Mdulo

El Mundo Empresarial
y su Informacin
Unidad 01
Los departamentos de
una compaa
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Unidad 01
Los departamentos de
una compaa
1. LOS DEPARTAMENTOS DE UNA COMPAA ..................................................... 04
1.1. LOS DEPARTAMENTOS.................................................................................... 04
1.1.1. DEPARTAMENTO FINANCIERO................................................................. 04
1.1.2. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS............................................ 07
1.1.3. DEPARTAMENTO DE MARKETING............................................................ 09
1.1.4. DEPARTAMENTO COMERCIAL................................................................. 14
1.1.5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS............................................................... 16
1.1.6. DEPARTAMENTO DE LOGSTICA Y OPERACIONES.................................... 19
1.1.7. DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIN............................................ 20
1.1.8. DIRECCIN GENERAL.............................................................................. 21
1.1.8.1. COMIT DE DIRECCIN........................................................................ 22
1.2. RESUMEN DEL TEMA....................................................................................... 23
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1. Los departamentos de una

Toda empresa trabaja en constantes movimientos de dinero. Esta rea se encarga de la
obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la

compaa
empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de
los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El rea de finanzas tiene implcito el objetivo del mximo aprovechamiento y administra-

cin de los recursos financieros.
El departamento de sistemas debe ayudar en el anlisis de la in-
formacin de cada departamento, proporcionando las herramien- En cuanto a las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventa-
tas tecnolgicas necesarias en cada ocasin. rios, costos, registros, balances, estados financieros y las estadsticas empresariales.

Funciones contables:

1.1. Los departamentos 1. Inventarios. Valoracin de inventarios.

En este apartado se va a proceder a explicar de forma general las funciones y necesidades 2. Contabilidad de costes.
de cada departamento. Hay que tener en cuenta que son directrices generales y que en
cada empresa pudiera gestionarse de forma diferente debido a las necesidades propias 3. Registros.
del negocio, y a la propia idiosincrasia de la compaa.
4. Balances
1.1.1. Departamento Financiero
5. Elaboracin de los Estados financieros
Tendemos a pensar en el departamento financiero como un centro de costes que no aporta
6. Estadsticas empresariales
valor aadido ni beneficio a la compaa. Es decir, que simplemente se centra en preparar
los estados financieros y las obligaciones legales y fiscales de la organizacin. Nada ms El rea de finanzas tambin es responsable de la confeccin de toda la informacin nece-
lejos de la realidad, se trata de un departamento que aporta valor aadido a la empresa saria para cumplimentar los requisitos legales de reporte:
facilitando informacin a la Direccin General y a las diferentes direcciones funcionales
para la toma de decisiones y la mejora continua de todos los procesos. Balance

Existen muchos tipos de empresa y por lo tanto tambin encontramos diferentes estruc- Cuenta de resultados
turas en los departamentos financieros de las mismas. Para entender bien las diferentes
estructuras de un departamento financiero primero debemos plantearnos cules son las Estado de cambios del Patrimonio Neto
principales funciones que este departamento desarrolla. Los responsables de las finanzas
de las empresas revisan el pasado, hacen una foto del presente y se proyectan en el futuro. Estado de Flujos de Efectivo

El departamento financiero consigue financiacin para las necesidades de la empresa Intrastat

(inversiones o circulante), planifica para que esta siempre tenga dinero para afrontar sus
Punto verde
pagos puntualmente y tenga una situacin patrimonial saneada, y controla que la activi-
dad resulte rentable.

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Impuestos: 1.1.2. Departamento de Recursos Humanos

IVA: M340, M303; M347, M349 El objetivo del departamento de recursos humanos es conseguir y conservar un grupo
humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la em-
Impuesto de sociedades. presa, a travs de programas adecuados y reclutamiento, de seleccin, de capacitacin, y
desarrollo.
Etctera.
Este departamento gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las dis-
Las funciones del departamento financiero son:
tintas funciones en cada jornada y que los puestos estn siempre cubiertos, aplica las
Financiamiento: frmulas de contratacin ms adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los
mantiene motivados.
Planeacin financiera
Muchas de las funciones del departamento de recursos humanos tienen impacto tanto
Relaciones financieras en la contabilidad financiera, como en la contabilidad analtica de la compaa: pago de
nminas, liquidacin de empleados, provisiones, etc.
Tesorera
Sus funciones principales son:
Obtencin de recursos
Contratacin y empleo:
Inversiones
Reclutamiento
Control:
Seleccin
Contabilidad general
Contratacin
Contabilidad de costos
Introduccin o induccin
Presupuestos
Promocin, transferencias y ascensos
Auditora interna
Capacitacin y desarrollo:
Estadstica
Entrenamiento.
Crdito y cobranza
Capacitacin.
Impuestos
Desarrollo.

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Sueldos y salarios: Las funciones de cada rea de actividad, as como su nmero y denominacin, estarn en
relacin con el tamao, el giro y las polticas de cada empresa.
Anlisis y valuacin de puestos.
La existencia o no del departamento de recursos humanos, tiene mucho que ver con el
Calificacin de mritos. tamao de la empresa. Si no existe un departamento de recursos humanos sus funciones
suelen ser llevadas a cabo por el departamento financiero, o la direccin general.
Remuneracin y vacaciones.

Relaciones laborales:
1.1.3. Departamento de Marketing
El departamento de marketing colabora con el departamento comercial para conseguir
Comunicacin.
ms ventas y atender mejor a los clientes.
Contratos colectivos de trabajo.
Hay empresas que anan ambas reas, marketing y comercial, en un nico departamento.
Disciplina.
Rene los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor
Investigacin de personal. quiere, desea y necesita, distribuyndolo de tal forma que est a su disposicin en el mo-
mento oportuno, en la forma y cantidad correctas, en el lugar preciso y al precio adecuado.
Relaciones de trabajo.
Las principales funciones del departamento de marketing:
Servicios y prestaciones:
1. Gestin de la Mercadotecnia.
Actividades recreativas.
2. Investigacin de mercados.
Actividades culturales.
3. Planeacin y desarrollo de producto.
Prestaciones.
4. Diseo de la Plaza o punto de venta.
Higiene y seguridad industrial:
5. Precio.
Servicio mdico.
6. Promocin de ventas.
Campaas de higiene y seguridad.
7. Distribucin y Logstica.
Ausentismo y accidentes.
8. Ventas.
Planeacin de recursos humanos:
9. Comunicacin.
Inventario de recursos humanos.

Rotacin.

Auditora personal.

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Investigacin: Anlisis de mercado y de la competencia
En los ltimos 20 aos las empresas han sufrido una evolucin en su forma de acercarse
al consumidor. Las empresas ya no venden lo que producen, sino que producen lo que
se vende, la filosofa de satisfacer las necesidades del cliente, por ello existe una tenden-
cia generalizada de segmentar el mercado cada vez ms con el objetivo de acercarnos
a grupos de consumidores ms especficos y con las mismas necesidades, para llegar a
una correcta segmentacin es necesario conocer los gustos y comportamientos de los
consumidores a quienes queremos comercializar nuestros productos. En los prximos
aos veremos cmo se extiende la nueva filosofa que evoluciona de la satisfaccin de
necesidades hacia la oferta de experiencias, donde ya no segmentaremos a nuestro target
por categoras, sino de forma totalmente individualizada y personalizada.
A esto lo llamamos investigacin comercial. Esta investigacin se concentra tanto en el
anlisis externo como en el interno del entorno. El anlisis externo de la empresa se cen-
tra en un estudio detallado del mercado en el que se desarrolla nuestra actividad empre-
sarial, as como de cualquier factor externo que pueda influenciarla (factores econmicos,
sociales, polticos y tecnolgicos a nivel macroeconmico), a travs de un conocimiento
exhaustivo de todos los agentes externos que intervienen en el: competidores, proveedo-
res, clientes, etc.
Planeacin del marketing
Una vez se conoce el mercado en el que se desarrolla la actividad, el siguiente paso consis-
te en la creacin y consolidacin de un departamento de marketing en el que se desglosen
sus distintas funciones y se creen reas interrelacionadas, cada una de ellas con unas ac-
tividades concretas y dirigidas a la consecucin de un objetivo previamente determinado.
Toda planificacin debe realizarse en un espacio de tiempo lo suficientemente amplio
como para permitir la adaptacin del plan inicial, que se ve sometido a perturbaciones
tanto internas como externas. Por lo que para cada plan de accin se propondr un plan
de contingencia. El espacio de tiempo queda dividido en Corto Plazo (menos de un ao)
y Largo Plazo (ms de un ao).
Al igual que un plan financiero previsional, un plan de acciones de marketing debe fijar-
se para un espacio de tiempo de 3 aos vista, lo cual nos permite acercarnos a la visin
empresarial y concretizar las misiones que nos permitirn alcanzarla, as como marcar los
pequeos objetivos que llevaran al xito de cada misin. Asimismo, se deben marcar los
objetivos y acciones concretas anuales y ms all cada una de las diferentes campaas a
llevar a cabo durante el ao.
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Diseo e Implementacin de las estrategias de marketing
Una vez marcados dichos objetivos hay que asignar las tareas por reas y equipos, se trata
de llevar a cabo la organizacin interna de cada equipo, ponindola en comn con el resto
de equipos en la medida en que cada accin afecta al resto de departamentos. Por ello es
necesario crear un sistema de comunicacin que permita optimizar el tiempo y el inter-
cambio de informacin entre los equipos.
Control y evaluacin
Una vez finalizada cada una de las misiones es necesario retomarla, comprobar sus resul-
tados y ver si de adaptan a las expectativas iniciales que tena el departamento al inicio de
la actividad, tanto a nivel humano (compenetracin y correcta realizacin de las tareas),
econmico (genera beneficios, influencia en la previsin de ventas) como estratgico.
Tras lo cual se generar un informe que justificar todas las acciones del departamento
frente al resto de la empresa y orientar acciones futuras, permitiendo readaptar la plani-
ficacin de futuras estrategias.
Estructura y funciones de las reas que componen el departamento de marketing:
rea de Investigacin Comercial
Conocimiento exhaustivo del mercado, agentes que intervienen y afectan a la
empresa, tendencias y evolucin.
Estudios de mercado: segmento, pblico objetivo, competidores, proveedores y
distribuidores.
Anlisis de la competencia: conocerlos y posicionarlos, conocer sus polticas de
precios y mrgenes, comunicacin, imagen de marca, promociones, sistemas de
fidelizacin
Anlisis del consumidor: establecer segmentacin de mercado, definir el pblico
objetivo de la tienda, elaborar un perfil detallado del mismo
rea de Compras
Previsiones de compras a raz del presupuesto que entregue finanzas.
Innovacin a travs del estudio y conocimiento detallado de productos para lo-
grar la diferenciacin respecto de la competencia.
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Seleccin de producto. rea de Diseo e Innovacin

Definir gamas y familias de productos y % de los mismos para su exposicin en Disear nuevos productos.
tienda.
Conocer las tendencias y adelantarse a la competencia.
Negociacin con proveedores.
rea de Comunicacin
rea de Imagen
Desarrollar campaas de comunicacin en funcin de los objetivos marcados
Definicin y diseo de imagen corporativa. por el rea de ventas.

Definir el ciclo de vida de la imagen. Eventos, ferias, RRPP.

Disear los elementos y soportes de la imagen corporativa (etiquetas, rtulos,
tarjetas de visita, catlogos, web, redes sociales).
Preparacin de elementos visuales necesarios para cualquier campaa de pro-
mocin, comunicacin o fidelizacin, en consonancia con el rea de ventas.
rea de Ventas
Previsin de ventas a raz de las expectativas empresariales (marcadas con el
departamento financiero).
Fijacin de mrgenes y precios.
Campaas publicitarias en medios tradicionales y on-line
Desarrollo de la pgina web y control de posicionamiento SEO y SEM.
Comunicacin 2.0 llevar el desarrollo de blogs, redes y medios sociales generan-
do contenido relevante para la comunidad.
Campaas en medios 2.0: Adwords, publicidad en redes, cdigos QR, realidad
aumentada.
Uso de herramientas multicanal para implementar una estrategia de marketing
experiencial.

Definir la distribucin en tienda de forma que incentive el aspecto comercial. Dentro del rea de Comunicacin se encuentra la figura del Community Manager quien
se encargar de la comunicacin 2.0 as como de la integracin de campaas que anen
Definir ciclos de vida de los productos y agilizar rotaciones de inventario. herramientas on y off line.
Fijacin de campaas de ventas y polticas de apoyo crear planificacin.

Incentivar las ventas a travs de las herramientas de marketing disponibles para

la comunicacin (publicidad, relaciones pblicas, promociones, eventos).
Dato importante
Elaborar estrategias de captacin y fidelizacin de los clientes a raz de los datos
Un plan de acciones de marketing debe fijarse para un espacio de tiempo de 3 aos
que se obtengan del rea de investigacin comercial.
vista, lo cual nos permite acercarnos a la visin empresarial y concretizar las mi-
Desarrollo de marketing relacional (CRM). siones que nos permitirn alcanzarla, as como marcar los pequeos objetivos que
llevaran al xito de cada misin.
Fijar mtodos de atencin al cliente y servicio post-venta.

Control, junto con departamento de logstica, de la fiabilidad del servicio post-

venta para asegurar su correcta ejecucin.

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1.1.4. Departamento Comercial
Las funciones del departamento comercial, vienen marcadas por las estrategias marcadas
en el rea de marketing.
Cmo se organiza un departamento comercial
La organizacin del departamento comercial viene dada por las diversas alternativas que
una empresa tiene para estructurar las diferentes actividades comerciales; siempre estar
condicionada a una serie de factores internos y externos, como pueden ser: el tamao de
la empresa, la filosofa que se va a seguir, los recursos econmicos, la proyeccin de futu-
ro, el tipo de mercado y producto, etc.
Su principal logro radica en la realizacin y consecucin de los objetivos comerciales
dados por la empresa. Al igual que no existe un vendedor tipo en las organizaciones
comerciales, tampoco hay una serie de modelos estndar de organizacin, debido prin-
cipalmente a la enorme diversidad de clientes y mercados. Los estudios realizados sobre
organizacin comercial han dado como resultado una serie de premisas que en principio
son necesarias:
Se deben definir y comunicar claramente los objetivos empresariales, departamen-
tales e individuales.
Se debe delegar, tanto como sea posible, la responsabilidad (y necesaria autoridad)
para la consecucin de resultados.
Las personas en las que se ha delegado el poder han de ser capaces de ejercerlo y
creer en lo que estn haciendo, ya que en caso contrario ninguna estructura orga-
nizativa servir para nada.
La direccin general, con el apoyo de la direccin comercial, marca los instrumentos de
organizacin que consideren ms adecuados, aunque en principio ser recomienda: un
manual con la descripcin detallada de los puestos de trabajo, los manuales operativos
precisos para llevar a buen trmino su gestin y el manual de venta, herramienta im-
prescindible en todo departamento comercial que se considere competitivo.
Principios de la organizacin comercial
Unidad de mando. Cada comercial depender de un solo jefe y trabajar directa-
mente con l. Los jefes conocern el nmero de colaboradores a su cargo.
Todas las funciones estarn definidas por escrito hasta en los ltimos detalles.
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Las supervisiones han de ser oportunas y constantes para que sean efectivas.
La delegacin de tareas ha de quedar perfectamente definida.
Estabilidad del personal. Debemos conseguir una rotacin del personal comercial
lo ms baja posible. Ser capaces de soportar las bajas de personal sin grandes pr-
didas de eficacia, rentabilidad y adecuada atencin al cliente.
Flexibilidad. La organizacin ha de ser capaz de adaptarse a las situaciones cam-
biantes del mercado, previnindolas y haciendo frente a los cambios de negocios,
sin prdidas en el rendimiento.
Expansin. Cuando se efecte una expansin con el consiguiente aumento del n-
mero de ventas y trabajo, hay que prever la ampliacin de personal para poder
atender adecuadamente a los clientes.
Coordinacin. Armonizar las acciones de los diversos comerciales, de modo que
no se creen interferencias ni duplicidades en el trabajo. Adecuar a los comerciales
en funcin de las delimitaciones de las zonas de ventas, de modo que todas estn
atendidas y cubiertas.
Creacin de la figura junior. En todo equipo comercial es interesante contar con la
presencia de personal junior, para que acten de comodn en suplencias o necesi-
dades puntuales; posteriormente sern promocionados.
Factores que afectan a una estructura de vendedores
A la hora de disear la organizacin de ventas hemos de estudiar los siguientes factores:
Volumen de la empresa. Cuanto mayor es el nmero de personas que forman la
plantilla, mayores esfuerzos hay que dedicar al control y seguimiento. En empresas
grandes es necesaria la divisin o agrupacin del personal por reas geogrficas,
tipos de clientes, tipos de productos, etc.
Nmero y naturaleza de los productos. El tipo de productos y gamas implica la
necesidad de la especializacin del personal. Se han de marcar diferencias entre
las lneas de productos.
Mtodos de distribucin. Determinar el tipo de distribucin adecuado y los medios
e infraestructura necesarios.
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1.1.5. Departamento de Compras
La principal funcin del departamento de compras es adquirir buenas materias primas, a
buen precio, siempre y cuando es necesario, sin roturas de stock.
Concepto
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Importancia del Departamento de Compras
Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de
adquirir los insumos (materias primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo)
indispensable para la produccin de bienes y servicios.
Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los
departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener
una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recur-
sos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios
y de buena calidad, lo cual rendir en costos ms bajos.
Objetivos del Departamento de Compras
Comprar los materiales para los propsitos buscados.
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el ser-
vicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida
la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias,
inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras.
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Factores en la decisin de una compra
Los tres principales factores en la decisin de una compra son:
La calidad.
El precio.
La funcionalidad.
1. La calidad
No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por
s mismo no denota mayor calidad en el producto.
2. El precio
Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica
que ya no es una gua confiable para un comprador.
En la medida en que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el pro-
veedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de com-
pras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar direc-
tamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que
ms bien est movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante
desde el diseo para lograr la calidad que el cliente est solicitando.
El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden
a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las
necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo
de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminu-
ye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.
3. Funcionalidad
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones
es: analizar las partes o materiales y determinar qu funcin van a desarrollar en
beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus
caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin
van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin
debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igua-
lar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.
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Polticas de compras
Las polticas dentro del departamento de compras las debe emitir el gerente y deben estar
acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben
considerarse para integrar las polticas de compras son:
1. Deben estar claramente expuestas.
2. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.
Funciones de Departamento de Compras
Adquisiciones
Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo necesarios para
el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes
lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de
pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los
requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas.
Guarda y Almacenaje
Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de
acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).
Habr empresas que las funciones de Guarda y almacenaje son gestionadas des-
de el departamento de logstica.
Proveer a las dems reas
Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materia-
les necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas teniendo en cuenta: la
clase, la cantidad y dimensiones de las mismas.
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1.1.6. Departamento de Logstica y Operaciones
El rea de operaciones ha tenido diferente importancia a lo largo del tiempo en el seno
de las empresas; as, a principios del siglo XX era el rea ms significativa de la empresa,
porque eran tiempos en que las empresas necesitaban, ante todo, producir.
Las posteriores dificultades de las empresas para vender los productos que eran capaces
de fabricar con las capacidades que tenan instaladas oscurecieron la importancia del rea
de operaciones; y esto trajo consigo un olvido, al menos parcial, de las aportaciones que la
direccin eficaz de las operaciones poda proporcionar al xito empresarial.
Sin embargo, en las ltimas dcadas todos los especialistas en temas empresariales coin-
ciden en que el rea de operaciones debera haber sido, debe ser y deber continuar sien-
do un pilar bsico e imprescindible para la competitividad de las empresas.
Los estudios y anlisis que se han realizado sobre el llamado milagro japons han de-
mostrado que su pilar fundamental era su capacidad para llevar a cabo una fabricacin
ms eficaz, ms eficiente, ms econmica, ms fiable y de superior calidad.
Por tanto, y con independencia de que los outputs que genere la empresa (sean productos
o sean servicios), su rea de operaciones es un elemento fundamental dentro del siste-
ma empresa, y debe ser estructurada, implantada, gestionada y controlada correctamente
para que se convierta en real su probada y total contribucin potencial a la consecucin
de los objetivos estratgicos, tcticos y operativos de la compaa.
El sector de la Logstica es actualmente un motor esencial para la competitividad de las
empresas y para el desarrollo econmico en todos los pases avanzados, y su importancia
aumentar en los prximos aos.
Esta importancia se incrementar a medida que se generalice e intensifique la aplicacin
de las nuevas tecnologas y las nuevas modalidades de comercio, principalmente el co-
mercio electrnico.
A medida que se deslocaliza el acto de compra tanto en el espacio (comprar desde cual-
quier lugar), como en el tiempo (comprar en cualquier momento), el problema pasa a ser
la entrega / devolucin de los productos comprados en condiciones de mxima satisfac-
cin para el comprador, es decir, la logstica de las empresas distribuidoras y comerciali-
zadoras.
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Sin embargo, tambin y durante las etapas de planificacin de la produccin y durante
el desarrollo de la produccin propiamente dicha; la logstica ha sido, es y ser un factor
esencial que determinar el xito o el fracaso de la competitividad de las empresas ma-
nufactureras.
En este contexto, resulta evidente que la logstica est presente de una forma permanente,
continua y sistemtica desde la compra de los aprovisionamientos (logstica de compras
a proveedores), pasando por todo el proceso productivo propiamente dicho (logstica de
la produccin), continuando por el almacenamiento y expedicin de los productos (lo-
gstica del producto terminado), y finalizando en la posible devolucin y en el servicio
postventa para los productos que lo requieren.
Por tanto, las actividades logsticas estn presentes de forma intensa y creciente en toda
la cadena: Proveedor Fabricante Distribuidor Vendedor Cliente Servicio Postven- cisiones en situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien
ta.
1.1.7. Departamento de Control de Gestin
El departamento de control de gestin es un instrumento administrativo creado y apo-
yado por la direccin de la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias,
fiables y oportunas, para la toma de decisiones operativas. El control de gestin es el
proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la
empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la direccin, tiene un papel
fundamental como sistema de informacin para la misma.
El control de gestin desde un punto de vista global permitir:
Reducir los riesgos y contingencias del negocio.
Dirigir por objetivos asignados a los diferentes responsables y controlar el grado
de cumplimiento.
Anticipar el futuro a largo plazo (planificacin estratgica).
Adaptar y modificar la estructura y dimensin de la empresa en funcin de los
resultados obtenidos.
Adaptar y modificar los objetivos a largo plazo en funcin de los resultados obte-
nidos y esperados.
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La creacin y aplicacin del control de gestin tiene diferentes niveles que deben se-
guir un orden; primero, debe existir un nivel mnimo de control que da respuesta a cmo
evoluciona en la actualidad la empresa; segundo, debe existir un sistema de control pre-
supuestario que da respuesta a qu pasar a corto plazo en la empresa, y por ltimo un
sistema integrado de gestin que dar respuesta a cmo evolucionar la empresa en el
largo plazo.
1.1.8. Direccin General
Este departamento es la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia dnde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en
su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos, por lo que toma las de-
lleva las finanzas de la misma. Adems, debe mantener unidad en el equipo de trabajo y
un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la
misma.
Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo
y una comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman
la empresa. Recuerde que muchas veces las personas pasan ms tiempo de su vida en la
empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se
siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes.
El rea de responsabilidad de la Direccin General y, consecuentemente, el nivel de toma
de decisiones es, sin duda, el ms complejo en toda la organizacin:
Coordinacin de todas las reas de negocio.
Control sobre cada unidad de negocio.
Planificacin estratgica.
Planificacin y administracin de recursos.
Medicin y control de resultados.
Estructura organizativa.
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Reporting a la Central, en el caso de empresas multinacionales.
Creacin de valor y representacin de la empresa ante inversores, socios, emplea-
dos y organismos externos.
Decisiones tcticas y gestin del cambio.
Anlisis comparativo de unidades de negocio y empresas del grupo.
Para todas y cada una de ellas, el conocimiento, la disponibilidad y fiabilidad de la infor-
macin en la que se basan las decisiones son fundamentales.
1.1.8.1. Comit de Direccin
Se considera Alta Direccin a los directivos con cargo ms alto en una organizacin: El
Presidente, los Directores Generales y los Directores de las distintas reas o departamen-
tos.
En las empresas, la Alta Direccin forma parte del Comit Directivo o Comit Ejecutivo
que se rene con una frecuencia determinada y marcan la lnea estratgica a seguir por
esa Compaa.
El hecho de que est constituido un comit de direccin, no implica necesariamente que
ste sepa trabajar como un equipo de trabajo. Hay que entender y potenciar la capacidad
directiva junto con la capacidad de Liderar Equipos de Trabajo.
Un Equipo de Trabajo es un conjunto de personas con una historia, un pasado, experien-
cia y conocimientos diferentes, que interactan entre s porque tienen los hbitos adecua-
dos, integrando lo que cada uno puede aportar para el logro de un objetivo comn.
El objetivo
Los principales objetivos del Equipo Directivo como equipo, son los de la empresa: crear
riqueza, y prestar un servicio a la sociedad, partiendo de lo que ES la empresa para diri-
girla hacia lo que DEBE SER.
Hoy en da, la complicacin del entramado empresarial de muchas compaas, as como
el mercado cambiante y exigente, hacen que estos objetivos no puedan ser alcanzados
por una sola persona. Se requiere de un equipo que rena todas las cualidades necesarias
para ello.
La responsabilidad
El Equipo Directivo consigue resultados cuando logra un mayor compromiso, integracin
y sinergia, para potenciar el intangible, que es lo que marca la diferencia.
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CEUPE Mdulo. El Mundo Empresarial y su Informacin
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Los departamentos de una compaa
Este compromiso necesita un objetivo comn de equipo en el que crean todos. Dicho
objetivo es lo que da sentido al equipo. Este fin compartido, a su vez tiene que convertirse
en objetivos claros y concretos a nivel de cada uno de sus miembros. Por eso, un Equipo
Directivo no es democrtico, ni siquiera cuando se ha llegado a una decisin por votacin.
Todos y cada uno de los miembros deben asumir al 100% la responsabilidad del resultado
final del objetivo comn.
En un Comit de Direccin, el Director General, como lder del equipo, no slo tiene que
ser capaz de tomar decisiones, sino que tambin tiene que saber coordinarlo, potencian-
do al mximo las capacidades de cada uno. Esto quiere decir que tendr que apoyarse en
cada momento en la persona ms competente para tomar la decisin.
La integracin de conocimientos, el intercambio de criterios, los hbitos adecuados, la
comunicacin y la responsabilidad enriquecen la direccin general, ya que reducen la
probabilidad de improvisacin y de un rpido consenso (culpable de muchas malas de-
cisiones en la historia de grandes y conocidas empresas). No vale ni mi propia visin, ni
la del otro, sino la visin comn construida entre todos y perfeccionada. Es cuestin de
hbitos.
Por todo esto, un Equipo Directivo funciona cuando desarrolla a los miembros del equipo
como personas y a la empresa, crea una cultura de confianza y logra resultados.
1.2. Resumen del tema
Aunque no existe una ley que indique con cuntos departamentos se debe gestionar una
empresa, en lneas generales, los departamentos de una empresa son:
Departamento financiero.
Departamento de recursos humanos.
Departamento de marketing.
Departamento comercial.
Departamento de compras.
Departamento de logstica y operaciones.
Departamento de control de gestin.
Direccin general.
El departamento de sistemas deber ayudar en el anlisis de la informacin de cada de-
partamento, proporcionando las herramientas tecnolgicas necesarias en cada ocasin.
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