Curso de VtigerCRM

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Curso de introduccin VtigerCRM

BIENVENIDO AL CURSO DE VTIGER.

Este curso pretende que, en muy poco tiempo, puedas utilizar uno de los CRM ms potentes
que existe actualmente.

Pero. qu es un CRM?.

De un modo muy simple podramos definir un CRM como un software (programa informtico)
pensado para gestionar las relaciones con los clientes y cuando hablamos de relaciones con
los clientes nos estamos refiriendo a TODO TIPO DE RELACIONES.

Es importante que tengas en cuenta que a los clientes, el programa, les llama CUENTAS y como
podrs comprobar, cada cuenta dispone de campos en los que poder introducir la informacin
que precisemos del mismo (nombre, direccin, telfono,email,).

A la hora de relacionarnos con nuestros clientes (ya hemos visto que el programa les llama
cuentas), con frecuencia lo hacemos dirigindonos a determinadas personas (secretarias,
trabajadores, directivos,) y precisamente para gestionar las relaciones con este grupo de
personas, el programa nos ofrece un espacio denominado CONTACTOS.

Pero qu sucede con aquellas personas o empresas que todava no son contactos, ni
clientes. Imaginemos que recibimos una llamada de un potencial cliente interesado en un
producto o servicio nuestro dnde registrar su telfono, o su web si todava no es cliente
nuestro?...

Podramos anotarlo en nuestra agenda, pero implicara no tener los datos centralizados y eso
es justo es justo lo que Vtiger pretende evitar tambin podramos anotarlo como un cliente
creando una nueva cuenta por si acaso llega algn da a convertirse en nuestro cliente, pero
y si no se convierte en cliente para qu ocupar espacio en nuestra base de datos?.

Precisamente para ello Vtiger dispone de PRECONTACTOS, en donde podemos incluir

informacin relativa a personas y empresas que todava no son clientes de forma tal que si
algn da se convierte en cliente, automticamente nos genera una nueva cuenta, un nuevo
contacto y una nueva oportunidad de negocio. Precontacto, por tanto es una instancia
anterior al cliente o al contacto.

De este modo, Vitger, no slo nos permite gestionar las relaciones con los clientes sino que
tambin nos permite cubrir procesos ANTERIORES A LA CONSOLIDACIN DEL CLIENTE
(campaas, oportunidades y un sinfn de procesos relacionados con el marketing).

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Otro aspecto importante del programa lo constituyen funcionalidades encaminadas a fidelizar

clientes al permitirnos hacer un seguimiento post venta y controlar posibles incidencias en
relacin con cualquier producto/servicio y hacer un seguimiento de las mismas

Por si fuera poco el controlar todo lo que hay antes del cliente y todas las relaciones con
nuestros clientes tambin incorpora un control de productos, tarifas, listas de precios, rdenes
de compra y de venta as como todo lo relativo a la FACTURACIN.

Podramos definir a Vtiger como un autntico TODO EN UNO de la gestin empresarial al

sustituir aplicaciones de facturacin, correo electrnico, almacn, clientes, proveedores,
tareas, proyectos, campaas, oportunidades de negocio, e integrarlas en un nico espacio.

Otra importante ventaja que nos ofrece es que, a la hora de mostrar la informacin, nos la
muestra con los campos hipervinculados, lo cual implica que desde cualquier parte podemos ir
a cualquier parte con un simple clic en el campo deseado.

De este modo si abrimos la ficha de un cliente podremos ver, adems de la informacin propia
del cliente como telfono, direccin otros, otros datos tales como:

Oportunidades de negocio relacionadas con este cliente

Contactos (personas de esa empresa con las que mantenemos contacto)
Presupuestos que le hayamos emitido
Pedidos que nos haya hecho
Facturas que le hayamos emitido
Tareas que en algn momento hemos programado en relacin con este cliente
Emails que le hayamos emitido o nos haya emitido (Vtiger nos permite emitir y recibir
correo y si lo hacemos desde l, los correos emitidos a un determinado cliente
aparecen agrupados y accesibles desde su ficha).
Todas las incidencias que se hayan podido registrar en relacin con un producto o
servicio.
Productos y servicios en los que pueda estar interesado, con independencia de que se
le hayan o no facturado.
Proyectos que puedan estar relacionados con el cliente

Lo mismo sucede si abrimos la ficha de un contacto, precontacto, proveedor, producto,

servicio, o cualquier otra entrada.

Esta forma de presentar la informacin dando acceso desde cada ubicacin al resto de la
informacin almacenada en el CRM lo convierte en una opcin realmente interesante capaz de
generar un importante ahorro de tiempo a la hora de acceder a los datos.

Pero no acaba ni con mucho aqu la lista de ventajas que nos ofrece Vtiger por si fuera poco
este programa es una aplicacin de SOFTWARE LIBRE o lo que es lo mismo, GRATUITO,
totalmente modificable, con el cdigo accesible al usuario y con una comunidad de usuarios

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donde cualquier duda puede ser resuelta en muy poco tiempo, a veces en minutos. Puedes
comprobarlo en http://crmevolutivo.com/forum/

Si ests utilizando una red de ordenadores puedes acceder desde cualquier mquina de la red
de una forma sumamente sencilla, tambin permite ser instalado en un servidor para acceder
va internet. Es multiusuario (que no multiempresa) pudiendo otorgar el administrador del
CRM distintos permisos a cada usuario.

Llegados a este punto posiblemente lo mejor sea comprobarlo directamente, para ello

ACCEDEMOS AL PROGRAMA mediante la direccin http://www.ceccaformacion.com/vtiger

Este enlace te abrir el programa instalado en nuestro servidor, para acceder debers
registarte como usuario con los siguiente datos:

User Name: tu nombre (en maysculas y sin apellidos)

Password: tu nombre (en maysculas y sin apellidos)

Language: debes de seleccionar el idioma espaol.

Veamos con un ejemplo como se cargan y visualizan los datos una vez dentro del programa.

Una vez indentificados como usuarios nos encontramos con la siguiente pantalla:

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Accederemos al men Comercial y elegiremos la opcin cuentas.

Comprobars que aparecen todas las cuentas (clientes) que tenga el programa creadas (si
tiene alguna):

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Aqu podrs elegir alguna de ellas para visualizar o modificar sus datos pulsando sobre la
misma o crear una nueva pulsando sobre el signo +:

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Esta mecnica se repite para todas las opciones del programa (contactos, productos,
proveedores, precontactos,).

Llegados a este punto procederemos a introducir datos en el CRM dando as por cumplida la
tarea propuesta para el curso.

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TAREA:

1) CREA 5 CUENTAS con tu nombre en el nombre de la cuenta

Ej:

CUENTA 1

CUENTA 2

CUENTA 3

CUENTA 4

CUENTA 5

Recuerda que esta aplicacin est ubicada en Internet y tienen acceso a ella otros alumnos por
lo que no bebes introducir datos reales tuyos ni de otras personas (o empresas).

2) CREA 10 CONTACTOS con tu nombre en el nombre del contacto

EJ:

CONTACTO 1

CONTACTO 2

CONTACTO 3

CONTACTO 10

3) CREA 5 PRECONTACTOS asignndoles cualquier nombre y que no pertenezca a un contacto

ni cuenta existente. Posteriormente aplica la opcin convertir precontacto (comprobars
que aparece un nuevo contacto, una nueva cuenta y una nueva oportunidad, al tiempo que
desaparece el precontacto).

4) CREA 5 PRODUCTOS que contengan tu nombre

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Ej:

Producto 1

Producto 2

Producto 3

Producto 4

Producto 5

5 ) Emite una factura a cada cliente que hayas creado que contenga, como mnimo, 2
productos.

COMPRUEBA AHORA QUE SI ABRES CUALQUIER CUENTA, PODRS VER LA INFORMACIN QUE
TIENE ASOCIADA (CONTACTOS, FACTURAS, ).

6) Expresa brevemente la opinin que tienes de este programa

7) Crees que puede ser importante para la gestin de tu empresa?

8) Reflexiona acerca de los aspectos ms positivos y negativos del mismo.

Realmente impresionante no crees?.

Gracias por el tiempo dedicada al curso de VtigerCRM, ahora ya sabes algo ms a cerca de esas
magnficas aplicaciones llamadas CRM.

Esperamos que ste haya sido un trabajo de inters para ti y que pronto nos volver a vernos en
la segunda parte del curso (en ella estudiar los informes, creacin de campos, exportacin de
datos, gestin de mdulos, y dems parmetros de configuracin).

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