INFORME DE GESTION

HENRY SOLARTE OJEDA

NELSON DAVID SANTIAGO

CARMEN ELENA NIETO LUX

GESTION LOGISTICA

SENA
2017
 CONTENIDO

PAG
ANTECEDENTES 4
PRESENTACION 5
OBJETIVO GENERAL 6
OBJETIVOS ESPECIFICOS 6
JUSTIFICACION 7
ASPECTOS METODOLOGICOS 7
IDENTIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES 8
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL INTEGRAL 11
MATRIZ DOFA (FACTORES INTERNOS) 12
MATRIZ DOFA (FACTORES EXTERNOS) 16
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL ESPECIFICO 20
ASPECTO FINANCIERO 21
ASPECTO DE CLIENTES 22
ASPECTO DE PROCESOS INTERNOS DE PRODUCCION Y OPERACIN 25
ASPECTO DE RECURSOS HUMANOS 27
RECOMENDACIONES 30

3
El anlisis fue realizado en los municipios de Tabio, Tenjo, Cajica, Chia, Zipaquira y
Bogot, los cuales son pertenecientes al sector productivo lechero del departamento de
Cundinamarca. Dicho diagnostico empresarial se hizo en trminos de investigacin
exploratoria, a favor de los interesados en efectuar un plan de accin para establecer
con claridad el camino a seguir, para la consolidacin de la formulacin, evaluacin y
ejecucin de un proyecto que favorezca los aspectos relacionados con la produccin
lechera del departamento y el mejoramiento de los niveles de desarrollo del sector en
Cundinamarca.

El diagnostico empresarial fue un proceso de varios registros realizados a las

organizaciones, los cuales desarrollaban en primera parte un diagnostico integral
mediante una matriz DOFA y en
segunda parte, haciendo referencia
al diagnostico especifico, que
trataba en consideracin, aspectos
financieros, aspecto de clientes,
aspecto de procesos internos de
produccin y operacin, finalmente
se tocaron aspectos de recursos
humanos.

El grado de profundidad en el cual

se registro el diagnostico, se
estableci a nivel informativo para
caracterizar en generalidad los
aspectos relevantes que permiten
tener un panorama integral sobre la
identificacin y conocimiento de
problemticas del sector lechero
boyacense y, as, establecer un plan de accin que oriente el devenir de las
organizaciones para un eventual proyecto de inversin.

4
 El diagnostico empresarial es un proceso de
varios anlisis realizados en las empresas, ya
sean estas, de produccin de bienes o
servicios.

Para el caso en particular, est fue realizado a

organizaciones de produccin lechera del
departamento de Boyac.

El resultado inicial del diagnostico permite

identificar y conocer de forma generalizada
una serie de problemticas que se presentan
actualmente en el sector. Lo anterior fue hecho con el nimo de trazar un plan de accin
que oriente el devenir de las organizaciones productoras de leche del departamento en
un eventual proyecto de inversin para el corto o mediano plazo que les garantice una
posicin altamente competitiva en el mercado a nivel regional y nacional.

5
 Aplicar la metodologia del diagnostico
empresarial en las organizaciones lecheras de
Boyac, para indagar posibles causas y
efectos de problematicas que se presentan
actualmente, y que son referidas en primera
parte a los aspectos de gestion empresarial
internos y en segunda parte a los aspectos
externos que estas mismas tienen en terminos
de definir sus relaciones comerciales con otras
empresas y con el mercado actual.

Identificar las organizaciones objeto de estudio

Desarrollar un diagnostico integral
Analizar la gestion financiera
Analizar la gestion con los clientes
Analizar la gestion productiva y operativa
Analizar la gestion de recursos humanos
Formular posibles estrategias y acciones a
tomar en materia de dinamizar la produccion y
comercializacion de los productos lecheros en
6
Boyac
 La cabeza gerencial de toda organizacin, debe
disponer de una buena parte del tiempo de su
gestion para atender a la identificacion de
problematicas que afectan el curso normal de la
actividad productiva en la cual dinamizan su
mercado.

Esta tarea, conlleva a explorar alternativas

metodologicas para aplicar un diagnostico
empresarial como herramienta fundamental del
proceso de mejoramiento continuo de las
organizaciones en miras de proyectar su actividad hacia el crecimiento productivo y
economico.

El analisis se realizo a 6 organizaciones

de comercializacion lechera de Boyac
Se hizo una indagacion general a manera
de diagnostico empresarial a cada una de
las organizaciones por separado, en miras
de recolectar informacion
Se aplico un diagnostico integral y uno
especifico
Se realizo el proceso de observacion,
recoleccion, organizacin, descripcion,
analisis e interpretacion de la serie de
datos obtenidos en las visitas

Se tabularon las respuestas y los calculos

necesarios
Se elaboro un informe escrito como forma de presentacion de los resultados
obtenidos del ejercicio a las organizaciones interesadas en el diagnostico

7
 El inicio del diagnostico se efectuo tomando en
consideracion que es indispensable para todo proceso
de exploracin contar con la informacion necesaria
para poder identificar a las organizaciones que seran
objeto de estudio, por lo tanto, la resea de
identificacion y de presentacion de cada ente, fue
estructurada de tal forma que se pudiera establecer en
primera medida, la formalidad de la organizacin ante
la ley y en segunda medida, los datos especificos de
localizacion y de contacto.

A continuacion se presentan los datos de identificacion de las organizaciones lecheras

que fueron objeto de analisis, durante la fase primaria en el proceso exploratorio de
nuevas posibilidades de mercado para los productos del sector lechero de Boyac.

IDENTIFICACION DE AGRONIT
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
REPRESENTANTE LEGAL
NIT
FECHA DE CONSTITUCION
NUMERO DE ASOCIADOS
TELEFONO(S) DE CONTACTO(S)
CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE
CONTACTO(S)
DATOS DE UBICACIN (DIRECCION)
CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA
ASOCIACIN AGROPECUARIA DE PRODUCTORES Y
COMERCIALIZADORES DE NOBSA, IZA Y TIBASOSA AGRONIT
BELKIS EDELMIRA RAMREZ TRISTANCHO
900055418-6
9 DE OCTUBRE DE 2005
160
313 2834874 FIJO 7 773147- FAX 7773809
agronit@gmail.com
CENTRO JUVENIL CAMPESINO
BARRIO CAMILO TORRES NOBSA

IDENTIFICACION COAGROSOTAQUIRA
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
REPRESENTANTE LEGAL
NIT
FECHA DE CONSTITUCION
NUMERO DE ASOCIADOS
TELEFONO(S) DE CONTACTO(S)
CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE
CONTACTO(S)
DATOS DE UBICACIN (DIRECCION)
CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA
COOPERATIVA AGROPECUARIA DE SOTAQUIRA
ORLANDO PACAVITA
900012182-9
FEBRERO 5 DE 2005
45
310 3208558
orlandopacavita@yahoo.com y csotaquira@yahoo.es 8
VEREDA BOSIGAS CENTRO DE SOTAQUIRA
SECTOR LOTE 4 MUNICIPIO
 IDENTIFICACION COBINAGA
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
REPRESENTANTE LEGAL
NIT
FECHA DE CONSTITUCION
NUMERO DE ASOCIADOS
TELEFONO(S) DE CONTACTO(S)
CORREO(S) ELECTRONICO(S)
CONTACTO(S)
DATOS DE UBICACIN (DIRECCION)
CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA
COOPERATIVA INTEGRAL AGROGANADERA DE BOYAC
ALBA LUCIA CORREDOR
826003807-7
MARZO 06 DE 2004
50
7611198-3203015763
DE cobinaga@yahoo.com
CARRERA 34 NO 9-50
DUITAMA

IDENTIFICACION COOMELAC
COOPERATIVA MULTIACTIVA DE PRODUCTORES
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
AGROPECUARIOS
REPRESENTANTE LEGAL MANUEL JOSE BAYONA
NIT 900152734-4
11 NOVIEMBRE DE 2006, CMARA COMERCIO 30 DE MAYO DE
FECHA DE CONSTITUCION
2007
NUMERO DE ASOCIADOS 84
TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) 314 4427264
CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE bayonamanuel@hotmail.com
CONTACTO(S)
DATOS DE UBICACIN (DIRECCION) CAMPAMENTO MUNICIPAL SALIDA A PAIPA
CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA TOCA

IDENTIFICACION GANAQUI
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN ASOCIACIN GANADERA DE AQUITANIA
REPRESENTANTE LEGAL CARLOS ALBERTO BARRERA ACOSTA
NIT 900268420-6
FECHA DE CONSTITUCION 11 ABRIL DE 2008
NUMERO DE ASOCIADOS 29
TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) 310 3066613
CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE lidaconsuelobernal@hotmail.com 9
CONTACTO(S)
DATOS DE UBICACIN (DIRECCION) VEREDA SISBACA SECTOR JUNCALES
CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA AQUITANIA
 IDENTIFICACION MOTALAC E.U
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN MOTALAC E.U
REPRESENTANTE LEGAL VICTORIA ELISA NIO
NIT 900082205-9
FECHA DE CONSTITUCION 26 ABRIL DE 2006
NUMERO DE ASOCIADOS 1
NUMERO DE PROVEDORES 550
TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) 310 3494153
CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE pachopuli@hotmail.com
CONTACTO(S)
DATOS DE UBICACIN (DIRECCION) MOTAVITA CENTRO
CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA MOTAVITA

Exhibiendo la resea de presentacion e identificacion de cada organizacin,

posteriormente se pasaran a exponer los resultados arrojados por parte del ejercicio de
diagnostico empresarial aplicado a las organizaciones.

10
11
 Como instrumento metodologico, la matriz
DOFA se aplico para identificar acciones
viables mediante el cruce de variables, en el
supuesto de que las acciones estrategicas
deben ser ante todo posibles y que la
viabilidad se debe encontrar en la realidad
misma de la situacion actual de las
organizaciones lecheras del departamento.

Luego de estructurar la matriz DOFA, se hace

una preparacion conjunta de una matriz de
impacto, en la cual se muestran tres
categorias, alto, medio y bajo, para con esto tener una consideracion del grado en el
cual la vulnerabilidad de un futuro proyecto podria ser impactado por los aspectos
tenidos en cuenta en la DOFA.

Como elemento final de analisis se permite mediante estrategias cruzadas de los

factores DOFA, plantear acciones que potencien entre si lo positivo resultado del
analisis matricial y generar acciones de contencion para lo negativo, con el animo de
minimizar sus repercusiones a nivel general en caso de optar por un proyecto a futuro.

A continuacion se expone el cuadro de categorizacion de impacto para definir cual es el

riesgo de vulnerabilidad de las organizaciones de manera generalizada.

CATEGORIZACIN DE IMPACTO
Un punto de alto impacto es aquel que puede llegar a poner en riesgo
de fracaso inminente a una organizacin o proyecto, este implica
ALTO
factores relevantes de inviabilidad y problemticas con un grado de
dificultad alto para una posible solucin
Se refiere a aspectos que pueden afectar o poner en riesgo a la
organizacin o al proyecto en determinado momento y escenario de
MEDIO accin, no implica un inminente fracaso, pero si un manejo planificado
para cumplir con el objeto de la organizacin o la ejecucin del
proyecto
Puntos que pueden entorpecer a la organizacin o al proyecto, pero
BAJO finalmente no representan motivos de xito o fracaso de una 12
organizacin o de un proyecto
Luego de definir la categorizacion del impacto se elabora la matriz conjunta DOFA e
impacto de los factores internos.

ANALISIS INTERNO
IMPACTO
FORTALEZAS
ALTO MEDIO BAJO
Trabajo asociativo x
Acompaamiento tcnico y productivo para los productores de leche
x
por parte de las asociaciones
Apoyo en capacitacin para los productores de leche por parte de
x
las asociaciones
Calidad del producto x
Manejo productivo por personal capacitado y calificado x
Vas con disponibilidad de acceso x
Adecuada infraestructura de acopio (almacenaje en tanques de
x
enfriamiento)
Laboratorios primarios x
Cooperacin con la comunidad x

La calidad del producto por ser el punto mas importante a la hora de la comercializacin
en el mercado local y regional o en cualquiera otro, a nivel nacional e internacional, es
el elemento empresarial-productivo que debe ser tomado con la mas alta consideracin,
ya que de la calidad que posean los bienes ofertados en el mercado, depende en gran
medida que los productos sean consumidos por la poblacion o cualquier entidad publica
o privada que desea demandarlos, por lo tanto, el factor calidad es considerado dentro
del nivel alto de impacto, ya que una variacion que deteriore tal caracteristica en los
productos lecheros en el plano de interaccion comercial de mercado, pone en gran
riesgo cualquier nivel de demanda real de mercado.

El alto nivel de correlacin que existe entre el acopio y la calidad del producto, hace que
este punto sea categorizado dentro de alto impacto, y por lo tanto, puede en
determinado escenario poner en alto riesgo un futuro proyecto de inversion.

La cooperacion con la comunidad es un factor definitivo que en determinado caso

puede limitar o faciltar el desarrollo de los planes de accin de las organizaciones, por
13
lo tanto su nivel es de alto impacto.
En relacin a la categoria de medio impacto, el trabajo asociativo, el acopaamiento
tecnico y productivo, de capacitacin por parte de las organizaciones a sus asociados y
el manejo productivo por personal calificado, son elementos manejables que dentro de
una buena planeacin de recursos humanos, se pueden cubrir en caso de alguna
falencia que pueda en determinado momento poner en riesgo al proyecto. En referencia
a laboratorios primarios, el manejo que se tiene de estos por parte de las
organizaciones, est enfocado a brindar un producto de calidad para los demandantes
de est (grandes empresas productoras de leche), por lo tanto, si existiere la posibilidad
de que en determinado momento el proyecto estuviera en algun riesgo por parte de est
elemento, no seria inminente el fracaso, ya que se puede cubrir con un buen trabajo de
apoyo en red de mas laboratorios de todas las organizaciones.

Finalmente las vias de acceso aunque son importantes para la actividad de cualquier
organizacin, debido a que la conexin que se debe hacer entre las unidades
operativas (fincas) y el acopio se debe mantener con relativa facilidad para no tener
traumatismos en la recoleccion del producto ni en el flujo de informacin directa entre
los lecheros y el acopio, resulta ser categorizado en el nivel de menor impacto, debido a
que no afecta en mayor medida el trabajo colectivo interno de la organizacin.

ESTRATEGIAS FO
FORTALEZA
(de crecimiento)
Crear un programa de acciones de capacitacin tcnica y
productiva para todos los asociados de las organizaciones,
donde se manejen temticas referidas al campo tcnico,
productivo, cooperativo, empresarial y financiero, en miras
de estandarizar el manejo de cada unidad operativa para
plantear un manejo de bloque productivo enfocado a
mejorara la calidad y composicin de la leche, para
OPORTUNIDAD desarrollar una comercializacin cada vez mas estructurada
a nivel regional.

Iniciar los procesos de gestin de la calidad en las

asociaciones y cooperativas.

Generar acciones que fortalezcan la cadena productiva y 14

comercial de la leche en Boyac
 ANALISIS INTERNO
IMPACTO
DEBILIDADES ALTO MEDIO BAJO
Falta de compromiso por adelantar acciones beneficiosas por parte
x
de los asociados
Baja implementacin de buenas practicas de manejo x
Falta de disposicin para la va comunicativa de las organizaciones
x
y sus asociados
Falta de control interno para los productores (manejo
administrativo, financiero, econmico, productivo y de recursos x
humanos)
Bajo componente tecnolgico en las labores productivas x
Inexistencia de un laboratorio avalado por organismos de control
pblicos o privados, que garanticen y respalden la calidad del x
producto ante grandes comercializadoras de leche
Bajos niveles de planes de produccin principal y de derivados x
Poco inters en la gestin de proyectos por parte de los productores x

La falta de compromiso por emprender acciones beneficiosas para la asociacion, la baja

implementacin de buenas practicas de manejo y el bajo nivel de planeacin
productiva, hacen que el riesgo sea alto, debido a que en determinado momento por
falta de desarrollar estos elementos dentro de la organizacin, se pueden ver
estancados los objetivos empresariales de las organizaciones, se presentarian bajas
consistentes de la produccin y se comprometeria la calidad del producto a ofertar, por
lo tanto, un mal manejo de los anteriores elementos, pone en alto riesgo a las
organizaciones y las dejarian en mala posicion dentro de la interaccin del mercado.

Entre las debilidades de las organizaciones, la baja disposicin para fortalecer las vias
de comunicacin entre la comunidad productiva de las organizaciones, los bajos niveles
de sistemas de control interno, la falta de componente tecnologico incorporado a la
produccion, la inexistencia de un laboratorio avalado por entes de contro publicos y/o
privados y el poco interes por formular proyectos por parte de las asociaciones, hacen
que cualquier tipo de proyecto que se emprenda, se someta a tener en determinado
momento un mediano riesgo de fracaso, que aunque no es inminente, podria impactar
15
importantemente en el uso de recursos del proyecto, debido a que estas debilidades se
convierten en desajustes estructurales que hay que corregir al corto plazo.
 ESTRATEGIAS DA
DEBILIDAD
(de fuga)
Estructurar planes de contencin ante bajas de produccin
debido a factores climatolgicos

Generar un acercamiento ms activo con los entes

estatales, mediante propuestas de trabajo que hagan que
se creen compromisos entre los productores de leche de
Boyac y las administraciones a nivel local, departamental y
nacional

AMENAZA
Abrir ms lneas de produccin de derivados de la leche,
como forma de aprovechar todo el potencial de aplicacin
productiva de la leche

Estructurar una industria lctea boyacense que tenga una

base competitiva definida y organizada

Establecer una banda de precio (con un techo y un piso)

para la comercializacin de leche en el departamento

luego de haber visto el analisis DOFA para

los factores internos, a continuacion se
expondran los resultados del analisis DOFA
de los factores externos, asociados a las
oportunidades y amenazas que enfrentan
las organizaciones dentro del marco actual
de produccin y comercializacin de leche
en el departamento. El tratamiento de estos
factores sera de igual forma que el referido a
los factores internos.

16
 ANALISIS EXTERNO
IMPACTO
OPORTUNIDAD ALTO MEDIO BAJO
Mejoramiento de la calidad y la composicin de la leche por medio
x
de programas de gentica
Elevacin de niveles ptimos de pastos mediante programas
x
enfocados hacia el mejoramiento de praderas
Posicionamiento productivo y comercial a nivel regional y nacional x
Facilidad en lneas de comercializacin de insumos x
Alto nivel de colaboradores a nivel interdisciplinar disponibles para
x
apoyo de las organizaciones
Estructuracin y fortalecimiento de cadena productiva y comercial
x
de productos lcteos
Implementacin de procesos de gestin de la calidad x
Facilidad al acceso de lneas de crdito financiero x
Volmenes de produccin x
Conocimiento de los procesos productivos por parte de productores x
Gestin de proyectos ante entidades publicas o privadas para
x
captacin de recursos que fortalezcan a las organizaciones

El posicionamiento de las organizaciones en el mercado lechero, el estructuramiento y

fortalecimiento de la cadena productiva y comercial, la implementacin de procesos de
gestin de la calidad, el acceso a recursos financieros y los volumenes de produccion,
son factores que tratados desde la optica de oportunidades, aseguran un nivel solido
competitivo para el choque con el mercado, sin embargo, la carencia de estos mismos,
determina en gran medida el xito de la actividad de las empresas en el intercambio,
por lo tanto, en este punto es importente tratar estos factores como de alto riesgo para
el proyecto, debido a la importancia que estas oportunidades tienen en la tarea de
emprender un plan de abastecimiento que cubra una importante porcion de la demanda
de leche de la region a corto, medio y largo plazo.

En terminos de mejorar la calidad y composicion de la leche y optimizar insumos para la

produccion (pastos, vacunas, abonos,suplementos alimenticios, etc), se puede decir
que las organizaciones deben manejar estos elementos desde un punto medio de
riesgo para un eventual proyecto de inversion, ya que las implicaciones que estos
tienen, no determinaran finalmente el xito o fracaso del proyecto, pero si pueden traer
17
paros de ejecucion de actividades, y estas tienen que ser corregidas para dar un
transito dinamico- productivo eficiente.
El apoyo interdisciplinar y el conocimento de los procesos de produccion que tienen las
organizaciones, representan un nivel medio de riesgo, y puede ser manejado a corto
plazo, a traves de una buena planificacin de demanda de recursos humanos.

Finalmente la gestin que se haga con entes estatales y privados para apoyo desde
diferentes frentes como, el financiero, tecnico, productivo, etc, puede brindar elementos
que en determinado momento sirvan como contencion ante anomalias del mercado, y, a
partir de esta situacion lograr un mejor nivel competitivo en la industria lechera
departamental y nacional.

ESTRATEGIAS DO
OPORTUNIDAD
(de supervivencia)
Formular proyectos que tengan como finalidad la
incorporacin tecnolgica a la produccin lechera y
exponerlos a entes estatales y organizaciones extranjeras
que apoyen la actividad primaria de pases en vas de
industrializacin

DEBILIDAD
Realizar acciones de motivacin empresarial dentro de las
organizaciones

Crear un centro de laboratorio especializado y avalado por

los entes de control, para garantizar y respaldar la calidad de
la leche que se produce y comercializa.

ANALISIS EXTERNO
IMPACTO
AMENAZA ALTO MEDIO BAJO
Factores climatolgicos x
Polticas gubernamentales x
Tratado de libre comercio x
Fallas mecnicas en equipamiento de produccin y control x
Fallas en infraestructura publica (energa, alcantarillado, agua,
x
internet, telefona, transporte, vas, etc.)
Variacin del nivel de precios de mercado x
Competencia con grandes marcas x 18
Competencia con productores de bienes derivados de la leche
x
(quesos, yogurt, etc.)
Desde el plano de amenazas, estas representan un alto riesgo de fracaso de los
proyecto. Pero si bien es cierto que son muy dificiles de minimizar o ontener su impacto,
hay estrategias que lo hacen, lo cual demanda una planeacin o una directriz bastante
habil para hacerles frente, por lo tanto aunque una manera efectiva de afrontar una
amenaza es anticiparla y esquivarla, a traves de un buen plan de contencion se puede
salir bien librado de su impacto.

A nivel de medio riesgo, la competencia y la infraestructura fisica con que se dispone,

aunque es una amenaza a corto plazo, puede ser manejada igualmente con acciones
que irian dentro de un plan de contencion.

ESTRATEGIAS FA
AMENAZA
(de supervivencia)
Formular un plan estratgico de contencin para activar la
demanda cuando esta se encuentre inactiva, en miras de no
FORTALEZA afectar la oferta y mantener al mercado en nivel de equilibrio
para no afectar, precios, produccin y comercializacin de los
productos

19
20
 El analisis especifico supone establecer la realidad
en que est la organizacin desde diferentes
aspectos a considerar, los cuales sirven como
informacin para un posterior plan de mejoramiento
y/o plan de accin.

A continuacion se expondra la informacin

proveniente del aspecto financiero a nivel general de
las organizaciones.

ASPECTOS FINANCIEROS
(DOCUMENTACION Y REGISTRO)

RELACION DE UTILIDADES Y AREAS EN PRODUCCION 17%

RELACION DE UTILIDADES Y PRODUCCION 17%
RELACION DE COSTOS Y AREA EN PRODUCCION 17%
RELACION DE COSTOS Y PRODUCCION 17%
ESTRUCTURA DE COSTOS GENERALES (OPERATIVOS Y FIJOS) 33%
PROGRAMA DE PRESUPUESTOS POR AREA DE GESTION 33%
PLAN DE INVENTARIOS 50%
PLAN DE COMPRAS 33%
PLAN DE INVERSIONES 33%
FLUJO DE CAJA 67%
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS 83%
BALANCES PERIODICOS (MENSUAL, TRIMESTRAL, SEMESTRAL) 33%
BALANCE GENERAL ANUAL 83%

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El anterior grafico muestra que las organizaciones manejan una documentacin y

registro mayormente referido a balance general anual y estado de perdidas y ganancias,
con una participacin del 83%, lo cual indica que la mayoria de organizaciones
desarrollan los mencionados estados contables durante su actividad. El 67% de las
organizaciones, elaboran flujos de caja, y el 50% de las mismas llevan un plan de
inventarios.

El 33% de las organizaciones tienen definida su estructura de costos, programas de

21
presupuesto por area de gestin, plan de compras, plan de inversiones y balances
periodicos (mensuales, trimestrales, semestrales).
Finalmente el 17% de las organizaciones dentro de sus unidades operativas (fincas),
utilizan relaciones de utilidad/area en produccion, utilidades/produccion, costos/area en
produccion y costos/produccion.

El segundo aspecto del analisis especifico, radico su

estructura en la relacin respecto al manejo de clientes
de las organizaciones dentro de su actividad, para lo cual
se tomarn en cuenta elementos del establecimiento de
la base de clientes consistente en llevar un registro
(escrito o en medios informticos), de la cantidad de
clientes y sus respectivos datos de ubicacin y contacto,
rea de ubicacin de clientes, nmero aproximado de
clientes y principales necesidades que se perciben al
momento de comercializar el producto y finalmente se
toco la relacin con el aliado o aliados comerciales y las problemticas y principales
necesidades en la comercializacin con estos mismos

ASPECTO DE CLIENTES

80%
80%

BASE DE CLIENTES CERCANIA DE

CLIENTES

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El grafico anterior muestra que el 80% de las organizaciones tienen establecida su base
de clientes (productores asociados), y de estas el 80% guarda cercania con los mismos,
lo cual indica que las organizaciones, en cuanto a contacto y ubicacin con sus clientes
pueden realizar un manejo eficiente que les permita tomar acciones con un flujo de
informacion aceptable.
22
En cuanto a proximidad, las organizaciones guardan relativa cercania con sus
asociados, esto es relevante si se generan acciones que tengan que manejar aspectos
 de macrolocalizacin como factor estrategico. Aunque el 80% de los clientes de las
organizaciones se ubican en cercanas a estas, existe un 20% que presenta una
importante consideracin en trminos de distancia, lo cual influir de manera directa en
el manejo operativo que se haga con estos, adems har establecer una ponderacin
especial para el manejo financiero y econmico a la hora de la comercializacin.

La informacion generalizada respecto a elementos de manejo de clientes es la

siguiente:

El numero aproximado de asociados que tienen las 6 organizaciones en su conjunto

es de 369 y para el caso de MOTALAC E.U es de 550 provedores

Las principales necesidades de los clientes son;

Control en la variabilidad de precios

Errores en la medicin de las cantidades de leche

Mal manejo de volmenes de leche

Regular eficiencia en el transporte

Los principales aliados comerciales son;

Alqueria

Algarra

Colanta

Parmalat

Principales necesidades de aliado comercial;

Tecnificacin de la produccin

Sistema de informacin de seguimiento y control productivo

Altas exigencias en los niveles de calidad

Altos parmetros de aceptacin del producto (acidez)

Problematicas en comercializacion con aliado

Restriccin de volmenes de produccin en panoramas de oferta activa de leche 23

Devoluciones por no cumplimiento de estndares de compra

Variaciones en los precios de compra, algunas veces sin previo aviso

Medidas no comparativas entre el aliado y el productor

Diferencias del peso de la leche entre aliado y productor

Autoritarismo en la ponderacin de estndares de aceptacin de calidad de la leche

La distribucion geografica de las organizaciones es la siguiente;

las ciudades
Las organizaciones tienen cubrimiento en gran parte del departamento,
y municipios integrantes son; Iza, Nobsa, Tibasosa, Sogamoso, Toca,
Motavita, Duitama, Tunja, Belen, Paipa, Santa Rosa, Aquitania y Sotaquira. As
mismo integran a un numero importante de veredas aledaas a las ciudades y
municipios sealados anteriormente.

24
 El anlisis del aspecto de procesos internos de
produccin y operacin, pretende describir en
forma clara y enftica el proceso productivo,
teniendo en cuenta de hacerlo en sentido
sistmico, con el orden de la serie de actividades
que se realizan durante todo el proceso de
produccin

A nivel de procesos internos de produccin y operacin, las organizaciones llevan

actividades de acopio de forma tecnificada, utilizando tecnicas de recoleccin y
manipulacin para una adecuada labor de acopio lechero, algunas de estas cuentan
con laboratorios basicos de pruebas para la calidad de la leche.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL PROCESO

ACTIVIDADES
PRODUCTIVO DEL ACOPIO
RECEPCIN DE LECHE Entrega la leche por parte del lechero
MEDICION DE LA Con la varilla de litros se mide la cantidad de leche de las
CANTIDAD DE LECHE cantinas
Se compara la leche que se recibe con la que el lechero entrega,
PLANILLADO
mediante una planilla que tiene informacin del productor
PRUEBA DE ALCOHOL Se realiza la prueba de alcohol
PRUEBA DE ACIDEZ Se realiza la prueba de acidez
PESO O LACTMETRIA Se realiza la prueba de lactometria
PRUEBA DE ANTIBITICO Se realiza la prueba de antibitico
PRUEBA DE se realiza la prueba de adulterantes
ADULTERANTES
Luego de las pruebas se pasa a enfriar mediante placas de
ENFRIAMIENTO
enfriamiento y banco de hielo.
La leche luego de tener un proceso de enfriamiento externo, se
MANEJO DE LA LECHE EN coloca en el tanque para que est de forma hermtica, conserve
EL TANQUE DE la temperatura optima de conservacin de la leche, adems se
ENFRIAMIENTO adiciona un trabajo de revolverla para que no se deteriore su
calidad
Luego de enfriar se almacena en el silo o tanque, all demora la
ALMACENAJE
leche aproximadamente 18 horas
Se despacha la leche desde el tanque hasta el contenedor del
DESPACHO DE LECHE
vehculo
25
con detergentes o agua se lava el tanque para luego desinfectar,
LAVADO DE TANQUE
luego el tanque vacio dura dos horas para esperar nueva leche
En tres organizaciones visitadas se vio que llevan un manejo de acopio adecuado del
producto, aunque las pruebas que se deben practicar a la leche que llega, presenta
variacion a su tratamiento, es decir, algunas pruebas se realizan y otras no.

En una organizacin se eviencio que la recepcin de la leche pone en riesgo de

contaminacion al producto, ya que los vehiculos que lo descargan se acercan mucho a
las cantinas y no apagan los motores, razon por la cual particulas toxicas son lanzadas
dentro de un ambiente que tiene que ser lo mas posible libre de contaminantes.

En dos organizaciones, aunque existen acopios, estos no estan actualmente en

funcionamiento.

En referencia a las labores de extraccion de leche, en mayor medida se realizan de

forma convencional, en estas actividades de finca, es poca la utilizacion de recurso
productivo tecnologico, ya que se carece de est.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL PROCESO DE

ACTIVIDADES
EXTRACCION DE LECHE
POSICIONAR Se llevan las vacas al sitio de ordeo
COMIDA Se le suministra alimento concentrado mientras se ordea
MANEAR Se amarran las patas con guantes caucho
PRESELLADO Se lavan los pezones con solucin especial
DESPUNTE Se sacan los dos primeros chorros de cada pezn
LAVADO Se lavan los pezones con agua
SECADO Se secan los pezones con papel peridico
EXTRACCIN Mediante movimientos con la mano se extrae la leche de la vaca
Se pone en un recipiente especial para introducir el pezn y
SELLADO
sellarlo en solucin de yodo
DESMANEAR Se desamarra las patas
PRADERA Se lleva la vaca a la pradera

El establecer los factores de relevancia en la produccin es una accin de anlisis que

determina de forma clara el manejo de las unidades de produccin de las
organizaciones.

26
 ASPECTO PROCESOS INTERNOS DE PRODUCCION Y OPERACION
(FACTORES DE RELEVANCIA EN LA PRODUCCION LECHERA)

PLAN LOGISTICO 33%

PLAN DE DSITRIBUCION Y COMERCIALIZACION 33%
PLAN DE VENTAS Y PROMOCION 33%
PLAN DE PRODUCCION 17% 50%
PLAN DE MANEJO DE PASTOS Y SUELOS
ESQUEMA DE CAPACIDAD OCUPADA E INSTALADA 33%
ESQUEMA DE MANEJO Y DE INFRAESTRUTURA FISICA 33% 50%
ESQUEMA DE MANEJO SANITARIO
PLANES DE REPRODUCCION ESTABLECIDOS 33% 50%
PLAN DE MANEJO ALIMENTARIO DE LAS VACAS
INDICES ECONOMICO-FINANCIEROS
50%
PLANEACION ESTRATEGICA 33%

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El grafico anterior indica que el 50% de las unidades operativas de las organizaciones
realizan de forma sistematica y estructurada, el plan de manejo de pastos y suelos,
esquema de manejo sanitario, plan de manejo alimentario de las vacas y pondera
indicadores economicos y financieros en sus unidades.

El 33% de las unidades operativas y organizaciones realizan el plan logistico, plan de

distribucin y comercializacin, plan de ventas y promocin, esquema de capacidad
instalada y ocupada, esquema de manejo de infraestructura fisica, planes de
reproduccion y llevan una desarrollo de planeacion estrategica.

Finalmente el 17% de las organizaciones, estructura un plan de produccin general

para sus unidades operativas.

El anlisis del manejo de los recursos humanos de las

organizaciones se enfoco en establecer las actividades del
direccionamiento organizacional, el acervo de capital
humano y el plan de recursos humanos, lo anterior tomando
como parmetro de ponderacin de resultados el sistema de
Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) del SGC1 para
clasificar el manejo que han tenido las organizaciones 27
respecto al factor de recursos humanos.
1
Sistema de gestin de la calidad
 DIRECCIONAMIENTO
ASPECTO A PONDERAR ALTA MEDIA BAJA
PLANEACION 17% 50% 33%
AREA ADMINISTRATIVA 0% 67% 33%
AREA TECNICA DE PRODUCCION 17% 50% 33%
ORGANIZACIN AREA OPERACIONAL 17% 67% 17%
FUNCIONAL
AREA DE VENTAS Y MERCADEO 0% 50% 50%
OTRAS AREAS 0% 0% 0%
DIRECCION 67% 0% 33%
CONTROL 33% 50% 17%

Se establece con base en el ciclo PHVA de mejoramiento, en el cual se planea, se

ALTA
hace, se verifica y por ultimo se acta para fijar acciones de mejoramiento

Existe una consideracin al ciclo PHVA, sin embargo algunas acciones no se

MEDIA planifican, se hacen, se verifican y se acta de acuerdo a las recurrencias de una
eventualidad
No se establece ningn sistema de trabajo con base en el ciclo PHVA de
BAJA mejoramiento, en el cual se planea, se hace, se verifica y por ultimo se acta para fijar
acciones de mejoramiento
Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

En referencia a los aspectos de recursos humanos, la gestin de planeacin sobresale

por tener un manejo en categoria media, seguida por una baja planeacin y finalmente
las organizaciones que llevan una alta planeacin se ubican en el ultimo lugar.

El area de organizacin funcional es manejada en un su mayoria por un nivel medio de

gestin, seguido de un nivel bajo y por ultimo un nivel alto.

Respecto al area de direccin es ejercida en la mayoria de las organizaciones en un

nivel alto, y en menor proporcin en nivel bajo, no hay gestion de nivel medio en este
aspecto de direccin.

El control de la organizacin es ejercido en nivel medio, seguido de un nivel alto y por

ultimo del nivel bajo.
28
Finalmente de acuerdo a lo anterior, sobresale en el proceso de direccionamiento de las
organizaciones, que estas se ubican en un nivel medio de gestin mayormente, seguido
del nivel bajo y dejando en ultimo termino la gestin que se debe realizar en el nivel
 alto, indicando que aunque las organizaciones llevan un manejo de su direccionamiento
en referencia a los recursos humanos, es indispensable aplicar un manejo mas
estructurado de acuerdo a la actividad que realizan.

En referencia a la identificacin de las personas claves para el desarrollo de la actividad

productiva de las organizaciones, desde el punto de vista de capital humano, se pudo
evidenciar que, ests cuentan con el suficiente apoyo profesional para elaborar planes
de mejoramiento que propendan a elevar el nivel de gestin empresarial de las
organizaciones.

Identificacion del personal de colaboradores. Las organizaciones cuentan con un

importante capital humano, lo cual indica que cualquier accin que se tome para la
formulacin, evaluacin y ejecucin de un proyecto de inversin futuro, estar
respaldado por un equipo interdisciplinar como apoyo para tal finalidad, entre ellos
se tienen:

Administradores de empresas agropecuarias

Contadores

Abogados

Veterinarios

Analista de control de calidad

Ingenieros agrnomos

El plan de recursos humanos de las organizaciones no se establece debidamente

estructurado en consideracin a:

objetivos organizacionales en las unidades
Determinar la repercusin de los
integrantes de la organizacin

Definir las habilidades, conocimientos y nmero total de
empleados que se
necesitan para alcanzar los objetivos de la organizacin

Determinar las necesidades adicionales netas de recursos humanos en
contraposicin a la planta de trabajadores actual

de accin de recursos humanos para las necesidades de
Desarrollar planes
demanda laboral

29
1. Elaboracin de planes de mejoramiento de gestin empresarial dentro de las
organizaciones

2. Generacin de una mesa de trabajo para:

a. Estipular un plan de accin y cronograma de trabajo que conlleve a la discusin

de un proceso formal de exploracin de nuevas opciones de mercado para la
produccin lechera de las organizaciones de Boyac

b. Estructurar un plan de estratgico para la produccin lechera en el departamento

c. Formular un estudio de mercado para establecer la dinmica actual y potencial

de la produccin lechera a nivel regional y nacional

d. Formular y evaluar un proyecto de inversin que exponga la viabilidad financiera

de determinada opcin de negocio

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