INFORME DE AUDITORIA

CONDOMINIO AHORRO & NAQUIRA

1 de Enero y el 31 de Agosto de 2013
 INFORME EJECUTIVO

Efectuada la revisin, en nuestra opinin, la administracin del Condominio

AHORRO & NAQUIRA , presenta razonablemente en todos sus aspectos
significativos, el estado de ejecucin de los ingresos y gastos, por el periodo
comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Agosto de 2013, no existiendo,
situaciones significativas de fondo, que pudieran afectar en forma material la
situacin financiera y patrimonial del Condominio.

No obstante lo anterior, adems de tener en cuenta las limitaciones al

alcance, debemos informar que existen en el Condominio, observaciones
que constituyen debilidades en la estructura de control interno, las que
conforme la administracin logre implementar las acciones correctivas,
constituirn oportunidades de mejora a sus procesos internos, entre las que
podemos mencionar: Se detectaron comprobantes de ingresos en los que
no se evidencia:

- Desglose del concepto de la cuota pagada en: Vigente, Saldo anterior,

Multa, intereses.

- La Forma de Pago: Efectivo, ni transferencia bancaria.

- El nombre del propietario u persona que realizo el pago.

Se recomienda mantener un control estricto de la totalidad de la informacin

requerida en los comprobantes de ingreso. Asignando un folio diferente para
los Otros Ingresos del Condominio.

En la actualidad el Condominio no est gestionado el pago de sus pasivos

mediante el uso de su cuenta corriente de egresos, por lo que,
mensualmente el Condominio efecta la transferencia de fondos de los
gastos a pagar a una cuenta corriente personal del administrador, para que
proceda a efectuar los pagos.

Por lo que si bien, se verifico en forma muestral que respecto a los montos
transferidos a la cuenta corriente el administrador por concepto de solicitud
de fondos, efectivamente se realizaron los pagos de la deudas y pasivos a
los proveedores del Condominio, se recomienda obtener una cuenta
corriente del Condominio o que en su efecto el administrador proceda a la
apertura de una cuenta corriente especial para el uso exclusivo del
Condominio
Se detect que las cuotas extraordinarias cobradas a los copropietarios por
el Fondo de Emergencia, no se depositan en la cuenta corriente que tiene
asignada. Por lo que no se mantiene un control independiente de los gastos
comunes ordinarios.

No hay evidencia de una poltica definida para la compra de artculos, que

defina un monto mnimo de compra en el cual exigir factura de compra.

Se evidencio la falta de un control de integridad en el registro de las facturas

de compras que se recepcionan mensualmente, situacin que puede
producir el registro duplicado en los gastos comunes y/o el doble pago de a
proveedores.

Al respecto, en Anexo III se sugiere un formato de libro de recepcin de

documentos.

En este sentido, las observaciones y conclusiones de nuestro informe, se

basan en la revisin de los antecedentes preparados y puestos a nuestra
disposicin por parte del administrador del Condominio Baha de Rosas.

Finalmente, hacemos mencin de que respecto a cada una de las

observaciones formuladas en el presente informe, el Administrador no
formulo comentarios, por lo que se entienden que estas han sido aceptadas
las observaciones y recomendaciones propuestas, por lo que, el
administrador proceder a implementar los planes de mejora que subsanen
las deficiencias detectadas.
 INTRODUCCIN II.

1.- Objetivo de nuestro trabajo

Nuestra colaboracin profesional, consisti en realizar una revisin a los

ingresos por los periodos Enero - Agosto de 2013, por concepto de gastos
comunes, otros ingresos y de saldos por cobrar a los comuneros, con el fin
de verificar si las recaudaciones fueron ingresadas en forma y tiempo a las
arcas del condominio.

Tambin, realizar una validacin a los egresos de bancos, por los periodos
Enero Agosto de 2013, con el propsito de comprobar si los desembolsos
efectuados se encuentran autorizados y documentados.

Programa de trabajo

Se aplicaron pruebas de auditora a los ingresos y gastos incurridos por el

Condominio mediante procedimientos de auditora generalmente aceptados
en Chile. Para dichos efectos, revisamos la totalidad de los comprobantes de
ingreso emitidos, verificando en forma muestral su debido clculo y depsito
en cuenta corriente bancaria del Condominio.

Para los egresos, se revis que estos contaran con las autorizaciones y
respaldos correspondientes, y que corresponda al objeto social.

Por otra parte, se verific que la totalidad de cargos y depsitos bancarios

presentados en las cuentas corrientes bancarias, se encontraran
debidamente sustentadas y acreditados conforme al objeto del Condominio
Baha de Rosas.

Asimismo, se determinaron las diferencias existentes entre los importes de

ingresos tericos conforme al Gasto Comn Mensual, y aquel importe de
ingreso conforme a los comprobantes de ingreso emitidos, y respecto al
importe efectivo depositado en la cuenta corriente bancaria de ingreso N
72006-02 del Banco de Chile.

Finalmente, se determinaron las diferencias existentes entre los importes de

gastos prorrateados en forma mensual mediante el cobro del gasto comn a
los Copropietarios, y aquel importe de gasto efectivo incurrido por la
Comunidad conforme a la documentacin de sustento y a los giros de gastos
efectuados.
 III. ANTECEDENTES SOLICITADOS PARA LA REVISION

Para los efectos de nuestra auditora, por el perodo comprendido entre el 1

de Enero de al 31 de Agosto de 2013, nos fue proporcionada la siguiente
informacin por el administrador del Condominio Baha de Rosas y sujeta a
revisin:

Contratos de trabajo, planillas previsionales, finiquitos de los trabajadores.

Talonarios de Comprobantes de Ingresos.

Egresos del ao 2013 Hojas de gasto comn mensual.

Cartolas Bancarias del Banco de Chile por los periodos sealados.

Contrato de Mantencin Ascensores.

Respaldos de Ingresos y Egresos del perodo sealado en los correlativos

anteriores. Correspondientes a comprobantes de ingresos, boletas de
depsitos, boletas, facturas y otros respaldos de egresos.

Libro de Actas del Condominio.

 IV. LIMITACIONES AL ALCANCE DE NUESTRO TRABAJO

El desarrollo de nuestra revisin se vio afectado por las siguientes

limitaciones a nuestro alcance: -No logramos, obtener de parte de la
administracin el Certificado de Dicom, Inspeccin del Trabajo y el
Certificado de Tesorera, por lo que, no emitimos opinin respecto a la
veracidad y suficiencia de este tipo de pasivos presentados en el Estado de
Situacin Financiera del Condominio.

- No logramos obtener de parte de la administracin las conciliaciones

bancarias de los movimientos de Egresos, por lo que, no emitimos opinin
respecto a la situacin de cobro de los cheques emitidos para el pago de
pasivos del Condominio.

V. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES

Cuentas Corrientes y Conciliaciones Bancarias

En nuestra revisin sobre la aplicacin efectiva de este mecanismo de

control, observamos lo siguiente:

En la actualidad el Condominio no est gestionado el pago de sus pasivos

mediante el uso de su cuenta corriente de egresos, por lo que,
mensualmente el Condominio efecta la transferencia de fondos de los
gastos a pagar a una cuenta corriente personal del administrador, para que
proceda a efectuar los pagos.

La cuenta corriente del administrador en las que opera el pago de gastos de

Condominio, no existe una conciliacin bancaria se parada de los
movimientos del Condominio, por cuanto el administrador solo mantiene una
planilla de control de los cheques girados, no manteniendo un control de los
cheques girados y no cobrados.
Riesgo e Implicancia

El no tener una cuenta corriente exclusiva, ni mantener conciliaciones

bancarias peridicas que incorporen la totalidad de los cheques girados y no
cobrados, no permite controlar la disponibilidad real de la cuenta, ni hacer el
seguimiento de posibles cheques caducos.

Recomendaciones

En la medida de lo posible, obtener una cuenta corriente del Condominio o

que en su efecto el administrador proceda a la apertura de una cuenta
corriente especial para el uso exclusivo del Condominio, de forma de
mantener el control de los gastos y de los saldos de disponibilidad de
efectivo. Lo que proporcionara mayor seguridad y mejor control sobre los
egresos efectuados.

Efectuado lo anterior, se recomienda implementar una conciliacin bancaria

mensual, para la cuenta de egresos especial para el uso del Condominio,
que incorpore el control de los cheques girados y no cobrados en las
conciliaciones bancarias mensuales.

VI. CICLO DE INGRESOS

Para el proceso de revisin de los comprobantes de ingreso por concepto de

gastos comunes y fondos, se determin revisar la totalidad de los
comprobantes emitidos. Para los ingresos se procedi a:

Verificar la documentacin de respaldo, entre los que se encuentran: copia

de los comprobantes de ingreso entregados a los copropietarios, depsitos
en cuentas corrientes bancarias y de las trasferencias electrnicas recibidas.
 Realizar una cuadratura entre los importes tericos por concepto de gasto
comn, fondo reserva y otros, en conformidad al total consignado como
Gasto Comn, con los importes de comprobante de ingreso emitido y con el
saldo de deudores pendientes de cobro al 31 de Agosto de 2013,
determinando una diferencia total neta de M$(117), segn detalle:

CUADRO

Realizar una cuadratura entre los importes mensuales consignados en los

comprobantes de ingresos emitidos y los valores abonados en la cuenta
corriente bancaria N 72006 02 del Banco de Chile.

Al respecto, se determin que el importe total cobrado en conformidad a la

revisin de la totalidad de comprobantes de ingreso ascendera a M$
168.843, en circunstancia de que el total de los depsitos y/o transferencia
bancarios efectuados entre el 1 de Enero de 2013 y al 31 de Agosto de 2013,
ascenderan a M$ 170.397, determinando un mayor ingreso recibido en
cuenta corriente bancaria en favor del Condominio, que se debe al desfase
de los depsitos correspondientes a los gastos comunes por un total de M$
1.554, segn el siguiente detalle:

CUADRO

Al indagar respecto al origen de las mayores diferencias existentes en el

periodo en estudio, se determin que las diferencias se originan por:

Al existir desfases entre los comprobantes de ingresos emitidos y los

depsitos y/o transferencias bancarias abonadas en la cuenta corriente del
banco de Chile.
Por los cheques recibidos a fecha por los pagos de gastos comunes.

Como conclusin del trabajo realizado podemos sealar que de la revisin

efectuada, la totalidad de los comprobantes de ingresos revisados se
encuentran correctamente ingresados en la cuenta corriente bancaria del
Condominio.

CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE INGRESOS

Por otra parte, observamos algunos puntos de inters relacionados a los

procesos efectuados por la administracin del condominio que tienen que ver
con los procedimientos aplicados en el ciclo de ingresos, y que detallamos a
continuacin:

a. Emisin de comprobantes de ingresos

En nuestra revisin muestral a las copias de comprobantes internos

emitidos por la administracin del Condominio, observamos lo siguiente:

Respecto a la revisin de comprobantes de ingreso. No queda evidencia

de lo siguiente:

-No se desglosa el concepto de la cuota pagada en: Vigente, Saldo

anterior, Multa, intereses. - No queda reflejado en los comprobantes de
Ingresos la Forma de Pago: Efectivo, ni transferencia bancaria.
-Comprobantes de ingresos en que no se registro el nombre del
propietario u persona que realizo el pago.
-Comprobantes de ingresos que fueron anulados con posterioridad a la
revisin efectuada. Por Ejemplo:

CUADRO

Depsito de Gastos Comunes por el cual a la fecha de revisin no se

haba emitido su respectivo comprobante de ingreso. Segn Detalle:
CUADRO
 Al respecto, el no consignar la totalidad de los datos requeridos en los
comprobantes de ingresos le resta eficiencia al mecanismo de control
implementado. En Anexo I se presenta modelo de comprobante de
ingreso, que incorpora ms informacin.

Recomendacin

Se recomienda mantener un control estricto de la totalidad de la

informacin requerida en los comprobantes de ingreso. Asignando un
folio diferente para los Otros Ingresos del Condominio.

b. Asignacin y control de Fondo de Emergencia

Se detect que las cuotas extraordinarias cobradas a los copropietarios

por el Fondo de Emergencia, no se depositan en la cuenta corriente que
tiene asignada. Por lo que no se mantiene un control independiente de
los gastos comunes ordinarios. Riesgo e Implicancia Al no tener un
control independiente del Fondo de Reserva, se pueden gastar en tem
de gastos para los cuales no estn destinados.
Recomendacin
Se recomienda depositar las cuotas del fondo de reserva en la cuenta
corriente que tienen asignada. Generando solicitudes de Fondos para su
utilizacin.

VII. CICLO DE EGRESOS

Para el proceso de revisin de los comprobantes de egreso de Enero

Agosto 2013, se procedi a verificar la documentacin de respaldo, entre
los que se encuentran: cargo en cuentas corrientes bancarias, facturas
de compra, boletas honorarios, cuadratura de libro de remuneraciones,
planillas previsionales, finiquitos con sus respectivos pagos.

Como conclusin del trabajo realizado podemos sealar que de la

muestra revisada, la mayora de los dineros gastados contaban con sus
respaldos, observando que:
a. En los meses Enero-Febrero de 2013, no se encuentran
documentadas el pago del sueldo de los Salvavidas.
Al respecto, el no consignar la totalidad de los documentos de
respaldo de los egresos, puede provocar un pago por un monto no
facturado, o por un monto distinto.
 Recomendacin :

A. Se recomienda mantener un control estricto de la totalidad de las

facturas de egresos, solicitndolas formalmente a los proveedores.
B. Existencia de un menor cobro de gastos comunes, lo que provoc
en forma mensual un dficit de disponibilidad de efectivo, por el
efecto de que se dejaron pagos sin imputar en los gastos
comunes, segn detalle:

CUADRO

Al respecto, el no consignar la totalidad de los documentos de los

egresos, implica que no se est imputando toda la deuda en los gastos
comunes, lo que puede provocar un dficit de disponibilidad de efectivo
en la cuenta de egresos.
Recomendacin

Se recomienda:

mantener un control de las principales compras de insumos,

considerando la regularidad y el monto de gasto mensual, generando una
estadstica, y definiendo para cuales se puede generar rdenes de
compra por mayores cantidades, con el fin de obtener precios y plazos
ms convenientes. En Anexo II se sugiere Formato de Orden de Compra.

CUADRO

Las diferencias detectadas corresponden principalmente a cheques

girados y no cobrados. El dficit que se produce se cubri por
imputaciones directas al fondo de reserva.
Variaciones de los gastos comunes perodo Enero Agosto 2013

A continuacin presentamos en forma grfica la variacin de los gastos

comunes durante el perodo auditado.

CUADRO

La variacin gradual del gasto comn, se explica principalmente por la

temporalidad de los gastos, los que son mayores en la temporada de
verano.
 CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE EGRESOS

Para el proceso de egresos, las siguientes situaciones son importantes

mencionar:

1. Control de Facturas de Compra

No hay un control de integridad en el registro de las facturas de compras que

se decepcionan mensualmente.

Riesgo e Implicancia

Situacin que puede producir el registro duplicado en los gastos comunes y/o
el doble pago de esta.

Recomendacin

Sugerimos foliar cada factura de compras con l numero interno e incorporar

un timbre de cancelado luego de pagada. Cada cierre mensual de los gastos
comunes, el administrativo responsable debe verificar la correlatividad e
integridad de estos documentos y archivar de forma separada los pendientes
de pago. En Anexo III Sugerimos un Formato de Libro de Control de
Recepcin de Documentos.

2. Contrato Mantencin Ascensores

El contrato de mantenimiento con Ascensores OTIS CHILE LTDA que se

nos fue proporciono, no est firmado por las ambas partes.

VIII. ESTADOS DE INGRESOS Y GASTOS

 a) Estado de situacin de ingresos trasferencia de gastos mensuales, y
saldo de disponibilidad de efectivo Cta. Cte. N 000 - 72006-02.

A continuacin exponemos los estados de ingresos y transferencia de

gastos mensuales por el periodo Enero - Agosto de 2013 del condominio
Baha de Rosas, los cuales fueron obtenidos de las cuentas corrientes
bancarias y de la documentacin de soporte de ingresos y gastos segn
detalle:

CUADRO

En conclusin, los fondos recaudados por concepto de gasto comn y de

otros ingresos, habran sido utilizados en el pago de los gastos de
operacin, existiendo al 31 de Agosto un saldo de disponibilidad de
efectivo Cta. Cte. N 000 - 72006-02 ascendente a M$ 14.100

b) Situacin Patrimonial al 31 de Agosto de 2013:

El siguiente es el detalle de la situacin patrimonial del condominio

AHORRO & NAQUIRA, al 31 de Agosto de 2013:

CUADRO

* El Valor del Fondo Mutuo se considero al valor al 01-10-2013

** Cuenta corriente no es utlizada actualmente