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MODERNAS PARA
DE HUBSPOT
IMPLEMENTAR UN NUEVO
PROGRAMA DE NEGOCIOS

VENDE MS Y MEJORA LOS RESULTADOS

DE MARKETING DE TU AGENCIA

HUBSPOT 1
 I NTRO DU CCI N

OLVDATE DE LAS HOJAS

DECLCULO

Demasiadas agencias implementan sus programas de nuevos negocios con una hoja
de clculo de Excel.

Peor an, muchas agencias dependen de una nica persona que cuenta con un
impresionante archivo de tarjetas de contactos, quien en ocasiones es el fundador o CEO.

Esta es una manera desorganizada e insostenible de fomentar el crecimiento de una

agencia. Por eso, en la encuesta que realiz RSW/US en 2014 se determin que en el
80% de las agencias, la permanencia en el cargo de un director de nuevos negocios es
de menos de 2 aos. Compara este dato con el promedio de antigedad que tienen
los directores de marketing (CMO), que en la actualidad es de casi 4 aos.

Por cada director de nuevos negocios que se va o

que despiden, la agencia tiene que volver a empezar sin
En el 80% de las agencias, un
saber dnde se quedaron las oportunidades de venta
director de nuevos negocios
en el proceso. suele durar dos aos o menos.
El elemento ms importante de una agencia es el conocimiento que adquiere
mediante los nuevos negocios, de modo que es muy importante asegurarse de que
esa tarea no est a cargo de una sola persona, afirma David Brown, vicepresidente
ejecutivo de la agencia de interaccin con el cliente, Meredith Xcelerated Marketing
(MXM). Las agencias aprenden las unas de las otras, por lo que al final la diferencia
es de un 1%. Sin embargo, si aprovechamos ese conocimiento con ms rapidez,
tendramos la oportunidad de crecer con mayor velocidad que la competencia.

Este ciclo sin fin de los lderes de nuevos negocios que tienen que empezar de cero
daa al personal de la agencia y su reputacin,

pero esto se puede evitar con una herramienta de gestin de la relacin con el cliente (CRM).
HUBSPOT 2
 C AP TU LO U NO

POR QU LAS AGENCIAS

NECESITAN UN SISTEMA CRM

Con un sistema CRM, las agencias pueden crear un proceso de ventas unificado y
recopilar datos que proporcionarn informacin clara y til para mejorar sus procesos
de ventas, tener pronsticos ms precisos y entender a los clientes ms rentables.

En los ltimos 2 o 3 aos , la naturaleza de los nuevos negocios ha cambiado, ya que

en la actualidad los clientes experimentan mucho ms, dijo Brown. Evitan tener un
compromiso serio con las agencias, de modo que por ahora hay mucho ms trabajo de
desarrollo. Creo que la funcin de los nuevos negocios es cada vez ms importante.

Este aumento de la importancia significa que lleg la hora de que tu agencia actualice
su programa de ventas y captacin de prospectos.

HUBSPOT 3
 5 razones por las cuales
necesitas un sistema CRM
1) Identificar a los prospectos adecuados

Tal vez publicas en un blog, creas ofertas (ebooks, plantillas, etc.) o incluso utilizas la
publicidad de pago para generar trfico y convertir a los visitantes en oportunidades
de venta.

Pero cmo sabes qu clientes potenciales son los prospectos adecuados para poder
orientar mejor el alcance de tu estrategia de marketing? Ya has asistido a suficientes
reuniones y eventos de presentacin, de modo que ya debes saber que algunos clientes
simplemente no entienden el verdadero coste o tiempo que se requieren para disear
ydesarrollar un sitio web o crear una estrategia de relaciones pblicas.

Al vincular los formularios de tu sitio web con un sistema de CRM intuitivo que muestra
los datos histricos, puedes clasificar prospectos con calificadores que te ayuden aentender
cules tienen ms probabilidades de comprar. As, tu equipo podr iniciar una charla
deventas o un proceso de propuesta con la certeza de que el prospecto es el indicado.

El equipo de Brown califica a las oportunidades de venta a travs de 10 preguntas.

Si el cliente contesta 7 de las 10preguntas segn las normas de la agencia, MXM lo
identifica como una cuenta que tiene derecho a obtener. Este es el tipo de cuenta
ala que la agencia puede dirigir sus esfuerzos con confianza.

2) Reconocer a tus mejores clientes

Con una integracin de CRM y automatizacin del marketing puedes ver la lnea de
tiempo completa del recorrido de una oportunidad de venta hasta que se convierte
en cliente: desde la llamada inicial por telfono o la visita a tu sitio web, hasta cuando
convences al cliente de obtener un nuevo servicio o cuando te recomienda.

Recopilar y analizar estos datos te ayudar a conocer mejor a los clientes que se convierten
en relaciones comerciales a largo plazo y los que acuden a otra agencia despus de tener una
interaccin. El primer grupo incluye a los clientes en los que debers invertir ms tiempo
para asegurarte de que estn satisfechos con el trabajo y hayan obtenido resultados de su
relacin comercial. El segundo grupo es el que debers monitorizar para descubrir si los
costes de adquisicin y produccin merecen la pena.
HUBSPOT 4
 3) Comprender el recorrido de compra

Conoces las etapas del proceso de ventas de tu agencia? Puedes predecir la cantidad
de ventas que se realizarn el prximo trimestre o incluso el mes siguiente?

Con un sistema de CRM podrs definir las distintas etapas del proceso de compra de
tu cliente para que tu equipo identifique qu prospectos tienen ms probabilidades
de efectuar una compra, cules probablemente no se convertirn en clientes y por
qu una marca te eligi a ti o a otra agencia. Tambin puedes adoptar una actitud
proactiva al responder las inquietudes y dudas de los clientes potenciales.

Incluso es posible que ya tengas esta informacin, ahora solo tienes que organizar y
usar los datos para implementarlos en tu futuro proceso de nuevos negocios. Merece
la pena que cualquier profesional de ventas encargado de generar nuevos negocios
se encargue de esta actividad. La encuesta de RSW/US tambin permiti descubrir
que el 66% de las agencias sinti que su profesional de nuevos negocios fracas
debido a su falta de metodologa.

Brown mencion una historia sobre Shelly Lazarus, la exCEO de Ogilvy, quien declar
que Ogilvy & Mather hara nuevos negocios durante la noche y atendera a los clientes
durante el da.

Eso est mal, explic Brown. Debe ser una tendencia popular. Los lderes de nuevos
negocios que triunfan son los que combinan el arte de vender con una sensibilidad
estratgica. Ese es un perfil muy difcil de encontrar.

4) Aumentar la productividad de ventas

Cunto tiempo dedica tu equipo de nuevos negocios a enviar correspondencia

porcorreo electrnico, registrar los datos de las conversaciones, adjuntar archivos
oactualizar la informacin de los contactos?

Este tipo de introduccin manual de datos es una prdida de tiempo y recursos para
tuequipo.

Un sistema de CRM puede registrar los correos electrnicos que enves y las conversaciones
por telfono, proporcionar informacin sobre la empresa o la persona con quien ests
trabajando, as como vincular las interacciones en lnea y sin conexin. De modo que tu
equipo de ventas podr realizar sus responsabilidades: obtener clientes nuevos y rentables.

HUBSPOT 5
 5) Automatizar las campaas de nutricin de clientes

El sistema de CRM tambin puede utilizarse para planificar la estrategia de nutricin

de oportunidades de venta y campaas de marketing de contenidos para los clientes
yprospectos actuales y anteriores.

Imagina que tus profesionales de nuevos negocios pudieran crear una campaa que
enve una serie de correos electrnicos a los prospectos que mostraron inters en volver
a considerar su plan de marketing en 2 meses. La misma idea se podra aplicar a los
directores de marketing (CMO) de las marcas que observaron una cada de ingresos en
su anterior informe de ganancias. Puedes educar y atraer a estos clientes potenciales para
determinar su inters en funcin de algunos criterios, como las tasas de apertura y clics.

Nuestros comportamientos de compra han cambiado. Si bien las recomendaciones

y las redes de contactos pueden generar nuevos clientes, no puedes depender solo de
estos mtodos. Implementar esta tctica es ineficaz y produce un flujo inestable de
nuevos negocios para tu agencia; un problema que puedes resolver invirtiendo en la
recopilacin de datos de tu agencia y analizando esta informacin.

HUBSPOT 6
 C AP TU LO DOS

DETERMINA LAS NECESIDADES

DE TU EMPRESA

Ahora ya sabes por qu tu agencia necesita invertir en una herramienta de gestin de

la relacin con el cliente (CRM). El mundo de los nuevos negocios es competitivo, as
que necesitas tener una manera de identificar a los prospectos correctos, aumentar la
productividad de ventas y lograr que la informacin interna permanezca en tu empresa
cuando un empleado tenga que abandonar su puesto.

Estas actividades son importantes, pero eso tampoco significa que debes adquirir la
primera herramienta que encuentres. Necesitas evaluar tus opciones, descubrir qu
necesitas realmente del software y decidir cmo implementarlo en tus procesos actuales.

Un sistema de CRM debe ahorrar tiempo a tus empleados, aumentar su productividad

y proporcionarte la informacin que te ayudar a dirigir tu empresa con ms eficacia.

HUBSPOT 7
 5 preguntas que debes
plantearte
1) Cules son mis objetivos?

Antes de invertir en una herramienta de CRM, es necesario que determines tus objetivos.
Un CRM ser ineficaz si solo lo utilizas para almacenar datos. Tienes que usar los datos
que renas para mejorar tu empresa.

Considera estas preguntas a medida que pienses cmo utilizaras una herramienta de CRM:

Quieres que tu personal sea ms eficaz y organizado?

Necesitas el CRM para evitar perder informacin cuando un integrante del personal
se vaya de la agencia?
Quieres ofrecer un mejor servicio a tus clientes?
Crears campaas de marketing ms orientadas a tu audiencia utilizando
esainformacin?
Utilizars el sistema para entender mejor tu embudo de oportunidades de venta,
tasas de cierre, ciclo de ventas y otra informacin clave para dirigirte a cuentas
que sean ms rentables?

Con esta informacin podrs definir tus objetivos a corto y largo plazo, adems
deanalizar mejor las opciones de software.

2) Cunto durar el proceso de implementacin?

La respuesta de esta pregunta es distinta para cada empresa. La duracin del proceso de
implementacin de los sistemas CRM personalizados puede ser de casi un ao. Tambin
existen otros sistemas que puedes implementar en menos de 10 minutos, sobre todo cuando
se trata de las plataformas de software como servicio (SaaS). La lnea de tiempo depende del
tamao de la empresa, el nmero de usuarios, si necesitas integraciones personalizadas,
dnde se encuentran tus datos existentes y qu tan fcil ser importar los datos.

Si tus procesos de ventas y servicio de atencin al cliente son sencillos, entonces

podrs implementar este tipo de sistema con rapidez. Sin embargo, tu prioridad
principal debera ser implementar un sistema que coincida con tus objetivos.

HUBSPOT 8
 3) Se integrar con las herramientas que ya tengo?

Un sistema CRM debe lograr que tu trabajo sea ms fcil, no ms difcil, de modo que
necesitas considerar qu herramientas usas en la actualidad y si quieres que trabajen
en conjunto con tu CRM.

Si confas en una plataforma de automatizacin del marketing, integrarla con un CRM

ser fundamental. Si vinculas estas dos herramientas, podrs mejorar la colaboracin
entre los equipos de marketing y ventas, de modo que ser posible ver un panorama
ms completo sobre los prospectos y clientes.

Si quieres captar prospectos en las redes sociales o usar la informacin para planificar las
conversaciones de ventas, debes buscar una herramienta que incluya estos detalles. Adems,
si el sistema puede aadir la informacin de manera automtica en la herramienta de CRM,
mejor. Nada es peor que tener que copiar y pegar una direccin URL tras otra.

4) Qu informacin necesito reunir para encontrar

informacin til?

Debes determinar qu informes son ms importantes para tu empresa en funcin

de los objetivos. Si especificas esta informacin antes de invertir en un CRM, podrs
determinar si el sistema ofrece la personalizacin que necesitas.

Ten en cuenta estas preguntas:

Quieres revisar los pronsticos mensuales de cada representante de ventas?
Necesitas obtener un panorama diferente dependiendo de cada integrante
delaempresa?
Necesitas informes sobre la situacin actual de tu embudo de ventas?
Tu ciclo de ventas es nico? Necesitas personalizar las etapas de transaccin
deun sistema?
Necesitas poder crear propiedades personalizadas?
Qu filtros sern ms tiles?

Si defines esta informacin de antemano, podrs evaluar sistemas similares y hacer

preguntas especficas con ms facilidad.

HUBSPOT 9
 5) Es fcil de usar? Cmo puedo motivar
alpersonal para utilizar un sistema CRM?

No todas las empresas necesitan un sistema complejo lleno de caractersticas para

gestionar las relaciones con los clientes y su ciclo de ventas. La simplicidad ser un
punto a tu favor para lograr que tu equipo en realidad use la herramienta.

Recuerda que un CRM solo funciona si los usuarios lo usan, de modo que deben
ingresar datos para obtener informacin del programa. La inversin solo merece
lapena si agiliza el proceso de nuevos negocios, logra generar ms clientes nuevos,
aumenta las ventas o consigue obtener proyectos de mayor coste.

La experiencia del usuario debe ser intuitiva, pero tambin necesitas considerar
el registro de datos. Si el personal comienza a emplear el 25% de su tiempo en
introducir informacin, entonces tienes un gran problema.

Si decides probar una herramienta de CRM o utilizar un sistema en tu agencia, debes

lograr que todos acepten realizar la adquisicin. Los mnagers deben pedir que los
empleados usen la herramienta y estos deben evitar regresar a sus viejas costumbres,
como mantener la informacin de un negocio en una carpeta en su escritorio o seguir
utilizando Excel. Implementar este tipo de sistema debe ser un cambio empresarial
para todos los que tienen contacto directo con los clientes.

En conclusin, los sistemas CRM solo son herramientas, as que depende de ti usarlas
para mejorar las relaciones con tus clientes.

HUBSPOT 10
 C AP TU LO TR E S

ELIGE UNA SOLUCIN

Una buena herramienta de CRM no solo tiene caractersticas tiles. Necesitas

encontrar un sistema que funcione con tu estrategia comercial y tiene que ser una
herramienta que usars para tomar decisiones con la informacin que tengas a fin de
ajustar tu proceso de ventas, incluyendo la calificacin de oportunidades de venta,
captacin de prospectos, nutricin de oportunidades de venta y el cierre de negocios.

Un CRM debe ayudarte a:

Mejorar las tasas de conversin.
Aumentar los ingresos.
Reducir los gastos de marketing.
Aumentar la productividad de ventas.
Aumentar el tamao de la cuenta de los clientes.

Este sistema debe ayudarte a entender mejor tu embudo de oportunidades de venta

ytasas de conversin para que sepas cuntos prospectos necesitas tener en tu embudo
afin de lograr tus objetivos trimestrales.

Dicho lo anterior, descubrir qu CRM es el adecuado para tus necesidades puede llegar a
ser confuso, en especial si muchos sistemas ofrecen una gran variedad de caractersticas,
tienen distintos niveles de dificultad y sus estructuras de costes tambin son diferentes.
Qu es necesitas realmente y qu aspectos sera til tener?

HUBSPOT 11
 7 caractersticas que debes
tener en cuenta cuando
evales soluciones de CRM
1) Gestin de contactos

Las herramientas de CRM se crearon para almacenar informacin de los contactos.

Uno de los obstculos ms grandes de adoptar un CRM es introducir la informacin
de contacto, de modo que debes buscar un sistema que facilite este proceso, que
realice algn tipo de registro automtico de datos o que mantenga los registros de
loscontactos actualizados.

2) Etapas de los tratos

Las etapas de los tratos deben alinearse en funcin de tu proceso de ventas especfico,
como citas agendadas, oportunidades de venta calificadas por ventas, solicitud de
propuesta, presentacin de propuesta, charla de ventas, cierres ganados y cierre perdidos.

Un sistema de CRM debe permitirte personalizar estas etapas para que puedas
adaptarlas a tu proceso de ventas nico y asignar un sistema de valor a cada etapa.

HUBSPOT 12
 3) Gestin de tareas
Una herramienta de CRM debe agilizar la organizacin y vinculacin de las tareas de
cada trato o contacto para que los representantes de ventas se mantengan centrados
y productivos.

4) Almacn de contenidos
El equipo de ventas no usa el 90% de los materiales que crea el equipo de marketing y los
representantes de ventas pasan 30 horas creando y buscando su propio material cada mes.
Es una prdida de tiempo que podra evitarse si el equipo de ventas pudiera acceder a los
materiales de contenidos de capacitacin de ventas y marketing con facilidad. Adems, si
este material est organizado, es una ventaja para el proceso de ventas. Busca un sistema
de CRM que cuente con un almacn de contenidos donde proporcione analticas para
quepuedas monitorizar la influencia de un contenido enelproceso de ventas.

5) Panel
Poder ver un panorama claro sobre el progreso que has realizado para lograr tu objetivo
mensual es parte de lo que hace que utilizar un CRM sea provechoso para tu agencia
o clientes. El panel debe destacar cuntos tratos potenciales tienes en tu pipeline, qu
tareas necesitas completar y la situacin general del equipo si tu agencia tiene ms de
un empleado a cargo de los nuevos negocios.

6) Dispositivos mviles

Dependiendo la estructura de tu empresa, podra ser til contar con un CRM queest
disponible en dispositivos mviles para que los empleados tengan acceso donde sea que
se encuentren. Cloudswave descubri que las aplicaciones mviles de CRM pueden
aumentar la productividad del equipo de ventas un 15%.

7) Integracin con la automatizacin del marketing

Si utilizas un sistema de automatizacin del marketing para implementar el marketing
de tu agencia, asegrate de elegir un CRM integrado. Esto te ayudar a vincular las
actividades de marketing con los resultados de ventas para observar el verdadero ROI
de los esfuerzos de tus nuevos negocios.

HUBSPOT 13
 CONCLUSIN

UTILIZA LA INFORMACIN
PARA CRECER

Esperamos que esta gua te haya dado un panorama ms claro sobre por qu debes
invertir en un CRM, las preguntas que necesitas aclarar de manera interna antes de
comenzar a buscar soluciones y algunas caractersticas clave que debes tener en cuenta
cuando compres el sistema de CRM perfecto para ti. Para probar el software de CRM
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El objetivo es encontrar una solucin ideal para tu empresa a fin de que obtengas ms
informacin sobre el funcionamiento del programa de nuevos negocios de tu agencia.
El primer paso es reunir datos, que es lo que hace un CRM. El siguiente paso es utilizar
esa informacin para orientar tus esfuerzos a las oportunidades de venta, obtener
nuevas cuentas y retener los clientes por ms tiempo; todo esto aumenta el crecimiento.

HUBSPOT 14
 C R DI TO S

CREADO POR

JAMI OETTING
Como estratega de contenidos en HubSpot,
Jami crea contenido y recursos que contribuyen
al crecimiento de las empresas de las agencias
partners.

Es la editora de Agency Post, el blog de HubSpot

para los profesionales de las agencias.

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