Reporte especial

Programa ANTIFRAUDE
Gua para prevenir y detectar el Fraude

Cultura de
honestidad

Evaluacin
de Riesgo
de Fraude

Auditoras
Auditora permanentes
Forense

Todos los derechos reservados a SMS Auditores del Ecuador Cia.

Ltda.. Se permite su reproduccin con mencin a la Firma.
Estimad@:

Durante nuestra experiencia profesional hemos conocidos fraudes

desde los US$30,000 hasta los US$20,000,000. Por este motivo nos
preocupa mucho este tema y nuestro mayor deseo es que las
compaas se protejan adecuadamente estableciendo las mejores
prcticas internacionales.
En las siguientes pginas encontrar un reporte prctico para
disminuir los riesgos de Fraude en su organizacin basado en el
documento de Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos
Autorizados, AICPA, en el cual se hace nfasis en 3 lneas de defensa.
El punto central del reporte es mostrar porqu unas organizaciones
tienen menor probabilidad de que sus activos sean apropiados
indebidamente y son menos susceptibles de que sus reportes sean
considerados fraudulentos.
Las compaas queestn protegidas son aquellas que han
considerado seriamente la implantacin de un programa antifraude y
los responsables de su implementacin son los Altos Directivos.
La lucha contra el FRAUDE no es una tarea fcil, se debe implementar
un sistema tal como se menciona en el reporte que viene a
continuacin, sin embargo nosotros podemos guiarlo sin ningn costo
para que tome las medidas correctas. Llame a nuestros telfonos en
Ecuador o escrbanos su problema a nuestro correo:
fabian@smsecuador.ec
Esperamos que con este tipo de reporte pueda implementar las
soluciones oportunamente y evite un probable desastre.

Ing. Fabin Delgado Loor, M.B.A.

Socio Director
 Programa ANTIFRAUDE
Gua para prevenir y detectar el Fraude

1 Lnea de defensa: Crear una cultura de

Honestidad y altos estndares de tica.
En un reporte anterior escrib que los empleados de una organizacin
segn estadsticas confiables son totalmente honestos en un 10% y
totalmente deshonestos en un 10%, y que el comportamiento del 80%
restante depende de las influencias de los grupos anteriores. El
mensaje es asegurar que al menos el 90% de nuestro personal este
de nuestro lado en la lucha contra el Fraude. Pero para alcanzar este
objetivo la Alta Administracin debe predicar con el ejemplo.
Si logramos crear una cultura de Honestidad y altos estndares de
tica podremos reducir los 3 grandes tipos de fraudes: a) Apropiacin
indebida de activos, b) Reportes financieros fraudulentos y c)
Extorsiones o Corrupcin.
Para crear una cultura de honestidad la Alta Administracin debe : a)
Fijar el tono de su organizacin hacia la tica, b) Crear un ambiente
positivo para trabajar, c) Contratar y promover a los empleados
apropiados, d) Entrenar adecuadamente al personal en valores, e)
Confirmar peridicamente las responsabilidades de los empleados y f)
Mantener una disciplina estricta contra el Fraude.
Fijar el tono de su organizacin hacia la tica significa desarrollar
los valores en los cuales cree la compaa. Toda compaa tiene un fin
social y eso lo deben conocer todo el recurso humano. Adicionalmente
se deben establecer cuales seran los comportamientos esperados
del personal clave en un cdigo de conducta. El cdigo de conducta
no es un reglamento ms que todos deben obedecer, sino que es una
proclamacin de los valores de la empresa. Para implementar un
adecuado cdigo de conducta se debe definir primeramente la visin y
misin de la compaa y realizar un taller con toda la seriedad del caso
en el cual se defina que comportamientos del personal son los
esperados.

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Gua para prevenir y detectar el Fraude

1 Lnea de defensa: Crear una cultura de

Honestidad y altos estndares de tica.
(continuacin)
Debemos tener mucho cuidado al realizar este taller, porque sus
resultados, vivnciales, se debern confirmar todos los aos.
Crear un ambiente positivo para trabajar conlleva cuidar que los
empleados sean tratados de una manera justa, brindndole iguales
oportunidades de desarrollo, un adecuado sistema de remuneracin y
recompensa, hacindolos participar en grupos para la toma de
decisin y dndoles el entrenamiento necesario. El recurso humano es
el que genera la rentabilidad, las fallas y los fraudes. El mejor negocio
es crear el ambiente positivo para trabajar. Existe un producto
denominado Auditoria del Recurso Humano que puede ayudarlo a
evaluar que ambiente tiene en su empresa.
Contratar y promover a los empleados adecuados significa que
antes de la experiencia nuestro personal debe pasar por los filtros de
la honestidad y confiabilidad. Muchas firmas especializadas en
seleccin de personal se olvidan de este factor y generan mayores
riesgos de fraude. Por eso recomiendo el uso de la encuesta de
confiabilidad, especialmente para el personal clave de la organizacin.
Finalmente veo como muchas organizaciones dan el peor de los
mensajes al promover a personal con valores morales incorrectos.
Tener empleados resentidos es una bomba de tiempo para el Fraude.
Entrenar adecuadamente al personal en valores implica que ellos
sepan reconocer una actitud incorrecta, un procedimiento riesgoso. La
compaa debera hacer conocer cuales son los valores que espera
que su personal siga fielmente. Una muy buena prctica anual debera
ser la realizacin de un taller tipo Vivir los valores. Al final de dicho
taller los empleados firmaran con gusto la aceptacin del cdigo de
conducta.

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1 Lnea de defensa: Crear una cultura de

Honestidad y altos estndares de tica.
(continuacin)
Confirmar peridicamente las responsabilidades de los
empleados significa lograr una aceptacin anual por lo menos del
cdigo de conducta. Los empleados deben saber cules son sus
responsabilidades y cuales las penalidades por un comportamiento
deshonesto. Con la evidencia escrita del cdigo de conducta es
mucho ms difcil que alguien pueda justificar un comportamiento
deshonesto.

Mantener una disciplina estricta contra el Fraude permite alcanzar

un efecto disuasivo muy til. Hasta la ms mnima situacin de
deshonestidad debe ser causa de separacin de un funcionario. Por lo
tanto se hace necesario saber cmo actuar en determinadas
situaciones de sospechas. Cmo deberamos actuar ante una
situacin crtica?Cul debera ser la sancin?. Estas respuestas no
son fciles de contestar, por lo que requieren el anlisis y el
establecimiento de estrategias antifraudes bien elaboradas.
Nuestra experiencia en estos casos nos permite recomendar la
adopcin de los siguientes pasos, con la debida asesora:
a) Conducir una investigacin ante la sospecha de un fraude
b) Tomar acciones consistentes y apropiados contra los que
cometen fraude
c) Revaluar los controles que han sido vulnerados y mejorarlos
d) Iniciar un proceso de comunicacin del hecho, de
reforzamiento de la capacitacin en valores, cdigo de
conducta y de las expectativas de la organizacin respecto del
comportamiento de su personal.

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2 Lnea de defensa: Evaluar sus procesos,

riesgos y controles Antifraude
Para que el FRAUDE se cometa deben conjugarse los 3 elementos
siguientes: a) incentivo o presin del personal, b) oportunidades
originadas por debilidades en el control interno y c) escasos o nulos
valores morales del personal.
Ya comentamos la necesidad de una cultura de honestidad y ya
sabemos porque es un buen negocio. Ahora trataremos el tema de las
debilidades en los controles.
Recomendamos ser proactivos en la lucha contra el FRAUDE. Esto
significa que debemos: a) Tener identificados y medidos los riesgos de
fraude en nuestra organizacin, b) Mitigar los riesgos de fraude con
implementacin de medidas c) Reevaluar si nuestros controles son
efectivos en prevenir, detectar o disuadir una situacin fraudulenta.
Tener identificados y medidos los riesgos de fraude:
La Alta Administracin es la primera responsable de evaluar los
riesgos de FRAUDE en su organizacin. No estn cubiertos los
riesgos de fraude porque tenemos Auditores Externos independientes,
eso ayuda, pero no es suficiente.
La Alta Administracin debe cuestionarse si son susceptibles o no a la
apropiacin indebida de activos, a la informacin financiera fraudulenta
o a prcticas de corrupcin.
Lo correcto es hacer una evaluacin desde el ms alto ejecutivo hasta
el personal operativo en relacin a la posibilidad de fraude, tipo de
fraude, probabilidad e impacto del fraude en el negocio.Si se
cometiese un Fraude en nuestra empresa, quien sera el principal
sospechoso, cmo lo ejecutara, se descubrira a tiempo y cuanto
costara?

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2 Lnea de defensa: Evaluar sus procesos,

riesgos y controles Antifraude(continuacin)
Mitigar los riesgos de fraude con la implementacin de medidas:
Si se puede mitigar los riesgos de fraude con la eliminacin de ciertos
procedimientos peligrosos o su rediseo. Por ejemplo el jineteo de la
cobranza se puede eliminar con la implementacin de los cobros a
travs de depsitos bancarios. Nuestra experiencia nos ha enseado
a ser muy escpticos con la confiabilidad de ciertos procedimientos,
por lo que ayudamos a nuestros clientes con pruebas antifraude para
saber si pasan o no el examen.
Reevaluar si nuestros controles son efectivos:
Ya lo hemos comentado en otros reportes que muchas compaas
tienen controles que no cubren ningn riesgo y muchos riesgos que no
son cubiertos por algn control. Cundo fue la ltima vez que
evaluamos nuestro control interno? La teora dice que el control es un
proceso y no un fin, por lo tanto si cambian las condiciones, cambia la
efectividad de los controles.
Para evaluar la efectividad de los controles tenemos el estndar de
Control Interno, COSO REPORT, en el cual se establece que una
compaa debe evaluar 5 aspectos: el ambiente de control, la
evaluacin de riesgos, sus sistemas de informacin y comunicacin,
los controles de aplicacin y sus sistemas de monitoreo.
En nuestra Firma hemos desarrollado una metodologa denominada
F5, Fortalecimiento de 5 aspectos, basada en el COSO REPORT
para apoyar a las compaas que deseen reevaluar si sus controles
internos son efectivos en prevenir, detectar o disuadir situaciones
fraudulentas.

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3 Lnea de defensa: Realizar un monitoreo

independiente del proceso Antifraude .
Esta tarea es fundamental para asegurar el mayor xito del programa
antifraude. La revisin debe ser lo ms independiente y al mayor nivel.
Muchas compaas dedican esta tarea al Comit de Auditoria, otros a
la Alta Gerencia, as como a los Auditores Internos, Externos y
Forenses, sin embargo lo recomendable es que participen todos en
este programa jugando el papel que le corresponda.
El Comit de Auditoria debera ser establecido en toda compaa
cuyos recursos y riesgos lo ameriten. A su vez este comit debera
mantener una poltica de Cero Tolerancia al Fraude. La gran ventaja
de este comit es que por su alto nivel si podra supervisar las
prcticas de la Alta Gerencia y recomendar los correctivos necesarios.
La Alta Gerencia debe estar conciente de que ellos suelen ser los que
cometen los Fraudes ms impactantes en la organizacin, por lo que
deben ser los primeros en asegurar la confiabilidad de su sistema de
control interno y la implantacin de procesos independientes de
revisin como auditorias externas de calidad, internas y forenses.
Auditoria Interna debe reconocer que no tiene la suficiente
experiencia en el tema de FRAUDES y debe capacitarse en descubrir
seales de un posible fraude. Sin embargo esta funcin, a buen nivel,
y bien entrenada, si logra ser un complemento de la lucha antifraude.
Los Auditores Externos deben tener independencia y prestigio
profesional adecuado. Sin embargo en una auditoria de estados
financieros no necesariamente son los responsables de detectar los
fraudes.
Los Auditores Forenses se estn ganando un gran espacio al ser
auditores especializados en fraudes que pueden aportar con mejores
puntos de vista que un auditor normal.

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 De cuantas maneras
podemos apoyar su
esfuerzo ANTIFRAUDE?
Si hasta ahora su empresa es de las pocas que no ha sufrido un
FRAUDE de consecuencias graves, debe asegurarse que la causa
sea por su sistema de control interno blindado y la calidad moral de su
personal, caso contrario recomendamos implantar inmediatamente
este Programa Antifraude.
Los mejores procesos son los que se realizan con la supervisin y
asesora adecuada por lo que hemos desarrollado los siguientes
servicios de acuerdo con sus necesidades:

1. Asistencia en la evaluacin de riesgos de fraude para asegurar que la

mayor cantidad de riesgos sean detectados y tomados con la
seriedad que el caso amerita.
2. Apoyo al personal de Auditoria Interna para mejorar su desempeo en
la prevencin de FRAUDES.
3. Evaluacin del Control Interno de manera independiente para saber si
es efectivo en prevenir, detectar y disuadir un FRAUDE. Tenemos
nuestra propia metodologa F5 basada en la norma internacional de
control interno COSO REPORT.
4. Asistencia en la elaboracin del Cdigo de Conducta de la
organizacin.
5. Taller para el Fortalecimiento Institucional y prevencin de FRAUDES
para que toda la Empresa se convierta en nuestro aliado de las
prcticas ticas.
6. Revisiones ANTIFRAUDE en la cual nos especializamos en aquellos
procedimientos que eviten la realizacin de actos colusorios.
Revisamos que se cobre efectivamente la cartera, que existan los
proveedores, que los beneficios se trasladen a los clientes, nos
convertimos en comprador misterioso, etc.
7. Auditoria Externa en la cual hacemos nfasis en la revisin de los
riesgos de fraude.

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 Mail: info@smsecuador.ec

Quienes somos
Dedicados al Mundo de la
Auditoria y la Consultora

Somos una Firma de

Auditoria, Consultora y
Servicios Contables
integradas por Ejecutivos
con amplia Experiencia Ing. Fabin Delgado Loor
Nacional e Internacional. Socio Director
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agregado es el Pricewaterhouse con 30 aos
de experiencia nacional e
cumplimiento oportuno de internacional. M.B.A. e
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