Manual de Procedimientos Cierres Contables

C onta b i l id a d C e ntr a l
M
MAAN
NUUAALL D
DEE PPRRO
OCCEED
DIIM
MIIEEN
NTTO
OSS CCIIEERRRREESS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Confeccionado por:
Mara Cecilia Labb de la Rosa
UNIDAD RESPONSABLE:
Contabilidad Central FECHA DE ELABORACION:
ASESORIA O AREA PERTENECIENTE: Mayo-2013
Contabilidad General FECHA DE APROBACION:
APROBADO POR:

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa111
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

ndice Pgina

A.CIERRES PROVEEDORES 3

II.Diagrama 4

III.Actividades 5

B.CIERRE MENSUAL 6

II.Diagrama 7

III.Actividades 8

C.CIERRE SIGFE 10
II.Diagrama 11
II.Actividades 13

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa222
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

A.CIERRES PROVEEDORES

I.Antecedentes

Objetivo:

El objetivo del subproceso es verificar la centralizacin de todas las solicitudes

de pago generadas en el periodo para realizar la contabilizacin del gasto.

Alcance:

El proceso se aplica a la centralizacin de las solicitudes por pago de facturas a

proveedores.

Responsables:

1. Funcionario/a
2. Jefe/a

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa333
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

II.Diagrama

Cierre Proveedores

Funcionario/a
Funcionario/a

Inicio

1. Ingresar a
opcin cierre
proveedores en
infochi

2. Corroborar mes
asociado y
proceso

3. Validar en
sistema que la
totalidad de das
del mes est
centralizado

D1 Hay da
NO SI
no centralizado

6. Generar 4. Salir de
aplicacin de aplicacin de
cierre de mes cierre

7. Informar por e-
mail cierre de
5.
proceso a
Centralizacin
unidades de Cont.
Central

FIN

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa444
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

III.Actividades

1. Ingresar a opcin cierre proveedores en INFOCHI1: El/la Funcionario/a

dentro del Sistema INFOCHI elige la opcin de cierre de los proveedores.

2. Corroborar mes asociado y proceso: El/la Funcionario/a verifica en la

opcin de cierre de proveedores en INFOCHI el mes asociado y el proceso.

3. Validar en sistema que la totalidad de das del mes est centralizado:

El/la Funcionario/a valida en el sistema de INFOCHI que la totalidad de los
das del mes estn centralizados.

D1. Hay da no centralizado?: Si existen das centralizados el proceso

contina en la actividad 4. De lo contrario se contina en la actividad 6.

4. Salir de aplicacin de cierre: El/la Funcionario/a si existen das no

centralizados, sale de la aplicacin de cierre.

5. Centralizacin: Remtase al manual de procedimientos Centralizacin del

Sub-departamento de Contabilidad Central. El proceso Contina en la
actividad 1.

6. Generar aplicacin de cierre de mes: El/la Funcionario/a genera la

aplicacin para realizar el cierre contable del mes correspondiente.

7. Informar por E-mail cierre de proceso a unidades de Cont. Central: El/la

Funcionario/a una vez generada la aplicacin de cierre de mes, informa va
e-mail el trmino del proceso a las unidades de la Contabilidad Central. Con
esto se da por finalizado el subproceso.

1 INFOCHI (Sistema Contable de DIPRECA)

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa555
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

B.CIERRE MENSUAL

I. Antecedentes

Objetivo:

Dar por terminado el proceso contable en el Sistema INFOCHI.

Alcance:

El proceso se aplica al cierre mensual del Sistema Contable INFOCHI.

Responsables:

1. Funcionario/a
2. Unidades responsables
3. Jefe/a de Contabilidad Central

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa666
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

II.Diagrama

Cierre Mensual

Funcionario/a
Funcionario/a Unidad
UnidadResponsable
Responsable

Inicio

1. Ingresar a
sistema infochi a
opcin cierre de
mes

D1 Procesos
SI contables NO
cerrados?

2. Solicitar
telefnicamente a 3. Realizar
4. Revisar unidad correspondiente proceso solicitado
comprobantes cierre del proceso
contables estn
todos visados

D2 Hay
SI comprobantes NO
no visados?

5. Visacin 6. Revisar
Comprobante cuadratura de
Contable cuadis

D3 Cuadis
NO
cuadrado?

SI

7. Verificar
comprobantes no
cuadrados

10. Generar cierre

mensual
8. Solicitar 9. Modificar o
modificacin a generar
unidad comprobante
responsable complementario
11. Informar por e-
mail a unidades
cierre contable del
mes

FIN

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa777
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

III.Actividades

1. Ingresar a Sistema INFOCHI a opcin cierre de mes: El/la Funcionario/a

hace ingreso en el Sistema de INFOCHI en la opcin de cierre de mes para
comenzar el proceso de cierre.

D1 Procesos contables cerrados? Si los procesos contables no estn

cerrados se contina en la actividad 2. En caso contrario se contina en la
actividad 4.

2. Solicitar telefnicamente a unidad correspondiente cierre del proceso:

El/la Funcionario/a al ver que no estn cerrados todos los procesos
contables solicita telefnicamente a la unidad a cargo el cierre del proceso.

3. Realizar proceso solicitado: La Unidad Responsable realiza el proceso de

cierre contable solicitado por el/la funcionario/a. El proceso contina en la
actividad 1.

4. Revisar Comprobantes contables estn visados: El/la Funcionario/a

verifica que los comprobantes contables se encuentren todos visados
previamente.

D2 Hay comprobantes no visados? Si no existen comprobantes no visados

el proceso contina en la actividad 6. De lo contrario el proceso contina en
la actividad siguiente.

5. Visacin Comprobante Contable: Remtase al Manual de Procedimientos

Visacin Comprobante Contable del Sub-departamento de Contabilidad
Central. El proceso contina en la siguiente actividad.

6. Revisar cuadratura de cuadis2: El/la Funcionario/a revisa si la cuadratura

de cuadis est correcta para poder seguir con el subproceso.

2 Cuadraturas de cuadis (Significa si esta cuadrado en contabilidad el pagado con el

devengado).

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa888
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

D3 Cuadis Cuadrado? Si el cuadis est correctamente cuadrado se contina

en la actividad 10, en caso contrario se contina en la actividad 7.

7. Verificar comprobantes no cuadrados: El/la Funcionario/a al comprobar

que no estaba cuadrado el cuadis, verifica los comprobantes de estos.

8. Solicitar modificacin a unidad responsable: El/la Funcionario/a le pide a

las unidades responsables modificar el cuadis para poder generar el cierre
contable del mes.

9. Modificar o generar comprobante complementario: La Unidad

Responsable modifica el cuadis o genera un comprobante complementario
para poder continuar con el proceso. El proceso contina en la D2.

10. Generar cierre mensual: El/la Funcionario/a una vez revisado que el
cuadis est bien cuadrado procede a generar el cierre mensual.

11. Informar por E-mail a unidades cierre contable del mes: El/la
Funcionario/a una vez generado el cierre contable del mes informa a las
distintas unidades. Con esto se da por terminado el subproceso.

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa999
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

C.CIERRE SIGFE
I.Antecedentes

Objetivo:
Cerrar la contabilidad de DIPRECA en el sistema SIGFE y enviar informes
contables en la fecha establecida a las instituciones controladoras.

Alcance:
El proceso se aplica al cierre mensual del Sistema Contable SIGFE.

Responsables:

1. Funcionario/a
2. Secretaria
3. Jefe/a Contabilidad Central
4. Contador/a General
5. Direccin

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa111000
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

II.Diagrama
Cierre SIGFE
Jefe/a
Jefe/aCont.
Cont. Contador/ra
Contador/ra
Funcionario/a
Funcionario/a Secretaria
Secretaria Direccin
Direccin
Central
Central General
General

Inicio

1. Realizar
cuadratura de
ingresos entre
INFOCHI y SIGFE

D1 Hay
ingresos SI
pendientes?

2.Contabilizar
ingresos en
SIGFE

NO 3. Verificar que
Ing. y Egresos
tenga cuadrado
gastos en SIGFE
e INFOCHI

4. Imprimir
Balances de
ambos Sistemas

5. Verificar
cuadratura de
informes

D2 Existen
errores de
cuadratura? SI

6. Buscar errores
y corregir

NO

7. Realizar cierre
en SIGFE

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa111111
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

Cierre SIGFE
Jefe/a
Jefe/aCont.
Cont. Contador/a
Contador/a
Funcionario/a
Funcionario/a Secretaria
Secretaria Direccin
Direccin
Central
Central General
General

8. Generar e
imprimir 8 copias de 9. Elaborar oficio
Balance de remisor
Comprobacin y
Saldo

10. Revisar y
firmar
documentacin

11. Firmar
documentacin

12. Enviar
documentacin a
la Direccin

13. Firmar
documentacin

14. Retirar
documentacin
firmada

15. Distribuir
documentacin a
Unidades e
Instituciones
interesadas

FIN

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa111222
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

II.Actividades

1. Realizar cuadratura de ingresos entre INFOCHI y SIGFE: El/la

Funcionario/a cuadra las cuentas de ingresos entre las generadas por
INFOCHI y las obtenidas a travs de SIGFE.
D1. Hay ingresos pendientes? Si existen ingresos pendientes, el proceso
contina en la siguiente actividad 2; en caso contrario, contina en la
actividad 3.
2. Contabilizar ingresos en SIGFE: El/la Funcionario/a contabiliza los
ingresos faltantes en SIGFE.
3. Verificar que Ingresos y Egresos tenga cuadrado gastos en SIGFE e
INFOCHI: El/la Funcionario/a verifica que la unidad Ingresos y Egresos
tenga cuadrados los gastos en SIGFE e INFOCHI.
4. Imprimir Balances de ambos Sistemas: La Funcionaria luego de haber
obtenido y verificado los balances de ambos sistemas los imprime.
5. Verificar cuadratura de informes: El/la Funcionario/a verifica la
cuadratura obtenida de los informes.
D2 Existen errores de cuadraturas? Si existen errores de cuadratura se
contina en la siguiente actividad, en caso contrario se contina en la
actividad 7.
6. Buscar errores y corregir: El/la Funcionario/a al detectar que existen
errores de cuadratura, los corrige para poder continuar con el proceso de
cierre.
7. Realizar cierre en SIGFE: El/la Funcionario/a luego de haber revisado las
cuadraturas genera el cierre en el sistema SIGFE. El proceso contina
paralelamente en la siguiente actividad 8 y en la actividad 9.
8. Generar e imprimir 8 copias de Balance de Comprobacin y Saldo:
La Funcionaria una vez generado el balance lo imprime 8 veces para
poder ser entregados a las unidades pertinentes. El proceso contina en
la actividad 12.
9. Elaborar oficio remisor: La Secretaria elabora un oficio remisor y lo pasa
al/la Jefe/a de Contabilidad Central.

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa111333
 Manual de Procedimientos Cierres Contables

10. Revisar y firmar documentacin: La Jefatura de Contabilidad Central

revisa el documento, dando el VB, lo firma para luego enviarlo al/la
Contador/a General.
11. Firmar Documentacin: El/la Contador/a General firma el oficio remisor,
para luego ser enviado a la direccin.
12. Enviar Documentacin a la Direccin: La Secretaria enva la
documentacin a la Direccin para ser firmada.
13. Firmar Documentacin: La Direccin firma el oficio emisor del cierre
SIGFE.
14. Retirar Documentacin firmada: La Secretaria retira desde la Direccin
el documento firmado por el Director.
15. Distribuir documentacin a Unidades e Instituciones interesadas: La
Secretaria entrega la documentacin generada por el cierre SIGFE a las
Unidades e Instituciones interesadas. Con esto se da por finalizado el
subproceso.

CCCooonnnfffeeecccccciiiooonnnaaadddooopppooorrr:::M
MaaarrraaaCCCeeeccciiillliiiaaaLLLaaabbbbbbdddeeelllaaaRRRooosssaaa
M PPPgggiiinnnaaa111444