Sie sind auf Seite 1von 5

Dejemos de reunirnos as

Herramientas para ahorrar tiempo y obtener


ms resultados
(Lets Stop Meeting Like This:Tools to Save Time and Get More
Done)
Dick Axelrod y Emily Axelrod
Berrett-Koehler 2014
192 pginas
[@] getab.li/23284
Libro:

Rating Ideas fundamentales

8
8 Aplicabilidad Hacer muchas reuniones es una prdida de tiempo.
7 Innovacin Sin embargo, una reunin bien planeada y bien ejecutada puede ser efectiva y til.
8 Estilo
Si los empleados necesitan compartir informacin en persona y eso requiere dilogo,
entonces necesita programar una reunin.
Invite a personas con conocimientos especficos, alguna responsabilidad en el asunto o
Enfoque autoridad para tomar decisiones.

Antes de cada reunin, sepa por qu la lleva a cabo, de qu manera ser diferente, quin
Liderazgo y Gestin debe asistir y cmo inspirar a los asistentes para que se apropien de sus objetivos.
Estrategia
Ventas y Marketing
Utilice los seis elementos de la canoa de reuniones: la bienvenida, la conexin, el
descubrimiento, la colaboracin, la decisin y la reflexin.
Finanzas
Recursos Humanos Esto ayuda a que las personas se sientan comprometidas, motivadas, informadas y
TI, Produccin y Logstica capaces de iniciar un plan de accin.
Desarrollo Profesional
Las buenas reuniones proporcionan a las personas autonoma, sentido, desafos,
PYME aprendizajes y retroalimentacin.
Economa y Poltica
Industrias
Si una sesin no sale como esperaba, verbalice lo que est implcito y nombre el
problema. Pregunte si todos perciben el mismo y qu desean hacer al respecto.
Negocio Global
Conceptos y Tendencias Las buenas reuniones brindan valor. Pueden energizar a los empleados para que realicen
tareas significativas, posibilitar decisiones oportunas, desarrollar equipos y abordar
cuestiones acuciantes.

Para suscribirse o comprar nuestros resmenes y soluciones corporativas, visite www.getAbstract.com o llmenos a nuestras oficinas en Estados Unidos (+1-877-778-6627) o Suiza (+41- 41-367- 5151).
getAbstract es una empresa de Internet que publica resmenes de libros y presta ser vicios de evaluacin de conocimientos. getAbstract mantiene la absoluta responsabilidad editorial de todo el contenido de
este resumen. Se reconoce el copyright de los autores y las casas editoriales. Todos los derechos estn reservados. Prohibida la reproduccin o transmisin de cualquier parte de este resumen, de cualquier
forma o por cualquier medio, sea electrnico, fotosttico o de otro tipo, sin el previo consentimiento por escrito de getAbstract Ltd (Suiza).

Este resumen slo puede ser ledo por London Corporativo (sistemas@londoncg.com) 1de5

LoginContext[cu=1138548,aff=1536,subs=1,free=8,lo=es,co=MX] 2017-03-29 21:44:49 CEST


getabstract

getabstract
Relevancia
getabstract
Qu aprender?
En este resumen usted aprender:r1) Por qu las reuniones son importantes; 2) Cules son los seis elementos que
aseguran reuniones de calidad y 3) Cmo realizar reuniones eficaces.
getabstract
Resea
A la gente generalmente le desagradan las reuniones. A menudo, son una prdida de tiempo y generan frustracin. Sin
embargo, las organizaciones las necesitan para cumplir un objetivo especfico. Los especialistas sobre participacin
de los empleados Dick y Emily Axelrod proponen estrategias y mtodos valiosos para lograr que sus reuniones sean
ms efectivas. La mayora de sus ideas son muy razonables; por ejemplo, involucrar a todos los participantes en
el diseo previo de una reunin. Algunas parecen absurdas, pero bien intencionadas, como una competencia entre
distintos grupos para construir torres con espaguetis. En general, los Axelrod brindan citas breves e informacin til y
prctica. Cubren cmo planificar, disear, facilitar y liderar sesiones grupales. getAbstract recomienda el enfoque de
los Axelrod a los gerentes, ejecutivos, empresas que se inician y a toda persona responsable de organizar reuniones.
getabstract
getabstract

getabstract
Resumen
getabstract
Otra reunin, no!
Muchas reuniones les fallan a las organizaciones y a los asistentes. Multiplique el nmero
de reuniones en su empresa por el nmero de asistentes por la remuneracin proporcional
por hora para averiguar el costo econmico oculto de las sesiones de trabajo ineficaces.

Nos reunimos porque


Considere los costos ocultos tambin. Los empleados pueden llegar a pasar entre el 20% y el
el conocimiento y la 70% de la jornada laboral en reuniones. Si estas no logran nada, es una prdida tremenda de
experiencia necesarios productividad. Aun as, las organizaciones necesitan que sus empleados se renan. Antes de
en una situacin
especfica no estn en realizar una reunin, utilice dos criterios para decidir si es necesaria. Se necesita compartir
una sola cabeza. informacin importante? Ello requiere dialogar? Si la respuesta es afirmativa en ambos
casos, usted necesita una reunin.

Para decidir quines deben asistir, haga una lista de personas que tienen conocimientos
importantes para comunicar, la autoridad de tomar decisiones o responsabilidad en el asunto
en cuestin. Si se las maneja correctamente, las reuniones pueden energizar a los empleados
ayudndolos a realizar tareas significativas, tomar decisiones, informarse y ayudarlos a
Transformar las desarrollarse profesionalmente.
reuniones de ser una
prdida de tiempo a ser
un tiempo valorado, Las reuniones de calidad incluyen los siguientes cinco elementos:
de una actividad que
desgasta la energa a
una que la produce, 1. Autonoma Los participantes controlan la discusin grupal.
requiere un enfoque
diferente sobre el 2. Sentido Todas las discusiones se relacionan con temas importantes.
diseo, el liderazgo y la 3. Desafos La agenda de la reunin y los temas que se discuten estimulan a los
colaboracin.
participantes a desempearse de la mejor manera.
4. Aprendizajes Los asistentes generalmente adquieren nuevos conocimientos a travs
de las discusiones.
5. Retroalimentacin Las personas inteligentes y dedicadas que desean hacer lo mejor
que puedan valoran el asesoramiento positivo y la crtica constructiva.

Dejemos de reunirnos as getAbstract 2015 2de5


Este resumen slo puede ser ledo por London Corporativo (sistemas@londoncg.com)

LoginContext[cu=1138548,aff=1536,subs=1,free=8,lo=es,co=MX] 2017-03-29 21:44:49 CEST


El xito de una reunin depende de un compromiso pleno. Para asegurarse de que las
personas participen activamente, haga que la asistencia de todos sea voluntaria. Esta tctica
funciona solo cuando los empleados consideran que la sesin es valiosa. De lo contrario,
nadie asistir.
Las reuniones pueden
ser lugares donde
uno puede realizar un
Cinco pasos para reunirse con xito
trabajo productivo que Preste atencin a las cuestiones bsicas, las consideraciones y decisiones importantes antes
requiere ir ms all de reunir a los participantes. Responda las siguientes cinco preguntas:
del mecanismo de las
reuniones.
1. Por qu nos reunimos? Independientemente del formato alinese con las
necesidades de su organizacin. Las reuniones siempre deberan implicar un trabajo que
valga la pena hacer.
2. Qu deseamos que sea diferente con la reunin este grupo de gente? Una reunin
debe tener un propsito especfico. Alinee la duracin del encuentro con el propsito.
3. Quin necesita estar presente en la reunin? Para lograr sesiones exitosas, rena
la seleccin correcta de personas con una mezcla productiva de recursos y capacidades,
A medida que la
incluyendo informacin, autoridad, responsabilidad y distintos estilos de pensamiento.
conexin aumenta, uno Para evitar el pensamiento de grupo, incluya al menos una persona que lleve la contra.
comienza a descubrir 4. Cmo hacer para que la gente se apropie de la reunin? Haga que los asistentes
las capacidades y el
carcter de los dems, participen en el diseo de sus reuniones. Asegrese de que la agenda es apropiada para
y qu tan cmodo se la cultura y las necesidades de los asistentes.
siente compartiendo
informacin con ellos. 5. Dnde y por cunto tiempo nos reuniremos? El entorno de una reunin afecta
su xito. Siempre que sea posible, trate de que haya mesas redondas, gran cantidad de
espacio en la pared, pizarras y luz natural.

Tres roles principales en las reuniones


Cada persona presente desempea un rol para lograr que la sesin funcione. Trate a los
participantes como voluntarios. Quienes organizan las reuniones desempean los siguientes
roles bsicos:
Solo el dilogo le
permite construir una 1. Los lderes Estos gerentes dirigen los procedimientos y mantienen a todos
visin compartida de su concentrados en el tema. Sus agendas tienen un propsito claro y solo es necesario que
realidad y entender su
situacin.
asistan los que estn verdaderamente involucrados. Los lderes deben ser inteligentes
con respecto a cmo ejercen el poder. Est dispuesto a aceptar crticas: hablar con
hombres o mujeres que siempre dicen s no tiene valor. Asegrese de que todos
comprenden las reglas de la sesin y estn de acuerdo sobre la forma en que los
participantes llegarn a una decisin.
2. Los colaboradores Estos expertos aportan conocimientos e ideas especializados y
asumen parte de la responsabilidad por el resultado de la reunin. Hablan con precisin
sobre los temas correspondientes a la agenda, incluyendo la interpretacin de lo que
ellos creen que significan los datos. Deben explicar lo que esperan para la organizacin,
Cuando entabla un
dilogo con otras
mantener su mente abierta y empatizar con los otros participantes.
personas mientras 3. Los facilitadores Estos guas de la reunin permiten que los asistentes logren el
ellas estn tratando propsito de su grupo. Los facilitadores utilizan lo que Tim Brown, fundador del
de absorber lo que
acaban de escuchar, el renombrado estudio de diseo IDEO, describe como mentalidad de diseo: tenga
resultado es un silencio en cuenta el tipo de reunin que funciona mejor para todos los participantes; repita
ensordecedor.
el diseo de la sesin; incluya a potenciales usuarios es decir, participantes en el
proceso de diseo; sea objetivo con respecto al diseo; y asegrese de que todos los
involucrados pueden expresar opiniones que son importantes. Los facilitadores estn
a cargo de controlar el tiempo. Publican informacin proveniente de la discusin en
pizarras inteligentes, o en medios por el estilo, si es necesario.

Dejemos de reunirnos as getAbstract 2015 3de5


Este resumen slo puede ser ledo por London Corporativo (sistemas@londoncg.com)

LoginContext[cu=1138548,aff=1536,subs=1,free=8,lo=es,co=MX] 2017-03-29 21:44:49 CEST


Ninguno de estos roles est limitado por reglas estrictas. Cualquier asistente puede liderar la
discusin, colaborar o facilitar. De hecho, la principal caracterstica de una reunin exitosa
es que todos los asistentes realicen tareas productivas despus y que se responsabilicen de
alcanzar los resultados.
Los lderes tienen
una responsabilidad
especial cuando se
Errores comunes
trata de reuniones. Los lderes, colaboradores y facilitadores cometen algunos errores comunes y pueden
Porque detentan el encontrarse con que sus fallas y creencias personales contribuyen al fracaso de la reunin:
poder organizativo
formal, lo que ellos
hacen o dejan de hacer Los lderes Los gerentes se equivocan cuando desarrollan una agenda sin consultar a
en una reunin tiene
una enorme influencia otros asistentes, son demasiado inseguros para abrir la planificacin a otras opiniones y
sobre el resultado de la se valora el propio inters por sobre el propsito real de la sesin.
reunin.
Los colaboradores Los expertos fracasan cuando no se hacen responsables de sus
reuniones, esperan que los lderes resuelvan cualquier problema que surja durante las
sesiones, colocan el inters personal por encima de las preocupaciones del grupo, o no
estn preparados adecuadamente y, por ende, no pueden brindar aportes positivos.
Los facilitadores Solo porque lleva adelante la reunin, no cometa el error de ponerse
al frente y realizar el trabajo del que debera encargarse el grupo. Nunca presuponga que
su magia gerencial especial puede resolver cualquier problema.
El peor resultado
posible es que la gente La canoa de las reuniones
piense que su opinin
tendr el mismo peso a La canoa de las reuniones es una metfora til para las actividades que se combinan para
la hora de decidir, y que generar reuniones de calidad. La idea es que todos los asistentes tiren para el mismo lado
luego descubran que el
lder ya ha tomado la
y al mismo ritmo como los remeros hacen en una canoa para fomentar los objetivos de
decisin. la sesin.

La canoa de las reuniones funciona para todo tipo de reunin. Brinda un sistema operativo
y adaptable en el que todos los componentes se influencian entre s. Ningn elemento
funciona sin que el resto trabaje de manera cooperativa. Las seis secciones de la canoa de
las reuniones son:

1. La bienvenida Construya un ambiente agradable y positivo para que todos los


El problema ms
difcil... se produce
involucrados se sientan bienvenidos. Tambin deben sentirse seguros, es decir, todos
cuando el lder es los asistentes deben sentirse suficientemente cmodos para compartir sus puntos de
el problema. Si est vista sobre los asuntos sin arriesgarse. Salude a todos clidamente al comienzo de cada
lidiando con un lder
tirnico... su nica reunin. Participe en conversaciones informales para romper el hielo y lograr que todos
opcin quizs sea estn en el estado de nimo adecuado. Asegrese de que la sala de reuniones marque
amotinarse.
el tono apropiado.
2. La conexin Este segmento tiene dos partes: los participantes deberan conectarse
fcilmente a travs de conversaciones significativas y a todos deberan importarles los
temas en cuestin. Estos vnculos positivos hacen que la discusin transcurra de manera
ms fluida y eficiente. Cuando las personas sienten que funcionan como una unidad
con un propsito, pueden aunar esfuerzos como los remeros para alcanzar un objetivo
compartido. El entendimiento funcional que los asistentes necesitan establecer lleva solo
El buen orden es algunos minutos en generarse. Evite las conexiones simblicas; son peores que la falta
la base de todas las de conexin.
cosas. ( Edmund
Burke) 3. El descubrimiento Este componente de las reuniones representa un proceso de
aprendizaje en el cual todos los participantes descubren las ramificaciones de la situacin
actual, es decir, por qu estn juntos y qu necesitan lograr. Este proceso presenta tres
aspectos. Primero, desarrolle un punto de vista compartido entre todos los asistentes
con respecto a la realidad actual. Segundo, comprenda objetivamente esta realidad y sus

Dejemos de reunirnos as getAbstract 2015 4de5


Este resumen slo puede ser ledo por London Corporativo (sistemas@londoncg.com)

LoginContext[cu=1138548,aff=1536,subs=1,free=8,lo=es,co=MX] 2017-03-29 21:44:49 CEST


ramificaciones. Y tercero, una vez que la situacin y los desafos son claros, no rehya
la realidad ni intente resolver los problemas relacionados de forma prematura.
4. La colaboracin En esta fase, los asistentes especulan sobre un futuro positivo en el
que el problema actual ya no los agobia. Puede evocar sus sueos de cuatro maneras:
1) descubra qu le importa a la gente profundizando para obtener mayor informacin;
2) hable sobre el futuro como si fuera el presente discutiendo temas del presente futuro,
por ejemplo, visualizando lo que estar haciendo y cmo trabajarn juntos en el futuro;
Cmo finaliza sus
3) involucre el lado creativo ideando historias e imgenes; y 4) tmese un descanso para
reuniones determina si permitir que las ideas creativas salgan a la superficie mientras las personas estn en un
usted se va energizado estado de nimo ms relajado.
sabiendo que complet
su tarea o frustrado 5. La decisin Los participantes deben comenzar a elegir su futuro plan de accin. Para
porque el trabajo est ello, deben tener en claro quin toma las decisiones, cmo se toman y qu se decide. Al
sin terminar.
llegar a una decisin, especifique quin va a hacer qu. Detalle los pasos necesarios para
actos especficos. Algunas veces, no ser prctico tomar una decisin amplia y general.
Si es as, tome pequeas decisiones ahora y planee tomar otras adicionales luego.
6. Preste atencin al final Termine la reunin repasando todas las decisiones,
discutiendo las actividades venideras y reflexionando sobre lo que sucedi. Preste
cuidadosa atencin a esta importante fase. La forma en que usted termina una reunin
afecta cmo las personas manejarn el trabajo, que ir mucho mejor si crea un plan de
acciones futuras.
A veces un asunto es
demasiado complejo
o demasiado grande Cuando las buenas reuniones salen mal
para que un grupo A pesar de sus mejores esfuerzos, es posible que sus reuniones no siempre resulten como
llegue a un acuerdo. En
este caso, usted puede
usted desea. Siga tres pasos para evitar que su canoa se hunda:
decidir con qu est de
acuerdo y con qu no 1. Verbalice lo implcito No dude en sealar el problema cualquiera que fuera. Por
en este momento.
ejemplo, si las personas no estn dispuestas a actuar despus de decidir lo que es
necesario hacer, diga algo.
2. Pregunte: Ven lo que yo veo? Perciben las otras personas presentes el mismo
problema que usted ve?
3. Pregunte: Qu desean hacer al respecto? Logre que el grupo se concentre y
decida qu hacer para resolver la situacin.

A veces, el problema ser que las personas equivocadas asisten a la reunin e intentan
Lo ms difcil es la sabotear lo que su equipo espera lograr. Cuando descubra manzanas podridas, deshgase de
decisin de actuar. El
resto es simplemente ellas tan pronto como pueda. A veces, debido a acontecimientos externos como una fusin,
tenacidad. ( Amelia quizs necesite reevaluar la lgica original para reunir a todas estas personas en primer
Earhart)
lugar. En este caso, pregunte si es necesario y si el propsito es aun relevante. Si usted
reconoce que su plan original ya no funciona, no dude en realizar cambios de lugar, en la
agenda, en la duracin de las sesiones, en el nmero de personas que asisten, y dems. Uno
de los problemas ms intrincados es darse cuenta o descubrir que el problema es el lder
de la reunin. Diplomticamente, indique al lder que l o ella est dificultando las cosas,
y pida un cambio de conducta. Logre que una persona a quien el lder respeta transmita
este mensaje.
getabstract
getabstract

getabstract
Sobre los autores
getabstract
Dick Axelrod y Emily Axelrod son cofundadores de Axelrod Group, una compaa consultora especializada en
participacin de los empleados.

Dejemos de reunirnos as getAbstract 2015 5de5


Este resumen slo puede ser ledo por London Corporativo (sistemas@londoncg.com)

LoginContext[cu=1138548,aff=1536,subs=1,free=8,lo=es,co=MX] 2017-03-29 21:44:49 CEST