Introduccin

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados

y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales
o extranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es bsico para el desempeo eficiente y

eficaz de cualquier entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea
econmico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la
especializacin son demasiado importantes. La funcin de compras a menudo
gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras
proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los
mrgenes de beneficio.

La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento

estratgico de la organizacin. La prctica de la estrategia de compra es
asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los
mejores productos y servicios, al mejor valor total.

La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las

organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan
entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa
que reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor
impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras reas de la
organizacin. (Ballou, Ronald H. 1991)

Es importante no confundir los trminos aprovisionar y comprar; hay que

distinguir que la funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio
dentro del que se encuentra el concepto de compra.

La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas
en trminos de tiempo, calidad y precio.

Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la

naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin
dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios
tecnolgicos y las crecientes exigencias de calidad.

La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones

tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio
necesario, etc., a funciones ms avanzadas tales como la innovacin y
prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por
la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada
vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.

La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de los

siguientes factores:

1. Volumen de compras y pedidos anuales

2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.
 Gestin de Compras

El arte de comprar
La gestin de compras constituye un factor de xito para muchas empresas. Si
es eficaz, adems de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad
demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales
directos.

Cuando un cliente compra una cosa, est comprando dos: la que cree que est
comprando y la que realmente uno le est vendiendo. Esta cita aparece en el
cuaderno de gestin comercial de Manolito, compaero de aventuras de
Mafalda. Manolito aplica la poltica de ventas impulsada por su padre,
estereotipo de comerciante pesetero que regenta el almacn de barrio Don
Manolo. Quino , irnico creador de la popular tira cmica, nos muestra as la
habilidad propia del comercial que sabe persuadir al cliente para cerrar una
venta con xito.

El ejemplo pretende ilustrar la importancia de que el comprador conozca como

paso previo a la negociacin con los proveedores las caractersticas
tcnicas, calidad, precio de referencia del mercado... del producto o materia
prima que se desea adquirir, o del servicio que se quiere contratar. En
definitiva, comprar es un proceso complejo que hoy trasciende al mero trmite
burocrtico. Costo, calidad y plazos se han convertido en palabras clave en las
operaciones. As, las empresas con capacidad para mantener e incrementar
su cuota de mercado consideran sus compras como un arma estratgica.

Siete puntos clave

La escuela de negocios IDE-CESEM seala siete puntos que es

preciso optimizar en la funcin de compras de

Cara a ganar competitividad:

1. Suministros, a tiempo. La premisa bsica es obtener los materiales y

servicios adecuados con la calidad, en la cantidad y al precio correctos, y
del proveedor apropiado. Pero si no se asegura el flujo a tiempo del
suministro, todo lo anterior carece de sentido.

2. Inventarios, al mnimo. Es fcil ordenar grandes cantidades para compras

son una parte junto a gestin de stocks y de almacenes de un sector ms
amplio: aprovisionamientos.

Estrategia conjunta

La programacin de las adquisiciones, el plan de compras, siempre se realiza

en sintona con las estrategias del resto de las reas funcionales. Es decir,
se tiene en cuenta, como mnimo:

1. Los cmputos de los responsables que tienen a su cargo la gestin del stock
y de los almacenes.

2. Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

3. Las necesidades de materia prima estimadas por produccin.

4. Los presupuestos elaborados desde el departamento financiero.

La relevancia de la gestin de compras en las organizaciones se

explica porque, en gran medida, los beneficios se logran gracias a los
mrgenes de las ventas y a la reduccin de costes. En una firma industrial, el
coste del material puede suponer el 60% del coste total del producto. Si se
optimiza la gestin de compras, reduciendo el precio del producto en un 1%,
ese monto se convierte en beneficio.

Atribuciones del jefe del Servicio

El jefe de compras es el responsable mximo y directo de la organizacin,

coordinacin y control de todas las actividades relacionadas con la gestin del
servicio a su cargo. Segn Jordi Pau Cos y Ricardo de Navascus, autores del
Manual de logstica integral (Ediciones Daz de Santos, 1998), las
competencias asignadas a un jefe de compras suelen ser similares en todo tipo
de estructuras organizativas. En concreto, sus funciones pueden agruparse en:

Directivas

- Crear y dirigir programas para la seleccin y evaluacin de las fuentes de

suministro.

- Elegir los proveedores ms adecuados para la empresa.

- Potenciar la colaboracin y sinergia con otros departamentos de la empresa.

- Dirigir a las personas que componen su departamento, formndoles cuando

sea necesario.

- Confeccionar el presupuesto manual del departamento.

Organizativas

- Organizar los trabajos que se desarrollan de forma habitual dentro de su

departamento, con el fin de que sean efectuados de forma eficiente y eficaz.

- Sealar los objetivos a conseguir en cada periodo y los medios disponibles

para conseguirlos.

- Orientar y responsabilizar al personal bajo su mando para que se negocie con

los proveedores segn las normas de tica y cordialidad establecidas.

De control

- Dirigir un programa de evaluacin constante de los proveedores existentes.

Debe informar sobre los cambios relevantes en su capacidad o
comportamiento que puedan afectar a la calidad, precios o continuidad del
servicio.

- Vigilar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.

- Controlar el grado de consecucin de los objetivos marcados, aplicando las
acciones correctoras adecuadas.

Diagnostico

El concepto precio sano es bsico para la negociacin

En cuestin de compras, cules son las claves de la negociacin?

El objetivo es llegar a una solucin que satisfaga el inters particular del

proveedor y del comprador. Por tanto, la negociacin se sustenta en la filosofa
ganador- ganador, dirigida a lograr un buen acuerdo para ambas partes, lo que
implica que siempre hay que ceder algo. Un concepto que nos sirve de
referencia es el precio sano de un producto: lo que realmente cuesta una
cosa, incluido el beneficio razonable del empresario, sin olvidar la coyuntura del
mercado (condiciones de la oferta y la demanda).

Qu objetivo bsico persigue la gestin de compras eficaz?

Cada vez ms, las compras se ven como una fuente de beneficios. Puesto
que siempre hay unas estimaciones de costes, ventas, mano de obra... si el
comprador consigue reducir el precio de las compras, esa ganancia se
convierte en beneficios directos para la empresa.

Qu tendencias sigue la funcin de compras actual?

La gestin de compras no queda al margen en la bsqueda de la calidad

total. Los productos contarn con la calidad que exigen los clientes, lo que
implica que el comprador debe encontrar fuentes de suministros competitivas y
desarrollarlas. Si el comprador adquiere productos de calidad, elimina o reduce
al mnimo sus costes de control de calidad. Otra tendencia muy implantada
en empresas de automocin es el just-in-time : reducir al mnimo el stock,
consiguiendo que los proveedores sirvan las cantidades pedidas en un corto
espacio de tiempo, en funcin de la demanda. Ambas tendencias suponen un
ahorro de costes, pero requieren unos acuerdos muy concretos con los
proveedores, que se convierten en nuestros partners o socios.Con el co-
markeship, o fabricacin asociada, esa integracin es mayor.

La Gestin de compras

La prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga

los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al
mejor valor total. La funcin de compras a menudo gasta ms dinero que
cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena
oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio.
Dado que la compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un
elemento estratgico de la organizacin, hoy ms que nunca resulta necesario
conocer las aristas fundamentales referidas a esta temtica.

Entorno industrial.

En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad

y precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de
fabricacin, teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idneos de
estos productos en trminos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la
funcin de compras es generalmente manejada por un agente de compras
quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la
empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede tambin tener
personal que incluye compradores y despachadores.

A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de

pedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos
referidos a especificaciones de ingeniera, en los cuales tanto lo productos
requeridos como los suministradores estn cambiando constantemente.

En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada por

planos de ingeniera y especificaciones, documentos de control de calidad y
actividades de pruebas, que evalan los artculos comprados.
Entornos de servicios.

En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por

el mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en
otros servicios como el transporte y restaurantes, la funcin de compras es
crtica.

En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a

travs de un comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de
beneficio de la mercadera comprada. Los compradores, normalmente, deben
confiar en el comportamiento histrico del proveedor o en las clasificaciones
estndares.

Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe

gestionar una funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuenta
numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la
disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los
proveedores.

Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los

programas.
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad
requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentro
de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de las
coyunturas o las tendencias que sean del inters de la organizacin.

Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una

coordinacin permanente entre los departamentos comerciales o de
operaciones y el de compras.

Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las

siguientes actividades :
 Bsqueda y evaluacin de proveedores: Constituye una de las

actividades ms importantes de la funcin de compras, tendente a tener

una calificacin de los proveedores en funcin de su capacidad de

respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de

partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.

Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus

caractersticas tcnicas , cdigos de identificacin , suministradores ,

precios y condiciones de entrega y pago .

Negociacin permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de

entrega, en funcin de las previsiones de compra y calificacin del

proveedor.

Previsin de compras, en su aspecto tanto tcnico como econmico y

financiero.

Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando los

volmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

Preparacin de rdenes de compras, lanzamiento de pedidos y

seguimiento de los mismos hasta su recepcin y control de la calidad, en

el caso que lo requiera.

Solventar discrepancias en la recepcin del producto.

Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades

netamente diferenciadas que podramos resumir como:

Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)

Seleccin de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo
empaquetado, presentacin, etc (gestin de la calidad de la compra
 )Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un
departamento tcnico (entorno industrial) o bien por el departamento de
marketing (entorno comercial)
La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas
posibles.
La gestin de plazos y condiciones de entregas, para conseguir mxima
fiabilidad, flexibilidad y reduccin de los tiempos de entrega.
El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos
los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar prdidas
econmicas.

Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo

idnticos procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: la
actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa
dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artculo a
adquirir, la significatividad de la compra, la situacin geogrfica del proveedor,
las caractersticas del vendedor, etc.

Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienen

definidas de forma independiente:

1. Las compras normales

2. La adquisicin de elementos denominados menores
3. Los bienes importados
4. Las incorporaciones de bienes del activo fijo

No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, por

ejemplo, la adquisicin de un elemento que se puede encasillar dentro de lo
que se denomina compra normal, pero que se toman pautas particulares de
algunas de la tres restantes formas de comprar mencionadas. (Klein, Miguel J.
1994)
Compras normales

Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase

en un proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una
erogacin de carcter general identificada con el rea de produccin,
comercializacin o administracin.

Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacin

relativa a la cantidad mxima, mnima y al punto de pedido.

Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo

repetitivo para el desenvolvimiento habitual de la empresa. (Klein, Miguel J.
1994)

Adquisicin de elementos menores

Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el

desenvolvimiento de la empresa pero se precisan solo en un momento
determinado, como por ejemplo una pieza de repuesto, un libro contable, etc.
La compra de estos elementos, por ser de escaso monto se realiza
generalmente empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra
se hacen por una cantidad limitada.

No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Lo

ms conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de este
tipo realice la compra. (Klein, Miguel J. 1994)

Compras en el exterior

Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y
aquella efectuada en el exterior.

Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas

con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se
debe prestar especial atencin a la calidad de los bienes a comprar. Tambin
es de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operacin,
haciendo hincapi en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o
sale del depsito del proveedor hasta la llegada al pas del comprador.

Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un

volumen ms considerable que para las compras locales, para abaratar los
costes de mercadera, fletes, etc. Tambin, suele tratarse de bienes de elevado
precio y por tal motivo las precauciones a tomar deben ser ms estrictas.
(Klein, Miguel J. 1994)

Compras de bienes del activo fijo

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposicin

permanente. Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas,
instalaciones, inmuebles, etc.

En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de

importancia, se solicita para la autorizacin de la misma la conformidad de un
alto representante de la empresa, como la del gerente general o la persona que
lo sustituye en caso de ausencia o imposibilidad de aquel, o en ltima instancia,
del directorio se trata de una adquisicin de gran envergadura. (Klein, Miguel J.
1994)

Etapas de la decisin de compra

Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las siguientes:

1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza

cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o

servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el

estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o

internos.

2. Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe acopiar toda

la informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la

toma de decisiones. Esta informacin est relacionada con la definicin de

 los proveedores posibles, informacin sobre los parmetros de las ofertas

de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los consumidores de

la empresa, caractersticas del objeto de aprovisionamiento y otras

informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

3. Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el

comprador determinar las alternativas de compra ante las que se enfrenta,

caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos parmetros

relevantes.

4. Evaluacin de alternativas. El comprador en cada compra determina

cules son los principales criterios de seleccin. A partir de esta definicin

se evala de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de

la ponderacin de los distintos criterios se llega a una evaluacin integral

de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es ms conveniente

para la empresa.

5. Decisin de compra. Considerando la evaluacin anterior y el esquema

de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisin de compra

que contempla un conjunto de parmetros tales como: el proveedor, la

cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la

transportacin, lugar de entrega, fecha de entrega, caractersticas del

producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.

6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones

para ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapa

tiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra la

materializacin de la compra y requiere de una atencin esmerada para

 ejecutar la compra ajustndose a los parmetros que conforman la decisin

de compra.

7. Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse

un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o

uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de

reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marca

correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.

Tcnicas de compras.

Una vez tomada la decisin de compra se pueden utilizar diversas tcnicas

para realizarlas:

Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor.

No es una autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de
la recepcin de un documento acordado, que puede ser una peticin de
suministro o un lanzamiento de suministro.

Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente,

un nico proveedor de todas las unidades de un producto concreto.

Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas y las

transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos
electrnicos no slo pueden reducir el papeleo, sino que tambin acelera el
plazo de adquisicin.

El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de

transferencia de datos para la comunicacin informatizada entre las
organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del
pedido, fecha de entrega, cantidad, nmero de partes, nmero del pedido de
compra, direccin) estn dispuestos en el formato estndar EDI.
Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del
comprador. Los inventarios en consignacin son una opcin relacionada.

Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes

esfuerzos para incrementar los niveles de estandarizacin.

Relaciones con el proveedor

Ver al proveedor como a un adversario es contraproductivo. Las relaciones

cercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma.
Una buena relacin con el proveedor es aquella en la que ste est
comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos.
Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnologa,
materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta
informacin a la gente apropiada en la organizacin.

Adems, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador est
comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el
producto y en el programa de produccin.

La funcin de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones

mutuamente ventajosas.

Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el

producto final se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que
debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito.

Avanzar en la relacin entre los compradores y suministradores es la va por la

que han de llegar las mejoras en la gestin logstica. El suministrador ha de
intuir y ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del
comprador. Este ha de definir sus propias exigencias con la intervencin de
todos los departamentos implicados y el apoyo del suministrador.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella
han de desarrollarse los conceptos de comunicacin e integracin. Siendo
valorable el impulso que esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas
ISO por parte de muchos productores, comercializadores y proveedores, que
han recurrido a la certificacin.

La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos

de compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y
materiales adquiridos depender el efecto de estos en la posterior realizacin
del producto o en el producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla
con su objetivo de forma efectiva debe elaborarse un procedimiento de
compras; el que tiene por objeto definir el alcance de las funciones a realizar
por el Departamento de compras y establecer v las lneas bsicas para
coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros departamentos
de la organizacin.

El mismo ser concebido en conformidad con las exigencias a proceder

reflejadas en el Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos
existentes en la entidad que sean convenientes consultar.

Indicadores de eficiencia.

ndice de control de la funcin de compras.

ndice de compras.

Significacin de las compras respecto a las ventas en trminos

porcentuales.

ndice de coste del departamento de compras.

Significado del coste del departamento de compras (coste de gestin) en

relacin al valor de las compras.

Coste de un pedido de compras.

 Se determinar por el cociente entre el coste del departamento de compras
y el nmero de pedidos emitidos.

ndice de concentracin de compras.

Revela el importe medio de compra por pedido.

ndice de carga de trabajo.

Cantidad media de compras por empleado.

Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de

empleados del departamento de compras.

ndice de concentracin de proveedores.

Recoge el nmero medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.

Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el nmero de
proveedores.

Cifra de negocios por proveedor.

Indica el volumen de compras por proveedor.

Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el nmero de

proveedores.

ndice de rotacin de stocks de materias primas.

Indica el nmero de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad

de materias primas (materiales) comprados.

Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock

medio anual.

ndice de rechazos.
 Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras,
expresado en trminos porcentuales.

Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las

Compras y multiplicado por 100.

ndice de financiacin de las compras por proveedores.

Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores.

Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las

compras y multiplicado por 100.

Das de crdito por parte de los proveedores.

Si el perodo de anlisis es el ao, se puede determinar por la relacin

entre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales y
multiplicado por los 360 das del ao.

Rentabilidad de las compras.

Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras,

dividido entre el coste anual del departamento de compras y multiplicado
por 100. (Garca Fernndez, Nazario. 2002)

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior

2. Total de compras/Nmero de compras.

3. Porcentaje de compras rechazadas.

4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima.

5. Inventario/Ventas.

6. Costo promedio de Orden de compra.

7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.

8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior.

Nuevas tendencias de la poltica de compras

Hoy en da las nuevas tendencias logsticas han cambiado sustancialmente

este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan ms
beneficiosas para la empresa.

De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades seran las

siguientes:

1. Calidad concertada.

2. Tiempo de entrega.

3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.

4. Precios y condiciones de pago.

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relacin de

cofabricacin, mediante la seleccin de determinados proveedores
denominados co-fabricantes, con los cuales se mantiene una relacin en virtud
de la cual no se compra el producto sino ms bien su capacidad de fabricacin
;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una
transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de
compras y capacidad de fabricacin con objeto de garantizar , por parte del
comprador , un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del
proveedor un mximo de flexibilidad en los suministros con reduccin de los
tiempos de entrega y precio del producto .

En definitiva, bajo este concepto el fabricante colaborador es un eslabn ms

dentro de la cadena logstica de la empresa.

Las funciones de la gestin de compras

La gestin de compras no es una actividad ms en las empresas,
constituyndose en un elemento estratgico. Su fin es asegurarse de contar
con los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios,
al mejor valor total.

Dicho esto, la gestin de compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y
servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio", tal como seala
el especialista Carlos Antonio Portal Ruedas.

Las funciones que cumple la gestin de compras son fundamentalmente dos: la

funcin adquisicin y la funcin apoyo a las operaciones.

Funcin adquisicin

Esta primera funcin se refiere

a la adquisicin por parte de la
empresa de los siguientes
rubros: materias primas e
insumos; materiales indirectos;
repuestos; maquinarias,
equipos, herramientas,
mobiliario, etc.; tiles de
oficina; servicios (transporte de mercancas, por ejemplo); y otros necesarios
para la operacin de la empresa.

Funcin apoyo a las operaciones

La funcin de prestar apoyo a las operaciones de la empresa implica actuar en

los lmites de la organizacin con su ambiente. Adems procura influir en ese
ambiente, a travs de la adquisicin y control de las fuentes de
aprovisionamiento necesarias para el mantenimiento del proceso de
operaciones.
As, una empresa tpica obtiene por
parte de sus proveedores los
materiales, componentes y productos
que estn destinados a revenderse
luego de un proceso de
transformacin o de agregacin de
valor.

Los materiales (materias primas e insumos y materiales indirectos) son

trasladados fsicamente dentro de la instalacin industrial. A dichos materiales
se agrega valor conforme son transformados en el proceso de produccin.

Luego los bienes producidos son transportados a travs de una red de

distribucin fsica para agregarles valor en tiempo.

Importancia de la gestin de compras en la empresa

La gestin de compras es una de las tareas ms importantes en la cadena de

suministros. Una empresa puede mejorar sus mrgenes de beneficio siguiendo
una poltica de aprovisionamiento adecuada.

El xito de una empresa depende directamente de una buena gestin en las

compras. Los problemas ms frecuentes en la gestin de las compras son:

-No tener definida una sistemtica en la negociacin.

-No hacer una seleccin de los proveedores.

-No hacer una evaluacin de los proveedores.

-No conocer los productos que se compran.

-No tener control en las previsiones de ventas, en la planificacin de la

produccin y en las compras.
Buenas Prcticas en la Gestin de Compras

1. Definir los procesos para la gestin del aprovisionamiento. Se deben tener

los procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos
peridicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.

2. Identificar las necesidades. Se debe detectar las necesidades y

comunicarlas para que sean gestionadas por el departamento de compras.

3. Elegir las fuentes de suministros. Se deben conocer estas fuentes para

poder elegir las que cumplan mejor con los requisitos establecidos.

4. Negociacin y contratacin.

Las variables son:

a. El poder de negociacin. El poder del proveedor y el comprador

determinarn la consecucin de un acuerdo ms o menos favorable.

b. El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para
llegar a un acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lgicamente, un
margen de maniobra mayor en la negociacin.

c. La informacin. Es imprescindible saber hasta dnde pueden llegar en sus

pretensiones econmicas o de servicio.

5. Creacin y seguimiento de los pedidos. El proceso comienza con la creacin

del pedido y finaliza cuando el proveedor lo acepta.

6. Recepcin y revisin de pedidos. Conlleva las siguientes actividades:

a. Aprobacin de la mercanca que se recibe

b. Descargar la mercanca.
c. Colocacin en ubicacin o preparacin para enviarlo a otro destino.

d. Revisin de cantidades y condiciones de la mercanca con documento.

e. Introduccin de los datos en un sistema electrnico.

7. Aprobacin y pago de facturas de proveedores. El encargado del pago debe

recibir el albarn o la factura con los datos suficientes para gestionar el pago.

8. Control de resultados.

Se debe evaluar la actuacin del proveedor con la empresa cubriendo los

siguientes puntos:

a. Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar

registradas en los sistemas de informacin de la empresa en el momento en
que sucedan para poder analizar dicha informacin a posteriori.

b. Estas incidencias debe tener una clasificacin por tipos.

c. Anlisis del servicio prestado por los proveedores contrastndolo con las
incidencias.

d. Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores.

Los 5 errores ms comunes en la gestin de compras

La funcin de compras se basa en cubrir las necesidades puntuales de las

empresas, asegurando un bajo costo y el suministro futuro. Durante las
dcadas del ochenta y el noventa, las tendencias ms generalizadas apuntaron
a reducir los inventarios y a suministrar lo necesario, en el momento necesario
(tendencia conocida como Just in time). Aqu, la eficiencia pasa por encontrar
el mayor valor, con el menor de los desperdicios. Sin embargo, durante los
ltimos aos, las compras comenzaron a plantearse objetivos de suministro
ms sostenibles, buscando reducir su impacto ambiental y apostando a
productos locales.

Estar al tanto de lo ltimo en tendencias econmicas del mercado y estrategias

de colaboracin con proveedores es fundamental para optimizar esta funcin
de alto impacto en las compaas. La incorporacin de herramientas y
novedades tecnolgicas puede ser de utilidad para lograr esta optimizacin.
Internet, las redes sociales, la nube y las aplicaciones nos brindan posibilidades
nunca antes pensadas, requieren de cierto dinamismo y nos exigen estar a la
vanguardia.

Pero, adems de la incorporacin de tecnologa a la tarea cotidiana, y aparte

de proponernos desarrollar la funcin de compras siempre mirando hacia lo
que viene y las ltimas tendencias, podemos hacer un gran aporte a la
optimizacin del rea prestando atencin a algunos de los errores ms
habituales en la gestin de compras.

1. Carencia de polticas. Siempre es importante guiar nuestros procesos por

un conjunto de normas que deban respetarse. Las polticas deben regular
acerca de la eleccin de proveedores, las cuestiones asociadas a los costos,
los tiempos y las distintas modalidades de financiamiento, entre otras.

2. Carencia de indicadores. Una gestin sin indicadores dificulta el

reconocimiento del camino a recorrer, o del camino recorrido, y hace imposible
la medicin de nuestro desempeo cotidiano. En qu parte de nuestra cadena
de provisin nos manejamos adecuadamente? En qu puntos debemos
mejorar? La respuesta a estas preguntas ser lo ms certera posible si nos
guiamos por indicadores.

3. Prdida de visibilidad de la orden de compra. Es importante monitorear el

cumplimiento de los acuerdos que hayamos establecido en la orden de compra.
La visibilidad entre el momento en que generamos una orden, y el momento en
que el proveedor la atiende, nos aporta informacin valiosa para la gestin de
los tiempos y necesidades de la organizacin. Es importante, entonces, tener
una trazabilidad de nuestros pedidos durante todo el proceso de
abastecimiento.

4. No estandarizar proveedores. Para evitar exponernos a los riesgos sobre

la calidad de materiales y servicios, o bien tiempos y condiciones, es
importante trabajar con los mismos parmetros para todos los proveedores.
Desarrollar el perfil de nuestros proveedores nos permite cuantificar sus
capacidades, su disponibilidad y la confiabilidad que podemos brindarle, aparte
de aportar una mayor seguridad a nuestra gestin

5. No evaluar el desempeo de los proveedores. Para mejorar el

desempeo de nuestros proveedores, y as optimizar nuestro propio
desempeo, es importante llevar un registro de evaluacin cuantitativa que
considere sus tiempos de gestin, las cantidades atendidas, los cumplimientos
comerciales, entre otros. La evaluacin de proveedores aporta informacin de
calidad para tomar decisiones y optimizar nuestros recursos.
 Conclusin

La gestin de compras constituye un factor de xito para muchas empresas. Si

es eficaz, adems de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad
demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales
directos.

La planeacin y programacin de compras sirve para: evitar demoras,

optimizar costos, controlar la calidad y los inventarios.

La prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga

los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al
mejor valor total.
 Bibliografa

https://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/

http://www.emprendedores.es/gestion/el-arte-de-comprar/gestion-de-compras

http://www.achilles.com/es/argentina/3837-los-5-errores-mas-comunes-en-la-
gestion-de-compras

http://www.itop.es/blog/item/importancia-de-la-gestion-de-compras-en-la-
empresa.html

https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2017/03/las-funciones-de-la-
gestion-de-compras/