Proyecto Snip - Sistema de Trámite Documentario - Pip-TrabajaPerú

UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS DE
APURIMAC
ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA

INFORMTICA Y SISTEMAS
FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INFORMTICOS
PERFIL DE PROYECTO:
IMPLEMENTACIN DE SISTEMA DE TRMITE

DOCUMENTARIO PARA LA SUNARP
Brian Ancco Flores
Abancay, Agosto 2017

UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS
Pg. 2
NDICE
NDICE 2
1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA...3
2 OBJETIVOS DEL PROYECTO.......3
3 PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN..3
4 DIAGNSTICO..............................5
4.1 Diagnstico del rea de influencia....5
4.2 Poblacin Objetivo...............7
4.3 Determinacin de la Brecha Oferta-Demanda.8
4.3.1 Anlisis de la Demanda..8
a) Determinacin de la demanda a nivel de software.8
b) Determinacin de la demanda a nivel de hardware..9
4.3.2 Anlisis de la Oferta..10
4.3.3 Determinacin de la Brecha10
5 ANLISIS TCNICO DE LAS ALTERNTIVAS DE SOLUCIN..11
6 ANLISIS DE COSTOS................22
6.1 Costos de Inversin y Flujo de Costos22
7 ANLISIS FINANCIERO...............28
7.1 Beneficios del Proyecto......28
7.2 Flujo de Costo-Beneficio....30
7.3 Indicadores Econmicos....31
7.4 Seleccin de Alternativas de Solucin33
8 ANEXOS.......................................34
Pg. 3
1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA
La Oficina registral de la ciudad de Abancay no cuenta con un sistema

informtico que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la
documentacin que llega y fluye dentro de la oficina. Por su parte los
ciudadanos perciben trabas y limitaciones al efectuar diversos trmites
administrativos, lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requiere la
oficina para el desarrollo de sus actividades.
Actualmente los documentos tienen que ser presentados fsicamente en la
ventanilla de orientacin, donde el personal de esa rea tiene a su cargo hacer
funciones de mesa de partes registrando los documentos de forma manual, esto
provoca que la ubicacin de un documento en trmite tarde mucho tiempo, al
tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos y por tanto haya una
demora en cuantos al trmite y atencin de un documento generando prdidas
de dinero.
2. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Objetivo final.
Eficiente servicio en el trmite y atencin de documentos en la SUNARP con

la implementacin de un sistema informtico que permita tener el control en
la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la
oficina registral.
Medios y fines.
Eficiente sistematizacin de los procesos de gestin de documentos.

Equipamiento tecnolgico eficiente y adecuado.
Adecuada capacidad de control y gestin de los documentos.
Fin Principal:
Aumento en la efectividad y productividad de la oficina registral, debido a

la notable disminucin de actividades manuales que son las ms
susceptibles a errores.
Pg. 4
Fines Especficos:
Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un

documento.
La ubicacin rpida de un documento en trmite o cerrado, tanto lgica
como fsicamente.
Aseguramiento de los documentos, reduccin en gastos de papel.
3. PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN.
Contratacin de nuevo personal especialista en temas de tecnologas

informticas y telecomunicaciones, Adquisicin de equipamiento
nuevo y adecuado, Implementacin de un sistema que contenga
procesos lgicos para un debido control del flujo de la
documentacin.
Capacitacin del personal existente en la oficina, en temas de

tecnologas informticas y telecomunicaciones, Adquisicin de
equipamiento nuevo y adecuado, Implementacin de un sistema que
contenga procesos lgicos para un debido control del flujo de la
documentacin.
Pg. 5
4. DIAGNSTICO
4.1 DIAGNSTICO DEL REA DE INFLUENCIA O REA DE ESTUDIO
La oficina registral de la ciudad de Abancay se implement bajo la aprobacin de la

resolucin N 339-2013-SUNARP, la cual tambin comprende las oficinas registrales
de Andahuaylas, Ayacucho y Huanta, hacindose oficial el 30 de septiembre del
2013.
Actualmente en la ciudad de Abancay, la oficina est ubicada en Jr. Cusco N717,
tiene un rea aprox. de 140 m2, cuenta con una construccin moderna donde
funcionan los diferentes ambientes para su desempeo administrativo, consta con
las oficinas de mesa de partes, gerencia registral, tesorera, contabilidad,
abastecimiento, recursos humanos, comunicacin, planeamiento, normativa
registral, asesora legal, operaciones y el rea de catastro.
Esta oficina registral tiene a su cargo realizar la inscripcin y publicidad de los
hechos y contratos que requiere el reglamento, adems de otorgar y brindar
seguridad jurdica respecto a la titularidad de los diferentes derechos que se
registran.
Servicios que realiza:
SERVICIO DE PUBLICIDAD REGISTRAL
SERVICIO REGISTRAL
Registro de Personas Naturales
El Registro de Mandatos y Poderes

El Registro de Testamentos
El Registro Personal
El Registro de Comerciantes
Registro de Personas Jurdicas
El Registro de Personas Jurdicas

El Registro Mercantil
El Registro de Sociedades Mineras
El Registro de Sociedades Pesqueras
El Registro de Personas Jurdicas creadas por Ley
El Registro de Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada
Pg. 6
Registro de Propiedad Inmueble
El Registro de Predios
El Registro Embarcaciones Pesqueras
El Registro de Aeronaves
El Registro de Derechos Mineros
El Registro de Concesiones para la explotacin de los Servicios
Pblicos
Registro de Bienes Muebles
El Registro de Bienes Muebles

El Registro de Propiedad Vehicular
El Registro Fiscal de Ventas a Plazos
El Registro de Prenda Industrial
El Registro de Prenda Agrcola y Prenda Minera
Personal interno en la oficina:
Coordinador registral
Registrador pblico
Asistente registral
Asesor
Coordinador de oficinas provinciales y zonales
Asistente de jefatura
Tcnico administrativo
Secretaria
Cajero
Abogado
Coordinador registral
Registrador pblico
Certificador
Especialista en catastro
Tcnico en catastro
Tcnico en imagen
Asesor legal
Especialista administrativo
Almacenero
Economista
Planificador
Contador
Pg. 7
4.2 POBLACIN OBJETIVO
Al ser un servicio pblico el que ofrece la Oficina registral se toma como poblacin
objetivo la totalidad de habitantes en la ciudad de Abancay que lleguen a registrar
algn bien, ya que ellos sern los beneficiados con este proyecto.
La ciudad consta de 77 750 habitantes, si tomamos en cuenta que para poder

solicitar el servicio de registro se requiere ser mayor de edad, la poblacin objetivo
se reducira a un rango de edad de 18-65 aos del total de habitantes.
Segn datos de la INEI (Instituto Nacional de Estadstica e Informtica), de los 77

750 habitantes, el 68% se ajusta al rango requerido, es decir, la poblacin objetivo
del proyecto vendra a ser 52 870 personas.
Estos datos pertenecen a recuentos del ao 2015, por tal razn se requiere calcular
un aproximado de habitantes a la fecha actual, se estima que el incremento anual
de poblacin es de 2.35%, realizando los respectivos clculos se tiene:
AOS
2015 2016 2017 2018 2019 2020
52 870 54 112 55 354 56 596 57 938 59 980
POBLACION REFERENCIAL (18-65 Aos) - Abancay

Pg. 8
4.3 DETERMINACIN DE LA BRECHA OFERTA-DEMANDA
4.3.1 ANLISIS DE LA DEMANDA
La demanda del servicio es por parte de la poblacin de la ciudad de Abancay

para poder realizar sus registros de manera adecuada. El servicio que presta
el software es el siguiente; Automatizacin del proceso de gestin de
documentos dentro de la Oficina.
Dicha demanda es cada vez ms exigente en la calidad del servicio que

requiere la poblacin.
a) Determinacin de la demanda a nivel de software
Servicio o Requerimiento Tiempo de atencin

Registro de Expedientes del usuario. 1 da.
Generar documento de publicidad al usuario. 1 da.
Mdulo de trmite (Recepcin, numeracin y foliacin digital). 1 da.
Mdulo de Derivacin de los expedientes a las dems reas. 1 da.
Mdulo de Archivo Central (almacenamiento). 1 da.
Generar Reportes y Estadsticas. 2 das.
Administrar(desarchivar, retornar o modificar un expediente) 2 das.
Reclamos. 2 das.
Seguridad de la informacin (base de datos). -
Mantenimiento del sistema. -

Pg. 9
b) Determinacin de la demanda a nivel de hardware
Para que el sistema se implemente correctamente se requiere

mnimamente de:
Equipos y Recursos Tecnolgicos.
o Computadora Core i5 Cuarta Generacin

RAM 6gb HD 900gb.
o Monitor LCD de 32 HD. Base para mesa.
o Monitor LCD DE 42 HD para empotrar en
pared.
o UPS de capacidad de 20 KVA, Trifsico
On-Line.
o Impresora EPSON L375.
o Placa Fast Ethernet 10/100.
Instalacin de redes.
o Instalacin de servidor, habilitacin y

configuracin de redes inalmbricas.
o Habilitacin de torres para la red
inalmbrica.
Instalaciones Elctricas
o Sistema puesta a tierra, Estante de

suministro elctrico.
Otros
o Mueble para servidor.

o Accesorios y Otros.
Pg. 10
4.3.2 ANLISIS DE LA OFERTA
Al no contar con un sistema que agilice el proceso de gestin documentaria,

por lo cual la Oferta del servicio en nula, el propsito de este proyecto es
automatizar el tramite documentario, actualmente la mayora de los
procesos de realizan de forma manual.
Indicador Modo de operacin Duracin
Registro de Expedientes del usuario. Manual 3 Das como mximo

Generar documento de publicidad al Manual 7 Das como mximo
usuario.
Mdulo de trmite (Recepcin, Manual 3 Das.
numeracin y foliacin digital).
Mdulo de Derivacin de los expedientes Manual 4 Das.
a las dems reas.
Mdulo de Archivo Central Sistematizado 2 Das.
(almacenamiento).
Administrar(desarchivar, retornar o Manual 4 Das.
modificar un expediente)
Reclamo Manual 15 Das como mximo
4.3.3 DETERMINACIN DE LA BRECHA
Con la ejecucin de proyecto: Implementacin de sistema de trmite

documentario para la SUNARP, se podr satisfacer y cubrir la brecha deficitaria
existente, a favor de la poblacin de la ciudad de Abancay
Servicio Demanda Oferta Software Diferencia de

Software tiempos
Registro de 1 da 3 das -2 das
Expedientes del
usuario.
Generar documento de 1 da. 7 das -6 das
publicidad al usuario.
Mdulo de trmite 1 da. 3 Das. -2 das
(Recepcin, numeracin
y foliacin digital).
Mdulo de Derivacin 1 da. 2 Das. -1 das
de los expedientes a las
dems reas.
Mdulo de Archivo 1 da. 2 Das. -1 das
Central
(almacenamiento).
Administrar(desarchivar, 1 da. 4 Das. -3 das
retornar o modificar un
expediente)
Reclamo. 2 das. 15 Das. -13 das
Pg. 11
5 ANLISIS TCNICO DE LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCIN
Del anlisis efectuado al proyecto plantea solucionar el problema mediante dos

alternativas.
ALTERNATIVA 1:
informticas y telecomunicaciones, Adquisicin de equipamiento nuevo y
adecuado, Implementacin de un sistema que contenga procesos lgicos para
un debido control del flujo de la documentacin.
Componentes Alternativa 1
Contratacin de nuevo personal

especialistas en temas de tecnologas X
informticas y telecomunicaciones.
Adquisicin de equipamiento nuevo y

adecuado. X
Implementacin de un sistema que
contenga procesos lgicos para un X
debido control del flujo de la
documentacin.
1.- Contratacin de nuevo personal especialistas en temas de tecnologas

Reclutamiento o Convocatoria:
Se Plantea realizar (04) convocatorias de reclutamiento al ao.

Uno de los aspectos de los aspectos fundamentales se relaciona con
la integracin de personal competente en temas de tecnologas de
informacin.
Se realizarn convocatorias nacionales, con la finalidad de incorporar
de manera oportuna y con la calidad conveniente al factor humano
para lograr la ptima administracin dentro de la oficina.
Pg. 12
2.- Adquisicin de equipamiento nuevo y adecuado.
Materiales Unidad Cantidad
Equipos y Recursos Tecnolgicos.
Computadora Core i5 Cuarta Generacin RAM 6gb HD C/U 20

900gb.
Monitor LCD de 32 HD. Base para mesa. C/U 15
Monitor LCD DE 42 HD para empotrar en pared. C/U 7
UPS de capacidad de 20 KVA, Trifsico On-Line. C/U 4
Impresora EPSON L375. C/U 7
Placa Fast Ethernet 10/100. C/U 4
Instalacin de redes.
Instalacin de servidor, habilitacin y configuracin de redes Servicio 15

inalmbricas.
Habilitacin de torres para la red inalmbrica. Servicio 15
Instalaciones Elctricas
Sistema puesta a tierra, Estante de suministro elctrico. Unidad 15
Otros
Mueble para servidor. Unidad 20
Accesorios y Otros. Global 20
3.- Implementacin de un sistema que contenga procesos lgicos para un

debido control del flujo de la documentacin
Implementacin del sistema de trmite documentario

Definiciones Previas:
Trmite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre un documento o
expediente en las diferentes instancias encargadas de su canalizacin,
atencin, estudio o solucin.
Mesa de Partes: Son las reas que conforman la organizacin de la
Universidad Tecnolgica de los Andes y que se encargan de recepcionar
documentos.
Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados y ordenados
cronolgicamente. Son generados interna o externamente, y tratan sobre un
asunto especfico
Pg. 13
Metodologa
UML (Unified Modeling Language)
Para el desarrollo del sistema se utilizara la metodologa UML, UML

(Unified Modeling Language) es un lenguaje que permite modelar,
construir y documentar los elementos que forman un sistema
software orientado a objetos. UML entrega una forma de modelar
cosas conceptuales como lo son procesos de negocio y funciones de
sistema, adems de cosas concretas como lo son escribir clases en un
lenguaje determinado, esquemas de base de datos y componentes de
software reusables. La estandarizacin de un lenguaje de modelado
es invaluable, ya que es la parte principal del proceso de
comunicacin que requieren todos los agentes involucrados en un
proyecto informtico.
Caractersticas del UML
Desplegar los lmites de un sistema, sus principales funciones

mediante casos de uso y actores
Representar la estructura esttica de un sistema usando
diagramas de clases
Modelar los lmites de un objeto con diagramas de estados
Mostrar la arquitectura de la implementacin fsica con
diagramas componentes y de emplazamiento o despliegue.
Objetivos del UML
Los diagramas se utilizan para dar diferentes perspectivas del

problema segn lo que nos interese representar en un determinado
momento, vale decir que en algunos casos no es necesario
representar los nueve diagramas.
Pg. 14
Flujo del trmite documentario
Atencin del documento
Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o expedientes

realizada por el rea de mesa de partes.
Registro de Expediente
El registro de los expedientes ingresados por Mesa de Partes ser

nico, identificado el lugar donde se ingres.
Si en mesa de pares al momento de recibir el expediente existen
documentos faltantes, despus del plazo establecido por ley, deber
archivar automticamente y enviar alerta para generar oficio de
devolucin.
Pg. 15
Cada documento ingresado debe formar parte de un expediente

administrativo, y no que considerado cada documento por separado
con hojas de trmite, como actualmente sucede. Al expediente,
deben anexarse los documentos vinculados que se generen en el
sistema del trmite, como oficios, memos, informes, archivos de
diferentes formatos, etc.
Definir responsables de proceso y de la atencin de las solicitudes o
de las acciones a realizar.
En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el
rea a la cual se ha derivado dicho documento identifica que
pertenece u otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal
manera que se tenga el expediente completo. En el caso que se cree
un expediente con un documento recibido y el rea identifica que
pertenece a otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal
manera que se tenga el expediente completo.
Tipos de estado del expediente: En trmite, suspendido, archivado.

Los documentos internos no tendrn estado. Del sistema se generar
la numeracin de los documentos.
En el sistema se registrar los resultados de los trmites.

Lista desplegable de asuntos.
Cuando se identifica que faltan presentar
documentacin/informacin requerida. El sistema generar
formatos de cargo de recepcin indicando la
documentacin/informacin faltante y el nmero de
expediente correspondiente.
Asignacin del analista responsable de la atencin,
conforme a lo establecido en el flujo del proceso.
La herramienta deber permitir configurar rutas libres, es
decir, rutas que se van armando conforme fluye el proceso.
El sistema y el proceso estar certificado de tal manera que
la documentacin electrnica ingresada o generada tenga
validez legal (Certificacin Digital).
Pg. 16
Mdulo de trmite
o Generacin automtica de la numeracin interna y foliacin digital del
expediente.
o Establecer funcionalidades, como que permita anexar comentarios,
correcciones sobre los documentos, correos electrnicos, versiones
de documentos o historial de cambios.
o Con respecto a las imgenes capacidad para realizar anotaciones,
resaltar zonas, colocar post-it electrnicos sobre cualquier
documento e imagen.
Pg. 17
Mdulo de Derivacin de documentos
o El sistema debe permitir la derivacin de los documentos segn

corresponda a las necesidades propias del asunto o procedimiento
administrativo a que se refiera el escrito, lo cual significa que el
documento puede navegar por diversas instancias de la entidad.
o Debe permitir establecer flujos predeterminados para documentos
especficos o procedimientos administrativos que lo requieran.
Mdulo de Archivo Central
o Esta es la fase central de todo trmite, en la cual con las medidas de

seguridad se almacenan los documentos fsicos y/o digitales que
corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la Oficina
pueden solicitar informacin especfica va correo electrnico o
requerir el prstamo de la documentacin completa o parcial del
expediente; los usuarios externos a la Oficina slo podrn solicitar
visualizar el contenido digital del expediente.
o
Administrar Expedientes
Con las opciones de:

o Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un
expediente o documento emitido.
o Usar capacidades para priorizar instancias, un mismo
procedimiento se pueda realizar en simultneo varias veces.
o Utilizar funciones de realizar auditoras de procesos
(porcentaje de avance, participantes, tareas realizadas,
tiempos transcurridos, entre otros)
Mdulo de Reportes
Debera tener por lo menos las siguientes funciones:
o Emisin de reportes que permitan verificar el estado de los

procesos, permitiendo diferentes criterios de bsqueda: por
remitente, por rea responsable, por participantes del flujo de
trabajo. Por actividades (archivadas, suspendidas, en trmite),
entre otros. Estos reportes requieren tener la opcin de impresin
y representacin grfica.
Pg. 18
o Exportar reportes del nuevo sistema de trmite documentario a

Excel, PDF, web.
o Consulta de los documentos asociados al expediente por diversos
criterios de bsqueda: temas, motivos, asuntos, fechas,
comentarios, textos que forman parte de los documentos
digitalizados adjuntos al expediente.
o Proveer informacin completa acerca del expediente, sus
actividades relacionadas, das transcurridos, estados de las
solicitudes de informacin, contenido de los documentos
asociados (oficios, memorandos, documentacin sustentatoria,
entre otros), mecanismos de notificacin y alerta por
incumplimiento en la actividad y en los plazos.
o Capacidad para que en cualquier etapa del proceso se pueda
consultar la informacin y documentos adjunto relacionados al
expediente, bajo cualquier formato.
Herramientas
Aqu se describen las distintas herramientas requeridas para desarrollar
el sistema.
ERWIN
Erwin es una potente herramienta, software, para poder realizar el

modelamiento de datos para luego migrarlos a una base de datos, es
realmente til en estos casos.
Brinda productividad en diseo, generacin, y mantenimiento de
aplicaciones. Desde un modelo lgico de los requerimientos de
informacin, hasta el modelo fsico perfeccionado para las caractersticas
especficas de la base de datos diseada.
SQL SERVER EXPRESS
Microsoft SQL Server es un sistema para la gestin de bases de datos

producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus lenguajes
para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL Server constituye la
alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de
datos como son Oracle o MySQL.
Pg. 19
VISUAL STUDIO 2015 ASP.NET
Es un diseador de entorno de datos en donde es posible generar, de

manera automtica, conectividad entre controles y datos mediante la
accin de arrastrar y colocar sobre formularios o informes. Los Objetos
Actives son una nueva tecnologa de acceso a datos mediante la accin
de arrastrar y colocar sobre formularios o informes. Nos permite generar
de manera automtica formularios que administran registros de tablas o
consultas pertenecientes a una base de datos, hoja de clculo u objeto.
ASP.NET es un modelo de desarrollo Web unificado que incluye los
servicios necesarios para crear aplicaciones Web empresariales con el
cdigo mnimo.
MICROSOFT OFFICE WORD
Es un procesador de textos de Microsoft Office. Ofrece nuevas funciones

que facilitan la creacin, el uso compartido y la lectura de los
documentos. Las funciones de revisin y anotacin se han mejorado para
solucionar las mltiples formas en que es posible controlar los cambios y
administrar los comentarios.
ALTERNATIVA 2:
Capacitacin del personal existente en la oficina, en temas de tecnologas
informticas y telecomunicaciones, Adquisicin de equipamiento nuevo y
adecuado, Implementacin de un sistema que contenga procesos lgicos para
un debido control del flujo de la documentacin.
Componentes Alternativa 2
Capacitacin de personal existente en

temas de tecnologas informticas y X
telecomunicaciones.
Pg. 20
1.- Capacitacin de personal existente en temas de tecnologas

Programa de capacitacin:
Se planificarn y llevaran a cabo 4 programas de capacitacin

anualmente, as mismo se evaluar al personal correspondiente.
Respecto a las capacitaciones se debe tener en cuenta las:
Capacitaciones introductorias
Son las que se brindan como una primera aproximacin de la
empresa al empleado. En esta rea es poco comn que se realicen
est a profundidad. Es decir, se suele realizar de manera rpida.
Capacitaciones de especializacin y actualizacin
Este es el campo ms explotado en el sector de informtica y se

refiere a todos aquellos que les brindarn aportes tericos y
prcticos adicionales a los empleados. Por lo general, son
especializaciones como parte de las labores que desarrollan o
aportes de otras reas que los ayudan a convertirse en
profesionales ms integrales. Entre algunas de estas se pueden
mencionar:
Capacitaciones en Programacin.
Administracin de base de datos.
Diplomado en gestin de la informacin y proyectos.
Cursos de Linux.
Operador de computadoras.
Tcnico mantenimiento y reparacin de PCs.
Tcnico en diseo grfico.
Tcnico en diseo de pginas web.
Capacitaciones de desarrollo
Estas son las que se brindan a los empleados cuando se espera
que asciendan de puesto. Para esto, la empresa sabe que su
trabajador necesitar de nuevas habilidades y le otorga la
posibilidad de tomar ciertos cursos para que las adquiera.
Pg. 21
5.1 Cronograma de Actividades
ETAP ACTIVIDADE 2017

A S
2era 3ra 4ta 1ra 2da 3ra
seman seman seman seman seman seman
a de a de a de a de a de a de
julio julio julio agost agost agosto
o o
I Recoleccin
de datos
Fase de
anlisis
Clasificar la
informacin
II Identificar y
especificar
requerimient
os
III Fase de
diseo y
elaboracin
IV Elaboracin
de plan de
adquisicin
de
equipamient
o
Planificacin
de la
capacitacin.
Entrega de
resultados.
Pg. 22
6 Anlisis de Costos
6.1 Costos de Inversin y Flujo de Costos
Costos de Inversin para la Alternativa 1:
a).Contratacin de Nuevo Personal.
DESCRIPCION DE LA UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTAL(S/.)

ACTIVIDAD UNITARIO(S/.)
Sueldo Anual
Personal
Ingeniero De Sistemas - 2 1 800.00 18 000.00
Tcnico de Soporte - 1 1 250.00 12 500.00
Administrador de Redes - 1 1 500.00 15 000.00
45 000.00
TOTAL
b). Adquisicin de equipamiento nuevo y adecuado.
It Materiales Unidad Cantidad Precio Total S/.)

em Unitario(S/.)
1.0 Equipos y Recursos Tecnolgicos.
1.1 Computadora Core i5 Cuarta Generacin RAM C/U 20 2 150.00 43 000.00

6gb HD 900gb.
1.2 Monitor LCD de 32 HD. Base para mesa. C/U 15 450.00 6 750.00
1.3 Monitor LCD DE 42 HD para empotrar en C/U 7 890.00 6 230.00

pared.
1.4 UPS de capacidad de 20 KVA, Trifsico On- C/U 4 150.00 600.00

Line.
1.5 Impresora EPSON L375. C/U 7 250.00 1 750.00
1.6 Placa Fast Ethernet 10/100. C/U 4 300.00 1200.00
2.0 Instalacin de redes.

Pg. 23
2.1 Instalacin de servidor, habilitacin y Servicio 15 1500.00 22 500.00

2.2 Habilitacin de torres para la red inalmbrica. Servicio 15 700.00 10 500.00
3.0 Instalaciones Elctricas
3.1 Sistema puesta a tierra, Estante de suministro Unidad 15 1150.00 17 250.00

elctrico.
4.0 Otros
4.1 Mueble para servidor. Unidad 20 480.00 9 600.00
4.2 Accesorios y Otros. Global 20 650.00 13 000.00
132 380.00
TOTAL
c). Implementacin del sistema.
tem Actividad Unidad Cantidad P.unit(S/.) Total(S/.)
1.0 Plan de Trabajo. Global 1 11 000.00 11 000.00
2.0 Anlisis de procesos. Global 1 18 000.00 18 000.00
3.0 Diseo de procesos.
3.1 Estructura funcional Global 3 30 000.00 90 000.00
3.2 Estructura operacional. Global 3 35 000.00 105 000.00
4.0 Medicin y simulacin.
4.1 Medicin de la estructura por Global 3 10 000.00 30 000

procesos.
4.2 Simulacin o pruebas. Global 3 10 000.00 30 000
5.0 Normalizacin de los procesos. Global 3 10 000.00 30 000
314 000.00
TOTAL
Pg. 24
Costos de Operacin y Mantenimiento
DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD PRECIO TOTAL(S/.)

UNITARIO(S/.)
COSTOS DE OPERACION
Servicios generales Ao 1 50 000.00 50 000.00
Servicio de Electricidad Ao 1 200 000.00 50 000.00

Computadoras
Servicio de Electricidad Servidores Ao 1 15 000.00 15 000.00
COSTOS DE MANTENIMIENTO
Mantenimiento Ao 1 250 000.00 120 000.00
235 000.00
TOTAL
Flujo de Costos de la alternativa 1
DESCRIPCION PERIODO DE AOS
AO 0 1 2 3 4 5
A) COSTOS DE INVERSION 491 380.00
Reclutamiento de personal. 45 000.00
Adquisicin de equipamiento 132 380.00
Implementacin del sistema de 314 000.00

tramite documentario
B) COSTOS DE OPERACIN Y 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00
MANTENIMIENTO CON
PROYECTO
Operacin 115 000.00 115 000.00 115 000.00 115 000.00 115 000.00
Mantenimiento 120 000.00 120 000.00 120 000.00 120 000.00 120 000.00
Costos del proyecto(A+B) 491 380.00 285 000.00 285 000.00 285 000.00 285 000.00 285 000.00
Pg. 25
Costos de Inversin para la Alternativa 2:
a). Plan De Capacitacin:

UNITARIO(S/.)
ESPECIALIZACION/CERTIFICACION
Manejo de Base de datos Curso 2 5 320 10 720.00
Gestin de seguridad informtica Curso 2 5 320 10 720.00
Gestin de tecnologas de informacin Curso 2 5 300 10 600.00
TOTAL 32 040.00
b). Equipamiento nuevo y adecuado
It Materiales Unidad Cantidad Precio Total S/.)

em Unitario(S/.)
1.0 Equipos y Recursos Tecnolgicos.
1.1 Computadora Core i5 Cuarta Generacin RAM C/U 20 2 150.00 43 000.00

6gb HD 900gb.
1.2 Monitor LCD de 32 HD. Base para mesa. C/U 15 450.00 6 750.00
1.3 Monitor LCD DE 42 HD para empotrar en C/U 7 890.00 6 230.00

pared.
1.4 UPS de capacidad de 20 KVA, Trifsico On- C/U 4 150.00 600.00

Line.
1.5 Impresora EPSON L375. C/U 7 250.00 1 750.00
1.6 Placa Fast Ethernet 10/100. C/U 4 300.00 1200.00

Pg. 26
2.0 Instalacin de redes.
2.1 Instalacin de servidor, habilitacin y Servicio 15 1500.00 22 500.00

2.2 Habilitacin de torres para la red inalmbrica. Servicio 15 700.00 10 500.00
3.0 Instalaciones Elctricas
3.1 Sistema puesta a tierra, Estante de suministro Unidad 15 1150.00 17 250.00

elctrico.
4.0 Otros
4.1 Mueble para servidor. Unidad 20 480.00 9 600.00
4.2 Accesorios y Otros. Global 20 650.00 13 000.00
TOTAL 132 380.00
c). IMPLEMENTACION DEL SISTEMA:
tem Actividad Unidad Cantidad P.unit(S/.) Total(S/.)
1.0 Plan de Trabajo. Global 1 11 000.00 11 000.00

2.0 Anlisis de procesos. Global 1 18 000.00 18 000.00
3.0 Diseo de procesos.
3.1 Estructura funcional Global 3 30 000.00 90 000.00
3.2 Estructura operacional. Global 3 35 000.00 105 000.00
4.0 Medicin y simulacin.
4.1 Medicin de la estructura por Global 3 10 000.00 30 000

procesos.
4.2 Simulacin o pruebas. Global 3 10 000.00 30 000
5.0 Normalizacin de los procesos. Global 3 10 000.00 30 000
TOTAL 314 000.00

Pg. 27
Costos de Operacin y Mantenimiento

UNITARIO(S/.)
COSTOS DE OPERACION
Servicios generales Ao 1 50 000.00 50 000.00
Servicio de Electricidad Ao 1 200 000.00 50 000.00

Computadoras
Servicio de Electricidad Servidores Ao 1 15 000.00 15 000.00
COSTOS DE MANTENIMIENTO
Mantenimiento Ao 1 250 000.00 120 000.00

TOTAL 235 000.00
Flujo de Costos de la alternativa 2
DESCRIPCION PERIODO DE AOS
AO 0 1 2 3 4 5
A) COSTOS DE INVERSION 478 420.00
Capacitacin de personal. 32 040.00
Adquisicin de equipamiento 132 380.00
Implementacin del sistema 314 000.00

de tramite documentario
B) COSTOS DE OPERACIN Y 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00
MANTENIMIENTO CON
PROYECTO
Operacin 115 000.00 115 000.00 115 000.00 115 000.00 115 000.00
Mantenimiento 120 000.00 120 000.00 120 000.00 120 000.00 120 000.00
Costos del proyecto(A+B) 478 420.00 285 000.00 285 000.00 285 000.00 285 000.00 285 000.00
Pg. 28
7 Anlisis Financiero
7.1 Beneficios del Proyecto
En el caso del proyecto las dos alternativas cumplen el mismo objetivo en

trminos cuantitativos y cualitativos, que beneficiara al cliente en la calidad
del servicio.
La adquisicin del Software de Tramite Documentario, proporcionara un
beneficio tanto para los clientes, como para los trabajadores de la oficina, y a
la vez generara confianza a la institucin que contar con los medios
necesarios para realizar una correcta gestin documentaria.
Beneficios con el proyecto
El 100% de los clientes realizar el servicio en condiciones

eficientes.
El 100% de los trabajadores dentro de la oficina realiza sus labores
en ambientes adecuados.
Valor hora/hombre
SALARIO DE TRABAJADOR
Ingreso Ingreso por Ingreso por
Tipo Mensual(S/.) da (S/.) hora
(S/.)
Personal Nombrado 1800 60 7.5

Pg. 29
COMPARACION DE TIEMPOS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA
Descripcin Tiempo Requerido Solicitudes Total de

Por mes diferencia
Sin Con sistema diferencia (aprx)
sistema
Registro de 3 das 40 min 2 das 7h 400 9333 h 33 min
expedientes de 20 min
usuario.
Generar 7 das 1h 6 das 7h 400 22000 h

documento de
publicidad.
Numeracin y 3 das 1h 2 das 7h 400 9200 h

foliacin.
Derivacin del 2 das 1h 1 da 7h 400 6000 h
Documento.
Almacenar 2 das 1h 1da 7h 400 6000 h
Documento en
archivo central.
Desarchivar, 4 das 1h 3das 7h 400 12400 h
modificar un
expediente
TOTAL 64 933h
Como se observa en cuadro anterior, notamos que existe un ahorro de

tiempo de 64 933 horas, lo cual calculando en funcin al costo promedio por
hora de un trabajador tenemos:
64 933* S/.7.5 = S/. 486 997.50
Obteniendo un beneficio anual de:
S/. 5 843 970.00

Pg. 30
DETALLE TOTAL(S/.)
Registro de expedientes de usuario. 69 997.50
Generar documento de publicidad. 165 000.00
Numeracin y foliacin. 69 000.00
Derivacin del Documento. 45 000.00
Almacenar Documento en archivo central. 45 000.00
Desarchivar, modificar un expediente 93 000.00
TOTAL 486 997.50
TOTAL ANUAL 5 843 970.00
7.2 Flujo de Costo-Beneficio
Flujo Costo-Beneficio para la alternativa 1:
PROYECTO
FLUJO DE COSTOS E INGRESOS A PRECIO DE MERCADO
Aos 0 1 2 3 4 5
Flujo de costos a 491 380.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00
precio de
mercado
Flujo de ingresos 0 5 843 970.00 5 843 970.00 5 843 970.00 5 843 970.00 5 843 970.00
generados por el
proyecto
Flujo de costos y -491 380.00 5 608 970.00 5 608 970.00 5 608 970.00 5 608 970.00 5 608 970.00
beneficios
(I-C)
Pg. 31
Flujo Costo-Beneficio para la alternativa 2:
PROYECTO
FLUJO DE COSTOS E INGRESOS A PRECIO DE MERCADO
Aos 0 1 2 3 4 5
Flujo de costos a 478 420.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00 235 000.00
precio de
mercado
Flujo de ingresos 0 5 843 970.00 5 843 970.00 5 843 970.00 5 843 970.00 5 843 970.00
generados por el
proyecto
Flujo de costos y -478 420.00 5 608 970.00 5 608 970.00 5 608 970.00 5 608 970.00 5 608 970.00
beneficios
(I-C)
7.3 Indicadores Econmicos
Haciendo uso de la Hoja de Clculo en Excel, obtenemos el VAN (Valor Actual Neto),
el TIR (Tasa Interna de Retorno) y la relacin Beneficio/Costo (B/C).
Pg. 32
Indicadores Econmicos para la alternativa 1:
Indicadores Econmicos para la alternativa 2:

Pg. 33
7.4 Seleccin de Alternativa de Solucin

Como se observa en los cuadros anteriores tenemos:
Alternativa 1:
VAN: 20 771 029,27
TIR: 1141,47%
B/C: 16,03
Alternativa 2:
VAN: 20 783 989,27
TIR: 1172.39%
B/C: 16,18
Como se observa en las 2 alternativas, el TIR es mayor a la tasa de inters,

por lo cual las 2 alternativas se pueden realizar.
Sin embargo la alternativa 2 cuenta con el mayor valor en cuanto al TIR, por
lo cual se le considera la ms rentable.
Por lo tanto la mejor alternativa es:
Capacitacin del personal existente en la oficina,

en temas de tecnologas informticas, Adquisicin
de equipamiento nuevo y adecuado,
Implementacin de un sistema que contenga
procesos lgicos para un debido control del flujo
de la documentacin.
Pg. 34
8. ANEXOS - rbol de Problemas.
Efecto Final
Disminucin en la efectividad y productividad debido al aumento significativo de
actividades manuales que son ms susceptibles a errores.
Efecto directo Efecto directo

Efecto directo
La ubicacin de un Perdida de documentos
Aumento del tiempo
documento en trmite traspapelados,
promedio en el trmite o
tarda mucho tiempo al incrementando los gastos
atencin de un tener que sumergirse en en papel.
documento. voluminosos archivos
fsicos.
Problema central
Deficiente servicio en el trmite y atencin de documentos en la SUNARP
Causa directa
Causa directa Causa directa
Deficiente sistematizacin
Deficiente e inadecuado Limitada capacidad de
de los procesos de gestin
equipamiento control y gestin de los
de documentos.
tecnolgico. documentos.
Causa Indirecta Causa Indirecta

Causa Indirecta
Deficiente disponibilidad de Personal inadecuado en
Inadecuados procesos de
equipos tecnolgicos temas de tecnologas
gestin y control de
apropiados para el
documentos. informticas y
desempeo de sus
funciones. telecomunicaciones.
Pg. 35
rbol de Objetivos
Fin Final
Aumento en la efectividad y productividad debido a la disminucin de actividades
manuales que son las ms susceptibles a errores.
Fin directo Fin directo

Fin directo
La ubicacin rpida de un Aseguramiento de los
Disminucin del tiempo
documento en trmite o documentos, reduccin
promedio en el trmite o
cerrado, lgica y en gastos de papel.
atencin de un
fsicamente.
documento.
Objetivo central
Eficiente servicio en el trmite y atencin de documentos en la SUNARP.
Medio directo
Medio directo Medio directo
Eficiente sistematizacin
Eficiente y adecuado Adecuada capacidad de
de los procesos de gestin
disponibilidad de control y gestin de los
de documentos.
equipamientos documentos.
tecnolgicos.
Medio Fundamental Medio Fundamental

Medio fundamental
Eficiente disponibilidad de Personal adecuado en temas
Adecuados procesos de
equipos tecnolgicos de tecnologas informticas y
gestin y control de
apropiados para el
documentos. telecomunicaciones.
desempeo de sus
funciones.
Pg. 36
rbol de Acciones
Medio Fundamental:
Personal adecuado en temas de tecnologas informticas y
telecomunicaciones.

Capacitacin de personal existente, en temas de tecnologas informticas y

telecomunicaciones.
Medio Fundamental:
Eficiente disponibilidad de equipos tecnolgicos

apropiados para el desempeo de sus funciones.
Adquisicin de equipamiento nuevo y adecuado
Medio Fundamental:
Adecuados procesos de gestin y control de documentos.
Implementacin de un sistema que contenga procesos lgicos para un debido

control del flujo de la documentacin.

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UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS DE

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA

FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

IMPLEMENTACIN DE SISTEMA DE TRMITE

Brian Ancco Flores

Abancay, Agosto 2017

1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA...3

2 OBJETIVOS DEL PROYECTO.......3

3 PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN..3

4.1 Diagnstico del rea de influencia....5

4.2 Poblacin Objetivo...............7

4.3 Determinacin de la Brecha Oferta-Demanda.8

4.3.1 Anlisis de la Demanda..8

a) Determinacin de la demanda a nivel de software.8

b) Determinacin de la demanda a nivel de hardware..9

4.3.2 Anlisis de la Oferta..10

4.3.3 Determinacin de la Brecha10

5 ANLISIS TCNICO DE LAS ALTERNTIVAS DE SOLUCIN..11

6.1 Costos de Inversin y Flujo de Costos22

7.1 Beneficios del Proyecto......28

7.2 Flujo de Costo-Beneficio....30

7.3 Indicadores Econmicos....31

7.4 Seleccin de Alternativas de Solucin33

1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

La Oficina registral de la ciudad de Abancay no cuenta con un sistema

2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Eficiente servicio en el trmite y atencin de documentos en la SUNARP con

Eficiente sistematizacin de los procesos de gestin de documentos.

Aumento en la efectividad y productividad de la oficina registral, debido a

Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un

3. PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN.

Contratacin de nuevo personal especialista en temas de tecnologas

Capacitacin del personal existente en la oficina, en temas de

4.1 DIAGNSTICO DEL REA DE INFLUENCIA O REA DE ESTUDIO

La oficina registral de la ciudad de Abancay se implement bajo la aprobacin de la

Servicios que realiza:

SERVICIO DE PUBLICIDAD REGISTRAL

Registro de Personas Naturales

El Registro de Mandatos y Poderes

Registro de Personas Jurdicas

El Registro de Personas Jurdicas

Registro de Propiedad Inmueble

Registro de Bienes Muebles

El Registro de Bienes Muebles

Personal interno en la oficina:

4.2 POBLACIN OBJETIVO

La ciudad consta de 77 750 habitantes, si tomamos en cuenta que para poder

Segn datos de la INEI (Instituto Nacional de Estadstica e Informtica), de los 77

2015 2016 2017 2018 2019 2020

52 870 54 112 55 354 56 596 57 938 59 980

POBLACION REFERENCIAL (18-65 Aos) - Abancay

4.3 DETERMINACIN DE LA BRECHA OFERTA-DEMANDA

4.3.1 ANLISIS DE LA DEMANDA

La demanda del servicio es por parte de la poblacin de la ciudad de Abancay

Dicha demanda es cada vez ms exigente en la calidad del servicio que

a) Determinacin de la demanda a nivel de software

Servicio o Requerimiento Tiempo de atencin

Generar documento de publicidad al usuario. 1 da.

Mdulo de trmite (Recepcin, numeracin y foliacin digital). 1 da.

Mdulo de Derivacin de los expedientes a las dems reas. 1 da.

Mdulo de Archivo Central (almacenamiento). 1 da.

Generar Reportes y Estadsticas. 2 das.

Administrar(desarchivar, retornar o modificar un expediente) 2 das.

Seguridad de la informacin (base de datos). -