You are on page 1of 22

Ttulo: El Archivo General de la Nacin y su problemtica actual: Soluciones

y dificultades de la digitalizacin.

Autor: Prof. Gustavo Fabin Alonso

Institucin: Archivo General de la Nacin.

Cargo: Responsable documental del rea de Digitalizacin del Archivo


General de la Nacin (Argentina).

Direccin: Leandro N. Alem 246 CP. 1003. Capital Federal- Argentina

Telfono: 011-1564927543

Correo electrnico: gufalonso@yahoo.com.ar

Ciudad: Capital Federal

Pas: Argentina

1
El Archivo General de la Nacin y su problemtica actual: Soluciones y
dificultades de la digitalizacin.

Introduccin.

A travs del presente trabajo se analizarn las funciones del Archivo


General de la Nacin de Argentina1, a travs del estudio del decreto de
creacin del mismo y cual fue la proyeccin del mismo en el futuro.
A continuacin, realizaremos un diagnstico general del archivo para
identificar su problemtica actual en relacin a la conservacin y difusin
de sus fondos documentales en soporte papel. En concordancia con esto
ltimo, observar que soluciones y problemas implicara la aplicacin de un
amplio programa de digitalizacin en un archivo de estas caractersticas.
Como forma metodolgica, en primer trmino haremos un repaso
general sobre el origen y las funciones de los archivos a travs de la
historia, y en particular analizaremos los objetivos del decreto de creacin
del Archivo General de la Nacin. Posteriormente, estudiaremos las
condiciones edilicias y ambientales del mismo, as como los fondos
conservados y su difusin.
Por ltimo, describiremos las soluciones y problemas que implicara la
aplicacin de un programa de digitalizacin documental, y cual creemos que
debe ser el objetivo de la mismo.

1
En adelante AGN

2
1-Funciones de los archivos. Creacin y problemtica actual del Archivo
General de la Nacin.

La creacin de los archivos a travs de los siglos estuvo ntimamente


ligada a la bsqueda de legitimacin del poder estatal2. En efecto, el
resguardo de la documentacin como prueba de los actos llevados a cabo
por los Estados, se transform en uno de los asuntos ms importantes en
materia de gobierno desde la antigedad.
Si hacemos un breve repaso histrico, observaremos que desde los
primeras ciudades-estado hasta fines del siglo XVIII, los archivos tuvieron
como nica funcin la de proteger los actos de gobierno y de darles a estos
la correspondiente validez legal a su accionar.
As, documentos como censos, cuentas o impuestos eran
resguardados con celo por los antiguos Estados para poder conocer y
mensurar a la poblacin bajo su custodia y poder as recaudar lo necesario
para mantener ejrcitos, realizar obras de mantenimiento, entre otras
erogaciones.
El pensador e historiador francs Jaques Le Goff, afirma tambin este
nacimiento de los archivos como arsenales de la ley y dice, desde la
antigedad, los poderosos han decidido quien poda hablar y quien
no.3. Los archivos, afirma, tienen como origen institucional el haber
sido agentes para legitimar el poder y marginar al otro4. Esta afirmacin no
ha perdido vigencia en absoluto, an mas, durante el siglo XX el auge del
capitalismo y del poder econmico global, ha necesitado del secreto
documental para resguardar decisiones en muchos casos perjudiciales
para las sociedades que representan. Un claro ejemplo de esto son las an
vigentes restricciones al uso de documentos que ya no poseen valor

2
Para el tema el poder y sus diferentes formas de ejercerlo ver los trabajos de Michel Foucault:
Vigilar y castigar. Nacimiento de la prisin, Mxico, Siglo XXI, 1976; La verdad y las formas
jurdicas, Barcelona, Gedisa, 2000, entre otros.
3
Citado en, Cook, Terry. Interaccin entre la teora y la practica Archivistica desde la
publicacin del manual holands en 1898, En: XIII Congreso Internacional de Archivos,
Beijing, 1996.
4
Ibdem

3
administrativo o de aquellos que su consulta pblica arriesgara la seguridad
nacional.
De similar pensamiento al de Le Goff, Milan Kundera afirmaba, ...la
lucha contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido...5. Para
Kundera, el poder establecido lucha por hacer olvidar la memoria de los
pueblos y desarrolla un accionar coercitivo hacia estos.
Siguiendo el pensamiento de Foucault, podramos decir que los
archivos, ya a partir de finales del siglo XVIII, pasaron a formar parte del
arsenal de instituciones legales y jurdicas que enmascaraban las tcnicas
de dominacin disciplinarias desarrolladas a partir de la llegada de la
burguesa al poder6. Ellos eran parte de esa democratizacin de la
soberana impulsada por los ideales de la revolucin francesa. Soberana
que enmascaraba una nueva forma de poder disciplinario que estudiaba
hasta en el ms mnimo detalle el comportamiento del cuerpo social.
Es a partir de la revolucin francesa que los archivos adquieren otra
de sus funciones mas importantes: la de ser los arsenales de la historia7,
y posteriormente, ya entrado el siglo XIX, con el auge de la rigurosidad
historicista que adquiere el saber histrico, los archivos reafirman esta
condicin de ser los repositorios que resguardaban la memoria nacional. A
partir de entonces, ellos pasaron a ser los custodios de los documentos que
permitiran conocer el devenir histrico de las naciones y, por tanto,
adquirieron mayor importancia para la comunidad cientfica en general.
Pasan a tener un rol ms social y cultural, aunque siempre impregnados de
una fuerte influencia del estado.
Por tanto, ya a partir de fines del siglo XVIII y primeras dcadas del
siglo XIX, los archivos pasaron a tener una doble funcin: legitimar el poder
estatal y preservar la memoria nacional.

En nuestro pas, la creacin del archivo provincial en 1821, desde 1884


Archivo General de la Nacion, est impregnado de esta doble funcin, no
solo de apoyo a la historia nacional, sino como prueba y testimonio de los
5
Citado en, Cook, Terry. Interaccin entre la teora y la practica Archivistica desde la
publicacin del manual holands en 1898, En: XIII Congreso Internacional de Archivos,
Beijing, 1996
6
Michel Foucault. Defender la sociedad. Fondo de Cultura Econmica. Buenos Aires, 2000. pag.
44.
7
Wagner,A. El acceso a los archivos. De las restricciones a la liberacin. UNISIT. Programa
UNESCO. 1985. p 1

4
actos administrativos llevados a cabo por el gobierno. No podemos dejar de
destacar en el decreto de fundacin8 del archivo el caracterstico rasgo
Rivadaviano de la poca, con una proyeccin futurista, reformadora y
prctica de las acciones estatales, utilitarias al bien comn.
En los considerndos del decreto se establecen estos dos fines: La
conservacin de los archivos de un pas asegura sin duda a su historia la
materia y los documentos mas exactos de ella9. Esto est relacionado con
la investigacin histrica y con el compromiso del estado para proteger las
fuentes originales de su propia historia.
Un poco ms adelante se lee: Mas el arreglo y clasificacin por
ramos y pocas de los antecedentes de las distintas oficinas que hacen al
servicio de una administracin, contribuye a un tiempo de la prontitud y al
acierto del despacho10 y seguidamente se lee: ... El gobierno no puede
desentenderse de las reclamaciones que se elevan diariamente contra el
Estado actual de casi todos los archivos y casos de gravedad y frecuentes
ponen de manifiesto la justicia con que se reclama11. En este sentido, no se
descuida el servicio del archivo en relacin a su funcin como resguardo
administrativo de los actos estatales y al soporte legal que constituyen los
documentos de archivo.
Como vemos, la creacin de nuestro archivo constituye un avance
notable en materia archivstica en todo el continente americano, ya que se
tiene en cuenta este carcter de doble funcin en la conservacin de los
documentos pblicos del estado, es difcil encontrar estos objetivos en otros
archivos del continente en esa poca. Evidentemente la influencia de la
revolucin francesa y sus ideas liberales se hicieron presenten en la
creacin del archivo.
Finalmente, los antecedentes de la creacin destacan la unificacin en
un archivo nico de los diferentes repositorios judiciales, contables y de
gobierno del joven estado provincial, y culmina diciendo: Por otra parte, la
multiplicacin de archivos lejos de facilitar el servicio que ellos deben
prestar, contribuye solo a aumentar los costos y a alejar de la vigilancia de la

8
Archivo General de la Nacin (Argentina), Gobierno Nacional. Archivo. Fundacin del Archivo,
Decretos, Buenos Aires, 28 de agosto de 1821, Sala 10 12-2-3.
9
Ibdem.
10
Ibdem.
11
Ibdem.

5
autoridad las omisiones que se cometen.12 Es notable aqu observar esta
visin utilitaria del archivo, en el sentido de que su buen funcionamiento
permitir el ahorro de gastos innecesarios en un estado por cierto escaso de
dinero en estos aos.
El decreto tambin destaca la vigilancia que tendr que ejercer el
archivo como rgano de gobierno, de las faltas que puedan cometer los
funcionarios pblicos y de la poblacin en general. Aqu se observa la
funcin administrativa del archivo junto con su funcin histrica y el rol
central que deber cumplir la institucin.
Con los aos, el espritu de aquel decreto de creacin quedo
rpidamente en el olvido en esa vorgine poltica y administrativa que fueron
las primeras dcadas del siglo XIX, en nuestro convulsionado territorio. Sin
embargo, el esta ah para ser revalorizado como piedra basal de una
profunda reforma harto necesaria en nuestro pas en materia archivstica,
que adems contemple la sancin de una ley de creacin de un Sistema
Nacional de Archivos que identifique, ordene y clasifique los diferentes
repositorios, brindando de esta manera un respaldo legal rpido y eficiente a
sus ciudadanos ante cualquier reclamo o solicitud efectuado a la
administracin.
Existieron en este sentido proyectos loables en la bsqueda del
mejoramiento archivstico y que intentaron recrear el espritu del decreto de
creacin en las dcadas de los ochenta (1981) y dos mil (2000), con sendos
proyectos de ley de creacin de un Sistema Nacional de Archivos donde el
AGN funcionara como rgano rector del mismo, pero las indecisiones
polticas y la falta de inters en la materia por parte de los gobiernos
nacionales de turno, hicieron que no prosperaran.

Como importante reforma debemos destacar durante la dcada del


setenta la sancin del decreto 2866/77, que aprobaba con carcter
provisional la nueva estructura del AGN, y en la cual se pona en
funcionamiento el Archivo Intermedio, departamento encargado de
entender en la recepcin, seleccin, ordenamiento catalogacin, custodia y
conservacin de documentacin de posible valor permanente, como paso

12
Ibdem.

6
previo hasta tanto se considere oportuno su ingreso definitivo al Archivo
General de la Nacin13.
Entre las misiones del mismo se dispona su intervencin en los
organismos pblicos nacionales para disponer si era necesario del traslado
de documentacin que pudiere interesar al Archivo General de la
Nacin14. Esta funcin es una de las mas importantes del Departamento
que, sin embargo, se ha visto un tanto desvirtuada en los ltimos aos
debido a falta de personal, presupuesto e instalaciones adecuadas, y que
han provocado que este funcione ms como un archivo histrico de
documentos contemporneos que como un clsico archivo de la
administracin, por el cual deben fluir los documentos de los diferentes
organismos estatales, para su posterior remisin al AGN.
Es imprescindible que el estado aplique en forma urgente una seria
poltica de archivos, que respete la idea de aquel viejo y maltrecho decreto
fundacional. Mejor dicho, la doble funcin que estableca: respeto por la
historia y respeto por el derecho del ciudadano a reclamar ante el estado,
sobre este ltimo punto el AGN no cumple acabadamente con su funcin, ya
que no existe un sistema que permita el libre flujo documental hacia este.
Es de recordar tambin la tradicin histrica que siempre ha imbuido
a nuestros archivos, dejando de lado su no menos importante costado
administrativo, y an mas, sabiendo que los archivos administrativos
deberan ser considerados con igual o mayor importancia que los histricos,
ya que son aquellos los que deberan crear a estos. Si la documentacin
pblica administrativa de valor permanente no se encuentra dentro de un
circuito de traspaso constante y regular hacia su destino final que es archivo
histrico, no tendremos como ciudadanos la posibilidad de consultar
documentos en un futuro cercano.
Los historiadores en particular y la comunidad en general ya
reconocen que esto es as cuando se acercan al Archivo General de la
Nacin y se encuentran con grandes lagunas documentales del siglo XX.
El problema edilicio es otro de los inconvenientes que presenta el
archivo, que a pesar de algunas reformas realizadas en 1995-96, y algn que
otro proyecto de construir un edificio nuevo que quedo sin efecto (principios
de los 90), contina en estado crtico en materia edilicia y de mantenimiento

13
Decreto 2866/77 del 20 de septiembre de 1977. folio 8.
14
Decreto 2866/77op.cit.

7
en general. En la actualidad, muchos archivos nacionales latinoamericanos
ya tienen su nuevo edificio construido especialmente para archivos o han
realizado importante mejoras de su antiguo edificio, adaptndolo a las
ltimas tendencias en materia de conservacin de documentos y servicio al
usuario.
Este es un tema crtico a solucionar para lograr mejorar las
condiciones ambientales y de preservacin de nuestros acervos. Por eso, a
continuacin realizaremos un diagnstico general en materia edilicia del
archivo para lograr conocer mejor la estructura y condiciones del mismo,
para luego introducirnos en la problemtica de la digitalizacin como
resguardo de los documentos conservados.

2- El Archivo General de la Nacin de Argentina: Creacin y fondos que


conserva.

El Archivo General de la Nacin, creado en un principio como Archivo


General de la Provincia de Buenos Aires durante el gobierno de Martn
Rodrguez, tuvo su origen en el decreto del 28 de agosto de 1821. El decreto
estableca que este deba reunir los diversos archivos existentes en la
ciudad, incluyendo el del Cabildo. Su primera sede fue el edificio que
ocupaba el Tribunal de Cuentas y la organizacin se confi a una comisin.
Esta comisin estaba compuesta por Francisco Saubidet, quien perciba
1000 pesos anuales y de Gernimo Lasala con un sueldo mensual de 800. El
Ministro de Gobierno y Relaciones Exteriores durante este perodo fue Dn.
Bernardino Rivadavia, artfice y creador del Archivo y de la Biblioteca
Pblica, entre otras instituciones de inters cultural en el pas.
A travs de los aos, el archivo ha visto aumentada su cantidad de
material documental constituyndose en uno de los ms importantes en
Latinoamrica. Esta ingente masa de documentacin ha necesitado de un
constante esfuerzo de descripcin y catalogacin documental que ha dado
como resultado una ordenacin por series y subseries de los diversos
grupos documentales que se fueron incorporando a la institucin, y a la
edicin de numerosos auxiliares descriptivos y revistas para facilitar en la
bsqueda de los documentos requeridos.

8
Los fondos documentales conservados abarcan desde fines del siglo
XVI hasta nuestros das, con un total aproximado de 12 kilmetros lineales
de documentacin en soporte papel. A esta cantidad le debemos agregar el
material en soporte flmico, sonoro, video y un archivo fotogrfico muy
extenso con un total cercano al milln de fotografas, que se ven
aumentados por peridicas donaciones por parte de instituciones privadas y
oficiales y particulares.
Los primeros fondos documentales recibidos fueron los del Cabildo
de Buenos Aires, (suprimido el 23 de diciembre de 1821), del Estado Mayor
General, del Montepo de Ministros, Justicia, Hacienda, Consulado, Bienes
de Difuntos y el Tribunal de Cuentas.
Hacia 1858, Ricardo Trelles es nombrado director del archivo y se
aboc a la tarea de dotarlo de auxiliares descriptivos que faciliten la
consulta. As, en 1860 publica el Indice del archivo de gobierno de Buenos
Aires correspondiente a 1810. En 1867 se publica la primera revista del
Archivo General de la Nacin.
Durante los aos 30, el archivo se ocupa de recopilar la
documentacin relativa a la Argentina en el archivo de Indias y otros
archivos de la pennsula.
Ya en al dcada del 50, se incorporan nuevos fondos y colecciones a
nuestro archivo. Esa as que ingresan el archivo de la Biblioteca Nacional y
el del Museo Histrico Nacional.
De gran importancia fue la llegada de 15.000 legajos del archivo de
tribunales, de la Secretara de Asuntos Tcnicos y al archivo de la
Contadura Nacional (este ltimo abarcando los aos 1862-1900), durante las
ltimas dcadas.
Tambin durante este perodo se incorporan colecciones de
destacados historiadores y biblifilos como la coleccin Lamas, la biblioteca
Celesia, entre otras. Adems de peridicos y publicaciones diversas.
Otro fondo importante incorporado fue el archivo de Rosas, de 1828
1852 con un total de 790 piezas.

9
Debemos recordar que el archivo es nacionalizado el 30 de enero de
1884 (Decreto 13.841 del 29 de agosto de 1884), siendo su primer director
Carlos Guido y Spano15.

3- Condiciones edilicias y ambientales del archivo.

El edificio del Archivo General de la Nacin est situado en la Av.


Leandro N. Alem 246 de la Capital Federal de la repblica. Construido en las
primeras dcadas del siglo XX, no fue destinado especficamente para
funcionar como archivo, como la mayora de los archivos del mundo por
esos tiempos. Sin embargo tiene una construccin fuerte y noble. Sus
materiales principales son el cemento, el hierro y la madera, con pisos de
hasta 6 metros de altura.
Los pisos de los depsitos son de madera, al igual que la mayora de
los dems pisos del edificio.
La ubicacin del edificio es Este/Sudeste y hacia el Ro de la Plata,
condicin negativa teniendo en cuenta el alto grado de humedad relativa de
la zona y las sudestadas que la azotan, sobre todo en la temporada
otoo/invierno.
Las ventanas que dan al exterior son de gran tamao, ocupando mas
del 70% de las paredes exteriores, aunque se les provey de un filtro oscuro,
la iluminacin natural es muy intensa, sobre todo en los depsitos
principales. Todas las ventanas tienen celosas de hierro que estn
constantemente cerradas.
La iluminacin artificial en su mayora est provista por tubos
fluorescentes y en algunas salas de consulta y referencia por lmparas
halgenas.
En los depsitos hay tubos fluorescentes, que, aunque son
numerosos, no alcanzan a iluminar eficientemente debido a la gran altura de
los techos. Actualmente se esta tratando de determinar que potencia
lumnica proveen los fluorescentes en los diferentes depsitos.

15
Para un conocimiento ms detallado sobre la historia del AGN, ver el libro Archivo General de la
Nacin (1821-1996), editado en conmemoracin del 175 aniversario de la fundacin del archivo.
Partenn Argentina S.A.. Buenos Aires, 1996.

10
Los principales depsitos estn provistos de puertas de madera muy
fuertes y una puerta de hierro cortafuego. Como ya se dijo, los pisos son de
madera y las estanteras ocupan hasta 4,5mts. de altura y son de hierro muy
fuertes.
En general la limpieza era deficiente en las zonas de trabajo del
personal y en los depsitos es casi inexistente. Solamente se limpiaban los
pisos, lo que beneficiaba la proliferacin de insectos y microorganismos en
estanteras y legajos. Actualmente, sin embargo, estn en marcha tareas de
acondicionamiento y limpieza de legajos para mejorar estas condiciones con
un amplio programa de preservacin documental a largo plazo.
Con respecto al control de humedad y temperatura, se tomaron
medidas en este sentido hace unos aos con la compra de deshumectadores
en los principales depsitos, y en la actualidad se realizan controles
regulares para determinar los tiempos de uso de los mismos.
Las desinfecciones se realizan cada 15 das, y el desinfectante
utilizado es el Diacap 300 CS.. Se trata de un veneno de control residual
para pulgas, cucarachas y otros insectos. Adems se ponen cebos para
roedores y otras alimaas. Estn en marcha los correspondientes estudios
del impacto, necesarios para determinar con exactitud si son efectivas o no
estas medidas.
Creemos que es fundamental como primeras medidas una limpieza
peridica de estanteras y legajos, un control regular de la temperatura y
humedad, lograr una efectiva circulacin de aire y determinar exactamente la
luminosidad necesaria, medidas estas bsicas de preservacin documental
del soporte papel en cualquier archivo del mundo. El departamento
Documentos Escritos se ha abocado en los ltimos meses a llevar a cabo
esta tarea harto necesaria.
En relacin a la guarda de los documentos en si, estos se conservan
en un 80% en legajos, los cuales constan de dos tapas de cartn duro y
atado por hilo de camo y un tejuelo identificador. Este tipo de
conservacin no es la adecuada debido a las roturas producidas por las
sogas y la entrada de polvo que sufren los documentos. El restante 20%
esta encuadernado o en cajas, lo que protege un poco mas los documentos.
Actualmente se estn poniendo en cajas legajos de gran consulta y muy
antiguos como prueba piloto para traspasar todos los legajos en cajas.

11
Con respecto a la manipulacin, se hacen esfuerzos por dar el mejor
trato a los documentos, pero la falta de personal especializado a cargo del
manejo de los depsitos y la falta de conciencia de la mayora de los
usuarios en el buen trato de documentos de valor histrico, hace que los
mismos vean acelerado su natural deterioro por los malos tratos recibidos.
De todos modos, existe un nuevo reglamento interno de consulta y
reprografa de documentos a disposicin del pblico usuario que ayuda a
tomar conocimiento en el manejo de la documentacin.

Sin duda una de las formas ms modernas y usuales de lograr


preservar el mayor tiempo posible los originales es la digitalizacin, siempre
que el archivo a digitalizarse este en las mejores condiciones posibles. A
modo de ejemplo y pensando en una posible digitalizacin, haremos un
anlisis pormenorizado de las condiciones generales y de descripcin de los
documentos conservados en la Divisin Colonia-Gobierno (Sala IX), para
determinar los pasos a seguir ante un eventual trabajo de este tipo, teniendo
en cuenta la importancia que reviste esta documentacin para los usuarios
del archivo y lograr la mejor forma de preservarlos del uso peridico.

4- El depsito y la documentacin de la Divisin Colonia - Seccin Gobierno


(Sala IX).

4-A-Condiciones generales, contenido documental y nivel de descripcin.

El depsito de Sala IX (Divisin Colonia-Seccin Gobierno) pertenece


al departamento Documentos Escritos y en el se conservan 4.160 unidades
archivsticas, que, con un 80% en legajos y el restante 20% encuadernadas,
abarcan el perodo 1584-1821. Dicho depsito se encuentra ubicado en el 6
piso del edificio con una superficie total de 70mts cuadrados y ms de 500
metros lineales de documentacin en total.
La estructura del depsito es muy fuerte, con paredes y techos de
cemento y pisos de madera. Las estanteras son de hierro y tienen una altura
de 4,5 metros de altura.

12
En cuanto a la luz natural, los grandes ventanales dejan entrar
demasiada luz, siendo esto factor negativo para los documentos. Excesiva
luz provoca descoloramiento del papel y sequedad. Tambin el gran tamao
de las ventanas deja entrar mucho polvo y mas teniendo en cuenta la
polucin excesiva que existe en una de las avenidas principales de la capital
(Leandro N. Alem). Estn en marcha la instalacin en los ventanales de
buenos burletes para aislar el interior de la sala, dejando una circulacin de
aire constante y medida.
Como ya hemos dicho, la luz artificial es provista por tubos
fluorescentes, los cuales contienen rayos U.V. muy perjudiciales al contacto
con la celulosa del papel. Adems, este tipo de luz refracta calor debilitando
la estructura de las fibras.
Con respecto a la documentacin contenida es este depsito es la de
mayor valor histrico y la de mayor uso por parte de los investigadores que
concurren a nuestro archivo. Adems, debemos tener en cuenta que entre
sus series principales estn las ms antiguas que se conservan en el AGN,
junto con la documentacin de la Contadura Colonial (Sala XIII).
Entre las principales y valiosas series conservadas podemos
mencionar las Reales Cdulas y Ordenes, Bandos de Gobernadores y
Virreyes, Padrones, Registros de Navos, Juicios Civiles y Criminales,
Aduanas, Ordenes religiosas, Culto, Interior, Guerra y Marina,
Correspondencia de los Virreyes, Indios, Protocolos de Escribanos,
Comercio, Negros, Planos, Visitas, Intendencias, Comandancias de
Fronteras, entre otras.
La consulta sobre estos documentos es diaria y constante durante
todo el ao, ya sea por parte de investigadores nacionales como por
extranjeros de todo el mundo, adems de curiosos y autodidactas de la
historia y otras ciencias como la sociologa, economa, genealoga, entre
otras.
Con respecto a los auxiliares descriptivos con que cuentan estos
documentos, existe un catlogo de nombres y uno temtico de los
expedientes de gobierno. Sin embargo, los documentos simples como cartas
u oficios no estn descriptos en estos catlogos, lo que deja un porcentaje
no menor de documentos sin describir, que alcanzara un 50-60%. Existe
adems un Inventario General de unidades de conservacin por series y por
temas y nombres que sirve a modo de gua general de la sala. Adems, hay

13
otros auxiliares que describen en forma de catlogo algunas series de
relevancia, como las Reales Cdulas y Ordenes, Bandos, Tribunales,
registros de navos, padrones, etc.
Por lo visto, son importantes los auxiliares de descripcin que ayudan
a detectar con bastante precisin los legajos a consultar, aunque sera
importante un nuevo programa de descripcin profundo de muchas series
que no estn en su totalidad descriptas, alcanzado un porcentaje mayor al
40% de documentos sin identificar en la actualidad.
Analizando el soporte papel que contiene la informacin de la sala IX,
vemos que es de muy buena calidad, debido a que hasta bien entrado el
siglo XIX se utilizaban buenas pastas de trapo de lino, camo o algodn
para su fabricacin. Las fibras son largas y resistentes, con alto contenido
de celulosa natural y encoladas con engrudos vegetales o animales. Estos
componentes naturales de la gran mayora del papel de la sala han hecho
que la documentacin se haya conservado en muy buenas condiciones a
pesar de condiciones adversas de limpieza, guarda y manipulacin de la
misma, durante ms de 300- 400 aos de vida del documento.
Las tintas, en su mayora son de galotanato frrico o ferroglicas, que
eran las mas comunes usadas en la poca. Al cabo de cierto tiempo el
proceso de oxidacin hace que la tinta se torne azul oscura, aunque luego se
ennegrece y finalmente se vuelve color marrn muy caracterstico. En
ciertos documentos la composicin de la tinta tiene mucho hierro y ha
provocado la oxidacin del papel y agujereado el mismo en el lugar del trazo.
Esto se observa en los protocolos de Escribanos o en procesos judiciales,
sobre todo de los primeros aos del siglo XVII.
Esta importante masa documental necesita ser conservada en las
mejores condiciones posibles para que tengan una mayor duracin, siendo
en la actualidad la digitalizacin la forma mas adecuada para hacerlo. Sin
embargo, existen ciertas reservas con respecto a este ltimo soporte,
reservas que determinan que an hoy estos soportes no tengan el suficiente
arraigo en la comunidad archivstica para ser considerados los herederos
del papel, las cuales detallaremos a continuacin.

14
5- El soporte digital: Los problemas de uso y forma.

En los ltimos aos, la constante creacin de nuevos soportes


informticos est planteando interesantes soluciones a una mejor
conservacin del papel, permitiendo que la digitalizacin de los documentos
sea una va de difusin que permite la conexin de toda la informacin
contenida en los diferentes repositorios del mundo y a una mayor velocidad,
y no solo eso, sino que el documento digital est reemplazando al papel
como documento original.
Sin embargo, los soportes informticos plantean algunos problemas a
los archiveros en materia de valorizacin documental y del valor de prueba
que pueden tener estos soportes, entre otros inconvenientes no menores.
En relacin a esto ltimo, el problema radica en saber en que medida un
material virtual como el documento electrnico sirve como prueba de la
actuacin de una institucin en el devenir de sus acciones concretas y cual
es la procedencia de la informacin contenida. No debemos olvidar que la
archivstica centra su objeto de estudio en los archivos, y que estos deben
respetar el principio de procedencia y orden original de las instituciones
productoras.
Tambin estos nuevos formatos han producido un replanteo del valor
que tendrn en el futuro los archivos que podramos denominar comunes,
o sea los de soporte papel y los archivos audiovisuales, conformado por los
filmes, cintas de sonido y videos. As, el avance de la tecnologa digital es
tan acelerado, que estos ltimos soportes, que hasta hace unos aos eran
considerados modernos, se ven hoy sobrepasados por el CD, DVD, CD
ROM, entre otros.
Otra desventaja de estos soportes es la obsolescencia de los
materiales informticos y los cambios constantes de los hardwares y
softwares, que hacen imposible el mantenimiento y/o renovacin de este tipo
de soportes para dichos archivos. De ah que al plantearse la idea de
digitalizar se deben tener en cuenta este tipo de inconvenientes, factor que
en muchos de los casos no se considera, en el afn por mejorar el servicio
brindado por el archivo.
Un inconveniente no menor es la capacitacin del personal en tareas
de tipo informtico, ya que esto lleva a erogaciones que el archivo no tiene
previstas. De ah tambin que muchos de los proyectos de digitalizacin

15
que se llevan a cabo en la mayora de los archivos latinoamericanos, deban
ser hechos mediante el aporte de dinero por organizaciones internacionales,
universidades o fundaciones privadas, y que al ser terminado el trabajo se
retiran sin realizar posteriores aportes para el mantenimiento de lo ya
realizado.
El aspecto legal es otra traba a la digitalizacin. Los derechos de
propiedad deben estar bien claros, sino se puede estar a merced de
demandas judiciales. La ...autenticidad es la cualidad de un documento que
permite conocer a su autor y a la autoridad responsable de el, y adems el
lugar y la fecha de sus emisin.16 . En el papel estn muy claras estas
clusulas, pero no es tan claro en el soporte digital, donde en muchos casos
se puede llegar a alterar la informacin contenida.
En el caso de los archivos histricos, los problemas de validez legal
no se tienen en cuenta, ya que toda la documentacin que se conserva no
posee ya mas valor administrativo y es de consulta irrestricta.
Segn Vzquez17, es el estado el que debe promulgar normas claras
para establecer los requisitos que deben cumplir los documentos
electrnicos, magnticos o digitales para lograr validez y uniformidad de uso
de este nuevo soporte en el mundo de los archivos.
En relacin a su conservacin, los costos de almacenaje de estos
soportes en depsitos adecuados son elevados, factor prohibitivo para
muchos archivos, especialmente latinoamericanos. Probablemente, segn
afirman Fugueras y Cruz Mundet18, sea mas barato climatizar los depsitos
que conservan el soporte papel y utilizar papel permanente para los
documentos de de gran valor informativo, que tener que hacer inversiones
enormes y regulares para copiar en formato digital los documentos que se
van deteriorando.
En fin, los problemas planteados son variados y de difcil resolucin
para muchas instituciones que no estn preparadas para resolver problemas
tecnolgicos, humanos y presupuestarios que traen aparejados estos tipos
de soportes.

16
Vazquez Murillo, Manuel: Poltica de la Administracin de documentos y archivos. Crdoba, Instituto
Superior Bancario, 2003, p. 13.
17
Ibdem
18
Ramn Alberch Fugueras y Jos Ramn Cruz Mundet. Archvese!. Los documentos del poder.
El poder de los documentos. Alianza Editorial. Madrid, 1999. p. 194.

16
As, es difcil encontrar trabajos de digitalizacin a gran escala en
varios archivos nacionales de Latinoamrica, que hayan sido impulsados
por los propios estados nacionales. Esto se debe fundamentalmente al
desinters generalizado en los archivos por parte del estado y por la falta de
una poltica seria en esta materia, lo que ha llevado a la decadencia de
muchos archivos nacionales que en dcadas pasadas fueron rganos
rectores en materia archivstica. De todos modos existen en algunos de los
pases del cono sur honradas excepciones como algn archivo del Brasil, el
Archivo Nacional de Colombia, Per, Costa Rica o el Archivo Nacional de
Cuba.
El Archivo Nacional de Colombia, por ejemplo, ya ha iniciado hace
aos un trabajo serio de digitalizacin, que ha sido continuado en forma
lineal y sin prisa, pero que ya les ha permitido digitalizar unas 4 millones de
imgenes.
Este Archivo adquiri hace ya ms de diez aos un aplicativo
denominado ARCHI/Ges-ARCHI/Doc, que fue desarrollado por el Ministerio
de Cultura de Espaa para ser utilizado en el Archivo de Indias. Esta
aplicacin maneja dos mdulos: uno de bases de datos de texto, para el
catlogo descriptivo de documentos con la utilizacin de las normas de
descripcin archivsticas ISAD-G, y otro para bases de datos de imgenes
que luego el usuario puede manipular para cambiar el color y/o contrastes
de las tintas para tener una mejor lectura.
El almacenamiento lo hacen en CD-ROM y en estos momentos tienen
unos 25 fondos ya almacenados y en condiciones de uso por parte de los
usuarios. La captura de las imgenes se efecta con una cmara digital en
tonos de gris y dos escneres.
La consulta es solicitada por el usuario en la sala de consulta, el cual
lo hace a travs de una terminal. Al realizar el pedido, el personal a cargo del
servidor de imgenes introduce el CD pedido por el investigador y este lo
consulta en su mquina.
Adems, el archivo nacional de Colombia ha comenzado la digitalizacin de
su seccin Mapas y planos, con un total de 700 planos confeccionados hasta
hoy.

17
En fin, la tarea comenzada por este archivo hace ya ms de diez aos
contina y se va perfeccionado con el tiempo con seriedad y eficiencia,
teniendo el apoyo de autoridades serias y responsables19.
Tambin podemos mencionar los trabajos de digitalizacin del AGN de
Cuba, como por ejemplo lo relativo a documentos sobre esclavos, entre
otros.
En Argentina, el Archivo General de la Nacin a iniciado tareas de
digitalizacin a partir del ao 2002 mediante un convenio firmado con la
UNESCO, por el cual se deban digitalizar 500 documentos relativos a
esclavos. A partir de ese trabajo se crea el rea de digitalizacin en al ao
2004, aunque de manera no formal, la cual ha realizado diversas tareas, entre
las que podemos mencionar el escaneo de padrones coloniales, reales
cdulas y ordenes, efemrides argentinas, documentos de Ro Grande del
Sur, Entradas de pasajeros, fotografas, planos, entre otros. Adems, el rea
se ha abocado a la tarea de informatizar los inventarios y catlogos con que
cuenta el archivo para en un futuro aplicarlos en una pgina Web.
De todos modos, estos trabajos son muy embrionarios si tenemos en
cuenta la vastedad de documentos en diferentes soportes que conserva el
archivo. Sin embargo, el archivo debe abocarse en primer trmino por
mejorar las condiciones edilicias, de preservacin y catalogacin
documental, tareas fundamentales antes de comenzar a digitalizar en forma
completa sus acervos.
En este sentido, se han comenzado estudios del impacto ambiental en
los diferentes depsitos del archivo para mejorar las condiciones de
degradacin natural de los documentos en soporte papel, mediante un
estricto control de la humedad y la temperatura que permita identificar los
cambios de estas dos variables y su impacto sobre los documentos.
Siguiendo esta lnea, se han introducido reformas en la consulta de los
documentos, como por ejemplo la prohibicin del fotocopiado y la aplicacin
de un nuevo reglamento provisorio de consulta que prioriza la preservacin
del documento por sobre la difusin.
Prximamente se planea realizar un completo programa de
catalogacin que permita identificar en forma rpida las series documentales
resguardadas, haciendo que los usuarios soliciten la informacin necesaria
con precisin y en el menor tiempo posible de uso.
19
Agradezco los datos al archivero Mauricio Tovar, funcionario del Archivo Nacional de Colombia.

18
6- Algunas conclusiones.

Creados como instituciones con un fin netamente estatal, los archivos


adquirieron con los aos una funcin ms social y cultural, aunque siempre
ligados fuertemente a los vaivenes polticos de las naciones.
La creacin del Archivo General de la Nacin de Argentina fue un
avance notable en materia archivstica para la poca. Sin embargo, el
decreto de fundacin debera ser revalorizado con la creacin de un Sistema
Nacional de Archivos, en el cual el archivo funcione como rgano rector y
organizador.
El archivo debe iniciar en forma rpida un programa intensivo de
mejoramiento edilicio y de preservacin documental para salvaguardar sus
valiosos acervos.
En materia reprogrfica, la digitalizacin parece ser el medio mas
adecuado como forma de resguardo. Sin embargo, existen ciertas reservas
de parte de la comunidad archivstica con respecto al futuro de los archivos
digitalizados, sobre todo con ya planteados problemas presupuestarios, de
valor, procedencia y autenticidad.
La tarea de los archiveros en la actualidad consiste en plantearse la
necesidad de incorporar estos nuevos soportes al conjunto de la
documentacin ya resguardada, tratando de que toda esta informacin sirva
a los fines para los cuales fueron creados los archivos histricos: dar
prueba y testimonio del pasado.
Por otro lado, la digitalizacin en archivos sin una clara poltica de
conservacin y difusin documental, hace en extremo difcil que este tipo de
trabajos llegue a conocimiento de la mayor cantidad de usuarios posibles y
que tengan una continuacin a travs del tiempo.
La falta de recursos propios, as como la dificultad de reposicin
constante de tecnologa informtica complican, e incluso anulan, las
posibilidades de completar una vasta tarea de digitalizacin de los
numerosos fondos en soporte papel que conserva el AGN de Argentina.

19
En los archivos administrativos, en donde existe la tradicin de tirar
los papeles que ya fueron digitalizados, sin una previa seleccin de los
documentos de valor permanente, el trabajo consiste en determinar con
precisin que documentos deben ser confeccionados en papel y cuales
pueden ser electrnicos.
Como archiveros, debemos trabajar para que las autoridades
entiendan que la digitalizacin no es la salvadora de los problemas de
espacio de los archivos, sino una herramienta para la mejor conservacin y
difusin de los originales, pero que no debe remplazar a estos, debe
servirles de apoyo reprogrfico por lo menos hasta que en un futuro estos
reemplacen a aquellos.

Prof. Gustavo Fabin Alonso


AGN-Argentina

20
Bibliografa consultada.

-Actas del Congreso School of Scanning, sobre digitalizacin. Cuba, La

Habana, 2001.

-Agentes de deterioro del papel. Enmarcado de obras sobre soportes de

papel. En: Revista de conservacin del papel. Biblioteca del Congreso de la

Nacin. Ao 1, N1. Buenos Aires, 1996.

-Alberch Fugueras, Ramn y Cruz Mundet, Jos Ramn. Archvese!. Los

documentos del poder. El poder de los documentos. Alianza Editorial,

Madrid, 1999.

-Boro, Fernando. Curso de tecnologas en bibliotecas, archivos y museos.

Museo Etnogrfico, Mayo del 2005.

-Cook, Terry. Interaccin entre la teora y la prctica archivsticas desde la

publicacin del manual holands en 1898. Presentada en la tercera sesin

plenaria del 13 Congreso Internacional de Archivos. Beijing, 1996.

-Condiciones mnimas que deben cumplir el depsito de archivos desde el

punto de vista constructivo. Direccin General de Patrimonio Cultural.

Servicio de archivos y patrimonio documental. Comunidad de Madrid. S/F.

-Costain, Charlie. Plan para la preservacin de colecciones. En: revista

Apoyo 8:1, 1998.

-Ducheim, Michel. Las construcciones y equipos de archivos. Paris, Archivo

Nacional, 1982.

-El papel. Historia, su fabricacin, su uso. Escuela Grfica Salesiana.

Editorial Sarria, Barcelona, S/F.

-Faye, B. Los edificios de archivos. En: RUCIBA, vol. IV, n 2, Abril-Junio,

Paris, 1982, pp. 92-98.

-Foucault, Michel. Microfsica del poder. Madrid, Ed. La Piqueta, 1992.

-Foucault, Michel. La verdad y las formas jurdicas. Barcelona, Gedisa, 2000.

-Michel Foucault. Defender la sociedad. Fondo de Cultura Econmica.

Buenos Aires, 2000

-Gallardo-Taboada, R. Aspectos relativos a la construccin de edificios de

edificios. En: Memoria del seminario internacional. Las instalaciones y

edificios de archivos para la conservacin de documentos. San Jos de

Costa Rica. AGN, Julio de 1993, pp. 83-89 y 105-106.

-Garca Gil, Pilar. Tejiendo archivos: Lo que la www puede hacer por un

archivo. Texto de la ponencia presentada en el seminario virtual de

21
informacin para archivos, bibliotecas y nuseos. Marketing de servicios.

Publicado en revista Biblos, N 10.

-Laruccia, Nancy. (Indito). Optimizacin de la gestin documental mediante

la digitalizacin. Buenos Aires, 2002.

-Puglia, Steven. El costo de los proyectos de digitalizacin de imgenes.

Apoyo, 10: 1, 2000. Pp. 3 a 6.

-Ramn Alberch Fugueras y Jos Ramn Cruz Mundet. Archvese!. Los

documentos del poder. El poder de los documentos. Alianza Editorial.

Madrid, 1999.

-Strang, Thomas. Reduccin del riesgo producido por plagas en las

colecciones del patrimonio cultural. EN: Revista Apoyo, 5:2, 1994. Pp. 3-4.

-Vazquez Murillo, Manuel. Como seleccionar documentos de archivo.

Crdoba: ad Sidera, 2002.

-Vazquez Murillo, Manuel. Poltica de la Administracin de documentos y

archivos. Crdoba. Instituto Superior Bancario, 2003.

-Vias Torner, V. El papel como soporte de la escritura. En: PGI-84/WS/25,

pp. 2 a 22.

-Wagner, A. El acceso a los archivos. De las restricciones a la liberacin.

UNISIT. Programa UNESCO. 1985.

22