HERRAMIENTAS BASICAS DE CONTROL,

ESDADISTICA, DE ADMINISTRACION Y DE
LA MEJORA CONTINUA

1. CONTROL

Funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento.

Incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.

2. HERRAMIENTAS DE CONTROL

Las herramientas de control y evaluacin sirven para controlar el estado actual de

un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visin
detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.
Para ejercer el control en cada uno de los niveles sealados, la administracin
emplea diversas herramientas o instrumentos:

2.1.CONTROL SUPERIOR: En este caso, las herramientas estarn orientadas a

evaluar y monitorear el desempeo global de la organizacin. A modo de
ejemplo, se enuncian a continuacin:

- Anlisis econmico/financiero/patrimonial.
- Auditora externa: Examen del aspecto contable de la empresa, o aspecto
operativo de la misma.
- Control histrico (de resultados, de inversiones, de capital, de operaciones,
etc., en general, es el control que se realiza con informacin contable).
- Evaluacin estadstica: Ayudan en la toma de decisiones en situaciones de
incertidumbre.

2.2.CONTROL INTERMEDIO: En este nivel, las herramientas de control se

abordan desde cada unidad de la organizacin como un conjunto de recursos, de
manera aislada, orientadas al mediano plazo.

- Control presupuestario: Los presupuestos involucran acciones

administrativas que producen resultados observables dentro de perodos
determinados de tiempo. El control presupuestal implica planeacin y
control.
- Control de costos: Contabilidad de costos. Accede a tcnicas de planeacin
y control ya que muestran cmo los diferentes niveles de venta afectan las
ganancias de la empresa.
 - Auditora interna: Evaluacin de las operaciones contables y financieras o
de otro tipo, en las empresas.

2.3.CONTROL INFERIOR: Orientadas al control de ejecucin de las operaciones.

Las herramientas debern abordar entonces, aspectos ms especficos como las
tareas y operaciones. Al ser su espacio de tiempo el corto plazo, su objetivo es
inmediatista, es decir, evaluar y controlar el desempeo de las tareas y
operaciones en cada momento.

- Control de produccin en lnea de montaje: Especifica previamente las

tareas, los mtodos de su ejecucin y el tiempo involucrado.
- Cuadros de productividad: Abordan aspectos cuantitativos y cualitativos
del desempeo de los subordinados. Estos cuadros proporcionan a los
supervisores y subordinados las informaciones relacionadas con el
desempeo de stos, actuando como mecanismo impersonal de control que
ejerce influencia directa sobre el buen desempeo de las tareas.
- Control de calidad de productos: Este control consiste en asegurar que la
calidad del producto o servicio cumpla con los patrones prescriptos
adecuados a los patrones previamente definidos. Para localizar desviaciones o
defectos, detectar errores o fallas del proceso productivo, el control de
calidad compara el desempeo con el patrn establecido.
- Control de procedimientos: Analiza el desarrollo actual de un
procedimiento, de principio a fin, considerando cada una de sus sub-fases de
realizacin.
- Hoja de registro de datos: Verificador o controlador de la ejecucin de
tareas o actividades especifica o bien, del estado de determinados procesos o
productos.

3. EJEMPLOS DE HERRAMIENTAS DE CALIDAD

3.1. DIAGRAMA DE PARETO: CURVA 80-20

El Diagrama de Pareto, tambin llamado curva 80%-20%, es una grfica para

organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a
derecha. Permite, pues, asignar un orden de prioridades, afirmando que en todo
grupo de elementos o factores que contribuyen a un mismo efecto, unos pocos son
responsables de la mayor parte de dicho efecto.
El diagrama permite mostrar grficamente el principio de Pareto (pocos vitales,
muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos
pocos graves. Mediante la grfica colocamos los pocos vitales a la izquierda y los
muchos triviales a la derecha.

El diagrama facilita el estudio comparativo de numerosos procesos dentro de las

industrias o empresas comerciales, as como fenmenos sociales o naturales, como
se puede ver en el ejemplo de la grfica al principio del artculo.

Hay que tener en cuenta que tanto la distribucin de los efectos como sus posibles
causas no es un proceso lineal sino que el 20% de las causas totales hace que sean
originados el 80% de los efectos, por ellos hay que saber identificar de forma
especfica cual es el 20% de las causas totales.

El principal uso que tiene este diagrama es para poder establecer un orden de
prioridades en la toma de decisiones dentro de una organizacin.

3.2. DIAGRAMA DE ISHIKAWA

El diagrama de Ishikawa, conocido tambin como causa-efecto o diagrama de
espina de pez, es una forma de organizar y representar las diferentes teoras
propuestas sobre las causas de un problema.

Nos permite, por tanto, representar grficamente el conjunto de causas que dan
lugar a una consecuencia, o bien el conjunto de factores y sub-factores (en las
espinas) que contribuyen a generar un efecto comn (en la cabeza del
diagrama).

3.3. LISTA DE CHEQUEO ( CHECK LIST)

Las listas de control, listas de chequeo, check-lists u hojas de verificacin, son

formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una
lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemtica. Se usan
para hacer comprobaciones sistemticas de actividades o productos asegurndose de
que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.

PARA QU SIRVEN LAS LISTAS DE CHEQUEO

Los usos principales de los checklist son los siguientes:

Realizacin de actividades en las que es importante que no se olvide ningn

paso y/o deben hacerse las tareas con un orden establecido.
Realizacin de inspecciones donde se debe dejar constancia de cules han
sido los puntos inspeccionados.
Verificar o examinar artculos.
Examinar o analizar la localizacin de defectos. Verificar las causas de los
defectos.
Verificacin y anlisis de operaciones.
 Recopilar datos para su futuro anlisis.

En definitiva, estas listas suelen ser utilizadas para la realizacin de

comprobaciones rutinarias y para asegurar que al operario o el encargado de dichas
comprobaciones no se le pasa nada por alto, adems de para la simple obtencin de
datos.

La ventaja de los checklist es que, adems de sistematizar las actividades a realizar,

una vez rellenados sirven como registro, que podr ser revisado posteriormente para
tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado.

POSIBLES ASPECTOS A VERIFICAR

Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso son estos:

Se han seguido los procedimientos?

Los productos cumplen con las especificaciones?
Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad estn
dentro de las tolerancias?
Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsin,
etc?
Se han rellenado los registros?
Ha habido alguna incidencia?
Los equipos estaban en correcto estado de mantenimiento? Y
estaban calibrados / verificados?
El producto final es conforme?
3.4.HISTOGRAMAS

Un histograma es una representacin grfica de una variable en forma de barras,

donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores
representados. Sirven para obtener una "primera vista" general, o panorama, de la
distribucin de la poblacin, o de la muestra, respecto a una caracterstica,
cuantitativa y continua (como la longitud o el peso). De esta manera ofrece una
visin de grupo permitiendo observar una preferencia, o tendencia, por parte de la
muestra o poblacin por ubicarse hacia una determinada regin de valores dentro
del espectro de valores posibles (sean infinitos o no) que pueda adquirir la
caracterstica.
 En el eje vertical se representan las frecuencias, es decir, la cantidad de poblacin o
la muestra, segn sea el caso, que se ubica en un determinado valor o sub-rango de
valores de la caracterstica que toma la caracterstica de inters, evidentemente,
cuando este espectro de valores es infinito o muy grande el mismo es reducido a
slo una parte que muestre la tendencia o comportamiento de la poblacin, en otras
ocasiones este espectro es extendido para mostrar el alejamiento o ubicacin de la
poblacin o la muestra analizada respecto de un valor de inters.

en el eje horizontal ya no representa un espectro continuo de valores, sino valores

cuantitativos especficos, igual que ocurre en un diagrama de barras, usado para
representar una caracterstica cualitativa o categrica.

3.5. DIAGRAMA DE CORRIDA (RUN CHART)

Un grfico de rachas nos permite identificar patrones no aleatorios en los datos. En

l se representan las medias (o las medianas) vs. el nmero del subgrupo al que
pertenecen. El grfico contiene adems una lnea horizontal de referencia que
representa la mediana de las observaciones.

Por otra parte, tambin se realizan dos pares de tests para contrastar la hiptesis nula
de que el comportamiento de las observaciones sigue una secuencia aleatoria. Estos
 tests nos ayudarn a identificar tendencias, oscilaciones, mezclas, y estratificaciones
en los datos. La existencia de tales patrones de comportamiento sugerira que la
variacin observada es debida a causas especiales, i.e., causas externas al sistema y
que deben ser corregidas. Consideraremos que un proceso se encuentra bajo control
cuando ste se vea afectado nicamente por causas comunes o naturales (inherentes
al propio proceso).

Los datos de un proceso que se encuentre bajo control (es decir, cuya variabilidad se
deba slo a causas comunes) deberan seguir un patrn aleatorio, como ocurre en el
siguiente grfico:

3.6. DIAGRAMA DE CORRELACION.

Es una herramienta grfica que permite demostrar la relacin existente entre dos clases de
datos y cuantificar la intensidad de dicha relacin. Se utiliza para conocer si efectivamente
existe una correlacin entre dos magnitudes o parmetros de un problema y, en caso
positivo, de qu tipo es la correlacin.

CMO SE UTILIZA?
La secuencia a seguir para realizar un diagrama de dispersin es:

1. Recoger y ordenar los datos que se cree que tienen una posible correlacin. Los datos
son recogidos en una tabla, indicando el nmero de muestras y los valores de las
caractersticas que se quiere investigar. Es conveniente que el nmero de mediciones
sea de al menos 30

2. Representar grficamente los datos:

Dibujar, en un diagrama cartesiano, los ejes vertical y horizontal de la misma

longitud. Observar los valores mximo y mnimo de los grupos de datos, para
escoger la escala de representacin adecuada a los mismos y evitar as errores
de interpretacin.
Representar en el diagrama mediante puntos cada par de datos, reflejando los
valores de la clase de datos que se considera dependiente (causa) sobre el eje
horizontal X y los valores de la clase de datos que se considera independiente
(efecto) sobre el eje vertical Y.
Si dos o ms pares de datos caen en el mismo punto, dibujar crculos
concntricos alrededor del punto individualizado.
3. Una vez construido el diagrama se analiza la forma que tiene la nube de puntos
obtenida, para as determinar las relaciones entre los dos tipos de datos. Este anlisis
puede efectuarse por tcnicas estadsticas que permitan determinar si existe o no
relacin, y el grado de existencia en su caso. Las herramientas utilizadas son:

La recta de regresin, y
El coeficiente de correlacin lineal
 3.7. SEIS SIGMA EN LAS MINAS

Es una filosofa de excelencia enfocada en la satisfaccin del cliente; a

travs de la mejora de los procesos, basados en el trabajo en equipo y en el
uso de herramientas estadsticas. Seis Sigma facilita al personal a realizar
su trabajo de una manera ms estructurada y objetiva y a desarrollar una
estructura de pensamiento. Provee de mtodos y herramientas que
promueven el trabajo en equipo. Fortalece la calidad de la toma de
decisiones basados en hechos que involucran anlisis causa-raz y
herramientas estadsticas.

PASOS DE LA METODOLOGA

El mtodo consta de 5 pasos:

DEFINIR (DEFINE): Cul es el problema? En esta etapa se

definen las necesidades del cliente y se determinan los objetivos de
mejora. Esta etapa permite definir las limitaciones del proyecto,
recursos y la duracin del proyecto.

MEDIR (MEASURE): Cul es la capacidad del proceso que va a

ser mejorado? En esta etapa se colectan datos para medir el
comportamiento de la variable que queremos optimizar o los
defectos que queremos reducir.

ANALIZAR (ANALYZE): Cules son las causas del desempeo

actual? En esta fase se utilizan herramientas analticas y
 estadsticas para identificar y validar las causas ms importantes
que provocan la variacin o los defectos.

MEJORAR (IMPROVE): Cules son las soluciones que

permitiran alcanzar los objetivos de mejora? En esta etapa se
proponen, evalan e implementan las mejoras de los procesos que
atacarn las causas principales de la problemtica.

CONTROLAR (CONTROL): Qu controles debemos de

establecer para mantener las mejoras? En esta etapa se determinan
las actividades de estandarizacin y monitoreo, que permitan
garantizar que las mejoras implementadas en la etapa anterior se
mantengan a lo largo del tiempo.