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Universidade Regional de Blumenau

Diviso de Tecnologia da Informao


Seo de Apoio ao Usurio

CURSO DE MICROSOFT
EXCEL 2010 AVANADO

Gilson Klotz
Sumrio
Banco (Lista de Dados) ..................................................................................................... 4
Classificao de Registros ................................................................................................. 5
Listas de classificao personalizadas ............................................................................... 8
Operadores Lgicos: E e OU...................................................................................... 9
Filtrando dados ................................................................................................................ 10
Autofiltro ..................................................................................................................... 10
Personalizar AutoFiltro ............................................................................................... 11
Filtro Avanado ........................................................................................................... 13
Faixas de critrios ........................................................................................................ 15
Critrios calculados ..................................................................................................... 16
Importao de dados ........................................................................................................ 17
Importao de arquivos do tipo texto: ......................................................................... 17
Arquivos de texto no formato Tamanho Fixo ......................................................... 17
Arquivos de texto no formato Delimitado ou com Delimitadores .......................... 18
Importao de dados da Internet .................................................................................. 20
Trabalhando com dados externos atravs do MS-Query ............................................. 22
Criando uma consulta de dados atravs do assistente de consulta .......................... 22
Interface do Microsoft Query .................................................................................. 24
Operaes de busca e troca.............................................................................................. 26
Subtotais .......................................................................................................................... 27
Funes de Banco de Dados ............................................................................................ 32
Funo BDMDIA ...................................................................................................... 32
Funo BDMX ......................................................................................................... 33
Funo BDMN ........................................................................................................... 33
Funo BDSOMA ....................................................................................................... 34
Funo CONTAR ........................................................................................................ 34
Funo BDCONTARA ............................................................................................... 34
Funo BDEXTRAIR ................................................................................................. 34
Funo CONT.SE ............................................................................................................ 35
Funes SOMASE........................................................................................................... 36
Funes Encadeadas ........................................................................................................ 37
Funo PROCV ............................................................................................................... 37
Funo SE ........................................................................................................................ 39
Encadeando Funes ............................................................................................... 40
Mais exemplos ......................................................................................................... 42
Formatao Condicional .................................................................................................. 43
Formulrios...................................................................................................................... 45
Adicionar o boto Formulrio Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ................. 45
Inserindo novos Dados ................................................................................................ 46
Atualizando Dados ...................................................................................................... 47
Excluindo dados .......................................................................................................... 47
Localizando Registros em um banco ou lista de dados ............................................... 47
Tabela Dinmica .............................................................................................................. 49
Grfico Dinmico ............................................................................................................ 51
Consolidar........................................................................................................................ 52
Funes de clculo disponveis para a consolidao de dados .................................... 53
Vnculos ........................................................................................................................... 54
Cenrios ........................................................................................................................... 55

2
Suplementos .................................................................................................................... 56
Solver ........................................................................................................................... 57
Atingir Meta .................................................................................................................... 58
Especificaes do Excel 2010 ......................................................................................... 59
Especificaes e limites de clculo ............................................................................. 60
Especificaes e limites de grficos ........................................................................... 60
Especificaes e limites de relatrio tabela ou grfico dinmicos ........................... 61
Especificaes e limites de pasta de trabalho compartilhada .................................. 61

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B ANCO (L I STA DE D ADO S )

Uma lista de dados pode ser uma planilha criada diretamente no Excel ou
dados que foram obtidos a partir de uma fonte externa, tal como uma tabela de um
banco de dados do Microsoft Access ou dados de um arquivo do tipo texto.

Uma lista contm dados relacionados a um determinado assunto. Por


exemplo, poderamos ter uma lista com dados sobre os funcionrios de uma empresa
ou uma lista de pedidos efetuados em um determinado perodo. Uma lista como se
fosse uma tabela de um banco de dados onde cada coluna representa um campo da
tabela e cada linha um registro.

Considere os seguintes detalhes sobre listas:

Cada coluna representa um campo;


Os rtulos de cada coluna representam os nomes dos campos;
Cada linha representa um registro;
A lista no deve conter linhas ou colunas em branco;

Use somente uma lista em cada planilha. O ideal que no exista nenhuma
outra informao na planilha, a no ser os dados da lista.Algumas funes de planilha,
tais como filtragem, podem no funcionar corretamente se houver outros dados alm
dos dados da prpria lista;

Cada coluna deve conter dados do mesmo tipo: texto, nmero, data, etc. No
insira dados de diferentes tipos, na mesma coluna;

Caso tenha outros dados, alm da lista, mantenha a lista separada dos
demais dados. Para isso insira, pelo menos, uma linha e uma coluna em branco, entre
a lista e os demais dados.

4
C L ASSI FIC A O DE R EGISTROS

Quando se utiliza uma base de dados, geralmente h necessidades de que


ela seja classificada em uma determinada ordem. Para que isso seja possvel, o Excel
possui a ferramenta classificar.

Vamos a um exemplo prtico:

1. Abra o Microsoft Excel.

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Selecione o arquivo Exemplo1. xls.

5. Clique em Abrir.

6. Ser aberta uma planilha com dados de pedidos de diversas filiais de


uma empresa.

5
7. Para classificar os dados da lista, no necessrio selecionar todos os
registros da base de dados, apenas clicar em uma das clulas que faz
parte da lista.

8. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar.

9. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista so


automaticamente marcadas com exceo da primeira linha que contm
os rtulos das colunas.

10. Ser apresentada a janela de classificar

Para classificar os elementos selecionados o Excel usa a seguinte ordem:

Clulas vazias

Nmeros

Textos

Valores de erro

Valores lgicos

11. Selecione em Classificar por a opo FILIAL e depois por PRODUTO.


12. Nas duas opes deixe selecionada a ordem De A a Z.

13. Clique em OK.

6
14. Observe que na primeira figura o primeira registro era da Filial SC, na
segunda figura o primeiro registro a Filial PR.

7
L ISTAS DE CL ASSI FIC A O PERSON ALIZ AD AS

Alm de classificaes padres, tais como alfanumrica e nmero, possvel


criar listas de classificao personalizadas. Por exemplo, se a classificao dos dados
de vendas, tivesse que ser de acordo com a seguinte ordem de cdigo da Filial:

Vamos tomar como exemplo a planilha Exemplo1.xls para criar uma lista
personalizada de classificao.

15. Selecione o comando Arquivo -> Opes.

16. Na esquerda selecione Avanado. Desa na rolagem e procure o boto


Editar Listas Personalizadas

17. Sero exibidas as listas j existentes, criadas automaticamente pelo


Excel, conforme citado anteriormente.

18. Para criar uma nova lista, digite os valores na ordem em que se deseja
classificar, no campo Entradas da lista; uma entrada em cada linha,
conforme indicado na figura:

19. Aps ter digitado os valores da lista, clique no boto Adicionar. A nova
lista ser criada e exibida no campo Listas Personalizadas, abaixo das
listas j existentes.

8
20. Clique em OK. Clique em OK tambm na janela de Opes da
Planilha. Voc estar de volta planilha.

21. Agora vamos classificar a planilha com base nos valores da lista
recm-criada.

22. Para classificar a lista no necessrio selecionar todas as linhas da


lista. Basta clicar em uma das clulas que fazem parte da lista.

23. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que


ao selecionar este comando, todas as linhas da lista sero
automaticamente marcadas, com exceo da primeira linha que
contm os rtulos das colunas.

24. Ser exibida a janela Classificar.

25. Na lista Classificar Por, selecione o campo Filial. Vamos classificar


pelo campo Filial, pois os valores da lista personalizada so valores
deste campo.

26. Para informar ao Excel que, ao invs da ordem alfabtica padro, deve
ser usado os valores da lista, selecione Lista Personalizada no campo
Ordem. Selecione ento a lista personalizada criada anteriormente.

O PER ADO RES L GICOS : E E OU

So operadores utilizados em critrios de pesquisa em uma lista de dados do


Excel.

Utilizamos o operador E sempre que precisamos definir dois ou mais critrios


de pesquisa.

Quando os critrios so unidos por um operador E, todos os critrios devem


ser verdadeiros para que um registro seja relacionado. Por exemplo, se forem definidos

9
trs critrios unidos por operadores E, os trs critrios devem ser atendidos para que
um registro seja selecionado. Mas, se dois dos critrios forem verdadeiros, e um for
falso, o referido no ser selecionado.

Utilizamos o operador OU sempre que precisamos definir dois ou mais


critrios de pesquisa. Quando os critrios so unidos por um operador OU, basta que
um dos critrios seja verdadeiro para que um registro seja selecionado. Por exemplo,
se forem definidos trs critrios unidos por operadores OU e um dos critrios for
verdadeiro, ou dois dos critrios forem verdadeiros, ou at mesmo se os trs forem
verdadeiros, o registro seria selecionado. Um registro somente no ser selecionado
se todos os critrios unidos pelo operador OU forem falsos para o referido registro.

F ILTR ANDO D ADO S

Quando trabalhamos com listas muito extensas, com milhares de linhas, pode
haver a necessidade de filtrar a lista, para que sejam exibidas somente as linhas
onde um ou mais campos atendam determinados critrios.

Filtrar uma maneira rpida e prtica para trabalhar apenas com um conjunto
reduzido de linhas. Quando aplicarmos um filtro a uma lista, somente sero exibidas as
linhas que atenderem aos critrios especificados. Uma vez removidos os filtros, todas
as linhas voltaro a ser exibidas.

A U TOF ILTRO

A opo AutoFiltro uma maneira rpida e prtica para aplicar critrios de


filtragem lista de dados.

Quando usamos a funo AutoFiltro, o ttulo de cada coluna transformado


em uma lista com todos os valores possveis para esta coluna.

Vamos observar um exemplo prtico:

1. Abra o Excel.

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Selecione o arquivo Exemplo1.xls.

5. Clique em Abrir.

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6. Ser aberta uma planilha com uma lista com dados de pedidos
referentes a diversas filiais de uma empresa.

7. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando:


Dados -> Filtro

8. Observe que o cabealho de cada coluna transformado em uma lista


de valores. Nesta lista so exibidos, em ordem crescente, todos os
valores possveis para a referida coluna.

9. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a filial de SC. Para fazer
isso abra a lista de valores da coluna FILIAL e selecione SC, conforme
indicado na Figura:

10. Aps selecionar SC na lista de FILIAL, os registros sero filtrados e


exibidos apenas os pedidos onde o campo FILIAL igual a SC.

P ERSON ALIZ AR A U TO F ILTRO

possvel ainda, no recurso de Filtro, fazer a filtragem em campos numricos


especificando uma faixa de valores.

Por exemplo, podemos filtrar os pedidos que possuem quantidades de peas


vendidas maiores que 200, ou quantidades maiores que 100 e menores que 200,
combinando com critrios para FILIAL.

1. Selecione Dados -> Filtro.

2. O cabealho de cada coluna transformado em uma lista de valores.

3. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a filial PR e com


quantidades maiores do que 100.

11
4. Para isso, abra a lista de valores da coluna Filial e selecione PR. Feito
isso ser aplicado um filtro onde sero exibidos apenas os pedidos para
o PR.

5. Abra a lista de valores da coluna Qtde e selecione Filtros de Nmero.

6. Ser exibida a janela Personalizar AutoFiltro.

7. Na janela Personalizar AutoFiltro pode-se definir condies


personalizadas para faixas de valores como por exemplo, valores
numricos e faixas de datas.

8. Existe uma lista de operadores pr-definidos, conforme indicado a


seguir:

9. Clique em OK. Observe que sero exibidas apenas as linhas para PR e


com valores de quantidades maiores de 100.

10. Agora vamos definir os pedidos da Filial de SC que tenham quantidades


maiores que 100 e menores que 200, inclusive.

11. Limpe os filtros escolhendo a opo Limpar Filtro... nos campos de


coluna Qtde e Filial.

12
12. Agora defina o campo Filial para SC. Apresentar ento todos os
pedidos para esta filial.

13. Abra a lista de valores da coluna Qtde e selecione Filtros de Nmero.

F ILTRO A V AN AD O
utilizado para definio de critrios mais complexos.Com o comando Filtro
Avanado possvel definir faixas de critrios, com as quase fica muito mais fcil
alterar os valores dos critrios e, com isso, rapidamente obterem um novo conjunto de
linhas, conjunto este que reflete as alteraes feitas na faixa de critrios.

Nesta opo tambm possvel extrair dados de uma lista de dados para
outra rea da planilha. Para isso preciso criar uma rea de critrios e uma rea de
extrao, que devem possuir os mesmo campos da lista.

Exemplo:

1. Abra o Excel.

2. Selecione o comando Arquivo ->Abrir

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Selecione o arquivo Exemplo2.xls.

5. Clique em Abrir.

6. Ser aberta uma planilha com uma lista de produtos vendidos por filial.

7. Selecione a faixa de clulas A1:C1 e execute o comando Copiar (Ctrl + C).

8. Posicione o cursor na clula E2 e na clula E10, pressionando a tecla CTRL,


para poder selecion-las simultaneamente.

9. Execute o comando Colar (Ctrl + V).

10. Posicione o cursor na clula E1 e digite: rea de Critrios. Em seguida


posicione o cursor na clula E9 e digite rea de Extrao.

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11. Na definio de critrios, ser extrado apenas os produtos vendidos na Filial
SP.

12. Na clula E3, que se refere coluna Filial, digite SP.

13. Selecione qualquer clula da lista de dados original da planilha.

14. Execute o comando Dados -> Avanado.

15. Ser apresentada a janela Filtro Avanado.

16. Selecione a opo Copiar para outro local.

17. No campo Intervalo da lista, o Excel por padro descreve a lista de dados
(desde que o cursor esteja posicionado em qualquer parte dela).

18. No campo Intervalo de critrios digite o endereo da faixa de rea de critrio,


neste exemplo, $E$2:$G$3 ou selecione a rea com o mouse.

19. No campo Copiar para digite o endereo na rea de extrao que ser as
clulas $E$10:$G$10 ou selecione a rea com o mouse.

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20. Clique no boto OK.

21. Sero apresentados na rea de extrao os dados conforme os critrios, que


so todos os produtos vendidos na filial SP.

F AIX AS DE CRITRIOS

Vrias condies em uma s coluna

Uma condio em duas ou mais colunas

Uma condio em uma coluna ou outra

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C RITRIOS C ALCULADOS

1. Abra o Excel.

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Selecione o arquivo Exemplo3.xls.

5. Clique em Abrir.

6. Ser aberta uma planilha com uma lista de vendas de produtos por
Filial de uma empresa

7. O primeiro passo calcular o valor mdio dos pedidos em uma clula


fora da lista de pedidos.

8. Na clula I2 digite a seguinte frmula: =MDIA(E2:E145).

9. Tecle Enter.

10. Dever obter um valor de R$3.443,29 que ser a mdia de vendas.

11. O valor da mdia calculada ser usado como critrio (na verdade uma
referncia absoluta a clula onde est o valor da mdia) para filtrar
apenas os pedidos com valores acima da mdia.

12. Na clula G1 digite o rtulo: Pedidos Acima da Mdia. Lembre que


este rtulo no pode ser igual ao nome de uma das colunas da lista.

13. Na clula G2 digite a seguinte frmula: =E2>$I$2. A clula E2 onde


est o valor para o primeiro registro. Quando o Excel executar o filtro,
ele iniciar pela clula E2 e ir comparar o valor desta clula com o
valor da mdia calculado na clula I2. Se o valor for maior do que a
mdia, o registro ser selecionado, caso contrrio o Excel ir para o
prximo registro.

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14. Selecione o comando Dados -> Filtrar -> Filtro Avanado e defina as
faixas conforme indicado na figura.

15. Clique em OK.

16. Observe que sero exibidos apenas com valores acima de R$3.443,29,
que a mdia de vendas.

17. Salve as alteraes feitas na planilha Exemplo3.xls e feche o arquivo.

I MPORTA O DE DADOS

Existem situaes nas quais os dados que precisamos analisar no esto no


formato de uma planilha do Excel. Por exemplo, estes dados podem estar em um
arquivo do tipo texto, ou podem estar em uma tabela do Microsoft Access. Nestas
situaes podemos importar estes dados para dentro de uma planilha do Excel, para
ento analisar as funcionalidades de anlise de dados do Excel.

I MPORT AO DE ARQUIVOS DO T IPO T EXTO :


Existem dois formatos padro quando se trata de arquivos do tipo texto:
delimitado e tamanho fixo.

Arquivos de texto no formato Tamanho Fixo

Nos arquivos de texto em formato Tamanho Fixo cada campo comea e


termina em uma determinada coluna e termina em uma posio fixa.

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Arquivos de texto no formato Delimitado ou com Delimitadores
Nos arquivos de texto em Formato Delimitado cada linha contm um registro
completo, porm os campos so separados por um determinado separador, que no
exemplo da Figura o ponto-e-vrgula (;). Podemos ter diferentes separadores, sendo
que um dos mais comuns a vrgula.

Exemplo de importao de um arquivo do tipo texto

1. Abra o Excel.

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Na linha Arquivos do tipo, selecione a opo Todos os Arquivos.

5. Selecione o arquivo Exemplo03.txt e em seguida no boto Abrir.

18
6. Ser aberto o assistente de importao.

7. Na primeira etapa deve-se informar o tipo de dado. Neste exemplo


usaremos a opo Delimitado. Por padro a importao inicia na
primeira linha.

8. Clique em Avanar.

9. Na segunda etapa do assistente deve-se informar qual o caracter


utilizado com delimitador de campo. No exemplo, est sendo utilizado
o ponto-e-vrgula. Marque a opo ponto e vrgula.

19
10. Clique em Avanar.

11. Ser ento exibida a ltima etapa do assistente, onde ir ser definido o
tipo de cada campo (Geral, Texto ou Data) ou escolher se deseja ou
no importar algum campo.

12. Clique em Concluir. Os dados sero importados para a planilha do


Excel.

13. Agora voc dever salvar este arquivo como uma planilha Excel.

I MPORT AO DE DADOS D A I NTERNET


possvel criar uma consulta baseada nos dados de um site que possui uma
srie de indicadores como ndice de Poupana, Dlar, IPC, etc. Import-los para o
Excel e configurar o intervalo de atualizao destes dados.

1. Abra uma planilha nova.

2. Selecione Dados -> Da Web

3. Ser aberta a janela Nova consulta Web.

4. No campo endereo, digite o seguinte endereo


http://www.terra.com.br/invertia

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5. Selecione o quadro amarelo referente aos ndices econmicos que
deseja importar. Clique no boto Importar na parte inferior da janela.

6. Indique o local onde sero inseridos os dados importados clicando na


clula A1.

7. Veja como ficou a importao dos dados na planilha.

21
T R AB ALH ANDO COM D ADOS EXTERNOS ATR AVS DO MS-Q UERY
O Microsoft Query uma ferramenta que facilita a conexo do Excel com
fontes externas de dados. Por exemplo, pode-se utilizar o Microsoft Query para fazer
uma pesquisa em tabelas de um banco de dados do Microsoft Access, especificar
critrios de filtragem e ordenao e retornar o resultado da consulta para uma planilha
do Excel. possvel ainda fazer clculos, anlises e formataes com os dados
retornados pelo Microsoft Query.

O MS-Query usa a fonte de dados para conectar-se ao Banco de Dados


externo e mostra os dados disponveis. Aps criar a consulta e retornar dados ao
Excel, o MS-Query recupera os dados e fornece pasta de trabalho do Excel
informaes sobre a consulta e a fonte de dados para que voc se conecte ao banco
quando desejar atualizar os dados.

Criando uma consulta de dados atravs do assistente de consulta

1. Para definir a fonte de


dados selecione o comando
Dados -> De Outras
Fontes -> Do Microsoft
Query

2. Ser exibido a janela


escolher fonte de dados

3. O primeiro passo informar ao Microsoft Query o formato em que se


encontram os dados que sero acessados. No exemplo os dados
esto no formato do Microsoft Access. Clique em Banco de Dados do
MS Access

4. Clique em Ok.

22
5. Ser aberta a janela selecionar fonte de dados. Escolha o arquivo
Vendas.mdb que est na pasta de arquivos do curso.

6. Clique em Ok.

7. O MS-Query exibe a lista de tabelas disponveis no banco de dados


Vendas.mdb. Com a fonte de dados j definida o Excel j sabe de
onde buscar os dados que serviro como base para as consultas que
depois sero exibidas na planilha.

8. Esta a janela assistente de consulta. No painel esquerda selecione


a tabela Dados_vendas e clique no sinal de + ao lado para expandir
todos os campos que pertencem ela.

9. Escolha os campos FILIAL, PRODUTO e QUANTIDADE,


selecionando-os e clicando na seta para a direita que existe no meio
da janela.

10. Clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa do


assistente.

11. Nesta etapa podem-se definir os filtros para a consulta. Escolheremos


apenas os pedidos da filial SC.

12. Clique no campo FILIAL. Note que ao lado iro aparecer as opes de
filtro, ento escolha o campo igual e SC.

13. Clique em Avanar.

14. Na prxima etapa pode-se selecionar at trs campos para


classificao. Escolha o campo Produto em ordem Crescente.

15. Clique em Avanar para seguir para a etapa final do assistente.

23
16. Na janela seguinte, escolha Retornar dados ao Microsoft Excel.

17. Para finalizar, na janela importar Dados selecione o modo Tabela e


indique o local onde os dados sero colocados.

18. Salve a planilha em C:\Excel Avanado com o nome Consulta Query.

Interface do Microsoft Query

A partir da consulta salva, iremos editar a mesma atravs do Microsoft Query,


usando sua interface. Na interface iremos definir outros critrios de consulta, alm dos
j estabelecidos anteriormente atravs do assistente de consulta.

1. Selecione Dados -> Conexes.

2. Selecione Consulta de Banco de Dados do MS Access e depois


Propriedades...

3. Alterne para a aba Definio

4. Clique no boto Editar Consulta...

5. Na janela Assistente de Consulta Escolher Colunas clique em


Cancelar e d um Sim na mensagem a seguir.

6. Ser aberta uma janela do editor do Microsoft Query.

7. Na parte superior da janela se encontram as barras de Menu de


comandos e a de Ferramentas. Logo aps, as tabelas com a lista de
campos de cada tabela. Para adicionar um campo consulta basta dar
um dique duplo no campo ou amast-lo para o painel na parte de baixo
da janela. Ao arrastar um campo, os cados do campo j sero
exibidos. Cada campo exibido em uma coluna separada no painel de
baixo.

8. Adicione O campo Valor Unitrio.

9. Defina os seguintes critrios:

* Filial = PR

* Produto = edredon solteiro

importante observar os seguintes detalhes:


- Quando o critrio for em um campo do tipo Texto, como no
caso do Campo valor do critrio (PR) dever vir entre
apstrofes.

24
- Quando o critrio for em um campo do tipo Data, dever vir
dentro do sinal #

10. O prximo passo fechar o Microsoft Query, retornando estes dados


para a planilha do Excel. Para isso utilize o comando: Arquivo ->
Retornar dados ao Microsoft Excel.

11. A consulta ser exibida j com as alteraes executadas.

25
O PER A ES DE BUSC A E TROC A

possvel utilizar operaes de busca e troca de informaes de dados.

Seguem algumas opes:

Localizar: Permite determinar a direo da pesquisa. Se ele vai ocorrer por


linhas ou por colunas. Para inverter a direo da pesquisa, mantenha a tecla SHIFT
pressionada ao clicar no boto OK.

Coincidir maiscula e minscula: Permite efetuar a distino entre letras


maisculas e minsculas ao pesquisar o texto informado no campo Localizar.

Somente Clulas Inteiras: Permite efetuar a busca dos caracteres que


coincidam exatamente e completamente com os caracteres informados no campo
localizar.

Localizar Prximo: Permite localizar a prxima ocorrncia dos caracteres


informados no campo Localizar. Se a tecla SHIFT estiver pressionada quando o clique
for dado no boto Localizar Prximo, ser possvel localizar a ocorrncia anterior.

Substituir: Permite efetuar a substituio dos caracteres pesquisados na


clula ativa pelos novos caracteres, e ento localiza a prxima ocorrncia dos
caracteres pesquisados. A tecla SHIFT pode ser usada para inverter a direo da
pesquisa. Para efetuar a substituio dos caracteres sem localizar a prxima clula,
mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto dado um clique no boto Substituir.

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S UBTO TAI S

Uma funcionalidade bastante til do Excel a possibilidade de, rapidamente,


criar subtotais para grupos de dados em uma planilha. Por exemplo, pode-se criar
subtotais de vendas por vendedor, dentro de cada vendedor pode-se criar subtotais por
departamento.

A criao de subtotais uma maneira rpida de comparar o desempenho de


diferentes grupos. No exemplo, com o clculo de subtotais por vendedor, poder se
comparar, facilmente o desempenho de cada vendedor.

muito importante observar que imprescindvel manter a base de dados


classificada segundo a ordem em que se deseja obter um subtotal.

1. Abra o arquivo Exemplo4.xls, iremos criar um subtotal por vendedores.

2. Em primeiro lugar preciso classificar a planilha em ordem crescente


no campo Vendedor.

3. Escolha o menu Dados -> Subtotal

4. Ser exibida a janela Subtotais.

5. Esta caixa apresenta as seguintes opes de trabalho:

A cada alterao em: o local em que se determina por qual campo


ser feito o subtotal. No nosso exemplo selecione o campo Vendedor.

Usar funo: a utilizao da funo estatstica ou clculo de subtotal


que ser usado em cada intervalo de subtotal. Por padro a Soma

27
mas, tambm pode ser contar o nmero de linhas, Mximo, Mnimo,
Mdia, etc. Selecione a opo Soma.

Adicionar subtotais a : nesse local determinado o campo no qual


esto os valores onde sero efetuados os clculos. No exemplo,
queremos somar o total de vendas para cada funcionrio. Selecione a
coluna Valor.

Substituir subtotais atuais: quando selecionado, serve para a


substituir subtotais que j tenham sido feitos anteriormente.

Quebra de pgina entre grupos: muito interessante esse recurso,


pois a cada mudana de dados de um mesmo campo, ele
automaticamente quebra a pgina, facilitando a impresso de um
relatrio por grupo de dados. Deixar desmarcada.

Resumir abaixo dos dados: a colocao do total geral de todos os


grupos abaixo deste; caso contrrio, o total geral ser colocado como a
primeira informao da base de dados, abaixo somente dos nomes dos
campos.

Remover todos: quando deseja remover os subtotais aplicados na


base de dados.

6. Clique em OK.

7. O Excel insere uma estrutura de tpicos ao lado esquerdo da planilha.

8. Observe que a estrutura de tpicos apresenta diferentes nveis: 1, 2 e


3 Por padro so exibidos todos os registros e tambm os subtotais.
.

Para visualizar apenas o subtotal por vendedor, dique no boto com o


nmero 2.

9. Para remover os subtotais obtidos, selecione o comando Dados -> ->

Subtotais e clique na opo Remover Todos.

possvel ainda atravs desse recurso, criar subtotais em dois ou mais


campos, alm de usar outros tipos de clculos, sem ser a soma.

Por exemplo, pode-se calcular o subtotal por departamento e em seguida por


vendedor e em seguida calcular uma mdia de pedidos por vendedor.

Para isso:

1. Inicialmente classifique a lista de dados referentes aos campos


Departamento e Vendedor, consecutivamente.

2. Crie um subtotal de Soma por Departamento.

3. Selecione o comando Dados -> Subtotal.

28
4. Defina as configuraes indicadas na Figura:

5. Clique em OK.

6. Agora calcule os subtotais por Vendedor, mantendo os subtotais gerais


por Departamento.

7. Selecione o comando Dados -> Subtotal.

8. Para que os subtotais por Departamento sejam mantidos preciso


desmarcar a Substituir subtotais atuais. Se esta opo estiver
marcada, os subtotais por Departamento sero excludos e sero
mantidos apenas os subtotais por Vendedor.

29
10. Clique em OK.

11. Agora iremos calcular a mdia de pedidos por vendedor.

12. Selecione o comando Dados -> Subtotais e marque as opes


indicadas na figura. Com esta configurao, teremos trs subtotais:
Totais por departamento, Total por vendedor e Mdia por Vendedor.

13. Clique em OK.

14. Ser exibida a planilha conforme a figura abaixo:

30
15. Salve as alteraes feitas na planilha Exemplo4.xls e feche o arquivo.

31
F UNES DE B AN CO DE D ADO S

O Microsoft Excel inclui 12 funes de planilha que analisam os dados


armazenados em listas ou bancos de dados. Cada uma dessas funes, citadas
genericamente como BDFunes, usa trs argumentos: banco de dados, campo e
critrios. Esses argumentos se referem aos intervalos de planilhas usados pela funo.

F UNO BDMDIA

A funo BDMDIA utilizada para calcular a mdia dos valores em uma


coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condies
especificadas. Ou seja, usa-se a funo BDMDIA para calcular a mdia dos valores
estes que coincidirem com um critrio especificado.

Sintaxe:

BDMDIA(banco_dados;campo;critrios)

Exemplo:

1. Abra o Excel.

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Clique no arquivo Exemplo5.xls.

5. Cilque em Abrir.

6. Ser aberta uma planilha com dados sobre quantidade de produtos


vendidos por Filial em determinados meses.

7. No exemplo iremos calcular a mdia de produtos vendidos, podendo


ser atravs de um ou mais critrios.

8. Inicialmente preciso criar a rea de critrios. Para isso selecione as


clulas de A1:D1 que a rea de rtulos das colunas do banco.

9. Copie esta rea para as clulas G1:J1.

10. Na clula F7 digite Mdia de Produto Vendido.

11. Na celula G7 vamos digitar a funo =BDMEDIA(A:D;3;G1:J2), onde


A:D e o banco de o 3 o campo: nmero da coluna na qual ser

32
calculado, no exernplo a quantidade de peas vendidas e G1:J2 a
rea de critrios que ser utilizada para determinar informaes
especficas.

12. Aps digitar a funo tecie enter.

13. Ser calculada a mdia de produtos vendidos.

14. Agora para analisar a mdia de um produto especfico basta digitar o


nome do produto na rea de critrios abaixo do rtulo PRODUTO.

F UNO BDMX

Esta funo utilizada para retorna o maior nmero em uma coluna de uma
lista ou banco de dados que coincidir com as condies especificadas por voc.

Sintaxe:

BDMX(banco_dados;campo;critrios)

1. Utilizando o arquivo anterior Exemplo5.xls

2. Exclua os critrios utilizados anteriormente.

3. Clique na clula F8.

4. Digite Maior Quantidade de Produto Vendido.

5. Na clula G8 digite a funo =BDMX(A:D;3;G1:J2), onde A:D o


banco ou lista de dados, 3 o campo, nmero de coluna na que ser
calculado e G1:J2 a rea de critrios que ser utilizada para determinar
informaes especficas.

6. Tecle Enter.

7. O resultado obtido ser o registro que tem a maior quantidade de


peas vendidas, independente de Filial, Produto ou Ms

F UNO BDMN

Esta funo utilizada para retornar o menor nmero em uma coluna de uma
lista ou banco de dados que coincidir com as condies especificadas.

Sintaxe:

BDMN(banco_dados;campo;critrios)

33
F UNO BDSOM A

Esta funo utilizada para somar os nmeros em uma coluna de uma lista
ou banco de dados que coincidirem com as condies especificadas.

Sintaxe:

BDSOMA(banco_dados;campo;critrios)

F UNO CONTAR
A funo BDCONTAR utilizada para contar as clulas contendo nmeros em
uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condies
especificadas por voc. Ou seja, permite uma contagem condicional, contando
condicional, contando apenas as clulas que atendem ao critrio especificado.

Sintaxe:

BDCONTAR(banco_dados;campos;critrios)

F UNO BDCONTAR A
Esta funo utilizada para contar todas as clulas no vazias em uma coluna
de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condies especificadas por
voc.

Sintaxe:

BDCONTARA(banco_dados;campo;critrios)

F UNO BDEXTRAIR

Esta funo utilizada para extrair um nico valor em uma coluna de uma lista
ou banco de dados que coincidir com as condies especificadas por voc.

Sintaxe:

BDEXTRAIR(banco_dados;campo;critrios)

34
F UN O CONT.SE

Esta funo calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que


corresponde a determinados critrios.

Sintaxe:

CONT.SE(intervalo;critrios)

Intervalo: p intervalo de clulas no qual se deseja contar clulas no vazias.

Critrios: o critrio na forma de um nmero, expresso ou texto que define


quais clulas sero contadas.

Exemplo:

1. Utilizando o arquivo Exemplo5.xls, clique na guia da plan2, que se


encontra na parte inferior da planilha.

2. Nesta planilha existe um banco ou lista de dados e uma rea de


pesquisa.

3. Na primeira rea de Pesquisa/Produto, ao especificar um determinado


produto a quantidade de pedidos vendidos para este produto ir ser
obtida.

4. Para isso, a funo CONT.SE ser inserida na clula G4, que tem
como rtulo N de pedidos.

5. Clique na clula G4 e digite a funo =CONT.SE(A:D;G3), onde A:D


o intervalo do banco ou lista de dados na qual sero pesquisadas as
informaes e G3 o critrio, sendo o local(clula) aonde ser
inserido, no exemplo, o nome do produto.

6. Digite na clula G3 o produto fronha.

7. N
a

s
e
g

35
unda rea de pesquisa, Pesquisa/Ms, pode-se obter a quantidade de
pedidos realizados em um determinado ms.

8. Clique na clula G11 e digite a funo =CONT.SE(A:D;G10), aonde


A:D ser o banco ou lista de dados e G10 o critrio, ou seja, a clula
aonde ser inserido o ms que se deseja saber a informao.

9. Digite na clula G10 o ms de novembro.

F UNES SOMASE

A funo SOMASE faz uma soma condicional. preciso fornecer trs


parmetros para esta funo, conforme descrito a seguir:

Sintaxe:

SOMASE(intervalo de pesquisa;critrios;intervalo de soma)

Intervalo de critrio: o critrio de clulas aonde ser feita a pesquisa de


acordo como critrio especificado

Critrios: so os critrios na forma de um nmero, expresso ou texto, que


define quais clulas sero adicionadas. importante salientar que, nos critrios da
funo SOMASE, no possvel usar a funo E ou a funo OU.

Intervalo de soma: so as clulas que sero realmente somadas. As clulas


em intervalo de soma so somadas somente se suas clulas correspondentes em
intervalo de pesquisa coincidirem com os critrios estipulados. Se o intervalo de soma
for omitido, as clulas em intervalo de pesquisa sero somadas, ou seja, a coluna de
pesquisa a mesma aonde os valores sero somados.

Exemplo:

1. Utilizando o arquivo Exemplo5.xls, na plan2, pode-se observar que


existe na primeira rea de pesquisa Pesquisa/Produto um campo
aonde possvel obter o total de peas vendidas de acordo com o
produto desejado.

2. Clique na clula G5, que tem como rtulo Total de Peas.

3. Digite a funo =SOMASE(B:B;G3;C:C), onde B:B o intervalo aonde


ser pesquisado o critrio determinado, o G3 a celula aonde ser
digitado o critrio, no exemplo est fronha, e o C:C o intervalo que
ser somado o critrio.

36
4. Tecle Enter.

5. Na segunda rea de pesquisa, Pesquisa/Ms, pode-se obter o total de


peas vendidas em um determinado ms.

6. Clique na clula G12 e digite a funo =SOMASE(D:D;G10;C:C),


aonde D:D o intervalo que ser pesquisado o critrio, o G10 o
critrio, neste caso o ms e o C:C o intervalo que ser somado
conforme o critrio.

7. Tecle Enter.

8. Salve as alteraes feitas na planilha5.xls e feche o arquivo.

Funes Encadeadas

O Excel tem a possibilidade de trabalhar diversas funes dentro de uma


mesma frmula, dependendo da resposta que se deseja.

Inicialmente veremos duas funes e em seguida trabalhar com as duas


dentro de uma mesma frmula.

F UN O PROCV

Esta funo tem o objetivo de procurar um registro dentro de um banco ou


lista de dados travs de um critrio.

Sintaxe

PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_indice_coluna;procurar_intervalo)

Valor_procurado: a clula de referncia para a busca no banco ou lista de


dados

37
Matriz_tabela: a intervalo do banco ou lista de dados aonde o critrio ser
encontrado e a informao desejada buscada.

Observao: importante na hora de selecionar o intervalo, a coluna que


possui rtulo seja selecionada por completo e no somente as linhas que contm
registro.

Num_ndice_coluna: o nmero da coluna que est a informao desejada.


Sempre iniciar a contagem a partir da primeira coluna do banco.

Procurar_intervalo: um valor lgico aonde para encontrar a informao


exata preciso digitar FALSO, caso contrrio ou seja, se digitar VERDADEIRO, a
funo quando no encontrar o registro igual ir trazer a informao mais prxima.

Exemplo:

1. Abra o Excel

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir

3. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

4. Selecione o arquivo Exemplo6.xls

5. Clique em Abrir.

6. Ser aberto um banco ou lista de dados com informaes de compra


de clientes em uma loja e de sua situao de pagamento.

7. Clique na clula A9 e digite um nome de cliente.

8. Na coluna produto, insira nome do produto que o cliente comprou,


neste caso Geladeira.

9. Ao digitar geladeira no campo produto, seria possvel que j fossse


preenchido a informao do valor produto.

10. Para que isso acontea utilize a funo PROCV, pois a mesma ir
buscar em um banco ou lista de dados a informao que deseja
atravs de um critrio, que neste caso geladeira.

11. Clique na guia da planilha produto.

12. Observe que nesta planilha existe um banco ou lista de com as


informaes de produto e seus respectivos preos.

13. Volte para a guia Vendas e na clula C9 digite a funo


=PROCV(B9;Produtos!A:B;2;FALSO), aonde B9 o valor procurado,
ou seja, a clula aonde est sendo digitado o registro que servir de
referncia para a busca da informao desejada. Produtos!A:B a
matriz tabela, ou seja, o intervalo do banco ou lista de dados. O 2 o
nmero do ndice da coluna e o FALSO para obter um dado exato sem
aproximao.

38
14. Tecle Enter.

F UN O SE

Esta uma funo lgica que tem por finalidade analisar critrios que de
acordo com a resposta, VERDADEIRO ou FALSO, aplica uma determinada ao.

Sintaxe:

SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Teste_lgico: qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como


verdadeiro ou falso.

Valor_se_verdadeiro: a ao aplicada caso verdadeiro ao teste lgico.

Valor_se_falso: a ao aplicada caso falso ao teste lgico.

Exemplo:

1. No arquivo Exemplo6.xls.

2. Clique na clula D9.

3. Digite uma data do vencimento.

4. Clique em E9.

5. Neste clulas ter que constar os dias em atraso do cliente caso,


esteja em atraso.

6. Para isso utilize a funo SE aonde ir executa o seguinte teste lgico:


se a data do vencimento for maior que a data atual (B3), ento diminua
a data atual di vencimento, caso contrrio traga 0.

7. Digite ento a funo = SE(B3>D9;B3-D9;0).

8. Tecle Enter.

39
9. Observe que a data do vencimento menor que a data atual, sendo
ento uma resposta verdadeira ao teste lgico e por isso a funo
aplicou a subtrao da data atual do vencimento.

10. Clique na clula F9.

11. Nesta clula ter que constar a quantidade de dias antecipados a data
do vencimento, caso houver.

12. Neste caso a funo SE executar o seguinte teste lgico: se a data do


vencimento for menor do que a data atual ento diminua a data atual
do vencimento, caso contrrio traqa 0.

13. Digite a funo =SE(B3<D9;D9-B3;0).

14. Tecle Enter.

Encadeando Funes

Agora uniremos duas funes dentro de uma mesma frmula: a funo SE e a


PROCV. Continuando em um exemplo prtico, iremos utilizar o arquivo Exemplo6.xls.
Nele ser calculado o valor da multa ou valor de desconto para pagamentos feitos
atrasados ou antecipados respectivamente.

1. Clique na clula G9.

2. Neta clula ser calculado o valor da multa que o cliente ir pagar caso
estiver em atraso.

40
3. Para isso a loja possui uma tabela de multa diria aplicada de acordo
com a quantidade de dias em atraso do cliente, que se encontra na
planilha multa_descontos:

4. De acordo com a tabela a multa aplicado ser: se o cliente estiver em


atraso a mais de 15 dias ter 0,50% de multa ao dia e se estiver a
menos de 16 dias ser aplicada 0,30% dirio.

5. Digite ento a frmula


=SE(E9>0;PROCV(E9;Multa_descontos!A4:B6;2);0)*C9*E9

6. Tecle Enter.

7. Clique na clula H9

8. Nesta clula ser calculado o valor de desconto recebido pelo cliente,


caso pague adiantado.

9. Para isso a loja possui uma janela de desconto dirio aplicado de


acordo com a quantidade de dias antecipados do cliente, que se
encontra na planilha multa_descontos:

10. De acordo com a tabela descontos aplicada ser: se o cliente pagar


adiantado mais de 15 dias ter 0,15% de desconto dirio e se estiver a
menos de 16 dias ser aplicado 0,10% dirio.

11. Digite ento a frmula


=SE(F9>0;PROCV(F9;Multa_descontos!A9:B11;2);0)*C9*E9, que
seguir os mesmos moldes da frmula anterior, apenas mudando os
dias atrasados pelos dias antecipados.

41
12. Tecle Enter.

Mais exemplos

Utilizando a mesma planilha, ser calculado agora, o total a pagar do cliente e


sua situao. Para isso usaremos as operaes de soma, subtrao e a
funo SE.

1. Clique na clula I9.

2. Nesta clula ser calculado qual o valor que o cliente ir pagar com a
multa ou com o desconto.

3. Digite a frmula =C9+G9-H9, que consiste em o valor da compra (C9)


mais o valor da multa (G9) menos o valor do desconto(H9).

4. Tecle Enter.

5. Clique na clula J9. Nesta clula ser calculado a situao do cliente,


se ele est em dia ou em atraso, dependendo da data de vencimento
de sua dvida.

6. Para isso utilize a funo SE que executar o seguinte teste lgico: se


a data atual for maior que a data do vencimento ento traga a reposta
Em atraso, caso contrrio traga Em dia.

7. Digite ento a funo =SE(B3>D9.Em atraso;Em dia).

42
8. Tecle Enter.

9. Salve as alteraes feitas na planilha Exemplo6.xls e feche o arquivo.

Formatao Condicional

A formatao condicional um formato como, sombreamento de clula e cor


de fonte, que o Microsoft Excel aplica automaticamente clulas se uma condio
especificada for verdadeira.

Por exemplo, no arquivo Exemplo7.xls, existem clulas nas quais especifica a


situao do cliente em relao ao pagamento. possvel, atravs da formatao
condicional, que quando a clula estiver com o resultado em atraso a mesma ser
destacada por uma cor de fonte diferente das demais.

1. Selecione as clulas nas quais ser aplicada a formatao condicional,


neste caso do J7 J10.

2. Selecione o comando Pgina Inicial -> Formatao Condicional ->


Realar Regras das Clulas

3. Deve-se ento selecionar a condio ou critrio para que seja aplicada


uma determinada formatao.

43
4. No exemplo utilize a opo igual a...

5. Na caixa aonde especifica a condio, insira as palavras Em atraso,


que a condio para uma formatao diferenciada das demais.

6. Em seguida escolha o tipo de preenchimento desejado para as clulas


do intervalo que atendam esta condio

7. A condio total ento ficar conforme a figura.

8. Sendo assim, possvel tambm especificar uma formatao para as


clulas que tiverem o valor Em dia.

9. Repita os passos 2 at 6 e configure conforme a figura abaixo

10. Clique em OK.

11. Salve as alteraes feitas na planilha Exemplo7.xls e feche o arquivo.

44
Formulrios

O Microsoft Excel trabalha com diversos tipos de formulrios. possvel


utilizar os formulrios fornecidos como Excel para inserir dados em intervalos, listas ou
em outros bancos de dados. Tambm pode-se criar formulrios para imprimi-los ou
us-los on-line, incluindo formulrios abertos no Excel e os formulrios colocados em
pginas da WEB.

O que veremos so formulrios internos para dados do Excel. Para obter


intervalos ou listas em planilhas do Excel, pode-se exibir um formulrio de dados que
permite inserir novos dados, encontrar linhas com base no contedo das clulas,
atualizar os dados e excluir linhas do intervalo ou da lista.

Novo: inclui um novo registro dentro do banco ou lista de dados.

Excluir: exclui o registro na qual est sendo exibido na janela.

Restaurar: retorna uma alterao feita nos registros.

Localizar anterior: posiciona no registro anterior ao qual se encontra no


momento atual.

Localizar prximo: posiciona no registro posterior ao qual se encontra no


momento atual.

Critrio: visualiza na janela de formulrio apenas os registros conforme o


critrio determinado.

A D IC ION AR O BOTO F ORMULRIO B ARR A DE F ERR AMENT AS DE


A C ESSO R PIDO
1. Clique na seta ao lado da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e
clique em Mais Comandos.

2. Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos.

3. Na caixa de listagem, selecione o boto Formulrio e clique em


Adicionar.

4. O Boto Formulrio ser adicionado e estar disponvel na Barra de


Ferramentas de Acesso Rpido

45
I NSERINDO NOVOS D ADOS
Exemplo:

5. Abra o Excel.

6. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

7. Navegue at a pasta C:\Excel Avanado.

8. Selecione o arquivo Exemplo7.xls

9. Clique em Abrir.

10. Ser aberta uma planilha com dados de compras de clientes de uma
loja que construmos no ltimo exemplo, s que neste arquivo existem
registros.

11. Ser inserido dados nesta lista ou banco de dados atravs da


ferramenta formulrio.

12. Clique no boto Formulrio adicionado anteriomente.

13. A janela formulrios ter o ttulo da planilha que est em execuo,


que neste caso Vendas.

14. Ao lado esquerdo da tela se encontram os rtulos de cada coluna do


banco ou lista de dados, com seus respectivos valores. Ao lado direito
se encontram os botes de controle do formulrio e o nmero do
registro na qual est sendo exibido ao lado esquerdo.

15. Clique no boto Novo.

46
16. Observe que apenas 3 campos esto disponveis para preenchimento:
cliente, produto e vencimento. Os outros campos, so ao que possuem
frmulas na qual so preenchidas automaticamente conforme os itens
que forem inclusos nos campos disponveis, pois uma depende da
outra por estarem encadeadas.

17. Insira respectivamente os seguintes dados nos campos cliente, produto


e vencimento: Regina, DVD e 25/05/2005.

18. Clique em Fechar.

19. Confira que todos os campos foram preenchidos corretamente de


acordo com o registro inserido atravs do formulrio.

A T U AL IZ ANDO D AD OS

1. Clique no boto Formulrio .

2. Utilizando o boto Localizar prxima, posicione no terceiro registro.

3. Troque o nome do cliente Renato pelo nome Marcio e clique em


Fechar.

E XCLUINDO D ADOS

1. Clique no boto Formulrio .

2. Utilizando o boto Localizar prxima, posicione-se no quinto registro.

3. Clique no boto Excluir.

4. O Excel solicitar uma confirmao de excluso de registro, pois ao


excluir atravs do formulrio no h como desfazer a ao.

5. Clique em fechar.

L OC ALIZ ANDO R EGISTROS EM UM BAN CO OU L IST A DE D ADOS

1. Clique no boto Formulrio .

2. Clique em Critrios.

47
3. Observe que nesta tela todos os rtulos esto disponveis para que se
possa atravs de qualquer campo, determinar critrios para busca de
registros.

4. Localize o registro do produto DVD.

5. Selecione o campo que representa produto e digite DVD.

6. Clique no boto Localizar prxima.

7. O Excel ir trazer todos os registros que contm no campo produto o


nome DVD, dentro da janela de formulrio.

8. Para navegar entre os registros encontrados utilizam-se os botes


Localizar Prxima e Localizar Anterior.

9. Para voltar a mostrar todos os registros do banco ou lista de dados,


clique no boto Critrios e exclua o critrio inserido.

48
T ABEL A D I N MIC A
Um relatrio de tabela dinmica uma tabela interativa que pode ser usada
para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Pode-se girar suas linhas e
colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da
exibio de pginas diferentes ou exibir os detalhes de reas de interesse.

Um relatrio de tabela dinmica usado quando se deseja comparar totais


relacionados, especialmente quando se tem uma longa lista de valores a serem
resumidos e deseja comparar vrios fatos sobre cada valor. Use relatrio de tabela
dinmica quando desejar que o Microsoft Excel faa a classificao, a subtotalizao e
a totalizao de dados.

Para criar um relatrio de tabela dinmica, usaremos o Assistente de Tabela


Dinmica e Grfico Dinmico como um guia para localizar e especificar os dados de
origem que voc desejar para analisar e criar a estrutura do relatrio. Voc pode, em
seguida, usar a barra de ferramentas Tabela Dinmica para organizar os dados dentro
dessa estrutura.

1. Abra o arquivo Exemplo8.xls

2. Selecione Inserir -> Tabela Dinmica

3. Ser aberto o Assistente de Tabela Dinmica. Na primeira etapa do


assistente deve-se informar qual a fonte de dados que ser utilizada
como base para a tabela dinmica. No exemplo usaremos os dados da
lista na prpria planilha do Excel. Clique no boto OK para seguir para a
prxima etapa

4. Neste momento o Excel exibe uma planilha com as reas bem definidas
da tabela dinmica e a barra de ferramentas Tabela dinmica. Nesta

49
barra esto os campos da fonte de dados. Para construir a tabela
dinmica basta arrastar cada campo para a respectiva posio.

5. Na figura abaixo temos tela inicial, onde os campos ainda no foram


arrastados para as respectivas posies no relatrio de tabela dinmica.

6. Arraste o campo Linha para a rea onde est escrito: Solte campos de
filtro de relatrio aqui.

7. Arraste o campo Produto para a rea onde est escrito: Solte campos
de linha aqui.

8. Arraste o campo Filial para a rea onde est escrito: Solte campos de
coluna aqui.

9. Arraste o campo Qtde para a rea onde est escrito: Solte campos de
valor aqui.

50
G R FI CO D IN MI CO
O grfico dito dinmico porque, no prprio grfico, podemos aplicar filtros e
mover campos de posio de tal maneira que o grfico dinamicamente alterado para
refletir os filtros e/ou alteraes efetuadas.

1. Selecione a plan1 do arquivo Exemplo8.xls que contm a tabela


dinmica criada anteriormente.

2. Para criar o grfico dinmico clique em Inserir e depois escolha o


modelo de grfico de sua preferncia.

3. No exemplo est sendo utilizado o grfico de colunas (Colunas


agrupadas).

51
C ONSOLI D AR
O Recurso de Consolidao de dados permite que se faam clculos
consolidados a partir de mltiplas planilhas, mltiplas fontes externas de dados ou uma
mescla entre planilhas do Excel e fontes externas.

Se considerar o exemplo: Voc recebe, mensalmente, uma planilha com os


dados de vendas por regio/produto. Ao final do ano voc precisa criar uma planilha
com o total anual de vendas. Vamos supor que os dados mensais estejam em uma
planilha com o nome do ms. E que na clula E3, de cada planilha, tenhamos o total
de vendas do produto X para a regio Sul. Na clula E3 da planilha dos totais anuais,
teria que ser utilizado a seguinte frmula:

=Jan!E3+Fev!E3+Mar!E3+Abr!E3+Mai!E3+Jun!E3+Jul!E3+Ago!E3
+Set!E3+Out!E3+Nov!E3+Dez!E3

Agora imagine o trabalho para criar todas as frmulas necessrias para o total
anual, especialmente se a planilha for complexa, com diferentes clculos. Com o
recurso de consolidao podemos fazer com que o Excel crie todas as frmulas
necessrias, automaticamente.

Um detalhe importante: Para utilizarmos o recurso de consolidao, todas as


planilhas a serem consolidadas devem ter a mesma estrutura, ou seja, o mesmo
nmero de linhas e colunas, com os dados nas mesmas posies.

52
F UNES DE CLCULO DISPONVEIS P AR A A CONSOLID AO DE
D ADOS

53
V NCULOS
Um vnculo uma referncia outra pasta de trabalho, sendo s vezes
chamada de referncia externa. Tambm pode haver um vnculo com outro programa,
sendo s vezes chamado de referncia remota. Como os dados de outra pasta de
trabalho ou de outro programa podem mudar e tornar os dados da sua pasta de
trabalho desatualizados h opes para controlar a atualizao dos vnculos.

O vnculo til especialmente quando no vivel manter grandes modelos


de planilha juntos na mesma pasta de trabalho.

Mesclar dados de vrias pastas de trabalho: Voc pode vincular


pastas de trabalho de vrios usurios ou departamentos e depois integrar
os dados pertinentes em uma pasta de trabalho de resumo. Assim,
quando as pastas de trabalho de origem forem alteradas, voc no ter
que alterar manualmente a pasta de trabalho de resumo.

Criar exibies diferentes de seus dados: Voc pode inserir todos os


dados em uma ou mais pastas de trabalho de origem e depois criar uma
pasta de trabalho de relatrio que contenha links somente com os dados
pertinentes.

Modelos complexos e extremamente grandes: Ao dividir um modelo


complicado em uma seqncia de pastas de trabalho interdependentes,
voc poder trabalhar no modelo sem abrir todas as planilhas
relacionadas. As pastas de trabalho menores so mais fceis de alterar,
no necessitam de muita memria e abrem, salvam e calculam com maior
rapidez.

54
C EN RIO S

Um cenrio um conjunto de valores que o Excel salva e pode substituir


automaticamente na planilha. Podem-se utilizar cenrios para prever o resultado de um
modelo de planilha. possvel ainda, criar e salvar diferentes grupos de valores em
uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenrios para exibir resultados
diferentes.

possvel criar vrios cenrios para um nico modelo de simulao, aonde


cada cenrio apresenta um conjunto diferente de variveis.

55
S UPLEMENTOS

Quando instalado, o Microsoft Excel instala uma srie de recursos padro


automaticamente. Porm, alguns recursos tambm importantes no sero inseridos de
imediato. Eles estaro disponveis apenas quando habilitados.

Por exemplo, para ativar o suplemento Solver clique em Arquivo -> Opes ->
Suplementos e selecione o Suplemento Solver. Clique no Boto Ir...

56
S OLVER
possvel determinar os valores resultantes quando precisar alterar mais de
uma clula usada em uma frmula e tiver vrias restries para esses valores. O
Solver ajusta os valores nas clulas especificadas para produzir o resultado desejado
da frmula.

57
A TI NGIR M ETA

Com a ferramenta Atingir Meta, o Excel varia o valor em uma clula especfica
at uma frmula dependente de aquela clula retornar o resultado desejado.

O comando Atingir Meta utiliza um mtodo iterativo para achar o valor que
atenda a situao proposta. Uma das limitaes desse comando que ele somente
pode ser utilizado para problemas de uma nica varivel.

58
E SPECIFI C A ES DO E XCEL 2010
RECURSO LIMITE MXIMO
Pastas de trabalho abertas Limitado pela memria disponvel e pelos recursos do
sistema
Tamanho da planilha 1.048.576 linhas por 16.384 colunas
Largura da coluna 255 caracteres
Altura da linha 409 pontos
Quebras de pgina 1.026 na horizontal e na vertical
Nmero total de caracteres que uma clula 32,767 caracteres
pode conter
Caracteres em um cabealho ou rodap 255
Planilhas em uma pasta de trabalho Limitado pela memria disponvel e pelos recursos do
sistema (o padro 3 folhas).
Cores em uma pasta de trabalho 16 milhes de cores (32 bits com acesso total ao
espectro de cores de 24 bits)
Exibies nomeadas em uma pasta de Limitado pela memria disponvel
trabalho
Formatos/estilos de clula exclusivos 64.000
Estilos de preenchimento 256
Espessura e estilos de linha 256
Tipos exclusivos de fonte 1.024 fontes globais disponveis para uso; 512 por pasta
de trabalho
Formatos de nmero em uma pasta de Entre 200 e 250, dependendo da verso do idioma do
trabalho Excel instalado
Nomes em uma pasta de trabalho Limitado pela memria disponvel
Janelas em uma pasta de trabalho Limitado pela memria disponvel
Painis em uma janela 4
Planilhas vinculadas Limitado pela memria disponvel
Cenrios Limitado pela memria disponvel; um relatrio
resumido mostra somente os primeiro 251 cenrios.
Clulas variveis em um cenrio 32
Clulas ajustveis no suplemento Solver 200
Intervalo de zoom 10 por cento a 400 por cento
Relatrios Limitado pela memria disponvel
Referncias classificadas 64 em uma nica classificao; ilimitado quando usar
classificaes seqenciais
Nveis de desfazer 100
Campos em um formulrio de dados 32
Parmetros de pasta de trabalho 255 parmetros por pasta de trabalho
Itens exibidos nas listas suspensas do filtro 10.000
Clulas no contguas que podem ser 2.147.483.648 clulas
selecionados

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Especificaes e limites de clculo
RECURSO LIMITE MXIMO
Preciso de nmero 15 dgitos
Menor nmero negativo permitido -2,2251E-308
Menor nmero positivo permitido 2,2251E-308
Maior nmero positivo permitido 9,99999999999999E+307
Maior nmero negativo permitido -9,99999999999999E+307
Maior nmero positivo via frmula permitido 1,7976931348623158e+308
Maior nmero negativo via frmula permitido -1,7976931348623158e+308
Comprimento do contedo da frmula 8,192 caracteres
Comprimento interno da frmula 16.384 bytes
Iteraes 32.767
Matrizes de planilha Limitado pela memria disponvel
Intervalos selecionados 2.048
Argumentos em uma funo 255
Nveis aninhados de funes 64
Categorias de funo definidas pelo usurio 255
Nmero de funes de planilha disponveis 341
Tamanho do empilhamento operando 1.024
Dependncia de planilha cruzada 64.000 planilhas que podem se referir a
outras planilhas
Dependncia de frmula de matriz de planilha cruzada Limitado pela memria disponvel
Dependncia de rea Limitado pela memria disponvel
Dependncia de rea por planilha Limitado pela memria disponvel
Dependncia em uma nica clula 4 bilhes de frmulas que podem depender
de uma nica clula
Comprimento do contedo da clula vinculado a pastas de 32.767
trabalho fechadas
Data mais antiga permitida para clculo 1 de Janeiro de 1900 (1 de Janeiro de
1904, se for usado o sistema de datas 1904)
Data mais avanada permitida para clculo 31 de dezembro de 9999
Mximo de tempo que pode ser inserido 9999:59:59
Especificaes e limites de grficos
RECURSO LIMITE MXIMO
Grficos vinculados a uma planilha Limitado pela memria disponvel
Planilhas a que se refere um grfico 255
Seqncias de dados em um grfico 255
Pontos de dados em uma sequncia de dados para grficos 2D Limitado pela memria disponvel
Pontos de dados em uma sequncia de dados para grficos 3D Limitado pela memria disponvel
Pontos de dados para todas as sequncias de dados em um grfico Limitado pela memria disponvel

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Especificaes e limites de relatrio tabela ou grfico dinmicos
RECURSO LIMITE MXIMO
Relatrios de tabela dinmica em uma planilha Limitado pela memria
disponvel
Itens exclusivos por campo 1.048.576
Campos de linha ou de coluna em um relatrio de tabela dinmica Limitado pela memria
disponvel
Filtros de relatrio em um relatrio de tabela dinmica 256 (pode ser limitado pela
memria disponvel)
Campos de valor em um relatrio de tabela dinmica 256
Frmulas de item calculado em um relatrio de tabela dinmica Limitado pela memria
disponvel
Filtros de relatrio em um relatrio de grfico dinmico 256 (pode ser limitado pela
memria disponvel)
Campos de valor em um relatrio de grfico dinmico 256
Frmulas de itens calculados em um relatrio de grfico dinmico Limitado pela memria
disponvel
Extenso do nome MDX para um item da Tabela Dinmica 32.767
Extenso de uma cadeia de caracteres relacional da Tabela Dinmica 32.767
Itens exibidos nas listas suspensas do filtro 10.000
Especificaes e limites de pasta de trabalho compartilhada
RECURSO LIMITE MXIMO
Usurios que podem abrir e compartilhar uma pasta de 256
trabalho compartilhada ao mesmo tempo
Exibies personalizadas em uma pasta de trabalho Limitado pela memria disponvel
compartilhada
Dias em que o histrico de alterao mantido 32.767 (o padro 30 dias)
Pastas de trabalho que podem ser mescladas ao mesmo Limitado pela memria disponvel
tempo
Clulas que podem ser realadas em uma pasta de trabalho 32.767
compartilhada
Cores usadas para identificar alteraes efetuadas por 32 (cada usurio identificado por uma
diferentes usurios quando est ativado o realce de alterao cor separada; as alteraes efetuadas pelo
usurio atual so realadas em azul
marinho)
Tabelas do Excel em uma pasta de trabalho compartilhada 0 (zero)
OBSERVAO Uma pasta de trabalho
que contm uma ou mais tabelas do Excel
no pode ser compartilhada.

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