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NTP 392.030-2:2005 NTP 392.

030-2:2015

MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que
operan sistemas de produccin de microformas. Parte 2: administran sistemas de produccin y almacenamiento.
Medios de archivo electrnico. Parte 2: Medios de archivo electrnico.

MICROFORMS. Requeriments for organizations working micorforms MICROFORMS. Requeriment for organizations to managing production and
production system. Part 2: Electronics storage media storage systems. Part 2: Electroniccs storage media

Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales - INDECOPI Direccin de Normalizacin - INACAL


Calle de la Prosa 138, San Borja (Lima 41) Apartado 145 Calle Las Camelias 815, San Isidro (Lima 27)

08/09/2005 29/12/2015
2a Edicin 3a Edicin
39 pginas 44 pginas

R. 0074-2005/INDECOPI-CRT. Publicada el 2005-09-22 R. N 016-2015-INACAL/DN. Publicada el 2015-12-31


N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
1 OBJETO 1
La presente NTP establece los requisitos que deben cumplir las
organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas en
medios de archivo electrnico, y administran su almacenamiento en
condiciones de seguridad y conservacin.

3 CAMPO DE APLICACIN 2
3.1 La presente NTP se aplica en la evaluacin de la idoneidad tcnica de: 2.1
3.1.1 Los sistemas de produccin y almacenamiento de microformas de las 2.1.1
organizacioens autoras o propietarias de los documentos originales y de
las empresas especializadas contratadas para proveer servicios de
produccin, de almacenamiento o de intermediacin digital.

3.1.2 Los elementos de sistemas de produccin y almacenamiento de 2.1.2


microformas en medios de archivo electrnico destinados a conserv ar y
mantener con integridad, exactitud y fidelidad documentos originales, en
formato digital.

3.1.3 Los sistemas de produccin de microformas a partir de documentos 2.1.3


originales en formatos fsicos o generados electrnicamente, identificados
y elegidos por la propia organizacin.

3.1.4 La estructura organizativa, personal, recursos, procesos, procedimientos 2.1.4


y ambientes asociados al sistema de produccin y almacenamiento de
microformas que administra una organizacin.

3.1.5 La calidad que deben cumplir los medios de archivo electrnico que 2.1.5
sirven de soporte fsico y almacenamiento de documentos en formato
digital, de tal forma que poseean cualidades de fijeza y durabilidad de
igual o supriores propiedades que los documentos originales.
Nota.- Se incluyen medios de archivo electrnico, tales como discos pticos tipo CD-R, CD-
ROM, DVD, WORM u otros medios fsicos de iguales o superiores propiedades,
actualmente conocidos o por desarrollarse.

3.1.6 Los sistemas de seguridad de la informacin, controles, planes de 2.1.6


contingencia fsicos y lgicos aplicados al personal, recursos, procesos,
procedimientos, ambientes, el software, hardware, las estaciones de
trabajo, fuentes de emisin, recepcin, las redes de transmisin internas y
externas asociados al sistema de produccin de medios de archivo
electrnicoa partir de documentos originales en formatos fsicos o
generados electrnicamente definidos bajo responsabilidad de la
organizacin autora, propietaria o sus representantes expresamente
designados.
Nota.- Estn considerados como documentos originales las microformas cuyos medios de
soporte son micropelculas, microfichas, o medios de archivo electrnico.

3.2 La presente NTP comprende los requisitos tcnicos que se deben cumplir 2.2
cuando en el sistema de elaboracin de microformas se incluyen los
procesos de transferencia electrnica de documentos, informacin o
datos e nredes privadas o pblicas.

3.3 La presente NTP comprende las condiciones de seguridad y conservacin 2.3


que las organziaciones deben cumplir para el almacenamiento de las
microformas generadas por los sistemas de produccin de microformas.
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
3.4 La presente NTP no se aplica a sisitemas de produccin de microformas 2.4
que utilizan como soporte medios de archivo electrnico que permitan
modificaciones totales o parciales de ls datos o documentos contenidos,
mediante cualquier aplicativo informtico.

- - 2.5

- - 2.6

- - 2.7

- - 2.8

2 REFERENCIAS NORMATIVAS 3
La siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este
texto, constituyen requisitos de esta Norma Tcnica Peruana. Las
ediciones indicadas estaban en vigencia en el momento de esta
publicacin. Como toda norma est sujeta a revisin. Se recomienda a
aquellos que realicen acuerdos en abse a ellas, que analicen la
conveniencia de usar las ediciones recientes de las normas citadas
seguidamente. El Organismo Peruano de Normalizacin posee, en todo
momento, la informacin de las Normas Tcnicas Peruanas en vigencia.

2.1. Normas Tcnicas Peruanas 3.1


2.1.1. NTP ISO 3334:1997 3.1.1
Micrografa - Mira de Resolucin ISO N 2 - Descripcin y uso

2.1.2. NTP-ISO 6196-5:1997 3.1.2


MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 5: Calidad de imgenes,
legibilidad, inspeccin.
2.1.3. NTP-ISO/IEC 17799:2004 -
EDI. Tecnologa de la Informacin. Cdigo de buenas prcticas para
la gestin de la seguridad de la informacin.
2.2. Normas Tcnicas Internacionales 3.2
2.2.1 ISO 10196:2003 3.2.1

2.2.2 ISO 18927:2002 3.2.2


N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
2.2.3 ISO 7498-2:1989 3.2.3

2.2.4 ISO /IEC 9798-1 3.2.4

2.2.5 ISO /IEC 10181-4 3.2.5

2.2.6 ISO /IEC 12119:1994 3.2.6

2.2.7 ISO /IEC 13888-1 3.2.7

2.2.8 ISO /IEC 13888-2 3.2.8

2.2.9 ISO /IEC 13888-3 3.2.9

2.2.10 ISO /IEC 15974 3.2.10

2.2.11 ISO /IEC TR 13335-5 3.2.11

2.2.12 ISO /IEC TR 14516 3.2.12

- - 3.2.13

- - 3.2.14

- - 3.2.15

- - 3.2.16

- - 3.2.17

- - 3.2.18

2.3. Normas Tcnicas de Asociacin -


2.3.1 ANSI/AIIM MS44-1988 -
2.3.2 ANSI/AIIM MS52:1991 -
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
4 DEFINICIONES 4
Para los propsitos de esta NTP se aplican las siguientes deifiniciones:

4.1 archivo: Para los propsitos de la presente NTP, conjunto de 4.1


documentos conservados por cualquier tcnica, en cualquier medio
actualmente conocido o recientemente desarrollado.
4.1.1 archivo original: Un archivo preparado en primera instancia o 4.1.1
proveniente de otros archivos.
4.1.2 archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el 4.1.2
original.
4.2 configuracin: La manera en la que el hardware y el software de un 4.2
sistema de procesamiento de informacin estn organizados e
interconectados.
4.3 dato: Una descifrable representacin de informacin en una manera 4.3
formalizada apropiada para comunicacin, interpretacin o
procesamiento.
4.4 documento. Cualquier medio que lleve en l informacin registrada y 4.4
que puede ser tratado como una unidad.
Nota 1.- De acuerdo a los requerimientos funcionales de las organizaciones los
documentos se pueden clasificar, organizar, ordenar e identificar en forma individual o
en conjunto y en ambos casos ser tratados como unidad, sea como documentos fsicos
o documentos electrnicos.
Nota 2.- Son ejemplos de conjuntos tratados como unidad las bibliotecas, las
colecciones, series documentales, los expedientes, legajos, planillas, etc., sea como
documentos fsicos o documentos electrnicos o una combinacin de ambos.

4.4.1 documento de archivo (records): informacin creada o recibida, 4.4.1


conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.
4.4.2 documento electrnico: Unidades estructuradas de informacin 4.4.2
registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada,
gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por una
persona o una organizacin de acuerdo a sus requisitos
funcionales, utilizando sistemas informticos.
Nota. El trmino documentado electrnico no se refiere nicamente a los
documentos de texto que se suelen crear con procesadores de texto, sino tambin
comprende los mensajes de correo electrnico, las hojas de clculo, los grficos e
imgenes, los documentos HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia
o de otras clases, que incluyen a sus enlaces y accesos automticos.

4.5 escala de reduccin: Relacin entre las dimensiones de una 4.5


microimagen y las dimensiones correspondientes del original.
4.6 estacin de trabajo: Ambiente fsico en el cual se realiza uno o ms 4.6
procesos de una lnea de produccin de microformas, asignada a un
nico usuario y dotado de recursos, procedimientos, hardware y
software requeridos para realizar funciones asignadas.
- - 4.7

- - a)

- - b)
- - c)
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
4.7 firma digital. 4.8
a) Conjunto de datos anexados a un archivo electrnico que permite a
un destinatario autenticar su origen.
b) Datos anexados a, o una transformacin criptogrfica de, una
unidad de datos que permite al receptor de la unidad de datos probar
el origen e integridad de la unidad de datos y proteger contra la
falsificacin por ejemplo por el receptor.

- - 4.9

4.8 imagen. Representacin por apropiados medios de un apropiado 4.10.


receptor (pantalla, superficie fotosensible, ...) de un objeto o de un dato
correspondiente a dicho objeto.
4.9 imagen electrnica. Representacin de un documento en forma de 4.11
dato sobre un soporte de almacenamiento digital, elementos de un
cuadro sobre el ecran de un dispositivo de pantalla visual o en forma
de copia impresa.
4.10. indizacin. Para los propsitos de la presente NTP, identificacin de 4.12
datos informacin o documentos individuales o en conjunto, tratados
como unidad ,siguiendo una definida metodologa de ordenamiento
lgica y uniforme, que permita fcil ubicacin, rpida disponibilidad y
su recuperacin, durante los procesos de transformacin a la que es
sometido y desde los medios de soporte elegidos para su
conservacin y almacenamiento, mantenimiento en todo momento la
integridad original de dicha unidad.
Nota.- La metodologa de identificacin puede utilizar nmeros, letras o fecha
correlativas, nombres, identificacin alfanumrica o combinaciones que sigan reglas
internas establecidas por la organizacin o externas adoptadas de comn acuerdo con
los destinatarios o en cumplimiento de disposiciones emitidas por autoridades
competentes.

4.11 informacin. Datos, ya sean en la forma de nmeros, grficos o 4.13


palabras, que han sido organizados, sistematizados y presentados de
modo que los patrones subyacentes queden claros.
4.12 inspeccin: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o 4.14
comparar de algn modo, la unidad en consideracin con respecto a
los requisitos establecidos.
4.13 legibilidad: Aptitud de una imagen para ser representada; o leda 4.15
rpida e inequvocamente, identificando y distinguiendo elementos,
individuales, series o conjuntos. (letras, nmeros, trazos, lneas,
objetos, etc.).
4.14 lnea de produccin. Conjunto de procesos, procedimientos y 4.16
recursos de software y hardware integrados como una unidad de
produccin para elaborar microformas.
4.15 lote. Es una cantidad especificada de documentos, informacin, datos 4.17
o imgenes de caractersticas similares o que han sido producidos,
colectados, ordenados o transmitidos bajo procesos o condiciones
esencialmente uniformes, que se someten a procedimiento e
inspeccin como un conjunto unitario.
4.16 medio de archivo electrnico. Medio con aptitud para contener 4.18
archivos en formato digital.
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
4.17 microforma 1: Un trmino genrico para cualquier medio que contiene 4.19
imgenes.

[1] en el pas, la Ley N 26612 establece definiciones de orden legal de microforma.

4.18 microforma original: Microforma usada para producir las sucesivas 4.20.
generaciones de microformas.
4.19 mdulo: Conjunto de derechos de funciones y derechos de objetos 4.21
asignados a un determinado usuario o grupos de usuarios para
desarrollar un proceso especfico en una lnea de produccin de
microformas.
4.20. muestra: Es un grupo de unidades extradas de un lote que sirve para 4.22
obtener la informacin necesaria que permita apreciar una o ms
caractersticas de ese lote, para servir de base a una decisin sobre
ese lote o sobre el proceso que lo produjo.
4.21 organizacin: A menos que se indique especficamente, es aquella, 4.23
que independiente o como parte de otras actividades, es responsable
de operar un sistema de produccin, utilizar el servicio de
intermediacin digital y almacenar microformas, directamente, en
condicind e autora o propietaria de los documentos originales, o
mediante contrato a empresas especializadas de servicios de
produccin, almacenamiento o intermediacin digital.

- - 4.24

4.22 poder de resolucin: Expresin numrica del lmite de resolucin de 4.25


un sistema ptico o fotogrfico, determinada con la ayuda de una mira
y expresada como el nmero de pares de lneas por milmetro
distinguibles en una imagen de esta mira.
Nota: En razn de las imperfecciones inherentes a todo sistema ptico, el poder de
resolucin no es constante en toda el rea de imagen.

4.23 registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las 4.26


caractersticas pertinentes de un producto, proceso o servicio o las
caractersticas particulares de un organismo, o de una persona, en una
lista apropiada disponible pblicamente.
4.24 resolucin de compresin: Relacin entre el nmero de bits de una 4.27
imagen electrnica despus y antes de la compresin.

4.25 resolucin: 4.28


a) Aptitud de un sistema fotogrfico (equipo, ptica, emulsin sensible
y procesamiento) para registrar detalles finos; y
b) Aptitud de un sistema ptico para representar visualmente detalles
finos.
- - 4.29

4.26 sistema informtico: Conjunto de elementos relacionados, 4.30.


compuestos por uno o ms de los procesos, hardware, software,
instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de satisfacer
una necesidad u objetivo definido.
4.27 usuario: Individuo u organizacin que utiliza el sistema en operacin 4.31
para llevar a cabo una funcin especfica.
Nota. El usuario puede llevar a cabo otros papeles, tales como el de adquiriente
desarrollador o responsable de mantenimiento.
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
OBJETO
La presente Norma Tcnica Peruana establece los requisitos que deben
cumplir la organizaciones que administran sistemas de produccin y
almacenamiento de microformas en medios de archivo electrnico, segn
corresponda.

CAMPO DE APLICACIN
La presente Norma Tcnica Peruana se aplica para establecer
idoneidad tcnicadede:
Los sistemas produccin y almacenamiento de microformas que
administran las organizaciones autoras opropietarias de
documetnos de archivo y de los administrados por las empresas
especializadas contratadas para proveer dichos servicios.

Los elementos de los sistemas de produccin y almacenamiento de


mciroformas en medios de archivo electrnico destinados a
conservar y mantener con integridad, exactitud y fidelidad lso
documentos de archivo, en formato digital.

Los sistemas de produccin de microformas a partir de documetnos


de archivo en formatos fsicos o generados electrnicamente,
identificados y elegidos por la organizacin propietaria.

La estructura organizativa, personal, recursos, procesos,


procedimientos y ambientes asociados al sistema de produccin y
almacenamiento de microformas que adminsitra una organizacin.

La calidad que deben cumplir ls medios de archivo electrnico que


sirven de soporte fsico de documentos digitalizados.
Nota.- Se incluyen medios de archivo electrnico que tengan las propiedades de
escritura nica y lectura mltiple, (o WORM por sus siglas en ingls: Write Once
Read Many).

Los sistemas de seguridad de la informacin, controles, planes de


contingencia fsicos y lgicos aplicados al personal, recursos,
procesos, procedimientos, ambientes, el software, hardware, las
estaciones de trabajo, fuentes de emisin, recepcin, las redes de
transmisin internas y externas asociados al sistema de produccin
de medios de archivo electrnico a partir de documentos de archivo
en formatos fsicos o generados electrnicamente definidos bajo
ersponsabilidad de la organizacin autora, propietaria o sus
representantes expresamente designados.
Nota.- Estn considerados como documento de archivo als microformas cuyos
medios de soporte son micropelculas, microfichas, o medios de archivo electrnico.

La presente Norma Tcnica Peruana comprende los requisitos


tcnicos que se deben cumplir cuando en el sistema de produccin de
microformas se incluyen los procesos de transferencia electrnica de
documentos informacin o datos en redes privadas o pblicas.

La presente Norma Tcnica Peruana comprende las condiciones de


seguridad y conservacin que las organizaciones deben cumplir para
el almacenamiento de las microformas generadas por los sistemas de
produccin de microformas.
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
La presente Norma Tcnica Peruana no se aplica a sistemas de
produccin de microformas que utilizan como soporte medios de
archivo electrnico que permitan modificaciones totales o parciales de
los datos o documentos contenidos, mediante cualquier aplicativo
informtico.

La presente Norma Tcnica Peruana no se aplica para la certificacin


de: software de digitalizacin, software de firmas digitales, sistemas de
seguridad de la informacin, ni la acreditacin de organizaciones
proveedoras de servicios de valor aadido, las organizaciones que
adminsitran la produccin y almacenamiento de microformas, que
hagan uso de estos elementos de gestin, son responsables de
presentar las evidencias que demuestren el cumplimiento de las
respectivas normas legales y normas tcnicas que sean aplicables.

Los requisitos de esta Norma Tcnica Peruana estn en aptitud de ser


aplicables a todas las organizacioens sin importar su tipo ni tamao.
(adaptado de 1.2-ISO 9001:2008).

Cuando uno o ms requisitos de esta Norma Tcnica Peruana no


formen parte de la configuracin de su sistema de produccin y
almacenamiento, la organizacin debe indicar su no aplicabilidad.

Cuando se realicen exclusiones, no se podr reclamar conformidad


con esta Norma Tcnica Peruana, a menos que dichas exclusiones no
afecten a la capacidad o responsabilidad de la organizacin para
producir y almacenar microformas con idoneidad tcnica, que cumplan
con los requisitos de los clientes o usuarios y lso legales y
reglamentarios aplicables. (adaptado de 1.2-ISO 9001:2008).

REFERENCIAS NORMATIVAS
Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este
texto, constituyen requisitos de esta Norma Tcnica Peruana. Las
ediciones indicadas estaben en vigencia en el mometno de esta
publicacin. Como toda norma est sujeta a revisin. Se recomienda a
aquellos que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la
conveniencia de usar las ediciones recientes de las normas citadas
seguidamente. El Organismo Peruano de Normalizacin posee en todo
momento, la informacin de las Normas Tcnicas Perunas en vigencia.

Normas Tcnicas Peruanas


NTP-ISO 6196-5:1997
MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 5: Calidad de imgenes,
legibilidad, inspeccin.
NTP-ISO/IEC 17799:2007
EDI. Tecnologa de la Informacin. Cdigo de buenas prcticas para
la gestin de la seguridad de la informacin.
-

Normas Tcnicas Internacionales


ISO 3334:2006
Micrografa - Resolucin ISO cuadro de prueba N 2 - Descripcin y
uso
ISO 7498-2:1989
Sistemas de Procesamiento de Informacin - Interconexin de
sistemas abiertos - Modelo de Referencia Bsico - Parte 2:
Arquitectura de Seguridad.
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
ISO 10196:2003
Aplicaciones de imgenes de documentos. Recomendaciones para
la creacin de documentos originales.
ISO 12653-1:2000
Imgenes electrnicas - Objetivo de la prueba para el escaneado en
blanco y negro de documentos de oficina - Parte 1: Caractersticas
ISO 12653-2:2000
Imgenes electrnicas - Objetivo de la prueba para el escaneado en
blanco y negro de documentos de oficina - Parte 2: Mtodo de uso
ISO 18927:2013
Materiales de imagen - Sistemas de discos compactados grabables
- Mtodo para la estimacin de la esperanza de vida a partir de los
efectos de la temperatura yla humedad relativa.
ISO 23868:2008
La gestin de documentos - Seguimiento y verificacin de la
informacin almacenada en 130 mm de mediso pticos.
ISO/TR 13028:2010
Directrices de aplicaci para la digitalizacin de los registros -
Informacin y documentacin
ISO/IEC 9798-1:2010
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de Seguridad -
Autenticacin Entidad - Parte 1 - Generales
ISO/IEC 10181-4:1997
Tecnologa de la Informacin - Inteconexin de sistemas abiertos -
Marcos de seguridad para sisitemas abiertos: Marco de no rechazo.

ISO/IEC 13888-1:2009
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - no repudio -
Parte 1: Generalidades
ISO/IEC 13888-2:2010
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - No repudio -
Parte2: Los mecanisos que utilizan tcnicas simtricas.
ISO/IEC 13888-3:2010
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - no repudio -
Parte 3: Mecanismos que utilizan tcnicas asimtricas
ISO/IEC 25051:2006
Ingeniera de Software - Software Requisitos de calidad de
productos y Evaluacin (cuadrado) - Requisitos para la calidad de
Commercial Off-The-Shelf (COTS) de productos de software y las
instrucciones para la prueba.
ISO/IEC 27002:2014
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - Cdigo de
prcticas para la gestin de seguridad de la informacin.
ISO/IEC 27033-1:2009
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de Seguridad - Seguridad
de Red - Parte 1: Generalidades y conceptos
ISO/IEC TR 14516:2002
Tecnologa de la Informacin - Tcnicas de seguridad - Directrices
para e luso y manejo de Confianza de Tercera parte.
ISO/IEC TR 25021:2007
Ingeniera de Sfotware - Software Requisitos de calidad del
producto y de Evaluacin (cuadrados) - Elementos de medida de
calidad.
-
-
-
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
DEFINICIONES
Para los propsitos de esta Norma Tcnica Peruana se aplican las
siguientes deifiniciones:
archivo: Para los propsitos de la presente Norma Tcnica Peruana,
conjunto de documentos conservados pro cualquier tcnica, en
cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado.
archivo original: Un archivo preparado en primera instancia o
proveniente de otros archivos.
archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el
original.
configuracin: La manera en la que el hardware y el software de un
sistema de procesamiento de informacin estn organizados e
interconectados.
dato: Una descifrable representacin de informacin en una manera
formalizada apropiada para comunicacin, interpretacin o
procesamiento. (ISO IEC 2382-1).
documento. Cualquier medio que lleve en l informacin registrada y
que puede ser tratado como una unidad.
Nota 1.- De acuerdo a los requerimientos funcionales de las organizaciones los
documentos se pueden clasificar, organizar, ordenar e identificar en forma individual o
en conjunto y en ambos casos ser tratados como unidad, sea como documentos fsicos
o documentos electrnicos.
Nota 2.- Son ejemplos de conjuntos tratados como unidad las bibliotecas, las
colecciones, series documentales, los expedientes, legajos, planillas, etc., sea como
documentos fsicos o documentos electrnicos o una combinacin de ambos.

documento de archivo (records): informacin creada o recibida,


conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.
documento electrnico: Unidades estructuradas de informacin
registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada,
gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por una
persona o una organizacin de acuerdo a sus requisitos
funcionales, utilizando sistemas informticos.
Nota. El trmino documentado electrnico no se refiere nicamente a los
documentos de texto que se suelen crear con procesadores de texto, sino tambin
comprende los mensajes de correo electrnico, las hojas de clculo, los grficos e
imgenes, los documentos HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia
o de otras clases, que incluyen a sus enlaces y accesos automticos.

escala de reduccin: Relacin entre las dimensiones de una


microimagen y las dimensiones correspondientes del original.
estacin de trabajo: Ambiente fsico en el cual se realiza uno o ms
procesos de una lnea de produccin de microformas, asignada a un
nico usuario y dotado de recursos, procedimientos, hardware y
software requeridos para realizar funciones asignadas.
evaluacin del sistema: Para los propsitos de la presente norma
comprende el examen sistemtico basado en normas tcnicas
declaradas por la organizacin, de la lnea de produccin y
almacenamiento de microformas, que incluyen los siguientes procesos:
Evaluacin del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas,
Auditora de seguridad de la informacin,
Auditora de la seguridad informtica.
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
firma digital. Datos adjuntos a, o transformacin criptogrfica de una
unidad de datos que permite al erceptor de la unidad de datos
comprobar el origen y la integridad de la unidad de datos y proteger
contra la falsificacin, por ejemplo por el receptor. 1,2
[1] En el pas la legislacin nacional establece una definicin de orden legal.
[2] ISO/IEC 9798-1:2013.9 e ISO/IEC 13888-1:2009 "digital signature (signature), data
appended to, or a cryptographyc transformation of, a data unit that allows the recipient of
the data unir to prove rhw source and integrity of the data unit and protect against
forgery, e.g. by the recipient".

gestin de documentos de archivo (records managment): rea de


gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin,
la recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos
de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma
de documentos la informacin y prueba de las actividades y
operaciones de la organizacin.

imagen. Representacin por apropiados medios de un apropiado


receptor (pantalla, superficie fotosensible, etc.) de un objeto o de un
dato correspondiente a dicho objeto.
imagen electrnica. Representacin de un documento sobre un
soporte de almacenamiento digital.

indizacin. Para los propsitos de la presente Norma Tcnica


Peruana, identificacin de datos informacin o documentos
individuales o en conjunto, tratados como unidad ,siguiendo una
definida metodologa de ordenamiento lgica y uniforme, que permita
fcil ubicacin, rpida disponibilidad y su recuperacin, durante los
procesos de transformacin a ls que es sometido y desde los medios
de soporte elegidos para su conservacin y almacenamiento,
mantenimiento en todo momento la integridad original de dicha unidad.
Nota.- La metodologa de identificacin puede utilizar nmeros, letras o fecha
correlativas, nombres, identificacin alfanumrica o combinaciones que sigan reglas
internas establecidas por la organizacin o externas adoptadas de comn acuerdo con
los destinatarios o en cumplimiento de disposiciones emitidas por autoridades
competentes.

informacin. Datos, ya sean en la forma de nmeros, grficos o


palabras, que han sido organizados, sistematizados y presentados de
modo que los patrones subyacentes queden claros.
inspeccin: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o
comparar de algn modo, la unidad en consideracin con respecto a
los requisitos establecidos.
legibilidad: Aptitud de una imagen para ser representada; o leda
rpida e inequvocamente, identificando y distinguiendo elementos,
individuales, series o conjuntos. (letras, nmeros, trazos, lneas,
objetos, etc.).
lnea de produccin. Conjunto de procesos, procedimientos y
recursos de software y hardware integrados como una unidad de
produccin para elaborar microformas.
lote. Es una cantidad especificada de documentos, informacin, datos
o imgenes de caractersticas similares o que han sido producidos,
colectados, ordenados o transmitidos bajo procesos o condiciones
esencialmente uniformes, que se someten a procedimiento e
inspeccin como un conjunto unitario.
medio de archivo electrnico. Medio con aptitud para contener
archivos en formato digital.
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
microforma 3: Un trmino genrico para cualquier medio que contiene
imgenes.

[3] en el pas, la Ley N 26612 establece definiciones de orden legal de microforma.

microforma original: Microforma usada para producir las sucesivas


generaciones de microformas.
mdulo: Conjunto de derechos de funciones y derechos de objetos
asignados a un determinado usuario o grupos de usuarios para
desarrollar un proceso especfico en una lnea de produccin de
microformas.
muestra: Es un grupo de unidades extradas de un lote que sirve para
obtener la informacin necesaria que permita apreciar una o ms
caractersticas de ese lote, para servir de base a una decisin sobre
ese lote o sobre el proceso que lo produjo.
organizacin: A menos que se indique especficamente, es aquella,
que independiente o como parte de otras actividades, es responsable
de administrar un sistema de produccin de microformas y/o su
almacenamiento, as como de utilizar el servicio de intermediacin
digital, directamente, en condicin de autora o propietaria de los
documentos de archivo, o mediante contrato de empresas
especializadas en administrar dichos sistemas y/o proveer dichos
servicios.

plan de produccin: Para efectos de la presente Norma Tcnica


Peruana, es el documento elaborado anticipadamente por una
organizacin para dirigir y controlar los detalles que describen la
manera particular y planificada de la produccin de microformas en
cada lnea de produccin en concordancia con los requerimientos
propios de cada tipo de documento de archivo.

poder de resolucin: Expresin numrica del lmite de resolucin de


un sistema ptico o fotogrfico, determinada con la ayuda de una mira
y expresada como el nmero de pares de lneas por milmetro
distinguibles en una imagen de esta mira.
Nota: En razn de las imperfecciones inherentes a todo sistema ptico, el poder de
resolucin no es constante en toda el rea de imagen.

registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las


caractersticas pertinentes de un producto, proceso o servicio o las
caractersticas particulares de un organismo, o de una persona, en una
lista apropiada disponible pblicamente.
resolucin de compresin: Relacin entre el nmero de bits de una
imagen electrnica despus y antes de la compresin. (4.37, ISO
12651).
resolucin:
a) Aptitud de un sistema fotogrfico (equipo, ptica, emulsin sensible
y procesamiento) para registrar detalles finos; y
b) Aptitud de un sistema ptico para representar visualmente detalles
finos.
sistema de gestin de documentos de archivo (records system):
sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a
los documentos de archivo a lo largo del tiempo.
sistema informtico: Conjunto de elementos relacionados,
compuestos por uno o ms de los procesos, hardware, software,
instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de satisfacer
una necesidad u objetivo definido. (3.31 NTP ISO/IEC 12207).
usuario: Individuo u organizacin que utiliza el sistema en operacin
para llevar a cabo una funcin especfica.
Nota. El usuario puede llevar a cabo otros papeles, tales como el de adquiriente
desarrollador o responsable de mantenimiento. (3.36 NTP ISO/IEC 12207)
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
5 REQUISITOS GENERALES 5
5.1 Manual del sistema de elaboracin de microformas 5.1

5.1.1 Las organizaciones deben documentar las especificaciones 5.1.1


tcnicas de su sistema de elaboracin y almacenamiento de
microformas
5.1.2 Las especificaciones tcnicas deben ser descritas en un manual. -

5.1. Ser impreso en papel tamao A4 o estar grabado en dicho 5.1.2


3 formato en un medio tcnico idneo no regrabable;
c)
- - 5.1.3

- - a)
- - b)
- - c)

5.1.3 El manual debe: 5.1.4


a) Identificar a los responsables de su elaboracin y aprobacin; a)

b) Indicar la fecha de su aprobacin y el nmero de edicin; b)


- - c)

- - d)

f) Identificar las estaciones emisoras y receptoras que forman parte e)


del sistema de elaboracin de microformas;

- - f)

g) Indicar si la organizacin es propietaria de los documentos -


orgiinales destinados a la conversin en microformas, o si es el
caso indicar la condicin de empresa especializada proveedora
de servicios de elaboracin de microformas, de almacenamiento
o intermediacin digital;
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
d) Describir la estructura administrativa y los responsables del g)
sistema de produccin de microformas de la organizacin;

e) Indicar la ubicacin de la(s) lnea(s) de produccin de las h)


microformas y lugar(es) del almacenamiento de las microformas;
h) Las funciones de los responsables de la administracin o i)
produccin del sistema de elaboracin de microformas, o de ser
el caso hacer referencia al documento normativo interno que
describa dichas funciones.
i) La tecnologa a utilizar, los equipos principales y de soporte, el j)
medio de archivo electrnico a utilizar para contener la
informacin y datos digitalizados;

j) Los procesos del sistema desde la generacin hasta la k)


eliminacin de los originales incluyendo los procesos de
produccin, almacenamiento y uso de las microformas;

k) Indicar la participacin de los representantes de la fe pblica. l)


(Vase 6.16)
- - m

- - n)

5.2 La organizacin debe estar legalmente consituuda. 5.2


- -

- - 5.2.1
- - a)
- - b)

- - c)
- - d)

- - 5.2.2
- - a)

- - b)

- - c)
- - d)

5.3 Organizacin y funciones 5.3


5.3.1 La organizacin propietaria de los documentos destinados a ser 5.3.1
convertidos en microformas debe:
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produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
a) Tener un sistema integral de administracin de sus documentos, a)
que norme las funciones de generacin, archivo y eliminacin de
documentos, adems de los procesos de planificacin,
preparacin, elaboracin, control de calidad y almacenamiento
de microformas;
b) Tener un responsable del sistema integral de elaboracin y b)
almacenamiento de microformas;
c) Especificar y documentar la responsabilidad del personal c)
encargado de los procesos establecidos;
d) Contemplar lo establecido en la legislacin archivstica vigente; d)

e) Almacenar las microformas, sea en instalaciones propias o en e)


empresas de servicio especializadas, en condiciones de
seguridad y conservacin establecidas en las normatividad legal
y las normas tcnicas aplicables, certificadas por un organismo
certificador registrado por la entidad competente;
f) Asegurar la disponibilidad y renovacin de las microformas f)
almacenadas durante el tiempo de conservacin especificado,
mediante inspeccin peridica o actualizacin tecnolgica.
5.3.2 La organizacin debe resolver los aspectos legales y tcnicos 5.3.2
aplicables a su sistema de elaboracin de microformas convocando,
cuando sea necesario a personal calificado (profesionales de
sistemas informticos, auditores de sistemas, representantes de la
fe pblica, especialistas archiveros, entre otros)
Nota.- Estn comprometidos los equipos de trabajo convocados eventualmente para
orientar la gestin de la informacin y archivos, as como los comits evaluadores de
documentos que actan de acuerdo a ley.

5.3.3 Las empresas especializadas que presten servicios de produccin 5.3.3


y/o almacenamiento deben:

a) Tener un sistema de elabroacin de microformas que incluya a)


personal, procedimientos y responsables de los procesos de
diseo de soluciones informticas, control de produccin y
evaluacin del sistema.
b) Tener un responsable ejecutivo del servicio de elaboracin y/o b)
almacenamiento de microformas;

c) Especificar y documentar la responsabilidad y funciones del c)


personal encargado de los procesos que comprende el servicio
de elaboacin y/o almacenamiento de microformas que brinda;
d) Contemplar lo establecido en la legislacin archivstica vigente; d)

5.4 Confidencialidad y calidad de trabajo del personal 5.4


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produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
5.4.1 La organizacin debe tener disposiciones para asegurar que su 5.4.1
personal est libre de cualquier presin comercial, financiera u otra
que pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo.
Nota.- Estn comprendidas las disposiciones contenidas en reglamentos internos,
cdigo de tica, trminos contractuales u otros acuerdos de confidencialidad.

5.5 Sistema de elaboarcin de microformas 5.5


5.5.1 La alta direccin de la organizacin, o quien esta designe, debe 5.5.1
definir y aprobar el sistema de elaboracin de microformas.

5.5.2 Se debe registrar la fecha a partir de la cual se da inicio al sistema 5.5.2


de elaboracin de microformas.

- - 5.5.3

5.6 Contratacin de servicios de produccin 5.6


5.6.1 En caso la organizacin contrate los servicios de una empresa 5.6.1
especializada para la elaboracin de las microformas se debe
asegurar que dicha empresa cuente con su correspondiente
certificado de idoneidad tcnica vigente.
5.6.2 En los trminos contractuales deben incluirse las clusulas 5.6.2
necesarias para que la empresa contratada lleve a cabo la
elaboarcin de microformas cumpliendo, como mnimo, las
especificaciones establecidas por la organizacin.

5.7 Contratacin de servicios de almacenamiento de microformas 5.7


5.7.1 En caso la organizacin contrate el almacenamiento de las 5.7.1
microformas en empresas proveedoras de servicios de
microarchivos, se debe asegurar que cuente con el correspondiente
certificado de idoneidad de cumplimiento de las condiciones de
seguridad y conservacin de las microformas.
5.7.2 La organizacin debe mantener el registros y control de la ubicacin 5.7.2
e identificacin de la(s) micorforma(s) orginal(es).

5.8 Contratacin de servicios de intermediacin digital. 5.8


5.8.1 Cuando en los procesos de elaboracin de microformas se requiera 5.8.1
la transmisind eun mensaje de datos o documentos por va
electrnica con firma digital, para grabar,a lmacenar y conservar
dichos datos o mensajes, esta deber ser efectuada por un tercero
neutral.
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produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
5.8.2 El tercero neutral debe poseer certificado de idoneidad tcnica de 5.8.2
cumplimiento de los requisitos de la presente NTP, adoptar las
espcificaciones aplicables de seguridad establecidos en la NTP-
ISO/IEC 17799 y adecuar sus servicios conforme a los lineamientos
aplicables de la norma ISO/IEC TR 14516.
- - a)

- - b)

5.8.3 El tercer neutral debe proporcionar las tcnicas o mecanismos 5.8.3


requeridos para la intervencin de los representantes de la fe
pblica cuando se requiera:

a) Certificar, utilizando su firma digital o electrnica basada en a)


criptografa asimtrica, la autenticidad e identidad del emisor,
titular de la firma digital que se adjunta al mensaje de datos o
documentos transmitidos, la confidencialidad y la integridad de
dicho mensaje. El mecanismo de autenticacin debe adecuarse
a las especificaciones aplicables de la norma ISO/IEC 9798-1;

b) Certificar la fecha y hora de recepcin, para cuyo efecto el b)


tercero neutral debe contar con un proveedor de fechado y hora
(fecha y hora cierta) referida al Tiempo Universal Coordinado
(UTC) el cual debe estar diposnible dentro de una red abierta,
accesible desde cualquier plataforma tecnolgica;

c) Certificar el no repudio de origen y recepcin. El mecanismo de c)


no repudio debe adecuarse a las especificaciones aplicables de
la norma ISO/IEC 13888-3.
6 REQUISITOS TCNICOS 6
6.1 Proceso de generacin de documentos originales 6.1
6.1.1 La organizacin debe asegurar y documentar la cantidad y clase de 6.1.1
documentos originales que sern convertidos en microformas,
indicando si provienen de alguno o todos los siguientes medios:
a) Impresos en papel; a)
b) Microformas con valor probatorio y efecto legal; b)
c) Documentos digitalizados contenidos en medios no regrabables; c)
d) Documentos generados electrnicamente u obtenidos de la red d)
privada o la red pblica, contenidos en memorias de PCs o
servidores del sistema de gestin documental aprobado por la
organizacin;
e) Pelculas, placas radiogrficas, videos o fonografa; e)

f) Informacin transmitida con firma electrnica o digital, con f)


servicio de intermediacin digital o sin l.
- - g)
- - h)
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produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.1.2 Para los documentos impresos y planos, se debe indicar las 6.1.2
dimensiones originales.

6.1.3 Para los documentos electrnicos, indicar la magnitud en bytes y la 6.1.3


extensin del archivo, adems determinar las dimensiones y el
formato en el que deben ser impresas las imgenes.

6.1.4 Para la rpida ubicacin e identificacin de los documentos, la 6.1.4


organizacin debe documentar los datos e informacin que
identifique los documentos originales.
Nota.- La forma de identificacin debe responder a normas propias de la
organizacin, normas bibliotecarias, normas establecidas por la entidad competente
en archivos o normas tcnicas internacionales.

6.1.5 En la generacin de documentos destinados a ser convertidos a 6.1.5


microformas la organizacin debe:
a) Uniformizar la estructura de los mismo; a)

b) Determinar, el mnimo tamao de caracteres de las letras, trazos b)


finos, color o tonalidad, que deben reproducirse e las copias
impresas;
c) Preparar los documentos conforme a la norma ISO 10196; c)

d) Estandarizar el software y hardawre que intervienen en la d)


generacin.
6.1.6 Se incluyen entre los originales a todo documento, informacin o 6.1.6
datos contenidos en microformas producidas en sismteas que
tengan su correspnodietne certificado de idoneidad. Para este caso
la organizacin debe poseer un procedimeinto para convertir los
archivos en un medio o tecnologa a otro, que segure que no
existan cambios en la calidad y la exactitud durante y como
resultado de los procesos de conversin.

6.1.7 Para el caso de microformas que incluya como documentos 6.1.7


originales, documentos electrnicos obtenidos de redes pblicas o
locales con firma digital, la otganizacin debe establecer una
metodologa de identificacin (indizacin) y registro nicos que
aseguren:
a) La integridad basados en el principio que la firma digital asegura a)
al receptor identiicar cuando un documento ha sido modificado si
nautorizacin, y
b) Numeracin correlativa, basados en el uso del Tiemp oUniversal b)
Coordinado (UTC), (fecha y hora cierta), como indicador de
numeracin correlativa en la recepcin para efectos de cumplir
con disposiciones establecidas por la propia organizacin o por
entidades competentes.
- - c)

- - d)
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.2 Calidad y legibilidad de los documentos originales 6.2
6.2.1 Para asegurar la legibilidad de documentos impresos la 6.2.1
organizacin debe indicar los caracteres ms pequeosy los trazos
ms finos de los documentos originales, que deben ser
reproducidos en las copias impresas a partir de las imgenes
contenidas en las microformas.

6.2.2 Para asegurar la calidad y legibilidad de firmas, sellos, logos, 6.2.2


colores, la organizacin debe especificar el o los elementos de
mayor importancia e indicar los patrones de referencia.
6.2.3 En caso que los documentos originales sean imgenes en 6.2.3
movimiento, que incluyen sonidos, la organizacin debe
promocionar las especificaciones o requisitos aplicables a los
patrones de referencia y disponer de los medios para veificar la
calidad de los mismos.
6.3 Lneas de produccin de microformas 6.3
6.3.1 Las organizaciones propietarias de los documentos originales o las 6.3.1
empresas de servicio especializadas, deben documentar las
especificaciones de cada lnea de elaboracin de microformas,
como mnimo se deben establecer las siguiente ifnormacin:
a) Las clases de documentos originales a procesar; a)
b) La ubicacin o procedencia de los documentos originales, las b)
condiciones de seguridad en el caso de traslado de los
documentos;
c) La localizacin de la(s) lnea(s) de produccin; c)
d) La tecnologa para el procesamiento de las imgenes, software y d)
hardware;
e) La arquitectura de las redes internas o externas asociadas a la e)
lnea de produccin;
f) El o los dormatos de imagen en que se debe grabar cada f)
documento original;
g) En los procesos de captacin de imgenes, control de calidad y g)
grabacin de la configuracin de:
la resolucin
tonalidades de gris, color.

h) Los medios de soporte elegidos; h)

i) En caso sea aplicable, las aplicaciones de las firmas i)


electrnicas, firmas digitales y las tcnicas de encriptacin;
j) En caso sea aplicable, las entidades que intervinieron en el j)
servicio de intermediacin digital.
k) La ubicacin o el destino final de las microforma elaborada. k)

- - l)
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.3.2 Las medidas de seguridad y planes de contingencia, estructurada 6.3.2
conforme a la norma NTP-ISO/IEC 17799, que aseguren niveles de
proteccin para mantener la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la informacin minimizando los riesgos de
incidentes de seguridad. (La inclusin de claves, o cdigos de
acceso, uso de estaciones de trabajo autorizadas, seguridad fsica
de lso elementos o equipos de procesamiento del sistema)

6.3.3 Cuando en la lnea de produccin de microformas se determine el 6.3.3


uso de las firmas electrnicas o digitales se debe documentar la
manera en la que la organizacin aplica y cumple las disposiciones
legales y reglamentarias y contar con los certificadas digitales
vigentes.
6.3.4 Para el caso de los servicios de intermediacin digital se debe 6.3.4
identificar las entidades o personas que intervienen, conforme a las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, indicando el
alcance de sus responsabilidades relativas a la(s) clase(s) de
documento(s) que le correponde procesar.

6.3.5 La alta direccin o quien sta designe debe aprobar las 6.3.5
especificaciones de cada lnea de produccin.
6.4 Procesos de preparacin de documentos 6.4
6.4.1 En cada lnea de produccin, dependiendo del tipo de documento 6.4.1
original, la organizacin debe documentar el procedimiento de
preparacin de los documentos originales, estableciendo las
especificaciones necesarias que aseguren la integridad de los
documentos, respecto a propiedad, procedencia, cantidad y
formatos.

6.4.2 Cuando sea posible, los documentos deben ser agrupados en lotes 6.4.2
para facilitar el control de calidad de los mismos.
6.4.3 Cuando sea aplicable, para restablecer la integridad de los 6.4.3
originales la alta direccin o quien esta delegue, debe documentar y
autorizar la aplicacin de medidas correctivas, el fotocopiado para
mejorar la legibilidad y disponer la estandarizacin del uso de
carteles o avisos, que indiquen esta condicin as como otras
medidas correctivas acordadas para el caso de folios o imgenes
faltantes, fragmentaciones, notas o mensajes sobrepuestos sobre el
original u otros defectos previamente identificados.

6.4.4 En el caso que los documentos originales sean fotocopias, se debe 6.4.4
indicar esta condicin entre las imgenes tcnicas al inicio de la
digitalizacin.

6.4.5 Se debe documentar las especificacioens necesarias para controlar 6.4.5


y asegurar que la integridad correpondiente a los originales sea
preservada durante los procesos subsiguientes, incluido el proceso
de grabacin en el medio de archivo elegido.
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N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.4.6 Los documentos, informacin o datos electrnicos deben ser 6.4.6
preparados siguiendo las normas internas de la organizacin,
especificando los autores, las estaciones de trabajo o mdulos
autorizados, el sistema informtico, hora y decha de elabraocin y
tamao en bytes.

6.4.7 En la transmisin de datos o mensajes que requiera la 6.4.7


intermediacin digital, el responsable integral del sistema o el
responsable ejecutivo autorizado de la organizacin, debe asegurar
la aplicacin de polticas, procedimientos o mecanismos de
seguridad establecidos por la organizacin para proteger la
informacin o datos en la estacin de trabajo o el mdulo desde el
cual se transmitten los mensajes y asegurar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la informacin transmitida a las
entidades receptoras autorizadas, incluyendo la vigencia de los
certificados correspondientes.

- - a)

- - b)

- - c)

6.4.8 La organizacin debe establecer el procedimeitno para tratar los 6.4.8


archivos electrnicos que contengan enlaces o direcciones
electrnicas teniendo en cuenta su importancia respecto a la
integridad del documento, en el caso de requerirlo debe asegurar el
suministro y continuidad de los enlaces requeridos.
6.4.9 La organizacin debe establecer y mantener actualizado un registro -
de los documentos, informaci o datos correspondientes al proceso
de preparacin.
6.5 Proceso de captacin de imgenes 6.5
6.5.1 Para documentos originales en papel, el equipo de captacin de 6.5.1
imgenes debe ser configurado en velocidad y resolucin
considerando el tipo y peso del papel, el estado fsico, la legibilidad
de los detalles ms finos a reproducir, utilizando para ello el folio o
los folios que contengan los elementos ms crticos y el patrn de
resolucin que contenga la mira de resolucin establecida por la
NTP-ISO 3334.

6.5.2 El operador del equipo de captacin de imgenes, debe asegurar el 6.5.2


cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo del equipo
de acuerdo a las especificaciones establecidas por el fabricante as
como el reemplazo del patrn de resolucin al cabo del tiempo de
su vida til.
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N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.5.3 Para el caso de los documentos originales generados en formato 6.5.3
electrnico u obtenidos directamente de la red privada o pblica, en
las estaciones de emisin/recepcin, la organizacin, utilizando la
imagen digitalizada del patrn de resolucin debe definir, especificar
y configurar, como mnimo los siguientes parmetros:
a) Propiedades de la imagen, tamao original y en caso se aplique, a)
relacin de reduccin;
b) Modos de color (RGB, CMYK, escala de grises, blanco/negro, b)
mapa de bits, segn corresponda);
c) Brillo y contraste. c)
6.5.4 La organizacin debe asegurar una secuencia uniforme para el 6.5.4
ordenamiento de los documentos, informacin o datos destinados a
ser convertidos en microformas con valor legal, considerando:

a) La identificacin de los documentos, informacin o datos, de ser a)


necesario;
b) La identificacin de los autores o propietarios, de ser necesario; b)
c) Patrones de resolucin de la calidad de las imgenes; c)
d) Acta de Apertura, de acuerdo a formatos aprobados; d)

e) Imgenes correspondientes a los lotes de documentos, e)


informacin o datos;
f) Acta de cierre f)

g) Patrn de resolucin; g)
h) Otros datos de relevancia adicional aprobados por la alta h)
direccin de la organizacin o por quien sta delegue, que
sustentan la granacin de las microformas.
6.6 Proceso de indizacin 6.6
6.6.1 La organizacin debe documentar las especificaciones de la 6.6.1
metodologa de indizacin de los documentos contenidos en las
microformas.
6.6.2 La indizacin manual o automatizada, debe facilitar la recuperacin 6.6.2
integra de un documento.
6.6.3 La metodologa de indizacin debe considerar especificaciones 6.6.3
definidas por la organizacin, cuando, de acuerdo sus necesidades
funcionales, se requiera registrar numeracin correlativa o
secuencia de recepcin, de los documentos originales recibidos
tanto en formatos fsicos, como electrnicos asegurando la
integridad en la recuperacin de blibliotecas, colecciones, series
documentales, expedientes, legajos, planillas, documentos,
informacin, datos individuales o en conjunto, tratados como
unidades.

6.7 Proceso de digitalizacin 6.7


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produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.7.1 La organizacin debe documentar el tratamiento de las imgenes 6.7.1
digitalizadas, manteniendo en todo momento la integridad y
fidelidad respecto a los documentos originales.
6.7.2 En caso sea requerido, la organizacin debe especificar el sistema 6.7.2
de compresin de informacin o datos o formatos originales,
utilizando tcnicas apropiadas que garanticen la fcil recuperacin,
compatibilidad con los sistemas actuales y posteriores desarrollos.
6.7.3 Para la elaboarcin de las microformas se debe asegurar que el 6.7.3
software sea propiedad de la organizacin, se disponga de las
licencias de uso y el registro para proteger los derechos de autor.

6.7.4 En caso que la organizacin desarrolle el software o aplicativos 6.7.4


empleados en algn proceso de la elaboracin de microformas este
debe evaluarse de acuerdo con los lineamientos de la norma
ISO/IEC 12119.
6.7.5 En caso de cambio o actualizacin de las versiones del software 6.7.5
aplicado en la elaboracin de microformas de una lnea de
produccin, la organizacin debe conservar las versiones
correspondientes por un periodo establecido por las disposiciones
contenidas en las leyes o reglamentos aplicables, los trminos
contractuales o por la propia organizacin, como parte de las
contingencias en previsin de reprocesamientos.

6.7.6 Para el caso del software utilizado en la aplicacin de la firma digital 6.7.6
la organizacin debe adoptar las medidas de seguridad
especificando en la NTP ISO/IEC 17799, prrafo 8.3 a fin de evitar
el software malicioso, permitir la autenticacin aplicando el modelo
especificado en la norma ISO/IEC 9798-1, registrar la fecha y hora
referida al Tiempo Universal Coordinado (UTC) y permitir asegurar
el no repudio aplicando el mecanismo especificado en la norma
ISO/IEC 13888-3.

6.8 Sistema de seguridad 6.8


6.8.1 La organizacin debe establecer y mantener niveles adecuados de 6.8.1
seguridad, respecto al personal, las estaciones de acceso, salidas
del sistema informtico, el software y archivos y aplicativos
asociados al sistema de elaboracin de microformas mediante
polticas, procedimientos y tnicas que aseguren la
confidencialidad, integridad, disponibilidad y calidad de las
microformas, siguiente los lineamientos establecidos en la NTP-
ISO/IEC 17799.

6.8.2 La organizacin debe contar con un programa de auditora 6.8.2


informtica que asegure el cumplimiento de la evaluacin de la
idoneidad del sistema que incluya:
a) La responsabilidad y la identificacin del personal encargado de a)
los procesos claves del sistema de elaboracin de microformas;
b) Los intentos o eventuales accesos no autorizados internos o b)
externos;
c) El uso no autorizado de estacionse, programas, archivos y c)
aplicativos del sistema.
6.8.3 En caso sea aplicable, evaluar las medidas de seguridad 6.8.3
establecidas para la custodia de los medios de archivo electrnicos,
conservados en servidores mantenidos en lnea, o accesibles para
consulta interna o externa.
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produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.8.4 En caso de detectar amenazas o vulnerabilidades que afecten la 6.8.4
seguridad integral del sistema, es decir la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de los datos o documentos durante los
procesos de elaboracin de las microformas, se deben aplicar
medidas correctivas que restablezcan la correcta operacin del
sistema de elaboracin de microformas, independiente de las
medidas administrativas propias de la organizacin.

6.8.5 Los registros de dicho sistema de auditora informtica debe estar 6.8.5
disponibles para examen o inspeccin y se deben conservar un
periodo establecido por la organizacin responsable de la
produccin de microformas.
6.9 Periodo de conservacin de las microformas 6.9
6.9.1 La organizacin debe especificar el periodo de conservacin de las 6.9.1
microformas en periodos equivalentes a los que corresponde a los
documentos originales de acuerdo a lo establecido por la
organizacin y las exigencias legales o reglamentarias.
6.10. Requisitos del medio de archivo electrnico 6.10.
6.10. El medio de archivo electrnico debe: 6.10.
a) Conservar los archivos exclusivamente en un formato no a)
regrabable, ni borrable;

b) Permitir la verificacin de la calidad y exactitud de la grabacin b)


de los documentos, informacin o datos digitalizados, tanto como
imgenes proyectadas en pantallas, como al obtener copias
impresas;
c) Tener la capacidad de proyectar fcilmente los ndices y archivos c)
contenidos en el medio de archivo electrnico a cualquier medio
aceptable de acuerdo a los requisitos establecidos tanto por la
propia organizacin como las disposiciones contenidas en las
leyes o reglamentos.
6.10. La organizacin responsable del sistema de elaboracin y/o 6.10.
almacenamiento de los medios de archivo electrnico debe:
a) Poner a disposicin, para propsitos de evaluacin o inspeccin, a)
las facilidades necesarias para la proyeccin o reproduccin
inmediata y de fcil lectura, de las imgenes contenidas en los
medios de archivo electrnico;
b) Proporcionar copia impresa, cuando sea requerido para b)
propsitos de evaluacin o inspeccin.
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.10. Las organizaciones deben conservar y mantener en condiciones de 6.10.
seguridad y almacenamiento, de acuerdo a las indicaciones del
fabricante, las normas legales o disposiciones internas, los medios
portadores del software, utilizado en los procesos de elaboracin de
las microformas, as como las aplicaciones requeridas para la
comprobacin de firmas digitales.

6.10. Se debe determinar el periodo de conservacin del software en 6.10.


concordancia con el ciclo de vida definido por el fabricante del
software y el periodo de conservaci nde las microformas aplicable,
establecido en las normas legales o disposiciones internas de la
organizacin.
- - 6.11
- - 6.11.

- - 6.11.

6.11 Proceso de grabacin 6.12


6.11. La organizacin debe especificar los valores mnimos de resolucin 6.12.
y legibilidad de sus imgenes, utilizando los patrones que
contengan la mira de resolucin ISO N 2 o patrones equivalentes
basados en la norma ANSI/AIIM MS 43.
6.11. La grabacin debe proceder previa comprobacin y registro que la 6.12.
integridad de los documentos se mantiene inalterable durante todos
los procesos desde la captacin de las imgenes, o la generacin o
recepcin de los documentos electrnicos; sea mediante la revisin
de los informes de auditora informtica (log files o audit. trail) y/o de
ser el caso la verificacin de la integridad usando las propiedades
de la firma digital asociada.

- - 6.12.

6.12 Rotulado de las microformas 6.13


CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.12. Las microformas originales y duplicadas deben ser rotuladas, 6.13.
directamente sobre la superficie no grabable o, para el caso de
discos WORM, sobre el envase que las contiene, incluyendo como
mnimo la siguiente informacin:
a) Nombre de la organizacin propietaria de los documentos a)
originales, o informacin concordante con los derechos de autor;
b) Ttulo o identificacin del contenido; b)
c) Nmero de serie del fabricante del medio de soporte; c)
d) Cdigo de identificacin del medio de soporte que contiene las d)
imgenes correspondientes a los documentos originales;
e) Identificacin de la organizacin o empresa de servicios e)
responsable de la elaboracin;
f) Cdigo vigente de identificacin del representante de la fe f)
pblica, asignado por la autoridad competente, conforme a lo
establecido en la normatividad legal aplicable;
g) Fecha de elaboracin; g)
h) Indentificacin de original o duplicado. h)
6.13 Microformas originales 6.14
6.13. La organizacin debe establecer la cantidad de microformas 6.14.
originales a elaborar y mantenerlas bajo control y custodia en
locales que proporcionene las condiciones de seguridad y
conservacin en el almacenamiento en instalaciones propias o de
empresas de servicios especializadas que cuenten en ambos casos
con su correspondiente certificado de idoneidad.

6.13. La organizacin debe aplicar el proceso de control de calidad de las 6.14.


microformas elaboradas, que asegure conformidad respecto a:
a) La identificacin de las imgenes correspondientes a los a)
documentos origianes, de acuerdo a las especificaciones
establecidas;

b) La recuperacin en los medios especificados para la b)


visualizacin;
c) La integridad respecto a los originales, c)
d) Legibilidad de los caracteres ms pequeos o trazos finos, d)
definidos por la organizacin propietaria como de necesaria
legibilidad
e) La ausencia de defectos previamente definidos por la e)
organizacin.
6.14 Microformas duplicadas 6.15
6.14. La organizacin debe especificar la cantidad de microformas 6.15.
duplicadas y mantener bajo control su destino y uso
6.14. Deben ser rotuladas como duplicadas; y asegurarse que sean 6.15.
usadas solo para consulta, de uso restringido por la organizacin,
las copias obtenidas a partir de ellas carecen de valor legal.
6.15 Reproduccin a partir de las microformas 6.16
6.15. La organizacin debe asegurar la legibilidad de las copias impresas 6.16.
utilizando como medio de control las copias impresas de los
patrones de resolucin definidos para el sistema de elaboracin de
microformas.
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.15. Para cada lnea de elaboracin de microformas, la organizacin 6.16.
debe especificar la resolucin de la impresora utilizada para el
control de la legibilidd de las copias impresas, esta resolucin debe
ser igual o mayor a la resolucin del escner utilizado en el proceso
de captacin de las imgenes.

6.15. En caso de copias impressa de mensajes transmitidos 6.16.


telemticamente dichas copias deben inlcuir informacin o datos
correspondientes a la identidad y firma digital tanto del remitente
como del destinatario.
6.15. La organizacin debe ergistrar los resultados del control de 6.16.
legibilidad y en casos de no conformidades adoptar las acciones
correctivas apropiadas y el reprocesamiento del documento
afectado.
- - 6.16.

6.16 Intervencin de los representantes de la fe pblica 6.17


6.16. Para cada lnea de produccin y lugar de almacenamietno de 6.17.
microformas e intermediacin digital en la elaboracin de
microformas, la organizacin debe especificar el procedimiento de
intervencin de los representantes de la fe pblica, quienes deben
estar facultados para ejercer sus funciones conforme a lo
establecido en la normativa legal y reglamentaria aplicable.

6.17 Intermediacin digital 6.18


6.17. En caso se requiera la intervencin de los servicios de 6.18.
intermediacin digital la organizacin debe establecer los
procedimientos necesarios siguiendo las disposiciones establecidas
en las normas legales y reglamentarias aplicables y los lineamientos
de las normas NTP-ISO/IEC 17799 e ISO/IEC-TR 14516.

6.17. La organizacin debe mantener el registros y vigencia de lso 6.18.


certiicados de las entidades o personas participantes, considerando
el caso que los documentos, informacin o datos sean transferidos
entre terceros neutrales.

6.18 Almacenamiento 6.19


6.18. La organizacin debe disponer el almacenamiento de las 6.19.
microformas en las condiciones de seguridad y conservacin
certificadas conforme a lo establecido en la legislacin y
reglamentacin aplicable.
6.18. La organizacin debe describir en un manual las caractersticas del 6.19.
sistema de almacenamiento empleado incluyendo:
a) La organizacin y funciones de los responsables de administrar a)
el sistema de almacenamiento.
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
b) Las especificaciones tcnicas de los materiales de construccin, b)
que debe cumplor con minimizar los riesgos de las posibles
amenazas indicadas en la NTP ISO/IEC 17799, prrafo 7.2.1.d),

c) Las especificaciones del sistema, los elementos de control y las c)


medidas de seguridad aprobado por la organizacin para el
control del acceso de personas, para detectar riesgos de
incendio, inundacin,
d) Las especificaciones tcnicas de los equipos de control del d)
medio ambiente,
e) El certificado de calibracin de los medios de medicin de e)
temperatura y humedad relativa,
f) Los registros empleados para mantener el ingreso y retiro de las f)
microformas y las condiciones ambientales de temperatura y
humedad relativa.
- - 6.19.

6.19 Transmisin telemtica 6.20.


6.19. Cuando el sistema de elaboracin de microformas incluya entre sus 6.20.
procesos la transmisin electrnica a distancia entre estaciones o
lneas de produccin tanto en redes privadas o pblicas, los
procesos deben estar protegidos con medidas de seguridad que
aseguren:
a) La confidencialidad, integridad y disponibilidad de los archivos; a)

b) La no modificacin de los formatos originales; b)


c) La transmisin libre de interceptaciones entre la estacin c)
emisora y la estacin receptora
6.19. La organizacin debe documentar la transmisin interna de los 6.20.
documentos, informacin o datos, que incluya:

a) La configuracin de los subsistemas de almacenamiento a)


electrnico bajo control del personal autorizado, cuya seguridad
debe establecerse de acuerdo a los lineamientos establecidos en
la norma ISO/IEC 13335-5;
b) Los procedimientos de trasnferencia entre subsistemas de b)
almacenamiento electrnico;
c) El tiempo de retencin en cada uno de los subsistemas; c)
d) El software aplicado para el control de la transferencia de los d)
archivos;
e) En caso sea requerido el uso de las firmas electrnicas o e)
digitales del operador;

f) En caso de documentos electrnicos, el proceso de grabacin de f)


las microformas, la aplicacin de la firma digital a cargo de un
representante de la fe pblica;
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
g) Las operaciones de trasnferencia, la fecha y hora deben estar g)
regsitradas en los registros electrnicos generados
automticamente por el sistema (log files).

- - h)

- - i)

6.19. La organizacin debe documentar las transmisiones en red privada -


de los documentos, informacin o datos, que incluya:
a) La configuracin entre las estaciones remotas usando lneas -
fijas, y el personal autorizado para este proceso cuya seguridad
debe establecerse de acuerdo a los lineamientos establecidos en
la norma ISO/IEC 1333-5;
b) Los procedimientos de transferencia y recepcin entre los -
subsistemas de almacenamiento electrnico;
c) El tiempo de retencin en el subsistema de almacenamiento -
remitente y el receptor;
d) El software aplicado para el control de la transferencia y la -
recepcin de los archivos;
e) En caso de documentos electrnicos, el proceso de grabacin de -
las microformas, la aplicacin de la firma digital a cargo de un
representante de la fe pblica;
f) Las operaciones de trasnferencia, la fecha y hora deben estar -
regsitradas en los registros electrnicos generados
automticamente por el sistema (log files).
6.19. La organizacin debe documentar la transferencia en redes -
pblicas de los documentos, informacin o datos, que incluya:
a) La identificacin de los sistemas de transmisin entre un sistema -
y otro, entre sistemas de la misma organizacin o entre
diferentes organizaciones cuya seguridad debe establecerse de
acuerdo a los lineamientos establecidos en la norma ISO/IEC
13335-5;
b) El software aplicado para el control de la transferencia y la -
recepcin de los archivos destinados a la grabacin en las
microformas;
c) El uso de la firma digital bajo responsabilidad del representante -
de la fe pblica, cuando los arcivos se obtienen directamente de
la red y son destinados a la grabacin en las microformas;
d) Los procedimientos y tcnicas para el servicio de autenticacin -
de las firmas digitales;
e) Los procedimientos y tcnicas para el servicio de no repudio -
conforme a las especificaciones de la norma ISO 7498-2,
ISO/IEC 10181-4 y las Partes 1, 2 y 3 de la ISO/IEC 13888.
f) Las operaciones de trasnferencia, la fecha y hora deben estar -
regsitradas en los registros electrnicos generados
automticamente por el sistema (log files).
6.20. Eliminacin de originales 6.21
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MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
6.20. La organizacin debe establecer un procedimiento de retiro del 6.21.
archivo fsico y eliminacin de documentos originales, asegurando
la intervencin de los representantes de la autoridad nacional en
amteria de archivos y dems representantes que la legislacin
aplicable exija de acuerdo al valor del documento original.

6.20. Se incluye el procedimiento de eliminacin de archivos electrnicos a)


de la memoria del servidores o discos duros que dieron origen a las
imgenes correspondientes a los documentos originales, hayan
sido estos originales en papel o digitalizados.
- - b)

- - c)

- - 6.21.

7 FORMATOS DEL SISTEMA 7


7.1 La organizacin debe establecer los formatos requeridos para 7.1
asegurar el cumplimiento de los procedimientos propios de su sistema
de elaboracin y almacenamiento de microformas.
7.2 Los formatos deben ser impresos o documentos elctrnicos en formato 7.2
normalizado.
8 REGISTROS Y ARCHIVOS 8
8.1 La organizacin debe definir, identificar y mantener actualizados los 8.1
registros necesarios para asegurar que el sistema cumple con los
requisitos de idoneidad tcnica establecidos en esta NTP.

8.2 Se debe definir a los responsables de su actualizacin y 8.2


mantenimiento, sean estos formatos impresos o documentos
digitalizados.
8.3 Se deben mantener registros de la relacin de microformas 8.3
elaboradas.
8.4 La organizacin debe conservar un registro de los representantes de la 8.4
fe pblica responsables de cada lnea de produccin y/o lugar de
almacenamiento de microformas y de quienes intervienen en la
intermediacin digital.
8.5 Se deben establecer periodo de conservacin para los registros y los 8.5
archivos resultantes de la aplicacin de esta NTP.

9 EVALUACIN DEL SISTEMA 9


9.1 Las organizaciones propietarias y las empresas de servicios 9.1
especializadas deben programar la evaluacin del sistema de
elaboracin de microformas, por lo menos una vez al ao.
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de MICROFORMAS. Requisitos p
produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico produccin y almacena
N Requisito NTP 392.030-2:2005 N
9.2 La evaluacin de los elementos de la tecnologa de la informacin, 9.2
software, programas y aplicativos deben ser efectuados por
profesionales o auditores informticos.

9.3 La organizacin debe establecer el procedimiento de evaluacin y el 9.3


registro del resultado de la evaluacin.

9.4 Se deben realizar evaluaciones no programadas, cuando se erquiera 9.4


conocer los resultados de las actualizaciones del sistema a los
cambios o adecuacionse en la documentacin legal o tcnica aplicable
al sistema adoptado.
9.5 Cuando, como resultado de las evaluaciones del sistema se 9.5
identifiquen acciones correctivas o se realicen actualizaciones en la
organizacin, hardware, software y procedimientos del sistema de
elaboracin y almacenamiento de las microformas, la organizacin
debe actualizar el manual y los documentos descriptivos del sistema.

10 ANTECEDENTES 10
10.1 NTP 392.030-2: 2007 10.1
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan
sistemas de produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrnico.
10.2 ISO/TR 15801 10.2
Electronic imaging - Information stored electronically -
Recommendations for trustworthiness and reliability
10.3 ISO/TR 12654 10.3
Electronic imaging - Recommendations for the management of
electronic recording system for the recording of documents that may be
requiered as evidence, on WORM optical disk
10.4 ISO 12651:2009 -
Electronic imaging - Vocabulary
10.5 ISO/IEC 2382-32 10.4
Information technology - Vocabulary - Part 32. Electronic Mail
10.6 NTP ISO/IEC 12207:2004 10.5
Tecnologa de la Informacin. Procesos del ciclo de vida del software
10.7 NTP ISO 6196-1:1997 10.6
MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 1: Trminos Generales.
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
REQUISITOS GENERALES
Manual del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas
La organizacin debe establecer y mantener un manual que incluya
el alcance del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas.
-

Debe ser un documento elaborado en formato A4, impreso en papel


o grabado como archivo digital en formato inalterable.
La organizacin debe establecer un procedimiento documentado
que defina los controles necesarios aplicables al manual y sus
procedimientos para:
Elaborarlos, revisarlos y aprobarlos,
Actualizarlos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
Asegurar que se identifican los cambios y el estado de la versin
vigente de lso documentos aplicables.
El Manual debe contener la siguiente informacin:
Nombre y cargo de los responsables de su elaboracin, revisin
y aprobacin.
Indicar la fecha de su aprobacin y el nmero de edicin,
Indicar el alcance del sistema del sistema de produccin y/o
almacenamiento de microformas tomando en cuenta la
naturaleza del medio de soporte del cual procede el documento
de archivo, segn lo indicado en el apartado 6.1.1 de la presente
Norma Tcnica Peruana,
De igual forma respecto a los procesos del sistema de
produccin de cada lnea de produccin, la organizacin debe
indicar:
- Los procesos en los cuales se incluye la firma digital,
- La configuracin de red: abierta o privada,
- Indicar la cobertura de la red: Red local LAN, (Local Area Net),
Red Metropolitana MAN (Metropolitan Area Net) o Red Mundial
WAN (Worlwide Area Net).

Indicar las estaciones emisoras y receptoras que forman parte


del sistema de produccin de microformas en caso de incluir el
proceso de transferencia electrnica de documentos y en caso
de realizar intermediacin digital,

Indicar la condicin de la organizacin respecto a sus


responsabilidades, sea como administradora, contratante o como
proveedora de los sistemas y/o servicios especializados
siguientes:
- Sistema de produccin de microformas,
- Sistema de almacenamiento de microformas,
- Servicio de intermediacin digital.

-
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
La organizacin debe describir la estructura administrativa y los
responsables del sistema de produccin y almacenamiento de
microformas.
Indicar la ubicacin de la(s) lnea(s) de produccin de las
microformas y lugar(es) del almacenamiento de las microformas,
Las funciones de los responsables de la direccin y de la
produccin de cada lnea de produccin de microformas, o de
ser el caso hacer referencia al documento normativo interno que
describa dichas funciones.
El inventario actualizado de la tecnologa a utilizar, los equipos
principales y de soporte, software y el medio de archivo
electrnico a utilizar para contener la informacin y datos
digitalizados,
Los procesos de cada lnea de produccin del sistema de
produccin desde la generacin de los documentos de archivo,
digitalizacin, hasta la eliminacin de los mismos, incluyendo los
procesos de produccin, almacenamiento y uso de las
microformas,
Indicar la participacin de los representantes de la fe pblica.
Vase 6.17,
Los procesos de evaluacin del sistema de produccin y
almacenamiento de microformas en cada lnea de produccin,
incluidas las auditoras informticas,
Descripcin de los registros utilizados para controlar los
parmetros de calidad de cada proceso del sistema de
produccin y almacenamiento de microformas.
Constitucin legal.
De acuerdo al tipo de organizacin, la constitucin legal de la
organizacin se debe demostrar como mnimo con la siguiente
informacin:
Organizaciones del sector pblico:
Dispositivo legal de creacin,
Registro ante la autoridad competente en materia de tributacin,
conforme a las normas legales aplicables,
Domicilio legal,
Certificacin de la seguridad de sus instalaciones, emitida por la
autoridad competente.
Organizaciones del sector privado:
Nmero de registro ante la autoridad de registro de sociedades
competentes
Registro ante la autoridad competente en materia de tributacin,
conforme a las normas legales aplicables,
Domicilio legal,
Licencia municipal de funcionamiento, que incluye la certificacin
de la seguridad de sus instalaciones, emitida por la autoridad
competente
Organizacin y funciones
La organizacin propietaria de los documentos de archivo
destinados a ser convertidos en microformas debe:
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
Tener un sistema integral de administracin de sus documentos,
que norme las funciones de generacin, archivo y eliminacin de
documentos, adems de los procesos de planificacin,
produccin, control de calidad y almacenamiento de
microformas,
Tener un responsable del sistema integral de produccin y
almacenamiento de microformas
Especificar y documentar la responsabilidad del personal
encargado de los procesos establecidos,
Las organizaciones del sector pblico segn sea aplicable deben
cumplir con lo establecido en las normas y directivas
establecidas por la autoridad nacional competente en materia de
archivos,
Almacenar las microformas, sea en instalaciones propias o en
empresas de servicio especializadas, en condiciones de
seguridad y conservacin establecidas en las normatividad legal
y las normas tcnicas aplicables, certificadas por un organismo
certificador registrado por la autoridad competente,
Asegurar la disponibilidad y renovacin de las microformas
almacenadas durante el tiempo de conservacin especificado,
mediante inspeccin peridica o actualizacin tecnolgica.
La organizacin debe resolver los aspectos legales y tcnicos
aplicables a su sistema de produccin de microformas convocando,
cuando sea necesario a personal calificado. (profesionales
archiveros, de sistemas informticos, auditores de sistemas,
representantes de la fe pblica, entre otros).
Nota.- Estn comprendidos los equipos de trabajo convocados eventualmente para
orientar la gestin de la informacin y archivos, as como los comits evaluadores de
documentos que actan de acuerdo a ley.

Las empresas especializadas que brinden los servicios de


produccin, o de almacenamiento de microformas o ambos
servicios, deben:
Tener un sistema organizativo, que incluya personal,
procedimientos y responsables de los procesos de diseo de
soluciones informticas, control y evaluacin.

Tener un ejecutivo responsable del servicio, el sistema


establecido y de representar legalmente a la empresa
especializada en la firma de actas de apertura, cierre y
conformidad que exigen las normas legales,
Especificar y documentar la responsabilidad del personal
encargado de los procesos clave del sistema establecido,

En caso corresponda deben cumplir con lo establecido en las


normas y directivas vigentes, establecidas por la autoridad
nacional competente en materia de archivos.
Confidencialidad y idoneidad del personal
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
La organizacin debe disponer de procedimientos para asegurar
que su personal est libre de cualquier presin comercial, financiera
y otra que pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo,
tanto en el proceso de seleccin, durante el ejercicio de sus
funciones y posteriormente segn plazos establecidos.
Nota.- Estn comprendidas las disposiciones contenidas en reglamentos internos,
cdigos de tica, trminos contractuales u otros acuerdos de confidencialidad.

Sistema de produccin y almacenamiento de microformas


La alta direccin de la organizacin debe definir y aprobar el
sistema de produccin y almacenamiento de microformas que
aseguren que cubre las necesidades de sus actividades, respaldo
de informacin, evidencia de sus actos y de rendicin de cuentas.
Para cada lnea de produccin y lugar de almacenamiento la alta
direccin de la organizacin o quien sta designe, debe aprobar un
plan de produccin y almacenamiento de microformas que describa
la manera como la organizacin ha configurado su sistema de
produccin y almacenamiento. Vase el apartado 6.3 de la presente
Norma Tcnica Peruana.

Se debe registrar la fecha a partir de la cual se da inicio al sistema


de produccin de microformas.
Contratacin de servicios de produccin
En caso la organizacin contrate los servicios de una empresa
especializada para la produccin de las microformas se debe
asegurar que dicha empresa cuente con su correspondiente
certificado de idoneidad tcnica vigente.
En los trminos contractuales deben incluirse las clusulas
necesarias para que la empresa contratada lleve a cabo la
produccin de microformas cumpliendo, como mnimo, las
especificaciones establecidas por la organizacin y la presente
Norma Tcnica Peruana.
Contratacin de servicios de almacenamiento de microformas
En caso la organizacin contrate el almacenamiento de las
microformas en empresas proveedoras de servicios de
microarchivos, se debe asegurar que esta cuent con el
correspondiente certificado de idoneidad de cumplimiento de las
condiciones de seguridad y conservacin de las microformas.
La organizacin propietaria debe mantener el registro de la
cantidad, la ubicacin e identificacin de la(s) microforma(s) tanto
original(es), como la(s) duplicada(s).
Servicio de intermediacin digital en la produccin de
microformas
Cuando en los sistemas de produccin y almacenamiento de
microformas se requiera la transmisin de un mensajede datos o
documentos por va electrnica con firma digital, para grabar,
almacenar y conservar dichos datos o mensajes, esta debe ser
efectuada observando las disposiciones establecidas por las
normas legales, reglamentarias y tcnicas sobre firmas y
certificados digitales, que resultan aplicables para los prestadores
de servicios de valor aadido.
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
El prestador de servicio de valor aadido, debe:

Mantener vigente la acreditacin de su servicio de intermediacin


digital acreditado ante la Autoridad Administrativa Competente y
Mantener vigente el certificado de idoneidad tcnica de
cumplimiento de los requisitos de la presente Norma Tcnica
Peruana, adoptando las medidas de seguridad que resulten
aplicables de la NTP ISO/IEC 17799 o la ISO/IEC 27002 y
adecuar sus servicios conforme a los lineamientos de la norma
ISO/IEC TR 14516.
El prestador de servicio de valor aadido, para efectos de la
presente Norma Tcnica Peruana, deber asegurar y proporcionar
las tcnicas o mecanismos requeridos para la intervencin de los
representantes de la fe pblica, cuando estos requieran:
Certificar, utilizando su firma digital o electrnica, la autenticidad
e identidad del emisor, titular de la firma digital que se adjunta al
mensaje de datos o documentos transmitidos, la confidencialidad
y la integridad de dicho mensaje. El mecanismo de autenticacin
debe adecuarse a las especificaciones aplicables de la norma
ISO/IEC 9798-1:2010,

Certificar la fecha y hora de recepcin, para cuyo efecto la


prestadora de servicios de valor aadido debe contar con un
proveedor de fechado y hora (fecha y hora cierta) referida al
Tiempo Universal Coordinado (UTC) el cual debe estar
disponible dentro de una red abierta, accesible desde cualquier
plataforma tecnolgica,

Certificar el no repudio de origen y de recepcin. El mecanismo


de no repudio debe adecuarse a las especificaciones aplicables
de la norma ISO/IEC 13888-3.
REQUISITOS TCNICOS
Proceso de generacin de documentos de archivo
La roganizacin debe asegurar y documentar la cantidad y clase de
documentos de archivo que sern convertidos en microformas,
indicando si provienen de uno o ms de los siguientes soportes:
Impresos en papel, (textos, expedientes, planos, otros similares),
Micoroformas con valor probatorio y efecto legal,
Pelcula (microfilm, microficha, rollos de pelcula, otros similares),
Medio ptico (CD, DVD, CD-R, DVD-R, ROM, Blu Ray, otros),

Medio magntico (cintas magnticas, vdeo, audio, disco


duro,memoria de PCs, memoria de servidores, dispositivos USB,
otros),
Medio ciberntico (internet, portales institucionales, otros
similares),
Informacin transmitida con firma electrnica o digital,
Informacin resultante de servicio de intermediacin digital.
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
En caso se aplicable, para los documentos de archivo, en el plan de
produccin de cada lnea se debe indicar las dimensiones originales
y la relacin de reduccin determinada.
Para los documentos electrnicos, en el registro de recepcin de
cada lnea de produccin se debe indicar la magnitud en bytes y la
extensin del archivo y en el plan de produccin indicar el formato
en el que debe ser reproducidas.
Para la rpida ubicacin e identificacin de los documentos, la
organizacin debe especificar los datos e informacin que
identifiquen los documentos de archivo.
Nota.- La forma de identificacin debe responder a normas propias de la
organizacin, normas bibliotecarias, normas establecidas por la autoridad
competente en archivos o normas tcnicas internacionales.

En caso corresponda, la organizacin que genera documentos


destinados a ser convertidos a microformas debe:
Uniformizar o estandarizar la estructura y el formato de los
mismo,
Determinar, el tamao mnimo de caracteres, trazos finos color o
tonalidades, que deben ser legibles en las copias impresas,
obtenidas de las microformas
Preparar los documentos siguiente los lineamientos de la norma
ISO/TR 13028 o de ser el caso conforme a la ISO 10196 (la
NTP-ISO 10196:1997 es equivalente a la Norma ISO
10196:1990) o normas propias de la organizacin.
Definir el software y hardware que intervienen en la generacin.

Se incluye entre los documentos de archivo a todo documento,


informacin o datos contenidos en microformas producidas en
sisitemas que tengan su correspondiente certificado de idoneidad.
Para este caso la organizacin debe poseer un procedimiento para
convertir los archivos de un medio o tecnologa a otro, que asegure
la calidad, la legibilidad y la fidelidad durante y como resultado de
los procesos de conversin.

Para el caso de microformas que incluya como documento de


archivo, documentos electrnicos obtenidos directamente de redes
pblicas o locales con firma digital, la organizacin, segn
corresponda, debe:

Establecer una metodologa de identificacin (indizacin) y


registro nicos de los archivos electrnicos.

Asegurar la integridad basados en el principio que la firma digital


asegura al receptor identificar cuando un documento ha sido
modificado.

Asegurar la autenticidad y la vigencia del certificado de firma


digital del emisor.
Asegurar el registro del Tiempo Universal Coordinado (UTC),
(fecha y hora cierta), de la ecepcin para efectos de cumplir con
disposiciones establecidas por la propia organizacin o por
entidades o autoridades competentes.
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Calidad y legibilidad de los documentos de archivo
Para asegurar la legibilidad de documentos impresos la
organizacin debe indicar los caracteres ms pequeosy los trazos
ms finos de los documentos de archivo, que deben ser
reproducidos en las copias impresas a partir de las imgenes
contenidas en las microformas, utilizando para dicho efecto la mira
de resolucin ISO N 2 de la NTP ISO 3334 o de la ISO 12653.

Para asegurar la calidad y legibilidad de firmas, sellos, logos,


colores, la organizacin debe especificar el o los elementos de
mayor importancia e indicar los patrones de referencia.
En caso que los documentos de archivo sean imgenes en
movimiento, y/o que incluyen sonidos, la organizacin debe
promocionar las especificaciones o requisitos aplicables a los
patrones de referencia y disponer de los medios para veificar la
calidad de los mismos.
Lneas de produccin de microformas
Las organizaciones propietarias de los documentos originales o las
empresas de servicio especializadas, deben documentar las
especificaciones de cada lnea de elaboracin de microformas,
como mnimo se deben establecer la siguiente informacin:
Las clases de documentos de archivo a procesar;
La ubicacin o procedencia de los documentos de archivo, las
condiciones de seguridad en el caso de traslado de los
documentos;
La localizacin de la(s) lnea(s) de produccin;
La tecnologa para el procesamiento de las imgenes, software y
hardware;
El esquema grfico de la arquitectura de las redes internas o
externas asociadas a la lnea de produccin,
El o los formatos de imagen en que se debe grabar cada
documento de archivo,
En las estaciones de trabajo de los procesos de: captacin de
imgenes, control de calidad y grabacin, se debe especificar y
mantener registros de control de la configuracin de:
El rango de resolucin,

Los medios de soporte elegidos para contener las imgenes de


los documentos de archivo.
En caso sea aplicable, las aplicaciones de las firmas
electrnicas, firmas digitales y las tcnicas de encriptacin;
En caso sea aplicable, las entidades que intervinieron en el
servicio de intermediacin digital.
La ubicacin del microarchivo certificado elegido para almacenar
la microforma elaborada,
Debe incluir la informacin tcnica expresamente indicada en la
presente Norma Tcnica Peruana.
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Las medidas de seguridad y planes de contingencia, deben ser
estructurados siguiente los lineamientos de la norma NTP-ISO/IEC
17799 o ISO/IEC 27002 u otras que adopte la organizacin, que
aseguren niveles de proteccin para mantener la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la informacin minimizando los riesgos
de incidentes de seguridad. (La inclusin de claves, o cdigos de
acceso, uso de estaciones de trabajo autorizadas, seguridad fsica
de los elementos o equipos de procesamiento del sistema)

Cuando en la lnea de produccin de microformas se determine el


uso de las firmas electrnicas o digitales se debe documentar la
manera en la que la organizacin aplica y cumple las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes.

Para el caso de los servicios de intermediacin digital se debe


identificar tanto las entidades acreditadas por la autoridad
administrativa competente, as como las personas que intervienen,
conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,
indicando el alcance de sus responsabilidades relativas a la(s)
clase(s) de documento(s) que le correponde procesar.

La alta direccin o quien sta designe debe aprobar las


especificaciones de cada lnea de produccin.
Procesos de preparacin de documentos
En cada lnea de produccin, dependiendo del tipo de documento
de archivo, la organizacin debe documentar el procedimiento de
preparacin de los documentos de archivo, estableciendo las
especificaciones necesarias que aseguren la integridad de los
documentos, respecto a propiedad, procedencia, cantidad y
formatos.

Cuando sea posible, los documentos deben ser agrupados en lotes


para facilitar el control de calidad de los mismos.
Los responsables del proceso de preparacin de documentos de
archivo en soporte papel debe describir en el acta de apertura las
irregularidades que destaquen respecto a la integridad, calidad del
papel, la legibilidad de los textos, configuracin de los lotes o
unidades documentales, dimensiones de los formatos u otros
defectos previamente identificados.

Se debe controlar y mantener los registros que asegure que la


integridad de los documentos de archivo se preserva durante todos
los procesos de produccin, incluido el proceso de grabacin en el
medio de archivo elegido.
Los documentos de archivo, deben ser preparados siguiente las
normas internas de la organizacin, especificando los propietarios o
autores, las estaciones de trabajo o mdulos autorizados, el
sistema informtico utilizado, hora y fecha de procesamiento y
tamao del documento de archivo electrnico en bytes.
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En la transmisin de documentos de archivo, es responsable
integral del sistema informtico de la organizacin que administra la
lnea de produccin de microformas, o quien este delegue, debe
aprobar y asegurar la aplicacin de polticas, procedimientos o
mecanismos de seguridad de la informacin establecidos por la
organizacin para proteger la integridad, confidencialidad y
disponibilidad de la misma, as como de las estgaciones de trabajo
o el mdulo desde el cual se transmite los documentos de archivo,
del mismo modo de las estaciones de trabajo o mdulos de las
entidades receptoras autorizadas, incluyendo la vigencia de los
certificados de las firmas digitales aplicables.

En el caso de archivos electrnicos que contengan enlaces o


direcciones electrnicas que forman parte de la integridad de la
informacin de los documentos de archivo, la organizacin debe:

Incluir desde la recepcin o preparacin, la grabacin de la


informacin contenida en dichos enlaces o direcciones
electrnicas y grabarlas como microforma, o,
Establecer el procedimiento mediante el cual se asegure que
dichos enlaces accedan a informacin contenida en microformas
de ser el caso o,
Indicar en las respectivas actas de apertura los efectos de dichos
enlaces respecto a la integridad de los documentos de archivo.
La organizacin debe establecer y mantener actualizado un registro
de los datos del remitente, la pertenencia del documento de archivo,
la procedencia, la cantidad y formatos de los documentos de
archivo, la fehca de preparacin, identificacin del responsable de
la preparacin y observaciones respecto a la integridad.
-

Proceso de captura de imgenes


Para documentos de archivo en papel, el equipo de captura de
imgenes debe ser configurado en resolucin, modo de
digitalizacin y formato considerando el tipo y peso del papel, el
estado fsico, la legibilidad de los detalles ms finos a reproducir,
utilizando para ello el folio o los folios que contengan los elementos
ms crticos y el patrn de resolucin que contenga la mira de
resolucin establecida por la NTP-ISO 3334, o la ISO 12653.

El responsable del equipo de captura de imgenes, debe asegurar


el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo del
equipo de acuerdo a las especificaciones establecidas por el
fabricante as como el reemplazo del patrn de resolucin al cabo
del tiempo de su vida til definida en nmero de pasadas.
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Para el caso de los documentos de archivo generados en formato
electrnico u obtenidos directamente de la red privada o pblica, en
las estaciones de emisin/recepcin, la organizacin, utilizando la
imagen digitalizada del patrn de resolucin debe definir, especificar
y configurar, como mnimo los siguientes parmetros:
Propiedades de la imagen, tamao original y en caso se aplique,
relacin de reduccin;
Modos de color (RGB, CMYK, escala de grises, blanco/negro,
mapa de bits, segn corresponda);
Brillo y contraste.
La organizacin debe asegurar una secuencia uniforme para el
ordenamiento de los documentos, informacin o datos de archivo
destinados a ser convertidos en microformas con valor legal,
considerando:
La identificacin de los documentos, informacin o datos, de ser
necesario;
La identificacin de los autores o propietarios, de ser necesario;
Patrones de resolucin de la calidad de las imgenes;
Acta de Apertura, de acuerdo a formatos aprobados,
debidamente firmada por los representantes autorizados de la
organizacin propietaria de los documentos de archivo, el
responsable autorizado de la lnea de produccin y el
representante de la fe pblica,
Imgenes correspondientes a los lotes de documentos,
informacin o datos;
Acta de cierre, debidamente firmada por los representantes
autorizados de la organizacin propietaria de los documentos de
archivo, el responsable autorizado de la lnea de produccin y el
representante de la fe pblica,
Patrn de resolucin de la calidad de las imgenes,
Otros datos de relevancia adicional aprobados por la alta
direccin de la organizacin o por quien sta delegue, que
sustentan la granacin de las microformas.
Proceso de indizacin
La organizacin debe documentar las especificaciones de la
metodologa de indizacin de los documentos de archivo contenidos
en las microformas.
La indizacin manual o automatizada, debe facilitar la recuperacin
integra de un documento.
La metodologa de indizacin debe considerar especificaciones
definidas por la organizacin, cuando, de acuerdo sus necesidades
funcionales, se requiera registrar numeracin correlativa o
secuencia de recepcin, de los documentos de archivo recibidos
tanto en formatos fsicos, como electrnicos asegurando la
integridad en la recuperacin de blibliotecas, colecciones, series
documentales, expedientes, legajos, planillas, documentos,
informacin, datos individuales o en conjunto, tratados como
unidades.

Proceso de digitalizacin
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La organizacin debe documentar el tratamiento de las imgenes
digitalizadas, manteniendo en todo momento la integridad y
fidelidad respecto a los documentos de archivo.
En caso sea requerido, la organizacin debe especificar el sistema
de compresin de informacin o los datos o los formatos originales,
utilizando tcnicas apropiadas que garanticen la fcil recuperacin,
compatibilidad con los sistemas actuales y posteriores desarrollos.
Para cada lnea de produccin de microformas se debe asegurar
que el software sea propiedad de la organizacin, se disponga de
las licencias de uso o el registro para proteger los derechos de
autor.
En caso que la organizacin desarrolle el software o aplicativos
empleados en algn proceso de la produccin de microformas este
debe evaluarse de acuerdo con los lineamientos de la norma
ISO/IEC 25021.
En caso de cambio o actualizacin de las versiones del software
aplicado en la produccin de microformas de una lnea de
produccin, la organizacin debe conservar las versiones
correspondientes por un periodo establecido por las disposiciones
contenidas en las leyes o reglamentos aplicables, los trminos
contractuales o por la propia organizacin, como parte de las
contingencias en previsin de reprocesamientos.

Para el caso del software utilizado en la aplicacin de la firma digital


la organizacin debe adoptar las medidas y controles contra
software malicioso especificadas en la NTP ISO/IEC 17799 o
ISO/IEC 27002, permitir la autenticacin aplicando el modelo
especificado en la norma ISO/IEC 9798-1, registrar la fecha y hora
referida al Tiempo Universal Coordinado (UTC) y permitir asegurar
el no repudio aplicando el mecanismo especificado en la norma
ISO/IEC 13888-3.

Sistema de seguridad
La organizacin debe establecer y mantener niveles adecuados de
seguridad, respecto al personal, las estaciones de acceso, salidas
del sistema informtico, el software y archivos y aplicativos
asociados al sistema de produccin de microformas mediante
polticas, procedimientos y tnicas que aseguren la
confidencialidad, integridad, disponibilidad y calidad de las
microformas, siguiente los lineamientos establecidos en la NTP-
ISO/IEC 17799 o la norma ISO/IEC 27002.

La organizacin debe establecer, para cada lnea de produccin, un


programa de auditora informtica que asegure el registro de
sucesos de seguridad del sistema que incluya:
La identificacin del personal responsable de los procesos clave
del sistema de produccin de microformas.
Los intentos o eventuales accesos no autorizados internos o
externos,
El uso no autorizado de estaciones, programas, archivos y
aplicativos del sistema.
En caso sea aplicable, evaluar las medidas de seguridad
establecidas para la custodia de los medios de archivo electrnicos,
conservados en servidores mantenidos en lnea, o accesibles para
consulta interna o externa.
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En caso de detectar amenazas o vulnerabilidades que afecten la
seguridad integral del sistema, es decir la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de los datos o documentos durante los
procesos de produccin de las microformas, se deben aplicar
medidas correctivas que restablezcan la correcta operacin del
sistema de elaboracin de microformas, independiente de las
medidas administrativas propias de la organizacin.

Los registros de la auditora informtica (logs, audit trail, bitcoras,


etc.) deben estar disponibles para examen o inspeccin y se deben
conservar un periodo mnimo de tres aos, o lo establecido por la
legislacin aplicable.
Periodo de conservacin de las microformas
La organizacin debe especificar el periodo de conservacin de las
microformas en periodos equivalentes a los que corresponde a los
documentos de archivo de acuerdo a lo establecido por la
organizacin y las exigencias legales o reglamentarias.
Requisitos del medio de soporte de archivos electrnicos
El medio de archivo electrnico debe:
Conservar los archivos exclusivamente en un formato que tenga
la capacidad que las imgenes grabadas permanezcan
inalterables durante la vida til del medio de soporte,
Permitir la verificacin de la calidad y exactitud de la grabacin
de los documentos, informacin o datos digitalizados, tanto como
imgenes proyectadas en pantallas, como al obtener copias
impresas;
Tener la capacidad de proyectar fcilmente los ndices y archivos
contenidos en el medio de archivo electrnico a cualquier medio
aceptable de acuerdo a los requisitos establecidos tanto por la
propia organizacin como las disposiciones contenidas en las
leyes o reglamentos.
La organizacin responsable del sistema de produccin y/o
almacenamiento de los medios de archivo electrnico debe:
Poner a disposicin, para propsitos de evaluacin o inspeccin,
las facilidades necesarias para la proyeccin o reproduccin
inmediata y de fcil lectura, de las imgenes contenidas en los
medios de archivo electrnico;
Para propsitos de evaluar el cumplimiento de los requisitos del
a presente norma, deber presentar evidecias objetivas de la
capacidad de obtener copia impresa de las imgenes
provenientes de documentos de archivo original sea en papel,
documentos electrnicos o una imagen instantnea de video;
para el caso de archivos de audio la organizacin debe presentar
copias de audio en concordancia con las normas internas de la
organizacin previamente aprobadas y la tecnologa de
hardware y software del sistema de grabacin que reproduzca
mejor la fidelidad del o los sonidos de sus grabaciones.
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Medios de soporte del software de digitalizacin y aplicativos


Las organizaciones deben conservar y mantener en condiciones de
seguridad y almacenamiento, de acuerdo a las indicaciones del
fabricante, la normas legales o disposiciones internas, los medios
portadores del software, utilizando en los procesos de produccin
de las microformas, as como las aplicaciones requeridas para la
comprobacin de firmas digitales, y en caso de firma digital
avanzada o de larga duracin los formatos con los cuales la
organizacin ssegura la propiedad de durabilidad de la firma digital.

Se debe determinar el periodo de conservacin del software en


concordancia con el ciclo de vida definido por el fabricante del
software y el periodo de conservacin de las microformas aplicable,
establecido en las normas legales o disposiciones internas de la
organizacin.

Proceso de grabacin
La organizacin debe especificar los valores mnimos de resolucin
y legibilidad de sus imgenes, utilizando los patrones que
contengan la mira de resolucin ISO N 2 o patrones equivalentes
basados en la norma ISO 12653.
La grabacin debe proceder previa comprobacin y registro que la
integridad de los documentos se mantiene inalterable durante todos
los procesos desde la captacin de las imgenes, o la generacin o
recepcin de los documentos electrnicos; sea mediante la revisin
de los reportes automticos del sistema (log files o audit. trail) y/o
de ser el caso la verificacin de la integridad usando las
propiedades de la firma digital asociada.

En caso la organizacin opte por consignar a documentos


electrnicos firma digital con caractersticas de larga duracin, esta
debe poseer los formatos o mecanismos normalizados que permitan
garantizar la durabilidad en el tiempo de la misma, con
independencia de la vigencia de la cadena de certificados digitales
asociados. 4

[4] En tanto no existan normas ISO/IEC o ITU son aplicables las normas publicadas
por el European Telecomunications Standars Institute: ETSI TS 101 733, ETSI TS
101 903, ETSI TS 102 778-1, ETSI TS 102778-2, ETSI TS 102 778-3, ETSI TS 102
778-4 y ETSI TS 102 778-5.

Rotulado de las microformas


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Las microformas originales y duplicadas deben ser rotuladas,
directamente sobre la superficie no grabable o sobre el envase que
la contiene para el caso de discos encapsulados, incluyendo como
mnimo la siguiente informacin:
Nombre de la organizacin propietaria de los documentos de
archivo, o informacin concordante con los derechos de autor;
Ttulo o identificacin del contenido;
Transcripcin del nmero de serie del medio de soporte;
Cdigo de identificacin del medio de soporte que contiene las
imgenes correspondientes a los documentos de archivo;
Identificacin de la organizacin o empresa de servicios
responsable de la produccin;
Cdigo vigente de identificacin del representante de la fe
pblica, asignado por la autoridad competente, conforme a lo
establecido en la normatividad legal aplicable;
Fecha de grabacin;
Indentificacin de original o duplicado.
Microformas originales
La organizacin debe establecer la cantidad de microformas
originales a elaborar y mantenerlas bajo control y custodia en
locales que proporcionene las condiciones de seguridad y
conservacin en el almacenamiento en instalaciones propias o de
empresas de servicios especializadas que cuenten en ambos casos
con su correspondiente certificado de idoneidad.

La organizacin debe aplicar el proceso de control de calidad de las


microformas elaboradas, que asegure conformidad respecto a:
La identificacin de las imgenes correspondientes a los
documentos de archivo, de acuerdo a las especificaciones
establecidas;

La recuperacin en los medios especificados para la


visualizacin;
La integridad respecto a los originales,
Legibilidad de los caracteres ms pequeos o trazos finos,
definidos por la organizacin propietaria como de necesaria
legibilidad
La ausencia de defectos previamente definidos por la
organizacin.
Microformas copia
La organizacin debe especificar la cantidad de copias de
microformas y mantener bajo control su destino y uso
Deben ser rotuladas como copia; y asegurar que sean de uso
controlado de acuerdo a las normas internas definidas por la
organizacin.
Reproduccin a partir de las microformas
La organizacin debe asegurar la legibilidad de las copias impresas
utilizando como medio de control la reproduccin de los patrones de
resolucin previamente definidos teniendo en cuenta los
documentos originales sea en papel, video o la fidelidad de audio,
definido para el sistema de produccin de microformas.
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Para cada lnea de produccin de microformas, la organizacin
debe especificar la resolucin de la impresora utilizada para el
control de la legibilidd de documentos originales en papel o video y
la fidelidad de los equipos de reproducciones de audio, tanto la
resolucin de los patrones de legibilidad y la fidelidad de los
equipos de reproduccin debe ser igual o mayores a las de los
equipos utilizados en el proceso de captacin de las imgenes, en
caso de corresponder.

En caso de copias impressa de mensajes transmitidos


telemticamente dichas copias deben inlcuir informacin o datos
correspondientes a la identidad y firma digital tanto del remitente
como del destinatario.
La organizacin debe ergistrar los resultados del control de
legibilidad y en casos de no conformidades adoptar las acciones
correctivas apropiadas y el reprocesamiento del documento
afectado.
Para el caso de reproducciones de microformas que contengan
imgenes en movimiento y/o sonidos, la fidelidad de estas
reproducciones se debe asegurar la participacin de personal
calificado, utilizar tcnicas o metodologas normalizadas y, patrones
de audio y/o video con sus correspondientes certificados de
calibracin.

Intervencin de los representantes de la fe pblica


Para cada lnea de produccin y lugar de almacenamietno de
microformas e intermediacin digital en la produccin de
microformas, la organizacin debe especificar el procedimiento de
intervencin de los representantes de la fe pblica, quienes deben
estar facultados para ejercer sus funciones conforme a lo
establecido en la normativa legal y reglamentaria aplicable.

Intermediacin digital
En caso se requiera la intervencin de un Prestador de Servicio de
Valor Aadido, para proveer el servicio de intermediacin digital, la
organizacin debe establecer los procedimientos necesarios
siguiendo las disposiciones establecidas en las normas legales,
reglamentarias y tcnicas sobre firmas y certificados digitales.

En caso que los documentos, informacin o datos sean transferidos


entre prestadores de servicio de valor aadido, la organizacin
debe mantener el registro de las acreditaciones y vigencia de los
certificados de idoneidad tcnica de las entidades o personas
participantes.
Almacenamiento
La organizacin debe disponer el almacenamiento de las
microformas en las condiciones de seguridad y conservacin
certificadas conforme a lo establecido en la legislacin y
reglamentacin aplicable.
La organizacin debe describir en un manual las caractersticas del
sistema de almacenamiento empleado incluyendo:
La organizacin y funciones de los responsables de administrar
el sistema de almacenamiento.
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Las especificaciones tcnicas de los materiales de construccin,
que debe cumplor con minimizar los riesgos como robo,
incendio, explosin, humo, agua, polvo, vibraciones, efectos
qumicos, interferencias el suministro elctrico, radiaciones
electromagnticas y vandalismo.
Las especificaciones del sistema, los elementos de control y las
medidas de seguridad aprobado por la organizacin para el
control del acceso de personas, para detectar riesgos de
incendio, inundacin,
Las especificaciones tcnicas de los equipos de control del
medio ambiente,
El certificado de calibracin de los medios de medicin de
temperatura y humedad relativa,
Los registros empleados para mantener el ingreso y retiro de las
microformas y las condiciones ambientales de temperatura y
humedad relativa.
El local ed almacenamiento debe estar provisto de medios de
prevencin de siniestros resultantes de una evaluacin de los
riesgos de inundaciones, incendios, efectos del medio ambiente y
sismos y dems efectos nocivos para la conservacin de los medios
de soporte.
Transmisin telemtica
Cuando el sistema de produccin de microformas incluya entre sus
procesos la transmisin electrnica a distancia entre estaciones o
lneas de produccin tanto en redes privadas o pblicas, los
procesos deben estar protegidos con medidas de seguridad que
aseguren:
La confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin
contenida en los archivos,
La no modificacin de los formatos originales;
La transmisin libre de interceptaciones entre la estacin
emisora y la estacin receptora
La organizacin debe establecer los procedimientos y
especificaciones de la transmisin de documentos, informacin o
datos de archivo entre redes fsicas distintas que incluya:
La configuracin de los subsistemas de almacenamiento
electrnico bajo control del personal autorizado, cuya seguridad
debe establecerse de acuerdo a los lineamientos establecidos en
la norma ISO/IEC 27033-1,
Los procedimientos de trasnferencia entre subsistemas de
almacenamiento electrnico;
El tiempo de retencin en cada uno de los subsistemas;
El software aplicado para el control de la transferencia de los
archivos;
En caso sea requerido, el uso de las firmas electrnicas o
digitales del operador debidamente autorizado, o del
representante de la fe pblica en caso lo apruebe la
organizacin,
Las operaciones de transferencia, la fecha y hora deben estar
registradas en los registros electrnicos generados
automticamente por el sistema. (log files),
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Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
La identificacin de los sistemas de transmisin entre un sistema
y otro, entre sistemas de la misma organizacin o entre
diferentes organizaciones cuya seguridad debe establecerse de
acuerdo a los lineamientos establecidos en la norma ISO/IEC
27033-1,
Los procedimientos, protocolos o tcnicas para asegurar la
autenticacin de las firmas digitales,
Los procedimientos, protocolos o tcnicas para asegurar el no
repudio de las transmisiones, configurados siguiendo las
especificaciones aplicables de las normas ISO 7498-2, ISO/IEC
10181-4 y las Partes 1, 2, y 3 de la ISO/IEC 13888.
-

Eliminacin de documentos de archivo


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produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
En caso se aplique, una vez obtenida las microformas y tomando en
cuenta que no exista obligacin legal para la conservacin del
documento de archivo, el proceso de eliminacin se debe efectuar
cumpliendo los procedimientos establecidos por la autoridad
nacional competente en materia de archivos, en especial, se debe
asegurar el registro de:

La autorizacin de los propietarios de los documentos de


archivo,

El testimonio de la organizacin responsable dela produccin de


microformas,
El testimonio de un representante de la fe pblica, para lo cual,
la organizacin propietaria debe incluir esta intervencin de
acuerdo a lo establecido en el apartado 6.17 de la presente
Norma Tcnica Peruana.
En concordancia con lo anterior la organizacin debe establecer el
procedimiento de eliminacin de la memoria de servidores o discos
duros de los mdulos de trabajo de cada lnea del sistema de
produccin de microformas en especial de los documentos de
archivo en formato electrnico obtenidos directamente de redes
pblicas y privadas.

FORMATOS DEL SISTEMA


La organizacin debe establecer los formatos de control requeridos
para asegurar el cumplimiento de los procedimientos propios de su
sistema de produccin y almacenamiento de microformas.
Los formatos deben ser impresos o documentos elctrnicos de diseo
normalizado.
REGISTROS Y ARCHIVOS
La organizacin debe definir, identificar y mantener actualizados los
registros necesarios para asegurar que el sistema de produccin y
almacenamiento cumple con los requisitos de idoneidad tcnica
establecidos en esta Norma Tcnica Peruana.
Se debe definir a los responsables de su actualizacin y
mantenimiento, sean estos formatos impresos o documentos
electrnicos.
La organizacin debe mantener y actualizar el inventario de
microformas producidas.
La organizacin debe conservar el registro de los representantes de la
fe pblica que intervienen en cada lnea de produccin, lugar de
almacenamiento de microformas y en el servicio de intermediacin
digital.
El periodo mnimo de conservacin de los registros resultantes de la
aplicacin de esta norma debe ser definido por la organizacin en
concordancia con sus normas internas o reglamentacin aplicable de
ser el caso.
EVALUACIN DEL SISTEMA
La organizacin debe evaluar el cumplimiento de los requisitos de la
presente norma, por lo menos una vez al ao.
CONTROL DE CAMBIOS
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
produccin y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrnico
Requisito Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2015
Se incluye la auditora del sistema de seguridad de la informacin y
seguridad informtica, asociada a cada lnea de produccin, esta
evaluacin debe ser efectuada por profesionales o auditores idneos
en seguridad de la informacin.
Las evaluaciones deben ser realizadas por personal independiente de
las lneas de produccin y almacenamiento de microformas, seguir un
procedimiento documentado y conservar el registro del resultado de
las evaluaciones.
Se deben realizar evaluaciones no programadas, cuando se erquiera
conocer los resultados de las actualizaciones del sistema a los
cambios o adecuacionse en la documentacin legal o tcnica aplicable
al sistema adoptado.
Cuando, como resultado de las evaluaciones del sistema se
identifiquen acciones correctivas o se realicen actualizaciones en la
organizacin, hardware, software y procedimientos del sistema de
produccin y almacenamiento de las microformas, la organizacin
debe actualizar el manual y los documentos descriptivos del sistema.

ANTECEDENTES
NTP 392.030-2_2005
MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan
sistemas de produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrnico.
ISO/TR 15801-2009
Electronic imaging - Information stored electronically -
Recommendations for trustworthiness and reliability
ISO/TR 12654-1997
Electronic imaging - Recommendations for the management of
electronic recording system for the recording of documents that may be
requiered as evidence, on WORM optical disk
-

ISO/IEC 2382-32-1999
Information technology - Vocabulary - Part 32. Electronic Mail
NTP ISO/IEC 12207:2008
Tecnologa de la Informacin. Procesos del ciclo de vida del software
NTP ISO 6196-1:1997
MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 1: Trminos Generales.