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2016

PRACTICA N03 DE ADMINISTRACIN


HOTELERA

DOCENTE:
LIC. ISABEL RAMIREZ NUEZ
INTEGRANTES:
FARIAS SOCOLA BRENDA C
RAMIREZ MALCA PAUL
SILVA ESPINOZA BRYAN
PRACTICA N 03 DE ADMINISTRACIN
HOTELERA
1. Manual de procedimientos para un rea definida de un
establecimiento hotelero?

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO DEL MANUAL


Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al
personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el Hotel
para mantener as el trabajo y espritu en equipo y brindar un mayor servicio a
nuestros clientes.
PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las
Habitaciones
1.1 Objetivo Del Procedimiento
Este procedimiento tiene por objeto describir la metodologa que emplea el
Hotel para la compra de productos utilizados por el mismo en el desarrollo de
su actividad, especialmente los productos de limpieza.
1.2 Alcance
Este procedimiento es aplicable a la adquisicin de los productos de limpieza
utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que tenga que ver con
garantizar la limpieza, arreglo y control de las reas de piso, habitaciones y
reas pblicas del hotel.
1.3 Responsabilidades
Responsabilidades Del Ama De Llaves:

El ama de llaves se encargar de seleccionar y aprobar los


productos de la mayor calidad para el saneamiento de las
diferentes reas del hotel.

Si los productos de limpieza se agotan, es la encargada de


realizarla solicitud de compras necesarias para mantener el
inventario de tiles y equipos de limpieza utilizados por el
departamento.

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Responsabilidades del Jefe De Compras.

Atender los requerimientos de los productos de limpieza


solicitados por el ama de llaves.

Evaluar posibles Proveedores para el Hotel.

Verificar el presupuesto.

Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y


servicios.

Almacenamiento y proteccin de material.

Informar al Ama
De Llaves de
cualquier
desviacin que se
detecte en los
productos
adquiridos.

1.4 Mtodo De Trabajo

Diagrama De
Flujo

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(1). Solicitud De Compras

El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no


puede iniciar ningn trmite para efectuarlas. De tal forma, que la solicitud de

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compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin,
evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas.
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacn, y debe
incluir toda la informacin referente al material solicitado:
1. Nombre de la Empresa.
2. Nmero de la solicitud.
3. Fecha de la que se elabora.
4. Fecha en que se requiere.
5. Solicitud
Clave del material

Cantidad

Descripcin

Observacin

6. Firma de la persona que formul (Ama De Llaves).


7. Firma de la persona que revis (Jefe De Almacn).
8. Firma de la persona que autoriza (Jefe De Compras).
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para
darle el siguiente manejo:
1. El original se le enva al Jefe De Compras.
2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitir corroborar que
el material que llega al almacn, es efectivamente el que se solicit.
3. Otra copia se enva al Depto. De Contabilidad.

(2). Solicitud De Cotizacin A Proveedores


Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente
autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las
compras del material que se le solicit.
El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores
condiciones y precios al Hotel. De tal forma que el Jefe De Compras debe
efectuar una investigacin con varios proveedores potenciales para
posteriormente elegir al que ms le convenga.
Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede
evidencia por escrito de la investigacin realizada, el Jefe De Compras debe

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enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de
cotizacin a proveedores.
Dicho documento incluye la siguiente informacin:
1. Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripcin del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha lmite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha
en la que se expidi.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir,
del Jefe De Compras.
La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio
necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:
1. Precio por unidad.
2. Plazo mximo en el que se compromete a entregar la mercanca.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibi la solicitud de cotizacin en el
establecimiento del proveedor.
Es de suma importancia que el Jefe De Compras enve las solicitudes de
cotizacin a los proveedores potenciales en aquellas pocas que se consideran
adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deber actualizar los
datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rpidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.
Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre
compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las
condiciones y necesidades del Hotel.

(3). Orden De Compra


Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de
cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra
fase del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que
ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

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No est de ms que el Jefe De Compras le pida su opinin a la persona que le
solicit el material para hacer la eleccin del proveedor, en este caso el Ama
De Llaves.
Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores
condiciones y precios, el Jefe De Compras efecta el pedido mediante un
documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar
la operacin de compra.
Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:
1. Nombre de la empresa.
2. Numero de orden de compra.
3. Informacin Del Proveedor.
4. Fecha en que se formula.
5. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca.
6. Clave Del material.
7. Cantidad.
8. Unidad.
9. Descripcin del artculo.
10. Precio unitario.
11. Importe total.
12. IVA Desglosado.
13. Total.
14. Condiciones de pago.
15. Firma del Jefe De Compras.
16. Firma del Proveedor.
Se deben manejar las siguientes copias:
1. El original se le entregar al Proveedor.
2. (1) copia al Jefe de Compras.
3. (1) copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves).
4. (1) copia al Jefe De Almacn.
5. (1) copia al archivo.

(4)Nota De Recepcin

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Para que el Ayudante de Almacn realice la recepcin de materiales deber
tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.
No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacn no tiene en su
poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de
rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de
compra.
Las tareas del Ayudante De Almacn consisten en hacer un recuento fsico y
verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las
caractersticas estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una
inspeccin para detectar la existencia de material daado.
En caso de que la inspeccin realizada por el Ayudante De Almacn sea
totalmente satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales. Dicha
nota es el nico documento que queda como evidencia formal de la entrega del
material.
La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la
nota de remisin expedida por el proveedor.
La nota de recepcin debe contener la siguiente informacin:
1. Nmero de nota de recepcin.
2. Fecha de recepcin.
3. Nombre del proveedor.
4. Fecha en la que se hizo la orden de compra.
5. Nmero de orden de compra.
6. Clave del material.
7. Descripcin del material.
8. Cantidad recibida.
9. Precio unitario.
10. Importe total de la mercanca recibida.
11. Firma de la persona que recibi el material (Ayudante De Almacn)
La nota de recepcin deber emitirse con tres copias:
Una de ellas, se enva al Jefe De Compras para que quede formalmente
enterado de que la mercanca est en el almacn.

Otra copia se enva al Jefe De Almacn para que registre en su tarjeta


de almacn la entrada de mercanca.

La tercera copia se enva al Depto. De Contabilidad para que realice el


pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de

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produccin. En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe
expedir adems, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones
aduanales aplicables a la mercanca en cuestin.

(5). Nota De Devolucin De Materiales A Proveedores


En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o
en malas condiciones. En tal situacin, es responsabilidad del Jefe De
Compras efectuar el trmite de devolucin y solicitar al Proveedor que le
bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la devolucin.
La nota de devolucin de materiales a proveedores debe contener los
siguientes datos:
1. Nmero de nota de devolucin.
2. Datos generales del proveedor.
3. Fecha en la que se efecta la devolucin.
4. Referencia de la nota de recepcin.
5. Clave del material.
6. Descripcin del material.
7. Cantidad.
8. Precio unitario.
9. Importe de la mercanca objeto de la devolucin.
10. Causa de la devolucin.
11. Firma del Jefe de compras.
12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.
Con el objeto de que nicamente la persona involucrada en el clculo de los
costos conozca esta informacin, los espacios para el precio unitario y el
importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la nota
de recepcin.
Deben hacerse cuatro copias de dicha nota:
1. Uno de ellas, para el Proveedor.
2. Otra, se enva al Jefe De Almacn, para que haga el registro correspondiente
a la salida de mercanca en sus tarjetas de almacn.
3. Otro ejemplar se enva al Depto. De Contabilidad.
4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar

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(6) Aviso De Entrada Al Almacn
Es un documento que hace el Ayudante De Almacn despus de recibir y
revisar los productos y es de carcter interno para el Hotel, tiene por objeto
hacer constar la entrada de productos al almacn.
Debe contener lo siguiente:
1. Nombre o razn social de la Empresa
2. Numero de Aviso
3. Informacin Del Proveedor (Direccin, Telfono, Correo Electrnico)
4. Cantidad
5. Unidad
6. Descripcin
7. Precio Unitario
8. Importe total
9. Observaciones
10. Firma del que Formul
11. Firma de quien revis
12. Firma del que Recibi

El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al Proveedor,


otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacn.

2.- Proponga un sistema de informacin aplicarse en un


establecimiento hotelero?

Hotelero es un Sistema de Informacin pensado en atender las necesidades de


hoteles de hasta dos estrellas, cuenta con diversos mdulos de informacin
para cubrirlas necesidades de los Hoteles.
Hotelero es un Sistema de Informacin desarrollado bajo Tecnologa
OpenSource por lo que resulta ser compatible con la mayora de Plataformas
Activas.
Este Sistema de Informacin es totalmente personalizable, cuenta con ms de
15 Mdulos que cumplen con las necesidades de Administracin de
Habitaciones, Registros de Clientes, Registros de Usuarios, Administracin de
Sesiones y Permisos de Usuarios Registrados, Asignacin de Habitaciones
(Check In), Entrega de Habitaciones (Check Out), Configuraciones y
Personalizaciones del Sistema, Consultas, Reportes y Estadsticas, entre otras.
Todos sus mdulos con Interfaces Grficas de Usuario agradables a la vista,
fciles de manejar y muy cmodas.-

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Su apariencia fresca y uso de Tecnologa Biomtrica as como de Multimedia
(Capturas de Fotografas) hacen de este Sistema de Informacin un Software
de ltima tecnologa y sofisticado.

3. Proponga un sistema de soporte de decisin gerencial para l


establecimiento hotelero.

Hotelogix

Se trata de un software hotelero muy fcil de instalar y de usar, diseado para


hoteles. Est basado en la nube, en un servidor web, y se puede acceder a l
a travs de cualquier ordenador con conexin a internet. Cuenta con varios
mdulos dedicados a: control de habitaciones, central de reservas, ventas y
marketing, lo que permite tener acceso a ms de 1200 portales de viajes. Se
pueden controlar varios hoteles con la misma cuenta, en el caso de que poseas
ms de un establecimiento hotelero.

4. sistema de informacin que coordine, controle e integre la


informacin utilizando la tecnologa en una base de datos?

1. Etapa de inicio.
Caractersticas ms relevantes:
Comienza con la adquisicin de la primera computadora.
Se implantan nminas o contabilidad.
Los sistemas depende de la contabilidad.
No hay preparacin formal en el rea de computacin.
Resistencia al cambio para aplicar nuevos sistemas.

2. Etapa de contagio o expansin.


Los aspectos sobresalientes o relevantes que permiten diagnosticar rpido que
una empresa se encuentra en esta etapa son:
Implantacin exitosa
Se aplica en otras funciones de la empresa.
Se realiza de manera desordenada y sin control.
Especialista en el rea de sistemas.
Los gastos empiezan a crecer.

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3. Etapa de control o formalizacin.

Para identificar a una empresa que transita o pasa por esta etapa es
necesario considerar los siguientes elementos:
Controlar el uso de recursos computarizados.
Estn orientados a facilitar el control de las operaciones.
El departamento de Sistemas tiene una posicin Gerencial.
Se orienta al control administrativo y la justificacin econmica.
Desarrollo de estndares de trabajo.
Se integra al personal en el departamento de Sistemas

4. Etapa de integracin.
Las caractersticas de esta etapa son las siguientes:
La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado
directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola
estructura administrativa.
Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin,
hicieron posible la integracin.
El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al
alcance de ms usuarios.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de
nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de
la organizacin.

5. Etapa de administracin de datos.


Entre las caractersticas que destacan en esta etapa estn las siguientes:
El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la
informacin es un recurso muy valioso que debe estar accesible para
todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los
datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en
forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este
recurso.
El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad
de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

6. Etapa de madurez.

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Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra
en esta etapa, se incluyen los siguientes:
Informtica de la organizacin definida.
Desarrollo de sistemas de manufactura.
Aplicacin de tecnologa en la base de datos.
Se perfeccionan los controles implantados.
Planeacin de los recursos de cmputo.
Buena comunicacin con la direccin general y los usuarios de la
organizacin.