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Elaborao de
Projetos
Apostila
Elaborao
de Projetos
Braslia - 2013
1
ENAP Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
CDU 35(81)
ENAP, 2013
2
Sumrio ENAP
Apresentao........................................................................................................... 7
1.Introduo ............................................................................................................ 8
2.1.Projeto ..................................................................................................................... 9
2.1.2.Caractersticas ....................................................................................................... 10
2.2.1.Definio .............................................................................................................. 18
2.3.1.Fatores .................................................................................................................. 23
3.1.1.Apresentao........................................................................................................ 26
3.2.1.Apresentao........................................................................................................ 28
4.1.1.Apresentao........................................................................................................ 31
4.2.1.Apresentao........................................................................................................ 32
4.3.1.Apresentao........................................................................................................ 32
5.1.1.Apresentao........................................................................................................ 37
5.2.1.Apresentao........................................................................................................ 38
4
5.2.4.Aplicao de Antecipaes e Esperas .................................................................. 39 ENAP
5.3.1.Apresentao ........................................................................................................ 40
5.4.1.Apresentao ........................................................................................................ 41
5.5.1.Apresentao ........................................................................................................ 42
6.1.1.Apresentao ........................................................................................................ 50
6.2.1.Apresentao ........................................................................................................ 50
7.1.1.Apresentao ........................................................................................................ 52
7.2.1.Apresentao ........................................................................................................ 53
5
ENAP 7.2.2.Modelo Emissor Receptor ................................................................................. 54
8.1.1.Apresentao........................................................................................................ 57
8.2.1.Apresentao........................................................................................................ 58
8.3.1.Apresentao........................................................................................................ 59
8.4.1.Apresentao........................................................................................................ 60
8.5.1.Apresentao........................................................................................................ 60
9.4.1.Apresentao........................................................................................................ 64
6
Apresentao ENAP
7
ENAP 1. Introduo
1
A Escola Nacional de Administrao Pblica (ENAP), fundao pblica federal vinculada ao
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, tem como misso estatutria desenvolver
competncias de servidores para aumentar a capacidade de governo na gesto das polticas
pblicas. A Escola estabeleceu como sua finalidade, entre outras, promover, elaborar e executar
os programas de capacitao de recursos humanos para a administrao pblica, conforme art.
1 do Anexo I ao Decreto n 6.563, de 11 de setembro de 2008, que aprova o estatuto da ENAP.
Mais especificamente, a Diretoria de Desenvolvimento Gerencial (DDG) promove e executa
programas e cursos de desenvolvimento tcnico gerencial, que tm por diretriz o
desenvolvimento e aprimoramento das competncias tcnicas e gerencias dos servidores
pblicos, mantendo foco na melhoria da qualidade dos servios pblicos a serem prestados.
Entre os cursos desenvolvidos para o aprimoramento das competncias tcnicas esto o de
Gerenciamento de Projetos, constante em catlogo de oferta, e Elaborao de Projetos que
foi elaborado e ofertado at o final do ano de 2009. O curso de Gerenciamento de Projetos
vem sendo ofertado em turmas abertas, exclusivas e com instituies parceiras desde 2007,
com foco na oportunidade de compreenso dos conceitos envolvidos na gesto de projetos,
de forma a contribuir para a otimizao no uso e controle dos recursos pblicos e para o
cumprimento adequado dos objetivos da administrao. O curso de Elaborao de Projetos foi
ofertado at o ano de 2009 e tinha como objetivo o desenvolvimento das capacidades para
elaborao de projetos conforme o seu roteiro de atividades de ensino.
Em consonncia com o art. 6 do Decreto n. 5.707, de 23 de fevereiro de 2006, a ENAP
oferta turmas abertas regularmente para atendimento de servidores pblicos federais. Assim,
a ENAP apresenta em seu Programa de Capacitao em Gesto Estratgica, os seguintes cursos:
Elaborao de Projetos;
Gerenciamento de Projetos;
Gesto da Estratgia com mtodo BSC;
Elaborao de Indicadores para Avaliao do Desempenho Institucional.
Diante disso, em 2013, a Coordenao-Geral de Programas de Capacitao iniciou um trabalho
de reviso e atualizao do curso de Elaborao de Projetos.
1
Plano de Trabalho EG e EP.
8
2. Conceitos Gerais ENAP
Se estamos estudando projetos, qual a primeira pergunta que nos vem cabea?2
2.1. Projeto
A pergunta :
O que um projeto?
Alm disso, um projeto caracterizado por criar algo novo, algo que no havia sido feito antes
da mesma maneira.
2
Depois dessa, claro!
3
Project Management Institute.
9
ENAP redao de um livro;
reestruturao de um determinado setor ou departamento da instituio;
lanamento de um novo produto ou servio;
realizao de uma viagem;
plano de capacitao.
Precisamos de projetos porque o ambiente mutvel, seja ele poltico, natural, geogrfico,
mercadolgico, econmico, financeiro. Assim, precisamos de projetos para nos ajudar a mudar
algo e nos adaptarmos ao novo ambiente.
O Plano Plurianual (PPA) 2012-2015, Plano Mais Brasil, indica que precisamos de projetos
na administrao pblica federal (APF) para (...) apoio do Governo Federal, principalmente
aos municpios, quanto capacitao e assessoria para os instrumentos de gesto e elaborao
de projetos (...).
2.1.2. Caractersticas
"O PPA 2012-2015 reflete as polticas pblicas e organiza a atuao governamental por meio
de Programas Temticos e de Gesto, Manuteno e Servios ao Estado, assim definidos:
(...)"
A Lei n 12.593, de 18 de janeiro de 2012, que institui o Plano Mais Brasil, define os seguintes
tipos de programas:
"I - Programa Temtico: que expressa e orienta a ao governamental para a entrega de bens e
servios sociedade; e
10
ENAP
O ciclo de vida do projeto definido por um conjunto de fases, sequenciais ou no, cuja finalidade
facilitar o gerenciamento de suas atividades (Figura 1). As fases de um projeto dependem da
metodologia4 aplicada, que decorre da cultura organizacional para projetos, da natureza do projeto
e de sua rea de aplicao (engenharia, tecnologia da informao, aquisies, polticas pblicas).
4
Metodologia o estudo dos mtodos, ou as etapas que devem ser seguidas, de um determinado processo.
A palavra mtodo vem do grego (methodos, met hodos), que significa caminho para chegar a um fim.
11
ENAP A Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI), do Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto (MP), rgo central do Sistema de Administrao dos Recursos de
Tecnologia da Informao (SISP) desenvolveu uma metodologia de gerenciamento de projetos
denominada MGP-SISP5 . Essa metodologia um conjunto de boas prticas em gerenciamento
de projetos para os rgos da administrao pblica.
Os produtos de uma fase so insumos das fases posteriores. Cada fase, por sua vez, gera
seus prprios subprodutos. Ao final de cada fase deve-se realizar uma avaliao da situao
para determinar se o projeto precisa de correo e se deve continuar ou no (Figura 2).
As caractersticas bsicas do ciclo de vida do projeto demonstram a seguinte estrutura:
Incio do projeto;
Preparao e planejamento;
Execuo dos trabalhos, conforme as caractersticas e rea de aplicao do projeto;
Encerramento e aceitao dos resultados do projeto.
5
Maiores informaes a respeito da MGP-SISP podem ser obtidas em: http://www.sisp.gov.br/mgpsisp/
wiki/Apresentacao
12
ENAP
13
ENAP Cada uma dessas estruturas citadas acima influencia de diferentes formas o desempenho
da organizao para execuo de seus projetos. A Tabela 3 apresenta um comparativo entre
diversas caractersticas de projeto e as estruturas organizacionais:
14
O gerente de projetos um profissional cujo perfil deve possuir: ENAP
15
ENAP
16
A organizao deve buscar alcanar um nvel de maturidade para uma equipe ENAP
autogerenciada.
Qual o grau de maturidade da sua equipe de projetos?
Qual o grau de maturidade do seu grupo funcional?
Para alcanar um alto grau de motivao da equipe preciso, para cada membro:
Conhecer o objetivo de seu trabalho
Conhecer suas competncias
Conhecer sua posio na equipe
Ter seu trabalho valorizado
Ter suas ideias respeitadas
Ter claro entendimento das decises tomadas
Conflitos ocorrem quando o comportamento de uma parte impede ou dificulta a realizao
dos objetivos de outra. So fontes de conflitos: diferenas culturais, ambio, preguia,
objetivos adversos. Existem trs tipos de conflitos:
Intrapessoal ocorre no mesmo indivduo;
Interpessoal ocorre entre indivduos; e
Intergrupal ocorre entre grupos de indivduos.
bastante comum vermos projetos que fracassam. Isso ocorre, entre outros fatores, porque:
Metas e objetivos so mal estabelecidos;
Metas e objetivos no so compreendidos pela equipe tcnica;
Metas so inatingveis;
A equipe no detm o conhecimento necessrio para realizao de suas atividades; e
Ocorrem eventos inesperados.
Que fatores vocs poderiam apontar para dizer por que (alguns) projetos fracassam
na administrao pblica?
17
ENAP Assim, so fatores crticos de sucesso para qualquer projeto:
2.2.1. Definio
18
Dos benefcios da aplicao da disciplina de gerenciamento de projetos citamos: ENAP
19
ENAP Computing Technology Industry Association (CompTIA), com sua Certificao IT Project+;
Project Management Institute (PMI).
Bastante popularizado no Brasil, o PMI sistematizou os conceitos, tcnicas e melhores
prticas de gerenciamento de projeto. Possui a certificao melhor reconhecida no mercado
nacional, sendo marco de comprovao profissional, denominada Project Management
Professional (PMP). Esse instituto publica um guia de conhecimento em gerenciamento de
projetos denominada PMBOK Guide A Guide to the Project Management Body of Knowlegde.
Por ser um curso de elaborao de projetos, este trata detalhadamente dos processos de
iniciao e de planejamento. Os processos de execuo, monitoramento e controle e
encerramento so detalhados no curso de Gerenciamento de Projetos, da ENAP.
A Figura 10 apresenta o mesmo relacionamento entre os grupos de processo de forma mais
atualizada.
20
ENAP
A Figura 11 apresenta como os processos se relacionam quando tratamos das diversas fases
dos projetos. Assim, vemos que, para cada fase, todos os processos ocorrem da mesma forma.
Como vimos anteriormente, os produtos de uma fase "alimentam" a fase seguinte.
Os grupos de processos no so eventos distintos entre si, mas ocorrem, de forma geral, ao
mesmo tempo, variando o nvel de atividade (uso de recursos) ao longo do tempo (Figura 12).
O nvel de atividade de cada grupo de processos tambm varia de intensidade em cada fase do
projeto. Assim, nas fases iniciais do projeto, os processos de iniciao e planejamento utilizam
mais recursos que nas demais; nas fases intermedirias, os grupos com maior nvel de atividade
so os de execuo e de monitoramento e controle; e, finalmente, nas fases finais do projeto,
o grupo com maior nvel de atividade o de encerramento.
21
ENAP A Figura 13 apresenta o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act6 ) comparando-o com o ciclo de
vida do projeto. O Ciclo PDCA, idealizado por Shewhart e efetivamente aplicado por Deming,
um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contnua. O ciclo se inicia pelo
planejamento, continua com a execuo do conjunto de aes planejadas, verifica-se se o
que foi executado estava de acordo com o planejamento definindo-se aes para eliminar
ou mitigar os efeitos negativos na execuo. Ento, ciclicamente, retorna-se fase de
planejamento e assim por diante. No entanto, a natureza finita do projeto implica em um
incio-meio-fim.
6
Planejar-Fazer-Conferir-Agir.
22
ENAP
No total, o PMI define 42 processos das nove rea de conhecimento, distribudos nos cinco
grupos de processos. No entanto, neste curso de elaborao de projetos, nos dedicaremos aos
grupos de processos de iniciao e planejamento das sete disciplinas marcadas na figura acima.
Sero, no total, 20 processos.
2.3.1. Fatores
23
ENAP
Cada organizao tem sua forma prpria de gesto das demandas. De qualquer forma, as
solicitaes de demandas devem ser formais, podendo ser informatizadas ou no. A Instruo
Normativa SLTI/MP 04/2010, que dispe sobre o processo de contratao de solues de
tecnologia da informao pelos rgos integrantes do Sistema de Administrao dos Recursos
de Informao e Informtica (SISP) do Poder Executivo Federal, instituiu o Documento de
Oficializao da Demanda (DOD).
24
A MGP-SISP, apresentada no item 2.1.6 Ciclo de Vida do Projeto, tambm adota o DOD. O ENAP
25
ENAP 3. rea de Conhecimento: Integrao
A rea de conhecimento Integrao contempla processos dos 05 grupos. Conforme j
sinalizado anteriormente, o curso de "Elaborao de Projetos" apresentar detalhadamente
os processos de Iniciao e de Planejamento.
Assim, estudaremos os seguintes processos:
3.1.1. Apresentao
26
3.1.2. Termo de Abertura do Projeto TAP ENAP
27
ENAP Esclarecimento de dvidas dos participantes; e
Obteno do comprometimento de todos com o alcance dos resultados esperados.
Deve-se elaborar uma ata dessa e de qualquer reunio, que dever ser inserida no "dirio
do projeto", contemplando, por exemplo:
Dados da reunio como localizao, data e hora de incio e trmino;
Identificao dos participantes;
Pauta;
Relato das discusses ocorridas durante a reunio;
Aes a serem adotadas (descrio, responsvel, data limite);
Dados da prxima reunio; e, novamente,
Aprovao de todos os participantes.
3.2.1. Apresentao
"Processo de anlise e explicitao dos objetivos, metas e estratgias necessrios para que o
projeto, durante seu ciclo de vida, possa alcanar plenamente seus objetivos de custo, cronograma
e desempenho tcnico".
O que Escopo?
7
http://michaelis.uol.com.br.
8
Conjunto Universo o conjunto ao qual pertencem todos os elementos envolvidos em um determinado
assunto ou estudo, e simbolizado pela letra U.
30
4.1. Levantamento de Requisitos ENAP
4.1.1. Apresentao
Trata-se do registro formal dos requisitos do projeto que atendem s necessidades da rea
de negcio requisitante. Esses requisitos devem ser mensurveis e, portanto, que podem ser
monitorados e controlados. Esse documento dever contemplar, no mnimo:
Necessidade do negcio, descrevendo situao atual e situaa desejada;
Objetivos do negcio e do projeto;
Requisitos funcionais ("o qu") e no funcionais (nveis de servio, desempenho,
tecnologia, segurana, leis e regulamentos);
Critrios de aceitao das entregas;
Impacto em outras reas da organizao;
Necessidades de tecnologia, treinamento e outras;
Premissas e restries.
31
ENAP Declarao do Escopo detalhada;
Definio do processo que permite a criao, manuteno e aprovao da Estrutura
Analtica do Projeto EAP ou Work Breakdown Structure WBS;
Processo para verificao e aceitao formais das entregas;
Processo para controlar as solicitaes de mudanas da Declarao do Escopo detalhada.
4.2.1. Apresentao
4.3.1. Apresentao
32
O processo de Elaborao da Estrutura Analtica do Projeto identifica as entregas do projeto ENAP
e o trabalho a ser realizado. Esse processo possui as seguintes entradas e sadas (Tabela 10):
33
ENAP
De fato, a diferena entre um EAP e o outro apenas uma deciso metodolgica do gerente
do projeto, ou do costume da organizao. Assim, possvel construir o EAP de diversas
maneiras, como, por exemplo:
No nvel 1 colocar as fases do ciclo de vida do projeto e nos nvel inferiores colocar as
entregas (Figura 21);
No nvel 1 colocar as entregas principais;
No nvel 1 colocar subprojetos desenvolvidos externamente ou por outras equipes de
projeto da organizao. Nesse caso, cada subprojeto dever ter sua prpria EAP (Figura 22).
Ento, para desenvolver uma EAP necessrio realizar as seguintes atividades:
Identificao e anlise das entregas e o trabalho para realiz-las;
Estruturao e organizao da EAP;
Decomposio dos nveis mais altos detalhando os componentes;
Definio do nvel adequado de decomposio do trabalho.
34
ENAP
35
ENAP 5. rea de Conhecimento: Tempo
A rea de conhecimento Tempo contempla processos dos grupos de Planejamento e
Monitoramento e Controle. No entanto, conforme j sinalizado anteriormente, o curso de
"Elaborao de Projetos" apresentar detalhadamente os processos de Planejamento.
Assim, estudaremos os seguintes processos:
So "ladres" de tempo:
Trabalho que precisa ser refeito;
Canais de comunicao ineficazes;
Espera por pessoas;
Falta de informao pronta para ser usada;
Muitos nveis de reviso;
Excesso de reunies;
Objetivos e metas vagas;
Desorganizao de superiores;
Excesso de viagens;
Desejo de perfeio.
Rapidamente, no planejamento do projeto temos:
36
5.1. Definio das Atividades ENAP
5.1.1. Apresentao
A Lista das Atividades contm todas as atividades do cronograma que sero realizadas no
projeto. Essa lista apresenta um identificador e descrio do escopo do trabalho de cada atividade.
Ao final do planejamento, a Lista de Atividades dever contemplar outros atributos como
relao de dependncia com outras atividades, responsveis, antecipaes, datas impostas,
restries. Os atributos sero definidos de acordo com a rea de aplicao e natureza do projeto.
5.2.1. Apresentao
37
ENAP
A Figura 25 apresenta esse mesmo modelo representando as atividades nas flechas (Activity
On Arrow).
5.3.1. Apresentao
39
ENAP pessoas, equipamentos necessrios para a realizao das atividades. Esse processo possui as
seguintes entradas e sadas (Tabela 15):
A Estrutura Analtica dos Recursos uma estrutura hierrquica dos recursos identificados e
organizados por categoria e tipo. A Figura 26 abaixo apresenta um exemplo de uma estrutura
desse tipo para um projeto de desenvolvimento de sistemas.
9
http://www.microsoft.com/project/pt-br/default.aspx
10
http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=31574974
11
http://www.projectlibre.org/
12
http://sourceforge.net/projects/openproj/
40
5.4. Estimativa de Durao das Atividades ENAP
5.4.1. Apresentao
41
ENAP 5.5. Elaborao do Cronograma
5.5.1. Apresentao
Esse assunto j foi introduzido no item 5.2.2 Mtodo do Diagrama da Precedncia. Agora
apresentaremos maiores detalhes. A Figura 27 apresenta um exemplo da Rede do Cronograma.
O Mtodo do Caminho Crtico nos permite calcular algumas datas importantes para as
atividades do projeto, conforme se segue:
Primeira Data de Incio (PDI);
Primeira Data de Trmino (PDT);
ltima Data de Incio (UDI); e
ltima Data de Trmino (UDT).
A Figura 29 abaixo apresenta a representao da atividade incluindo a descrio da atividade,
sua durao e as datas planejadas citadas acima (PDI, PDT, UDI e UDT).
A Folga Total de uma atividade o atraso mximo que essa atividade pode sofrer sem
atrasar o projeto. Assim:
Assim, podemos calcular a Folga Total de cada uma das atividades do projeto (Tabela 19). O
Caminho Crtico ser aquele formado pelas atividades que no possui qualquer folga para sua
execuo. No exemplo acima, o Caminho Crtico aquele formado pelas atividades A-D-G-H.
13
Para esse exemplo, consideramos o dia de trabalho como a unidade de tempo.
44
ENAP
O Diagrama de Gantt foi desenvolvido pelo engenheiro Henry Gantt, em 1917, para
acompanhar o desempenho dos membros de uma equipe de produo. Essa mesma ideia
utilizada para representar as atividades do projeto e suas relaes de dependncia e durao.
Esse diagrama utilizando tanto para ajudar no planejamento do projeto quanto no
gerenciamento de sua execuo, podendo apresentar informaes de tempo, recursos e custos.
A Figura 32 apresenta um exemplo do Diagrama de Gantt, como apresentado na ferramenta
de gerenciamento de projetos MS-Project.
45
ENAP
46
ENAP
Essa tcnica possibilita a reduo do cronograma do projeto sem mudar o seu escopo para
atender restries, datas impostas e outros objetivos. Existem duas formas de execuo dessa
tcnica:
Compresso (Crashing): deve-se avaliar os custos de reduo da durao das atividades
e a possibilidade de se transferir recursos das tarefas no crticas ou adicionando recursos
extras;
Sobreposio ou Paralelismo (Fast Tracking): deve-se avaliar a possibilidade de execuo
das atividades em paralelo e o risco de retrabalho.
48
6. rea de Conhecimento: Custos ENAP
O objetivo dos processos de Gerenciamento dos Custos que, ao final, o projeto alcance os
resultados esperados dentro do oramento aprovado. Para isso, deve-se fazer as seguintes
consideraes:
Os interessados podem medir os custos do projeto de diferentes maneiras;
Projetos de menor escopo, a estimativa de custos e oramentao podem ser
consideradas um nico processo;
Informaes histricas so importantes para melhores estimativas;
Existe uma forte conexo entre o gerenciamento de custo e de tempo;
preciso bastante cuidado com mudanas no projeto.
Agregando o planejamento de custos, o planejamento do projeto adota a configurao
mostrada na Figura 37 abaixo:
49
ENAP 6.1. Estimativa de Custos
6.1.1. Apresentao
6.2.1. Apresentao
50
ENAP
Os Custos Diretos so aqueles relacionados com a proviso dos aspectos diretos da produo,
incluindo material e mo-de-obra. Podemos citar, por exemplo: custos de recursos humanos,
materiais, contratos, apoio, mquinas e equipamento.
Os Custos Indiretos so aqueles que no so apenas atribuveis a um aspecto da produo,
mas que esto distribudos em muitos deles. Podemos citar, por exemplo: custos com
benefcios adicionais (frias e planos de sade), despesas gerais (aluguel, servio telefnico,
luz e refrigerao) e custos administrativos.
51
ENAP 7. rea de Conhecimento: Comunicaes
A rea de conhecimento Comunicaes contempla processos dos grupos de Iniciao,
Planejamento, Execuo e Monitoramento e Controle. No entanto, conforme j sinalizado
anteriormente, o curso de "Elaborao de Projetos" apresentar detalhadamente os processos
de Iniciao e Planejamento.
Assim, estudaremos os seguintes processos:
7.1.1. Apresentao
14
Segundo Rita Mulcahy.
52
7.1.2. Registro dos Interessados ENAP
Feita a coleta e anlise de informaes para identificar quais interesses devem ser
considerados durante o projeto, trata-se do registro detalhado de identificao dos
interessados, tais como: nome, cargo ou funo, papel que desempenhar no projeto, contato.
Tambm deve-se registrar quais as principais expectativas, qual a influncia sobre o projeto e
qual momento do ciclo de vida do projeto ser mais atuante. Por fim, dever ser feita uma
classificao dos interessados.
Na fase de iniciao dever ser definida uma estratgia para gerenciamento dos
interessados, visando potencializar o apoio ao projeto e minimizar os efeitos negativos sobre
o projeto. Deve-se salientar que algumas dessas avaliaes podero ser confidenciais e caber
ao gerente do projeto avaliar a oportunidade e convenincia de registrar esse tipo de
informao nos documentos do projeto.
7.2.1. Apresentao
53
ENAP 55% de toda a comunicao no-verbal;
Deve-se praticar a "Escuta ativa", isto , o receptor deve confirmar que est escutando,
confirmar o entendimento e pedir mais explicao;
A maioria das pessoas no sabe escutar;
Deve-se ter cuidado com a "preguia do crebro", isso acontece que se considera a
informao encerrada antes de ser concluda;
A responsabilidade de uma comunicao efetiva do emissor.
54
7.2.3. Plano de Gerenciamento das Comunicaes ENAP
55
ENAP 8. rea de Conhecimento: Riscos
A rea de conhecimento Riscos contempla processos do grupo de Planejamento e
Monitoramento e Controle. No entanto, conforme j sinalizado anteriormente, o curso de
"Elaborao de Projetos" apresentar detalhadamente os processos de Planejamento.
Assim, estudaremos os seguintes processos:
56
8.1. Planejamento do Gerenciamento de Riscos ENAP
8.1.1. Apresentao
57
ENAP 8.2. Identificao de Riscos
8.2.1. Apresentao
O processo de Identificao de Riscos determina os riscos que podem afetar o projeto. Esse
processo possui as seguintes entradas e sadas (Tabela 30):
um processo iterativo.
15
Da sigla em ingls: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats.
58
8.2.2. Registro de Riscos ENAP
8.3.1. Apresentao
O processo de Anlise Qualitativa de Riscos determina a priorizao dos riscos para anlise
ou ao adicional subsequente atravs de avaliao e combinao de sua probabilidade de
ocorrncia e impacto. Esse processo possui as seguintes entradas e sadas (Tabela 31):
59
ENAP Riscos agrupados por categoria;
Riscos que exigem resposta a curto prazo;
Riscos para anlise e resposta adicionais;
Tendncias.
O processo de Anlise Quantitativa de Riscos determina a anlise numrica do efeito dos riscos
identificados nos objetivos gerais do projeto. Ele possui as seguintes entradas e sadas (Tabela 32):
60
ENAP
A Tabela 34 abaixo apresenta as estratgias para respostas aos riscos negativos ou ameaas.
A Tabela 35 abaixo apresenta sugestes gerais para que seja adotada uma estratgia
especfica para cada grau de perda decorrente do risco.
61
ENAP A Tabela 36 apresenta alguns exemplos de aes que podem ser adotadas para tratar riscos
negativos ou ameaas conforme a estratgia definida.
A Tabela 34 abaixo apresenta as estratgias para respostas aos riscos negativos ou ameaas.
62
9. rea de Conhecimento: Aquisies ENAP
63
ENAP 9.2. Jurisprudncia do TCU
9.4.1. Apresentao
64
As ferramentas e tcnicas empregadas no processo de Identificao de Riscos so: ENAP
65
4
Slides
5
Elaborao de Projetos
Participantes
Nome e cargo
Funo e rgo/departamento onde
trabalha
Experincia anterior com projetos
Expectativas para o curso
Outras paixes alm de projetos e dos
estudos...
Curso Programa ENAP
Programa Gesto Estratgica
Elaborao de Projetos
Gerenciamento de Projetos
Gesto da Estratgia com mtodo BSC
Elaborao de Indicadores de Desempenho
Institucional
Elaborao de Projetos
Curso
Metodologia de Ensino
Aulas expositivas com recursos de projeo
Discusso em sala
Reviso da matria apresentada
Prtica em sala
Elaborao de Projetos
Plano de Aula
Horrio
Manh: de 08h00 s 12h00
Tarde: de 14h00 s 18h00
Intervalos
20 min em cada turno
Perguntas
A qualquer momento
Elaborao de Projetos
Objetivos
Discutir os aspectos relacionados a Projetos
Projetos.
Elaborao de Projetos
Acordo de Convivncia
Respeito ao horrio das aulas
Pontualidade e assiduidade
Co-administrao do tempo
No uso do celular
Compromisso e comprometimento
Alegria e sinergia
Respeito s ideias
Foco e objetividade
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Agenda Dia 01
Conceitos Gerais
Elaborao de Projetos
CONCEITOS GERAIS
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Voc poderia citar um exemplo de projeto?
Conceitos Gerais
Definio Clssica de Projeto
"Projeto um empreendimento nico, no qual recursos
humanos, materiais e financeiros so organizados de
forma a tratar um escopo nico de trabalho, a partir de
uma dada especificao, com restries de custo e de
tempo,
p p para atingir
g uma mudana benfica definida p por
meio de objetivos quantitativos e qualitativos." (TURNER e
MLLER, 2002)
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais Professor, o que
PMI?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Na Administrao Pblica:
"PROJETO um conjunto de atividades ou medidas planejadas para
serem executadas com:
a. responsabilidade de execuo definida;
b. objetivos determinados;
c. abrangncia (ou escopo) definida;
d prazo delimitado;
d. d li it d
e. recursos especficos.
Alm disso, um projeto caracterizado por criar algo novo, algo que
no havia sido feito antes da mesma maneira." (Manual de Gesto de Projetos -
TCU, 2006)
Elaborao de Projetos 14
Conceitos Gerais
Por que precisamos de projetos?
O ambiente mutvel, seja ele poltico, natural,
geogrfico, mercadolgico, econmico, financeiro.
Ento, professor,
sempre precisamos de
algo novo?
Elaborao de Projetos 15
Conceitos Gerais
Por que precisamos de projetos na APF?
"(...) apoio do Governo Federal, principalmente aos
municpios, quanto capacitao e assessoria para os
instrumentos de gesto e elaborao de projetos; (..)".
(Plano Mais Brasil PPA 2012-2015)
Elaborao de Projetos 16
"Algo novo"
Conceitos Gerais
Atividades com
Caractersticas do Projeto acompanhamento
e controle
Empreendimento no repetitivo
Sequncia clara e lgica de eventos Metas e
resultados
Incio, meio e fim "Ciclo de vida" estabelecidos
Objetivo claro e definido Alguma
dvida?
Conduzido por pessoas
Projetos utilizam recursos Humanos,
materiais,
Parmetros predefinidos financeiros
Referncias
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Plano Programas e Projetos.
Plano, Projetos
"O PPA 2012-2015 reflete as polticas pblicas e organiza
a atuao governamental por meio de Programas
Temticos e de Gesto, Manuteno e Servios ao
Estado, assim definidos:
(...)
(...)"
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Plano Programas e Projetos.
Plano, Projetos
"I - Programa Temtico: que expressa e orienta a ao
governamental para a entrega de bens e servios
sociedade; e
II - Programa de Gesto, Manuteno e Servios ao
Estado: que expressa e orienta as aes destinadas ao
apoio, gesto e manuteno da atuao
governamental."
(LEI N 12.593, de 18 de janeiro de 2012, institui o Plano Plurianual da Unio para o perodo de
2012 a 2015.)
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Plano Programas e Projetos.
Plano, Projetos
Projeto, ento, o mecanismo usado pela administrao
pblica para desenvolver os programas governamentais.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Projeto versus Desenho:
Projeto (project): qualquer parte do trabalho que
realizado.
Ento um projeto de
arquitetura no um
projeto, um desenho?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Projeto versus Operao
Projeto Operao
Temporrio Permanente
Original Repetitivo
Multifuncional Funcional
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Ciclo de vida do projeto Conjunto de fases
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Ciclo de vida do projeto Conjunto de fases
Subprodutos da Corrigir ?
Fase
fase anterior Continuar ?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Caractersticas do ciclo de vida do projeto
Equipe
Custo
Tempo
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Sistemas organizacionais
Os projetos so influenciados pela organizao.
Maturidade
Cultura
Estrutura organizacional
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Sistemas organizacionais
As organizaes funcionais so aquelas que
apresentam uma clara diviso das gerncias funcionais
por especialidade
Produo
Marketing
C t bilid d
Contabilidade
Recursos Humanos
Compras
...
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Sistemas organizacionais
As organizaes baseadas em projetos (ou
projetizadas) so aquelas cujas operaes consistem
principalmente na realizao de projetos
Organizaes cuja finalidade advm da execuo de projetos
para outras organizaes
Organizaes que adotaram o gerenciamento baseado em ou
por projetos
Elaborao de Projetos
Como minha
Conceitos Gerais instituio
funciona?
Estrutura da Matricial
Organizao
Funcional Projetizada
Caractersticas
Fraca Balanceada Forte
do projeto
Conceitos Gerais
Nveis Gerenciais
Gerncia Estratgica: formular, implementar e avaliar
a linha de aes.
Gerncia Administrativa: fazer funcionar a estrutura
organizacional para que as aes definidas pela
gerncia estratgica obtenham os resultados
esperados.
d
Gerncia Operacional: programar as operaes da
organizao.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Interessados (stakeholders)
Pessoas ou organizaes que atuam ativamente no
projeto, envolvidas de forma direta ou indireta, cujos
interesses podem influenciar sua execuo de maneira
positiva ou negativamente.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Patrocinador do projeto
Possui autoridade e capacidade de influenciar nos
destinos do projeto
Aprova iniciao, mudanas e entregas do projeto
Faz arbitragem de conflitos no dirimidos pelo gerente
do projeto
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerente do Projeto
Conduz o projeto para que atinja seu objetivo
Coordena as atividades da equipe
Assegura que os recursos necessrios estejam
disponveis no momento certo
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Sei no, hein,
professor! Ser
que no assim?
Gerente do Projeto
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Qual o perfil do gerente de projetos?
Capacidade de liderana e de integrao da equipe
Capacidade de definir objetivos e metas
Capacidade de negociao e de gerir conflitos
Capacidade de perceber mudanas no ambiente
Conhecimento da cultura da organizao
Capacidade de ouvir e entender o outro
Elaborao de Projetos
Acho que
Conceitos Gerais sim!
E a tecnologia empregada?
Acho que no
sei! O que voc
acha, professor?
Elaborao de Projetos
Como poderia
Conceitos gerais definir meu
chefe?
Estilos de Gerncia
Modelo de Blake e Mouton
1.1 empobrecida
1.9 "country club"
9.1 autoridade e obedincia
9.9 de equipe
5.5 organizao
g ep pessoas
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Equipe de projetos
Grupo com finalidade determinada, time
Os objetivos de cada um voltados para o objetivo do
projeto
Os membros participam do planejamento e das
decises
Necessidades e pproblemas individuais compartilhados
p
Busca da equipe autogerenciada
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Qual o grau de maturidade da sua equipe
de projetos?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Motivao da equipe
Conhecer o objetivo de seu trabalho
Conhecer suas competncias
Conhecer sua posio na equipe
Ter seu trabalho valorizado $$$,
professor?
Ter suas ideias respeitadas
Ter claro entendimento das decises tomadas
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Administrao de Conflitos
Comportamento de uma parte que impede ou dificulta
a realizao dos objetivos de outra.
Fontes: diferenas culturais, ambio, preguia,
objetivos adversos
Tipos:
Intrapessoal no mesmo indivduo
Interpessoal entre indivduos
Intergrupal entre grupos de indivduos
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Por que (alguns) projetos fracassam?
Metas e objetivos mal estabelecidos
Metas e objetivos no compreendidos pela equipe tcnica
Metas inatingveis
Equipe sem o conhecimento necessrio
Eventos inesperados
... o que mais?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Que fatores vocs poderiam apontar para
dizer por que (alguns) projetos fracassam na
administrao pblica?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Critrios de Sucesso
"O projeto bem sucedido aquele que:
entregue no prazo e dentro do oramento previsto;
Apresenta a qualidade esperada;
Ao final, encontra a satisfao do cliente, da
organizao
i executorat edda equipe
i envolvida"
l id " (Martins,
2002)
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Selecionar os processos adequados...
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento de projetos:
"A formalizao da disciplina se prope a minimizar as
surpresas na execuo dos trabalhos, antecipando
situaes desfavorveis, desenvolver diferenciais
competitivos, agilizar as decises e documentar e
facilitar as estimativas p
para p
projetos
j futuros." (VARGAS, 2003)
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Por que precisamos do gerenciamento de
projetos?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Em que consiste gerenciar um projeto?
Identificar os requisitos
Identificar e contemporizar as expectativas e
interesses dos diversos interessados
Balancear as restries de escopo, custo, tempo,
qualidade e outras
outras.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Em resumo
resumo, gerenciamento de projetos so:
Conhecimentos
Habilidades
Ferramentas e
Tcnicas
aplicados para
atingir...
Requisitos do Projeto
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Benefcios do Gerenciamento de Projetos
Evitar surpresas, antecipando situaes desfavorveis
Agilizar decises
Aumentar o controle gerencial
Facilitar as revises
Otimizar a alocao de recursos
Documentar e realizar estimativas futuras
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Ambiente de Projeto
Ambiente Funcional
Proposta Produo
Ambiente de Projeto
Projeto
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Ambiente de Projeto pode ser um cenrio
complexo
Competitividade
Terceirizao
Agncias reguladoras
Concorrncia
Padres
Preservao
ambiental
b l
Globalizao
Parcerias
Cidadania
Funo social...
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Institutos e associaes dedicadas ao
gerenciamento de projetos:
Association for Project Management (APM)
International Organization for Standardization (ISO)
Office of Government Commerce (OGC)
Computing Technology Industry Association (CompTIA
)
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Institutos e associaes
dedicadas ao
gerenciamento de projetos:
PMI Project Management Institute
Bastante popularizado no Brasil
Project Management Professional (PMP)
Guide to the Project Management Body of Knowlegde (PMBOK)
A base terica do
nosso curso a 4
Edio desse guia.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
O que Processo?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Grupos de Processos de Gerenciamento de
Projetos
Iniciao
Planejamento
Execuo
Monitoramento e Controle
Encerramento
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Iniciao
Iniciao
Planejamento
Planejamento
Monitoramento
e Controle Execuo
Encerramento
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Interao entre fases dos grupos de
processos
Fase n
Iniciao Fase n + 1
Planejamento Fase
n+2
Iniciao
Controle Execuo
Planejamento
Fase Encerramento
Controle Execuo
n-1
Encerramento
Elaborao de Projetos
Tambm no so
Conceitos Gerais fases de um
projeto...
Os processos no so eventos distintos
S atividades
So i id d que se sobrepem,
b com iintensidade
id d
diferente em cada fase do projeto
Embora tambm
Execuo
possam ser...
Entenderam?
Nvel Planejamento
Encerramento
de
Iniciao C t l
Controle
Atividade
Incio Trmino
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais Mas devido ao aspecto
finito do projeto...
Ciclo PDCA*
PDCA de Shewhart e Deming
Planejar
Planejamento Fazer
Execuo
Iniciao Encerramento
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Para selecionar os p
processos mais adequados
q devemos considerar:
Complexidade e tamanho do projeto
Riscos envolvidos
Prazo definido
Conhecimento e experincia da equipe
Recursos disponveis
Informaes histricas
Maturidade da organizao
Estruturas da organizao
rea de aplicao
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
reas de Conhecimento ou de Especializao
Conjunto de conhecimentos
em Gerenciamento de Projetos
Habilidades rea de
interpessoais aplicao
Gerenciamento Entendimento
geral do ambiente
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
So 9 disciplinas do gerenciamento de projetos
S 7 de 9,
professor?
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
So 42 processos das 9 reas de
conhecimento, distribudos nos 5 grupos de
processos.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento da Integrao do Projeto
Grupo Processos
Iniciao Desenvolvimento do Termo de Abertura
Planejamento Desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento do Escopo do Projeto
Grupo Processos
Planejamento Levantamento de requisitos
Definio do escopo
Elaborao da EAP (WBS)
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento do Tempo do Projeto
Grupo Processos
Planejamento Definio das atividades
Sequenciamento das atividades
Estimativa de recursos das atividades
Estimativa de durao das atividades
Desenvolvimento do cronograma
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento do Custo do Projeto
Grupo Processos
Planejamento Estimativa de custos
Desenvolvimento do oramento
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento da Comunicao do Projeto
Grupo Processos
Iniciao Identificao dos interessados (stakeholders)
Planejamento Planejamento das comunicaes
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento dos Riscos do Projeto
Grupo Processos
Planejamento Planejamento do gerenciamento de riscos
Identificao dos riscos
Anlise qualitativa dos riscos
Anlise quantitativa dos riscos
Planejamento da resposta aos riscos
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Gerenciamento das Aquisies do Projeto
Grupo Processos
Planejamento Planejamento das aquisies
20 processos de
42, professor?
Fcil, no?
Elaborao de Projetos
Avaliao do Dia
O que acharam?
Elaborao de Projetos
Agenda Dia 02
Seleo de Projetos
reas de Conhecimento:
Integrao
Escopo (1 parte)
Elaborao de Projetos
SELEO
DE PROJETOS
Elaborao de Projetos
Seleo de Projetos
"Antes
Antes eu era assim...
assim "
31% dos projetos so cancelados antes da concluso.
88% ultrapassam o prazo final, extrapolam o oramento
ou ambos.
Para cada 100 incios, h 94 reincios.
A mdia de estouro do oramento de 189%.
A mdia de estouro do prazo de 222%.
Fonte: Standish Group (rea de TI)
Elaborao de Projetos
Seleo de Projetos
Essa etapa,
etapa na grande maioria dos casos,
casos
anterior ao projeto.
Avaliao tcnica e
Proposta de Projeto
de viabilidade
Elaborao de Projetos
Seleo de Projetos
Geralmente, o gerente de projetos no
Geralmente
envolvido no processo de seleo.
Mas...
Deve apoiar as propostas da instituio
Deve ter uma viso geral das abordagens usadas para a
seleo
l d do projeto
j
Elaborao de Projetos
Seleo de Projetos
Quais os fatores envolvidos na seleo dos
projetos?
Adequao estratgica
Dimenso de sucesso desejado
Retorno esperado para o negcio da instituio
Legislao vigente
C t t e convnios
Contratos i
Oramento
Parcerias
Elaborao de Projetos
Seleo de Projetos
Outras consideraes...
O projeto tem um objetivo claro?
O projeto tem um prazo final razovel?
O patrocinador tem autoridade?
O projeto tem um compromisso financeiro?
Quais os envolvidos?
Elaborao de Projetos
Gesto de Demandas
Cada organizao tem sua forma prpria
Deve ser formal, podendo ser informatizada ou no.
A IN SLTI/MP 04/2010 institui, para aquisies de solues
de TI, o "Documento de Oficializao da Demanda
DOD".
A MGP-SISP adota o DOD, disponibilizado em
www.sisp.gov.br/mgpsisp/wiki/Artefatos
i b/ i / iki/A t f t
O que
SLTI? O que MGP-SISP?
Elaborao de Projetos
Documento de Oficializao da
Demanda
Veremos na
O DOD contm: prtica.
ti
Identificao da rea requisitante
Identificao da demanda
Justificativa
Resultados a serem alcanados
Alinhamento estratgico
Fonte de recursos
Identificao do responsvel
Elaborao de Projetos
Anlise de Viabilidade do Projeto
Tambm chamado de anteprojeto ou pr-projeto
pr projeto
Visa a verificar, de forma prvia, se a demanda
por um projeto vivel ou no
Deve considerar o Plano Plurianual (PPA), o
Planejamento Estratgico Institucional (PEI) e
demais planos relacionados.
relacionados
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
INTEGRAO
Elaborao de Projetos
Processo de Iniciao
Elaborao de Projetos
Elaborao do Termo de
Abertura do Projeto
Deve responder:
Filosofias e polticas gerenciais?
Objetivos e metas principais?
Autoridade real do gerente de projeto?
Principais marcos do projeto?
Peculiaridades?
Expectativas?
Elaborao de Projetos
Termo de Abertura
Trata da documentao das necessidades de
negcios, da justificativa do projeto, do
entendimento atual das necessidades do cliente e
do novo produto, servio ou resultado que deve
satisfazer esses requisitos.
Tambm designa
g o gerente
g do projeto
p j e lhe concede
autoridade.
Elaborao de Projetos
Termo de Abertura
Deve conter,
conter por exemplo:
Ttulo do projeto
Justificativa do projeto
Objetivos
Declarao de escopo
Declarao de no-escopo
Estimativas de tempo e custos
Indicao da fonte de recursos
Premissas e restries
Elaborao de Projetos
Tambm veremos na
prtica.
Termo de Abertura
E
E...
Riscos previamente identificados
Identificao do patrocinador e do gerente do projeto
Identificao da equipe e outros interessados
Necessidades de infraestrutura identificadas e
Aprovao!
Elaborao de Projetos
Prtica
A atividade ser realizada na sala de laboratrio
Os participantes devem organizar 4 grupos de
trabalho e selecionar:
Um dos participantes para o papel do patrocinador
Outro para o papel do gerente de projeto
O demais sero os outros membros da equipe
Elaborao de Projetos
Prtica continuao
Escolher um projeto relacionado sua instituio
Pode ser um projeto do PPA, a realizao de um evento, a reestruturao
de uma rea ou processo, a abertura de uma nova unidade, o
desenvolvimento de um sistema, um projeto de aquisio, um plano de
auditoria.
Elaborao de Projetos
Reunio Inicial
Necessidade de um evento formal
Forar o planejamento no incio do ciclo de vida do
projeto
Ajudar na formao de consenso
Propiciar o engajamento e a integrao da equipe
Quebrar a inrcia no comeo do projeto
Elaborao de Projetos
Reunio Inicial
Incio do projeto ou de cada fase
Pode ser interna (dentro da equipe) e externa
(com o cliente).
Posicionar/Reposicionar e alinhar/realinhar as
expectativas.
T d (?) os envolvidos.
Todos l id
Iniciar o "dirio do projeto".
Elaborao de Projetos
Reunio Inicial
Exemplo de Pauta
Pauta
Apresentar os membros e o cliente
Rever as metas e os desafios
Rever a expectativa da alta direo ou dos
patrocinadores
Rever o Plano ((se jj existir))
Esclarecer dvidas
Obter o comprometimento de todos
Elaborao de Projetos
Reunio Inicial
Dever ser elaborada uma ata contendo,
contendo
por exemplo:
Dados da reunio
Identificao dos participantes
Pauta
Relato da reunio
Aes (descrio, responsvel, data limite)
Dados da prxima reunio
Aprovao!
Elaborao de Projetos
Prtica
A partir do projeto escolhido
escolhido, elaborar a Ata da
Reunio Inicial usando do modelo fornecido pelo
professor.
Elaborao de Projetos
Processo de Planejamento
Elaborao de Projetos
Elaborao do Plano de
Gerenciamento do Projeto
"Processo
Processo de anlise e explicitao dos objetivos,
metas e estratgias necessrios para que o projeto,
durante seu ciclo de vida, possa alcanar
plenamente seus objetivos de custo, cronograma e
desempenho tcnico".
(Cleland, David. Gerncia de Projetos)
Elaborao de Projetos
Elaborao do Plano de
Gerenciamento do Projeto
Precede os outros processos de gerenciamento... mas
dinmico, proporcionando atualizaes e revises
Planejamento
Revises
Ao
Avaliao e
Resultados Mensurao
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto Veremos em que
consiste cada um
desses planos
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto
Define como o projeto ser executado
executado,
monitorado, controlado e encerrado.
Responsveis:
Gerente de Projeto: principal...
Equipe de Projeto: contribui
Alta administrao ou patrocinador: aprova
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto
Deve se buscar,
Deve-se buscar sempre que necessrio,
necessrio a opinio
de especialistas para:
Adequar o processo de gerenciamento
Identificar detalhes tcnicos
Determinar recursos e habilidades da equipe
Determinar os documentos sujeito
j ao controle de
mudanas
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto
Indica:
Os processos selecionados de gerenciamento de
projetos.
O nvel de implementao de cada processo
selecionado.
As descries das ferramentas e tcnicas que sero
usadas.
Como os processos selecionados sero usados para
gerenciar o projeto.
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto
Indica:
Como o trabalho ser executado para realizar os
objetivos do projeto.
Como as mudanas sero monitoradas e controladas.
Como o gerenciamento de configurao ser realizado.
...
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto
Indica:
Como a integridade das linhas de base da medio de
desempenho ser mantida e utilizada.
Necessidade e tcnicas de comunicao entre as
partes interessadas.
O ciclo de vida do projeto e as fases associadas.
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento do
Projeto
Indica:
As principais revises de gerenciamento para facilitar a
abordagem de problemas em aberto e de decises
pendentes.
PMBok, 4rd.Edition
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
ESCOPO
Elaborao de Projetos
Planejamento do Escopo
Elaborao de Projetos
Planejamento do Escopo
O que Escopo?
"(gr skops) 1 Alvo, mira. 2 Objetivo. 3 Propsito,
intuito."
Elaborao de Projetos
Planejamento do Escopo
Para o PMI a soma dos produtos,
produtos servios
e resultados a serem fornecidos como o
resultado de um projeto.
Elaborao de Projetos
Conceitos Gerais
Escopo de Produto:
Requisitos funcionais e no funcionais que
caracterizam o produto, servio ou resultado do
projeto.
Falaremos mais
sobre isso depois...
Escopo de Projeto: tambm.
Elaborao de Projetos
Planejamento do Escopo
Escopo de Produto:
Requisitos funcionais e no funcionais que
caracterizam o produto, servio ou resultado do
projeto.
Escopo de Projeto:
O trabalho que deve ser executado para entregar o
produto, servio ou resultado com os requisitos
funcionais e no funcionais especificados.
Elaborao de Projetos
Planejamento do Escopo
O Planejamento do escopo dever incluir
todo o trabalho necessrio, e somente ele,
para garantir o trmino do projeto com
sucesso. Isto :
O que para fazer...
O que NO para fazer...
Elaborao de Projetos
Planejamento do Escopo
So 3 processos:
Levantamento de requisitos
Definio do escopo
Elaborao da Estrutura Analtica do Projeto
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Levantamento de requisitos
Entradas:
Termo de Abertura do Projeto TAP
Registros dos interessados (stakeholders)
Sadas:
Documentao dos requisitos
Plano de Gerenciamento dos Requisitos
Matriz de rastreabilidade de requisitos
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Definio do escopo
Entradas:
Termo de Abertura do Projeto TAP
Documentao dos requisitos
Ativos dos processos organizacionais (diretrizes, instrues de trabalho, critrios
de avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Declarao do escopo do projeto
Atualizaes dos documentos do projeto
Elaborao de Projetos
Levantamento e Definio de
Requisitos
Ferramentas e tcnicas
Entrevistas, questionrios e pesquisa
Dinmicas de grupos (Brainstorming, mapas mentais)
Oficinas
Tcnicas de tomada de deciso (unanimidade, maioria,
individual))
Prottipos
Opinio de especialistas...
Elaborao de Projetos
Plano de Gerenciamento dos
Requisitos
Orientao sobre como o escopo ser
definido, documentado, verificado,
gerenciado e controlado.
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Declarao de Escopo
Descrever em detalhes:
Entregas
Trabalho necessrio para criar as entregas
Entendimento comum do escopo a todos
os interessados
Principais objetivos do projeto
Elaborao de Projetos
Declarao de Escopo
Permite planejamento mais detalhado
Orienta o trabalho durante a execuo
Linha de base para avaliar solicitaes de
mudanas ou trabalho adicional
Elaborao de Projetos
Declarao de Escopo
Objetivos do projeto
Descrio do escopo do produto
Requisitos do projeto
Limites do projeto
Entregas do projeto
Critrios de aceitao de produtos
Restries do projeto
Elaborao de Projetos
Prtica
A partir do projeto escolhido,
escolhido iniciar a elaborao
do Plano de Gerenciamento do Projeto, at
Declarao do Escopo, usando do modelo
fornecido pelo professor.
Elaborao de Projetos
Avaliao do Dia
O que acharam?
Elaborao de Projetos
Agenda Dia 03
reas de Conhecimento:
Escopo (continuao)
Tempo
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
ESCOPO CONTINUAO
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Estrutura Analtica do Projeto
WBS Work Breakdown Structure
Decomposio hierrquica orientada entrega do
trabalho (deliverables) a ser executado, para atingir os
objetivos do projeto.
Organizar e definir o escopo total do projeto.
Representa o trabalho especificado na Declarao de
Escopo detalhada.
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Estrutura Analtica do Projeto
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Estrutura Analtica do Projeto
Atividades
Identificao e anlise das entregas e o trabalho para
realiz-las
Estruturao e organizao da EAP
Decomposio dos nveis mais altos detalhando os
componentes
Definio
do nvel adequado
q de decomposio
p do
trabalho
Cuidado com a
decomposio
exagerada, ok?
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
EAP Principais Entregas e
Subprojetos
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Estrutura Analtica do Projetos
e mais...
mais
Incluir todos os elementos constitutivos do projeto
No confundir EAP com Estrutura Organizacional
Definir o nmero de nveis conforme as necessidades de
controle do projeto
Envolver a participao dos interessados (stakeholders)
Instrumento de integrao
Elaborao de Projetos
Prtica
Ser utilizada a ferramenta X-Mind
X Mind
Disponvel em http://www.xmind.net/
Orientaes do professor usar as estruturas Org (down) e Tree
(right), conforme o nvel.
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
TEMPO
Elaborao de Projetos
Planejamento de Tempo
Tempo: recurso precioso !
"Ladres" de tempo:
Trabalho que precisa ser refeito
Canais de comunicao ineficazes
Espera por pessoas
Falta de informao pronta para ser usada
Muitos nveis de reviso
Excesso de reunies
Objetivos e metas vagas
Desorganizao de superiores
Excesso de viagens
Desejo de perfeio
Elaborao de Projetos
Planejamento de Tempo
Significa
Significa...
Elaborao de Projetos
Planejamento de Tempo
Planejamento Seqncia de
do Escopo Atividades
Definio de
Cronograma
Atividades
Estimativa de
Detalhamento Durao das
do Escopo Atividades
Planejamento
de Recursos PLANO DE
PROJETO
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Definio das Atividades
Ferramentas e tcnicas:
Decomposio do nvel mais baixo da EAP (pacote
de trabalho ou work package) em atividades.
Planejamento com elaborao progressiva,
refinando e detalhando
Uso de modelos de projetos anteriores e similares
Opinio de especialistas
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Definio das Atividades
Marcos
So eventos significantes para o projeto e podem ser
obrigatrios ou apenas recomendados para auxiliar no
gerenciamento do projeto
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Sequenciamento das Atividades
Identificao e documentao das
dependncias entre as atividades do
cronograma
Todas as atividades e marcos do
cronograma, com exceo do primeiro e do
ltimo, so ligados a outras atividades ou
marcos predecessores ou sucessores
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Sequenciamento das Atividades
Mtodo do diagrama de precedncia
A C
D
Incio Trmino
E G
F
Modelo do diagrama da precendncia: atividade-na-flecha (AOA)
Elaborao de Projetos
Sequenciamento das Atividades
Mtodo do diagrama de precedncia
Tipo 1: Trmino para incio
Tarefa 1
Tarefa 2
Elaborao de Projetos
Tarefa 1
Tarefa 2
Elaborao de Projetos
Sequenciamento das Atividades
Mtodo do diagrama de precedncia
Tipo 3: Incio para incio
Tarefa 1
Tarefa 2
Elaborao de Projetos
Tarefa 1
Tarefa 2
Elaborao de Projetos
Sequenciamento das Atividades
Determinao da dependncia
Obrigatrias: inerentes natureza do trabalho sendo
realizado
Arbitradas: estabelecidas com base no conhecimento
das melhores prticas dentro de uma rea de aplicao
especfica, mesmo existindo outras aceitveis.
Externas: envolvem um relacionamento entre as
atividades do projeto e as atividades que no so do
projeto.
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Estimativa dos recursos das
atividades
Ferramentas e tcnicas
Opinio de especialistas para identificar os recursos
necessrios
Anlise de alternativas
Informaes de mercado
Maior detalhamento para identificao dos recursos
Aplicativos
A li ti d
de gerenciamento
i t dde projetos
j t (MS
(MS-Project,
P j t
GP-WEB, LibreProj, OpenProj)
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Estimativa de Durao das
Atividades
Estimativa dos trs pontos
Mais provvel: durao da atividade quando fornecidos os
recursos com mais probabilidade de serem atribudos, sua
produtividade, as expectativas realistas de disponibilidade, as
dependncias e as interrupes.
Otimista: cenrio para o melhor caso descrito na estimativa mais
provvel.
Pessimista: cenrio para o pior caso descrito na estimativa mais
provvel.
to + 4 tmp + tp
te =
6
Elaborao de Projetos
Avaliao do Dia
O que acharam?
Elaborao de Projetos
Agenda Dia 04
reas de Conhecimento:
Tempo (continuao)
Custo
Comunicaes
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
TEMPO CONTINUAO
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao
do cronograma
g
Entradas:
Lista e atributos das atividades
Diagramas de rede do cronograma do projeto
Requisitos dos recursos das atividades
Calendrio dos recursos
Estimativas da durao da atividades
Declarao do escopo do projeto
Fatores ambientais da instituio
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
...
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao do cronograma
Entradas:
...
Sadas:
Cronograma do projeto
Linha de base do cronograma
Atualizaes dos documentos do projeto
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Anlise dos recursos necessrios,
necessrios restries
do cronograma, duraes e sequncias de
atividades para criar o cronograma do
projeto
um processo interativo que pode requerer que os
processos anteriores sejam revistos
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Ferramentas e tcnicas
Anlise da rede do cronograma
Mtodo do caminho crtico
Nivelamento de recursos
Anlise de possibilidades ("e se")
p de antecipaes
Aplicao p e esperas
p
Compresso do cronograma
Aplicativos para elaborao de cronogramas (MS-
Project, GP-WEB, LibreProj, OpenProj)
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Diagrama
g ou rede do cronograma
g
Ativ. 2 Dur.
Incio Fim
Ativ. 1 Dur.
Incio Fim
Ativ 3
Ativ. Dur
Dur.
Incio Fim
ATIVIDADE
OU SERVIO
CONECTOR ou EVENTO DE LIGAO
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Montagem da rede de precedncia
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Montagem da rede de precedncia IMPLANTAO PROJETO ABC
ATIVIDADE DURAO DEPENDNCIA
6 Inaugurao 1 dia 5
Treina-
Treina- 30 Inaugu-
Inaugu- 1
mento dias rao dia
Desenv. 60 Testes e 30
Sistema dias Homolog. dias
DURAO TOTAL = 121 dias
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Mtodo do caminho crtico
PDI Primeira Data de Incio
PDT Primeira Data de Trmino
UDI ltima Data de Incio
UDT ltima Data de Trmino
Atividade Durao
PDI PDT
UDI UDT
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Mtodo do caminho crtico
ATIVIDADE DEPENDNCIA DURAO
A --- 6
B --- 12
C A 7
D A 5
E A 17
F B e C 6
G D 10
H B, C e G 20
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Passo frente
E 17
7 23
A 6 25 41
1 6
D 5 G 10 H 20
1 6
7 11 12 21 22 41
7 11 12 21 22 41
FIM 0
INI 0 C 7
0 0 41 41
7 13
0 0 41 41
15 21
B 12
Atividade Durao
1 12
PDI PDT 10 21 F 6
14 19 Passo atrs
UDI UDT
36 41
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Passo frente
E 17
7 23
A 6 25 41
1 6
D 5 G 10 H 20
1 6
7 11 12 21 22 41
7 11 12 21 22 41
FIM 0
INI 0 C 7
0 0 41 41
7 13
0 0 41 41
15 21
B 12
Atividade Durao
1 12
PDI PDT 10 21 F 6
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
PDI PDT
UDI UDT
A 6
1 6
0 0 D 5
1 6
7 11
0 0 Folga total Atraso mximo de uma
7 11
atividade sem atrasar o projeto
C 7
7 13 FOLGA TOTAL = UDI - PDI
8 8
15 21 = UDT - PDT
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
E 17
7 23 FT = 18
A 6 25 41 FL = 18
FT = 0 1 6
FL = 0 D 5 G 10 H 20
1 6 FT = 0
7 11 12 21 FT = 0 22 41 FT = 0
FL = 0
7 11 12 21 FL = 0 22 41 FL = 0
FIM 0
INI 0 C 7
0 0 41 41
7 13 FT = 8
0 0 41 41
15 21 FL = 0
B 12
1 12
FT = 9
10 21 F 6
FL = 1 FT = 22
14 19
FL = 22
36 41
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Mtodo do caminho crtico
FOLGA
ATIV. DEPEND. Dur. PDI PDT UDI UDT
TOTAL
A --- 6 0 6 0 6 0
B --- 12 0 12 9 21 9
C A 7 6 13 14 21 8
D A 5 6 11 6 11 0
E A 17 6 23 24 41 18
F B e C 6 13 19 35 41 22
G D 10 11 21 11 21 0
H B, C e G 20 21 41 21 41 0
H
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
E 17
7 23
A 6 25 41
1 6
D 5 G 10 H 20
1 6
7 11 12 21 22 41
7 11 12 21 22 41
FIM 0
INI 0 C 7
0 0 41 41
7 13
0 0 41 41
15 21
B 12
1 12
10 21 F 6
13 19
36 41
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Mtodo do caminho crtico
Quando FT = 0: atividade crtica
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Mtodo do caminho crtico
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Diagrama de Gantt
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Diagrama de Gantt
Vantagens
Fcil entendimento
Visualizao de atrasos
Escala de tempo bem definida
Controle e avaliao de progresso
Desvantagens
Grandes projetos
Difcil visualizao de dependncias
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Histograma de recursos
Resultado da associao do grfico de Gantt
distribuio dos recursos ao longo do projeto
Se recurso mquina programar alocao no
momento certo
Se recurso financeiro buscar equilbrio no fluxo de
caixa
Se recurso humano evitar flutuaes e
sobrecargas
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Nivelamento dos Recursos
Sobrecarga no "Programa 1"
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Nivelamento de recursos
Com o grfico de Gantt e o histograma de recursos
"alocar recursos escassos nas atividades de caminho
crtico"
Horas extras, alocar mais recursos ociosos,
interromper atividades para realocar recursos, etc..
Geralmente, aumenta a durao do cronograma inicial
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Nivelamento de Recursos
Aps nivelamento
nivelamento, o problema encontrado no "Programa
Programa 1
1",
demonstrado na baseline, deixou de ocorrer.
Elaborao de Projetos
Elaborao do Cronograma
Tcnicas de compresso do cronograma
Reduz o cronograma do projeto sem mudar o escopo
do projeto para atender restries, datas impostas e
outros objetivos.
Adotam-se duas tcnicas:
Compresso (crashing)
Paralelismo (fast tracking)
Elaborao de Projetos
Planejamento de Tempo
Rede de
Atividades
Identificao do
Caminho Crtico
Montagem do
Grfico de Gantt
Histograma de
Recursos
Nivelamento de
Recursos
Gantt final
Baseline do
Projeto
Elaborao de Projetos
Prtica
Ser utilizada a ferramenta LibreProj
Disponvel em http://www.projectlibre.org/
Orientaes do professor
Elaborao de Projetos
Processos do Monitoramento e
Controle
Controle do cronograma
Entradas:
Plano de Gerenciamento do Projeto PGP
Cronograma do projeto
Informaes sobre o desempenho do trabalho
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Medio
M di d do d
desempenhoh do
d ttrabalho
b lh
Atualizaes dos ativos de processos organizacionais
Solicitaes de mudana
Atualizaes do PGP
Atualizaes dos documentos do projeto
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
CUSTOS
Elaborao de Projetos
Planejamento de Custos
Inclui os processos envolvidos em
planejamento, estimativa, definio do
oramento e controle dos custos, de modo
que seja possvel terminar o projeto dentro
do oramento aprovado.
Elaborao de Projetos
Planejamento de Custos
Consideraes:
Custo para terminar as atividades do cronograma ou...
...viso mais ampla sobre o resultado do projeto.
Interessados podem medir os custos do projeto de diferentes
maneiras.
Em projetos de menor escopo, a estimativa de custos e
oramentao podem ser consideradas um nico
processo.
Elaborao de Projetos
Planejamento de Custos
Consideraes:
Informaes histricas so importantes para melhores
estimativas.
Existe uma forte conexo entre o gerenciamento de
custo e de tempo.
Cuidado com mudanas no projeto !!!
(Rita Mulcahy)
Elaborao de Projetos
Planejamento de Custos
Planejamento
Pl j t Seqncia
S i ded
do Escopo Atividades
Definio de
Cronograma
Atividades
Estimativa de
Detalhamento Durao das
do Escopo Atividades
Planejamento
de Recursos Oramento
(Custo)
Estimativa
E ti ti
de Custos
PLANO DE
PROJETO
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Estimativa de custos
Entradas:
Linha de base do escopo
Cronograma do projeto
Plano de recursos humanos
Registro dos riscos
Fatores ambientais da instituio
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho
trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Estimativa de custos das atividades
Bases de estimativas
Elaborao de Projetos
Estimativas de Custos
Desenvolvimento de uma estimativa de
custos dos recursos necessrios para
concluir as atividades do projeto.
Elaborao de Projetos
Estimativas de Custos
Ferramentas e tcnicas
Opinio de especialistas (avaliao da equipe)
Consulta a dados histricos
Estimativa por analogia (durao, oramento,
complexidade)
Estimativa p
por p
parmetros ((volume,, rea))
Estimativa dos trs pontos
Anlise de reserva para contingncias
Elaborao de Projetos
Estimativas de Custos
Ferramentas e tcnicas
Estimativa detalhada, do menor nvel ao maior
Custo da qualidade
Aplicativo para estimativas em gerenciamento de
projetos (j citadas)
Anlise de ppropostas
p de fornecedores
Elaborao de Projetos
Estimativas de Custos
Consideraes
Desenvolver uma aproximao dos custos
considerando possveis causas de variao, como
riscos.
Quem tem o risco de custo em um contrato de
preo fixo, o comprador ou o fornecedor?
A exatido das estimativas aumenta ao longo do
projeto.
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao do oramento
Entradas:
Estimativa de custos das atividades
Bases de estimativas
Linha de base do escopo
Calendrio de recursos
Contratos
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Linha de base de custos
Requisitos dos recursos financeiros do projeto
Atualizaes nos documentos do projeto
Elaborao de Projetos
Elaborao do Oramento
Agregao dos custos estimados de
atividades individuais ou pacotes de
trabalho para estabelecer uma linha de
base de custos.
Elaborao de Projetos
Elaborao do Oramento
Ferramentas e tcnicas
Agregao de custos
Anlise das reservas
Opinio de especialistas
Dados histricos
Reconciliao do limite de recursos financeiros
Elaborao de Projetos
Elaborao do Oramento
Custos Diretos
Relacionados com a proviso dos aspectos diretos da produo,
incluindo material e mo de obra.
Exemplos: custos de recursos humanos, materiais, contratos, apoio,
mquinas e equipamento.
Custos Indiretos
No so apenas atribuveis a um aspecto da produo, mas esto
di t ib d em muitos
distribudos it d deles.
l
Exemplos: custos com benefcios adicionais (frias e planos de
sade), despesas gerais (aluguel, servio telefnico, luz e
refrigerao) e custos administrativos.
Elaborao de Projetos
Elaborao do Oramento
Custos Fixos
Tambm chamados de custos gerais. No variam segundo o
rendimento ou volume produzido.
Exemplo: aluguel.
Custos Variveis
Custos que mudam segundo o rendimento.
Exemplos: mo de obra, material, gua e eletricidade.
Elaborao de Projetos
Prtica
A partir do projeto escolhido
escolhido, completar o Plano
de Gerenciamento do Projeto com as
informaes do oramento.
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
COMUNICAES
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
A comunicao
consome 90% do tempo p de
gerenciamento
Falta de comunicao uma das maiores causas de
problemas nos projetos.
A capacidade de comunicao a habilidade mais
importante do Gerente de Projetos.
No possvel controlar toda a comunicao, mas deve-se
tentar.
Rita Mulcahy
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
Garante a gerao,
gerao coleta,
coleta distribuio,
distribuio
armazenamento, recuperao e destinao final
das informaes de forma oportuna e adequada.
Ligaes entre pessoas e informaes.
Podem consumir um tempo excessivo.
Afetam
Af t o projeto
j t como um ttodo.
d
Elaborao de Projetos
Processo de Iniciao
Elaborao de Projetos
Processo de Planejamento
Planejamento de Comunicaes
Entradas:
Registros dos interessados
Estratgia para gerenciamento dos interessados
Fatores ambientais da instituio
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Plano de gerenciamento das comunicaes
Atualizaes nos documentos do projeto
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
Ferramentas e tcnicas
Anlise dos requisitos de comunicao
Tecnologia das comunicaes
Modelo de comunicaes
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
As habilidades de comunicao no so as
mesmas do gerenciamento de projetos.
Histria pessoal
Domnio da matria
Escolha do meio de comunicao
Estilo de comunicao
Uso de tcnicas de apresentao
Uso de tcnicas de conduo de reunies
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
Modelo Emissor
Emissor-Receptor
Receptor
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
Consideraes:
55% de toda a comunicao no-verbal
Deve-se praticar a "Escuta ativa" - o receptor confirma que est
escutando, confirma o entendimento, pede mais explicao
A maioria no sabe escutar
Cuidado com a "preguia do crebro" - considera a informao
encerrada
d antecipadamente
t i d t
A responsabilidade de uma comunicao efetiva do emissor
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
O Plano de Gerenciamento das Comunicaes
dever contemplar:
Os requisitos de comunicao das partes interessadas
Informaes a serem comunicadas
Formato
Contedo
Nvel de detalhes
Responsvel pela comunicao
Destinatrios
Mtodos ou tecnologias
Frequncia...
Elaborao de Projetos
Planejamento de Comunicaes
Matriz de Comunicao (exemplo)
Gerente Patrocina- Diretor
Eventos / Partes Interessadas Cliente Equipe
do Projeto dor Executivo
1. Conflitos diversos R, SD - R, SD - E, SD
2. Reunies de
R, S R, M R, M R, M E, S
acompanhamento do projeto
3. Demandas de mudanas no
O, SD O, SD O, SD O, SD R, SD
projeto
4. Entregas de produtos R, SD R, M R, SD R, M E, SD
5 Relatrios de desempenho
5. R S
R, R M
R, R M
R, R M
R, R S
R,
Meio: Freqncia:
R - Relatrio S - Semanal
O - Ofcio M - Mensal
E - E-mail SD - Sob Demanda
Elaborao de Projetos
Prtica
A partir do projeto escolhido
escolhido, completar o Plano
de Gerenciamento do Projeto com o Quadro de
Eventos de Comunicao.
Elaborao de Projetos
Avaliao do Dia
O que acharam?
Elaborao de Projetos
Agenda Dia 05
reas de Conhecimento:
Riscos
Aquisies
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
RISCOS
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
Consideraes
Os riscos de um projeto podem ser reduzidos.
Estudos estimam uma reduo de 90% de problemas
em projetos com a utilizao de um bom
gerenciamento de riscos.
(Rita Mulcahy)
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
Consideraes
Todo projeto tem no risco um fator que lhe inerente
Melhor prtica para reduo do fator surpresa
"O pior risco o risco no identificado" (Martins, 2002)
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
O que Risco?
Possibilidade?
Evento?
Consequncia?
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
O que Risco?
Geralmente, um problema em potencial que pode
causar um impacto negativo no custo, prazo, sucesso,
qualidade ou moral da equipe de projeto.
Uma combinao da probabilidade e das
consequncias de um evento indesejvel ocorrer.
(Poage, 2000)
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
O que Risco?
O risco, como evento, pode ser positivo e transformar-se
em uma oportunidade, ao invs de uma ameaa.
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
O que Risco?
O risco um evento ou condio incerta que, se
ocorrer, ter um efeito positivo ou negativo sobre,
pelo menos, um objetivo do projeto.
Pode ter uma ou mais causas.
Pode ter um ou mais impactos,
impactos se ocorrer.
ocorrer
Elaborao de Projetos
Planejamento de Riscos
O que Risco?
Risco uma percepo gerente de projeto, equipe,
organizao.
Atitudes em relao ao risco devem ser explicitadas,
sempre que possvel.
Comunicao e tratamento do risco devem ser abertos
e transparentes.
t t
Abortagem pr-ativa!!!
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Planejamento do Gerenciamento
de riscos
Decidir como abordar,
abordar planejar e executar
as atividades de gerenciamento de riscos.
Elaborao de Projetos
Planejamento do Gerenciamento
de riscos
Ferramentas e tcnicas
Reunies e anlises de planejamento
Elaborao de Projetos
Planejamento do Gerenciamento
de Riscos
O Plano de Gerenciamento de Riscos dever
contemplar:
Metodologia - abordagens, ferramentas e fontes de dados
Funes e responsabilidades
Oramento
Prazos
Categorias de risco - interno,
interno externo
externo, processo
processo, rea de
conhecimento
Matriz de probabilidade e impacto
Elaborao de Projetos
Planejamento do Gerenciamento
de Riscos
Matriz de Probabilidade x Impacto
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Identificao de riscos
Entradas:
Plano de gerenciamento de riscos
Estimativas de custos e de durao das atividades
Linha de base do escopo
Registro dos interessados
Planos de gerenciamento dos custos, do cronograma, da qualidade e
documentos do projeto
Fatores ambientais da instituio
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Registro de riscos
Elaborao de Projetos
Identificao de Riscos
Determinao dos riscos que podem afetar
o projeto e documentao de suas
caractersticas
Elaborao de Projetos
Identificao de Riscos
Ferramentas e tcnicas
Revises da documentao
Tcnicas de coleta de informaes (Brainstorming, entrevistas)
Anlise de listas de verificao
Anlise de premissas
Tcnicas de diagramas
Anlise das foras,
foras fraquezas,
fraquezas oportunidades e ameaas (SWOT)
Tcnica Delphi (consenso e imparcialidade)
Opinio de especialistas
Elaborao de Projetos
Identificao de Riscos
Participam:
Gerente de projetos
Membros da equipe
Especialistas
Cliente
Usurios finais...
finais
Processo iterativo
Elaborao de Projetos
Identificao de Riscos
Registro de riscos
Lista de riscos identificados
Lista de respostas possveis
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Anlise Qualitativa de Riscos
Priorizao dos riscos para anlise ou ao
adicional subsequente atravs de avaliao
e combinao de sua probabilidade de
ocorrncia e impacto
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Anlise Qualitativa de Riscos
Maneira rpida e econmica de estabelecer
prioridades para o planejamento de
respostas.
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Anlise Quantitativa de Riscos
Ferramentas e tcnicas
Tcnicas de coleta e apresentao de dados
Tcnicas de modelagem e anlise quantitativa de
riscos
Opinio de especialistas
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Desenvolvimento de opes e aes para
aumentar as oportunidades e reduzir as
ameaas aos objetivos do projeto
Identificar os "proprietrios" das respostas.
Inserir recursos e atividades no oramento, cronograma e no
Plano de Gerenciamento do Projeto.
Respostas econmicas,
econmicas rpidas
rpidas, realistas e acordadas com as
partes envolvidas.
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Estratgias para riscos negativos ou ameaas
Preveno implica em alterao no PGP para remover a ameaa
Transferncia da probabilidade de ocorrncia, o impacto e a
resposta a riscos para terceiro, em todo ou em parte.
Mitigao adotar ao preventiva para reduzir a probabilidade
ou impacto de riscos.
Aceitao quando no possvel eliminar as ameaas ao projeto
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Estratgias para riscos negativos ou
ameaa
Mdi
Mdia Miti
Mitigao
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Estratgias para riscos negativos ou
ameaa
Descrio Estratgia
Retirar uma atividade do projeto Eliminao
Determinar que um membro da equipe visite e Mitigao
inspecione um fornecedor
Notificar os superiores que haver um aumento de Aceitao
custos se um determinado risco ocorrer, uma vez
que nenhuma ao preventiva pode ser adotada
Terceirizar Transferncia
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Estratgias para riscos negativos ou
ameaa
Descrio Estratgia
Retirar um recurso problemtico do projeto Eliminao
Promover treinamento aos membros da equipe Mitigao
menos experientes
Treinar a equipe nas estratgias de resoluo de Mitigao
conflitos
Construir um prottipo Mitigao
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Estratgias para riscos positivos ou oportunidades
Explorao eliminar a incerteza associada ao risco para que
acontea
Compartilhamento alocao total ou parcial para terceiro que
tenha maior capacidade para explor-lo
Melhoramento adotar ao preventiva para aumentar a
probabilidade ou impacto de oportunidades
Aceitao quando desejado que acontea, mas no se pode
persegui-lo ativamente
Elaborao de Projetos
Planejamento de Respostas a
Riscos
Atualizao do registro de riscos
Proprietrios e responsabilidades
Estratgias de resposta acordadas
Aes especficas
Sintomas, alertas, gatilhos
Oramento
R
Reservas para contingncias
ti i custo t e tempo
t
Planos de contingncia e alternativos
Riscos residuais e secundrios
Elaborao de Projetos
Prtica
A partir do projeto escolhido
escolhido, completar o Plano
de Gerenciamento do Projeto com o Quadro de
Riscos.
Elaborao de Projetos
rea de Conhecimento
AQUISIES
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Legislao de aquisies na administrao pblica
federal
Constituio Federal de 1988
Lei 8.666 de 1993 (atualizada em 2010 pela
12.349/2010) Normas Gerais sobre Licitaes e
Contratos
Lei 10.180 de 2001- Sistema de Planejamento e
Oramento Federal
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Legislao de aquisies na administrao pblica
federal
Lei 10.520 de 2002 Prego
LC 123 de 2006 ME e EPP
Decreto DL 200 de 1967 Organizao da APF
D
Decreto
t 93
93.872
872 de
d 1986 Unificao
U ifi d dos R
Recursos d
de
Caixa do Tesouro Nacional
Decreto 2.271 de 1997 Servios
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Legislao de aquisies na administrao pblica
federal
Decreto 3.555 de 2000 Prego
Decreto 3.931 de 2001 Sistema de Registro de Preos
Decreto 5.450 de 2005 Prego Eletrnico
IN SLTI/MP 2 de
d 2008 Terceirizao
T ii
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Decreto-Lei
Decreto Lei 200/67: Princpio Fundamental
Art. 6 As atividades da Administrao Federal obedecero
aos seguintes princpios fundamentais:
I - Planejamento.
II - Coordenao
III - Descentralizao
IV - Delegao de Competncia
V - Controle
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Regras bsicas para contratao de servios
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Jurisprudncia TCU Acrdo 2.471/ 2008
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
Jurisprudncia TCU Acrdo 1.521/ 2003
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
IN SLTI/MP 04/2010
Art. 8 As contrataes de solues de Tecnologia da
Informao devero seguir trs fases:
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Elaborao de Projetos
Processos de Planejamento
Planejamento das aquisies
Entradas:
...
Fatores ambientais da instituio
Ativos dos processos organizacionais (instrues de trabalho, critrios de
avaliao e de desempenho, dados histricos)
Sadas:
Plano de gerenciamento de aquisies
do trabalho de aquisies
Declarao q
Decises de "Fazer" ou "Comprar"
Documentos de aquisies e critrios para seleo de fornecedores
Solicitaes de mudana
Elaborao de Projetos
Planejamento das Aquisies
Identifica necessidades de aquisies de
bens e servios para o projeto, define
critrios de seleo de fornecedores.
Elaborao de Projetos
Elaborao de Projetos
Planejamento de Aquisies
O Plano de Gerenciamento de Aquisies dever
contemplar:
Tipos de contrato
Questes de gerenciamento de riscos
Documentos para aquisies
Datas crticas p
para as aquisies
q
Identificar requisitos das aquisies
Mtricas para aquisio e recebimento
Elaborao de Projetos
Anlise de
ETAPA I ANLISE VIABILIDADE DA CONTRATAO
viabilidade
contratao
SEO Adequao
CAP II
I Especificao Identificao Anlise de Escolha e
ambiente
- requisitos Solues TI custos justificativa
-
P rgo
L
P
A
R
N
O
E
C
J
E
A ETAPA II PLANO DE SUSTENTAO Plano de
S
M Sustentao
S
E
O
N Recursos
Plano de Transio Transferncia Propriedade
T materiais e
C continuidade Contratual conhecimento intelectual
O
O humanos
N
C
T
O
R
N
A
T
T
R
A
A
T Estratgia
A ETAPA III ESTRATGIA DA CONTRATAO da
O
Contratao
A
O Critrios
Indicao Termos Oramento Fonte de
Tcnicos
da Soluo Contratuais detalhado recursos
Julgamento
Planejamento da Contratao IN SLTI/MP 04/2010
Estratgia
Da
CAP II SEO Contratao
I
- -
Projeto Bsico
Elaborar Projeto Bsico ou Termo Referncia
Consulta / Audincia
Termo de Referncia Pblica
Prtica
A partir do projeto escolhido
escolhido, completar o Plano
de Gerenciamento do Projeto com o Quadro de
Aquisies.
Elaborao de Projetos
Teste Diagnstico Final
Diagnstico do grau de aprendizagem do
participante a respeito da elaborao de projetos.
Elaborao de Projetos
Fim...
Elaborao de Projetos
Escola Nacional de Administrao Pblica
SAIS - rea 2A 70610-900
Braslia, DF Brasil
Telefone: (61) 2020 3000
Portal: www.enap.gov.br