FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE CONTRATISTAS

Establece la metodologa para el registro y seguimiento de contratistas, que contemple los aspectos legales, administrativos y exigencias bsicas de XXXXXXX asociadas a los temas de seguridad y salud en el
1. OBJETIVO:
trabajo.

2. ALCANCE Esta dirigido a todas aquellas empresas, personas naturales o jurdicas contratadas para prestar un servicio o realizar una labor en las instalaciones de XXXXXXXX

3. INDICADORES: Ver matriz de medicin y seguimiento

3.1 INDICADORES ESTRTEGICOS

NOMBRE DEL INDICADORES

FORMULA FRECUENCIA FUENTE META
INDICADOR RELACIONADOS
Pago Seguridad Social
Sistema de Gestin en
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cumplimiento de Cronograma de Seguridad
Promedio de calificacin Evaluacin de Proveedores y
requisitos de Seguridad Semestral 100% y Salud en el Trabajo
y Salud en el Trabajo evaluacin de proveedores Contratistas
Acta COPA-SST
Reglamento de Higiene
Seguimiento a planes de
mejoramiento

4. DEFINICIONES
Contratista Permanente: Es aquel que realizan una actividad programado y de manera continua
Contratista Ocasional: Es aquel que realiza una actividad puntual o urgente y de poca duracin
Contratistas Administrativos: Es aquel contratista permanente que se encuentra ubicado dentro de las instalaciones de la empresa o que realiza actividades de forma continua (semanalmente).

1. Matriz de gestin de contratistas LEGISLACIN O NORMAS DE REFERENCIA:

2. Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo 1. Resolucin 1016 de 1989
3. Acta de conformacin de COPA-SST 2. OHSAS 18001.
4. Cronograma de actividades en SST 3. Resolucin 2013 de 1996 REAS DE APLICACIN:
ENTRADAS
5. Registros de Induccin y Capacitacin sobre los riesgos Prioritarios 4. Resolucin 614 de 1984 - Direccin de Logstica
6. Planilla unificada de pagos a la Seguridad Social 5. Resolucin 1401 de 2007
7. Requerimiento de cliente interno 6. Decreto 806 de 1998
8. Programacin de actividades de mantenimiento y/o sostenimiento 7. Resolucin 3673 de 2008

5. DESCRIPCIN DE LA INSTRUCCIN O PROCEDIMIENTO

ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

INICIO

5.1 La direccin de logstica solicita la Director de Logstica y/o Cada que se presente Solicitud o requerimiento a
realizacin de un trabajo permanente u analista de logstica. un requerimiento. travs de programacin
ocasional a travs de un contratista Segn planeacin de de mantenimiento y
servicios y sostenimiento Manual del contratista
Contratacin de una actividad
requerimientos de las
reas

Es un NO
contratista
Permanente?

SI A

5.2 Director de Logstica y/o Segn solicitud o Matriz de gestin de

Verificar en la matriz de gestin de analista de logstica. programacin contratistas
contratistas si est registrado o no

Se encuentra
en la matriz de
gestin?
NO SI

5.3 La direccin de logstica solicita el ingreso Director de Logstica y/o Cada que se presente Formato matriz de gestin
del nuevo contratista a Seguridad y Salud analista de logstica. un requerimiento.
Ingresar a la matriz de gestin de en el Trabajo por medio del formato matriz Segn planeacin de
contratistas
de gestin despus de verificar si se servicios y
encuentra registrado en compras y sigue requerimientos de las
con el procedimiento reas

5.4 La direccin de logstica enva al contratista Director de Logstica y/o Cada que se presente Resolucin 1016 de 1989
carta con requerimientos de SST analista de logstica. un contratista que no OHSAS 18001.
est registrado en el Resolucin 2013 de 1996
Enviar carta con solicitud de Matriz de Gestin de Carta solicitud de
Resolucin 614 de 1984
requerimientos en SST contratistas requerimientos
Resolucin 1401 de 2007
Decreto 806 de 1998
Resolucin 3673 de 2008
5.5 El contratista deber enviar documentos y Contratista Cada que se ingrese un
Recepcin de requisitos soportes para la verificacin de requisitos a nuevo contratista y
logstica de cada ciudad previo al inicio de las
labores

GESTIN DEL RIESGO P2073-DCAL

 ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

5.6 Director de Logstica y/o Cada que se ingrese un

Verificar los requerimientos
analista de logstica nuevo contratista y Resolucin 1016 de 1989
El director y/o analista de logstica con el En las oficinas y regionales previo al inicio de las OHSAS 18001.
apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo con el apoyo de Seguridad y labores Hoja de verificacin de Resolucin 2013 de 1996
realiza revisin y verificacin del Salud en el Trabajo requerimientos de Resolucin 614 de 1984
cumplimiento de los requerimientos Contratistas F2476- DCAL Resolucin 1401 de 2007
Decreto 806 de 1998
Resolucin 3673 de 2008

NO
Cumple con los
requerimientos?

SI
5.7 La direccin de logstica lo autoriza como
contratista permanente y enva copia de la
Hoja de verificacin de requerimientos de 15 das hbiles despus
Se autoriza como contratista Hoja de verificacin de
contratistas en donde se acepta a de presentada la
permanente Director de Logstica requerimientos de
Seguridad y Salud en el Trabajo documentacin por
Contratistas F2476- DCAL
El director y/o analista de logstica realiza parte del contratista
revisin y verificacin del cumplimiento de
los requerimientos anualmente.
5.8
Inicia la labor
El contratista inicia la labor contratada

5.9
La secretaria del rea en la cual se va a
realizar la labor con el apoyo de Seguridad Director de Logstica y/o
Resolucin 1016 de 1989
y Salud en el Trabajo en caso de tareas de analista de logstica
Anualmente de la OHSAS 18001.
alto riesgo, verifica el cumplimiento de los Seguridad y Salud en el
Seguimiento aceptacin como Hoja para la verificacin Resolucin 2013 de 1996
requerimientos antes y durante la labor Trabajo en oficina central
para verificar cumplimiento de los contratistas. Antes y de contratistas en campo. Resolucin 614 de 1984
contratada. Para contratistas rea de prevencin en
requerimientos durante la ejecucin de F2477-DCAL Resolucin 1401 de 2007
administrativos cuya labor sea diaria o regionales y oficinas
la labor contratada. Decreto 806 de 1998
semanal, el director de logstica realizar Secretaria del rea en la
Resolucin 3673 de 2008
una revisin mensual utilizando la gua para cual se ejecuta la labor.
verificacin de contratistas en campo.

Cumple con los

requerimientos?

SI 5.1 NO

No se contrata y/o se retira de la

base de datos

FIN

ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

El director y/o analista de logstica con el Director de Logstica y/o Cada que se ingrese un
A
apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo analista de logstica nuevo contratista y
Seguridad y Salud en el previo al inicio de las Hoja de verificacin de
en oficina central o el rea de prevencin Decreto 806 de 1998
Trabajo en oficina central labores requerimientos de
Verificar los requerimientos en regionales y oficinas realiza revisin y Resolucin 3673 de 2008
rea de prevencin de Contratistas F2476- DCAL
verificacin del cumplimiento de los
requerimientos. riesgos en oficinas y
regionales.

Cumple con NO
los
requerimientos
?

SI

Director de Logstica y/o

Autorizar la labor
Hoja de verificacin de
analista de logstica,
La direccin de logstica lo autoriza como Antes de prestar cada requerimientos de
secretarias del rea,
contratista. y se realiza la revisin y servicio y en campo Contratistas F2476-DCAL
responsable de SST en
verificacin del cumplimiento de los antes y durante la Gua G29 para la
oficina central, rea de
requerimientos en campo ejecucin de la labor verificacin de contratistas
prevencin en regionales y
en campo F2477-DCAL
oficinas

Inicia la labor El contratista inicia la labor contratada

Director de Logstica y/o

La secretaria del rea en la cual se va a Resolucin 1016 de 1989
Seguimiento analista de logstica
realizar la labor con el apoyo de Seguridad OHSAS 18001.
para verificar cumplimiento de los Seguridad y Salud en el
y Salud en el Trabajo o el rea de Antes y durante la Hoja para la verificacin Resolucin 2013 de 1996
requerimientos Trabajo en oficina central
prevencin en caso de tareas de alto ejecucin de la labor de contratistas en campo. Resolucin 614 de 1984
Prevencin de riesgos en
riesgo, verifica el cumplimiento de los contratada. F2477-DCAL Resolucin 1401 de 2007
oficinas o regionales
requerimientos antes y durante la labor Decreto 806 de 1998
Secretaria del rea en la
contratada. Resolucin 3673 de 2008
cual se ejecuta la labor.

Cumple con los

requerimientos?

GESTIN DEL RIESGO P2073-DCAL

 Cumple con los
requerimientos?
ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

SI NO Director de Logstica y/o

No se contrata y/o se suspende
La secretaria del rea en la cual se va a
la labor
realizar la labor con el apoyo de Seguridad
y Salud en el Trabajo o rea de prevencin
en caso de tareas de alto riesgo, suspende
la labor antes o durante la ejecucin
analista de logstica
Seguridad y Salud en el
Antes y durante la
Trabajo en oficina central
ejecucin de la labor Manual del contratistas
Prevencin de riesgos en
contratada.
oficinas y regionales
Secretaria del rea en la
cual se ejecuta la labor.

FIN

GESTIN DEL RIESGO P2073-DCAL