Cristhian Castillo M.

MBA(c)/MSc/Ingeniero
PROJECT MANAGEMENT

NACIMIENTO DE UN PROYECTO

1. Cul es el problema u oportunidad?

Primordial resulta en esta etapa la evaluacin econmica del
proyecto, el xito o fracaso de un ste depende en gran medida,
de su grado de evaluacin, que no es otra cosa que la valoracin
de sus riesgos, gastos, beneficios, recursos y elementos que
influirn a lo largo de su desarrollo. Todo proceso de evaluacin
implica situarse en escenarios hipotticos y el objetivo es poner el proyecto en dichos escenarios, a
la vez que planteamos los retos que ello implica para el cumplimiento de las metas, lo deber
conversar estratgicamente con el presupuesto.

El nivel de riesgo, habla de incluir en nuestros escenarios las probabilidades de que los flujos de caja
se cumplan, por lo que luego de un anlisis de sensibilidad se evala la probabilidad de que los
elementos ms significativos de este anlisis nos muestren tres escenarios (el menos auspicioso, lo
esperado (caso base) y el mejor escenario), con esta informacin el proyecto deber de contar con
un plan de riesgos, que haga seguimiento a ste en cada una de sus etapas para ir actualizando la
evaluacin e ir tomando las medidas (planes de accin confeccionados por escenario posible) que
nos permitan realinearnos en caso de una desviacin negativa (de perdidas). Por lo tanto, nos
permite ampliar nuestra visin respecto del proyecto, independiente de un VAN y TIR adecuados,
deben de ser evaluados a un nivel estratgico dentro de la organizacin, pensando en la capacidad
de apalancamiento de la empresa, de pago de deuda y flujo de efectivos.

El VAN indica los mejores proyectos, pero no la mejor cartera de inversiones (grupo de proyectos),
para esto se utiliza el ndice de Rentabilidad (IR). Dado que los recursos son siempre limitados, slo
se eligen las oportunidades de inversin con el IR ms alto, de modo que el grupo de inversiones
pueda dar el VAN ms elevado posible en su conjunto para los inversionistas.

El presupuesto por su parte comunica, por lo tanto, cada rea de la empresa debe realizar de
manera profunda y estudiada el suyo, debiendo estar previamente determinados los criterios que
se deben seguir para su confeccin. Es esencial entonces, que la iniciacin del proceso se realice de

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forma coordinada entre los diferentes departamentos, para as poder conjugar la visin global de la
empresa con la visin ms especfica de cada rea.

La direccin gerencial al clarificar la orientacin de la empresa a corto y largo plazo, fijar los
objetivos globales que se perseguirn en este contexto. Por lo que, cuando una empresa no tiene
los recursos para cumplir con alguno de sus compromisos, lo ms probable es que estos no estn
dentro de las prioridades de la empresa, lo que de no haber sido analizado estratgicamente puede
llegar a costar el proyecto en s, es decir, su quiebre.

2. Identificacin de Responsables/Stakeholders/Involucrados.

3. Procesos comprendidos: Operaciones/Mantenimiento/Ingeniera/Compras/Permisos/Etc.

ETAPAS DE UN PROYECTO

El macro ciclo de los proyectos est compuesto por las siguientes etapas: Ingeniera de Perfil,
Prefactibilidad (Ingeniera Conceptual), Factibilidad (Ingeniera Bsica), Ingeniera de Detalle,
Ejecucin y Operacin. Entre una y otra fase se generan las inter etapas, para los procesos de
revisiones y aprobaciones.

1. Ingeniera de Perfil Etapa de identificacin de las oportunidades para el desarrollo de los

proyectos.
2. Prefactibilidad (Ingeniera Conceptual) Etapa de generacin y seleccin de alternativas de
proyectos.
3. Factibilidad (Ingeniera Bsica) Etapa de desarrollo de la alternativa seleccionada.
4. Ingeniera de Detalle Etapa que completa el diseo detallado del activo que se va a
construir.
5. Ejecucin (Inversin) Etapa de construccin, montaje y puesta en marcha del nuevo activo,
donde se busca capturar la promesa ofrecida privilegiando los aspectos plazo, costo, calidad
y sustentabilidad.
6. Operacin Etapa en que el nuevo activo entra en produccin, siendo operado de acuerdo
con el diseo del proyecto.

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificacin, ejecucin,
seguimiento y cierre.

I. INICIO

Cul es el objetivo de la fase de inicio:

Definir el alcance (definicin clara del producto, servicio o resultado que obtendremos
con la ejecucin del Proyecto).
Alinear las expectativas de los stakeholders con el propsito del proyecto.

Documentos esenciales durante esta etapa:

Caso de negocio/ Plan de proyecto.

Alcance de proyecto.
Project chrter.
Estudio de viabilidad.
Check list revisin etapa.
II. PLANIFICACIN

Cul es el objetivo de la fase de planificacin:

Establecer el alcance total del esfuerzo.

Definir y refinar los objetivos.
Planear el curso de accin necesario para alcanzar dichos objetivos.
Prever qu documentacin se utilizar para llevar a cabo el proyecto.

Documentos esenciales durante esta etapa:

Plan de proyecto.
Plan de comunicacin.
Plan de gestin de recursos.
Plan de gestin financiera.
Plan de gestin de la calidad.
Plan de gestin del riesgo.
Plan de aceptacin.

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III. EJECUCIN

Cul es el objetivo de la fase de ejecucin:

Reforzar la comprensin de la meta de proyecto y los objetivos especficos por parte

de todos los participantes.
Fomentar la buena comunicacin entre las distintas partes interesadas.
Potenciar la responsabilidad individual.
Asegurar la aceptacin del proyecto.
Cumplir con los plazos fijados en las condiciones estimadas de uso de recursos y
presupuesto, entregando productos de calidad.

Documentos esenciales durante esta etapa:

Informe de progreso.
Minutas de las reuniones.
Reporting de desviaciones, propuestas de cambio y aceptacin.
IV. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Cul es el objetivo de la fase de seguimiento y control:

Detectar desviaciones.
Actualizar el plan de gestin del riesgo.
Prever las medidas correctoras a tomar en cada caso.
Preparar un plan de contingencias.

Documentos esenciales durante esta etapa:

Checklist revisiones de cada fase.

Plan de gestin del riesgo (para su actualizacin, caso de ser necesario).
Comunicacin de desviaciones detectadas.
Comunicacin de acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su plazo.
V. CIERRE

Cul es el objetivo de la fase de cierre:

Lograr la aceptacin de los entregables.

Obtener la firma de los documentos de cierre.

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Documentos esenciales durante esta etapa:

Informe de cierre de proyecto.

Revisin post implementaciones.
Aceptacin y entrega de proyecto.
Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o
informacional.

PROCESO DE GESTIN DE PROYECTOS

La gestin de proyectos es una disciplina formal de la gestin empresarial mediante la cual los
proyectos se planifican y se ejecutan siguiendo un proceso sistemtico, repetitivo y escalable.
Definamos un proyecto como: Un conjunto nico de actividades destinadas a producir un resultado
definido dentro de un plazo establecido, utilizando para ello una asignacin especfica de recursos.

Puesto que un proyecto est limitado por sus resultados, tiempo y recursos, a menudo es necesario
hacer un equilibrio compensatorio (tradeoff) entre esos tres elementos (o parmetros). Por tanto,
la gestin de proyectos es el proceso de crear datos esenciales y sistemticos de cada parmetro,
con el fin de maximizar la efectividad de cada decisin derivada de un equilibrio compensatorio. El
propio proceso de gestin de proyectos es una serie de pasos que se representan a continuacin:

I. DEFINIR Y ORGANIZAR EL PROYECTO

Los pasos clave son: establecer la organizacin del proyecto; definir los parmetros del proyecto;
planificar la estructura del proyecto y elaborar el documento de definicin del proyecto, que definen
el quin, qu y cmo de un proyecto.

II. PLANIFICAR EL PROYECTO

Un proceso de planificacin sistemtico proporciona los datos especficos que necesitan los
responsables de la toma de decisiones para ser eficientes. Los pasos clave en este conjunto de
actividades crear la estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS), quebrando el proyecto en
tareas cada vez ms acotadas; crear el programa; analizar los recursos y elaborar un plan de gestin
del riesgo permiten al director y al equipo del proyecto identificar las tareas requeridas para lograr
los objetivos, su secuencia ptima, la duracin de cada una (y del proyecto en su conjunto), conocer
cmo los recursos afectarn al programa y saber qu riesgos importantes encierra el proyecto.

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Dichos pasos aseguran que todos los miembros del equipo conozcan las tareas y los programas de
sus compaeros, as como su propio trabajo en el proyecto.

Una forma eficaz de crear una EDT es reunir a todo el equipo, proporcionar a cada miembro un taco
de Post-It y preguntar: Qu tareas se deben realizar para efectuar los entregables principales?.
A continuacin se identifican los componentes y las tareas principales, se escriben en los Post-It y
se colocan en la pared, formando distintas agrupaciones. Una vez finalizado el animado debate que
se genera durante este proceso, todo el equipo ser capaz de comprender mucho mejor el trabajo
necesario para cumplir el objetivo del proyecto.

III. SEGUIR Y GESTIONAR EL PROYECTO

Los pasos clave para el seguimiento y la gestin de un proyecto recopilar informacin sobre la
situacin; planificar y emprender acciones adaptativas, y concluir el proyecto permiten que
los directores de proyecto se centren en la informacin necesaria para mantener informados sobre
el progreso a los participantes clave, redirigir los esfuerzos del proyecto, si es necesario, y utilizar
los conocimientos de un proyecto para mejorar el rendimiento del siguiente.

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MODELO DE PROCESOS DE LA GESTIN DE PROYECTOS

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