III Jornadas Cuyanas de Project Management

Experiencias adquiridas en el
desarrollo e implementacin de
una PMO

Ing. Benedicto Hughes, PMP

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 Antecedentes expositor

Benedicto Ariel HUGHES

Socio Fundador ISI Solutions, 2001
Actualmente Gerente de PMO

Socio Fundador PMI Nuevo Cuyo

Lder Branch Mendoza (actual), Miembro desde 2007

Certificacin PMP (Project Management Profesional), 2008

Ingeniero en Electrnica y Electricidad, Universidad de Mendoza, 1998
Maestro Mayor de Obra, ENET N1 Ing. Pablo NOGUES, 1989

e-mail: benedictohughes@pminuevocuyo.org.ar
linkedin: http://ar.linkedin.com/in/benedictohughes

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 Historia.

Inicio de actividad en Argentina y se expandi en Amrica Latina, posicionndose

como lder en la prestacin de servicios de TI para A&C.

Al comienzo brindamos servicios en el mercado de la industria de manufactura.

Luego nos orientamos hacia los mercados del Oil&Gas, Energa, y Minera.

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 ESCENARIO futuro
Temas influenciaran la formulacin de escenario:
 Regionalizacin de la compaa
 Equipos de proyectos conformados con personal local
 Incremento del 15% personal/ao
 Rotacin del 5% del personal/ao.
600
400
200
0

Administracion Operaciones

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 Sntomas del problema

Se dice por ah
-LA DIRECCION:
 xito en los proyectos aleatorio y no repetible
 Proyectos fuera de presupuesto y tiempo
 Herramientas no estandarizadas

-LOS GERENTES DE PROYECTOS:

 El rol del GPs no era reconocido o definido
 El soporte de la alta gerencia no era consistente
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 Que hacemos?

Mano Dura!
Con SAP resolvemos todo
Contraten Gerentes Proyectos Sr.
Hay que echarlos a todos.

Alguien propuso: Y UNA PMO?

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El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Que es una PMO?

QUE NO ES:

 La secretaria de los GPs

 Solo un rea de reporting de proyectos
 Oficina que soporta procesos que NO son de PM
 Solo un grupo de GPs en una Organizacin

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El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Que es una PMO?

Segn el PMI es:

 Una Unidad Organizacional centralizada
 Orientada a coordinar la Gestin de Proyectos
 Es un cambio de cultura de toda la Organizacin

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El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 PASO1: Se EVALUO el entorno

Factores que afectaran la implementacin:

RESTRICTIVOS:
 Cultura organizacional
 Beneficios a corto plazo difciles de ser demostrados
 Pobre poltica de comunicacin (cambio organizacional)
FACILITADORES:
 Grado de madurez gracias a certificacin ISO9000.

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 PASO2: Diagramar ESTRATEGIA

Basada en:
El apoyo de la Direccin General.
Debido a la dificultad en justificar con cifras en corto plazo los beneficios.

La educacin y capacitacin de los GP.

Ellos actuaran como socios, el xito de la PMO se basa en el xito de los GP.

Satisfacer necesidades de GP.

Ayuda a la venta interna, hacer visibles los primeros resultados ante la Direccin
General.

Documentar procesos segn ISO9000.

Le dara visualizacin dentro y fuera de la compaa.

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 PASO3: Plan estratgico - BSC

La compaa usa el Balance

Score Card

El plan de proyecto se
reformulo como BSC

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 Visin y Misin de la PMO

VISION:
Que la gestin profesionalizada de proyectos sea parte de
la cultura organizacional, llegando a ser referentes en
Gestin de proyectos, y contribuyendo a que ISI Solutions
sea lder en el mercado

MISION:
Satisfacer las necesidades de la empresa en la gestin
eficiente de proyectos, estableciendo metodologas,
herramientas y mecanismos de control, a travs de la
educacin continua de los recursos humanos y generando
valor estratgico a los interesados

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 Acciones Estratgicas

Generar indicadores de proyectos (previsto vs. realizados en

trminos de alcance, costo y tiempo)

Desarrollar procesos y herramientas, y que incorporan a

sistema ISO9000.

Administracin del conocimiento, a travs de las lecciones

aprendidas y BackUps de los proyectos cerrados

Proveer entrenamiento, consultora interna, y

acompaamiento de proyectos crticos.

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Mapa Estratgico - Objetivos

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 Que obtiene la Compaa?

 (-) Costo Operativo en Gestin de Proyectos

 Posicionar al GP a alto nivel de prestigio
 (-) Tiempo en el startup de un nuevo GP
 (+) Productividad a corto plazo del GP
 Ayudar a crecer a GPs Jrs

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 Objetivos Estratgicos

(Perspectiva Financiera) Mejorar Indice de

rendimiento de
TRABAJO
F1

Costo $
Hora 10,00

Total Hs Internas
Geren Geren/Tot Desvo $$ Total $$Geren Desvio Ant Mensual
proyecto (hs)
2010 233222 189784 43438 18,31% -1,00% $ 2.332.217 $ 434.375 $ 3.681 $ 307
2009 190109 153394 36715 19,31% 6,41% $ 1.901.090 $ 367.150 $ -141.451 $ -11.788
2008 154966 134975 19991 12,90% $ 1.549.660 $ 199.910

Formula:
ndice Rendimiento GP(ao actual) - ndice Rendimiento GP(ao anterior)

ndice Rendimiento GP:

(Horas Gestin/Horas proyecto2010)% - (Horas Gestin/Horas proyecto2009)%
 Objetivos Estratgicos

(Perspectiva Financiera) Mejorar indicie de

rendimiento de Costos
F2

CD Total CD Total Dif MBP- Desvo

Ao Monto_OC MBP $FC MBE Desvio$$
Planificado Ejecutado MBE MBE

2010 $ 7.000.000 $ 4.230.121 39,57% $ 7.000.000 $ 4.184.600 40,22% 0,65% 1,00% $ 45.521
2009 $ 6.698.744 $ 4.048.071 39,57% $ 7.339.385 $ 4.460.578 39,22% -0,35% 9,89% $ -25.366

2008 $ 2.510.447 $ 1.570.461 37,44% $ 2.659.599 $ 1.936.069 27,20% -10,24% -7,88% $ -272.303
2007 $ 1.673.641 $ 1.171.596 30,00% $ 2.050.725 $ 1.483.998 27,64% -2,36% $ -48.434

Formula:
(MBE (2009) - MBP (2009)) - (MBE (2010) - MBP (2010))
 Actividades de la PMO

Por donde empezamos?

 Entrenamiento y orientacin
 Herramientas informticas
 Cronogramas maestros
 Seguimiento y control
 Mtodos y plantillas
 Comits de calidad
 Anlisis de riesgos
 Comunicaciones
 Mtricas

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 FASES DE UN PROYECTO

X PROYECTO

rea PROPUESTAS

rea OPERACIONES

Entregable: La COTIZACION
Objetivo: La ORDEN DE COMPRA

Entregable: Producto, Servicio, Ingeniera

Objetivo: El proyecto sea Exitoso
FUENTE: PMBOK Rev4
 Como nos organizamos?

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Herramientas Tecnolgicas

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 SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO

Alfresco Activacin de
Repositorio proyectos
RRHH
DOCs
Gestin
Propuesta Integral
Portal ISI Recepcin y
Control Interfase WEB seguimiento
de Stock de PO

Requisicin GREAT PLAINS

Mat y
SubExt tesor Conta
Seguimiento eria ble
GP de recep CashFlow
PO
Logistica

ARQUITECTURA
Herramientas Tecnolgicas

Acta de Constitucin
del Proyecto

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 Indicadores

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 Indicadores del GP

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 Indicadores del GP

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 Informes de rendimiento

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Indicadores para la Direccin

SCI

CPI

SPI

MBE

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 Informes de la Direccin

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CashFlow por Programa

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 Recomendaciones

 Las empresas no cambian de la noche a la maana

 Centrada en las personas  Es bsicamente un cambio

de cultura organizacional

 La estrategia debe ser siempre gradual y con metas

intermedias (Quick-hits)

 El foco inicial debe ser hacia una metodologa: flexible,

ligera, nica, fcil de aplicar
 La capacitacin debe ser extensa y a todos los niveles
 La capacitacin a los altos directivos sirve tambin para
ganar apoyo para la PMO

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Preguntas y Respuestas

Gracias!
Preguntas?

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