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Handbuch

Rechnungswesen
Version 16.2
10. Auflage

Technische nderungen sowie alle Rechte vorbehalten.

Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrckliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz
oder in Auszgen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, ver-
vielfltigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankndigung, nder-
ungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen.

SELECTLINE AUFTRAG, SELECTLINE RECHNUNGSWESEN, SELECTLINE KASSABUCH , SELECTLINE PLANTAFEL,


SELECTLINE LOHN, SL.MOBILE und SELECTLINE ARTIKELMANAGER sind Produkte der SELECTLINE SOFTWARE
AG.

MS-WINDOWS und MS-DOS sind Warenzeichen der M ICROSOFT CORP . Alle anderen Warenzeichen
sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers.

Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu knnen, wird eine lizenzierte Ori-
ginalversion von MICROSOFT WINDOWS bentigt.

Printed in Switzerland.

Copyright 2016 SelectLine Software AG


Inhalt

In h a lt

1 Einfhrung 1
1.1 ber dieses Handbuch 1
1.2 Allgemeine Programmbeschreibung 2
1.3 Update Service 4
1.4 Datenschutz 5
1.5 Datensicherheit 5
1.6 Installation 5
1.7 Erste Schritte 5

2 Die Mens des Rechnungswesens 7


2.1 Applikationsmen 7
2.1.1 Allgemein 7
2.1.2 Rechnungswesen 8
2.2 Die Mens des Rechnungswesens 11
2.2.1 Mandant 11
2.2.2 Stammdaten 11
2.2.3 Buchen 11
2.2.4 Reporting 12
2.2.5 Offene Posten 12
2.2.6 Anlagen 13
2.2.7 Kostenrechnung 13
2.2.8 Eigene Daten 13
2.2.9 Schnittstellen 13
2.2.10 Fenster 14
2.2.11 Hilfe 14
2.3 Programmeinstellungen 15

3 Mandanten 16
3.1 Vorberlegung 16
3.2 Mandant Wechseln und Verwalten 16
3.2.1 Mandant neu 18
3.2.2 Aktualisierung Vorlagemandant 19
3.2.3 Geschftsjahr / Wirtschaftsjahr 20
3.2.4 Versteuerungsart 21
3.2.5 Versteuerungsmethode 21
3.2.6 Mandantenoptionen 22
3.3 Mandant whlen 24
3.4 Mandanteneinstellungen 24
3.4.1 Adresse 24
3.4.2 Finanzamt 25
3.4.3 Optionen 27
3.4.4 Zahlungsverkehr 29
3.4.5 EZ-Verkehr 30
3.4.6 Mahnungen 31

i
3.4.7 Buchungsmaske 32
3.4.8 Freie Felder 32
3.4.9 Anlagenbuchhaltung 33
3.4.10 Kostenrechnung 33
3.4.11 Datenaustausch 33
3.4.12 Bankassistent 34
3.4.13 Zugriffsrechte und Listeneinstellungen 35
3.4.14 Verwaltung Masken- und Toolbox-Editor 36
3.4.15 Regionaleinstellungen 36

4 Stammdaten 38
4.1 Konten 38
4.1.1 Konto 39
4.1.2 Salden / Budget 41
4.1.3 Kontenblatt 42
4.1.4 Vorjahreswerte 42
4.1.5 Einstellungen 43
4.1.6 Automatikkonten 44
4.1.7 Kontenplan 46
Struktur 46
Gruppen 48
Konten 49
Zhler 51
Kennzahlen 52
4.2 Konstanten 52
4.2.1 Steuerschlssel 52
4.2.2 Whrungen 55
4.2.3 Banken 57
Bankbezge 58
4.2.4 Buchungstexte 59
4.2.5 Geschftsvorflle 60
4.2.6 Nummernkreise 60
4.2.7 Buchungskreise 61
4.2.8 Weitere 62
Finanzmter 62
PLZ-Verzeichnis 62
Lndercodes 62
Sprachen 63
Textbausteine 63
Formate, Etiketten und Schriften 64
4.3 Stammdatenanpassung 64
4.3.1 Datenaktualisierung 64
4.3.2 Kontonderungsassistent 66

5 Buchen 69
5.1 Konfiguration der Buchungsmaske 69
5.1.1 Nutzer- und Mandanteneinstellungen 70
5.1.2 Eingabereihenfolge 72
5.1.3 Abstimmsumme 73

ii
5.1.4 Buchungstext 73
5.2 Dialogbuchen 73
5.2.1 Einfachbeleg 74
5.2.2 Sammelbeleg 77
5.2.3 Belegart 78
5.3 Funktionen der Buchungsmaske 79
5.3.1 Buchungen bearbeiten 80
5.3.2 Abstimmsumme 81
5.3.3 Prfroutine 81
5.3.4 Funktion Bereich lschen 82
5.4 Stapelbuchen 83
5.5 Transitorische Buchungen 87
5.6 Bankassistent 89
5.7 Buchen mit Offenen Posten 89
5.7.1 OP whlen 89
5.7.2 OP anlegen 90
5.7.3 OP-Ausgleich manuelle Zuordnung 90
5.7.4 OP-Ausgleich automatische Zuordnung 91
5.8 Periodenabschluss 92
5.9 Erffnungsbilanz 93
5.10 Valuta-Ausgleich 94
5.11 Steuerumbuchung 97
5.12 Ansichten / Datenbltter 98
5.13 Bilanzen 100
5.13.1 Buchungsstze fixieren 100

6 Auswertungen 101
6.1 Druckjobs 101
6.2 Monatsauswertungen 103
6.2.1 Buchungslisten 103
6.2.2 Kontoauszug 104
6.2.3 Saldoliste 105
Monatssummen 107
6.3 Jahresauswertungen 108
6.3.1 Bilanz 108
6.3.2 Bilanzentwicklung 109
6.3.3 Kontokorrentliste 110
6.3.4 Erfolgsrechnung 110
6.3.5 Jahresbersicht 112
6.3.6 Kennzahlen 113
6.4 Mehrwertsteuer 114
6.4.1 MWST-Abrechnung Vordrucke 114
MWST-Abrechnung (DE - AT - CH) 116
Kontenzuordnung MWST 116
6.4.2 Zusammenfassende Meldung 117
6.4.3 Mehrwertsteuer-Sondervorauszahlung 118
6.4.4 Mehrwertsteuer-Zahlungen 118
6.4.5 Mehrwertsteuer-Abstimmung 118
6.4.6 MWST-Zusammenfassende Meldung (ReWe) 120

iii
6.5 Parameter 120
6.5.1 Stempel 120
6.5.2 Datum 121
6.6 Fehlerprotokolle 121

7 Reporting - Auswertungen 122

8 Offene Posten 125


8.1 Personendaten 125
8.1.1 Debitoren & Kreditoren 125
Adresse 126
Kontaktadresse 128
Zahlungskonditionen 129
Verbandsregulierung 132
Kontoauszug 132
Mahnhistorie 133
Text, Freie Felder, Journal und Extrafelder 133
8.1.2 Zahlungsbedingungen 134
8.1.3 Mitarbeiter 135
8.2 Postenliste 136
8.2.1 Offene Posten bearbeiten 137
Ausgleichsinformationen 139
8.2.2 Ausgleich und Zahlung 139
8.2.3 Ausgleich und Zahlung 142
Zahlung aus der Postenliste 142
Zahlung aus dem Ausgleichsdialog 144
OP-Ausgleich 145
Ausgleichsinformationen und -rcknahme 146
Nachlass ausbuchen 147
8.2.4 Offene Posten zusammenfassen 148
8.2.5 Ratenzahlung 149
8.2.6 Whrung anpassen 151
8.2.7 OP-Informationen 151
8.3 Offene Posten-Vortrag 152
8.4 Offene Posten-Vortrag 153
8.5 Kleindifferenzen ausbuchen 155
8.6 OP-Reorganisation 155
8.7 Zahlungsverkehr 157
8.8 Mahnwesen 157
8.8.1 Mahnvorschlag 158
8.8.2 Mahnbeleg 162
8.8.3 Betreibungsliste 164
8.9 Auswertungen Offene Posten 165
8.9.1 Offene Posten Konten 165
8.9.2 Umsatzliste 166
8.9.3 Kontoauszug 167
8.9.4 Flligkeitsliste 169
8.9.5 Zahlungsmoral 169
8.9.6 Forderungsalter 170

iv
8.9.7 Liquidittsvorschau 171

9 Anlagenbuchhaltung 174
9.1 Voreinstellungen 174
9.1.1 Mandanteneinstellungen 174
9.1.2 bernahme Vorjahr 176
9.1.3 Anlagen neu berechnen 176
9.2 Anlagen 176
9.2.1 Anlagen aufnehmen 178
Zugang 178
Vortrag 181
9.2.2 Angaben zur Anlage 182
Anlage 182
Erweiterte Angaben zur Anlage 183
Bewegungen erfassen / bearbeiten 184
Buchungen 187
Journal 188
9.2.3 Anlagespiegel 188
9.2.4 Abschreibungsarten 189
9.2.5 Weitere... 191
Organisationseinheiten - Anlagegruppe - Standorte 191
Abschreibungskreise 192
Nummernkreise 192
Kunden - Mitarbeiter 193
9.3 Finanzbuchhaltung 193
9.3.1 Anlagenstapel 193
9.3.2 Buchungen erstellen 195
9.3.3 Buchungen lschen 196
9.4 Auswertungen 196
9.4.1 Anlagespiegel 197
9.4.2 Abschreibungsvorschau 198
9.4.3 Inventarliste 198
9.4.4 Zugangs- und Abgangsliste 199
9.4.5 Weitere 199
Buchungsliste 199
Wiederbeschaffungs- und Versicherungsliste 200
Abschreibungsarten 200
Bewegungsliste 200

10 Kostenrechnung 201
10.1 Voreinstellungen 201
10.1.1 Mandanteneinstellungen 201
10.1.2 Konten 203
10.2 Kostenstruktur 204
10.2.1 Kostenarten 204
10.2.2 Kostenstellen & Kostentrger 206
10.2.3 Strukturplan 209
10.3 Verteilungsschemata 210
10.3.1 Verteilungstypen 211

v
10.3.2 Buchschema 212
10.4 Kostenrechnung 213
10.4.1 Kosten erfassen 213
10.4.2 Kosten anlegen 214
Buchungsmaske 214
Kosten separat buchen 216
10.4.3 Kosten bearbeiten 217
10.4.4 Kosten verteilen 217
10.5 Auswertungen 218
10.5.1 Kostenarten 219
Journal 219
Kostenartenblatt 219
Summen und Salden 220
10.5.2 Kostenstellen 221
Journal 221
Kostenstellenblatt 221
Summen und Salden 222
Budgetabrechnung 222
Erfolgsrechnung 223
Betriebsabrechnungsbogen 224
10.5.3 Kostentrger 225
Deckungsbeitragsrechnung 225

11 Schnittstellen 227

12 elektronischer Zahlungsverkehr 228


12.1 Einstellungen 228
12.1.1 Mandant 228
Mandant - Einstellungen Zahlungsverkehr 228
Mandant - Einstellungen EZ-Verkehr 232
12.1.2 Stammdaten 233
Debitoren / Kreditoren 233
generelle Funktionen und Informationen 236
Zahlungsarten 241
12.2 Zahlungsverkehr 245
12.2.1 Zahlungslufe 245
12.2.2 Zahlungseingang/-ausgang bearbeiten und hinzufgen 255
12.2.3 SEPA-Zahlungsverkehr 257
12.2.4 Menfhrung, Icons, Symbolleiste 258
12.2.5 Zahlungsvorschlag Assistent - automatischer Zahlungsvorschlag 259
12.2.6 Manueller Zahlungsvorschlag 262
12.2.7 Zahlungslufe (Archiv) 264
12.2.8 Zahlungsverkehr, diverses 264
Zahlungslauf verbuchen 264
Zahlungstransfer 265
Zahldatum 268
Nummerierung und Nummernvergabe 269
Einstellungen und Zusatzfunktionen 269
Zahlungsart Zahlungseingang fr LSV+/Debit-Direct 270

vi
Zahlsperre 270
Zahlungsarten SEPA-Basis und SEPA-Firmenlastschrift (D-A-CH) 272
12.3 Bankassistent 275
12.3.1 Kontoauszug einlesen 277
12.3.2 Einstellungen 278
Allgemein 279
Suchtexte 280
Kennzeichen 282
12.3.3 Positionen bearbeiten 283
12.3.4 Positionen verbuchen 286
12.4 EZ einlesen 287
12.4.1 Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps 288
12.4.2 Erkennung / Verarbeitung Bankteilnehmernummer 289
12.4.3 Erfassung mehrerer Artikel 289
12.4.4 EZ-Assistent 291
12.4.5 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status 291
12.4.6 Abfrage bei Lieferanten mit derselben Bank ESR Teilnehmernummer 292
12.4.7 Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten 292
12.4.8 Abbruch der Aktion 293
12.4.9 Lschung der Bankverbindung 293
12.4.10 Eingangsrechnung 293
12.4.11 EZ zuordnen 293
12.4.12 EZ Zuordnung aufheben 294
12.5 Einlesevorgang 294
12.5.1 Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps 294
12.5.2 Erkennung / Verarbeitung Bankteilnehmernummer 296
12.5.3 Erfassung mehrerer Artikel 296
12.5.4 EZ-Assistent 298
12.5.5 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status 298
12.5.6 Abfrage bei Lieferanten mit derselben Bank ESR Teilnehmernummer 299
12.5.7 Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten 299
12.5.8 Abbruch der Aktion 300
12.5.9 Lschung der Bankverbindung 300
12.5.10 Eingangsrechnung 300
12.5.11 EZ zuordnen 300
12.5.12 EZ Zuordnung aufheben 301
12.6 ISO 20022 und SEPA berweisung 301
12.6.1 Allgemeine Informationen 301
12.6.2 Die wichtigsten nderungen in Krze 302

13 D-A-CH 303
13.1 Informationen 303
13.1.1 Fremdwhrungen und Zoll (Import/Export) allgemein 303
13.1.2 Zusatzmodul und Konsolidierung D-A-CH 303
13.1.3 Wann eigener Mandant, Umsatzsteuerpflicht und USt-ID Nummer 304
Abweichendes Land und externer Zugriff 304
MWST-Pflichtigkeit in Deutschland/sterreich sowie Lager 305
Sonderfall bei Nutzung eines Geschftswagens durch deutsche Grenzgnger 305

vii
Kostenpflichtige B2C-Internetdienstleistungen deren Empfnger in der EU ansssig
sind 305
UID-Nummer ist nicht gleich USt-ID-Nummer! 305
13.2 Allgemeines D-A-CH 306
13.2.1 Allgemeine Informationen und Aufbau Dokumentation 306
13.2.2 Skalierung, Lizenzierung und Funktionen 306
13.2.3 Einsatz / Empfehlung Modul D-A-CH 306
13.2.4 D-A-CH Schnittstellendokumentationen 306
13.2.5 D-A-CH Schnittstellenprogramme 307
13.3 Skalierung D-A-CH Gold 307
13.3.1 Mandanten in abweichenden Whrungen 307
Mandant in einer abweichenden Whrungen im Auftrag 307
Mandant in einer abweichender Whrung im Rechnungswesen 308
Mandant in einer abweichender Whrung im Kassabuch 309
13.3.2 Whrungen und Monatskurse 309
13.3.3 Gesetzliches zum Thema abweichende Mandantenwhrung 310
13.3.4 Anmerkung zur Mehrwertsteuer im Rechnungswesen 310
13.4 Skalierung D-A-CH Platin und Mandantenland bergreifend 310
13.4.1 Mandant mit abweichendem Land CH, D und A 311
Mandant mit abweichendem Land im Auftrag 311
Mandant mit abweichendem Land im Rechnungswesen und Kassabuch 311
Auswahl Monatskurs / Tageskurs bei Erffnung und Jahreswechsel 312
13.4.2 Stammdaten bergreifend 313
Fhrung von lnderbezogenen Steuerschlsseln (Lnderkennzeichen) 313
13.4.3 Stammdaten Auftrag 313
USt-ID bei Kunden, Interessenten und Lieferanten 313
USt-ID in Kontengruppen 314
13.4.4 Belege und Anwendung Auftrag 314
USt-ID in Belegen 314
USt-ID in Belegpositionen 315
13.4.5 Auswertungen und Schnittstellen Auftrag 315
13.5 D-A-CH Intrastat 315
13.6 D-A-CH im Rechnungswesen 316
13.6.1 Mandant und Stammdaten Rechnungswesen 316
Mandanteneinstellung 316
Programmeinstellungen 317
Konten 318
13.6.2 Buchungen und Anwendung Rechnungswesen 320
Plausibilittsprfung bei Angabe der USt-ID im Buchungsdialog 320
Checkbox USt-ID fr ZM immer abfragen fr nachtrgliche Korrektur der USt-ID 320
13.6.3 Auswertungen und Schnittstellen Rechnungswesen 321
Mehrwertsteuer 321
Abstimmung 323
DATEV-Schnittstelle 323
13.7 Mandantenland DE und AT (Skalierung Platin) 323
13.7.1 Schnittstellen Auftrag 323
Schnittstellen Deutschland 323
Schnittstellen sterreich 324
13.7.2 Stammdaten und Belege Deutschland 325

viii
E-Rechnung Deutschland 325
13.7.3 Stammdaten Rechnungswesen 326
Mandant 326
Versteuerungsart / Versteuerungsmethode 327
Handelsbilanz / Steuerbilanz 327
Bilanzierung / E-Rechner 328
Konten 329
Kontenplan 331
13.7.4 Anwendung und Schnittstellen im Rechnungswesen 331
Dialogbuchen 331
Schnittstellen Deutschland 335
Schnittstellen sterreich 336
Anlagenbuchhaltung 339
Bankassistent 339
13.7.5 Stammdaten bergreifend 339
Onlineprfung von USt-ID's 339
13.8 relevante Geschftsflle D-A-CH 340
13.8.1 Abwicklung Reihengeschft / Dreiecksgeschft 340
Beispiel 1: Reihengeschft / Dreiecksgeschft mit Zusammenfassender Meldung 340
13.8.2 Umsatz mit Umsatzsteuer, die im Ausland anzumelden ist 342
Reihengeschft 343
Autovermietung (Filialgeschft) 345
13.8.3 Weitere Umstze, bei denen die Steuer im anderen Land anzumelden ist 346
Autovermietung in anderen Lndern 346
Grundstcksleistungen 346
13.8.4 Sonderfall Zollfreilager 347
Zolllager 347
Deutsches Zollfreilager 347
Ausfuhr aus dem Zolllager in das Ausland 347
Ausfuhr aus dem Zolllager in die EU 347
13.8.5 Reverse Charge Erwerbsteuer (Bezugssteuer) 347
13.9 Bezugsquellen und verwandte Dokumente 348

14 Lizenz und Gewhrleistung 349

15 Index 350

ix
1 Einfhrung

Willkommen zum RECHNUNGSWESEN


dem leicht zu bedienenden professionellen Softwarepaket, bestehend aus den Modulen
FINANZBUCHHALTUNG, ANLAGENBUCHHALTUNG und KOSTENRECHNUNG unter WINDOWS.

Wir danken Ihnen, dass Sie sich fr unser Produkt entschieden haben.

Mit dem Ziel dem Kunden eine komplette Lsung aus einer Hand anzubieten, hat S ELECTLINE die
gesamte Palette kaufmnnischer Standardsoftware entwickelt:

AUFTRAG
RECHNUNSWESEN
LOHN
KASSENBUCH
ARTIKELMANAGER
PLANTAFEL
SL.MOBILE

Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland


Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermglichen eine enge Verknpfung vieler
Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwen-
derwnsche. Die SELECTLINE-Anwendungen stehen als SQL-(Structured Query Language) Version
zur Verfgung.

SELECTLINE Software AG
Achslenstrasse 15
CH - 9016 St. Gallen

Homepage und Internet

Die Internetadresse www.selectline.ch erreichen Sie bequem mit dem Schalter "Homepage"
oder ber "Hilfe / Internet / Homepage".

Auf der Homepage knnen Sie sich jederzeit ber Neuigkeiten der SELECTLINE -Software informie-
ren.

1.1 ber dieses Handbuch


In diesem Handbuch werden alle Eigenschaften und Funktionen beschrieben, die das SELECTL INE
RECHNUNGSWESEN betreffen.

Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SELECT LINE-Rei-
he betreffen, wird im S YSTEM -Handbuch ausfhrlich beschrieben. So wird an gegebener Stelle
darauf verwiesen.

1
1 Einfhrung

Generell ist ein S ELECTLINE-Handbuch kein Lehrbuch, sondern beschreibt Auf-


bau und Funktionsweise der Software. Dabei werden Grundkenntnisse im Rech-
nungswesen und allgemeine kaufmnnische Grundkenntnisse vorausgesetzt.

Um Vorgehensweisen mglichst effizient zu erklren, wird auf Beispiele aus verschiedenen Appli-
kationen verwiesen.

Die Handhabung einzelner Programmfunktionen wird an allgemeinen, in jeder Firma auftreten-


den Geschftsvorfllen erlutert. Wenn Ihnen der jeweilige Sachverhalt vertraut ist, finden Sie in
diesem Handbuch Informationen darber, wie Sie diese Vorgnge mit diesem Programm reali-
sieren knnen.

Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe [F1] zum Programm. Sie enthlt Beschreibungen von Funk-
tionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Er-
gebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise:

"Stammdaten" Mens werden kursiv dargestellt


"Buchen Offene Posten" Hauptmen Untermen
[Alt] Tastaturtasten
DATEN Verzeichnis- und Tabellennamen
Bearbeiten Schalter in Eingabemasken

1.2 Allgemeine Programmbeschreibung


Das S ELECT L INE RECHNUNGSWESEN basiert auf einer SQL-Datenbank (Structured Query Language)
und erfllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Buchhaltungsprogramm
mit anwenderspezifischen Bilanzierungsmglichkeiten, synchroner Anlagenbuchhaltung und in-
tegrierter Kosten- und Ergebnisrechnung.

Die modulare Programmorganisation bietet fr jeden Anwendungsfall das jeweils optimale Pro-
gramm.

Besonders effizient wird die Arbeit, wenn das SELECTLINE RECHNUNGSWESEN im Zusammenhang mit
weiteren Programmen der SELECTLINE-Reihe eingesetzt wird z.B.:

AUFTRAG
KASSENBUCH
ARTIKELMANAGER
PLANTAFEL
SL.MOBILE
LOHN

In diesem Fall knnen die Programme zum Teil mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf
diesen zugreifen.

Das SELECTLINE RECHNUNGSWESEN bietet Ihnen:

Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung

2
1 Einfhrung

Konten mit frei gestaltbaren Kontenplnen


Buchungen in Dialogform oder im Stapelbetrieb
Fremdwhrungen
OP-Verwaltung mit Zahlungsmodul und Mahnwesen
Verbandsregulierung
Kostenstellen- und Kostentrgerverwaltung als Grundlage der Kosten- und Leistungsrech-
nung
Verwaltung von Anlagen
Import- und Export von Daten (Text, dBase, Paradox, XML, Rema, Stapel)

Ausgaben und Auswertungen

zahlreiche vordefinierte Formulare, die beliebig erweitert oder gendert werden knnen
Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare
von den Finanzbehrden anerkannte Ausdrucke
Geschftsgrafiken
Passwortverwaltung

jede Menge Extras

Aufgaben- und Terminverwaltung


Bankassistent
SQL-Assistent
Netzkommunikation
Toolboxeditor
Interne und externe Archivierung

Bei der Entwicklung vom SELECTLINE RECHNUNGSWESEN wurden folgende Zielvorstellungen realisiert:

Komfortable Bedienungsmechanismen
Hohe Flexibilitt
Sichere Handhabung
Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen
Unbegrenzte Mandantenfhigkeit
Komplette Ausstattung
Kompakter Programmcode
Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit

Das Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfens- Komfortable
ter. Sie knnen zwischen den Fenstern wechseln. Das jeweils aktive Fenster steht zur weiteren Bedien-
Bearbeitung zur Verfgung. Durch die aktiven Mens und Funktionsschalter knnen jederzeit mechanismen
weitere Untermens und Funktionen aufgerufen werden.

Einmal erfasste Daten knnen spter ber einfache Auswahlmechanismen weiter verwendet
werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen.

Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen auf verschie-
dene Weise steuern - per Mausklick, ber Kontextmens, mit Funktionstasten und Tastenkombi-
nationen oder per Drag & Drop.

3
1 Einfhrung

Das Drcken der Taste [F1] bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe zum jeweils aktuellen Fenster.

STAMMDATEN , die fr spezielle Zeitrume gelten, z.B. Preise, Steuern und Whrungskurse, wer- Flexibilitt
den zeitabhngig verwaltet und knnen vom Benutzer selbst aktualisiert werden.

Mit den Freien Feldern stehen Ihnen zustzliche Datenfelder zur Verfgung, die Sie nach Ihren
Gegebenheiten verwenden knnen.

Alle Formulare und Ausdrucke knnen entsprechend Ihren Wnschen verndert werden.

Zustzliche, eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten Kriteri-
en und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des "Makro-Assistenten" verwirklichen.

ber vielfltige Import- und Exportmglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen
Programmen mglich.

Mit der COM- Schnittstelle steht fr Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle zur


Verfgung.

Das SELECTLINE RECHNUNGSWESEN kann zusammen mit anderen Programmen aus der SELECTLINE-Rei- Gemeinsamer
he einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrifft sowohl Daten, wie z.B. Kunden (Debi- Datenbestand
toren), Lieferanten (Kreditoren), Offene Posten, Postleitzahlen und Passwrter als auch Druck-
vorlagen fr diese Daten.

Eine Datensicherung sichert programmbergreifend die Daten aller Programme. Auch die Benut-
zerkommunikation erfolgt programmbergreifend.

Das RECHNUNGSWESEN und das KASSENBUCH stehen auch in einer englischen Version zur Verfgung.

Wir garantieren fr ein zukunftssicheres Programm. Zukunfts


orientiert
Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine vernderte be-
triebliche Situation notwendige nderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese
ohne grossen Aufwand fr den Anwender zu realisieren.

1.3 Update Service


"Stillstand gleich Rckschritt"
Aus diesem Grund wird die SELECTLINE-Software kontinuierlich verbessert und erweitert.

Wir gewhrleisten Ihnen die kontinuierliche und sachgerechte Pflege des Programms. Hierfr
empfehlen wir Ihnen den "Update-Vertrag". Mit dieser Vereinbarung erhalten Sie durch einen
"Update-Service" jede Programmaktualisierung und -verbesserung und arbeiten so stndig mit
der neuesten Programmversion.

Die Berechnung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres. Fordern Sie bei Ihrem Fach-
hndler oder bei uns noch heute den "Update-Vertrag" unverbindlich an.

4
1 Einfhrung

1.4 Datenschutz
Die SELECTLINE-Produkte bieten als Schutz vor unberechtigtem Zugriff eine "Passwortkontrolle"
fr das Programm insgesamt oder fr bestimmte Programmbereiche an. Die
"Passwortverwaltung" wird ausfhrlich im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch beschrieben.

1.5 Datensicherheit
Die Programme gewhrleisten keinen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust (z.B. durch
Zerstrung von Daten bei Hardwaredefekten, durch Verlust der Rechnertechnik bei Diebstahl,
oder nur durch versehentliches Lschen auf Betriebssystemebene).

Die Sicherheit der erfassten Daten liegt in der Verantwortung


des Anwenders.

Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen dafr zu sorgen, dass bei Datenver-
lust aus den vorhandenen Datensicherungen, ohne nennenswerten Aufwand der vorherige Zu-
stand wieder hergestellt werden kann.

1.6 Installation
Die Installation fr die S ELECT L INE - Software allgemein und somit auch fr diese S ELECT L INE
APPLIKATION ist im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme ausfhrlich beschrieben. Diese In-
formationen finden Sie ebenfalls auf dem mitgelieferten Datentrger und auf der S ELECT L INE -
Homepage.

1.7 Erste Schritte


Erste Informationen ber das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie ber die Menleiste Hilfeindex
"Hilfe / Hilfeindex" oder [F1] erreichen.

Es bietet Ihnen zum Einen ber das Inhaltsverzeichnis eine Einfhrung in das Programm in logi-
scher Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie die Mglichkeit eine Stichwortsu-
che zu starten, wobei ber die Volltextsuche die hchste Trefferquote erzielt werden kann. So er-
halten Sie Erluterungen im Kontext zum Suchbegriff.

In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen fr eine optimale Pro- Tipp des Tages
grammnutzung.

Der Einsatz des RECHNUNGSWESENS kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen mit Beginn der Vorber-
Firmengrndung, mit einem neuen Wirtschaftsjahr oder unterjhrig. legungen

Fr jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt und der Zeitraum
des ersten Buchungsjahres bestimmt. bernehmen Sie fr einen neuen Mandanten in der
Schweiz bestimmte STAMMDATEN fr die Schweiz aus einem der mitgelieferten Vorlagemandan-
ten VKMU, VKMUF oder VKMUI, fr Deutschland SKR03 oder SKR04 und fr einen neuen Man-
danten in sterreich die Daten des Vorlagemandanten RLG. Jedem Mandanten wird mit der Zu-
ordnung des Kontenrahmes auch das Steuerschlsselsystem zugeordnet.

5
1 Einfhrung

Die Verwaltung der " Kontenstammdaten " erfolgt je Buchungsjahr. Kontenplne, Steuer-
schlsseldetails, wie Automatik- und Skontokonten getrennt nach Gltigkeitszeitrumen, wer-
den zeitraumbergreifend je Mandant verwaltet. Salden aus einer vorigen Buchhaltung knnen
Sie ber manuelle Erffnungsbuchungen oder als Vortragswerte erfassen.

Neben den "Personenkonten", unterschieden nach Typ "Kreditor" und "Debitor", werden Kredito- Verbindung
ren- und Debitorenstammdaten (Lieferanten- und Kundenstammdaten) separat verwaltet. Es Konten
besteht die Mglichkeit, die Kunden- und Lieferantennummern (kurz Adressnummern) mit den Debitoren
Kontonummern zu synchronisieren oder mit unterschiedlichen Nummern zu arbeiten. Sollen Kreditoren
die Nummern einheitlich sein, werden die Personenkonten mit der Nummer der Adressnummer
automatisch beim Anlegen eines neuen Kreditors oder Debitors erzeugt. Sind Kontonummer
und Adressnummer nicht identisch, also nicht synchron, knnen Sie in den
"Personenstammdaten" das entsprechende Personenkonto, das vorher manuell angelegt wur-
de, hinterlegen. In diesem Fall wird beim Bebuchen eines Personenkontos in einem zustzlichen
Feld der jeweilige Debitor oder Kreditor erfasst. Dies ist fr die "Offene Posten"-Verwaltung von
Bedeutung. Die Art und Weise der Verbindung zwischen den " Personenstammdaten " und
"Personenkonten" wird mandantenabhngig festgelegt.

Ziel des RECHNUNGSWESENS ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu untersttzen. Aber da- Checkliste
mit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die bersicht verlieren und sicher
sein knnen, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihen-
folge:

Mandant anlegen
Mandant bearbeiten
Konten, Kontenplne
Zahlungsbedingungen
Bankbezge
Debitoren / Kreditoren
bei Nutzung der Kostenrechnung:

Kostenarten
Kostenstellen
Kostentrger
Verteilungs-und Buchungsschematas

bei Nutzung der Anlagenbuchhaltung:

Strukturierung Anlagespiegel
Abschreibungsarten
Strukturplan fr die Zugehrigkeit der Anlagegter erstellen

ggf. Vortragswerte erfassen

6
2 Die Mens des Rechnungswesens

Verschaffen Sie sich einen berblick ber die Menstruktur des RECHNUNGSWESENS , indem Sie die
einzelnen Mens einmal ffnen.

Eine ausfhrlichere Beschreibung der Menpunkte, die fr alle Programme gltig sind und nicht
in diesem Handbuch beschrieben werden, finden Sie im SYSTEM -Handbuch der S ELECT LINE -Pro-
gramme.

2.1 Applikationsmen
2.1.1 Allgemein
In allen S ELECT L INE-Programmen werden ber das "Applikationsmen" die Einstellungen
der verwendeten Vorlagen fr das Drucken, fr die Einstellungen des SQL-Servers, fr die Proto-
kollierung von nderungen, die Wartung und die Einstellungen der Passwrter vorgenommen.
Unter " Wartung " werden u.a. die Aktualisierung diverser Daten (je nach verwendetem
SELECT L INE-Programm) die Reorganisation, die Datensicherung und unter grund-
stzliche Einstellungen fr die Bedienoberflche getroffen.

Fr die einzelnen "Programme / Applikationen" gibt es spezifische Ablufe,


welche es nur im "Applikationsmen" dieser Programme gibt. Sie stehen unter
"Applikationsmen / Wartung / (jeweiliger Programmname) / ...". Diese Ablufe
sind in den entsprechenden Handbchern beschrieben unter Abschnitt Men.

Abbildung2.1:Applikationsmen Allgemein

7
2 Die Mens des Rechnungswesens

Von hier aus erfolgt die "Aktualisierung" der "Stammdaten", das Importieren der Tageskurse
und hier werden auch Routinen zur Erstellung bzw. zum Einlesen einer "Datensicherung" und
zur "Reorganisation" der Datenbanken gestartet.

Ausserdem erreichen Sie ber dieses Men die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie
die Internetverbindung zur SELECTLINE SOFTWARE AG.

Weiterhin knnen Sie ber "Einstellungen" Konfigurationen zum Programm, wie z.B. farbliche
Fensterverwaltung, Darstellung, Programmmeldungen, Drucken, Zeiten (Prfintervalle und Ar-
chivierung), Sprache, usw. definieren.

Die detaillierte Beschreibung zu diesen allgemeinen Anwendungen im "Applikationsmen" ent-


nehmen Sie dem SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme.

2.1.2 Rechnungswesen
Spezifische Anwendungen im "Applikationsmen" im SELECTL INE RECHNUNGSWESEN finden Sie unter
"Applikationsmen / Wartung / Rechnungswesen".

Die Beschreibung zu den Positionen "Applikationsmen / Wartung / Aktualisieren - Reorganisieren


- Datensicherung" finden Sie im SYSTEM-Handbuch.

Abbildung2.2:Applikationsmen Wartung Rechnungswesen

Jahreswechsel
Hier legen Sie ein neues Geschftsjahr fr den bestimmten "Mandanten" an.

8
2 Die Mens des Rechnungswesens

Abbildung2.3:Jahreswechsel

Der unter "Applikationsmen / Wartung / Rechnungswesen" befindliche "Jahreswechsel" hat eben-


falls Einfluss auf die Saldo- und Pauschalsteuersatz-Methode. Hier ist es mglich, mit Saldo-
/Pauschalsteuersatz-Methodezu steuern, ob ab dem nchsten Buchungsjahr diese Methode
aktiviert oder wieder deaktiviert werden soll. Falls der Mandant ber die Versteuerungsart
Pauschalverfgt, ist diese Checkbox automatisch aktiviert und msste im Falle eines Wechsels
der Versteuerungsart deaktiviert werden.

Falls Sie bereits nach einer im erwhnten Dokument vorhandenen Variante arbeiten, mssen
bei einem Wechsel u. U. diverse manuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Wir empfehlen im Zweifelsfall das Anlegen eines komplett neuen "Mandanten" mit der Versteue-
rungsart pauschalin Betracht zu ziehen, vor allem dann, wenn es sich um eine mit dem Auf-
trag gekoppelte Installation handelt, da im Auftrag die Versteuerungsart nicht mehr gewechselt
werden kann!

Aus diesem Grund haben wir auch ein- und denselben Vorlagemandanten beibehalten und die-
sen um die erwhnten Steuerschlssel ergnzt, die dann in der Methode effektivnicht ge-
braucht werden bzw. die Vorsteuerschlssel in der Methode pauschal.

Anlagen - bernahme Vorjahr


Unter "Applikationsmen / Wartung / Rechnungswesen" erreichen sie den Menpunkt "Anlagen /
bernahme Vorjahr".

Gibt esein Vorjahr, steht im Men "Anlagen" der Punkt "bernahme Vorjahr" zur Verfgung.

Damit werden nachtrglich im Vorjahr angelegte Anlagen in das aktuelle Jahr bernommen.

9
2 Die Mens des Rechnungswesens

Option 'aktuelle Anlagedaten komplett lschen'

Ist diese Option aktiv, wird der komplette Anlagenstamm des aktuellen Jahres berschrieben
und mit dem des Vorjahres ersetzt.

Diese Option lscht bereits im neuen Jahr erfasste Anlagen!

Ist die Option deaktiviert, werden nur nachtrglich im Vorjahr angelegte Anlagen hinzugefgt.

"Nachtrglich im Vorjahr" bedeutet nach dem ersten Jahreswechsel.

Anlagen neu Berechnen


Die Anlagen werden mit den neuen Daten, neu berechnet.

Buchungen neu verarbeiten


Bei nicht erklrbaren Saldendifferenzen, die u.a. ihre Ursache im unkontrollierten Programm-
ende durch Rechnerabsturz, Stromausfall oder Netzwerkproblem haben knnen, sollte die Funk-
tion "Buchungen neu Verarbeiten" ausgefhrt werden.

Dabei werden smtliche Buchungsstze neu gebucht und je aktiver Option die Folgeaktionen/ -
prfungen ausgefhrt.

Es ist ratsam, vor dem Start dieser Routine, die aktuellen Daten zu sichern.

Salden prfen
Sie erhalten eine Saldenbersicht als Gesamtsaldo oder einzeln je Periode.

Hieraus lsst sich schon vor der Bilanzerstellung erkennen, ob evtl. Konten bebucht wurden, die
im Kontenplan nicht korrekt eingeordnet sind, fr die evtl. kein/e Spiegelkonto/ -gruppe da ist,
bzw. ob Konten keine oder eine falsche Zuordnung haben und der Konten-/Gruppensaldo dar-
um nicht mit in die Auswertung eingeht.

"Konten ohne Zuordnung" zeigt den Saldo dieser Konten. Fr Bilanz- und Erfolgs-Konten sind
nur die Zuordnungen APBG erlaubt.

Budgets prfen
Mit Hilfe dieser Funktion werden optional die in Konten, Kostenstellen und Kostentrgern hinter-
legten Budgetwerte mit den tatschlich gebuchten Werten abgeglichen und als Ergebnis ange-
zeigt.

Die Saldenprfliste vergleicht den Endsaldo der Konten mit dem OP-Bestand zu einem eingege- Prfliste OP
benen Datum. Eventuelle Unstimmigkeiten zwischen den Salden der Konten und den Salden der Kontensalden
OP's werden als Differenz ausgewiesen. Tauchen hier entsprechende Zeilen auf, gibt es ein Pro-
blem innerhalb der Buchhaltung, welches gefunden und behoben werden sollte. Eine Korrektur
eventueller Differenzen erfolgt nicht, da es sich lediglich um eine Auswertung handelt.

Diese Prfliste arbeitet jahresbezogen, d.h. es kann immer nur das aktuell gewhlte Buchungs- Achtung
jahr ausgewertet werden. Demnach ist darauf zu achten, dass der Auswertungszeitraum das
Wirtschaftsjahr nicht unter bzw. berschreitet.

10
2 Die Mens des Rechnungswesens

Bankverbindungen prfen
Hier erhalten Sie ein Fehlerprotokoll betreffend der einzelnen Bankverbindungen. Bitte beach-
ten Sie die Hinweise, Warnungen und Fehler, die in den Fehler- und Ereignisprotokollen gelistet
sind! Korrigieren Sie aufgezeichnete Fehler und starten Sie ggf. eine Prfroutine danach erneut.

SEPA-Prfungen
Optional knnen Prfungen im Zusammenhang mit dem Zahlungsverkehr und speziell zu SEPA
angestossen werden.

2.2 Die Mens des Rechnungswesens


2.2.1 Mandant
Mandant

ber das Men "Mandant" erreichen Sie die "Mandantenverwaltung" und knnen spezielle Tabel- Mandant
lenvorgaben definieren.

Abbildung2.4:Men Mandant

Die Funktion "Liste" bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen Information
ber alle "Stammdaten" und sonstige angelegte Datenbestnde.

Unter "bersicht" knnen in den "Journalen" beliebig viele Nutzer ber einen Eintrag (z.B. Ter-
min) informiert werden.

Spezielle Nutzerfunktionen, wie die "Journalverwaltung", "Notiz- und Terminverwaltung", sowie


die windowsblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier ausserdem zur Verfgung.

2.2.2 Stammdaten
Stammdaten

ber das Men "Stammdaten" werden spezielle und allgemeine finanzbuchhalterische Stamm-
daten zu Konten, Steuerschlsseln, Banken, Whrungen usw. verwaltet.

Abbildung2.5:Men Stammdaten

2.2.3 Buchen
ber das Men "Buchen" erreichen Sie diverse Buchungsverfahren - Dialogbuchen, Stapelbu- Buchen
chen, den Bankassistenten, Periodenabschlsse, Valuta-Ausgleich, usw.

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2 Die Mens des Rechnungswesens

Abbildung2.6:Men Buchen

ber die verschiedenen Ansichten knnen Sie sich zustzlich zur Buchungsmaske bestimmte In-
formationen, z.B. eine Liste aller "Buchungsstze"und/oder der "Offenen Posten", anzeigen las-
sen.

Ein Abgleich der Salden bzw. Budgets erreichen Sie ber die Prfroutinen Salden prfen bzw.
Budgets prfen im "Applikationsmen".

2.2.4 Reporting
Die Auswertungen unter "Reporting" werden mit Programm Power BI Desktop von Microsoft er-
stellt. Dieses Programm knnen Sie unter "https://www.microsoft.com/de-
DE/download/details.aspx?id=45331" herunterladen.

Abbildung2.7:Men Reporting

Das Men " Auswertungen " liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Bu- Auswertungen
chungskontrolle und zur Gewinn- und Bilanzermittlung. ber das Untermen "Mehrwertsteuer"
drucken Sie die MWST-Abrechnung. Auch die entsprechende Zuordnung der Konten zu den
Steuerkennzahlen finden Sie hier.

Abbildung2.8:Men Auswertungen

Es ist mglich, mehrere vorkonfigurierte "Auswertungen" in einem Druckjob zusammenzufas-


sen. Dieser steht Ihnen dann jeweils als weiteres Untermen zur Verfgung.

2.2.5 Offene Posten


Die Verwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten ( " Offene Posten " ), den Offene Posten
"Zahlungsverkehr" und das "Mahnwesen" erreichen Sie ber das Men "Offene Posten". Das
Men umfasst sowohl die Stamm- und Bewegungsdaten als auch deren vielfltigen Auswer-
tungsmglichkeiten.

Abbildung2.9:Men Offene Posten

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2 Die Mens des Rechnungswesens

2.2.6 Anlagen
Das Men "Anlagen" erhalten Sie nur bei lizenzierter S ELECTLINE ANLAGENBUCHHALTUNG. Hier finden Anlagen
Sie smtliche Eingabe- und Auswertungsmglichkeiten um Ihr Anlagevermgen zu verwalten.

Abbildung2.10:Men Anlagen

ber den Anlagenstapel knnen Sie die anlagenbuchhalterischen Daten aus dem Modul
"Finanzbuchhaltung" automatisch in das "Anlag-Modul" bernehmen.

2.2.7 Kostenrechnung
Bei lizenziertem K OSTENRECHNUNGSMODUL steht Ihnen der Menpunkt " Kostenrechnung " zur Kostenrechnung
Verfgung. Das R ECHNUNGSWESEN realisiert die Zuweisung von Aufwendungen und Erlsen auf
Kostenstellen und Kostentrger bzw. Hilfskostenstellen/-trgern, sowie verschiedene Mglichkei-
ten der Kostenumverteilung.

Sie finden entsprechende "Stammdaten", Verteilungsschemen und Bewegungsdaten, sowie um-


fangreiche Auswertungen bzgl. der Kostenkontrolle unter diesem Menpunkt.

Abbildung2.11:Men Kostenrechnung

2.2.8 Eigene Daten


Das Men "Eigene Daten" enthlt den "Makro-Assistenten" und Menpunkte zur "Toolbox". Es Eigene Daten
kann mit Menpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen Dialogen erwei-
tert werden.

Abbildung2.12:Men Eigene Daten

2.2.9 Schnittstellen
ber das "Men Schnittstellen" erreichen Sie verschiedene Verfahren des Datenaustauschs, d.h. Schnittstellen
verschiedene Mglichkeiten zum Daten-Import bzw. Export.

Details zum Men "Schnittstellen" finden Sie im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme.

13
2 Die Mens des Rechnungswesens

Abbildung2.13:Men Schnittstellen

2.2.10 Fenster
Im Men "Fenster" knnen Sie die Anordnung der geffneten Fenster und die Anzeige der Fens- Fenster
terleiste organisieren.

Details zum Men "Fenster" finden Sie im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme.

Abbildung2.14:Men Fenster

2.2.11 Hilfe
Das Men "Hilfe "bietet Ihnen verschiedene Mglichkeiten, um mehr Informationen und Tipps Hilfe
ber das Arbeiten mit den SELECTLINE-Programmen zu erhalten.

Informationen ber - "Kalender"- "Rechner"- "Nachricht senden" - "Homepage"- "Newsletter"-


"Dokumente"und weitere Details hierzu erhalten Sie im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

Abbildung2.15:Men Hilfe

Unter "Hilfeindex" finden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thema- Hilfeindex
tisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt ber Suchbegriffe Informationen abrufen knnen.

Interessante Anregungen ber zustzliche Verfahrensweisen finden Sie im "Tipp des Tages". Tipp des Tages

Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter "Programmversion" bzw.
"Systeminformation" bereit.

ber Lizenzierung/Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SELECT LINE-Programme in Lizenzierung
eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenznderung vorgenommen werden. Ge-
ben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbe-
scheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung fr den S ELECT L INE -Newsletter als auch das
ffnen der S ELECTL INE-Homepage regeln Sie ber den Menpunkt "Hilfe". Die "Ereignisanzeige"
bzw. die "Meldungsliste"protokollieren alle Vorgnge bzw. Programmmeldungen innerhalb der
SELECTLINE -Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch ("Nachricht senden") zwischen den akti-
ven Nutzern kann hierber organisieren werden.

14
2 Die Mens des Rechnungswesens

2.3 Programmeinstellungen
ber "Applikationsmen / Einstellungen" oder per Doppelklick auf das Mandan-
tenkrzel rechts unten auf dem Bildschirm ffnet sich der Dialog
fr grundstzliche Programmoptionen und Einstellungen fr die Bedienoberflche. Diese sind
nher beschrieben im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch unter "GRUNDLAGEN / EINSTELLUNGEN".

"Mens" sind thematisch geordnete Programmfunktionen, die jeweils in einer gewissen Hierar-
chie strukturiert sind. Ein " Hauptmen" in der Menleiste enthlt "Untermens" , und diese
knnen weitere Untermens enthalten.

Verschaffen Sie sich einen berblick, in dem Sie die einzelnen Mens ein-
mal ffnen!

15
3 Mandanten

3.1 Vorberlegung
Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestnde mehrerer Firmen - Mandanten - verwalten.

mandantenunabhngig

Allgemeingltige Daten, wie Passwrter, Postleitzahlen, Banken, Finanzmter, Formeln, Schrif-


ten und Etiketten werden in den entsprechenden Tabellen der Datenbank SL_DATEN verwaltet.

Diese vom Mandanten unabhngigen, sogenannten Programmdaten werden zum Einen vom
Programm geliefert und whrend der Nutzung laufend ergnzt (Banken, PLZ) (siehe Kapitel
Stammdaten aktualisieren ), oder werden zum Anderen mit der Nutzung erstellt (z.B.
Passwrter).

mandantenabhngig

Fr die mandantenspezifischen Daten, wie Bankbezge, Kunden, Lieferanten, Zahlungsbedin-


gungen, Geschftsvorflle usw., wird fr jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet.

Beispiel

Die Daten des "Mandanten" mit der Mandantennummer AUFTRAG werden in der Datenbank SL_
MAUFTRAG verwaltet.

Abbildung3.1:SQL Datenbanken

Zustzlich zu der "Mandantendatenbank" gibt es im "Systemverzeichnis" der Programminstallati-


on ein Mandantenverzeichnis, in dem Sie zustzliche Mandanteninformation, wie z.B. Backup-
Dateien und Kontenplne fr das jeweilige SELECTLINE-Programm, finden.

3.2 Mandant Wechseln und Verwalten

Abbildung3.2:Mandant Wechseln und Verwalten

ber " Applikationsmen / Wechseln und Verwalten " oder ber " Mandant / Wechseln und
Verwalten" im jeweiligen Programm erscheint die "Mandantenverwaltung".

16
3 Mandanten

Abbildung3.3:Mandantenverwaltung

Es werden alle fr das Programm verfgbaren "Mandanten" angezeigt.

Sie knnen jetzt einen "Mandanten" auswhlen und mit einem Doppelklick oder durch Bettigen
des Schalters "ffnen" die Auswahl abschliessen.

Mit dem Schalter "Neu" kann ein "neuer Mandant" angelegt werden.

Mit dem Schalter "Sichern" kann eine Datensicherung des markierten "Mandanten" erstellt wer-
den.

Mit dem Schalter "Lschen" knnen Sie nicht mehr bentigte "Mandanten" entfernen. Es darf
sich dabei aber nicht um den aktuell geffneten Mandant handeln. Das Programm lsst sich die-
sen Vorgang zweimal besttigen, da die Daten unter Umstnden auch noch von anderen Pro-
grammen genutzt werden. Anschliessend wird das komplette Mandantenverzeichnis im Ordner
Daten gelscht.

ber den Schalter "Liste drucken" knnen Sie eine "Mandanten-bersicht" ausdrucken.

ber den Schalter "Typ ndern" kann der Mandantentyp gendert werden (nur A UFTRAG und
RECHNUNGSWESEN).

Fr das Lschen von "Mandanten" und Anlegen von "Datensicherungen"


sind die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich. Ansonsten lassen
sich diese Funktionen ber die Passwortverwaltung sperren.

17
3 Mandanten

3.2.1 Mandant neu


ber "Applikationsmen / Wechseln und Verwalten / Neu" knnen Sie einen "Mandanten" neu an-
legen.

Abbildung3.4:Dialog neuer Mandant

Mandantennummer, Name und Firma

Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Aus diesen Zeichen wird der
WINDOWS-Verzeichnisname gebildet. Es sind nur Grossbuchstaben, Ziffern und der Unterstrich
_ zugelassen. Im Programm SELECTLINE RECHNUNGSWESENhaben Sie an dieser Stelle die
Mglichkeit, ber den Schalter und der Aktivierung der Option [
] im Fenster Auswahl Mandant, einen bereits fr andere Program-
me vorhandenen Mandanten auszuwhlen. Diese werden grau dargestellt.

Land:

Fr das Mandantenland knnen Sie whlen zwischen Deutschland, sterreich und Schweiz.

Abbildung3.5:Dialog neuer Mandant Lohn

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3 Mandanten

Daten von Vorlagemandant bernehmen

bernehmen Sie die Daten fr einen neuen Mandanten in der Schweiz aus einem der Vorlage-
mandanten VKMU, VKMUF oder VKMUI, fr Deutschland SKR03 oder SKR04 und fr einen Man-
danten in sterreich aus dem Vorlagemandanten RLG. Mit der Zuordnung des Kontenrahmens
lt. Vorlagemandant stehen das entsprechende Steuerschlsselsystem fr die Rechnungslegung
bzw. bergabe an eine "Finanzbuchhaltung" und Textmuster fr "Mahnungen" zur Verfgung.

Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer einzelnen Firma verwalten wollen,
knnen Sie die Mandantenfhigkeit zumindest dazu nutzen, an einem Testman-
danten mit berschaubarem Datenbestand das Programm kennenzulernen und
Aktionen, deren Ausgang fr Sie ungewiss ist, erst einmal auszuprobieren. Hier-
zu knnen Sie beispielsweise sehr einfach einen Testmandanten anlegen und die-
sem mit der Option: Daten bernehmen von Mandant einen Datenbestand zu-
weisen.

Whrung

In diesem Feld (nur mit gltiger D-A-CH-Lizenz) kann die "Mandantenwhrung" ausgewhlt wer-
den. Beim Anlegen eines Fremdwhrungsmandanten durchluft das Programm ein Update der
Whrungstabelle und ermittelt die neuen Kurse zur Mandantenwhrung. Nach dem Anlegen
des Mandanten sollten die berechneten Kalkulationskurse geprft werden.

Alle programmspezifischen Mandanteneinstellungen werden im separaten


Teil des Handbuches unter "Applikationsmen" ausfhrlich beschrieben.

3.2.2 Aktualisierung Vorlagemandant


Bei der Neuanlage von "Mandanten" kann optional der "Vorlagemandant" aktualisiert werden.
Auf der Seite fr den Vorlagemandanten kann entschieden werden, ob dieser komplett neu gela-
den werden soll. Diese Funktionalitt steht nur fr die internen Vorlagemandanten SKR03,
SKR04, RLG, VKMU, VKMUI und VKMUF fr die Programme KASSENBUCH und R ECHNUNGSWESEN zur
Verfgung. Dabei werden alle Skripte fr alle Jahre neu ausgefhrt.

19
3 Mandanten

Abbildung3.6:Aktualisierung Vorlagemandant

3.2.3 Geschftsjahr / Wirtschaftsjahr


Der Assistent zur Anlage eines "Mandanten" fhrt Sie nach der Auswahl des Vorlagemandantens
zur Festlegung des Geschftsjahresbeginn. Hier legen Sie Startmonat und Startjahr fest.

Ab Version 15.1 ist es mglich, in den Mandantenlndern Deutschland und sterreich bei der Startmonat
Erffnung des Mandanten einen abweichenden Startmonat fr das erste Geschftsjahr festzule-
gen. Auch besteht die Mglichkeit, die Anzahl der Monate frei zu definieren. Vorausgesetzt ist
eine aktive D-A-CH-Lizenz in der Skalierung Platin.

Es ist auch mglich ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen. Das Buchungsjahr ist dann ab- abweichendes
weichend, wenn es nicht mit dem Kalenderjahr bereinstimmt. Liegt ein abweichendes Wirt- Wirtschaftsjahr
schaftsjahr vor, wird dieses vom Programm automatisch bercksichtigt und beim Buchen ent-
sprechend geprft.

Bei allen periodenbezogenen "Auswertungen" ist die Eingabe des Auswertungszeitraumes nur in-
nerhalb des Buchungsjahres mglich. Datumseingaben bei den tagesgenauen Auswertungen,
Primanota und Journal, die ausserhalb der Grenzen des Buchungsjahrs liegen, werden vom Pro-
gramm intern auf die Grenzwerte korrigiert. Unberhrt von der Einstellung des Geschftsjahres
bleiben die Umsatzsteuerauswertungen. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die
fr eine Umsatzsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angrenzenden
Buchungsjahren geholt. Auswertungen mit Vorjahresvergleich (Bilanz, Erfolgsrechnung, BWA)
sind nur dann sinnvoll, wenn auch die entsprechenden Buchungsjahre hinsichtlich Beginn und
Dauer vergleichbar sind. Die Anzahl der Monate im Wirtschaftsjahr ist fest vorbelegt mit 12 Mo-
naten und kann nicht ber das Programm angepasst werden.

Ein Rumpfwirtschaftsjahr, z.B. bei unterjhriger Geschftserffung mit Wahl WJ = KJ, anzulegen Rumpf-
ist somit aus einer Programmfunktion heraus nicht mglich. Jedoch besteht die Mglichkeit in wirtschaftsjahr
der Jahresdatenbank die Perioden fr das Jahr, von Standard 12 Monate, auf eine beliebige Peri-
ode zu ndern. Die genaue Vorgehensweise erklrt Ihnen auf Anfrage gerne unser SELECT L INE -
Support.

20
3 Mandanten

Abbildung3.7:Daten zum Geschftsjahr

Um Ihre Jahresabschlsse bersichtlich zu gliedern knnen Sie bis zu acht Abschlussperioden Abschluss-
einstellen. Diese Einstellung kann jederzeit nachtrglich in den Mandanteneinstellungen (siehe perioden
Kapitel3.4 Mandanteneinstellungen auf Seite24) angepasst werden. nur REWE

Der Mandant kann in jeder beliebigen Whrung gefhrt werden. Der hier hinterlegte Whru- Whrung
ngscode gilt als Mandantenwhrung.

Fehlen in den Vorlagemandanten die gewnschten Jahre als Quelle, wird auf das letzte Hinweis
verfgbare Jahr zurckgegriffen, um Datenbanken und Daten aus dem gewhlten Vorlageman-
dant bereit zu stellen.

3.2.4 Versteuerungsart
Sie knnen zwischen der Versteuerungsart vereinbart oder vereinnahmt whlen.

Bei der Abrechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten muss die steuerpflichtige Person vereinbarte
das Entgelt in derjenigen Abrechnungsperiode deklarieren, in der sie die Leistungen ihren Kun- Versteuerung
den in Rechnung gestellt hat. Dementsprechend kann sie die Vorsteuer in der
Abrechnungsperiode abziehen, in welcher sie die Rechnung vom Leistungserbringer erhalten
hat.

Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld hingegen vereinnahmte
in dem Moment, in dem die steuerpflichtige Person das Entgelt tatschlich erhlt. Der Anspruch Versteuerung
auf den Vorsteuerabzug entsteht im Zeitpunkt der Bezahlung. Diese Abrechnungsart ist auch
mglich, wenn eine Debitorenbuchhaltung gefhrt wird.

Das Buchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Programmintern wird je-
doch bei der vereinnahmten Versteuerung der Steuerbetrag auf das im Steuerschlssel hinter-
legte Nicht fllig-Konto gebucht.

3.2.5 Versteuerungsmethode
Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode

21
3 Mandanten

Es ist mglich, Mandate im RECHNUNGSWESEN ber die sogenannte Saldosteuersatz- und Pauschal- Generelle
steuersatz-Methode zu fhren und abzurechnen. Weiter ist es auch mglich, im AUFTRAG den Ex- Information
port fr das R ECHNUNGSWESEN dafr aufzubereiten. Aufgrund der relativ langen
Begriffserklrungen und Schreibweisen einigten wir uns auf den durchgngigen Terminus
pauschalder aber selbstverstndlich auch die Saldosteuersatz-Methode beinhaltet. Hier zei-
gen wir die Unterschiede auf:

Abbildung3.8:Steuermethode

Wenn in der Pauschalsteuersatz-Methode mehr als zwei Steuerstze verwendet werden, kann Ausnahme
dies bei Bedarf so verbucht, aber nicht mehr mit dem von uns hinterlegten Formular ausgewer-
tet werden. Die eidgenssische Steuerverwaltung schreibt in diesem Fall fr die Deklaration die
Verwendung eines Mischsatzes vor, mit dem die zu entrichtende Steuer des Gesamtumsatzes
berechnet wird.

Weitere Informationen zur ganzen Thematik und den verschiedenen Steuerstzen entnehmen Informationen
Sie der Broschre MWST-Info 12 Saldosteuerstzeder eidgenssischen Steuerverwaltung.

Die Versteuerungsmethode schlgt standardmssig effektiv vor, dies kann erst bei einem Jah-
reswechsel wieder gendert werden.

Auswahl:

effektiv
pauschal

3.2.6 Mandantenoptionen

Abbildung3.9:Mandantenoptionen Rechnungswesen

22
3 Mandanten

Abbildung3.10:Mandantenoptionen Kassabuch

Bereits bei der Anlage eines "Mandanten " knnen Sie sich fr die Verwaltung der " Offenen Mandanten-
Posten" (siehe Kapitel Offene Posten) und/oder der "Kostenrechnung" (siehe Kapitel10 Kostenrech- optionen
nung auf Seite201), deren Option Ihnen nur bei lizenziertem K OSTEN-MODUL zur Verfgung steht,
entscheiden. Fr die OP-Verwaltung kann ausserdem noch festgelegt werden, ob Personenkon-
to und Kontonummer identisch sein sollen oder asynchron, d.h. Kunden-/ Lieferantennummer
wird abweichend von dem Personenkonto verwaltet. Die "Mandantenoptionen" knnen in den
Einstellungen des Mandanten (siehe Kapitel3.4 Mandanteneinstellungen auf Seite24) nach Anla-
ge nochmals angepasst werden. Wurden bereits "Offene Posten" bearbeitet sollte die Synchroni-
sierung nicht mehr vernderte werden, da es dann zu Fehlern in der Auswertung kommt.

ber einen konsolidierten "Mandanten " knnen Sie die Einzelabschlsse mehrerer Betriebs- konsolidierter
sttten zusammenfhren und einheitlich notwendige Buchungen erfassen. Fr einen solchen Mandant
Mandanten ist keine OP-Verwaltung und Kostenrechnung mglich.

Wurden alle Einstellungen getroffen, wird der RECHNUNGSWESEN-Mandant ab dem Startjahr ange-
legt.

23
3 Mandanten

3.3 Mandant whlen


Der gerade aktive Mandant wird Ihnen stndig in der Statuszeile angezeigt. ber
"Applikationsmen / Wechseln und Verwalten" knnen Sie einen anderen "Mandanten" ffnen. Es
werden alle fr das Programm verfgbaren "Mandanten" angezeigt. Fr "Mandanten", welche re-
organisiert werden mssen, finden Sie Reorganisationshinweise in der Statuszeile. Zustzlich
sind diese in der Spalte Reorg gekennzeichnet. Sie knnen jetzt einen "Mandanten" per Dop-
pelklick oder ber den Schalter Ok auswhlen. Weiterhin knnen Sie mit dem Schalter
Lschen evtl. nicht mehr bentigte "Mandanten " entfernen. Dazu darf der zu lschende
"Mandant" aber nicht der gerade aktive "Mandant" sein. "Vorlagemandanten" sind farblich (grn)
gekennzeichnet, selbst angelegte "Mandanten" hingegen schwarz. In der SQL-Version werden
Vorlagemandanten erst mit ihrem Gebrauch angelegt (Ausnahme: SELECTLINE AUFTRAG).

Abbildung3.11:Mandantenverwaltung

In der "Mandantenauswahl "kann mit [F3] gesucht werden.

3.4 Mandanteneinstellungen
ber "Mandant / Einstellungen" werden Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten
fr den entsprechenden "Mandanten" festgelegt. ber die Baumstruktur wechseln Sie zwischen
den einzelnen Seiten. Egal auf welchem Reiter der Mandanteneinstellungen Sie sich befinden, in
der obersten Zeile wird Ihnen immer der Buchungszeitraum des aktuellen Jahres und des Vor-
jahres und der verwendete Vorlagemandant, Buchungsmonat und Versteuerungsart sowie die
Gewinnermittlung angezeigt. Diese Einstellungen knnen nicht mehr, ausser Gewinnermittlung,
ber eine Programmfunktion angepasst werden.

Sie gelangen auch per Doppelklick auf die Mandantennummer in der Statusleiste in die Mandan- Hinweis
teneinstellungen.

3.4.1 Adresse
Auf der Seite "Adresse" knnen Sie die Anschriftsdaten Ihres Mandanten ergnzen, da bei der Seite
Neuanlage bisher nur der Mandantenname erfasst wurde. Adresse

24
3 Mandanten

Abbildung3.12:Seite Adresse

Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, E-Mail- oder Internetverbindung
werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme gestartet.
Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in die Maske zur
Telefon-Konfiguration. Nhere Erluterungen hierzu finden Sie im Abschnitt Tapi- Konfiguration
im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme.

Die Mandantenwhrung entspricht der Buchwhrung. Die Landeswhrung ist besonders fr die Whrung
Erstellung der Steuermeldungen interessant.

3.4.2 Finanzamt
Die folgenden Angaben werden fr die gesetzlich vorgeschriebenen steuerlichen Meldungen,
z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldung () und Zusammenfassende Meldung (ZM) (), bentigt. Geben
Sie Kanton, Bundesland, Finanzamt, Steuernummer, Teilnehmernummer fr die ZM und die
Meldezeitrume an.

25
3 Mandanten

Abbildung3.13:Seite Finanzamt

Fr die "Zusammenfassende Meldung" kann bei monatlicher Abgabe optional entschieden wer- ZM-Zeitraum
den, ob neben den Warenlieferungen auch die sonstigen Leistungen monatlich bertragen wer-
den sollen. Dies muss vorher mit dem zustndigen Finanzamt abgestimmt werden.

Whlen Sie hier nun aus folgenden Zeitrumen aus:

Monat
Quartal
Halbjahr
Jahr

Bei lizenziertem D-A-CH-Modul steht Ihnen die Mglichkeit offen fr Deutschland, sterreich D-A-CH
und Schweiz eine Umsatzsteuermeldung abzugeben. Um diese korrekt zu bermitteln knnen
Sie fr jedes Land separat die Steuerinformationen hinterlegen. Fr die Schweizer Meldung ha-
ben Sie zustzlich die Mglichkeit, die Ermittlung der CHF-Betrge fr die MWST-Meldung an-
hand von Tages- oder Monatskursen ermitteln zu lassen. Wurde die Meldung einmal
bertragen, ist die Berechnungsmethode fr das entsprechende Buchungsjahr festgestellt. In
sterreich werden die Tageskurse und in Deutschland die Monatskurse fr Umrechnung in die
Landeswhrung herangezogen.

Anwendung findet dies, wenn der Mandant in Fremdwhrung gefhrt wird. Die Steuermeldun-
gen sind immer in Landeswhrung abzugeben.

Die Speicherung der Umsatzsteuerzahlungen kann optional nach dem ELSTER-Versand oder USt-Zahlungen
nach Formulardruck erfolgen. Die Werte werden dann unter speichern

26
3 Mandanten

"Auswertungen / Umsatzsteuer Zahlungen" gespeichert und fliessen in die Berechnung der Son-
dervorauszahlungen des Folgejahres ein.

3.4.3 Optionen
Die hinterlegte Versteuerungsart und Versteuerungsmethode sowie die Methode der Gewinn-
ermittlung wird angezeigt.

Bei der Anlage des "Mandanten" hatten Sie bereits die Mglichkeit Abschlussmonate einzuge- Jahres-
ben, diese Einstellung kann jederzeit angepasst werden, um umfangreiche Buchungen zum Jah- abschluss
resabschluss zu gliedern und eine grssere bersichtlichkeit zu schaffen.

Die Art der OP-Verwaltung und des OP-Ausgleichs legen Sie ebenfalls hier fest. Es ist mglich, OP-
komplett ohne "Offene Posten" zu arbeiten. Deaktivieren Sie dazu die entsprechenden Optionen Verwaltung
fr Debitoren und Kreditoren. Ebenso kann eine einseitige Sperrung der OP-Verwaltung erfol-
gen. Das Deaktivieren bewirkt, dass beim Bebuchen von Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lie-
feranten) keine OP's angelegt werden. Die bereits zum Zeitpunkt der Deaktivierung bestehenden
Posten bleiben erhalten, knnen allerdings nicht mehr bearbeitet werden. Weiterhin knnen Sie
die Einstellung fr die Synchronisierung der Kunden-/ Lieferantennummer und Fibukonto noch-
mals anpassen. Ist die Option nicht aktiv, knnen zu einer Kontonummer eine oder mehrere be-
liebige Adressnummern gehren. Ist die Option aktiv, wird mit dem Anlegen eines Debitoren /
Kreditoren automatisch das entsprechende "Personenkonto" angelegt.

Abbildung3.14:Seite Optionen

Fr den OP-Ausgleich gibt es verschiedene Mglichkeiten, die entsprechenden Optionen zu kom-


binieren.

27
3 Mandanten

Nur der vollautomatische Ausgleich ist ausgeschaltet. Beim Buchen von


"Offenen Posten" erscheint immer der Ausgleichsdialog, wenn ein Ausgleich
mglich ist auch bei Neuanlage eines OP's. Findet das Programm bei der Anla-
ge eines neuen Postens keinen entsprechenden Ausgleichsposten erscheint
der OP-Bearbeitungsdialog.
Bei der Neuanlage eines OP's (manuelles Buchen) erscheint immer der Bearbei-
tungsdialog unabhngig davon, ob eine Ausgleichsmglichkeit gegeben ist.
Es erscheint kein OP-Folgedialog bei der Neuanlage (manuelles Buchen) eines
"Offenen Postens".
Es erscheint keinerlei Ausgleichsdialog es wird ein neuer GU- oder Zahlungs-
OP mit Status "offen" angelegt.

Wenn im B ANKASSISTENTEN oder im Zahlungslauf OP's zugeordnet wurden, erfolgt der Ausgleich Hinweis
immer unabhngig von diesen Mandantenoptionen!

Fr Buchungen, die einen Rechnungs-OP erzeugen, kann eine Prfung der OPBelegnummer akti- Buchen
viert werden. D.h. das Programm prft, ob die in der Buchung verwendete Nummer bereits ver-
geben ist und gibt eine Hinweismeldung aus.

Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen nach dem Zahlungseingang eines Debitoren, eine Forderungs-
Rcklastschrift automatisch beim Erfassen des entsprechenden Zahlungsausgangs erstellt wer- buchung
den soll. Eine Rckbuchung muss also innerhalb von x Tagen erfolgen. Neben der Da-
tumsprfung erfolgt auch eine Abfrage des Differenzbetrages zwischen Zahlungseingang und -
ausgang. Sie knnen hier die max. Hhe festlegen (siehe Kapitel Rcklastschrift buchen auf Seite
1).

Bei lizenziertem Modul Konsolidierung kann beim Neuanlegen eines Mandanten die Option Konsolidierung
gesetzt werden (). Diese Option ist nachtrglich nicht mehr nderbar. Ein
solcher Mandant nimmt dann Werte der zu konsolidierenden Mandanten auf. Die Buchungen
werden je Mandant in einen separaten Buchungskreis importiert. Zu beachten gilt, dass beim
Jahreswechsel keine Salden bernommen werden knnen und der konsolidierte Mandant we-
der ber eine OP-Verwaltung noch ber eine Kostenrechnung verfgt.

Die Seite Optionenwurde und wird zuknftig dahingehend berarbeitet, dass die Freischal- Hinweis
tung von Modulen und Funktionen, die in den "Mandanteneinstellungen" ber eigene Seiten
verfgen, jeweils in jener vorgenommen werden.

So werden konkret die Zuschaltung von

Kostenrechnung
Datenaustausch

auf der jeweiligen Seite ausgefhrt und lediglich die Aktivierung der OP-Verwaltung und Konsoli-
dierung erfolgt weiterhin auf der Seite Optionen.

28
3 Mandanten

3.4.4 Zahlungsverkehr

Abbildung3.15:Zahlungsverkehr

Abbildung3.16:Zahlungsverkehr Verwendungszweck

Variablen und Konstanten fr den Verwendungszweck beim automatischen Zahlungsverkehr Verwendungs-


knnen hier oder direkt im Zahlungslauf (siehe Abschnitt elektronischer Zahlungsverkehr in die- zweck
sem Handbuch) erfasst und bearbeitet werden. Je nach Art der Zusammenfassung (kein OP,
max.14 oder alle) von OP's im Zahlungslauf, knnen Sie getrennte Verwendungszwecke

29
3 Mandanten

einrichten. Der Verwendungszweck Zahlungsgrund je OP wird verwendet, wenn der Zahlungs-


grund auf Keine oder 14 steht. Der Sammelzahlungsgrund wird herangezogen, sobald alle
OP's einer Kunden- / Lieferantennummer zusammengefasst werden sollen. Ist die Option
gesetzt, wird unabhngig vom eingestellten Zahlungsgrund im-
mer der Sammelgrund verwendet.

Buchungstexte fr Zahlungsbuchungen aus z.B. der OP-Liste heraus knnen ebenfalls automa- Zahlungstext
tisch gebildet werden. ber einen Testschalter knnen Sie Ihre Eingabe berprfen.

Sowohl bei der Bildung der Verwendungszwecke als auch bei der Zusammensetzung der Zah-
lungstexte stehen Ihnen ber verschiedene Platzhalter bzw. Felder als Auswahl zur
Verfgung. ber + knnen Sie Konstanten und Variablen miteinander verbinden. Feste Texte
in den Zahlungstexten geben Sie in doppelten Hochkommas ein, fr die Verwendungszwecke ist
dies nicht notwendig.

Beispiel Text fr Zahlungen: Beispiel

if ({Zahlung aus Rechnung}; "Zahlung";{OPBeleg})

bersetzung: Wird eine Rechnung ber die OP-Liste gezahlt, wird automatisch in den Buchungs-
text Zahlung geschrieben. Ansonsten sucht das Programm den OPBeleg aus dem zu zahlen-
den "Offenen Posten" und trgt diesen ein.

Der hinterlegte Vorgabewert fr den Bankbezug wird beim Anlegen einer neuen Bankverbin- Bankbezug
dung verwendet.

Speseneinstellung fr manuelle Zahlungen regelt die Spesenzuteilung und kann im Zahlungsver- Spesen-
kehr nochmals angepasst werden. einstellung

3.4.5 EZ-Verkehr
Hier definieren Sie die VESR- Einstellungen, erfassen die Clearing- Nr. des entsprechenden
Zahlungsinstitutes und erstellen Vorschlagstexte fr den elektronischen Zahlungsverkehr.

30
3 Mandanten

Abbildung3.17:EZ-Verkehr

3.4.6 Mahnungen
Auf der Seite "Mahnungen" haben Sie die Mglichkeit, die Anzahl der Mahnstufen festzulegen Mahnstufen
(siehe Kapitel8.8 Mahnwesen auf Seite157). Das Programm kann maximal 5 Stufen verwalten.
ber die Option knnen Sie jedoch fr "Offene Debitoren" manuell
hhere Mahnstufen vergeben, allerdings werden fr diese Mahnstufen keine Mahnbelege er-
stellt. Nutzen bringt dies, wenn Sie z.B. die in Betreibung befindlichen Mahnungen zu denen
beim Anwalt befindlichen abgrenzen wollen.

Weiterhin knnen Sie eine Formel fr die Berechnung von Verzugszinsen hinterlegen. Mahnzin- Zins-
sen werden standardmssig nach der deutschen kaufmnnischen Zinsmethode ermittelt. Das berechnung
bedeutet, bei der Ermittlung der Zinstage wird jeder Monat mit 30 und das Jahr mit 360 Tagen
angenommen.

Die Berechnung erfolgt nach interner Standardformel:

rn2(Zinstage({Flligdatum};{Mahndatum})*{Betrag}/36000*{Zinsprozente})

Vom Standard abweichend knnen die Mahnzinsen auch mittels einer selbst definierten Formel
berechnet werden. Die Zinsangaben im Mahnvorschlag sind dann u.U. hinfllig.

31
3 Mandanten

Abbildung3.18:Seite Mahnungen

In der Tabelle legen Sie in Abhngigkeit des Betrages die Mahngebhr fest. Eine neue Zeile Mahnstaffel
knnen Sie mit der Taste [Einfg] oder aus der letzten Zeile mit der Taste [Enter] einfgen. Das
Lschen einer Zeile ist ber die Tastenkombination [Ctrl] + [Entf] mglich. Zustzlich zur Mahn-
gebhrenstaffel kann die Staffelung je weitere x CHF hinterlegt werden (als Betrag ist der Bis-
Wert anzugeben). Die Eingaben der Mahnstaffel werden gezogen, sobald im Mahnvorschlag fr
die Gebhr je Mahnposten die Einstellung lt. Tabelle getroffen wird.

In der Tabelle werden Ihnen die Standardadressfelder fr die Mahnbelege angezeigt. Mit Adressfelder
knnen Sie ber die Feldzuordnung festlegen, wie die Mahnadresse aus den Adress-
feldern der Stammdaten gebildet werden soll.

Fr jede unter "Stammdaten Weitere... Sprachen" angelegte Sprache erscheint in der Baum- Mahntexte
struktur der Mandanteneingabemaske ein Untereintrag zur Seite "Mahnungen". Hier knnen Sie
Ihre Standard-Mahntexte je Mahnstufe und Sprache erfassen.

3.4.7 Buchungsmaske
Mgliche Konfigurationen der "Buchungsmaske", getrennt nach Gltigkeit fr den Mandanten,
den Nutzer oder des jeweiligen Buchungsjahres, werden unter siehe Kapitel5.1 Konfiguration der
Buchungsmaske auf Seite69 nher erlutert.

3.4.8 Freie Felder


Jedem Mandanten stehen fr die individuelle Erfassung zustzlicher Daten freie Felder zur
Verfgung. Diesen knnen Sie selbst eine Bedeutung geben und ber den Schalter
eine eigene Bezeichnung fr die Bildschirmanzeige und den Ausdruck zuordnen.

32
3 Mandanten

Abbildung3.19:Seite Freie Felder

Besonderheit fr das kaufmnnische UND (&, engl. Ampersand): Wenn ein & in der Feldbe- Hinweis
zeichnung angezeigt werden soll, ist noch ein zweites einzugeben: &&.

Die Felder sind wie folgt definiert:

2 Textfelder mit jeweils 30 Zeichen


2 Felder fr Dezimalzahlen
2 Felder fr ganze Zahlen
2 Felder fr Datumseingaben
4 Optionsfelder

3.4.9 Anlagenbuchhaltung
Die Seite "Anlagenbuchhaltung" steht Ihnen nur bei lizenziertem S ELECT L INE A NLAG -M ODUL zur
Verfgung. Nhere Erluterungen finden Sie siehe Kapitel9 Anlagenbuchhaltung auf Seite174.

3.4.10 Kostenrechnung
Bei lizenziertem S ELECT L INE K OSTENRECHNUNGSMODUL und bei aktivierter "Kostenrechnung" unter
" Mandant Einstellungen Optionen " haben Sie Zugriff auf die Seite " Kostenrechnung " .
Mglichkeiten der Konfiguration finden Sie unter siehe Kapitel10 Kostenrechnung auf Seite201.

3.4.11 Datenaustausch
Die Funktion "Datenaustausch" ermglicht einen versions-unabhngigen "Datenaustausch" zwi-
schen Mandant und Treuhnder.

Um am Datenaustausch teilnehmen zu knnen, ist es erforderlich, unter der neuen Seite


Datenaustausch unter " Mandant / Einstellungen " zuerst die Checkbox Datenaustausch
aktivierenauf Seite "Datenaustausch" zu aktivieren.

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3 Mandanten

Die aktivierte Option Datenaustausch aktivieren schaltet unter Schnittstellen zustzliche Daten-
Mens fr den Datenaustausch frei. Ist der Datenaustausch aktiviert, kann man je nach Aus- austausch
prgung zwischen den Modi "Mandant" und "Treuhnder" whlen.

Ab der "Skalierung Standard" kann nun fr einen Mandanten (Kunden) der Mandantausge-
whlt werden. Ab der " Skalierung Platin " steht zustzlich der Eintrag Treuhnder zur
Verfgung, der dem Treuhnder den Import der Mandanten-Daten ermglicht.

Die Vorschlagspfade sind fr das Import-Verzeichnis ...\SYSTEM\MXXX\Import\ fr das Export- Vorein-


Verzeichnis ...\SYSTEM\MXXX\Export\. stellungen

Die Option Import direkt verbuchenwird nur im Modus "Mandant" angezeigt. Optionen

Mit der Option Import direkt verarbeiten definieren Sie, dass ein importierter Buchungsstapel
sofort verarbeitet wird. Ist diese Option nicht gewhlt, ist die Verarbeitung des Stapels in einem
separaten Schritt durchzufhren. Bei der Option Periode nach Export abschliessen erfolgt der
Periodenabschluss sofort mit dem Export der Daten. Somit ist sichergestellt, dass nach dem Ex-
port keine weiteren Buchungen in dieser Periode vorgenommen werden.

Abbildung3.20:Datenaustausch

3.4.12 Bankassistent
Der "Bankassistent" bietet eine Untersttzung bei der Kontierung und beim Verbuchen elektro- Bankassistent
nisch eingelesener Kontoauszge.

ber vorgegebene Platzhalter knnen die Buchungstexte definiert werden. Wird kein Buchtext Buchungstext
festgelegt, wird bei Auswahl eines " Offenen Postens " der OP- Text als Buchungstext
bernommen. Er kann allerdings auch manuell in den einzelnen Kontoauszugspositionen ange-
passt werden. Wird ber keine der genannten Optionen ein Buchungstext zugeordnet, wird der
Verwendungszweck der Zahlungsposition beim Verbuchen der Position als Text bernommen.

34
3 Mandanten

Zustzlich zu den Standard-OP-Informationen knnen noch zwei weitere Felder aus der OP-Ta- Zusatz-
belle in die Bankassistent-Position eingeblendet werden. Diese ermglichen es, dass unter ande- informationen
rem auch Extrafelder angezeigt werden.

Zudem knnen Sie mit folgenden Optionen verhindern, dass bereits zugeordnete OP's noch- Optionen
mals zur Auswahl vorgeschlagen werden. Bei Verwendung der Option

werden die betroffenen OP's nicht mehr vorgeschlagen, ebenfalls bei aktivierter Option
.
Somit werden OFFENE POSTEN, die bereits einer nicht verarbeiteten Kontierungsposition zugeord-
net sind, fr eine weitere Zuordnung gesperrt. Doppelzuweisungen werden verhindert.

Mit Hilfe der Einstellung knnen Sie nach dem manuel- Bearbeitung
lem Bearbeiten von Positionen den Cursor optional auf der Position beharren lassen oder zur
nchsten springen.

Abbildung3.21:Bankassistent

3.4.13 Zugriffsrechte und Listeneinstellungen


Die"Zugriffsrechte" resultieren aus der Rechteverwaltung des SQL-Servers. Auf dieser Seite erhal- Zugriffsrechte
ten Sie einen berblick ber alle unter "Applikationsmen / Passwrter" angelegten Nutzer und
deren Zugriffsrechte auf den aktiven Mandanten. Mit den Pfeilsymbolen knnen Sie den ausge-
whlten Nutzern den Zugriff auf diesen Mandanten erlauben bzw. entziehen. Hierzu sind aller-
dings die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich.

Voreinstellungen fr den Aufbau aller "Tabellen / Listen" beim ffnen nehmen Sie auf der Seite Listen-
"Listeneinstellungen" vor. Die Einstellungen gelten fr alle Tabellen des Mandanten. Optionen einstellungen
knnen aber auch unter "Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte" speziell fr jede Tabelle ge-
setzt werden. Es sollte also je Tabelle entschieden werden, welche Arbeitsweise zum optimalen
Ergebnis fhrt. Nhere Erluterungen finden Sie hierzu unter dem Abschnitt "Vorgabewerte" im
SELECTLINESYSTEM-Handbuch.

35
3 Mandanten

3.4.14 Verwaltung Masken- und Toolbox-Editor

Abbildung3.22:Seite Verwaltung Toolbox

Spezielle Anpassungen ber den Maskeneditor und der Toolbox in den Masken bzw. ber den
Spalteneditor in den Tabellen werden vom Programm nutzerspezifisch gespeichert und verwal-
tet. Wenn mehrere Benutzer dieselben Einstellungen nutzen sollen, brauchen diese nur fr ei-
nen Benutzer angelegt werden. Allen anderen Benutzern kann man diese Einstellungen an die-
ser Stelle bertragen. Ausserdem knnen optional auch die Spalteneinstellungen der Tabellen
durch den Spalteneditor fr andere Benutzer bertragen werden.

Weitere Hinweise zum Masken- bzw. Toolboxeditor finden Sie unter Kapitel " Toolbox" und
"Maskeneditor" im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme.

3.4.15 Regionaleinstellungen
ber Druckseperatoren knnen Sie formularbergreifende Dezimal- und Tausendertrennzei-
chen festlegen. In den einzelnen Druckvorlagen knnen dann davon abweichende Separatoren
vergeben werden.

36
3 Mandanten

Abbildung3.23:Regionaleinstellungen

37
4 Stammdaten

4 Stammdaten

4.1 Konten
Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr.

Die Informationen zu den Konten erfassen Sie auf mehreren Seiten. Der Wechsel zum jeweiligen
Dialog wird ber eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.

Konto ist das Schlsselfeld der Konten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette,
also auch Buchstaben und Sonderzeichen.

Unter "Stammdaten / Konto / Kontextmen / Personenkonten anlegen" erreichen Sie die fol-
gende Auswahl.

Abbildung3.24:Personenkonten anlegen

Mit der Eingabe des Kontos erhalten die Datenstze zustzlich eine numerische Kontonummer. Hinweis
Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen. Sor-
tieren Sie dann nach Kontonummer!

Fr Konten vom Typ Debitor oder Kreditor kann unter "Offene Posten / Kreditoren/Debitoren"
ber (bzw. Kreditor) der entsprechende Datensatz im " Debitoren-
/Kreditorenstamm" geffnet werden. Ist die Kunden-/Lieferantennummer noch nicht vergeben,
wird diese neu angelegt (siehe Kapitel8.1.1 Debitoren & Kreditoren auf Seite125).

Existiert bereits der Debitor bzw. Kreditor, aber das Personenkonto in den Kontenstammdaten Hinweis
fehlt, legen Sie dieses automatisch ber " Einstellungen und Zusatzfunktionen /
Personenkonten anlegen" an.

Die "Personenkonten" knnen sowohl fr Debitoren als auch Kreditoren erstellt werden. Optio-
nal kann das Anlegen auch auf nur in den "Offene Posten" bereits verwendete Kunden bzw. Liefe-
ranten beschrnkt werden.

Weitere Hinweise betreffend des Zusammenhangs zwischen Konten und OP-Verwaltung finden
Sie unter Kapitel Offene Posten auf Seite 1.

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4 Stammdaten

4.1.1 Konto

Abbildung3.25:Konten Seite Konto

Fr die Bezeichnung des Kontos sind 40 Zeichen vorgesehen. Um ein Konto detaillierter zu be- Bezeichnung
schreiben, stehen Ihnen im Feld Bezeichnung (lang) weitere 80 Zeichen zur Verfgung.

Der Autotext wird beim Buchen als Buchungstext bernommen, solange das entsprechende Ein- Autotext
gabefeld in der Buchungsmaske noch keine Eintragung hat.

Die Zuordnung ist fr den Kontenplan von Bedeutung ( siehe Kapitel4.1.7 Kontenplan auf Zuordnung
Seite46). Bei der Prfung des Kontenplanes auf logische Richtigkeit wird berprft, ob die Zuord-
nung in die Gewinn- und Verlustrechnung oder in die Bilanz der Zuordnung lt. Konto entspricht.
Keine Zuordnung erfolgt fr Personenkonten.

Der Typ bestimmt die Art der Verwendung des Kontos beim Buchen und ist somit dessen wich- Typ
tigstes Kennzeichen.

Finanzkonto
Fr typische Finanzkonten wie Bank, Postbank und Kasse oder auch Transferkonten.
Wird ein Finanzkonto an ein nicht Finanzkonto gebucht, haben Sie zustzlich die
Mglichkeit einen Steuerschlssel und Skontowert einzugeben.
Debitor
Fr Kundenkonten. Die Personenkonten 10000 bis 69999 sind hierfr ein typischer Be-
reich (DATEV).
Kreditor
Fr Lieferantenkonten. Die Personenkonten 70000 bis 99999 sind hierfr ein typischer
Bereich (DATEV).
Umsatzsteuer
Konten diesen Typs knnen mit Umsatzsteuerschlssel gebucht werden. Das bedeutet,

39
4 Stammdaten

diesen Konten wird dann automatisch der um den Umsatzsteuerbetrag geminderte Bu-
chungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Umsatzsteuerkonto gegen Umsatzsteu-
erkonto ist kein Steuerschlssel zulssig. Buchungen gegen Erwerbsteuerkonten und
Vorsteuerkonten sind nicht erlaubt.
Vorsteuer
Konten diesen Typs knnen mit Vorsteuerschlssel gebucht werden. Das bedeutet, die-
sen Konten wird dann automatisch der um den Vorsteuerbetrag geminderte Buchungs-
betrag zugewiesen. Bei Buchungen von Vorsteuerkonto gegen Vorsteuerkonto ist kein
Steuerschlssel zulssig. Buchungen gegen Erwerbsteuerkonten und Umsatzsteuerkon-
ten sind nicht erlaubt.
Erwerbsteuer
Konten diesen Typs knnen mit Erwerbsteuerschlssel gebucht werden. Bei Buchungen
von Erwerbsteuerkonto gegen Erwerbsteuerkonto ist kein Steuerschlssel zulssig. Bu-
chungen gegen Vorsteuerkonten, Umsatzsteuerkonten oder Debitoren sind nicht er-
laubt.
Steuerfrei
Konten dieses Typs knnen nicht mit dem Steuerschlssel gebucht werden.

Die genannten Buchungsvorschriften gelten nur fr das Buchen von Einfachbelegen, in Sammel- Hinweis
belegen knnen Sie alle Kontenkombinationen verwenden.

Ist als Kontentyp Umsatzsteuer, Vorsteuer, Erwerbsteuer oder Debitor ausgewhlt, kann ein Steuercode
Steuerschlssel eintragen werden (siehe Kapitel4.2.1 Steuerschlssel auf Seite52). Dieser wird
dann beim Buchen vorgeschlagen. Einem Debitorenkonto knnen Sie nur bei der Istversteue-
rung einen Steuerschlssel zuweisen. Dadurch wird beim Zahlungseingang der ntige Steuer-
schlssel fr die Umbuchung vom Steuerkonto nicht fllig auf fllig automatisch in der Bu-
chungsmaske vorgeschlagen.

Das Feld Sammelkonto ist nur fr Personenkonten (Typ Debitor / Kreditor) aktiv. Hier kann ein Sammelkonto
vom Standard abweichendes Sammelkonto, das entsprechend in den "Stammdaten / Konten /
Automatikkonten" hinterlegt sein muss, eingetragen werden. Wird kein Konto hinterlegt, zieht
das Programm automatisch das Standardsammelkonto aus den Automatikkonten.

Konten, die Sie nicht mehr bebuchen wollen, knnen Sie mit einer datumsbezogenen Buchungs- Buchsperre ab
sperre versehen.

Ist die Option markiert, kann dieses Konto nicht mehr direkt, sondern nur Konto nur
noch automatisch bebucht werden (z.B. die Sammelkonten fr Verbindlichkeiten und Forderun- indirekt buchen
gen). Wird ein solches Konto beim Buchen ausgewhlt, weist das Programm Sie beim Abspei-
chern des Buchungssatzes auf diese Einstellung hin. Die Konten fr die Umsatzsteuer sollten nie
direkt bebucht werden, da dann keine Umsatzsteuerverprobung mehr mglich ist und direkt ge-
buchte Betrge auf diese Konten nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung bercksichtigt wer-
den.

Markieren Sie die Option , wenn Sie sicherstellen mchten, dass das einge- Steuercode
stellte Konto nur mit dem im Feld Steuercode hinterlegten Steuerschlssel gebucht wird. Die- feststellen
se Option ist fr Erlskonten sinnvoll dann ist eine eindeutige und einfache Umsatzsteuerver-
probung sichergestellt.

40
4 Stammdaten

Wird parallel das Modul S ELECT L INE A NLAGENBUCHHALTUNG genutzt, wird ber das Kennzeichen Anlagekonto
selektiert, welche Konten in der "Anlagenbuchhaltung" als Sachkonten fr die Anla-
ge zur Verfgung stehen. Wird ein solches Konto ber "Buchen / Dialogbuchen" angesprochen,
wird die Position automatisch in den Anlagestapel geschrieben ().

Die Salden der Konten mit der Option werden beim automatischen Jah- Jahreswechsel
reswechsel nicht mit in das Folgejahr bernommen (z.B. Steuerkonten, Privatentnahme, Salden- ohne Saldo
vortragskonten etc.). Fr Konten, die der Gewinn- und Verlustrechnung zugeordnet sind, erfolgt
der Jahreswechsel grundstzlich ohne Saldo (siehe Kapitel5.12 Ansichten / Datenbltter auf
Seite98).

Alternativ zum Druck jeder einzelnen Buchung im Kontenblatt knnen ber die Option Kontenblatt
auch nur die Monatssummen ausgegeben werden. verdichten

Welche der o.g. Optionen Sie fr ein Konto einstellen knnen, hngt von der Zuordnung und Hinweis
dem Kontentyp ab.

Im Kontensaldo wird Ihnen der aufgelaufene Saldo des Kontos angezeigt. Salden

4.1.2 Salden / Budget


Auf der Seite "Salden / Budget" erhalten Sie einen berblick ber die monatlichen Salden des ge-
whlten Kontos. Ausserdem knnen Sie fr jedes Konto Periodenwerte als Budget eingegeben.
ber den Schalter haben Sie die Mglichkeit das Budget wahlweise
aus dem Vorjahresbudget oder den Kontensalden des Vorjahres zu bernehmen. Beim Kopie-
ren der Werte knnen Sie diese mit Hilfe eines Bewertungsfaktors anpassen. Soll keine automati-
sche bernahme des Etats erfolgen, kann die Eingabe separat fr jeden Monat durchgefhrt
werden oder Sie geben im Feld Gesamtsaldo einen Betrag ein, dieser wird dann gleichmssig
auf die einzelnen Monate aufgeteilt. Ist die "Kostenrechnung " aktiviert, kann zudem ein berg-
abe des Budgets auf die entsprechende Kostenart erfolgen. Das "Kostenartenbudget" wird aus al-
len Kontenbudgets summiert, die dieselbe Kostenart unter den Konteneinstellungen hinterlegt
haben.

Die Anzeige kann fr alle Buchungsjahre erfolgen, d.h. Sie mssen nicht zwingend per Mandan-
tenwahl direkt in Vorjahre wechseln, um sich die Salden anzeigen zu lassen.

Des Weiteren kann die Ansicht sowohl in der Standardeinstellung CHF als auch in EUR erfolgen.

41
4 Stammdaten

Abbildung3.26:Seite Salden / Budget

4.1.3 Kontenblatt
Auf der Seite "Kontenblatt" sind alle Buchungen getrennt nach Buchungszeitrumen gelistet. Als
Zeitraum wird der aktuell in Bearbeitung befindliche Zeitraum gezeigt. Von hier knnen Sie in
alle bereits angelegten Jahre wechseln um sich auch Buchungen auf dem Konto in anderen Wirt-
schaftsjahren anzusehen. Optional knnen Sie sich auch die stornierten Buchungsstze anzei-
gen lassen. Diese werden Ihnen rot dargestellt.

Abbildung3.27:Seite Kontenblatt

ber einen Doppelklick auf eine Buchung des in Bearbeitung befindlichen Wirtschaftsjahres ge- Hinweis
langen Sie automatisch in die Buchungsmaske, in welcher der entsprechende Satz im Editiermo-
dus angezeigt wird.

4.1.4 Vorjahreswerte
Um auch im ersten Buchungszeitraum Vorjahreswerte auswerten zu knnen, knnen die Vorjah- Vorjahres-
ressalden periodenweise fr jedes Konto hinterlegt werden. Aufgrund der hier erfassten Daten vergleich
werden jedoch keine Vortragsbuchungen gebildet.

Wurde in den "Mandanteneinstellungen" die Option aktiviert Steuerbilanz


siehe Kapitel3.4 Mandanteneinstellungen auf Seite24, knnen Sie Vortragswerte sowohl fr die
Handels- als auch fr die Steuerbilanz eingeben. Weichen der handels- und der steuerrechtliche
Vortragswert voneinander ab, so wird der Differenzbetrag in den Bewertungskreis fr die Steuer-
bilanz gebucht

42
4 Stammdaten

4.1.5 Einstellungen

Abbildung3.28:Seite Einstellungen

Sie knnen jedes Konto beliebig mit Fremdwhrungen bebuchen. D.h., in Ihre Kasse knnten Fremd-
bei Bedarf, Zahlungseingnge z.B. in EUR, CHF, USD, PFD gebucht werden. Die Salden werden ge- whrung
trennt nach Leitwhrung und Fremdwhrungen ermittelt und ausgewiesen. Wurden Buchun-
gen in Fremdwhrung erfasst erreichen Sie ber den Schalter eine Sal-
denbersicht. Der CHF-Betrag wird anhand des Kalkulationskurses der Whrungsstammdaten
ermittelt. Um mit Fremdwhrungen zu buchen, setzen Sie die Option und
whlen die entsprechende Whrung aus. Die hier eingestellte Fremdwhrung ist ein Vorschlags-
wert, solange nicht die Option gesetzt ist. Wird die Fremdwhrung fest-
gestellt, kann auf dem Konto nur noch in dieser Einheit gebucht werden.

Die Einstellungen zur Kostenerfassung fr Gewinn- und Verlustkonten sind nur bei Aktivierung Kosten-
des Moduls SELECT LINE KOSTENRECHNUNG sichtbar. Weitere Hinweise zu den einzelnen Funktionen rechnung
finden Sie im Kapitel (siehe Kapitel10 Kostenrechnung auf Seite201).

Fr die "Zusammenfassende Meldung" relevante Konten (Umsatzsteuer-, Finanz- und steuerfreie Zusammen-
Konten) werden ebenfalls ber die Konteneinstellungen geschlsselt. Ist die Option fassende
aktiviert, wird bei der Buchung dieses Kontos ein Dialog zur Eingabe der Meldung
USt-Identnummer des Rechnungsempfngers geffnet. Werden Debitorenkonten bebucht so
wird die im Debitorenstamm hinterlegte USt-ID vorgeschlagen. Alle Buchungen zu diesem Kon-
to, die mit einer USt-Identnummer erfasst wurden, werden fr die Zusammenfassende Mel-
dung des entsprechenden Meldezeitraums () bercksichtigt.

Bei aktiviertem DACH-Modul knnen Sie einem Konto ein Lnderkennzeichen mitgeben. Ist kein Lnder-
Kennzeichen gesetzt, werden die Datenstze zum Mandantenland zugehrig interpretiert. kennzeichen
Bercksichtigung findet die Option fr "Auswertungen / Umsatzsteuer / Abstimmung", in der le-
diglich die Konten herangezogen werden, die denn Kennschlssel des gewhlten Landes beinhal-
ten.

43
4 Stammdaten

Fr die Arbeit mit der DATEV-Schnittstelle knnen Sie fr jedes Konto ein abweichendes DATEV- DATEV
Konto hinterlegen. D.h., wurde z.B. fr das Konto 3402 das DATEV- Konto 3400 hinterlegt,
bergibt das Programm alle Buchungen, die auf das Konto 3402 gelaufen sind, mit der Konto-
nummer 3400 an DATEV. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie mit einem von DATEV-
Normen abweichenden Kontenrahmen arbeiten, aber trotzdem die Schnittstelle nutzen wollen.
ber die Option legen Sie fest, ob es sich um DATEV-Automatikkonten (automatische Er-
rechnung der Vor- /Umsatzsteuer) handelt. Ist dies der Fall, wird beim Export kein Steuer-
schlssel bergeben.

Ihnen stehen zwei Textfelder mit jeweils 40 Zeichen fr zustzliche Informationen zur freien Zusatz
Verfgung.

Fr die Konsolidierung eines "Mandanten" gibt es die Mglichkeit ein Konsolidierungskonto ein- Konsolidierung
zugeben. Dies funktioniert hnlich dem DATEV-Konto, d.h. statt dem ursprnglich gebuchten
Konto wird bei der bergabe der Daten in den konsolidierten Mandanten das Konsolidierungs-
konto herangezogen.

In der "Passwortverwaltung" hinterlegte Sichtbarkeitsebenen knnen hier zugeordnet werden. Zugriffs-


Der Nutzer kann dann nur die Datenstze sehen, bearbeiten und lschen, die sich auf seiner ebene
Sichtbarkeitsebene befinden. Legt der Nutzer ein neues Konto oder Buchung an, erhlt dieser
Datensatz automatisch die Sichtbarkeitsebene, welche fr den Benutzer in der Passwortverwal-
tung hinterlegt ist. Eine Zuweisung der Zugriffsebene kann nur mit der sa-Anmeldung in der
SQL-Version erfolgen.

Die Seite "Extrafelder" erscheint nur, wenn Sie ber "Mandant / Einstellungen / Vorgabewert" e Ex- Extrafelder
trafelder angelegt wurden. Nhere Erluterungen finden Sie im SELECT LINESYSTEM -Handbuch un-
ter dem Kapitel "Extrafelder".

Fr "Dreiecksgeschfte" und "Sonstige EG-Leistungen" ist jeweils ein separates Konto mit entspre- Dreiecks-
chender Schlsselung anzulegen. Auch steuerfreie Skonti mssen demnach mit einem separa- geschfte
ten Skontokonto gebucht werden, um die Trennung auf der Zusammenfassenden Meldung zu sonstige
erlangen. Mit den Optionen bzw. werden die Werte zu die- Leistung
sen Konten auf der "Zusammenfassenden Meldung" entsprechend gekennzeichnet. Die Optio-
nen sind nur aktivierbar, wenn das Konto fr die ZM bercksichtigt wird. Auch hier ist die Einga-
be der USt-Identnummer des Rechnungsempfngers in der Buchung notwendig.

4.1.6 Automatikkonten
"Automatikkonten" sind Konten mit einer Sonderfunktion die unter "Stammdaten / Konten /
Automatikkonten" verwaltet werden. Die Vorgaben werden bei der Anlage des "Mandanten" aus
dem "Vorlagemandanten" bernommen. Die hier hinterlegten Konten werden automatisch vom
Programm herangezogen, wenn z.B. Saldenvortrge erfasst oder Debitoren- bzw. Kreditorenbu-
chungen erstellt werden. Sobald die Konten bebucht wurden knnen sie nicht mehr umgestellt
werden.

44
4 Stammdaten

Abbildung3.29:Automatikkonten

Das Konto "Skontiertrag steuerfrei" wird als Skontokonto angesprochen, wenn eine Buchung Skontokonten
ohne Steuerschlssel, aber mit Skonto erfolgt und der Betrag fr das Konto im Haben steht. Das steuerfrei
Konto "Skontiaufwand steuerfrei" wird als Skontokonto angesprochen, wenn eine Buchung ohne
Steuerschlssel, aber mit Skonto erfolgt und der Betrag fr das Konto im Soll steht.

Werden zustzliche steuerfreie Skontikonten bentigt, sind diese ber einen Steuerschlssel Hinweis
ohne Steuerprozente umzusetzen.

Das unter " Erffnungskonto Sachkonten " hinterlegte Konto wird automatisch herangezogen, Erffnungs-
wenn Vortragswerte ber "Buchen / Vortragswerte" oder mit der Erffnungsbilanzbuchungen konten
beim Jahreswechsel gebucht werden (siehe Kapitel5.12 Ansichten / Datenbltter auf Seite98).
Die unter Erffnungskonto "Debitoren / Kreditoren" hinterlegten Konten werden automatisch ge-
zogen, wenn OP-Vortrge ber "Offene Posten / Offene Posten OP-Vortrag" (siehe Kapitel8.3 Offe-
ne Posten-Vortrag auf Seite152) im Erstjahr vorgetragen werden oder mit der Saldenbernahme
von "Personenkonten" beim Jahreswechsel bernommen werden. Buchungen gegen Erffnungs-
konten werden in den Salden getrennt besonders gekennzeichnet als EB-Werte ausgewiesen.

Es ist darauf zu achten, dass die in den Erffnungskonten hinterlegte Whrung der Hinweis
"Mandantenwhrung" entspricht. Weichen diese ab knnen Vortrge nicht korrekt erfasste wer-
den.

Das als Automatikkonto definierte Summenvortragskonto ermglicht das unterjhrige Vortra- Summen-
gen smtlicher bebuchter Konten (z.B. Jahresverkehrszahlen). Sachkonten dient der Steuer- vortragskonto
schlssel als reine Steuercode-Information, separate Steuerbuchungen werden hier nicht er-
zeugt. Auch die Erfassung nicht direkt bebuchbarer Konten wie z.B. Umsatzsteuer ist bei den
Summenvortragsbuchungen direkt vorzunehmen.

Um die Debitoren und Kreditoren in der Bilanz abbilden zu knnen werden alle Debitorenbu- Sammelkonten
chungen vom Programm zustzlich und automatisch auf das "Sammelkonto Debitoren" gebucht

45
4 Stammdaten

sowie die Kreditorenbuchungen auf das "Sammelkonto Kreditoren". Diese Sammelkonten spie-
geln in der Bilanz die entsprechenden Forderungen und Verbindlichkeiten wieder. Die Sammel-
konten sollten nicht direkt bebucht werden, da es dann zu Abweichungen bei der Verprobung
der Debitoren und Kreditoren zu den jeweiligen Sammelkonten kommt. Hlt man sich an diese
Regel, entsprechen die Salden der Konten der Summe aller Debitorenkonten bzw. aller Kredito-
ren. Sollen fr bestimmte "Debitoren / Kreditoren" gesonderte Sammelkonten genutzt werden,
sind diese als alternative Konten festzulegen. Wird ein Konto als alternatives Sammelkonto hin-
terlegt, passt das Programm automatisch die Schlsselung des Kontos in den Stammdaten auf
Zuordnung Bilanz und Typ steuerfrei an.

4.1.7 Kontenplan
Im Kontenplan werden die Konten den verschiedenen Auswertungen (Bilanz, Erfolgsrechnung,
BWA) zugeordnet. Fr die Standardkontenrahmen Kfer und KMU werden verschiedene Konten-
plne (z.B. Kapital- und Personenkontenplan) mitgeliefert. Beim Anlegen eines neuen Mandan-
ten werden die Kontenplne aus dem Vorlagemandanten bernommen.

Abbildung3.30:Kontenplan

Struktur
Der Kontenplan ist als Baumstruktur organisiert, die bis zu 20 Ebenen zulsst (hnlich der Datei-
verzeichnisstruktur). Fr jeden Kontenplan ist ein Grundgerst (Bilanz unterteilt in Aktiva und
Passiva, Gewinn und Verlust, BWA) vorgegeben, dieses kann weder verschoben, noch gelscht
werden. Allerdings knnen Sie diese Grundstruktur um zustzliche untergeordnete Ebenen er-
weitern.

Gruppen, Konten und Zhler knnen Sie ber hinzufgen oder ber entfernen. Gruppen Handhabung
und Zhler werden stets am Ende der zugehrigen Eintrge angefgt; Konten werden sortiert
nach Kontonummer eingeordnet. Gelscht wird immer die gerade markierte Position mit smtli-
chen Untereintrgen. Sollen Konten oder Gruppen in einen anderen Bereich verschoben wer-
den, kann dies ber oder per Drag & Drop erfolgen.

46
4 Stammdaten

Mit Hilfe der Auswahlfelder knnen Sie die Anzeige


des Kontenplans beeinflussen. Das Arbeiten mit nur einem Teil bzw. einer Hauptgruppe erhht
die bersicht und erleichtert die Suchfunktion. ber Ebenen lsst sich die Ansicht in ihrer
Schachtelungstiefe variieren. Jeder im "Mandanten" hinterlegte "Kontenplan" kann hier ausge-
whlt und hinsichtlich seiner Hauptgruppen in der Ansicht eingeschrnkt werden. Die Ein-
schrnkung der Anzeige gilt nur fr die "Stammdaten", sie greift nicht auf Auswertungen, welche
sich auf die Kontenplne beziehen.

Die Struktur wird durch Gruppen gebildet, denen wieder Gruppen untergeordnet werden Gruppen
knnen. In der jeweils untersten Ebene befinden sich die Konten, als Einzelkonto oder als Kon- Konten
tengruppe. Eine Gruppe weist immer den Saldo der untergeordneten Gruppen mit ihren Kon-
ten aus. Einzelne Gruppen knnen Sie mit einem Doppelklick auf das Gruppensymbol auf-
und zuklappen.

Fr Teilsummen muss man Zhler einfgen. Jeder Gruppe, Kontengruppe bzw. jedem Konto, Zhler
dessen / deren Wert mitgezhlt werden soll, ist die Schlsselnummer des entsprechenden
Zhlers mitzuteilen.

Generell gilt, die mitgelieferten Kontenplne sollten nicht angepasst werden. Bentigen Sie ei- Speichern
nen individuellen Kontenplan, sollten Sie einen bestehenden Standard kopieren und die nder- Kopieren
ungen dort durchfhren. ber "Funktionen und Anzeigeoptionen" finden Sie die Funktion Lschen
"Kontenplan speichern " "Kontenplan / Speichern unter", hierber knnen Sie den aktuellen Kon-
tenplan unter einem neuen Namen kopieren. Fr jeden neu erstellten Kontenplan wird im
"Mandantenverzeichnis" der Installation eine entsprechende KPL-Datei angelegt. In dieser wird
die Struktur des Kontenplans abgespeichert. Alle nderungen im Kontenplan sind erst mit dem
Speichern wirksam. D.h., erst wenn gespeichert wurde, sind die gewnschten nderungen in
den entsprechenden "Auswertungen" sichtbar. Soll lediglich ein modifizierter Kontenplan unter
bereits bestehenden Namen gespeichert werden, erfolgt dies ebenfalls ber "Funktionen und
Anzeigeoptionen." Auch das Lschen erfolgt ber diesen Menpunkt. Es knnen allerdings nur in-
dividuelle Kontenplne gelscht werden. Das Lschen der Standardkontenplne ist nicht
mglich.

Das Programm bietet Ihnen unter "Funktionen und Anzeigeoptionen" zwei Prfroutinen, um Prfen
die Zuordnungen im "Kontenplan" automatisch zu kontrollieren. Mit der Funktion "Kontenplan
prfen " wird der Kontenplan auf falsch zugeordnete Konten untersucht. "ER Konten prfen" kon-
trolliert, ob jedes ER-Konto im aktuell bearbeiteten Kontenplan enthalten ist. Fehler bzw. die In-
formationen ber nicht verwendete Konten werden in einem Prfprotokoll dargestellt.

ber "Kontenplan drucken" knnen Sie den Kontenplan in verschiedenen Anzeigeformen ausdru- Drucken
cken. Im Druckparameter-Dialog geben Sie an, welche Informationen, z.B. Kennzahlen, Zhlerzu-
ordnungen etc., Sie auswerten lassen wollen.

Auch den Kontenplan selbst knnen Sie hinsichtlich den angezeigten Informationen beeinflus- Anzeige-
sen. ber "Funktionen und Anzeigeoptionen" knnen verschiedene Einstellungen getroffen optionen
werden. Zhlerzuordnungen, Kennzahlen und Kennzeichen lassen sich ein- bzw. ausblenden.
Ob eine Anzeige der genannten Daten erfolgt, erkennen Sie an dem Haken vor der entsprechen-
den Funktion.

47
4 Stammdaten

Gruppen
Gruppen sind definiert durch ihre Bezeichnung, fr die zwei Zeilen zur Verfgung stehen. Je Bezeichnung
nach ausgewhlter Option fr die Anzeige, wird den Zeilen unterschiedliche Bedeutung zugewie-
sen:

2-zeilig beide Zeilen erscheinen in den Auswertungen ber die Platzhalter Vorzeile
und Hauptzeile
Vorzeichen positives Gruppensaldo die 1. Zeile wird in den Auswertungen ber
Hauptzeile ausgewiesen
negatives Gruppensaldo die 2. Zeile wird in den Auswertungen ber
"Hauptzeile" ausgewiesen

Ausserdem sind Gruppen durch ihre Sonderfunktion gekennzeichnet: Funktion

Keine Fr die Gruppe ist keine Sonderfunktion hinterlegt.


Sammelgruppe Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenen Konten unab-
hngig vom Saldo werden hier gesammelt Auffangposten.
Sammelgruppe Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenen Konten mit positi-
Soll vem Saldo werden hier gesammelt Sonstige Aktiva.
Sammelgruppe Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenen Konten mit nega-
Haben tivem Saldo werden hier gesammelt Sonstige Passiva.
Eigenkapital Der Saldo dieser Gruppe muss fr die Bilanz immer im Haben stehen.
Die fehlende Differenz wird ermittelt.
Um diesen Fehlbetrag wird die Aktiv- und die Passivseite ergnzt.
EK-Fehlbetrag Der ermittelte Fehlbetrag fr Aktiva.
Soll
EK-Fehlbetrag Der ermittelte Fehlbetrag fr Passiva. Die beiden Werte sind identisch.
Haben
Bilanzgewinn/ - Hier wird der ermittelte Gewinn oder Verlust ausgewiesen.
verlust Die Anzeigeoption steht bei einer Gruppe mit dieser Sonderfunktion auf
"Vorzeichen".

Abbildung3.31:Gruppe bearbeiten

48
4 Stammdaten

Die Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passiva ist in Abhngigkeit vom Spiegel-
Vorzeichen geregelt. Eine Spiegelgruppe Soll erscheint nur dann, wenn der Gruppensaldo posi- gruppen
tiv ist. Die dazugehrige Spiegelgruppe Haben weist nur dann einen Wert aus, wenn der Grup-
pensaldo negativ ist. Es ist wichtig, dass beide Spiegelgruppen in Bezug auf die dazugehrigen
Konten und Kontengruppen genau identisch sind! Soll keine Trennung nach negativen und posi-
tiven Saldo erfolgen, hinterlegen Sie die Gruppe ohne Spiegelgruppen-Funktion. Spiegelgruppen
erkennen Sie an dem roten (Haben) bzw. blauen (Soll) Punkt im Gruppenordner.

In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA knnen Sie eine Gruppe oder einen Bezugszeile
Zhler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo fr prozentuale Auswertungen (z.B.
ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%). Fr die Gruppe mit
aktiver Bezugszeile wird die Bezeichnung grn dargestellt. Sobald in einer weiteren Gruppe bzw.
Zhler die Option gesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Be-
zugszeile.

Die frei zu definierenden Kennzeichen knnen fr die Gestaltung der Druckvorlagen verwendet Kennzeichen
werden. Z.B. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalter ausgewertet werden, der
den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt.

ber die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter "Funktionen und Kennzahl
Anzeigeoptionen Kennzahlen bearbeiten" definiert haben mssen, werden die Gruppen fr die
Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet (siehe Kapitel4.1.7 Kontenplan auf Seite46).

Zhler knnen der Struktur zugefgt werden, um innerhalb einer Gruppe Davon-Werte zu ermit- Zhler
teln. Den Gruppen innerhalb einer bergeordneten Gruppe, deren Salden zu einem Davon- zuordnen
Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlssel angefgt.

Um die Bilanz elektronisch ber den XBRL-Export versenden zu knnen, muss im Kontenplan die XBRL
Struktur fr die Datenbermittlung hinterlegt werden. In den Kontenplnen der Vorlageman- Zuordnung
danten finden Sie die entsprechende Zuordnung.

Fr den elektronischen Jahresabschluss ber die eBilanz bzw. ERV-JAb wird ein separater Kon- sterreich
tenplan (Gesamtkostenverfahren ERV-JAb) mitgeliefert. In diesem sind die notwendigen Anga-
ben fr die Datenbermittlung eingetragen.

Konten
Konten sind entweder als Einzelkonto oder als Kontenbereich den Gruppen zugeordnet.

49
4 Stammdaten

Abbildung3.32:Konto bearbeiten

Die Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passiva ist in Abhngigkeit vom Spiegel-
Vorzeichen geregelt. Konten, die nur mit Guthaben im Aktiva erscheinen sollen, werden dort als konten
Spiegelkonto Soll deklariert, gleichzeitig sind diese Konten dann als Spiegelkonto Haben im
Passiva zu definieren. Dann erscheint dieses Konto bei Negativsaldo auf der Passivseite der Bi-
lanz. Solche Konten(-bereiche) mssen paarweise in der Auswertung vorhanden sein! Wird ei-
nem Konto keine Spiegelkontenfunktion zugeordnet, ist dieses je Auswertung nur einmal vor-
handen; unabhngig vom Wert erscheint es immer an der einen festgelegten Position.

In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA knnen Sie ein Konto, eine Gruppe oder Bezugszeile
einen Zhler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo fr prozentuale Auswertungen
(z.B. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%). Fr das Konto
mit aktiver Option Bezugszeile wird die Bezeichnung grn dargestellt. Sobald in einem weite-
ren Konto, Gruppe bzw. Zhler die Option gesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch
die vorher festgelegte Bezugszeile.

Die frei zu definierenden Kennzeichen knnen fr die Gestaltung der Druckvorlagen verwendet Kenn-
werden. Z.B. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalter ausgewertet werden, der zeichen
den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt.

ber die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter "Funktionen und Kennzahl
Anzeigeoptionen Kennzahlen bearbeiten" definiert haben mssen, werden die Konten fr die
Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet.

Den Konten innerhalb einer Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiert werden sollen, Zhler
wird der entsprechende Schlssel angefgt. zuordnen

Wenn Sie nderungen und Ergnzungen am Kontenplan vornehmen und gleichzeitig den Kon- Hinweis
tenstamm geffnet haben, steht bei der Auswahl eines Kontos im Kontenplan automatisch der
Fokus in den "Stammdaten" auf diesem bzw. dem nchstgrsseren Konto. nderungen am Kon-
to sind nach "Speichern/Verlassen" des Kontos sofort im Kontenplan wirksam.

50
4 Stammdaten

Zhler

Abbildung3.33:Zhler bearbeiten

Zhler knnen der Struktur zugefgt werden, um innerhalb einer Gruppe Davon-Wertezu er-
mitteln. Analog zu den Gruppen sind die Zhler definiert durch eine zweizeilige Bezeichnung,
ihre Bedeutung fr die Anzeige und durch ihre Schlsselnummer.

In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA knnen Sie ein Konto, eine Gruppe oder Bezugszeile
einen Zhler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo fr prozentuale Auswertungen
(z.B. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%). Sobald in ei-
nem weiteren Zhler, Gruppe bzw. Konto die Option gesetzt wird, deaktiviert das Programm au-
tomatisch die vorher festgelegte Bezugszeile.

Die frei zu definierenden Kennzeichen knnen fr die Gestaltung der Druckvorlagen verwendet Kenn-
werden. Z.B. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalter ausgewertet werden, der zeichen
den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt.

ber die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter "Funktionen und Kennzahl
Anzeigeoptionen Kennzahlen bearbeiten" definiert haben mssen, werden die Zhler fr die Aus-
wertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet.

Um die Bilanz elektronisch ber den XBRL-Export versenden zu knnen, muss im Kontenplan die XBRL
Struktur fr die Datenbermittlung hinterlegt werden. In den Kontenplnen Vorlagemandanten Zuordnung
finden Sie die entsprechende Zuordnung.

Fr den elektronischen Jahresabschluss ber die eBilanz bzw. ERV-JAb wird ein separater Kon- sterreich
tenplan (Gesamtkostenverfahren ERV-JAb) mitgeliefert. In diesem sind die notwendigen Anga-
ben fr die Datenbermittlung eingetragen.

Den Konten innerhalb einer Gruppe und den Gruppen innerhalb einer bergeordneten Gruppe, Hinweis
deren Salden zu einem Davon-Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlssel an-
gefgt.

51
4 Stammdaten

Kennzahlen
Gruppen und Zhler, theoretisch auch separate Konten, knnen fr die Auswertung der Bilanz-
kennzahlen ausgewhlt werden. Sie werden mit der Zuweisung einer Bedeutung, die vorher un-
ter "Funktionen und Anzeigeoptionen Kennzahlen bearbeiten" definiert sein muss, fr die Aus-
wertung gekennzeichnet.

Bedeutungen knnen Sie ber "Kennzahlen bearbeiten" anlegen, gestalten und lschen. Diese
Begriffe stehen Ihnen dann im "Formulareditor" fr die Auswertung "Kennzahlen" als Datenfel-
der zur Verfgung.

Will man zustzliche Bilanzkennzahlen in die Auswertung aufnehmen, empfiehlt sich folgende
Vorgehensweise:

berprfen, ob im Kontenplan ein/e Zhler / Gruppe als Kennzahlen-Komponente vor-


handen ist, oder noch angelegt werden muss.
Aussagefhigen Begriff als neue Kennzahl definieren.
Diese Kennzahl der entsprechenden Gliederung im Kontenplan zuweisen.
ber "Auswertungen Jahresauswertungen Kennzahlen" den Formulareditor starten.
Im Block Kennzahlen Bilanz im Bereich Positionen mssen die neuen Zeilen aufgenom-
men werden.

Hinweise zur Arbeit mit dem Formulareditor finden Sie im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

Abbildung3.34:Kennzahlen bearbeiten

Fr die Standardkontenrahmen sind bereits Kennzahlen in den Kontenplnen hinterlegt, so Hinweis


dass nur in Ausnahmefllen ein Neuanlegen und Definieren von Kennzahlen und deren Auswer-
tung notwendig wird.

4.2 Konstanten
4.2.1 Steuerschlssel
Die Verwaltung der Steuerschlssel erfolgt ber "Stammdaten / Konstanten / Steuerschlssel".
Die Daten werden bei der Anlage des "Mandanten" aus dem "Vorlagemandanten" bernommen
und mssen daher nicht komplett selbst angelegt werden. Es werden alle im Mandantenland ge-
bruchlichen Steuercodes mitgeliefert.

Der Steuercode ist der maximal 2-stellige Datensatzschlssel. Steuercode

Vergeben Sie eine mglichst aussagekrftige Bezeichnung fr neue Steuerschlssel. Es stehen Ih- Bezeichnung
nen hierzu 40 Zeichen zur Verfgung.

52
4 Stammdaten

Wenn die Steuercodes im S ELECT L INE - Programm, nicht mit den Steuerschlsseln im Ziel- Pro- Export-
gramm (z.B. DATEV) bereinstimmen, haben Sie die Mglichkeit, ber den Exportsteuer- steuerschlssel
schlssel den entsprechenden Steuercode des Ziel-Programms mitzugeben. Dieser Weg funktio-
niert nur beim Export. Der Import greift nicht auf das Feld zurck.

Die Berechnung der Mehrwertsteuer erfolgt wie folgt: Berechnung

Brutto nach der Formel:


Steuerbetrag = Bruttobetrag / (100 + Steuerprozent) * Steuerprozent / 100 * Quote
z.B. 8 = 108 / (100 + 8) * 8 / 100 * 100

Die Steuer wird aus dem Bruttobetrag berechnet. (Bruttobetrag: 1,08)

Pauschal nach der Formel:


Steuerbetrag = Bruttobetrag / 100 * Steuerprozent / 100 * Quote
z.B. 22,61 = 100 / 100 * 8 / 100 * 100 erfolgen.

Die Steuer wird auf die Bemessungsgrundlage gerechnet. (z.B. beim innergemeinschaftlichen Er-
werb) (Betrag * 8/100)

Abbildung3.35:Steuerschlssel

Sie knnen Umsatzsteuer-, Vorsteuer- und Erwerbsteuerschlssel verwalten. Bei den Steuerar- Steuerart
ten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag in der Regel Brutto berechnet, bei Er-
werbsteuer immer Pauschal.

In den " Steuerschlsseln " ergibt sich, in den Details durch die " Mandanteneinstellung " Pauschal
pauschalbedingt, ein neues Feld Pauschalsteuerschlssel, das sowohl in der Tabelle ersicht- Steuerschlssel
lich ist als auch beliebig platziert und mittels Spalteneditor ein- oder ausgeblendet werden kann.

Durch die Mandantenerffnung mit der Einstellung pauschalwerden die Konten vom Typ
Vorsteuerso belassen und lediglich der Steuercode entfernt.

Soll eine nderung des Steuerwertes whrend des Buchens mglich sein, ist die Option Steuerbetrag
zusetzen. Wird der betreffende Steuercode dann in der Buchungsmaske an- nderbar
gesprochen, ist das Feld fr den Steuerbetrag zur Bearbeitung freigegeben.

53
4 Stammdaten

Steuerschlssel besitzen ein Feld . Die Aktivierung der Option bewirkt eine Abfra- USt-ID
ge der USt-ID bei Verwendung des Steuerschlssels in Buchungen, ohne Eintrge in der ZM zu notwendig
erzeugen. DATEV erwartet fr bestimmte Buchungsvorgnge (z. B. Steuerschlssel 10) die
Lnderkennungen. Diese kann nun mit der neuen Funktionalitt bermittelt werden. Die USt-
ID-Nummern erscheinen auf dem DATEV-Exportprotokoll. Somit ist eine genauere Abstimmung
dieser Buchungsflle mglich.

Bei aktiviertem D-A-CH-Modul knnen Sie einem Steurschlssel ein Lnderkennzeichen mitge- Lnderkenn-
ben. Ist kein Kennzeichen gesetzt, werden die Datenstze zum Mandantenland zugehrig inter- zeichen
pretiert. Bercksichtigung findet die Option fr "Auswertungen / Umsatzsteuer / Abstimmung",
in der lediglich die Steuerschlssel herangezogen werden, die denn Kennschlssel des ge-
whlten Landes beinhalten.

Abbildung3.36:Steuerschlsseldetails

Im unteren Teil der Eingabemaske befindet sich eine Tabelle, in der Sie selbst die aktuellen Steu- Steuerdetails
erkonditionen zusammen mit dem Gltigkeitsdatum eintragen knnen.

Die Gltigkeitsbereiche werden von S ELECT LINE anhand gesetzlicher nderungen stets gepflegt
und ber die Vorlagemandanten eingebunden.

Das Steuerdetail wird ab einem bestimmten Datum gltig, d.h. wird ein Buchungssatz mit ei- Gltig ab
nem nach dem "GltigAb-Datum" liegenden Zeitraum erfasst, greift das Programm automatisch Gltig bis
auf das entsprechende Steuerdetail zu. Die Gltigkeit bleibt bestehen, bis ein neues Steuerdetail
angelegt wird oder die Buchung nach dem "GltigBis-Datum" liegt.

Hier hinterlegen Sie die vom Programm zu beachtenden Steuerstze. Steuer

ber die Quote legen Sie den abzugsfhigen Anteil der Steuer fest. Quote

Das"Automatikkonto" wird fr die Buchung des Steueranteils verwendet. Das Programm bucht Automatik-
automatisch auf dieses Konto, wenn der entsprechende Steuercode in der Buchung verwendet konto
wird.

Bei der vereinnahmten Versteuerung wird der Steueranteil bei Rechnungslegung auf das Nicht Fllig
"NichtFllig-Konto" gebucht. Erst bei Eingang der Zahlung bucht das Programm automatisch
vom "NichtFllig-Konto" auf das Automatikkonto um.

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4 Stammdaten

Auf das Skontokonto wird der Nachlass einer Rechnung, der auf diesen Steuerschlssel entfllt, Skontokonto
gebucht. Das Konto fr steuerfreie Skonti hinterlegen Sie unter " Stammdaten / Konten /
Automatikkonten".

Bei Steuerart Erwerbsteuer wird zustzlich die Vorsteuer automatisch auf das entsprechend hin- Vorsteuer
terlegte Konto gebucht.

Bei der Istversteuerung wird der Steueranteil bei Rechnungslegung auf das "NichtFllig-Konto" Nicht fllig
gebucht. Erst bei Eingang der Zahlung bucht das Programm automatisch vom "NichtFllig-Kon-
to" auf das Automatikkonto um.

Diese Funktionsweise betrifft nur Steuerschlssel der Steuerart Mehrwertsteuer.

Auf das Skontokonto wird der Nachlass einer Rechnung, der auf diesen Steuerschlssel entfllt, Skontokonto
gebucht. Das Konto fr steuerfreie Skonti hinterlegen Sie unter " Stammdaten / Konten /
Automatikkonten".

Wenn Sie nach den Vorgaben des KMU-Mandanten arbeiten, knnen Sie nach wie vor den Steu- Pauschal
erschlssel 19 verwenden bzw. passen diesen mit dem entsprechenden Steuersatz an. Steuerschlssel

Der nderungssteuerschlssel hlt die Steuerprozente und Konten fr Skonto-Buchungen zu Steuernderung


Vorjahreskonditionen bereit. Das Programm erkennt jeweils am Beleg-Datum, ob der Steu-
ernderungsschlssel relevant ist.

Fr jedes Steuerdetail kann auch ein separater Exportsteuerschlssel hinterlegt werden. Dieser Export-
berwiegt in seiner Wertigkeit dem allgemeinen Exportsteuercode. steuerschlssel

4.2.2 Whrungen
Das Programm untersttzt Buchungen unterschiedlicher Whrungen. Dazu werden Kalkulati-
onskurse und aktuelle Tagesskurse bentigt, die im Programmteil "Stammdaten / Konstanten /
Whrungen" verwaltet werden. Leitwhrung ist die von Ihnen gewhlte Mandantenwhrung.
Auch hier wird Ihnen vom Programm wieder ein bestimmter Stammdatenteil mitgeliefert, den
Sie nur noch anpassen bzw. ergnzen mssen.

Legen Sie im Feld Whrung einen aussagekrftigen, bis zu 3-stelligen Whrungscode fest. Be- Whrung
achten Sie hierbei Gross- und Kleinschreibung. Empfehlenswert ist, den ISO-Whrungscode zu
verwenden.

Ihnen stehen bis zu 40 Zeichen zur Verfgung, um die Whrung genauer zu benennen. Bezeichnung

Hinterlegen Sie hier den 3-stelligen ISO-Code fr die eindeutige Identifikation der Whrung im in- ISO-Code
ternationalen Zahlungsverkehr, z.B. USD.

Je Whrung wird entsprechend ihrem Bezug zur Mandantenwhrung ein Kalkulationskurs ver- Kalkulations-
waltet. Dieser wird fr die Umrechnung von Fremdwhrungen herangezogen, insofern keine Ta- kurs
geskurse hinterlegt sind.

55
4 Stammdaten

Abbildung3.37:Whrungen

Mit dem Fixkurs zum Euro legen Sie einmalig den Wert der eurogebundenen Whrung zum Fixkurs
Euro fest. Der Eurokurs ist damit festgeschrieben und nicht mehr vernderbar. Ist ein Fixkurs
hinterlegt, knnen ab dem Gltigkeitszeitraum des Kurses keine Tageskurse mehr angelegt wer-
den. Im Gegensatz dazu kann der Kalkulationskurs zum Euro fr die nicht eurogebundenen
Whrungen jederzeit angepasst werden.

Abbildung3.38:Tageskurse

Auf das jeweilige Differenzkonto werden beim automatischen Valutaausgleich die Whrungsge- Konto
winne bzw. -verluste gebucht. Die Konten knnen auch erst direkt beim Valutaausgleich angege- Gewinn
ben werden. Verlust

Mit den Werten fr Tageskurse legen Sie den tagesaktuellen Wert der Whrung in Bezug auf Tageskurs
Ihre Leitwhrung fest. Sie haben sowohl die Mglichkeit den Kurs in Fremdwhrung als auch in
Mandantenwhrung zu hinterlegen. Bei Zahlungen und beim Valutaausgleich werden die aktuel-
len Tageskurse zu Grunde gelegt.

Mit Hilfe des Schalters knnen Sie, bei bestehender Internetverbindung, Tageskurs-
die Tageskurse von der Seite www.ESTV.ch automatisch herunterladen. Dabei knnen Sie import
whlen, ob der Tageskurs als Kalkulationskurs bernommen bzw. nur der aktuelle Kurs eingele-
sen werden soll oder ob alle Kurse der letzten 90 Tage importiert werden.

56
4 Stammdaten

Abbildung3.39:Tageskursimport

Der Import erfolgt zeitgleich fr alle Whrungen und Lnder.

Beim Import der Monatskurse haben Sie allerdings die Mglichkeit, den aktuellen Monatskurs Monatskurs
fr den aktiven " Mandanten " als Kalkulationskurs zu bernehmen. Whrend die
Whrungsdaten und Tageskurse pro "Mandant" verwaltet werden, sind die Monatskurse man-
dantenbergreifend im Datenverzeichnis abgelegt. D.h. werden die Kurse importiert, werden
die Monatskurse aller Mandanten angepasst.

Abbildung3.40:Monatskurse

Um in einem Mandanten, welcher in Fremdwhrung gefhrt wird, eine Steuermeldung abgeben


zu knnen, mssen die gebuchten Werte in die Landeswhrung umgerechnet werden. Dies ge-
chieht mit Hilfe folgender Kurse:

Deutschland - Monatskurs
sterreich - Tageskurs
Schweiz - optional (siehe Kapitel3.4 Mandanteneinstellungen auf Seite24)

Daher mssen z.T. auch Monatskurse gepflegt werden. Diese werden ausschliesslich zur Ermitt-
lung der Steuermeldung genutzt. ber den Monatskursimport knnen die Werte, bei bestehen-
der Internetverbindung, von der SELECTLINE-Homepage heruntergeladen werden. Der Import er-
folgt zeitgleich fr alle Whrungen und Lnder.

4.2.3 Banken
Legen Sie unter "Stammdaten / Konstanten / Banken" die bentigten Banken an. Sie knnen die
Banken aus dem Archiv bernehmen oder eine nicht hinterlegte Bank manuell erfassen. Die
beim Anlegen der Bank erfasste Nummer entspricht der Bankleitzahl.

57
4 Stammdaten

Abbildung3.41:Banken

Mit den Optionen "SEPA-berweisungen", "SEPA-Basislastschrift" und "SEPA-Firmenlastschrift"


kennzeichnen Sie die Banken, die an der jeweiligen SEPA- Aktion teilnehmen. Unter
"Einstellungen und Zusatzfunktionen" knnen die Angaben hinsichtlich BIC und SEPA-fhiger Bank
aus dem Bankenarchiv bernommen werden.

Bankbezge
In den Bankbezgen unter "Stammdaten / Banken / Bankbezge" verwalten Sie die Bankverbin-
dungen und Kassen Ihres "Mandanten".

Abbildung3.42:Banken

Die Nummer ist der zweistellige Datensatzschlssel der Bankbezge. Nummer

Bankbezge vom Typ Banksind in der Regel Finanzkonten bei einer Bank. Bankbezge vom Typ
Typ Kassekommen bei Barzahlungen von Rechnungen oder bei der Arbeit mit dem Programm

58
4 Stammdaten

SELECTLINE KASSENBUCH zur Anwendung.

Das Fibu-Konto ist das Finanzkonto, auf das die Zahlungen bei der Verwendung des entspre- Fibu-Konto
chenden Bankbezugs gebucht werden.

Bankbezge knnen in beliebiger Whrung gefhrt werden. Whrung

Ist der Typ des Bankbezugs auf Bankgesetzt, haben Sie zustzlich die Mglichkeit die zum Fi- Bankdaten
nanzkonto gehrenden Bankkontodaten anzugeben. Geben Sie Kontonummer und Kontoinha-
ber an. Die Bankleitzahl whlen Sie aus den Bankstammdaten aus. Ist fr die Bank eine IBAN
und BIC hinterlegt, wird diese automatisch bei der Auswahl der Bank in den Bankbezug
bernommen. Diese Angaben sind wichtig fr die Arbeit mit dem automatischen Zahlungsver-
kehr.

Analog zur Berechnung der IBAN in einer Zahlungslaufposition bzw. im Debitoren- oder Kredito- IBAN
renstamm, wurde die Ermittlung der Bankleitzahl und Kontonummer aus einer vorgegebenen automatisch
IBAN in die "Stammdaten / Bankbezge" integriert. Es ist im Bankbezug mglich, aus der hinter-
legten IBAN automatisch die Clearing-Nr. (sofern diese unter "Stammdaten / Banken" vorhanden
ist) und die Kontonummer zu ermitteln.

4.2.4 Buchungstexte
Mit der Eingabe des unter " Stammdaten / Konstanten / Buchungstexte" hinterlegten Krzels
knnen Sie sich die Arbeit beim Buchen vereinfachen indem Sie dem Krzel einen bestimmten
Buchungstext hinterlegen.

Abbildung3.43:Buchungstexte

In der Buchungsmaske haben Sie dann die Mglichkeit, im Eingabefeld Text1 einfach das
Textkrzel einzugeben und es erscheint der vollstndig hinterlegte Buchungstext. Beim Verlas-
sen des Eingabefeldes werden je nach Definition beide Textfelder mit den entsprechenden Bu-
chungstexten gefllt.

Das Textkrzel dient als max. 6-stelliges alphanumerisches Schlsselfeld. Krzel

Verwenden Sie Kleinbuchstaben, dies erleichtert die Nutzung der Buchungstexte beim Buchen Hinweis
und ermglicht eine schnellere Eingabe.

Die beiden Textzeilen bieten analog zu den Buchungstexten in der Dialogbuchenmaske jeweils Textzeilen
40 Zeichen zur Eingabe eines Buchungstextes.

59
4 Stammdaten

4.2.5 Geschftsvorflle
Erfassen Sie Ihre Buchungen unter der Einstellung "Belegart", so knne Sie zur Eingabe die un-
ter "Stammdaten / Konstanten / Geschftsvorflle" angelegten und verwalteten Geschftsvorflle
fr eine automatisierte Eingabe nutzen. Zu den bereits vordefinierten und in Zuordnungs- und
Typfestlegungen nicht zu verndernden Geschftsvorfllen knnen Sie weitere Geschftsvo-
rflle, passend zur eigenen Buchungspraxis, anlegen. ( siehe Kapitel5.2 Dialogbuchen auf
Seite73).

Abbildung3.44:Geschftsvorflle

Ein Geschftsvorfall ist definiert durch ein maximal 3-stelliges Krzel, die Bezeichnung und durch
einen beschreibenden Hinweis.

Fr Konto und Gegenkonto sind die Merkmale festzulegen, die das Konto im Soll und das Konto (Gegen-)
im Haben erfllen muss. Ein passendes Konto kann als Vorschlagskonto aufgenommen werden. Konto

Fr die Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oder steuerfrei erfolgt. Das Betrags-
Programm berechnet dann automatisch anhand des Steuerschlssels den Steuerbetrag. eingabe

Sie knnen je Geschftsvorfall einen separaten Nummernkreis vergeben um u.a. eine fortlaufen- Nummern-
de Belegnummer zu gewhrleisten. kreis

4.2.6 Nummernkreise
Belegnummern ber Nummernkreise zu erstellen, erleichtert die Zuordnung von Buchungs-
stzen zu bestimmten Geschftsvorfllen. Weiterhin wird durch Nummernkreise die chronologi-
sche Vergabe der Belegnummern auch bei Mehrplatzarbeit sichergestellt.

Die Tabelle unter "Stammdaten / Konstanten / Nummernkreise" wird jahresweise gespeichert.

60
4 Stammdaten

Abbildung3.45:Nummernkreise

Mit dem Feld Nummernkreis steht Ihnen ein 3-stelliges Schlsselfeld zur Verfgung, ber wel- Nummern-
ches Sie spter z.B. in der Buchungsmaske den Nummernkreis auswhlen. kreis

Mit einer 40-stelligen Bezeichnung geben Sie dem Nummernkreis einen Namen. Bezeichnung

Die nchstfolgende Nummer wird auf der Grundlage der hinterlegten Formel fr die letzte Beleg- Belegnummer
nummer berechnet.

4.2.7 Buchungskreise

Abbildung3.46:Buchungskreise

Haben Sie einen konsolidierten Mandanten steht Ihnen mit " Stammdaten / Konstanten / Konsolidierung
Buchungskreise" ein zustzlicher Menpunkt zur Verfgung. Mit Hilfe der Buchungskreise wer-
den Daten aus unterschiedlichen "Mandanten" importiert, um einen gemeinsamen Abschluss
zu erstellen.

Fr jeden "Mandanten", der konsolidiert werden soll, wird ein eigener "Buchungskreis" angelegt.
In diesen werden per Import die Daten aus dem ursprnglichen Mandanten kopiert. In der Bu-
chungsmaske werden die entsprechenden Buchungen dann unter dieser Buchkreis-ID ange-
zeigt. Vor dem Import werden bereits im Buchungskreis vorhandene Daten gelscht. Beim Im-
port werden sowohl Buchungen aus dem Originalmandanten als auch, im Konsolidierungsman-
danten fehlende, Konten bernommen.

ber "Buchungen lschen" werden alle Buchungen, die in den betreffenden Buchungskreis im-
portiert wurden, gelscht.

ber die Nummer legen Sie eine eindeutig max. 10-stellige ID fr den Buchkreis fest. Nummer

Geben Sie in der Bezeichnung eine bis zu 40 Zeichen lange Umschreibung fr den Buchungs- Bezeichnung
kreis, z.B. Mandantenname, an.

61
4 Stammdaten

Whlen Sie den zu konsolidierenden Mandanten aus. Mandant

4.2.8 Weitere

Finanzmter
Unter " Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Finanzmter " steht Ihnen ein mandan-
tenbergreifendes Archiv mit allen deutschen, Schweizer und sterreichischen Finanzmtern
zur Verfgung

Abbildung3.47:Finanzmter

PLZ-Verzeichnis
Es steht ihnen unter "Stammdaten / Konstanten / Weitere... / PLZ-Verzeichnis" ein Archiv aller
deutschen, schweizerischen und sterreichischen Postleitzahlen zur Verfgung.

Wenn die entsprechende Angabe im PLZ-Verzeichnis existiert, wird die Adresse nach der Einga-
be der Postleitzahl automatisch mit dem Ort vervollstndigt. Das PLZ-Verzeichnis wird bei jeder
neuen Adressangabe, in jeder beliebigen Maske, automatisch erweitert.

Abbildung3.48:PLZ-Verzeichnis

Eine Aktualisierung des Verzeichnisses auf den Stand des letzten Updates knnen Sie ber das
"Applikationsmen / Reorganisieren / Stammdaten aktualisieren" vornehmen.

Lndercodes
Unter "Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Lndercodes" werden die international gltigen
Lndercodes mandantenbergreifend verwaltet.

62
4 Stammdaten

Abbildung3.49:Lndercodes

Sprachen
Fr die Erstellung fremdsprachiger Mahnbelege (siehe Kapitel8.8.2 Mahnbeleg auf Seite162 )
knnen Sie unter "Stammdaten / Konstanten / Weitere.".. / "Sprachen""Stammdaten" fr ver-
schiedene Sprachen anlegen.

In den "Mandanteneinstellungen / Mahnungen" erhalten Sie zu jeder hinterlegten Sprache einen


Untereintrag, um entsprechende "Mahntexte" zu hinterlegen (siehe Kapitel3.4 Mandantenein-
stellungen auf Seite24). Diese werden dann bei passender Zuordnung der Sprache in den Kun-
den- bzw. Lieferantenstammdaten beim Druck des Mahnbeleges eingebunden.

Abbildung3.50:Sprachen

Als gestalterisches Mittel knnen Sie je Sprache eine eigene Schriftart hinterlegen. Font

Textbausteine
Textbausteine, die Sie im Programmteil "Stammdaten / Konstanten / Weitere.../ Textbausteine"
erfassen und verwalten, knnen Sie in Langtextfeldern an der gewnschten Position einfgen.

63
4 Stammdaten

Abbildung3.51:Textbausteine

Textbausteine werden in den Langtexten der Eingabemasken blicherweise ber das Kontext- Hinweis
men eingefgt. Wenn Sie im Langtextfeld den Datensatzschlssel eines Textbausteins einge-
ben, erreichen Sie mit der Tastenkombination [Ctrl] + [T], dass die Eingabe des Schlssels mit
dem entsprechend hinterlegten Langtext ausgetauscht wird.

Formate, Etiketten und Schriften


Im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch finden Sie entsprechenden Informationen und Hinweise.

4.3 Stammdatenanpassung
4.3.1 Datenaktualisierung
ber "Applikationsmen / Wartung / Aktualisieren / Datenaktualisierung" knnen Sie bestimmte
"Stammdaten" aus einem anderen "Mandanten", z.B. einem der mitgelieferten Vorlagemandan-
ten, fr das aktuelle Buchungsjahr bernehmen bzw. aktualisieren. Standardmssig wird der zu
Grunde liegende Vorlagemandant fr die Aktualisierung vorgeschlagen.

Abbildung3.52:Datenaktualisierung

Es stehen Ihnen verschiedene Aktualisierungsmglichkeiten zur Verfgung: Daten-


aktualisierung
Neue Daten zufgen
Es werden nur Daten, die im aktuellen Mandanten noch nicht vorhanden sind, vom

64
4 Stammdaten

ausgewhlten Mandanten bernommen.


Vorhandene Daten aktualisieren
Daten, die bereits im aktuellen Mandanten vorhanden sind, werden mit den Daten des aus-
gewhlten Mandanten berschrieben. Alle anderen Daten bleiben unangetastet, d.h. es wer-
den keine neuen Daten hinzugefgt und auch Daten, die zustzlich im aktuellen Mandanten
vorhanden sind bleiben unberhrt.
Vorhandene Daten ersetzen
Die Daten des aktuellen Mandanten werden ersetzt durch die Daten des ausgewhlten Man-
danten. Spezifisch im aktuellen Mandanten erstellte Daten sind damit verloren - ausgenom-
men Personenkonten.

Folgende Daten knnen aktualisiert werden:

Steuerschlssel
Die Stammdaten der Steuerschlssel und entsprechende Steuerschlsseldetails knnen um
die Daten aus dem Vorlagemandanten ergnzt, aktualisiert oder ersetzt werden.
Konten
Konten, die im Quellmandanten existieren, nicht aber im Zielmandanten, knnen in den ak-
tuellen Mandanten hinzugefgt werden. Konten, die weder im aktuellen Buchungsjahr noch
im Vorjahr bebucht wurden und auch keine Sonderfunktion (z.B. Personen- oder Automatik-
konten) inne haben, knnen ersetzt werden.
Eine Aktualisierung der Konten erfolgt, wenn die o.g. Bedingungen fr das Ersetzen der Kon-
ten zutreffen, die Bezeichnung aktualisiert werden darf und der Steuercode des Zielkontos
mit dem Steuerschlssel aus dem Vorjahreskonto des Quellmandanten bereinstimmt.
Trifft eine der Bedingungen nicht, wird im Anschluss nochmals der Steuercode berprft
und ggf. nur dieser im Konto aktualisiert.
Kontenbezeichnungen
Es kann eine Aktualisierung der Felder Bezeichnung und Bezeichnung (lang) in der Kon-
tentabelle durchgefhrt werden, wenn die Zielfelder leer sind oder der Feldinhalt im Zielkon-
to mit dem Inhalt des Vorjahreskontos im Quellmandanten bereinstimmt. Zustzlich muss
dann im aktuellen Jahr die Kontenbezeichnung im Zielmandanten von der im Vorlageman-
danten abweichen.
Kontenplne
Die Kontenplandateien knnen ersetzt bzw. neue hinzugefgt werden. Bereits vorhandene
Kontenplne werden zuvor in *.bak umbenannt und im Mandantenverzeichnis abgelegt.
Mahntexte
Die Mahntexte knnen mit denen von einem anderen Mandanten ersetzt werden. Die vor-
handene Mahn.ini wird zuvor in Mahn.bak umbenannt und im Mandantenverzeichnis abge-
speichert.
MWST-Steuerungsdatei
Die Dateien zur Steuerung der Mehrwertsteuervoranmeldung knnen um neue Daten er-
gnzt oder komplett ersetzt werden.
Abschreibungsarten
Bei lizenzierter SELECTLINE Anlagenbuchhaltung gibt es zustzlich die Mglichkeit Abschrei-
bungsarten zu aktualisieren bzw. zu ersetzen. Es werden u.a. die (Sonder-)Abschreibungsar-
ten, der Anlagespiegel und die Preisindices aus der Vorlage bernommen.
Anlagenspiegel
Der Anlagenspiegel kann ersetzt bzw. neu hinzugefgt werden.

65
4 Stammdaten

Wird bei der Aktualisierung ein Mandant abweichend vom voreingestellten Vorlagemandanten Hinweis
gewhlt, wird dieser Mandant als neuer Vorlagemandant fr das aktuelle Jahr bernommen.

4.3.2 Kontonderungsassistent
Die Konten werden in den Stammdaten, Steuerschlsseln, Buchungen, Stapelbuchungen, Offe-
nen Posten, Kostenstzen und Kontenplnen angepasst.

Wenn Adressnummer und Personenkonto synchron sind, dann wird auch die Adressnummer
(KLNr) gendert.

Davon ausgenommen sind im Kontenstamm das DATEV- und das Konsolidierungskonto - diese
werden nicht verndert.

Diese Mglichkeit besteht nur in einem reinen RECHNUNGSWESEN-Mandanten. Achtung!

Um eine Umstellung vorzunehmen, sind exklusive Benutzerrechte ntig.

Das Update der Tabellen erfolgt jahresbergreifend.

Nach dieser Kontennderung ist kein Abgleich mit dem Standardvorlagemandanten mehr
mglich.

Zum Zwecke des Aktualisierens mit dem Standard ist aus dem regulren Vorlagemandanten ein
angepasster Vorlagemandant mit z.B. ebenfalls 6-stelligen Sachkonten zu erstellen.

66
4 Stammdaten

Abbildung3.53:Kontonderungsassistent

Parameter / Optionen

Smtliche Konten um x Stellen erhhen/verringern

Die maximale Kontenstelligkeit betrgt 8.

Dabei werden bei der Erhhung/Reduzierung von Sachkonten immer rechts Stellen/Nullen an-
gefgt bzw. rechts Stellen abgeschnitten (Standardverhalten Suffix).

Bei der Erhhung/Reduzierung von Personenkonten kann optional zwischen zwei Varianten ge-
whlt werden - dem Sachkontenstandard Suffix und dem freiwhlbaren Prfix.

Datensicherung durchfhren

Bei aktiver Option wird vor den nderungen/Anpassungen eine Sicherung des Mandanten
durchgefhrt (dringend empfohlen!).

Fr das Anlegen bzw. Laden von Datensicherungen sind die Rechte eines Datenbank- Hinweis
Administrators erforderlich.

Sachkonten fhrende Nullen voranstellen

67
4 Stammdaten

Die Stelligkeit der Sachkonten bezieht sich auf den Maximalwert - es sind ebenso Sachkonten
mit weniger Stellen mglich. Diese knnen jedoch mit Vornullen auf die maximale Stelligkeit an-
gepasst werden.

Personenkonten rechts mit Nullen auffllen / Stellen von rechts entfernen

Die Stelligkeit der Personenkonten wird, wie bei den Sachkonten, durch ein Rechts-
Anfgen/Entfernen von Stellen erreicht.

Personenkonten Prfix voranstellen / Stellen von links entfernen

Fr Debitoren und Kreditoren ist die Eingabe eines separaten Prfix frei - die Stellen werden links
vorangestellt.

Vorschau

Es wird die jeweilige Ist- und Soll-Stelligkeit angezeigt.

Die Vorschau selbst ist beispielhaft. Es werden nicht die konkreten Konten und ihre Vernderu-
ng dargestellt.

68
5 Buchen

5 Buchen

Mit dem SELECT LINE RECHNUNGSWESEN knnen Sie im Dialog, d.h. mit Abschluss des Buchungssat-
zes sind die Kontensalden aktualisiert, und im Stapel, d.h. die Buchung wird vorlufig erstellt
und kann zu einem beliebigen Zeitpunkt tatschlich verbucht werden, arbeiten. Zum Erfassen
der Buchungen steht Ihnen fr beide Buchungsarten die Buchungsmaske in drei Formen zur
Verfgung:

als Einfachbeleg (jeweils ein Konto und ein Gegenkonto)


als Sammelbeleg (beliebig viele Konten im Soll und beliebig viele Konten im Haben)
als Belegart (einzelne Geschftsvorflle mit Vorschlagskonten)

Je nach Bedarf und Buchungssicherheit bei den unterschiedlichen Geschftsvorfllen whlen Sie
die passende Belegart aus.

Die Lnge der Felder Buch-Beleg und OPBeleg wurde im gesamten Programm auf 40 Zeichen Feldlnge
vereinheitlicht. Die Eingabe ist entsprechend auf 40 Codes beschrnkt.

5.1 Konfiguration der Buchungsmaske


Um die Arbeit in der Dialogbuchenmaske zu optimieren, finden Sie ber bzw. [Alt] + [1] oder
"Einstellungen & Zusatzfunktionen / Maske konfigurieren" verschiedene nutzer- und mandanten-
abhngige Einstellungen.

69
5 Buchen

Abbildung3.54:Buchungsmaske konfigurieren

5.1.1 Nutzer- und Mandanteneinstellungen


Fr Sammelbelege knnen sie mit einstellen, Nutzer-
ob der Buchungstext je Position erfasst oder fr alle Positionen aus dem ersten Posten einstellungen
bernommen werden soll.

Stornierte Buchungsstze knnen optional ber ein- oder ausge-


blendet werden. Entscheiden Sie sich fr die Anzeige dieser Buchungen, werden sie rot im Tabel-
lenbereich der Buchungsmaske dargestellt. Sie knnen dann zwar zur Ansicht noch editiert wer-
den, aber eine Bearbeitung ist nicht mehr mglich.

Um auch indirekt gebuchte Positionen (Buchung auf Steuerkonto, Sammelkonto und Skonto)
angezeigt zu bekommen, lassen Sie sich ber alle Buchpositionen
anzeigen. Wobei die jeweiligen Positionen farblich gekennzeichnet werden:

Lila: Zeile fr Buchung auf Sammelkonto Debitoren / Kreditoren


Blau: Zeile fr Buchung auf Steuerkonto
Grn: Zeile fr Buchung auf Skontokonto

Der Tabellenbereich der Buchungsmaske kann ber so einge-


schrnkt werden, dass nur die vom angemeldeten Nutzer gettigten Buchungen aufgelistet wer-
den.

70
5 Buchen

Wird der Betrag negativ eingegeben erfolgt automatisch ein Tausch von Soll und Haben. Dies
kann auch erreicht werden, indem Sie erst den Betrag eingeben und dann das Betragsfeld ber
die Minus- bzw. die Plustaste, je nach gesetzter Option in
den Nutzereinstellungen der Buchungsmaske, im Ziffernblock verlassen.

Bei der Zahlung eines "Offenen Posten" mit Skonto wird bei der Anpassung des Zahlbetrages im
Feld Brutto automatisch der Skontobetrag neu ermittelt, wenn die Einstellung
gesetzt ist.

Im Normalfall springt das Programm nach der Erfassung einer Sammelposition in die nchste Po-
sition bzw. speichert den Buchungssatz ab, wenn der Saldo der Buchung Null ergibt. ber die
Option knnen Sie dies verhindern. D.h. Sie
speichern die Position, behalten Sie aber noch im Bearbeiungsmodus. Erst ber
kann die nchste Sammelposition erfasst werden.

Bei grossen Datenmengen lsst sich ber die Einschrnkung der Buchungsstze
die bentigte Zeit zum Dialog ffnen
verkrzen, indem die Anzahl der anzuzeigenden Buchungsstze eingeschrnkt wird. Mit der An-
gabe -1 werden alle Buchungsstze zur Verfgung gestellt.

Um eine mglichst vollstndige Erfassung eines Buchungssatzes zu gewhrleisten, gibt es die Mandanten
Mglichkeiten die Buchung auf Vorhandensein von Buchungstext und Belegnummer zu prfen. Einstellungen
Ist eines der Felder leer knnen Sie entweder eine Warnung
vom Programm ausgeben lassen, die Sie auf die fehlende Eingabe hinweist, aber trotzdem einen
Abschluss des Buchungssatzes zulsst, oder Sie machen das jeweilige Feld zu einem Pflichtfeld
, d.h. die Buchung kann nur gespeichert werden wenn das Feld aus-
gefllt wird.

Ist eines dieser Felder leer, knnen Sie entweder eine Warnung
vom Programm ausgeben lassen, die Sie auf die fehlende Eingabe hinweist, aber trotzdem einen
Abschluss des Buchungssatzes zulsst, oder Sie machen das jeweilige Feld ber
zu einem Pflichtfeld , d.h. die Buchung kann nur gespeichert werden,
wenn das Feld ausgefllt wird.

ber legen Sie fest, dass Ihre Belegnummer mit jedem Buchungssatz um
1 hochgezhlt wird. Ist die Option deaktiv, wird das Feld fr jeden neuen Buchungssatz geleert
und enthlt keinen Vorschlagswert. Bei der manuellen Vergabe der Belegnummer haben Sie ne-
ben dem Eingabefeld Buchbeleg einen zustzlichen Schalter , mit diesem holen Sie die zu-
letzt verwendete Belegnummer + 1.

Bei einem grossen Datenbestand kann das Aktualisieren der Buchungsmaske einige Zeit in An-
spruch nehmen, daher kann ber vorher eine Abfrage ausgegeben wer-
den, ob die Aktualisierung wirklich durchgefhrt werden soll.

Ergibt sich beim Ausgleich eines Fremdwhrungs-OP's eine Kursdifferenz kommt mit Hilfe der
Option automatisch ein Folgedialog hoch, der Ihnen den Va-
lutaausgleich ermglicht. Nach Besttigung des Dialogs erfolgt sofort eine Buchung auf das Diffe-
renzkonto. Wird mit deaktiver Option gearbeitet, finden Sie die Whrungsdifferenzen unter Bu-
chen / Valuta-Ausgleich wieder und knnen diese darber ausbuchen.

71
5 Buchen

ber legen Sie fest, ob eine automatische Abwick-


lung des Rcklastschriftverfahrens erfolgen soll. Dies bedeutet, dass bei Erfassung der
"Rckbuchung" der Zahlung gleichzeitig die bereits erledigte "Rechnung" wieder geffnet und die
ggf. anfallenden Gebhren ber einen Folgedialog auf ein selbst festzulegendes Gebhren ge-
bucht wird.

Mit der Option erreichen Sie die automatische Erkennung des VESR erkennen
VESR-Scheines.

5.1.2 Eingabereihenfolge
Nutzer abhngig knnen Sie die " Buchungsmaske" ber " Einstellungen + Zusatzfunktionen /
Eingabereihenfolge" bzw. [Alt] + [F2] so gestalten, dass sie an Ihre individuellen Bedrfnisse zur
Erfassung von Buchungen angepasst ist.

Abbildung3.55:Eingabereihenfolge

Sie knnen selbst festlegen in welcher Reihenfolge Sie die einzelnen Felder whrend des Bu-
chungsvorganges anspringen wollen. ber legen Sie fest nach welcher Sortierung die Fel-
der angesprochen werden. Fr die aufgelisteten Eingabefelder kann ausserdem festgelegt wer-
den, ob das Feld beim Bewegen in der Buchungsmaske bersprungen und/oder sein Inhalt fest-
gehalten werden soll. Dies legen Sie entweder mit einem Doppelklick auf die jeweilige Eigen-
schaft fest oder ber die Schalter und . Diese Einstel-
lungsmglichkeit erreichen Sie auch direkt in der "Buchungsmaske" ber das "Kontextmen" des
jeweiligen Feldes. Die bersprungenen bzw. festgehaltenen Bereiche werden entsprechend ge-
kennzeichnet:

Festhalten ber ein kleines schwarzes Dreieck in der linken oberen Ecke
berspringen das Feld wird ausgegraut

Wird ein Wert festgehalten, geht dieser erst mit dem Schliessen der Buchungsmaske verloren.

ber bekommt man die Werkeinstellungen zurck.

Die Angaben knnen separat sowohl fr die Belegtypen Einfachbeleg und Sammelbeleg gesetzt
werden. Fr Belegarten kann keine Eingabereihenfolge bestimmt werden.

72
5 Buchen

5.1.3 Abstimmsumme
Um z.B. bei der Abbuchung eines Kontoauszugs den Banksaldo abzustimmen, nutzen Sie die
Funktion " Einstellungen und Zusatzfunktionen / Abstimmsumme". Sie erreichen die Angabe
auch per Doppelklick auf die Anzeige in der Statuszeile des Buchdialogs oder ber [Alt] + [F3].

Abbildung3.56:Abstimmsumme

Geben Sie das Konto, welches abgestimmt werden soll, und den Startwert fr den Abgleich an.
Wird dieses Konto nun bebucht, werden die Buchbetrge auf diese Vorgabe saldiert. Die Ab-
stimmsumme bleibt gesetzt, bis eine neue vergeben wird. Es kann immer nur ein Konto abgegli-
chen werden.

Fr "Sammelbelege" sowie fr Buchungen vom Typ Belegart gilt, dass das abzustimmende Kon-
to immer in der ersten Position des Beleges stehen muss, sonst erfolgt kein Abgleich. D.h. insbe-
sondere fr den Sammelbeleg muss die korrekte Buchrichtung ber das Vorzeichen im Betrag
bzw. ber den Soll/Haben-Wechsel geregelt werden.

5.1.4 Buchungstext
Es knnen zweimal bis zu 80 Zeichen im Buchungstext erfasst werden. Dadurch wird auch die
Aufteilung der Buchungstexte von einer auf zwei Zeilen verteilt.

Abbildung3.57:Buchungstexte

5.2 Dialogbuchen
ber "Buchen / Dialogbuchen" ffnen Sie die Buchungsmaske.

Abweichend zu sonst blichen Dialogmasken gibt es hier keinen Wechsel zwischen Masken-
Bearbeitungs- und Tabellenansicht. Unabhngig von der Belegart sind alle Buchungsmasken aufbau
zweigeteilt; in einen oberen Bereich fr die Buchungserfassung und einen unteren Bereich mit
der Liste aller erfassten Buchungsstze.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Buchungsarten erfolgt ber [F9] oder Buchungsart
.

Will man Eingaben verwerfen, erhlt man ber , [F2] oder "Einstellungen Zusatzfunktionen / Neu
Buchung / Neu" wieder leere Eingabefelder.

73
5 Buchen

ber knnen vorhandene Buchungsstze kopiert werden. Kopieren

Sie knnen einen Buchungssatz ber , die so genannte Schnellspeichertaste [F10] oder die
Plustaste im Nummernblock schon vor Verlassen des letzten Eingabefeldes speichern.

Per Doppelklick auf einen bereits erfassten Buchungssatz oder ber " Einstellungen Bearbeiten
Zusatzfunktionen / Buchung / Einlesen" bzw. [F3] gelangt der gewhlte Buchungssatz erneut in
die Erfassungsmaske und kann ggf. angepasst werden. Im Normalfall wird beim Abspeichern der
nderung dann, aufgrund der ordnungsgemssen Buchfhrung, ein Stornosatz fr die Original-
buchung angelegt und ein neuer Satz mit der Anpassung erstellt. Ausnahme bildet hier eine
nderung des Buchungstextes, dieser wird ohne Storno bernommen.

Ein Buchungssatz kann ber oder [F8] storniert werden. Jede Buchung muss einzeln stor- Stornieren
niert werden, eine Sammelstornierung ist nicht mglich. Stornierte Buchungen bleiben erhalten
sie sind entsprechend gekennzeichnet und knnen in der Buchungsmaske und in Auswertun-
gen optional angezeigt werden.

Ein Wechsel zwischen Soll und Haben erfolgt ber oder [F11] im aktuellen Buchungssatz. Soll
Um die Funktion zu nutzen, muss zumindest der Betrag vorhanden sein. Haben
Wechsel
ber oder [Alt] + [1] knnen Sie die Buchungsmaske konfigurieren (siehe Kapitel5.1 Konfigura-
tion der Buchungsmaske auf Seite69). Konfiguration

Weitere Beschreibungen zu den Funktionen im Men finden Sie im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch


wieder.

5.2.1 Einfachbeleg
Im Buchungssatz kann jeweils nur ein Konto im Soll und ein Konto im Haben bebucht werden.
Weitere Buchungspositionen entstehen automatisch beim Buchen mit Steuercode gegen das
Steuerkonto (aus den Steuerschlsseldetails), beim Bebuchen eines Personenkontos gegen das
entsprechende Sammelkonto (aus den Automatikkonten) und beim Buchen mit Skonto gegen
das Skontokonto (aus den Steuerschlsseldetails oder bei steuerfreier Buchung aus den Auto-
matikkonten).

Wurde in den Mandanteneinstellungen die Option gesetzt (siehe Kapitel3.4.3 Optionen auf Bilanztyp
Seite27), steht Ihnen beim Buchen das Feld Bilanztyp zur Verfgung. Sie legen darber fest, in
welchen Bewertungskreis ( Steuer- oder Handelsbilanz) die Buchung erfolgen soll:

H (bzw. leer) = Handelsbilanz


S = Steuerbilanz

Die Buchungen der Handelsbilanz werden 1:1 in die Steuerbilanz bernommen, dort knnen
dann ber den Bewertungskreis Sdie Steuerbilanzbuchungen vorgenommen werden.

74
5 Buchen

Abbildung3.58:Dialogbuchen

Das Buchdatum kann sowohl auf zurckliegende als auch auf zuknftige Monate datiert wer- Datum
den. Es muss lediglich im aktiven Geschftsjahr liegen. Die Eingabe des Datums knnen Sie auf
ein Minimum reduzieren. Wollen Sie fr das aktuelle Datum buchen, gengt eine Besttigung
mit der [Leertaste]. Soll die Buchung im angegebenen Monat erfolgen, brauchen Sie nur den
Tag einzugeben.

Buchungen werden nach Perioden zusammengefasst. Sie knnen in eine vom Buchdatum ab- Periode
weichende Periode buchen. Perioden knnen abgeschlossen werden, um einen bestimmten Bu-
chungsstand festzuschreiben (siehe Kapitel5.12 Ansichten / Datenbltter auf Seite98). Buchun-
gen mit einem zurckliegendem Belegdatum bzw. fr einen frheren Zeitraum fliessen dann
nicht in die bereits festgeschriebene Periode ein. Sie haben die Sicherheit, dass sich bereits aus-
gegeben Auswertungen, z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung, auf Grund von Nachbuchungen
keine nderungen ergeben.

Die Belegnummern knnen Sie manuell eingeben oder aus den Nummernkreisen bilden lassen Buchbeleg
(siehe KapitelNummernkreise auf Seite192).

Standardmssig wird die Belegnummer als OPBeleg bernommen. Sie kann aber durch die OPBeleg
tatschliche, abweichende Original-OP-Belegnummer ersetzt werden. Anhand der OP-Belegnum-
mer erfolgt spter der Ausgleich der "Offenen Posten".

Die Kontonummer kann frei eingetragen oder aus der Liste der Konten ausgewhlt werden. Au- Soll Haben
tomatisch werden daneben die Konto-Bezeichnung und der aktuelle Saldo des gewhlten Kon-
tos angezeigt. Im Einfachbeleg wird auf logische Kombination der Konten geprft, d.h. es sind
nicht alle Kontenkombinationen zulssig, z.B. knnen Sie nicht zwei steuerrelevante Konten ge-
geneinander buchen.

Wird asynchron gearbeitet, d.h. die Kunden/Lieferanten-Nummer ist nicht gleich dem Personen- KLNr
konto, steht Ihnen zustzlich nach der Eingabe eines Personenkontos das Feld Kunde bzw.

75
5 Buchen

Lieferant zur Verfgung. Hier whlen Sie den Kunden bzw. Lieferanten aus den "Offene Posten
/ Personendaten / Debitoren bzw. Kreditoren" aus, fr den ein OP erzeugt werden soll. Es stehen
Ihnen nur die Kunden bzw. Lieferanten zur Verfgung, die in den "Stammdaten" das angegebe-
ne Fibukonto hinterlegt haben (siehe Kapitel8.1.1 Debitoren & Kreditoren auf Seite125).

Sie knnen zweimal bis zu 80 Zeichen Text erfassen. Aus den "Stammdaten" der Buchungstexte Text
erhalten Sie durch Eingabe eines Buchungstextschlssels in das erste Textfeld den hinterlegten
Buchungstext. Solange die erste Buchungstextzeile leer ist, wird sie nach dem Einfgen eines
Kontos mit dem, im Feld Autotext der Kontenstammdaten hinterlegten, Text gefllt.

Aus den " Whrungsstammdaten" knnen Sie die zu buchende Whrung auswhlen ( siehe Whrung
Kapitel4.2.2 Whrungen auf Seite55). Standardmssig wird die Mandantenwhrung vorgeschla-
gen. Wird ein Fremdwhrungskonto angesprochen, wird die Whrung automatisch entspre-
chend umgestellt.

Wird der Bruttobetrag eingegeben, errechnet sich der Steuerwert, insofern ein Steuercode ange- Brutto
geben wurde, und der Nettowert automatisch. Wird der Betrag negativ eingegeben, erfolgt ein
Wechsel der Konten in Soll und Haben.

Klicken Sie in den Betrag es erscheint der Schalter , dieser ffnet die Maske "Umrechnung"
zur Fremdwhrungsumrechnung. ber diesen Weg knnen Sie Kursnderungen bernehmen
und somit einen vollstndigen OP-Ausgleich von Fremdwhrungsbelegen gewhrleisten.

Abbildung3.59:Fremdwhrung anpassen

Geben Sie die Whrung und den Fremdwhrungsbetrag an. Anhand der Eintrge in der Whru-
ngstabelle zieht das Programm den zum Belegdatum gltigen Kurs und berechnet den entspre-
chenden Wert in der Mandantenwhrung. Sie knnen an dieser Stelle auch den Kurs anpassen
und optional in die Whrungstabelle bernehmen. Dabei wird das Belegdatum als Datum fr
den Tageskurs verwendet. Ist Ihnen der Kurs nicht bekannt, Ihnen liegt aber der Betrag in der
Mandantenwhrung vor, berechnet das Programm anhand des FW-Werts und des z.B. EUR-
Werts den passenden Kurs.

Das Eingabefeld ist nur aktiv, wenn ein Finanzkonto im Buchungssatz enthalten ist. Der Skonto- Skonto
betrag ist grundstzlich positiv einzugeben.

Wurde ein Konto vom Typ Umsatzsteuer oder Vorsteuer eingegeben, ist das Feld aktiv und ein Steuer
Steuerschlssel kann eingetragen werden. Ist dem Konto schon ein Steuerschlssel zugeordnet,
wird dieser automatisch vorgeschlagen. Haben Sie im Sachkonto die Einstellung
aktiviert, kann der Steuerschlssel beim Buchen nicht gendert werden (sie-
he Kapitel4.1 Konten auf Seite38). Der Steuerbetrag wird entsprechend des Steuercodes ermit-

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5 Buchen

telt und automatisch auf das Steuerkonto gebucht ( siehe Kapitel4.2.1 Steuerschlssel auf
Seite52).

Die Felder Steuerprozent und Steuerwert sind aktiv, wenn in den Stammdaten der Steuer- Steuerprozent
schlssel die Option gesetzt ist. Wenn Sie den Steuerprozentsatz oder den - Steuerwert
wert ndern, wird automatisch der Nettobetrag und der Prozentsatz bzw. Steuerbetrag ange-
passt.

Obwohl dies mglich ist, empfehlen wir fr abweichende Steuerstze immer neue Steuer- Hinweis
schlssel und separate Steuerkonten einzurichten.

Wenn Sie den Nettobetrag ndern, werden die Felder Brutto und Steuerwert neu berech- Netto
net.

5.2.2 Sammelbeleg
Fr Splittbuchungen whlen Sie die Belegart "Sammelbeleg".

Es gilt folgendes zu beachten:

Es knnen beliebig viele Konten im Soll oder Haben gebucht werden.


Es sind alle Kontenkombinationen zulssig.
Die Skontikonten sind direkt zu bebuchen.

Da Sie beliebig viele Konten im Soll und im Haben erfassen knnen, mssen alle erfassten einzel-
nen Buchungspositionen bis zum Abschluss des Buchungssatzes gesammelt werden. Um die-
sen Sammelbereich ist der obere Eingabebereich der Buchungsmaske erweitert. Mit einem Dop-
pelklick knnen Sie die einzelnen Positionen wieder zur Bearbeitung in den Eingabebereich ho-
len.

Abbildung3.60:Sammelbeleg mit Buchrichtung Haben

Abbildung3.61:Sammelbeleg mit Buchrichtung Soll

Im Sammelbeleg wird zustzlich der Saldo der jeweiligen Buchung mitgefhrt und nach jeder Saldo
Splittposition aktualisiert. Erst wenn der Saldo aller Einzelbuchungen Null ist, kann der Sammel-
beleg verbucht werden.

Es fehlt das Feld Skonto Skonto muss in einer separaten Buchungsposition erfasst werden. Skonto

Hinweise zu weiteren Feldern finden Sie unter siehe Kapitel5.2 Dialogbuchen auf Seite73.

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5 Buchen

Ob das eingegebene Konto im Soll oder im Haben bebucht wird, entscheidet sich erst mit der Be- Buchen
tragseingabe. Wird der Wert positiv erfasst, wird fr das Konto die Buchrichtung Soll eingestellt.
Bei negativer Eingabe erfolgt die Buchung im Haben.

Neue Sammelpositionen fgen Sie entweder ber den Schalter hinzu bzw. spei- Hinweis
chern die aktuelle ber ab oder Sie besttigen die erfasste Position mit [Enter]
bzw. [F10]. Einzelne Positionen knnen ber gelscht werden.

Abbildung3.62:Sammelbeleg

Sammelbuchungen erhalten in der Buchungstabelle in der Spalte Gkonto den Eintrag


diverse.

5.2.3 Belegart
ber Belegart buchen Sie mit den vordefinierten und selbst angelegten Geschftsvorfllen aus
den "Stammdaten" (siehe Kapitel4.2.5 Geschftsvorflle auf Seite60). Gerade, wenn Sie kein ver-
sierter Buchhalter sind und die Buchungsttigkeit nur ein geringer Teil Ihres Aufgabenspektrums
darstellt, sollten Sie von der Mglichkeit Gebrauch machen, einmal fr richtig Befundenes im-
mer erneut zu benutzen.

Es gilt folgendes zu beachten:

Es sind jeweils die Kontenkombinationen zulssig, die unter "Stammdaten / Konstanten /


Geschftsvorflle" je Fall festgelegt sind.
Indirekt bebucht werden nur die Steuer- und Sammelkonten.
Fr das Erfassen von Skonto ist eine Splittbuchung, Belegart SH Habensplitt oder SS
Sollsplitt, vorzunehmen.
Splittbuchungen knnen nur in eine Richtung erfolgen, d.h. wurde zuerst der Sollwert
erfasst, kann nur die Habenseite auf mehrere Positionen aufgeteilt werden und umge-
kehrt.

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5 Buchen

Abbildung3.63:Belegart

Beim Erfassen der einzelnen Buchungen muss nicht mehr ber Soll und Haben entschieden wer-
den. Da je Geschftsvorfall festgelegt ist, wie die Konten zu bebuchen sind, ist auch nur die je-
weils relevante Buchungsseite fr die Eingabe aktiv.

Das bedeutet gleichzeitig, es gibt keinen Grund einen negativen Betrag einzugeben (ein Betrag Hinweis
mit vorangestelltem Minus wird ohne Vorzeichen gebucht).

Die Belegnummern knnen Sie manuell eingeben oder aus den Nummernkreisen bilden lassen Buchbeleg
(siehe KapitelNummernkreise auf Seite192). Der Buchbeleg bildet gleichzeitig auch den OPBeleg.

Im obersten Auswahlfeld geben Sie den zu buchenden Geschftsvorfall an. Geschfts-


vorfall
Fr die Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oder steuerfrei erfolgt. Das
Programm berechnet dann automatisch anhand des Steuerschlssels den Steuerbetrag. Die An- Betrags-
gabe wird automatisch aus dem gewhlten Geschftsvorfall vorgeschlagen. eingabe

Die Eingabe der Gesamt-Steuersumme eines Belegs dient bei Splittbuchungen, die mehrfach Steuersumme
Steuern enthalten, der Abstimmung des ermittelten Steuerbetrags mit der eingetragenen Steu-
ersumme. In der Statusleiste des Eingabebereichs wird Ihnen die Differenz zwischen der Steuer-
summe und dem bereits gebuchten Steuerbetrag angezeigt.

5.3 Funktionen der Buchungsmaske


ber "Einstellungen + Zusatzfunktionen" oder [F6] ffnet sich ein Kontextmen, um weitere
Funktionen in der Buchungsmaske auszufhren.

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5 Buchen

5.3.1 Buchungen bearbeiten


Die Generalumkehr unter "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchung / Neu Generalumkehr" ist Generalumkehr
eine Methode der Stornierung, mit der fehlerhafte Buchungen korrigiert werden. Das Storno
wird durch das erneute Erfassen des Buchungssatzes mit umgekehrtem Vorzeichen durch-
gefhrt. Damit kann negativ im Soll bzw. Haben gebucht werden, um z.B. auch bei abgeschlosse-
nen Perioden noch Jahresverkehrszahlen korrigieren zu knnen. Eine automatische Generalum-
kehrbuchung erfolgt, wenn eine Buchung aus einer bereits abgeschlossenen Periode storniert
wird. Die Korrektur erfolgt dann ber die Generalumkehr in der nchsten offenen Periode.

Sie haben die Zahlung eines Kunden versehentlich mit 666 CHF erfasst, obwohl diese nur in ei- Beispiel
ner Hhe von 66,60 CHF gettigt wurde. Fr das Storno dieser Zahlung ber die Generalumkehr
erfassen Sie die Buchung erneut mit negativem Betrag. Im Anschluss kann die Zahlung wieder
mit korrektem Betrag im normalen Buchmodus erstellt werden.

"Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchung / Neu Valutakorrektur" ermglicht das Erfassen von Valuta-
manuellen Valutaausgleichsbuchungen. In diesem Fall wird, obwohl ein Personenkonto ange- korrektur
sprochen wird, kein "Offener Posten" erzeugt. Es handelt sich hierbei um eine Korrektur des Kon-
tensaldos, der Saldo des Kunden bzw. Lieferanten bleibt unberhrt. Verwendung findet dieser
Buchmodus z.B. bei Buchungen von Whrungsdifferenzen. Den Betrag bei der Valutakorrektur
erfassen Sie in der Leitwhrung des "Mandanten", bei Speicherung der Buchung ffnet sich ein
Whrungsdialog. Hier whlen Sie aus, in Bezug auf welche Whrung, die Valutakorrektur erfol-
gen soll.

Abbildung3.64:Valutakorrektur-Buchung

Es besteht auch die Mglichkeit Whrungsdifferenzen ber den automatischen Valuta- Aus-
gleich zu regeln (siehe Kapitel5.10 Valuta-Ausgleich auf Seite94).

In dem Memofeld, welches Sie ber "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Zusatztext eingeben " Zusatztext
oder [Ctrl] + [M] erreichen, knnen Sie zur genaueren Beschreibung der aktuellen Buchung Lang-
texte erfassen. Darber hinaus besteht die Mglichkeit mit Hilfe des Kontextmens (rechte
Maustaste) vorhandene Textbausteine sowie Texte aus der Zwischenablage einzufgen. Eine
Auswertung der Zusatztexte erfolgt ber "Auswertungen / Monatsauswertungen / Kontenblatt".

Hinweise zum Buchen mit Offenen Posten siehe Kapitel5.7 Buchen mit Offenen Posten auf Offene Posten
Seite89 bzw. siehe Kapitel Fallbeispiele auf Seite 1.

Mit Hilfe des Filters unter "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Filter" bzw. ber [F7] knnen Sie Filter
eine beliebige Einschrnkung der Buchtabelle erreichen. Es stehen Ihnen alle Felder der Tabelle
zur Verfgung. Hinweise zum Arbeiten mit Filtern finden Sie im SYSTEM-Handbuch.

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5 Buchen

Sie knnen zu einem editierten Buchungssatz ber "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Notizen" Notizen
oder [Ctrl] + [F8] beliebige viele Notizen anlegen und Dokumente anhngen. Wenn eine Bu-
chung ber [Ctrl] + [F10] bzw. "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchen / Speichern und Notiz
anlegen" abgespeichert wird, kann bereits bei Erstellung der Buchung eine Notiz erfasst werden.
Hilfe zur Bearbeitung von Notizen finden Sie unter "Notizen / Termine" im SELECTLINESYSTEM-Hand-
buch.

Entsprechende Hinweise erhalten Sie im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch. Toolboxeditor


Maskeneditor

5.3.2 Abstimmsumme
Um z.B. Salden von Kontoauszge whrend des Buchens abzustimmen knnen nutzen Sie die
Funktion "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Abstimmsumme". Sie erreichen die Angabe auch
per Doppelklick auf die Anzeige in der Statuszeile des Buchdialogs oder ber [Alt] + [F3].

Abbildung3.65:Abstimmsumme

Geben Sie das Konto, welches abgestimmt werden soll, und den Startwert fr den Abgleich an.
Wird dieses Konto nun bebucht, werden die Buchbetrge auf diese Vorgabe saldiert. Die Ab-
stimmsumme bleibt gesetzt bis eine neue vergeben wird. Es kann immer nur ein Konto abgegli-
chen werden.

Fr Sammelbelege sowie fr Buchungen vom Typ Belegart gilt, dass das abzustimmende Konto
immer in der ersten Position des Beleges stehen muss, sonst erfolgt kein Abgleich. D.h. insbe-
sondere fr den Sammelbeleg muss die korrekte Buchrichtung ber das Vorzeichen im Betrag
bzw. ber den Soll/Haben-Wechsel geregelt werden (siehe Kapitel5.1 Konfiguration der Buchungs-
maske auf Seite69).

5.3.3 Prfroutine
ber "Einstellungen & Zusatzfunktionen / Neu Verarbeiten" oder [Umsch] + [F9] erreichen Sie die
Prfroutine Buchungen neu verarbeiten.

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5 Buchen

Abbildung3.66:Buchungen neu verarbeiten

Infolge eines unkontrollierten Programmendes durch einen Rechnerabsturz, bei Stromausfall


oder hnlichen Zwischenfllen kann es dazu kommen, dass z.B. Ihre Summen- und Saldenliste
nicht mit den Salden der Kontenbltter bereinstimmt oder es gibt Differenzen zwischen OP-
Auswertungen und Kontensalden. Fr solche, auf den ersten Blick unerklrlichen Unstimmigkei-
ten, steht Ihnen das "Neu Verarbeiten" zur Verfgung.

Dabei wird im Allgemeinen geprft, ob die erfassten Buchungen sinnvoll sind und mit den
Stammdaten bereinstimmen. So wird z.B. die korrekte Verwendung der Steuerschlssel, die
Kontenzuordnungen und Kontenkombinationen geprft.

Bei der Neuberechnung der Kostenarten wird zuerst geprft, ob die verwendeten Stammdaten Kostenarten
(Kostenstellen, -trger und -arten) auch in den Kostenstammdaten vorhanden sind und ob die neu berechnen
gesetzten Optionen und Einstellungen beim Erfassen der Kostenstze bercksichtigt wurden
(siehe Kapitel10.2.1 Kostenarten auf Seite204). Des Weiteren erfolgt eine Prfung, ob zu allen
kostenrelevanten Buchungen Kostenstze existieren. Ist dies nicht der Fall, werden sie angelegt
bzw., bei bestehendem Kostensatz zu stornierter Buchung, gelscht (siehe Kapitel10.4 Kosten-
rechnung auf Seite213).

Es kann zudem ein Abgleich der Buchtabelle mit der OP-Tabelle erfolgen. Dabei erfolgt ein Ver- Offene Posten
gleich der bestehenden Buchungen des aktuellen Buchungsjahres mit den Offenen Posten (sie- berprfen
he Kapitel8.2 Postenliste auf Seite136). Existieren Datenstze ohne OP wird der "Offene Posten"
angelegt, gibt es Offene Posten ohne dazugehrigen Buchungssatz wird dieser gelscht.

Bei der Prfung der Steuerbuchungen werden alle Buchungsstze daraufhin geprft, ob sie kom- Steuer-
plett sind. D.h., dass alle notwendigen und zur Buchung gehrenden Buchpositionen existieren buchungen
(z.B. Steuerbuchung).

Optional legen Sie fest, ob das Programm auch in den bereits abgeschlossenen Perioden nach abgeschlossene
Unstimmigkeiten suchen soll, oder nur die noch offenen bercksichtigt (siehe Kapitel5.12 Ansich- Perioden
ten / Datenbltter auf Seite98).

5.3.4 Funktion Bereich lschen


Ab der Skalierung Gold besteht die Funktionalitt, Bereiche von Buchungsstzen zu lschen.
Jede gewhlte Option schrnkt den Bereich weiter ein. Es werden bei den Optionen Datum,
Erfasst und QuelleDetail nur bereits verwendete Daten zur Auswahl vorgeschlagen. D. h. es

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5 Buchen

kann z. B. kein beliebiger Datumsbereich VonBis eingegeben werden, sondern einfach aus
bereits verwendeten Daten ausgewhlt werden. Dabei wird beispielsweise auch geprft, ob in
der Selektion Stze enthalten sind, deren OP's in Zahlungslufen stecken. Die Lschung wird un-
ter Protokollierung der betreffenden Stze abgelehnt. In einem kommenden Release wird es
auch mglich sein, dieselbe Funktion fr stornieren anzuwenden.

Abbildung3.67:Bereich lschen

Abbildung3.68:Bereich lschen

Das Feld QuelleDetailwird im Dialogbuchen mit der Kombination [Alt] + Linke Maustaste be- Hinweis
schrieben.

5.4 Stapelbuchen
Um vorlufige Buchungen zu erstellen, welche Sie zu einem spteren Zeitpunkt verbuchen wol-
len, nutzen Sie die Funktion "Buchen / Stapelbuchen". Ein Stapel kann manuell oder per Import
angelegt werden.

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5 Buchen

Abbildung3.69:Stapelbuchen

Bei der Anlage eines neuen Datensatzes wird eine numerische Stapelnummer vergeben. Stapel

Fr die Bezeichnung des Stapels sind 40 Zeichen vorgesehen. Bezeichnung

Es kann zwischen einem einmaligen Stapel und einem wiederkehrenden bzw. transitorischen einmalig
Stapel unterschieden werden. Die einmalige Verarbeitung kann z.B. fr vorbereitende Zahlun- wiederkehrend
gen verwendet werden. Nach der Erledigung des Stapels, wird dieser automatisch vom Pro-
gramm gelscht.

Bei der wiederkehrenden Aufbereitung von Buchungen bleibt der Stapel nach der Verarbeitung
bestehen und kann jederzeit erneut verbucht werden. Anwendung findet dies bei regelmssig
zu buchenden Geschftsvorfllen, wie z.B. Lhne und Gehlter oder Betriebskosten.

ber den transitorischen Stapel knnen Sie die Erstellung Ihrer Rechnungsabgrenzungsposten transitorisch
zum Ende eines Geschftsjahres und deren Rckbuchung im neuen Jahr weitestgehend automa-
tisieren. Mit der ersten Verarbeitung der Stapelpositionen wird die periodengerechte Abgren-
zung gebucht. Der Aufwand bzw. Ertrag im aktuellen Geschftsjahr wird neutralisiert. Die Bu-
chung erfolgt immer zum letzten Stichtag eines Geschftsjahres. Die Rckbuchung dieser Neu-
tralisierung erfolgt nach dem Jahreswechsel. Bei diesem erhaltenen Sie einen Hinweis, falls tran-
sitorische Stapel existieren, dass diese noch zu verarbeiten sind. Hierbei wird automatisch der
erste Tag des neuen Wirtschaftsjahres als Buchungsdatum bernommen. Bei der zweiten Verar-
beitung des Stapels werden die Betrge getauscht, so dass eine Rckbuchung der Aufwendun-
gen und Ertrge erfolgt. Entsprechend wird auch der Buchungstext angepasst. Es wird der Be-
griff Rckbuchungvorangestellt. Nach dieser Verarbeitung erhalten Sie eine Abfrage, ob der
transitorische Stapel gelscht werden oder fr weitere Verwendung beibehalten werden soll.

Um einen wiederkehrenden Stapel zu realisieren, geben Sie ein Belegdatum an. Bei der Verbu- Belegdatum
chung des Stapels wird das Datum nach der Vorgabe unter Belegdatum korrigieren in die korrigieren
Buchpositionen geschrieben. Optional legen Sie fest, welcher Teil des Datums angepasst wer-
den soll. Dadurch ist es mglich, denselben Stapel tages-, monats- und jahresbergreifend im-
mer wieder zu verwenden.

Neben dem Belegdatum ist es fr wiederkehrende Buchungen auch wichtig, Buchungstexte an- Ersetzungs-
zupassen. Um diese variabel zu gestalten, stehen Ihnen die Platzhalter #1 bis # 8 zur Verfgung. texte

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5 Buchen

Die Platzhalter #1 bis #4 werden automatisch vom Programm erzeugt. Sie haben folgende Be-
deutung:

Platzhalter Funktion Beispiel


#1 Belegmonat numerisch 12
#2 Belegmonat als Text August
#3 Belegdatum (TT.MM.JJJJ) 10.12.2015
#4 Systemdatum (TT.MM.JJJJ) 25.12.2015

Die Platzhalter #5 bis #8 knnen Sie fr jeden Buchungsstapel individuell festlegen.

Tragen Sie das Krzel fr den gewnschten Ersetzungstext in den Buchungstext der Stapelpositi-
on ein. Bei der Verarbeitung des Stapels wird dann der Platzhalter mit dem entsprechenden
Wert berschrieben.

Das Datum der letzten Verarbeitung des Stapels sowie der ausfhrende Nutzer und die Anzahl Information
der bisher durchgefhrten Verbuchungen werden in den Stapelkopf fr Informationszwecke mit-
geschrieben.

Es besteht die Mglichkeit, die Buchungen eines oder mehrerer Stapel vorverarbeiten zu lassen. Vorverarbeiten
Diese Option bietet die komfortable Mglichkeit, die Auswirkungen eventueller Buchungen auf
das Betriebsergebnis anzeigen zu lassen. Gerade bei den Entscheidungen zu den Buchungen
zum Jahresabschluss knnen Sie sich so optimal vom Programm untersttzen lassen.

Salden, die aus vorzuverarbeitenden Stapeln resultieren, sind in der Saldenanzeige der Kon-
ten beim Stapelbuchen und beim Dialogbuchen enthalten. In den Auswertungen, welche die
Bercksichtigung solcher Stapel zulassen (z.B. Bilanz), gibt es die Option
. Damit knnen Sie optional festlegen, ob die Salden fr die ent-
sprechende Auswertung siehe Kapitel6 Auswertungen auf Seite101 mit herangezogen werden
sollen.

Standardmssig werden der Kontonummer vorangestellte Nullen abgeschnitten. Mit gesetzter fhrende Nullen
Option bleiben diese jedoch beim Import erhalten. beim Import

ber den Schalter ffnen Sie die Maske zur Erfassung der Stapelpositionen. Alle Einstel- Positionen
lungen, Funktionen und Buchungsmglichkeiten sind identisch mit denen beim Dialogbuchen,
mit Ausnahme der Valutakorrekturbuchung, Generalumkehrbuchung und dem Anlegen von No-
tizen (siehe Kapitel5.2 Dialogbuchen auf Seite73). Diese drei Funktionen stehen Ihnen im Stapel
nicht zur Verfgung.

Neben Buchungsstapeln aus dem SELECT LINE AUFTRAG oder dem SELECTL INE LOHN (*.dat), knnen Import
auch Stapel aus Fremdsystemen im dbf- oder txt-Format importiert werden. Beim Import im
Text-Format erhalten Sie nach der Auswahl der Import-Datei einen Folgedialog zur Festlegung
der Importeinstellungen, entsprechende Hinweise finden Sie im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch un-
ter dem Kapitel Import-Assistent. Eine Strukturbeschreibung zum Stapelimport erhalten Sie in
unserer Online Hilfe zum SELECTLINE RECHNUNGSWESEN oder ber unsere Supportabteilung.

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5 Buchen

Wir empfehlen das Einlesen von Buchungsstzen aus einem Fremdprogramm immer ber den Hinweis
Stapel zu realisieren. Vermeiden Sie einen Import direkt in die Buchtabelle!

Mit dem Schalter wird ein Testlauf durchgefhrt, ob eine Verarbeitung des Stapels Prfen
mglich ist. Werden Fehler bzw. Unstimmigkeiten festgestellt, wird Ihnen ein Fehlerprotokoll
ausgegeben. Bevor der Stapel verarbeitet werden kann, mssen diese Hinweise geprft und kor-
rigiert werden. Fhren Sie diese Routine insbesondere bei importierten Stapel durch. Es erfolgt
u.a. eine berprfung, ob alle angesprochenen Konten im Kontenstamm enthalten sind und ob
die verschiedenen Kontenkombinationen korrekt gewhlt wurden.

Mit dem eines Stapel werden die Stapelpositionen tatschlich verbucht und gelangen Verarbeiten
in die Reihe der Dialogbuchungen.

Sie werden ans Ende der Buchtabelle geschrieben und erhalten somit eine fortlaufende Satz-
nummer. Im Stapel variabel festgelegte Buchungstexte, Belegdaten und Belegnummern (ber
Nummernkreise) werden mit der Verbuchung korrekt geschrieben.

Abbildung3.70:Stapelverarbeitung

Mit dem Verarbeiten eines Stapels gelangen Sie in einen Folgedialog. In diesem knnen per Mul-
tiselektion mehrere Stapel gewhlt und gleichzeitig verarbeitet werden. Einmal verbuchte Stapel
knnen nicht mehr rckgngig gemacht werden, d.h. die Buchungen stehen fest in der Buchta-
belle und mssen dann ggf. einzeln storniert werden. Auch beim Verarbeiten durchluft das Pro-
gramm eine Prfroutine. Werden fehlerhafte Positionen festgestellt wird ein Fehlerprotokoll aus-
gegeben und der komplette Stapel nicht verbucht.

Wurden z.B. per Import Stapelpositionen als Einfachbelege angelegt mit derselben Belegnum- Verdichten
mer, identischem Personenkonto und gleichem Valutadatum knnen diese ber "Verdichten"
im Stapelkopf zu einem Sammelbeleg zusammengefasst werden. Es entsteht ein neuer Stapel
mit der Bezeichnung Verdichtet von 1. Eine weitere Mglichkeit, solche Einfachbelege zu kon-
solidieren besteht direkt in den Stapelpositionen ber "Einstellungen & Zusatzfunktionen /
Buchungen zusammenfassen." Die Positionen werden direkt im aktuellen Stapel zusammenge-
fasst, die originalen Einfachbelege werden aus dem Stapel entfernt. Dies ist z.B. nach einem Da-
tev-Import sinnvoll, da Datev keine Sammelbelege verarbeiten kann und somit die Buchungen
als Einfachbelege bergibt.

Das Verarbeiten eines Stapels fllt den Text2, falls dieser leer ist, mit folgenden Informationen:

Stapelverarbeitung im RECHNUNGSWESEN: praktisch nur fr importierte Dritt-Stapel ntig:


wenn kein Text2, dann in Text2 Stapelverarbeitung einmalig/wiederkehrend Bezeichnung,
(Durchlauf x)
Fibuexport aus KASSENBUCH: wenn kein Text2, dann Fibuexport vom: 17.12.2015 10:45:53
Fibuexport aus AUFTRAG: wenn kein Text2, dann Fibuexport vom: 17.12.2015 10:45:53

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5 Buchen

5.5 Transitorische Buchungen


Die Funktionalitt des Buchungsstapels wurde um transitorische Buchungen ergnzt. D.h. Sie
knnen ber die Erfassung eines Stapels die Erstellung Ihrer Rechnungsabgrenzungsposten
zum Ende eines Geschftsjahres und deren Rckbuchung im neuen Jahr weitest gehend auto-
matisieren.

Abbildung3.71:transitorischer Stapel

Es steht Ihnen unter "Buchen / Stapelbuchen" zustzlich zu den Verarbeitungsarten wiederkeh-


rend und einmalig der transitorische Stapel zur Verfgung. Erfassen Sie Ihre aktiven und passi-
ven Rechnungsabgrenzungen in einem transitorischen Stapel. Dieser ist eine Unterart des wie-
derkehrenden Stapels und kann mehrfach verarbeitet werden.

Mit der ersten Verarbeitung der Stapelpositionen wird die periodengerechte Abgrenzung ge-
bucht. Der Aufwand bzw. Ertrag im aktuellen Geschftsjahr wird neutralisiert. Die Buchung er-
folgt immer zum letzten Stichtag eines Geschftsjahres.

Abgrenzung:

Abbildung3.72:Abgrenzung

Die Rckbuchung dieser Neutralisierung erfolgt nach dem Jahreswechsel. Bei diesem erhaltenen
Sie einen Hinweis, dass, falls transitorische Stapel existieren, diese noch zu verarbeiten sind.

Abbildung3.73:Besttigung

Wird diese Abfrage mit [Nein] besttigt, passiert weiter nichts und Sie knnen selber bestim-
men, wann genau dieser Stapel verarbeitet werden soll. Durch die Rckbuchungsfunktion

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5 Buchen

wurde das Verarbeitungsdatum automatisch auf den ersten Tag des aktuellen Geschftsjahres
gendert.

Abbildung3.74:aktuelles Geschftsjahr

Wird obenerwhnte Meldung mit [Ja] besttigt,

Abbildung3.75:Besttigung

erscheint danach der Auswahldialog aller vorhanden Stapel, die ausgewhlt und verarbeitet wer-
den knnen.

Wenn mehrere Stapel vorhanden sind, knnen diese mit der rechten Maustaste und dem
Menpunkt Alle markierenentsprechend gesamthaft ausgewhlt und verarbeitet werden.

Abbildung3.76:mehrere Stapel

Im Folgejahr gilt es nun die Rechnungsabgrenzungsposten wieder aufzulsen. Verarbeiten Sie


dazu den Stapel ein zweites Mal. Hierbei wird automatisch der erste Tag des neuen Wirtschafts-
jahres als Buchungsdatum bernommen. Bei der zweiten Verarbeitung des Stapels werden die
Betrge getauscht, so dass eine Rckbuchung der Aufwendungen und Ertrge erfolgt. Entspre-
chend wird auch der Buchungstext angepasst. Es wird der Begriff Rckbuchung vorangestellt.

Rckbuchung:

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5 Buchen

Nach der Verarbeitung erhalten Sie eine Abfrage, ob der transitorische Stapel gelscht oder fr
weitere Verwendung beibehalten werden soll. Bei jeder weiteren Verbuchung werden die Be-
trge wieder getauscht und das Verarbeitungsdatum ndert sich automatisch auf den letzten
Tag des aktuellen Geschftsjahres.

Abbildung3.77:lschen besttigen

5.6 Bankassistent
Der "Bankassistent" bietet die Untersttzung beim Kontieren und Verbuchen elektronischer Kon-
toauszge und das Verarbeiten von VESR-Zahlungen und LSV+-Rckmeldungen. Letztere Funk-
tionalitten stehen ab der Skalierung Standard im SELECTLINE AUFTRAG und RECHNUNGSWESEN OPOS
zur Verfgung. Umfassende Erluterungen ber das Handling finden Sie im separaten Abschnitt
in diesem Handbuch unter Elektronischer Zahlungsverkehr.

5.7 Buchen mit Offenen Posten


Wenn in den "Mandanteneinstellungen" die OP-Verwaltung aktiviert ist, erzeugen Buchungen ge-
gen Personenkonten "Offene Posten" (siehe Kapitel Offene Posten auf Seite 1). Bestehen bereits
Posten zu dem angegebenen Personenkonto, kann ein automatischer Ausgleich vorgenommen
werden. Voraussetzung fr einen mglichst automatischen OP-Ausgleich ist die vorhandene OP-
Information des ursprnglichen Postens. Diese kann man sich bereitstellen lassen ber:

[F4] im Feld OPBeleg bei bekannter OP-Belegnummer


[F12] bei bekannten, eingegebenen Personenkonto
[Ctrl] + [O] zum Suchen ber den Betrag.

Fr den Ausgleich muss auch entschieden werden, wie mit eventuellen Fehlbetrgen, Unter-
oder berzahlungen, zu verfahren ist. Um solche Betrge nachzufordern bzw. zu verfolgen wird
ein Rest-OP gebildet. Handelt es sich um einen geringfgigen Fehlbetrag, kann dieser als Nach-
lass gewhrt werden. Das bedeutet, je nach konkreter Sachlage und eingestellten Ausgleichsop-
tionen in den "Mandanteneinstellungen", wird beim Buchen der Zahlungen von Forderungen
oder Verbindlichkeiten der jeweilige Folgeprogrammdialog variieren (siehe Kapitel3.4 Mandan-
teneinstellungen auf Seite24).

5.7.1 OP whlen
Ist die OP-Belegnummer des zu bezahlenden Offenen Postens bekannt, geben Sie diesen in das OP-
entsprechende Feld der Dialogbuchenmaske ein und whlen ber [F4] aus der, nach dem Belegnummer
OPBeleg vorgefilterten OP-Tabelle, den Ausgleichsposten aus. Mit der bernahme der OP-Infor- [F4]
mationen aus dem ursprnglichen OP werden Ihnen die Buchungsfelder soweit mglich vorge-
geben. Es wird u.a. der Betrag und das Personenkonto gefllt.

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5 Buchen

Ist fr die Zahlung nur das "Personenkonto" bekannt, knnen Sie nach der Eingabe des Kontos Personenkonto
ber [F12] aus der, nach dem Debitor bzw. Kreditor vorgefilterten OP-Liste, einen Posten aus- [F12]
whlen. Auch hier werden die Buchungsfelder mit der bernahme so weit wie mglich vorbe-
legt. U.a. wird der Betrag und die OP-Belegnummer in den Buchungssatz bernommen.

Eine dritte Variante "Offene Posten" zu zuordnen, haben Sie ber die Suche nach Betrag. ber Betrag
[Ctrl] + [O] ffnet sich ein Suchdialog. Hier haben Sie die Mglichkeit, getrennt nach Debitoren [Ctrl] + [O]
und Kreditoren "Offene Posten" ber die OP-Belegnummer oder einen Betragsbereich zu su-
chen. [F3] oder der Schalter startet die Suche. Passende "Offene Posten" werden im
unteren Tabellenbereich angezeigt. Optional knnen Sie die Suche nur auf den Ursprungs-
OPBetrag beschrnken oder zustzlich auch in den tatschlich offenen Betrgen suchen. Per
Doppelklick oder bernehmen Sie die Werte aus dem OP in den Buchungssatz.

5.7.2 OP anlegen
Wurde eine Buchung fr einen Kunden oder Lieferanten erzeugt, fr den es keinen Posten in ent-
gegengesetzter Zahlrichtung gibt, erscheint nach dem Abspeichern des Buchungssatzes der Dia-
log fr die Anlage eines neuen Offenen Postens. Eine genaue Beschreibung finden Sie unter sie-
he Kapitel8.2.1 Offene Posten bearbeiten auf Seite137.

5.7.3 OP-Ausgleich manuelle Zuordnung


Existieren zu einem im Buchungssatz angesprochenen Personenkonto "Offene Posten" in entge-
gengesetzter Zahlrichtung, jedoch nicht mit passendem Betrag (Differenz > 5%), gelangen Sie in
den allgemeinen Ausgleichsdialog. Hier knnen Sie manuelle OP Zuordnungen vornehmen.

Beendet man den Dialog ohne Eingaben (Schnellspeichern mit [F10]), wird mit der Buchung ein kein Ausgleich
neuer OP angelegt. Werden bereits Werte in der Liste vorgeschlagen, knnen diese ber die Op-
tion ignoriert werden, d.h. mit Besttigung des Dialogs findet kein Ausgleich statt
und fr die Position wird ein neuer Offener Posten angelegt.

Abbildung3.78:OP-Ausgleich

Eine Zuordnung der Offenen Posten kann ber die Eingabe einer konkreten OPBeleg-Nummer, OP zuordnen
ber [Einfg] oder erfolgen. In den letzten beiden Fllen ffnet sich eine Liste der
"Offenen Posten" des Debitoren bzw. Kreditoren, aus welcher Sie sich die passenden OP's aus-
whlen knnen. Fr jeden in die Auswahl bernommen Posten knnen Sie in der Tabellen im un-
teren Dialogbereich die Felder Ausgleich und Nachlass manuell ndern oder per Doppelklick
bzw. ber den Anpassungsdialog aufrufen, um dort Ausgleich mit Nachlass oder Teil-
ausgleich mit Rest-OP zu regeln. Eine detaillierte Information zum Anpassen eines Postens erhal-
ten Sie im siehe Kapitel8.2.3 Ausgleich und Zahlung auf Seite142.

Der OP-Betrag des neuen Postens muss komplett verteilt werden. Im oberen Bereich wird Ihnen
stets der Zahlungsbetrag ausgewiesen und als Differenz der davon noch nicht aufgeteilte Wert.

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5 Buchen

Wird im Buchungssatz der Skontobetrag eingetragen, setzt sich der Ausgleichsbetrag aus einge- Nachlass
gebenem Betrag und Skonto zusammen. Ergeben Ausgleichsbetrag und OP-Betrag eine Diffe-
renz von Null, wird mit Beenden der Maske der Buchungssatz gebucht (automatisch inklusive
Skontokonto) und die beteiligten OP's sind ausgeglichen.

Ist im Buchungssatz kein Skonto eingetragen und ergibt sich aus OP-Betrag und Ausgleichsbe-
trag eine Differenz, kann der entsprechende Nachlass manuell eingetragen oder ber die Anpas-
sung des Postens bernommen werden. In diesen Fllen wird nicht automatisch das Skontokon-
to mit bebucht, sondern ein zustzlicher Nachlass-Buchungssatz gebildet.

Einstellungen zu dem neuen Ausgleichsposten knnen Sie ber "Bearbeiten" treffen. OP bearbeiten

Wurden alle Zuordnungen korrekt vorgenommen, knnen Sie den Dialog besttigen und das
Programm gleicht die selektierten Posten mit dem Zahlungs-OP aus.

5.7.4 OP-Ausgleich automatische Zuordnung


Kann zu einer OP-Buchung eindeutig ein bestehender "Offener Posten " zugeordnet werden,
schlgt Ihnen das Programm automatisch einen entsprechenden Ausgleich, nach dem Bestti-
gen der Buchung, vor.

Dabei wird Ihnen die OP-Information des aktuell gebuchten Postens im Vergleich zu dem OP,
mit welchem der Ausgleich stattfinden soll, aufgezeigt. Hierbei kann es einen kompletten Aus-
gleich oder eine ber- bzw. Unterzahlung geben.

In allen drei Varianten knnen Sie sich trotz des gefundenen Offenen Postens dafr entschei-
den, keinen Ausgleich durchzufhren. Des Weiteren ist es mglich, ber die gefundene
Zuordnung zu bearbeiten bzw. anzupassen. Hinweise finden Sie im siehe Kapitel8.2.3 Ausgleich
und Zahlung auf Seite142.

Entspricht der Zahlbetrag dem Rechnungsbetrag steht Ihnen der Schalter zur kompletter
Verfgung. ber diesen werden beide Posten ausgeglichen und gelangen auf die erledigte Seite Ausgleich
der Postenliste.

Handelt es sich um eine Unterzahlung knnen Sie optional bestimmen, ob der Differenzbetrag Unterzahlung
automatisch als Nachlass ausgebucht werden soll. Bei deaktiver Option wird ein Teilausgleich
der Rechnung vorgenommen.

Fr berzahlungen kann nur ein Teilausgleich vorgenommen werden, d.h. die Rechnung wird berzahlung
komplett ausgeglichen, aber die Zahlung bleibt mit dem Restbetrag auf der offenen Seite ste-
hen.

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5 Buchen

Abbildung3.79:automatischer OP-Ausgleich

Detailliertere Informationen zum Arbeiten mit Offenen Posten finden Sie in den Kapiteln Offene Hinweis
Posten auf Seite 1 und Fallbeispiele.

5.8 Periodenabschluss
Buchungen werden standardmssig in Abhngigkeit vom Belegdatum in die entsprechende Peri-
ode (Monat) eingeordnet. Die Periode kann frei gewhlt werden, solange sie noch nicht ber
"Buchen / Periodenabschluss" abgeschlossen wurde. Um zu verhindern, dass z.B. nach Abgabe
der Mehrwertsteuer-Voranmeldung noch steuerrelevante Buchungen fr die gemeldete Periode
erfasst werden, kann der jeweilige Monat geschlossen werden.

Abbildung3.80:Periodenabschluss

Dadurch erreicht man, dass die Buchung mit korrektem Belegdatum gebucht wird, aber der
nchsten offenen Periode zugeordnet wird. Damit erscheint der Beleg in "Auswertungen nach
Periode" (z.B. MWST-VA) nicht in dem Monat entsprechend Belegdatum sondern lt. Eintrag im
Feld Periode. Der Abschluss kann fr jeden Monat gesetzt werden, es knnen aber auch Peri-
oden bersprungen werden.

Sie knnen optional festlegen, ob Sie beim Buchen in einen gesperrten Monat einen Hinweis er-
halten wollen und dann die Mglichkeit haben den Buchungssatz anzu-
passen, oder ob automatisch ohne Nachfrage in die nchste freie Periode gebucht werden soll.
Im zweiten Fall wird das Feld Periode vom Programm angepasst und abgespeichert.

Auch der Direktexport aus dem S ELECTL INE AUFTRAG oder dem S ELECTL INE KASSABUCH , Verbuchun- Hinweis
gen aus dem Zahlungslauf, "Bankassistenten" und "Stapelbuchen" bercksichtigen diese

92
5 Buchen

Einstellung.

Es wird empfohlen das Setzen des Periodenabschlusses exklusiv vorzunehmen, um zu verhin- Exklusivitt
dern, dass z.B. noch Exporte aus dem AUFTRAG in das RECHNUNGSWESEN mit abgeschlossener Peri-
ode gelangen. Daher kann vorher auf Exklusivitt geprft werden. D.h. das Programm prft, ob
sich noch andere Nutzer im "Mandanten", sowohl auftrags- als auch reweseitig, befinden.

Bei Bedarf kann ein "Periodenabschluss" zurckgenommen werden. Dazu wird der Abschluss auf Rcknahme
einen zurckliegenden Monat oder auf keinen gesetzt. Die Periode ist somit wieder freigege-
ben und kann normal bebucht werden.

5.9 Erffnungsbilanz
Fr das erste, mit dem SELECT L INE RECHNUNGSWESEN gebuchte, Geschftsjahr eines "Mandanten"
erfassen Sie die Saldovortragsbuchungen der Bilanzkonten ber "Buchen / Erffnungsbilanz" als
Erffnungsbuchungen.

Abbildung3.81:Erffnungsbilanz

Im Tabellenbereich werden Ihnen alle Bilanzkonten aufgelistet. ber die Spalte SaldoNeu le-
gen Sie den Anfangsbestand des jeweiligen Kontos fest. Haben Sie alle Ihre Eingaben getroffen,
verbuchen Sie die Erffnungssalden ber den Schalter . Erst dann werden die entspre-
chenden Saldovortragsbuchungen zum angegebenen Datum, mit dem hier hinterlegten Beleg
und Buchungstext erstellt und knnen ber die Dialogbuchenmaske eingesehen werden.

Die Angaben knnen nicht zwischengespeichert werden, d.h. wenn Sie den Dialog schliessen, Hinweis
ohne zu verbuchen, gehen die bereits eingegebenen Salden verloren.

Die Saldenvortrge knnen beliebig oft angepasst und verbucht werden. Es wird immer die Diffe-
renz zwischen SaldoAlt (aktueller Erffnungsbestand) und SaldoNeu (neuer Erffnungsbe-
stand) ermittelt und gebucht. Vor dem Buchen wird geprft, ob die vernderte

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5 Buchen

Erffnungsbilanz ausgeglichen ist. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie einen entsprechenden Hin-
weis. Sie knnen die Verarbeitung dann abbrechen oder trotzdem fortsetzen, da es durchaus
mglich ist, dass die endgltigen Werte erst spter feststehen und dann nachgetragen bzw. ak-
tualisiert werden sollen.

Die Vortragswerte mssen fr alle Whrungen einzeln erfasst werden. Die Kontenliste ist dann Fremdwhrung
hinsichtlich der betreffenden Fremdwhrungskonten eingeschrnkt. Neben dem Auswahlfeld
der Whrung erscheint eine zustzliche Eingabemglichkeit fr den zu verwendenden Umrech-
nungskurs. Standardmssig wird der, in den "Stammdaten / Konstanten / Whrungen" hinterleg-
te Kurs, zum gewhlten Belegdatum vorgeschlagen (siehe Kapitel4.2.2 Whrungen auf Seite55).

Der Vortrag in alle folgenden Wirtschaftsjahre erfolgt bei gleichbleibenden Kontenstrukturen Folgejahre
mit "Buchen / Jahreswechsel" (siehe Kapitel5.12 Ansichten / Datenbltter auf Seite98). Bei einem
Jahreswechsel mit Saldenbernahme werden die Vortragswerte stets mit den Werten aus dem
Vorjahr berschrieben. "Buchen / Erffnungsbilanz" kann Ihnen dann als bersichtliche Anzeige
aller Erffnungswerte dienen.

Bei vernderten Kontenstrukturen (z.B. durch Wechsel des Vorlagemandanten) in aufeinander


folgenden Buchungsjahren knnen Sie die Vortragswerte allerdings nicht ber einen Jahres-
wechsel bernehmen. Korrigieren Sie in einem solchen Fall die entsprechenden Werte auch in
dem Folgejahr ber "Buchen / Vortragswerte".

Die Sammelkonten fr Debitoren und Kreditoren werden bei der Prfung der Erffnungsbilanz Hinweis
mit herangezogen (sie sind in den Vortragswerten gelistet aber nicht editierbar). Vortrge fr
"Offene Posten " erfassen Sie im ersten Fibuzeitraum ber "Offene Posten / Offene Posten -
Vortrag" (siehe Kapitel8.3 Offene Posten-Vortrag auf Seite152).

Um ein Vorjahresvergleich fr ER-Konten zu ermglichen, nutzen Sie im ersten Buchungsjahr


"Stammdaten / Konten / Vorjahreswerte".

Falls das OPOS- Modul eingesetzt und freigeschaltet wurde, werden die Vortrge der
Sammelkonti Debitoren und Kreditorenfr "Offene Posten" nur einmalig im ersten Zeitraum
ber "Offene Posten / Offene Posten-Vortrag" manuell erfasst.

5.10 Valuta-Ausgleich
Sobald Sie Konten mit Fremdwhrungen verwalten, wird es notwendig, Whrungsdifferenzen
aus Kursnderungen zu bercksichtigen.

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5 Buchen

Abbildung3.82:Valuta-Ausgleich

Zu einem beliebigen Zeitpunkt zum Periodenabschluss oder am Ende des Buchungsjahres,


knnen Sie eine Korrektur ber "Buchen / Valuta-Ausgleich" durchfhren, indem Sie fr die ver-
wendeten Whrungen die Kurse berprfen, bei Kursnderungen die Differenzen ermitteln und
die Differenzbetrge auf das entsprechende Konto buchen lassen. Es wird der Saldo der
"Mandantenwhrung" zum aktuellen Kurs und die sich ergebende Differenz zum ursprnglichen
Saldo der "Mandantenwhrung" ermittelt.

Im Listenbereich der Maske erhalten Sie eine Liste aller Konten mit differierenden Fremdwhru-
ngssalden. ber knnen Sie die Ta-
belle so einschrnken, dass Ihnen nur die ausgeglichenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten
aufgelistet werden. Noch " Offene Posten " , welche aufgrund einer Anpassung der
"Whrungsstammdaten" in den Valuta-Ausgleich kommen, werden dann ausgeblendet. Umrech-
nungsdifferenzen auf Finanzkonten werden unabhngig von der Option immer angezeigt.

Mit dem Feld Valutaausgleich zum legen Sie Ausgleichszeitraum an. Es werden nur Daten be-
achtet, die innerhalb diese Abschnitts liegen. Wird eine bestimmte Periode gewhlt, wird das Be-
legdatum auf den letzten Tag des Monats festgelegt. Erfolgt der Ausgleich zum Gesamtsaldo
kann das Belegdatum individuell eingestellt werden. Mit diesem Datum, dem angegebenen Be-
leg und dem Buchungstext werden die entsprechenden Valutakorrekturbuchungen ber den
Schalter erstellt. Es knnen alle oder nur markierte Datenstze verarbeitet oder nur
markierte verbucht werden.

Vor dem Verbuchen knnen Sie sich ber eine Ausgleichsliste zur Kontrolle anzeigen
lassen.

Aus der Liste der Konten gelangen Sie bei markiertem Konto ber oder Doppelklick in
den Kursanpassungsdialog.

Abbildung3.83:Kurs anpassen

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5 Buchen

Hier knnen Sie fr die markierte Position den Tageskurs nochmals ndern. Zustzlich besteht
die Mglichkeit, den Kurs zum gewhlten Belegdatum in die Whrungsstammdaten zu
bernehmen, um ihn auch fr alle anderen Positionen mit derselben Whrung gelten zu lassen.
Der Kurs wird im Verhltnis x Mandantenwhrung (z.B. CHF) zu 1 Fremdwhrung (z.B. USD) an-
gegeben.

Im Folgenden wird die Ermittlung der Umrechnungsdifferenz anhand der Listenfelder nher er-
lutert:

Die Spalten FW-Kurs bzw. LW-Kurs geben den aktuellen Kurs der Mandantenwhru-
ng zur Fremdwhrung bzw. zur Landeswhrung an.
FWSaldo entspricht dem Kontensaldo in der gefhrten Fremdwhrung.
ber die Felder Umr. in EUR und Saldo (EUR) wird die Differenz ermittelt. Der Wert
in Mandantenwhrung nach dem aktuellen, ggf. angepassten, Kurs wird unter Umr. in
EUR gefhrt, der ursprngliche Kurs unter Saldo (EUR).
Der Unterschiedsbetrag wird in die Spalte Differenz eingetragen. Bei einem positiven
Wert handelt es sich um einen Gewinn aus Kursdifferenzen, bei einem negativen um ei-
nen Verlust. Das Differenzkonto wird aus den entsprechenden Whrungsstammdaten
vorgeschlagen (siehe Kapitel4.2.2 Whrungen auf Seite55).

Der Valuta-Ausgleich kann auch manuell ber eine Valutakorrekturbuchung in der Dialogbuchen- Hinweis
maske erfolgen (siehe Kapitel5.3 Funktionen der Buchungsmaske auf Seite79).

Des Weiteren kann in der Konfiguration der Buchungsmaske optional festgelegt werden, ob Valuta-
eine automatische Valutabuchung beim Ausgleich eines FW-Postens erstellt werden soll. D.h. Folgedialog
entspricht der gezahlte Betrag der Mandantenwhrung nicht dem bei der Rechnungsbuchung
ermittelten, kommt im Anschluss an die Zahlungsbuchung ein zustzlicher Dialog zur Erstellung
der Valutabuchung.

Abbildung3.84:Buchdialog Valuta-Ausgleich

In die Valuta-Ausgleichsbuchung wird das Belegdatum und der Buchbeleg aus der Zahlungsbu-
chung kopiert, wie auch das Personenkonto, welches nicht mehr angepasst werden kann. Das
Differenzkonto bernimmt das Programm aus den Angaben in den entsprechenden Whru-
ngsstammdaten. Der Buchbetrag wird aus der Differenz zwischen dem Wert in Mandanten-
whrung der Rechnung und der Zahlung ermittelt und als Vorschlag in die Valutabuchung
bernommen. Fr die Kursdifferenz erstellt das Programm automatisch nach dem Besttigen
des Dialoges eine separate Valuta-Ausgleichsbuchung.

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5 Buchen

Wird der Dialog abgebrochen bzw. wird nicht mit dem "Valuta-Ausgleich" beim Buchen gearbei-
tet, gelangen solche Positionen zwangslufig in die Tabelle des automatischen Valuta-Ausgleichs
und knnen gesammelt zu einem bestimmten Zeitpunkt verbucht werden.

5.11 Steuerumbuchung
Mit dieser Funktion knnen Sie die bebuchten Automatikkonten mit dem Mehrwertsteuerkonto Steuer
um- bzw. auf ein dafr vorgesehenes Kreditorenkonto gegen buchen. umbuchen

Abbildung3.85:Steuer umbuchen

Dafr stehen folgende Eingabemglichkeiten zur Verfgung:

Zeitraum
Von Periode bis Periode
Umbuchen auf
Kreditor
Umbuchen auf das dafr vorgesehene Kreditorenkonto fr die Mehrwertsteuer
Umbuchen von
Mit dem Schalter knnen Sie hier die entsprechenden zu entlastenden Vorsteuer-
und Mehrwertsteuer-Automatik-Konten auswhlen und hinzufgen bzw. auch wieder entfer-
nen.
Buchung
Buchdatum
Empfohlen wird hier, den letzten Tag der entsprechenden Periode Biszu verwenden
Buchungstext
Ein von Ihnen gewnschter Text kann hier erfasst werden
Buchbeleg
Hier kann manuell eine Belegnummer oder ein Wert aus den bestehenden Kreisen erfasst
bzw. zugewiesen werden.

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5 Buchen

Der umzubuchende Betrag resultiert gemss dem Mehrwertsteuer-Abrechnungsformular aus


der Ziffer 399 abzglich Ziffer 479 und entspricht bei einer Schuld der Ziffer 500 und bei einem
Guthaben der Ziffer 510 gegenber der EIDGENSSISCHEN STEUERVERWALTUNG. Weiter sind die umzu-
buchenden Vorsteuer- und Umsatzsteuer-Betrge auf der darauf folgenden Seite in Form eines
Buchungsvorschlages ersichtlich.

Beachten Sie bei einer allflligen Umbuchung aber mgliche berechnete Felder, wie im Beispiel
der Bezugssteuer (Ziffer 380), bei denen keine physische Buchung zu Grunde liegt!

Mittels Besttigung von [OK] wird die Buchung entsprechend ausgefhrt und ist danach im Dia-
logbuchen als Sammelbuchung ersichtlich.

Diese Buchung knnen Sie im Bedarfsfall auch lschen und ber die Funktion Steuer
umbuchennochmals neu generieren.

Wenn Sie diese Umbuchungsfunktion nutzen wollen, dann darf der Periodenabschluss erst Hinweis
nach der Umbuchung erfolgen.

5.12 Ansichten / Datenbltter


Eine komfortable Arbeitsweise beim Buchen, insbesondere zu Kontrollzwecken und beim Bear-
beiten erfasster Buchungsstze, aber auch zum Erstellen von Ausgleichsbuchungen, bietet sich
Ihnen, wenn Sie neben der Buchungsmaske die speziellen Ansichtsfenster unter "Buchen /
Ansicht oder Datenbltter " geffnet haben. Es stehen Ihnen folgende Zusatzdialoge zur
Verfgung:

Kontoauszug
Buchungssatz
alle Buchungsstze
Offene Posten
Kosten (bei aktivierter Kostenrechnung)
Journal

Im Systemmen des jeweiligen Dialogs kann mit dem Meneintrag Autom. ffnen festge-
legt werden, dass sich die Anzeige automatisch mit der Eingabemaske zum Dialogbuchen ffnet
und schliesst.

Der Kontoauszug (Kontenblatt) zeigt alle Buchungen fr eine bestimmtes Konto. Kontoauszug

Abbildung3.86:Ansicht Kontenblatt

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5 Buchen

Das angezeigte Konto:

kann im Eingabefeld eingetragen oder ausgewhlt werden.


kann per Kontextmen im Auswahlfeld ber die Funktion Konto tauschen oder [Ctrl] +
[T] gegen das nicht aktive und grau hinterlegte Konto getauscht werden.
wird beim Blttern in den Kontenstammdaten automatisch mitgefhrt.
wird beim Buchen nach Eingabe oder nderung des Soll- oder Habenkontos aktualisiert.

Sie knnen die Buchungen per Drag & Drop in die Buchungsmaske ziehen bzw. per Doppelklick
oder [Alt] + [Enter] kann die entsprechende Buchung geffnet werden. Wenn Sie in der Liste der
Dialogbuchungen die Buchungsstze wechseln und editieren, wechselt synchron das in Ansicht
angezeigte Konto mit, sofern es sich um Einfachbelege handelt. Als nicht aktives Konto wird Ih-
nen entweder das zuletzt gewhlte oder das Gegenkonto der selektierten Buchung angezeigt.

ber die Option werden neben dem Betrag die Felder Saldo, Soll und
Haben dargestellt. So kann die Entwicklung der Kontensalden nachvollzogen werden.

Die Ansicht Buchungssatz zeigt den letzten Buchungssatz bzw. den markierten Buchungssatz in Buchungssatz
der gelisteten Buchtabelle.

Bei Wechsel der Buchungsstze in den Dialogbuchungen wechselt synchron der angezeigte Da-
tensatz in der Ansicht.

Es werden Ihnen sowohl die direkten als auch die indirekt erstellten (z.B. Buchung auf Steuer-
oder Sammelkonto) Buchpositionen angezeigt.

Als Untermen zur Ansicht des aktuellen Buchungssatzes steht Ihnen auch eine Tabelle aller Bu- alle
chungsstze des gesamten Geschftsjahres zur Verfgung. Per Doppelklick kann die entspre- Buchungsstze
chende Buchung in der Dialogbuchenmaske geffnet werden.

Die Liste "Buchen / Ansicht / Offene Posten" zeigt zunchst alle offenen Debitoren- und Kredito- Offene Posten
renposten an.

Abbildung3.87:Offene Posten

Mit einem Doppelklick oder per Drag & Drop kann aus einem OP eine Ausgleichsbuchung in der
Buchungsmaske erstellt werden. Wird in der Buchungsmaske ein Personenkonto eingegeben,
sind nur noch die entsprechenden OP's gelistet.

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5 Buchen

In der Ansicht "Buchen / Ansicht/Datenbltter / Kosten" werden Ihnen zunchst alle Kostenstze Kosten
angezeigt. Wenn Sie in der Liste der Dialogbuchungen die Buchungsstze wechseln, wechselt
synchron der Datensatz in der Liste der Kostenstze. Hilfreich ist dies z.B. wenn eine Buchung
auf diverse Kostenstellen verteilt wurde. In einem solchen Fall erkennen Sie in der Buchtabelle
nicht mehr welche Kostenstellen bzw. -trger angesprochen wurden, in der Ansicht Kosten
steht Ihnen die Verteilung im Detail zur Verfgung. Weitere Funktionen dieses Dialogs siehe
Kapitel10 Kostenrechnung auf Seite201.

Die Buchungsmaske ist mit einer Journalfunktion versehen, sodass zu einer Buchung beliebig vie- Journal
le Notizen angelegt werden knnen. Die Liste "Buchen / Ansicht / Journal" zeigt zunchst alle jah-
resabhngigen Eintrge an. Wird in der Buchungsmaske eine Position mit Notizen editiert, wird
die Ansicht auf die entsprechenden Datenstze eingeschrnkt. Notizen knnen hierber bearbei-
tet oder auch gelscht werden. Ist eine Buchung aktiviert, knnen auch neue Vermerke an-
gehngt werden. Hinweise zur Bearbeitung von Notizen finden Sie im SELECT L INES YSTEM -Hand-
buch Kapitel "Journal / Notizen / Termine".

5.13 Bilanzen
5.13.1 Buchungsstze fixieren
Hier werden die fr die "Bilanz" bentigten Buchungsstze auf das gewnschten, definierte Da-
tum festgeschrieben.

Abbildung3.88:Buchungsstze fixieren

100
6 Auswertungen

6 Auswertungen

Inhalt und Form aller Auswertungen knnen Sie mit Hilfe des Formulareditors Ihren eigenen
Wnschen anpassen. Nhere Informationen zur Bearbeitung von Druckvorlagen finden Sie im
SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

Zu einem Grossteil der "Auswertungen" stehen Ihnen zahlreiche unterschiedliche Druckvorlagen


mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfgung. Im Folgenden wird Ihnen die allgemeine
Funktionalitt der verschiedenen Auswertungsarten nher erlutert, auf jede einzelne Druckvor-
lage wird dabei nicht eingegangen.

6.1 Druckjobs
Mit der Funktionalitt "Auswertungen / Druckjobs" haben Sie die Mglichkeit, "Auswertungen" zu Druckjob
einem beliebigen Zeitpunkt wiederholbar und vorkonfiguriert per Knopfdruckgebndelt aus-
zugeben. Dazu whlen Sie die gewnschten Auswertungen aus und fassen Sie im Druckjob zu-
sammen.

Angaben und Festlegungen zu Druckjobs werden auf mehreren Seiten erfasst. Der Wechsel zu
den jeweiligen Seiten wird ber eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert. Beim An-
legen eines neuen Druckjobs legen Sie zuerst die Nummer, welche als Schlsselfeld dient, fest.
Im Folgenden werden die allgemeinen Einstellungen getroffen.

Vergeben Sie eine aussagekrftige bis zu 40-stellige Bezeichnung. Fr jeden erstellten Sammel- Bezeichnung
druck steht Ihnen ein Untermen mit dessen Bezeichnung zur Verfgung.

Als Ausgabeziel stehen Ihnen Ausgabeziel

Drucker
Bildschirm
Datei
Zwischenablage
E-Mail
Excel

zur Verfgung. Wird in den einzelnen zugeordneten Auswertungen kein abweichendes Ausgabe-
ziel gewhlt, greifen die allgemeinen Einstellungen.

101
6 Auswertungen

Abbildung3.89:Druckjob

Wird als Ausgabeziel Datei oder E-Mail gewhlt, knnen Sie zustzlich festlegen, ob die einzel- Ausgabedatei
nen Auswertung gemeinsam in eine Datei bzw. Mail abgelegt oder ob jede Auswertung einzeln
gespeichert bzw. versendet werden soll. Fr alle anderen Ausgaben erfolgt der Druck in eine se-
parate Datei.

Die Nummerierung kann fortlaufend ber alle Auswertungen gehen oder fr jede Liste neu be- Nummerierung
ginnen. Mit welcher Seitenzahl begonnen werden soll, legen Sie ebenfalls individuell fest.

Konfigurieren Sie die Anzahl der Kopien die Sie bei der Ausgabe des Druckjobs erhalten wollen. Kopien

Hier knnen, abweichend von den Mandanteneinstellungen, Dezimal- und Tausendertrennzei- Trennzeichen
chen fr den Druckjob festgelegt werden. Im "Formulareditor" knnen fr einzelne Druckvorla-
gen geltende Trennzeichen eingestellt werden.

Auf der Seite Auswertungen findet die Zuordnung der gewnschten Druckvorlagen statt. ber Auswertungen
die selectlinetypische Menleiste knnen die Vorlagen angelegt, bearbeitet und wieder entfernt
werden.

ber steht Ihnen eine Auswahl der im S ELECT L INE R ECHNUNGSWESEN bereitgestellten
"Auswertungen" zur Verfgung. Aus dieser Vorauswahl knnen Sie beliebig viele Zuordnungen
vornehmen. Des Weiteren kann eine Auswertung auch mehrmals ausgewhlt werden. Die ge-
whlten Listen werden Ihnen dann tabellarisch aufgelistet.

ber bzw. Doppelklick auf eine Position gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und
knnen die Auswertungsparameter pro Position vergeben. Ausserdem steht Ihnen fr jede Aus-
wertung ein Untereintrag in der Baumansicht zur Bearbeitung zur Verfgung.

In den Parametern whlen Sie zuerst die gewnschte Druckvorlage aus, mit welcher die Ausgabe Auswertungs-
erfolgen soll. Unter den Optionen knnen Sie eine, von den " Standardeinstellungen " des parameter
"Druckjobs" abweichende, Nummerierung und Ausgabeziel festlegen. Mit Hilfe der fr die jeweili-
gen Auswertung typischen Einstellungsparameter legen Sie u.a. den auszuwertenden Zeitraum
und den zu bercksichtigenden Kontenbereich fest.

102
6 Auswertungen

Haben Sie alle Angaben getroffen, kann der Druckjob jederzeit ber das Drucksymbol oder den Drucken
separaten Menpunkt ausgefhrt werden.

Abbildung3.90:Auswertungsparameter

6.2 Monatsauswertungen
6.2.1 Buchungslisten
ber " Auswertungen / Monatsauswertungen / Buchungsliste " bzw. " Auswertungen /
Monatsauswertungen / Kontoauszug" erhalten Sie ein Protokoll aller erfassten Buchungen in ei-
nem bestimmten Zeitraum oder innerhalb einer Belegnummernauswahl.

103
6 Auswertungen

Abbildung3.91:Buchungsliste

Je nach gewhltem Sortierungsmerkmal stehen Ihnen unterschiedliche, der Selektion entspre-


chende Einschrnkungsmglichkeiten der Anzeige zur Verfgung. ber das Krzel knnen Sie
die Buchungen fr einen bestimmten Benutzer selektiert oder fr alle Anwender anzeigen las-
sen. Optional knnen Sie weiterhin festlegen, ob "stornierte Buchungen" angezeigt werden sol-
len. Stornierte Buchungsstze werden dann durchgestrichen dargestellt.

Es ist ebenfalls mglich den Kontoauszug mit Eurowerten anzuzeigen.

Handelt es sich bei dem "Mandanten" um einen konsolidierten, steht zustzlich die Einschrnku- Hinweis
ng der auszugebenden Daten nach Buchungskreis zur Verfgung.

Beim Journal- Ausdruck ist eine zustzliche Sortierung und Filterung nach Belegnummer
mglich.

6.2.2 Kontoauszug
Unter "Auswertungen / Monatsauswertungen / Kontoauszug" steht Ihnen ein Ausdruck, auf wel-
chem alle Umstze der gewhlten Konten, einschliesslich der sich hieraus ergebenden Salden,
zur Verfgung. Es erfolgt keine Untergliederung in Perioden.

104
6 Auswertungen

Abbildung3.92:Kontoauszug

Die Anzeige kann hinsichtlich Konten, Buchungs- und Erfassungsdatum sowie Belegnummer Kontoauszug
standardmssig eingeschrnkt werden. Auch die Sortierung kann individuell nach unterschiedli-
chen Kriterien erfolgen. Dabei knnen Sie auch eine mehrstufige Sortierung festlegen, d.h. eine
Ordnung nach mehreren Gesichtspunkten erstellen.

"Stornierte Buchungen" knnen optional mit angezeigt werden. Sie werden in die Auflistung auf-
genommen und sind durch den Buchungstext Storno Satz: x gekennzeichnet.

ber eine erweiterte Abfrage kann mit Hilfe des Druckfilters eine detaillierte Selektion und Sortie-
rung des Ausdrucks erfolgen. Hinweise zur Nutzung des Druckfilters finden Sie im S ELECT L INE
SYSTEM-Handbuch.

6.2.3 Saldoliste
Die Summen- und Saldenliste unter "Auswertungen / Monatsauswertungen / Saldoliste" gehrt
zu den wichtigsten buchhalterischen Auswertungen. Sie ermglicht dem Betrachter einen
berblick ber die Vollstndigkeit und Richtigkeit der gettigten Buchungen.

105
6 Auswertungen

Abbildung3.93:Saldoliste

Sie erhalten eine Liste mit den Summen und Salden der einzelnen Konten im gewhltem Auswer-
tungszeitraum, Informationen zum Erffnungssaldo (Saldovortrag), zu den Kontobewegungen
im Soll und Haben und zum Endsaldo. Es erfolgt dabei eine Zwischensummenbildung nach den
Kontenklassen.

Fr den gewhlten Kontenbereich kann zustzlich noch eine Einschrnkung der Anzeige hinsicht-
lich der Kontenart erfolgen. Sie knnen Sachkonten, Debitoren bzw. Kreditoren, welche in dem
angegeben Bereich fallen, ausblenden.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Whrungen knnen Sie eine separate Summen- und Saldenliste
je Whrung fr Ihre Fremdwhrungskonten erstellen. Bei der Ausgabe in Leitwhrung werden
Ihre Fremdwhrungssalden in CHF bewertet. Wenn Sie trotzdem den anderen Whrungssaldo
in der Auswertung sehen wollen, knnen Sie sich optional Fremdwhrungen anzeigen lassen. Es
wird dann unterhalb des entsprechenden Kontos eine zustzliche Zeile fr die Fremdwhrung
ausgewiesen.

ber "Auswertungen / Monatsauswertungen / Saldoliste / Tagessalden" erhalten Sie die tagge- Tagessalden
naue Saldoentwicklung eines gewhlten Kontos.

106
6 Auswertungen

Abbildung3.94:Tagessalden

Die Liste weist Ihnen den aufgelaufenen Kontensaldo eines jeden Tages fr das gewhlte Bu-
chungsjahr aus. Die Sortierung kann dabei nach Buchungsdatum oder aufsteigend nach Saldo
erfolgen. Der EB-Wert wird dabei allerdings immer an erster Position gefhrt.

Monatssummen
Die Auswertung "Auswertungen / Monatsauswertungen / Saldoliste / Monatssummen" liefert Ih-
nen eine Saldenliste mit den einzelnen Monatssummen pro Konto.

Abbildung3.95:Monatssummen

107
6 Auswertungen

Ihnen steht der Vorjahressaldo zum Vergleich zur Verfgung sowie die gebuchten Soll- und Ha-
benwerte einer Periode.

6.3 Jahresauswertungen
6.3.1 Bilanz
Die Bilanz unter "Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz" gibt Ihnen Auskunft ber die Mit-
telherkunft und Mittelverwendung des Unternehmenskapitals wieder. Die Bilanz ist eine kurzge-
fasste Gegenberstellung von Vermgen und Schulden in Kontenform.

Abbildung3.96:Bilanz

Es werden alle Buchungen fr den gewhlten Zeitraum entsprechend des eingestellten Konten-
planes ausgewertet. Die Auswahl des Zeitraum Modus kann monats-, quartals-, jahresweise
oder individuell erfolgen.

Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmglichkeiten von Ihnen beeinflusst wer-
den.

Zustzlich zur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Konten an entsprechender Konten-
Stelle aufgelistet. nachweis

Konten, welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschftsjahr nicht bebucht Saldo = 0
wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zustzlich Vorjahreswerte ermittelt und ein Konto
wurde im vorigen Zeitraum angesprochen, allerdings nicht im aktuellen, wird dieses trotz Unter-
drckung von Nullsalden angezeigt.

108
6 Auswertungen

Werden Gruppen des Bilanz-Kontenplans nicht verwendet, knnen diese unterdrckt werden Gliederung
(siehe Kapitel4.1.7 Kontenplan auf Seite46). Dies dient der bersichtlichkeit Ihrer tatschlich auf-
gelaufenen Werte.

Um einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, knnen Sie sich auch die Vorjahreswerte anzei- Vorjahres-
gen lassen. Diese Option ist gesperrt, wenn es kein Vorjahr gibt. werte

ber die Prfung der Struktur findet ein Saldenabgleich statt. Findet das Programm Unstimmig- Struktur
keiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlsselungen, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausge- prfen
geben.

Buchungsstapel unter "Buchen / Stapelbuchen" knnen vor dem eigentlichen Verarbeiten vorver- Salden-
arbeitet werden (siehe Kapitel5.4 Stapelbuchen auf Seite83). Je nach gewhltem Zeitraum-Mo- vorverarbeitung
dus knnen wiederkehrende Buchungsstapel periodenweise in die Berechnung einbezogen wer-
den.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Whrungen knnen Sie eine separate Bilanz je Fremdwhrung Whrung
erstellen. Bei der Ausgabe in "Mandantenwhrung" werden Ihre Salden in Fremdwhrung ent-
sprechend bewertet.

6.3.2 Bilanzentwicklung
Die Bilanzentwicklungsbersicht unter " Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz /
Bilanzentwicklung" gibt Ihnen einen schnellen berblick ber die Entwicklung der Konten vom
Erffnungsbilanzwert ber die Jahresverkehrszahlen und Umbuchungen (Buchungen in Ab-
schlussperioden) bis zum Schlussbestand.

Abbildung3.97:Bilanzentwicklung

109
6 Auswertungen

Die Bilanzentwicklung kann auch als bersicht fr die Entwicklung der Erfolgsrechnung dienen, Hinweis
da auch fr diese entsprechenden Konten der Saldenverlauf angezeigt wird.

6.3.3 Kontokorrentliste
Die Kontokorrentliste unter " Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz / Kontokorrentliste "
dient der Feststellung des Saldos der Forderungen und Verbindlichkeiten nach Personenkonto
als Hilfsmittel fr eine wechselseitige Leistungsabwicklung.

Abbildung3.98:Kontokorrentliste

Dabei werden die Gesamtsalden getrennt nach Soll- und Habensalden ausgewiesen. Die Sortie-
rung kann nach Konto oder Personenkontenbezeichnung erfolgen.

6.3.4 Erfolgsrechnung
Die Gewinn-und Verlustrechnung unter "Auswertungen / Jahresauswertungen / Erfolgsrechnung"
ist neben der Bilanz ein wesentlicher Teil des Jahresabschlusses. Sie stellt Ertrge und Aufwen-
dungen eines bestimmten Zeitraumes gegenber und weist dadurch die Art, Hhe und Quellen
des unternehmerischen Erfolges aus.

110
6 Auswertungen

Abbildung3.99:Kontokorrentliste

Es werden alle Buchungen fr den gewhlten Zeitraum entsprechend des eingestellten Konten-
planes ausgewertet (siehe Kapitel4.1.7 Kontenplan auf Seite46). Der Zeitraum Modus kann mo-
nats-, quartals-, jahresweise oder individuell erfolgen.

Zustzlich zur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Konten an entsprechender Konten-
Stelle aufgelistet. nachweis

Konten, welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschftsjahr nicht bebucht Saldo = 0
wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zustzlich Vorjahreswerte ermittelt und ein Konto
wurde im vorigen Zeitraum angesprochen, allerdings nicht im aktuellen, wird dieses trotz Unter-
drckung von Nullsalden angezeigt.

Werden Gruppen der Erfolgsrechnung nicht verwendet, knnen diese unterdrckt werden. Dies Gliederung
dient der bersichtlichkeit Ihrer tatschlich aufgelaufenen Werte.

Um einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, knnen Sie sich auch die Vorjahreswerte anzei- Vorjahres-
gen lassen. werte

ber die Prfung der Struktur findet ein Saldenabgleich statt. Findet das Programm Unstimmig- Struktur
keiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlsselungen, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausge- prfen
geben.

Buchungsstapel unter "Buchen / Stapelbuchen" knnen vor dem eigentlichen Verarbeiten vorver- Salden-
arbeitet werden (siehe Kapitel5.4 Stapelbuchen auf Seite83). Je nach gewhltem Zeitraum-Mo- vorverarbeitung
dus knnen wiederkehrende Buchungsstapel periodenweise in die Berechnung einbezogen wer-
den.

111
6 Auswertungen

Arbeiten Sie mit verschiedenen Whrungen knnen Sie eine separate Erfolgsrechnung je Fremd- Whrung
whrung erstellen. Bei der Ausgabe in der "Mandantenwhrung" werden Ihre Fremdwhrungssa-
lden entsprechend bewertet.

Fr Einnahme-berschuss-Rechner steht die Anlage ER als Druckvorlage zur Verfgung. Hinweis

6.3.5 Jahresbersicht
ber "Auswertungen / Jahresauswertungen / Jahresbersicht" steht Ihnen die Mglichkeit zur
Verfgung eigene beliebige Kontenauswertungen zu erstellen und grafisch darzustellen.

Abbildung3.100:Jahresbersicht

Auf der Eingangsseite finden Sie eine Auflistung aller vorhandener Diagramme. ber
und erstellen Sie neue bzw. berarbeiten bestehende Auswertungen. Nicht mehr ver-
wendete Grafiken knnen ber gelscht werden. Die Auswertung erfolgt durch die
Markierung der gewnschten Grafik und der Besttigung ber .

In der Bearbeitungsansicht legen Sie die Parameter fr die Erstellung des Diagramms fest. Hinter- Bearbeitungs-
legen Sie eine aussagekrftige Bezeichnung. Die Auflsung der Grafik kann taggenau oder peri- ansicht
odenweise erfolgen. Wollen Sie eine bestehende Darstellung anpassen, ohne dabei das Original
zu verndern, erstellen Sie ber die Option eine Kopie und arbeiten automa-
tisch in dieser weiter.

Je Diagramm knnen bis zu 10 Formeln hinterlegt und optional aktiviert werden. Der Abschnitt Formel
Formel ist in zwei Teile untergliedert. Auf der linken Seite finden Sie die Formelauflistung. Den
einzelnen Schemen kann per Doppelklick auf das Bezeichnungsfeld bzw. ber (bei Neuanlage
ist das Feld leer) ein Name hinterlegt werden. Fr die jeweils markierte Formel steht Ihnen auf
der rechten Seite der Dialog fr die Eingabe der Kontenformel zur Verfgung. ber den Schalter
legen Sie das Konto fest, welches fr die Auswertung herangezogen

112
6 Auswertungen

werden soll. Sie bestimmen optional, ob dessen aktuelle oder Vorjahreswerte separat oder ku-
muliert in die Formel aufgenommen werden.

Abbildung3.101:Kontenformel

Klicken Sie in der Formel selbst doppelt auf eine Kontenangabe gelangen Sie ebenfalls in den Pa-
rameterdialog zur Kontenauswahl. Einzelne Konten knnen ber die Grundrechenzeichen (+, -,
/, * etc.) miteinander verbunden und verrechnet werden. Die Standardzeichen Plus und Minus
knnen ber die entsprechenden Schalter eingefgt werden. Fr jede Formel wird die Darstel-
lungsform zwischen Flche, Balken, Kreis und Linie gewhlt.

Auch bei der Ausgabe des Diagramms haben Sie noch verschiedenen Einstellungsmglichkeiten Darstellung
ber die Menleiste. Werden Formeln mit Balken als Diagrammtyp verwendet, knnen Sie sich
die entsprechende Daten in unterschiedliche Weise darstellen: ber-, neben- und hintereinan-
der. Wird keine der aktivierten Formeln mit Balken dargestellt, sind die entsprechenden Schalter
nicht aktiv. Die Ausgabe kann sowohl 3-dimensional als auch 2-dimensional erfolgen. Des Weite-
ren ist es mglich, sich die Werte zu dem Diagramm anzeigen zu lassen. Auch die Anzeige hin-
sichtlich Positionierung der berschrift und der Legende sowie ein Farbverlauf im Hintergrund
kann vom Nutzer ber den Menpunkt "Einstellungen" individuell festgelegt werden. Sie knnen
die Formel whrend der Bildschirmdarstellung jederzeit ber das Men "Parameter" anpassen
und dadurch eine Vernderung an Ihren Eingaben sofort grafisch nachverfolgen.

Mit der rechten Maustaste knnen Sie den sichtbaren Bereich des Diagramms verndern, d.h.
der Anzeigebereich der Achsen kann verschoben werden.

Die Ausgabe Ihrer Auswertung kann per Drucker, in die Zwischenablage im wmf- oder bmp-For-
mat oder gespeichert als Bilddatei ber "Funktionen" erfolgen.

Beispiele fr diese Auswertung finden Sie im SELECTLINE FIBU-Mustermandanten. Hinweis

6.3.6 Kennzahlen
Als Hilfsmittel fr die Beurteilung und Quantifizierung Ihres Unternehmens steht ihnen unter
"Auswertungen / Jahresauswertungen/ Kennzahlen" eine Auswertung zur Verfgung, in welcher
ausgewhlte betriebswirtschaftliche Kennzahlen berechnet werden. Die Datenerhebung basiert
auf den Einstellungen im gewhlten Kontenplan (siehe Kapitel4.1.7 Kontenplan auf Seite46 ).
Standardmssig erhalten Sie eine bersicht ber alle im jeweiligen Kontenplan von uns mitgelie-
ferten Kennzahlen. Die Auswertung kann beliebig, wie in siehe Kapitel4.1.7 Kontenplan auf
Seite46 beschrieben, erweitert werden.

Die Anzeige kann periodenweise eingeschrnkt werden. Zustzlich zu den aktuellen Werten
knnen fr Vergleichszwecke auch die Vorjahreswerte ermittelt werden.

113
6 Auswertungen

Abbildung3.102:Kennzahlen

Um eine bersicht darber zu erhalten, aus welchen Zuordnungen im Kontenplan sich die ange- Hinweis
zeigten Werte zusammensetzen whlen Sie die Druckvorlage Kontennachweis aus.

6.4 Mehrwertsteuer
6.4.1 MWST-Abrechnung Vordrucke
Unter "Auswertungen / Mehrwertsteuer / MWST-Abrechnung (CH) / Vordruck / Liste" druckt das MWST-
Programm die MWST-Voranmeldung auf weissem Papier und erstellt damit einen durch die Vordrucke
eidg. Steuerverwaltung landesweit genehmigten Vordruck, der in dieser Form beim Steueramt
abgegeben werden kann.

Eine nderung der Druckvorlage ist daher nicht zulssig! Hinweis

114
6 Auswertungen

MWST-Formular

Das Programm entscheidet anhand der angefallenen Buchungen, ob die Kurz- oder Langform
des Vordrucks ausgegeben wird. (Wenn der Ausdruck in Kurzform nicht erwnscht ist, kann
man ber die Bildschirmvorschau die Langform drucken).

MWST-Formularzuordnung in SQL-Tabellen

Mit dem Update auf Version 11 erfolgt whrend der ersten Reorganisation eines jeden Mandan-
ten eine automatische bernahme der Kontenzuordnungen fr die MWST-Abrechnung in eine
SQL- Server- Tabelle. Die bisher mandantenweise verwalteten jahresabhngigen Dat- Dateien
MWSTJJJJ.DATwerden nach dem Kopieren in die Mandantentabelle gelscht.

Besitzt der Mandant keine Zuordnungsinformationen, werden diese aus dem Vorlagemandan-
ten bernommen. Nach dem Update erhalten Sie einen Hinweis, dass die MWST-Formularzu-
ordnungen berprft werden sollten.

Auch die Informationen zu den einzelnen Kennziffern (bisher verwaltet in den mandan-
tenbergreifenden MWST.DAT) werden bei der Programmaktualisierung in eine SQL-Server-Ta-
belle (USVADAT) geschrieben. Die Daten werden lnderbergreifend fr Deutschland, sterreich
und Schweiz verwaltet. Um die USVADAT ggf. bei Neuerungen aktualisieren zu knnen, steht Ih-
nen unter " Applikationsmen / Reorganisation / Stammdaten aktualisieren... " das Skript
USVADATzur Verfgung. Damit knnen Sie die von uns eingepflegten nderungen hinsichtlich
neuer Kennziffern bernehmen. Fr die Anpassung der jhrlichen Neuerungen betreffend Kon-
tenzuordnungen ist wie gewohnt die Datenaktualisierung unter Stammdaten vorgesehen.

115
6 Auswertungen

MWST-Abrechnung (DE - AT - CH)


Unter " MWST- Abrechnung / MWST- Abrechnung (CH) / Liste " druckt das Programm das MWST-
Mehrwertsteuerprotokoll. Fr Abstimmungszwecke empfiehlt sich die Listenform der Auswer- Liste
tung, da hier alle Konten und Betrge ausgedruckt werden, aus denen das Programm die Werte
fr die MWST-Voranmeldung ermittelt.

Abbildung3.103:MWST-Liste

Kontenzuordnung MWST
MWST-Abrechnung / MWST-Abrechnung (CH) / MWST-Formularzuordnung .....

Um Mehrwertsteuervoranmeldungen erstellen zu knnen, mssen den einzelnen Formularzei-


len bzw. den Formular-Kennzahlen die entsprechenden Konten bzw. Kontengruppen mitgeteilt
werden. Zur Wertermittlung knnen als Kontenbereiche spezifische Konten oder, bei der Spezifi-
zierung nach bestimmten Steuerschlsseln, pauschale Von-bis-Gruppen angegeben werden.

Mit der bernahme aus den "Vorlagemandanten" knnen die "MWST- Formularzuordnungen"
standardmssig bernommen werden.

Die Formularzuordnungen werden Jahresweise verwaltet. In Abhngigkeit von den von Ihnen Hinweis
verwendeten Konten und von Vernderungen lt. Steuergesetzgebung knnen die Dateien jhrli-
ch verschieden sein.

Wurde im Falle der Saldosteuersatz-Methode im Mandanten der MWST-Zeitraum halbjhrlich


gewhlt, kann die Abrechnung nach diesem Kriterium erstellt und ausgewertet werden.

116
6 Auswertungen

Abbildung3.104:Kontenzuordnung

6.4.2 Zusammenfassende Meldung


"Auswertungen / Mehrwertsteuer / Zusammenfassende Meldung (DE) + (AT)"

Dem Bundesamt fr Finanzen ist bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Quartals / Monats, in dem in-
nergemeinschaftliche Warenlieferungen und sonstige Leistungen erfolgten, eine zusammenfas-
sende Meldung nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck bzw. elektronischem Versand abzuge-
ben.

Um Buchungen fr "die Zusammenfassende Meldung" zu bercksichtigen sind die entsprechen- Hinweis


den Sachkonten unter "Einstellungen / Zusammenfassende Meldung" ber die Option "Sachkon-
to bercksichtigen" zu kennzeichnen.

Fr Dreiecksgeschfte und Sonstige Leistungen sind separate Konten mit entsprechender


Schlsselung zu nutzen. Auch entsprechende steuerfreie Skonti mssen jeweils mit einem sepa-
raten steuerfreien Skontokonto gebucht werden, um die Trennung auf der Zusammenfassen-
den Meldung zu erlangen.

Die Buchungen zu den fr die Zusammenfassende Meldung gekennzeichneten Konten werden


dann in der Meldung ausgewiesen, wenn in der Buchung die Umsatzsteuer-Identifikationsnum-
mer angegeben wurde. Ist keine USt.-Identnummer im Debitorenstamm hinterlegt oder ist das
Gegenkonto kein Personenkonto, wird die USt-Identnummer whrend der Buchung in einem
Dialog abgefragt, wenn die entsprechende Mandantenoption aktiviert wurde.

Der Versand der ZM erfolgt mit Hilfe des unter " Applikationsmen / Einstellungen / ELSTER" hin- ELSTER
terlegten Zertifikatsber ein signifiziertes Verfahren. Versand

Die versendete Datei wird in der ELSTER-Sendehistorie als PDF abgespeichert.

Bei aktivierter Option wird geprft, ob die bertragung/Verbindung zum Rechenzentrum der Fi- Testfall
nanzbehrde mglich ist - die Daten werden mit einem Testkennzeichen bertragen und damit
vom Finanzamt nicht ausgewertet.

117
6 Auswertungen

Whlen Sie ein Zielverzeichnis, in welches die XML-Datei abgelegt werden soll, aus. Versand per
XML-Datei
Diese Datei kann dann ber das Internet an das Bundeszentralamt fr Steuern bertragen wer-
den.

Um die ZM elektronisch zu versenden ist eine Teilnehmernummer notwendig. Diese Erfassen Sie
in den "Mandanteneinstellungen".

6.4.3 Mehrwertsteuer-Sondervorauszahlung
Unter "Auswertungen / Mehrwertsteuer / Sondervorauszahlung" knnen Sie einen "Antrag auf
Dauerfristverlngerung, Anmeldung der Sondervorauszahlung" stellen, um durch Zahlung eines
Elftels der Umsatzsteuersumme des Vorjahres einen einmonatigen Aufschub fr die Abgabe der
Umsatzsteuervoranmeldungen zu erhalten. Die Umsatzsteuersumme des Vorjahres wird aus
den gedruckten Voranmeldungen des Vorjahres ermittelt.

Die Bemessungsgrundlage sollte die Umsatzsteuersumme des Vorjahres sein. Bemessungs-


grundlage
Die Optionen, die in der Eingabemaske gesetzt werden knnen, werden nur in der Langform des
Vordrucks ausgegeben.

6.4.4 Mehrwertsteuer-Zahlungen
"Auswertungen / Mehrwertsteuer / Zahlungen / Zahlungen (DE) (AT) (CH)"

Die Darstellung der Mehrwertsteuerzahlungen gibt Ihnen einen berblick ber erfolgte MWST
Mehrwertsteuerabrechnungen. Zahlungen

6.4.5 Mehrwertsteuer-Abstimmung
ber die Auswertung Abstimmung unter "Auswertungen / Mehrwertsteuer / Abstimmung" war
es bis anhin nur mglich zu prfen, ob Konten- und Steuerschlssel-Kombinationen im Bereich
der Vorsteuer oder Umstze gebucht wurden, die nicht in der MWST-Formular-Zuordnung zu
finden sind und somit nicht MWST-Abrechnung erscheinen. Neu knnen nun auch wahlweise
ein oder mehrere Konten mit Zuordnung Erfolgausgewhlt und nach belieben den Kriterien
Vorsteueroder Umsatzsteuerzugewiesen werden.

Abbildung3.105:MWST-Abstimmung

118
6 Auswertungen

Durch Bettigung des Pulldown-Mens ffnet sich die Kontenliste, in der mittels Doppelklick auf
ein bestimmtes Konten die Auswahl gettigt werden kann. Ansonsten kann mit halten der [Ctrl]-
Taste und Markierung von Konten eine Multiauswahl getroffen, mit dem Icon alle ausgewhlt
oder mit wieder aufgehoben werden.

Das Men "Kontenzuordnung" ndert sich in der Ansicht von Keine Auswahlauf Auswahlwas
nun darauf hindeutet, dass eine Selektion getroffen wurde. Durch drcken der Taste "Delete"
im Feld ndert sich der Eintrag wieder auf Keine Auswahl

Abbildung3.106:Fehlerprotokoll

Falls nicht alle Konten ausgewhlt wurden, weist Sie ein Fehlerprotokoll entsprechend darauf
hin. Dies ist insofern mehr als Hinweis gedacht, da u.U. weiterhin Unstimmigkeiten und Differen-
zen vorliegen knnten. Da aber die Abstimmung eher als interne Auswertung und
Kontrollinstrument gedacht ist, steht es Ihnen frei, die Auswertung in smtlichen Kombinatio-
nen und Zuordnungen zu erstellen.

Abbildung3.107:Abstimmung Umsatzsteuer

119
6 Auswertungen

6.4.6 MWST-Zusammenfassende Meldung (REWE)


Dem Bundesamt fr Finanzen fr Deutschland oder Statistik Austria fr sterreich ist bis zum
10. Tag nach Ablauf jedes Quartals, in dem innergemeinschaftliche Warenlieferungen (Intrastat)
erfolgten, eine zusammenfassende Meldung nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck abzuge-
ben.

Es ist nur eine quartalsweise bertragung der Zusammenfassenden Meldung mglich.

Um Buchungen fr die "Auswertungen / Zusammenfassende Meldung" zu bercksichtigen sind Hinweis


die entsprechenden Sachkonten unter "Einstellungen / Zusammenfassende Meldung" ber die
Option Sachkonto bercksichtigenzu kennzeichnen. Fr Dreiecksgeschfte ist ein separates
Konto mit entsprechender Schlsselung anzulegen. Auch steuerfreie Skonti aus Dreiecksge-
schften mssen mit einem separaten steuerfreien Skontokonto gebucht werden, um die Tren-
nung auf der Zusammenfassenden Meldung zu erlangen. Die Buchungen zu den fr die
"Zusammenfassende Meldung" gekennzeichneten Konten werden dann in der Meldung ausge-
wiesen, wenn das Gegenkonto ein Debitor mit eingetragener MWST-Identnummer ist. Ist keine
MWST-Identnummer im Debitorenstamm hinterlegt oder ist das Gegenkonto kein Personenkon-
to, wird die MWST-Identnummer whrend der Buchung in einem Dialog abgefragt, wenn die
entsprechende Mandantenoption aktiviert wurde.

Versand per XML-Datei

Die Optionen sind nur aktiv, wenn als Anmeldungsform Zusammenfassende Meldung per XML- Hinweis
Dateiausgewhlt ist.

Abbildung3.108:Umsatzsteuer-Zusammenfassende Meldung

Whlen Sie ein Zielverzeichnis, in welches die XML-Datei abgelegt werden soll, aus. Diese Datei
kann dann ber das Internet an das Bundeszentralamt fr Steuern bertragen werden.

6.5 Parameter
6.5.1 Stempel
Wenn Steuermeldungen oder Jahresabschlsse im Auftrag fr Mandanten erstellt werden, ver-
langt das Steueramt / Finanzamt die Angabe des Mitwirkenden. ber

120
6 Auswertungen

"Auswertungen / Parameter / Stempel" werden diese Eingaben hinterlegt und knnen in entspre-
chenden Auswertungen ber Platzhalter eingebunden werden.

Die Daten knnen mandantenbergreifend gelten oder nur fr den aktuellen Mandanten gespei-
chert werden.

6.5.2 Datum
Unter "Auswertungen / Parameter / Datum fr Ausdrucke" knnen Sie ein Datum hinterlegen, wel-
ches in den verschiedenen Auswertungen als Datum fr den Ausdruck bernommen wird. Diese
Angabe gilt modulbergreifend fr die S ELECT L INEF INANZBUCHHALTUNG , S ELECTL INE K OSTENRECHNUNG
und SELECTLINEANLAGENBUCHHALTUNG.

6.6 Fehlerprotokolle

Abbildung3.109:Fehlerprotokolle

Fehlerprotokolle jeglicher Art werden unter diesem Menpunkt abgespeichert und archiviert. In
der Protokolltabelle steht Ihnen eine Filterungsmglichkeit nach Protokollart zur Verfgung. Per
Doppelklick auf eine Position oder ber das Druckmen kann das entsprechende Dokument er-
neut aufgerufen und geprft werden.

121
7 Reporting - Auswertungen

7 Reporting - Auswertungen

Unter Reporting finden Sie Auswertungen, die mit einem externen Programm von Microsoft dar-
gestellt werden.

Hierzu mssen Sie das Programm POWERBIDESKTOP herunter laden und installieren.

POWERBIDESKTOP gibt Ihnen mit intuitiver Berichterstellung visuelle Analysen an die Hand.

Klicken Sie auf die einzelnen Programme unter " Auswertungen / Reporting " und
POWERBIDESKTOP wird geffnet.

ber den Reporting-Manager knnen neue, selbsterstellte Auswertungen dem Menband hin-
zugefgt werden. Ebenso besteht die Mglichkeit, den selbsterstellten Auswertungen ein eige-
nes Icon zu hinterlegen. Sollten nicht alle vom Programm bereitgestellten Auswertungen
bentigt werden, knnen diese ber den Reporting-Manager ausgeblendet werden.

122
7 Reporting - Auswertungen

Abbildung3.110:Reporting Manager

Die einzelnen Programme bzw. Grafiken aktivieren bzw. erneuern Sie mit Klick auf [Aktualisieren].

Es bestehen folgende Auswahlmglichkeiten:

Eigenkapital
Eigenkapital nach Jahr
Gewinn
Gewinn je Jahr
Anlagevermgen
Anlagevermgen pro Jahr
KST/KTR
Kosten je Kostentrger aktuelles Jahr
Kostenverlauf aktuelles Jahr

123
7 Reporting - Auswertungen

Abbildung3.111:Reporting Kostentrger

124
8 Offene Posten

Die OP-Verwaltung steht Ihnen sowohl im

SELECTLINE AUFTRAG als auch im


SELECTLINE RECHNUNGSWESEN

zur Verfgung.

Da es sich im Allgemeinen um dieselbe Funktionalitt handelt, gilt dieses Kapitel fr beide Pro-
gramme. Unterschiedliche Handhabungen werden entsprechend gekennzeichnet.

Das Buchen mit OP-Verwaltung wird Ihnen im Kapitel des RECHNUNGSWESEN-


Handbuchs nher erlutert.

"Offene Posten" entstehen im A UFTRAG mit dem Erfassen von Umsatzbelegen (z.B. Eingangs-
oder Ausgangsrechnungen).

Wenn in Ihrem Programmverzeichnis auch das SELECT LINE R ECHNUNGSWESEN installiert ist, werden
Sie beim Anlegen eines neuen Mandanten im AUFTRAG gefragt, ob Sie die OP-Verwaltung gemein-
sam mit dem RECHNUNGSWESEN nutzen wollen.

Ja - Der OP wird erst angelegt, wenn der Beleg in die Fibu exportiert wurde (Direktexport). Im
AUFTRAG ist die Postenliste nur von informativer Bedeutung. Bei allen Funktionen, wie Bearbei-
ten, Zahlen, Ausgleichen oder Nachlassen werden Sie an die Fibu verwiesen.

Nein - Der OP wird mit dem Speichern des Beleges angelegt. In der Postenliste kann der offene
Posten bearbeitet, gezahlt, ausgeglichen und nachgelassen werden. Ebenso kann ein Ausgleich
zurck genommen werden.

Im R ECHNUNGSWESEN entsteht ein "Offener Posten" beim Buchen von Rechnungen und Zahlun-
gen, an denen ein Debitor oder Kreditor beteiligt ist. Es gilt ohne Buchung kein OP!

In allen Fllen entstehen Forderungen oder Verbindlichkeiten, die mit dem Eingang oder Aus-
gang von Zahlungen - automatisch oder manuell - ausgeglichen werden.

8.1 Personendaten
8.1.1 Debitoren & Kreditoren
Die Hauptstammdaten der OP-Verwaltung sind die Debitoren und Kreditoren bzw. Kunden und Haupt
Lieferanten. Sie erreichen die entsprechenden Tabellen ber "Offene Posten / Personendaten / Stammdaten
Debitoren" bzw. "Offene Posten / Personendaten / Kreditoren".

Vor dem Arbeiten mit "Offenen Posten" sollten Sie sich schlssig sein, ob Sie Ihre OP-Stammda- synchron
ten mit den Kontendaten synchronisieren wollen oder asynchron arbeiten. Diese Einstellung

125
8 Offene Posten

treffen Sie in den " Mandanteneinstellungen " ( siehe Kapitel3.4 Mandanteneinstellungen auf
Seite24). Bei synchroner Arbeitsweise wird mit dem Erfassen eines Debitoren oder Kreditoren
automatisch das Personenkonto unter "Stammdaten / Konten" mit identischer Kontonummer
angelegt (siehe Kapitel4.1 Konten auf Seite38). Daher sollten Kunden bzw. Lieferanten immer zu-
erst ber die OP-Verwaltung erfasst werden.

Fr im SELECTL INE A UFTRAG angelegte Stammdaten werden mit dem ersten Direkt- bzw. COM-Ex- Hinweis
port die entsprechenden "Personenkonten" angelegt. Zustzlich besteht die Mglichkeit, in den
Kontenstammdaten ber das Funktionsmen Personenkonten anlegen zu lassen. D.h. besteht
das Fibukonto noch nicht, aber der Kunde bzw. Lieferant existiert in den Stammdaten, knnen
die Kontenstammdaten entsprechend ergnzt werden.

Sollen die Adressnummer und das Personenkonto nicht identisch sein, arbeiten Sie asynchron. asynchron
Das entsprechende Personenkonto muss dann als Fibukonto in den Debitoren- bzw. Kreditoren-
stamm eingetragen werden. Dieses Konto mssen Sie vorher manuell angelegen. So kann z.B.
eine Gruppe von Debitoren ein gemeinsames Fibukonto nutzen.

Die Debitor- bzw. Kreditornummer kann maximal 13-stellig sein. Dabei sind sowohl numerische Nummer
als auch alphanumerische Angaben erlaubt.

Bestehen Forderungen gegenber einem Lieferanten aus einer erbrachten Leistung in Form von Debitorische
Gutschriften bzw. berzahlungen (debitorische Kreditoren) oder Verbindlichkeiten gegenber ei- Kreditoren
nem Kunden auf Grund von Gutschriften oder berzahlungen (kreditorische Debitoren) besteht
die Mglichkeit, dem Debitor einen entsprechenden Kreditor zuzuweisen bzw. diesen anzulegen
oder dem Kreditor einen entsprechenden Debitor zuzuweisen oder anzulegen. Sind bereits Kon-
taktdaten fr den anzulegenden oder zuzuordnenden Datensatz vorhanden kann festgelegt
werden, ob die entsprechenden Details bernommen ober gelscht werden sollen.

Die Kopplung der Debitoren und Kreditoren kann ber "Einstellungen / Zusatzfunktionen"
(F12) zurckgenommen werden.

Bei der Neueinrichtung sollten die Stammdaten datevkonform Kunden ab 10000 und Lieferan- Hinweis
ten ab 70000 gebildet werden.

Handelt es sich bei einem Mandanten um einen AUFTRAGS - und REWE -Mandanten, greifen beide
Programme auf denselben Kunden- und Lieferantenstamm zu.

Die Information zu den Kunden und Lieferanten werden auf mehreren Seiten erfasst. Der Wech-
sel zu den jeweiligen Punkten erfolgt ber eine Baumstruktur im linken Maskenbereich.

Adresse
Auf der Seite Adresse werden die Adressdaten sowie die Kommunikationsverbindungen des Kun- Adressdaten
den bzw. Lieferanten verwaltet.

In den " Stammdaten / Kreditoren " und " Stammdaten / Debitoren " knnen jetzt
Debitoren/Kreditoren dieselbe Adresse (Zusammenfhren) benutzen, was u.U. bei fehlendem
CRM-MODUL eine Doppelerfassung erspart.

126
8 Offene Posten

Dies kann durch das Neuanlegen oder die Auswahl eines Stammdatensatzes mit
im Kreditoren- bzw. mit im Debitorenstamm erreicht wer-
den.

Wird auf den erwhnten Schalter geklickt, ffnet sich nach Bettigung von Neu anlegender be-
kannte Dialog Datensatz anlegenmit der nchsten freien Nummer, um einen neuen Lieferan-
ten zu erffnen, in dem dieselben Daten des Kunden bernommen werden.

Weiter kann anstelle von Neu anlegenmit Zuordnenein bestehender Lieferant / Kunde oder
Debitor / Kreditor aus der sich ffnenden Auswahlliste zugeordnet werden.

Sind fr den ausgewhlten Datensatz Kontaktadressen vorhanden, kann festgelegt werden, ob


diese bernommen oder gelscht werden sollen.

Abbildung4.1:Seite Adresse

Fr die Felder Briefanrede und Anrede speichert das Programm Ihre letzten Eingaben. ber
den Auswahlschalter knnen diese dann wieder abgerufen werden.

Fr Auswertungen wird Bezug auf das Feld Firma genommen. Ist dieses nicht befllt wird die Hinweis
Eingabe im Feld Namen geprft und darauf zurckgegriffen.

Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, E- Mail- oder
Internetverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Pro-
gramme gestartet. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in
die Maske zur Telefon-Konfiguration.

Nhere Erluterungen hierzu finden Sie unter Abschnitt Tapi-Konfiguration im SELECTLINE SYSTEM -
Handbuch.

127
8 Offene Posten

Erfassen Sie die Mehrwertsteuer-Nummer. Die Eingabe wird beim Speichern der Daten auf ihre MWST
Richtigkeit geprft. USt-ID

Geben Sie die Steuernummer des Kunden bzw. Lieferanten an. Sie muss z.B. in Rechnungen
und Gutschriften mit angedruckt werden.

Die eigene Nummer ist die Lieferantennummer, unter der Sie beim Kunden gefhrt werden bzw. Eigene Nr.
die Kundennummer, unter der Sie beim Lieferanten erfasst sind.

Die Angabe der Sprache ist notwendig, wenn ber die Sprache Fremdsprachentexte selektiert Sprache
werden sollen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle unter "Stammdaten / Konstanten / Weitere... /
Sprachen" hinterlegten Datenstze.

Die "Mandantenwhrung" wird Ihnen als Vorgabewert fr die Whrung vorgeschlagen. Handelt Whrung
es sich um ein Fremdwhrungskunden bzw. -lieferanten knnen Sie ber den Auswahlschalter
aus der Whrungstabelle unter "Stammdaten / Konstanten / Whrungen" die entsprechende
Fremdwhrung whlen. Existiert das Personenkonto zu dem Kunden bzw. Lieferanten noch
nicht, wird dieses beim Speichern als Fremdwhrungskonto angelegt.

Bei asynchroner Arbeitsweise geben Sie das Personenkonto an, auf welchem der Debitor bzw. Fibukonto
Kreditor gefhrt werden soll. Diese Eingabemglichkeit steht Ihnen zur Verfgung wenn die
KLNr ungleich dem Personenkonto sein soll.

Als Mitarbeiter knnen Sie den Betreuer des Kunden eintragen, er hat nur informellen Charak- Mitarbeiter
ter.

Der Vertreter wird in der Provisionsabrechnung (S ELECTLINE A UFTRAG) am Umsatz dieses Kunden Vertreter
beteiligt. Er wird bei der Anlage eines neuen " Offenen Postens " automatisch in den OP
bernommen.

Ist die Kostenrechnung aktiviert, stehen Ihnen die Felder Kostenstelle und Kostentrger zu- Kostenstelle
stzlich zur Verfgung. Fr den Ausnahmefall, dass die "Kostenrechnung" auch fr Personenkon- Kostentrger
ten aktiviert ist, werden die hier hinterlegten Daten beim Anlegen des zugehrigen Personenkon-
tos in die Einstellungen bernommen. Wurde in den Kostenrechnungsoptionen der
"Mandanteneinstellungen" festgelegt, dass nur Kostenstelle oder -trger erlaubt ist, kann nur ei-
ner der beiden Werte hinterlegt werden. Das jeweils andere Feld wird ausgegraut.

Kontaktadresse
Sie knnen zu einem Kunden bzw. Lieferanten beliebig viele Kontaktpersonen verwalten und ei-
nen Standardansprechpartner festlegen. Je Kontaktadresse knnen in einem Memo-Feld zu-
stzliche Informationen gespeichert werden.

128
8 Offene Posten

Abbildung4.2:Seite Ansprechpartner

Mit Hilfe der S ELECTLINE -typischen Bearbeitungsmaske erstellen Sie neue Kontaktdaten, bearbei-
ten bestehende oder lschen nicht mehr bentigte.

Sie knnen je Ansprechpartner alle Adressangaben, die auch fr die Originaladresse mglich Adresse
sind, erfassen oder wenn die Kontaktdaten der Originaladresse entsprechen, diese ber den
Schalter bernehmen. Des Weiteren ist es mglich, Prioritten zu vergeben. Die
hier eingetragene Zahl bestimmt die Reihenfolge der Adressen in der Tabellenanzeige. Adressen
mit niedriger Prioritt werden oben eingeordnet.

Der Untereintrag "Info" erscheint erst, nach dem Speichern der Kontaktdaten und erneutem Be- Info
arbeiten. Hierber knnen Sie zur gewhlten Adresse Langtexte hinterlegen.

Die Seite "Extrafelder" erscheint nur, wenn Sie ber "Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte" Ex- Extrafelder
trafelder angelegt wurden. Nhere Erluterungen finden Sie im SELECT LINESYSTEM -Handbuch un-
ter dem Kapitel Extrafelder.

Zahlungskonditionen
Auf der Seite "Zahlungskonditionen" hinterlegen Sie wichtige Informationen hinsichtlich der Zah-
lungsbedingungen und des automatischen Zahlungsverkehrs (siehe Kapitel8.7 Zahlungsverkehr
auf Seite157).

129
8 Offene Posten

Abbildung4.3:Seite Zahlungskonditionen

Die Zahlungsbedingungen bilden die Grundlage fr die Verwaltung der "Offenen Posten" und fr Zahlungs-
die Erzeugung von Zahlungs- bzw. Mahnvorschlgen. Mit ihnen werden die Skontoflligkeiten bedingungen
und die Endflligkeit eines OP's festgelegt. Bei der Erstellung des Postens knnen im OP-Bearbei-
tungsdialog die Flligkeitsdaten nochmals angepasst werden. Alle Zahlungsbedingungen wer-
den im Programmpunkt "Offene Posten / Personendaten / Zahlungsbedingungen" erfasst und ver-
waltet (siehe Kapitel8.1.2 Zahlungsbedingungen auf Seite134).

Auf der Seite "Zahlungskonditionen" knnen auch eventuelle Sperren und eine Kreditlimite gere- Sperren
gelt werden. Wird fr den Kunden eine Mahnsperre gesetzt, gelangt kein OP mit entsprechen-
der KLNr in den Mahnlauf (siehe Kapitel8.8 Mahnwesen auf Seite157). Soll fr den Debitor gene-
rell keine Mahnsperre bestehen, aber einzelne Posten trotzdem nicht in die Mahnung gelangen,
knnen Sie fr diese eine Mahnsperre setzen.

Auf der Seite Zahlungskonditionen knnen Sie die Option Zahlsperre aktivieren. Einzelheiten Zahlsperre
zu dieser Option entnehmen Sie dem Abschnitt Elektronischer Zahlungsverkehr siehe
Kapitel12 elektronischer Zahlungsverkehr auf Seite228.

Die Belegsperre und die Kreditlimite sind nur im SELECT LINE AUFTRAG von Bedeutung und dienen Hinweis
im RECHNUNGSWESEN nur als Information.

Fr die automatische Erstellung von Zahlungsvorschlgen knnen Sie auswhlen, in welcher Automatischer
Form die "Offenen Posten" des Kunden am Zahlungsverkehr teilnehmen sollen. Zahlungs-
verkehr
Nur Zahlungseingnge
Nur Zahlungsausgnge
Zahlungsein- und Zahlungsausgnge

Ein OP kommt nur dann automatisch in den Zahlungsvorschlag, wenn fr den Kunden die ent-
sprechende Teilnahme eingestellt ist.

Sie knnen fr jeden Kunden bzw. Lieferanten ber eine oder mehrere Bankverbindun- Bankverbindung
gen, den Textschlssel fr den Zahlungsverkehr sowie den Bankbezug hinterlegen.

Der hinterlegte Kontoinhaber wird in allen "Auswertungen" und "Ausdrucken", die Zahlungen be-
treffen (z.B. Zahlungslauf), anstelle des Firmennamens benutzt.

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8 Offene Posten

Die Bankleitzahl dieser Bankverbindung knnen Sie aus den im Menpunkt " Stammdaten /
Konstanten / Banken" erfassten oder aus dem mitgelieferten Bankenverzeichnis auswhlen bzw.
eintragen (siehe Kapitel4.2.3 Banken auf Seite57).

Bei der IBAN (International Banking Account Number) handelt es sich um eine weltweit gltige IBAN
Nummer fr ein Girokonto. Sie wird aus der Kombination Kontonummer und Bankleitzahl gebil-
det. Mit Hilfe des Auswahlschalters am Eingabefeld kann die IBAN aus den Kontendaten oder die
Kontonummer und die Bankleitzahl aus der IBAN automatisch gebildet werden. Voraussetzung
hierfr ist, dass die Bank in den Stammdaten existiert.

Die IBAN findet immer mehr Bedeutung beim bargeldlosen Zahlungsverkehr und sollte daher, Hinweis
wenn vorhanden, ordnungsgemss in das Programm eingepflegt werden.

Die Angaben des Textschlssels werden bentigt, um den Zahlungsverkehr per DTA-Datei abwi- Textschlssel
ckeln zu knnen. Entsprechend der Einstellung im Feld Automatischer Zahlungsverkehr in den
Kunden- oder Lieferantenstammdaten lassen sich diese Felder bedienen.

Sie legen fest, welchen Schlssel die berweisung in der Datei erhlt: Zahlungs-
ausgang
manuell/DTA-Sfr-Inland
VESR 16-stellig
VESR 27-stellig
Roter (Bank)
Roter (Post)
Postmandant

Im Allgemeinen wird die Voreinstellung manuell/DTA-Sfr-Inland benutzt. Fr Inlands- und Aus-


landszahlungsverkehr entstehen jeweils getrennte Zahlungslufe und DTA-Dateien unterschiedli-
cher Formate:

Inland: DTAUS
Ausland: DTAZV

Zahlungseingnge knnen im Lastschriftverfahren wie folgt realisiert werden: Zahlungs-


eingang
manuell/DTA-Sfr-Inland
VESR
Roter Bank
Roter Post
Postmandant

Der Bankbezug ist die Bankverbindung des "Mandanten", ber die der Zahlungsverkehr abgewi- Bankbezug
ckelt werden soll. Die angegebene Verbindung wird in den "Offenen Posten" bernommen.

Wenn mehrere Bankverbindungen erfasst wurden, knnen Sie die Verbindung festlegen, ber Standard-
die der Zahlungsverkehr standardmssig ablaufen soll. bankverbindung

Details zum "automatischen Zahlungsverkehr" finden Sie im separaten Kapitel automatischer Zah- Hinweis
lungsverkehr. siehe Kapitel12 elektronischer Zahlungsverkehr auf Seite228

131
8 Offene Posten

Verbandsregulierung

Abbildung4.4:Seite Verbandsregulierung

Mit der Verbandsregulierung ist ber einen bestimmten Debitor bzw. Kreditor eine zentrale Re-
gulierung von Rechnungen, Mahnungen etc. aller, dem Zentralregulierer angeschlossenen, Kun-
den bzw. Lieferanten mglich.

Allen Mitgliedern eines Verbandes knnen Sie den entsprechenden Verbandsregulierer (muss in Verbands-
den Stammdaten vorhanden sein) zuordnen. Das Feld ist fr Eingaben nur frei, wenn der Kunde mitglied
selbst kein Verbandsregulierer ist, d.h. wenn es keine Angaben zu Delkredere gibt.

Tragen Sie Ihre eigene Mitgliedsnummer ein, unter der Sie als Mitglied innerhalb des Verbandes
gefhrt werden.

Die Aktivierung der Option bewirkt, dass in den "Offenen Posten"


des Kunden anstelle der Zahlungsbedingung des Verbandsregulierers die eigene, unter Zah-
lungskonditionen festgelegte, Zahlungsbedingung verwendet wird.

Fr Zentralregulierer knnen Sie die vertraglich vereinbarte Provision getrennt fr Rechnungen Verband
und Gutschriften in Prozent hinterlegen. Geben Sie zudem das Konto an, auf welches das Delkre-
dere laufen soll. Diese Felder sind nur eingabebereit, wenn es sich nicht um ein Verbandsmit-
glied handelt.

Die OP-Verwaltung (Zahlungslauf, Mahnungen etc.) luft komplett ber den Zentralregulierer. Offene
Wird mit einer Rechnung ein Mitgliedskonto bebucht, dann erfolgt automatisch eine Umbu- Posten
chung auf das Verbandskonto. Das bedeutet, es gibt nur einen offenen Rechnungs-OP fr den
Verband, aber keinen fr den eigentlichen Rechnungsempfnger. Durch die Eingabe von Delkre-
dere-Prozenten wird der "Offene Posten" des Verbandes entsprechend vermindert. Die Mahnun-
gen werden dann fr den Zentralregulierer erstellt. Zustzlich kann ein informelles Mahnformu-
lar fr das Verbandsmitglied gedruckt werden.

Kontoauszug
Der Kontoauszug gibt Ihnen einen berblick ber alle offenen und erledigten Posten eines Kun-
den bzw. Lieferanten.

132
8 Offene Posten

Abbildung4.5:Kontoauszug

Im oberen Maskenbereich wird Ihnen der Gesamtsaldo des Debitors bzw. Kreditors und fr Kun-
den zustzlich die gemahnte Summe angezeigt. Der untere Bereich stellt dann je nach Auswahl
alle offenen und / oder erledigten Posten zu dem aktuellen Datensatz dar. Dadurch erhalten Sie
stets einen kompakten berblick ber die offenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten Ihres
Kunden bzw. Lieferanten.

Mahnhistorie
ber die Mahnhistorie eines Kunden erhalten Sie einen detaillierten berblick ber alle getti-
gten Mahnungen und deren einzelne Positionen. Mit Doppelklick auf eine Position, gelangen Sie
in den entsprechenden Mahnbeleg (siehe Kapitel8.8.2 Mahnbeleg auf Seite162).

Abbildung4.6:Seite Mahnhistorie

Die obere Tabelle listet alle erstellten Mahnungen auf. Fr den jeweils markierten Datensatz wer-
den in der unteren Tabelle die einzelnen gemahnten Positionen angezeigt.

Text, Freie Felder, Journal und Extrafelder


Ihnen steht ein Langtextfeld fr die Erfassung zustzlicher Kommentare des Debitors bzw. Kredi- Text
tors zur Verfgung. Zustzlich haben Sie die Mglichkeit einen Memotext zu hinterlegen. Dieser
wird bei der Erfassungen eines Beleges zum Kunden in der SELECTLINE AUFTRAG automatisch aufge-
rufen.

Jedem Kunden bzw. Lieferanten stehen fr die individuelle Erfassung zustzlicher Daten freie Fel- Freie Felder
der zur Verfgung. Diesen knnen Sie selbst eine Bedeutung geben und ber den Schalter
eine eigene Bezeichnung fr die Bildschirmanzeige und den Ausdruck zuord-
nen.

133
8 Offene Posten

Auf der Seite "Journal" haben Sie die Mglichkeit, datensatzbezogene Notizen und Termine anzu- Journal
legen. Nicht erledigte Termine werden in den offenen Terminen gelistet.

Nheres zum Anlegen und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt Notizen / Termine im S YSTEM -
Handbuch der SELECTLINE -Programme.

Die Seite "Extrafelder" erscheint nur, wenn ber "Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte" fr Extrafelder
die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfgen in diesen zustzlichen Maskenbereich er-
folgt in allen Datenmasken, fr die Extrafelder vorgesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extra-
felder im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme beschrieben.

8.1.2 Zahlungsbedingungen
Fr die Verwaltung von Skontofristen und Flligkeiten erfassen Sie ber " Offene Posten /
Personendaten / Zahlungsbedingungen" Ihre Zahlungsbedingungen als "Stammdaten". Die Zah-
lungskonditionen bilden die Grundlage fr die Verwaltung der "Offenen Posten" und damit fr
die Erzeugung von Zahlungs- bzw. Mahnvorschlgen.

Abbildung4.7:Zahlungsbedingungen

Der Datensatzschlssel fr die Zahlungsbedingungen ist 2-stellig.

Neben einer ausfhrlichen Bezeichnung (2 mal 40 Zeichen) knnen Sie eintragen, nach wie vielen
Tagen Rechnungen zu bezahlen sind und innerhalb welcher Frist Skonto auf den Rechnungsbe-
trag gewhrt wird. Die Fristen knnen als Abstand zum Rechnungsdatum (in Tagen) oder als
konkretes Datum angegeben werden.

Sie whlen innerhalb von ?? Tagen und tragen in das folgende Eingabefeld eine 20 ein, dann Beispiel
ist die Rechnung in 20 Tagen zu bezahlen. Whlen Sie aber zum nchsten ??. aus und tragen
in das folgende Eingabefeld eine 20 ein, dann ist die Rechnung zum 20. des aktuellen Monats zu
begleichen, wenn ihr Datum vor dem 20. liegt, bzw. zum 20. des Folgemonats, wenn das Datum
nach dem 20. liegt.

In den "Offenen Posten" haben Sie die Mglichkeit, fr die Berechnung der Zahlungsfristen, ab- Hinweis
weichend zum Belegdatum ein Valutadatum zu erfassen. Die Zahlungsfrist wird dadurch erst be-
ginnend ab diesem Datum berechnet.

134
8 Offene Posten

Die Seite "Extrafelder" erscheint nur, wenn ber "Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte" fr Extrafelder
die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfgen in diesen zustzlichen Maskenbereich er-
folgt in allen Datenmasken, fr die Extrafelder vorgesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extra-
felder im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE-Programme beschrieben.

8.1.3 Mitarbeiter
Die Verwaltung von Mitarbeitern unter "Offene Posten / Personendaten / Mitarbeiter" ermglicht
es Ihnen, fr jeden "Offenen Posten" einen Betreuer zuzuordnen und somit ggf. eine Provisions-
berechnung zu gewhrleisten.

Abbildung4.8:Mitarbeiter

Fr die Mitarbeiternummer steht ein maximal 6-stelliger Datensatzschlssel zur Verfgung. Es Mitarbeiter-
bietet sich an, die firmeninternen Personalnummern als eindeutigen Datensatzschlssel zu ver- nummer
wenden. Soll diese nicht verwendet werden, steht Ihnen fr die Angabe das 6-stellige Eingabe-
feld Personalnummer zur Verfgung.

Wird die Passwortverwaltung genutzt und der Mitarbeiter arbeitet auch mit dem Programm, ist Benutzer
im Feld Benutzer der Benutzername des Mitarbeiters aus der "Passwortverwaltung" auszu-
whlen. Diese Angabe ist wichtig fr die Terminverwaltung.

Bei der Bearbeitung des "Offenen Postens" hinterlegen Sie den entsprechenden Mitarbeiter als Hinweis
Vertreter.

Ihnen steht ein Memofeld fr die Erfassung zustzlicher Informationen ber den Mitarbeiter zur Text
Verfgung.

Jedem Mitarbeiter steht fr die individuelle Erfassung zustzlicher Daten freie Felder zur Freie Felder
Verfgung. Diesen knnen Sie selbst eine Bedeutung geben und ber den Schalter
eine eigene Bezeichnung, fr die Bildschirmanzeige und den Ausdruck, zuord-
nen.

135
8 Offene Posten

Auf der Seite "Journal" haben Sie die Mglichkeit, datensatzbezogene Notizen und Termine anzu- Journal
legen. Nicht erledigte Termine werden in den offenen Terminen gelistet.

Nheres zum Anlegen und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt Notizen / Termine im S YSTEM -
Handbuch der SELECTLINE -Programme.

Die Seite "Extrafelder" erscheint nur, wenn ber "Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte" fr Extrafelder
die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfgen in diesen zustzlichen Maskenbereich er-
folgt in allen Datenmasken, fr die Extrafelder vorgesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extra-
felder im SYSTEM-Handbuch der SELECTLINE -Programme beschrieben.

8.2 Postenliste
In der "Offene Postenliste" unter "Offene Posten / Bearbeiten" erhalten Sie einen berblick ber
alle Ihre offenen und erledigten Debitoren und Kreditoren.

Die Ansicht erfolgt jahresbergreifend, d.h. Sie knnen jederzeit zurckverfolgen wann welcher
OP angelegt und welche Posten miteinander verrechnet wurden.

Sie erhalten die Postenliste in getrennten Ansichten fr offene und erledigte "Debitoren" und fr
offene und erledigte "Kreditoren".

Mit Klick auf das jeweilige Schaltersymbol wechseln Sie in der Tabelle zwischen den
einzelnen Stati.

ber laden Sie die Tabelle neu und aktualisieren Sie mit ggf. genderten oder neu angeleg-
ten Daten.

Alle Aktionen, die "Offenen Posten" betreffend, erreichen Sie aus der Postenliste ber die Icons Funktions-
in der Funktionsleiste, ber das Kontextmen (rechte Maustaste) und ber Tastenkrzel. aufruf

Anhand der Flligkeit wird ermittelt, ob ein Posten regulr offen, berfllig oder bereits ge- Legende
mahnt ist und farblich, laut Legende in der Statuszeile, entsprechend dargestellt.

Abbildung4.9:Postenliste

136
8 Offene Posten

8.2.1 Offene Posten bearbeiten


ber oder [Alt] + [Enter] bekommen Sie alle Informationen zum ausgewhlten Posten. In Ab- Offene Posten
hngigkeit von Status und Art des Postens knnen einzelne Felder noch bearbeitet werden. bearbeiten

Um die bersichtlichkeit in dieser Anzeige zu erhhen, lassen sich die einzelnen Abschnitte
Rechnung, Zahlungsverkehr, Mahnung, Vertreter, Kostenrechnung und Extrafelder
auf- und zuklappen.

Im allgemeinen Bereich werden belegrelevante Daten, wie z.B. Betrag, Kunde und OP-Beleg, an- Allgemein
gezeigt. Wird asynchron gearbeitet existiert unterhalb des Fibukontos noch das Feld Debitor
bzw. Kreditor. An diesen Angaben kann ber den "Offenen Posten" keine nderung durch-
gefhrt werden. Sollen Anpassungen erfolgen, mssen Sie ber die Quelle, also den Buchungs-
satz im SELECTLINE RECHNUNGSWESEN, gehen.

Im AUFTRAG steht Ihnen zustzlich das Feld Projekt zur Verfgung. Sie knnen einen Beleg je-
derzeit einem fr den jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten offenes Projekt zuordnen.

Abbildung4.10:Offene Posten bearbeiten

Der Abschnitt Rechnung zeigt Ihnen die Zahlungsziel- und Skontoinformationen an. Sollen An- Rechnung
passungen erfolgen, mssen diese im A UFTRAG ebenfalls ber die Quelle des OP's durchgefhrt
werden. Fr OP's aus dem RECHNUNGSWESEN kann die Anpassung direkt ber den OP erfolgen. Fr
Zahlungen ist dieser Reiter nicht von Interesse und es knnen keine Einstellungen vorgenom-
men werden.

Soll die Flligkeit nicht auf dem Beleg- bzw. Buchdatum basieren, knnen Sie ein Valutadatum
eintragen. Die Flligkeitsberechnung erfolgt dann anhand dieses Datums.

Der Steuersplitt gibt an, auf welche Steuerschlssel zu welchem Anteil der OP-Betrag verteilt ist.
Diese Information wird bei der Skontoberechnung dringend bentigt.

Bei der Erfassung von OP-Vortrgen im R ECHNUNGSWESEN ist auf die Angabe des Steuersplitts be- Hinweis
sonders zu achten, da die Zuordnung des Skontoabzugs bei der Zahlung entsprechend erfolgt.

137
8 Offene Posten

Die Einstellungen fr den Zahlungsverkehr werden aus dem Kunden bzw. Lieferanten Zahlungs-
bernommen und knnen ggf. fr jeden einzelnen OP angepasst werden. Soll ein einzelner Pos- verkehr
ten nicht in den automatischen Zahlungsverkehr gelangen, setzen Sie eine Zahlsperre.

Der Bankbezug gibt die Kontoverbindung des Mandanten an, ber welche der Zahlungsverkehr
fr diesen OP abgewickelt werden soll. Die Bankverbindung entspricht dem Bankkonto des Kun-
den bzw. Lieferanten ber welchen die berweisung bzw. die Lastschrift erfolgt.

Der Betrag "Zu Zahlen" ist der noch offene Betrag des OP's abzglich Teilzahlungen.

Das Feld Zu Zahlen sollte nicht manuell angepasst werden, sondern automatisch ber ent- Hinweis
sprechende Teilzahlungen seinen Wert erhalten.

Die Mahnstufe kann manuell gendert werden. Beim Zurcksetzen wird die Mahnposition aus Mahnung
dem entsprechenden Mahnbeleg gelscht.

Ausserdem prft das Programm dabei die in den "Mandanteneinstellungen" festgelegte Anzahl
der Mahnstufen und ob die Option Abweichende Mahnstufen zulassen gesetzt ist.

Es ist hier nur die Eingabe von Ziffern zulssig, ohne Aktivierung der Option <= der maximalen
Mahnstufe, mit Option >= 10.

Soll ein OP nicht gemahnt werden, knnen Sie diesem eine Mahnsperre vergeben.

ber das Kontextmen der OP-Verwaltung knnen Sie sich eine Mahninfo anzeigen lassen. Sie Hinweis
erhalten eine bersicht ber die Belege, in denen sich der Posten zur Mahnung befindet. Eben-
falls ber dieses Kontextmen knnen Sie Mahnstufen zurcknehmen, ohne extra in den OP-Be-
arbeitungsdialog zu gehen.

Fr die Provisionsrechnung Ihrer Mitarbeiter hinterlegen Sie je "Offenen Posten" einen Vertreter. Vertreter
Im S ELECT L INE A UFTRAG wird dieser ber den Kunden bzw. Lieferanten oder ber den Beleg
bernommen. Sind in dem Mitarbeiterstamm Provisionsgruppen hinterlegt, wird die Vermitt-
lungsgebhr anhand des provisionsfhigen Betrags, welcher als Bemessungsgrundlage dient,
automatisch errechnet. Bei der manuellen Auswahl eines Vertreters im OP, mssen die Provisi-
on und BMG manuell eingegeben werden.

Kostenrechnungsdaten knnen nur direkt ber die Quelle angepasst werden. Die Felder werden Kosten-
nur gefllt, wenn der OP im AUFTRAG entsteht oder ber einen OP-Vortrag im RECHNUNGSWESEN er- rechnung
fasst wurde. Fr ber Buchungen entstandenen "Offene Posten" findet das Programm die ent-
sprechenden Kostenstze ber einen Verweis in der Kostensatztabelle.

Der Bereich Extrafelder erscheint nur, wenn ber "Mandant Einstellungen Vorgabewerte" Extrafelder
fr die Tabelle "Offene Posten" Extrafelder angelegt wurden. Das Anlegen von Extrafeldern und
das Einfgen in diesen zustzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Datenmasken, fr die Extrafel-
der vorgesehen sind, gleich (vgl. Abschnitt Extrafelder im S YSTEMHANDBUCH der S ELECT L INE -Pro-
gramme).

138
8 Offene Posten

Ausgleichsinformationen
Sie haben mehrere Mglichkeiten sich per Postenliste ber die einzelnen gettigten Ausgleiche
zu informieren.

Abbildung4.11:OP-Ausgleichsinformation

Der Schalter [F6] ist nur fr Posten aktiv, die bereits ausgeglichen bzw. teilweise ausgegli- Ausgleichs-
chen sind. ber diesen erhalten Sie Ausgleichsinformationen mit welchem Posten der markierte information
verrechnet wurde.

8.2.2 Ausgleich und Zahlung


Zahlungsbuchungen und OP-Ausgleiche knnen in der SELECTLINE SOFTWARE auf unterschiedliche
Weise erfolgen. Zahlungen knnen direkt im Beleg oder ber die Postenliste erfasst werden. Da-
bei entsteht, wie beim manuellen Buchen, aus der Zahlung ein Zahlungs-OP, mit dem der
Rechnungs-OP entweder sofort oder zu einem spteren Zeitpunkt ausgeglichen werden kann.
Beim Verrechnen gelangen dann beide Posten, soweit ein vollstndiger Ausgleich erfolgt, auf die
Seite der erledigten Posten. Ergibt der Ausgleich einen Differenzbetrag, verbleibt dieser als Rest-
OP in der Liste der "Offenen Posten". Dieser kann nach verfolgt oder ggf.
ausgebucht/nachgelassen werden.

Fr einen oder mehrere in der Postenliste/Ausgleichsmaske markierte/n OP's/s knnen Sie ber
oder OP's-unabhngig ber eine Zahlungsbuchung oder Freie Zahlung erfassen.

Zahlung aus der Postenliste

Direkt aus der grossen Postenliste kann jeweils nur fr einen "Offenen Posten" eine Zahlung gene-
riert werden.

Markieren Sie den Posten, fr den Sie eine Zahlung erfassen wollen. ber den Schalter bzw.
[Ctrl] + [Z] der OP-Tabelle oder ber den Schalter im Statusbereich der Belegmaske er-
halten Sie den Zahlungsdialog.

139
8 Offene Posten

Abbildung4.12:Zahlung Rewe

Hier erfassen Sie alle zahlungsrelevanten Daten. Das Programm gibt Ihnen mit Hilfe der Werte
aus dem OP bereits bestimmte Einstellungen vor.

Datum - Das aktuelle Systemdatum wird als Zahldatum vorgeschlagen.

OPBeleg - Der OPBeleg wird aus dem Rechnungs-OP bernommen.

Im A UFTRAG stellt das Belegfeld sowohl OPBeleg als auch die Belegnummer dar. Fr das
RECHNUNGSWESEN sind hierfr zwei separate Eintragungsmglichkeiten vorgesehen. Der Buchbe-
leg kann dabei auch aus einem Nummernkreis bernommen werden.

Fibu-Konto / Bankbezug - Um die Zahlung zu erstellen, ist es zwingend erforderlich ein Fibu-Kon-
to (Finanzkonto) bzw. einen Bankbezug anzugeben. ber den Bankbezug wird beim Export aus
dem AUFTRAG das sptere Fibu-Konto ermittelt.

Buchungstext - Wurde in den "Mandanteneinstellungen" auf der Seite "Zahlungsverkehr" ein Text
fr Zahlungen hinterlegt, wird dieser hier verwendet.

Betrag - Als Zahlbetrag wird Ihnen automatisch der noch offene Betrag des OPs ggf. abzglich
Skonto angezeigt. Soll eine Teilzahlung erfolgen, muss der Betrag entsprechend angepasst wer-
den.

Skonto - Im R ECHNUNGSWESEN bedingen sich die Felder Zahlbetrag und Skonto, d.h. wird ei-
nes der beiden verndert, berechnet das Programm automatisch das andere Feld neu. Soll nur
eine Teilzahlung erfolgen, ist dann der Wert aus dem Feld Skonto zu entfernen (keine 0 eintra-
gen).

Liegt der OP in der Skontofrist, trgt das Programm automatisch die Felder mit entsprechenden
Werten vor. Im RECHNUNGSWESEN wird zustzlich bei berschrittener Skontofrist ein Abfrage fr
die Skontogewhrung gestellt, bei positiver Antwort wird auch in diesem Fall der Skonto vorge-
tragen. Wird Skonto gezogen, erscheint nach Besttigung des Zahlungsdialogs ein neues Fens-
ter, um den Nachlass zu verbuchen. (nur im RECHNUNGSWESEN)

Zahlung erstellen - Mit dem Verbuchen der Zahlung wird im AUFTRAG der entsprechende "Offene
Posten" angelegt bzw. im RECHNUNGSWESEN der dazugehrige Buchungssatz erzeugt, auf welchem

140
8 Offene Posten

der Zahlungs-OP beruht. Teilausgleiche und komplette Verrechnungen der gewhlten Posten er-
folgen automatisch.

OP in Fremdwhrung zahlen - Bei der Zahlung von Fremdwhrungs-OPs wird zustzlich die
Mglichkeit geboten, die Whrungskurse anzupassen. In der dazugehrigen Eingabemaske wird
ber die Eingabe des tatschlichen Zahlbetrages der aktuelle Whrungskurs oder ber die Einga-
be des aktuellen Kurses der erforderliche Zahlbetrag ermittelt. Dieser Kurs kann optional auch
als Tageskurs in die "Stammdaten" der Whrungstabelle bernommen werden.

Zahlung aus der Ausgleichsmaske

Sollen mit einem Zahlbetrag mehrere OPs ausgeglichen werden, hat man aus der OP-Ausgleichs-
maske heraus die Mglichkeit der Mehrfachselektion. Dabei muss der Saldo der OP-Betrge plus
Skonto dem Zahlbetrag entsprechen.

ber den Schalter oder per Doppelklick auf einen OP bzw. ber den Schalter im Sta-
tusbereich der Belegmaske starten Sie den OP-Ausgleich fr den jeweiligen (markierten) Debitor
bzw. Kreditor ausgehend vom ausgewhlten Beleg. In der Ausgleichsmaske werden alle zum De-
bitor bzw. Kreditor existierenden "Offenen Posten" zum Ausgleich angeboten.

Abbildung4.13:mehrere offene Posten ausgleichen Rewe

Selektion

ber kennzeichnen Sie die Posten, die am Ausgleich teilnehmen sollen (diese Posten
werden gelb gekennzeichnet, die Zeilen werden grn hinterlegt). Markieren und Demarkieren
knnen Sie auch per Leertaste oder Doppelklick auf den Posten. Eine bereichsweise Markierung
(von/bis) erreichen Sie, indem Sie mit der Tastenkombination [Umschalt] + [Leertaste] jeweils
den ersten und letzten Posten markieren. Nach dem selben Prinzip aber mit der Tastenkombina-
tion dem [Ctrl] + [Leertaste] knnen Sie bereichsweise die Markierung wieder aufheben.

Bei Unterzahlung gibt es die Mglichkeit, den vorgeschlagenen Skontobetrag lt. Zahlungsbedin-
gung zu bernehmen, OP's anzupassen oder abweichend vom Vorschlag nachzulassen und da-
mit auch Teil-Ausgleiche bzw. Rest-OP's's zu erzeugen.

Dialogbeschreibung

Zahlungstyp, Personenkonto, Debitor - Vorschlagswerte aus markiertem OP's. Hier nderbar.

Datum / Beleg - Belegvorschlagswert aus markiertem OP's.

Bankbezug - Belegvorschlagswert aus markiertem OP's bzw. frei eingebbar.

141
8 Offene Posten

Text - Generierbar ber Mandanteneinstellung "Zahlungslufe".

Zahlbetrag - Vorschlagswert ist der offene Betrag. nderbar.

Skonto (nicht fr Vorkassebelege) - Vorschlagswert aus Zahlungsbedingungen des markierten


OP's.

Die Felder Zahlbetrag und Skonto bedingen einander. D.h. wird das eine
Feld angepasst, wird das andere Feld neu berechnet.
Geben Sie einen vom kompletten OP's-Betrag verschiedenen Wert in das Feld
Zahlbetrag ein und lschen dann aus dem Feld Skonto den automatisch errech-
neten Betrag, ist ein Teilausgleich mglich.

"Kurse anpassen"
Die Schaltflche ist nur bei Zahlung von Fremdwhrungs-OP's vorhanden.

Vorkasse - Wird die Zahlung fr einen Vorkassebeleg erfasst, knnen Sie mit dem Schalter "Anle-
gen" den gewnschten Vorkassebeleg zuordnen.

Ebenso knnen Sie eine Zuordnung mit dem Schalter "Entfernen" wieder rckgngig machen.

Dieser Eingabebereich erscheint im Auftrag immer, im Rechnungswesen nur bei einem gemein-
samen, direkt gekoppelten Mandanten, fr den Vorkasseinformationen gespeichert sind.

8.2.3 Ausgleich und Zahlung


Zahlungsbuchungen und OP-Ausgleiche knnen in der S ELECTLINE S OFTWARE auf unterschiedliche
Weise erfolgen. Zahlungen knnen direkt im Beleg oder ber die Postenliste erfasst werden. Da-
bei entsteht, wie beim manuellen Buchen, aus der Zahlung ein Zahlungs-OP, mit dem der
Rechnungs-OP entweder sofort oder zu einem spteren Zeitpunkt ausgeglichen werden kann.
Beim Verrechnen gelangen dann beide Posten, soweit ein vollstndiger Ausgleich erfolgt, auf die
Seite der erledigten Posten. Ergibt der Ausgleich einen Differenzbetrag, verbleibt dieser als Rest-
OP in der Liste der " Offenen Posten " . Dieser kann nach verfolgt oder ggf.
ausgebucht/nachgelassen werden.

Zahlung aus der Postenliste


Direkt aus der grossen Postenliste kann jeweils nur fr einen "Offenen Posten" eine Zahlung gene-
riert werden.

Markieren Sie den Posten, fr den Sie eine Zahlung erfassen wollen. ber den Schalter bzw. Zahlen
[Ctrl] + [Z] der OP-Tabelle oder ber den Schalter im Statusbereich der Belegmaske er-
halten Sie den Zahlungsdialog.

142
8 Offene Posten

Abbildung4.14:Zahlung Auftrag

Abbildung4.15:Zahlung Rewe

Hier erfassen Sie alle zahlungsrelevanten Daten. Das Programm gibt Ihnen mit Hilfe der Werte
aus dem OP bereits bestimmte Einstellungen vor.

Das aktuelle Systemdatum wird als Zahldatum vorgeschlagen. Datum

Der OPBeleg wird aus dem Rechnungs-OP bernommen. OPBeleg

Im A UFTRAG stellt das Belegfeld sowohl OPBeleg als auch die Belegnummer dar. Fr das
RECHNUNGSWESEN sind hierfr zwei separate Eintragungsmglichkeiten vorgesehen. Der Buchbe-
leg kann dabei auch aus einem Nummernkreis bernommen werden.

Um die Zahlung zu erstellen, ist es zwingend erforderlich ein Fibu-Konto (Finanzkonto) bzw. ei- Fibu-Konto
nen Bankbezug anzugeben. ber den Bankbezug wird beim Export aus dem AUFTRAG das spte- Bankbezug
re Fibu-Konto ermittelt.

Wurde in den "Mandanteneinstellungen" auf der Seite "Zahlungsverkehr" ein Text fr Zahlungen Buchungstext
hinterlegt, wird dieser hier verwendet.

Als Zahlbetrag wird Ihnen automatisch der noch offene Betrag des OPs ggf. abzglich Skonto Betrag
angezeigt. Soll eine Teilzahlung erfolgen, muss der Betrag entsprechend angepasst werden.

Im RECHNUNGSWESEN bedingen sich die Felder Zahlbetrag und Skonto, d.h. wird eines der bei- Skonto
den verndert, berechnet das Programm automatisch das andere Feld neu. Soll nur eine

143
8 Offene Posten

Teilzahlung erfolgen, ist dann der Wert aus dem Feld Skonto zu entfernen (keine 0 eintragen).

Liegt der OP in der Skontofrist, trgt das Programm automatisch die Felder mit entsprechenden
Werten vor. Im RECHNUNGSWESEN wird zustzlich bei berschrittener Skontofrist ein Abfrage fr
die Skontogewhrung gestellt, bei positiver Antwort wird auch in diesem Fall der Skonto vorge-
tragen. Wird Skonto gezogen, erscheint nach Besttigung des Zahlungsdialogs ein neues Fens-
ter, um den Nachlass zu verbuchen. (nur im RECHNUNGSWESEN)

Mit dem Verbuchen der Zahlung wird im A UFTRAG der entsprechende "Offene Posten" angelegt Zahlung
bzw. im RECHNUNGSWESEN der dazugehrige Buchungssatz erzeugt, auf welchem der Zahlungs-OP erstellen
beruht. Teilausgleiche und komplette Verrechnungen der gewhlten Posten erfolgen automa-
tisch.

Bei der Zahlung von Fremdwhrungs-OPs wird zustzlich die Mglichkeit geboten, die Whru- OP in
ngskurse anzupassen. In der dazugehrigen Eingabemaske wird ber die Eingabe des tatschli- Fremdwhrung
chen Zahlbetrages der aktuelle Whrungskurs oder ber die Eingabe des aktuellen Kurses der er- zahlen
forderliche Zahlbetrag ermittelt. Dieser Kurs kann optional auch als Tageskurs in die
"Stammdaten" der Whrungstabelle bernommen werden.

Zahlung aus dem Ausgleichsdialog


Sollen mit einem Zahlbetrag mehrere OPs ausgeglichen werden, hat man aus der OP-Ausgleichs-
maske heraus die Mglichkeit der Mehrfachselektion. Dabei muss der Saldo der OP-Betrge plus
Skonto dem Zahlbetrag entsprechen.

ber den Schalter oder per Doppelklick auf einen OP bzw. ber den Schalter im Sta-
tusbereich der Belegmaske starten Sie den OP-Ausgleich fr den jeweiligen (markierten) Debitor
bzw. Kreditor ausgehend vom ausgewhlten Beleg. In der Ausgleichsmaske werden alle zum De-
bitor bzw. Kreditor existierenden "Offenen Posten" zum Ausgleich angeboten.

Abbildung4.16:mehrere Offene Posten zahlen

Abbildung4.17:mehrere offene Posten ausgleichen Rewe

ber kennzeichnen Sie die Posten, die am Ausgleich teilnehmen sollen (diese Posten Selektion
werden gelb gekennzeichnet, die Zeilen werden grn hinterlegt). Markieren und Demarkieren

144
8 Offene Posten

knnen Sie auch per Leertaste oder Doppelklick auf den Posten. Eine bereichsweise Markierung
(von/bis) erreichen Sie, indem Sie mit der Tastenkombination [Umschalt] + [Leertaste] jeweils
den ersten und letzten Posten markieren. Nach dem selben Prinzip aber mit der Tastenkombina-
tion dem [Ctrl] + [Leertaste] knnen Sie bereichsweise die Markierung wieder aufheben.

Liegt der markierte Posten innerhalb der Skontofrist wird dieses automatisch vorgetragen. Ist Skonto
die Skontofrist berschritten, erhalten Sie eine Nachfrage, ob es trotzdem gewhrt werden soll.

In der Statuszeile wird der Saldo des Ausgleichs mitgefhrt. Erst wenn dieser Null ist, ist der Aus- Saldo
gleich mglich.

Werden alle Posten komplett gezahlt und es ist keine Anpassung notwendig, kann ber aus Zahlung
dem Ausgleichsfenster die Zahlung fr diesen Geschftsvorfall generiert werden. Der Zahlungs-
dialog entspricht dem aus Kapitel Zahlung aus der Postenliste (siehe Kapitel8.2.3 Ausgleich
und Zahlung auf Seite142), mit dem Unterschied, dass im SELECTLINE AUFTRAG ber den Ausgleichs-
dialog kein Skonto manuell angepasst werden kann. Mit Besttigung des Zahlungsdialogs ent-
steht ein neuer "Offener Posten", mit welchem die selektierten Belege sofort ausgeglichen und
erledigt werden. Im SELECTLINE RECHNUNGSWESEN wird zustzlich der entsprechende Buchungssatz
erzeugt. Nach dem Ausgleich sind die markierten Zeilen nicht mehr in der Tabelle der "offenen
Posten" vorhanden. Sie erscheinen jetzt in der Tabelle der erledigten Posten.

Ist der Saldo des Ausgleichs nicht Null, Sie wollen den Fehlbetrag aber nicht als Nachlass verbu- Hinweis
chen, ist ein Teilausgleich mglich.

OP-Ausgleich
Existiert die Zahlung bereits, d.h. es befindet sich bereits ein entsprechender Posten in den offe-
nen Debitoren bzw. Kreditoren, aber es hat noch kein Ausgleich mit einer Rechnung stattgefun-
den, knnen Sie die Verrechnung ebenfalls ber die Ausgleichsmaske der OP-Verwaltung vorneh-
men. Dabei werden "Offene Posten" mit dem dazugehrigen Zahlungseingang oder Zahlungs-
ausgang ausgeglichen. Aus den offenen werden dadurch erledigte Posten.

Markieren Sie fr einen einfachen Ausgleich, wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben, die Ausgleich
auszugleichenden Belege (Rechnungen und Zahlungen). Der Saldo des Ausgleichs in der Status-
zeile muss Null ergeben. gleicht die selektierten Posten gegeneinander aus sie erhalten da-
durch den Status erledigt und wechseln damit in die Liste der erledigten Posten.

ber den Schalter knnen Sie den Ausgleichsbetrag eines oder mehrerer OPs so Anpassen
ndern, dass gegen eine nicht komplette Zahlung ausgeglichen werden kann und somit Teilzah-
lungen mglich sind. Wenn z.B. der Fehlbetrag nicht als Nachlass gewhrt werden soll, wird auf
diese Weise ein aktueller Rest-OP zum Nachverfolgen erzeugt.

145
8 Offene Posten

Abbildung4.18:Offene Posten anpassen

In der OP-Liste bleibt nach dem Ausgleich nur der Posten mit dem fehlenden Restbetrag stehen.

Abbildung4.19:Offene Posten Rest-OP

Der OP, welcher angepasst werden soll, muss von den markierten der aktive (Pfeil im Markie-
rungsfeld) sein In der Regel betrifft dies den Rechnungs-OP.

ber den Schalter bzw. mit der Funktionstaste [F9] knnen Sie die angebotenen Betrge fr
die Ausgleichsanpassung bernehmen. Wurden fr alle Belege die Betrge entsprechend ange-
passt, muss der Ausgleichssaldo Null ergeben, erst wenn dies der Fall ist, kann der Ausgleich
auch tatschlich erfolgen. gleicht die selektierten Posten gegeneinander aus sie erhalten
den Status erledigt und wechseln damit in die Liste der erledigten Posten. In der "Liste der offe-
nen Posten" bleibt nur der OP mit dem fehlenden Restbetrag stehen.

Wurde Skonto gewhrt, erscheint im RECHNUNGSWESEN der Folgedialog, um den Nachlass zu ver- Hinweis
buchen. Im AUFTRAG wird das Skontokonto ber den verwendeten Steuercode gezogen.

Ausgleichsinformationen und -rcknahme


Sie haben mehrere Mglichkeiten, sich per Postenliste ber die einzelnen gettigten Ausgleiche
zu informieren.

Die Schalter [F6] und [F3] sind nur fr Posten aktiv, die bereits ausgeglichen bzw. teilwei-
se ausgeglichen sind.

Wird z.B. ein Zahlungseingang von der Bank wieder eingezogen, muss auch der OP-Ausgleich Ausgleich
wieder rckgngig gemacht werden, d.h. die betroffenen Posten erscheinen wieder unter offene zurcknehmen
Debitoren bzw. Kreditoren. ber nehmen Sie den Ausgleich zurck. Sind an einem Ausgleich
mehrere Rechnung beteiligt, erhalten alle betreffenden Belege wieder den Status offen.

146
8 Offene Posten

Abbildung4.20:OP-Ausgleichsinformation

ber erhalten Sie Ausgleichsinformationen, mit welchem Posten der markierte verrechnet Ausgleichs-
wurde. information

Die Ausgleichsinformation zu einem erledigten Beleg (z.B. Rechnung, Eingangsrechnung) erhal-


ten Sie auch aus dem Statusbereich der Belege ber den Schalter .

Im AUFTRAG ber die Postenliste erzeugte Zahlungen knnen ber gelscht werden. Zahlung
lschen

Nachlass ausbuchen
Besteht ein verbleibender offener Posten, bei dem sich auf Grund der geringen Hhe eine Nach-
verfolgung nicht lohnt (z.B. ein geringe Unterzahlung oder ein zu Unrecht abgezogener Skonto-
betrag), kann der Betrag ber [Alt] + [Entf] ausgebucht (nachgelassen) werden. Der Nachlass
wird als Skontoabzug unter Bercksichtigung der bebuchten Steuerschlssel gebucht.

Abbildung4.21:Offene Posten ausbuchen (Rewe)

Geben Sie das Ausbuchungsdatum fr den zu bildenden Buchungssatz an. Datum

Sie knnen im R ECHNUNGSWESEN Ihren Buchbeleg ber einen Nummernkreis aus "Stammdaten Beleg
Konstanten Nummernkreise" bilden lassen oder manuell einen Beleg eintragen. Dieser kann op-
tional hochgezhlt werden, so dass beim nchsten auszubuchenden Nachlass die zuletzt ver-
wendete Nummer + 1 vorgeschlagen wird.

Als Buchungstext wird standardmssig Nachlassbuchung vorgeschlagen. Sie knnen den Text Text
aber auch manuell vergeben oder im RECHNUNGSWESEN die Buchungssatztexte aus den Stammda-
ten verwenden.

Der Restbetrag zeigt Ihnen an, welcher Betrag noch auf Nachlasskonten verteilt werden muss. Restbetrag
Erst wenn eine vollstndige Verteilung erfolgt ist, kann der Nachlassdialog besttigt werden.

147
8 Offene Posten

In der Tabellenansicht legen Sie Ihre Nachlasspositionen an. Je nach OP sind diese bereits vorge- Positionen
tragen und knnen noch korrigiert werden. Die entsprechenden Informationen, welcher Betrag
auf welches Nachlasskonto geht, sucht sich das Programm ber den Steuersplitt des "Offenen
Posten". D.h. die Aufteilung erfolgt je nach verwendetem Steuerschlssel und der hinterlegten
Prozente. Das entsprechende Konto wird aus den Stammdaten der Steuerschlssel ermittelt
bzw. bei Offenen Posten ohne Steuer aus den Automatikkonten bernommen.

Existieren in der Tabelle mehrere Positionen fr einen Steuerschlssel mit demselben Prozent- Zusammen-
satz, knnen diese ber zu einer Position zusammengefhrt werden. (nur im fassen
RECHNUNGSWESEN)

Nach Besttigen des Dialogs wird ein Gutschrifts-OP erzeugt. Beide "Offenen Posten" der unbe- Nachlass
deutende Rechnungs-OP und der Nachlassposten, werden ausgeglichen und auf der Seite der buchen
erledigten Debitoren- bzw. Kreditorenposten ausgewiesen.

8.2.4 Offene Posten zusammenfassen


Offene und noch nicht angezahlte OPs gleichen Typs (z.B. Rechnungen) und vom gleichen Debi-
tor bzw. Kreditor knnen zu einem "Offenen Posten" zusammengefasst werden. Des Weiteren
muss die gleiche Steuersplitt-Information vorliegen und dieselbe Whrung, wobei zustzlich
zum Whrungscode auch der Whrungsfaktor geprft wird.

Markieren Sie den "Offenen Posten", welcher Ihr Haupt-OP sein soll, und whlen Sie aus. In Haupt-OP
der Folgeliste werden ihnen alle Posten der gewhlten KLNr angezeigt, die den o.g. Kriterien ent-
sprechen. Ihr Haupt-OP ist der Posten, welcher nach der Zusammenfassung auf der offene Seite
bestehen bleiben soll. Dieser wird grn markiert. Gendert werden kann diese Selektion ber
[Shift] + [Leer].

ber kennzeichnen Sie die Posten, die zusammengefasst werden sollen (diese Posten konsolidierte
werden gelb angestrichen). Markieren und Demarkieren knnen Sie auch per Leertaste oder OPs
Doppelklick auf den Posten. Eine bereichsweise Markierung (von/bis) erreichen Sie, indem Sie
mit der Tastenkombination [Umschalt] + [Leertaste] jeweils den ersten und letzten Posten mar-
kieren. Nach dem selben Prinzip aber mit der Tastenkombination dem [Ctrl] + [Leertaste]
knnen Sie bereichsweise die Posten die Markierung wieder aufheben.

148
8 Offene Posten

Abbildung4.22:OP zusammenfassen

Haben Sie alle zu konsolidierenden Posten selektiert, fassen Sie diese ber den Schalter Zusammen-
zusammen. Die "Offenen Posten", welche zusammengefasst wurden (grn mar- fassen
kierte), gelangen auf die erledigte Seite der OP-Tabelle. Ihr Betrag wurde auf den Haupt-OP, wel-
cher weiter offen bleibt, aufsummiert. Den ursprnglichen OP-Betrag dieses Postens knnen Sie
im Feld Betrag der OP-Tabelle einsehen.

Die Zusammenfassung knnen Sie ber den Haupt-OP mit Hilfe von zurcknehmen. Die Sum- Zurck-
mierung auf den offenen Posten wird rckgngig gemacht und die konsolidierten Posten gelan- nehmen
gen wieder auf die offene Seite.

8.2.5 Ratenzahlung
Haben Sie zu einem "Offenen Posten" nachtrglich mit dem Kunden bzw. Lieferanten eine Raten-
zahlung vereinbart, knnen Sie dies ber die OP-Tabelle entsprechend realisieren.

Sie gelangen ber den Schalter oder der Tastenkombination [Ctrl] + [T] in die Maske der OP-
Verteilung.

In diesem Dialog werden Ihnen informativ die Belegnummer, das Belegdatum, der Betrag und OP-Verteilung
falls vorhanden der dazugehrige Fibu-Satz angezeigt.

Im Tabellenbereich sind alle zum Ursprungsbeleg gehrenden OPs lt. Zahlungsplan (A UFTRAG )
oder aus der manuellen Verteilung aufgelistet. Im unteren Bereich wird Ihnen der noch nicht ver-
teilte Betrag gelistet.

Auch fr diesen wird mit einem manuell hinterlegtem Zahlungsziel ein Teil-OP angelegt. Wird
der OP-Betrag komplett verteilt, wird im Zahlungsziel das jngste Flligkeitsdatum angezeigt.

149
8 Offene Posten

Abbildung4.23:Offene Posten aufteilen

Soll eine andere Aufsplittung des Betrages erfolgen, ist der Posten des Gesamtbetrages aus der Raten
Liste ber zu lschen. ber die Bearbeitungsleiste knnen Sie dann neue Verteilun- bearbeiten
gen anlegen bzw. bestehende anpassen . In beiden Fllen gelangen Sie in
die Erfassungsmaske der Raten.

In der Erfassungsliste legen Sie den aufzuteilenden bzw. den einfachen Ratenbetrag mit dem Betrag
Zahlungsziel fest. Optional knnen Sie den erfassten Betrag in mehrere gleiche Raten aufteilen.
Somit ersparen Sie sich die Erfassung der einzelnen Raten. Ist die Option gesetzt, wird der unte-
re Eingabebereich freigegeben.

Hier legen Sie fest in wie viele Raten der Betrag geteilt werden soll. Weiterhin bestimmen Sie, in Ratenzahlung
welchem Intervall die einzelnen Raten fllig werden und welches Datum als Zahlungsziel fr die
erste Rate verwendet werden soll. Anhand dieses Datums wird dann die Flligkeit der Folgera-
ten ermittelt.

Auch wenn prinzipiell gleiche Raten gebildet werden sollen, kann eine Rate abweichen. Setzen
Sie die entsprechende Option, whlen Sie dann die gewnschte Rate aus und geben Sie den Be-
trag ein, um den sich die Rate von den brigen unterscheiden soll. Anwendung findet dies z.B.,
wenn in der ersten Rate die komplette Mehrwertsteuer bercksichtigt werden soll.

Mit Besttigen des Dialoges werden Ihnen die Teilzahlungen in der OP-Verteilung angezeigt. Erstellen
Wird auch dies besttigt, wird fr jede Rate ein eigener OP mit entsprechendem Flligkeitsda-
tum angelegt.

Sollen keine gleichen Raten gelten, muss jeder Teilbetrag mit seinem Zahlungsziel separat manu- ungleiche
ell als Rate erfasst werden. Raten

Das erneute Zusammenfhren von OPs erreichen Sie, indem Sie im Dialog die angelegten Raten Zusammen-
entfernen. Die einzelnen Teilbelege werden wieder zu einem Offenen Posten zusammengefasst. fhren

150
8 Offene Posten

Wurde ein Posten bereits angezahlt ist eine Aufteilung nicht mglich. Hinweis

8.2.6 Whrung anpassen


Fr den Ausgleich von OPs ist eine gemeinsame Whrung erforderlich. OPs mit abweichender
Whrung sind ber bzw. [Ctrl] + [W] vor dem Ausgleich umzubewerten.

Abbildung4.24:Offene Posten umbewerten

Bei der Umbewertung eines "Offenen Postens" ist die Zielwhrung anzugeben und ggf. der Um-
rechnungskurs bzw. Zielwhrungsbetrag anzupassen.

Als Ergebnis der Umbewertung entstehen intern zwei OPs. Einer in der Ursprungswhrung er
wird automatisch mit dem Original-OP ausgeglichen. Der zweite brig gebliebene liegt in der
gewnschten Zielwhrung vor und kann nun am Ausgleichsvorgang teilnehmen.

8.2.7 OP-Informationen
Zu einem in der Postenliste markierten Debitor oder Kreditor erhalten Sie ber bzw. der
Funktionstaste [F7] OP-bergreifende Informationen.

Es erfolgt eine summierte Anzeige des Saldos je OP-Typ und ein Vergleich der gesamten Werte
mit den noch offenen. Wird der Zeitraum oder der Debitor bzw. Kreditor gewechselt, werden
die angezeigten Daten nach Aktivierung des Schalters aktualisiert.

151
8 Offene Posten

Abbildung4.25:Debitoren-Info

8.3 Offene Posten-Vortrag


Im ersten Wirtschaftsjahr der Programmnutzung haben Sie im RECHNUNGSWESEN die Mglichkeit,
ber "Offene Posten Offene Posten - Vortrag," fr Debitoren und Kreditoren "Offene Posten" vor-
zutragen.

Bereits bestehende OPs aus dem Vorjahr knnen somit einzeln als Vortrge aufgenommen wer-
den. Fr folgende Jahre erbrigt sich diese Vorgehensweise, da mit dem Jahreswechsel alle Per-
sonenkonten automatisch ber Erffnungsbuchungen in den nchsten Zeitraum bernommen
werden (siehe: Abschnitt Jahreswechsel im Handbuch RECHNUNGSWESEN).

Wird einem Mandant im RECHNUNGSWESEN ein bereits bestehender Mandant des AUFTRAG ange- Hinweis
bunden, werden die "Offenen Posten" im A UFTRAG vor dem ersten Fibu-Zeitraum als OP-Vortrge
bernommen und mssen somit nur noch verbucht werden.

Abbildung4.26:OP-Vortrag

152
8 Offene Posten

ber oder [Ctrl] + [N] definieren Sie in bekannter OP- Detailansicht einen neuen
"Offenen Posten" (siehe Kapitel8.2.1 Offene Posten bearbeiten auf Seite137). Alle, sonst automa-
tisch durch Buchung oder Beleg bernommenen Informationen, knnen Sie hier manuell auf-
nehmen. Die so angelegten OPs knnen Sie bearbeiten oder wieder lschen.

Besonders wichtig hierbei ist die Angabe der Steuer. Bei fehlendem Steuercode wird bei Skonto- Hinweis
gewhrung das steuerfreie Skontokonto vorgeschlagen. Bei Vergabe der Steuer kann auch eine
prozentuale Aufteilung auf verschiedene Steuerschlssel ber den Schalter
erfolgen.

Die OP-Vortrge sind sofort als "Offene Posten" in der OP-Tabelle aufgenommen und werden fr
alle Auswertungen der OP-Verwaltung herangezogen.

Erst mit dem Verbuchen der Vortragswerte ber werden die Personenkonten mit dem
Saldo der Vortrge bebucht. Dabei wird pro Personenkonto der Saldo zusammengezogen und
nur eine Vortragsbuchung erzeugt. D.h. wurden fr einen Kunden mehrere OP-Vortrge erfasst
und diese werden nun verbucht, zieht das Programm die Betrge der Posten zu einem Saldo fr
das Personenkonto zusammen.

Auch bereits verbuchte Vortragsposten knnen erneut bearbeitet und gelscht werden. Auch
knnen jederzeit weitere OP-Vortrge aufgenommen werden. Das erneute Buchen bernimmt
dann nur die Differenzen zu den bereits bernommenen Salden.

Die Felder OP-Beleg und Buchbeleg haben ausschliesslich fr den OP Bedeutung. Fr die aus Hinweis
den OPs zum Zeitpunkt des Buchens gebildeten Sammelbuchungen sind sie nicht relevant.

Vortrge aus dem AUFTRAG knnen nicht nachbearbeitet werden.

8.4 Offene Posten-Vortrag


Im ersten Wirtschaftsjahr der Programmnutzung haben Sie im RECHNUNGSWESEN die Mglichkeit,
ber "Offene Posten / Offene Posten - Vortrag," fr Debitoren und Kreditoren "Offene Posten" vor-
zutragen.

Bereits bestehende OPs aus dem Vorjahr knnen somit einzeln als Vortrge aufgenommen wer-
den. Fr folgende Jahre erbrigt sich diese Vorgehensweise, da mit dem Jahreswechsel alle Per-
sonenkonten automatisch ber Erffnungsbuchungen in den nchsten Zeitraum bernommen
werden (siehe: Abschnitt Jahreswechsel im Handbuch RECHNUNGSWESEN).

Wird einem Mandant im R ECHNUNGSWESEN ein bereits bestehender Man-


dant des AUFTRAG angebunden, werden die "Offenen Posten" im AUFTRAG vor
dem ersten Fibu-Zeitraum als OP-Vortrge bernommen und mssen somit nur
noch verbucht werden.

153
8 Offene Posten

Abbildung4.27:OP-Vortrag

ber oder [Ctrl] + [N] definieren Sie in bekannter OP-Detailansicht einen neuen
"Offenen Posten". Alle sonst automatisch bernommenen Informationen knnen Sie hier manu-
ell aufnehmen.
Die so angelegten OP's knnen Sie bearbeiten oder wieder lschen.

Besonders wichtig hierbei ist die Angabe der Steuer. Bei fehlendem Steuercode wird bei Skonto-
gewhrung das steuerfreie Skontokonto vorgeschlagen. Bei Vergabe der Steuer kann auch eine
prozentuale Aufteilung auf verschiedene Steuerschlssel ber den Schalter
erfolgen.

Besteht der OP aus unterschiedlich zu versteuernden Anteilen, erfolgt die Aufteilung im Bereich
"Rechnung" ber Steuer in der Maske "Steueraufteilung".

Die erfassten OP-Vortrge sind sofort als OP's in die Postenliste aufgenommen; sie knnen zu
Abstimmzwecken ber Offene Posten / OP-Auswertungen / Offene Posten / Offene Posten - Konten
gedruckt werden.

Die Felder Kostenstelle oder Kostentrger sind als Info fr evtl. Skontobuchungen wichtig!

Erst mit dem Verbuchen der Vortragswerte ber werden die Personenkonten mit dem
Saldo der Vortrge bebucht. Dabei wird pro Personenkonto der Saldo zusammengezogen und
nur eine Vortragsbuchung erzeugt. D.h. wurden fr einen Kunden mehrere OP-Vortrge erfasst
und diese werden nun verbucht, zieht das Programm die Betrge der Posten zu einem Saldo fr
das Personenkonto zusammen.

Gebuchte OP-Vortrge knnen bearbeitet und gendert, weitere OP-Vortrge knnen aufge-
nommen werden. Erneutes Buchen bucht nur die Differenzen zu den schon gebuchten OP-Vor-
trgen.

154
8 Offene Posten

OP- Beleg und Buchbeleg in der Maske "Offener Posten" haben


ausschliesslich fr den OP Bedeutung. Fr dieaus den OP's zum Zeitpunkt des
Buchens gebildeten Sammelbuchungen sind sie nicht relevant.

Achtung!
Bei einer Auftrag/Rewe-Kopplung werden alle OP's aus der "Auftrag-pur-Zeit" als OP-Vortrge an-
gezeigt - auch wenn sie bereits ausgeglichen und erledigt sind.
Als Erffnungsbuchungs-Wert wird nur der noch offene Saldo je Personenkonto gebucht.

8.5 Kleindifferenzen ausbuchen


Im R ECHNUNGSWESEN ist es mglich, eine Gruppe von geringfgigen OPs, die nicht nachverfolgt
werden sollen oder die aus Whrungsumrechnungen entstanden sind, ber das Kriterium der
Betragshhe auszubuchen. Die Funktion steht Ihnen im Menpunkt " Offene Posten
Kleindifferenzen" zur Verfgung.

Abbildung4.28:Kleindifferenzen ausbuchen

Optional haben Sie die Mglichkeit das Ausbuchen der Differenzen auf Kreditoren bzw. Debito-
ren zu beschrnken.

Geben Sie die maximale Differenz an, die automatisch ausgebucht werden soll. Die Differenz be-
zieht sich jeweils auf einen einzelnen Posten. Des Weiteren hinterlegen Sie alle zustzlich not-
wendigen Angaben, wie Belegdatum und -nummer, fr den zu generierenden Buchungssatz. Je
nachdem ob es sich um einen Gewinn oder Verlust fr Sie handelt, wird das entsprechende Kon-
to fr die Bildung des Satzes gezogen.

Mit der Besttigung des Dialoges erscheint eine vorgefilterte Liste aller betroffenen " Offenen
Posten", deren Betrag unterhalb der angegebenen Differenz liegen. Die auszubuchenden Posten
knnen nochmals geprft und ggf. per Multiselektion aussortiert werden. Besttigen Sie die Aus-
wahl, wird pro gefundenen Posten einen neuer Buchungssatz erzeugt. Die OPs gelangen auf die
erledigte Seite der OP-Tabelle und sind ausgeglichen.

8.6 OP-Reorganisation
Fr Unstimmigkeiten in der OP- Verwaltung steht Ihnen unter " Applikationsmen
Reorganisation Offene Posten bzw. OP-Reorg" der OP-Reorg als Prf- und Ausgleichsroutine zur
Verfgung.

155
8 Offene Posten

Abbildung4.29:Offene Posten ausgleichen und verrechnen

Mit der Datenintegrittsprfung werden Ihre "Offene Posten" auf Berechtigung und korrekte Da- Prfen
tenerfassung geprft:

Prfung der OP-Quellen (Vorhandensein der Beleg- und Zahlungsdatenstze bzw. Buchungs-
stze) - bei negativem Ergebnis wird der OP gelscht
Prfung auf Berechtigung von OP-Vortrgen (das OP-Datum muss vor dem ersten Buchungs-
zeitraum liegen) - bei negativem Ergebnis wird der OP gelscht (nur SELECTLINE
RECHNUNGSWESEN)
Prfung der Ausgleichsinformationen auf Vorhandensein und Null-Saldo - bei Unstimmigkei-
ten erhalten alle beteiligten OP's wieder den Status offen
Prfung Fibukonto und KLNr entsprechend der aktuellen Mandantenoption "Konto- und
Adressnummer synchronisieren" - bei Unstimmigkeiten wird der Status aller beteiligten OP's
auf offen gesetzt

Fr den Fall, dass auch bereits bezahlte Rechnungen mit den entsprechenden Zahlungs-OP's Ausgleich
nicht ausgeglichen sind, d.h. beide Posten existieren auf der offenen Seite der Postenliste,
knnen diese ber die Routine des OP-Ausgleichs automatisch gefunden und erledigt werden.

Die Hauptkriterien der auszugleichenden Offenen Posten sind eine identische KLNr, ein passen-
des Fibukonto und der gleiche OPBeleg. Dabei knnen Sie individuell festlegen anhand welcher
Eigenschaften der OP-Ausgleich stattfinden soll:

Offene Betrge identisch


Die noch ausstehenden Betrge des Zahlungs- und Rechnungsposten sind gleich.
OPBeleg-Summe = 0
Es werden mehrere OP's auf den Gesamtsaldo Null summiert und ausgeglichen.
Teilbetrge ausgleichen
Mehrere OP's mit gleichem OPBeleg, deren Saldo aber nicht Null ergibt, werden ausgegli-
chen - es entsteht ein Rest-OP.

156
8 Offene Posten

Ist das Kriterium des identischen OPBelegs in der Zahlung und der Rechnung bei Ihnen nicht ge-
geben, stehen Ihnen noch folgende Ausgleichsmglichkeiten zur Verfgung:

Ausgleich bei gleichen Betrgen


Zwei OP's mit identischen Betrgen werden ausgeglichen.
Verrechnung Saldo
Es erfolgt ein Verrechnen aller OP-Typen, deren Gesamtsaldo pro Fibukonto kleiner als der
eingegebene Saldo ist. Die Reihenfolge der Verrechnung erfolgt datumsbezogen. Nach der
Verrechnung bleiben die jngsten OP's im offenen OP-Bestand.

Zustzlich kann der OP-Ausgleich vorgefiltert werden, d.h. Sie bestimmen genau welche Daten Filter
Sie fr eine automatische Verrechnung freigeben:

Datumseinschrnkung
Die Beschrnkung bezieht sich auf das OP-Datum. So knnen Sie Offene Posten eines be-
stimmten Zeitraums miteinander verrechnet.
Debitoren- bzw. Kreditoreneinschrnkung
Mit diesem Filter knnen Sie die Verrechnung auf einzelne Debitoren bzw. Kreditoren be-
schrnken.

Diese Routinen sollten nur nach erfolgter Datensicherung ausgefhrt werden! Daten-
sicherung
Die Ausfhrung der Reorganisation kann je nach Datenbestand einige Zeit in Anspruch nehmen.
Im Anschluss wird Ihnen ein Fehler- bzw. Ausgleichsprotokoll ausgegeben.

8.7 Zahlungsverkehr
Ein weiterer wichtiger Bereich ist das skonto- bzw. fristgerechte Zahlen von Verbindlichkeiten
und das Einziehen von Forderungen. Hierfr steht Ihnen unter " Offene Posten /
Zahlungsverkehr" eine Mglichkeit zur Verfgung, automatische Zahlungsvorgnge zu generie-
ren. Es ist somit mglich, in einem Arbeitsgang aus dem Zahlungsvorschlag den Zahlungslauf zu
generieren, die DTA-Datei oder den berweisungstrger zu erstellen und anschliessend den Vor-
gang zu buchen.

Am "automatischen Zahlungsverkehr" nehmen grundstzlich nur die "Offenen Posten" teil, die in
den "Stammdaten" des entsprechenden Debitoren bzw. Kreditoren fr den Zahlungsverkehr ge-
schlsselt sind. Ausserdem darf der OP nicht auf Zahlsperre gesetzt sein.

Der Zahlungsverkehr wird ausfhrlich beschrieben im separaten siehe


Kapitel12 elektronischer Zahlungsverkehr auf Seite228

8.8 Mahnwesen
Fr alle offenen Rechnungen, die ihre Flligkeitsfrist berschritten haben, knnen Sie im
Menpunkt "Offene Posten / Mahnwesen" Mahnungen erstellen.

In den "Mandanteneinstellungen" legen Sie dazu die Anzahl der Mahnstufen fest. Sie knnen
dann stufenweise die flligen Gebhren bzw. Zinsen staffeln.

157
8 Offene Posten

Die anfallenden Gebhren oder Zinsen werden je Stufe ermittelt und nicht kumuliert.

8.8.1 Mahnvorschlag
ber den Menpunkt "Offene Posten / Mahnwesen / Mahnvorschlag" werden Sie ber einen As-
sistenten vom Mahnvorschlag bis hin zum Druck der Mahnbelege gefhrt. Dabei legen Sie im ers-
ten Schritt die Kriterien fr die zu mahnenden Rechnungen fest.

Abbildung4.30:Mahnlauf Kriterien

Ist kein Kunde ausgewhlt, werden fr alle Kunden Mahnungen der flligen OPs vorbereitet. Die Kunden-
Kunden knnen ber einen (von-bis) Bereich eingegrenzt werden. auswahl

ber den Schalter ist die Kundenauswahl nach weiteren Kriterien, z.B.
nach Vertreter, mglich. Die Selektion erfolgt anhand eines Filters.

Ausfhrliche Informationen zur Handhabung finden Sie im S ELECTL INE SYSTEM-Handbuch im Ab-
schnitt Druckfilter.

Ist keine Whrung ausgewhlt, werden unabhngig von der Whrung fr alle flligen OPs Mah- Whrung
nungen vorbereitet. Die Mahnbelege werden getrennt je Whrung erstellt.

Gemahnt wird erst, wenn die Mahnuntergrenze berschritten wird. Die Eingabe ist mit kleiner Mahn-
als zu bersetzen. Der Wert der Mahnuntergrenze sowie alle Wertangaben fr Mahngebhren untergrenze
werden je Whrung verwaltet. Mit dem Auswahlschalter gelangen Sie in die Tabelle der
Mahneinstellungen. Dort werden die Werte fr die Mahnuntergrenze je Whrung eingetragen.

158
8 Offene Posten

Abbildung4.31:Mahnlauf Untergrenzen je Whrung

Die Eingabe der Untergrenze steht im Zusammenhang mit der Form der Mahnung. Erfolgt diese
kundenweise, werden alle offenen Posten des Kunden (auch noch nicht fllige) summiert und in
den Vergleich mit der Untergrenze gesetzt.

Soll jede Rechnung einzeln gemahnt werden, wird die Untergrenze auch nur pro Rechnung her-
angezogen.

Bei aktiver Option Gutschriften einbeziehen werden bei der Prfung, ob die Mahnuntergrenze Gutschriften
berschritten wird, die "Offenen Posten" insgesamt, inklusive der Gutschriften und Zahlungen ge- einbeziehen
prft, andernfalls nur Rechnungen. Die Option kann nicht gesetzt werden, wenn alle Rechnun-
gen einzeln gemahnt werden sollen.

Rechnungen, die fr den automatischen Zahlungsverkehr komplett in einen Zahlungslauf aufge- in Zahlung
nommen wurden, dieser jedoch noch nicht verbucht wurde, werden nicht fr die Mahnung vor- befindliche
geschlagen. nicht mahnen

Alternativ sollten vor Erstellung eines Mahnvorschlages zunchst die Zahlungslufe verbucht Hinweis
werden.

ber die Optionsfelder knnen Sie einstellen, welche Mahnstufen fr den Vorschlag Mahnstufe
bercksichtigt werden sollen.

In den "Mandanteneinstellungen" knnen Sie generell die Anzahl der Mahnstufen 1 bis 5 festle-
gen. Die Anzeige der mglichen Stufen wird im Mahnvorschlag hiernach entsprechend einge-
schrnkt.

Mit den Kulanztagen knnen Sie fr jede Mahnstufe die Zahlungsfrist ber die Flligkeit hinaus Kulanztage
verlngern bzw. verkrzen.

Der Mahnassistent untersttzt drei Mahnformen: Mahnform

Jede Rechnung einzeln


Fr jede fllige offene Rechnung wird jeweils eine Mahnung erstellt.

159
8 Offene Posten

Kundenweise, getrennt nach Mahnstufen


Alle Rechnungen eines Kunden (und einer Whrung) werden je Mahnstufe in einer Mahnung
zusammengefasst.
Kundenweise, ohne Trennung von Mahnstufen
Alle Rechnungen eines Kunden (und einer Whrung) werden unabhngig von der Mahnstufe
in einer Mahnung zusammengefasst.

ber starten Sie die Ermittlung und gelangen in die Mahnvorschlagsliste. Vorschlags-
liste

Abbildung4.32:Mahnvorschlagsliste

Die ermittelten Kunden, denen lt. Voreinstellungen eine Mahnung zugestellt werden muss, sind
im oberen Bereich aufgelistet. Im unteren Bereich werden die einzelnen Rechnungen und Gut-
schriften zum oben ausgewhlten Kunde gezeigt.

In beiden Tabellen knnen noch Eintrge mit der Tastenkombination [Ctrl] + [Entf] oder ber
den vorhandenen Schalter gelscht werden. Das Entfernen der Datenstze ist auch per Multise-
lektion mglich.

Die zu mahnenden Posten selbst werden grn dargestellt. Schwarze Positionen stellen den Kon-
toauszug des Kunden dar. D.h. schwarz werden alle Offenen Posten des gewhlten Kunden dar-
gestellt, die mit der selektierten Mahnung nicht angemahnt werden.

Mit den Schaltern oder wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten, z.B. um
doch eine andere Mahnform zu whlen.

ber knnen Sie eine Liste zum Mahnvorschlages ausdrucken.

Haben Sie die Mahnvorschlagsliste soweit angepasst bzw. kontrolliert, dass sie die korrekten Pos- Mahn-
ten beinhaltet, geben Sie in der folgenden Maske die Mahnkonditionen an. konditionen

Das Mahndatum ist das Erstellungsdatum der Mahnung es ist aber nicht Basis fr die Flligke- Mahndatum
itsberechnung.

160
8 Offene Posten

Mit dem Datum Eingang bis kann dem Kunden ber den Platzhalter @2 in den Mahntexten un- Eingang bis
ter "Mandant / Einstellungen / Mahnungen" mitgeteilt werden, bis zu welchem Datum seine Rech-
nungen fr die jeweilige Mahnung Beachtung gefunden haben.

Bei aktivierter Option Kontoauszug erstellen wird zur Mahnung der aktuelle Kontoauszug be- Kontoauszug
reitgestellt. erstellen

D.h., es werden alle "Offenen Posten" des gewhlten Kunden aufgelistet. Es empfiehlt sich, die
Kontoauszugsinformationen immer mit bereitstellen zu lassen.

Wenn fr alle Whrungen gemahnt wird, wechseln Sie durch die Whrungsauswahl die Ansicht Mahngebhren
zur Erfassung der Mahngebhren je Whrung. Standardeinstellung ist die Mandantenwhrung. in unter-
schiedlichen
Fr die Erhebung von Mahngebhren haben Sie drei Mglichkeiten: Whrungen

je Mahnposten absolut, prozentual oder lt. Tabelle ( Mahnstaffel) Mahngebhren


je Mahnbeleg absolut
als Zinsen auf den offenen Betrag

Fr jeden einzelnen Mahnposten wird der Zinsbetrag standardmssig nach der deutschen kauf- Zinsen auf
mnnischen Zinsmethode errechnet, sofern ein Zinssatz angegeben wurde. ber die offenen Betrag
"Mandanteneinstellungen" knnen Sie eine eigene Zinsformel hinterlegen, z.B. um je Mahnstufe
unterschiedliche Zinsprozente zu realisieren.

Erheben Sie prozentual oder absolut auf jeden Mahnposten eine Gebhr, erhalten Sie ein zu- je Mahnposten
stzliches Eingabefeld, um den entsprechenden Prozentsatz bzw. festen Wert einzutragen. Sol-
len sich die Gebhren je Posten lt. Tabelle bilden, greift das Programm auf die Mahnstaffel in
den "Mandanteneinstellungen" zurck.

Abbildung4.33:Mahnlauf Konditionen

Der absolute Gebhrenwert je Mahnbeleg wird whrungsspezifisch verwaltet. Mit dem Auswahl- je Mahnung
schalter gelangen Sie in die Tabelle der Gebhreinstellungen.

161
8 Offene Posten

Bei der Mahnform Kunde ohne Trennung von Mahnstufen ist zu beachten, dass sich die
Mahngebhr je Mahnbeleg aus der Festlegung zur hchst nchsten Mahnstufe ergibt.

Je Mahnstufe knnen Sie neue Zahlungsfristen in Tagen festlegen. Grundlage fr die Berech- Flligkeit
nung des neuen Flligkeitsdatums ist das Systemdatum.

Sind alle Eingaben getroffen, erstellen Sie ber den Schalter die entsprechenden
Mahnbelege.

Abbildung4.34:Erstellte Mahnungen

Sie erhalten eine Liste aller generierten Mahnungen und knnen den selektierten Beleg ber
einsehen und ggf. vor dem Druck noch korrigieren. Gleichfalls knnen Sie ber diesen
Dialog mit Hilfe von die Mahnung ausgeben lassen.

Erstellte Mahnungen knnen Sie auch ber den Menpunkt "Offene Posten / Mahnwesen /
Mahnungen" oder im Statusbereich der Belege einsehen.

8.8.2 Mahnbeleg
Die erstellten Mahnungen werden unter "Offene Posten / Mahnwesen / Mahnungen" verwaltet.
Auch hier kann wie gewohnt zwischen der Tabellen- und Bearbeitungsansicht gewechselt wer-
den.

Analog zu den Zahlungslufen knnen die Mahnbelege aus einem Vorschlag erstellt oder als
neuer, leerer Beleg ber [Ctrl] + [N] angelegt werden.

162
8 Offene Posten

Wenn Sie direkt ber die Mahnbelege einen neuen Beleg erstellen, kann nur der Kontoauszug Hinweis
gedruckt werden. Daher empfehlen wir, Mahnungen immer ber den Mahnvorschlag zu erstel-
len.

Abbildung4.35:Mahnung Mahnposten

Im oberen Abschnitt werden Ihnen die allgemeinen Mahninformationen angezeigt. Sie knnen
nachtrglich angepasst werden und werden fr den Auskunftsgehalt Ihrer gedruckten Mahnung
herangezogen. Ein Anpassung der Einstellung ist nur fr den Druck relevant, die Einstellungen
der "Offenen Posten" werden nicht angefasst. Lediglich bei einer Vernderung des Zinssatzes
werden die Zinsen Ihrer Mahnposten nach entsprechender Abfrage neu berechnet.

Im unteren Bereich der Bearbeitungsansicht einer Mahnung kann man sich die Mahnposten
oder den hinterlegten, dieser Mahnung zugrunde liegenden Kontoauszug fr den Kunden, an-
zeigen lassen.

Es werden Ihnen nur die tatschlich mit dem aktuellen Mahnbeleg gemahnten "Offenen Posten" Mahnposten
angezeigt. Die einzelnen Mahnposten sind detailliert mit Zinsen und Gebhren sowie neuen
Flligkeitsdaten aufgelistet.

ber den Schalter erhalten Sie ein Abbild der postenrelevanten Belege des Kunden Kontoauszug
zum Zeitpunkt der Mahnungserstellung. Zur Ausgabe des Auszugs ist es notwendig, die entspre-
chende Whrung zu hinterlegen.

Ergeben sich Vernderungen durch neue oder stornierte OPs dieses Kunden, ist die Aussage Kommentar
des hinterlegten Kontoauszugs hinfllig. Mit kann daher der bestehende Kontoaus-
zug aktualisiert und mit den neuen Informationen gefllt werden. Sollen der Mahnung zustzli-
che Informationen zugefgt werden, steht Ihnen hierfr ein Langtextfeld zur Verfgung. Dieses
Feld erreichen Sie ber den Schalter .

Mahnungen knnen vor dem Druck problemlos gelscht werden. Auch einzelne Mahnposten Lschen
knnen ohne Weiteres ber wieder entfernt werden. Die Mahninformation im
"Offenen Posten" wird dann zurckgesetzt, wenn es sich bei der gelschten Mahninformation

163
8 Offene Posten

Mahnstufe handelt, somit werden betroffene OPs beim nchsten Mahnlauf wieder berprft.

Mahnungen knnen pro Posten auch direkt in der OP-Tabelle zurckgenommen werden (sie- Hinweis
he Kapitel8.2.1 Offene Posten bearbeiten auf Seite137):
ber die Bearbeitung des "Offenen Posten" die Mahnstufe herunter setzen
ber die Funktion "Mahnung zurcknehmen" im Kontextmen der OP-Tabelle.

ber das Druckmen knnen mehrere Mahnungen in einem Arbeitsschritt als Sammel- Sammeldruck
druck erstellt werden. Es erscheint die Tabelle, in der zunchst alle Mahnungen markiert sind,
die nicht als gedruckt gekennzeichnet sind. Sie knnen die Tabelle beliebig umsortieren, filtern
und die Markierungen ndern.

Ihnen stehen unterschiedliche Druckvorlagen fr die Ausgabe zur Verfgung. Je nach Anspruch
knnen dem Kunden damit z.B. alle Kontoauszugspositionen oder nur die tatschlich gemahn-
ten Posten mitgeteilt werden.

Ausserdem knnen Sie auch noch nicht verrechnete Gutschriften und Zahlungen des Kunden
mit auflisten.

Wurde eine Mahnung physisch gedruckt, erhlt Sie ein Gedruckt-Kennzeichen.

Falls in den Tabellenfeldern (Spalteneditor) aktiviert steht Ihnen fr Mahnposten und Kontoaus-
zug das Feld OPBeleg zur Verfgung.

8.8.3 Betreibungsliste
Die Betreibungsliste unter "Offene Posten / Mahnwesen / Betreibungsliste" fhrt alle offenen De-
bitorenposten auf, die trotz Mahnung mit letzter Mahnstufe noch nicht ausgeglichen sind.

Abbildung4.36:Offene Posten Betreibungliste

Auf diesem Weg erhalten Sie eine Liste aller berflliger Posten, die Ihnen als Information und
als Entscheidungshilfe fr die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte dienen kann.

Fr die Ermittlung der Auswertung werden alle Posten bercksichtigt, die zum Systemdatum
ber der letzten Flligkeit liegen.

164
8 Offene Posten

8.9 Auswertungen Offene Posten


Umfangreiche Auswertungen in Bezug auf offene Forderungen und Verbindlichkeiten erhalten
Sie ber den Programmteil "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten."

Inhalt und Form aller Auswertungen knnen Sie mit Hilfe des "Formulareditors" Ihren eigenen
Wnschen anpassen. Nhere Informationen zur Bearbeitung von Druckvorlagen finden Sie im
SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

Zu einem Grossteil der Auswertungen stehen Ihnen zahlreiche unterschiedliche Druckvorlagen


mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfgung. Im Folgenden wird Ihnen die allgemeine
Funktionalitt der einzelnen Auswertungsarten nher erlutert, wobei nicht auf jede Druckvorla-
ge eingegangen wird.

8.9.1 Offene Posten Konten


Die Auswertung "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten / Offene Posten - Konten" im
RECHNUNGSWESEN listet alle einzelnen OPs je Personenkonto auf. Damit erhalten Sie einen detail-
lierten berblick ber alle, bis zum gewhlten Datum, offenen Posten zu den selektierten Debito-
ren- bzw. Kreditorenkonten.

Im AUFTRAG erreichen Sie diese Auswertung ber "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten
/ Offene Posten per...". Der Unterschied besteht lediglich darin, dass hierbei nicht auf die Perso-
nenkonten zurckgegriffen wird, sondern direkt die Debitoren bzw. Kreditoren angesprochen
werden.

Abbildung4.37:Auswertung Offene Posten - Konten

165
8 Offene Posten

Wird asynchron gearbeitet, d.h. die Kunden-/Lieferantennummer (KLNr) ist ungleich dem Perso- Hinweis
nenkonto, steht Ihnen im R ECHNUNGSWESEN zustzlich die Auswertung " Offene Posten " /
"Auswertungen Offene Posten / Offene Posten - Debitoren/Kreditoren" zur Verfgung.

Diese ist dann, wie bei "Offene Posten zum..." im A UFTRAG, direkt auf die Kunden- bzw. Lieferan-
ten gerichtet.

Sie knnen die angezeigten Datenstze neben der KLNr auch nach weiteren Kriterien, wie z.B.
Vertreter, Mahnstufe, einschrnken lassen.

Weiterhin bestimmen Sie, welche OP-Typen in der Liste ausgewertet werden sollen. Wird mit
Fremdwhrungen (FW) gearbeitet, kann die Bewertung des FW-Betrages anhand verschiedener
Daten erfolgen:

Fremdwhrungsbewertung zum OP-Datum


Fremdwhrungsbewertung zum aktuellen Datum
Fremdwhrungsbewertung zum Bis-Datum

Im R ECHNUNGSWESEN kann die Liste zustzlich hinsichtlich des Sammelkontos eingeschrnkt wer-
den. Dies dient einem besseren Abgleich der OP-Salden mit den Sammelkonten.

Zudem steht Ihnen im R ECHNUNGSWESEN eine zustzliche Auswertung OP Konten Salden- Prfliste
Prfliste zur Verfgung, ber die Sie einen Vergleich der Konten- mit den Kunden- bzw. Lieferan-
tensalden erreichen.

Diese Auswertung finden Sie im R ECHNUNGSWESEN unter " Applikationsmen / Wartung /


Rechnungswesen / Prfliste OP/Kontensalden."

8.9.2 Umsatzliste
ber "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten / Umsatzliste - Konten" im R ECHNUNGSWESEN
bzw. "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten / Umsatz" im A UFTRAG erhalten Sie einen
berblick ber die, in einem frei gewhlten Zeitraum, gettigten Umstze eines jeden Kunden
bzw. Lieferanten.

Wird asynchron gearbeitet, d.h. die Kunden-/Lieferantennummer ist nicht gleich dem Personen- Hinweis
konto, steht Ihnen im R ECHNUNGSWESEN zustzlich die Auswertung " Offene Posten " /
"Auswertungen Offene Posten / Umsatzliste - Debitoren/Kreditoren" zur Verfgung.

Diese richtet sich dann, wie die Auswertung "Umsatz" des AUFTRAG, direkt auf die Kunden- bzw.
Lieferantennummern.

Sie knnen die angezeigten Datenstze neben der KLNr nach weiteren Kriterien, z.B. nach Mahn-
stufe, einschrnken lassen. Ausserdem bestimmen Sie, welche OP-Typen in der Liste ausgewer-
tet werden sollen, wobei Zahlungen nicht bercksichtigt werden.

Wird mit Fremdwhrungen gearbeitet kann die Bewertung des Betrages anhand verschiedener
Daten erfolgen:

166
8 Offene Posten

Fremdwhrungsbewertung zum OP-Datum


Fremdwhrungsbewertung zum aktuellen Datum
Fremdwhrungsbewertung zum Bis-Datum

Die Sortierung kann optional anstelle nach der Kunden-/Lieferantennummer auch nach dem An-
zeigenamen (Name bzw. Firma) der Debitoren bzw. Kreditoren erfolgen.

Abbildung4.38:Auswertung Offene Posten Umsatz

8.9.3 Kontoauszug
Mit der Auswertung "Kontoauszug" unter "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten" steht Kontoauszug
Ihnen ein Ausdruck zur Verfgung, ber welchen Sie fr einen bestimmten Zeitraum alle Um-
stze der gewhlten Kunden bzw. Lieferanten, einschliesslich der sich hieraus ergebenen Salden
berprfen knnen. Ausserdem erhalten Sie hierber einen berblick ber die OPs und deren
Ausgleiche und haben damit eine Rckverfolgung welcher Posten mit welcher Zahlung verrech-
net wurde.

Sie knnen die angezeigten Datenstze neben der KLNr nach weiteren Kriterien, wie z.B. Vertre-
ter, Mahnstufe, einschrnken und bestimmen, welche OP-Typen in der Liste ausgewertet wer-
den sollen.

Wird mit Fremdwhrungen gearbeitet, kann die Bewertung des Betrages anhand verschiedener
Daten erfolgen:

167
8 Offene Posten

Fremdwhrungsbewertung zum OP-Datum


Fremdwhrungsbewertung zum aktuellen Datum
Fremdwhrungsbewertung zum Bis-Datum

Anstelle der Standardsortierung nach Kunden-/Lieferantennummer kann diese, wie in den be-
reits beschriebenen Auswertungen, auch nach Anzeigenamen der Debitoren bzw. Kreditoren er-
folgen.

Abbildung4.39:Auswertung Offene Posten Kontoauszug

168
8 Offene Posten

8.9.4 Flligkeitsliste

Abbildung4.40:Auswertung Offene Posten Flligkeitsliste

Mit der "Flligkeitsliste" ber "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten" knnen Sie sich
auf einfache Weise einen berblick verschaffen, welche Forderungen bzw. Verbindlichkeiten in-
nerhalb des gewhlten Zeitraums fllig werden.

Diese Information bildet eine wichtige Grundlage fr Ihre Liquidittsplanung.

Die Sortierung der Liste kann auf- bzw. absteigend nach unterschiedlichen Kriterien, wie Flligke-
itsdatum oder Name des Kunden bzw. Lieferanten, erfolgen.

Sie knnen die Liste als Hilfsmittel fr den Abgleich bzw. fr die Erstellung des automatischen Hinweis
Zahlungsverkehrs verwenden.

8.9.5 Zahlungsmoral
ber die Liste "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten /""Zahlungsmoral" (AUFTRAG ) bzw.
" Offene Posten " / " Auswertungen Offene Posten / " " Flligkeitsliste Zahlungsmoral " (
R ECHNUNGSWESEN ) erhalten Sie eine Statistik ber die Zahlungsbereitschaft Ihrer Kunden bzw.
ber Ihre eigenen Zahlungsttigkeiten gegenber Ihren Lieferanten.

169
8 Offene Posten

Abbildung4.41:Auswertung Offene Posten Zahlungsmoral

Die Liste kann sortiert nach KLNr, Name oder nach dem mittleren, maximalen bzw. minimalen
Zahlungsverzug erstellt werden. Erfolgt eine Sortierung nach Zahlungsverzug, steht Ihnen ein zu-
stzliches Eingabefeld fr die Anzahl der anzuzeigenden Datenstze zur Verfgung. D.h., Sie
knnen sich je nach Sortierungsrichtung die hchsten bzw. niedrigsten Zahlen anzeigen lassen.

Die in den Klassen einzustellenden Tage bedeuten Zuordnung ab Anzahl der ermittelten Diffe-
renztage.

Wird Klasse 1 mit 10 Tagen belegt, werden die erledigten OPs gezhlt, fr die Differenztage zwi- Beispiel
schen ErledigtAm und FlligAm grsser oder gleich 10 und kleiner dem Wert in Klasse 2 er-
mittelt wurden. Erledigte OPs mit ermittelten Differenztagen kleiner 10 werden in der Spalte 0
gezhlt.

In der Auswertung werden die Daten wie folgt ermittelt:

Gesamt
Anzahl der OPs
Minimum
Die kleinste Zahl der ermittelten Differenztage kann bei vorfristiger Zahlung auch negativ
sein.
Maximum
Gibt die grsste Zahl der ermittelten Differenztage aus.
Mittelwert
Ergibt den Wert aus der Summe aller ermittelten Differenztage dividiert durch die Anzahl der
OPs

8.9.6 Forderungsalter

170
8 Offene Posten

Abbildung4.42:Auswertung Offene Posten Forderungsalter

Die Auswertung " Forderungsalter " im Menpunkt " Offene Posten" / " Auswertungen Offene
Posten" ( A UFTRAG ) bzw. " Offene Posten " / " Auswertungen Offene Posten / Flligkeitsliste /
Forderungsalter" (RECHNUNGSWESEN) klassifiziert die "Offenen Posten" Ihrer Debitoren nach dem Al-
ter ihrer Forderung.

Die Auswertung kann fr jeden Debitor einzeln oder fr alle Kunden (keine Auswahl im Feld) er-
mittelt werden.

Der Stichtag wird verwendet, um das Forderungsalter ab dem OP-Datum zu berechnen. Mit der
Option Flligkeitsdatum beachten knnen Sie festlegen, dass das Forderungsalter ab dem Da-
tum der Flligkeit ermittelt wird.

Neben der KLNr kann auch nach Name der selektierten Kunden sortiert werden.

Alle OPs in Fremdwhrung werden in die Whrung umgerechnet, die fr den Ausdruck gewhlt
wird. Dabei gibt es folgende Mglichkeiten der Bewertung:

Fremdwhrungsbewertung zum OP-Datum


Fremdwhrungsbewertung zum aktuellen Datum
Fremdwhrungsbewertung zum Stichtag

8.9.7 Liquidittsvorschau

171
8 Offene Posten

Abbildung4.43:Auswertung Offene Posten Liquidittsvorschau

Die Auswertung "Liquidittsvorschau" unter "Offene Posten" / "Auswertungen Offene Posten" si-
muliert fr einen bestimmten Zeitraum den Zahlungsein- bzw. Zahlungsausgang zum Flligke-
itstermin. Die entstehenden Salden geben einen ersten berblick ber die finanzielle Lage bei
pnktlich vollzogenen Zahlungen.

Sie legen ber das Datum fest, ab wann die Vorschau beginnen soll. Die Vorschautage bestim-
men die Lnge der Simulation. Optional knnen hierbei auch berfllige OPs einbezogen wer-
den.

Der Startbetrag stellt den Kontostand aller Finanzkonten dar. Er entspricht dem Startsaldo, an-
hand dessen der imaginre Endbestand berechnet wird.

Abbildung4.44:Liquiditt Rewe

172
8 Offene Posten

Kontenauswahl fr Startsaldo

Im RECHNUNGSWESEN-OPOS ist es fr die Auswertung Liquidittsvorschau mglich, den Startsal-


do der Auswertung aus dem kumulierten Saldo zuvor angegebener Konten zu ermitteln. Es
kann ein oder in der Auswahlliste mehrere Konten des Typs Finanzkonto dafr ausgewhlt
werden. Entsprechend ndert sich der Inhalt des Feldes Konto auf <Mehrere>.

Bercksichtigung bis Mahnstufe

Zudem besteht die Mglichkeit, "Offene Posten" ab einer bestimmten Mahnstufe von der Aus-
wertung auszuschliessen.

OP in Betreibung bercksichtigen

Bei Aktivierter Checkbox Bercksichtigung bis Mahnstufe und gleichzeitiger Auswahl der
hchsten verfgbaren, besteht neu nun zustzlich die Mglichkeit auch OP's in Betreibung zu
bercksichtigen.

173
9 Anlagenbuchhaltung

Das Modul SELECTLINE ANLAGENBUCHHALTUNG untersttzt Sie bei der effizienten Verwaltung und Be-
wertung Ihrer Investitionen und Anlagen. Smtliche Abschreibungen werden auf Knopfdruck an-
gezeigt und die Abschreibungsverlufe lassen sich auf unterschiedlichste Art darstellen.

Das Modul A NLAGENBUCHHALTUNG kann sowohl unabhngig als auch zusammen mit dem
SELECT L INE R ECHNUNGSWESEN (F INANZBUCHHALTUNG und K OSTENRECHNUNG ) genutzt werden. Bei inte-
grierter Benutzung generiert eine Buchung in der SELECT LINE F INANZBUCHHALTUNG automatisch ei-
nen Datensatz in der SELECT L INE ANLAGENBUCHHALTUNG . Die Daten sind somit in einem Schritt als
Buchungssatz in der SELECTLINE Finanzbuchhaltung und als Anlage erfasst.

Abbildung5.1:Men Anlagenbuchhaltung

Allgemeine Abkrzungen Anlagenbuchhaltung

Fr ein besseres Verstndnis erhalten Sie hier eine Auflistung der wichtigsten Abkrzungen der Abkrzungen
Anlagenbuchhaltung.

Abbildung5.2:Abkrzungen Anlagenbuchhaltung

9.1 Voreinstellungen
9.1.1 Mandanteneinstellungen
Mit der Freischaltung der SELECT L INE A NLAGENBUCHHALTUNG ber deren Lizenzierung steht Ihnen
unter " Mandant / Einstellungen " eine zustzliche Seite "Anlagenbuchhaltung " zur Verfgung.

174
9 Anlagenbuchhaltung

Hierber erfassen Sie Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten hinsichtlich der Ge-
nerierung von Anlagedaten.

ber knnen Sie die Bildung der Inventarnummer automatisch Inventar-


bei der Neuanlage eines Wirtschaftsgutes aus dem Anlagekonto (K) und einer fortlaufenden nummer
Nummer (N) festlegen lassen.

Alternativ kann im Anlagen-Erfassungsdialog die Inventarnummer manuell eingetragen oder Hinweis


ber einen Nummernkreis bestimmt werden.

Das Programm schreibt das Wirtschaftsgut bis auf den hier hinterlegten Betrag ab. Dieser Wert Erinnerungs-
wird bis zum Abgang als Restbuchwert im Anlagespiegel ausgewiesen. Der Betrag wird automa- wert
tisch als Vorschlagswert fr eine neue Anlage bernommen.

Ist die Option aktiv, werden Nachkommastellen im ersten Jahr abge- Buchwerte
schrieben, so dass in den Folgejahren gerundete Buchwerte und gerundete AfA-Betrge entste- runden
hen. Ein Wechsel der Option ist nur fr die Erfassung neuer Anlagen wirksam bzw. bei der Anpas-
sung und Bearbeitung bereits bestehender Anlagegter.

Abbildung5.3:Mandant Anlagenbuchhaltung

Abschreibungsbuchungen gelangen generell nur ber "Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen Hinweis


erstellen" in die Buchungsmaske der SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG.

Die Ermittlung der zu ttigenden Abschreibungen erfolgt standardmssig jahresweise. ber die Abschreibung
Option knnen Sie diese allerdings auch monatlich ermitteln und ber monatlich
"Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen erstellen" verbuchen lassen. Bei einer unterjhrigen
Umstellung der Option werden die Abschreibungswerte Ihrer Anlagen automatisch angepasst.

Vorschlagswerte Fibu-Konten Fibu-Konten

175
9 Anlagenbuchhaltung

Die Vorschlagswerte fr die Fibukonten werden bei der Anlage und Bearbeitung der Wirt-
schaftsgter automatisch vorgeschlagen. Sie knnen fr folgende Bewegungen angegeben wer-
den:

Planmssige Abschreibung (Das Konto wird verwendet insofern unter "Anlagen /


Anlagespiegel" kein separates Konto hinterlegt wurde.)
Ausserplanmssige Abschreibung aussergewhnliche Abnutzung
Manuelle Abschreibung
Wertaufholung / Zuschreibung.

Erfassen Sie hier die Konten fr die Abschreibungsarten nur, wenn diese in der Erfolgsrechnung
ausgewiesen werden sollen.

9.1.2 bernahme Vorjahr


Die bernahme der Anlagegter erfolgt mit dem ersten Jahreswechsel in das neue Jahr (siehe
Kapitel5.12 Ansichten / Datenbltter auf Seite98). Werden aber im Vorjahr Nacharbeiten getti-
gt, welche u.a. auch die Wirtschaftsgter betreffen, werden diese Anpassungen bei einem er-
neuten Jahreswechsel nicht mehr vorgetragen. Hierfr steht Ihnen die Funktion Vorjah-
resbernahme unter " Applikationsmen / Wartung / Rechnungswesen / Anlagen -
bernahme Vorjahr" zur Verfgung.

Der Menpunkt wird nur angezeigt, wenn ein voranliegendes Geschftsjahr existiert.

Abbildung5.4:bernahme Vorjahr

Mit dieser bernahme aus dem Vorjahr werden nachtrglich im Vorjahr angelegte oder ange-
passte Anlagen in das aktuelle Jahr bernommen.

Optional knnen Sie den kompletten Anlagenstamm des aktuellen Jahres berschreiben und
mit dem des Vorjahres ersetzen. Diese Vorgehensweise lscht bereits im neuen Jahr erfasste An-
lagen. Bei deaktivierter Option werden nur nachtrgliche nderungen zum aktuellen Stamm hin-
zugefgt.

9.1.3 Anlagen neu berechnen


Sollten die Anlagen in Ihrem Buchwert nicht mehr stimmen, so knnen alle Werte ber die Funk-
tion "Applikationsmen / Wartung / Rechnungswesen / Anlagen neu berechnen" neu berech-
net werden.

9.2 Anlagen
Die SELECT L INE-A NLAGENBUCHHALTUNG verfgt ber beliebig definierbare Anlagen, bei deren Erfas-
sung gewhlt werden kann, ob ein Zugang oder ein Vortrag unterjhrig oder zu Beginn des

176
9 Anlagenbuchhaltung

Geschftsjahres erfolgte. Dabei werden wichtige Informationen wie die Belegnummer, die
Anschaffungs- und Herstellkosten sowie der Abschreibungsbeginn hinterlegt. Weiter knnen in
der Anlage Informationen zur Wiederbeschaffung, Versicherung sowie auch Kostenstellen und
Kostentrger fr die Implementierung in die SELECTLINE-KOSTENRECHNUNG hinterlegt werden.

Ein Grossteil der "Stammdaten", wie z.B. Abschreibungsarten, Abschreibung-Tabellen und die
Gliederung im Anlagespiegel, werden bei der Neuanlage eines "Mandanten" automatisch vom
Vorlagemandanten bernommen. Mit Hilfe von "Applikationsmen / Wartung / Aktualisieren /
Datenaktualisierung" knnen Sie ber den Punkt Abschreibungsarten auch jederzeit in einem
aktiven Mandanten eine Aktualisierung mit dem Vorlagemandanten durchfhren.

ber "Anlagen / Anlagen" ffnen Sie die Verwaltung der Anlagen. Sie erfolgt je Wirtschaftsjahr.
Der Jahreswechsel bernimmt die Daten in den nchsten Zeitraum.

Abbildung5.5:Anlagen

Eine neue Anlage kann als Zugang oder Vortrag aufgenommen werden. Dies geschieht aus dem Anlage
Anlagestapel, dessen Positionen automatisch als Folgeaktion aus einem Dialogbuchungssatz ge- aufnehmen
gen Anlagekonto erzeugt werden, oder manuell im Anlagen-Dialog ber Datensatz neu .

Anlagen- Minderungen, - Erweiterungen, - Abgnge knnen ebenfalls aus dem Anlagestapel Anlage
bernommen oder direkt in der Anlage erfasst werden. bewegen

ber das Men "Anlagen" erfassen Sie die Anlagen Ihres Unternehmens und verwalten diese jah-
resweise. Per Jahreswechsel werden die Daten aus dem Vorjahr ins neue Geschftsjahr
bernommen.

Wenn Sie die S ELECT L INE F INANZBUCHHALTUNG einsetzen, dann knnen Sie unter "Stammdaten /
"

177
9 Anlagenbuchhaltung

Konten die Anlagekonten als solche definieren. Die typische Anlage- und Abschreibungskonten
wurden in unserem "Vorlagemandanten" und "Mustermandanten" eingefgt.

9.2.1 Anlagen aufnehmen


Anlagen werden entweder aus dem Anlagestapel angelegt, welcher durch eine Buchung aus Anlagen
dem Dialogbuchen gegen ein Anlagekonto entsteht, oder direkt aus den Anlagestammdaten. aufnehmen
Wird eine neue Anlage aus den Anlagestammdaten erstellt, so wird eine Buchung im Dialogbu-
chen erzeugt. Unabhngig davon wie die Anlage generiert wird, muss beim Anlegen der neuen
Anlage eine der nachfolgenden Zugangsarten definiert werden.

ber den Zugang im aktuellen Jahr erfassen Sie im gegenwrtigen Geschftsjahr ein neu ange- Zugang im
schafftes Anlagegut. Sie gelangen in den Eingabedialog zur Erfassung der relevanten Daten. aktuellen Jahr

Um im ersten Jahr der Anwendung der S ELECTLINE ANLAGENBUCHHALTUNG Vorjahreswerte zu erfas- Vortrag
sen, haben Sie die Mglichkeit dies zum Wirtschaftsjahrbeginn oder unterjhrig zu ttigen. Wel-
che Art der Erffnungsbuchung Sie whlen, hngt davon ab, wann begonnen wurde mit der
S ELECT L INE - Software zu arbeiten. Erfolgt der Wechsel vom alten Software- System auf die
SELECTL INE-Software zum Geschftsjahresbeginn, nutzen Sie die erste Variante. Als Gegenkonto
wird das Saldenvortragskonto fr Sachkonten vorgeschlagen. Aus den Anschaffungswert und
dem Buchwert wird die bisherige Normal Abschreibung ermittelt und umgekehrt. Alle weiteren
Angaben sind identisch mit denen beim Anlagenzugang.

Abbildung5.6:Anlagen anlegen Kriterien

Wechseln Sie mitten im Geschftsjahr Ihr Software-System, ist der unterjhrige Vortrag zu ver-
wenden. Das Belegdatum ist frei whlbar, muss jedoch grsser als der erste Tag des Geschftsja-
hres sein. Als Gegenkonto wird das Summenvortragskonto vorgeschlagen.

Soll ein Wirtschaftsgut nur in die Inventarverwaltung aufgenommen werden, dann erfolgt die ohne
Neuanlage ohne Abschreibung. Nur das Anschaffungsdatum, das Anlagekonto fr die Zuord- Abschreibung
nung und ggf. die Nummernbildung sowie eine Bezeichnung werden erfasst.

Zugang
Damit aus der neuen Anlage eine korrekte Eingangsbuchung generiert werden kann, ist die Erfas-
sung der Detailinformationen zur Anlage erforderlich.

178
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.7:Anlagenzugang

Das Anschaffungsdatum ist das Datum der Inbetriebnahme bzw. das Lieferdatum des Wirt- Anschaffungs-da-
schaftsgutes. Bei der bernahme aus dem Anlagestapel ist das Anschaffungsdatum das Belegda- tum
tum und nicht nderbar.

Als Beleg sollten Sie die Original-Belegnummer eingetragen. Beleg

Als Anlagekonto knnen Sie per Auswahlschalter aus allen, in den Kontenstammdaten ber Anlagekonto
als Anlagekonto geschlsselten Bilanzkonten, auswhlen.

Wurde in den "Mandanteneinstellungen" die Option fr die automatische Generierung der Inven- Anlage
tarnummer gesetzt, wird die Anlagennummer automatisch, entsprechend der hinterlegten Vor-
gabe, gebildet. (siehe KapitelNummernkreise auf Seite192

Ansonsten ist eine manuelle Eingabe mglich oder das Verwenden von Nummernkreisen. Es ist
die Eingabe einer 20-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen, erlaubt.

Erfassen Sie eine aussagekrftige bis zu 40-stellige Bezeichnung fr die Anlage. Bezeichnung

Um die Zugangsbuchung zu generieren, ist ein Gegenkonto (z.B. Kreditor oder Finanzkonto) an- Gegenkonto
zugeben.

Auch die Angabe des Steuerschlssels (in der Regel Code 6 oder 7) wird fr die Bildung der Zu- Steuer
gangsbuchung bentigt. Zu dem wird er fr die Ermittlung des Anschaffungswertes herangezo-
gen.

Aus dem Bruttowert der Anschaffungs-/Herstellungskosten wird die Nettowert der AHK ermit- AHK Brutto
telt.

179
9 Anlagenbuchhaltung

Die Berechnung der Absetzung im Jahr der Anschaffung wird speziell geregelt. Mgliche Einstel- Abschreibungen
lungen sind Monat, Jahr, Halbjahr und Datum. Die Angabe wird aus der Abschreibungsart im 1. Jahr
bernommen und kann an dieser Stelle pro Wirtschaftsgut nochmals individuell angepasst wer-
den.

Die Vorbelegung des Abschreibungsbeginns mit dem ersten Tag des Anschaffungsmonats kann Abschreibungs-
gendert werden - das angepasste Datum wird jedoch nur bei Einstellung der Abschreibung im beginn
1. Jahr nach Datum ausgewertet.

Der Anschaffungs-/Herstellungskosten werden aus dem Bruttobetrag abzgl. der hinterlegten AHK
Steuer ermittelt. Sie spiegeln den Netto-AHK wieder.

ber die Abschreibungsart wird der jhrliche Wertverlust der Anlage berechnet. Die whlbaren Abschreibungs-
Abschreibungsarten werden unter "Anlagen / Abschreibungsarten" verwaltet siehe Kapitel9.2.4 art
Abschreibungsarten auf Seite189). Die Abschreibungsmethode im 1. Jahr wird als Vorschlags-
wert ber die Abschreibungs-Art in die Zugangsbuchung bernommen.

Je nach Definition der Abschreibungsarten verndert sich die Auswahl im Men "Zugang Anlage -
Anlagenzugang".

Ist im Anlagespiegel in der relevanten Kontengruppe ein Abschreibungs-Konto hinterlegt, wird Abschreibungs-
dieses automatisch bernommen und vorgeschlagen. Es kann allerdings auch per Auswahl aus Konto
der Kontentabelle bernommen werden.

Der Erinnerungswert wird anhand der " Mandanteneinstellung " vorbelegt. Das Programm Erinnerungs-
schreibt das Wirtschaftsgut bis zu diesem Betrag ab. Bis zum Abgang wird dieser Wert als Rest- wert
buchwert im Anlagespiegel ausgewiesen.

Ihnen steht je nach eingestellter Methode der Abschreibungsart ein zustzlicher Schalter Abschreibungs-
zur Verfgung. ber diesen knnen Sie nochmals die Detailtabelle fr die anzuwenden- art
den Prozente je Begnstigtenjahr und das Abschreibungskonto einsehen und anpassen.

degressiv

Sie legen fest, ob der Wechsel zwischen degressiver und linearer Abschreibung automatisch
erfolgen soll sobald der degressive Wert den linearen unterschreitet, oder ob Sie dies manuell er-
fassen mchten. Zudem wird der Prozentsatzes fr die Absetzung fr Abnutzung hinterlegt. Er
wird dem Jahr der Anschaffung entsprechend korrekt vorgeschlagen.

manuell

Fr die manuelle Abschreibung erhalten Sie ber die Details eine Tabelle zur Angabe des jhrlich-
en Abnutzungswert. Optional knnen Sie den zuerst eingegeben Wert fr alle weiteren Jahre au-
tomatisch bernehmen. Im letzten Abschreibungsjahr wird dann der Restbetrag vorgeschlagen.
Im rechten Bereich rechnet das Programm den Abschreibungsbetrag und Restbuchwert mit.

180
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.8:Parameter manuelle Abschreibung

Bereits vor dem Speichern der Anlage knnen Sie sich eine Vorschau ber die Abschreibungen Vorschau
und Wertentwicklung erstellen lassen. Dabei listet die Jahresvorschau alle Jahre bis Abschrei-
bungsende und die Monatsvorschau die 12 Monate des aktuellen Geschftsjahres auf.

ber wird die Anlage schliesslich erstellt.

Vortrag
Der Vortrag kann zu Beginn des Geschftsjahres erfasst werden oder unterjhrig. Der Unter-
schied besteht im fixen oder variablen Belegdatum sowie im vorgeschlagenen Gegenkonto.

Das Belegdatum ist fr den Vortrag zu Beginn des Geschftsjahres immer der 1. des Geschftsja- Belegdatum
hres. Fr den unterjhriger Vortrag ist das Belegdatum nderbar und muss grsser als der 1.
Tag im Wirtschaftsjahr sein. Der Buchwert und die Abschreibung sind dann auch zu diesem Be-
legdatum einzugeben. Das Programm rechnet ab dem Belegdatum den weiteren Verlauf der Ab-
schreibungen.

Abbildung5.9:Vortragswerte

181
9 Anlagenbuchhaltung

Als Anlagekonto knnen Sie per Auswahlschalter aus allen, in den Kontenstammdaten ber Anlagekonto
als Anlagekonto geschlsselten Sachkonten, auswhlen.

Die Nummer der Anlage kann manuell angepasst oder ber einen Nummernkreis bernommen Anlage
werden (siehe KapitelNummernkreise auf Seite192). Ist die Option fr die automatische Bildung
der Inventarnummer in den "Mandanteneinstellungen" gesetzt, wird die Anlagennummer mit
entsprechender Struktur vorgeschlagen.

Als Gegenkonto wird standardmssig das Erffnungskonto fr Sachkonten aus den Gegenkonto
"Stammdaten / Konten / Automatikkonten" vorgeschlagen. Fr den unterjhrigen Vortrag ist der
Vorschlag entsprechend das Summenvortragskonto.

In den historischen Werten sind das Anschaffungsdatum, AHK und der Buchwert sowie die bis-
herigen aufgelaufenen Werte fr die einzelnen Abschreibungsarten zu erfassen.

Das Anschaffungsdatum muss vor dem 1. des ersten Fibu-Zeitraums liegen. Datum

Der Abschreibungsbeginn bei Vortrgen muss kleiner als das aktuelle Geschftsjahr sein. Abschreibungs-
beginn
Die Anschaffungs- / Herstellungskosten werden exklusive Steuer hinterlegt. Sie spiegeln den Net-
to-AHK wieder. AHK

Hinterlegen Sie den Wert der Anlage zu Beginn des Geschftsjahres als Buchwert. Buchwert

Hinterlegen Sie die bisherigen Werte fr die entsprechenden Abschreibungsarten (Kumulativ, aufgelaufene
Ausserplanmssig, Manuell) sowie die Wertaufholung. Werte

Vortrge zum Geschftsjahrbeginn knnen optional als Zugnge dargestellt werden. Zugang

Informationen zu den Abschreibungsparametern entnehmen Sie aus dem KapitelAnlagen auf- Abschreibungs-
nehmen (auf Seite1). parameter

9.2.2 Angaben zur Anlage


Ist die Anlage erfasst, knnen Sie diese ber "Anlagen" einsehen und zustzliche, die Anlage spe-
zifizierende, Angaben hinterlegen. Die Festlegungen werden auf mehreren Seiten erfasst bzw.
dargestellt. Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird ber eine Baumstruktur im linken Masken-
bereich gesteuert.

Anlage
Die erste Seite der Anlage hat den Charakter einer Statusanzeige. Die bei der Erstellung der Anla-
ge erfassten Daten werden informationshalber angezeigt und knnen nur noch ber das Erfas-
sen von Bewegungen gendert werden.

Die Bezeichnung des Wirtschaftsguts kann nachtrglich angepasst werden. Bezeichnung

Innerhalb eines Anlagekontos kann eine Einordnung der Anlagen als Unteranlage einer anderen Unteranlagen
Anlage vorgenommen werden. Die Gliederung ist in der Anlagespiegelstruktur und im

182
9 Anlagenbuchhaltung

Anlagespiegel zu sehen.

Die bisher aufgelaufenen Werte werden aufsummiert getrennt je Abschreibungskreis und nach Werte
Abschreibungs- bzw. Zugangsart aufgelistet.

Erweiterte Angaben zur Anlage


Auf der Seite "Erweitert" definieren Sie die Anlage im Detail.

Hier knnen Sie ein abweichendes Gegenkonto fr die Abschreibung definieren. Danach wird fr Fibu-Konto
die Abschreibung dieser Anlage nicht mehr das Anlagekonto verwendet.

Die eingetragenen Kostenstellen oder Kostentrger werden bei aktivierter Kostenrechnung fr Kostenrechnung
die Abschreibungsbuchungen herangezogen.

Abbildung5.10:erweiterte Angaben zur Anlage

Die unter "Anlagen / Weitere..." getroffenen Strukturzuordnungen zu Organisationseinheiten, Struktur-


Standorten und Anlagegruppen werden hier angezeigt. informationen

Als Berechnungsgrundlage fr den Wiederbeschaffungs- oder Versicherungswert kann zwischen Wiederbe-


Anschaffungskosten, Buchwert und einem manuell erfassten Wiederbeschaffungs- bzw. Versi- schaffung
cherungswert gewhlt werden, auch der Verzicht auf eine Berechnung ist mglich. Die Aktualisie- Versicherung
rung des Wertes erfolgt ber den Preisindex. Folgendermassen wird die Berechnung fr die
Wiederbeschaffungs- bzw. Versicherungsliste vorgenommen:

Wiederbeschaffungswert bzw. Versicherungswert


Wert / %-Wert aus Tabelle zum AHK-Datum * %-Wert aus Tabelle zum WJ-Ende

183
9 Anlagenbuchhaltung

Anschaffungskosten
AHK zum WJ-Ende / %-Wert aus Tabelle zum AHK-Datum * %-Wert aus Tabelle zum WJ-Ende
Buchwert
BW zum WJ-Ende / 100 * %-Wert aus Tabelle zum WJ-Ende
ohne Berechnung
Anlage gelangt nicht in die Wiederbeschaffungs- bzw. Versicherungsliste

Erfassen Sie hier allfllig einen Lieferant, welcher die Reparaturen an der Anlage durchfhrt. Reparatur

Sollte eine Anlage verpfndet werden mssen, kann diese Checkbox aktiviert und in Auswertun- Pfandsicherheit
gen entsprechend dargestellt werden.

Erfassen Sie hier den Lieferanten und die Seriennummer. Sonstiges

Bewegungen erfassen / bearbeiten

Abbildung5.11:Anlagebewegungen

Die Seite "Bewegungen" unterteilt sich in zwei Tabellenbereiche. Im oberen Bereich knnen ber
die selectlinetypische Bearbeitungsmaske neue Bewegungen angelegt und bestehende bearbei-
tet oder entfernt werden. Dabei ist vorher festzulegen in welchem Abschreibungskreis die Bewe-
gung erfolgen soll. Im unteren Bereich kann man zwischen der Jahres- und Monatsbersicht
wechseln und somit aufgelaufene bzw. zuknftige Entwicklungen der Anlage einsehen.

Die erfassten Anlagebewegungen knnen per Doppelklick oder angepasst werden.


Stammt die Anlage aus dem Vorjahr steht Ihnen im Bearbeitungsdialog die Option
zur Verfgung. Ist diese aktiviert knnen

184
9 Anlagenbuchhaltung

die Daten nicht angepasst werden. Ihnen steht dann aber ber die Mglichkeit zur
Verfgung die Angaben zur Abschreibungsart anzupassen (z.B. Wechsel von degressiv zu line-
ar). Bei Deaktivierung der Option werden Ihnen die Felder zur Eingabe und Aktualisierung freige-
geben. Eine Aktualisierung mit den Werten aus dem Vorjahr ist dann allerdings nicht mehr
mglich.

Bei der Nachbearbeitung anderer Bewegungen kann nur der Text angepasst werden.

Bewegungen knnen nur nacheinander entfernt werden. D.h. die zuletzt erfasste Buchungsart
muss zuerst gelscht werden. Der Zugang bzw. Vortrag selbst kann nicht entfernt werden.

Im Folgenden werden die ber whlbaren Buchungsarten nher erlutert. Beschrei-


bungen zu den einzelnen Eingabefeldern finden Sie im siehe Kapitel9.2.1 Anlagen aufnehmen auf
Seite178.

Bei der nachtrglichen AHK wird das Anlagegut ergnzt bzw. komplettiert. Neben der Angabe Nachtrgliche
des Betrags sind noch die Daten fr den zu generierenden Buchungssatz, wie z.B. Steuer- AHK
schlssel und Text, zu erfassen. Als mgliches Gegenkonto empfiehlt sich ein Kreditor- oder Fi-
nanzkonto zu whlen.

Abbildung5.12:Nachtrgliche AHK

Wird das Anlagegut bezuschusst (z.B. Frdermittel), ist eine AHK Minderung zu erfassen. Die An- AHK
schaffungskosten mindern sich entsprechend. Neben der Angabe des Betrags sind hier noch die Minderung
Daten fr den zu generierenden Buchungssatz zu erfassen.

Bei einer Verusserung der Anlage ist ein Vollabgang anzulegen. Der Restbuchwert des aktuellen Vollabgang
Wirtschaftsjahres wird als Betrag automatisch bernommen. Optional kann ber
zustzlich zur Abgangsbuchung eine Forderungsfolgebuchung erzeugt
werden. Es erscheint ein neuer Eingabebereich, in welchem Sie die entsprechenden Buchungs-
angaben ttigen.

185
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.13:Vollabgang

Von einem Teilabgang wird gesprochen, wenn Teile eines Wirtschaftsgutes verussert oder ent- Teilabgang
nommen werden. Er verringert die Anschaffungs-/ Herstellungskosten des Anlagegutes. Das Ver-
fahren folgt dem eines Vollabgangs, mit dem Unterschied, dass der Betrag absolut oder prozen-
tual angepasst werden kann.

Beim Entfernen eines Voll- bzw. Teilabgang wird die Forderungsfolgebuchung nicht automatisch Hinweis
storniert. Dies muss ggf. manuell erfolgen.

Ist das Wirtschaftsgut in seiner Nutzungsfhigkeit beeintrchtigt, kann eine aussergewhnliche aussergewhnli-
Absetzung als Abschreibung fr aussergewhnliche Abnutzung erfolgen. Der Buchwert mindert che Abnutzung
sich um den eingegeben Betrag.

Die Umbuchung bernimmt den Buchwert zum eingegebenen Datum in eine andere bzw. neue Umbuchung
Anlage. Der Buchwert wird taggenau ermittelt. Bei der Umbuchung auf ein anderes Konto wird
ein separater Buchungssatz erzeugt; innerhalb eines Kontos entsteht kein Buchungssatz.

186
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.14:Umbuchung

Die Teilwertabschreibung entspricht der Differenz zwischen dem Buchwert und dem Teilwert Teilwert-
des Wirtschaftsgutes. Sie wird eingesetzt, wenn der Teilwert der Anlage voraussichtlich dauer- Abschreibung
haft gesunken ist. Der Buchwert mindert sich um den eingegebenen Betrag.

Bei einer Wertzunahme der Anlage oder als Korrektur einer berhhter Abschreibungen in vor- Wertaufholung
angegangen Perioden ist eine Zuschreibung zu erfassen. Sie erhht den Buchwert um den einge-
geben Betrag.

Buchungen
ber die Seite "Buchungen" knnen Sie sich die zur Anlage gehrenden Buchungsstze getrennt
nach Abschreibungskreis (siehe KapitelAbschreibungskreise auf Seite192) auflisten lassen. Dabei
sind drei verschiedene Ansichten mglich:

Buchungsliste
Es werden alle Buchungen, unabhngig vom Exportstatus, aufgezeigt.
Verbuchte Stze
Die in die Finanzbuchhaltung exportierten Buchungen werden angezeigt.
Ausstehende Buchungsstze
Die gelisteten Buchungen sind noch nicht exportiert.

187
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.15:Buchungsliste zur Anlage

Journal
Auf der Seite "Journal" haben Sie die Mglichkeit, datensatzbezogene Notizen und Termine anzu-
legen. Nicht erledigte Termine werden in den offenen Terminen gelistet. Nheres zum Anlegen
und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt "Notizen / Termine" im SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

9.2.3 Anlagespiegel
ber "Anlagen Anlagespiegel" steht Ihnen der Strukturplan des Anlagespiegels zur Verfgung.
Die vorgegebene Anordnung wird in den Auswertungen zur Anlagenbuchhaltung verwendet

Die Struktur steht Ihnen ber in drei verschiedenen Ansichten zur Verfgung:

Ansicht zum Bearbeiten


Ansicht mit Abschreibungen
Ansicht mit Vorschau.

Der Strukturplan ist als Baumstruktur organisiert. In diesem Aufbau befinden sich Obergruppen
mit weiteren untergeordneten Gruppen und deren Konten.

Abbildung5.16:Bearbeitungsansicht Anlagespiegel

188
9 Anlagenbuchhaltung

Bei aktivierter Ansicht zum Bearbeiten knnen Sie ber Kontenbereiche und Gruppen hin- Ansicht zum
zufgen. Es sind bis zu zwei Ordnerebenen mglich. Den Anlagespiegelgruppen knnen wieder- Bearbeiten
um Kontenbereiche zugeordnet werden. Zu jeder Kontengruppe knnen das Abschreibungskon-
to und die Abschreibungsart als Vorschlagswert bei Neuanlage festgelegt werden. Diese werden
dann automatisch bei der Neuanlage eines Wirtschaftsgutes als Wert in die entsprechenden Fel-
der bernommen. Auch in den einzelnen Gruppen knnen Abschreibungskonto und -art hinter-
legt werden. Diese gelten bergreifend fr alle untergeordneten Konten bzw. Gruppen, insofern
in diesen keine separaten Angaben erfolgt sind. ber oder Doppelklick auf einen Kontenbe-
reich gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht und knnen ggf. Anpassungen durchfhren. Eine
Verschiebung bestehender Strukturzuordnungen kann per Drag & Drop oder fr Gruppen per
Pfeiltasten erfolgen. Alle Funktionen, wie Kontengruppe bearbeiten, Kontengruppe lschen ,
Anlagespiegel aktualisieren , Ordnung hher, Ordnung tiefer , erreichen Sie auch im
Kontextmen per rechter Maustaste.

In der Ansicht mit Abschreibungen werden Ihnen unterhalb der Anlagekonten zustzlich die ein- Ansicht mit
zelnen Anlagen aufgefhrt. Abschreibung

Abbildung5.17:Struktur Anlagespiegel mit Abschreibungen

Der Tabelle knnen Sie dann pro Anlage die Werte fr die gettigten Bewegungen, z.B. Zugnge,
Umbuchungen etc., entnehmen. Fr die Gruppen erfolgt eine Summierung der ihr untergeord-
neten Betrge. Somit steht Ihnen stets ein schneller berblick ber Ihre aufgelaufenen Werte
zur Verfgung.

In der Ansicht mit Vorschau erhalten Sie ebenfalls eine bersicht allerdings nicht ber die aktu- Ansicht mit
ellen Jahreswerte sondern ein Ausblick auf die Entwicklung der Anlagegter in den kommen- Vorschau
den Jahren. Pro Jahr wird Ihnen der Buchwert sowie die planmssigen Abschreibungen aufgelis-
tet.

ber haben Sie die Mglichkeit den Anlagespiegel direkt als Auswertung zu drucken. Drucken

9.2.4 Abschreibungsarten
ber die Abschreibungsart wird der zeitgemsse Wertverlust des Unternehmensvermgens defi-
niert. Das Programm liefert Ihnen alle blichen Abschreibungsarten als Systemvorgabe mit.

Die Nummer der Abschreibungsart kann numerisch oder alphanumerisch bis zu sechs Stellen Nummer
umfassen.

189
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.18:Abschreibungsarten

Die Bezeichnung der Abschreibungsart sollte kurz und aussagekrftig sein. Zudem sollte sie ggf. Bezeichnung
weitere Parameter wie degressiv oder eventuell verwendete Abschreibungsstze enthalten, da-
mit bei der spteren Verwendung eine problemlose Auswahl mglich ist.

Im Feld "Rechtsgrundlage" wird die zugrunde liegende gesetzliche Vorgabe hinterlegt. Sie wird Rechts-
in einigen Auswertungen, z.B. im Anlagespiegel, verwendet. grundlage

ber die Methode legen Sie schliesslich die Art der Abschreibung fest. Es stehen Ihnen verschie- Methode
dene Mglichkeiten zur Verfgung:

Keine
Es wird keine Normalabschreibung berechnet. Sie knnen jedoch Sonderabschreibung in An-
spruch nehmen. Eine weitere Anwendung erfolgt bei Anlagen, welche nicht abgeschrieben
werden, wie z.B. Grundstcke.
lineare
Die Herstellkosten der abzuschreibenden Anlagen werden gleichmssig auf die Jahre verteilt,
bis die Anlage auf den Erinnerungswert abgeschrieben wurde.
Degressiv
Die degressive Abschreibung ist dadurch gekennzeichnet, dass die einzelnen Jahresbetrge
im Abschreibungszeitraum geringer werden. Die Abschreibung wird mit einem konstanten
Abschreibungssatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen. Der zu verwendende
Prozentsatz wird bei der Anlage des Wirtschaftsgutes festgelegt. Die Anlage wird ebenfalls
auf den Erinnerungswert abgeschrieben.

Wird diese Abschreibungsmethode verwendet, so haben Sie in der Anlage die Mglichkeit die Hinweis
Abschreibungsart automatisch von Degressiv auf Linear zu wechseln. In diesem Fall erfolgt
der Wechsel sobald die degressive Abschreibung den Wert der linearen Abschreibung unter-
schreitet.

190
9 Anlagenbuchhaltung

Manuell
Bei einigen Anlagegtern wird der Abschreibungsverlauf durch die effektiven Betriebsstun-
den (Maschinen, Baufahrzeuge etc.) bestimmt. In diesen Fllen wird die Abschreibung ex-
tern kalkuliert und kann als manuelle Abschreibung eingegeben werden. Ein weiteres Anwen-
dungsgebiet manueller Abschreibung ist die Korrektur von anderweitig nicht zu korrigieren-
den fehlerhaften Abschreibungen. Fr die manuelle Abschreibung erhalten Sie ber die De-
tails eine Tabelle zur Angabe des jhrlichen Abnutzungswertes. Optional knnen Sie den zu-
erst eingegeben Wert fr alle weiteren Jahre automatisch bernehmen. Im letzten Abschrei-
bungsjahr wird dann der Restbetrag vorgeschlagen. Im rechten Bereich rechnet das Pro-
gramm den Abschreibungsbetrag und Restbuchwert mit.
Sofort
Die Sofortabschreibung wird bei geringwertigen Anlagen gewhlt.

9.2.5 Weitere...

Organisationseinheiten - Anlagegruppe - Standorte


Sie haben die Mglichkeit, drei verschiedene betriebliche Strukturen fr Ihre Anlagegter abzu-
bilden. Ein Anlagegut kann

einer Organisationseinheit "Anlagen / Weitere... / Organisationseinheit"


einer Anlagegruppe "Anlagen / Weitere... / Anlagegruppen"
einem Standort "Anlagen / Weitere... / Standorte"

zugeordnet werden.

Die Bearbeitung der unterschiedlichen Strukturen ist gleich und entspricht dem Aufbau des Anla-
gespiegels unter "Anlagen / Anlagespiegel". Die Ansicht kann ebenfalls in den drei Stufen

Ansicht zum Bearbeiten


Ansicht mit Abschreibungen und
Ansicht mit Vorschau

erfolgen, wobei in den beiden letzten Ansichten nicht zugeordnete Anlagen unter einer extra
Gruppe ohne Zuordnung ausgewiesen werden.

Jedes Anlagegut steht jeweils nur einmal zur Auswahl fr die Zuordnung zur Verfgung. Bearbei-
tungshinweise siehe Kapitel9.2.3 Anlagespiegel auf Seite188

Per Druck knnen Sie sich die Struktur komplett oder je Gruppe ausgeben lassen. Drucken

191
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.19:Zugehrigkeit nach Standorte

Abschreibungskreise
ber unterschiedliche Abschreibungskreise, lassen sich abweichende Werte fr z.B. interne Ab-
schreibungen und wirklich verwendeten Abschreibungen erfassen. Whlen Sie beim Erfassen ei-
ner neuen Bewegung den entsprechenden Abschreibungskreis.

Abbildung5.20:Abschreibungskreise

Nummernkreise
Fr die Anlagennummern knnen separate Nummernkreise ber " Anlagen / Weitere... /
Nummernkreise" definiert werden.

Abbildung5.21:Nummernkreise

Mit dem Feld Nummernkreis steht Ihnen ein 10- stelliges numerisches Schlsselfeld zur Nummernkreis
Verfgung, ber welches Sie spter den Nummernkreis auswhlen.

192
9 Anlagenbuchhaltung

Mit einer 40-stelligen Bezeichnung geben Sie dem Nummernkreis einen Namen. Bezeichnung

Die nchstfolgende Nummer wird auf der Grundlage der hinterlegten Formel fr die letzte Beleg- Belegnummer
nummer berechnet.

Mit Nummernkreisen zu arbeiten ist nur sinnvoll, wenn unter " Mandant Einstellungen Hinweis
Anlagenbuchhaltung" die Inventarnummer nicht automatisch gebildet wird (siehe Kapitel10.1
Voreinstellungen auf Seite201).

Kunden - Mitarbeiter
Diese "Stammdaten" sind hier nur verfgbar, wenn kein OPOS-Modul eingesetzt wird. Ist dieses
Lizenziert, werden die "Stammdaten" von dort angezogen.

9.3 Finanzbuchhaltung
9.3.1 Anlagenstapel

Abbildung5.22:Anlagenstapel

Mit dem Speichern einer "Dialogbuchung" gegen ein im Kontenstamm als Anlagekonto gekenn-
zeichnetes Konto wird ein Datensatz im Anlagestapel unter "Anlagen / Finanzbuchhaltung /
Anlagenstapel" erzeugt. Auch Buchungen, die ber den Fibu-Export von z.B. Eingangsrechnun-
gen aus dem SELECTLINE AUFTRAG erzeugt wurden, bilden eine Position im Anlagenstapel.

Das Belegdatum wird dabei als Anschaffungsdatum bernommen. Es kann nachtrglich nicht
angepasst werden.

Die markierte Position wird ber oder Doppelklick in die Anlagegter aufgenommen
bzw. verarbeitet. Es erscheint ein Folgedialog, ber welchen Sie die Buchungsart eingeben.

193
9 Anlagenbuchhaltung

Es kann in Abhngigkeit der gettigten Buchung zwischen folgenden Buchungsarten gewhlt


werden:

Zugang (Es wird eine neue Anlage erfasst.)


Nachtrglicher AHK
AHK Minderung
Vollabgang
Teilabgang
Absetzung fr aussergewhnliche Abnutzung
Teilwertabschreibung
Wertaufholung

Abbildung5.23:Buchauswahl

Fr alle Bewegungen, exklusive Zugnge, mssen Sie die Anlage angeben, zu welcher die nder-
ung erfolgt ist. Der entsprechende Datensatz wird in der betreffenden Anlage hinterlegt.

Es ist mglich eine Position auf mehrere Anlagen aufzuteilen. Nach der bernahme eines Teilbe-
trags, verbleibt die Position im Stapel bis der Betrag 0,00 ergibt.

Haben Sie die Buchungsart ausgewhlt und den Dialog mit besttigt, gelangen Sie in
den aus (siehe Kapitel9.2.1 Anlagen aufnehmen auf Seite178) bekannten Zugangs- bzw. Abgangs-
dialog. Angaben aus dem Buchungssatz, wie Belegdatum, Belegnummer, Anlagekonto und dar-
aus resultierend Anlagenummer, Gegenkonto, Steuerschlssel und Anschaffungs-
/Herstellungskosten werden automatisch in die Anlage bernommen. Sie sind hier nicht mehr
nderbar. Die noch fehlenden, die Anlage spezifizierenden weiteren Angaben, wie Abschrei-
bungsart etc. werden ergnzt.

Das Lschen einer Anlagenposition ber storniert gleichzeitig den entsprechenden


Buchungssatz nach entsprechender Abfrage.

Es stehen Ihnen also zwei Wege zur Verfgung, wie die Kopplung zwischen der S ELECT L INE Hinweis
ANLAGENBUCHHALTUNG und der FINANZBUCHHALTUNG genutzt werden kann:

1. ber das Erfassen von z.B. Eingangsbelegen im Dialogbuchen ("Buchen / Dialogbuchen")


wird, bei Nutzung eines Anlagekontos, eine Anlagestapelposition gebildet. Aus dieser
knnen Sie einen neuen Anlagenzugang oder eine Anlagenbewegung erzeugen.

194
9 Anlagenbuchhaltung

2. Sie erstellen im Modul ANLAGENBUCHHALTUNG eine neue Anlage bzw. erzeugen Bewegungen
zu den bestehenden Anlagen. Diese Positionen werden automatisch als Buchung im Dia-
logbuchen angelegt.

9.3.2 Buchungen erstellen


Aus dem Modul S ELECT L INE A NLAGENBUCHHALTUNG knnen ber "Anlagen / Finanzbuchhaltung /
Buchungen erstellen" sowohl Abschreibungs- als auch Zugangs-, nderungs- und Abgangsbu-
chungen fr die FINANZBUCHHALTUNG exportiert werden.

Standardmssig wird beim Export ein neuer Buchungsstapel unter "Buchen / Stapelbuchen" er-
zeugt (siehe Kapitel5.4 Stapelbuchen auf Seite83).

Exportierte Buchungen erhalten ein Kennzeichen, so dass der Zeitraum, fr den Buchungen zu
erzeugen sind, ber den "Bis-Monat" definiert wird. Es knnen Buchungen fr alle, es erfolgt kei-
ne Auswahl einer Anlage, oder eine Anlage generiert werden. Per Option entscheiden Sie, wel-
che Anlagebewegungen bergeben werden sollen.

Abschreibungsbuchungen werden generell nicht automatisch erzeugt. Sie mssen immer selbst Abschreibungen
ber das Men "Buchungen erstellen" bergeben werden. Optional knnen Abschreibungsbu-
chungen fr Anlagen zusammengefasst werden, die im Anlagekonto und im Abschreibungskon-
to bereinstimmen.

Abbildung5.24:Buchungsstapel Export

Bei der Zusammenfassung wird nicht die originale Belegnummer aus der Anlage in den Bu- Hinweis
chungssatz bernommen, da hier keine bereinstimmung vorausgesetzt wird.

Ist die betreffende "Mandanteneinstellung" gesetzt, werden Zugnge


Zugnge, Abgnge und alle weiteren Anlagebewegungen direkt bei der Erfassung verbucht, eine Abgnge
bernahme per Buchungsstapel ist nicht notwendig. Der entsprechende Buchungssatz wird so- Umbuchungen
fort in die Dialogbuchenmaske geschrieben.

Bei deaktivierter Mandantenoption werden die Anlagebewegungen per Einstellung ebenfalls


ber die Funktion "Buchungen erstellen" in einen Stapel bergeben und knnen von dort aus
weiterverarbeitet werden.

195
9 Anlagenbuchhaltung

nderungen an den direkt exportierten "Anlagenbuchungen" knnen zu Differenzen fhren. Sie Hinweis
erhalten beim ndern des Buchungssatzes einen entsprechenden Hinweis. Daher wird empfoh-
len, eine Anpassung stets ber die Anlage durchzufhren.

ber einen Testlauf knnen Sie einen imaginren Export durchfhren und erhalten ein Vor- Testlauf
schau-Protokoll. Dieses listet die Datenstze auf, welche exportiert werden wrden und weist
evtl. Unstimmigkeiten auf.

9.3.3 Buchungen lschen


Wurden fehlerhafte Exporte durchgefhrt oder sollen aus einem anderen Grund die Anlagenbu-
chungen erneut bergeben werden, ist das Exportkennzeichen zurckzunehmen. Dies erfolgt
ber "Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen lschen". Nach einer evtl. ntigen nderung kann
dann der Export erneut durchgefhrt werden.

Abbildung5.25:Export lschen

Die entsprechenden Buchungen, fr die das Kennzeichen gelscht werden soll, werden ber
den Abschreibungskreis und Ab-Monat definiert. Es kann das Kennzeichen fr alle, es wird keine
explizite Anlage ausgewhlt, oder einer Anlage gelscht werden.

Sie knnen zudem festlegen, welche Art von Anlagebewegungen auf nicht exportiert gesetzt
werden sollen. Auch fr direkt transferierte Zugnge, Abgnge und sonstige nderungen kann
das Exportkennzeichen zurckgesetzt werden.

Das Lschen des Exportkennzeichens lscht nicht den Buchungsstapel und storniert auch nicht Hinweis
die betreffende Dialogbuchung.

9.4 Auswertungen
Inhalt und Form aller Auswertungen knnen Sie mit Hilfe des "Formulareditors" Ihren eigenen
Wnschen anpassen. Nhere Informationen zur Bearbeitung von Druckvorlagen finden Sie im
SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

Zu einem Grossteil der Auswertungen stehen Ihnen zahlreiche unterschiedliche Druckvorlagen


mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfgung. Im Folgenden wird Ihnen die allgemeine
Funktionalitt der verschiedenen Auswertungsarten nher erlutert, auf jede einzelne Druckvor-
lage wird dabei nicht eingegangen.

196
9 Anlagenbuchhaltung

Abbildung5.26:Auswertungen Anlagen

9.4.1 Anlagespiegel
Unter "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Anlagespiegel" wird Ihnen der Entwicklungsstand der
einzelnen Posten Ihres Anlagevermgens in einem Anlagespiegel ausgewiesen.

Die Auswertung erfolgt ber den eingegebenen Zeitraum periodenweise. Sie knnen die Auswer-
tung weiterhin hinsichtlich des Kontenbereichs und nach Kostenstellen bzw. - trger ein-
schrnken. Nur Daten, die unter die selektierten Parameter fallen, werden fr den Druck
bercksichtigt. Keine Angaben fr den einzelnen Bereich bedeuten keine Einschrnkung. Des
Weiteren kann die Ausgabe auch eingeschrnkt nach einer unter " Anlagen / Weitere... /
Anlagegruppe" definierten Gruppe erfolge. Auch der auszuwertende Abschreibungskreis kann
entsprechend eingestellt werden. Optional kann der Anlagespiegel mit Konten- und Inventar-
nachweis erfolgen. Der Nachweis des Inventars listet die einzelnen Anlagen mit entsprechenden
Werten auf. Er ist nur in Verbindung mit dem Nachweis der Konten mglich.

Abbildung5.27:Bruttoanlagespiegel

Der Aufbau des Anlagespiegels erfolgt anhand der unter "Anlagen / Anlagespiegel" erfassten
Struktur ( siehe Kapitel9.2.3 Anlagespiegel auf Seite188). Wurden hier angegebene Gruppen
nicht verwendet, knnen diese optional beim Ausdruck des Anlagegitters gelscht werden. Dies
erhht die bersichtlichkeit Ihrer tatschlich erfassten Werte. Sie knnen die Auswertung

197
9 Anlagenbuchhaltung

weiterhin hinsichtlich des Kontenbereichs und nach Kostenstellen bzw. -trger einschrnken.
Nur Daten, die unter die selektierten Parameter fallen, werden fr den Druck bercksichtigt. Kei-
ne Angaben fr den einzelnen Bereich bedeuten keine Einschrnkung. Des Weiteren kann die
Ausgabe auch eingeschrnkt nach einer unter "Anlagen / Weitere... / Anlagegruppe" definierten
Gruppe erfolgen (). Auch der auszuwertende Abschreibungskreis kann entsprechend eingestellt
werden. Optional kann der Anlagespiegel mit Konten- und Inventarnachweis erfolgen. Der Nach-
weis des Inventars listet die einzelnen Anlagen mit entsprechenden Werten auf. Er ist nur in Ver-
bindung mit dem Nachweis der Konten mglich.

Es stehen Ihnen ber die Auswahl der Druckvorlage verschiedene Ausgabemglichkeiten zur
Verfgung:

Brutto Anlagespiegel
Brutto = Auswertung inkl. Neuwertangaben
Netto Anlagespiegel
Netto = Auswertung nur mit Buchwerten
Restwertverzeichnis
Auswertung weist die AHK und den Buchwert zum jeweiligen Jahresende aus.
Brutto Anlagenspiegel (A3)
Anlagespiegel je Kostenstelle
Anlagespiegel je Kostentrger
Anlagespiegel je Anlagengruppe
Anlagespiegel je Abschreibungskreis

Bei aktivierter Kostenrechnung steht Ihnen zustzlich unter "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Hinweis
Anlagespiegel / Anlagespiegel je Kostenstelle / Kostentrger" ein weiterer Anlagespiegel zur
Verfgung. Dieser gruppiert Ihre Wirtschaftsgter nach Kostenstellen oder Kostentrger.

9.4.2 Abschreibungsvorschau
Fr Auswertung "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Anlagespiegel / Abschreibungsvorschau" ent-
fllt die Auswahl der Periode. Sie zeigt eine Vorschau der Abschreibungen oder Buchwerte fr
die nchste Dekade.

Sie knnen die Auswertung hinsichtlich des Kontenbereichs und nach Kostenstellen bzw. -trger
einschrnken. Nur Daten, die unter die selektierten Parameter fallen, werden fr den Druck
bercksichtigt. Keine Angaben fr den einzelnen Bereich bedeuten keine Einschrnkung. Des
Weiteren kann die Ausgabe auch eingeschrnkt nach einer unter " Anlagen Weitere...
Anlagegruppe" definierten Gruppe erfolgen (). Auch der auszuwertende Abschreibungskreis
kann entsprechend eingestellt werden. Optional kann der Anlagespiegel mit Konten- und Inven-
tarnachweis erfolgen. Der Nachweis des Inventars listet die einzelnen Anlagen mit entsprechen-
den Werten auf. Er ist nur in Verbindung mit dem Nachweis der Konten mglich.

9.4.3 Inventarliste
In der Inventarliste ber "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Inventarliste" werden ausgewhlten
Anlagen aufgelistet. Sie kann auch als Anlagenkartei gedruckt werden. Diese zeigt zustzlich ei-
nen Abschreibungsverlauf.

198
9 Anlagenbuchhaltung

Die Liste kann fr alle, fr ausgewhlte oder nur eine Anlage erstellt werden. Nach der Auswahl
des entsprechenden Parameter ffnet sich der Auswahldialog zur Auswahl einer oder mehrerer
Anlagegter.

Nach Ihrer Auswahl haben Sie die Mglichkeit, folgende drei Listen anzeigen zu lassen:

Inventarliste
Anlagekartei
Inventarliste Zugang / Abgang

9.4.4 Zugangs- und Abgangsliste


In der Zugangsliste "ber Anlagen / Auswertungen Anlagen / Zugangsliste" sind fr die ausge-
whlten Anlagen die nachtrglichen AHK und die Zuschsse aufgefhrt.

Abbildung5.28:Zugangs- und Abgangsliste

Die Abgangsliste unter "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Abgangsliste" zeigt fr die ausge-
whlten Anlagen die Teilabgnge und die Vollabgnge.

Die Listen knnen fr alle, ausgewhlte oder nur eine Anlage je Abschreibungskreis erstellt wer-
den. Nach der Auswahl der Parameter ffnet sich der Auswahldialog zur Selektion einer oder
mehrerer Anlagegter.

9.4.5 Weitere

Buchungsliste
Die Buchungsliste unter "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Buchungsliste" erstellt
eine Vorschau der fr die gewhlte Periode zu erstellenden bzw. bereits erstellten Buchungen.

199
9 Anlagenbuchhaltung

Die Liste kann fr alle oder eine Anlage je Abschreibungskreis erzeugt werden, dabei werden alle
zugehrigen Buchungen aufgelistet, unabhngig ob sie bereits exportiert oder noch zu
bergeben sind. Sie knnen einstellen, ob sowohl Abschreibungsbuchungen als auch Buchun-
gen zu Anlagebewegungen (Zu-, Abgnge, Umbuchungen etc.) angezeigt werden sollen. Optio-
nal knnen Abschreibungsbuchungen fr Anlagen zusammengefasst werden, die im Anlagekon-
to und im Abschreibungskonto bereinstimmen.

Wiederbeschaffungs- und Versicherungsliste

Abbildung5.29:Wiederbeschaffungsliste

Die Wiederbeschaffungsliste unter " Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... /


Wiederbeschaffungsliste" und die Versicherungsliste aus " Anlagen / Auswertungen Anlagen /
Weitere... / Versicherungsliste" weisen Ihnen zu jeder Anlage den Wiederbeschaffungswert bzw.
den Versicherungswert aus. Sie werden ohne Bereichseinstellungen sofort gedruckt. Es wird der
im Anlagegut hinterlegte Preisindex und die Bemessungsgrundlage fr die Ermittlung von
Wiederbeschaffungs- und Versicherungswert bercksichtigt.

Abschreibungsarten
Die Liste der Abschreibungsarten zeigt fr die ausgewhlten Datenstze die Details, wie Rechts-
grundlage, Restwertabschreibungssatz und Hchstbetrag in Listenform.

Die Liste kann fr alle, fr ausgewhlte oder nur eine Anlage erstellt werden. Nach der Auswahl
des entsprechenden Parameter ffnet sich der Auswahldialog zur Selektion einer oder mehrerer
Abschreibungsarten.

Die Listen ist ber "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Abschreibungsarten" zu errei-
chen.

Bewegungsliste
Die unter "Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Bewegungsliste" zur Verfgung stehen-
de Auswertung zeigt alle nach dem Zugang oder Vortrag erfassten Bewegungen fr die gewhlte
Anlage im Abschreibungskreis und den gewhlten Zeitraum.

Wird keine Anlage ausgewhlt wird die Bewegungsliste ber alle Anlagen erstellt. Optional
knnen Sie sich auch die Jahresbernahmen ausweisen lassen.

200
10 Kostenrechnung

Fr die Unternehmensfhrung dient das Modul SELECTLINE K OSTENRECHNUNG als Information nach
innen, mit dem Ziel der Erfassung, Verrechnung und Kontrolle von Kosten und Leistungen. Es
wird die Zuweisung von Kosten und Leistungen nach Kostenarten auf Kostenstellen und Kosten-
trger realisiert. Dabei ist die Kostensplittung ebenso mglich wie eine Umverteilung per Vertei-
lungsschema. Die Kostenstellen lassen sich betriebswirtschaftlich auswerten der Betriebsab-
rechnungsbogen kann variable und fixe Kosten separat ausweisen und je Kostentrger knnen
die Deckungsbeitrge ermittelt werden.

Fr Form und den Inhalt der Kostenrechnung gibt es keine bindenden Vorschriften. Die Ausge-
staltung hngt letztlich von den Informationsbedrfnissen der Entscheidungstrger sowie den
Gegebenheiten des Betriebes ab.

Das S ELECTLINE KOSTENRECHNUNGSMODUL steht Ihnen daher mit einer umfangreichen und individu-
ell gestaltbaren Programmfunktionalitt zur Verfgung.

Das Modul kann sowohl einzeln, ohne die Module FINANZBUCHHALTUNG und ANLAGENBUCHHALTUNG ,
genutzt werden, als auch im Verbund. Im Fall einer Einzelnutzung mssen alle Kosten und Leis-
tungen manuell erfasst werden. Arbeiten die Module Hand in Hand, werden beim Buchen von
Kostenkonten automatisch Kosten-Datenstze erzeugt. Damit erreichen Sie eine Minimierung Ih-
res Arbeitsaufwandes.

Abbildung6.1:Men Kostenrechnung

10.1 Voreinstellungen
10.1.1 Mandanteneinstellungen
ber "Mandant / Einstellungen" werden Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten
fr den entsprechenden Mandanten festgelegt, u.a. auch fr die Kostenrechnung. Nach Frei-
schaltung des Kosten-Moduls steht unter "Optionen" eine neue Eingabe
zur Verfgung. Sie knnen also mandantenabhngig konfigurieren, ob mit Kostenrechnung ge-
arbeitet werden soll. Ist die Option deaktiviert, werden alle kostenrelevanten Eingabemglichkei-
ten unsichtbar. Haben Sie sich fr das Arbeiten mit der Kostenrechnung entschieden, steht Ih-
nen in den "Mandanteneinstellungen" eine weitere Seite "Kostenrechnung" fr mandantenspezifi-
sche Angaben zur Verfgung.

201
10 Kostenrechnung

Abbildung6.2:Mandant Kostenrechnung

Ergeben sich aus der Verteilung eines Betrages ber Buchschemata Rundungsdifferenzen, Verteilungs-
knnen diese optional auf die letzte Position (Kostenstelle oder Kostentrger) im Verteilungs- schemata
schema gelegt werden. Bleibt die Option deaktiviert, bleibt eine Differenz aus Verteilung brig:

Beispiel bei aktiver Option:

20,33 CHF werden zu je 25% auf vier Zielkostenstellen verteilt.


Verteilt werden je 5,08 CHF auf die ersten drei Kostenstellen, auf die vierte Kostenstelle 5,09
CHF.

Beispiel bei deaktivierter Option:

20,33 CHF werden zu je 25% auf vier Zielkostenstellen verteilt.


Verteilt werden je 5,08 CHF auf die vier Kostenstellen, die Differenz von 0,01 CHF bleibt brig.

Fehlt beim Bebuchen eines ER-Kontos die entsprechende Kostenart, so wird die Kostenart bei ak- Kostenart
tiver Option automatisch mit dem Typ Fix angelegt. Nur abweichen-
de Kostenarten mssen manuell erstellt und im Kontenstamm als Kostenart eingetragen wer-
den.

Die Eingabe einer Kostenstelle oder eines Kostentrgers kann ber die Option Pflichteingabe
zur Pflicht gemacht werden. Dadurch wird verhindert, dass Kos-
tendatenstze auf Fehlerkostenstelle bzw. -kostentrger entstehen knnen. Der Kostenfolgedia-
log kann erst nach entsprechender Eingabe verlassen werden.

Standardmssig kann ein Betrag nur entweder einer Kostenstelle oder einem Kostentrger zuge- KSt + KTr
wiesen werden. Sollen fr einen Kostensatz die Erfassung beider Mglichkeiten gleichzeitig gege- erlauben
ben sein, setzen Sie die entsprechende Einstellung .

Bei inaktiver Option besteht die Mglichkeit, die Kosten der Kostenstellen ber spezielle Vertei- Hinweis
lungsschemen auf Kostentrger zu bertragen ( siehe Kapitel10.3 Verteilungsschemata auf

202
10 Kostenrechnung

Seite210).

Wurden Kosten in den Abschlussperioden erfasst, werden diese standardmssig zur letzten Peri- Abschluss-
ode des Geschftsjahres zugeordnet. Mchten Sie eine Trennung der Kosten nach den Abschlus- perioden
sperioden erreichen, aktivieren Sie die Einstellung . In den periodenbezo-
genen Auswertungen der Kostenrechnung stehen Ihnen dann die Abschlussmonate als separa-
te Auswahl zur Verfgung.

Wenn bei FIBU-Buchungen, denen Kostenstellen/-trger zu Grunde liegen, storniert werden,


kann optional entschieden werden, ob die automatisch dazu generierten Kostenbuchungen
ebenfalls storniert bzw. negiert werden. Damit lassen wir Anwendern, die prinzipiell
bevorzugen, falsch erfasste Buchungen zu lschen anstatt zu korrigieren, die Mglichkeit offen,
dies auch fr die Kostenrechnung zu adaptieren und somit werden ursprngliche Fehleingaben
offensichtlich ausgewiesen.

10.1.2 Konten
Um bei der Erstellung von Buchungen im S ELECTLINE RECHNUNGSWESEN automatisch Kostendaten-
stze zu erzeugen, ist es erforderlich die kostenrelevanten ER-Konten fr die Kostenrechnung zu
aktivieren. Dies erreichen Sie ber "Stammdaten / Konten / Einstellungen".

Abbildung6.3:Einstellungen Kontenstamm

Im Bereich Kostenrechnung setzen Sie u.a. die Einstellungen fr den Folgedialog um Kosten zu Kostendialog
erfassen:

Keine Kostenerfassung
Obwohl fr das Konto Zuordnung ER eingestellt ist, soll es nicht an der Kostenrechnung

203
10 Kostenrechnung

teilnehmen. Es werden keine Kosten-Datenstze gebildet.


Kostendialog anzeigen
Diese Einstellung ist Standard fr ER-Konten. Mit dem Speichern einer Buchung gegen
dieses Konto erscheint ein Folgedialog zur Zuweisung des Betrages auf eine bzw. mehre-
re Kostenstellen oder Kostentrger und die Kostenart inkl. Kostentyp.
Kostendialog nicht anzeigen
Wenn im Konto bereits alle notwendigen Angaben, z.B. Buchschema oder Kostenstelle
bzw. -trger, hinterlegt sind, knnen Sie auf den Folgedialog verzichten.

Fr den Fall, dass es keine Vorbelegung im Kontenstamm gibt, aber die Option Hinweis
aktiv ist, erscheint der Kostendialog unabhngig von der jeweili-
gen Einstellung.

Fr jedes Konto ist die Kostenart zu hinterlegen, ber welche die Kostendatenstze gebildet wer- Kostenart
den sollen. Soll die Kostenart gleich dem Konto sein, muss keine Eintragung in das Feld erfolgen.
ber eine abweichende Kostenart besteht die Mglichkeit mehrere Konten zu einer gemeinsa-
men Kostenart zusammenzufassen, um z.B. eine Gruppierung der Kostenauswertungen zu errei-
chen.

Fr direkt zuweisbare Kosten, die immer zu gleichen Anteilen auf mehrere Kostenstellen bzw. - Buchschema
trgern aufgeteilt werden, knnen Sie ein Buchungsschema zu einem Konto hinterlegen (siehe
Kapitel10.3.2 Buchschema auf Seite212). Wenn es sich nicht um eine automatische Kostenart,
d.h. der Kostendialog soll angezeigt werden, handelt, knnen beim Buchen noch nderungen
vorgenommen werden.

Knnen Kosten direkt einem Konto zugeordnet werden, knnen Sie diese Information entspre- KSt / KTr
chend in das Feld Kostenstelle bzw. Kostentrger hinterlegen.

Ist bereits ein Buchschema hinterlegt, kann keine Kostenstelle bzw. kein Kostentrger mehr aus- Hinweis
gewhlt werden und umgekehrt.

10.2 Kostenstruktur
10.2.1 Kostenarten
ber die "Kostenarten" erfolgt eine Zuordnung der Kosten nach Zurechenbarkeit. Sie beantwor-
ten die Frage, welche Kosten, z.B. Miet-, Heizungs- und Materialkosten etc., entstehen.

Die Verwaltung der Kostenarten erreichen Sie ber " Kostenrechnung / Kostenstruktur /
Kostenarten".

Sie knnen manuell ber die Neuanlage eines Datensatzes erfasst oder bei entsprechender Kos- Neuanlage
tenrechnungsoption in den "Mandanteneinstellungen" automatisch mit dem Bebuchen eines
ER-Kontos angelegt werden. Zustzlich steht Ihnen im Kontenstamm ber " Einstellungen &
Zusatzfunktionen " eine Funktion Kostenarten anlegen zur Verfgung. Diese bernimmt Ihre
Konten als Kostenarten, optional nur fr bereits bebuchte ER- bzw. Personenkonten.

204
10 Kostenrechnung

Abbildung6.4:Kostenart

Die Angaben zur Kostenart werden auf mehreren Seiten erfasst bzw. dargestellt. Der Wechsel zu
den jeweiligen Seiten wird ber eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.

Kostenart ist das Schlsselfeld der Kostenarten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichen- Kostenart
kette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen.

Neben einer max. 40-stelligen Bezeichnung mssen Sie noch den Kostentyp der Kostenart ein- Kostentyp
stellen. Die Auswertungen unterscheiden zwischen fixen und variablen Kosten; fr eine Kosten-
verteilung nach Umsatz werden die Umsatzkostenarten ausgewertet. Der Kostentyp ist der Vor-
schlagswert im Kostendialog. Er wird in die Kostendatenstze bernommen und findet Nieder-
schlag im Betriebsabrechnungsbogen (siehe Kapitel10.5.2 Kostenstellen auf Seite221) und in
der Deckungsbeitragsrechnung (siehe Kapitel10.5.3 Kostentrger auf Seite225).

Auf der Seite "Salden/Budget" erhalten Sie einen berblick ber die monatlichen Salden der ge- Salden
whlten Kostenart. Budget

Ab der Skalierung Gold gibt es die Option Mit Verteilunganalog zu Kostenarten, Kostenstellen
und Kostentrger. Unter "Kostenrechnung / Kostenart / Salden/Budget" kann die Schlsselung er-
folgen.

Ist diese aktiviert, werden die direkt gebuchten und verteilten Kosten jeweils dem Ziel zugerech-
net, ansonsten der Quelle.

Abbildung6.5:Kostenart Seite Salden / Budget

Analog der Budgetverwaltung fr Konten, knnen auch Budgets fr Kostenarten erfasst oder
ber ein erweitertes Budget auf Kostenstellen bzw. -trger verteilt, aus Vorjahressalden bzw. -
budgets bernommen werden. Wurden verteilte Kostenstellen- bzw- Kostentrgerbudgets er-
stellt, wird die Baumansicht um die entsprechenden Untereintrge erweitert. Des Weiteren
knnen die Kostenartenbudgets einzeln oder in Summe als Kontenbudget bernommen wer-
den. Dies gilt allerdings nur, wenn eine Kostenart nicht mehrere Konten anspricht, d.h. eine Kos-
tenart ist nur genau einem Konto zugeordnet.

205
10 Kostenrechnung

Die Anzeige kann optional mit oder ohne verteilte Kosten erfolgen. D.h. wurden Kosten bereits
verteilt, knnen Sie sich die Werte noch einmal anzeigen lassen, wie sie vor der Verteilung wa-
ren.

Die Budgets der Kostenarten und Kostenstellen bzw. -trger ergnzen sich gegenseitig. D.h. Hinweis
wird z.B. der Kostenstelle 001 ber ein verteiltes Budget der Kostenart 4997 ein Wert zugewie-
sen, hinterlegt das Programm automatisch einen Eintrag fr die Kostenart 4997 in der Budgetta-
belle der Kostenstelle 001.

Auf der Seite "Kostendatenstze" sind alle Kosten, welche auf die gewhlte Kostenart gelaufen Kostendaten-
sind, getrennt nach Buchungszeitrumen aufgelistet. stze

Abbildung6.6:Kostenart Seite Kostendatenstze

ber einen Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie automatisch in die Erfassungsmaske Hinweis
des Kostendatensatzes und knnen ggf. Anpassungen durchfhren (siehe Kapitel10.4 Kosten-
rechnung auf Seite213).

10.2.2 Kostenstellen & Kostentrger


Kostenstellen sind fr die Leistungserbringung relevante Orte, an denen Kosten entstehen, z.B. Kostenstelle
Abteilungen, aber auch Fertigungsmaschinen, fr welche der Kostenanfall erfasst und kontrol-
liert werden soll. Kostenstellen erklren, wo Kosten entstehen.

Es ist mglich zwischen Haupt- und Hilfskostenstellen zu unterscheiden. Fr Haupt- oder End-
kostenstellen erfolgt keine Verteilung auf andere Kostenstellen. Hilfs- oder Vorkostenstellen hin-
gegen werden per Schema auf Hauptkostenstellen verteilt.

Kostentrger sind die Leistungen des Unternehmens, deren Erbringung bzw. Erstellung Kosten Kostentrger
verursachen. Es entstehen z.B. Kosten fr Kundenauftrge, Produkte, Dienstleistungen etc. Sie
beantworten die Frage, wofr Kosten entstehen.

Auch Kostentrger knnen in Haupt- und Hilfskostentrger eingeteilt werden.

Die Verwaltung der Kostenstellen- und Kostentrgerstammdaten erreichen Sie ber Stammdialog
" Kostenrechnung / Kostenstruktur / Kostenstellen " bzw. " Kostenrechnung / Kostenstruktur /
Kostentrger". Der Stammdialog ist fr Kostenstellen und -trger weitestgehend identisch.

206
10 Kostenrechnung

Abbildung6.7:Kostenstelle & Kostentrger

Fr das Schlsselfeld knnen bis zu 15 Zeichen, auch Buchstaben und Sonderzeichen, verwen- Nummer
det werden. Kostenstellen und Kostentrger haben einen gemeinsamen Nummernkreis, d.h. ob-
wohl die Daten in der Jahresdatenbank in separaten Tabellen verwaltet werden, muss fr die
bernahme in die Mandantenkostentabelle (findet Verwendung im SELECTLINE AUFTRAG) sicherge-
stellt sein, dass keine gleichen Schlssel fr Kostenstelle und Kostentrger existieren.

Mit Bezeichnung und Zusatz stehen Ihnen zwei Textfelder fr eine konkrete Benennung der Kos- Bezeichnung
tenstelle bzw. des Kostentrgers zur Verfgung.

ber den Typ regeln Sie die Art der Kostenstelle bzw. des -trgers. Hilfskostenstellen sind Ge- Typ
meinkosten, welche noch nicht direkt einer Kostenstelle zugeordnet werden knnen und erst zu
einem spteren Zeitpunkt ber die Hauptkostenstellen anhand eines Verteilungsschemas auf-
gelst werden. Kosten fr eine Gruppe von Kostentrgern knnen ber Hilfskostentrger erfasst
und im zweiten Schritt per Verteilungsschema den Kostentrgern zugerechnet werden.

Je nach eingestelltem Typ stehen unterschiedliche Verteilungsschemata zur Verfgung (siehe Verteilungs-
Kapitel10.3 Verteilungsschemata auf Seite210). Fr Hilfskostenstellen bzw. -trger die unter schema
" Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Hilfskostenstellen " bzw. " Kostenrechnung /
Verteilungsschemata / Hilfskostentrger" erfassten Verteilungen und fr Kostenstellen die Vertei-
lungsschemata aus "Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Kostenstellen zu Kostentrger". Eine
Verteilung der Kostentrger ist nicht mglich.

Fr abgeschlossene Kostenstellen- bzw. Kostentrgerstammstze kann eine Sperrdatum verge- Eingabesperre


ben werden. D.h. ab dem hinterlegtem Datum knnen dieser Kostenstelle bzw. diesem Kosten-
trger keine Kosten mehr zugewiesen werden.

207
10 Kostenrechnung

Pro Kostentrger kann optional verhindert werden, dass dessen Saldo beim Jahreswechsel in Jahreswechsel
das neue Jahr bernommen wird (siehe Kapitel5.12 Ansichten / Datenbltter auf Seite98). Fr
Kostenstellen erfolgt generell keine Saldenbernahme.

Gibt es sowohl Kostenstellen, die auf Kostentrger verteilt werden, als auch Kostenstellen fr die keine
keine Verteilung erfolgen soll, so ist fr die zuletzt genannten die Option Verteilung
zu setzen.

Auf der Seite "Salden/Budget" erhalten Sie einen berblick ber die monatlichen Salden der ge- Salden
whlten Kostenstelle bzw. Kostentrgers. Budget

Abbildung6.8:Kostenstelle Seite Salden/Budget

Analog der Budgetverwaltung fr Konten, knnen auch Budgets fr Kostenstellen und -trger er-
fasst oder ber ein erweitertes Budget auf Kostenarten verteilt oder aus den Vorjahressalden
bzw. -budgets bernommen werden. Wurden verteilte Kostenstellen- bzw- Kostentrgerbudge-
ts erstellt, wird die Baumansicht um die entsprechenden Untereintrge erweitert. Einzelne Ver-
teilungen knnen nur direkt ber den entsprechenden Untereintrag mit Hilfe des Schalters "ver-
teiltes Budget lschen" entfernt werden.

Die Budgets der Kostenarten und Kostenstellen bzw. -trger ergnzen sich gegenseitig. D.h. Hinweis
wird z.B. der Kostenart 4997 ber ein verteiltes Budget der Kostenstelle 001 ein Wert zugewie-
sen, hinterlegt das Programm automatisch einen Eintrag fr die Kostenstelle 001 in der Budget-
tabelle der Kostenart 4997.

Auf der Seite "Kostendatenstze" sind alle Kosten, welche auf die gewhlte Kostenstelle bzw. - Kostendaten-
trger gelaufen sind, getrennt nach Buchungszeitrumen aufgelistet. stze

208
10 Kostenrechnung

Abbildung6.9:Kostenstelle Seite Kostendatenstze

ber einen Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie automatisch in die Erfassungsmaske Hinweis
des Kostendatensatzes und knnen ggf. Anpassungen durchfhren (siehe Kapitel10.4 Kosten-
rechnung auf Seite213).

10.2.3 Strukturplan
ber die Einordnung von Kostenstellen bzw. Kostentrgern ber " Kostenrechnung /
Kostenstruktur / Kostenstellen / Kostenstellenstruktur" bzw. "Kostenrechnung / Kostenstruktur /
Kostentrger / Kostentrgerstruktur" erreichen Sie eine zustzliche Gruppierung fr hierarchi-
sche Auswertungen.

Abbildung6.10:Kostenstellen- Kostentrger

Um eine neue Struktur zu erstellen bzw. neue Ebenen hinzuzufgen, gehen Sie ber . Sie ge-
langen in eine Auswahl des Kostenstellen- bzw. Kostentrgerstamms. Per Einfachauswahl oder
Multiselekt ordnen Sie die Datenstze im Strukturplan zu. Die Einordnung erfolgt immer unter-
halb der markierten Ebene. Per gelangen Sie in den "Stammdatensatz" der gewhlten Kos-
tenstelle bzw. -trgers. Dort knnen Sie ggf. Anpassungen durchfhren und speichern. ber die
Pfeiltasten knnen Sie Datenstze um Ebenen oder Ordnungen nach oben bzw. unten verschie-
ben. Auch per Drag & Drop knnen Verschiebungen erfolgen. Haben Sie Ihre Anpassungen er-
folgreich durchgefhrt, verlassen Sie den Dialog ber .

209
10 Kostenrechnung

10.3 Verteilungsschemata
Insgesamt stehen Ihnen ber "Kostenrechnung / Verteilungsschemata" vier Mens zur Verwal-
tung von Verteilungsmglichkeiten von Kostenstellen und -trgern zur Verfgung. Es wird festge-
legt, wie zum Zeitpunkt der Verteilung die Anteile auf die einzelnen Kostenstellen und -trgern
zu ermitteln sind.

Mit den Einstellungen in den "Stammdaten" wird die Verteilung organisiert.

Die Handhabung der einzelnen "Verteilungsschemata" ist zum Grossteil identisch, daher wird
auf eine separate Darstellung verzichtet. Eine Ausnahme bildet das Buchschema, dieses wird ge-
trennt erlutert.

Folgende Verteilungen stehen Ihnen zur Verfgung:

"Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Hilfskostenstellen"


Verteilung von (vorgelagerten) Hilfskostenstellen auf (Hilfs-) Kostenstellen.
"Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Hilfskostentrger"
Verteilung von (vorgelagerten) Hilfskostentrgern auf (Hilfs-) Kostentrger.
"Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Kostenstellen zu Kostentrger" Verteilung von
Kostenstellen auf (Hilfs-) Kostentrger.
"Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Buchen" Prozentuale Aufteilung auf Kostenstel-
len und Kostentrger.

Fr die ersten drei Verteilungsschemata Hilfskostenstellen, Hilfskostentrger und Kostenstellen


zu Kostentrger erfolgt die Ermittlung der Anteile und die Verteilung erst ber "Kostenrechnung /
Kosten verteilen Kosten verteilen" (siehe Kapitel10.4.4 Kosten verteilen auf Seite217).

Abbildung6.11:Verteilungsschema Kostenstellen

Fr die eindeutige Kennzeichnung des Verteilungsschemas vergeben Sie eine max. 6-stellige Ken- Kostenschema
nung, welche sowohl Buchstaben und Zahlen als auch Sonderzeichen enthalten kann.

210
10 Kostenrechnung

Whlen Sie eine eindeutige, bis zu 40-stellige, Bezeichnung, aus der auch die Verteilung hervor- Bezeichnung
geht, aus. Hierzu stehen Ihnen zwei Eingabefelder zur Verfgung.

Es besteht die Mglichkeit, neben der Verteilung auf verschiedene Kostenstellen bzw. -trger Zielkostenart
den gebuchten Wert einer anderen Kostenart zuzuordnen. Z.B. knnten Anteile der Telefon-,
der Portokosten und der Kosten fr Zeitschriften und Bcher den Kosten fr Akquise zugeord-
net werden.

Es stehen Ihnen verschiedene Verteilungstypen zur Verfgung: Typ

Statische, direkte Verteilung: Prozentual


Dynamische Verteilung: Ergebnisabhngig, Umsatzabhngig, Kostenartabhngig.

Je nach eingestelltem Verteilungstyp kann es ein weiteres Eingabefeld geben. Fr die prozentua-
le Verteilung die Angabe des Prozentsatzes und fr kostenartabhngige Aufteilungen die Anga-
be der Verteilungskostenart.

Im unteren Tabellenbereich sind die Kostenstellen bzw. Kostentrger aufzunehmen, auf die um- Tabelle
verteilt werden soll. Das bedeutet, die Kosten, die fr eine Hilfskostenstellen bzw. -trgern ange-
fallen sind, werden zum Stichtag auf die Kostenstellen bzw. Kostentrger, die im in den Stamm-
daten der Kostenstelle bzw. -trger hinterlegten Verteilungsschema enthalten sind, umverteilt.
ber die S ELECT L INE -typische Bearbeitungsleiste knnen Sie Datenstze zuordnen, bearbeiten
und entfernen.

10.3.1 Verteilungstypen
Ziel der Verteilung ist, dass alle angefallenen Kosten auf die Leistungstrger (die Kostentrger)
berwlzt werden, um so die Effizienz der Produkte oder Projekte vergleichen zu knnen. In der
Kostenrechnung spricht man vom Deckungsbeitrag, der ber mehrere Stufen dargestellt wird
erst gehen nur die variablen Kosten ein, dann die direkten fixen Kosten und danach die indirek-
ten aus Gruppenkosten und Kostenstellen.

Verteilt wird, entsprechend des erzielten Umsatzes, je an der Verteilung beteiligter Kostenstel- Umsatz-
len bzw. -trger. Das heisst, auf die Kostenstelle oder auch den Kostentrger in der Tabelle mit abhngig
dem grssten Umsatz entfllt der grsste Anteil der zu verteilenden Kosten. Fr die Kostenar-
ten, die die Basis fr den Erls bilden, ist in den "Stammdaten" der Typ Umsatz einzustellen.
Entsprechen nur bestimmte Kostendatenstze der verwendeten Kostenart dem Erls, sind fr
diese Kostendatenstze der Kostenartentyp auf Umsatz zu stellen. Nachtrglich erreichen Sie
dies ber das Bearbeiten des Satzes ber " Kostenrechnung Kosten erfassen " ( siehe
Kapitel10.4.1 Kosten erfassen auf Seite213). Fr die Ermittlung des Umsatzes werden nur Kos-
tendatenstze vom Typ Umsatz herangezogen. Das Verteilungsverhltnis aus dem Umsatzver-
hltnis der beteiligten Kostenstellen / Kostentrger zu einander wird zum aktuellen Zeitpunkt
der Kostenverteilung bestimmt (siehe Kapitel10.4.4 Kosten verteilen auf Seite217).

Bei der prozentualen Aufteilung stehen die Anteile fest und werden mit entsprechendem Pro- Prozentual
zentsatz den Kostenstellen bzw. Kostentrgern zugeordnet. Die Felder Anteile total und
aufgeteilt sind nur fr den prozentabhngigen Typen vorhanden. Fr jede einzelne Position ist
der Prozentsatz zu erfassen, mit welchem die betreffende Kostenstelle bzw. -trger pro Kosten-
datensatz belastet werden soll. Die Gesamtanteile werden mit dem Speichern der Positionen

211
10 Kostenrechnung

ermittelt. Die Verteilung des gebuchten Wertes erfolgt zu einem Stichtag ber "Kostenrechnung
Kosten" "verteilen" anhand der hinterlegten Prozente (siehe Kapitel10.4.4 Kosten verteilen auf
Seite217).

Verteilt wird, entsprechend des erzielten Ergebnisses, je an der Verteilung beteiligter Kostenstel- Ergebnis-
len bzw. -trger. Das heisst, auf die Kostenstelle oder den Kostentrger in der Tabelle mit dem abhngig
besten Ergebnis entfllt der grsste Anteil der zu verteilenden Kosten.

Das Ergebnis wird aus den jeweiligen Erlsen und Kosten ermittelt, wofr alle Kostendatenstze
der betreffenden Kostenstelle bzw. -trger herangezogen werden. Um eine ordnungsgemsse
Deckungsbeitragsrechnung zu erhalten, empfehlen wir Ihnen fr die Kostenarten, die die Basis
fr den Erls bilden, in den Stammdaten den Typ Umsatz einzustellen. Das Verteilungsver-
hltnis lt. Ergebnis der beteiligten Kostenstellen bzw. -trger zu einander wird zum aktuellen Zeit-
punkt der Kostenverteilung ber " Kostenrechnung Kosten verteilen " bestimmt ( siehe
Kapitel10.4.4 Kosten verteilen auf Seite217).

Verteilt wird, entsprechend der Verteilungskostenart, je an der Verteilung beteiligter Kostenstel- Kostenart
len bzw. -trger. D. h., auf die Kostenstelle bzw. den Kostentrger in der Tabelle mit dem
grssten Wert fr die angegebene Verteilungskostenart entfllt der grsste Anteil der zu vertei-
lenden Kosten.

Die Wareneingangskosten werden beim Bebuchen von 3400 auf drei Produktionsabteilungen Beispiel
(Kostenstellen PROD1, PROD2, PROD3) verteilt. Die Kosten der Lagerhaltung (Miete, Neubau, Sa-
nierung) werden einer Hilfskostenstelle zugewiesen. Mit der Kostenverteilung sollen diese Lager-
kosten auf die Produktionskostenstellen verteilt werden auf Basis der Wareneingangskosten
der Produktionskostenstellen. In diesem Fall wre das Wareneingangskonto 3400 die Vertei-
lungskostenart.

10.3.2 Buchschema
Eine Ausnahme zu den restlichen Verteilungsschemata bildet das "Buchschema". Hier ist nur die
prozentuale Verteilung mglich. Da es keine Abhngigkeit gibt, bewirkt ein im Konto hinterlegtes
Buchschema, dass der Betrag sofort und automatisch auf die im Buchschema hinterlegten Kos-
tenstellen oder Kostentrger aufgeteilt wird. Die Verteilung muss nicht ber einen separaten
Menpunkt angestossen werden.

212
10 Kostenrechnung

Abbildung6.12:Verteilungsschema Buchen

Es handelt sich hierbei um direkt zuweisbare, prozentual zu verteilende Kosten, die als Ziel im-
mer die gleichen Kostenstellen bzw. -trger haben.

Hinterlegen Sie den Gesamtanteil. Der Wert muss fr die Ermittlung der Prozentwerte vorgege- Anteile total
ben sein. Als Standard wird Ihnen 100 vorgeschlagen.

Je Kostenstelle bzw. -trger, auf die der gebuchte Wert verteilt werden soll, sind die Anteile ein- Anteil
zutragen. Die Prozente werden in Bezug zum Gesamtanteil ermittelt.

10.4 Kostenrechnung
10.4.1 Kosten erfassen
Die Liste Ihrer erfassten Kostendatenstze finden Sie unter "Kostenrechnung / Kosten erfassen".
Hierber legen Sie manuell neue Kosten an, bearbeiten bestehende und entfernen nicht mehr
bentigte.

Des Weiteren knnen Sie ber das Kontextmen (oder rechte Maustaste) fr jeden einzel- Zusatztext
nen Kostendatensatz einen Zusatztext fr weitere Informationen hinterlegen. Sie haben die
Mglichkeit, Werte in Extrafeldern der Kostentabelle zu erfassen. Sind Extrafelder vorhanden, er-
scheint der entsprechende Dialog auch als Folgedialog beim manuellen Buchen.

213
10 Kostenrechnung

Abbildung6.13:Kostentabelle

Ebenfalls ber das Kontextmen knnen Sie sich die Tabelle vorgefiltert nach Vortrgen oder
manuell erfassten Kosten anzeigen lassen. Anhand der farblichen Gestaltung der Legende ist
auch auf den ersten Blick ersichtlich wie welcher Kostensatz entstanden ist:

grn - Vortrge
rot - manuell erfasste Kosten
schwarz - automatisch erstellte Kosten (aus Buchungen)
blau - verteilte Kosten.

Im Systemmen des Dialogs kann mit dem Meneintrag Autom. ffnen festgelegt werden, Hinweis
dass sich die Anzeige automatisch mit der Eingabemaske zum Dialogbuchen ffnet und
schliesst.

10.4.2 Kosten anlegen


Kosten erfassenbedeutet es entsteht ein neuer Datensatz in der Tabelle KOSTEN. Bei aktivier-
ter Kostenrechnung ist das ber zwei Wege mglich:

Durch manuelles Buchen ber Dialogbuchen oder auch bei der automatischen Erstellung ei-
nes Buchungssatzes durch Verarbeitung eines Buchungsstapels oder dem Direktexport ins
SELECTLINE RECHNUNGSWESEN ber den SELECTLINE AUFTRAG
Kosten knnen auch unabhngig von einer Buchung direkt manuell erfasst werden

Buchungsmaske
Wird ein ER- Konto bzw. Personenkonten (bei gesetzter Option in den
"Mandanteneinstellungen") bebucht, fr das in den Kontenstammdaten die Einstellung Kosten-
dialog anzeigenhinterlegt ist, wird beim Speichern der Buchung ein zustzlicher Dialog zur Zu-
weisung bzw. Aufteilung des Betrages auf Kostenstellen oder Kostentrger eingeblendet. Wurde
in den Kontenstammdaten bereits eine feste Kostenzuordnung vorgenommen, z.B. durch das
Hinterlegen eines Buchschemas, werden die entsprechenden Werte hier vorgeschlagen.

214
10 Kostenrechnung

Abbildung6.14:Kosten erfassen ber manuelles Buchen

Als Kostenart wird Ihnen automatisch die im Kontenstamm hinterlegte Kostenart vorgeschla- Kostenart
gen. ber den Auswahlschalter knnen Sie allerdings auch eine abweichende Kostenart ange-
ben.

Je nachdem, ob Sie sowohl Kostenstellen als auch Kostentrger fr ein und denselben Kostenda- KSt - KTr
tensatz erlauben oder nicht ("Mandanteneinstellung"), prft das Programm Ihre Eingaben und
weist Sie auf evtl. Unstimmigkeiten hin.

Der Kostenartentyp wird aus den Stammdaten der verwendeten Kostenart ermittelt, kann je- Typ
doch fr jeden einzelnen Kostensatz angepasst werden. Der Typ wird z.B. fr die Deckungsbei-
tragsrechnung und die umsatzabhngige Verteilung von Kosten bercksichtigt.

Als Betrag wird der Nettobetrag der Buchung vorgeschlagen. Betrag

Ist eine Aufteilung auf mehrere Kostenstellen bzw. - trger vorgesehen, gelangen Sie ber Aufteilung
oder [F9] in die erweiterte Eingabemaske fr die Kostenaufteilung.

Abbildung6.15:Kosten verteilen

Die Aufteilung kann durch die Auswahl eines unter "Kostenrechnung / Verteilungsschemata /
Buchen" hinterlegten Verteilungsschema erfolgen oder ber die manuelle Eingabe von Positio-
nen. Bei der manuellen Erfassung whlen Sie pro Position (siehe Kapitel10.3.1 Verteilungstypen
auf Seite211) die Kostenart, Kostenstelle und/oder Kostentrger sowie den Kostensatztyp (Fix,
Variabel und Umsatz) aus und ordnen den entsprechenden Splittbetrag zu. ber dem Tabellen-
bereich wird Ihnen stets der Gesamtbetrag sowie der noch zu verteilende Restbetrag der Kosten-
buchung angezeigt. Dadurch behalten Sie immer den berblick zu welchem Anteil Sie die Kosten
bereits verteilt haben. Der Betrag muss allerdings nicht vollstndig Kostenstellen bzw. -trgern
zugewiesen werden. Nicht zugeordnete Kosten werden automatisch einer sogenannten

215
10 Kostenrechnung

Fehlerkostenstelle zugewiesen - Im Kostendatensatz sind die Felder fr Kostenstelle und -trger


leer. In den Auswertungen der Kostenrechnung, z.B. Kostenstellenblatt, wird die Fehlerkosten-
stelle angezeigt sobald kein Eintrag in die Felder Kostenstelle und Kostentrger erfolgt.

Bemerken Sie bei der Erstellung des Kostensatzes, dass der Buchungssatz fehlerhaft erfasst wur- Abbruch
de, gelangen Sie ber zurck in die Eingabemaske der Buchung und knnen die nd-
erungen durchfhren. Mit dem erneuten Abschliessen des Satzes gelangen Sie wieder in den
Dialog der Kostenerfassung.

ber den Schalter speichern Sie Ihre Eingaben und der Kostendatensatz wird erstellt. Speichern

Haben Sie in den Konteneinstellungen den Kostendialog auf nicht anzeigen eingestellt, erfolgt Hinweis
das Speichern der Kostenbuchung automatisch ohne den oben beschriebenen Dialog. Dies ist
zu empfehlen, wenn Sie ebenfalls in den Kostenrechnungseinstellungen der Konten ein festes
Buchschema bzw. eine Kostenstelle oder einen Kostentrger hinterlegt haben.

Kosten separat buchen


ber "Kostenrechnung / Kosten erfassen" bzw. "Buchen / Ansicht / Kosten" ist es mglich, Kosten
unabhngig vom Vorhandensein eines Buchungssatzes ber zu erfassen. Das
ermglicht, vergleichbar mit den Vortragswerten fr Bilanzkonten, das Vortragen von Kosten-
trgersalden im begonnenen neuen Zeitraum. Das unabhngige manuelle Erfassen kann auch
fr Kostenumbuchungen verwendet werden - ein Kostentrger wird entlastet, ein anderer belas-
tet.

Abbildung6.16:Kosten manuell erfassen

Vortrge knnen nur fr Kostentrger und zum ersten Tag des Wirtschaftsjahres angelegt wer- Vortrag
den. Dieser ggf. geschtzte Vortragswert wird mit der bernahme von Kostentrgersalden bei
der Wiederholung des Jahreswechsels (siehe Abschnitt Jahreswechsel) durch den tatschlichen
Wert entsprechend des Kostentrgersaldos aktualisiert.

Die Kostenart ist als Pflichtfeld definiert. Ohne eine passende Eingabe kann der Kostenerfas- Kostenart
sungsdialog nicht verlassen werden.

216
10 Kostenrechnung

Fr die Eingabe der Kostenstelle und/oder des Kostentrgers werden die optionalen Angaben in KSt - KTr
den "Mandanteneinstellungen" bercksichtigt und geprft. Sie erhalten bei Unstimmigkeiten ent-
sprechende Hinweismeldungen.

Es knnen auch fr die Kostenerfassung sowohl eine Belegnummer als auch ein OPBeleg hinter- Belegnummer
legt werden. Entsteht der Kostendatensatz ber eine Buchung, werden die Felder mit den Da-
ten aus dem Buchungssatz vorbelegt.

Im Betrag hinterlegen Sie den Wert, mit welchem die Kostenstelle bzw. der Kostentrger belas- Betrag
tet werden soll. Die Eingabe ist auch mit Vorzeichen mglich.

Der Kostenartentyp wird aus den Stammdaten der verwendeten Kostenart ermittelt, kann je- Typ
doch fr jeden einzelnen Kostensatz angepasst werden. Der Typ wird z.B. fr die Deckungsbei-
tragsrechnung und die umsatzabhngige Verteilung von Kosten bercksichtigt.

10.4.3 Kosten bearbeiten


Vorhandene Kostendatenstze knnen unabhngig vom zu Grunde liegenden Buchungssatz be-
arbeitet werden. Das bedeutet, z.b. Kostenstze auf so genannte Fehlerkostenstellen bzw. Feh-
lerkostentrger knnen nachtrglich die tatschlichen Daten eingetragen werden. Sowohl ber
"Kostenrechnung / Kosten erfassen" als auch ber "Buchen / Ansicht / Kosten" knnen Sie den vor-
handenen Datensatz zum Bearbeiten ffnen. Die Art des Bearbeitungsdialogs ist abhngig da-
von, auf welche Weise der Datensatz entstanden ist. Es knnen alle Angaben gendert und an-
gepasst werden.

Verteilte Kosten knnen nicht bearbeitet werden. Diese mssen Sie ber eine Neuverteilung un- Hinweis
ter "Kostenrechnung / Kosten verteilen" aktualisieren.

10.4.4 Kosten verteilen


Eine Aufteilung direkt beim Buchen ist nur fr prozentual aufzuteilenden Kosten und Erlse
nach Buchschema mglich.

Umsatz-, ergebnis- und kostenartabhngiges Verteilen wird zu einem bestimmten Zeitpunkt


ber "Kostenrechnung / Kosten verteilen" ausgefhrt. Die Verteilung erfolgt nach bestimmten in
den Stammdaten definierten Verteilungsschemata (siehe Kapitel10.3 Verteilungsschemata auf
Seite210).

217
10 Kostenrechnung

Abbildung6.17:Kosten verteilen

Zum bestimmten Stichtag, z.B. immer nach dem Periodenabschluss, knnen die Kosten entspre-
chend der hinterlegten Verteilungsschemata fr die aktuelle Periode, fr alle zurckliegenden Pe-
rioden oder fr alle Perioden umverteilt werden.

Im oberen Tabellenbereich werden die bisher gettigten Verteilungen und auch ob und wann
ggf. nachtrglich in eine bereits verteilte Periode gebucht wurde, angezeigt. Wird neu verteilt, ist
die fr den gewhlten Zeitraum evtl. schon vorliegende die Verteilung hinfllig.

Die Verteilung erfolgt schrittweise nacheinander:

Verteilung von Hilfskostenstellen auf Kostenstellen. Dabei ist eine Zwischenstation auf
andere Hilfskostenstellen mglich. Man spricht vom so genannten Stufenleiterverfah-
ren.
Verteilung von Kostenstellen auf Kostentrger auch auf Hilfskostentrger.
Verteilung von Hilfskostentrger auf Kostentrger.

Optional knnen die einzelnen Schritte auch ausgelassen werden. Die Verteilung von Kostenstel-
len auf Kostentrger muss zwingend separat durchgefhrt werden.

Nach erfolgreicher Aufteilung erhalten Sie ein Protokoll anhand dessen Sie die gettigten Vertei-
lungen ersehen knnen.

Die Kosten knnen jederzeit fr beliebige Zeitrume wiederholt werden. Dies wird z.B. erforder- Hinweis
lich, wenn kostenrelevante Nachbuchungen erfolgt sind.

10.5 Auswertungen
Die Auswertungen sind im Programm gruppiert nach Kostenarten-, Kostenstellen- und Kosten-
trgerrechnung zusammengestellt.

218
10 Kostenrechnung

10.5.1 Kostenarten
Die Auswertungslisten zu den Kostenarten erreichen Sie ber "Kostenrechnung / Auswertungen
Kostenrechnung / Kostenarten".

Journal
Sie haben die Mglichkeit, sich die erfassten Kosten fr einen bestimmten Zeitraum als Protokoll
der Erfassung darstellen zu lassen. Es werden Ihnen alle Kostendatenstze sortiert nach Datum
aufgelistet.

Abbildung6.18:Kostenart Journal

Der auszuwertende Bereich kann nach Periode oder exaktem Datum eingeschrnkt werden.

Kostenartenblatt
Das Kostenartenblatt gruppiert je Kostenstelle bzw. -trger die Datenstze nach Kostenarten.
Des Weiteren kann die Ausgabe der Daten optional mit oder ohne Verteilung erfolgen. D.h. wur-
den Kosten bereits verteilt knnen Sie sich die Werte noch einmal anzeigen lassen, wie sie vor
der Verteilung waren.

219
10 Kostenrechnung

Abbildung6.19:Kostenartenblatt

Die Auswertung erfolgt periodenweise.

Summen und Salden


Sie haben die Mglichkeit, sich die erfassten Kosten fr einen bestimmten Zeitraum als Saldenlis-
te darstellen zu lassen.

Abbildung6.20:Kostenart Summen und Salden

220
10 Kostenrechnung

Die Einschrnkung der angezeigten Daten erfolgt periodenweise. Die Auswertung kann ber alle
Kostenarten erfolgen, dann darf keine Eintragung in dem entsprechenden Feld vorgenommen
werden, ber eine Auswahl an Kostenarten, welche Sie ber den Auswahlschalter und Multise-
lekt whlen, oder ber eine einzelne Kostenart. Des Weiteren geben Sie an, ob Sie die aufgelaufe-
nen Werte der Kostenstellen oder -trger in der Anzeige erhalten wollen. Die Auswertung kann
optional mit oder ohne Verteilung erfolgen. D.h. wurden Kosten bereits verteilt, knnen Sie sich
die Werte noch einmal anzeigen lassen, wie sie vor der Verteilung waren.

Die Summen und Salden Liste dient Ihnen ebenfalls als Vergleichsmglichkeit der Ist-Werte mit Hinweis
dem hinterlegten Budget.

10.5.2 Kostenstellen
Die Auswertungslisten zu den Kostenstellen erreichen Sie ber "Kostenrechnung / Auswertungen
Kostenrechnung / Kostenstellen".

Journal
Sie haben die Mglichkeit, sich die erfassten Kosten fr einen bestimmten Zeitraum als Protokoll
der Erfassung darstellen zu lassen. Es werden Ihnen alle Kostendatenstze sortiert nach Datum
aufgelistet. Der auszuwertende Bereich kann nach Periode oder exaktem Datum eingeschrnkt
werden. Im Gegensatz zum Journal fr Kostenarten knnen Sie fr die Kostenstellen optional
festlegen, ob mit oder ohne Verteilung ausgewertet werden soll. D.h. wurden Kosten bereits ver-
teilt knnen Sie sich die Werte noch einmal anzeigen lassen, wie sie vor der Verteilung waren.

Kostenstellenblatt
Das Kostenstellenblatt listet Ihnen alle Kostendatenstze gruppiert nach Kostenart je ausge-
whlter Kostenstelle auf.

Abbildung6.21:Kostenstellenblatt

221
10 Kostenrechnung

Die Auswertung kann sowohl in Lang- als auch in Kurzform gedruckt werden. Zudem steht Ihnen
auch die Mglichkeit zur Verfgung, eine Monatsauswertung mit Gegenberstellung zu den Jah-
ressummen zu erstellen.

Es kann ein bestimmter Bereich von Kostenstellen, eine einzelne Kostenstelle oder, bei leerem
Eintrag, alle Kostenstellen ausgewertet werden.

Die angezeigten Daten knnen perioden- oder datumsweise eingeschrnkt werden.

Summen und Salden


Sie haben die Mglichkeit, sich die erfassten Kosten fr einen bestimmten Zeitraum als Saldenlis-
te darstellen zu lassen.

Die Einschrnkung kann, im Gegensatz zur Summen und Salden Liste fr Kostenarten, perioden-
oder datumsweise erfolgen. Die Auswertung kann ber alle Kostenstellen erfolgen, dann darf kei-
ne Eintragung in dem entsprechenden Feld vorgenommen werden, ber eine Auswahl an Kos-
tenstellen, welche Sie ber den Auswahlschalter und Multiselekt whlen, oder ber eine einzel-
ne Kostenstelle. Die Liste kann optional mit oder ohne Details erfolgen. D.h. mit detaillierten In-
formationen wird Ihnen der Saldo jeder Kostenstelle separat ausgewiesen, ohne die Detailinfor-
mation wird nur eine Gesamtsumme ber alle gewhlten Kostenstellen ausgedruckt.

Die Summen und Salden Liste dient Ihnen ebenfalls als Vergleichsmglichkeit der Ist-Werte mit Hinweis
dem hinterlegten Budget.

Budgetabrechnung
Zustzlich zu den Summen und Salden Auswertungen mit Budgets gibt es fr Kostenstellen
noch eine separate Budgetabrechnung. Hier werden Ihnen die einzelnen verteilten Budgets der
gewhlten Kostenstellen je Kostenart aufgeschlsselt und ausgewertet.

Abbildung6.22:Budgetabrechnung Kostenstelle

222
10 Kostenrechnung

Die Einschrnkung kann, im Gegensatz zur Summen und Salden Liste fr Kostenarten, perioden-
oder datumsweise erfolgen. Die Auswertung kann ber alle Kostenstellen erfolgen, dann darf kei-
ne Eintragung in dem entsprechenden Feld vorgenommen werden, ber eine Auswahl an Kos-
tenstellen, welche Sie ber den Auswahlschalter und Multiselekt whlen, oder ber eine einzel-
ne Kostenstelle. Des Weiteren kann die Ausgabe der Daten optional mit oder ohne Verteilung er-
folgen. D.h. wurden Kosten bereits verteilt knnen Sie sich die Werte noch einmal anzeigen las-
sen, wie sie vor der Verteilung waren.

Die Auswertung "Budgetabrechnung konsolidiert" kumuliert die Kostenarten ber alle Kostenstel- Hinweis
len.

Erfolgsrechnung
Um einen betriebswirtschaftlichen berblick ber Ihre Kostenstellen zu erhalten, und zu kontrol-
lieren welche Kostenstellen Gewinne bzw. Verluste erwirtschaftet haben, knnen Sie sich eine
Erfolgsrechnung zur Kostenstellenrechnung ausgeben lassen.

Abbildung6.23:Erfolgsrechnung Kostenstelle

Es werden alle Kostendatenstze fr den gewhlten Zeitraum entsprechend des eingestellten


Kontenplans und der gewhlten Kostenstellen ausgewertet. Der Zeitraum Modus kann mo-
nats-, quartalsweise oder individuell erfolgen.

Soll nur eine Kostenstelle ausgewertet werden ist diese entsprechend einzutragen, wird keine
Kostenstelle angegeben erfolgt die Auswertung ber die Fehlerkostenstelle. Bei der Erstellung
der Liste ber mehrere Kostenstellen erscheint ein Auswahldialog ber alle Stammdatenstze,
die dann per Multiselektion bernommen werden knnen.

223
10 Kostenrechnung

Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmglichkeiten von Ihnen beeinflusst wer-
den.

Sollen mehrere Kostenstellen fr die Auswertung beachtet werden, knnen Sie optional festle- Konsolidiert
gen, ob die Daten aufsummiert zu einem Betriebsergebnis konsolidiert oder fr jede gewhlte
Kostenstelle eine separate ER erstellt werden soll.

Zustzlich zur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Kostenarten an entsprechen- Kostenarten-
der Stelle aufgelistet. nachweis

Kostenarten, welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschftsjahr nicht ange- Saldo = 0
sprochen wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zustzlich Vorjahreswerte ermittelt und
eine Kostenart wurde im vorigen Zeitraum benutzt, allerdings nicht im aktuellen, wird dieses
trotz Unterdrckung von Nullsalden angezeigt. Da ber die Erfolgsrechnung eine Darstellung
der prozentualen Vernderung zum Vorjahr erfolgt.

Werden Gruppen des Erfolgsrechnungs- Kontenplans nicht verwendet, knnen diese unter- Gliederung
drckt werden. Dies dient der bersichtlichkeit ber Ihre tatschlich aufgelaufenen Werte.

Um einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, knnen Sie sich auch die Vorjahreswerte anzei- Vorjahreswerte
gen lassen.

Strukturprfung

ber die Prfung der Struktur findet ein Saldenabgleich statt. Findet das Programm Unstimmig-
keiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlsselungen, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausge-
geben.

Mchten Sie nur eine einzelne bzw. eine Auswahl an Kostenstellen fr die Ermittlung des Be- Einordnung
triebsergebnisses heranziehen, knnen Sie optional festlegen, ob auch die dieser Kostenstelle/n
ber "Kostenrechnung / Kostenstruktur / Kostenstellen / Kostenstellenstruktur" eingeordneten Un-
terkostenstellen mit beachtet werden sollen. (siehe Kapitel10.2.3 Strukturplan auf Seite209)

Die "Erfolgsrechnung" weist immer alle Kosten aus, auch wenn alle Kostenstellenkosten auf Kos- Hinweis
tentrger berwlzt wurden. Das heisst, bei einer generellen Zuordnung von Gemeinkosten auf
Kostenstellen und von Leistungen auf Kostentrger, weist die Erfolgsrechnungs-Kostenstellen
immer Verlust aus.

Betriebsabrechnungsbogen
Der BAB ist ein Kalkulationsschema fr die Verrechnung der internen Kostenrechnung. Er dient
der Erfassung von Einzelkosten und der Umlage von Gemeinkosten auf Kostenstellen. Dadurch
erhalten Sie einen berblick ber die in den unterschiedlichen Bereichen entstandenen Kosten
und knnen dies als Grundlage fr die Ermittlung von Zuschlagsstzen verwenden.

Die Ausgabe des Betriebsabrechnungsbogens erfolgt horizontal oder vertikal ausgerichtet ber
eine csv-Datei fr Excel und kann dadurch einfach auf Ihre Bedrfnisse angepasst und gestaltet
werden.

224
10 Kostenrechnung

Die Auswertung ist nach Datum oder Periode mglich. Optional kann eingestellt werden, ob die
Kosten nach fix und variabel separiert werden sollen oder ob eine Zusammenfassung dieser Kos-
ten je Kostenstelle erfolgt.

10.5.3 Kostentrger
Die Auswertungslisten zu den Kostenstellen erreichen Sie ber "Kostenrechnung / Auswertungen
Kostenrechnung / Kostenstellen".

Da die Bereichsdialoge und Auswertungen zum Grossteil identisch zu den jeweiligen Kostenstel-
lenauswertungen sind, werden sie hier nicht noch einmal separat erlutert. Fr die Kosten-
trger stehen folgende Auswertungen analog zu den Kostenstellen zur Verfgung:

Journal
Kostentrgerblatt
Summen und Salden
Budgetabrechnung
Budgetabrechnung konsolidiert.
Deckungsbeitragsrechnung

Deckungsbeitragsrechnung
Als zustzliche Auswertung nur fr die Kostentrger ist die Deckungsbeitragsrechnung inte-
griert. ber den Deckungsbeitrag ermitteln Sie u.a. den Betrag, der Ihnen fr die Deckung Ihrer
Fixkosten zur Verfgung steht und den nach Abzug aller Kosten entstehenden Ertrag je Kosten-
trger.

Abbildung6.24:Deckungsbeitragsrechnung

Im S ELECT L INE R ECHNUNGSWESEN steht Ihnen die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung zur


Verfgung:

225
10 Kostenrechnung

Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
Umsatzerls
- Variable Kosten
"=" "Deckungsbeitrag I"
- Produktfixkosten
"=" "Deckungsbeitrag II"
- Produktgruppenfixkosten
"=" "Deckungsbeitrag III"
- Kostenstellenfixkosten
"=" "Deckungsbeitrag IV"

Voraussetzung ist eine entsprechende Kostenstellen- und Kostentrgerstruktur, in der zwischen


Gemeinkosten, direkten Einzelkosten und Gruppenkosten (Hilfskostentrger) unterschieden
wird und die Zuweisung der Kosten auch nach dieser Struktur erfolgt. Es ist auf die korrekte
Schlsselung des Kostentyps (Fix, Variabel bzw. Umsatz) in den Kostenartenstammdaten bzw.
auf die korrekte Angabe beim Kosten erfassen zu achten.

226
11 Schnittstellen

Unter "Eigene Daten" finden Sie die Mglichkeiten zur Bearbeitung des "Makroassistenten" und
der "Toolbox".

Die Details hierzu entnehmen Sie bitte dem SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

Unter "Schnittstellen" finden Sie die verschiedenen Mglichkeiten ber den Import und/oder Ex-
port bestimmter Dateien.

Die Details hierzu entnehmen Sie bitte dem SELECTLINE SYSTEM-Handbuch.

227
12 elektronischer Zahlungsverkehr

12 elektronischer Zahlungsverkehr

Ein weiterer wichtiger Bereich ist das skonto- bzw. fristgerechte Zahlen von Verbindlichkeiten
und das Einziehen von Forderungen. Hierfr steht Ihnen unter " Offene Posten /
Zahlungsverkehr" eine Mglichkeit zur Verfgung, automatische Zahlungsvorgnge zu generie-
ren. Es ist somit mglich, in einem Arbeitsgang aus dem Zahlungsvorschlag den Zahlungslauf zu
generieren, die DTA-Datei oder den berweisungstrger zu erstellen und anschliessend den Vor-
gang zu buchen.

Am "automatischen Zahlungsverkehr" nehmen grundstzlich nur die "Offenen Posten" teil, die in
den "Stammdaten" des entsprechenden Debitoren bzw. Kreditoren fr den Zahlungsverkehr ge-
schlsselt sind. Ausserdem darf der OP nicht auf Zahlsperre gesetzt sein.

12.1 Einstellungen
12.1.1 Mandant

Mandant - Einstellungen Zahlungsverkehr


Unter "Mandant / Einstellungen / Zahlungsverkehr" befinden sich ausschliesslich Einstellungen
und Funktionen die den eigentlichen Zahlungsverkehr betreffen.

Es sind dies

Zahlungsverkehr

Vorgabewert Bankbezug
Text fr Zahlungen
Optionen fr Zahlungsverkehr
Speseneinstellung fr manuelle Zahlungen

Verwendungszweck

Variablen und Konstanten fr Verwendungszweck

"Variablen" und "Konstanten" fr den Verwendungszweck beim "automatischen


Zahlungsverkehr" knnen hier oder direkt beim Zahlungslauf erfasst und bearbeitet werden.

228
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.1:Mandant Zahlungsverkehr

Texte fr Zahlungen

Die Texte fr das Verbuchen von Zahlungslufen, das Verbuchen von Debitoren-DTA Zahlungen,
der Text bei OP's zahlen aus der Postenliste und der Text beim manuellen Buchen von Zahlun-
gen ber die OP-Auswahl knnen hier individuell mittels Formeln konfiguriert werden.

ber den Schalter knnen Sie dazu Datenfelder der OP-Tabelle whlen, die fr die Zahlungs-
texte verwendet werden sollen.

Im Fenster der Feldauswahl knnen Sie ber den Schalter Verweis auch Felder aus anderen Ta-
bellen auswhlen.

Das Kontextmen zum Eingabefeld gibt Ihnen die Mglichkeit, die Richtigkeit der Formel zu
berprfen und beispielhaft zu testen.

Beispiel
if ({Zahlung aus Rechnung}; {KLNr} + + {Name}; if ({Buchungstext aus OP}; {Text}; if ({Zahlung
aus Zahlungslauf Eingang}; ZLE; xxx)))

bersetzung

Wenn Zahlung aus Belegstatus/Postenliste/Ausgleichsmaske (nur ein OP!), dann {KLNr} + +


{Name}, sonst, wenn Zahlungsbuchung in Rewe, dann Text aus OP, sonst, wenn Auftrag-Zah-
lungslauf Eingang, dann Konstante ZLE, sonst Konstante xxx.

229
12 elektronischer Zahlungsverkehr

SEPA Lastschrift

Fr die Abwicklung Ihrer SEPA-Lastschriften hinterlegen Sie hier Ihre Glubiger-ID und die Defini-
tion fr die Generierung der Mandatsreferenz.

Als deutscher Nicht-Verbraucher beantragen Sie die Glubiger-ID bei der Deutschen Bundes-
bank unter: www.glaeubiger-id.bundesbank.de und als sterreichischer Nicht-Verbraucher be-
antragen Sie die Glubiger-ID bei Ihrer Hausbank.

Die durch die Deutsche Bundesbank vergebene Glubiger-ID ist 18-stellig und hat folgenden Auf-
bau:

1. + 2. Stelle: ISO-Lnderkennzeichen DE
3. + 4. Stelle: Prfziffer
5. - 7. Stelle: Geschftsbereichskennzeichnung
Ab 8. Stelle: lnderspezifischer Teil (11 Stellen 1. Stelle vorerst 0)

Zum Test kann die Glubiger-ID kann DE98ZZZ09999999999 genommen werden.

Mandatsreferenz - Fr die Bildung der Mandatsreferenz stehen Ihnen die Felder der Bankverbin-
dung, des Kunden und des Mandanten zur Verfgung.

Mit Aktivierung der Option Mehrfachzuordnung von Mandaten erlauben gestatten Sie, Man-
date von Kunden mit derselben Bankverbindung abzuleiten.

Vorgabewert Bankbezug

Bankbezug - Sie knnen hier einen Standardwert fr den Bankbezug hinterlegen. Dieser wird
dann beim Anlegen einer neuen Bankverbindung verwendet.
Optional knnen Sie festlegen, dass dieser in Ausgangsbelegen verwendet wird, wenn zum Be-
legkunden kein Bankbezug erfasst wurde.

In Ausgangsbelegen verwenden, wenn Kunde keine Bankverbindung besitzt. (nur fr Auftrag) -M


it dieser Funktion wird der Bankbezug in Ausgangsbelegen hinzugefgt, falls im Kunden keine
Bankverbindung hinterlegt ist.

Zahlungsvorschlag

Erfassen Sie hier weitere Optionen fr den Zahlungsverkehr:

Zahlungslufe automatisch freigeben - Im "Mandanten" stehlt auf der Seite "Zahlungsver-


kehr" hier die Funktion "Zahlungslufe automatisch freigeben" zur Auswahl.
Standardmssig ist die Checkbox deaktiviert.

Bearbeitungsdialog fr Zahlungsposition anzeigen - Der Dialog beim Hinzufgen einer Zah-


lung im Zahlungslauf kann bei Bedarf ausgeschaltet werden.

Fllige OP's mit Zahlsperre anzeigen - Mit Aktivierung dieser Option erreichen Sie, dass OP's
mit Zahlsperre beim Erstellen eines Zahlungsvorschlags angezeigt werden.

230
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Bei nicht vereinbarter Zahlrichtung OP's aus Zahlungsvorschlag entfernen - Whlen Sie zwi-
schen diesen beiden Reaktionen:
Summeneintrge zur Nachbearbeitung markieren. (Die entsprechende Position ist mit ei-
nem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet. Die Freigabe erfolgt per Rechtsklick.)
OP's aus dem Zahlungsvorschlag entfernen.

Protokoll anzeigen fr

Zahlsperren
OP's in gesperrten Zahlungslufen - Sind diese Details aktiviert, werden die betroffenen OP's
protokolliert.
Abschneiden von Verwendungszwecke - Bei der Funktion abgeschnittene Verwendungszwe-
cke kann optional ein- oder ausgeblendet werden, ob das Programm darauf hinweisen soll,
ob Verwendungszwecke ggf. zu lange sind. Die DTA-Datei wird in jedem Fall nur ber die zu-
lssige Lnge erstellt.

Seite Verwendungszweck

Abbildung7.2:Mandant Zahlungsverkehr Rewe Verwendungszweck

Variable und Konstanten fr Verwendungszweck - Die Standardwerte fr den Verwendungs-


zweck beim automatischen Zahlungsverkehr knnen hier oder direkt beim Zahlungslauf erfasst
und bearbeitet werden.

Entsprechend der Einstellmglichkeit im Zahlungsvorschlag bzw. Zahlungslauf wird unterschie-


den in

Zahlungsgrund je OP- (DTA maximal 14 je Zahlung) und

Sammelzahlungsgrund - (DTA beliebig viele OP's je Zahlung)

Dabei ist zu beachten, dass der Sammelzahlungsgrund erst verwendet wird, wenn die Anzahl
von 14 pro Zahlung berschritten wird.

231
12 elektronischer Zahlungsverkehr

SEPA-Ersetzungszeichen

Diese Einstellung bietet die Mglichkeit ein Zeichen zu hinterlegen, mit dem ungltige Sonderzei-
chen beim Erstellen der SEPA Transferdatei automatisch ersetzt werden.

Umlaute werden vom Programm automatisch in ae, oe


bzw. ue umgewandelt.

Mandant - Einstellungen EZ-Verkehr


Einstellungen und Funktionen die nur den Einzahlungsschein-Assistenten betreffen wurden
vom eigentlichen " elektronischen Zahlungsverkehr " getrennt. Auf der Seite " Mandant /
Einstellungen / EZ-Verkehr" finden Sie

VESREinstellungen
Clearing-Nr. Postfinance
Vorschlagstexte fr EZ-Verkehr

Abbildung7.3:Mandant EZ-Verkehr

VESR Einstellungen - Definieren Sie hier die erforderlichen VESR Einstellungen. VESR-Art und For-
mat der Referenznummer

Clearing-Nr. Postfinance - Da fr die Postfinance nur eine einheitliche Clearing-Nr. (9000) exis-
tiert, wird diese neu zentral in den "Mandanteneinstellungen" auf der Seite Zahlungsverkehr
hinterlegt. Somit muss die Nummer nun nicht mehr bei jeder Bankverbindung individuell

232
12 elektronischer Zahlungsverkehr

hinterlegt werden. Das Feld bleibt in den Bankverbindungen allerdings nach wie vor vorhanden
und wird automatisch durch diesen Wert abgefllt.

Obwohl die Clearing-Nr. 9000 zum jetzigen Zeitpunkt einen verbindlichen Wert im schweizeri-
schen Zahlungsverkehr darstellt, wurde bewusst eine dynamische Eingabemglichkeit belassen
um diese ggf. im Falle einer nderung individuell anpassen zu knnen.

Vorschlagstexte fr EZ-Verkehr - Es ist mglich im Mandanten einen Vorschlagstext fr die Zeilen


1 und/oder 2 des Einzahlungsschein-Assistenten vorzudefinieren, der dann wiederum ins Dialog-
buchen bernommen wird. hnlich wie beim Fibu-Export oder den Verwendungszwecken fr
den "elektronischen Zahlungsverkehr", knnen auch diese beiden Textzeilen mit Variablen er-
zeugt werden, deren Auswahl sich mit dem Symbol ffnen lassen. Mit dem Button
lsst sich die Richtigkeit des Feldinhaltes testen.

12.1.2 Stammdaten

Debitoren / Kreditoren
Wollen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten buchen und Offene Posten verwalten, mssen
Sie Debitoren und Kreditoren anlegen.

Nummer - ist das Schlsselfeld der Debitoren/Kreditoren.

Wenn fr den Mandanten 'Konto- und Adressnummer synchronisieren' eingestellt ist, wird mit
dem Anlegen eines neuen Debitoren/Kreditoren automatisch ein neues Personenkonto mit der
Adressnummer als Kontonummer angelegt.

Ist ein Mandant als Auftrags- und Fibu-Mandant angelegt, sind Kunden und
Debitoren ein identischer Datenbestand, Lieferanten und Kreditoren ebenso.

Um den o.g. Fibu-Automatismus zu nutzen, sollten neue Kunden und Lieferanten in der Fibu an-
gelegt werden. Fr im Auftrag neu Aufgenommene, wird erst mit dem Direktexport das entspre-
chende Personenkonto angelegt.

Kreditor anlegen / zeigen - Soll ein Debitor gleichzeitig auch ein Kreditor sein oder umgekehrt,
knnen Sie mit dem Schalter "Kreditor (Debitor) anlegen" den jeweils anderen Datensatz anle-
gen oder ihn einem bereits angelegten zuordnen.

Debitor und Kreditor nutzen ab dann den selben Adressdatensatz.

Typische, den jeweils anderen Personenkreis betreffende Daten mssen berprft und ggf. ma-
nuell erfasst/gendert werden.

Ist ein jeweils anderer Datensatz angelegt, wechselt die Beschriftung des Schalters auf "Kreditor
(Debitor) anzeigen" und die Nummer des anderen Datensatzes wird Ihnen neben dem Schalter
angezeigt.

233
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Durch Klick auf den Schalter rufen Sie die Stammdatenmaske des zugehrigen anderen Daten-
satzes auf.

ber das Funktionsmen Einstellungen und Zusatzfunktionen [F12] haben


Sie mit der Funktion Kopplung mit Kreditor/Debitor... aufheben die Mglichkeit,
die Zuordnung zu einem anderen Datensatz (Debitorischer Kreditor) wieder auf-
zuheben.

Dabei wird fr den jeweils aktiven Stammdatensatz ein neuer leerer Adressdatensatz angelegt
und die Stammdaten mssen neu erfasst werden.

Angaben und Festlegungen zu Debitoren und Kreditoren werden auf mehreren Seiten erfasst.

Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird ber eine Baumstruktur im linken Maskenbereich ge-
steuert.

Adresse
Kontaktadressen
Zahlungskonditionen
Verband
Kontoauszug
Mahnhistorie
Text
Freie Felder
Journal

Zusatzfunktionen

Einstellungen [F6]
Journal [F8]
Adress-Export
Neues Dokument anlegen und bearbeiten

Adresse - Erfassen Sie hier alle Adressangaben, Telefonnummern, E-Mail und Homepage des
Kunden oder Lieferanten. (Siehe auch Telefon konfigurieren.)

Ausserdem wird hier festgelegt, in welcher Sprache die Korrespondenz erfolgt und welche
Whrung in Anwendung kommt.

Analog zum SelectLine Auftrag knnen Sie einen Mitarbeiter und Vertreter fr den Kunden bzw.
Lieferanten hinterlegen.

Mitarbeiter - Als Mitarbeiter knnen Sie den Betreuer des Kunden eintragen, er hat nur informel-
len Charakter.

234
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Vertreter - Der Vertreter wird in der Provisionsabrechnung (Auftrag) am Umsatz dieses Kunden
beteiligt.

Er wird bei der Anlage eines neuen Offenen Postens automatisch in den OP bernommen.

Bei synchronen Adress- und Kontonummern werden die Adressangaben der


Debitoren/Kreditoren auf der Seite Adressen der Kontenstammdaten mitgefhrt.

Kontaktadressen - Es knnen beliebig viele Kontaktpersonen als Ansprechpartner pro


Debitor/Kreditor verwaltet werden.

ber knnen Sie je Kontaktadresse alle Adressangaben, die auch fr die Originaladresse mglich
sind, erfassen oder wenn es die selben wren, diese bernehmen. Es ist mglich, Prioritten zu
vergeben und einen Standardkontaktadresse einzustellen.

ber knnen Sie die Angaben nach Word oder Excel exportieren.

Zahlungskonditionen - Zu den Zahlungsbedingungen werden hier auch eventuelle Sperren, ein


Kreditlimit und die Teilnahme am automatischen Zahlungsverkehr mit den zugehrigen Text-
schlsseln geregelt.

Automatischer Zahlungsverkehr - Hier legen Sie fest, ob der Kunde am automatischen Zahlungs-
verkehr teilnehmen soll - generell fr beide Zahlungsrichtungen oder z.B. nur fr Zahlungsein-
gnge. Ein flliger OP kommt nur dann automatisch in den Zahlungsvorschlag, wenn fr den
Kunden die Teilnahme eingestellt ist.

Bankverbindung - Sie knnen eine oder ber den Schalter mehrere Bankverbindungen, den Text-
schlssel fr den Zahlungsverkehr sowie den Bankbezug hinterlegen. Fr Kunden/Debitoren
kann ein SEPA-Lastschriftmandant erfasst werden.

Verband - Verbandsregulierer - Den Mitgliedern eines Verbands wird hier der entsprechende Ver-
bandsregulierer (muss im Kunden-/Lieferantenstamm vorhanden sein) eingetragen.

Das Feld ist nur frei, wenn es keine Angaben zu Delkredere gibt.

Eigene Mitgliedsnummer - Geben Sie hier die Nummer ein, unter der Sie als Mitglied innerhalb
des Verbandes gefhrt werden.

Eigene Zahlungsbedingung beibehalten - Die Aktivierung dieser Option bewirkt, dass fr den
Kunden/Lieferanten anstelle der Zahlungsbedingung des Verbandsregulierers die eigene Zah-
lungsbedingung verwendet wird.

Delkredere-Konto und -prozent - Die vertraglich vereinbarte Provision des Verbands- bzw. Zen-
tralregulierers kann hier getrennt nach Rechnung und Gutschrift hinterlegt werden.

Die Felder sind nur frei, wenn es keinen Eintrag in Verbandsregulierer gibt.

Konsequenz fr die OP-Verwaltung in der Fibu: - Wird aus einer Rechnung ein Mitgliedskonto be-
bucht, dann erfolgt sofort automatisch eine Umbuchung auf das Verbandskonto. Das

235
12 elektronischer Zahlungsverkehr

bedeutet, es entstehen Mitglieds-RE- und -GU-OPs, die sich automatisch ausgleichen UND ein of-
fener Verbands-RE-OP.

Mit Angabe von Delkredere-Prozent entsteht fr den Verband ein GU-OP, der den Verbands-RE-
OP mindert.

Gemahnt wird der Verbands-OP. Zustzlich kann ein informelles Mahnformular fr das Mitglied
gedruckt werden.

Kontoauszug - Im oberen Maskenbereich wird der OP-Saldo ausgewiesen. Im Unteren hat man
die Mglichkeit, sich alle OP's, nur die Offenen oder nur die Erledigten anzeigen zu lassen.

Mahnhistorie(nur bei Debitoren) - Im oberen Bereich werden alle Mahnbelege des Kunden auf-
gelistet.

Im unteren Teil stehen die einzelnen Positionen des oben markierten Mahnbeleges.
Es werden nur die wirklichen Mahnposten angezeigt.

Text

Langtext - Hier knnen Sie lngere Kommentare zum Kunden bzw. Lieferanten als Langtext ein-
tragen.

Memotext - Bemerkungen zum Kunden oder Lieferanten knnen Sie unter Memo eintragen. Bei
einem mit dem Auftrag gekoppelten Mandanten werden Ihnen diese Informationen automa-
tisch bei der Belegerfassung angezeigt, sobald Sie dort den Kunden bzw. Lieferanten auswhlen.

Journal - Hier haben Sie die Mglichkeit, personenbezogene Notizen und Termine anzulegen
und zu verwalten.

Freie Felder - Diese Seite erscheint nur, wenn ber Vorgabewerte Extrafelder angelegt wurden.

Das Einfgen in diesen zustzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Stammdaten, fr die Extrafel-
der vorgesehen sind, gleich.

generelle Funktionen und Informationen


Spesenregelung Unabhngig von der gewhlten Zahlungsfunktion wurde bergreifend die Spe-
senregelung implementiert. Beim Aufruf der gewnschten Zahlungsfunktion wird zwischen fol-
genden Spesenregelungen unterschieden:

Alle Spesen zu Lasten Auftraggeber


Alle Spesen zu Lasten Auftragnehmer
Spesen-Teilung (SEPA)

Abbildung7.4:Spesenregelung

236
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Der Spesenregelungstyp Spesenteilung (SEPA)kann auch ausserhalb des SEPA-Zahlungsver-


kehrs genutzt werden. Diese Information dient dazu aufzuzeigen, dass es innerhalb des SEPA-
Zahlungsverkehrs AUSSCHLIESSLICH Spesenteilung gibt! Wenn die Banken des Absenders und
des Empfngers (entsprechend ersichtlich) bei SEPA teilnehmen, darf nur diese Spesenregelung
verwendet werden.

SEPA = Einheitlicher Eurozahlungsverkehr = Single Euro Payments Area

Abbildung7.5:Banken SEPA Felder

Abbildung7.6:SEPAteilnehmende Bank

Dieser Eintrag generiert sich aufgrund der im Bankenstamm aktivierten Checkbox SEPA-
teilnehmende Bank.

Abbildung7.7:Adressbernahme

237
12 elektronischer Zahlungsverkehr

automatischen Adressdatenbernahme Bei den verschiedenen Zahlungsarten werden von der


Seite "Adresse" des Lieferanten folgende Felder in die jeweiligen Zeilen

Zeile 1: Name
Zeile 2: Zusatz1
Zeile 3: Strasse/Postfach
Zeile 4: Land-PLZ-Ort

des Bereichs

Name und Adresse


Zugunsten von
Einzahlung fr

des Empfngers bernommen:

Abbildung7.8:Datenbernahme

Abbildung7.9:EZeinlesen Datenbernahme

Abbildung7.10:EZ einlesen Datenbernahme

In der Zahlungsart Zahlungsanweisunglassen sich alle 4 Zeilen anpassen bzw. abndern. Bei
allen anderen Zahlungsarten ist nur die Zeile 1 (Name) mutierbar, die restlichen Informationen
sind statisch.

238
12 elektronischer Zahlungsverkehr

automatische Bankdatenbernahme hnlich wie beim Empfnger, werden auch die ntigen
Bankdaten des Empfngers aus dem Bankenstamm bertragen. Das setzt voraus, dass diese
entsprechend gepflegt werden.

Abbildung7.11:Bankdatenbernahme

So werden aus dem Bankenstamm bei der Zahlungsart Zahlungsanweisungfolgende Felder in


die jeweiligen Zeilen

Zeile 1: Name
Zeile 2: Zusatz
Zeile 3: Strasse
Zeile 4: Land-PLZ-Ort

bernommen.

Bei den Zahlungsarten

ES Bank Roter Bank

hingegen werden folgende Felder in die jeweiligen Zeilen bei Einzahlung

Zeile 1: Name
Zeile 2: PLZ-Ort

bernommen.

239
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Bei der Zahlungsart ESR Bankwird zustzlich noch automatisch das Feld Kontoauf Grund
des Feldes PC Kontonummerdes Bankenstamm bertragen.

Abbildung7.12:Bankverbindung Giro

Bankverbindungen prfen Weiter besteht auf der Seite Zahlung ber den Schalter die
Mglichkeit, Bankverbindungen auf ihre Richtigkeit bzw. Vollstndigkeit im Bezug auf den Ein-
satz im elektronischen Zahlungsverkehr zu prfen.

Abbildung7.13:Bankdaten prfen

240
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zahlungsarten
Zahlungsanweisung - Fr Zahlungen, denen keine elektronischen Ur-Belege zugrunde liegen
oder auf manuelle Weise ausgefhrt werden sollen, kann der Zahlungstyp
Zahlungsanweisungmit folgenden Arten verwendet werden:

manuell Inland/Ausland
Postmandant

Abbildung7.14:Zahlungsanweisung

Anmerkungen

Im linken Teil der Maske knnen die Konto-/IBAN- und Adressdaten des Empfngers erfasst
oder die vorgeschlagenen abgendert und im rechten Teil diejenigen seiner Bank erfasst wer-
den.
Als Typ beim Zahlungseingang wird manuell Inland/Auslandfestgelegt und kann nicht
gendert werden!

ESR Bank erfassen Diese Maske dient zur Erfassung von ESR-Einzahlungsscheinen, bei denen der
Betrag via Bank zum Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lassen sich dadurch folgende
zwei VESR-Arten festlegen:

VESR 16-stellig
VESR 27-stellig

241
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.15:VESR-Einzahlung Bank

Anmerkungen

Entsprechend knnen im linken Teil der Maske im Feld BC-Nr.die Bank-Clearingnummer


und im Feld Kontodie Teilnehmernummer der Bank des Empfngers erfasst werden.
Wie erwhnt, lsst sich allerdings nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. nde-
rn!
Als Typ beim Zahlungseingang wird VESRfestgelegt und kann nicht gendert werden!

ESR Post erfassen - Diese Maske dient zur Erfassung von ESR-Einzahlungsscheinen, bei denen
der Betrag direkt zum Kunden gelangt bzw. dieser selber ber eine eigene Teilnehmernummer
verfgt. Im Feld Zahlungsausgang lassen sich dadurch folgende zwei VESR-Arten festlegen:

VESR 16-stellig
VESR 27-stellig

Abbildung7.16:VESR-Einzahlung Post

242
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Anmerkungen

Entsprechend knnen im linken Teil der Maske im Feld Kontodie Teilnehmernummer des
Empfngers erfasst werden.
Hier lassen sich nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ndern!
Die Bank mit dem Wert 9000 wird aus den Mandanteneinstellungen aus der Seite
Zahlungsverkehrbernommen.
Als Typ beim Zahlungseingang wird VESRfestgelegt und kann nicht gendert werden!

ES Bank erfassen - Diese Maske dient zur Erfassung von RotenEinzahlungsscheinen, bei denen
der Betrag via Postcheck-Konto einer Bank zum Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lsst
sich nun keine Zahlungsart mehr auswhlen. Diese ist wie folgt festgelegt:

Roter(Bank)

Abbildung7.17:Einzahlung Bank

Entsprechend knnen im linken Teil der Maske die Konto-/IBAN- und Clearingnummer der Bank
des Empfngers erfasst werden. Die Adressfelder im Bereich Zugunsten vonwerden dabei aus
der Seite Adressedes Lieferanten wie folgt automatisch bernommen.

Bei der Eingabe einer deutschen, sterreichischen oder Schweizer IBAN erfolgt eine
Lngenprfung, um Fehleingaben zu minimieren.

Anmerkungen

Hier lassen sich nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ndern!
Ebenfalls nicht mutiert werden kann der Wert des Feldes Konto. Dieser wird automatisch
aus dem Feld PC Kontonummeraus dem Bankenstamm bertragen.
Als Typ beim Zahlungseingang wird Roter (Bank)festgelegt und kann nicht gendert wer-
den!

ES Post erfassen - Diese Maske dient zur Erfassung von RotenEinzahlungsscheinen, bei denen
der Betrag direkt auf das Postcheck-Konto des Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lsst
sich nun keine Zahlungsart mehr auswhlen. Diese ist wie folgt festgelegt:

243
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Roter(Post)

Abbildung7.18:Einzahlung Post

Anmerkungen

Entsprechend kann im rechten Teil der Maske die IBAN-Nummer des Empfngers erfasst wer-
den.
Hier lsst sich nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ndern!
Die Bank mit dem Wert 9000 wird aus den Mandanten-Einstellungen aus der Seite
Zahlungsverkehrbernommen.
Als Typ beim Zahlungseingang wird Roter (Post)festgelegt und kann nicht gendert wer-
den!

244
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Bankverbindung aus EZ erfassen - Diese Maske dient zur Erfassung von Bankverbindungen aus
den Einzahlungsscheinen heraus.

Abbildung7.19:ber EZ erfassen

12.2 Zahlungsverkehr
Zahlungslufe (Archiv)

Da das Zahlungsmodul in sich geschlossen eigenstndig ist und erst mit neuen Lufen beginnt,
finden sich alle bisherigen bis und mit Version 12 im bisherigen Design im Untermen
Zahlungslufe (Archiv). Obwohl hier noch bisherige Lufe fr das R ECHNUNGSWESEN verbucht
werden knnten, empfehlen wir VOR dem Update die offenen Zahlungslufe zu verbuchen.

Abbildung7.20:Zahlungslufe Archiv

12.2.1 Zahlungslufe
ber "Offene Posten / Zahlungsverkehr / Zahlungsverkehr" starten Sie mit der bersicht der Zah-
lungslufe den Zahlungsverkehr bzw. beim ersten Start in die leere bersicht.

245
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.21:Zahlungslufe Archiv

Es gibt zwei Varianten, einen Zahlungslauf zu erzeugen:

Zahlungsvorschlag Assistent
Aus dem mit Hilfe eines Assistenten erstellten Zahlungsvorschlags knnen Zahlungslufe
bernommen werden.
Zahlungslauf manuell anlegen
Ein neuer Zahlungslauf kann manuell angelegt werden.

SEPA-Lastschriften knnen nur ber den Zahlungsvorschlag erzeugt wer-


den.

Abbildung7.22:Zahlungslufe

Der Zahlungsverkehr startet immer mit der bersicht der " Zahlungslufe " und ist vom
Design/Handling her dem " Bankassistenten " angepasst. Daher besteht die Mglichkeit des
Ausblendens bzw. Filterung erledigter (verbuchter) und offenere Zahlungslufe. Zahlungslufe,
die vor der Version 13 entstanden sind, werden nicht in die neue Struktur bernommen son-
dern in Zahlungslufe (Archiv) verschoben.

Stati - Es ist mglich, die Datenstze nach ihrem Status zu filtern, indem aktive Filter in grner
und inaktive in grauer Farbe angezeigt werden. Diese werden auch in farblich abgestimmten
Rhomben dargestellt:



(bezahlte, gesperrte)

246
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zahlungsvorschlag

Der Assistent fhrt Sie ber die Seiten:

Teilnahme fr den Zahlungsvorschlag festlegen (1 / 4)


OP-Auswahlfilter fr den Zahlungsvorschlag einstellen (2 / 4)
Gefilterte OP's bernehmen (3 / 4)
Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern (4 / 4)
Zahlungslufe

Seite 1: Teilnahme fr den Zahlungsvorschlag festlegen (1 / 4)

Hier wird festgelegt, ob zahlungsrelevante OP's von Kunden/Debitoren oder


Lieferanten/Kreditoren oder von beiden fr den Zahlungsvorschlag bercksichtigt werden sol-
len.

Um speziell den Vorlauffristen bei SEPA-Lastschriften Rechnung zu tragen,


empfiehlt es sich, die Kunden/Debitoren und Lieferanten/Kreditoren separat zu
bearbeiten.

Zahldatum fr SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln - Mit dem Setzen dieser Checkbox errech-
net das Programm das frheste Zahldatum automatisch. Dabei werden die Bankvorlauftage,
Wochenenden sowie Feiertage bercksichtigt.

Ist die Checkbox nicht aktiv, wird das vorgegebene Zahldatum verwendet.

Zahldatum - Das hier angegebene Zahldatum wird, in Abhngigkeit der Checkbox "Zahldatum
fr SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln", in die entstehenden Zahlungslufe eingetragen
und per Transfer an das Bankingprogramm bergeben.

Zusammenfassung - Hiermit wird gesteuert, wie die Zusammenfassung der OP's eines
Kunden/Lieferanten bzw. Debitors/Kreditors erfolgen soll.

Bei der Zusammenfassung von x OP's wird nur der Verwendungszweck 1


bertragen.

Seite 2: OP-Auswahlfilter fr den Zahlungsvorschlag einstellen (2 / 4)

Fllige OP's , Per - Das Vorschlagsdatum fr die Flligkeit ist das Systemdatum. In der Regel pas-
send fr Lieferanten/Kreditor-OP's .

Fr den ntigen Bankvorlauf bei SEPA-Lastschriften sollten Sie dieses Datum entsprechend in
die Zukunft stellen (um 10 Tage erhhen).

Liegt das automatisch ermittelte, frheste Zahldatum vor dem Flligkeitsdatum, dann wird das
Flligkeitsdatum das Zahldatum.

247
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Vor Flligkeit zahlen - Die hierber ermittelten OP's wrden (unabhngig vom Flligkeitsdatum)
zum mglichen Zahldatum eingezogen/berwiesen.

Skontofllige OP's , Per - Das Vorschlagsdatum fr die Flligkeit ist das Systemdatum. In der Re-
gel passend fr Lieferanten/Kreditor-OP's.

Fr den ntigen Bankvorlauf bei SEPA-Lastschriften sollten Sie dieses Datum entsprechend in
die Zukunft stellen (um 10 Tage erhhen).

Liegt das automatisch ermittelte, frheste Zahldatum vor dem Flligkeitsdatum, dann wird das
Flligkeitsdatum das Zahldatum.

Vor Flligkeit bercksichtigen - Die hierber ermittelten OP's wrden (unabhngig vom Flligke-
itsdatum) zum mglichen Zahldatum eingezogen/berwiesen.

Fr die Skontobercksichtigung ist das ermittelte Zahldatum massgebend.

Nach Ablauf gewhren - Um OP's zu bercksichtigen, bei denen die Skontoflligkeit bereits
berschritten ist, knnen Toleranztage angegeben werden.

Gutschriften bercksichtigen - Wenn diese Option gesetzt ist, werden auch Gutschriften mit in
den Zahlungsvorschlag eingefgt.

Dadurch dreht sich ggf. die standardmssige Zahlungsrichtung um.

Ob eine in der Zahlungsrichtung abweichende Zahlung vorgeschlagen werden kann, hngt von
der Einstellung fr die Teilnahme am Automatischer Zahlungsverkehr in den Kunden-
/Lieferanten-(Debitor/Kreditor-)Stammdaten, Seite Zahlungskonditionen, ab. (Standardmssig
ist fr Debitoren "Kein" und fr Kreditoren "Zahlungsausgnge" voreingestellt.)

Nur diesen Bankbezug zahlen - Wenn in den OP's schon ein Bankbezug hinterlegt ist, dann kann
hier festgelegt werden, dass nur OP's mit bestimmten Bankbezgen (Mehrfachauswahl mglich)
in den Zahlungsvorschlag gelangen.

Fehlende Bankbezge zuordnen - Es werden nur OP's bercksichtigt, die einen Bankbezug ha-
ben. OP's ohne Bankbezug erhalten den hier eingetragenen.

Nur wenn der bei fehlendem Bankbezug zu verwendende Bankbezug bei


den Bankbezgen unter "Nur diesen Bankbezug" enthalten ist, kommen auch
die OP's mit fehlendem in den Zahlungsvorschlag. (Die Angabe unter "Nur die-
sen..." hat Vorrang.)

Kunden/Debitoren von bis; Lieferanten/Kreditoren von bis; Belegnummer/Betrag von bis - Es ist
mglich die zu bercksichtigenden OP's noch weiter einzuschrnken - nach
Kunden/Lieferantennummern, Belegnummern und Betrgen.

Liste der gefilterten OP's aus der nchsten Seite anzeigen - Optional kann auf der Folgeseite eine
Liste der den Filtern entsprechenden OP's angezeigt werden. Mit enthalten sind auch die OP's ,

248
12 elektronischer Zahlungsverkehr

die auf Grund von fehlenden/ ungltigen Mandanten oder nicht mehr gltigem Zahlungstyp
nicht in den Vorschlag aufgenommen werden.

Alle Filter auf Standard zurcksetzen - Das Fllig- Zum- Datum wird auf das Systemdatum
zurckgestellt. Alle anderen Eintrge werden entfernt bzw. auf 0 gesetzt.

Seite 3: Gefilterte OP's bernehmen (3 / 4)

Verfgbare Funktionen

Alle markieren.
Alle Markierungen lschen.
Geht zurck zur bersicht der Zahlungslufe.

Einzel- und Mehrfachmarkierung ber Leerzeichen oder Doppelklick.

Seite 4: Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern (4 / 4)

Verfgbare Funktionen

Position hinzufgen. Es knnen Debitor-, Kreditor-OP's und fr Zahlungsaus-


gnge auch manuelle Zahlungen zugefgt werden. Fr SEPA-Lastschriften ist die
OP-Auswahl entsprechend des Mandats vorgefiltert.
Es besteht die Mglichkeit, mehrere Posten fr die bernahme zu markieren.
Einzelne Posten lassen sich per Mausklick mit gleichzeitig gedrckter [Strg]-Taste
sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren. Ganze Bereiche (von-bis)
erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Strg] + linker Maustaste und
den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.
Je nach Einstellung in den Mandanteneinstellungen wird fr alle selektierten Pos-
ten nacheinander eine nochmalige Bearbeitung in "Zahlungseingang/ -ausgang
bearbeiten" angeboten. Hier ist jeweils zu besttigen. Ein Abbruch bewirkt, dass
der Posten nicht mit bernommen wird.
Positionen bearbeiten.

Positionen entfernen.
Es knnen auch komplette Bankbezge oder Summenzeilen entfernt werden.
Zusatzfunktionen:
Kunde/Lieferant (Debitor/Kreditor) suchen.
Je nach enthaltenen Zahlungsarten im Zahlungsvorschlag steht der Druck von
Zahlungseingngen und/oder Zahlungsausgngen zur Verfgung.
Geht zurck zur bersicht der Zahlungslufe.

Es wird je Zahldatum, Zahlungsart und Bankbezug ein separater Zahlungslauf erstellt.

249
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zahlungslufe

In der bersicht der Zahlungslufe stehen Statusfilter zur Verfgung:

Der Zahlungslauf ist nicht verbucht. (Transferierte Zahlungslufe sind


noch nicht erledigt.)

Der Zahlungslauf ist verbucht oder fr das Verbuchen gesperrt.

Verfgbare Funktionen

"Bearbeiten" oder Doppelklick ffnet den markierten Zahlungslauf.


"Lschen" oder Strg+Entf lscht Zahlungslufe, die weder transferiert noch ge-
bucht bzw. gesperrt sind.
"Aktualisieren" ist nur ntig, wenn mehrere Nutzer den Zahlungsverkehr gleich-
zeitig bearbeiten.
Einzeldruck druckt Zahlungsavise fr den markierten Zahlungslauf.
Listendruck druckt die Details des markierten Zahlungslaufs.
Sammeldruck druckt Zahlungsavise fr den markierten Zahlungslauf sofort ohne
Bildschirmvorschau aus das Ausgabeziel.
Schliesst den Dialog Zahlungsverkehr.

Zahlungslauf bearbeiten/speichern

Nach der Besttigung der Filterkriterien bei der Generierung eines automatischen oder Erstel-
lung eines manuellen Zahlungslaufes, wechselt die Ansicht zur Seite Zahlungslauf
bearbeiten/speichern. Hier knnen nun bestehende Zahlungen (nochmals) bearbeitet,
gelscht oder neue hinzugefgt werden.

Abbildung7.23:Zahlungslauf bearbeiten

Je Zahlungslauf haben alle Zahlungen die gleiche Zahlungsrichtung, den gleichen Bankbezug,
das gleiche Zahldatum und eine gemeinsame Transferart.

250
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Ein Zahlungslauf kann aus einem Zahlungsvorschlag generiert werden oder als neuer, leerer Da-
tensatz "Zahlungslauf manuell anlegen" erzeugt werden.

Verfgbare Funktionen

Transferdateien erstellen. Je nach Zahlungsart stehen die entsprechenden Trans-


fermglichkeiten zur Verfgung.
Zahlungseingang Zahlungsausgang
DTA-Datei (Deutschland) SEPA-berweisung (lokal erzeu-
EDIFACT Inlands- gen)
/Auslandszahlungsverkehr (sterr- DTA-Datei (Deutschland)
eich) EDIFACT Inlands-
SEPA-Datei /Auslandszahlungsverkehr (sterr-
eich)
Checks drucken
Vergtungsauftrag

Es werden immer die in fetter Schrift angezeigten (Sum-


men-)Zeilen als Zahlungsanweisung ausgegeben.
Zahlungslauf verbuchen. Es werden die Zahlungen bzw. der entsprechende Sam-
melbuchungssatz und daraus die Zahlungs-OP's erzeugt. Dabei besteht die
Mglichkeit, das Belegdatum und die Belegnummer fr die zu erzeugende Sam-
melbuchung anzugeben. Als Belegnummer wird immer die Zahlungslaufnummer
vorgeschlagen.
Status verbucht - Nach dem Buchen hat der Zahlungslauf den Buchungsstatus
"verbucht" - er ist automatisch erledigt.
Das bedeutet, alle im Zahlungslauf enthaltenen Zahlungsposten sind damit kei-
ne offenen Posten mehr; sie sind ausgeglichen und den erledigten Posten zuge-
ordnet. Im Gegensatz dazu sind Zahlungsposten eines Zahlungslaufs mit Status
"nicht verbucht" immer noch offene Posten, die in der Postenliste noch bei den
Offenen gelistet sind.
Allerdings werden diese zur Zahlung vorbereiteten Posten nicht mehr zur Zah-
lung vorgeschlagen, weder ber Zahlungsvorschlag noch ber zu whlende OP's
in einem Zahlungslauf. Damit ist ausgeschlossen, dass OP's zweimal zur Zahlung
angewiesen werden.
Position hinzufgen. Es knnen Debitor-, Kreditor-OP's und fr Zahlungsaus-
gnge auch manuelle Zahlungen zugefgt werden. Fr SEPA-Lastschriften ist die
OP-Auswahl entsprechend des Mandats vorgefiltert.
Es besteht die Mglichkeit, mehrere Posten fr die bernahme zu markieren.
Einzelne Posten lassen sich per Mausklick mit gleichzeitig gedrckter [Strg]-Taste
sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren. Ganze Bereiche (von-bis)
erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Strg] + linker Maustaste und
den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.
Je nach Einstellung in den Mandanteneinstellungen wird fr alle selektierten Pos-
ten nacheinander eine nochmalige Bearbeitung in "Zahlungseingang/ -ausgang
bearbeiten" angeboten. Hier ist jeweils zu besttigen. Ein Abbruch bewirkt, dass
der Posten nicht mit bernommen wird.

251
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Positionen bearbeiten.

Positionen entfernen.
Mit dem Entfernen einer Summenzeile werden alle untergeordneten Positionen
entfernt.
Zusatzfunktionen:
Transferart zurcksetzen. Um einen transferierten Zahlungslauf erneut zu bear-
beiten, muss der Transfer zurckgesetzt werden.
Zahlungslauf fr Verbuchung sperren. Mit dem Sperren bekommt der Zahlungs-
lauf automatisch den Erledigt-Status.
Ersetzungstexte. Die Bildung der Verwendungszwecke kann fr jeden Zahlungs-
lauf abweichend vom Standard aus den Mandanteneinstellungen festgelegt wer-
den.
Kunde/Lieferant (Debitor/Kreditor) suchen.
Bankbezug nachtrglich ndern.
Einzeldruck druckt Zahlungsavise fr den markierten Zahlungslauf.
Listendruck druckt die Details des markierten Zahlungslaufs.
Sammeldruck druckt Zahlungsavise fr den markierten Zahlungslauf sofort ohne
Bildschirmvorschau aus das Ausgabeziel.
Geht zurck zur bersicht der Zahlungslufe.

Kopfbereich und Detail-/Positionsbereich des Zahlungslaufes

Abbildung7.24:Schalter

Die grundstzliche Fhrung durch den Assistent ist mit den Schaltern
selbsterklrend. Mit dem Schalter gelangen Sie schrittweise wieder bis zur
Startseite zurck.

252
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zu beachten gilt vor allem auf der letzten Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern folgende
Logik:

legt den automatisch generierten Zahlungslauf an


speichert den manuell generierten Zahlungslauf oder speichert nderung-
en
beendet die Bearbeitung

Hier kehrt das Programm immer wieder zur Startseite Zahlungslufe zurck. Wurde entweder
ein neuer Zahlungslauf (manuell oder automatisch) generiert oder ein bestehender bearbeitet
und angewhlt, werden Sie vom Programm entsprechend darauf hingewiesen, dass die gespei-
cherten Informationen verloren gehen und Sie gelangen zur Startseite zurck.

Abbildung7.25:Besttigen Beenden

Wenn Sie aber auf einer Maske zuvor anwhlen, schliesst sich das Programm Zahlungsverkehr
vollstndig.

Ein Zahlungslauf ist definiert durch:

Buchungsstatus - Ein verbuchter oder fr das Verbuchen gesperrter Zahlungslauf bekommt den
Status "Verbucht".

Zahldatum - Der Vorschlagswert des Zahldatums ist bei Zahlungsausgngen generell und bei
Nicht-SEPA- Zahlungseingngen das Systemdatum. Bei SEPA- Lastschriften wird es vom Pro-
gramm unter Bercksichtigung der Bankvorlauftage ermittelt. Ein Zahldatum, das auf Grund der
einzuhaltenden Vorlauftage nicht realisiert werden kann, wird bei der Erstellung der Transferda-
tei abgewiesen.

Zahlungsart - Als Zahlungsart kommen Zahlungseingang, Zahlungsausgang und Zahlungsaus-


gang Fremdwhrung in Frage.

Sie kann in einem Zahlungslauf nicht mehr verndert werden.

Bankbezug - Der Bankbezug bestimmt die Whrung der Zahlungen in der Transferdatei und das
Finanzkonto der mit dem Verbuchen generierten Zahlungen bzw. Zahlungsbuchung.

Der Bankbezug kann ber das Funktionsmen nachtrglich gendert werden.

Zusammenfassung - Die im Zahlungsvorschlag eingestellte Zusammenfassung von OP's wird an-


gezeigt. Sie kann in einem Zahlungslauf nicht mehr verndert werden.

253
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Transferart - Nach erfolgtem Transfer wird die konkrete Art hier angezeigt. Ein transferierter Zah-
lungslauf kann nicht verndert werden.

Der Transfer kann zurck gesetzt werden (verfgbar unter Zusatzfunktionen).

Um der bersicht der einzelnen Zahlungslaufpositionen mehr Raum zu geben, kann der Kopfbe-
reich zugeklappt werden.

Zahlungslauf manuell anlegen

Abbildung7.26:Zahlungsvorschlag manuell anlegen

Mit dem kleinen Pfeilsymbol rechts des Zauberstabs gelangen Sie in ein weiteres Men aus
dem Zahlungslauf manuell anlegen angewhlt werden kann.

Es wird der bekannte Dialog "Zahlungslauf verarbeiten/speichern" geffnet.

Abbildung7.27:Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern

Diese Seite erscheint leer und ist analog des bisherigen Programmes Zahlungslauf zu bearbei-
ten. Mit dem Symbol kann ausgewhlt werden. Diese Funktion steht Ihnen natrlich auch
beim automatisch generierten Zahlungslauf zur Verfgung, falls dort zustzliche Zahlungen hin-
zugefgt werden sollen.

254
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Im Unterschied zum Bearbeiten eines gespeicherten, bereits vorhandenen Zahlungslaufes ist


jetzt, so lange noch keine Position enthalten ist, die Zahlungsart zur Auswahl frei. Ebenso die Zu-
sammenfassung.

Sowie Positionen eingefgt wurden, sind alle unter "Zahlungslauf verarbeiten/speichern" auf-
gefhrten Funktionen (s.o.) wieder verfgbar-

Transferformate berweisung und Scheck

Die enthaltenen Systemdruckvorlagen basieren auf bankneutralen Vordrucken (von LaserWare):


berweisungsformular LW-0101
V-Checkformular LW-0103

12.2.2 Zahlungseingang/-ausgang bearbeiten und hinzufgen


Per Doppelklick auf eine der vorhandenen Positionen, ber bzw. bei der manuellen bern-
ahme von OP's gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog der Zahlung.

OP-Informationen

Im oberen Bereich werden Ihnen die Informationen, z.B. Flligkeiten, zum selektierten Beleg an-
gezeigt. Die Skontodaten knnten per Auswahlpfeil automatisch in das entsprechende Nachlass-
feld bernommen werden.

Abbildung7.28:Position bearbeiten

255
12 elektronischer Zahlungsverkehr

OP- Daten - Die Adress- und Bankdaten bernimmt das Programm automatisch aus den
"Stammdaten" des Kunden bzw. Lieferanten. Sie knnen allerdings noch angepasst werden. Fr
die Erstellung der DTA-Diskette ist sowohl die Eingabe der Adresse als auch der Kontonummer
und Bank erforderlich. Fr Auslandszahlungen muss zudem die IBAN korrekt hinterlegt sein. Die
IBAN knnen Sie, falls noch nicht hinterlegt, per Auswahl aus der Kontonummer und Bankleit-
zahl berechnen lassen.

Zahlungsdetails

Im Feld Zahlung geben Sie den Zahlbetrag ein. Ist dieser abweichend vom Gesamtbetrag der
gewhlten Rechnung wird der Restwert automatisch als Skonto vorgeschlagen. Ist keine Skonto-
verrechnung gewnscht, entfernen Sie den Nachlassbetrag - es erfolgt ein Teilausgleich. Soll die-
se automatische Berechnung zwischen Betrag und Skonto unterbunden werden, trennen Sie
mit Klick auf den Schalter die Kette.

Die Informationen, auf welches Nachlasskonto mit welchem Betrag gebucht werden soll, legen
Sie ber fest. In einem neuen Dialog geben Sie tabellarisch die einzelnen zu verwenden-
den Skontikonten an. Standardmssig werden die Positionen laut im Offenen Posten hinterleg-
tem Steuersplitt gezogen. Das dazugehrige Nachlasskonto zieht das Programm aus dem ver-
wendeten Steuerschlssel. Nur wenn eine Skontoverteilung abweichend von den im OP hinter-
legten Angaben erfolgen soll, ist eine Bearbeitung notwendig.

Der Verwendungszweck wird gebildet aus den in den "Mandanteneinstellungen" Seite Zahlungs-
verkehr bzw. in den Ersetzungstexten hinterlegten Variablen und Konstanten gebildet.

Werden hier manuelle Anpassungen vorgenommen, knnen Sie mit dem Schalter
Aktualisierenjederzeit die Standardeinstellungen wiederherstellen.

Bankverbindung

An dieser Stelle erfassen Sie die Daten der Bankverbindung, ber die die Zahlung reguliert wer-
den soll. Vorbelegt werden die Felder mit der zum OP gewhlten Bankverbindung, der Standard-
bankverbindung oder zum Teil mit den Stammdaten des Kunden/Lieferanten.

BIC und IBAN knnen frei eingegeben werden - ein Datensatz im Banken-
stamm ist nicht mehr zwingend erforderlich.

Manuelle Zahlung

Nur fr Zahlungsausgnge lassen sich Zahlungen hinzufgen, die nicht auf einen vorhandenen
OP basieren.

Der Bereich OP-Typ entfllt daher.

Zahlungsdetails - Aus welchen Personenstammdaten der Empfnger gewhlt werden kann, wird
ber die Schaltflche daneben eingestellt.

Das Fibukonto wird aus den Stammdaten bernommen. Es darf nicht leer bleiben.

256
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Die im Feld "Zahlbeleg" angegebene Nummer wird die OP-Belegnummer der Zahlung.

Fr die Verwendungszwecke sind hier alle Platzhalter und auch Konstanten


aus den Mandanteneinstellungen unwirksam. Tragen Sie ggf. den Zahlbeleg ma-
nuell als Verwendungszweck ein.

12.2.3 SEPA-Zahlungsverkehr

Abbildung7.29:SEPA Zahlungsverkehr

berweisungen knnen im SEPA-Format (Single European Payments Area) erstellt werden. Es


handelt sich dabei um den einheitlichen EURO-Zahlungsverkehr.

Am SEPA-Verfahren knnen nur Banken teilnehmen, die im Bankenstamm mit der entsprechen-
den Option geschlsselt sind. Ist dies nicht der Fall, gibt das Programm einen entsprechenden
Fehlerhinweis aus.

Fr einen sterreichischen Mandanten knnen optional die Container-Daten mit erzeugt wer-
den.

Abbildung7.30:SEPA-Export

257
12 elektronischer Zahlungsverkehr

In diesem Dialog knnen folgende Einstellungen/Angaben, die nach erstmaliger Verwendung


auch gespeichert bleiben, vorgenommen werden:

Message-ID (hnlich der DTA-ID/EZAG-TN) fr die Bank


SEPA-Testerstellung: validiert das File auf deren gltigen Inhalt ohne dass dieses geschrieben
wird
Ersetzungszeichen verwenden: ersetzt allfllig fr die ISO 20022-Norm ungltige Sonderzei-
chen und Umlaute durch ein globales Ersetzungszeichen, dass bei aktivierter Checkbox
abgefllt werden kann
Dateiname: Speicherort und Name der zu bermittelnden Datei

Nach Besttigung dieser Meldung mit [OK], wird das File gespeichert und kann zur bermittlung
verwendet werden.

Wie bei DTA/EZAG, wird nach Erstellung der Zahlungslauf fr weitere Transaktionen gesperrt,
was durch das ausgegraute Blitz-Symbol ersichtlich ist, und erhlt als Transferart SEPA zuge-
wiesen.

Abbildung7.31:SEPA-Export Information

12.2.4 Menfhrung, Icons, Symbolleiste


Je nachdem auf welcher Seite Sie sich befinden, passen sich die aktiven/inaktiven Icons dem je-
weiligen Sachverhalt an:

Seite Zahlungslufe

Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern

258
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Hier eine Erklrung zu den jeweiligen Icons im Detail:

Erstellung automatischer Zahlungslauf


Mglichkeit um mittels im Dropdown-Men einen manuellen Zahlungslauf erzeu-
gen zu knnen
Zahlungslauf bearbeiten
Zahlungslauf lschen
Transferdatei erstellen
Zahlungslauf verbuchen
Ansicht aktualisieren
Neue Zahlung erfassen
Zahlung bearbeiten
Zahlung lschen
Alle Datenstze markieren (nur auf Seite Gefilterte OP's bernehmenaktiv)
Alle Markierungen lschen (nur auf Seite Gefilterte OP's bernehmenaktiv)
Filter inkl. entsprechenden Funktionen
Einstellungen und Sonderfunktionen (Sperrung von Verbuchung, Ersetzungstexte)
Druck inkl. entsprechenden Funktionen
Eingabemaske schliessen

12.2.5 Zahlungsvorschlag Assistent - automatischer Zahlungsvorschlag

Abbildung7.32:Zahlungsvorschlag Assistent

ber das Zauberstab- -Icon wird direkt der automatische Zahlungsvorschlag gestartet. Mit
dem Dropdown-Pfeil kann aus dem Men entweder der automatische oder ansonsten ein
manueller Zahlungsvorschlag erzeugt werden.

259
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Teilnahme fr Zahlungsvorschlag festlegen (1/4)

Abbildung7.33:Teilnahme-Zahlungsvorschlag

Hier knnen Kunden- und Lieferantenzahlungen sowie die Art der Zusammenfassung
vorselektioniert und ein Zahldatum eingegeben werden. Es besteht die Mglichkeit der Auswahl
fr den ausgangs- und eingangsseitigen Zahlungsverkehr und die Zusammenfassung der OP's.

OP-Auswahlfilter fr den Zahlungsvorschlag einstellen (2/4)

Abbildung7.34:Zahlungsvorschlag OP-Auswahlfilter

Nachdem auf der ersten Seite die Teilnahme fr den Zahlungsvorschlag - nur Kunden oder nur
Lieferanten oder beide - und die Zusammenfassung festgelegt wurde, werden die bekannten Fil-
ter fr die OP-Auswahl gesetzt. Je nach gesetzter Option knnen Sie die Filter fr Kunden und
Lieferanten einstellen. Auf dieser Seite wurden smtliche bzw. restliche Filterfunktionen der Para-
meter implementiert.

260
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Funktion Mehrfachauswahl Nur diesen Bankbezug zahlen

Es besteht die Mglichkeit der Mehrfachauswahl fr zu zahlende Bankbezge. Mit Tastatur oder
den Icons knnen Datenstze markiert bzw. die Markierung aufgehoben werden.

Funktion Liste der gefilterten OP's auf nchster Seite anzeigen


Mit dieser Option kann man sich die Liste der gefilterten OP's anzeigen lassen, sie unvernde-
rt bernehmen oder die vorgeschlagene Selektion zustzlich anpassen.
Funktion Alle Filter auf Standard zurcksetzen
Dadurch werden smtliche gettigte Eingaben mit diesem Schalter wieder zurckgesetzt.

Gefilterte OP's bernehmen (3/4)

Abbildung7.35:Gefilterte OP's bernehmen

Falls die Option Liste der gefilterten OP's auf nchster Seite anzeigen aktiviert wurde, ffnet
sich als Seite (3/4) ein weiterer Dialog, bei dem der Vorschlag nochmals selektiert oder detaillier-
ter eingegrenzt werden kann. An dieser Stelle werden die Icons aktiv, mit denen die Aus-
wahl aufgehoben bzw. erneut markiert werden kann. Es ist nach wie vor mglich, auf der vierten
und letzten Seite erneut Zahlungen zu lschen. Hier besteht die Mglichkeiten einer
optimaleren Suche und Sortierung der Spalten, die Option nach gewissen weiteren Kriterien
den Vorschlag zu bearbeiten oder Datenstze fr diesen Lauf zu deaktivieren.

261
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zahlungsvorschlag bearbeiten / speichern (4/4)

Abbildung7.36:Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern

Auf dieser letzten Seite besteht nach wie vor die Mglichkeit mit den Funktionen , die
generierten Zahlungen zu ndern, zu lschen oder neue hinzuzufgen. Ansonsten kann nun
mit der Zahlungslauf angelegt werden. Beachten Sie, dass mit
smtliche Informationen verloren gehen und das Programm zum Start zurckkehrt, falls diese
Abfrage mit Ja beantwortet wird.

Mit kehrt das Programm zwar auch wieder an den Start zurck - hat aber je
nach Kriterien einen oder mehrere neue Zahlungslufe erzeugt.

12.2.6 Manueller Zahlungsvorschlag


Zahlungslauf manuell anlegen

Abbildung7.37:Zahlungsvorschlag manuell anlegen

Mit dem kleinen Pfeilsymbol rechts des Zauberstabs gelangen Sie in ein weiteres Men aus
dem Zahlungslauf manuell anlegen angewhlt werden kann.

262
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Manueller Zahlungslauf bearbeiten / speichern

Abbildung7.38:Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern

Als nchstes ffnet sich die Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern, die leer erscheint und
analog des bisherigen Programmes Zahlungslauf zu bearbeiten ist. Mit dem Symbol kann
ausgewhlt werden. Diese Funktion steht Ihnen natrlich auch beim automatisch generierten
Zahlungslauf zur Verfgung, falls dort zustzliche Zahlungen hinzugefgt werden sollen.

Zahlungen ausfhren und verbuchen

Abbildung7.39:Zahlungen ausfhren

Im Gegensatz zum automatischen Zahlungslauf besteht direkt die Mglichkeit, die Zahlungen
auszufhren und zu verbuchen. Soll dies zu einem spteren Zeitpunkt erfolgen, kann der Zah-
lungslauf mit zuerst gespeichert und dann wieder bearbeitet werden.

Wird eine Transferaktion ausgefhrt, schliesst sich dieser Dialog und der
Zahlungslauf ist ebenfalls gespeichert.

263
12 elektronischer Zahlungsverkehr

12.2.7 Zahlungslufe (Archiv)


Da das Zahlungsmodul in sich geschlossen eigenstndig ist und erst mit neuen Lufen beginnt,
finden sich alle bisherigen bis und mit Version 12 im bisherigen Design im Untermen
Zahlungslufe (Archiv). Obwohl hier noch bisherige Lufe fr das R ECHNUNGSWESEN verbucht
werden knnten, empfehlen wir VOR dem Update die offenen Zahlungslufe zu verbuchen.

Abbildung7.40:Zahlungslufe Archiv

Bereits mit Vorgngerversionen erstellte Zahlungslufe knnen hier angesehen, ggf. noch ver-
bucht oder gelscht werden.

Das ndern oder Erstellen einer Transferdatei ist nicht mglich.

Zahlungslauf verbuchen - erzeugt die Zahlungen bzw. den entsprechenden Sammel-


buchungssatz und daraus die Zahlungs-OP's.

Dabei besteht die Mglichkeit, das Belegdatum (lt. Kontoauszug) und die Belegnummer fr die
zu erzeugende Sammelbuchung anzugeben.

Status verbucht - Nach dem Buchen hat der Zahlungslauf den Status "verbucht".

Das bedeutet, alle im Zahlungslauf enthaltenen Zahlungsposten sind damit keine offenen Pos-
ten mehr; sie sind ausgeglichen und den erledigten Posten zugeordnet.

Im Gegensatz dazu sind Zahlungsposten eines Zahlungslaufs mit Status "nicht verbucht" immer
noch offene Posten, die in der Postenliste noch bei den Offenen gelistet sind.

Allerdings werden diese zur Zahlung vorbereiteten Posten nicht mehr zur Zahlung vorgeschla-
gen, weder ber Zahlungsvorschlag noch ber zu bezahlende OP's in einem Zahlungslauf. Damit
ist ausgeschlossen, dass OP's zweimal zur Zahlung angewiesen werden.

12.2.8 Zahlungsverkehr, diverses

Zahlungslauf verbuchen
Wenn lt. Kontoauszug die Zahlungen erfolgt sind, sollte ber den Schalter der Zahlungslauf
verbucht werden. Damit erstellt das Programm automatisch die Zahlungs-OP's und fhrt die
Ausgleiche mit den Rechnungen durch. Im RECHNUNGSWESEN wird zudem ein Sammelbeleg fr die-
sen Zahlungslauf erstellt.

Anschliessend hat der Zahlungslauf den Status verbucht. Das bedeutet, alle im Zahlungslauf
enthaltenen Zahlungsposten sind damit keine offenen Posten mehr. Sie sind ausgeglichen und
den erledigten Posten zugeordnet. Verarbeitete Zahlungslufe knnen Sie nicht mehr bearbei-
ten. Es ist allerdings noch mglich den Zahlungstransfer durchzufhren.

264
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Bei der Verbuchung des Zahlungslaufes im R ECHNUNGSWESEN ist es bei der


Verbuchung von Zahlungslufen mglich, Nummernkreise fr die Ermittlung der
Belegnummer zu nutzen.

Abbildung7.41:Zahlungslauf verbuchen AUFTRAG

Abbildung7.42:Zahlungslauf verbuchen R ECHNUNGSWESEN

Beim Buchen ber ein Geldtransitkonto kann der Zahlungslauf sofort nach
Erstellung verbucht werden, es msste nicht auf den Eingang des Kontoauszugs
gewartet werden. Bei Realisierung der Zahlung lt. Kontoauszug erfolgt dann die
Umbuchung auf das tatschliche Finanzkonto fr diese Bank.

Zahlungstransfer
ber den Schalter werden die Transferdaten erstellt; in Form von maschinenlesbaren berw-
eisungstrgern, als SEPA- oder DTA-Datei, als Checkvordrucke oder als Vergtungsauftrag. Je
nach Zahlungsart sind die mglichen Transferarten eingeschrnkt. Die Datei kann auf einem ex-
ternen Datentrger gespeichert und der Bank als Datentrger oder auch, wenn Ihr
Onlinebanking-Programm dies anbietet, online bergeben werden.

265
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Mit der Datenausgabe wird die Transferart festgesetzt. Sobald eine Transaktion stattgefunden
hat, kann keine weitere erfolgen. Die Transferart muss fr einen solchen Fall manuell wieder auf
'Keine' gesetzt werden.

Es werden immer die in fetter Schrift angezeigten (Summen)-Zeilen als Zah-


lungsanweisung ausgegeben.

Transferarten - Die enthaltenen Systemdruckvorlagen basieren auf bankneutralen Vordrucken


(von LaserWare)

Abbildung7.43:Transferarten

SEPA - ber die Funktion SEPA-berweisungen (Single Euro Payments Area) knnen Zahlungsaus-
gnge im Elaborat erstellt werden. SEPA steht fr den einheitlichen Euro-
Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inlndische Zahlungen behandelt werden.

Abbildung7.44:SEPA-berweisung

SEPA-berweisung - Es wird eine XML-Datei erstellt, fr die im Export-Dialog der Dateiname und
eine ID angegeben werden muss.

Wichtige Voraussetzungen fr die bermittlung von Zahlungen per SEPA ist u.a., dass die Bank
des Absenders am SEPA-Verfahren teilnimmt. Seit dem 01.01.2012 mssen Europische Zah-
lungsausgnge zwingend im SEPA-Format erfolgen.

In den "Stammdaten / Konstanten / Banken" muss die entsprechende Option gesetzt sein. Zu-
dem muss in den einzelnen Zahlungspositionen eine korrekte IBAN vorhanden sein.

DTAEZAG - Der Datentrgeraustausch gestattet das Zahlen von Rechnungen oder das Einziehen
von Betrgen im Lastschriftverfahren per Datei. Je nach Zahlungsart wird dabei eine DTAUS-
oder fr Auslandszahlungen eine DTAZV-Datei erstellt.

266
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.45:DTA-Diskette erstellen

Inland - Fr den Inlandszahlungsverkehr ist die Vergabe der Kontonummer und der Bankleitzahl
in allen Zahlungspositionen des Empfngers notwendig. Bei der Erstellung der DTA- Datei
knnen Sie die Identifikationsnummer fr den zu erstellenden Datentrger, den Datenpfad der
zu erstellenden Datei und das Bundesland des Auftraggebers angeben.

Ausland - Fr den Auslandszahlungsverkehr knnen zustzliche Optionen gesetzt werden. Op-


tional legen Sie u.a. fest, ob die Datei an die Bundesbank weitergeleitet werden soll. Soll Ihre Da-
tei SFirm32-konfirm erstellt werden, knnen Sie das Ausfhrungsdatum der Einzahlungen auto-
matisch mit dem Ausfhrungstermin der Datei fllen lassen

Fr die Weisungsschlssel erfolgt eine Prfung der Abhngigkeiten untereinander und zwischen
der gewhlten Zahlungsart, d.h. bestimmte Weisungsschlssel knnen nicht in Verbindung mit
anderen Schlsseln genutzt werden. Als Zusatzinformation zum Weisungsschlssel kann z.B. Te-
lex, Telefonnummer oder Kabelanschrift hinterlegt werden. Bei Checkzahlungen knnen Sie ei-
nen Ordervermerk mitgeben. Vom Auftraggeber kann ein variabler Text, z.B. Referenznummer,
belegt werden. Dieser wird allerdings nicht weitergeleitet und bearbeitet. Relevante Informatio-
nen sollten daher im Verwendungszweck hinterlegt werden. Fr mgliche Rckfragen der beauf-
tragten Bank knnen Sie einen Ansprechpartner hinterlegen. Des Weiteren kann die Weiterlei-
tung des Zahlungsauftrages auf die statistischen Angaben eingeschrnkt werden.

Abbildung7.46:Optionale Felder Auswahl

Die Informationen zu den optionalen Feldern knnen fr jede Summenzeile separat oder optio-
nal fr alle folgenden Summen bernommen und in der DTA-Datei hinterlegt werden. Im obe-
ren Dialogteil finden Sie den Hinweis, fr welche Summe der jeweilige Datensatz gerade erfasst
wird.

Es knnen bis zu 8 Stze pro Position erstellt werden.

Mit dem Schalter werden die Angaben in die Datei bernommen und der Dialog
schliesst sich. In den V- bzw. W-Stzen gibt es bestimmte Pflichtfelder. Werden diese nicht
gefllt, kann der jeweilige Satz nicht abgespeichert werden. Ausserdem wird der verteilte Betrag

267
12 elektronischer Zahlungsverkehr

auf Vollstndigkeit geprft, d.h. es darf vom Gesamtbetrag kein Restwert bleiben, der nicht ei-
nem V- bzw. W-Satz zugeordnet ist.

ber "Nchster V-Satz" legen Sie einen neuen Satz an bzw. wechseln in den nachfolgenden Satz.
Mit dem Abbruch des Dialoges werden die bereits erstellten Stze nicht in die DTAZV- Datei
bernommen. Es erfolgt keine Speicherung der gettigten Angaben im Programm selbst, die Da-
ten werden lediglich in die DTAZV-Datei geschrieben.

Fr EU-Standardberweisungen gilt es noch zu beachten, dass Positionen, die einen Betrag von
50.000 berschreiten, nicht in die DTAZV-Datei bernommen werden.

Seit Dezember 2011 mssen Europische Zahlungsausgnge zwingend im


SEPA-Format erfolgen.

Begleitzettel - Fr den Datentrgeraustausch kann ein Begleitzettel gedruckt werden.

EDIFACT - Fr einen sterreichischen Mandanten kann die Datenbermittlung zustzlich ber


EDIFACT erfolgen. Die Datei kann fr Inland- oder Auslandszahlungsverkehr erstellt werden. An-
hand des Lnderkrzels in der IBAN identifiziert das Programm, welche Positionen des Zahlungs-
laufes in welche Datei geschrieben werden mssen.

Als Sender-ID wird blicherweise der Firmenkurzwortlaut angegeben. In die Empfnger-ID wird
die internationale EDIFACT-Kennung der Bank eingetragen.

Falls es Unstimmigkeiten mit den Daten gibt, hinterlegen Sie einen Ansprechpartner, an wel-
chen sich die Bank ggf. wenden kann.

ELBAund Business Line - Bei den sterreichischen Zahlungsmodulen ELBA und Business Line
kann die Zahlung mehrerer Kreditoren bzw. Debitoren in einem Sammelauftrag erfolgen. Die
Bankprogramme lsen den Sammelbetrag auf die einzelnen Kunden- bzw. Lieferantenkonten
auf. Die Auswahl der Option, einen Sammler zu erstellen, besteht sowohl fr den Inlands- als
auch fr den Auslandszahlungsverkehr.

Im Zahlungsmodul ELBA werden die Positionen der Sammeldatei beim Import einzeln
bernommen. In der Business Line erfolgt eine Zusammenfassung.

Zahldatum
Durch das neue Zahlungsmodul werden Doppelspurigkeiten vermieden und die neuen
Richtlinien des SEPA-Lastschriftverfahrens bercksichtigt bzw. implementiert.

268
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.47:Zahldatum

Zahldatum - Bei der automatischen Erstellung mit dem Assistenten auf der ersten Seite gibt es
die Mglichkeit der Datumseingabe unter Zahldatum, die dann einerseits in das Feld
Zahldatum bei der "Bearbeitung / Speicherung" und andererseits fr die Erstellung des Files ver-
wendet wird. Bei manueller Erstellung wird im Feld Zahldatum auf dieser Seite das Datum ein-
getragen oder kann bei automatischer Ermittlung allenfalls nochmals bersteuert werden.

Der Vorschlagswert fr das Zahldatum wird mit der bernahme des Zahlungsvorschlags in den
Zahlungslauf ermittelt. Fr berweisungen und Nicht-SEPA- Lastschriften ist es das Systemd-
atum fr SEPA-Lastschriften bercksichtigt das vorgeschlagene Zahldatum die entsprechen-
den Bankvorlaufstage. Zustzlich prft der Transfer, ob das Zahldatum zu realisieren ist (fr den
Fall, dass die bermittlung nicht am Tag der Zahlungslauferstellung erfolgt).

Nummerierung und Nummernvergabe

Abbildung7.48:Nummerierung

Auf die Nummernvergabe des Zahlungsmoduls kann kein direkter Einfluss genommen werden.
Sollte/mchte man die Nummerierung anpassen oder umstellen, so muss dies jeweils VOR dem
Start des Programmes Zahlungsverkehr im Mandanten unter den Vorgabewerten in der Tabel-
le Zahlungsverkehr (ZJ) in der Seite Schlssel erfolgen.

Einstellungen und Zusatzfunktionen


Transferdatei erstellen und Transfer zurcksetzen
Je nach Zahlungsart stehen verschiedene Transfermglichkeiten zur Verfgung. Ein transferier-
ter Zahlungslauf kann nicht verndert werden. Ist dies ntig, kann der Transfer neu ber die
Einstellungen und Zusatzfunktionen zurckgesetzt werden.

Abbildung7.49:Transferdatei erstellen, Transfer zurcksetzen

269
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zahlungslauf fr Verbuchung sperren, LSV+-/Debit Direct-Rckmeldung


Um sicherzustellen, dass ein Zahlungslauf nicht ungewollt verbucht wird (weil die Buchung der
realisierten Zahlung aus dem Bankassistenten wie im Falle von LSV+-/Debit Direct-Rckmeldun-
gen generiert werden soll), kann der Zahlungslauf fr das Verbuchen gesperrt werden.

Die in einem gesperrten Zahlungslauf enthaltenen OP's werden fr einen neuen Zahlungsvor-
schlag nicht bercksichtigt - knnen aber manuell mit Besttigen der entsprechenden Hinweis-
meldung zu einem neuen Zahlungsvorschlag oder anderem Zahlungslauf hinzugefgt werden.
Die Sperre kann nicht wieder zurckgenommen werden.

Zahlungsart Zahlungseingang fr LSV+/Debit-Direct


Bankbezug mit Whrung CHF und EUR
Es ist nicht mglich einen dieser Belastungsauftragsdienste in anderen Whrungen als CHF oder
EUR zu erstellen. Entsprechend erfolgt eine Meldung und es muss ein Bankbezug in diesen
Whrungen ausgewhlt werden.

Whrung des Kunden muss zur Whrung des Bankbezugs passen


Es nicht mglich Belastungsauftragsfiles in anderen Whrungen als der Bankbezug aufweist, er-
stellen zu lassen (Beispiel: Rechnung in EUR auf Konto CHF einzufordern). Hier weist ein entspre-
chendes Protokoll darauf hin.

Zahlsperre
Im Zahlungsmodul ist die Funktion Zahlsperre implementiert. Hiermit ist es mglich, konkret
Kunden und Lieferanten bzw. die daraus erfassten Beleg von Zahlungen zu sperren bzw. diese
vor der Zahlung individuell freischalten zu mssen. Somit kann eine Art
Zahlungsfreigabekontrolle gefhrt werden. Die Zahlsperre ist in dem Sinn keine Sperre um die
Bezahlung eines offenen Postens zu verhindern, sondern gewisse Belege im automatischen Zah-
lungsvorschlag auszuschliessen.

270
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Zahlsperre im AUFTRAG

Abbildung7.50:Zahlsperre Kunden Lieferanten

Stammdaten Kunden und Lieferanten - Hier wurde auf der Seite Optionen diese neue Funktion
Zahlsperre implementiert.

Abbildung7.51:Zahlsperre Belege

Belege - Im Beleg selbst wurde die Seite Optionen ber das Feld Zahlsperre ergnzt, das die
Einstellungen des " Kunden/Lieferanten" bernimmt und im Einzelfall hier wieder bersteuert
werden kann.

Zahlsperre im Rechnungswesen OPOS

Abbildung7.52:Zahlsperre OPOS Debitoren und Kreditoren

Stammdaten Debitoren und Kreditoren - Hier wurde auf der Seite Zahlungskonditionen die
Funktion Zahlsperre implementiert.

271
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.53:Zahlsperre OPOS Buchen

Buchen und Dialog Offene Posten - Diese Funktion wird bei der Generierung eines offenen Pos-
tens bernommen und kann im Einzelfall hier oder sptestens in der OP-Verwaltung bersteu-
ert bzw. freigeschaltet werden.

Zahlungsarten SEPA-Basis und SEPA-Firmenlastschrift (D-A-CH)


Generelle Information
Mit D-A-CH in der Skalierung Platin ist es mglich, in den Mandantenlndern Deutschland und
sterreich mit dem diesem Zahlungsmodul SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschriftsauftrge zu
erstellen. Weitere Informationen zur Einfhrung und Handhabung von SEPA inkl. den entspre-
chenden "Stammdaten" entnehmen Sie bitte der weiterfhrenden Dokumentation SEPA_
Checklisteauf unserer DVD.

272
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Wartungsassistent SEPA-Prfroutine

Abbildung7.54:Wartungsassistent SEPA

Abbildung7.55:SEPAPrfungen

Unter "Applikationsmen / Wartung / Programm" stehen SEPA-Prfroutinen zur Verfgung. Diese


Funktion steht auch im Mandantenland zur Verfgung.

Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift im Kunden-


/Debitorenstamm

Abbildung7.56:Nummerierung

Im AUFTRAG unter den "Kunden" auf der Seite Zahlung bzw. im RECHNUNGSWESEN unter den
"Debitoren" auf der Seite Zahlungskonditionen finden Sie den Bereich
Mandatsinformationen. Hier knnen die entsprechenden Lastschriftsinformationen erfasst
werden. Auch ber diese Anwendung gibt die SEPA-Checkliste weitere Ausknfte.

273
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Funktion Zahldatum fr SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln


Ist im Assistenten fr den Zahlungsvorschlag die Checkbox Zahlungen Kunden aktiviert, akti-
viert sich automatisch auch die Checkbox Zahldatum fr SEPA-Lastschrift automatisch ermit-
teln. Dadurch wird anhand der Vorlaufstage das korrekte Einzugsdatum ermittelt. Wird diese
Checkbox deaktiviert, wird der im Feld Zahldatum enthaltene Wert dafr verwendet.

Bei Zahlungen Lieferanten ist diese Funktion nicht verfgbar.

Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift im Zahlungslauf

Zahlungslufe mit der Zahlungsart SEPA-Lastschrift knnen nur ber den Vorschlag erstellt wer-
den. Hintergrund sind die unterschiedlichen Datenformate und Bankvorlauffristen fr SEPA-Ba-
sis- und SEPA-Firmenlastschrift zzgl. des sich aus der Nutzung ergebenden bzw. vereinbarten
Typs erst-/einmalig oder wiederkehrend.

Damit der Einzug pnktlich zum angekndigten Termin realisiert werden


kann, mssen die Bankvorlauffristen beachtet werden. Stellen Sie dazu den
Auswahlfilter Vor Flligkeit zahlen auf z. B. 7 Tage ein. Es empfiehlt sich, den
Zahlungsverkehr fr Debitoren separat vom Zahlungsverkehr fr Kreditoren zu
bearbeiten.

Einschrnkung - Als Zahlungsart stehen nur Zahlungsausgang / -FW und Zah-


lungseingang zur Verfgung.

Banken/IBAN
sterreichische Banken verfgen ber die Information des Bankrechnerkennzeichens. Dieses
wird mit in den Zahlungslauf bernommen. Die programminterne IBAN-Berechnung steht nicht
mehr zur Verfgung.

Bei der Eingabe einer deutschen, sterreichischen oder Schweizer IBAN erfolgt eine
Lngenprfung, um Fehlereingaben zu minimieren.

weitere Funktionen
Ersetzungstexte
Die Angaben zu den Ersetzungstexte sind sowohl ber als auch ber " Mandant /
Einstellungen / Zahlungsverkehr" zu erreichen. Werden die Ersetzungstexte im Zahlungslauf
selbst angepasst, gilt diese Umstellung nur fr den aktiven Zahlungslauf. D.h. ber diesen Weg
knnen Sie je Zahlungslauf separate Verwendungszwecke hinterlegen. Wird die nderung ge-
speichert, fragt das Programm nach, ob der neue Verwendungszweck in die bereits bestehen-
den Positionen des Zahlungslaufes bernommen werden sollen.

274
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Bei Zahlungsanweisungen per Diskette knnen Sie 4 Zeilen, per berweisungstrger 3 Zeilen, fr
den Verwendungszweck angeben. Die Angaben in diesen Zeilen lassen sich ber Variablen und
Konstanten immer nach einheitlichem Muster zusammenstellen.

Suche - Soll eine Position zu einem bestimmten Kunden bzw. Lieferanten nachbearbeitet bzw.
kontrolliert werden, bietet sich bei einem Zahlungslauf mit vielen Posten die Suche ber den Na-
men des Kreditoren bzw. Debitoren an. Dabei kann auch noch eine Teilzeichenfolge als Suchkri-
terium angegeben werden. Das Programm springt zu der ersten Zahlung des entsprechenden
Kunden bzw. Lieferanten im Zahlungslauf.

berzahlung in Gutschrift wandeln - Unter Umstnden wird es notwendig, einem Kunden seine
berzahlung zurckzuerstatten. Da es sich dabei allerdings um einen Zahlungseingang handelt,
hat man keine Mglichkeit diesen in den Zahlungslauf zu bekommen. Hierfr steht fr die Zah-
lungsart "Zahlungsausgang" eine Funktion zur Verfgung, mit welcher Sie Zahlungseingnge in
Gutschriften umwandeln knnen.

ber "berzahlung in Gutschrift wandeln" ist es also mglich, eine berzahlung in den Zahlungs-
lauf aufzunehmen. Dazu bentigen Sie die OP Nummer der Zahlung als eindeutiges Merkmal.
Diese geben Sie fr die Umwandlung an. Im Anschluss an die Transformation knnen Sie ent-
scheiden, ob Sie die Gutschrift sofort in den aktuellen Zahlungslauf bernehmen wollen.

Beachten Sie, dass die OP-Nummer nicht dem OP-Beleg bzw. dem Buchbeleg entspricht.

Im Allgemeinen ist die Umstellung des OP-Typs nicht wieder umkehrbar.


Das S ELECT LINE R ECHNUNGSWESEN bildet mit der Funktion des "Neu Verarbeiten"
eine Ausnahme; hierber ist ein Zurcksetzen des OP-Status mglich.

Zahlungsavis - ber das Drucksymbol der Menleiste knnen Sie sich fr die aktuell markier-
te (Summen-)Zeile einen Zahlungsavis ausgeben lassen.

12.3 Bankassistent
Der Bankassistent untersttzt Sie beim Kontieren und Verbuchen des Kontoauszuges.
Wenn alle Kontobewegungen eindeutig zugeordnet werden konnten (automatisch oder manu-
ell) und somit Alle mit "Buchen mglich" gekennzeichnet sind, lassen sich ber "Verbuchen" die
entsprechenden Buchungen erzeugen.

Die Daten der Quell-Kontoauszugsdatei werden mit dem Einlesen, komplett oder ab einem be-
stimmten Datum, in die KAUSZUG-Tabelle bertragen. Mit dem Einlesen werden die Positionen
einer Zuordnungsroutine - Zuordnung zu Fibukonto und OP's - unterzogen und je nach Erfolg
gekennzeichnet. Die Zuordnungsergebnisse knnen je Position kontrolliert und manuell bearbei-
tet werden. Da mit dem manuellen Zuordnen die so genannten Suchtexte stndig erweitert wer-
den knnen, verbessert sich die "Trefferquote" automatisch mit jedem neuen Einlesen eines
Kontoauszugs.

Der "Bankassistent" lernt mit Ihren Eingaben stets dazu, womit sich die Trefferquote beim Einle-
sen eines Kontoauszugs stndig verbessert und sich der Zeitaufwand fr das manuelle Nachbe-
arbeiten der Positionen immer mehr verringert.

275
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Im RECHNUNGSWESEN gelangen Sie ber den Menpunkt "Buchen / Bankassistent" und im A UFTRAG
ber "Offene Posten / Zahlungsverkehr / Bankassistent" in die entsprechende Erfassungsmaske.

In den "Mandanteneinstellungen" Seite "Bankassistent" erfassen Sie wichtige Vorgabewerte, wie


z.B. fr zustzlich anzuzeigende Felder und das Generieren der Buchungstexte.

Damit der "Bankassistent" Posten als Fremdwhrungspositionen erkennt,


muss der entsprechende Kontoauszug in einen Bankbezug eingelesen werden,
der mit der betreffenden Whrung geschlsselt ist.
Dabei ist es egal, welche Whrung im Kontoauszug selbst hinterlegt war. Alle
eingelesenen Posten werden als Fremdwhrung interpretiert.

Es knnen dann auch nur "Offene Posten" zugeordnet werden, die als OPWhrung den Whru-
ngscode des Bankbezuges besitzen.

Kopfbereich mit folgenden Funktionen:

Kontoauszug einlesen
Kontoauszug online abholen
Position manuell bearbeiten
Kontoauszug verarbeiten
aktuelle / alle Positionen verbuchen
Einstellungen
Allgemein...
Suchtexte...
Kennzeichen...
Positionen lschen...
Bankbezug - wirkt als Filter auf den Tabellenbereich.

Von: Bis: - Datumsbereich - wirkt als Filter auf den Tabellenbereich.

Tabellenbereich - Listet standardmssig alle aus den Quell-Kontoauszugsdateien in die KAUS-


ZUG-Datei eingelesenen, nicht verbuchten Datenstze getrennt nach Bankbezug im ausge-
whlten Zeitraum.

Alle Kontoauszugspositionen sind durch einen konkreten Status gekennzeichnet:

Buchen nicht mglich


Buchen mglich
Gesperrt
Verbucht.

ber die Status-Filter-Schalter in der Statuszeile am unteren Maskenrand knnen Sie die Anzei-
ge der Positionen entsprechend filtern, ebenso ber die Auswahl einer anderen Bank oder eines
anderen Zeitbereichs.

276
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Der Status-Schalter ist aktiv, wenn dieser blau unterlegt ist. Alle Positionen, die diesem Status
entsprechen, werden mit aufgelistet.

Der angezeigte Status kann mit einigen Ausnahmen ber die Tastenkombination [Ctrl] + Leertas-
te gendert werden.

Der Status "Buchen mglich" kann nur ber "Kontoauszug verarbeiten" oder "Position manuell
bearbeiten" gesetzt werden, der Status bereits verbuchter Positionen kann nicht verndert wer-
den.

Doppelklick auf eine Position oder ffnet die Maske "Vorgang manuell".

12.3.1 Kontoauszug einlesen


Die Daten der Kontoauszugsdatei werden mit dem Einlesen ber "Kontoauszug einlesen" in
die Positionstabelle des "Bankassistent" bertragen komplett oder ab einem bestimmten Da-
tum. Die Positionen werden einer Zuordnungsroutine Zuordnung zu Fibu-Konto und OPs
unterzogen und je nach Erfolg gekennzeichnet.

Die Zuordnungsergebnisse knnen je Position kontrolliert und manuell bearbeitet werden.

Es knnen folgende Formate der Kontoauszugsdatei eingelesen werden: Format

MT940 (Swift und Non-Swift)


Multicash
Postbank
Quicken (mit unterschiedlichen Datumsformaten)
Starmoney (Text)
Deutsche Bank CSV
PayPal(CSV, kommagetrennt)

Das zu verwendende Format erfragen Sie bei Ihrer Bank.

Abbildung7.57:Kontoauszug einlesen

Whlen Sie den Pfad der Kontoauszugsdatei aus. Dateipfad

277
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Geben Sie den Bankbezug ein, ber den die Datei verarbeitet werden soll. Er liefert das Gegen- Bankbezug
konto fr die zu bildenden Buchungen.

ber wird der Dateipfad und der Bankbezug fr das nchste Einlesen vorge-
merkt.

Beim Format MT940 muss Kontonummer und BLZ im Bankbezug mit den Angaben im Kontoaus- Hinweis
zug bereinstimmen.

Wird eine Kontoauszugnummer in der Kontoauszugs-Datei Format MT940 (Swift) gefunden,


knnen Sie diese mit der Option als Belegnum-
mer verwenden.

Da die Kontoauszug-Datei fortlaufend geschrieben wird, kann das neue Einlesen per Datum ge- Datum
steuert werden. Als Vorschlagswert wird das letzte Datum vom vorherigen Einlesen
bernommen.

Das Format MT 940, sowohl SWIFT als auch Non-SWIFT, enthlt zwei Datumsfelder je Position.

Beim Einlesen des Kontoauszugs kann die Option gewhlt werden. Ist die
Option nicht gesetzt, wird standardmssig das Buchungsdatum verwendet.

Das Programm verhindert automatisch das doppelte Einlesen von Positionen. D.h. gibt es im
Kontoauszug einen Datensatz, der bereits mit einer 100%igen bereinstimmung im
"Bankassistenten" enthalten ist, wird dieser nicht erneut importiert, sondern beim Import igno-
riert.

Damit der " Bankassistent" Posten als Fremdwhrungspositionen erkennt, muss die entspre- Fremdwhrung
chende Kontoauszugsdatei in einen Bankbezug eingelesen werden, der mit der betreffenden
Whrung geschlsselt ist.

Dabei ist es unerheblich, welche Whrung im Kontoauszug selbst hinterlegt war. Alle eingelese-
nen Posten werden als Fremdwhrung interpretiert. Es knnen dann auch nur "Offene Posten"
zugeordnet werden, die als OP-Whrung die Whrung des Bankbezuges besitzen.

Sollen die Kontoauszugspositionen nach dem Einlesen erneut auf Zuordnungsmglichkeiten ge- Kontoauszug
prft werden, weil neue Einstellungen im Bankassistenten getroffen wurden oder zwischenzeit- prfen
lich neue OPs entstanden sind, gehen Sie ber "Kontoauszug verarbeiten" .

Das Programm durchluft fr alle noch nicht zugeordneten Positionen dieselbe Prfroutine wie
beim Einlesen des Kontoauszugs.

Es erscheint eine Meldung, wie viele Positionen geprft und wie viele automatisch erkannt wur-
den.

12.3.2 Einstellungen
ber das Men "Einstellungen / Allgemein.. / Allgemeine Einstellungen" erfolgt die Konfigurati-
on des "Bankassistenten". Sie legen fest, ber welche Optionen und Eingaben die Zuordnungen

278
12 elektronischer Zahlungsverkehr

zu "Offenen Posten" bzw. "Konten" erfolgen soll.

Abbildung7.58:Allgemein

Allgemein
In den allgemeinen Einstellungen setzen Sie Kriterien zur OP-Suche. Buchungstexte und Optio-
nen fr das Arbeiten im " Bankassistenten " legen Sie ber " Mandant Einstellungen
Bankassistent" fest.

Buchen

Entscheidend fr die Buchung ist das Konto. Das wird automatisch ber Suchtexte, aus der Konto
Adresse und ber ermittelte "Debitoren/Kreditoren" im Verwendungszweck ermittelt. Das ist ermitteln
Standard und nicht vernderbar.

'Teilzeichenfolge im Absender/Empfnger suchen' beeinflusst die Suche.

Buchen mglich 'auch bei ermittelten Debitoren/Kreditoren ohne passenden OP' beeinflusst
den automatisch gesetzten Status.

Unterschiede AUFTRAG/REWE

AUFTRAG:
Bei der Prfung der Zuordnungen wird fr die Ermittlung des Kunden/Lieferanten auf die
Kunden/Lieferantentabelle verwiesen.

REWE:
Hier werden die Kunden/Lieferanten ber die Kontenstammdaten ermittelt, da fr die Verbu-
chung das Fibukonto des Kunden/Lieferanten vorhanden sein muss.

279
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Verbuchung gegen Sachkonto

Zustzlich zur Verbuchung ber einen Kunden/Lieferanten besteht die Mglichkeit, Positionen
auf ein Sachkonto zu buchen (z.B. Geldtransit). In diesem Fall entsteht jedoch kein OP.

OP-Ausgleich

Optional kann festgelegt werden, unter welchen Gegebenheiten, ein OP als passend anzusehen
ist. Die Kriterien werden mit jeder Option "gelockert".

OP ermitteln

ber OPBelegnummer
Voraussetzung fr die vorgeschlagene OP-Zuordnung ist das bereinstimmen der
OPBelegnummern.

ber eindeutig offenen OP-Betrag


Voraussetzung fr die vorgeschlagene OP-Zuordnung ist, dass der Zahlbetrag mit einem offe-
nen OPBetrag bereinstimmt.

Suche ohne Kennzeichen erlauben


Standardmssig erfolgt die Suche ber "Kennzeichen". Fr den Fall, dass auch OP-Nummern
rein numerisch mglich sind, kann die Suche auch ohne "Kennzeichen" erlaubt werden.

Suche nach bestmglichem OP


Das Deaktivieren dieser Option verhindert das Weitersuchen nach in Frage kommenden
OP's.

(Wenn z.B. nur die Option 'ber OPBelegnummer' aktiviert ist, dann soll bei Nichtfinden im OP
nicht weitergesucht werden, sondern die Position den Status 'Buchen nicht mglich' behalten.
Um das zu erreichen, muss diese Option deaktiviert sein.)

Skonto-Toleranz: in Tagen oder Prozent.

Damit kann bei einer Unterzahlung im Toleranzbereich ein automatisches "Buchen mglich" er-
reicht werden. Die im OP vorhandenen Angaben werden jeweils um die angegebenen Werte
erhht.

Suchtexte
ber Suchtexte knnen Sie anhand unterschiedlicher Suchkriterien eine direkte Kontenzuord-
nung vornehmen. Im oberen Eingabeteil erfolgt die Erfassung der Schlsselkriterien fr die Su-
che und im unteren Teil legen Sie fest, welche Buchung entstehen soll, wenn die Suchkriterien
zutreffen.

280
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.59:Suchtexte

Optional knnen Sie festlegen, in welchen Feldern des Kontoauszugs gesucht werden soll. Wird Suche nach...
der Suchtext beachtet, erfolgt die Recherche ber die Verwendungszwecke, bei Beachtung des
Absenders/Empfngers im entsprechenden Feld des Auszugs.

Werden mehrere Suchkriterien aktiviert, sind diese mit einer Und-Verknpfung verbunden, d.h.
es mssen alle Begriffe bzw. Einstellungen auf eine Kontoauszugsposition zutreffen, um eine Zu-
ordnung zu erreichen.

Ausserdem gilt, dass die Suchbegriffe mit ihrem genauen Wortlaut im Verwendungszweck bzw.
Absender/Empfnger zu finden sein mssen.

Die Suche kann zustzlich vom Vorzeichen des Betrages abhngig gemacht werden. Ausserdem
knnen Sie festlegen, dass der Suchtext nur fr einen bestimmten Bankbezug gelten soll. Erfolgt
hier keine Eingabe, gilt der Datensatz fr alle internen Bankverbindungen.

Gelangt man ber die manuelle Kontozuordnung in diese Maske, werden die Begriffe aus den Hinweis
Verwendungszwecken bzw. Absender/Empfnger automatisch in den Suchtext bernommen.

Bei erfolgreicher Suche wird die entsprechende Kontoauszugsposition mit den Einstellungen fr
Konto, Buchbeleg, Steuer, Kostenstelle bzw. -trger und den Buchungstexten belegt und auf
Buchen mglich gesetzt.

Es knnen sowohl Einzelbuchungen als auch Teilzahlungen festgelegt werden.

Fr Splittbuchungen ist die Art der Zahlbetragsaufteilung (Absolut, Prozentual oder Rest) und
der entsprechende Wert zu hinterlegen. Eine Aufteilung erreichen Sie ber den Schalter
. Sind Teilzahlungen angelegt, knnen diese ber "Spittbuchung lschen" wieder ent-
fernt werden. Ausfhrlichere Informationen finden Sie unter siehe Kapitel12.3.3 Positionen bear-
beiten auf Seite283.

281
12 elektronischer Zahlungsverkehr

In Suchtexte unter Buchungen besteht die Option Hinweis

Abbildung7.60:als gesperrt kennzeichnen

Damit knnen gefundene Positionen automatisch fr das Buchen gesperrt werden.

Kennzeichen
ber Kennzeichen wird das Finden von Kunden-/Lieferantennummern und OP-Belegen in den
Verwendungszwecken bzw. im Absender/Empfnger erleichtert. Das Programm gibt Ihnen be-
reits eine Anzahl von Einstellungen vor, diese knnen Sie beliebig ergnzen und bearbeiten.

Abbildung7.61:Kennzeichen

Der Dialog ist in zwei Tabellen unterteilt. Im oberen Bereich finden Sie die Kennzeichnungen fr
den OP-Beleg und im unteren fr die Kunden-/Lieferantennummer wieder.

ber fgen Sie neue Merkmale hinzu, die wiederum ber angepasst wer-
den knnen. Mit Hilfe von lschen Sie den markierten Eintrag.

Kennzeichen, die sich nur durch enthaltene Sonder- oder Leerzeichen unterscheiden, mssen Hinweis
nicht separat angelegt werden.

RG NR
RG.NR.
RG-NR

werden z.B. gleich interpretiert, d.h. es gengt, RG NR als Kennzeichen aufzunehmen.

282
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Standardmssig sucht das Programm mit Hilfe der hinterlegten Kennzeichen und interpretiert
eine Angabe im Verwendungszweck nur als KLNr bzw. OP-Beleg, wenn ihr eine der Kennungen
vorangestellt ist. ber die allgemeinen Einstellungen im "Bankassistent" knnen Sie die Suche
optional auch ohne Verwendung der Kennzeichen durchfhren lassen.

12.3.3 Positionen bearbeiten


ber "Position manuell bearbeiten" bzw. per Doppelklick auf eine Position ffnen Sie die Mas-
ke zur manuellen Bearbeitung. Die gefundenen Informationen und der Erkennungsstatus wer-
den angezeigt. Wird der Betrag auf mehrere Konten bzw. OPs verteilt, werden mehrere Teilzah-
lungen angelegt.

Wurde die Position automatisch erkannt, wird Ihnen im oberen Bereich der Grund fr die Zuord- Erkennungs-
nung mit grnem Schriftzug angezeigt. Bei nicht erkannter Zuordnung erscheint ein roter Fehler- status
text zur Begrndung, warum die Position nicht sofort verbucht werden kann. Dabei werden
auch Kostenrechnungsoptionen geprft.

Im Bereich Zahlung werden die Informationen aus dem Kontoauszug sowie der verbleibende Zahlung
Restbetrag nach einer (Teil-) Zahlung angezeigt. Wurde der Betrag so aufgeteilt, dass ein Rest
von 0,00 angezeigt wird, kann die Position verbucht werden.

Konnten einer Position Informationen zugeordnet werden, sind diese im Bereich Buchung Buchung
sicht- und nderbar. Diese Angaben werden beim Verbuchen des Kontoauszugs herangezogen.
Wurde ein Suchtext erkannt oder konnte eine Kunden-/Lieferantennummer zugeordnet wer-
den, fllt das Programm die entsprechenden Felder so weit wie mglich automatisch. Fr die Bil-
dung der Buchtexte steht Ihnen eine Liste ausgewhlter Platzhalter und die Angaben des
Absenders/Empfngers sowie die Verwendungszwecke der Kontierungsposition zur Verfgung.
Im Buchtext 1 knnen Sie im R ECHNUNGSWESEN zustzlich auf die Tabelle " Stammdaten
Konstanten Buchungstexte" zugreifen.

Bei der Eingabe des Kontos wird im RECHNUNGSWESEN automatisch der Steuerschlssel in die Posi- Steuer-
tion bzw. in den Suchtext bernommen. Bei Besttigung der Buchung bleibt der Steuer- schlssel
schlssel unbeachtet.

Erfolgt jedoch der Wechsel der Umsatzbesteuerung, z.B. von SOLL auf IST Besteuerung, ist so-
mit eine manuelle Aufteilung einer Zahlung zu unterschiedlichen Steuerstzen problemlos
mglich. (nicht relevant im AUFTRAG)

Im A UFTRAG und im R ECHNUNGSWESEN mit lizenziertem Modul K OSTENRECHNUNG haben Sie die
Mglichkeit, fr kostenrelevante Konten eine Kostenstelle bzw. - trger anzugeben. Im
RECHNUNGSWESEN werden hierbei die "Mandanteneinstellungen", ob mit Kostenstellen und Kosten-
trgern gebucht werden darf, oder nur eines von beiden erlaubt ist, bercksichtigt.

Fr die getroffenen Zuordnungen kann jederzeit ber ein Suchtext erstellt wer- Suchtext
den. Die gettigten Angaben werden dabei in diesen bernommen und fr weitere Suchen ge-
speichert. Existieren mehrere Teilzahlungen werden alle Splittungen in den Suchtext
bernommen.

283
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.62:Position bearbeiten Rewe

Die Kontierungsposition kann auch auf mehrere Konten aufgeteilt werden. Dazu werden so ge- Teilzahlung
nannte Teilzahlungen angelegt.

Kann das Programm ber die Verwendungszwecke mehrere Suchtexte bzw. "Offene Posten" zu-
ordnen, teilt es den Betrag automatisch auf die verschiedenen Posten auf. Manuell werden die
Teilzahlungen ber den Schalter zugewiesen oder per Multiselektion bei der OP-Aus-
wahl .

Bei der Aufteilung der Zahlung ber den entsprechenden Schalter legen Sie zustzlich zu der be-
stehenden Hauptbuchung weitere neue Positionen an. Bei der Splittung ber das Auswhlen
mehrerer "Offener Posten" teilen Sie die selektierte Position in mehrere Teilbetrge auf.

Existieren mehrere Zuordnungen werden diese in einer Tabelle dargestellt.

Per Doppelklick oder ber gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog einer bestehen-
den Position.

ber bzw. knnen Sie eine neue Teilzahlung hinzufgen bzw. entfernen. Es
gibt keine Begrenzung der mglichen Splittungen. Die Aufteilung kann absolut, mit einem fest
vorgegebenen Betrag, prozentual auf den Zahlbetrag oder ber den Restbetrag erfolgen. Fr
"Personenkonten" ist nur eine absolute Aufteilung mglich. Wird fr den Restbetrag 0,00 ange-
zeigt, ist der Zahlbetrag vollstndig aufgeteilt und die Position kann verbucht werden.

284
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.63:Splittbuchung

ber haben Sie die Mglichkeit einen oder mehrere "Offene Posten" zuzuord- Offene Posten
nen. Bei der Auswahl mehrerer Posten werden automatisch Teilzahlungen angelegt. Wurde be-
reits ein "Personenkonto" hinterlegt, wird die Auswahlliste nach diesem eingeschrnkt. Ist ein OP
falsch zugeordnet wurden, knnen Sie diesen ber wieder entfernen. Ihnen
werden alle OP-relevanten Informationen, wie OP-Beleg, Gesamtbetrag, offener Betrag, Flligke-
iten etc., des gewhlten Postens angezeigt. ber den OPBeleg kann der selektierte " Offene
Posten" eingesehen und z.B. hinsichtlich der Skontodaten, bearbeitet werden.

Der Ausgleichsbetrag kann jederzeit von Ihnen angepasst werden, d.h. es knnen auch Teilzah-
lungen gettigt werden. Wird ein Posten gewhlt, der innerhalb der Skontofrist bzw. -toleranz
liegt, berechnet das Programm den entsprechenden Skontobetrag und trgt diesen in das Feld
Skonto ein. Dabei gilt zu beachten, dass bei der Zuordnung eines einzelnen "Offenen Posten"
die Bestimmung des Betrages mit Hilfe des Zahlbetrages der Auszugsposition erfolgt. D.h., nur
wenn der Zahlbetrag die Vergabe von Skonto zulsst, wird dieser auch ermittelt. Bei der Zuord-
nung von mehreren Teilzahlungen kann sich die Bestimmung des Betrages nicht mehr an den
Zahlbetrag richten. Die Ermittlung erfolgt daher ber den offenen OP-Betrag, demnach werden
auch immer die entsprechenden Skontoinformationen aus dem " Offenen Posten "
bernommen.

Konnte kein Skonto automatisch erkannt werden, lsst sich ber den Auswahlschalter im Feld
Skonto die Differenz zwischen Ausgleichsbetrag und offenem OP-Betrag berechnen und ent-
sprechend hinterlegen. Bei gewhltem OP mit Skontoinformationen steht Ihnen zustzlich die
Mglichkeit zur Verfgung, den Skonto anhand der Flligkeitsangaben des "Offenen Posten" zu
ermitteln.

Wurde noch kein Buchtext hinterlegt, wird der Buchungstext aus dem OP bernommen und fr
die Zahlung herangezogen.

285
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Haben Sie alle Zuordnungen fr die Auszugsposition getroffen, besttigen Sie diese mit OK. Speichern
Das Programm prft dann, ob der Zahlbetrag komplett aufgeteilt wurde und setzt die Position
bei vollstndiger Aufteilung auf Buchen mglich.

12.3.4 Positionen verbuchen


Positionen, welche manuell oder automatisch auf Buchen mglich gesetzt wurden, knnen
ber den Menpunkt "Positionen verbuchen" tatschlich verbucht werden. Anhand der hinterleg-
ten Buchungsinformationen in den einzelnen Posten wird der Buchungssatz erzeugt. Fr Teil-
zahlungen entsteht automatisch ein Sammelbeleg. Sie haben die Wahl, ob alle Positionen mit
dem Status Buchen mglich verbucht werden sollen, oder ob sich der Buchungslauf nur auf
markierte Positionen beziehen soll.

Es werden nur die kontierten Positionen einschliesslich des Bis-Datums verbucht. Buchen bis

Die generierten Buchungen knnen Belegnummern ber die unter "Stammdaten Konstanten Belegnummer
Nummernkreise" (im R ECHNUNGSWESEN) festgelegten Buchkreise erhalten. Des Weiteren kann der
Buchbeleg manuell definiert werden. Um fr alle folgenden Verbuchungen des B ANKASSISTENTEN
eine einheitliche Belegnummer zu erhalten, knnen Sie den Buchbeleg hochzhlen lassen. Die
hier hinterlegten Angaben berlagern die in den einzelnen Positionen eingetragenen Belegnum-
mern, d.h. wurde in einer zu verbuchenden Position ein Buchbeleg eingetragen, wird dieser
nicht gezogen, wenn ebenfalls beim Verbuchen der Position eine Belegnummer angegeben
wird.

Der Buchbeleg greift nicht, wenn den Positionen ein eindeutiger OP zugeordnet werden konnte
oder die Option gesetzt ist. Dann bernimmt das
Programm den OP-Beleg des zugeordneten Postens auch als Buchbeleg.

Die Positionen knnen im R ECHNUNGSWESEN zunchst in einen Stapel bergeben werden. Dabei Buchungs-
wird ein neuer Stapel erzeugt. Wird die Option nicht gewhlt, werden die Positionen direkt ver- stapel
bucht.

Wenn bei Zahlung mehrerer OPs keine automatische Zuordnung mglich ist, die Personenkon- OP-Ausgleich
tonummer aber eindeutig ermittelt wurde, gelangt man bei gesetzter Option
beim Verbuchen in die OP-Ausgleichsmaske des be-
treffenden Debitoren/Kreditoren und kann hier in gewohnter Weise OPs fr den Ausgleich
whlen. (siehe Kapitel8.2.3 Ausgleich und Zahlung auf Seite142)

Abbildung7.64:Positionen verbuchen

Ist die Option (nur R ECHNUNGSWESEN ) gesetzt, er- Forderungs-


folgt bei Erfllung aller Bedingungen an eine automatische Buchung der Rcklastschrift der buchung

286
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Aufruf des Dialoges zur Erstellung der Forderungsbuchung.

Zustzliche Voraussetzungen beim Verbuchen ber den Bankassistenten sind, dass kein OP fr
die entsprechende Position im Kontoauszug hinterlegt wurde.

Der OP-Beleg fr die Forderungsbuchung wird dabei aus dem Buchbeleg des Verbuchen-Dialo-
ges des Bankassistenten geholt. D.h., es wird empfohlen Rcklastschriften separat zu verbu-
chen.

Mit einem Klick auf werden im R ECHNUNGSWESEN die Buchungen erstellt und knnen
ber die Dialogbuchenmaske eingesehen werden bzw. der erzeugte Buchungsstapel kann verar-
beitet werden. Die zugeordneten OPs werden gleichzeitig ausgeglichen und gelangen auf die er-
ledigte Seite der OP-Tabelle.

Vor dem Verbuchen knnen Sie sich ber "Drucken" ein Buchprotokoll ausdrucken, um zu kon- Hinweis
trollieren, welche Positionen verbucht werden.

12.4 EZ einlesen
Es bestehen die zwei folgenden Mglichkeit fr den Einlesevorgang:

"Offene Posten / Zahlungsverkehr / EZ einlesen"

Abbildung7.65:EZ einlesen AUFTRAG

Abbildung7.66:EZ einlesen R ECHNUNGSWESEN

Belege im A UFTRAG auswhlen unter " Belege / Eingangsbelege / Eingangsrechnung " in den
"Einstellungen" und "Zusatzfunktionen " " EZ einlesen"

287
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.67:EZ einlesen Rechnung

12.4.1 Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps


Whlen Sie hier die Art der Erfassung.

Abbildung7.68:Einzahlungsschein Typ

288
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Wurde ein Lieferant automatisch erkannt oder entsprechend ausgewhlt, knnen hier nun die
restlichen Daten erfasst werden.

Abbildung7.69:EZBank erfassen

12.4.2 Erkennung / Verarbeitung Bankteilnehmernummer


Wird bei den Stammdaten Lieferanten bzw. Kreditoren im Feld der Bankverbindung die
sechsstellige Teilnehmernummer erfasst und ist diese im Format der Referenznummer (VESR
Banknummer) korrekt platziert, so wird diese beim Einlese-Vorgang der Referenzzeile erkannt
und der EZ-Assistent springt automatisch auf die Seite 5 von 5.

12.4.3 Erfassung mehrerer Artikel


Whrend der Einzahlungsscheinerfassung knnen mehrere Artikel ausgewhlt werden. Nach
der Auswahl des ersten Artikels, der automatisch den Totalbetrag vorschlgt, knnen mit dem
Schalter nun weitere Positionen erfasst werden, bis der Betrag vollstndig aufgeteilt ist. Bis da-
hin wird stets der Fehlbetrag als weitere Position ohne Artikel vorgeschlagen. Wird jene Zeile
gelscht, ndert sich automatisch im rechten Teil der Maske die schwarze Beschriftung Betrag
vollstndig aufgeteiltin die rote Beschriftung Betrag noch nicht vollstndig aufgeteilt und
dem entsprechenden Fehlbetrag.

289
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.70:Erfassen mehrere Artikel

Eingabe Betrag wahlweise Brutto oder Netto

Wurde beim Lieferanten bereits ein Aufwandkonto oder Aufwandartikel hinterlegt, wird beim
Einlese-Vorgang neu zustzlich das Feld Nettoaufgrund des hinterlegten Steuerschlssels be-
rechnet und abgefllt. Werden nun auf einer Eingangsrechnung mit mehreren Positionen die Be-
trge netto ausgewiesen, so knnen diese nun ebenfalls ins Feld Nettoeingegeben und auf-
grund des Steuercodes auf Brutto hochgerechnet werden.

Steuercode erfass- oder nderbar

Sollte beim Aufwandkonto oder Aufwandartikel kein Steuerschlssel hinterlegt sein, kann dieser
hier erfasst oder der vorgegebene Steuerschlssel fr diese Position kann gendert werden.

Minuspositionen knnen negativ oder im OPOS zustzlich als Haben-Position erfasst werden

Sind auf der Eingangsrechnung Positionen mit Minus vorhanden, knnen diese entweder mit ei-
nem Minuszeichen oder wahlweise im R ECHNUNGSWESEN OPOS zustzlich mit der grauen Minus-
Taste auf dem Nummernblock als Haben-Position erfasst werden. Hierbei orientierten wir uns
an der bisherigen Funktion des Dialogbuchens graue Minustaste tauscht SOLL/HABEN.

Flexible Buchungstexte

290
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Bei entsprechender Konfiguration werden die von 40 auf 80 Zeichen erweiterten Buchungstexte
1 und/oder 2 abgefllt und knnen bei Bedarf mutiert oder gnzlich neu erfasst werden.

Nun knnen diese oder smtliche Rechnungen verarbeitet werden. Die Funktionen innerhalb
dieser Maske werden nachfolgend beschrieben.

12.4.4 EZ-Assistent

Abbildung7.71:Einzahlungsschein alle oder eine Rechnung

Alternativ kann der EZ-Assistent wieder aus dem Dialogbuchen heraus gestartet werden. Damit
bleibt die Buchungsmaske im Hintergrund offen und die gespeicherte Buchung inkl. bereits
vorgenommener Splittung kann so auch mutiert werden.

12.4.5 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status


Smtliche jemals eingelesenen und verarbeiteten Einzahlungsscheine bleiben gespeichert und
knnen nach belieben (z.B. zu Kontrollzwecken) wieder aufgelistet werden.

Abbildung7.72:EZ Ansicht filtern

Mit diesen Schaltern kann die Ansicht jeweils gefiltert werden, wobei beim Start des Program-
mes immer die nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine dargestellt werden. Wenn ein Filter akti-
viert oder deaktiviert ist wird dies mit der entsprechenden Farbe signalisiert:

grau = Filter aktiv


blau = Filter inaktiv

291
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Der Status selbst erklrt sich mit diesen Symbolen wie folgt:

= alle nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine


= alle verarbeiteten Einzahlungsscheine
= alle verarbeiteten Einzahlungsscheine mit nachtrglicher nderung

Ein Einzahlungsschein gilt dann als gelscht, wenn im Dialogbuchen die entsprechende Bu-
chung bzw. der offene Posten gelscht wird.

Ein mit Position lschenbzw. gelschter Einzahlungsschein lscht diesen in jedem Status volls- Achtung!
tndig und unwiderruflich aus dem System.

12.4.6 Abfrage bei Lieferanten mit derselben Bank ESR Teilnehmernummer


Wird ein Einzahlungsschein, bei dem aufgrund der Einzahlungsscheinart Roter ESRmehrere
Lieferanten ber dieselbe Teilnehmernummer verfgen, wie vorgngig beschrieben eingelesen,
ffnet sich zuerst ein Auswahlfenster mit den bereits bestehenden Lieferanten.

Wird hier einer ausgewhlt mit "OK" besttigt, generiert dies automatisch einen Eintrag in der
Bankverbindung des entsprechenden Lieferanten auf der Seite Zahlung. Wird diese Auswahl mit
"Abbruch" geschlossen erscheint der Dialog:

Mchten Sie die Bankverbindung einem Lieferanten/Kreditoren zuweisen?

Bei Besttigung mit "JA" schlgt das Programm den nchsten freien Lieferanten zur Erfassung
vor und generiert ebenfalls automatisch den entsprechenden Bankverbindungseintrag auf der
Seite Zahlung des entsprechenden Lieferanten.

Abbildung7.73:Zahlung Lieferant

Mit dem Einlesevorgang werden allerdings keine weiteren Lieferantendaten geschrieben und die
restlichen Felder der Adresse, Zahlungsbedingungen mssen jetzt auch innerhalb der Bankver-
bindung(!) noch manuell ergnzt werden!

12.4.7 Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten


Dieser Fall verhlt sich analog zum vorherigen Punkt mit der Ausnahme, dass der Dialog Aus-
wahl Lieferant/Bankverbindungnicht erscheint.

292
12 elektronischer Zahlungsverkehr

12.4.8 Abbruch der Aktion


Wrde die Besttigungsabfrage der Zuweisung mit "Nein" oder die Abfrage Datensatz anlegen
mit "Abbruch" geschlossen werden, erfolgt keine weitere Aktion mehr und ein
Einzahlungsschein-Datensatz wurde auch nicht angelegt!

12.4.9 Lschung der Bankverbindung


Sollte die Zuweisung irrtmlich an einen falschen Lieferanten erfolgt sein, kann diese Bankverbin-
dung natrlich auch wieder gelscht werden.

12.4.10 Eingangsrechnung

Abbildung7.74:Eingangsrechnung

In der Belegart Eingangsrechnung finden Sie die Seite EZ-Schein erweitert. Des weiteren finden
sich unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen ergnzend zur bestehenden Funktion EZ
einlesendie beiden Menpunkte EZ zuordnenund EZ Zuordnung aufheben.

12.4.11 EZ zuordnen
Diese Funktion dient dazu, bereits ber Offene Posten / EZ einlesen erfasste
Einzahlungsscheine einem Beleg zu zuordnen. Somit besteht die Mglichkeit, losgelst von der
Eingangsrechnung, Einzahlungsscheine einzulesen bzw. so eine Vorerfassung abzudecken und
diese zu einem beliebigen Zeitpunkt der Eingangsrechnung zuzuweisen. Natrlich besteht nach
wie vor ber die Funktion EZ einlesendie Mglichkeit, Einzahlungsscheine direkt in der Ein-
gangsrechnung einzulesen.

293
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.75:VESR einlesen

Bei der Anwahl des Menpunktes EZ zuordnenffnet sich dieses weitere Fenster, in dem
smtliche diesem Lieferanten zugeordneten VESR-Einzahlungsscheine ersichtlich sind und aus-
gewhlt werden knnen.

Danach ist die vollstndig auszufhrende Zahlung in Form

des Einzahlungsscheines
der Zahlungsart
Belegnummer (auf Grund Format Referenznummer)
Kreditor
Datum
Teilnehmernummer
Aufwandsartikel

ersichtlich und kann nicht mehr mutiert werden!

12.4.12 EZ Zuordnung aufheben


Sollte irrtmlich ein falscher Einzahlungsschein zugeordnet worden sein, kann diese mit der
Funktion EZ Zuordnung aufhebenwieder entfernt werden.

Wichtig! Wird die Eingangsrechnung als solches gelscht, wird auch der entsprechende VESR-
Datensatz mit gelscht und muss neu erfasst werden!

Entsprechend empfehlen wir, unbedingt diese Funktion zu nutzen. Danach ist auf der Seite wie-
der der Hinweis: Referenznummer: kein Einzahlungsschein zugeordnetersichtlich.

12.5 Einlesevorgang
12.5.1 Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps
Whlen Sie hier die Art der Erfassung.

294
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.76:Einzahlungsschein Typ

Wurde ein Lieferant automatisch erkannt oder entsprechend ausgewhlt, knnen hier nun die
restlichen Daten erfasst werden.

295
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.77:EZBank erfassen

12.5.2 Erkennung / Verarbeitung Bankteilnehmernummer


Wird bei den Stammdaten Lieferanten bzw. Kreditoren im Feld der Bankverbindung die
sechsstellige Teilnehmernummer erfasst und ist diese im Format der Referenznummer (VESR
Banknummer) korrekt platziert, so wird diese beim Einlese-Vorgang der Referenzzeile erkannt
und der EZ-Assistent springt automatisch auf die Seite 5 von 5.

12.5.3 Erfassung mehrerer Artikel


Whrend der Einzahlungsscheinerfassung knnen mehrere Artikel ausgewhlt werden. Nach
der Auswahl des ersten Artikels, der automatisch den Totalbetrag vorschlgt, knnen mit dem
Schalter nun weitere Positionen erfasst werden, bis der Betrag vollstndig aufgeteilt ist. Bis da-
hin wird stets der Fehlbetrag als weitere Position ohne Artikel vorgeschlagen. Wird jene Zeile
gelscht, ndert sich automatisch im rechten Teil der Maske die schwarze Beschriftung Betrag
vollstndig aufgeteiltin die rote Beschriftung Betrag noch nicht vollstndig aufgeteilt und
dem entsprechenden Fehlbetrag.

296
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.78:Erfassen mehrere Artikel

Eingabe Betrag wahlweise Brutto oder Netto - Wurde beim Lieferanten bereits ein
Aufwandkonto oder Aufwandartikel hinterlegt, wird beim Einlese-Vorgang neu zustzlich das
Feld Nettoaufgrund des hinterlegten Steuerschlssels berechnet und abgefllt. Werden nun
auf einer Eingangsrechnung mit mehreren Positionen die Betrge netto ausgewiesen, so
knnen diese nun ebenfalls ins Feld Nettoeingegeben und aufgrund des Steuercodes auf Brut-
to hochgerechnet werden.

Steuercode erfass- oder nderbar - Sollte beim Aufwandkonto oder Aufwandartikel kein Steuer-
schlssel hinterlegt sein, kann dieser hier erfasst oder der vorgegebene Steuerschlssel fr diese
Position kann gendert werden.

Minuspositionen knnen negativ oder im OPOS zustzlich als Haben-Position erfasst werden -
Sind auf der Eingangsrechnung Positionen mit Minus vorhanden, knnen diese entweder mit ei-
nem Minuszeichen oder wahlweise im R ECHNUNGSWESEN OPOS zustzlich mit der grauen Minus-
Taste auf dem Nummernblock als Haben-Position erfasst werden. Hierbei orientierten wir uns
an der bisherigen Funktion des Dialogbuchens graue Minustaste tauscht SOLL/HABEN.

Flexible Buchungstexte - Bei entsprechender Konfiguration werden die von 40 auf 80 Zeichen er-
weiterten Buchungstexte 1 und/oder 2 abgefllt und knnen bei Bedarf mutiert oder gnzlich
neu erfasst werden.

297
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Nun knnen diese oder smtliche Rechnungen verarbeitet werden. Die Funktionen innerhalb
dieser Maske werden nachfolgend beschrieben.

12.5.4 EZ-Assistent

Abbildung7.79:Einzahlungsschein alle oder eine Rechnung

Alternativ kann der EZ-Assistent wieder aus dem Dialogbuchen heraus gestartet werden. Damit
bleibt die Buchungsmaske im Hintergrund offen und die gespeicherte Buchung inkl. bereits
vorgenommener Splittung kann so auch mutiert werden.

12.5.5 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status


Smtliche jemals eingelesenen und verarbeiteten Einzahlungsscheine bleiben gespeichert und
knnen nach belieben (z.B. zu Kontrollzwecken) wieder aufgelistet werden.

Abbildung7.80:EZ Ansicht filtern

Mit diesen Schaltern kann die Ansicht jeweils gefiltert werden, wobei beim Start des Program-
mes immer die nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine dargestellt werden. Wenn ein Filter akti-
viert oder deaktiviert ist wird dies mit der entsprechenden Farbe signalisiert:

grau = Filter aktiv


blau = Filter inaktiv

Der Status selbst erklrt sich mit diesen Symbolen wie folgt:

298
12 elektronischer Zahlungsverkehr

= alle nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine


= alle verarbeiteten Einzahlungsscheine
= alle verarbeiteten Einzahlungsscheine mit nachtrglicher nderung

Ein Einzahlungsschein gilt dann als gelscht, wenn im Dialogbuchen die entsprechende Bu-
chung bzw. der offene Posten gelscht wird.

Ein mit Position lschenbzw. gelschter Einzahlungsschein lscht diesen


in jedem Status vollstndig und unwiderruflich aus dem System.

12.5.6 Abfrage bei Lieferanten mit derselben Bank ESR Teilnehmernummer


Wird ein Einzahlungsschein, bei dem aufgrund der Einzahlungsscheinart Roter ESRmehrere
Lieferanten ber dieselbe Teilnehmernummer verfgen, wie vorgngig beschrieben eingelesen,
ffnet sich zuerst ein Auswahlfenster mit den bereits bestehenden Lieferanten.

Wird hier einer ausgewhlt mit "OK" besttigt, generiert dies automatisch einen Eintrag in der
Bankverbindung des entsprechenden Lieferanten auf der Seite Zahlung. Wird diese Auswahl mit
"Abbruch" geschlossen erscheint der Dialog:

Mchten Sie die Bankverbindung einem Lieferanten/Kreditoren zuweisen?

Bei Besttigung mit "JA" schlgt das Programm den nchsten freien Lieferanten zur Erfassung
vor und generiert ebenfalls automatisch den entsprechenden Bankverbindungseintrag auf der
Seite Zahlung des entsprechenden Lieferanten.

Abbildung7.81:Zahlung Lieferant

Mit dem Einlesevorgang werden allerdings keine weiteren Lieferantendaten geschrieben und die
restlichen Felder der Adresse, Zahlungsbedingungen mssen jetzt auch innerhalb der Bankver-
bindung(!) noch manuell ergnzt werden!

12.5.7 Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten


Dieser Fall verhlt sich analog zum vorherigen Punkt mit der Ausnahme, dass der Dialog Aus-
wahl Lieferant/Bankverbindungnicht erscheint.

299
12 elektronischer Zahlungsverkehr

12.5.8 Abbruch der Aktion


Wrde die Besttigungsabfrage der Zuweisung mit "Nein" oder die Abfrage Datensatz anlegen
mit "Abbruch" geschlossen werden, erfolgt keine weitere Aktion mehr und ein
Einzahlungsschein-Datensatz wurde auch nicht angelegt!

12.5.9 Lschung der Bankverbindung


Sollte die Zuweisung irrtmlich an einen falschen Lieferanten erfolgt sein, kann diese Bankverbin-
dung natrlich auch wieder gelscht werden.

12.5.10 Eingangsrechnung

Abbildung7.82:Eingangsrechnung

In der Belegart Eingangsrechnung finden Sie die Seite EZ-Schein erweitert. Des weiteren finden
sich unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen ergnzend zur bestehenden Funktion EZ
einlesendie beiden Menpunkte EZ zuordnenund EZ Zuordnung aufheben.

12.5.11 EZ zuordnen
Diese Funktion dient dazu, bereits ber Offene Posten / EZ einlesen erfasste
Einzahlungsscheine einem Beleg zu zuordnen. Somit besteht die Mglichkeit, losgelst von der
Eingangsrechnung, Einzahlungsscheine einzulesen bzw. so eine Vorerfassung abzudecken und
diese zu einem beliebigen Zeitpunkt der Eingangsrechnung zuzuweisen. Natrlich besteht nach
wie vor ber die Funktion EZ einlesendie Mglichkeit, Einzahlungsscheine direkt in der Ein-
gangsrechnung einzulesen.

300
12 elektronischer Zahlungsverkehr

Abbildung7.83:VESR einlesen

Bei der Anwahl des Menpunktes EZ zuordnenffnet sich dieses weitere Fenster, in dem
smtliche diesem Lieferanten zugeordneten VESR-Einzahlungsscheine ersichtlich sind und aus-
gewhlt werden knnen.

Danach ist die vollstndig auszufhrende Zahlung in Form

des Einzahlungsscheines
der Zahlungsart
Belegnummer (auf Grund Format Referenznummer)
Kreditor
Datum
Teilnehmernummer
Aufwandsartikel

ersichtlich und kann nicht mehr mutiert werden!

12.5.12 EZ Zuordnung aufheben


Sollte irrtmlich ein falscher Einzahlungsschein zugeordnet worden sein, kann diese mit der
Funktion EZ Zuordnung aufhebenwieder entfernt werden.

Wichtig! Wird die Eingangsrechnung als solches gelscht, wird auch der
entsprechende VESR-Datensatz mit gelscht und muss neu erfasst werden!

Entsprechend empfehlen wir, unbedingt diese Funktion zu nutzen. Danach ist auf der Seite wie-
der der Hinweis: Referenznummer: kein Einzahlungsschein zugeordnetersichtlich.

12.6 ISO 20022 und SEPA berweisung


12.6.1 Allgemeine Informationen
Was im EU-Raum zwischenzeitlich eingefhrt und umgesetzt wurde, steht nun in der Schweiz
ebenfalls schrittweise an:

Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs sowie die Schaffung eines einheitlichen Standards
nach ISO 20022.

301
12 elektronischer Zahlungsverkehr

ISO 20022 ist ein Standard innerhalb des SEPA- Zahlungsverkehrs. S ELECT L INE untersttzt das
berweisungsverfahren im Nachrichtenformat pain.001, dies ist nichts Weiteres als eine neue Al-
ternative zu den bis ca. 2018 bestehenden Formaten DTA und EZAG und wird neu im Format
XML erstellt.

Da sich ISO 20022 bei fast allen Schweizer Finanzinstitutionen noch in der Entwicklungsphase be-
findet und ggf. zu einem spteren Zeitpunkt auch neue Nachrichtentypen dazu kommen, liefern
wir hier ein separates Dokument mit detaillierteren Informationen mit, das wir jeweils aktualisie-
ren werden und entsprechend zuknftig darauf Bezug genommen werden muss.

12.6.2 Die wichtigsten nderungen in Krze


Grundstzlich bleibt die Handhabung der Software gleich, obwohl DTA/EZAG und pain.001 sich
in einigen Fllen markant unterscheiden.

Die folgende Auflistung, soll Ihnen einen kurzen berblick ber die wichtigsten nderungen ver-
schaffen:

Format XML anstelle Text


EIN Standard fr Bank UND Post (keine unterschiedlichen Transaktionsarten und
Dateistrukturen wie bei DTA/EZAG)
CHF und EUR wird im Inland- und Ausland-Zahlungsverkehr grundstzlich gleich gehandhabt
Das Land der Empfngerbank steuert ob es sich um eine Inland- (=CH/LI) oder Ausland-
(<CH/LI>) Zahlung (Zahlungsarten 3, 4, 5 oder 6) handelt
Falls eine IBAN-Nummer in den Bankverbindungen vorhanden ist, wird diese priorisiert ge-
handhabt (eine Ausnahme stellt der "Rote Einzahlungsschein Post" dar, bei dem die PC-Konto-
nummer verarbeitet wird)
Neue Transaktionsnummern fr Zahlungen 1 bis 7

Die nachfolgende Tabellengrafik zeigt die neuen Zahlungstypen mit und in den jeweiligen Kombi-
nationen aus Empfngerbank, OP-Whrung, Konto-/IBAN-Nummern sowie den Vergleich zu den
frheren Transaktionsarten auf. Das Symbol bedeutet, dass diese Felder fr diesen Fall aus-
gefllt sind bzw. sein mssen.

Abbildung7.84:Zahlungstypen

302
13 D-A-CH

13 D-A-CH

13.1 Informationen
Dieser Handbuchteil soll Ihnen die korrekte Anwendung und Vorgehensweise des Zusatzmoduls
D-A-CH in allen Skalierungen aufzeigen und erleichtern, sowie auf die wichtigsten Punkte hinwei-
sen.

Betroffen sind folgende Programm

SELECTLINE AUFTRAG
SELECTLINE RECHNUNGSWESEN
SELECTLINE KASSABUCH

Beachten Sie, dass wir innerhalb der Anforderungen im Bereich der Fremd-
whrungen und Mehrwertsteuer lediglich auf die Anwendungen der Software
also auf den technischen Aspekt eingehen knnen. Smtliche Anforderungen
an Auswertungen unterscheiden sich nach Unternehmensformen, individuellen
Ansprchen oder Vorgaben von Konzernbuchhaltungen etc. oder werden durch
einen Treuhnder bzw. Steuerberater in Deutschland/sterreich vorgenom-
men.

Beachten Sie ebenfalls, dass detailliertere Informationen zu den entsprechend erwhnten Punk-
ten in den jeweiligen Handbchern, Neuerungsbeschrieben oder erwhnten weiterfhrenden
Unterlagen beschrieben sind. In diesem Dokument nicht behandelt werden die "offene Posten"
Verwaltung bzw. das in diesem Zusammenhang stehende "Zahlungsmodul" im Bereich SEPA-
Lastschrift, da dies den eigentlichen Warenverkehr mit Umsatzsteuer etc. nicht tangiert.

13.1.1 Fremdwhrungen und Zoll (Import/Export) allgemein


Ab der Skalierung Gold der S ELECT L INE -Software stehen Ihnen uneingeschrnkt Fremdwhru-
ngen zur Anwendung und fr Auswertungen zur Verfgung. Damit knnen in Belegen und Bu-
chungen bereits Fremdwhrungen verwendet werden. Beachten Sie fr den korrekten Einsatz
und die Anwendung der Fremdwhrungen die zustzliche Dokumentation Anwendung Fremd-
whrung auf unserer DVD und Homepage. Ebenfalls sind im Dokument Anwendungen MWST
Spezialflle, 100% Vorsteuer, Import und Export und Zoll diverse allgemeine Informationen ent-
halten und Handlungen beschrieben, die so wohl den Warenverkehr mit dem Ausland betref-
fen, jedoch ohne D-A-CH-Modul durchgefhrt werden knnen.

13.1.2 Zusatzmodul und Konsolidierung D-A-CH


D-A- CH ist eine kostenpflichtige Option fr die Programme A UFTRAG , R ECHNUNGSWESEN und
K ASSABUCH . Die Bezeichnung steht fr Deutschland- Austria- SCHweiz. D-A- CH beinhaltet die
Mglichkeit, "Mandanten " in abweichenden Whrungen und in den genannten Lndern zu
fhren, sowie deren Schnittstellen zu nutzen, Monatskurse fr die MWST-Abrechnung zu impor-

303
13 D-A-CH

tieren und innerhalb desselben Mandanten die MWST-Abrechnungen fr alle drei Lnder zu nut-
zen.

Abbildung7.85:Programmlizenzierung

Lizenzierung - Fr den Einsatz von D-A-CH ist die Skalierung Gold der entsprechenden Applikati-
on Grundvoraussetzung.

Konsolidierung - Beachten Sie, dass die Funktion der Konsolidierung in der Skalierung Platin des
RECHNUNGSWESEN, lediglich Mandanten mit derselben Whrung und Mandantenland ermglicht,
d.h. das Modul D-A-CH gewhrleistet nicht das Prinzip einer internationalen Konsolidierung.

13.1.3 Wann eigener Mandant, Umsatzsteuerpflicht und USt-ID Nummer


Grundstzlich gibt es folgende Unterscheidungen:

Ist der weitere Standort physisch autonom mit eigener Buchfhrung und Personal?
Werden lediglich Leistungen im Ausland erbracht und ist die Firma in jenem Land MWST-
pflichtig?
Wird ein Geschftswagen eines deutschen Grenzgngers auch privat benutzt?
Wird lediglich ein Lager (Zollfreilager) zur vereinfachten logistischen Abwicklung betrieben?
Werden Dienstleistungen im Bereich Internet angeboten, der Leistungsempfnger im Aus-
land sind?

Abweichendes Land und externer Zugriff


Das abweichende Land wird vor allem dann verwendet, wenn ein physischer eigenstndiger
Standort in einem weiteren Land und die Verwaltung zentral betrieben wird. So sind z. B. die
S ELECT L INE Software AG in St. Gallen und die S ELECT L INE Software GmbH in Magdeburg zwei
eigenstndige Firmen, die aber in derselben Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen-Installa-
tion gefhrt werden sollen. In diesem Fall mssen zwingend zwei eigene Mandanten erffnet
und gefhrt werden. Auch wenn es sich um eine Filiale oder einen Standort handelt, wird i. d. R.
ein eigenstndiger Mandant gefhrt, wobei die Verwaltung derjenigen und der Zugriff jedoch

304
13 D-A-CH

hier in der Schweiz erfolgen muss. D. h. ein externer Zugriff aus dem anderen Land in den ande-
ren Mandanten (RDP oder hnliches) ist nicht erlaubt (siehe Punkt "Nutzung der Software ber
einen externen Zugriff" in der Preisliste)!

MWST-Pflichtigkeit in Deutschland/sterreich sowie Lager


Ist eine Firma lediglich durch Leistungserbringung in Deutschland und/oder sterreich UST-mel-
depflichtig, dann kann diese Pflicht im selben Mandanten abgehandelt werden. In solchen
Fllen wird auch eine USt-ID pro entsprechendes Land bentigt. Wird allerdings nur ein Lager be-
trieben, so gelangen die oben aufgefhrten Aspekte nicht zur Anwendung. In Deutschland
ansssige Unternehmer werden von der Umsatzsteuer befreit, wenn der Vorjahresumsatz nicht
mehr als EUR 17500.00 betragen hat und der im laufenden Jahr zu erwartende Umsatz von EUR
50000.00 voraussichtlich nicht bersteigen wird (Deutsches Umsatzsteuergesetz (UStG) 19).

Sonderfall bei Nutzung eines Geschftswagens durch deutsche Grenzgnger


Von der obenerwhnten Regelung ausgenommen ist jedoch der Fall, in dem ein deutscher
Grenzgnger einen Geschftswagen zu privaten Zwecken benutzen kann. Hierbei beginnt die
Pflichtigkeit bereits ab EUR 0.01.

Kostenpflichtige B2C-Internetdienstleistungen deren Empfnger in der EU ansssig


sind
Smtliche kostenpflichtigen Internet-Dienstleistungen wie z. B. Hosting, Webdesign, Download
von Programmen aus der Schweiz im B2C-Bereich unterstehen im Land des Empfngers den
dortigen MWST- Richtlinien und es entsteht dadurch eine Verpflichtung bzw.
Abrechnungsmodalitt gegenber JEDEM entsprechenden Land innerhalb der EU zum jeweili-
gen Steuersatz. D. h. zum Rechnungsbetrag kommen zustzlich die dort angewandten MWST-
Stze dazu. Ist es im B2B-Verfahren und der Empfnger verfgt ber eine UmsatzID gelangt das
Reverse Charge-Verfahren zur Anwendung.

UID-Nummer ist nicht gleich USt-ID-Nummer!

Achtung Die bisherige MWST-Nummer wurde bekanntlich zur UID-Num-


mer (Unternehmens-Identifikations-Nummer), die mit dem Suffix "MWST" er-
gnzt fr den Schriftverkehr generell im Bezug zur Mehrwertsteuer verwendet
werden kann.

Obschon sich die Zusammensetzung der Nummer und die Abkrzung hnlich sind, darf diese
nicht bei allflliger Umsatzsteuerpflichtigkeit in Deutschland und sterreich verwendet werden.
Es muss in jedem Fall fr diese Lnder eine separate USt-ID beantragt werden. Die Verwendung
bzw. Angabe der UID-Nummer in einem EU kann strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen.

305
13 D-A-CH

13.2 Allgemeines D-A-CH


13.2.1 Allgemeine Informationen und Aufbau Dokumentation
Aufbauend auf der Skalierungsstufe Gold von S ELECT L INE A UFTRAG , R ECHNUNGSWESEN und
KASSABUCH kann das Modul D-A-CH eingesetzt werden. Dieses Modul erlaubt die Fhrung von
Mandanten in Fremdwhrung, dreifacher Mehrwertsteuerabrechnung, Nutzung von lndersp-
ezifischen "Schnittstellen" und "Stammdaten".

Aus Grnden der bersichtlichkeit wurde der Bereich D-A-CH Platin getrennt nach

Mandantenland bergreifend und


"Mandantenland D und A" Beschreibung siehe Kapitel13.2 Schnittstellen auf Seite306
Smtliche lnderbergreifenden und vor allem fr die Schweiz relevanten Funktionen siehe
Kapitel13.6 D-A-CH im Rechnungswesen auf Seite316, spezifische Eigenheiten wie Schnittstel-
len, Buchungsrichtlinien etc. siehe Kapitel13.7 Mandantenland DE und AT (Skalierung Platin)
auf Seite323.

13.2.2 Skalierung, Lizenzierung und Funktionen


D-A-CH gibt es in den Skalierungsstufen Gold und Platin, wobei diese NICHT abhngig von der je-
weiligen Applikation sind. So kann z. B. D-A-CH Platin zu AUFTRAG Gold erworben werden.

Applikationsbergreifend gibt es nur dieselbe Skalierung!

Wird z.B. fr das R ECHNUNGSWESEN D-A-CH Platin erworben, so bedarf es fr den AUFTRAG , sofern
auch D-A-CH bentigt wird, ebenfalls einer Platin-Lizenz, da D-A-CH in sich selbst ein eigenes voll-
stndiges Modul darstellt. Entnehmen Sie genauere Informationen und die bersicht zum
Leistungsumfang dem Dokument Leistungsbersicht SELECTLINE-Software.

13.2.3 Einsatz / Empfehlung Modul D-A-CH


Wir empfehlen das Modul D-A-CH fr alle Anwender die:

Mandanten in Fremdwhrung fhren


lnderspezifische Buchungsvorschriften inklusive der Bilanzierung und Meldung (D/A) fhren
Mehrwertsteuer in Deutschland und sterreich anmelden mssen

13.2.4 D-A-CH Schnittstellendokumentationen


Auf unserer Homepage und auf der DVD stellen wir im Verzeichnis Dokumente\Allgemein und
bergreifend\Schnittstellen und Tools im Unterverzeichnis D- A- CH folgende
Schnittstellendokumente und Beschreibungen zur Verfgung:

DATEV Schnittstellenbeschrieb
IDEA Schnittstellenbeschrieb
ELSTER Beschreibung
E-Bilanz Beschreibung

306
13 D-A-CH

13.2.5 D-A-CH Schnittstellenprogramme


Auf unserer Homepage und auf unserem Datentrger stellen wir im Verzeichnis
Dokumente\Allgemein und bergreifend\Schnittstellen und Tools im Unterverzeichnis D-A-CH
folgende Schnittstellenprogramme zur Verfgung:

Elstermodul (zwingend notwendig fr deutsche Mandanten)


E-Bilanz
Finanz-Online (nicht auf DVD aber zwingend notwendig fr sterreichische Mandanten)

13.3 Skalierung D-A-CH Gold


Die Skalierung beinhaltet:

Fhren des Mandanten in einer abweichenden Whrung


Import der Monatsmittelkurse fr die abweichende Whrung des Mandanten

13.3.1 Mandanten in abweichenden Whrungen


Durch die Lizenzierung des Moduls D-A-CH besteht nun die Mglichkeit, einen Mandanten in ei-
ner abweichenden bzw. beliebigen Whrung zu fhren.

Mandant in einer abweichenden Whrungen im Auftrag

Abbildung7.86:Mandant anlegen

Abbildung7.87:Kalkulationskurse

307
13 D-A-CH

Nach erfolgter Erffnung des Mandanten, werden Sie darauf hingewiesen, die Kurse zu
berprfen. Beachten Sie nun, dass smtliche "Stammdaten" und "Belege", in dieser abweichen-
den Whrung gefhrt werden.

Mandant in einer abweichender Whrung im Rechnungswesen

Abbildung7.88:Mandant in CHF

Abbildung7.89:Mandant in EUR

abweichende Whrung - Durch die Lizenzierung des Moduls D- A- CH besteht nun die
Mglichkeit, eine abweichende Whrung auszuwhlen. Auf der Seite Hier geben Sie Daten zum
Geschftsjahr ein. kann mit dem bekannten Auswahlschalter eine beliebige Whrung ausge-
whlt werden. Dazu wird ein weiterer Punkt Kurs fr MWST-Abrechnung eingeblendet aus
dem zwischen

Tageskurs
Monatskurs

ausgewhlt werden kann. So wird die korrekte Umrechnung fr die Mehrwertsteuer- Abrech-
nung gewhrleistet. Die Einreichung der MWST-Abrechnung in der Leitwhrung bei der Eidg.

308
13 D-A-CH

Steuerverwaltung (ESTV) kann wahlweise auf der Basis des Tages- oder Monatskurses erfolgen.

Beachten Sie, dass diese, wie auch alle anderen Einstellungen, NICHT mehr
gendert werden knnen. Sie mssen sich bei der Erffnung des "Mandanten"
im Klaren darber sein, ob die mehrwertsteuer- relevanten Buchungen ge-
genber der ESTV mit Tages- oder Monatskursen umgerechnet und deklariert
werden sollen!

Einstellung ndern - Erst beim Jahreswechsel kann diese Einstellung wieder gendert werden.

Nach erfolgter Erffnung des " Mandanten " werden Sie darauf hingewiesen, die Kurse zu
berprfen. Beachten Sie, dass smtliche "Stammdaten" und "Buchungen" in dieser abweichen-
den Whrung gefhrt werden.

Mandant in einer abweichender Whrung im KASSABUCH


Analog zum RECHNUNGSWESEN . Die Konten, Bankbezge und Buchungen werden in der entspre-
chenden Whrung ausgewiesen.

13.3.2 Whrungen und Monatskurse

Abbildung7.90:Whrungen

Abbildung7.91:Monatskurse

Monatskurse - Mit der Lizenzierung von D- A- CH ist in den Applikationen A UFTRAG ,


RECHNUNGSWESEN und KASSABUCH die Seite Monatskurse hinzugekommen. In diese Position wer-
den die importieren Monatskurse je Periode geschrieben. Sie knnen auch nachbearbeitet,
gelscht oder manuell angelegt werden. Dies erfolgt wie bei den Tageskursen mit dem Schalter

309
13 D-A-CH

. Nach erfolgtem Import erscheint die entsprechende Info-Meldung, ana-


log den Tageskursen.

Diese Kurse werden nur zur Berechnung der Werte fr die Mehrwertsteuer-Abrechnung verwen-
det! Die eigentliche Whrungsumrechnung erfolgt weiterhin ber die Tageskurse bzw. den Kal-
kulationskurs. Beim Import der Monatskurse haben Sie allerdings die Mglichkeit, den aktuellen
Monatskurs fr den aktiven "Mandanten" als Kalkulationskurs zu bernehmen.

Whrend die Whrungsdaten und Tageskurse pro "Mandant"verwaltet werden, sind die Mo-
natskurse mandantenbergreifend im "Datenverzeichnis" abgelegt. Das bedeutet, dass bei ei-
nem Import der Kurse die Monatskurse aller Mandanten angepasst werden.

13.3.3 Gesetzliches zum Thema abweichende Mandantenwhrung


Grundstzlich lsst sich ein Mandat in ALLEN beliebigen Whrungen fhren. Beachten Sie aber
den rechtlichen Aspekt, dass eine Rechnungslegung gem. OR nur in einer sogenannten "wesent-
lichen" Whrung erfolgen darf oder akzeptiert wird.

Als wesentliche Whrungen gelten grundstzlich:

EUR (Euro)
USD (US Dollar)
GBP (Britische Pfund)

Des Weiteren mssen die verwendeten Umrechnungskurse im Anhang erwhnt werden. Beach-
ten Sie hierzu auch die Richtlinien des neuen Rechnungslegungsgesetzes.

13.3.4 Anmerkung zur Mehrwertsteuer im RECHNUNGSWESEN


Die Erstellung der Mehrwertsteuerabrechnung bzw. deren Zuordnung erfolgt im
herkmmlichen Sinn, da fr die MWST smtliche relevanten Buchungen mit dem Tages- oder
Monatskurs umgerechnet werden.

Die Mehrwertsteuerabrechnung ist in der herkmmlichen Form


selbstverstndlich nicht von D-A-CH abhngig.

13.4 Skalierung D-A-CH Platin und Mandantenland bergreifend


Die Skalierung beinhaltet zustzlich:

Mandantenland sterreich und Deutschland inkl. den Vorlagemandanten SKR03, SKR04,


RLG
Fhren von lnderbezogenen Konten und Steuerschlsseln
Dreifache Mehrwertsteuer-Abrechnung inkl. Voranmeldung, Listen und Formularzuordnung
Zusammenfassende Meldung, Eingabe und Hinterlegung der USt-ID
Lnderbezogene Buchungsrichtlinien
Lnderbezogene Schnittstellen

310
13 D-A-CH

13.4.1 Mandant mit abweichendem Land CH, D und A


Hier stehen nun folgende Lnder inkl. entsprechenden Vorlagemandanten zur Auswahl:

Deutschland (SKR03, SKR04)


sterreich (RLG)
Schweiz (VKMU)

Die Whrung kann beliebig sein, der Normalfall ist EUR.

Mandant mit abweichendem Land im AUFTRAG


Im AUFTRAG kann nun bereits bei der Maske Neuer Mandant

das Land
der Vorlagemandant
die Whrung

ausgewhlt und mit besttigt und erffnet werden.

Abbildung7.92:Mandant Auftrag abweichendes Land

Mandant mit abweichendem Land im RECHNUNGSWESEN und KASSABUCH


Hier liegt die gleiche Logik wie im vorherigen Unterkapitel beschrieben zu Grunde. Lediglich der
Vorlagemandant wird im R ECHNUNGSWESEN erst im nachfolgenden Schritt zugewiesen. Die
Erffnung eines Mandanten im KASSABUCH ist identisch zu demjenigen im RECHNUNGSWESEN.

311
13 D-A-CH

Abbildung7.93:Mandant Rechnungswesen und Kassabuch abweichendes Land

Auswahl Monatskurs / Tageskurs bei Erffnung und Jahreswechsel


Gemss Verordnung der ESTV wird ber ein Steuerjahr hinweg entschieden, ob
Fremdwhrungstransaktionen zu einem

Tageskurs
Monatskurs
Konzernkurs

umgerechnet und deklariert werden. Daher muss bei der Erffnung des Mandanten entschie-
den werden, mit welcher Kursmethode die MWST-Abrechnung erstellt werden soll.

Wie bei den anderen Daten zum Geschftsjahr sind nachtrglich keine
Mutation mehr mglich ist!

Die Mandantenlnder Deutschland und sterreich sind davon nicht betroffen.

In den Mandantenlndern A und D ist die Anzahl der Monate immer auf 12 beschrnkt!

Der Jahreswechsel bzw. Dialog bernahme aus dem Vorjahr wurde ganz am Schluss neu um
den Bereich Kurs fr MWST-Abrechnung erweitert.

Beim ERSTMALIGEN Jahreswechsel kann nun bei Bedarf der Kurstyp wieder umgestellt werden.
Auch hier ist dies bei einem erneuten Wechsel nicht mehr mglich.

312
13 D-A-CH

13.4.2 Stammdaten bergreifend

Fhrung von lnderbezogenen Steuerschlsseln (Lnderkennzeichen)

Abbildung7.94:Steuerschlssel

In allen drei Programmen A UFTRAG, RECHNUNGSWESEN und K ASSABUCH wurden die Steuerschlssel
um das Feld Lnderkennzeichen erweitert. Dies erlaubt einerseits eine detaillierte
Unterteilung der Steuerschlssel pro Land und ist andererseits fr die MWST-Abrechnung not-
wendig.

13.4.3 Stammdaten AUFTRAG

USt-ID bei Kunden, Interessenten und Lieferanten

Abbildung7.95:Optionen MWST/USt-ID

313
13 D-A-CH

Kunden USt-ID - Vor allem beim Kunden wird fr die Erstellung der zusammenfassenden Mel-
dung (ZM) die USt-ID-Nummer bentigt. Im "Adressstamm" kann diese auf der Seite Optionen
im Feld MWST-/USt-ID erfasst werden.

USt-ID in Kontengruppen

Abbildung7.96:USt-ID-Pflicht

Die USt-ID ist sowohl in der Belegposition wie auch in der Definition von Kontengruppen editier-
bar. Somit erzeugt eine Kontengruppe (mit aktiver USt-ID-Pflicht) im Belegkopf auch Belegpositio-
nen mit aktiver USt-ID-Pflicht.

13.4.4 Belege und Anwendung AUFTRAG


Grundstzlich gibt es in der herkmmlichen Art und Weise der Anwendung nichts Spezielles im
Bereich D- A- CH zu bercksichtigen, ausser die oben erwhnte USt- ID. Die dazugehrigen
Geschftsflle werden im separaten siehe Kapitel13.8 relevante Geschftsflle D- A- CH auf
Seite340 nochmals detailliert aufgezeigt.

USt-ID in Belegen

Abbildung7.97:USt-ID in Belegen

Im Belegkopf ist das Feld USt-ID auf der Seite Text eingerichtet. Es lassen sich nur noch Bele-
ge zusammenfassen (z. B. mehrere Lieferscheine = eine Rechnung), wenn die USt-ID in den
Quellbelegen identisch ist. Andernfalls werden als Zielbelege Einzelbelege erstellt. Die USt- ID
wird jeweils vom Kunden bernommen und in den Beleg abgefllt (ausgenommen davon sind
der " Werkauftrag " und die " Eingangsbelege " ). Der Anwender kann diese USt- ID manuell
vergeben/ndern, falls es im konkreten Beleg eine Abweichung zum "Kundenstamm " geben
muss (z. B. unterschiedliche steuerliche Behandlung zwischen Kunden- und Lieferadresse).

314
13 D-A-CH

USt-ID in Belegpositionen

Abbildung7.98:USt-ID in Belegpositionen

USt-ID Pflicht - Hier spielt nicht nur die USt-ID eine Rolle, sondern auch die Konten. Dazu wurde
ein neues Feld fr die Belegpositionen USt-ID-Pflicht als Optionsfeld geschaffen. Dies wird de-
aktiviert, wenn keine Warenlieferungen erfolgen.

13.4.5 Auswertungen und Schnittstellen AUFTRAG


In diesen Anwendungen gibt es im A UFTRAG keine speziellen Auswertungen im herkmmlichen
Sinn. Sollten dennoch Listen mit lnderspezifisch verwendeten Steuerschlsseln oder USt- ID
gewnscht werden, so knnen diese ber Makro erstellt werden.

13.5 D-A-CH Intrastat


Mit D-A-CH knnen ebenfalls Intrastat- Meldungen durchgefhrt werden. Beachten Sie, dass
nicht jede Firma, die in Deutschland und/oder sterreich ttig ist, automatisch der
Intrastatpflicht unterliegt. Intrastat steht zudem nicht mit der Mehrwertsteuerpflicht im Zusam-
menhang. Der Schwellenwert fr die Intrastatpflicht liegt bei mindestens EUR 500000.00
innergemeinschaftlichem Umsatz, wobei auch bei Erreichen dieser Summe eine Firma nicht
zwingend der Erhebung unterliegt. Eine solche wird individuell bestimmt. Betroffen sind nur Wa-
renlieferungen, d. h. falls eine Firma lediglich Dienstleistungen ber diesem Schwellenwert
erbringt, unterliegt sie nicht der Intrastat-Meldepflicht.

Details zu Intrastat entnehmen Sie bitte dem separaten Teil INTRASTAT


im Handbuch S ELECTLINE AUFTRAG.

315
13 D-A-CH

13.6 D-A-CH im Rechnungswesen


13.6.1 Mandant und Stammdaten Rechnungswesen

Mandanteneinstellung

Abbildung7.99:Mandanteneinstellungen

Finanzamt

Die Seite Finanzamt ist bereits im RECHNUNGSWESEN in der Skalierung Standard vorhanden, um
den Kanton und die Periodizitt fr die MWST-Abrechnung einzustellen. Mit dem Modul D-A-CH
in der Skalierung Platin stehen nun auch folgende zwei Bereiche zur Verfgung:

Finanzamt Deutschland
Finanzamt sterreich

Hier knnen alle finanz- und steuerrelevanten Meldedaten sowie Zeitrume erfasst werden.
Ebenfalls kann festgelegt werden, nach welcher Versandart die USt-Zahlungen gespeichert wer-
den sollen. Diese knnen unter "Auswertungen/ Mehrwertsteuer/ MWST-Zahlungen" wieder ein-
gesehen werden.

316
13 D-A-CH

Programmeinstellungen

Abbildung7.100:ELSTER

ELSTER

Dazu ist nun, wie in den Mandantenlndern Deutschland und sterreich nach Installation des
ELSTER-Moduls in den Programmeinstellungen die Seite ELSTER verfgbar. In dieser knnen
die notwendige Angaben zu

Absender
Berater
Proxyeinstellungen
Authentifizierungsverfahren

vorgenommen werden.

Informationen zum deutschen Authentifizierungsverfahren finden Sie unter:


https://www.ELSTER.de

317
13 D-A-CH

Konten
Mit der Lizenzierung von D-A-CH in der Skalierung Platin, werden die Stammdaten/Konten um
folgende drei Bereiche erweitert:

Zusammenfassende Meldung
Lnderkennzeichen
DATEV-Schnittstelle

Whrungen
Grundstzlich sollten die Kontentypen in folgenden Whrungen gefhrt werden:

Abbildung7.101:Whrungen

Fhrung von lnderbezogenen Konten (Lnderkennzeichen)


Das RECHNUNGSWESEN wurde in den Konten auf der Seite Einstellungen zustzlich um das Lnde-
rkennzeichen erweitert.

Abbildung7.102:Lnderkennzeichen

Diese ist einerseits fr die detaillierte Unterteilung von Nutzen notwendig und wird andererseits
fr folgende Auswertungen bentigt:

Zusammenfassende Meldung
Abstimmung

318
13 D-A-CH

Im Gegensatz zu den Steuercodes wurde hier noch der Wert (ohne) implementiert, um bei Be-
darf gewisse Konten von obenerwhnten Auswertungen explizit auszuschliessen. Wir empfeh-
len allerdings stets ein Lnderkennzeichen, fr Aufwnde/Ertrge im Ausland separate Konten
pro Land zu verwenden!

Zusammenfassende Meldung
Zusammenfassende Meldung - Damit die Zusammenfassende Meldung erstellt werden kann,
wurden die Konten auf der Seite Einstellungen um den Bereich Zusammenfassende Mel-
dung erweitert. Durch die Aktivierung der Checkbox Sachkonto bercksichtigen wird der Sal-
do des Kontos fr den ausgewhlten Zeitraum in der zusammenfassenden Meldung
bercksichtigt. Folgendes gilt es unbedingt zu beachten:

Sachkonto bercksichtigen - Durch die Aktivierung der Checkbox wird der Wert dieses Kontos
auf der Zusammenfassenden Meldung des jeweiligen Landes bercksichtigt.

Dies funktioniert allerdings nur in folgender Kombination:

Checkbox Sachkonto bercksichtigen aktiviert


Lnderkennzeichen Deutschland oder sterreich
USt-ID bei der entsprechenden Buchung zugewiesen

Dreiecksgeschfte - Handelt es sich bei diesem Konto um einen Warenverkehr im Dreiecksge-


schft, so ist die Checkbox zu aktivieren. Bei der Zusammenfassenden Mel-
dung fr Deutschland wird in der Spalte 3 der Wert 2 und fr sterreich in der Spalte
Dreiecksgeschfte der Wert 1 eingetragen.

Sonstige Leistungen - Handelt es sich bei diesem Konto um sonstige Leistungen, so ist die Check-
box zu aktivieren. Bei der Zusammenfassenden Meldung fr Deutschland
wird in der Spalte 3 der Wert 1 und fr sterreich in der Spalte Sonstige Leistungen der
Wert 1 eingetragen.

Darstellung Dreiecksgeschfte und Sonstige Leistungen

Abbildung7.103:Auszug Vordruck Zusammenfassende Meldung sterreich

Abbildung7.104:Auszug Vordruck Zusammenfassende Meldung Deutschland

Wie in diesem Beispiel ersichtlich, wird die beim Konto eingestellte Funktion Dreiecksgeschft
deklariert. Es kann jeweils nur eine Checkbox aktiviert werden. Wird keine dieser Checkboxen akti-
viert, wird der Wert ohne entsprechende Kennung in den Spalten Dreiecksgeschfte oder
sonstige Leistungen bei sterreich oder in der Spalte 3 bei Deutschland ausgegeben.

319
13 D-A-CH

DATEV-Schnittstelle
In DATEV existieren sehr viele Konten (Automatikkonten), bei denen sich die Steuer selbst be-
rechnet. Fr solche Konten weist DATEV die Steuercodes ab, obwohl diese gezwungenermassen
durch den SELECT LINE-Datenbestand in der Datei stehen. Die Buchungen werden dadurch gegen
dieses Konto ohne die Steuer exportiert. Damit die Steuer von Buchungen - die durch den Da-
tev-Import wieder eingelesen werden und bekanntlich ber keinen Steuercode verfgen - wie-
der korrekt berechnet werden kann, bentigt es der Aktivierung der Checkbox . Durch diese Akti-
vierung trgt DATEV den am Konto hinterlegten Steuercode in die Buchungen ein und
komplettiert sie dadurch wieder.

13.6.2 Buchungen und Anwendung Rechnungswesen


hnlich wie im AUFTRAG, gibt es auch im RECHNUNGSWESEN im Mandantenland Schweiz nicht viel zu
beachten. Es werden auf herkmmliche Art und Weise Buchungen erstellt, wobei wichtig ist,
dass die lnderspezifischen Konten in Kombination mit den lnderspezifischen Steuerschlsseln
bebucht werden. Es gilt lediglich - wie nachfolgend beschrieben - die Verwendung der USt-ID im
Dialogbuchen zu beachten.

Plausibilittsprfung bei Angabe der USt-ID im Buchungsdialog


Auch bei der Eingabe der USt-ID im Buchungsdialog erfolgt nun eine Plausibilittsprfung. Da-
mit werden auch buchungssatzbezogene Umsatzsteuer-Identnummern geprft, die nicht fest
im Debitor hinterlegt sind. Das Feld kann angesteuert werden, in dem beim Steuerschlssel die
Checkbox USt-ID notwendig aktiviert wird.

Checkbox USt-ID fr ZM immer abfragen fr nachtrgliche Korrektur der USt-ID

Abbildung7.105:USt-ID Nummer Checkbox

Checkbox - Falls eine Buchung ber die USt-ID korrigiert werden soll, kann dies mit der Aktivie-
rung der erwhnten Checkbox in den Einstellungen der Buchungsmaske bewerkstelligt wer-
den. So bald sich die Buchung im Korrekturmodus befindet und abgespeichert wird, ffnet sich
der im vorigen Kapitel erwhnte Dialog mit dem aktuellen Wert und kann nun korrigiert werden.
Sollte dies einmalig oder sehr wenig vorkommen empfehlen wir, diese Checkbox wieder zu deak-
tivieren.

320
13 D-A-CH

13.6.3 Auswertungen und Schnittstellen Rechnungswesen

Mehrwertsteuer

Abbildung7.106:Mehrwertsteuer

Mit D-A-CH in der Skalierung Platin ist es mglich, dank den lnderspezifischen Zuordnungen,
Mehrwertsteuer- bzw. Umsatzsteuerabrechnungen ber alle drei Lnder durchzufhren. Im
Menpunkt "Auswertungen / Mehrwertsteuer" stehen folgende Funktionen zur Auswahl:

MWST-Abrechnung (inkl. Formularzuordnungen)


Zusammenfassende Meldung
Sondervorauszahlungen
Zahlungen
Abstimmung

MWST-Abrechnung (CH)/Voranmeldung

Abbildung7.107:Mehrwertsteuer Abrechnung

Hier wird nun lnderspezifisch nach den Auswertungsmglichkeiten und Formularzuordnungen


unterschieden. Die Definition betreffend Periodizitt sowie Anzeige von entsprechenden Num-
mern erfolgt in den "Mandanteneinstellungen" auf der Seite Finanzamt. Ansonsten knnen
hier die entsprechenden Ausgabemglichkeiten gewhlt werden.

MWST-Formularzuordnungen/USt.-Formularzuordnungen

Abbildung7.108:MWST-Formularzuordnung

Abbildung7.109:USt-Formularzuordnung

Formularzuordnung - Im Untermen der Voranmeldung bzw. Abrechnung finden sich zustzli-


ch die Formularzuordnungen. Die MWST-Formularzuordnung wird allerdings nur einmalig auto-
matisch gefllt und zwar fr die Zuordnung, die sich im "Vorlagemandanten" befindet. Soll eine

321
13 D-A-CH

abweichende Meldung abgegeben werden, sind die Formularzuordnungen manuell zu hinterle-


gen!

Zusammenfassende Meldung (DE)

Abbildung7.110:zusammenfassende Meldung DE

Fr Deutschland stehen folgende Auswertungen mit den entsprechenden Parametern zur Aus-
wahl:

Elektronische bertragung (ELSTER), ist Pflicht seit 01.01.2013


Vordruck
Liste mit Protokoll
XML

Zusammenfassende Meldung (AT)

Abbildung7.111:zusammenfassende Meldung AT

Fr sterreich stehen folgende Auswertungen mit den entsprechenden Parametern zur Aus-
wahl:

Finanz Online
Vordruck
Liste mit Protokoll

ELSTER-Sendehistorie
Hier werden smtliche gettigten bermittlungen per ELSTER-Schnittstelle historisiert.

Sondervorauszahlungen
ber diesen Vorgang knnen Sie einen Antrag auf Dauerfristverlngerung, Anmeldung der Son-
dervorauszahlung stellen, um durch Zahlung eines Elftels der Umsatzsteuersumme des Vorjah-
res einen einmonatigen Aufschub fr die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen zu erhal-
ten. Die Umsatzsteuersumme des Vorjahres wird aus den gedruckten Voranmeldungen des Vor-
jahres ermittelt.

Die Sondervorauszahlungen mssen per ELSTER bermittelt werden.

Zahlungen

Abbildung7.112:Zahlungen

322
13 D-A-CH

Was bereits fr die Schweizer Mehrwertsteuer bis dato mglich war, wird nun auch fr Deutsch-
land und sterreich bercksichtigt. Die Zahlungen werden angezeigt. Beachten Sie, dass fr die-
se beiden Lnder im "Mandanten" auf der Seite Finanzamt definiert werden muss, nach wel-
cher bertragungsmethode die Zahlungen eingetragen werden.

Abstimmung

Abbildung7.113:Abstimmung

Fr D-A-CH wurde die bestehende Auswertung Abstimmung ber die Funktion Land erwei-
tert. Somit wird an dieser Stelle nach Konten mit der entsprechenden Lndereinstellung gefiltert
und ausgewertet.

DATEV-Schnittstelle

Abbildung7.114:DATEV

Im Menpunkt "Schnittstellen" steht die Funktion fr Datev-Import zur Verfgung. Zur Aus-
wahl stehen die Formate CSV und OBE/KNE.

13.7 Mandantenland DE und AT (Skalierung Platin)


In diesem Kapitel werden lnderspezifische Eigenheiten und Funktionen aufgezeigt, die
ausschliesslich angewendet werden knnen und mssen, wenn bei der Erffnung des
"Mandanten" die Lnder Deutschland oder sterreich zugewiesen wurden.

13.7.1 Schnittstellen Auftrag

Schnittstellen Deutschland

Abbildung7.115:Schnittstellen Auftrag DE

323
13 D-A-CH

Mit dem Modul D-A- CH in der Skalierung Platin sind smtliche notwendigen elektronischen
Schnittstellen fr die entsprechenden Behrden und Telefonverzeichnisse verfgbar:

DATEV
BMD
klickTel
usw.

Die Schnittstellen- Programme befinden sich je nach Programm im Men " Schnittstellen /
DATEV" sowie "Schnittstellen/Fibu-Export/Weitere".

DATEV - steht fr den elektronischen Datenaustausch einer eingetragenen Genossenschaft mit


beschrnkter Haftpflicht gegenber dem Steuerberater. DATEV kann auch fr den Export in eine
beliebige Finanzbuchhaltung oder Jahresabschluss angewendet werden.

Abbildung7.116:DATEV

Neben den bekannten Formaten OBE und KNE bietet die Schnittstelle auch das CSV-Format fr
RECHNUNGSWESEN und AUFTRAG an.

Es beinhaltet:

Buchungsstze
Kontenbeschriftungen
Adressen

BMD - steht fr "Bromaschinen fr Datenerfassung und Aufbereitung" und ist die gngige
Lsung der Steuerberater und Unternehmen in sterreich und Deutschland.

klickTel - Die klickTel-Schnittstelle ist unter den Kontakten ersichtlich.

Schnittstellen sterreich

Abbildung7.117:Schnittstellen Auftrag AT

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13 D-A-CH

Mit dem Modul D-A- CH in der Skalierung Platin sind smtliche notwendigen elektronischen
Schnittstellen fr die entsprechenden Behrden und Telefonverzeichnisse verfgbar:

DATEV - steht fr den elektronischen Datenaustausch einer eingetragenen Genossenschaft


mit beschrnkter Haftpflicht gegenber dem Steuerberater. DATEV kann auch fr den Export
in eine beliebige Finanzbuchhaltung oder Jahresabschluss angewendet werden.
RZL Win-Fibu - Dies ist eine sterreichische Finanzbuchhaltungslsung
BMD - steht fr "Bromaschinen fr Datenerfassung und Aufbereitung" und ist die gngige
Lsung der Steuerberater und Unternehmen in sterreich und Deutschland
Dvo - ist neben BMD eine Lsung der Steuerberater und Unternehmen in sterreich
klickTel - siehe oben

Abbildung7.118:Schnittstellen AT

Die Schnittstellen-Programme befinden sich je nach Programm im Men "Schnittstellen / Fibu-


Export / DATEV" sowie "Schnittstellen / Fibu-Export / Weitere".

13.7.2 Stammdaten und Belege Deutschland

E-Rechnung Deutschland

Abbildung7.119:E-Rechnung DE

Die " elektronische Rechnung " ist ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse in der
Auftragsbearbeitung. Dabei wird die klassische Papier-Rechnung durch eine elektronische Rech-
nung mit der gleichen Rechtswirkung ersetzt. Beachten Sie, dass es sich hierbei ausschliesslich
um eine reine deutsche Anwendung handelt und nicht mit der Schweizer E- Rechnung
gleichzustellen ist und daher auch nur im Mandantenland Deutschland verfgbar ist. Fr das

325
13 D-A-CH

Versenden und Empfangen elektronischer Rechnungen gibt es rechtliche Rahmenbedingungen.


Es wurde in den "Kundenstammdaten" ein neuer Bereich "Kunden / E-Rechnung" eingefgt. ber
den E-Rechnung Typ wird die Art der E-Rechnung (derzeit nur PDF E-Mail) festgelegt, was einer-
seits kenntlich macht, welche Kunden eine Zustimmung gegeben haben und andererseits das
Verhalten beim Drucken bzw. bei der Ausgabe von Rechnungen beeinflusst.

13.7.3 Stammdaten Rechnungswesen

Mandant
Buchungsjahr nur 12 Monate mglich Im Gegensatz zum Mandantenland Schweiz knnen bei
der Erffnung des "Mandanten" nur 12 Monate gewhlt werden. D. h. der Spinbutton , um
die Anzahl der Monate definieren zu knnen, bleibt ausgegraut. Hingegen knnen der Startmo-
nat und die Anzahl der Abschlussperioden beliebig gewhlt werden.

Abbildung7.120:zustzliche Optionen

Abbildung7.121:Mandant DE

326
13 D-A-CH

Personenkonto- mit Kunden-/Lieferantennummer synchronisieren Ein wesentlicher Unterschied


zu einer Schweizer Buchhaltung liegt in der OP-Verwaltung bzw. Kontenfhrung in dem JEDER
Debitor/Kunde bzw. Kreditor/Lieferant als eigenes Konto gefhrt wird. Die "Kontonummer" ent-
spricht somit der " Kunden- bzw. Lieferantennummer " . Dies wird bei der Erffnung des
"Mandanten" mit der Checkbox Personenkonto mit Kunden-/Lieferantennummer synchronisie-
ren vorgeschlagen und ist in den "Mandanteneinstellungen" selbst unter Optionen im Bereich
OP-Verwaltung als Konto- und Adressnummer synchronisieren nochmals ersichtlich und
mutierbar. Es ist hierbei nicht relevant ob ein OPOS-Modul registriert ist oder nicht! Diese Ar-
beitsweise ist nicht zwingend, entspricht aber den gesteigerten Anforderungen der Deutschen
Buchprfer. Beispielsweise ist bei dieser Buchungsweise jedes "Personenkonto" mit seinem EB-
Wert abstimmbar mit dem Bestand der offenen Posten.

Versteuerungsart / Versteuerungsmethode
Soll = Vereinbart

Wie bei der Methode vereinbart, wird die in Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer am 10.
des Folgemonats zur Voranmeldung fllig. Um die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmel-
dung bzw. die Elster-Meldung um vier Wochen hinauszuschieben, gibt es in Deutschland das
Verfahren Antrag auf Dauerfristverlngerung, Anmeldung der Sondervorauszahlung.

Ist = Vereinnahmt

Bei der Versteuerungsart Ist wird die Umsatzsteuer aus Rechnungen zunchst, bis zur Bezah-
lung und somit bis zum Erhalt der Umsatzsteuer vom Kunden, auf ein Nicht-fllig Konto ge-
bucht. Bei Zahlungsbuchung ist der Steuerschlssel anzugeben, mit welchem die Umbuchung
auf das regulre Umsatzsteuerkonto veranlasst wird. Die Steuer wird somit erst nach Zahlungs-
eingang zur Anmeldung fllig. Diese Regelung betrifft derzeit Unternehmen, die einen Vorjahres-
umsatz von bis zu 500000.00 EUR erzielt haben. Die Ist-Versteuerungsart betrifft zudem nur die
Ausgangs- aber nicht die Eingangsrechnungen.

Handelsbilanz / Steuerbilanz
Die Handelsbilanz dient als Informationsgrundlage fr Investoren, zuknftiges Personal oder fr
Banken. Sie soll die tatschliche wirtschaftliche Lage des Unternehmens widerspiegeln. Gesetzli-
che Vertreter von Kapitalgesellschaften haben daher den Jahresabschluss beim Bundesanzeiger
elektronisch einzureichen.

Schnittstelle XBRL in deutschem Rechnungswesen-Mandanten.

Die Steuerbilanz kann von der Handelsbilanz abweichen, muss aber nicht. Das Deutsche Steuer-
recht sieht verschiedene Massnahmen vor, um Unternehmen, z.B. in der Grndungsphase, zu
entlasten. Dazu gehren beispielsweise Sonderabschreibungen, die nach aktueller
Gesetzeslage jedoch nur Auswirkung auf den Gewinn in der Steuerbilanz haben drfen. Die Han-
delsbilanz bleibt von diesen Steuersparmassnahmen unberhrt.

327
13 D-A-CH

Abbildung7.122:Mandant DE

In den Optionen der Deutschen "Mandanteneinstellungen" gibt es fr die Differenzierung bzw.


die gesonderten Buchungen in der Steuerbilanz den zustzlichen Bewertungskreis fr Steuerbi-
lanz. Nach Aktivierung der Option erscheint im Buchungsdialog ein zustzliches Feld fr die Ein-
gabe des Bilanztyps. Der Bilanztyp steht bei jeder neuen Buchung standardmssig auf H, weil
dies der gngige Buchkreis ist. Ebenso knnen die Vortragsbuchungen mit beiden Werten er-
fasst werden.

Abbildung7.123:Bilanz

H = Handelsbilanz
S = Steuerbilanz (muss pro Steuerbilanz-Buchung mit einem "S" modifiziert werden)

Abbildung7.124:Bilanz Auswahl

In diversen Auswertungen stehen damit die Bereiche Handelsbilanz, Steuerbilanz und


berleitung zur Auswahl. Die berleitung zeigt lediglich die Differenzen, die zwischen beiden
Bilanzen bestehen.

Schnittstelle E-Bilanz in deutschem RECHNUNGSWESEN-Mandanten.

Bilanzierung / E-Rechner

Abbildung7.125:Stammdaten Bilanzierung

In Deutschland sind Unternehmen nach bestimmten Massgaben verpflichtet, zu bilanzieren.


Von der Bilanzierung bzw. Buchfhrungspflicht befreit sind Unternehmen, die in zwei

328
13 D-A-CH

aufeinanderfolgenden Geschftsjahren nicht mehr als 500000.00 EUR Umsatz und 50000.00
EUR Jahresberschuss (Gewinn) aufweisen.

Abbildung7.126:Stammdaten Bilanzierung

Befreite Unternehmen erstellen neben einer Verkrzten Bilanz , die lediglich das Anlage-
vermgen fhrt, eine Gewinnermittlung auf, die als Besteuerungsgrundlage fr die Einkommens-
steuer dient. Diese Gewinnermittlung nennt man Einnahmen-/berschussrechnung (E).

Unter "Stammdaten / Anpassung" kann ein deutscher Mandant von Bilan-


zierer auf E-Rechner umgestellt werden. In den "Stammdaten" und
"Auswertungen" stehen damit die entsprechenden Kontenplne zur Verfgung.

Konten
Sammelkonto - In der Theorie wrden nun smtliche Debitoren und Kreditoren auch in der Bi-
lanz einzeln erscheinen, was aber nicht erforderlich ist. Um dies wieder kompakt auszuweisen,
wurde auf der Seite Konto die Funktion eines Sammelkontos geschaffen. Smtliche Konten
vom Typ Debitor und Kreditor (mit Ausnahme der im nachfolgenden Kapitel geschilderten
Automatikkonten), knnen einem solchen "Sammelkonto" zugeordnet werden und weisen die
Zuordnung keine auf.

329
13 D-A-CH

Abbildung7.127:Sammelkonto

Hier ist ersichtlich, dass im ersten Bild "Sammelkonto" der Debitor S ELECTL INE Software AG ein-
zeln ohne Zuordnung (nicht mutierbar) mit dem Typ Debitor erfasst ist und sich dadurch die
Mglichkeit der Zuordnung zu einem "Sammelkonto " ergibt. Das Sammelkonto im unteren
Printscreen hingegen lsst keine Zuordnung, Typ und Sammelkonto-Eingabe zu.

Der Valutaausgleich erfolgt nur ber ausgeglichene Forderungen / Verbind-


lichkeiten.

Abbildung7.128:Automatikkonto

Automatikkonten

Im Gegensatz zu einem Schweizer M ANDANTEN, der nur aus den fnf Automatikkonten fr Skon-
to und Erffnung besteht, beinhalten die Mandantenlnder Deutschland und sterreich zu-
stzlich ein sogenanntes "Summenvortragskonto" sowie die Definition der Sammelkonten fr De-
bitoren und Kreditoren. Hierbei wird einerseits festgelegt, welches die "Standardkonten" sind
und andererseits knnen diese mit weiteren (alternativen) Konten mit Einfgen ergnzt bzw.

330
13 D-A-CH

mit Lschen gelscht werden. Die Zuordnung bewirkt, dass der Typ beim entsprechenden
Konto automatisch auf Debitor bzw. Kreditor gendert und ausgegraut wird.

Kontenplan
Gliederung - Die Gliederung der mitgelieferten Deutschen Kontenplne ergibt sich aus den ge-
setzlichen Vorgaben aus dem Deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) 266 und 275. Die Darstel-
lung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ist dort festgelegt. Werden zudem eigene
Darstellungen gewnscht, empfehlen wir, den Kontenplan unter neuem Namen zu speichern
und zu mutieren.

Abbildung7.129:Kontengruppen

Kontengruppen (von Kontobis Konto) - Im Gegensatz zum Mandantenland Schweiz werden


hier die Konten im "Kontenplan" gruppenweise zusammengefasst. Dies ist zwar im Mandanten-
land Schweiz auch mglich, wird aber selten genutzt, da in der Praxis stets jedes Konto im Kon-
tenplan einzeln eingefgt und dargestellt wird.

13.7.4 Anwendung und Schnittstellen im Rechnungswesen

Dialogbuchen
Durch die Wahl des Mandantenlandes Deutschland und sterreich ndern sich auch gewisse ge-
setzliche Grundlagen betreffend Art und Mglichkeit der Korrekturen von Buchungen.

Abbildung7.130:stornieren

Stornieren statt Lschen, F8 - Buchungen knnen bzw. drfen nicht mehr gelscht oder mit Aus-
nahme des Buchungstextes korrigiert, sondern nur noch storniert werden! Durch die Bettigu-
ng des fr in der Schweiz blichen Icons oder der Funktionstaste [F8] um eine Buchung zu
lschen, erscheint automatisch die Abfrage, ob die Buchung storniert werden soll. Beachten Sie
hierzu auch noch den Printscreen beim Thema "Generalumkehr".

331
13 D-A-CH

Abbildung7.131:Buchungen ndern

Stornieren statt Korrigieren - Wird eine bereits gettigte und abgespeicherte Buchung wieder in
den Bearbeitungsmodus genommen um eine Korrektur anzubringen, erfolgt zwar eine Abfrage,
ob der Buchungssatz gendert werden soll dieser wurde aber storniert und ein neuer
korrigierter erstellt.

Abbildung7.132:Stornieren

Generalumkehr, negatives Vorzeichen - Es ist ebenfalls nicht zulssig, konventionelle Buchungen


mit einem negativen Vorzeichen zu erstellen. Wird vor dem Betrag ein Minus gesetzt, ndert au-
tomatisch die Anordnung von Soll/Haben zu Haben/Soll.

Abbildung7.133:Generalumkehr

Abbildung7.134:Generalumkehr

Die Buchung wird jetzt zwar mit einem negativen Vorzeichen gespeichert aber durch den Soll-
/Haben-Tausch wieder korrekt umgekehrt.

332
13 D-A-CH

Abbildung7.135:Generalumkehr

Minusbuchung - Soll dem entgegengewirkt und eine effektive Minusbuchung erstellt werden, ge-
schieht das ber die Funktion Generalumkehr, die in den "Einstellungen und Zusatzfunktionen"
unter "Buchung" ersichtlich ist. Ebenfalls hier ist ersichtlich, dass die Funktion Lschen und
Bereich lschen fehlt.

Abbildung7.136:Generalumkehr

Abbildung7.137:Generalumkehr

Bevor eine Minusbuchung erstellt wird, muss zuerst Neu Generalumkehr angewhlt werden,
was mit dem Vermerk Generalumkehrbuchung in roter Farbe in der Buchungsmaske ersicht-
lich ist. Die Buchung wird konventionell wie eine Minusbuchung erstellt und abgespeichert je-
doch ohne Vorzeichen!

Im Kontoauszug ist nun die Buchung mit einem negativen Vorzeichen ersichtlich. Durch die
Funktion Generalumkehr generiert das System automatisch das ntige negative Vorzeichen.
Nach dem Abspeichern der Buchung wechselt die Buchungsmaske wieder in den
konventionellen Eingabemodus zurck.

333
13 D-A-CH

Abbildung7.138:Stapelbuchen

Kein Soll-/Haben-Tausch im Buchungsstapel mglich. Verdichten Buchungsstapel - Aufgrund die-


ser Buchungsrichtlinien fehlt im Buchungsstapel in den "Einstellungen und Zusatzfunktionen" die
im Mandantenland Schweiz verfgbare Funktion "Soll/Haben tauschen". Dafr steht eine weitere
Funktion zur Auswahl, die eine Verdichtung von Buchungen innerhalb des Stapels zu-
lsst.

Diese verfgt ber folgende gemeinsame Kriterien:

Belegnummer
Personenkonto
Valutadatum

Generalumkehrbuchung in Kostenrechnung - Es entsteht dadurch ein neuer Stapel mit der Be-
zeichnung Verdichtet von, und die originalen Einfachbelege werden entfernt. Dieser Vor-
gang wird vor allem im Bereich des DATEV-Importes angewendet, da dort keine Sammelbuchun-
gen generiert und die importierten Einzelbelege so zusammengefasst werden knnen. Werden
KOST-Buchungen durch Generalumkehr berichtigt, besteht nun die Mglichkeit, die Gliederung
nicht nach Soll und Haben sondern nach Kosten fix, variabel und nach Umsatz erfolgen zu
lassen. Dafr steht die Auswertung "Kostenrechnung / Kostenstellen / Kostenstellenblatt" zur
Verfgung. Somit besteht die Mglichkeit, die Kosten und die Umstze fr die Kostenstelle de-
taillierter darzustellen.

Abbildung7.139:Kostenrechnung

Die Kosten werden fr die Kostenstelle entsprechend korrekt, in einer Summe verringert, ausge-
wiesen.

Ebenso werden die Umstze fr die Kostenstelle korrigiert in einer Summe ausgewiesen.

334
13 D-A-CH

Schnittstellen Deutschland

Abbildung7.140:Schnittstellen DE Rechnungswesen

Mit dem Modul D-A- CH in der Skalierung Platin sind smtliche notwendigen elektronischen
Schnittstellen fr die entsprechenden Behrden verfgbar:

DATEV
FinanzOnline
Elster
IDEA
XBRL
E-Bilanz

Die Schnittstellen-Programme befinden sich im Men "Schnittstellen / Datev" sowie


"Schnittstellen / Export" und "Schnittstellen / E-Bilanz".

DATEV - Zustzlich steht im R ECHNUNGSWESEN die Mglichkeit des Datev-Importes im CSV- oder
OBE/KNE-Formates zur Verfgung.

ELSTER - Die Einstellungen fr ELSTER werden in den Programmeinstellungen im Applikations-


men, auf der entsprechenden Seite ELSTER vorgenommen.

Abbildung7.141:Elster.

335
13 D-A-CH

IDEA - IDEA steht fr Interactive Data Extraction and Analysis und ist eine aus Kanada
stammende, seit ber 20 Jahren auf dem Markt befindliche Software zur Analyse grosser Daten-
mengen. Die Schnittstelle IDEA stellt die Buchungsdaten in einem Format bereit, welches deut-
sche Buchprfer mit gngigen Prfprogrammen einlesen knnen.

XBRL - steht fr eXtensible Business Report Language und ist eine auf XML basierende Spra-
che, mit der elektronische Dokumente im Bereich der Finanzberichterstattung erstellt werden.
Insbesondere werden Jahresabschlsse in dieser Sprache generiert.

Mit der Schnittstelle XBRL kann die Deutsche Handelsbilanz an den Bundesanzeiger bermittelt
werden. Die Handelsbilanz dient, anders als die Deutsche Steuerbilanz, nicht als Grundlage der
Besteuerung (Einkommenssteuer), sondern ist die Informationsgrundlage fr Investoren,
zuknftiges Personal oder fr Banken.

E-Bilanz und OptiTax, SQL-Benutzer OptiTax - Als Elektronische Bilanz oder E- Bilanz wird in
Deutschland die elektronische bermittlung einer Unternehmensbilanz an das zustndige Fi-
nanzamt bezeichnet. Grundstzlich sind die Inhalte der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlust-
rechnung fr Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, durch
Datenfernbertragung zu bermitteln. Fr das erste Wirtschaftsjahr, das nach dem 31. Dezem-
ber 2011 beginnt, wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Bilanz und die Ge-
winn- und Verlustrechnung fr dieses Jahr noch nicht durch Datenfernbertragung bermittelt
werden. Eine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung knnen in diesen Fllen in
Papierform abgegeben werden. Beachten Sie in dem Zusammenhang das Deutsche
Einkommenssteuergesetz 5. Die E-Bilanz muss fr das Jahr 2013 elektronisch bermittelt wer-
den und somit ber vollstndig korrekte OptiTaxBuchungsdaten verfgen. Fr die bermittlung
wird das zustzliche Tool OptiTax bentigt. Zudem wird zustzlich automatisch ein entspre-
chender SQL-Benutzer SL_OptiTax angelegt.

Schnittstellen sterreich

Abbildung7.142:Schnittstellen AT Rechnungswesen

Mit dem Modul D-A- CH in der Skalierung Platin sind smtliche notwendigen elektronischen
Schnittstellen fr die entsprechenden Behrden verfgbar:

FinanzOnline
DATEV
IDEA
GDPdU
E-Bilanz
ERV-Jab
BMD

Die Schnittstellen-Programme befinden sich im Men "Schnittstellen / Datev" und "Schnittstellen


/ Export" Export.

336
13 D-A-CH

DATEV - Zustzlich steht im R ECHNUNGSWESEN die Mglichkeit des Datev-Importes im CSV- oder
OBE/KNE-Formates zur Verfgung.

Abbildung7.143:FinanzOnline

FinanzOnline - Fr die elektronische bertragung der sterreichischen Umsatzsteuervoranmel-


dung im vorgeschriebenen Format dient das Programm FinanzOnline. Die Einstellungen fr
FinanzOnline werden in den Programmeinstellungen im Applikationsmen auf der entsprechen-
den Seite FinanzOnline vorgenommen.

Abbildung7.144:GDPdU

GDPdU - steht fr Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen und
entspricht weitreichend IDEA. GDPdU steht fr die Berechtigung des Zugriffes auf die Daten
durch die Finanzverwaltung im Rahmen der Aussenprfung zur Verfgung.

Die GDPdU-Schnittstelle stellt die Buchungsdaten in einem Format bereit, welches sterreichi-
sche Buchprfer mit gngigen Prfprogrammen einlesen knnen.

337
13 D-A-CH

E-Bilanz und OptiTax, SQL-Benutzer OptiTax Siehe separates Kapitel zu diesem Thema.

Abbildung7.145:ERV-JAb

ERV-JAb - steht fr Elektronische bermittlung von Jahresabschlssen an das Firmenbuch.


Auch fr sterreich gibt es die Trennung "Handelsbilanz" und "Steuerbilanz". Hier wird die Han-
delsbilanz bermittelt.

BMD - steht fr Bromaschinen fr Datenerfassung und Aufbereitung und ist die gngige
Lsung der Steuerberater und Unternehmen in sterreich und Deutschland.

338
13 D-A-CH

Anlagenbuchhaltung
Das Programm "Anlagenbuchhaltung" unterscheidet sich in sehr vieler Hinsicht zu einer schweize-
rischen Anwendung. Der massgebende Hauptunterschied liegt darin, dass in den
Mandantenlndern D und A keine Abschreibungsstze erfasst werden knnen, sondern sich die
Abschreibungsbetrge (egal ob linear oder degressiv) anhand einer vorgegebenen Nutzungsdau-
er ergeben. Diese wird in Form einer Tabelle (AfA) mitgeliefert. Wir gehen an dieser Stelle kurz zu-
sammengefasst auf die wichtigsten Unterschiede ein, welche in den Mandantenlndern D und A
zustzlich vorzufinden sind:

Abschreibungsarten

Gebude linear und Gebude degressiv


Keine Eingabe von Abschreibungsstzen, da sich ein solcher aufgrund einer vorgegeben Nut-
zungsdauer automatisch errechnet

Sonderabschreibungsarten - Zustzliche Abschreibung mit Mglichkeit der Eingabe eines


Abschreibungssatzes

AfA-Tabelle - Tabelle nach Branchen der Nutzungsdauer der entsprechenden Wirtschaftsgter

Preisindizies - Festlegung von verschiedenen Preisindizes, die der Anlage hinterlegt werden
knnen

Abschreibungskreise Handelsbilanz und Steuerbilanz - Analog zur "Finanzbuchhaltung" knnen


auch in der Anlagenbuchhaltung Bewegungen nach Handels- und Steuerbilanz getrennt gefhrt
werden.

Bankassistent
Da in Deutschland und sterreich der ESR-Einzahlungsschein unbekannt ist, werden die Zah-
lungseingnge mittels einem Bankkontoauszug und entsprechenden OP-Kennzeichnungen / Zu-
ordnungen ber den Bankassistent vorgenommen und verbucht. Aus diesem Grund sind sehr
viele Funktionen oder Neuerungen im "Bankassistent" primr fr die Mandantenlnder Deutsch-
land und sterreich von Nutzen.

13.7.5 Stammdaten bergreifend

Onlineprfung von USt-ID's


In den "Kunden"- und "Lieferantenstammdaten" als auch bei der Beleg- und Buchungserfassung
knnen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IDs) nun ber eine Schnittstelle zum Bun-
deszentralamt fr Steuern (BZSt) online validiert werden. Zudem kann zum spteren Nachweis
eine amtliche Besttigungsmitteilung fr die Ablage in den eigenen Unterlagen angefordert wer-
den.

339
13 D-A-CH

Dazu wurde die USt-ID-Eingabe um eine Schalterfunktion erweitert:

Prfhistorie: zeigt alle historischen Prfungen an


Online-Prfung: ffnet den Prfdialog
Manuell geprft: Setzt die USt-ID auf manuell geprft

13.8 relevante Geschftsflle D-A-CH


13.8.1 Abwicklung Reihengeschft / Dreiecksgeschft
Ein Reihengeschft besteht dann, wenn mehrere Unternehmer ber denselben Gegenstand
Kaufgeschfte abschliessen und der Gegenstand vom ersten Unternehmer an den letzten Ab-
nehmer transportiert wird.

Kundenadresse Inland / Lieferadresse Ausland / Rechnungsadresse EU-Ausland


Kundenadresse EU-Ausland / Lieferadresse Inland / Rechnungsadresse Ausland
Dreiecksgeschft

Bei einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschft mssen drei Unternehmer mit einer USt-ID
aus drei Mitgliedstaaten der EU beteiligt sein.

Kundenadresse EU-Ausland / Lieferadresse EU-Ausland / Rechnungsadresse EU-Ausland (D)

Wichtig ist, dass der Kunde im Beleg selber der Leistungsempfnger ist. D. h. eine Abwicklung
kann nicht ber eine abweichende Lieferadresse sondern muss gegebenenfalls ber die abwei-
chende Rechnungsadresse erfolgen!

Beispiel 1: Reihengeschft / Dreiecksgeschft mit Zusammenfassender Meldung


Ein Schweizer Unternehmer (U) betreibt eine eigenstndige Filiale in Hamburg. Er soll eine Ma-
schine nach Frankreich (F) liefern. Da er diese Maschine in sterreich bezieht, beauftragt er ei-
nen Spediteur die Maschine beim Unternehmer (A) in sterreich abzuholen und nach Frank-
reich an (F) zu liefern. Da sich die Ware innerhalb der EU bewegt, handelt es sich um eine inner-
gemeinschaftliche Warenlieferung beim Auftragnehmer (Schweiz) und um einen innergemein-
schaftlichen Erwerb beim Auftraggeber (Frankreich).

AUFTRAG

Der Schweizer Unternehmer ist mit der deutschen Filiale umsatzsteuerlich in Deutschland regis-
triert (Deutsche USt-ID) und schickt dem franzsischen Kunden eine steuerfreie Rechnung mit
Steuercode 22 (Leistungen im Ausland, 0%), da es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung
handelt, die aber dennoch in der schweizerischen MWST-Abrechnung als Umsatz (200) und Ab-
zug (221) deklariert werden muss.

340
13 D-A-CH

Abbildung7.146:Rechnung

RECHNUNGSWESEN

Zudem hat der Schweizer Unternehmer diese Lieferung in einer Zusammenfassenden Mel-
dung in Deutschland zu deklarieren. Dies erreicht er, indem er im RECHNUNGSWESEN in den Kon-
teneinstellungen ein separates Erlskonto fr die Zusammenfassende Meldung und als
Dreiecksgeschft kennzeichnet sowie das Land auf Deutschland einstellt und dieses Konto
im Rechnungsbeleg verwendet.

Abbildung7.147:Einstellung zusammenfassende Meldung

Der Franzsische Kunde wird diese Rechnung als innergemeinschaftlichen Erwerb mit
franzsischer Umsatzsteuer besteuern und als Vorsteuer abziehen. Der Schweizer Unternehmer
erhlt von dem deutschen liefernden Unternehmer die Rechnung fr die Maschine steuerfrei,
als Ausfuhrlieferung beim Schweizer handelt es sich um eine steuerfreie Einfuhr.

Abbildung7.148:Zuordnung fr USt. Voranmeldung

Das Konto 3125 wird in Kombination mit dem Steuercode 22 (Leistungen im Ausland) der Deut-
schen USt.-Formularzuordnung der Kennzahl 41 zugewiesen:

Folglich msste das Konto 3125 in Kombination mit dem Steuercode 22 in der schweizerischen
MWST-Formularzuordnung der Kennzahlen 200 und 221 zugewiesen werden. Da aber unsere

341
13 D-A-CH

MWST-Formularzuordnungen bereits im Standard den Steuercode 22 beinhaltet, erbrigt sich


diese Zuweisung.

Abbildung7.149:Kontenzuordnung

Abbildung7.150:Kontenzuordnung

In Deutschland ist es oft blich, solche oder hnliche Transaktionen OHNE


Steuercode zu buchen, was wir aber aus Sicht der Transparenz nicht empfehlen.
Falls dies, z. B. fr eine bessere Unterscheidung, dennoch gewnscht wird, so
kann allen drei Orten die Zuordnung mit 3125 aber OHNE Steuercode erfolgen:

Abbildung7.151:Kontenzuordnung

13.8.2 Umsatz mit Umsatzsteuer, die im Ausland anzumelden ist


Grundstzlich kann ein Ausland- Ausland- Geschft auch ohne D-A- CH- Modul korrekt in der
MWST-Abrechnung der Schweiz deklariert werden. Sollte dieser Geschftsfall ebenfalls der deut-
schen oder sterreichischen Umsatzsteuer unterliegen, bedarf es hierfr das Modul D-A-CH, da
der dafr verwendete Steuerschlssel bei den MWST-Formularzuordnungen DE oder AT wie
auch CH verwendet werden MUSS!

342
13 D-A-CH

Reihengeschft
Ein Schweizer Unternehmer (U) soll eine Maschine nach sterreich (A) liefern. Da er diese Maschi-
ne in Deutschland bezieht, beauftragt er einen Spediteur die Maschine beim deutschen Unter-
nehmer (D) abzuholen und nach sterreich an (A) zu liefern.

AUFTRAG

Bei diesem Reihengeschft liegen zwei Lieferungen vor. Der Deutsche liefert an den Schweizer
und der Schweizer an den sterreicher. Der Schweizer lsst sich umsatzsteuerlich in sterreich
registrieren (sterreichische USt-ID) und schickt dem sterreicher Kunden eine Rechnung mit
der dort geltenden Umsatzsteuer. Diese legt er als neuen Steuerschlssel, z. B. 32, an und stellt
das Land auf sterreich.

Abbildung7.152:Rechnung

Abbildung7.153:Steuerschlssel

RECHNUNGSWESEN

Abbildung7.154:Einstellungen

343
13 D-A-CH

Wir empfehlen ein separates Erlskonto, bei dem das Land auf sterreich einstellt ist. Dieses
Konto ist im Rechnungsbeleg zu verwenden.

Der Umsatz ist in der Umsatzsteuervoranmeldung fr sterreich anzumelden. Dazu wird das
Konto 3220 mit Steuerschlssel 31 in der USt.-Formularzuordnung fr sterreich der Kennzahl
00 und 22 zugewiesen:

Abbildung7.155:Zuordnung fr USt.-Voranmeldung

Abbildung7.156:Zuordnung fr USt.-Voranmeldung

Der Steuerschlssel 32 wird idealerweise in Kombination mit dem Konto 3300 in der schweizeri-
schen MWST-Formularzuordnung der Kennzahl 200 und 221 zugewiesen. Es ist natrlich auch
mglich den Nummernkreis 0 bis 999999 zu verwenden.

Abbildung7.157:Zuordnung fr MWST-Abrechnung

344
13 D-A-CH

Abbildung7.158:Zuordnung fr MWST-Abrechnung

Autovermietung (Filialgeschft)
Ein Schweizer Unternehmer ist als Autovermieter, u. a. in Deutschland ttig. Der Umsatz ist am
Ort der Fahrzeugbergabe zu besteuern, somit in Deutschland. Es ist eine Rechnung mit deut-
scher Umsatzsteuer 19% (Steuerschlssel 30) auszustellen.

Auftrag

Der Schweizer Unternehmer lsst sich umsatzsteuerlich in Deutschland registrieren (Deutsche


USt-ID) und schickt dem deutschen Kunden eine Rechnung mit 19% deutscher Umsatzsteuer.

Abbildung7.159:Rechnung

Rechnungswesen

Der Umsatz ist in der Umsatzsteuervoranmeldung fr Deutschland anzumelden. Der Steuer-


schlssel 30 wird in der Deutschen USt.-Formularzuordnung der Kennzahl 81 zugewiesen.

Abbildung7.160:Zuordnung fr USt.-Voranmeldung

345
13 D-A-CH

Der Steuerschlssel 30 wird idealerweise in Kombination mit dem Konto 3100 in der schweizeri-
schen MWST-Formularzuordnung der Kennzahl 200 und 221 zugewiesen. Es ist natrlich auch
mglich, den Nummernkreis 0 bis 999999 zu verwenden.

Abbildung7.161:Kontenzuordnung fr MWST-Abrechnung

Abbildung7.162:Kontenzuordnung fr MWST-Abrechnung

13.8.3 Weitere Umstze, bei denen die Steuer im anderen Land anzumelden ist

Autovermietung in anderen Lndern


Eine Schweizer Autovermietung betreibt eine Vermietungsstation in Wien. Es ist sterreichische
Umsatzsteuer auszuweisen und an die jeweilige Steuerbehrde des Landes abzufhren.

Die Rechnung ist mit der Umsatzsteuer des Landes auszustellen, in dem das Fahrzeug
bergeben wird. Die umsatzsteuerliche Registrierung im entsprechenden Land ist notwendig,
um die Umsatzsteuer dort anzumelden.

Grundstcksleistungen
Ein Schweizer Dienstleister erbringt Erschliessungsleistungen (Vermessung) an einem in Deutsch-
land gelegenen Grundstck.

Die Rechnung ist mit der Umsatzsteuer des Landes auszustellen, in dem das Grundstck liegt.
Die umsatzsteuerliche Registrierung im entsprechenden Land ist notwendig, um die Umsatz-
steuer dort anzumelden.

346
13 D-A-CH

13.8.4 Sonderfall Zollfreilager

Zolllager
Die Verzollung bzw. Einfuhrbesteuerung wird auf den Zeitpunkt der Auslagerung verschoben.
Keine Verzollung gegen Antrag.

Deutsches Zollfreilager
Ein Schweizer Warenhndler befrdert Waren zur unversteuerten und unverzollten
Zwischenlagerung nach Deutschland in ein Zolllager. Das berbringen der Ware ist als
Innenumsatz nicht umsatzsteuerpflichtig.

Ausfuhr aus dem Zolllager in das Ausland


Befrdert der Schweizer Unternehmer Waren vom deutschen Zolllager in Nicht-EU-Lnder (z. B.
zurck in die Schweiz), fallen keine Einfuhrabgaben an. Die Rechnung ist wie eine bliche Rech-
nung in das Ausland auszustellen.

Ausfuhr aus dem Zolllager in die EU


Befrdert der Schweizer Unternehmer Waren vom deutschen Zolllager in EU-Lnder, fallen
Einfuhrabgaben und Verzollung an. Die Rechnung ist wie eine bliche Rechnung in EU-Lnder
auszustellen.

13.8.5 Reverse Charge Erwerbsteuer (Bezugssteuer)


Bei diesem Verfahren verlagert sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfnger (Rechnungs-
empfnger). Der Leistungsempfnger meldet fr die empfangene Leistung Umsatzsteuer an
und macht diese als Vorsteuer geltend.

Ausgangsseite - Die Rechnung ist steuerfrei (ohne Steuerschlssel) zu erstellen. Die Rechnung
muss den Verweis auf das Reverse Charge-Verfahren enthalten, so dass der Empfnger dies er-
kennt.

Eingangsseite

Abbildung7.163:Erwerbsteuer

Die Rechnung ist mit einem Steuerschlssel vom Typ Erwerbsteuer (Beispiel Steuerschlssel
EW) zu buchen und in der Umsatzsteuervoranmeldung mit Konto und Steuerschlssel der in-
lndischen Umsatzsteuerkennzahl und der inlndischen Vorsteuerkennzahl zuzuweisen. Da die-
se Systematik auch in einem reinen Schweizer Mandanten (ohne Modul D-A-CH) angewendet

347
13 D-A-CH

werden kann, konsultieren Sie hierfr die Dokumentation Anwendungen MWST Spezialflle,
100% Vorsteuer, Import und Export und Zoll.docx.

13.9 Bezugsquellen und verwandte Dokumente


ELSTER: www.elster.de
FinanzOnline: www.bmf.gv.at
ERV-Jab: https://pubservice.portal.at
Dvo: www.dvo.at
BMD: www.bmd.com
Eidgenssische Steuerverwaltung mit diversen Brancheninfos: www.estv.admin.ch
OSEC fr diverse Dokumentationen ber Zoll und Export: www.osec.ch
SELECTLINE-Dokument Anwendungen MWST Spezialflle, 100% Vorsteuer, Import und Ex-
port und Zoll
SELECTLINE-Dokument Anwendung Fremdwhrungen
Weiterfhrende Dokumentationen und Programme unter Dokumente\Allgemein und
bergreifend\Schnittstellen und Tools\D-A-CH

348
14 Lizenz und Gewhrleistung

SELECTLINE ist ein eingetragenes Warenzeichen der SELECTLINE SOFTWARE AG.

Alle Rechte sind vorbehalten. Das Handbuch und die gelieferte Software sind urheberrechtlich
geschtzt. Die Herstellung von Programmkopien ist unzulssig und strafbar. Lediglich die Her-
stellung einer Sicherungskopie fr den persnlichen Gebrauch ist zulssig. Weitere
Programmkopien oder Vervielfltigungen sind nicht zulssig. Zustzliche Handbcher knnen ge-
gen eine Schutzgebhr zzgl. Versandkosten nachbestellt werden. Verstsse gegen das
Urheberrecht oder gegen die nachfolgenden Nutzungsbedingungen knnen straf- und
zivilrechtlich verfolgt werden.

Gegenstand des Vertrages zwischen dem Programmautor und dem Anwender ist das auf dem
Datentrger aufgezeichnete Computerprogramm - im Folgenden S OFTWARE genannt - sowie das
dazugehrige Handbuch. Eigentum erwirbt der Anwender nur an dem krperlichen Datentrger
und an dem Handbuch. An der Software erwirbt der Anwender eine Lizenz zur nicht
ausschliesslichen Benutzung gegen Zahlung einer Lizenzgebhr gemss gesonderter Vereinba-
rung mit der SELECTLINE SOFTWARE AG.

Die im Lizenzpapier definierte maximale Anzahl von Nutzern erhlt die Mglichkeit des zeitglei-
chen Zugriffs (concurrend user) auf das erworbene Programm. Eine namentliche Lizenzierung
jedes Arbeitsplatzes (named user) erfolgt nicht. Die Software darf weder gendert, angepasst,
noch bersetzt werden. Das Vermieten und Verleihen der Software, des Handbuchs oder von
Teilen davon, ist dem Anwender nicht gestattet. Die SELECTLINE-Software gewhrleistet, dass der
Datentrger zum Zeitpunkt der bergabe physikalisch fehlerfrei ist. Die Garantie betrgt sechs
Monate. Sollte der Datentrger fehlerhaft sein, wird dieser nach Rcksendung unverzglich ge-
gen einen fehlerfreien Datentrger ausgetauscht.

Wir weisen jedoch gleichfalls darauf hin, dass es nach dem Stand der Technik nicht mglich ist,
Computersoftware so zu erstellen, dass sie in allen Anwendungen und Kombinationen fehlerfrei
arbeitet. Der Lizenznehmer hat Anspruch darauf, dass die Software im Sinne der Programmbe-
schreibung einsetzbar ist.

Die Haftung fr Schden jeglicher Art, die durch die Benutzung der Software eintreten (z. B. Da-
tenverlust, Betriebsunterbrechung), ist ausgeschlossen, es sei denn, dass wir vorstzlich oder
grob fahrlssig den Schaden herbeigefhrt haben. In einem solchen Fall beschrnkt sich die Haf-
tung auf die Hhe des Kaufpreises der Software. nderungen am Programm und der Programm-
beschreibung bleiben vorbehalten.

April 2016, SELECTLINE SOFTWARE AG

349
15 Index
A
Abkrzungen Anlagenbuchhaltung 174 Auslandszahlungsverkehr 267
Abschlussperioden 21, 203 aussergewhnliche Absetzung 186
Abschreibung 175 Ausserplanmssige Abschreibung 176
Abschreibungsart 180, 189 Auswertungen 101
Abschreibungsbeginn 180, 182 Auswertungen Kostenrechnung 218
Abschreibungskonto 189 Auswertungen Offene Posten 165
Abschreibungskreise 192 Auswertungsdatum 121
Abschreibungsmethode 190 Automatikkonten 44
Abschreibungsvorschau 198 automatische OP Zuordnung 91
Abstimmsumme 81 automatischer Zahlungsverkehr 29
abweichendes Wirtschaftsjahr 20 Autotext 39
Adresse Mandant 24 B
AfA Betrge 175 BAB 224
AHK 179 Bank 57
AHK Minderung 185 Bankassistent 34, 89, 275, 339
Aktualisierung Vorlagemandant 19 Bankbezug 30, 140, 143, 278
Allgemein 7 Bankverbindung 130, 138
Allgemeine Programmbeschreibung 2 Belegart 69, 78
Allgemeines D-A-CH 306 Belegdatum korrigieren 84
Angaben zur Anlage 182 Belegnummer 75
Anlage 176 Belegsperre 130
Anlage aufnehmen 178 Betrag 90
Anlage ER 112 Betreibungsliste 164
Anlagebewegungen 184 Betriebsabrechnungsbogen 224
Anlagen 13 betriebswirtschaftliche Kennzahlen 113
Anlagenbuchhaltung 174 Bewegungen erfassen 184
Anlagespiegel 188, 197 Bewegungen lschen 185
Anlagespiegelgruppen 189 Bewegungsliste 200
Anlagestapel 193 Bezugsquellen und verwandte
Anschaffungsdatum 182 Dokumente 348
Anschrift 24 Bezugszeile 49
Ansicht alle Buchungsstze 99 Bilanz 108
Ansicht Buchungssatz 99 Bilanzen 100
Ansicht Kontenblatt 98 Bilanzentwicklung 109
Ansicht Kosten 100 Bilanzkennzahlen 49
Ansicht Offene Posten 99 Bilanztyp 74
Ansichten 98 Bruttobetrag 76
Ansprechpartner 128 Buchdatum 75
Applikationsmen 7 Buchen 69
Ausbuchen 147 Buchperiode 75
Ausgabeziel 101 Buchschema 212
Ausgleich und Zahlung 139 Buchung anlegen 73
AusgleichsinformationenAusgleich Buchung bearbeiten 74
zurcknehmen 146 Buchung kopieren 74
Ausgleichsroutine 155 Buchung speichern 74
Auslandszahlungen 256 Buchung stornieren 74

350
15 Index

Buchungen neu verarbeiten 81 Endkostenstelle 206


Buchungsarten 73 Erfolgsrechnung 110
Buchungskreise 61 ergebnisabhngige Verteilung 212
Buchungsliste 199 Erinnerungswert 175, 180
Buchungslisten 103 Erffnungsbestand 93
Buchungsmaske 214 Erffnungsbilanz 93
Buchungsmaske konfigurieren 74 Erffnungskonten 45
Buchungsstze fixieren 100 Erffnungssalden 93
Buchungsschema 204 Ersetzungstexte 85
Buchungssperre 40 Erwerbsteuer 40
Buchungstext 34, 59, 76, 84, 140, 143 ES Bank erfassen 243
Budgetabrechnung 222 ES Post erfassen 243
D ESR Bank erfassen 241
D-A-CH 26, 303 ESR Post erfassen 242
D-A-CH im Rechnungswesen 316 Exportsteuerschlssel 53
D-A-CH Intrastat 315 EZ-Assistent 291, 298
DACH 43 EZ einlesen 287
Darstellungsform 113 F
Datenaktualisierung 64 Flligkeit 134, 162
Datenaustausch 33 Flligkeitsberechnung 137
Datenbltter 98 Flligkeitsdaten 130
Datenintegrittsprfung 156 Flligkeitsfrist 157
Datenschutz 5 Flligkeitsliste 169
Datensicherheit 5 Fehlerkostenstelle 202, 215, 217
Datentrgeraustausch 266 Fibukonto 126, 176
DATEV 44 Finanzamt 25, 62
Datev Automatikkonto 44 Finanzkonto 39
Davon Werte 49 fixe Kosten 205
Debitor 39, 136 Fixkurs 56
Debitoren / Kreditoren 233 Forderungen 165, 169
DebitorKreditor 125 Forderungsalter 170
Deckungsbeitragsrechnung 225 Forderungsbuchung 28
degressive Abschreibung 190 Forderungsfolgebuchung 185
Delkredere 132 FormateEtikettenSchriften 64
Diagramm 112 freie Felder 32
direkt zuweisbare Kosten 204, 213 Fremdwhrung 43, 76, 94, 141, 144, 166-167,
Dreiecksgeschfte 44 171, 278
Druckjobs 101 Fremdwhrungen und Zoll (Import/Export) all-
E gemein 303
EDIFACT 268 Fremdwhrungskonto 128
Eigene Daten 13 Funktionen der Buchungsmaske 79
Einfachbeleg 69, 74 G
Eingabesperre 207 Gemeinkosten 207, 226
Einlesevorgang 294 Generalumkehr 80
einmaliger Stapel 84 generelle Funktionen und Informationen 236
Einsatz / Empfehlung Modul D-A-CH 306 Geschftsjahr / Wirtschaftsjahr 20
Einstellungen 228, 278 Geschftsvorflle 60, 78
Einzelkosten 226 Grafiken 112
EK Fehlbetrag 48 Gruppen 48
elektronischer Zahlungsverkehr 228 Gruppenkosten 226

351
15 Index

Gruppierung Kosten 209 Kosten 201


Gltigkeitszeitraum fr Steuer 54 Kosten anlegen 214
H Kosten bearbeiten 217
Hauptkostenstelle 206 Kosten erfassen 213
Hauptkostentrger 206 Kosten separat buchen 216
Hilfeindex 14 Kosten verteilen 217
Hilfskostenstellen 206, 210, 218 Kostenart 202, 204
Hilfskostentrger 206, 210 kostenartabhngige Verteilung 212
I Kostenarten 204, 219
IBAN 131, 256 Kostenartenblatt 219
Informationen 303 Kostenartenbudget 205
Inlandszahlungsverkehr 267 Kostenbudget 221-222
Installation 5 Kostendatenstze 217
Inventarliste 198 Kostendialog 203
Inventarnachweis 197-198 Kostenrechnung 13, 43, 82, 201, 213
Inventarnummer 175 Kostenstellen 202, 221
ISO 20022 301 Kostenstellen & Kostentrger 206
Istversteuerung 55 Kostenstellenblatt 221
J Kostenstellenbudget 208
Jahresabschluss 110 Kostenstruktur 204
Jahresauswertungen 108 Kostentrger 202, 225
Jahresbersicht 112 Kostentrgerblatt 225
Jahresverkehrszahlen 109 Kostentrgerbudget 208
Journal 219, 221 Kostentyp 205
K Kostenverteilung 221
Kalkulationskurs 55 Kreditlimit 130
Kennzahlen 52, 113 Kreditor 39, 136
Kennzeichen 49 Kulanztage 159
Kleindifferenzen ausbuchen 155 Kunden 125
KLNr 75, 126 Kursnderungen 76
kompletter Ausgleich 91 Kursimport 56
Konfiguration Buchungsmaske 69 L
Konsolidierung 23, 28, 44, 61 Lndercodes 62
Konstanten 52 Lnderkennzeichen 43, 54
Kontaktpersonen 128 Landeswhrung 25
Konten 38, 203 Lastschriftverfahren 266
Kontenbudget 205 Leistungen 201
Kontenformel 112 Lieferanten 125
Kontengruppe 47 Liquidittsplanung 169
Kontenplan 46 Liquidittsvorschau 171
Kontenplne 16 Listeneinstellungen 35
Kontenplanstruktur 46 Lizenzierung 14
Kontentyp 39 M
Kontenzuordnung 39 Mahnbelege 162
kontextbezogene Hilfe 4 Mahndatum 160
Kontonderungsassistent 66 Mahneinstellungen 158
Kontoauszug 161, 163 Mahnform 159
Kontoauszug einlesen 277 Mahngebhren 32, 157, 161
Kontoauszug prfen 278 Mahnhistorie 133
Kontokorrentliste 110 Mahninfo 138

352
15 Index

Mahnkonditionen 160 Nummernkreise 60, 192


Mahnposten 163 O
Mahnsperre 130 Offene Posten 12, 89, 125, 285
Mahnstaffel 161 Offene Posten bearbeiten 137
Mahnstufen 31, 138, 157, 163 Offene Posten buchen 89
Mahntext 32, 161 Offene Posten Konten 165
Mahnung 157 Offenen Posten 136
Mahnung lschen 163 OP anlegen 90
Mahnung zurcknehmen 164 OP Ausgleich 27, 89, 141, 144-145, 156, 286
Mahnungen 31 OP Ausgleich anpassen 146
Mahnuntergrenze 158 OP Ausgleichsmaske 141, 144
Mahnvorschlag 158 OP AusgleichZahlung 142
Mahnwesen 157 OP Informationen 151
Mahnzinsen 31, 161 OP Konten Salden Prfliste 166
Mandant 11, 16, 228 OP Kontoauszug 167
Mandant - Einstellungen EZ-Verkehr 232 OP Reorganisation 155
Mandant neu 18 OP Suche 279
Mandant wechseln 24 OP Verteilung 149
Mandanten 16-17 OP Verwaltung 82
Mandanteneinstellungen 24, 174, 201 OP Vortrag 152-153
Mandantenland DE und AT (Skalierung Platin) OP whlen 89
323 OP zusammenfassen 148
Mandantenoptionen 22, 27 OPBeleg 75, 89, 140, 143
Mandantenwhrung 21, 25 P
Manuelle Abschreibung 176 Parameter 120
manuelle OP Zuordnung 90 Periodenabschluss 82
Manueller Zahlungsvorschlag 262 Personalnummer 135
Maskeneditor 36 Personendaten 125
Mehrwertsteuer 114 Personenkonto 75, 90, 126, 153-154
Mehrwertsteuer-Sondervorauszahlung 118 Planmssige Abschreibung 176
Mehrwertsteuer-Zahlungen (DE) (AT) (CH) 118 PLZ Verzeichnis 62
Meldezeitraum 25 Positionen verbuchen 286
Mens des Rechnungswesens 7, 11 Postbank 277
Mitarbeiter 135, 138 Postenliste 136
Monatsauswertungen 103 POWER BI Desktop 122
Monatskurs 57 Preisindex 200
MT940 277 Programmdaten 16
Multicash 277 Programmeinstellungen 15
MWST-Abrechnung (DE - AT - CH) 116 Programmversion 14
MWST-Zusammenfassende Meldung (ReWe) Provision 132
120 Provisionsberechnung 135
N prozentuale Verteilung 211-212
Nachlass 90-91, 140, 144 Prfroutine 81
Nachlass ausbuchen 147 Q
nachtrgliche AHK 185 Quicken 277
Nettobetrag 77 R
neuer Mandant 17 Ratenzahlung 149
NichtFllig Konto 55 Rechnungsabgrenzungsposten 84
Normalabschreibung 190 Rechnungswesen 8
Notizen 81, 100 relevante Geschftsflle D-A-CH 340

353
15 Index

Reporting - Auswertungen 122 Steuerschlssel 52, 76


Rest OP 139, 142, 145 Steuersplitt 137, 148, 153-154
Restbuchwert 175 Steuerumbuchung 97
Restwertverzeichnis 198 Strukturplan 209
Rcklastschrift 28 Stufenleiterverfahren 218
Rumpfwirtschaftsjahr 20 Suchtexte Bankassistent 280, 283
S Summen und Salden 220, 222
Saldenliste 220, 222 Summenvortragskonto 45
Saldovortrag 93 Synchronisierung 125, 137, 166
Sammelbeleg 69, 77 Systeminformation 14
Sammelgruppe 48 T
Sammelkonto 40, 45 Tageskurs 56
Sammelzahlungsgrund 30 Teilabgang 186
Schnittstellen 227 Teilausgleich 90-91, 145
SEPA 237 Teilwertabschreibung 187
SEPA-berweisungen 266 Teilzahlung 140, 143, 284
SEPA-Zahlungsverkehr 257 Textbausteine 63
Seperatoren 102 Textschlssel 130
Sichtbarkeitsebenen 44 Tipp des Tages 5
Skalierung D-A-CH Gold 307 Toolbox 36
Skonto 76, 140, 143 transitorische Buchung 84
Skontoflligkeiten 130 Transitorische Buchungen 87
Skontofristen 134
Skontokonto 45, 55 bernahme Vorjahr 176
Sofortabschreibung 191 berzahlung 91
Sonderabschreibung 190 U
Sonderfall Zollfreilager 347 Umbewertung 151
Speseneinstellung 30 Umbuchung 186
Spesenregelung 236 umsatzabhngige Verteilung 211
Spiegelgruppe 49 Umsatzkosten 205
Splittbuchungen 77-78, 284 Umsatzliste 166
Sprachen 63 Umsatzsteuer 39
Stammdaten 38, 233 Umsatzsteuerauswertungen 20
Stammdatenanpassung 64 Umsatzsteuerzahlungen 26
Standardansprechpartner 128 Unterzahlung 91
Stapel prfen 86 Update Service 4
Stapel verarbeiten 86 V
Stapel verdichten 86 Valutaausgleich 56, 94
Stapel vorverarbeiten 85 Valutaausgleichsbuchung 80
Stapelbuchen 83 Valutadatum 134, 137
Stapelimport 85 Valutakorrekturbuchung 95
Stapelpositionen 85 variable Kosten 205
Starmoney 277 Verbandsmitglied 132
Stempel 120 Verbandsregulierung 132
Steuerart 53 Verbindlichkeiten 165, 169
Steuerbilanz 74 Versicherungswert 200
Steuercode 40 Versteuerungsart 21
Steuerdetails 54 Versteuerungsmethode 21
Steuerkonditionen 54 Verteilung 208
Steuerkonto 54 Verteilungsschemata 207, 210

354
15 Index

Verteilungstyp 211 Zahlungstransfer 265


Vertreter 135, 138 Zahlungsverkehr 29, 138, 157, 159, 169, 245
Verwendungszweck 29 Zahlungsverkehr, diverses 264
Verzugszinsen 31 Zahlungsverzug 170
Vollabgang 185 Zahlungsvorschlag 130
Vorjahreswerte 42, 109, 111 Zahlungsvorschlag Assistent 259
Vorlagemandanten 19 Zahlungsziel 137
Vorsteuer 40 Zentralregulierer 132
Vorberlegung 16 Zielkostenart 211
Vorberlegungen 5 Zugangsbuchung 179
W ZugangslisteAbgangsliste 199
Whrung 21, 55, 76, 94 Zugriffsebene 44
Whrung anpassen 151 Zugriffsrechte 35
Whrungsdifferenzen 94 Zusammenfassende Meldung 43, 117
Whrungsdifferenzkonto 56 Zusatzmodul und Konsolidierung D-A-CH 303
Whrungskurs 141, 144 Zusatztext 80
Whrungsumrechnung 155 Zuschreibung 187
wechselseitige Leistungsabwicklung 110
Wertaufholung 176, 187
Wertverlust 189
WiederbeschaffungslisteVersicherungsliste
200
Wiederbeschaffungswert 200
wiederkehrender Stapel 84
Wirtschaftsgut 189
X
XBRL 49
Z
Zahlbetrag 140, 143
Zahldatum 140, 143, 268
Zhler 47, 49
Zahlsperre 138
Zahlsperre im Auftrag 271
Zahlung 144
Zahlungen ausfhren und verbuchen 263
Zahlungen lschen 147
Zahlungsarten 241
Zahlungsarten SEPA-Basis 272
Zahlungsausgnge 130
Zahlungsbedingungen 129, 132, 134
Zahlungsbereitschaft 169
Zahlungseingang/-ausgang bearbeiten 255
Zahlungseingnge 130
Zahlungsfrist 159
Zahlungskonditionen 129, 134
Zahlungslauf verbuchen 264
Zahlungslufe (Archiv) 245
Zahlungsmoral 169
Zahlungsplan 149
Zahlungstext 30

355