinto: Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen

Pargrafo. Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin

Artculo 11. Gestin Documental de la Polica Nacional. Conjunto de

Artculo 12. Unidades comprometidas en la implantacin del proceso de

Artculo 14. Objetivos especficos de la Gestin Documental en la Polica

Conservar el patrimonio documental de la Polica Nacional, como fuente de la

Artculo 15. Proceso de la Gestin Documental. La Gestin Documental en las

a) Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin

b) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma

c) Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para

f) Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier etapa

g) Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a

h) Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin

Artculo 16. Caractersticas de los Sistemas de Gestin Documental. La

a) Conformidad. Los sistemas de informacin, incluyendo los sistemas de gestin

b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestin documental deben permitir la inte-

c) Seguridad. Los sistemas de gestin documental deben mantener la

d) Metadescripcin. Se debe procurar la generacin de metadatos normalizados,

e) Adicin de contenidos. El sistema de gestin documental debe permitir que

f) Diseo y funcionamiento. La creacin y captura de documentos en el sistema

g) Gestin Distribuida. Los sistemas de gestin documental deben ofrecer

h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestin de documentos electrnicos

i) Neutralidad tecnolgica. El Estado garantizar la libre adopcin de

Artculo 17. mbito de Aplicacin El presente manual es de aplicacin para las

Artculo 18. Lineamientos para la reconstruccin del Patrimonio Documental

Integridad de los expedientes: los expedientes debern ser conformados

Reconstruccin de expedientes: proceso tcnico que debe adelantarse con

Determinacin de la prdida total o parcial de expedientes: de acuerdo con

Instrumentos y tramites a utilizar para facilitar la reconstruccin de los

Procedimiento para la Reconstruccin de Expedientes. Para la reconstruccin

1. Informar, de manera inmediata la prdida de los expedientes al jefe directo

2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscala General de la Nacin,

3. Cumplido el procedimiento establecido en el presente manual, se proceder

4. Los seores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Comandantes de

5. Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o

Requerimiento a terceros: cuando se identifique en los diferentes instrumentos

La prctica de pruebas puede consistir en visitas de inspeccin a los archivos y/o

Valor probatorio de los expedientes reconstruidos: el valor probatorio de los

Autenticidad de los expedientes reconstruidos: el funcionario competente

RESOLUCIN NMERO00208 DEL25 ENE 2016__