MANUAL DE

FUNCIONES
rea Comercial

Distribuidora LAP
 JUSTIFICACION

El presente estudio permite planear la gran importancia ya que podra dotarse ala
empresa de una herramienta tecnica y moderna de facil manejo para los departamentos
de la empresa logrando asi objetivos propuestos por la comercializadora LAP.

La tares de planificar es un proceso de analisis de las necesidades del personal de una

organizacin y desarrollo de un programa que satisfaga las insudiciencias de la emprsa
eso con lleva a tener un manual de funciones que daciliete el proceso de reclutamiento,
seleccin y contratacion, deficniendo asi cual es el perfil minimo requerido y a la vez cual
es la descripcion detallasa de todas las compentencias, experiencias, funciones, nivel
academico,etc.
 Tabla de Contenido

Pag.

1. Polticas y normas.

2. Definicin de Manual de Funciones y Descripciones de Cargos.

3. Beneficios de este proceso.

4. Participantes.

5. Periodicidad.

6. Proceso a desarrollar en el manual.

7. Instrumentos de medicin.

8. Instructivo para la utilizacin del manual.

 POLITICAS Y NORMAS

Mantener una imagen corporativa buena.

Atender al cliente es responsabilidad de todos los intregrantes de la empresa, para
lo cual deberan conocer los procedimientos a fin de orientarlos.Todos los
integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.
Los puestos de trabajo en la empresa son de carcter poli funcional; ningun
trabajador podra negarse a cumplir una actividad para la que se este debidamente
capacitado.
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto mas importante y esta
enfocada en la satisfaccion del cliente.
Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahooro de la empresa.
Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a periodo de
prueba, con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeo de acuerdo con el
oficio para el que se desea contratar.
La empresa reconocer sobre remuneracin por horas extras y dems beneficios
que la ley determine para tales efectos.
Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compaeros.
 2. Deficion de Manual de Funciones y Descripciones de Cargos.

2.1. Identificacion Cargo Director Comercial

IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Director Comercial

Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Gerente General

2.1.1 Misin del cargo

Ser encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la fuerza de ventas, los
planes de comercializacin y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa,
en base a polticas establecidas para la promocin, distribucin y venta de productos y
servicios a fin de lograr los objetivos de ventas fidelizando a los clientes brindando un
servicio al cliente con excelencia.

2.1.2. Requisitos del cargo

Educacin

No
Tcnico Tecnlogo Profesional Postgrado Maestra Doctorado
Requiere
x x
En qu rea?
Profesional graduado en Administracin de Empresas,
Negocios, Economa, Ingeniera Industrial.

Experiencia

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
Dos (2) aos en cargos y procesos
DIRECTA relacionados con la gestin administrativa y de 13 a 24Meses
x
financiera.
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses
de 1 a 6 Meses
RELACIONA
Experiencia con diseo corporativo.
DA
de 7 a 12 Meses
 Estar siempre dispuesto a ayudar a sus
compaeros de equipo y compartir de 13 a 24Meses
X
conocimiento
Excelentes habilidades de comunicacin de 25 a 36 Meses
verbal y oral
Ms de 36 Meses

2.1.3. Conocimientos Bsicos y esenciales.

Conocimientos de tcnicas de ventas.

Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power
Point y uso de internet.
Uso de software y herramientas
Direccionamiento de equipos.
Slidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto

2.1.4. Descripcin de Funciones.

Planificar todas las decisiones que impliquen seleccionar los medios con los que
se conseguirn los objetivos de la empresa. Es decir, mirar al futuro para prever
qu ser necesario para el desarrollo de la actividad de la empresa a medio y largo
plazo.

Establecer una estructura organizativa de la empresa, adecuada a la actividad que

desarrolla, para as conseguir una buena relacin formal, y que adems permita
atender a las necesidades de los empleados.

Reclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a estas personas a un puesto de

trabajo. Las actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a la consecucin de
objetivos de la empresa, y para ello los trabajadores deben estar motivados e
identificados con la labor que desempean, por ello los sistemas de recompensas
y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo.

Es el lder del equipo de ventas; representa al conjunto de sus vendedores frente

al resto de directivos y clientes.

Adems se encarga de gestionar el cobro de las ventas. De forma que en el caso

de que un cliente se retrase en los pagos, es el encargado de reclamar las facturas.

Es el encargado de formar a su equipo de ventas.

Realizar informes de las actividades realizadas

2.2. Identificacin del cargo - Jefe de distribucin

 IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Jefe Centro de Distribucin

Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Director Comercial

2.2.1 Misin del cargo.

Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeacin, ejecucin y control del

Centro de Distribucin, desde el momento de la recepcin de la mercanca hasta su
entrega, controlando su almacenamiento y transporte de acuerdo con los lineamientos
previamente constituidos dentro de la empresa para el rea comercial.

2.2.2. Requisito del cargo.

Educacin

No
Tcnic Tecnlog Profesiona Postgrad Maestr Doctorad
Requier
o o l o a o
e
x
En qu rea?
Ingeniero Industrial

Experiencia

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
Subdirector de oficina con funciones de
DIRECTA administrar y dirigir las diferentes de 13 a 24Meses
funciones correspondientes a su rea.
de 25 a 36 Meses
X
Ms de 36 Meses
de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
RELACIONA Supervisor de departamentos y reas
de 13 a 24Meses
DA asignadas
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses X
2.2.3. Conocimientos Bsicos y esenciales.

Administracin gerencial
Diseo, mercadeo y produccin
Sistema tcnicas en informacin
Manejo de personal
Valores ticos

2.2.4. Descripcin de Funciones.

Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y

Nacional.

Coordinar los contratos marcos de la Direccin de Compras, desde su etapa

precontractual hasta la formalizacin del contrato.

Disear e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades

comunes identificadas en las dependencias

Establecer cadenas de distribucin para productos, servicios y estrategias de

mercadeo.

Participar en la seleccin y entrenamiento del personal.

Comunicar las diferentes decisiones e informacin que requieran los empleados.

Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

2.3. Identificacion del Cargo Coordinador de Alimentos

IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Coordinador de Alimentos

Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Jefe Centro de Distribucin

2.3.1. Misin del cargo.

Liderar las actividades tendientes a la planeacin, ejecucin y control de la coordinacin

de alimentos.

2.3.2. Requisito del cargo

Educacin

No
Tcnic Tecnlog Profesiona Postgrad Maestr Doctorad
Requier
o o l o a o
e
x x
En qu rea?
Ingeniero de Alimentos

Experiencia

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
Tres (2) aos en cargos de control y manejo X
de alimentos con compromiso misional, del
DIRECTA de 13 a 24Meses
nivel ejecutivo, direccionamiento de X
equipo.
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses
de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
RELACIONA
No Aplica de 13 a 24Meses
DA
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses

2.3.3. Conocimientos Bsicos y Esenciales.

Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint).

Empaque.
Mando.

2.3.4. Descripcin de Funciones.

Coordinar el anlisis, revisin, control y evaluacin de los sistemas y

procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad.

Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestin de Calidad, con el

fin de contribuir al mejoramiento continuo
 Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines
exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad.

Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su

inmediata responsabilidad.

Suministrar en forma oportuna toda aquella informacin y soportes tcnicos que

sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos.

Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y

Nacional.

Coordinar los contratos marcos de la Direccin de Compras, desde su etapa

precontractual hasta la formalizacin del contrato.

Disear e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades

comunes identificadas en las dependencias

Establecer cadenas de distribucin para productos, servicios y estrategias de

mercadeo.

Participar en la seleccin y entrenamiento del personal.

Comunicar las diferentes decisiones e informacin que requieran los empleados.

Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

2.4 Identificacin del cargo Coordinador Aseo

IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Coordinador Aseo

Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Jefe de Centro de Distribucin

2.4.1. Misin del Cargo.

Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeacin, ejecucin y control del

Aseo, de acuerdo con los lineamientos previamente constituidos dentro de la empresa
para el rea comercial.

2.4.2 Requisito del Cargo.

Educacin
 No
Tcnic Tecnlog Profesiona Postgrad Maestr Doctorad
Requier
o o l o a o
e
x
En qu rea?
Logstica

Experiencia

Coordinar los procesos de 1 a 6 Meses

logsticos dentro del
almacn. de 7 a 12 Meses
X
Controlar los inventarios
segn tcnicas establecidas de 13 a 24Meses
por la Distribuidora.
Compra de materiales de de 25 a 36 Meses
limpieza general y de oficina
DIRECTA que se requieran en cada
rea.
Controlar el suministro de
materiales de aseo.
Atencin a los proveedores. Ms de 36 Meses
Gestionar las solicitudes de
mantenimiento ante el rea
encargada.

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
RELACIONA
No Aplica de 13 a 24Meses
DA
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses

2.4.3. Conocimientos Bsicos y Esenciales.

Administracin gerencial
Diseo, mercadeo y produccin
Sistema tcnicas en informacin
Manejo de personal
Valores ticos
2.4.4. Descripcin de Funciones.

Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y

Nacional.

Coordinar los contratos marcos de la Direccin de Compras, desde su etapa

precontractual hasta la formalizacin del contrato.

Disear e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades

comunes identificadas en las dependencias

Establecer cadenas de distribucin para productos, servicios y estrategias de

mercadeo.

Participar en la seleccin y entrenamiento del personal.

Comunicar las diferentes decisiones e informacin que requieran los empleados.

Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

2.5. Identificacion del Cargo Coordinador Logistico

IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Coordinador Logstico

Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Jefe de Centro de Distribucin

2.5.1 Misin del cargo.

Manejar el Software empleado en la Distribuidora para el ingreso, almacenamiento,

clasificacin, codificacin y entrega de materiales con el fin de optimizar recursos de
acuerdo con las normas vigentes.

2.5.2. Requisito del cargo.

Educacin

No
Tcnic Tecnlog Profesiona Postgrad Maestr Doctorad
Requier
o o l o a o
e
x
En qu rea?
Logstica
Experiencia

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
Dos aos de experiencia en
DIRECTA de 13 a 24Meses
el cargo
de 25 a 36 Meses
x
Ms de 36 Meses
de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
RELACIONA
No Aplica de 13 a 24Meses
DA
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses

2.5.3. Conocimientos Bsicos y Esenciales.

Conocimientos bsicos en internet, Excel avanzado, atencin al cliente.

Fcil adaptacin a las polticas de la Distribuidora.
Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier
momento.
Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus compaeros de
trabajo.

2.5.4. Descripcin de Funciones.

Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en el

inventario de acuerdo con la normatividad vigente.
Ubicar los productos en el almacenamiento seguro segn las normas establecidas
para su manipulacin.
Cada seis meses realizar la toma fsica del inventario tanto de productos como de
materiales asignados a cada empleado segn las normas establecidas por la
Distribuidora.
Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacn.
Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores para que no
se presente un desabastecimiento en el almacn.

2.6. Identificacin del Cargo Asesores Comerciales Junior.

 IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Asesores Comerciales Junior

Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Coordinador de alimentos y aseo.

2.6.1.Misin del Cargo.

Orientar a los clientes de manera proactiva y asertiva sobre los productos que se
comercializan en la Distribuidora, poniendo en prctica las polticas de mercadeo
propuestas por la Gerencia de la Compaa.

2.6.2. Requisito del Cargo.

Educacin

No
Tcnic Tecnlog Profesiona Postgrad Maestr Doctorad
Requier
o o l o a o
e
x x
En qu rea?
Profesional en Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial,
Tecnlogo en Gestin Financiera del Sena.

Experiencia

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses

DIRECTA Dos aos en cargos afines de 13 a 24Meses

de 25 a 36 Meses
x
Ms de 36 Meses
de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
RELACIONA
No Aplica de 13 a 24Meses
DA
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses
2.6.3. Conocimientos Bsicos y Esenciales.

Fcil adaptacin a las polticas de la Distribuidora.

Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier
momento.
Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus compaeros de
trabajo
Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus compaeros de
trabajo.

2.6.4 Descripcin de Funciones.

Asesorar a los clientes con respecto al portafolio de productos que maneja la

distribuidora.
Elaborar y sustentar informes de gestin a la gerencia comercial con respecto a
las ventas quincenales.
Participar de manera activa en las capacitaciones para mejorar las relaciones
interpersonales dentro del rea y a nivel general.

2.7 Identificacin del Cargo Auxiliar Transporte y de Bodega

IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo Auxiliares de Transporte y de

Bodega
Dependencia rea Comercial
Nmero de cargos Uno
Reporta el cargo Coordinador Logstico

2.7.1. Misin del cargo.

Registrar en el aplicativo de la Distribuidora el ingreso, almacenamiento, clasificacin y

entrega de materiales y productos con respecto a la normatividad vigente.

2.7.2. Requisito del cargo.

Educacin

No
Tcnic Tecnlog Profesiona Postgrad Maestr Doctorad
Requier
o o l o a o
e
x x
En qu rea?
Logstica preferiblemente del Sena.
Experiencia

de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses

DIRECTA Un ao en labores afines. de 13 a 24Meses

x
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses
de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
RELACIONA
No Aplica de 13 a 24Meses
DA
de 25 a 36 Meses

Ms de 36 Meses

2.7.3. Conocimientos Bsicos y Esenciales.

Fcil adaptacin a las polticas de la Distribuidora.

Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier
momento.
Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus compaeros de
trabajo.
Capacidad de manejar situaciones que requieran concentracin y presin de
tiempo.

2.7.4. Descripcin de Funciones.

Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en el

inventario de acuerdo con la normatividad vigente.
Ubicar los productos en el almacenamiento seguro segn las normas establecidas
para su manipulacin.
Cada seis meses realizar la toma fsica del inventario tanto de productos como de
materiales asignados a cada empleado segn las normas establecidas por la
Distribuidora.
Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacn.
Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores para que no
se presente un desabastecimiento en el almacn.
Presentar informes de Gestin a la gerencia cuando lo requiera.
 Archivar toda la documentacin de forma correcta de acuerdo con normas de
archivstica establecidas por la Distribuidora.
Manejar los pedidos y productos para su clasificacin y distribucin.

3. Beneficios de este Proceso

Implementar mtodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de

la empresa.
Identificar los trmites de cada operacin y su funcionario responsable.
Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad, trmite,
proceso, operacin o transaccin.
Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para
establecer la duracin total del procedimiento.
Establecer controles para fomentar la descentralizacin y desconcentracin
de esfuerzos, por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las
cargas de trabajo.
Fomentar la modernizacin y simplificacin de los trmites, evitando
demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.
Establecer tiempos estndar o promedio para cada funcin, con el fin de
detectar las dependencias que demoran los trmites sin justa causa.
Sentar la base documental para la elaboracin del MFPC.
Estimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actualizacin de
los procedimientos.
Establecer indicadores, estndares, ndices o razones vlidos para evaluar
la gestin.
 4. Participantes

Nombre: Carlos Rodrguez.

Cargo: Director Comercial.
Edad: 50 aos.
Tiempo de servicio: 31 aos como vendedor y 20 de ellos con la empresa.
Estudios: Administrador de Empresas.

Nombre: Alberto Gonzales.

Cargo: Jefe Centro de Distribucin
Edad: 35 aos
Tiempo de servicio: 5 aos como Jefe de Distribucin.
Estudios: Profesional en Ingeniera Industrial.

Nombre: Carlos Rodrguez.

Cargo: Coordinador de Alimentos.
Edad: 25 aos
Tiempo de servicio: 2 aos y medio en el rea de Coordinacin de alimentos
Estudios: Ingeniero de Alimentos Especialista.

Nombre: Katherine de Sandoval.

Cargo: Coordinador de Aseo.
Edad: 27 aos.
Tiempo de servicio: 6 meses.
Estudios: Tcnico en Logstica.

Nombre: Carolina Fernndez.

Cargo: Coordinador Logstico.
Edad: 42 aos.
Tiempo de servicio: 3 aos como Jefe de Distribucin.
Estudios: Profesional en Logstica y distribucin.

Nombre: Andrs Almarales y Jess Contreras

Cargo: Asesor Comercial Junior Y Snior.
Edad: 25 aos y 24 aos respectivamente.
Tiempo de servicio: 3 aos y dos aos respectivamente.
Estudios: Profesionales en ingeniera industrial.

Nombre: Pablo Neruda.

Cargo: Auxiliar de transporte y Logstica.
Edad: 35 aos.
Tiempo de servicio: 7 aos en Transporte y logstica.
Estudios: Tcnico en logstica del SENA.

5. Periodicidad

Se presentara una cada tres meses, los informes de gestin, que dan cuenta del
avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de accin propuesto por la
empresa para el cumplimiento a cada uno en su desempeo innovadoras tanto en sus
funciones como para la organizacin.

6. Proceso a Desarrollar en el Manual

Todos los empleados de la empresa LAP deben estar en la capacidad de tener un

desempeo y conocimiento en atencin al cliente para el desarrollo de sus actividades
tanto con los clientes directos e indirectos para as fidelizarlos.

7. Instrumentos de Medicin

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cules son

sus fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su produccin.

Enfocado en la mejora contina de toda la empresa de manera armnica y activa, con el

propsito de mejorar la calidad y la productividad de la misma.

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medicin para evaluar e

identificar las habilidades y posibles falencias en la organizacin.

Lista de chequeo
Encuestas
Entrevistas
Investigaciones
Foros.

8. Instructivo para la Utilizacion del Manual

Todos los empleados de la empresa LAP deberan consultar permanentemente este
manual para cpnpcer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado,
ejerciendo apropiadamente el autocontrol, ademass de presentar sugerencias
tendientes a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes areas o departamentos porque podran evaluar
objetivamente el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la
adeacuacion de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente
interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la
medicion del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que
han sido establecidos para prevenir perdidas o desvios de bienes y recursos,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el lofro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases solidas para la evaluacion de la gestion en
cada una de sus areas u operaciones.