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Escuela de Ingeniera de San Carlos (USP), Manufactura, calle Dr. Carlos Botelho, 1465 - San
Carlos
RESUMEN
El propsito de este artculo es dar a conocer el grado de participacin de los industriales en
repensar sus procesos de negocio. En un estudio de investigacin en el Reino Unido y varias
empresas brasileas, dos temas que han aparecido de forma coherente; a saber: (1) un
conocimiento bsico de la importancia de comprender el flujo de procesos de negocio y (2) sin
una clara demostracin de cmo los procesos de negocio han sido rediseados, o en algunos
casos de cmo se han considerado en absoluto. Las posibles razones son dadas por qu alguna
de estas empresas pareci perder un BPR un enfoque a favor de los asuntos ms urgentes de
reestructuracin.
Los autores concluyen que las empresas a menudo carecen de un conocimiento bsico del
concepto de procesos de negocio, y que conceptos errneos acerca de estos problemas pueden
conducir a expectativas no realizadas en distintos niveles en la organizacin. Por otra parte, la
necesidad de profesionales capaces de ver su trabajo de manera integral y la funcin educativa
de las universidades en el cambio de la tasa de xito de BPR se hace hincapi en los programas.
1- Introduccin
En este artculo se informa sobre el caso de estudio comparativo de ocho investigaciones
a gran escala de proyectos de reingeniera en empresas industriales; cuatro en el Reino
Unido y cuatro en Brasil. A fin de comprender los respectivos enfoques de Reingeniera
de proceso de negocio (BPR) prctica, 30 entrevistas entre directores, BPR jefes de
equipo, personal administrativo y operativo, se llevaron a cabo en un perodo de 16
meses. Las entrevistas fueron realizadas sobre una base individual y grabado en casetes
de audio para mantener la integridad de las palabras de los encuestados.
Las reuniones grabadas revelaron interesantes perspectivas sobre la realidad de los
procesos operativos de los proyectos. Los principales obstculos al proceso de negocio
re-diseo encontrados fueron: la falta de conocimiento real por parte de los jefes de la
empresa acerca de BPR Conceptos, estructuras organizativas rgidas y derechos, las
obstrucciones causadas por la inseguridad derivada de las cosas que no se hicieron
claras. Y todo esto muchos aos despus de las primeras implementaciones de la BPR!
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Parece, segn las observaciones, que la mayora de las empresas que declararon su programa
del cambio para ser un programa BPR lo hizo para ser visto como una empresa moderna
siguiendo la estela del xito de grandes y conocidas organizaciones que han declarado los
buenos resultados de sus cambios.
Las razones por las cuales algunas de las organizaciones emprendieron un programa BPR son,
en efecto, contradictorio con las razones tpicas dadas en la literatura. Por ejemplo, la literatura
hace hincapi en que la reingeniera no se trata de la reestructuracin, la reduccin o la
adquisicin de nueva tecnologa (Hammer y Champy, 1993), que ms bien constituyen tcnicas
de preparacin de la tierra para re-ingeniera. Sin embargo, algunas de las organizaciones
todava tienen su "mente" centrado en cuestiones o problemas especficos, creyendo que la
eliminacin de los costos, o la modernizacin de determinadas zonas, o contratando nuevos
conocimientos o equipos para discutir ciertos asuntos, o la reestructuracin de la planta de
produccin en las clulas son la respuesta. Por el contrario, los procesos comerciales
fundamentales de la organizacin son abandonados.
El informe utiliza los datos puestos a tierra, resaltados con citas de las entrevistas de
investigacin, a demostrar algunas de las acciones llevadas a cabo dentro de los proyectos BPR
investigados.
Los temas discutidos durante las entrevistas de investigacin plantean inquietudes, directa e
indirectamente, a factores de comunicacin. Las primeras dificultades en la planificacin y
ejecucin de un programa BPR resultado de malentendidos e interpretaciones errneas del
concepto. Posteriormente, durante el proceso de aplicacin, la evidencia de una falta de valores
compartidos surge porque la informacin ha alcanzado distintos niveles con diferentes matices"
o porque no se alcanzan ciertos niveles en absoluto. Las formas tradicionales de comunicacin
cambiar han sido ineficaces (superficial) y no lo suficientemente flexible para hacer frente a
cuestiones fundamentales, tales como la falta de participacin homogneo, la falta de una visin
compartida y creencias comunes.
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En general, la comunicacin ha sido reconocida desde las ocho organizaciones investigadas
como el factor individual ms importante para impulsar a las empresas eficaces y crecimiento
continuo.
Aunque algunos de los estudios de caso revelan que las organizaciones han ido realmente
buscando maneras de hacer su trabajo de manera diferente, buscando la simplificacin y la
mejora de los procesos, las experiencias y los ejemplos descritos muestran que muchas de las
empresas han estado tratando de mejorar sus procesos de negocio en la parte superior de las
viejas estructuras organizativas.
No ha habido mucha evidencia de las inversiones realizadas con el fin de comprender sus
procesos reales. Los datos muestran que, en realidad, cuando la mayora de las empresas
investigadas dicen que fueron reingeniera de su organizacin, en realidad estaban pasando la
mayor parte de su tiempo en la reestructuracin de la empresa. Hay un entendimiento aceptado
por algunos defensores de los nuevos procesos operativos (BPR) que con el fin de reestructurar
los procesos hay una necesidad de volver a la estructura de negocio de una organizacin primero
- por ejemplo, como en el caso de este estudio, realizado por la des jerarquizacin, reduccin de
personal, la reubicacin, el rediseo de fabricacin, o la actualizacin de los sistemas (Hammer
y Champy, 1993).
Sin embargo, resultaba evidente en esta investigacin que algunos directores creen reingeniera
es nada ms que la reestructuracin.
Los hallazgos demuestran que muy pocas de las organizaciones estudiadas mencionaron
cambios relativos a la estructura de los procesos de negocio. Ms bien, el estudio ha mostrado
que en la mayora de los estudios de caso, las medidas adoptadas se ha parecido ms a los
aspectos ms amplios de una macro en la transformacin organizacional que involucra:
estructuras empresariales, las jerarquas, la redefinicin del trabajo, las cuestiones de tecnologa
de la informacin, etc.
3- Qu es un "proceso de negocio"?
Las siguientes instrucciones ayudan a examinar algunas de las definiciones de los profesionales,
as como de dar ejemplos de procesos empresariales para demostrar su entendimiento de este
concepto y, posteriormente, compararla con las definiciones de la literatura.
La empresa B (UK):
"Cualquier grupo lgico de las actividades que tienen definidas las entradas y salidas y se
replica".
Compaa F (Brasil):
La definicin de proceso de negocio, dada por el gestor de estrategia industrial, en los servicios de sitio, es:
"Todos los procesos de servicios y procesos que apoyan los procesos de produccin.
Un proceso de negocio se compone de un grupo de tareas relacionadas con la lgica
que utilizan los recursos de la organizacin para proporcionar resultados definidos en
apoyo de los objetivos de la organizacin".
El gerente afirm que los dos procesos de negocio han sido seleccionados para ser re-
ingeniera:
Empresa H (Brasil):
Proceso de negocio representa todas las etapas del negocio, empezando con la creacin de un
proyecto, seguido por la aprobacin del concepto, construccin de prototipos, validacin, diseo,
etc.".
Segn este gestor, los procesos de negocio de la compaa siendo re- ingeniera son:
"un conjunto de actividades que toma uno o ms tipos de entrada y crea una salida que
es de valor para el cliente" (Hammer & Champy, 1993).
Puede observarse que las empresas investigadas dan definiciones de proceso de negocio con
un poco, pero significativamente, un nfasis diferente en comparacin con aquellos que figuran
en la literatura. Por su propia naturaleza los procesos de negocio se trata de equipos multi -
funcionales, donde los elementos de diferentes reas estn reunidos en un proyecto de
reorganizacin, moviendo la compaa ms cerca de su objetivo fundamental, para permanecer
en el negocio.
"podra ser mejor si mientras el equipo de diseo estn estudiando qu pretenden diseo,
bajan a preguntarnos si esa idea podra funcionar. En lugar de que se acaba de ir
adelante y producir un dibujo que no trabajan aqu, ya sea porque nuestras mquinas no
son capaces de hacerlo o porque no podemos comprender lo que significan por su
dibujo".
Este es slo un ejemplo de un problema de comunicacin entre los dos grupos, los diseadores
y los hacedores, donde, como un anlisis del proceso va ms profundo, la burocracia y los
obstculos parecen interponerse en el camino de las interacciones entre departamentos.
Debido a que muchos procesos de negocio cruzan las fronteras funcionales, a menudo empresas
han sido la reestructuracin de la jerarqua de su organizacin por aplanamiento con el fin de
facilitar el flujo horizontal de las actividades segn lo declarado por el gerente de produccin de
la compaa E (Brasil):
"...con muchas personas conduciendo un proceso que es imposible evitar los conflictos;
por eso hemos reducido nuestra jerarqua. Nos dimos cuenta de que no necesitamos
demasiados jefes. Si usted tiene una persona con autoridad para cruzar las funciones,
as como personas de otras funciones que trabajan como un equipo puede tener un
proceso ms eficaz y, por consiguiente, ser ms productivo".
La evidencia de los ocho estudios de casos investigados muestra que todos sin excepcin
empresas han sido a travs de un tipo de reestructuracin, fundamentalmente por su des
jerarquizacin de sus estructuras, y un cierto grado de migracin hacia una organizacin
funcional cruzada ha estado siempre presente.
En las ltimas etapas de la investigacin, la Figura 1 se present a los jefes de equipo para
verificar si podan identificar su empresa en una de las situaciones [1] o [2]. La mayora de ellos
declararon que estaban migrando hacia [2]. Sin embargo, se citaron ' ' barreras humanas, como
la prevencin de la organizacin se mueva a las estructuras que se pareca ms a la flexibilidad
implcita por los conceptos de reingeniera representado por la estructura [2]. De acuerdo a los
jefes de equipo, una fuerte transformacin cultural que tena que pasar primero. Algunos otros,
como el gerente de desarrollo de los empleados de la empresa C, se indica que la razn por la
que tiene sido des jerarquizacin y la sustitucin de algunos de su gente fue porque su actitud
tradicional de trabajo, alimentada por operando bajo una [1] Tipo de estructura, ha sido el bloqueo
de cambios.
Clave
F1... FN = Funcin 1... Funcin, donde F1 puede ser la compra y distribucin de FN.
Business Process 1 podra ser, por ejemplo, el desarrollo y la introduccin de un producto que
podra incluir el diseo del producto pruebas de Configuracin documentacin de
fabricacin.
Business Process N puede ser de apoyo administrativo. Re-ingeniera requiere una mirada fresca
a los procesos fundamentales de la empresa, desde una perspectiva funcional cruzada, segn
Harrington (1991), donde la tradicional estructura (funcional) da forma a una cruz-funcional.
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flujo de informacin, desde los proveedores hasta el final de los clientes. Por lo tanto, creo que
estamos mucho ms como [2]. Definitivamente nos hemos movido desde [1]".
Otro beneficio al pasar a una estructura funcional cruzada es reportado por un gerente de calidad
empresarial en la empresa B (Reino Unido), en el sitio de produccin. Mediante un ejemplo,
explica:
Las ventajas de cambiar a una cruz-estructura funcional, segn se inform, son muchas. Sin
embargo, las desventajas pueden ser catastrficas si la empresa malinterpreta el concepto
funcional cruzada. Considerar la empresa B (Reino Unido), en el sitio de servicios, donde una
persona, en este caso un ingeniero lder de equipo, era por s mismo responsable de muchas
funciones distintas al mismo tiempo. En este caso, el concepto funcional cruzada fue atribuido a
una sola persona la responsabilidad en lugar de a un equipo. Los investigadores creen que la
polivalencia profesional concepto iba demasiado lejos. Esto es reflejado por el ingeniero de esa
compaa:
"No puedo creer que soy capaz de hacer el trabajo de alguien ms, de la misma manera
que l no es capaz de hacer la ma. Por ejemplo, consideremos la fuerza de servicio, la
cual est compuesta de personas que son educados para ser ingenieros. Elegimos a ser
ingenieros en la escuela. No fuimos educados para ser los publicistas, administradores
o de recursos humanos como gerentes de [nuestra] estn imponiendo a nosotros a travs
de este grupo de trabajo de autogestin, concepto que ha sido implementado en los
servicios.
5- Conclusin
Aunque los procesos empresariales han recibido mayor atencin en las empresas desde que la
re- ingeniera apareci, algunos de los funcionarios entrevistados podran definir un proceso de
negocio y/o dar ejemplos de cmo fueron re-diseo. Ms que hablar de su visin conceptual de
lo que necesitaba, o acerca de las transformaciones visibles y grandes transformaciones en la
jerarqua, las deslocalizaciones, fsica y una extensa red de infraestructura informtica/estaban
aplicando lo que, segn ellos, les permite la labor interdisciplinaria.
Los cambios en los procesos empresariales verificadas no estaban apoyados por herramientas
de mapeo del proceso, sino ms bien por un manejo ms intuitivo y un anlisis superficial de las
necesidades inmediatas de una macro proceso, excepto como se muestra por las implantaciones
de empresas B y F, y en las etapas iniciales de la empresa A. A partir del anlisis, la mayora de
las empresas estudiadas comenz por la eliminacin de lo que los directores consideran que no
la actividad de valor aadido, que obligaron a despedir a muchas personas mientras sobrecargar
otros sin los conocimientos necesarios para asumir esas responsabilidades de forma
instantnea.
A lo largo de este estudio dos temas han aparecido siempre dentro de las empresas investigadas;
a saber: (1) un conocimiento bsico de la importancia de comprender el flujo de procesos de
negocio y (2) sin una clara demostracin de cmo los procesos de negocio han sido re-diseado,
o en algunos casos de cmo se han considerado en absoluto. En la mayora de las empresas
investigadas una consideracin ms profunda de los aspectos del proceso de negocio se ven
obstaculizadas por las situaciones que se describen a continuacin:
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Otras necesidades emergentes tiene que ver con el aplanamiento de la estructura de la
organizacin;
Este artculo estaba destinado a demostrar algunos de los hechos y la realidad de lo que ha
estado sucediendo dentro del perodo de re-ingeniera. Los hallazgos sugieren la importancia
de dar mayor atencin a la tarea de la educacin superior y media simultneamente la gestin
por actualizar sus conocimientos hacia una participacin interdisciplinaria. Esta actividad
representa, sin duda, el fundamento de un proyecto de reingeniera de procesos de negocio.
Los administradores de nivel medio y superior comprenden por qu y dnde se producen las
barreras en primer lugar, qu son y cmo los procesos empresariales contribuyan de forma
individual o afectar a otros procesos de negocio. Hay una necesidad de estimular los niveles
inferiores de la cadena empresarial para entrar en este negocio la transformacin, una
transformacin que se centra en cmo el trabajo puede realizarse de forma ms eficaz.
Otra sugerencia toca el papel vital de las universidades con el fin de formar profesionales para
satisfacer las necesidades reales del mercado. Externamente, la globalizacin, e internamente,
inter-funcionales y conceptos de equipo, han impulsado a los empleadores a buscar
especialistas amplios dominios de trabajo integral. A fin de pasar de la poca taylorismo
(especialistas) a la re- era de ingeniera (especialistas + generalistas) es vital para construir en
la contribucin de los acadmicos para formar (educar) una mentalidad flexible con un inters
profesional y disposicin a la pregunta e interactuar con otras disciplinas.
Referencias:
Fisher B (1996), "La Reingeniera de su proceso de negocio' oficial de gestin de sistemas, Vol.
47, Enero/Febrero, pp 46-51
Schmidt D (1994) "La Reingeniera del gerente de crdito primario' Business Credit, Enero, pp
29-31
Turner F (1994) "Business Systems Engineering' oficial de ingeniera de fabricacin, parte B, Vol.
208, Septiembre, pp 1-7