BPM - PRCTICA N 01

PROCESO: SOLICITUD DE FONDO PARA COMPRA DE MATERIALES

Definicin

Este Proceso se inicia cuando un Jefe de Dependencia solicita un Fondo para realizar la compra de
materiales, en la cual debe especificar el monto, en soles o dlares, que necesita. Para
poder realizar esta solicitud, ser necesario identificar la actividad a la que se cargar dicho fondo.

La solicitud realizada, ser recibida por la Gerencia de Planificacin, quien verificar que
exista presupuesto suficiente en la actividad seleccionada por el responsable de la solicitud. En el
caso de que la actividad no tenga presupuesto, la solicitud ser rechazada. Si la actividad
tiene presupuesto suficiente, la solicitud seguir el proceso, llegando a la Gerencia de
Contabilidad en donde se verificar que exista flujo de caja para poder atender dicha
solicitud; de no existir, la solicitud ser rechazada y archivada.

Finalmente, la solicitud de fondo deber ser aprobada por la Gerencia General. En el caso de que
decida rechazarla, la solicitud se archivar y se le notificar al usuario responsable de la solicitud
tal decisin.

Teniendo la solicitud de fondo aprobada por las diferentes gerencias, se deber efectuar el pago,
la Gerencia de Contabilidad deber realizar el desembolso del dinero solicitado, generando,
el cheque del desembolso.

Este proceso termina con la entrega del cheque al responsable de la solicitud.

Participantes

Directorio: Directivos quienes son responsables de la aprobacin y de visar de

documentos. Intervienen mayormente en la finalizacin del proceso cuando es necesario
firmar y visar los cheques en el caso de que se gire uno. Estos usuarios pueden tambin iniciar
un caso convirtindose en jefes de una dependencia.

Gerencia General : Gerencia que se encarga de aprobar las solicitudes de fondo que se
realicen y de visar documentos. Este usuario puede tambin iniciar un caso convirtindose en
jefe de dependencia.

Gerencia de Contabilidad y Finanzas : Gerencia encargada de toda la parte contable

desarrollada en el proceso. El usuario responsable de esta gerencia puede tambin iniciar un
caso convirtindose en jefe de dependencia.

Gerencia de Planificacin: Gerencia encargada de verificacin de presupuesto disponible en la

actividad a la cual se le carga el monto de la solicitud. El usuario responsable de esta gerencia
puede tambin iniciar un caso convirtindose en jefe de dependencia.
 Jefes de Dependencia: Jefes de todas las facultades y gerencias de la universidad, son
indispensables en el proceso ya que son quienes lo inician.

Segn procedimiento documentado del proceso realizar lo siguiente:

1. Crear calendario de la organizacin, incorporando das laborables y das no laborables.

2. Crear departamentos y/o reas orgnicas.
3. Crear usuarios que cubrirn las tareas del proceso.
4. Asignar los usuarios a los departamentos.
5. Modelar proceso en Diseador.
6. Crear conexin a base de datos.
7. Crear tablas en base de datos.

ACTIVIDAD
CAMPO TIPO DATO AUTO_INCREMENT NULL
NRO_ACTIVIDAD INT(11) SI NO
ESTADO VARCHAR(400) NO
DENOMINACION VARCHAR(250) NO
ID_DEPENDENCIA INT(11) NO
PRESUPUESTO FLOAT NO
MONTO_UTILIZADO FLOAT NO

DEPENDENCIA
CAMPO TIPO DATO AUTO_INCREMENT NULL
ID_DEPENDENCIA INT(11) SI NO
NOMBRE VARCHAR(400) NO
JEFE CHAR(8) NO
DEPENDENCIA_PADRE INT(11) NO

PERSONA
CAMPO TIPO DATO AUTO_INCREMENT NULL
ID_PERSONAL INT(11) SI NO
PATERNO VARCHAR(50) NO
MATERNO VARCHAR(50) NO
NOMBRES VARCHAR(50) NO
DIRECCIN VARCHAR(100) NO
TELFONO VARCHAR(11) NO

SOLICITUD DE FONDO
CAMPO TIPO DATO AUTO_INCREMENT NULL
ID_SF INT(11) SI NO
ID_USUARIO VARCHAR(200) NO
NRO_ACTIVIDAD INT(11) NO
MONTO FLOAT NO
MONEDA VARCHAR(20) NO
TIPO_CAMBIO FLOAT NO
CONCEPTO VARCHAR(400) NO
OBSERVACION VARCHAR(400) NO
FECHA DATE NO
ESTADO CHAR(2) NO
ID_PERSONAL INT(11) NO
N_CASO INT(11) NO

CHEQUE
CAMPO TIPO DATO AUTO_INCREMENT NULL
NRO_CHEQUE int(11) SI NO
ID_PERSONAL int(11) NO
CUENTA_BANCARIA varchar(200) NO
MONTO FLOAT NO
CHEQUE int(11) NO

8. Crear formularios para tareas del proceso.