Instructivo procesamiento OC Dimak

Bizagi Modeler
 Table of Contents
INSTRUCTIVO PROCESAMIENTO OC DIMAK ...........................................................1
BIZAGI MODELER ................................................................................................1
1 DISTRIBUIDORA Y COMERCIAL DIMAK ............................................................4
1.1 PROCESAMIENTO OC DIMAK ...........................................................................5
1.1.1 Process Elements .............................................................................5

1.1.1.1 Recepcin OC .......................................................................5

1.1.1.2 Pre ingreso OC .....................................................................6

1.1.1.3 Maestra actualizada...............................................................7

1.1.1.4 Envio de codigos actualizados .................................................8

1.1.1.5 Ingreso OC SAP ....................................................................8

1.1.1.6 Ingreso Fecha de Entrega.....................................................11

1.1.1.7 Asignacin de inventario ......................................................11

1.1.1.8 Generacion de delivery ........................................................13

1.1.1.9 Envio Delivery ....................................................................19

1.1.1.10 Generacin Shipment ..........................................................27

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1 DISTRIBUIDORA Y COMERCIAL DIMAK

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Version: 1.0
Author: MNAVARRO
Description
Instructivo Distribuidora y Comercial DIMAK

Este instructivo abarca a cliente DIMAK, desde su recepcin hasta la generacin del shipment, pasando por asignacin de inventario,
delivery y fecha de entrega

Sold To 11000121 DISTRIBUIDORA Y COM. DIMAK LTDA.

Ship To 1: 11000121 DISTRIBUIDORA Y COM. DIMAK LTDA. / CAMINO PUERTO OCTAY 1191 RUTA U55V / OSORNO-O
Ship to 2: 14002435 DIMAK SUCURSAL COYAHIQUE / PROLONGACION CALLE OGANA 2050 / COYAHIQUE-COYAHIQUE

Contacto del cliente: Marcelo Jerez (encargado de sala)

Telfono:+569 9419 7256
correo : mjerez@dimak.cl

Dimak, es un cliente mayorista, las ordenes de compra son enviadas a travs del area de ventas, estas pueden venir en formato Excel o
HTML (para ser visualizadas a travs de la Web),

Las OC son digitadas en una planilla Excel, donde se ingresan los cdigos del cliente y las cajas solicitadas. Cada codigo del cliente tiene
su par codigo SAP Clorox, el cual se obtiene de una maestra de SKUs, donde se tiene codigo interno cliente y codigo interno Clorox. Se
realiza este cruce ya que el pedido en SAP debe ser ingresado con el codigo interno Clorox de cada SKU.

Excepcin : en el caso de que en maestra no se logre conseguir el cdigo indicado, debemos agotar las opciones, buscando en la lista de
precios actualizada; en caso de no encontrarse, debe ser revisada con el encargado de la cuenta Clorox, quien entregara la informacin
acerca del cdigo en cuestin, el cual debe ser ingresado a la maestra de Excel ya existente.

Las OC de cliente Dimak Osorno, vienen por ms de 28 pallets, lo que hace necesario dividir la orden a 28 pallet por camin. Esto se
debe a que los camiones se despachan a 28 pallet, por lo que 1 delivery no debe pasar los 28 pallet. Se envia un camin diario, los
camiones son recepcionado das hbiles, es decir, Lunes a Viernes, haciendo la excepcin correspondiente entre feriados. El horario
de recepcin es de 07:00 a 17:00 horas.

Excepcin: Se puede dar la opcin de entregar los das sbados o enviar ms de un camin diario, esta excepcin se puede realizar
siempre y cuando exista la validacin del area de ventas y el cliente.

Los pedidos correspondientes a sucursal Coyhaique se enva en reparto segn calendario, ya que esta ship to compra en menor
cantidad. La recepcin es de Lunes a Viernes desdelas de 07:00 hasta las 17:00 horas

1.1PROCESAMIENTO OC DIMAK

1.1.1 PROCESS ELEMENTS

1.1.1.1 Recepcin OC
Description
Las OC de Dimak, llegan a los OMS a travs de un correo electrnico emitido por el vendedor. En el correo se adjunta ya sea la OC o un
archivo HTML. Las OC traen los cdigos internos de Dimak, los cuales se deben cambiar e ingresar los codigos SAP correspodientes
utilizando archivo Excel con maestra de codigos.

Ejemplo de OC. En esta se indica codigo de cliente, cajas solicitadas y destinatario.

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 1.1.1.2 Pre ingreso OC
Description
Como la OC viene con los codigos del cliente, esta debe ser ingresada en un archivo Excel pre hecho, el cual nos permite convertir los
codigos cliente a codigos SAP Clorox. La planilla posee dos pestaas. La primera corresponde a donde se ingresan los codigos del
cliente, cantidad de cajas solicitadas, numero de OC, ship to y sold to. En esta pestaa se transforman automaticamente a codigos SAP
Clorox. La segunda pestaa, contiene la maestra actualizada de SKUs del cliente con el match de codigo cliente y su homologo de SAP
Clorox.

En esta pestaa se debe ingresar los datos en las columnas "Codigo Dimak", que corresponde a los codigos internos del cliente que
vienen en la OC; columna "Cantidad de Cajas" que son las cajas solicitadas por el cliente en la OC; columna "Orden de Compra" que es
el numero de la OC del cliente; columan "Ship-to" que corresponde al codigo SAP del destinatario y columna "Sold-to" que corresponde
al codigo SAP del cliente

Pestaa "Ingreso de Pedido"

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 1.1.1.3 Maestra actualizada
Description
Posterior al ingreso de los codigos de cliente, se debe verificar que el cruce realizado con maestra, tenga todos los codigos
incorporados. Este cliente no posee grandes variaciones en sus SKUs, por lo que la maestra tiende a estar correctamente actualizada.

En el caso de no contar con todos los SKUs en la maestra, se debe solicitar al KAS / KAM de la cuenta, el homologo SAP del codigo
nuevo que no se tiene incorporado en la maestra para sea incorporado en la planilla en la pestaa "Maestra Dimak"

En la columna "SKU Dimak", van los codigos internos del cliente Dimak. La columna "SAP Clorox" son los codigos SAP internos de Clorox.

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Pestaa "Maestra Dimak"

Gates
SI
NO

1.1.1.4 Envio de codigos actualizados

Description
El encargado de proveer la informacin de los codigos nuevos, es el KAS / KAM de la cuenta. Para esto OMS va correo, solicitar
informacin del codigo nuevo del cliente, para poder incorporalo en el archivo excel en la pestaa donde se encuentra la maestra de los
SKUs. KAS deber proveer esa infromacin para poder continuar con el procesamiento de la OC.

1.1.1.5 Ingreso OC SAP

Description
Con la OC procesada en archivo Excel, se procede a ingresar el pedido en SAP.

Se ingresa a sistema SAP, a la transaccin VA02, donde se completan los siguientes campos:

Destinat. mcia. : Dependiendo del destinatario se elige uno de estos dos ship to:
o Osorno: 11000121
o Coyhaique : 14002435

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 N Pedido de cliente: Debemos completar con el numero de la Orden que envi el cliente.

Luego se tiene que completar los campos de material y cantidad de cajas en base a lo enviado por cliente.

El codigo SAP Clorox, debe ser ingresado en la columna de "material" y cantidad de cajas en la columna "cantidad de pedido"

La fecha de ingreso debe ser con 48hrs de anticipacion a ser entregado el pedido, por esto se debe verificar Stock y enviar los camiones
lo mas completos posibles

Posterior al ingreso, se debe verificar que la cantidad ingresada no supere los 28 pallet, que corresponde a la capacidad del camin.

Para corroborar esto se debe:

Se ingresan todos los campos mencionados

Se selecciona "Visualizacion de pedidos en cabecera"

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 Luego de esto, con las flechas de izquierda a derecha se busca la opcin "Datos Adicionales B"

Al hacer click en la pestaa "Datos Adicionales B", se muestra la cantidad de cajas y pallet que se procesaran en el pedido. La
cantidad maxima no debe exceder los 28 pallet. Si el pedido es por menos, la definicin debe pasar por lider de transporte y
lider de servicio al cliente. En caso de superarlo, se debr abrir en otro pedido el saldo que supera los 28 pallet.

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 1.1.1.6 Ingreso Fecha de Entrega
Description
Como se indic anteriormente, el envio de la mercadera, debe ser con 48 horas de anticipacion para la zona de Osorno y 15 das de
corrido para la zona de Coyhaique, para que de esta forma puedan ser preparados y cargados. Esta fecha debe quedar reflajada en el
campo "Fe.pref.entreg."

Para el caso de Osorno, por ejemplo si se esta procesando el da Lunes, la fecha de entrega debe ser el da Miercoles. Para el caso de
Coyhaique, los cortes de los pedidos son los das Martes, y la fecha de entrega a ingresar debe considerar 15 das mas a contar del da
Martes que se proceso el pedido

Se debe consultar con el area de ventas cuantos camiones nos recibiran por semana. (Normalmente es un camion diario, solo
considerando los dias de semanas de Lunes a Viernes )

Una vez clara la informacion de cuantos camiones se debern enviar diariamente, y as generar las planificaciones diarias.

1.1.1.7 Asignacin de inventario

Description
Posterior al ingreso de la informacin, se debe revisar el inventario que el sistema asigna a cada SKU. Es importante que ante un
quiebre mayor al 5% del pedido, se debe avisar a KAS de la cuenta sobre el quiebre, para definir que hacer con el pedido. Si el pedido
con los quiebres que tiene el pedido, baja de 25 pallet, se deber definir entre KAS y logistica, el despacho de este pedido.

Ante cualquier quiebre que muestre el sistema, OMS debe revisar si es que existe algn otro pedido de otro cliente que este tomando
mercadera y no la necesite en ese momento, para que pueda ser reasignada al pedido en cuestin. Con esto, se logra reducir quiebres
innecesarios y despachar lo que el cliente esta comprando con un correcto CFR.

Para verificar el stock , se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la transaccion ZRDD

2. Completar en el campo "Solicitante" el sold to de Dimak el cual es el 11000121
3. Completar el campo "Creado el":

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 4. Se presiona el boton ejecutar (reloj, con ticket)

Una vez ejecutada la transaccion ZRDD, se desplegar una vista, la cual muestra la siguiente informacion especificar que campos
muestra, en la cual debemos fijarnos en cantidad de pedido a ( estas son las cajas solicitadas ) y cantidad acumulada, ( estas son las
cajas confirmadas ) si vemos que nos cuadra el numero, es decir, si ambos numero s son iguales cantidad pedida y cantidad confirmada,
procederemos a dar fecha de salida de mercacia , en la cual clickearemos en Chek Box los pedidos a modificar fechas. Que pasa si no
cuadran?

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Cuando clickeemos las Check Box, presioanremos boton, masa de actualizacion, donde nos arrojara el siguiente cuadro, en donde
debemos ingresar la fecha correcta de recepcion y luego dar click al ticket.

1.1.1.8 Generacion de delivery

Description

Cuando se comfirman las cajas y se ingresa la fecha de entrega se procede con lo siguiente

1. Se ingresa a la transaccin VL10A

2. Se selecciona la pestaa "Pedidos de cliente" y se da click a la flecha que se encuentra en la fila de campo "Documento
comercial"

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3. Se desplegar una vista en la cual se deben ingresar los pedidos SAP que se quieren procesar y dar click en "reloj con ticket
verde"

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4. Al dar click, se regresara a la vista anterior, donse se debe eliminar las fechas que aparecen en el campo
"Fecha.creac.entrega", y luego se debe dar click al "reloj con ticket verde" que se encuentra en la parte superior izquierda
(F8)

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5. Sistema al ejectuar lo anterior, desplega la siguiente informacin. En esta vista se muestran los pedidos indicados para
generar su proceso de delivery

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6. A continuacin se procede a marcar todas las filas, utilizando el recuadro izquierdo que esta al inicio de la tabla (donde se
junta la primera fila y la primera columna, cuadro de color verde). Con esto quedan seleccionadas todas las filas y se clickea
en el item "Fondo"

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7. La siguiente vista corresponde a los pedidos pero ahora con sus deliveries correspondientes realizados, los cuales se
visualizan en la columna "Doc.comer.", los cuales sern enviados posteriormente a planificador.

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 1.1.1.9 Envio Delivery
Description
Una vez generado el delivery, se procede a descargarla informacin desde la transaccion VL06O la cual mostrar el numero de delivery,
ship-to donde se enviara el pedido, fecha de entrega y cantidad de cajas a enviar.

Ejemplo:

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1. Se ingresa a la transaccion VL06O en SAP y se selecciona el ultimo item "Lista de entrega de sal"

2. En la siguiente vista se deben completar los siguientes campos y dar click en ejecutar (reloj con ticket verde)

Organizacion Ventas: CL01

Pto.expedic./Pto.recepcin: CL01
Creado Por: Usuario SAP ( OMS )
Creado el: Fecha creacion de delivery
Fe.mov.mca.plani: Esta informacion debe ser borrada

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3. Al ejecutar lo anterior, se llega a la siguiente vista, donde muestra los deliveries realizados

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4. En esta vista se debe adicionar el campo de cantidad de cajas por delivery de la siguiente manera. Para esto de debe dar
click en boton "Visualizacin de posicin", donde se desplegar una pestaa en la cual se debe dar click en la fila "CSR CL", la
que permitir que aparezca el campo de cantidad de cajas en la ultima columna

5. La vista con la columna se muestra de la siguiente manera

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6. Se selecciona la pestaa "Lista", "Exportar" y "Hoja de calculo", con la finalidad de exportar la informacin

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7. Luego para descargar el archivo se debe seleccionar "Tod.formatos.disponibles" opcin "Excel 2003" y se da click en ticket
verde

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8. A continuacin se abrir la pestaa para guardar el archivo en formato .xls con el nombre y lugar a decisin del usuario

9. Con el archivo ya descargado, se procede a abrirlo y los datos importantes a enviar a planificador son:Entrega

Destinatario
Nombre de destinatario
Fecha de Entrega
Cantidad de Bultos

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10. Estos datos debe ser enviados a planificador en el siguiente formato Excel via correo.

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 1.1.1.10 Generacin Shipment
Description

Con la informacin en SAP, planificador procede a la generacin del shipment, donde asocia transporte, modulo de transporte, da de
carga, hora de carga en base a la fecha de entrega que este tiene. Toda esta informacin es posterior transmitida a la operacin con la
planificacin del da y a transporte con la solicitud de camiones del da.

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