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entrevistas de la certificacin
IPMA
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ENFRENTARSE AL INFORME Y A LAS ENTREVISTAS DE LA
CERTIFICACIN IPMA
CONTENIDO
HABILIDAD
En esta Unidad Didctica debers realizar los siguientes ejercicios para desarrollar tus
habilidades profesionales:
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Comprendiendo el informe STAR
El informe STAR es un elemento que forma parte del proceso de evaluacin que siguen
los candidatos que aspiren a certificarse por IPMA en los niveles C, B o A.
Motivacin
El informe STAR que el candidato entrega antes de presentarse al examen servir como
material previo y complementario a dicha entrevista personal. A partir de l, los
evaluadores podrn:
hacerse una primera idea del entorno laboral del candidato y qu competencias ha
desarrollado en su experiencia profesional como director de proyectos
observar la correspondencia de los resultados del examen terico del candidato con
la experiencia que por otra parte alega a travs del informe STAR, lo que puede derivar
en aspectos a revisar en la entrevista
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Qu debe reflejar?
El informe STAR debe reflejar una serie de aspectos clave sobre el candidato, que se
pueden resumir en los siguientes:
Estos aspectos deben quedar reflejados de forma coherente en relacin tanto al nivel de
certificacin al que se aspira como a la autoevaluacin previa que se debe entregar.
Por lo tanto, es de esperar que el enfoque y contenido pueda variar en funcin del nivel
concreto de certificacin IPMA al que se aspire, ya que, por ejemplo, un director de carteras
debe demostrar ms que un director de programas, y a su vez ste ms que un director de
proyectos.
En qu grado?
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Queda claro, por lo tanto, que para un nivel C se exige solamente demostrar la
aplicacin de competencias en proyectos de complejidad limitada. Si el candidato aspira a
los niveles B o A, el nivel de exigencia ser mayor, desde proyectos complejos a programas
y/o carteras, debiendo adems demostrar dicha complejidad en trminos de gestin (un
proyecto complejo de gestionar, no es lo mismo que un proyecto tcnicamente complicado).
En qu proporcin y cuanta?
Por lo tanto, durante el examen, a cada candidato, segn el nivel de certificacin al que
aspire, se le exigir demostrar una ponderacin distinta de dichas competencias, tal y como se
muestra en la siguiente tabla:
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Competencias evaluadas IPMA-A IPMA-B IPMA-C
El informe STAR ser una de las bases de cara a esta evaluacin, pero en l se pide que
el candidato indique un nmero mayor de competencias de direccin de proyectos, al que de
alguna manera se han visto desafiadas durante su experiencia en el caso propuesto. El
nmero de competencias a reflejar en el informe STAR para cada nivel se puede ver en la
siguiente tabla:
Competencias a demostrar
IPMA-A IPMA-B IPMA-C
en el informe STAR
Tcnicas 16 14 12
Comportamiento 11 8 5
Contextuales 8 6 4
Totales 35 28 21
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Con qu nivel de excelencia?
Conocimiento 7 6 5 4
Experiencia 7 6 4 opcional
El nivel mnimo esperado para cada nivel de certificacin sobre cada competencia se
puede ver en las tablas anexas 4.1 a 4.3 de la NCB.
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Con qu enfoque?
Esto se puede ilustrar tomando como ejemplo la competencia tcnica 1.15 Cambios. A la
hora de que el candidato describa cmo ha aplicado y desarrollado esta competencia:
Debe ser capaz de identificar una situacin concreta en la que la competencia estuvo
involucrada, que generalmente parte de algn tipo de problema o necesidad.
Durante la aplicacin de esta competencia, probablemente el candidato siguiera alguno
de los posibles pasos que la NCB ya contempla, y puede reflejar su aplicacin a travs
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de alguno de ellos, como la identificacin de todos los cambios propuestos o la
documentacin de las lecciones aprendidas.
En algn momento, como parte de este proceso, el candidato puede razonar que fue
importante considerar conceptos tales como las solicitudes de cambio.
El candidato debe tener en mente que para un nivel C, sobre esta competencia, lo que
se exige es que haya dirigido con xito los cambios de un proyecto de complejidad
limitada.
Era necesario acometer ciertos cambios en el alcance y en el plazo y detect que no exista
un procedimiento adecuado para la solicitud de cambios, porque no quedaba claro quin deba
autorizar o rechazar los distintos tipos de cambios y con qu criterios. Por lo tanto, modifiqu
los procedimientos oportunos dentro del proyecto que yo diriga para considerar estos
aspectos de manera que a partir de entonces se involucrara a las autoridades de cambios.
Durante el resto del proyecto supervis el cumplimiento de este nuevo procedimiento y
finalmente lo document entre las lecciones aprendidas.
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Estructura y contenido del informe STAR
La estructura del informe se divide en varias secciones, cuya extensin est limitada:
Entorno empresarial
Esta primera seccin del informe debe describir el entorno laboral en el que el
candidato se ha movido y en el que ha desarrollado sus competencias de direccin para el
proyecto, programa o cartera que alega para acreditar su experiencia.
La empresa y su negocio
Sus funciones dentro de la empresa
Relevancia del proyecto, programa o cartera en la empresa
Tipos de proyectos que realiza la empresa
Compromiso de la direccin en el desarrollo de competencias
Contexto del cliente
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Descripcin de la Empresa
A continuacin se puede ver un ejemplo del contenido que podra tener en esta
subseccin:
Funciones en la Empresa
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A continuacin se puede ver un ejemplo del contenido que podra tener esta subseccin:
Jefe de proyectos:
o Direccin y coordinacin tcnica/administrativa de proyectos de I+D+i (trabajo
en varios proyectos de forma simultnea).
o Redaccin/elaboracin de propuestas/ofertas.
o Planificacin de los proyectos en trminos de alcance, plazo, coste y calidad.
o Organizacin del personal asignado al proyecto, reparto de tareas.
o Seguimiento del proyecto:
o Control de las lneas base
o Realizacin de informes de progreso
o Comunicacin del desempeo
o Gestin de socios/interesados
o Gestin de riesgos
o Planificacin de las adquisiciones
o Difusin de resultados al exterior.
o Cierre tcnico y administrativo del proyecto. Lecciones aprendidas y liberacin
del personal.
Responsable de Factor crtico de Vigilancia Tecnolgica: anlisis, evaluacin,
categorizacin y filtrado intermedio de resultados de vigilancia tecnolgica relativa a
redes de comunicaciones en funcin de las lneas estratgicas de ASDF.
Responsable de compras de equipos electrnicos: asesoramiento en las compras
de equipos de comunicaciones y electrnicos, as como aseguramiento del cumplimiento
de requisitos tcnicos por parte de los mismos.
Consultor tecnolgico: miembro de equipo de proyecto, realizando estudios
tecnolgicos, diseo y modelado de sistemas, desarrollo de software, pruebas de
laboratorio, etc.
En esta sub-seccin debe explicarse cul era la relevancia del proyecto, programa o
cartera dentro de la organizacin. Se debe comprender que el contexto en el que el
candidato se movi diferir en funcin de ello.
Por ejemplo, el contexto de dirigir un proyecto estratgico clave dentro de una de las
principales lneas de negocio de la empresa para un cliente importante ser distinto al de un
proyecto interno que busca crear nuevo conocimiento en un departamento.
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A continuacin se puede ver un ejemplo del contenido que podra encajar en esta
seccin:
Una de las lneas estratgicas de ASDF eran las Smart Grids (redes elctricas inteligentes) y la
eficiencia energtica, y que estaba alineada con las tendencias marcadas tanto por la Comisin
Europea como por Espaa. Dentro de esta lnea de trabajo se abordaron con antelacin
proyectos relativos a la gestin activa de la demanda elctrica residencial (proyecto X), al
autoabastecimiento energtico de ncleos rurales (proyecto Y) y el caso al que hace referencia
este informe: la integracin del vehculo elctrico (proyecto Z).
A continuacin se puede ver un ejemplo del contenido que podra encajar en esta
seccin:
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Por ello, en este apartado se debe explicar cul era la cultura correspondiente de la
organizacin en el momento en el que el candidato realiz la actividad a la que se est
refiriendo el informe. Cabe considerar aspectos tales como la organizacin interna por
proyectos, programas o carteras, la implicacin de la direccin, la confianza depositada en el
candidato por sta, las posibilidades de formacin, etc.
Como director de proyecto, no tiene delegadas todas las funciones, lo que en muchas
ocasiones limita su rango de accin e impide o entorpece la realizacin de algunas de
sus funciones.
No se da formacin interna alguna ni existen planes de carrera o desarrollo
personal/profesional, por lo que la evolucin es muy difcil y se produce nicamente en
base a la experiencia que se van adquiriendo progresivamente.
De forma excepcional, se permite cierta flexibilidad para que los miembros de la plantilla
puedan conciliar su trabajo con formacin que decidan acometer por cuenta propia.
Se debe describir quien era el cliente o clientes del proyecto, programa o cartera,
lo cual puede hacerse en funcin de:
A continuacin se puede ver un ejemplo del contenido que podra encajar en esta
seccin:
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El cliente del programa P, del cual el proyecto Z forma parte, es la Agencia AGEN, que invierte
en una serie de lneas de I+D+i que considera estratgicas por su alineamiento con las
estrategias nacionales y europeas y por la situacin particular de la regin R.
Por su parte, ASDF, como empresa en la que se desarrolla el proyecto Z, tambin se puede
considerar cliente de cara a los resultados y beneficios que este proyecto pueda arrojar de
forma interna, tales como: nuevos productos, beneficios econmicos, evolucin en el know-
how y las capacidades de la plantilla (los activos de la organizacin), establecimiento de
nuevas relaciones con futuros socios, etc.
Los aspectos a tener en cuenta para ello son, como mnimo, los siguientes cuatro:
antecedentes
marco
objetivos
alcance
Antecedentes
Por ejemplo, puede ser una extensin de un proyecto anterior, una ampliacin, un
complemento estratgico de un programa de proyectos ya en marcha, una nueva lnea de
trabajo resultado de un conjunto de decisiones tomadas por la direccin, etc.
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A continuacin se puede ver un ejemplo de contenido para esta seccin:
El principal antecedente del proyecto Z fue el proyecto G, realizado durante los 3 aos
anteriores. Es un antecedente importante tanto a nivel tecnolgico, por estar enmarcado en la
misma lnea de trabajo que el proyecto Z, como a nivel de desarrollo personal, pues en l
comenc a trabajar como tcnico-consultor, acab al frente del mismo como jefe de proyecto,
y finalmente tambin en el proyecto Z.
El marco del proyecto, programa o cartera est en parte relacionado con sus
antecedentes, pero implica otros aspectos que conforman todo su entorno o ambiente, tales
como la estrategia, programa o cartera de los que forma parte (en funcin de lo que se hable),
el marco legal en el que se ha desarrollado, el marco empresarial, financiero, geogrfico, etc.
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Objetivos
En este subapartado se deben describir los objetivos perseguidos por el proyecto. Los
objetivos deben ser concretos y cuantificables, de forma que pueda siempre medirse y
evaluarse su cumplimiento de forma totalmente objetiva.
Alcance
El alcance del proyecto se puede entender como un sumario del trabajo a realizar. Para
detallarlo, el modelo de informe recomienda hablar de clases, categora, complejidad de cada
uno de sus aspectos.
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Componentes del alcance Clase Categora Complejidad
Innovacin
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Descripcin del proyecto y su planificacin
Como nota adicional incluida en el propio documento modelo, se recuerda que Los
mtodos aplicados (en la planificacin del Proyecto) pueden ser presentados de acuerdo con el
orden expuesto en el Cap.3 de la NCB-Gua para la competencia en direccin de proyectos (3
mbitos y 46 elementos de competencia).
Configuracin
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Proyecto Z
CONFIGURACION DEL
PROYECTO
Evento inicial del proyecto: Fecha de inicio del proyecto:
Indirectos 35.389,19
TOTAL 186.571,32
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Propietario del proyecto: Director del proyecto:
<Nombre persona>, (Propietarios del Proyecto interno/externo) <Nombre persona>, (Director del Proyecto)
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Anlisis del ambiente
Proyecto Z
TABLA DEL CONTEXTO DEL PROYECTO
Contexto/ Relacin entre las partes involucradas Medidas adoptadas Codgo WBS
(stakeholders)
Ambiente
(potencial/conflictiva)
Potencial: expertos y con buena relacin personal. Anticipacin a las acciones de otras empresas y
Colaboracin Tareas en
Conflictiva: intereses regidos por otras compaas. sus jefes de proyecto. Dialogar para buscar
con los socios colaboracin
Bajo las rdenes de otros jefes de proyecto. puntos de inters comn. Negociacin.
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Proyecto Z GRFICO DEL CONTEXTO
DEL PROYECTO
Agencia AGN
Programa P
Ao 2011
Fundacin ASDF Fundacin CCC
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Organigrama
Proyecto Z
ORGANIZACIN DEL PROYECTO
Funciones en el Responsabilidades/
Nombre
proyecto
Habilidades
Responsables
Tareas administrativas (contabilidad) <Nombres>
administrativos
Existen diversas formas de representar esto, como por ejemplo la figura mostrada a
continuacin:
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PT 1 - Coordinacin
PT 3
Anlisis de experiencias V2G
Modelos de
comportamiento
energtico
PT 6
Simulacin y
PT 2
PT 4 anlisis de
Modelos de informacin resultados
PT 5
Arquitectura del smart grid
PT 7 - Difusin
Diagrama de Gantt
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Tabla de responsabilidades
Ntese el significado otorgado a cada una de las letras para este ejemplo concreto:
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Proyecto Z
TABLA DE RESPONSABILIDADES EN EL PROYECTO
Funciones y contexto/ambiente
(equipo proyecto)
(equipo proyecto)
(equipo proyecto)
(equipo externo)
(equipo externo)
(equipo externo)
Cdigo de WBS
<Candidato>
<Persona 1>
<Persona 2>
<Equipo 1>
<Equipo 2>
<Equipo 3>
<Equipo 4>
<Equipo 5>
<Equipo 5>
Identificacin del trabajo/ tarea
Por otra parte, al hablar de planificacin temporal, pueden entenderse dos cosas
distintas: la duracin, y el trabajo o esfuerzo. Ambas estn relacionadas por el porcentaje
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de dedicacin que cada recurso tenga en cada tarea. El modelo no especifica a qu referirse
para completar la tabla, por lo que se presupone libre.
Proyecto Z
PLANIFICACIN DE LOS RECURSOS (trabajo)
<Candidato> 30 30 28 -2
1.2 Gestin del proyecto
<Director Dpto> 5 5 5 0
<Candidato> 15 15 9 -6
Estudio del estado del arte en proyectos e
2.1
iniciativas V2G
<Persona 2> 15 15 25 10
<Persona 2> 5 5 1 -4
<Hardware de
20 20 19 -1
computacin 1>
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Planificacin de coste/presupuesto
Personal
Material
Servicios externos
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Otros
Total
Personal
Material
Servicios externos
Otros
Total
Informe de estado
El candidato habr realizado las actividades de control y seguimiento con sus propias
herramientas, procedimientos y plantillas de su organizacin. El documento modelo propone
una tabla en la que se pueden recoger una serie de aspectos fundamentales relativos a este
tipo de actividades, como son:
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Estado en cuanto a recursos y presupuesto: utilizacin, retraso o liberacin de recursos
(humanos o materiales), y evolucin del coste real frente al presupuesto.
Estado del contexto:
Estado de la organizacin:
Adems, para cada uno de estos aspectos, el candidato debe indicar qu acciones,
procedimientos o herramientas llev a cabo o utiliz para obtener la informacin reflejada.
1) Estado general:
Proyecto en crisis
Proyecto en dificultades
Progreso adecuado de las tareas individuales
Proyecto de acuerdo al plan Pequeos retrasos en las tareas que dependen de ITCL
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5) Estado de los recursos/presupuesto Actividades realizadas:
Personal: se han liberado recursos que no sern necesarios. Se prev completar el Replanificacin de recursos
alcance con ahorro sobre el presupuesto. frente a cambios
Equipamiento: no se consumir la partida para comprar un servidor, se reutilizar Modificacin de datos en la
un equipo liberado de otro proyecto. plataforma de gestin
6) Estado del contexto Actividades realizadas:
El contacto con los colaboradores del proyecto no es fcil, pero se han identificado Comunicacin con
las personas responsables y los canales comienzan a funcionar. interesados
Los movimientos del consorcio son lentos, se intenta coger la iniciativa y tratar los Implicacin de la direccin
asuntos con antelacin. de la organizacin
Existe buen ambiente de compaerismo en el equipo del proyecto. permanente
Gestin de equipos: tensin -
relajacin
7) Estado de la cultura de la Organizacin (interna y externa) Actividades realizadas:
Se han mejorado las competencias del personal. Implicacin de la direccin
Se procedimenta la gestin documental. de la organizacin
permanente
Se procedimentan los informes de seguimiento a direccin.
Documentacin
Se han sugerido aspectos mejorables de la plataforma interna de gestin para
facilitar las labores del jefe de proyecto. Lecciones aprendidas
Actualizacin de los activos
de la organizacin
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Desafos de direccin de proyectos
Es uno de los captulos ms importantes del informe STAR, ya que es el que de una
forma ms explcita debe reflejar la puesta en prctica de las competencias del candidato
para afrontar las situaciones y desafos que se en su momento se le presentaran.
Competencias a demostrar
IPMA-A IPMA-B IPMA-C
en el informe STAR
Tcnicas 16 14 12
Comportamiento 11 8 5
Contextuales 8 6 4
Competencias Totales 35 28 21
Si bien existen dos formas de enfocar este apartado, que se vern a continuacin, la
estructura de redaccin que el candidato debe utilizar para describir los desafos a los que
se enfrent es la siguiente de acuerdo con el mtodo STAR:
Los dos enfoques posibles para plasmar la aplicacin de las competencias son los
siguientes:
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En funcin de una situacin compleja: generalmente una situacin compleja exige
poner en juego ms de una sola competencia, por lo que en este enfoque utilizara una
misma situacin para describir la puesta en marcha de varias competencias.
Una combinacin de ambos enfoques tambin puede ser compatible con la elaboracin
de esta seccin. En cualquier caso, los elementos de competencia slo contarn una vez
para la evaluacin, aunque se repitan en varios puntos.
El propio documento modelo incluye detalles adicionales sobre todos estos aspectos.
En funcin de competencias
Con este enfoque se recorrern una a una las competencias a incluir en el informe,
identificando para cada una qu situacin se present, motivando su puesta en prctica, qu
acciones tomo el candidato en relacin a dicha competencia para afrontar esa situacin, y cul
fue la evolucin o el desenlace de la misma tras ello.
Este enfoque puede en ocasiones ser el ms sencillo de acometer por el candidato en una
primera aproximacin a la redaccin de este apartado, ya que adems permite controlar
fcilmente las competencias que se van cubriendo.
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Despus, organic reuniones de consulta y generacin de ideas con tcnicos
especializados en la materia que abordaba el proyecto, en las que todas las ideas eran
tenidas en cuenta y yo animaba a proponer soluciones para los obstculos que iban
apareciendo.
Adems, tuve en cuenta las lneas estratgicas definidas por la organizacin y la cabida
que este proyecto podra tener en ellas, lo cual tuve que consensuar con el Director del
Departamento donde yo me encontraba, iniciando por mi parte reuniones con l para
conseguir su implicacin en el mismo.
Con la informacin recopilada, plante y defin unos objetivos y requisitos que plasm en
la propuesta del proyecto. Estos objetivos ya eran innovadores, medibles, detallados,
alcanzables, consensuados y alineados con los intereses de mi organizacin. Durante la
gestin del proyecto control la consecucin de los objetivos y constat el cumplimiento
de prcticamente la totalidad de los mismos.
Por una parte, el proyecto que propuse y gestion se enmarcaba dentro de un programa
de proyectos, donde cada uno deba tener un objetivo significativo dentro de un mbito
concreto.
Por otra parte, el proyecto asignado a mi empresa deba alinearse con el programa de
proyectos de la lnea estratgica en la que yo me encontraba.
La idea inicial que lleg hasta m no tena una orientacin clara hacia ninguno de estos
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programas. Desde mi posicin, trabaj recopilando la opinin de tcnicos expertos y con
el apoyo de la Direccin del Departamento para conseguir una propuesta innovadora que
se alineara tanto con el programa de proyectos como con la lnea estratgica de mi
empresa.
Ms adelante, durante todo el ciclo de vida del proyecto, mantuve el inters por conocer
los resultados de los otros subproyectos, aportar lo necesario de cara a su validacin, y
realizar la difusin de nuestros propios resultados y sus implicaciones.
En el cierre del proyecto, realic un catlogo interno de futuras lneas de trabajo que
pas a formar parte de los activos de la empresa y poda ser utilizado como base para el
lanzamiento de nuevos proyectos dentro de la misma lnea. Es decir, poder dar
continuidad al programa interno.
Con este enfoque se utiliza una misma situacin que por su complejidad involucra
varias dimensiones, para explicar de una vez el desempeo de diversas competencias
tcnicas, de comportamiento o contextuales.
Lider el proceso delegando tareas, implicando a los miembros del equipo y con una idea
clara la actuacin con un control de la situacin en un contexto de crisis salvaguardando
los inters de mi cliente mediante la transparencia y honestidad de dar toda la informacin
conocida a los diferentes agentes intervinientes durante el proceso, con una comunicacin
permanente y una actitud abierta a los opiniones de los dems, conociendo todos los
riesgos existentes por la decisin de comenzar los trabajos, de la ejecucin y de los posteriores
por la paralizacin orientado a la obtencin de resultados. Ello fue posible tras la consulta
y la reunin mantenida con las partes donde llegamos a puntos comunes y negociamos las
funciones, responsabilidades y los riesgos que ramos capaces de afrontar cada una de las
partes en este momento de crisis para no detener el proyecto e intentar conseguir los
objetivos desde un punto de vista tico intachable.
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Resumen final
En este apartado, con una extensin de entre 1 y 2 pginas, el candidato debe hacer un
resumen de la gestin de los desafos de direccin de proyectos que ha presentado, y sobre
todo, reflexionar acerca de las lecciones aprendidas que dichos desafos le han
proporcionado.
Anexos
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Posibles planes adicionales si estn disponibles
Informacin de la empresa y/o documentos adicionales del proyecto
Actas, informes, etc.
Certificados, documentos acreditativos firmados por la direccin de la empresa, etc.
La extensin de esta seccin tiene unos lmites variables en funcin del nivel de
certificacin al que aspire el candidato:
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Entrevista
La entrevista es una parte del proceso de certificacin en la que los evaluadores hacen
preguntas al candidato. Estas preguntas han sido preparadas previamente y estn
relacionadas con el informe, la autoevaluacin y en ciertas ocasiones pueden versar sobre el
examen escrito, el taller o las referencias.
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Consejos para afrontar la entrevista
A continuacin se exponen una serie de consejos para afrontar la entrevista con xito.
Estos consejos estn relacionados con distintos aspectos:
Forma de vestir
Posicin y forma de actuar
Forma de vestir
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Conviene no estar recostado sobre la mesa, o demasiado tumbado en la silla, porque
puede dar sensacin de tensin en unos casos o de demasiada relajacin en otros, y en
cualquier caso porque impide el movimiento natural de las manos con el que poder
expresarse.
Al ser una situacin que no conocemos es posible estar nervioso y que esto conlleve
gesticular exageradamente con las manos, mover en exceso los pies o las piernas, jugar
con el bolgrafo o con anillos, o golpear stos contra la mesa dando lugar a una mala
sensacin que puede llegar a molestar al tribunal. Todo esto se debe evitar.
Mantener una posicin natural apropiada.
Para conseguir una posicin natural apropiada, es recomendable recurrir a una tcnica
muy utilizada por los presentadores de televisin, que consiste simplemente en sentarse en
el borde de la silla. Al sentarse en el borde de la silla y poner los pies paralelos, el resto del
cuerpo toma una posicin natural de forma sencilla, permaneciendo erguidos y pudiendo
mover las manos de forma espontnea en caso de que sea necesario.
Otros aspectos que estn relacionados con la actitud con la que el candidato debe
afrontar la entrevista, son los siguientes:
Transmitir seguridad
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Visualizacin: das antes de la entrevista, imaginarnos esa entrevista. Evidentemente
no se conoce el lugar, ni quienes van a ser los evaluadores, pero s sabemos que van a
ser personas, que van a estar sentados en frente de nosotros y podemos imaginarnos
cmo estn vestidos, cmo se comportan, como nos estn haciendo las preguntas y
cmo respondemos nosotros a esas preguntas. Con esto se consigue afrontar una
situacin nueva, puesto que no se realizan entrevistas de este tipo a menudo, de una
forma ms tranquila y relajada, puesto que deja de ser nueva y se evita la tensin que
conlleva el enfrentarse a una situacin desconocida por primera vez. La hemos
visualizado, nos hemos imaginado a nosotros mismos respondiendo a esas preguntas y
por lo tanto mentalmente ya hemos hecho la entrevista varias veces.
Contextualizar. Es importante contextualizar lo que es la entrevista en s. Esto significa
que no hay que darle, por supuesto, menos importancia de la que se merece, porque es
un acto significativo que nos va a permitir certificarnos en Direccin de Proyectos, pero
tampoco hay que darle ms importancia de la que tiene. Se debe analizar racionalmente
la situacin: se tiene delante a los evaluadores, que son personas como nosotros, que
van a hacer una serie de preguntas sobre nuestros proyectos, temas que conocemos y
sobre los que tenemos experiencia. Adems se puede afirmar que, al hacer el curso se
tiene formacin ms que suficiente para abordar desde el punto de vista de los
conocimientos, la entrevista. Y tenemos la experiencia suficiente porque hemos
trabajado en proyectos y de hecho el nivel al que se presente el candidato estar de
acuerdo con la experiencia que tenga para dirigir proyectos.
No anunciarlo. No hace falta anunciarlo y decirle a todos nuestros familiares, amigos y
conocidos que tal da se va a realizar la prueba, porque esto contribuye a tener ms
presin, puesto que estos amigos preguntarn por el tema. Lo aconsejable es decrselo a
la menor cantidad posible de gente y una vez superada la prueba, ya s comentarlo con
familiares y amigos con tranquilidad.
Para todo aquel candidato para el que estas tcnicas no sean suficientes y todava tenga
problemas para relajarse, que piense qu es lo ms grave que puede ocurrir en esta
entrevista. Lo mximo que puede ocurrir es que se suspenda y que tenga que hacer la
entrevista en otra ocasin. Sabiendo que esto es lo ms grave que puede llegar a ocurrir, eso
debe contribuir tambin a relajarse.
Mantener la presin
Es sabido por todos, que en esta entrevista se evalan muchas de las competencias de
comportamiento, y precisamente intentando forzar algunas de estas situaciones conflictivas, lo
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que se pretende es poner a prueba la capacidad del candidato de mantener la calma, su
capacidad de seguir razonando incluso en situaciones que pueden ser tensas. Por ello el
candidato no debe perder nunca la calma, y siempre con tranquilidad exponer sus
razonamientos, volverlos a exponer desde otro punto de vista incluso si es necesario porque
hay repreguntas, pero manteniendo la tranquilidad en todo momento.
Para esto los evaluadores, hacen preguntas, y los tipos de preguntas que los evaluadores
hacen son las siguientes:
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Esquema para razonamiento
Por ejemplo:
Haba un problema con los proveedores, varios de ellos siempre nos servan fuera de
plazo y esto tena unas consecuencias importantes en forma de retrasos en nuestros proyectos
porque adems, no avisaban con antelacin de cuando se iba a producir ese retraso. Como
consecuencia de esto, llam y me reun con los proveedores, les expuse que la situacin era
insostenible para nosotros, les hice conscientes de los problemas econmicos que conllevaban
para nuestra organizacin esos retrasos, les dije las consecuencias econmicas que podran
tener ellos segn contratos, y que por favor avisasen con tiempo, en caso de que hubiera
alguna previsin del retraso. Como consecuencia de esto, la reunin tuvo un efecto motivador
en los proveedores, y a partir de entonces, si mal no recuerdo, todas las entregas se hicieron
en plazo, exceptuando una de la que nos avisaron con suficiente antelacin y pudimos
entonces reorganizar nuestras actividades para que no daase al proyecto
Es conveniente hablar en primera persona del singular. Aunque muchas veces pueda
resultar forzado, se debe usar el yo o simplemente: hice, convoqu, negoci, llam,
planifiqu, consult, etc. Se est evaluando lo que hizo el propio candidato, se est evaluando
cmo puso en juego sus competencias, no se est evaluando a su equipo o a los stakeholders
del proyecto, por lo tanto el candidato debe poner de manifiesto que fue l quien lo hizo, lo
resolvi o lo llev a cabo.
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Si resulta que en ese proyecto, ha habido alguna competencia que no se ha tenido
que poner en juego, se puede entonces comentar que en ese proyecto no fue necesario
pero que en otros proyectos s se utiliz o se puso en prctica.
En muchos casos en este punto est la diferencia entre una buena y una mala entrevista.
El lenguaje usado en la entrevista debe utilizar todo lo aprendido, todos los trminos y
vocabulario que se han estudiado durante el estudio de la disciplina de Direccin de Proyectos.
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ENFRENTARSE AL INFORME Y A LAS ENTREVISTAS DE LA
CERTIFICACIN IPMA
Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra est protegido por la Ley. Queda prohibida
toda reproduccin total o parcial de la obra por cualquier medio o procedimiento sin autorizacin previa.
TTULO DE LA UD
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toda reproduccin total o parcial de la obra por cualquier medio o procedimiento sin autorizacin previa.